Definición

La gestión de proveedores es un proceso de negocio que permite a una empresa

seleccionar adecuadamente a sus proveedores y negociar los mejores precios de bienes y

servicios que compra. (Riquelme, 2017)

Los gerentes senior también monitorean la cadena de suministro corporativa para

asegurar que los vendedores se familiaricen con las actividades operacionales y los

procesos de manufactura de la compañía.

Significado

La gestión de proveedores es clave en los procesos de toma de decisiones de una empresa

porque los proveedores controlan cuánto paga la empresa por bienes y servicios. En

algunas ocasiones los proveedores pueden estar en una situación de poder. En resumen,

los vendedores establecen el costo de materiales de una empresa y, en última instancia,

su beneficio bruto. El beneficio bruto es una medida de la rentabilidad corporativa e iguala

los ingresos totales menos el costo de los bienes vendidos.

Importancia De Los Proveedores

En el proceso de satisfacer las necesidades de sus clientes, toda organización cuenta con

un eslabón clave conformado por el conjunto de proveedores: si ellos fallan en suministrar

productos y/o servicios que cumplan con lo requerido (especificaciones técnicas, plazos

de entrega, cantidades, etc.) ocasionarán inconvenientes que se verán reflejados en las

prestaciones finales al cliente.

Efectivamente, las compras de productos y/o servicios afectan -en mayor o menor

medida- la calidad final de la mayoría de organizaciones.

Tal como se ve en la imagen, una organización está ubicada en un entorno al cual

pertenecen sus proveedores, conformando una cadena de aprovisionamiento que llega

hasta el cliente final.

Toda organización requiere de algún producto y/o servicio ajeno para realizar sus

actividades, cuya relevancia está ciertamente vinculada con las características de estas

actividades: por ejemplo, las compras que realiza un instituto de enseñanza no tienen tanta

importancia para la calidad final de sus prestaciones como las que realiza una empresa

automotriz que fabrica vehículos a partir de piezas y partes elaboradas por otras

compañías.

OPERATIVIDAD

La Relación Proveedor – Cliente

Las condiciones o principios necesarios para tener unas relaciones adecuadas entre el

cliente y el proveedor son la confianza mutua y la cooperación dentro del marco de

responsabilidad hacia los clientes finales. Podemos citar, por tanto, un decálogo de

Principios de relación entre proveedor y cliente, a saber: (Solé, 2014)

 Proveedores y clientes deben mantenerse independientes y deben respetar la

independencia del otro para mantener una relación de confianza basada en las

reglas del mercado abierto.

 Tanto los proveedores como los clientes son responsables de aplicar un control de

calidad con conocimiento y cooperación mutua en cuanto a los sistemas de control

que se utilizan.

 El cliente es responsable de la precisión y de la idoneidad de la información y de

las especificaciones para el proveedor de manera que él pueda comprender lo que

se requiere de él.
  Antes de que entren en relación, los proveedores y los clientes deben adoptar un

contrato adecuado sobre calidad, cantidades, precios, condiciones de entrega y

métodos de pago.

 Una vez que tenga conocimiento de la naturaleza de los productos o de los

servicios a suministrar, el proveedor es responsable de dar un nivel de calidad que

satisfaga plenamente al cliente.

 Los métodos y recursos que se utilizan para determinar las especificaciones

satisfactorias, para ambas partes, deben elegirse con anterioridad.

 El contrato que rige la relación debe permitir un acuerdo preliminar sobre el

sistema y los procedimientos a utilizar, en el caso de desacuerdos, para conseguir

una resolución amistosa.

 Las partes están obligadas a intercambiar la información necesaria para obtener el

mejor nivel de control de la calidad, de acuerdo con sus situaciones respectivas.

 Tanto el proveedor como el cliente deben tener la capacidad de asegurar el control

de cada fase de sus propios procesos de acuerdo con las políticas aprobadas para

permitir la cooperación amistosa.

 En el trato entre ambas partes, el proveedor y el cliente, deben mantener presente

las necesidades del consumidor final.

En función de las relaciones operativas entre proveedor y cliente se pueden definir tres

clases o niveles de referencia para los proveedores, pudiéndose establecer los siguientes

tipos de relaciones según se trate de uno u otro nivel o clase de proveedor. Así tendremos:

El Proveedor Convencional

Negociaciones basadas en las especificaciones cualitativas mínimas y el precio: La

empresa cliente encuentra a todos los proveedores disponibles en el mercado, y sobre la

base de unas especificaciones cualitativas mínimas, elige aquellos que le garantizan los

precios más bajos. Esto se consigue gestionando varios proveedores, tanto para tener

fuentes alternativas como para crear una competencia de precios.

Los suministros basados en pedidos únicos a corto plazo: No hay garantía para el

proveedor en cuanto a los pedidos futuros.

Evaluación regular de los suministros para su aceptación: Los suministros deben ser

comprobados al 100%, excepto que basándonos en datos históricos o la poca importancia

del componente, la empresa cliente decida unilateralmente tomar muestras o permitir el

acceso libre.

La necesidad de evitar faltas en el almacén: Al no saber la empresa cliente si los procesos

del proveedor están “con riesgo” en lo que se refiere a la garantía de calidad y la capacidad

de responder a cambios en el plan, debe protegerse almacenando reservas de tales

materiales.

El Proveedor Asociado

Relación a largo plazo, que se revisa periódicamente: Una vez que el proveedor ha

comenzado a ser proveedor regular y tiene las características necesarias para seguir

siéndolo, no se le pone en competencia en cada compra, sino que se beneficia de una

relación a medio/largo plazo (calidad concertada). Las condiciones se definen cada año y

si se encuentra un proveedor alternativo, no se le cambia inmediatamente, sino que se

intenta rehabilitar al proveedor asociado, incluso ayudándola a alcanzar el nivel de su

competidor.

Calidad garantizada y auto-certificada de acuerdo a criterios ya acordados: Para llegar a

ser “asociado”, el proveedor habrá tenido que pasar una evaluación de capacidad de

proceso por parte del cliente. La auto-certificación, a través de un reconocimiento firmado

de responsabilidad, podría constituir el primer paso necesario para establecer este tipo de

relación, pero con el deseo de llegar a una garantía de auto-certificación firmada por una

vez para toda la relación y no mediante documentos para cada ocasión.

Responsabilidad total sobre los suministros entregados: El proveedor tiene

responsabilidad total sobre las consecuencias de cualquier falta del producto vendido.

Aceptación sin pruebas: Se elimina el control de entrada, garantizando ahorros

económicos: eliminación de la inspección, reducción de stocks y reducción del tiempo de

producción (trabajo en curso). Es frecuente compartir parte de estos ahorros con el

proveedor que ha alcanzado el acceso libre.

Suministros directos a los departamentos, sin mantener stocks en reserva: Una empresa

que utiliza la organización just-in-time puede dirigir los suministros directamente a los

departamentos de producción. Esto conduce a modificaciones en el sistema logístico, pero

también a muchas ventajas: no hay almacenamiento intermedio, ni evaluación, ni

recogida y manejo de suministro. Las compras justo a tiempo (JIT) reducen el despilfarro

que se presenta en la recepción y en la inspección de entrada, también reduce el exceso

de inventario, la baja calidad y los retrasos.

Suministros frecuentes, en pequeños lotes, o en base a pedidos abiertos: La implantación

de la logística just-in-time conlleva recibir pequeños lotes con mayor frecuencia que

antes.

Mejoras sistemáticas en la calidad y el precio de los productos suministrados: Si el cliente

está en el camino hacia la Calidad Total, el proveedor asociado no puede aislarse de esa

estrategia y debe contribuir garantizando mejoras continuas.

Consultas y formación a proveedores: El cliente invertirá en acciones y recursos que

facilitan el desarrollo de la organización del proveedor.

El Proveedor Socio

Además de las características operativas asociadas a los proveedores asociados, otras

características específicas son:

Cooperación en el diseño de nuevos productos y tecnologías: El proveedor se integra en

las operaciones de la empresa cliente, basándose en la idea de que el proveedor vive del

negocio del cliente y el cliente vive de la capacidad del proveedor para hacerlo posible.

Inversiones conjuntas en I+D y en avances tecnológicos: Este punto es una consecuencia

directa del anterior.

Intercambio constante de información concerniente a los procesos y productos: El envío

inmediato de información sobre el mercado de la empresa cliente, directamente al

proveedor, permite a ambas partes hacer unas estimaciones globales rápidas e introducir

puntualmente los cambios o las mejoras requeridas.

MÉTODO O SISTEMA DE CALIFICACIÓN

Evaluación De Proveedores - Iso 9001

Con respecto al requisito de ISO 9001:2008 - 7.4 Compras, éste afecta a todas las compras

de productos tangibles o servicios, aunque los controles establecidos sobre los

proveedores y sus productos deben ser proporcionales a la importancia de sus productos

para la calidad final de las prestaciones a los clientes. (Templates, 2017)

De este modo, y volviendo al ejemplo anterior, el procedimiento de gestión de compras

para el instituto de enseñanza debería ser sencillo, o incluso ni siquiera documentado.

Algo muy diferente sucede en el caso de la empresa automotriz, cuyo proceso de gestión

de compras es fundamental para sus actividades.

Para la adecuada gestión de compras es muy importante el proceso de evaluación de

proveedores, el cual debería tener en cuenta aspectos tales como:

 Experiencia pertinente

 Desempeño de los proveedores en relación con los competidores

 Requisitos de calidad del producto, precio, entrega y repuesta a los problemas

 Capacidad potencial para proporcionar los productos requeridos, en las

condiciones requeridas

 Evaluación financiera para asegurar la viabilidad del proveedor durante todo el

período de suministro

 Respuesta del proveedor a consultas, solicitudes de presupuestos y de ofertas

 Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios pertinentes

También, la dirección de la empresa debería considerar las acciones necesarias para

mantener el adecuado desempeño de la organización para satisfacer a las partes

interesadas en el caso de que falle el proveedor.

Evaluación Del Desempeño De Proveedores

Al momento de establecer un método para la evaluación de proveedores, resulta

conveniente que además de considerar los aspectos mencionados anteriormente, se

definan determinados criterios que favorezcan una evaluación adecuada del desempeño

de los proveedores.

Ejemplo de tales criterios son:

Análisis de los Plazos de Entregas: se verifica si el producto o servicio comprado está

disponible en el momento acordado, ni antes ni después.

Cumplimiento de estandard de especificaciones técnicas: se comprueba si el producto

o servicio comprado alcanza el estandard exigido.

Calidad del Servicio que presta: se analiza si la gestión del proveedor ocasiona o no

inconvenientes, cómo responde a reclamos o solicitudes, etc.

Confiabilidad: demostración de que lo suministrado es confiable repetitivamente.

Además, las actividades de evaluación de los proveedores se deben llevar a cabo en forma

continua, partiendo de una evaluación inicial y continuando con re-evaluaciones

periódicas, para garantizar que éstos continúan cumpliendo con los requisitos

establecidos y que mejoran de acuerdo con las expectativas de la organización.

También resulta bastante conveniente integrar el sistema de evaluación de proveedores

con el propio sistema de mejora continua de la organización, en virtud de que la obtención

y el tratamiento de información relativa a los proveedores es una parte más del sistema

que permitir mejorar la performance general de una empresa.

Beneficios De La Evaluación De Proveedores

Como ya se ha comentado, resulta de gran importancia el proceso de compras para la

calidad global de una organización, en especial si los productos comprados se incorporan

en el producto proporcionado al cliente.

Al respecto, conviene recordar uno de los 8 principios que fundamentan el modelo ISO

9001:2008, aquel que alude a las “relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor”.
Así, toda organización debería aspirar a fortalecer las relaciones con sus proveedores,

haciendo fuerte toda la cadena de suministro.

En el marco de este principio se encuentran las actividades destinadas a la evaluación de

los proveedores, un proceso que llevado a cabo de manera eficaz permite obtener

beneficios tales como:

 Reducir costos, mediante la disminución de los niveles de stocks de seguridad,

de rechazos y desperdicios, etc.

 Contar con una base de proveedores calificados para respaldar sólidamente las

decisiones de compra o contratación.

 Evitar que proveedores no calificados participen en la cadena de producción y en

el camino crítico de las prestaciones a los clientes.

 Asegurar que los proveedores cuentan con los recursos necesarios para garantizar

entregas de acuerdo a los requerimientos establecidos.

 Contar con herramientas de desarrollo de proveedores que no alcanzan la

calificación requerida.

 Fidelización de clientes en base a la permanente calidad.

 Evitar riesgos de deterioro de la marca por fallas evitables de los proveedores.

IMPACTO FINANCIERO

Impacto de proveedores en el efectivo

La mejor del flujo de efectivo es resultado de un trabajo de cooperación con los

proveedores y no de la imposición de políticas de pago y descuento que destruyen la

relación.
Siendo la cadena de suministro el área que más impacto tiene sobre el flujo de efectivo

de la organización, es importante construir en ella una nueva cultura con relación al

manejo del dinero y su valor en el tiempo.

La cadena de suministros es corresponsable de los inventarios, ya que participa, junto con

otras áreas, en la definición de las cantidades que se mantiene en producto terminado, así

como también en las decisiones de inventario de materia prima y producto en proceso.

Como consecuencia de la selección de proveedores, la negociación y definición de

tamaños de lote y los tiempos de entrega, también impacta fuertemente en la composición

del inventario total de la organización.

En el proceso de la selección de proveedores, impacta directamente en el monto

económico de los inventarios, como consecuencia de los precios pagados y del momento

en que se negocia tomar la propiedad de los materiales. Especialmente, la definición de

los términos de pago a los proveedores, impacta fuertemente en los flujos monetarios de

salida.

Otra forma en la que el área impacta directamente en el flujo, pero ahora en los ingresos

de la organización, es mediante la entrega completa y a tiempo a los clientes, ya que esto

facilita el proceso de cobranza. Una entrega incompleta, puede suspender totalmente el

flujo de pagos, o en su caso, mermarlo mediante la recepción de penalizaciones.

Si las organizaciones quieren mantener como una de sus “medidas de mejora” favoritas,

el recortar el costo generado por los proveedores mediante decisiones unilaterales de

nuevos descuentos o ampliación de plazos de pago, esto puede tener impactos

significativos en el mediano y largo plazo para la organización. El nuevo enfoque es

considerar al efectivo, como “un nuevo costo”. Liberar flujo de efectivo, permite a la
compañía mitigar las pérdidas y lento crecimiento los ingresos, incrementando al mismo

tiempo el valor para los accionistas, mediante el adecuado uso de los recursos financieros.

Esto solo se puede lograr, enfocándose en construir una cadena de suministro que se

mueva rápidamente y sea capaz de trabajar con menos días de suministro.

La práctica de demandar a los proveedores reducciones de sus precios, con el consecuente

impacto en las utilidades, ha sido sobre utilizada a lo largo del historia, simplemente el

año pasado, el conglomerado indio Tata y el gran autoservicio Walmart, “solicitaron” a

sus proveedor importantes descuentos para mejorar su posición financiera. Sin embargo,

se puede seguir trabajando por el lado del costo y aun así, quedarse sin efectivo para

operar.

Dentro los riesgos principales que conllevan las acciones que impactan la rentabilidad de

los proveedores se encuentran:

 Los proveedores dejarán de pensar en este cliente como uno importante,

priorizando las entregas hacia otros que tengan mejores términos de pago y

margen. Esto podrá llegar al grado en que resulte mejor dejar de trabajar con un

cliente que ponen en riesgo la salud de la organización.

 Como resultado de la afectación de la relación comercial, los proveedores tendrán

menos disposición para ayudar en caso de que se presente una interrupción en

toda la cadena de suministro.

El recorte de los inventarios y los términos de pago, no debe ser una decisión que se aplica

por igual a todos los proveedores, es resultado de un análisis detallado para identificar

dónde se encuentran los excesos y cuál es la posición financiera y comercial específica

del proveedor.
El hablar de recortar los inventarios de la empresa es frecuentemente un tema tabú, ya

que puede implicar la pérdida de una venta no considerada, pero realmente estamos

resolviendo un problema con otro problema. Un ejemplo de la importancia de los días

suministro, es el caso de Flex, una compañía de soluciones en cadena de suministro que

mostró ahorros mayores a 350 millones de dólares en su reporte anual con solo recortar 5

días de suministro de su cadena, logrando además reacciones más rápidas las

oportunidades de ingresos

Para poder reducir los días suministro, liberar flujo de efectivo y no incrementar

desproporcionadamente el riesgo, es necesario construir alianzas sólidas con los

proveedores estratégicos y establecer mecanismos para administrar imprevistos dentro la

cadena de suministro en tiempo real. El camino es trabajar juntos, no simplemente afectar

sus finanzas.

Cuando se tiene una relación más estrecha con los proveedores, es posible asignar a ellos

la fabricación de partes y subcomponentes, que liberan a la organización de altos

inventarios. Trabajar con ellos en co-desarrollos donde se utilizan sus experiencias y se

comparten los costos, trae más beneficios de los comúnmente esperados. Obviamente, en

estos casos hay que darle la importancia necesaria a la protección de la propiedad

intelectual.

Una manera de enfocar esto, de acuerdo a un CPO de una empresa automotriz es

utilizando este enfoque directo con los proveedores: “Yo quiero pagar esto, y necesito

que producto o haga esto otro, ¿Cómo podemos trabajar juntos para alcanzarlo?”

La mejor manera de reducir los días suministro, es utilizando los datos a nuestra

disposición para que las cadenas trabajen tiempo real, esto implica reducir todo los

“colchones” que se tienen para enfrentar la incertidumbre y que tradicionalmente

incrementan los inventarios. Las herramientas tecnológicas asociadas a la información,

deben permitir identificar oportunamente las oportunidades y amenazas del mercado y

reaccionar oportunamente.

Reducir algunos días de suministro permitirá las cadenas operar más rápidamente, con

mayor agilidad y sobre todo, aportar a la organización recursos financieros tan necesarios

en estos días. (Campos, 2016)

Impacto de los proveedores en el costo y la calidad

Para el mejorar la rentabilidad se debe trabajar en la disminución de los costos que

genera la empresa pero sin perder la calidad. La gestión de proveedores puede influir

significativamente en estos dos aspectos. Para esto se trabajó en diferentes problemas

como los efectos de atraso en la entrega:

• No cumplimiento de las fechas de entrega de otros productos.

• Compra urgente de la materia prima / insumo requerido.

• Modificaciones en el plan de distribución.

• Fletes adicionales.

Otro tanto ocurrirá provocado por la devolución o no uso de materias primas o insumos

que no cumplen los parámetros de calidad requeridos.

Pero un proveedor incorrectamente seleccionado puede incidir también en los costos de

calidad a partir de aspectos tales como:

• Falta o demora en la asistencia técnica.

•Reclamos no resueltos.

• Suspensión de las entregas por problemas financieros.

• Suspensión de las entregas por otras causas

La mayoría de las veces no resulta posible tener un sólo proveedor, pero minimizar el

costo total no sólo es posible, resulta indispensable hacerlo. Minimizar el costo total

implica considerar otros criterios de evaluación junto con el precio. Algunos de los más

empleados son:

• Calidad de los productos / servicios que provee, o sea, como se ajustan las

características de los productos / servicios del proveedor a nuestras necesidades y

expectativas.

• Existencia / características del Sistema de Gestión de la Calidad.

• Metodología para resolver reclamos.

• Capacidad de producción.

• Tecnología empleada.

• Características del control en proceso.

• Existencia y / o características de la Asistencia Técnica.

• Existencia / características del Sistema de Higiene y Seguridad.

• Existencia / características del Sistema Gestión Ambiental.

• Cumplimiento con los plazos de entrega acordados.

• Velocidad de respuesta.

• Solidez financiera.

• Formación del personal.

• Desempeño histórico.

• Facilidad de comunicación.

• Características del trato comercial.

• Innovación.

Estos criterios serán diferentes si se trata de un proveedor nuevo. Es conveniente ponderar

los criterios, estableciendo así su importancia relativa.

Experiencia de una institución de investigación –desarrollo. Caso de estudio.

Como parte de la estrategia de mejora continua del sistema de calidad de una institución

cuyo objetivo social es el desarrollo de investigaciones y productos para la salud animal,

vegetal y humana, se desarrolló una metodología para la Gestión de proveedores

En las condiciones de un centro de este tipo, contar con un Sistema bien estructurado para

identificar, evaluar y clasificar a los proveedores de todos los materiales críticos para el

desarrollo de investigaciones, servicios científico- técnicos y producciones farmacéuticas

es imprescindible. Esta actividad adquiere un rol estratégico debido a su sustancial

potencial de ahorro (Perez, 2017).

Bibliografía

Campos, J. (6 de 9 de 2016). El flujo de efectivo por encima del costo. Obtenido de

https://spendmatters.com/mx-latam/el-flujo-de-efectivo-por-encima-del-costo/

Perez, A. (2017). Gestion de Evaluacion de Proveedores. Obtenido de

https://www.gestiopolis.com/gestion-y-evaluacion-de-proveedores/

Riquelme, M. (27 de Febrero de 2017). webyempresas. Obtenido de

https://www.webyempresas.com/definicion-de-la-gestion-de-proveedores/

Solé, A. (30 de Septiembre de 2014). actualidadempresa. Obtenido de

http://actualidadempresa.com/gestion-de-proveedores-relaciones-proceso-
analisis-seleccion-y-evaluaciones-4444/

Templates, F. C. (2017). Calidad & Gestión. Obtenido de http://calidad-

gestion.com.ar/boletin/72_evaluacion_de_proveedores.html