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Manual de actividades de los procesos de recibo y despacho de comunicaciones

Disney Sánchez Arango


Rolando Vallejo Tangarife
Zoraida Comayan Benítez

Centro Agroindustrial Y Fortalecimiento Empresarial De Casanare - CAFEC.


Tecnología En Gestión Administrativa 1963592
Talento Humano
Servicio Nacional De Aprendizaje Sena
Yopal Casanare
Septiembre- 2020
2

Plan De Mejoramiento Almacenes SuperMío S.A.S

Aprendices:

Disney Sánchez Arango


Rolando Vallejo Tangarife
Zoraida Comayan Benítez

Presentado a:

Paulina figueredo

Centro Agroindustrial Y Fortalecimiento Empresarial De Casanare - CAFEC.


Tecnología En Gestión Administrativa 1963592
Talento Humano
Servicio Nacional De Aprendizaje Sena
Yopal Casanare
Septiembre- 2020
3

Tabla de Contenido

Contenido

INTRODUCCIÓN...............................................................................................................6
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA........................................................................7
1.2. Descripción del problema.........................................................................................7
1.3. Formulación del problema........................................................................................7
2. OBJETIVOS....................................................................................................................8
2.1. Objetivo general........................................................................................................8
2.2. Objetivos específicos................................................................................................8
3. JUSTIFICACIÓN............................................................................................................9
4. DELIMITACIÓN..........................................................................................................10
Espacio...........................................................................................................................10
Contenido.......................................................................................................................10
Alcance..........................................................................................................................10
5. CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO..........................................................................11
6. MARCO REFERENCIAL.............................................................................................13
6.1. Marco teórico..........................................................................................................13
6.3. Marco conceptual....................................................................................................14
7. METODOLOGÍA..........................................................................................................16
7.1. Tipo de investigación..............................................................................................16
7.2. Método de investigación.........................................................................................16
7.3. Fuentes de información...........................................................................................16
8. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA.............................................................................17
8.1. Visión......................................................................................................................18
8.2. Misión.....................................................................................................................18
8.3. Políticas De Calidad...............................................................................................18
Objetivo:....................................................................................................................18
8.4. Política ambiental...................................................................................................19
8.5. Políticas de no consumo de Alcohol, Drogas y tabaco...........................................20
8.6. Política de orden y limpieza...................................................................................21
8.7. Políticas de tratamiento...........................................................................................22
Manual de políticas para el tratamiento de datos personales.........................................22
8.8. Valores Corporativos..............................................................................................23
9. Organigrama..............................................................................................................24
10. Portafolio de servicio...............................................................................................25
11. DIAGNÓSTICO..........................................................................................................27
11.1. Presentación de la información recopilada...........................................................27
11.2. Matriz De evaluación Misión...............................................................................29
11.4. Matriz De evaluación Visión................................................................................30
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11.5. Matriz FODA........................................................................................................31


11.6. Matriz de Perfil Competitivo (MPC)....................................................................34
12. Entrevista (vía telefónica debido a las limitaciones de factor externo)...................34
13.PROPUESTA DE MEJORAMIENTO.........................................................................36
Diseño Organizacional...................................................................................................36
14. Recomendaciones........................................................................................................39
Glosario..............................................................................................................................40
Referencias........................................................................................................................41
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Lista de Tablas

Tabla 1CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO..................................................................11


Tabla 2 Presentación de la información recopilada...........................................................27
Tabla 3MISIÓN.................................................................................................................30
Tabla 4 VISIÓN.................................................................................................................31
Tabla 5 FORTALEZAS.....................................................................................................32
Tabla 6 Debilidades...........................................................................................................32
Tabla 7 OPORTUNIDADES.............................................................................................33
Tabla 8 AMENAZAS........................................................................................................33
Tabla 9 Matriz de Perfil Competitivo (MPC)....................................................................34

INTRODUCCIÓN.
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En el siguiente material se realiza un diagnostico por los aprendices de la tecnología en


Gestión Administrativa del centro de formación agroindustrial y fortalecimiento
empresarial de casanare por medio de instrumentos y métodos de investigación
previamente vistos, con el propósito de identificar las problemáticas y las inconsistencias
presentadas en la empresa casanareña Almacenes Super Mio S.A.S. De esta forma se
pretende descubrir cuál cuales son las mayores problemáticas que intervienen en el
desarrollo de la empresa, de igual manera se establece una propuesta de mejoramiento
ante la empresa que regule las inconsistencias presentadas al ser ejecutada. Con el
presente trabajo se identifica la importancia del contante análisis y diagnóstico para las
entidades públicas como privadas, contribuyendo con el desarrollo en la región.
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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.2. Descripción del problema.

El manejo documental ha presentado una problemática histórica de conceptos y


mitologías desde sus inicios, lo cual ha desencadenado graves consecuencias al momento
de buscar y recuperar la información.

“El acceso documental se enfrenta a un gran problema: la identificación, valoración y


selección de imponentes masas documentales”, lo anterior dio paso al nacimiento de la
Gestión Documental, comenzando con el reconocimiento de la archivística como una
técnica tras la segunda guerra mundial, desde entonces se han planteado diferentes
propuestas y modelos internacionales.

El reglamento General del Archivo establece “Los documentos de archivo oficiales son
potencialmente parte del patrimonio documental de la nación. Por lo tanto, los
funcionarios públicos son responsables del manejo de los documentos disciplinaria,
administrativa, civil y penalmente, son responsables de organizarlos y conservarlos de
acuerdo con las normas y criterios que para el caso exista” y hace obligatoria su
aplicación en todos los archivos oficiales de la orden nacional.

Uno de los problemas que afectan al archivo físico es la rotación del personal que se
presenta en la entidad, ya que con el cambio de personal el conocimiento se va con ellos
y el no tener un procedimiento que establezca como se encuentra el archivo físico y el
cómo se deba lleve un control adecuado de la documentación, afectara a la organización
del archivo físico manejado por la empresa.

1.3. Formulación del problema.

¿Puede un plan de mejoramiento ayudar la administración documental manejada por la


empresa, mitigando los problemas presentados en el archivo físico cumpliendo con Ley
594 del 2000 y la normatividad interna?
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2. OBJETIVOS

2.1. Objetivo general.

Proponer un plan de mejoramiento para la empresa ALMACENES SUPER MIO S.A.S


mediante la aplicación de matrices de análisis y métodos de investigación, con el fin de
mitigar las problemáticas presentadas dentro de la organización.

2.2. Objetivos específicos.

 Analizar la información recolectada a partir de las herramientas generadas por el


diagnóstico, con el fin de proponer acciones de mejora que puedan mitigar las
problemáticas presentadas en la empresa.

 Realizar un diagnóstico del estado actual de la empresa ALMACENES SUPER


MIO S.A.S con el fin de validar las inconsistencias que están interviniendo con el
desarrollo óptimo de la organización.

 Formular un plan de mejoramiento organizacional que permita mitigar las


inconsistencias encontradas durante el diagnóstico realizado a la empresa.
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3. JUSTIFICACIÓN

El plan de mejoramiento administrativo y direccionamiento estratégico para la empresa


ALMACENES SUPER MÍO S.A.S., proporcionará como resultado una serie de
instrumentos y parámetros a tener en cuenta en el área administrativa y técnica de la
empresa, de manera que la estructura planteada garantice el funcionamiento adecuado al
interior de la organización; todo esto con el fin de ajustar componentes que interfieren
con la ejecución de las funciones y actividades que se realizan en la empresa.

El siguiente diagnostico busca una optimización en los recursos al interior de la


compañía, teniendo en cuenta que, debido a flujos erróneos de información, falta de
claridad en las funciones y en general procedimientos inadecuados entorpecen el buen
funcionamiento de los proyectos, lo que hace que en la empresa incurra en demoras y por
tanto pérdidas de recursos. Es así como el estudio brindará a la compañía herramientas
para incrementar su productividad, de manera que se garantice la permanencia en el
mercado de esta. Así como también brindará a los empleados una mejora en las
condiciones laborales.
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4. DELIMITACIÓN

Espacio.

Se desarrollo del diagnóstico organizacional l en la empresa ALMACENES SUPERMIO


S.A.S (véase la Figura 2), ubicada en la Cl. 40 #11-100, Yopal casanare.

Tiempo.

El tiempo establecido para el diagnóstico se hizo de acuerdo con los lapsos establecidos en la
guía a desarrollar expuesta por la docente encargada, así como también la entrega de la de
este en el mes de agosto del año 2020.

Contenido.

El contenido del informe genera un plan de mejoramiento de la gestión administrativa en


la empresa casanareña ALMACENES SUPER MIO S.A.S, realizando un diagnostico a
partir de una encuestas y análisis documental aplicadas a la organización.

Alcance.

El presente plan de mejoramiento pretende llegar a solucionar la gestión administrativa


en la empresa Almacenes SUPERMIO S.A.S, Presentando herramientas que ayudaran a
mitigar las problemáticas presentadas en la empresa.
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5. CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO.

2020 AGOSTO
ACTIVIDAD SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
OBJETIVOS
ALCANCE |
Marco teórico
MARCO REFERENCIAL Marco Conceptual
Referentes Histórico
ANÁLISIS SECTORIAL Matriz de perfil competitivo
METODOLOGÍA
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA.

Matrices evaluación Misión y Visión

DIAGNÓSTICO. Matriz de factores internos


Matriz de factores externos
Matriz DOFA
Definición de estrategias
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO
Priorización de estrategias
PLAN OPERATIVO DE MEJORA
SUSTENTACIÓN
12

Tabla 1CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO.


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RECURSOS Categoría Recurso Descripción Fuente Monto


financiadora
Recursos Infraestructura Equipo Laptop Personal $
disponibles

Dispositivo con video Celular Personal $


cámara

Vehículo Para traslados hacia el lugar Personal $ 5.000


de ubicación de la empresa.

Recursos Gastos de trabajo Fotocopias Documentos de Personal $ 2.000


necesarios de campo presentación.

Gasolina Para traslados Personal $ 5.000

Materiales Papel Hojas para la impresión de Personal $ 3.000


borradores

TOTAL $ 30.000
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6. MARCO REFERENCIAL.

6.1. Marco teórico.

El Plan de mejoramiento administrativo y direccionamiento estratégico para la empresa


Almacenes Super Mío S.A.S consiste en dar orden a la empresa en estudio a partir de un
claro establecimiento de una estructura organizacional sólida y adecuada.

Es así como se debe hacer una revisión y diagnóstico de las condiciones que atraviesa la
empresa en el momento y proponer mejoras en caso de ser necesarias.
También, se hace necesario aclarar el panorama en cuanto a los autores y las teorías que
nos permiten abordar y desarrollar el tema propuesto, es decir, la gestión administrativa y
lo que esto lleva consigo. Para principiar se hace necesario hablar acerca de lo que es la
administración como tal, definiéndose esta como el proceso de diseñar y mantener un
ambiente en el cual los individuos trabajan en grupo de manera eficiente y alcanzan sus
objetivos planteados.

La palabra "Administración" proviene del latín y se conforma del prefijo "ad" que
significa
“dirección” y de "minister” que significa “sirviente o subordinado”. Por lo tanto, la
“Administración” se define como la “Función que se desarrolla bajo el mando de otro”
Algunos autores definen el concepto de “Administración” de la siguiente forma:

 Koontz and O'Donnell: consideran la Administración como "la dirección de un


organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la
habilidad de conducir a sus integrantes".3
 Henry Fayol: (considerado por muchos como el verdadero padre de la moderna
Administración), dice que "administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y
controlar".

6.2. Precursores de la gestión administrativa:

Para el desarrollo del siguiente plan de mejoramiento se hace necesario realizar una
investigación acerca de los precursores o autores que han venido aportando hacia el
desarrollo de la Administración.
Entre estos están:
Confucio: Filósofo, proporcionó una serie de reglas para la Administración pública
recomendando:
 Que las personas que ocupan posiciones públicas deben conocer bien el país para
así estar en condiciones de resolver sus problemas.
 Excluir de la selección del personal el favoritismo y el partidarismo.
 Que los funcionarios seleccionados deberían ser personas honradas desinteresadas
y capaces.
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Frederick W. Taylor: se le considera padre de la administración científica; Taylor


trabajo entre los año 1880 y 1915 en una serie de empresas, realizando varios
experimentos y aplicando sus propias ideas en busca del mejoramiento de la
administración descubriendo que existen fallos o deficiencias que eran imputables del
factor humano, ya que según criterio, los trabajadores "En lugar de emplear todo su
esfuerzo a producir la mayor cantidad posible de trabajo, en la mayoría de los casos
hacen deliberadamente los menos que pueden", además promovió que las fuentes de
empleo aumentarán la paga a los trabajadores más productivos.

Adán Smith: enunció el principio de la división del trabajo considerándolo necesario


para la especialización y para el aumento de la producción.

Henary Metacalfe: Se distinguió por implantar nuevas técnicas de control administrativo


e ideó una nueva manera de control considerada como muy eficiente. Publicó un libro
titulado "El Costo de Producción y la Administración de Talleres Públicos y Privados,
considerada como una obra precursora de la administración científica. Woodrow Wilson
hizo una separación entre política y Administración y le dio el calificativo de ciencia a la
administración propugnando su enseñanza a nivel universitario.

6.3. Marco conceptual.

Para el desarrollo del siguiente plan de mejoramiento, desde el enfoque administrativo, se


tomarán en cuenta las teorías administrativas acordes con el tipo de negocio y respecto a
estas se determinarán aspectos como:

● Planeación estratégica
● Establecimiento de estrategias
● Dirección de estrategias
● Diseño organizacional
● Manual de funciones
● Manual de procesos

La Planeación Estratégica es un proceso de cuatro etapas en las que se van definiendo


uno a uno los siguientes interrogantes:

¿qué se quiere ¿en qué situación ¿qué se puede ¿qué se va a


lograr? se está? hacer? hacer?
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Diseño organizacional

el diseño organizacional es “el proceso de construir y adaptar continuamente la estructura


de la organización para que alcance sus objetivos y estrategias. La estructura representa la
interrelación entre los órganos y las tareas dentro de la organización, y es doblemente
dependiente: hacia afuera, depende de la estrategia que se ha definido para alcanzar los
objetivos globales, y dentro de la organización depende de la tecnología que utiliza”
.
Según lo anterior, el autor Idalberto Chiavenato propone cuatro aspectos a tener en cuenta
a la hora de establecer o llevar cabo el diseño organizacional; la cuales son:

 Factores ambientales: la misión de la organización, su visión, estrategia, entorno


(macro y micro), tecnología utilizada y grupos de interés involucrados.
 Dimensiones anatómicas de la organización: tamaño, configuración, dispersión
geográfica de las unidades y de combinaciones entre ellas.
 Aspectos organizacionales: autoridad, procesos, tareas y actividades cotidianas,
controles.
 Consecuencias conductuales: desempeño, satisfacción, rotación, conflicto,
ansiedad y pautas informales de las relaciones en el trabajo.

6.4. Manual de procesos.

Son una serie de estamentos, políticas, normas y condiciones que permiten el correcto
funcionamiento de la empresa. Los manuales de procedimientos son comparables con la
constitución política de nuestra patria, ya que al igual que en esta, el manual de
procedimientos reúne las normas básicas (y no tan básicas) de funcionamiento de la
empresa, es decir el reglamento, las condiciones, normas, sanciones, políticas y todo
aquello en lo que se basa la gestión de la organización.

El manual de procesos y procedimientos es una herramienta que permite a la


Organización, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la
administración, y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de
alternativas que mejoren la satisfacción del cliente.

 Misión organizacional: En el fondo toda organización la crea para cumplir la


finalidad de ofrecer un producto o servicio a la sociedad. La misión representa
esta finalidad o propósito. En otras palabras, la misión es la razón esencial de ser
de la organización y de su papel en la sociedad.
 Visión organizacional: La misión es la imagen que la organización define
respecto a su futuro, es decir, de lo que pretende ser. Imagen que la organización
tiene de sí misma y de su futuro. Es el arte de verse proyectada en el tiempo y el
espacio. En general, la visión está más orientada hacia lo que la organización
pretende ser que hacia lo que realmente es.
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Objetivos organizacionales: Objetivo es el resultado deseado que se pretende alcanzar


en determinado periodo. Los objetivos deben satisfacer simultáneamente seis criterios.

Estar focalizados en un resultado que debe alcanzarse, y


no en una actividad.

Ser coherentes, es decir, deben estar bien ligados a


otros objetivos y demás metas de la organización.

Ser específicos, es decir, estar circunscritos y bien


definidos.

Ser medibles, es decir, cuantitativos y tangibles.

7. METODOLOGÍA

7.1. Tipo de investigación

La presente investigación es considerada de carácter expositivo y propositivo, ya que se


busca antes que nada realizar un diagnóstico de la empresa en estudio para
posteriormente llevar a cabo la construcción de una propuesta d mejoramiento aplicada a
la estructura organizacional adecuada para la empresa.

7.2. Método de investigación

De acuerdo con lo anterior, la investigación utilizó en primera instancia el método de


síntesis, ya que se busca elaborar una propuesta de mejora a los procesos administrativos
que tiene la empresa Almacenes Super mío S.A.S. a partir de un diagnóstico previo del
mismo.

7.3. Fuentes de información.

La investigación se abasteció de información primaria y secundaria, siendo consecuente


con lo que se buscaba que era elaborar un diagnóstico y seguidamente una propuesta de
mejoramiento tal que la empresa obtuviera una estructura administrativa sólida y
pertinente de acuerdo con su tipo de negocio. Es así como se utilizaron documentos y
artículos web pertinentes al tema, así como también otros trabajos de grado, todo esto
como guía para el tratamiento de la información primaria que se recolecta.
18

7.4. Técnicas de recolección de la información.

Para el estudio se usó el análisis documental previamente obtenido sobre la estructura


organizacional de la empresa, por medio del cual se realiza un proceso intelectual para
extraer la información de los documentos y representar esta misma. Por otro lado, se
realiza una entrevista vía telefónica como medio alterno para complementar la
información.

7.5. Técnicas de procesamiento de información.

Para el procesamiento de la información se tomó como medio de análisis las hojas de


cálculo de Excel, ya que su paquete estadístico tiene las herramientas necesarias para
garantizar un análisis de datos con un alto nivel de confianza y este programa es una
herramienta de fácil acceso.

8. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

RAZÓN SOCIAL Almacenes Súper mío S.A.S.

REPRESENTANTE LEGAL JORGE HUMBERTO NAVARRETE GIL

TELEFONO 320 3626 333

CIUDAD Yopal

DEPARTAMENTO Casanare
DIRECCIÓN Calle 40 11-100

NIT 900.272.509-8

ACTIVIDAD ECONOMICA Comercio al por menor de productos agrícolas


para el consumo en establecimientos
especializados
FORMA JURIDICA Sociedad Anónima
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8.1. Visión.

ALMACENES SÚPERMIO S.A.S, Será una empresa modelo para el año 2024 en el
departamento del Casanare y del resto del país como una de las sociedades líder en el
desarrollo especializado de actividades de comercio al por menor de productos
agroalimenticios y de negocios en la región de la Orinoquía Colombiana, soportada en su
equipo de trabajo intrínseco y en la excelencia de sus servicios; para convertirnos en el
socio de confianza preferido, de comerciantes, consumidores y productores. Al mismo
tiempo, comprometidos significativamente con la sociedad presente y futura. Para ofrecer
la mejor calidad, variedad y precio de productos agroalimenticios y servicios agregados,
que generan bienestar, nutrición y seguridad alimentaria. Ya que el compromiso más
característico de nuestra organización está en brindar satisfacción a las necesidades de sus
clientes por encima de sus expectativas.

8.2. Misión.

ALMACENES SÚPERMIO S.A.S. es una empresa del sector comercial, que ofrece
servicios técnicos en comercio al por menor, de productos agroalimenticios para el
consumo en establecimientos especializados; incluyendo cárnicos, pescados, aves y
productos de mar. Contando con una de las más modernas infraestructuras de la región y
del país, en aras de brindar a la comunidad productos con los más altos estándares de
calidad y competitividad.
A través de su fuerza organizacional y operacional, ALMACENES SÚPERMIO S.A.S.,
entrega una producción rentable, sostenible y responsable. Brindando soluciones
integrales y prácticas innovadoras para el desarrollo social y económico de la comunidad.
Asegurando la excelencia operacional y la transparencia en cada una de sus acciones.

8.3. Políticas De Calidad.

 Objetivo:

Establecer las políticas de control para garantizar la protección de datos personales


recibidos de parte de terceros, dando cumplimiento a lo establecido en el Artículo 17 de
la Ley 1581 de 2012 la cual dicta disposiciones generales para la protección de esta
información, y el Decreto 1377 de 2013 que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de
2012.

ALMACENES SÚPERMIO S.A.S., es una empresa casanareña del sector comercial


dedicada a la prestación de servicios agroalimentarios para el consumo en constante
mejora continua de venta al por mayor y detal de productos agroalimentarios para el
20

consumo en establecimientos especializados. Contando con un equipo de trabajo


intrínseco y competente y competente que mantiene altos niveles de calidad y de servicio,
en la comercialización, producción y entrega de servicios que giran en torno al desarrollo
social y económico del país.

Nuestro compromiso más significativo es mejorar inagotablemente la satisfacción, las


necesidades y requisitos de nuestros clientes a través de procesos enfocados al
mejoramiento continuo y a la prevención de no conformidades. En aras de garantizar la
excelencia, certificando la efectividad de los sistemas de gestión, con responsabilidad
social y empresarial.
8.4. Política ambiental.

ALMACENES SÚPERMIO S.A.S., siendo una empresa del sector comercial que busca
ser la más competitiva, rentable y responsable en sus operaciones. Se compromete
estrictamente a propiciar el mejoramiento y preservación del medio ambiente. A través de
la implementación de un sistema de gestión ambiental que será revisado periódicamente
cumpliendo a cabalidad el concepto de mejora continua; ejecutándolo en todos sus
procesos productivos.

ALMACENES SÚPERMIO S.A.S., Establece como directriz el uso racional y eficiente


de los recursos naturales, con el propósito de alcanzar el desarrollo sostenible de la
región. Cumpliendo con la normatividad ambiental vigente. Es por esto, que para el
cumplimiento de esta política interna y el logro de los objetivos propuestos
ALMACENES SUPERMIO S.A.S., se compromete a:

 Implementar y mantener el sistema de Gestión Ambiental acorde con las


necesidades y requerimientos actuales de la empresa, que permita la mejora
continua de las condiciones ambientales y la calidad de vida de sus trabajadores.

 Mantener y Controlar los procesos y actividades operativas de la empresa, a


través de la identificación y establecimiento de los aspectos e impactos
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ambientales que se presentan, con el fin de implementar los planes preventivos,


correctivos y de mejora, que de manera responsable contribuyan a disminuir las
consecuencias negativas que se generen sobre el ambiente.

 desarrollar programas de manejo integral de residuos (solidos, líquidos), con el fin


de establecer canales de prevención y mejora que nos permitan evolucionar hacia
un mejor desempeño ambiental.

 Cumplir con los requisitos legales en relación con los aspectos ambientales
asociados a los procesos y productos de la empresa, mediante la adopción u
optimización de tecnologías, técnicas y métodos para reducir, mitigar y controlar
los impactos ambientales significativos generados sobre el ambiente. Y fortalecer
la participación y compromiso de toda la comunidad de la empresa. Decreto 155
de 2004, resolución 909 de 2008 […]

Por otra parte, la empresa centrara su preocupación ambiental en la optimización


de:
 Limpieza y desinfección de equipos y secciones.
 Gestión integral de residuos sólidos.
 Buenas prácticas de manufactura de higiene de alimentos.

8.5. Políticas de no consumo de Alcohol, Drogas y tabaco.

En AMACENES SÚPERMIO S.A.S., pensando en la salud ye ne el bienestar de sus


colaboradores ha decidido crear significativamente la politica de NO CONSUMO DE
ALCOHOL, DROGAS Y TABACO; para promover un ambiente de trabajo sano y
seguro en su entorno, a sabiendas de los afectos adveross del alcoholismo y la farmaco
dependencia en; la salud integral, el desempeño y la productividad de sus funcionarios en
sus operaciones en cualquier area. A demas será un requisito de trabajo inexcusable en su
cumplimiento apra todo el personal vinculado, visitantes y contratistas.
22

 Se prohíbe el consumo, venta i tendencia de bebidas alcohólicas y sustancias


psicoactivas a los trabajadores durante jornadas laborales, así no sean consumidas
en el sitio o lugar de trabajo.
 Se prohíbe presentarse a trabajar bajo los efectos de drogas y/o alcohol. Su
contravención constituye causa justa para dar por terminada la respectiva relación
laboral.
 Se prohíbe el consumo de tabaco, o bebidas energizantes, durante el desarrollo de
actividades y/o Funciones dentro de las instalaciones físicas de la empresa.
 Si se encuentran sustancias psicoactivas en el puesto de trabajo de alguno de los
empleados o consumiendo bebidas alcohólicas o sustancias psicoactivas, esta
persona, será suspendida de su cargo inmediatamente.
 La empresa bajo la coordinación del departamento de SSTA, realizara pruebas de
alcoholemia, las cuales deben aceptar los empleados, visitantes y contratistas sin
ninguna oposición, esto con el fin de asegurar y comprobar su sobriedad y buen
estado psicológico para el desempeño de sus funciones.

El incumplimiento a esta política, así como la oposición a las inspecciones o prueba de


alcoholemia, se considera una falta grave y en consecuencia la empresa puede adoptar
medidas disciplinarias, inclusive dar por finalizado el contrato de trabajo por justa
causa en lo establecido en el contrato de trabajo, reglamento interno de trabajo y la ley
según sea el caso.
8.6. Política de orden y limpieza.

Para ALMACENES SUPERMIO S.AS. el orden y la limpieza dentro de las


instalaciones y en sus operaciones son de vital importancia para garantizar servicios de
calidad acordes con las exigencias de nuestros clientes. Es por esto, que estamos
comprometidos en implementar a cabalidad las medidas necesarias de acuerdo con el
decreto supremo 594 del ministerio de salud. Y otras disposiciones legales aplicables a
nuestra actividad económica, a beneficio de una mejor producción sostenible, trabajo en
23

equipo y claros estándares de desempeño. Así entonces ALMACENES SUPERMIO


S.A.S., se compromete rigurosamente a:

 Mantener en estado de orden y limpieza el sitio de trabajo


 Utilizar los recipientes destinados para el acopio de residuos solidos
 Hacer una adecuada disposición de los residuos generados en los procesos de
limpieza desgrane y pelado de frutas y verduras.
 evitar ensuciar y limpiar enseguida.
 Acondicionar los medios para guardar y localizar material.
 Definir estándares de orden y limpieza
 Cumplir a cabalidad los lineamientos estipulados dentro del plan de saneamiento de
la empresa.
 Mantener en adecuadas condiciones de orden y aseo los EPP.
 Mantener y propiciar una excelente imagen institucional, y buenas normas de
conducta (Contemplado en numeral 24 art. 57 del capítulo XIV de R.I.T.)

La existencia de un programa que permita mantener los lugares ordenados, organizados


y limpios, evita la existencia de peligros que puedan generar incendios, caídas, golpes y
otro tipo de accidentes en el trabajo.
8.7. Políticas de tratamiento.

Manual de políticas para el tratamiento de datos personales

 
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y a su Decreto
Reglamentario 1377 de 2013, SUPERMIO S.A.S adopta la presente política para el
tratamiento de datos personales que sean objeto de Tratamiento por parte de SUPERMIO
S.A.S, en el desarrollo de su objeto social y de sus actividades misionales. De esta
manera, SUPERMIO S.A.S manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la
intimidad, la integridad, el buen nombre y la autonomía comercial, en el tratamiento de
los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios
24

de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación


restringida, seguridad y confidencialidad. Todas las personas que en desarrollo de
diferentes actividades sean permanentes u ocasionales y llegasen a suministrar a
SUPERMIO S.A.S cualquier tipo de información o dato personal, podrán conocerla,
actualizarla y rectificarla.

8.8. Valores Corporativos.

RESPONSABILIDAD

TRABAJO EN EQUIPO

HONESTIDAD

RESPETO
25

9. Organigrama
26

10. Portafolio de servicio


27
28

11. DIAGNÓSTICO.

INFORMACIÓN RECOPILADA DE LA EMPRESA ALMACENES SUPER MIO S.A.S


ASPECTO DE EXISTENCIA   DIVULGACIÓN  
ESTRUCTURA NO EXISTE EXISTE VALOR NO SE SE SE SE VALO
ORGANIZACIONAL EXIST IMPLICIT IMPLICITO CONOCE CONOCE APLIC REFUERZA R
E O (DOCUMENTO A
Misión   1 1 2   1 1 1 3
Visión   1 1 2   1 1 1 3
Reseña Histórica 0     0 0       0
Valores Institucionales   1   1 0       0
Principios 0     0 0       0
Organizacionales
FODA 0     0 0       0
Organigrama   1 1 2   1   1 2
Políticas de calidad     1 1 0       0
Manual de Funciones 0     0 0       0
Procesos Internos 0     0 0       0
Manual de Procesos   1   1 0       0
Programa de Gestión 0     0 0       0
Documental
Plataforma Digital.   1   1 0     0 0
RESULTADO O VALOR ESPERADO 10 RESULTADO O VALOR ESPERADO 8
11.1. Presentación de la información recopilada.
29

El cumplimiento del objetivo específico de diagnóstico del estado actual de la empresa


utiliza la matriz anterior (Tabla 2.) cuyo funcionamiento se basa en valores binarios (0,
para el caso negativo y 1 para las opciones positivas) se muestra el estado actual de los
aspectos considerados relevantes de la estructura organizacional, para tal efecto se
consideran dos características frente a cada aspecto:

INFORMACIÓN RECOPILADA DE LA EMPRESA


ALMACENES SUPER MIO S.A.S
EXISTENCIA.
12

10

0
NO EXISTE EXISTE IMPLICITO EXISTE IMPLICITO VALOR
(DOCUMENTO

Misión Visión Reseña Histórica


Valores Institucionales Principios Organizacionales FODA
Organigrama Politicas de calidad Manual de Funciones
Procesos Internos Manual de Procesos Programa de Gestión Documental
Plataforma Digital. RESULTADO O VALOR ESPERADO

Existencia: En esta se considera si existe y si lo hace de manera implícita (es decir, hace
parte del imaginario de los miembros de la empresa) o si lo hace de manera explícita (es
decir, si hay algún documento que recoja la información del aspecto a considerar) el valor
que se esperaba era 1, es decir, la existencia de manera implícita (a partir de la cual se
procede a la sistematización y documentación) o su existencia documental (a partir de la
que se procedería a su revisión y ajuste de ser necesario. Este valor sólo fue alcanzado en
9 aspectos.

.
30

INFORMACIÓN RECOPILADA DE LA EMPRESA


ALMACENES SUPER MIO S.A.S
DIVULGACIÓN.
9
8

6
5

3
2

0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

NO SE CONOCE SE CONOCE SE APLICA SE REFUERZA VALOR

Divulgación: En la que se considera la existencia previa y sobre esa base se evalúa si se


conoce o no, por parte de los empleados de la empresa cada uno de los aspectos, y si se
aplica y se refuerza su conocimiento y aplicación de algún modo. El valor del resultado
en el que no se alcanzó en ningún caso es 8 tal y como se encuentra reflejado en la
gráfica número 1 (véase también en la tabla Numero 2)

Por esto entonces se procede al diseño de la estructura organizacional a continuación,


dado que es de vital importancia y permitirá al mismo tiempo alcanzar de la mejor
manera los objetivos de este trabajo.

11.2. Matriz De evaluación Misión.

La matriz de evaluación es un instrumento que nos permite evaluar cada uno de los
componentes de la empresa como por ejemplo en este caso la desglosar misión y visión
de la empresa Almacenes Super Mío S.A.S.

Concepto: Establecer la misión de una empresa nos permite orientar las decisiones y
acciones de todos los miembros de la empresa en función de esta; es decir nos permiten
lograr que se establezcan objetivos, formulen estrategias y ejecuten tareas bajo su luz,
logrando así coherencia y organización (Crece negocios, 2014). Por ello observamos a
continuación.
31

11.3. Misión

ALMACENES SÚPERMIO S.A.S. es una empresa del sector comercial, que ofrece
servicios técnicos en comercio al por menor, de productos agroalimenticios para el
consumo en establecimientos especializados; incluyendo cárnicos, pescados, aves y
productos de mar… (Véase pág.,)

MISIÓN
Componentes que debe poseer una misión.
N° FACTORES SI NO Parcialmente
1 Clientes x
2 Productos o Servicios X
3 Mercados X
4 Tecnologías X
5 Interés de crecimiento, Supervivencia y X
Rentabilidad
6 Filosofía de la Empresa (creencias, valores) X
7 Concepto propio X
8 Preocupación por la imagen de la x
Corporación
9 Interés de los Empleados X
Tabla 3MISIÓN

En la tabla Numero tres (3) se observan los factores que debe tener una misión
comparando con los factores que en este momento tiene la misión de la empresa
Almacenes super Mío S.A.S de igual manera se establecen 9 componentes que se deben
tener, cuatro de ellos van perfectamente en la misión de la empresa y los otros seis (6) se
pueden llegar a concentrar.

11.4. Matriz De evaluación Visión.

La matriz de evaluación de la empresa Almacenes Super Mío S.A.S. Presenta la visión


donde se indica hacia donde se dirige una empresa o en que pretende convertirse en el
largo plazo.

ALMACENES SÚPERMIO S.A.S, Será una empresa modelo para el año 2024 en el
departamento del Casanare y del resto del país como una de las sociedades líder en el
desarrollo especializado de actividades de comercio al por menor de productos
agroalimenticios y de negocios en la región de la Orinoquía Colombiana… (Véase pág.,)
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VISIÓN.
Componentes que debe poseer una visión.
# FACTORES SI NO PARCIALMENTE
1 Periodo de tiempo X
2 Participación en el mercado X
3 Posición en el sector X
4 Actividad X
5 Recursos. X
6 Capital humano X
7 Rasgos distintivos de la empresa X
(Innovación, Creatividad,
Conocimiento)
Tabla 4 VISIÓN.

De acuerdo con la tabla Número cuatro (4) podemos observar que la empresa Almacenes
Super Mío S.A.S. cumple con cinco (5) de los factores necesarios para la creación de la
visión de una empresa. La siguiente tabla también manifiesta la ausencia de dos (2)
factores por incluir en su propósito.

11.5. Matriz FODA

Es una herramienta analítica que le permitirá trabajar con toda la información que posea
sobre la empresa, útil para examinar sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y
Amenazas. El análisis DOFA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos
los niveles de la corporación y en diferentes unidades de análisis tales como producto,
mercado, producto-mercado, línea de productos, corporación, empresa, división, unidad
estratégica de negocios, etc. (Ayala & Ramiro., 2015)
Esta herramienta permite conocer a fondo factores internos y externos de la organización
que influyen en el conocimiento del mercado, para desarrollar estrategias de
mejoramiento.

FORTALEZAS
1 Conocimiento Del Mercado
2 Conocimiento De La Competencia
3 Control Y Calidad
4 Registro Y Control Contable De Los Bienes Muebles E Inmuebles
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5 Análisis De Informes Financieros Internos Y Externos


6 Liderazgo
7 Conocimiento De La Operación
8 Entorno De La Organización
9 Producción
10 Mantenimiento Y Relacionamiento De Clientes
Tabla 5 FORTALEZAS

Observación: En la tabla Número cinco (5) Se ejecutó una valoración a la empresa,


encontrando entre sus tres primeras y mayores fortalezas, el conocimiento del mercado,
su competencia y el control de la calidad de sus productos y en último lugar el
mantenimiento y relacionamiento de sus clientes.
Tabla 6 Debilidades

DEBILIDADES
1 Mercadeo y publicidad
2 Reclutamiento de personal
3 Retroalimentación
4 Acciones para el flujo efectivo
5 Creación de nuevo conocimiento
6 Innovación
7 Seguimiento de los empleados
8 Liderazgo
9 Organización y dirección
10 Atención a solicitudes de las diferentes áreas.
Observación: asimismo se realizó el análisis para determinar las debilidades de la
organización que se evidencian en la tabla número seis (6) en los cuales se encuentra en
como factor principal la falta de estrategia para impulsar el mercadeo y la publicidad de
la empresa.

Tabla 7 OPORTUNIDADES

OPORTUNIDADES
1 Aumento de la Población
2 competidores Directos
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3 Asuntos de propiedad intelectual


4 Desarrollo tecnológico de los proveedores
5 Cambios en infraestructura vial
6 Tecnología
7 Poder de Negociación
8 Adaptación al Cambio

Observación: En la tabla número siete (7) se valoran las oportunidades de la empresa,


encontrando que la organización se beneficia con el aumento de la población, teniendo un
conocimiento a fondo de los competidores directos, y cuenta con un desarrollo de su
propia marca, así como el poder de negociación y adaptación al cambio.
Tabla 8 AMENAZAS

AMENAZAS
1 Periodos y Cambios de Gobierno
2 Cotización de Peso vs Dólar
3 Cambios en la seguridad del sector
4 Impuestos
5 Tasa de inflación
6 Tecnologías sustitutas

Por último, se evaluaron las amenazas (Tabla 8) existentes dentro y fuera de la


organización, encontrando situaciones externas como la cotización de peso vs Dólar,
periodos y cambios de gobierno, e impuestos o tasa de inflación en el mercado.

11.6. Matriz de Perfil Competitivo (MPC)

Factores determinantes del Éxito Peso Calificación Peso


Ponderado
Fortalezas  
1.   Buen servicio de atención al cliente 0,08 3,00 0,24
2.   Personal cualificado 0,06 2 0,12
3.   Buenos canales de distribución 0,11 1 0,11
4.   Buena situación financiera 0,14 4 0,56
5.   Los trabajadores de la empresa están motivados 0,09 4 0,36
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Debilidades  
1.   No contar con espacio suficiente para una buena 0,10 2 0,20
exposición del producto
2.   El negocio no está bien ubicado 0,12 3 0,36
3.   No comercializa a través de internet 0,07 3 0,21
4.   Débil organización administrativa 0,13 3 0,39
5.   No existen promociones, acumulación de puntos, 0,10 2 0,20
fidelización de clientes.
Total 1,00 2,75
Observación  (1) Las calificaciones indican el grado de eficacia con que las estrategias de la empresa responden a cada factor,

               donde 4 = la respuesta es superior, 3 = la respuesta está por arriba de la media, 2 = la respuesta es la media y
               1 = la respuesta es mala.
          (2) El total ponderado de 2.75 está por arriba de la media de 2.50.

Tabla 9 Matriz de Perfil Competitivo (MPC)

12. Entrevista (vía telefónica debido a las limitaciones de factor externo).

Para Denzin y Lincoln la entrevista es “una conversación, es el arte de realizar preguntas


y escuchar respuestas”. Como técnica de recogida de datos, está fuertemente influenciada
por las características personales del entrevistador. (2005, p. 643, tomado de Vargas,
2012)
Nombre del entrevistado: JORGE HUMBERTO NAVARRETE GIL
Cargo: Representante legal.
El proceso de reconocimiento en la empresa estuvo a cargo del señor Jorge Navarrete
quien como primera medida manifiesta algunos cambios por los que atraviesa la empresa
actualmente en su organigrama, de igual forma algunas inconformidades en cuanto a la
escasa agilidad en los procesos administrativos de la empresa.

Una vez establecida la comunicación se procede a realizar el siguiente cuestionario para


el análisis de los procesos y las áreas generales de la empresa
 ¿Actualmente ¿cuenta con algún programa de capacitación para sus
empleados?
Observación: En la Actualidad la empresa cuenta con programas de capacitación,
pero estos a su vez no son implementando de manera continua.

 ¿Qué Áreas considera que podrían mejorar el logro de sus funciones?


Observación: según manifiesta el gerente y representante de la empresa el área
administrativa es una de las que más inconsistencia presenta debido al constante
cambio de personal.
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 ¿Existe en la empresa existe alguna normativa interna sobre la


documentación Administrativa?
Observación: Actualmente la empresa no cuenta con un PDG programa de gestión
documental debidamente estructurado.
 ¿Cuál es el segmento mercado en el que se enfoca la empresa?
Observación: ALMACENES SÚPERMIO S.A.S. es una empresa del sector
comercial, que ofrece servicios al por menor, enfocados principalmente al comercio
productos agroalimenticios para el consumo en establecimientos especializados;
incluyendo cárnicos, pescados, aves y productos de mar.

 ¿Considera que el espacio físico las condiciones de trabajo para realizar sus
tareas son adecuadas?
Observación: En la actualidad la empresa realizo una reciente mejora de sus áreas
locativas con el fin de mejorar las condiciones tanto para clientes como para sus
empleados.

 ¿Su empresa realiza publicidad, que medios utiliza?


Observación: En el momento la empresa se encuentra estructurando su página web
con el fin de adaptarse a las medidas durante de contingencia establecidas debido a la
pandemia y de esta forma ir impulsando el desarrollo tecnológico de la empresa.

 ¿La empresa cuenta con un organigrama?


Observación: si, la empresa cuenta con un organigrama, pero este a su vez se
encuentra en reestructuración debido a algunos cambios que han surgido en la
empresa.
 ¿La empresa ha elaborado manual de organización y funciones?
Observación: No, la empresa no cuenta con un manual de funciones explícitamente
establecido en un documento.

 ¿Tiene algún reglamento interno?


Observación: si, este a su vez no se encuentra debidamente divulgado ante los
emplead
13.PROPUESTA DE MEJORAMIENTO

Diseño Organizacional

De acuerdo con la información anterior, se estableció por la observación de la situación


actual y la necesidad de crecimiento y afianzamiento de la estructura de la empresa, el
diseño más adecuado para tal fin es una estructura departamental tipo funcional, esto con
base a el hecho de que no tiene aún formalizado ninguno de sus procesos, ni elaborado
ningún modelo o formato que permita tener un direccionamiento real y efectivo. De allí
entonces se desprende la necesidad manifiesta de comunicación entre equipos para que
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las actividades sean conocidas y controladas, así el trabajo interdisciplinario propenda por
la eficacia y eficiencia de los procesos.
Por lo tanto, se proponen los componentes que a continuación se presentan:

1. Organigrama Actualizado

El organigrama resulta esencial en toda empresa al margen del tamaño o área en la que se
desenvuelva.

 Colaboración. Por su estructura es más fácil que surja la colaboración


entre los empleados que fluye sola. Al no estar delimitados los elementos del
organigrama ayuda a que mejore el flujo de las relaciones.

 Toma de decisiones. Los empleados están capacitados para tomar


decisiones sin necesidad de esperar las órdenes de los superiores. La empresa
motiva al trabajador a ser proactivos.

 Comunicación. Al contar con una estructura flexible la comunicación


fluye entre los diferentes empleados, tienen mayor autonomía y libertad al no
estar fijadas los mandos de poder y responsabilidades

2. Establecer un Diagrama de flujo de procedimientos

El diagrama de flujo ayuda al análisis a comprender el sistema de información de acuerdo


con las operaciones de procedimientos incluidos, le ayudara analizar esas etapas, con el
fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información
para la administración.

3. Elaborar Manuales de procedimientos explícitos.

Un Manual de Procedimientos es un documento en el que se compilan o agrupan los


diferentes procedimientos necesarios para completar una tarea, teniendo como fin
establecer una adecuada comunicación a los actores involucrados que les permita realizar
sus tareas en forma ordenada y sistemática.

Los Manuales de Procedimientos deben cumplir con otros objetivos no menos


importantes para el buen desarrollo de la gestión administrativa, entre los cuáles podemos
mencionar.

1.Dar a conocer a todo el personal involucrado los objetivos, relaciones de


dependencia, responsabilidades y políticas institucionales.

2.Propiciar la uniformidad del trabajo, permitiendo que diferentes


colaboradores puedan realizar diferentes tareas sin ningún inconveniente.

3 Evitar duplicidad de funciones y, a la vez, servir como indicador para


4.Propiciar mejoras en los procedimientos vigentes en procura de una
mayor eficiencia administrativa.

5.Facilitan la inducción de los nuevos colaboradores de la institución. 38

6. Permite la integración de todos los colaboradores así como la


funcionalidad integral del personal.

7. Propicia el ahorro de esfuerzos y recursos

8.Es un instrumento útil para los evaluadores y auditores del Control


Interno.

4. Manuales de funciones

Es importante la elaboración de manuales de acuerdo con el ejercicio de las funciones ya


que esto Promueve el desarrollo de las estrategias de las empresas, y establece los
campos de actuación de cada cargo. De igual manera proporciona, a cada colaborador, un
mayor conocimiento de su rol dentro de la empresa, lo que ayuda en el proceso de
comunicación, integración y desarrollo.

Una de las ventajas del manual de funciones es que permite que los empleados
interaccionen con un mayor conocimiento de su rol dentro de la empresa lo que ayuda al
proceso de la comunicación, integración y desarrollo, elimina desequilibrios en cargas de
trabajo.

Aspectos para desarrollar un manual de funciones:

 Definir la estructura organizacional de la empresa


 Definir la denominación y número de cargos que conformaran la estructura
 Asignar a cada cargo las funciones que les corresponden
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 Establecer los requisitos (estudios, experiencia, perfil) necesarios para


desempeñar las funciones asociadas
 Establecer las relaciones jerárquicas entre los diferentes cargos
 Aprobar y divulgar el manual de la empresa

5. Implementar un programa de gestión Documental.

Según el Archivo General de la Nación, el Programa de Gestión Documental permite:

 Reducir el volumen de los documentos innecesarios.


 Administrar la información para agregar valor al proceso de gestión.
 Apoyar los procesos de transparencia, eficacia y eficiencia de la empresa.
 Brindar lineamientos para la gestión documental.
 Propiciar el uso de las TIC.

Aplicar y desarrollar los Programas de Gestión Documental fortalecen los procesos de tu


empresa, dándote un mayor control de la información y contribuyendo al crecimiento y a
la mejora continua, De este modo, se contribuye a la normalización de:

 Formatos y documentos electrónicos.


 Documentos vitales o esenciales.
 Documentos Electrónicos.
 Archivos descentralizados.
 Documentos Especiales.
 Planes de capacitación.
 Planes de auditoría y control.

Lo propuesto anteriormente sé hace de tal modo que quede subsanado en la empresa


Almacenes Super Mío S.A.S todo respecto a lo documental la falta de control y
estandarización internos de la empresa, y al mismo tiempo se generen los instrumentos
que al ser aplicados de manera concienzuda y precisa, permitan cumplir con el objetivo
general de este trabajo.
14. Recomendaciones.

 Este plan de mejoramiento administrativo para la empresa Almacenes Super Mío


S.A.S no solo debería permanecer como un conjunto de enunciados, cuadros,
matrices y diagramas, sino convertirse en una fuerza activa para lograr
efectivamente lo consagrado en la visión, entretanto que se cumple la misión.
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 Es indispensable que todo lo propuesto se socialice de manera que los


colaboradores de la organización con el fin de que estos interioricen los objetivos
y así, conjuntamente, se busque el cumplimiento de estos.
 Una vez trazadas las estrategias que surgieron de la matriz DOFA, se requiere
realizar constantes evaluación para determinar si su ejecución realmente va en pro
de las debilidades y amenazas detectadas, y asimismo impulse las fortalezas y
oportunidades de la empresa.

 Los objetivos organizacionales fijados, son y deben ser materia de verificación


constante, porque son los que determinan el alcance de las actividades de
ejecución de las estrategias y el diseño organizacional, aunque naturalmente
deben estar sujetos a ajustes y cambios, conforme se haga necesarios.

Glosario.

 Área (Departamento): Son áreas de segundo nivel que hacen parte de las
Dependencias de la entidad, se crean con el fin de atender las necesidades del servicio
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y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas de


Fiduprevisora. Los cuales deben tener asociado un centro costo. (Por ejemplo.
Gerencia Operaciones, Dirección de Fondos de Inversión Colectivas, Dirección de
Infraestructura, etc.).

 Dependencia (Unidad de Negocio): Hace referencia a las dependencias que tiene


establecidas la entidad (Primer nivel), dentro de su estructura organizacional aprobadas
mediante Decreto emitido por el Ministerio de Hacienda, dentro de las Dependencias
se crean las Áreas. Para Fiduprevisora las Dependencias están conformadas por la
Presidencia, Vicepresidencias, y Gerencias (Administrativa y Planeación).

 Documento: Todo manual, procedimientos, funciones, formato, cintas de video,


afiches y demás documentos que la fiduciaria requiera para el desarrollo de sus
procesos y que, según el estudio realizado por la misma, se haya visto la necesidad de
elaborar, modificar o anular.

 Grupo de trabajo: Corresponden a grupos internos de trabajo que son creados


transitoria o permanentemente, con el fin de atender las necesidades del servicio y
cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas de la fiduciaria.

 Macroprocesos: Se componen de una secuencia de procesos orientados a generar un


valor agregado, para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los objetivos
organizacionales.

 Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. NTC-
GP1000.

 Procesos: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para


generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. NTC-
GP1000.

 Tipos de proceso: Son los niveles de procesos con los que cuenta cada entidad.

Referencias.
42

 CHIAVENATO, Idalberto. “introducción a la teoría general de la administración”. Mc


Graw Hill. Bogotá, 1986. Citado por
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/Contenidos/Capitulos
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 UNAM.www.finam.unam.mx Citado por
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/Contenidos/Capitulos
%20PDF/CAPITULO%201.pdf
 Jefatura de Control Interno-2008-Manual de procesos y procedimientos-08/05/2009.
Tomado de
http://www.fodesep.gov.co/nuevo/admin/imagenesWeb/4937MANUAL_PROCESOS_
PROCEDIMIENTOS.pdf
 Diseño de puestos. Material especialista d recursos. Tomado en noviembre de 2016 de
http://www.ceip.edu.uy/documentos/2012/rrhh/7_material_especialista_recursos.pdf
 Importancia de organigrama en los negocios. Tomado en Noviembre de 2016 de
http://blog.conducetuempresa.com/2012/04/el-organigrama-en-los-negocios-para-
que.html
 BENITO, SOLEDAD Y OTRAS: «El Archivo Municipal». Madrid, Banco de Crédito
Local de España, (Manual del alcalde, 14), 1986.
 BIRAGHI, C.: «Técnicas modernas de archivo. Manual práctico de organización y
funcionamiento». Barcelona. Hispano Americana. 1984.
 BOADILLO NIETO, M. Y AZNAR PAÑARROYAS, S.: «Técnicas de documentación
para la Administración Pública». Alcalá de Henares. INAP, 1986.
 BOCH CASADEVALL, Josep M.; LORENTE LÓPEZ, Anna: «Normes dels arxius de
gestión». Barcelona. Generalitat de Cataluynta. Institut catalá D’Assistencia y Serveis
Socials. 1988-1989.
 10 https://www.academia.edu/8122275/Comportamiento-Organizacional-Idalberto-
Chiavenato-Mc_Grawhill-2daEdicion