SSFF Manual Administración de Personal PDF

TALENTO Y CULTURA
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 2019
Manual de Administración
de Personal GIS
Nombre:
Implementación SAP SuccessFactors Grupo Industrial Saltillo (GIS)
RELACIÓN DE VERSIONES
VERSIÓN CONTROL DE CAMBIOS FECHA ELABORADO/MODIFICADO POR
1.1 Emisión del documento 28/03/2019 Sergio Morales
1.2 Ajustes de contenido 23/04/2019 Steven López
1.3 Correcciones Finales 07/06/2019 Steven López
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Steven López Diego Soto Edna Salazar
Employee Central Consultant Talento y Cultura Trainee Desarrollo Organizacional Leader
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TALENTO Y CULTURA
Contenido
1. Introducción ................................................................................................................................ 4
2. Manual de Administración de Personal ...................................................................................... 4
3. Integración RCM  EC ............................................................................................................... 5
3.1. Contrataciones internas.......................................................................................................... 5
3.2. Borradores .............................................................................................................................. 6
3.3. Contrataciones externas ......................................................................................................... 7
5. Agregar Nuevo Empleado ........................................................................................................... 8
5.1. Identidad ................................................................................................................................. 8
5.2. Información de Nombre .......................................................................................................... 8
5.3. Información Biográfica ............................................................................................................ 8
5.3.1. Id Empleado People ........................................................................................................ 8
5.4. Información de Empleado ....................................................................................................... 9
5.4.1. Nombre de usuario. ......................................................................................................... 9
5.5. Documentos Nacionales ......................................................................................................... 9
5.6. Información Personal ........................................................................................................... 10
5.7. Información de Contacto...................................................................................................... 10
5.8. Direcciones y Familiares ...................................................................................................... 11
5.9. Información del puesto ........................................................................................................ 11
5.10. Relaciones de Puesto....................................................................................................... 12
5.11. Información de Tiempo .................................................................................................... 12
5.12. Información de Compensación ........................................................................................ 14
6. Historial del empleado ............................................................................................................. 16
7. Organigrama ............................................................................................................................ 18
8. Cambio de Datos Empleado .................................................................................................... 20
8.1. Cambio de Datos desde el buscador ................................................................................... 20
8.2. Cambio de Datos con el botón Acciones ............................................................................. 21
9. Cambio de posición ................................................................................................................. 22
9.1. Cambio de posición desde el buscador ............................................................................... 22
9.2. Cambio de posición con el botón Acciones ......................................................................... 23
10. Transferencia de Empleado ..................................................................................................... 24
10.1. Transferencia de Empleado desde el buscador............................................................... 24
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TALENTO Y CULTURA
10.2. Transferencia de Empleado con el botón Acciones ......................................................... 26

11. Baja del Empleado ................................................................................................................... 27
11.1. Baja del empleado desde el buscador ............................................................................. 27
11.2. Baja del empleado con el botón de Acciones .................................................................. 29
12 Time Off para Administradores de RRHH ................................................................................ 30
12.1 Obtenga una visión general de las solicitudes de Time Off de un empleado y las cuentas de
tiempo.............................................................................................................................................. 30
12.2 Visión general de cuentas de tiempo del empleado............................................................ 30
12.3 Revisar datos Time Off para empleados .............................................................................. 31
12.4 Ingresar una solicitud de ausentismo para un empleado ................................................... 32
12.5 Ajuste manual de cuentas de tiempo .................................................................................. 33
12.6 Visión general de cuentas de tiempo del empleado............................................................ 34
12.7 Revisar datos Time Off para empleados .............................................................................. 35
12.8 Ingresar una solicitud de ausentismo para un empleado ................................................... 35
12.9 Ajuste manual de cuentas de tiempo .................................................................................. 36
Tabla de Ilustraciones
Contrataciones internas 1:Buscador
Contrataciones internas 2: Pendientes
Contrataciones internas 3: Formulario
Borradores 1: Pendientes
Borradores 2: Formulario
Contrataciones externas 1: Pendientes
Contrataciones externas 2: Formulario
Agregar Nuevo Empleado 1: Buscador
Documentos Nacionales 1: Información ID
Información de contacto 1: Correo y Teléfono
Direcciones y Familiares 1
Información del puesto 1: Posición
Información del puesto 2: Clasificación del puesto
Información del Tiempo 1: Horario Laboral
Calendario Modelo 1: Horarios
Calendario Modelo 2: Detalles
Relaciones de Puesto 1
Información de Compensación 1: Componente de Pago
Información de Compensación 2: Detalles de Pago
Alta del empleado 1: Fecha de contratación
Historial del empleado 1: Selección campo
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TALENTO Y CULTURA
Historial del empleado 2: Editar registro

Organigrama 1: Tarjeta rápida
Organigrama 2: Realizar Acción
Organigrama 3: Datos de puesto
Cambio de Datos empleado 1: información Personal
Cambio de Datos empleado 2: Actualización Datos
Cambio de Datos Botón Acciones 1: Cambiar información de puesto
Cambio de Datos Botón Acciones 2: Actualizar Datos
Cambio de Posición 1: Cambiar información de puesto
Cambio de Posición 2: Información de Puesto
Cambio de Posición 3: Motivo Evento
Cambio de posición botón Acciones 1: Cambiar información de puesto
Cambio de posición botón Acciones 2: Actualizar posición
Transferencia empleado 1: Cambiar Información puesto
Transferencia empleado 2: Información del puesto
Transferencia empleado 3: Motivo Evento
Transferencia empleado botón acciones 1: Cambiar información puesto
Transferencia empleado botón acciones 2: Transferir empleado
Baja Empleado 1: : Terminar
Baja Empleado 2: Motivo recesión contrato
Baja Empleado 3: Flujo de trabajo
Baja del empleado botón Acciones 1: Terminar
1. Introducción
Employee Central de SuccessFactors es una plataforma integral e innovadora en la nube para
administrar el personal de una organización y hacer que su talento humano crezca y se desarrolle.
Esta funcionalidad facilita la toma de decisiones estratégicas, aumenta la productividad de la gestión
de talento y de los colaboradores, reduce los costos asociados a las contrataciones, permite mejorar
las comunicaciones entre todos los miembros de la empresa y, además, garantiza la seguridad de los
datos allí alojados en todo momento.
En este manual se explica paso a paso como realizar los procesos de contratación de personal, cambio
de datos, promoción, cambio de posición, transferencia y baja del empleado mediante la intuitiva
interfaz de SuccessFactors que permite no solo al usuario, sino al administrador mantener un registro
histórico de los cambios realizados en el perfil de cada empleado.
2. Manual de Administración de Personal

SuccessFactors presenta una manera sencilla de administrar el personal de manera rápida y efectiva.
En este manual vamos a explorar paso a paso como agregar un nuevo empleado, cambiar sus datos,
promocionarlo internamente, transferirlo y darlo de baja.
El proceso de contratación de un empleado presenta dos características:
 Si no pasó por proceso de reclutamiento, se debe realizar la contratación por agregar nuevo
empleado
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TALENTO Y CULTURA
 Si el empleado pasó por proceso de reclutamiento interno o externo, se debe realizar el

proceso de contratación por gestionar contrataciones pendientes
*Es importante que toda la INFORMACIÓN que se capture sea en MAYÚSCULAS
Guía rápida: Glosario de comandos Función

Gestionar contrataciones pendientes Visualización y contratación de los
colaboradores en espera de contratación del
módulo de reclutamiento (RCM)
Agregar nuevo empleado Contratación de colaboradores que no hayan
pasado por proceso de RCM
Ir a información personal de: “Nombre” Cuando se debe cambiar la información
personal, datos de contacto y/o familiares de un
empleado, ya sea por actualización de la
información o porque fue capturada
incorrectamente y debe corregirse
Cambiar información de puesto para: “Nombre” Cuando se requieren actualizar datos de la
posición, cambio de título, promociones
Terminar: “Nombre” Dar de baja
3. Integración RCM  EC
La solución de Reclutamiento de SuccessFactors ayuda a las empresas a atraer, participar y
seleccionar la mejor combinación de talentos.
Recruiting Management (RCM): Es un Sistema de seguimiento de aplicantes compatible con la
capacidad de abastecimiento de Recruiting Marketing. El módulo admite solicitudes de apertura,
procesamiento de solicitudes de candidatos y selección del mejor candidato para un puesto.
Características:
 Identificar, proyectar, seleccionar, contratar e integrar candidatos internos y externos.

 Mover a los candidatos a través de la canalización de reclutamiento a la etapa apropiada
 Gestionar el proceso de entrevista, oferta y contratación para cerrar la solicitud.
3.1. Contrataciones internas

Es posible volver a contratar a un candidato desde Gestión de contrataciones pendientes. Opción que
creará un ID de empleado y un nuevo ID de usuario de sistema.
1. Escribir y seleccionar en el buscador gestionar contrataciones pendientes.
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TALENTO Y CULTURA
Contrataciones internas 1:Buscador
2. En la ventana resultante, se reflejan las contrataciones internas pendientes, para continuar

con el proceso, seleccionar Contratación interna.
Contrataciones internas 2: Pendientes
3. Finalmente seleccionar la fecha en que surtan efecto los cambios, el evento de la lista
desplegable, completar todos los campos requeridos y presionar Enviar.
Contrataciones internas 3: Formulario
3.2. Borradores
1. En la ventana de contrataciones pendientes, es posible seleccionar la opción Borradores, allí
se almacenan todos los registros de contratación sin terminar, puede continuar con el proceso
pulsando en Contratación
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TALENTO Y CULTURA
Borradores 1: Pendientes
2. Se va a generar la misma interfaz de usuario de la opción Agregar Nuevo Empleado, desde

allí puede continuar con el proceso desde donde fue guardado por última vez.
Borradores 2: Formulario
3.3. Contrataciones externas

1. Escribir y seleccionar en el buscador gestionar contrataciones pendientes
2. En la ventana resultante, se reflejan las contrataciones internas y externas pendientes, para
continuar con el proceso, seleccionar Contratación.
Contrataciones externas 1: Pendientes
3. En la ventana emergente, se genera el formulario de Agregar Nuevo Empleado
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TALENTO Y CULTURA
Contrataciones externas 2: Formulario
4. Completar los campos requeridos y presionar Enviar.
5. Agregar Nuevo Empleado

En el buscador de SuccessFactors ir a Agregar Nuevo Empleado.
Agregar Nuevo Empleado 1: Buscador
Recuerde que todo lo que tenga el símbolo es obligatorio para poder continuar.
5.1. Identidad
Completar todos los espacios de Fecha de Contratación, Empresa y Motivo del Evento.
5.2. Información de Nombre

Completar los campos correspondientes al nombre del nuevo empleado.
5.3. Información Biográfica

Completar los Campos requeridos .
5.3.1. Id Empleado People

Este espacio es para verificar si el empleado ya laboró con GIS en el pasado y así evitar crear
duplicados en el sistema.
 Usar el espacio para escribir el nombre del empleado a contratar y verificar que no exista
registro.
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TALENTO Y CULTURA
 En caso de que ya exista en el sistema, seleccionar la persona en la lista y continuar.
5.4. Información de Empleado

5.4.1. Nombre de usuario.
En caso de que el empleado no exista en el registro del sistema, ingresar el correo corporativo del
trabajador en el campo Nombre de Usuario (este proceso ahora se realizará por parte de TyC)
Cláusulas a tomar en cuenta:
1. Este correo corporativo debe seguir la regla de PrimerNombre.PrimerApellido@gis.com.mx;

2. En caso de que el correo ya esté dado de alta, se utiliza la siguiente regla
PrimerNombre.PrimerApellidoPrimeraLetraSegundoApellido@gis.com.mx
3. En caso de una recontratación, si esta ocurre dentro de los primeros 90 días desde la baja, se asigna
el mismo correo electrónico
Debe ser el Correo Corporativo del empleado.
5.5. Documentos Nacionales

Agregar el Id de los tres documentos requeridos: Número de Seguridad Social (IMSS), Clave Única de
Registro de Población (CURP) y Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
En el campo Es primario, seleccionar la opción Si para el RFC y la opción No para IMSS y CURP. Luego,
presionar Continuar.
Documentos Nacionales 1: Información ID
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TALENTO Y CULTURA
 En esta sección no se permitirá avanzar sino se registran estos 3 documentos de forma

completa.
En caso de ser necesario modificar la información ya registrada, vaya a la parte superior

derecha del formulario donde se encuentra el símbolo que le permite modificar la
información en cualquier momento.
En caso de que, por error de usuario no se haya suministrado la cantidad de documentos

requeridos para el proceso de alta del empleado, el sistema arroja el siguiente mensaje.
5.6. Información Personal

Verificar la información que se completó automáticamente y completar los campos de Estado Civil y
Número de Hijos.
5.7. Información de Contacto

Completar los campos de Correo Electrónico y Teléfono. El espacio de LinkedIn es opcional.
Información de contacto 1: Correo y Teléfono
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TALENTO Y CULTURA
5.8. Direcciones y Familiares

Completar los campos requeridos verificando que los nombres queden correctamente llenados.
Recuerde que puede agregar todos los campos que requiera para registrar toda la
información del empleado.
Direcciones y Familiares 1
5.9. Información del puesto

Iniciar completando el espacio de Posición.
Información del puesto 1: Posición
Va a notar que muchos espacios serán llenados automáticamente, verificar que los datos sean
correctos y completar los que falten.
No olvide llenar los campos adicionales.
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TALENTO Y CULTURA
Información del puesto 2: Clasificación del puesto
5.10. Relaciones de Puesto

Agregar por lo menos una relación de puesto y presionar Continuar.
Relaciones de Puesto 1
5.11. Información de Tiempo

Completar los espacios requeridos de acuerdo al empleado. En caso de tener dudas sobre el Horario
Laboral, puede seleccionar el buscador integrado.
Información del Tiempo 1: Horario Laboral
En el Buscador puede visualizar los horarios en un calendario modelo:
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TALENTO Y CULTURA
Calendario Modelo 1: Horarios
Al presionar detalles podrá visualizar la información en forma de lista
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TALENTO Y CULTURA
Calendario Modelo 2: Detalles
5.12. Información de Compensación

1. En esta sección se llenan los datos correspondientes al pago. Iniciar agregando un
componente de pago, es obligatorio completarlo.
Información de Compensación 1: Componente de Pago
2. En la ventana emergente, agregar los detalles del pago y presionar Continuar

a. En la opción ID de registro, si es la primera cuenta registrada se coloca el número 1.
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TALENTO Y CULTURA
Información de Compensación 2: Detalles de Pago
Verificar que toda la información esté correcta y presionar Continuar.
En caso de encontrar errores, vaya a la parte superior de la sección y presione el botón
3. Al terminar de ingresar toda la información del nuevo empleado, se va a generar un mensaje

que indica la fecha en que se va a realizar la contratación del empleado, como se muestra a
continuación:
Alta del empleado 1: Fecha de contratación
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TALENTO Y CULTURA
6. Historial del empleado

Cada empleado tiene almacenado su registro histórico de eventos. Este historial puede ser consultado
en cualquier momento, para esto es necesario seguir los siguientes pasos:
1. Ir al Archivo del Empleado, seleccionar el icono que se encuentra al lado derecho del
botón de edición . Es posible que algunos campos no tengan el botón de información

histórica, debido a que no se ha ingresado ningún registro en el campo.
Historial del empleado 1: Selección campo
2. En la ventana emergente, se muestran los registros históricos del empleado.
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TALENTO Y CULTURA
Historial del empleado 2
3. Seleccionar la fecha en la cual surtirán efecto los cambios, elegir el evento, ingresar los nuevos
registros y Guardar
Historial del empleado 3: Formulario nuevo registro
4. Para editar un registro existente, seleccionar la opción editar.
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TALENTO Y CULTURA
Historial del empleado 2: Editar registro
7. Organigrama
Desde la opción organigrama también es posible acceder a la información del contacto para ver y
editar datos, mediante la información de tarjeta rápida. Para realizar este procedimiento, es necesario
seguir los siguientes pasos:
1. En el buscador escribir Ver Organigrama
2. En la ventana emergente, seleccionar el empleado al cual desea visualizar o editar los datos
y seleccionar Realizar Acción
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TALENTO Y CULTURA
Organigrama 1: Tarjeta rápida
3. Seleccionar el campo al cual desea ir, por ejemplo: Datos de puesto
Organigrama 2: Realizar Acción
4. En la ventana emergente, puede visualizar los datos de puesto del empleado, para editar el
campo, presionar sobre el botón
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TALENTO Y CULTURA
Organigrama 3: Datos de puesto
8. Cambio de Datos Empleado

Cuando un empleado debe cambiar su información personal, datos de contacto y/o familiares, ya sea
por actualización de la información o porque fue mal digitada y debe corregirse, es necesario
reemplazar los datos.
8.1. Cambio de Datos desde el buscador

1. Escribir y seleccionar en el buscador Ir a información personal de, y a continuación escribir el
nombre del empleado a quien se le va a realizar el cambio de datos.
Cambio de Datos empleado 1: información Personal
2. En la ventana resultante, seleccionar la fecha en la cual se harán efectivos los cambios,

actualizar los datos deseados y presionar Guardar.
Cambio de Datos empleado 2: Actualización Datos
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TALENTO Y CULTURA
8.2. Cambio de Datos con el botón Acciones

1. Ir al archivo de empleado del cual desea cambiar los datos, seleccionar el botón Acciones y
elegir la opción Cambiar información de puesto y compensación.
Cambio de Datos Botón Acciones 1: Cambiar información de puesto
2. En la ventana resultante, marcar la casilla información del puesto, seleccionar la fecha en la

cual surtirán efecto los cambios, actualizar los datos deseados y Guardar
Cambio de Datos Botón Acciones 2: Actualizar Datos
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TALENTO Y CULTURA
Guía rápida eventos y motivos:
Evento Motivo Justificación

Cambio de Datos GIS (STC) Aplica para cambios como ID de
Cambio de datos Establecimiento o Grupo de
Pago que no afecten al sueldo, a
la posición, o a los datos
personales del empelado.
Transferencia Alta por transferencia Cuando el empleado cambia de

razón social y genera una “alta”
en otra razón social o unidad de
negocio.
Cambio Remuneración Aumento de Salario Cuando hay un aumento de
(Promoción) (P/Importe)(SI3) salario
Periodo de prueba Actualizar datos de posición Cambio de área, departamento,
ubicación, jefe.
Cambio de posición
El evento Cambio de posición se puede dar por cualquiera de los siguientes motivos:
 Actualizar Datos Posición

 Cambio Título
 Nueva Posición
 Posición Desactivada
Para realizar el cambio de posición de cualquier empleado, existen dos procedimientos con el mismo
resultado: Cambio de posición desde el buscador y con el botón de Acciones. Iniciaremos con el
cambio de posición desde el buscador
9.1. Cambio de posición desde el buscador

1. Escribir y seleccionar en el buscador cambiar información de puesto para, y a continuación
escribir el nombre del empleado a quien se le va a realizar el cambio de posición.
Cambio de Posición 1: Cambiar información de puesto
2. En la ventana resultante, marcar Información del puesto y seleccionar la fecha desde la cual
se harán efectivos los cambios
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TALENTO Y CULTURA
Cambio de Posición 2: Información de Puesto
3. Finalmente, seleccionar el Evento Cambio de Posición, escoger el motivo del evento y pulsar
Guardar para actualizar los datos.
Cambio de Posición 3: Motivo Evento
9.2. Cambio de posición con el botón Acciones

1. Ir al archivo de empleado del cual desea cambiar la posición, seleccionar el botón Acciones y
elegir la opción Cambiar información de puesto y compensación.
Cambio de posición botón Acciones 1: Cambiar información de puesto

cual surtirán efecto los cambios, escoger el Evento Cambio de Posición, escoger el motivo del
evento y pulsar Guardar.
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TALENTO Y CULTURA
Cambio de posición botón Acciones 2: Actualizar posición
En caso de seleccionar el motivo Nueva Posición, es necesario elegir la nueva posición que
va a ocupar el empleado de la lista desplegable
10. Transferencia de Empleado

El evento Transferencia se puede dar por cualquiera de los siguientes motivos:
 Alta por transferencia

 Modificación salario por transferencia
Para realizar la transferencia de cualquier empleado, existen dos procedimientos con el mismo
resultado: Transferencia de Empleado desde el buscador y con el botón de Acciones. Iniciaremos con
la transferencia de empleado desde el buscador
10.1. Transferencia de Empleado desde el buscador

1. Escribir y seleccionar en el buscador cambiar información de puesto para, y a continuación
escribir el nombre del empleado a quien se le va a realizar la transferencia.
Transferencia empleado 1: Cambiar Información puesto
2. En la ventana resultante, marcar Información del puesto y seleccionar la fecha desde la cual
se harán efectivos los cambios
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TALENTO Y CULTURA
Transferencia empleado 2: Información del puesto
3. Seleccionar el Evento Transferencia y escoger el motivo del evento de la lista desplegable.
Transferencia empleado 3: Motivo Evento
4. Ingresar en el campo de posición el nuevo número de posición que ocupará el empleado, al

llenar este campo, varios datos serán heredados de la posición meta y los datos anteriores se
verán tachados.
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TALENTO Y CULTURA
5. Es necesario que el negocio destino proporcione la posición meta, el grupo de pago, el ID de

establecimiento, horario laboral, grupo de trabajo y grupo de horario de trabajo y el horario de
semana reducida.
*Es importante considerar que se debe respetar la fecha de antigüedad en la fecha de inicio de
programa de beneficios y sistema de beneficios, además de validar el ID de establecimiento, grupo de
pago y horario.
10.2. Transferencia de Empleado con el botón Acciones

1. Ir al archivo de empleado al cual desea transferir, seleccionar el botón Acciones y elegir la
opción Cambiar información de puesto y compensación.
Transferencia empleado botón acciones 1: Cambiar información puesto
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TALENTO Y CULTURA

cual surtirán efecto los cambios, escoger el Evento Transferencia, escoger el motivo del evento
y pulsar Guardar.
Transferencia empleado botón acciones 2: Transferir empleado
*Es importante considerar que se debe respetar la fecha de antigüedad en la fecha de inicio de programa de
beneficios y sistema de beneficios, además de validar el ID de establecimiento, grupo de pago y horario.
11. Baja del Empleado

Para realizar la baja de cualquier empleado, existen dos procedimientos con el mismo resultado: Baja
de Empleado desde el buscador y con el botón de Acciones. Iniciaremos con la baja de empleado
desde el buscador
11.1. Baja del empleado desde el buscador

1. Escribir y seleccionar en el buscador terminar, y a continuación escribir el nombre del
empleado a quien se le va a terminar el contrato.
Baja Empleado 1: : Terminar
2. En la ventana resultante, completar los campos requeridos acerca del motivo y la fecha de
terminación del contrato y pulsar Guardar.
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TALENTO Y CULTURA
Baja Empleado 2: Motivo recesión contrato
3. Luego de pulsar Guardar, se activa un flujo de trabajo; mediante el cual se envía la solicitud
de terminación de contrato al aprobador encargado con copia de notificación a las personas
designadas, tal como se muestra a continuación:
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TALENTO Y CULTURA
Baja Empleado 3: Flujo de trabajo
11.2. Baja del empleado con el botón de Acciones

1. Ir al archivo de empleado al cual desea dar de baja, seleccionar el botón Acciones y elegir la
opción Terminar.
Baja del empleado botón Acciones 1: Terminar
2. Se va a generar la misma ventana que aparece en baja del empleado desde el buscador,
completar los campos requeridos acerca del motivo y la fecha de terminación del contrato y
pulsar Guardar
*Es importante respetar la fecha de antigüedad en los campos de inicio programa de beneficios y de sistema
de beneficios, además de validar establecimiento grupo de pago y horario cuando se está procesando una
baja.
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TALENTO Y CULTURA
 Puede incluir comentarios adicionales, para que su aprobador los vea al momento
de aprobar, delegar o rechazar la solicitud.
 La solicitud se hará efectiva, una vez el aprobador encargado confirme la

aprobación de la misma.
Con la delegación, puede habilitar una opción que permitirá a un aprobador reenviar el flujo
de trabajo a otro usuario de la empresa, quien asumirá el flujo de trabajo y aprobará o
rechazará en lugar del aprobador inicial. El destinatario puede asumir el flujo de trabajo y
aprobarlo o rechazarlo en lugar del aprobador inicial. Él o ella también tiene la opción de
rechazar la delegación. El aprobador inicial también puede recuperar el flujo de trabajo.
12 Time Off para Administradores de RRHH

¿Cómo las características de Time Off lo pueden ayudar?
Como administrador de Recursos Humanos (RRHH), usted es responsable de varias tareas
relacionadas con Time Off:
12.1 Obtenga una visión general de las solicitudes de Time Off de un empleado
y las cuentas de tiempo.
 Ingrese las solicitudes de ausencia para el empleado en circunstancias donde no puedan
hacerlo por sí mismos.
 Hacer un ajuste manual para una cuenta de tiempo.
 Ingrese nuevas contrataciones en el sistema y configure Time Off libre para ellos.
 Gestionar las transferencias de los empleados.
 Ejecutar la creación de acumulación.
 Gestionar el procesamiento de fin de período.
12.2 Visión general de cuentas de tiempo del empleado

Para obtener una descripción general de las solicitudes de Time Off y las cuentas de tiempo de un
empleado, siga los siguientes pasos:
1. En el buscador, escriba el nombre del empleado a quien desea revisar y seleccione Detalle de
Saldos
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TALENTO Y CULTURA
Visión general cuentas de tiempo 1: Detalle saldos
2. Luego, seleccione Administrar tiempo en el perfil público del empleado, para ver los detalles
de tiempo libre
Visión general cuentas de tiempo 2: Administrar tiempo
12.3 Revisar datos Time Off para empleados

Puede ver un resumen de las cuentas de tiempo para cada empleado
31
TALENTO Y CULTURA
Revisar datos Time Off 1: Cuentas de tiempo
La pestaña Cuentas de tiempo muestra información sobre todas las cuentas de tiempo que se aplican
al empleado.
12.4 Ingresar una solicitud de ausentismo para un empleado

Bajo ciertas circunstancias, es posible que un empleado deba solicitar un tiempo libre, pero no puede
hacerlo por sí mismo, por ejemplo, porque está enfermo y no puede acceder al sistema.
Alternativamente, podría ser un tipo de Time Off, como la licencia parental, que los empleados no
pueden simplemente ingresar.
Sin embargo, el administrador de RRHH puede hacerlo por ellos seleccionando Solicitar Time Off en
la Vista general de tiempo e ingresando los detalles apropiados.
Puede ingresar varias ausencias en un día en particular de la misma manera que un empleado, sujeto
a las mismas restricciones:
 El tiempo total tomado por estas ausencias múltiples no puede exceder el tiempo de trabajo
prescrito para el día en cuestión. El sistema verifica cada solicitud que ingresa y aparece un
mensaje de error si la que está ingresando actualmente provoca que supere el límite.
 Se requiere una solicitud por separado para cada una de estas ausencias. Las solicitudes se
enumeran por separado en la parte Mis solicitudes de la pantalla del empleado.
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TALENTO Y CULTURA
 Las solicitudes no tienen que ser del mismo tipo de tiempo. Sin embargo, si se usan diferentes
tipos de tiempo, se deben usar las mismas unidades (horas o días).
Notas:
 También puede cancelar o editar solicitudes ya ingresadas

 Si necesita cargar un archivo como parte de una solicitud de ausentismo, tenga en cuenta
el límite que su empresa ha establecido para dichas cargas. El sistema genera un mensaje
de error si intenta cargar un archivo que excede este límite.
12.5 Ajuste manual de cuentas de tiempo

Puede que sea necesario realizar ajustes manuales en las cuentas de tiempo de un empleado.
Por ejemplo, si un empleado se ha desempeñado particularmente bien o ha trabajado muchas horas
en un proyecto, es posible que desee concederle un día extra de vacaciones. O si tiene una nueva
contratación, debe mantener el saldo inicial correcto.
Haga esto seleccionando Agregar ajuste manual e ingresando los detalles apropiados. Usted puede
agregar o deducir el tiempo.
Ajuste manual cuentas de tiempo 1
Cuando ingresa un ajuste manual de esta manera, el sistema no verifica que el saldo en
la cuenta de tiempo sea suficiente para cubrir el ajuste. Debe tener mucho cuidado de no
tomar más de la cuenta, lo que resultaría en un saldo negativo.
¿Cómo las características de Time Off lo pueden ayudar?
33
TALENTO Y CULTURA
Como administrador de Recursos Humanos (RRHH), usted es responsable de varias tareas

relacionadas con Time Off:
 Obtenga una visión general de las solicitudes de Time Off de un empleado y las cuentas de
tiempo.
 Ingrese las solicitudes de ausencia para el empleado en circunstancias donde no puedan

hacerlo por sí mismos.
 Hacer un ajuste manual para una cuenta de tiempo.
 Ingrese nuevas contrataciones en el sistema y configure Time Off libre para ellos.
 Gestionar las transferencias de los empleados.
 Ejecutar la creación de acumulación.
 Gestionar el procesamiento de fin de período.
12.6 Visión general de cuentas de tiempo del empleado

Para obtener una descripción general de las solicitudes de Time Off y las cuentas de tiempo de un
empleado, siga los siguientes pasos:
3. En el buscador, escriba el nombre del empleado a quien desea revisar y seleccione Detalle de
Saldos
Visión general cuentas de tiempo 3: Detalle saldos
4. Luego, seleccione Administrar tiempo en el perfil público del empleado, para ver los detalles
de tiempo libre
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TALENTO Y CULTURA
Visión general cuentas de tiempo 4: Administrar tiempo
12.7 Revisar datos Time Off para empleados

Puede ver un resumen de las cuentas de tiempo para cada empleado
Revisar datos Time Off 2: Cuentas de tiempo
La pestaña Cuentas de tiempo muestra información sobre todas las cuentas de tiempo que se aplican
al empleado.
12.8 Ingresar una solicitud de ausentismo para un empleado

Bajo ciertas circunstancias, es posible que un empleado deba solicitar un tiempo libre, pero no puede
hacerlo por sí mismo, por ejemplo, porque está enfermo y no puede acceder al sistema.
Alternativamente, podría ser un tipo de Time Off, como la licencia parental, que los empleados no
pueden simplemente ingresar.
Sin embargo, el administrador de RRHH puede hacerlo por ellos seleccionando Solicitar Time Off en
la Vista general de tiempo e ingresando los detalles apropiados.
Puede ingresar varias ausencias en un día en particular de la misma manera que un empleado, sujeto
a las mismas restricciones:
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TALENTO Y CULTURA
 El tiempo total tomado por estas ausencias múltiples no puede exceder el tiempo de trabajo
prescrito para el día en cuestión. El sistema verifica cada solicitud que ingresa y aparece un
mensaje de error si la que está ingresando actualmente provoca que supere el límite.
 Se requiere una solicitud por separado para cada una de estas ausencias. Las solicitudes se
enumeran por separado en la parte Mis solicitudes de la pantalla del empleado.
 Las solicitudes no tienen que ser del mismo tipo de tiempo. Sin embargo, si se usan diferentes
tipos de tiempo, se deben usar las mismas unidades (horas o días).
Notas:
 También puede cancelar o editar solicitudes ya ingresadas

 Si necesita cargar un archivo como parte de una solicitud de ausentismo, tenga en cuenta
el límite que su empresa ha establecido para dichas cargas. El sistema genera un mensaje
de error si intenta cargar un archivo que excede este límite.
12.9 Ajuste manual de cuentas de tiempo

Puede que sea necesario realizar ajustes manuales en las cuentas de tiempo de un empleado.
Por ejemplo, si un empleado se ha desempeñado particularmente bien o ha trabajado muchas horas
en un proyecto, es posible que desee concederle un día extra de vacaciones. O si tiene una nueva
contratación, debe mantener el saldo inicial correcto.
Haga esto seleccionando Agregar ajuste manual e ingresando los detalles apropiados. Usted puede
agregar o deducir el tiempo.
36
TALENTO Y CULTURA
Ajuste manual cuentas de tiempo 2
Cuando ingresa un ajuste manual de esta manera, el sistema no verifica que el saldo en
la cuenta de tiempo sea suficiente para cubrir el ajuste. Debe tener mucho cuidado de no
tomar más de la cuenta, lo que resultaría en un saldo negativo.
37

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TALENTO Y CULTURA

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 2019

VERSIÓN CONTROL DE CAMBIOS FECHA ELABORADO/MODIFICADO POR

1.1 Emisión del documento 28/03/2019 Sergio Morales

1.2 Ajustes de contenido 23/04/2019 Steven López

1.3 Correcciones Finales 07/06/2019 Steven López

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Steven López Diego Soto Edna Salazar

Employee Central Consultant Talento y Cultura Trainee Desarrollo Organizacional Leader

10.2. Transferencia de Empleado con el botón Acciones ......................................................... 26

Historial del empleado 2: Editar registro

2. Manual de Administración de Personal

 Si el empleado pasó por proceso de reclutamiento interno o externo, se debe realizar el

*Es importante que toda la INFORMACIÓN que se capture sea en MAYÚSCULAS

Guía rápida: Glosario de comandos Función

Terminar: “Nombre” Dar de baja

 Identificar, proyectar, seleccionar, contratar e integrar candidatos internos y externos.

3.1. Contrataciones internas

Contrataciones internas 1:Buscador

2. En la ventana resultante, se reflejan las contrataciones internas pendientes, para continuar

Contrataciones internas 2: Pendientes

Contrataciones internas 3: Formulario

2. Se va a generar la misma interfaz de usuario de la opción Agregar Nuevo Empleado, desde

3.3. Contrataciones externas

Contrataciones externas 1: Pendientes

3. En la ventana emergente, se genera el formulario de Agregar Nuevo Empleado

Contrataciones externas 2: Formulario

4. Completar los campos requeridos y presionar Enviar.

5. Agregar Nuevo Empleado

Agregar Nuevo Empleado 1: Buscador

5.2. Información de Nombre

5.3. Información Biográfica

5.3.1. Id Empleado People

 En caso de que ya exista en el sistema, seleccionar la persona en la lista y continuar.

5.4. Información de Empleado

1. Este correo corporativo debe seguir la regla de PrimerNombre.PrimerApellido@gis.com.mx;

Debe ser el Correo Corporativo del empleado.

5.5. Documentos Nacionales

Documentos Nacionales 1: Información ID

 En esta sección no se permitirá avanzar sino se registran estos 3 documentos de forma

En caso de ser necesario modificar la información ya registrada, vaya a la parte superior

En caso de que, por error de usuario no se haya suministrado la cantidad de documentos

5.6. Información Personal

5.7. Información de Contacto

Información de contacto 1: Correo y Teléfono

5.8. Direcciones y Familiares

5.9. Información del puesto

Información del puesto 1: Posición

No olvide llenar los campos adicionales.

Información del puesto 2: Clasificación del puesto

5.10. Relaciones de Puesto

5.11. Información de Tiempo

Información del Tiempo 1: Horario Laboral

En el Buscador puede visualizar los horarios en un calendario modelo:

Calendario Modelo 1: Horarios

Al presionar detalles podrá visualizar la información en forma de lista

Calendario Modelo 2: Detalles

5.12. Información de Compensación

Información de Compensación 1: Componente de Pago

2. En la ventana emergente, agregar los detalles del pago y presionar Continuar

Información de Compensación 2: Detalles de Pago

Verificar que toda la información esté correcta y presionar Continuar.

En caso de encontrar errores, vaya a la parte superior de la sección y presione el botón