CONTABILIDAD LIBRO MAYOR (S/4 HANA)

S4F10e

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-DESCRIPCION DE ELEMENTOS ORGANIZATIVOS EN CONTABILIDAD

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Una sociedad es una entidad financiera independiente: el elemento
organizativo más pequeño para el que se puede crear un set de cuentas
completamente independiente. Un ejemplo de sociedad es una empresa
dentro de un grupo corporativo.

Una sociedad tiene una clave única de cuatro caracteres que puede ser
alfanumérica.

Cada sociedad dispone de una moneda local. Los importes que se

contabilizan en moneda extranjera se convierten automáticamente a la
moneda local.

La Contabilidad principal se mantiene en el nivel de la sociedad. Se usa

para crear los balances y las cuentas de pérdidas y ganancias exigidas
por ley para la sociedad.

La sociedad debe especificarse para cada transacción financiera en

S/4HANA. Esto se realiza de forma manual o mediante la derivación de
la sociedad desde otros elementos de datos.

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Sociedad CO
La Sociedad CO es una unidad organizativa que representa un sistema
cerrado utilizado con finalidades de contabilidad de costes. Una sociedad
CO puede incluir una o varias sociedades, que pueden trabajar en
distintas monedas, si es necesario. Todas las sociedades de una
sociedad CO deben utilizar el mismo plan de cuentas operativo y la
misma variante de ejercicio.
Sociedad PA
La Sociedad PA representa una parte de una organización para la cual el
mercado de ventas está estructurado de manera uniforme. Al comparar
costes con ingresos, puede calcular una ganancia operativa para
segmentos individuales del mercado que se definen por una combinación
de características de clasificación (como grupo de productos, grupo de
clientes, país o canal de distribución). Los segmentos de mercado se
llaman objetos PA. Puede asignar varias sociedades CO a una sociedad
PA.

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Muchas empresas no solo deben crear informes de acuerdo con un
principio contable específico, sino que también necesitan cumplir con
distintos requisitos de información (requisitos específicos de cada país,
estándares de grupos de empresas, entre otros). Esto significa que se
deben crear balances contables, por ejemplo, de acuerdo con los
estándares de contabilidad locales como los Principios Contables de
Aceptación General de los EE.UU. (GAAP) o el Código Comercial
Alemán (HGB) y los Estándares Internacionales de Información
Financiera (IFRS).
La solución para cuentas se utiliza ampliamente en este contexto. Las
diferentes soluciones de valoración contabilizan en diferentes cuentas
(solo en casos de diferencia entre los principios para temas como
valoración, amortización y periodo anticipado). Cuando se crean
balances contables, la versión de balance contable se usa para evaluar
las cuentas relevantes. Por ejemplo, los balances contables según U.S.
GAAP solo toman en cuenta aquellas cuentas que siguen este principio
contable.

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La solución de ledger en S/4HANA le permite (dentro de la Contabilidad
principal) gestionar varios “libros de mayor” en paralelo y, de este modo,
crear distintos balances contables (solución de ledger).

En la nueva Contabilidad principal, un ledger cumple la función de ledger

“principal”.

También puede gestionar cuentas en paralelo utilizando cuentas

adicionales (solución de cuentas). En este caso, solo hay exactamente
un ledger en la nueva Contabilidad principal: el ledger principal.

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En S/4HANA, los centros de beneficio pueden formar parte de Financial
Accounting. Eso quiere decir que la información de centro de beneficio se
almacena en la tabla de diario universal*. Como sociedades, los centros
de beneficio funcionan como una dimensión para facturación. Esto
significa que pueden crearse balances contables para centros de
beneficio como versiones estándares.

Nota: * En SAP ERP con libro de mayor clásico, la contabilidad de

centro de beneficio forma parte de Controlling. El componente CO
correspondiente se llama Controlling empresarial - Contabilidad de
centros de beneficio (EC-PCA ). Todavía es posible utilizar EC-PCA
como componente de controlling en un sistema S/4HANA (por
ejemplo, después de la migración de SAP ERP a S/4HANA); sin
embargo, no se recomienda utilizar en paralelo ambas soluciones
en la contabilidad de centros de beneficio.

Un centro de beneficio puede representar varias realidades:

 Una unidad organizativa dentro de la empresa (como un centro)

 Una razón social
 Una ubicación geográfica

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Recuerde que esta es un área de responsabilidad de "beneficio", y no
debe confundirse con un centro de coste. Los centros de beneficio no
son componentes separados, sino una parte integral de la Contabilidad
principal en sí.

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Los segmentos se pueden utilizar para el reporting, por ejemplo, se
pueden utilizar para el reporting de segmentos en IFRS y U.S. GAAP.

El objetivo del reporting de segmentos es:

 Ofrecer una perspectiva sobre las actividades comerciales en

una empresa diversificada.
 Brindar información sobre el entorno general.
 Proporcionar un mejor resumen del rendimiento económico de
la empresa.
 Mejorar la previsión del volumen de negocios potencial y las
reservas financieras de una empresa.
 Anticipar mejor los riesgos y las oportunidades de una
empresa.

El sistema SAP le permite grabar un segmento en los datos maestros de

un centro de beneficio. Cuando se realiza una contabilización en el
centro de beneficio, la contabilización se realiza automáticamente en el
segmento.

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-ACTUALIZACIÓN DE REGISTROS MAESTROS DE CUENTA DE MAYOR

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Cada libro mayor se configura según un plan de cuentas. El plan de
cuentas contiene las definiciones de todas las cuentas de mayor de una
forma ordenada. Las definiciones de una cuenta de mayor consisten
principalmente en el número de cuenta, el nombre de la cuenta y la clase
de cuenta de mayor, es decir, si se trata de una cuenta de PyG o una
cuenta de balance.
Se puede definir una cantidad ilimitada de planes de cuentas en el
sistema SAP. Muchos planes de cuentas específicos de cada país se
incluyen en el sistema estándar.

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Para cada sociedad, se debe especificar un plan de cuentas para el libro
mayor. Este plan de cuentas se asigna a la sociedad en la configuración
y se denomina como su plan de cuentas operativo.
Un plan de cuentas puede ser utilizado por múltiples sociedades tal como
se muestra en el gráfico. Esto significa que las cuentas de mayor de
estas sociedades tienen una estructura idéntica.

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Antes de poder utilizar una cuenta en una sociedad, se debe actualizar la
definición de la cuenta en el nivel de plan de cuentas. Posteriormente, se
crean las parametrizaciones específicas de cada sociedad, las cuales
son solo válidas en dicha sociedad. Un ejemplo de parametrización
específica de una sociedad es la definición de la moneda de la cuenta.
La mayoría de las cuentas de la sociedad 1010 utilizan la moneda EUR,
mientras que la sociedad 1710 utiliza USD para la mayoría de sus
cuentas. Cuando la moneda de la cuenta es la moneda local de la
sociedad, se puede contabilizar en dicha cuenta en cualquier moneda.

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La aplicación de Fiori Gestionar datos maestros de cuenta de
mayor muestra el plan de datos de cuentas y el registro de datos
específicos de sociedad (parte inferior de la pantalla).

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Los Grupos de cuentas se utilizan para organizar y gestionar un gran
número de cuentas de mayor. En el momento en que se cree una cuenta
de mayor, debe especificarse un grupo de cuentas para esta.
Las cuentas del mismo grupo de cuentas normalmente tienen funciones
empresariales similares. Por ejemplo, podría tener un grupo de cuentas
para:

 Cuentas monetarias
 cuenta de gastos
 cuentas de ganancias
 otras cuentas de balance
A los grupos de cuentas se les asignan rangos de números. A través de
los rangos de números es posible controlar los números de cuenta que
se pueden utilizar para cuentas de caja, cuentas de gastos, y demás.

Los grupos de cuentas también controlan el aspecto del segmento de

sociedad de las cuentas de mayor. Los grupos de cuentas controlan:

 qué campos son necesarios para la entrada de datos

 qué campos son opcionales para la entrada de datos
 qué campos no aparecen en el segmento de sociedad.

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Las cuentas de mayor se dividen en las siguientes Clases de cuenta
mayor:

Cuenta de balance*: Cuenta contabilizada a partir de transacciones

empresariales. El balance de una cuenta de balance se transfiere al final
del ejercicio.

Ingresos o gastos neutrales: Cuenta de pérdidas y ganancias que

registra los gastos o las ganancias a partir de actividades que no forman
parte del fin principal de la empresa, como por ejemplo ganancias
obtenidas a partir de inversiones financieras por parte de una empresa
de fabricación.

Costes primarios o ingresos: Cuenta de pérdidas y ganancias que

funciona como un elemento de coste para los costes primarios o
ingresos. Los costes primarios reflejan los gastos operativos, tales como
nóminas, gastos de ventas o costes de administración.

Costes secundarios: Cuenta de pérdidas y ganancias que funciona

como un elemento de coste para los costes secundarios. Los costes
secundarios son el resultado de flujos de valores dentro de la
organización, tales como imputaciones de costes de actividades internas,
imputaciones de gastos generales y transacciones de liquidación.

Los datos específicos de sociedad CO solo se necesitan para las cuentas

de Costes secundarios y de Costes primarios o ingresos. En los datos
específicos de sociedad CO, debe asignar una categoría de elemento de
coste. Esta categoría determina la cuenta se puede utilizar para cada
operación contable en CO.

Por ejemplo La categoría de elemento de coste 21 (Liquidación interna)

se asigna a un registro maestro de cuenta de coste secundario. Esta
cuenta de coste secundario solo se puede utilizar para liquidar costes de
pedidos o costes de proyectos en CO.

*Opcionalmente, las cuentas de activos y las cuentas de balance de

materiales se pueden integrar en Controlling si a) Las cuentas de activos
están definidas como “cuenta asociada” y b) incluyen la correspondiente
determinación de cuentas de contabilidad de activos fijos o de gestión de
materiales en customizing.

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Las cuentas asociadas conectan los libros auxiliares con el libro mayor
en tiempo real. Esto significa que al contabilizar en un libro auxiliar, al
mismo tiempo se contabiliza también en la cuenta asociada
correspondiente del libro mayor.

Los libros auxiliares, que se conectan al libro mayor mediante las cuentas
asociadas, son:

 Acreedores
 Deudores
 Contabilidad de activos fijos

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Una cifra de movimiento describe el total de todas las contabilizaciones
en el Debe o el Haber de una cuenta. Una cifra de movimiento para el
Debe y una cifra de movimientos para el Haber siempre se mantienen
para cada cuenta en el sistema SAP. Los balances contables para la
sociedad se calculan utilizando estas cifras de movimientos.

Puede desglosar desde el saldo de la cuenta a las partidas individuales y

después a los documentos.

Si usa centros de beneficio, segmentos, áreas funcionales o divisiones,

las cifras de movimiento también se mantienen por centro de beneficio,
segmento, área funcional o división. Si se crea un balance contable para
un centro de beneficio, las cifras de movimientos para ese centro de
beneficios se utilizan para proporcionar información para los balances
contables.

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El libro mayor proporciona la información necesaria para crear un
balance y una cuenta de pérdidas y ganancias. Estos informes deben
cumplir los requisitos específicos de cada país. Nuestra empresa de
demostración necesitaría crear balances contables basados en HGB
(código comercial alemán) para la sociedad 1010 (Alemania), y basados
en US-GAAP para la sociedad 1710 (EE. UU.).

Para cumplir los diferentes requisitos de informes, se han creado

varias estructuras de balance/PyG en el sistema SAP. En estas
estructuras, se definen exactamente las cuentas que aparecerán en
determinadas partidas individuales del balance contable. Muchas
estructuras de balance/PyG se incluyen en el sistema SAP.

Al ejecutar los informes de balances contables, seleccione una estructura

de balance/PyG que contenga los detalles de la estructura de informe.
Las dos sociedades de demostración 1010 (DE) y 1710 (USA) utilizan
YCOA como plan de cuentas operativo.

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-PLAN DE CUENTAS ESPECIFICO DE CADA PAIS

En el segmento de sociedad del registro maestro, cada cuenta de mayor

debe asignarse a una cuenta del plan del país de la sociedad. Para ello
se utiliza el campo Número de cuenta alternativo.
Cada número de cuenta de un plan de cuentas específico de país solo se
puede utilizar una vez.

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-PLAN DE CUENTAS DEL GRUPO

Si no todas las sociedades del grupo de empresas de demostración

utilizan el mismo plan de cuentas operativo, se utiliza un Plan de cuentas
de grupo, CONS, para consolidaciones. Los planes de cuentas
operativos se asignan a este plan de grupo en la configuración.

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-CONTABILIZAR OPERACIONES EN LIBRO MAYOR

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Puede crear y contabilizar fácilmente un documento de cuenta de mayor
utilizando la aplicación de Fiori Contabilizar entradas de diario general o,
si lo prefiere, la operación SAP GUI FB50. La pantalla de entrada de la
aplicación de Fiori Contabilizar entradas de diario general se divide en
varias áreas, tal como se muestra en la figura.

Variantes de entrada
Puede seleccionar variantes de entrada como referencias.
Datos de cabecera
Los datos de cabecera se aplican a todo el documento, como la
fecha de contabilización y la clase de documento.
Información de partidas individuales
Aquí se registran las partidas individuales del documento.
Posiciones de impuestos
Indique los detalles de las posiciones de impuestos, como si el
sistema debería calcular los impuestos automáticamente durante la
simulación o la contabilización.

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Documentos contables
Las contabilizaciones generales o complejas se corresponden a la
antigua operación de contabilización estándar FB01, de mayor
complejidad.
1. En la pantalla inicial, se indican los datos de la cabecera del
documento. Además, se indica la clave de contabilización y
la cuenta para la primera partida individual. La clave de
contabilización proporciona al sistema la información relacionada con
la clase de cuenta (cuenta de mayor, deudor, acreedor, activo fijo y
material) y puede influir en la disposición de la pantalla de entrada
para las partidas individuales, que se verá en la próxima pantalla. El
conductor clave de la disposición de la pantalla de entrada para la
partida individual es el grupo de status de campo de la cuenta que
se está contabilizando.
2. Se configura la pantalla de entrada detallada para la primera partida
individual. Cuando pulsa INTRO, se dirige a la pantalla
siguiente. Contiene los campos Importe e Imputación adicional para la
primera partida individual. Esto incluye, por ejemplo, la división, el
centro de coste o el centro de beneficio.
3. En la parte inferior de la segunda pantalla, se indica la clave de
contabilización y la cuenta para la segunda partida individual de la
contabilización. Cuando se selecciona Intro, se accede a la tercera

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 pantalla, que contiene el campo Importe y los campos Imputación
adicional para la segunda partida individual.
4. Para enviar información desde Financial Accounting a Management
Accounting (Controlling), se debe definir la clase de
contabilidad Costes o ingresos primarios en los datos maestros de
la cuenta de gastos en la que se contabilizarán. Las clases de
coste/ingreso solo existen para las cuentas de pérdidas y ganancias.

Esta sección muestra la primera pantalla compleja de entrada de

documentos de cuentas de mayor

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 Esta sección muestra la segunda pantalla compleja de entrada de
documentos de cuentas de mayor.

Las clases de documentos se utilizan para distinguir entre varios

documentos contables y ordenarlos fácilmente. Cada documento se
asigna a una clase de documento, que se indica en la cabecera del
documento. Los rangos de número de documento asignados a una o
varias clases de documento proporcionan los números de documento.

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 Cada partida individual contiene exactamente una clave de
contabilización.

Este instrumento que utiliza para el control interno y se indica en la

pantalla compleja de contabilizaciones para informar al sistema:
 La clase de cuenta que se está contabilizando
 Si la partida individual es una contabilización en el Debe o en el Haber
 Status de campo de datos adicionales
En la transacción Enjoy y Fiori ya no es necesario indicar la clave de
contabilización. En cambio,

 debe (d) representa la clave de contabilización 40

 haber (h) representa la clave de contabilización 50
Estas claves de contabilización aparecen en el documento y sus
funciones de control siguen siendo relevantes.

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En el sistema SAP existe un gran número de claves de contabilización
estándar. Cada clave de contabilización se utiliza para contabilizar un
Debe o un Haber en una clase de cuenta diferente.
Para las contabilizaciones en el libro mayor, solo se necesitan dos claves
de contabilización:

 Clave de contabilización 40 para partidas del debe

 Clave de contabilización 50 para partidas del haber

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- INFORMACIÓN SOBRE LA CUENTA

Se proporciona la visualización de saldos y la visualización de partidas

individuales para mostrar los datos de cuenta. El status de partida
individual abierto/borrado de la transacción FAGLL03
(Visualizar/Modificar partidas (Nuevo)) o la aplicación Visualizar partidas
individuales de libro de mayor solo se pueden utilizar para las cuentas de
mayor.

La visualización de saldos es un resumen de las cifras de movimientos

grabadas de una cuenta. En la visualización de saldos, se puede mostrar
una lista de las partidas que configuran el balance haciendo doble clic.
A su vez, puede visualizar el documento correspondiente desde la lista
de partidas individuales.

Nota: Si existe un documento original del documento FI grabado en

el sistema SAP y se lo archivó ópticamente, también puede
visualizarlo.

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RESUMEN FINANCIAL ACCOUNTING (FI) en S/4HANA

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Fundamentalmente, el libro mayor sirve como un registro completo de
todas las operaciones empresariales. Es una referencia actualizada y
centralizada para representar las cuentas. Las operaciones individuales
reales pueden verificarse en cualquier momento mediante el proceso en
tiempo real al visualizar los documentos, las partidas individuales y los
gráficos de operación originales en diferentes niveles, como por ejemplo:

 Información sobre la cuenta

 Diarios
 Gráficos de totales/operación
 Balance/evaluaciones de pérdidas y ganancias

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El componente de aplicación Contabilidad de acreedores registra y
administra los datos contables de todos los acreedores. También es una
parte integral del sistema de compras en el que se gestionan las
entregas y las facturas según los acreedores. El sistema realiza
contabilizaciones automáticamente como respuesta a las operaciones
operativas. Del mismo modo, el sistema proporciona las cifras de las
facturas al componente de aplicación Gestión de caja a fines de optimizar
la planificación de liquidez.

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El componente de aplicación Contabilidad de deudores registra y
administra los datos contables de todos los deudores. Forma parte
integral de la gestión de ventas.

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El componente Contabilidad de activos fijos (FI-AA) se usa para
gestionar y supervisar los activos fijos con el sistema SAP. En Gestión
financiera, sirve como libro auxiliar del Libro mayor, ofreciendo
información detallada sobre las operaciones con activos fijos.

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Este componente se usa para manejar las operaciones de contabilidad
que procesa con su banco.

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El gráfico anterior muestra un ejemplo de una estructura específica de
país. La estructura siempre depende de los requisitos específicos de
país.
Entre los sinónimos de «balance contable» se incluyen:

 Balance
 Declaración de condición financiera
Nota: La Junta de normas internacionales de contabilidad y varias
organizaciones o empresas específicas de cada país dictan las
normativas para los balances de las entidades empresariales
públicas.

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