Manual de Procesos y Procedimientos ANEXO 1 PDF

MANUAL DE PROCESOS Y Cadena de
PROCEDIMIENTOS Abastecimiento
2013
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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS PAGINA 1 DE 37
CADENA DE ABASTECIMIENTO Código ACA00
PRESENTACIÓN
En el presente documento se incluye un manual de procedimientos de los procesos

implicados en el macro proceso Cadena De Abastecimiento de la empresa Archie´s
Colombia
1
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CONTENIDO Código ACA00
CONTENIDO
1. GENERALIDADES
1.1. Introducción
1.2. Estructura interna
1.3. Misión
1.4. Visión
1.5. Visión Corporativa
1.6. Simbología utilizada
1.7. Objetivo del manual
1.8. Justificación del manual
2. MAPA DE PROCESOS GENERAL
3. PROCESOS
3.1. PROCESO COMPRAS
3.1.1.Caracterización
3.1.2.Descripción
3.1.3.Diagrama funciones cruzadas
3.1.4.Diagramas de actividades por procedimiento
3.1.5.Anexos
3.2. PROCESOS PRODUCCIÓN
3.2.2.Descripción
3.2.5.Anexos
3.3. PROCESOS DESPACHOS
3.3.2.Descripción
3.3.5.Anexos
3.4. ANEXOS
2
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1. GENERALIDADES Código ACA00
1.1. INTRODUCCION
Los procesos y los procedimientos de LA CADENA DE ABASTECIMIENTO, conforman uno de los

elementos principales del desarrollo de las actividades de Archie’s Colombia S.A; por lo cual,
deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente,
por parte de todos los trabajadores permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda de la
mejora continua.
Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el presente Manual de Procesos y

Procedimientos, en el cual se define la gestión que agrupa las principales actividades y tareas del
CENTRO DE ACOPIO.
Dichas actividades se describen con cada una de las herramientas necesarias para la construcción
por fases del manual referido, soportando cada uno de los procesos específicos, como son:
compras, producción y despachos.
La funcionalidad del manual, es permitir que todas las tareas y procedimientos por área vinculada,
así como, la información relacionada, sean totalmente claros y específicos atendiendo a los
requerimientos de la norma ISO 9001:2000
3
ELABORO REVISO APROBO FECHA
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1.2. ESTRUCTURA INTERNA
GERENTE
CADENA DE ABASTECIMIENTO
JEFE DE JEFE DE JEFE DE JEFE DE

COMPRAS PRODUCCIO TRANSPORT DESPACH
Y ASISTENTE
ASISTENTE
FACTURACIO
PRODUCCIO
ASISTENTE DE SUPERVISO AUXILIARES COORDINAD N
N
COMPRAS R DE OR DE
BODEGA DESPACHO
CIUDAD
LINEA DE
FLOTA
PRODUCCIO
TRANSPOR
N

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1.3. MISIÓN
Somos una trattoria de barrio, dedicada a crear recetas nutritivas con una tradición
artesanal para brindarlas a nuestros clientes con cordialidad y orgullo, en un ambiente
acogedor que los haga sentir en casa.
1.4. VISIÓN
Trabajaremos con amor y compromiso para darle a nuestros clientes y amigos lo mejor de
nosotros: familiaridad, vocación de servicio, amistad, fidelidad y sencillez.
1.5. VISIÓN CORPORATIVA
Proyectarnos como una empresa con sólida estructura organizacional, para ofrecer el
entrenamiento y profesionalismo que requiera nuestro recurso humano, y así cumplir nuestra
misión de satisfacer a cada uno de nuestros grupos de interés.

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1.6. SIMBOLOGIA UTILIZADA
Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación se representa gráficamente

la simbología utilizada en el levantamiento de los mismos:
SIMBOLO NOMBRE DECRIPCION

Indicador o fin de inició de un
INICIO/FINAL
procedimiento.
Representar la ejecución de una o mas

ACCION
tarea o actividad dentro de un
PROCESO
procedimiento
Representa una actividad de decisión o

DECISIÓN
de conmutación.
Úsese para representar en un

CONECTOR diagrama de flujo una entrada o una
INTERNO salida de una parte de un Diagrama de
Flujo a otra dentro de la misma página.
CONECTOR Representa el enlace de actividades en

EXTERNO hojas diferentes del procedimiento
Representa cualquier tipo de documento

DOCUMENTO
entre o salga del procedimiento
DIRECCION DE Conecta símbolos señalando el orden en

FLUJO que la línea de unión deben realizarse

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1.7 OBJETIVO DEL MANUAL
El presente Manual de Procesos tiene como objetivo principal brindar fortalecimiento a la cultura
del Autocontrol y mejora continua del centro de acopio de Archie’s Colombia S.A.
Se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un método
estándar para ejecutar el trabajo de los departamentos de compras producción y despachos.
En este sentido, el Manual de Procesos y Procedimientos está dirigido a todas las personas que
bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas al centro de acopio y se constituye en un
elemento de apoyo útil para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar
conjuntamente con el control interno, en la consecución de las metas de desempeño y
rentabilidad, asegurar la información y consolidar el cumplimiento normativo.
Este documento describe los procesos, y expone en una secuencia ordenada las principales
operaciones o pasos que componen cada procedimiento, y la manera de realizarlo.
Contiene además, diagramas de flujo, que expresan gráficamente la trayectoria de las distintas
operaciones, e incluye las dependencias que intervienen, precisando sus responsabilidades y la
participación de cada cual.
Para que tenga validez y cumpla de la mejor manera con su objetivo, este manual requiere de
revisiones periódicas para su actualización, ya que el propósito a corto plazo es enfocarlo como
documento de calidad; sus modificaciones deben ser sugeridas a la oficina de Calidad para su
análisis, presentación a la instancia correspondiente, aprobación e implementación.
Sus contenidos aprobados, deben ser de cumplimiento obligatorio para todo el personal
profesional, técnico o administrativo actuante. La inobservancia de lo establecido implicará
responsabilidad personal y profesional.

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1.8 JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL
Es importante señalar que los manuales de procedimientos son la base del sistema de calidad y
del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las
normas, sino que además, es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los
trabajadores en materia no solo de hacer las cosas bien sino dentro de las practicas definidas en la
organización.
El manual de procesos es una herramienta que permite a la organización integrar una serie de
acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración y mejorar la calidad del servicio
comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción del cliente.

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2. MAPA DE PROCESOS Código ACA00
MAPA DE PROCESOS
En la cadena de abastecimiento de Archie´s Colombia el objetivo principal es el suministro

oportuno y eficaz de insumos y materias primas de calidad a los puntos de venta, para su
posterior manufactura y transformación en productos alimenticios terminados; se evidencia
entonces que las entradas y salidas del proceso sean requerimiento y despacho de materias
primas e insumos desde y hacia los puntos de venta respectivamente.

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3. PROCESOS Código ACA00
PROCESOS DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO HERRAMIENTAS

Descripción de los procedimientos
Caracterización, Diagrama de Flujo
COMPRAS
funciones cruzadas, diagramas de
actividades.
PRODUCCIÓN
actividades.
DESPACHOS
actividades.

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3.1 PROCESO DE COMPRAS Código ACAC00
3.1.1. CARACTERIZACIÓN
NOMBRE DEL PROCESO COMPRAS CODIGO: ACAC00
RESPONSABLE JEFE DE COMPRAS ALCANCE:
Abastecer oportunamente la
OBJETIVO: Garantizar la disponibilidad de insumos y materia prima que cumpla
cadena de suministros de
con las características organolépticas y fitosanitarias requeridas para la
materia prima e insumos.
elaboración de las recetas.
PROVEEDORES PROCEDIMIENTOS CLIENTES

o Definir las necesidades de compra.
 Puntos De Venta. o Seleccionar los posibles proveedores.  Puntos De Venta.
 Despachos. o Solicitar cotizaciones.  Despachos.
 Planta de o Solicitar muestras.  Planta de Producción
Producción. o Codificar el Proveedor y Cliente (Nuevo).
o Crear la carpeta de contacto.
o Elaborar pedidos.
o Crear Órdenes de Compra (SAP).
ENTRADAS o Verificar la Factura VS Orden de compra. SALIDAS
o Liberar factura.
o Recibir y verificar pedidos de compras Vs  Lista de pedidos
 Solicitud factura.  Órdenes de compra
requerimiento de o Ingresar de la factura.  Abastecimiento
materia prima e o Reportar e ingresar las Novedades (MIGO acopio
insumos "DEVOLUCIONES").  Informes de costos
 Cotizaciones. o Firma de facturas. MP
 Orden de o Contabilizar las Facturas.  Informe de históricos
Aprobación de o Pagar a Proveedores. de compras.
compra. o Verificar órdenes de compra abiertas.  Informe de agotados
o Elaborar Matriz de Evaluación a Proveedores.
o Retroalimentar el Proceso.
INDICADORES REGISTROS
 Cotizaciones.
RECURSOS
FÍSICOS: Computador, teléfono,  Formatos de pedido

 Total compras/ de abastecimiento.
Total ventas*100. impresora, instalaciones.
 Órdenes de compra
 Formato de
 Numero de pedidos RRHH: Jefe de Compras, Asistente Compras, devolución a
recibidos/ Total de Gerente Cadena De Abastecimiento proveedor.
pedidos  Formato evaluación
programados *100  Cotizaciones.
TECNOLOGICOS: Software (SAP).

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3.1.2 DESCRIPCION
MACROPROCESO: CADENADE ABASTECIMIENTO
PROCESO: COMPRAS
Definir las La definición de las necesidades se da, teniendo en cuenta una serie de
1 necesidades Compras parámetros que busca determinar las cantidades y calidad del Jefe de Compras
de compra. producto a suministrar.
Seleccionar los Se inicia la búsqueda de los posibles proveedores del producto o

2 posibles Compras insumo en mención y se hace un filtro donde es seleccionado mínimo Jefe de Compras
proveedores. tres de ellos.
Solicitar Se solicita las cotizaciones para su posterior análisis y evaluación de la Asistente de
3 Compras
cotizaciones. viabilidad que tiene como próximo proveedor, Compras
Como último paso para la selección del proveedor, es solicitado a cada
Solicitar Asistente de
4 Compras uno, muestras para el análisis, de tal forma que cumpla con las
muestras. Compras
expectativas y comportamiento en la receta al mejor costo.
Para la creación y codificación del proveedor en el sistema, se debe
Codificar el diligenciar y recopilar una serie de documentos, que son autorizados
Proveedor y por la gerencia general para posteriormente ser llevados al Asistente de
5 Contabilidad
Cliente departamento de contabilidad y realizar la Creación en SAP, de igual Contabilidad
(Nuevo). forma la compañía envía al proveedor los documentos que requiera
para la creación como Nuevo Cliente.
En esta carpeta esta compilado una serie de registros y certificaciones
Crear carpeta Asistente de
6 Compras obligatorias para la comercialización entre cliente-proveedor. Esta
de contacto. Compras
carpeta debe ser actualizada periódicamente.
La elaboración de los pedidos se realiza mediante el diligenciamiento
Elaborar de un formato hecho y digitalizado por el área de despachos que
7 Despachos Jefe de Despachos
pedidos. después se envía al departamento de compras para el respectivo
requerimiento a proveedores.
Recibidos los formatos digitalizados por el área de despachos y/o
producción. Los pedidos u órdenes de pedido, deben realizarse con
Crear Órdenes
una Orden de Compra enviada ya sea, física o digitalizada al Asistente de
8 de Compra Compras
proveedor, esto con el fin de garantizar el despacho y la entrega de las Compras
(SAP).
cantidades solicitadas, en los embalajes y presentaciones pactadas en
la negociación.
Una vez llega el pedido, la factura es remitida al área de compras para

Verificar la
verificación, de tal forma que el pedido coincida con la orden de
Factura Vs Asistente de
9 Compras compra, de no ser así, esta diferencia es relacionada en el formato
Orden de Compras
control de pedidos para programar y monitorear la nueva entrega de
compra.
faltante.
La estrategia de liberación hace referencia a la aprobación del monto Gerente De la

de la factura escalado jerárquicamente, con el fin de llevar una Cadena de
supervisión controlada y detallada de las compras. Este filtro está Abastecimiento
conformado de la siguiente manera: inferior a 1.000.000, responsable Gerente de
Liberar Gerente De La Cadena De Abastecimiento. Producto
10 Compras
factura. De 1.000.000 a 3.000.000 responsable Gerente De Producto. Chef Corporativo
De 3.000.000 a 5.000.000 responsable Chef Corporativo. Gerente de
De 5.000.000 a 10.000.000 responsable Gerente De Asuntos Asuntos
Económicos. De 10.000.000 en adelante, responsable Gerente Económicos
General. Gerente General.

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PROCESO: COMPRAS
Hecha la de la orden y liberada (si es el caso), se pasa la factura al

Recibir y
departamento de Despachos Y Recibo De Mercancía con el número de la
verificar Jefe de trasporte y
orden de compra, El recibo de mercancía permite controlar las
11 pedidos de Despachos recibo de
cantidades del producto que se está recibiendo, esta acción se realiza
compras Vs mercancía
médiate la confrontación del pedido físico Vs la relación de producto en
factura.
la factura.
Jefe De Trasporte Y
Ingresar la Una vez hecha la confrontación, se hace el ingreso de la factura en el
12 factura.
Despachos Recibo De
sistema SAP. (Actualización Del Stock De Inventario).
Mercancía
Consiste en el ingreso al sistema SAP las novedades reportadas en el
Ingresar y recibo de mercancía, esta actividad se realiza por la transacción MIGO
reportar las
13 Novedades
Compras “devoluciones” y es solicitado al proveedor notas crédito o cambio de Jefe de Compras
(MIGO " factura, según sea el caso.
Jefe de Trasporte y
Recibo de
Todas las facturas antes de ser enviadas al área de contabilidad deben
Mercancía.
Firma de llevar una firma de aprobación, en principio por el Jefe De Trasporte Y
14 Compras Jefe de Compras
facturas. Recibo De Mercancía seguido del Jefe De Compras y por ultimo del
Gerente De La
Gerente De La Cadena De Abastecimiento.
Cadena De
Abastecimiento.
Las facturas se envían al departamento de contabilidad con sus
respectivas novedades; notas crédito o debito (según sea el caso), para la
Contabilizar Asistente de
15 Contabilidad contabilización y causalidad de las mismas, posteriormente son dirigidas
las Facturas. Contabilidad
al departamento de tesorería con su respectiva relación de facturas
causadas, donde se programan los pagos.
El pago se realiza por transferencia electrónica y se le reporta al
departamento de cartera del proveedor, con el fin de cruzar cuentas por
Pagar a
pagar; las negociaciones actuales con los proveedores varían, según los
16 Proveedores Tesorería Jefe de Tesorería
productos que abastece, así:
.
• Productos de Gasto, entre 60 y 90 días de plazo para pago.
• Productos de costo, entre 30 y 60 días de plazo para pago.
Verificar Esta actividad tiene como propósito controlar todas las ordenes que no
órdenes de tienen ingreso, de esta forma podemos eliminar reprocesos por Asistente de
17 Compras
compra devoluciones de facturas abiertas, además de evitar la posible pérdida de Compras
abiertas. una factura.
Elaborar Periódicamente el área de compras realiza una evaluación de servicio del

Evaluación a Compras proveedor, esto con el fin de determinar la calidad en tiempos de Asistente de
18
Proveedores entrega, cantidad de devoluciones, agotados, BPM, pedidos completos, Compras
capacidad de reacción ante alguna eventualidad etc.
Compras Semanalmente se realiza una reunión de retroalimentación con todo el Jefe de compras
Retroaliment - equipo de trabajo incluyendo un representante de cada área con que se Asistente de
ar el Contabilidad tiene contacto directo, con el fin de discutir las novedades que se hayan Contabilidad
19
Proceso. - presentado durante la semana. De esta actividad se deja un acta de la Asistente de
Tesorería cual la semana siguiente será revisada, para la confrontación de las Tesorería
tareas que fueron asignadas.

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3.1.3 DIAGRAMA FUNCIONES CRUZADAS

COMPRAS DIAGRAMA FUNCIONES CRUZADAS
JEFE DE COMPRAS ASISTENTE DE COMPRAS ASISTENTE DE CONTABILIDAD JEFE DE DESPACHOS Y FACTURACION
inicio
3
1
Solicitar
Definir las cotizaciones
necesidades
de compra
2 ¿Precios y
Seleccionar plazos dentro
los posibles del rango?
proveedores
Si
No 4
Solicitar
muestras
5
Codificar el
¿Proveedor
No SI Proveedor y
seleccionado?
Cliente (Nuevo).
Formato de
codificación de
6
nuevo proveedor
Crear carpeta * Rut A

de contacto. * Registro mercantil
Matriz de * Fotoc. cedula del
evaluación a representante legal 7
proveedor.
* REF. Comerciales
A Hoja de contacto * REF. Bancarias Elaborar pedidos
* Cotización
Catalogo y lista de Formato de
precios pedidos acopio
8
Crear Órdenes
de Compra Email con
(SAP). pedidos
digitalizados.
1
Fase
DIAGRAMA DE FUNCIONES CRUZADAS

JEFE TRANSPORTE Y RECIBO DE
JEFE DE COMPRAS ASISTENTE DE COMPRAS ASISTENTE DE CONTABILIDAD JEFE DE TESORERIA
MERCANCIA
9
Verificar la
Factura Vs Orden
de compra.
B
Factura
Orden de compra
¿ la factura y la 11
Si orden
Recibir y verificar
10 concuerdan?
pedidos de compras
Vs factura.
Liberar factura No Factura
9
Factura Programar entrega 12

de unidades
faltantes.
B Ingresar la factura.
Und. de
diferencia
SI Factura
13
13
Ingresar y Relacion Facturas
reportar Solicitar notas
Novedades SAP crédito o debito
Facturas ¿Reporta
Facturas novedades?
Relacion Facturas
Nota credito o
debito
16
No
15 Pagar a
14 Proveedores.
Contabilizar
Facturas
Firmar facturas 17 Facturas
Verificar órdenes Facturas Relación de
Facturas de compra
FaCturas causadas
abiertas.
19 18
Retroalimentar el Elaborar Matriz
Proceso. de Evaluación a
Proveedores
FIN
Fase

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3.1.4 DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES POR PROCEDIMIENTO
1) Definir las necesidades de compra. 2) Seleccionar posibles proveedores
INICIO
INICIO
Determinar el tipo
de necesidad.
Revisar bases de
Buscar vía internet
datos
Requerir MP e Planear el
Evaluar producto o
insumos de los abastecimiento
receta nueva.
puntos de venta. mediante históricos.
Seleccionar
proveedor
Buscar posible
proveedor ¿Cumple con los
No Continuar buscando
requisitos?
FIN SI
Solicitar portafolio
de servicios
4) Solicitar muestras
3) Solicitar cotizaciones Evaluar portafolio
INICIO NO
INICIO
Seleccionar posible
Seleccionar proveedor
proveedores ¿Conforme?
Solicitar muestras
Cotizar productos
Cito a entrevista
Enviar a comité de
producto
FIN
Evaluar NO
Evaluar Evaluar NO comportamiento del
Evaluar Evaluar
Facilidades de Caract. producto en la
capacidad Costo
pago productos receta
5) Codificar proveedor y cliente nuevo
Consumos Plazos y Normas < precio
proyectados medios fitosanitarias > calidad
¿Satisfactorio? INICIO
Diligenciar formato
SI de proveedor
Rut cliente nuevo
Registro mercantil
Aprobar proveedor 2 referencias comerciales
¿Conforme? 2 referencias bancarias
Solicitar
Fotocopia de la cedula del representante
Documentos
legal
Cotización de productos solicitados
Solicitar
Carta de certificación bancaria para pagos.
SI documentos
Recibir documentos
Solitar muestra
FIN NO
Verificar
documentos
FIN
¿Aceptados?
SI
Codificar nuevo
proveedor SAP
FIN

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6) Crear carpeta de
7) Elaborar pedidos 8) Crear ordenes de
contacto
INICIO compra SAP
INICIO
Revisar stock INICIO
Marcar carpeta
nombre y código de ¿suficiente? Recibir formatos de
contacto pedidos
digitalizados
NO
Diligenciar hoja de
Diligenciar formato Crear orden de
contacto de pedido
compra
Solicitar certificaciones de
funcionamiento mínimas para Clasificar los niveles Programar fechas
comercialización de alimentos de frecuenncia de entrega
Archivar Semanal Diario Mensual

Enviar orden de
documentos en compra a proveedor
carpeta
SI
Determinar
cantidades y fechas
de entrega. FIN
Anexar catalogo y
lista de precios
actualizada
Digitalizar formatos
Anexar matriz de
evaluación a Enviar vía internet
proveedor pedido a compras
FIN
FIN
11) Recibir y verificar pedidos de compras vs factura

9) Verificar factura vs 10) Liberar factura
orden de compra INICIO
INICIO INICIO
Recibir Factura
Recibir factura
Verificar monto de
factura
Realizar conteo
físico
Confrontar factura
vs orden de compra
Hacer relación de
facturas para liberar
SAP MIGO 101 Ingresar facturas SI ¿Satisfactorio?
¿Hay
diferencias?
Entregar al
responsable de la NO
SI
liberación
Relacionar Reportar novedades
diferencias en excel en Factura
Hacer la liberación SAP ME29N

NO
Llamar a proveedor
Elaborar Relación de
Facturas
Enviar relación de
facturar liberadas a
Programar nueva despachos
entrega FIN
FIN
FIN

VERSION 000
13)Reporte e ingreso de novedades 14) Firma de facturas

12)ingresar factura
INICIO
INICIO
INICIO
Recibir pedido con

firma del jefe de
Recibir factura trasporte y recibo
Recibir relación Recibir reporte de mercancías
de facturas de novedades
SAP “MIGO” Reportar novedades

Confrontar factura con firma del jefe de
entrada
Vs orden de compra compras
mercancias
Verificar datos
Verificar facturas
Coinciden NO Llamar a proveedor
Devolver a
¿Acordes? NO
despachos
SI
Reportar novedades Devolver a
¿Acordes? NO
despchos
Ingresar facturas SI
SI
Ingresar novedades SAP MIGO
Elaborar relación de al sistema “Devoluciones” Enviar para firma
del fefe de la
facturas ingresadas
cadena de
abastecimiento
Solicitar notas
crédito si es el caso
Entregar relación de Enviar facturas
facturas ingresadas depto. de
contabilidad
FIN
FIN
FIN
15) Contabilizar facturas 16) Pago a proveedores 17) Verificar ordenes de compra abiertas
INICIO
INICIO INICIO
Recibir facturas
contabilizadas
Ingresar a la
transacción ME2l
Recibir facturas Pedidos por
firmadas proveedor
Organizar por fecha
de vencimiento
Filtrar reporte de
Realizar pago por ordenes de compra
transferencia
electrónica
al dia
Revisar notas
Causar facturas
crédito
Reportar al depto.
de cartera del
proveedor Verificar cuales
estan abiertas
Cruzar con facturas
con novedades Cruzar cuentas por
pagar
Determinar la causa
FIN del no ingreso de la
factura
Contabilizar facturas
Reportar al jefe de
recibo de mercancía
Enviar facturas a
depto. de tesoreria
FIN
FIN

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19) Retroalimentación de proceso

18) ELaborar evaluación a proveedores
INICIO
INICIO
Convocar reunion
Leer orden del dia

Determinar lista de
proveedores a Revisar acta
evaluar anterior
Diligenciar formato
de evaluación a Verificar Actividades
Exponer
proveedores inconvenientes
encomendadas
durante la semana
Analizar resultados
Tabular resultados
EXPONER
satisfactorios NO
SOLUCIONES
SI
Retroalimentar con
el proveedor
Encomendar nuevas
Actividades
Acordar soluciones
Realizar acta
Evaluar FIN
periodicamente
Archivar en carpeta
FIN

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3.1.5 ANEXOS
RESPONSABLES
FORMATOS
DILIGENCIO REVISO APROBO
Formato pedido diario Jefe de Despachos Auxiliar de Jefe de Compras
1
Compras
Formato pedido semanal Jefe de Despachos Auxiliar de Jefe de Compras
2
Compras
Formato de registro a Auxiliar de Jefe de Jefe de Compras
3
proveedores Compras Compras
Formato evaluación a proveedor Auxiliar de Jefe de Jefe de Compras
4
Compras Compras
Formato comunicado evaluación Auxiliar de Jefe de Jefe de Compras
5
a proveedores Compras Compras
Formato pedido semanal Jefe de Despachos Auxiliar de Jefe de Compras
6
abarrotes Compras
Formato pedido semanal helado Auxiliar de Jefe de Jefe de Compras
7
POPSY Compras Compras
Formato pedido semanal a Coordinador de Auxiliar de Jefe de Compras
8
proveedor ciudades ciudades Compras
Formato de devolución a Jefe de Recibo de Auxiliar de Jefe de Compras
9
proveedor Mercancía Compras
Formato de quejas y reclamos Proveedor Jefe de Jefe de Compras
10
Compras
Formato control de pedidos. Auxiliar de Auxiliar de Jefe de Compras
11
Compras Compras
Acta de reunión Jefe de compras Gerente
12 Cadena
Abastecimiento

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3.2 PROCESO DE PRODUCCIÓN Código ACAP00
3.2.1.
3.2.1. CARACTERIZACIÓN
CARACTERIZACION
NOMBRE DEL PROCESO PRODUCCION CODIGO: ACAP00
RESPONSABLE JEFE DE PRODUCCIÓN – JEFE DE PRODUCTO ALCANCE: Recibir y procesar

materias primas e insumos,
para entregar productos
OBJETIVO: Abastecer oportunamente las bodegas de almacenamiento de los semielaborados.
producto semielaborado, para su posterior entrega a los puntos de venta.
PROVEEDORES ACTIVIDADES CLIENTES
 Bodegas de
 Bodegas de almacenamiento
almacenamiento  Puntos de venta.
o Revisar stock de Inventario.
o Programar la producción.
o Requerir Materia Prima E Insumos.
ENTRADAS o Recibir, verificar y distribuir el pedido. SALIDAS
o Producción En Línea.  Abastecimiento
o Crear orden provisional. bodegas y puntos
o Entregar el producto semielaborado. de venta.
 Solicitud de  Ordenes de
o Notificar la orden de provisional o de
abastecimiento de producción.
producto fabricación  Informes
semielaborado o Realizar Inventarios Semanales. estadísticos para
(bodegas). o Tabular Registros. producir.
 Programación de  Informes de
o Retroalimentar el proceso.
la producción. cantidades
producidas por
producto.
RECURSOS
Reporte de stock de
inventario.
FÍSICOS: Maquinaria y equipos, instalaciones (planta de Orden de
Número de producción), insumos computador producción
devoluciones/ Total Registro de las Hoja
de vida de los
procesado*100 RRHH: Jefe de producción, Jefe de producto, Asistente De productos diarios.
Producción, Auxiliares de producción, Gerente Cadena De Registros de
Abastecimiento limpieza de
instalaciones y
equipos
Registros de BPM.

VERSION 000
3.2.2. DESCRIPCION
PROCESO: PRODUCCIÓN
Como primera medida para la programación de la producción se debe

Revisar stock Jefe de
1 Producción revisar el stock de inventario de los productos semielaborado en las
de inventario. Producción
bodegas de almacenamiento.
Teniendo en cuenta el stock de inventario, además del análisis de los
Programar la datos estadísticos por producto semielaborado, se elabora la Jefe de
2 Producción
producción. programación de la producción para los productos que presentan un Producción
stock bajo.
Una vez definido la programación de los procesos, es indispensable
Requerir
elaborar la orden de requerimientos de materia prima e insumos para Asistente de
3 materia prima Producción
el desarrollo de los mismos. Absolutamente todos los pedidos son Producción
e insumos.
requeridos al departamento de Despachos.
Recibir,
verificar y Una vez el pedido está listo, se realiza la recepción del mismo donde Asistente de
4 Producción
distribuir el es verificado y distribuido encada área de la línea de producción. Producción
pedido.
En esta etapa y después de que cada área esta abastecida con los
insumos que fueron requeridos, se inicia el procesamiento y
Producción en Auxiliares de
5 Producción trasformación de estos en producto semielaborado. Solo después de
línea. Producción
terminado tal procesamiento el responsable diligencia un formato
denominado como “hoja de vida Proceso De Producción Del Producto
En el sistema SAP, se digitaliza el proceso del producto semielaborado
con las cantidades totales porcionadas. Los datos que se utilizan son
los presentados en la hoja de vida ya diligenciada, datos que nos
Crear orden permite diferenciar entre: 1. Material discreto, donde la cantidad por Asistente de
6 Producción
provisional. bache no es fija entre uno y otro, además de estar sujeto a Producción
modificaciones por mermas o rendimientos, factores determinantes
para la creación de la orden. 2. Material repetitivo, es aquel donde las
cantidades siempre son las mismas, son fijas.
En La entrega del producto siempre debe haber un representante del
Entregar el área de Producción y uno del área de Despachos Y Recibo De Asistente de
Producción
producto Mercancía, allí son entregados el producto semielaborado en Producción
7 y
semielaborado cantidades y características ya predeterminadas para cada producto Auxiliar de
Despachos
. (embalaje, fechas de vencimiento, ubicación en los cuartos fríos Bodega
“congelado o refrigerado”) etc.
Notificar la Una vez, hecha la entrega física del producto a las bodegas de
orden de almacenamiento, el paso a seguir es la notificación de la orden Asistente de
8 Producción
provisional o provisional de fabricación o actualización del stock de inventario en el Producción
de fabricación. sistema SAP.
Auxiliares de
Semanalmente cada área de producción realiza un inventario físico, de
Realizar Producción
todos los insumos y materias primas utilizadas para el procesamiento,
9 inventarios Producción -
los datos son confrontados con el stock de inventario en SAP, para el
semanales Asistente de
efecto de monitorear posibles faltantes y sobrantes.
Producción

VERSION 000
PROCESO: PRODUCCION
Periódicamente el Jefe de Producción hace una tabulación de todos

Tabular los registros que se diligencian a diario en la planta de producción, de Jefe de
10 Producción
registros. esta forma se obtienen datos estadísticos que permiten tomar Producción
acciones correctivas y/o preventivas según sea el caso.
Semanal el Jefe de Producción hace una reunión con el equipo de

Jefe de
Retroalimenta trabajo, donde se discuten todas las novedades que se presentaron en
11 Producción Producción -
r el proceso. el trascurso de la semana y se retroalimenta las actividades asignadas
Jefe de producto
en la reunión anterior.

VERSION 000
3.2 PROCESO DE PRODUCCIÒN Código ACAP00
3.2.3. DIAGRAMA FUNCIONES CRUZADAS

PRODUCCION
JEFE DE PRODUCCION ASISTENTE DE PRODUCCION AUXILIARES DE BODEGA JEFE DE PRODUCTO AUXILIARES DE PRODUCCION
inicio
Revisar stock Procedimiento Asociado Programar la

de inventario producción
A
2 3
3
Programar la Requerir Recibir solicitud
producción materia prima materia prima e
e insumos insumos
Pedido de traslado Pedido de traslado
4 5
Recibir, verificar
y distribuir el ¿Recibido a Producción en
Si
pedido. satisfacción? línea.
Pedido de traslado Hoja de vida de

No producto
6
A
Crear orden
provisional
Orden provisional
de fabricación
Hoja de vida de
producto
1
Fase
PRODUCCION
JEFE DE PRODUCCION ASISTENTE DE PRODUCCION AUXILIARES DE BODEGA JEFE DE PRODUCTO AUXILIARES DE PRODUCCION
7 7
Entregar el Recibir el
producto producto
semielaborado. semielaborado.
Orden provisional Orden provisional

de fabricacion de fabricacion
8
Notificar la
orden de
producción
Orden de
producción
Orden provisional
de fabricacion
9
10 Realizar
Realizar
inventarios Procedimiento Asociado inventarios
Tabular
semanales semanales
registros.
11
Retroalimentar Retroalimentar
Procedimiento Asociado
el proceso. el proceso.
FIN
Fase

VERSION 000
3.2.4. DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES POR PROCEDIMIENTO

2) Programar la producción. 3) Requerir materia prima e insumos.
1) Revisar stock de inventario.
INICIO INICIO
INICIO
Analizar datos
estadísticos
Revisar stock de MP Realizar pedido
en la línea de manual por cada
Visualizar stock de producción. área de la línea.
Conteo físico SAP MB52 Asignar el
inventario
responsable de la
manufactura
Precisar el número Consolidar todos los

FIN de baches a realizar pedidos en “pedido SAP ME21N
de traslado”
Fijar la fecha de
elaboración Entregar el
documento al área
de despachos
FIN
FIN
4) Recibir, verificar y distribuir el pedido 5) Producción en línea. 6) Crear orden provisional.
INICIO INICIO
INICIO Determinar orden

Puntear productos
entre material
y cantidades
discreto o material
despachadas. repetitivo.
Transformar MP e
insumos en
Verificar las fechas producto
de vencimiento. semielaborado Crear orden de Crear Orden
SAP CO01 fabricación Provisional SAP MD11
(Discreto) (Repetitivo)
Verificar
propiedades Diligenciar el
organolépticas de formato “hoja de
los productos. vida”
Imprimir órdenes
provisionales y de
Distribuir pedido en fabricación
la línea de
producción. Pocionar en el
gramaje y empaque FIN
determinado
SAP MIGO
Ingresar del pedido
101
FIN
FIN

VERSION 000
7) Entregar el producto semielaborado 8) Notificar la orden Provisional o de fabricación.
INICIO INICIO
Recibir firmada las

Conteo físico de ordenes a
quien entrega, satisfacción
quien recibe
Reportar las
novedades. Notificar la orden de Notificar la orden
SAP CO11N fabricación provisional SAP MF42N
(Discreto) (Repetitivo)
Firmar a satisfacción
ambas aéreas.
FIN
Entregar copia de
las ordenes.
11) Retroalimentar el proceso.
INICIO
FIN
9) Realizar inventarios semanales 10) Tabular registros. Revisar las tareas y

Reunir el equipo de actividades
trabajo. asignadas en la
INICIO INICIO reunión anterior.
Realizar el conteo
físico de todos los Compilar registros
insumos y MP en la Retroalimentar el
línea de producción. desarrollo de las
actividades
realizadas.
Tabular los datos.
Confrontar el stock
físico contra el stock SAP MB52 Discutir problemas y
en SAP. novedades
presentados en la
Analizar los datos
semana actual.
allí diligenciados.
Buscar posibles
Tomar acciones soluciones (lluvia de
Revisar diferencias
correctivas y/o ideas).
(sobrantes o Corregir diferencias.
preventivas.
faltantes).
FIN
Asignar tareas. Elaborar un acta.

FIN
FIN

VERSION 000
3.2.5. ANEXOS
RESPONSABLES
FORMATOS
DILIGENCIO REVISO APROBO
Formato auditoria diaria de Asistente de Jefe de
1 Jefe de producto
limpieza al cierre producción Producción producción
Formato control diario de Asistente de Jefe de Jefe de
2
órdenes de producción Producción producción producción
Asistente de jefe de
3 Formato pedido diario abarrotes Jefe de producto
Producción producción
Formato pedido diario cuartos Asistente de Jefe de Jefe de
4
fríos Producción producción producción
Formato pedido semanal aseo y Auxiliar de Asistente de Jefe de
5
empaque producción Producción producción
Auxiliar de Asistente de Jefe de
6 Formato control de BPM
producción Producción producción
Formato hoja de vida producto Auxiliar de Asistente de Jefe de
7
terminado producción Producción producción
Formato programación de la Asistente de Jefe de
8 Jefe de producto
producción Producción producción
Asistente de Asistente de
9 Acta de reunión
Producción Producción

VERSION 000
3.3. PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE

MERCANCÍA
Código ACAD00
3.3.1. CARACTERIZACION
NOMBRE DEL PROCESO DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA CODIGO: ACAD00
RESPONSABLE JEFE DE DESPACHOS Y FACTURACION – JEFE DE TRASPORTE Y ALCANCE

RECIBO DE MERCACIA Recibir, almacenar y entregar
materias primas, insumos y
OBJETIVO: Garantizar la disponibilidad de insumos y materia prima que cumpla productos semielaborados
con las características organolépticas y fitosanitarias requeridas para la
elaboración de las recetas.
PROVEEDORES PROCEDIMIENTOS CLIENTES

o Definir las necesidades de compra.
 Planta de o Revisar existencias.  Puntos de venta.
producción. o Revisar Informe de consumos.  Planta de
 Proveedores o Solicitar a producción el producto semielaborado. producción.
o Recibir y verificar los pedidos entregados por 
externos
producción.
o Registrar entrada de mercancía entregada por
producción.
o Almacenar.
ENTRADAS o Programar Pedidos a proveedores. SALIDAS
o Recibir y verificar los pedidos entregados por
proveedores.
 Requerimiento de o Registrar entrada de mercancía de proveedores.  Reporte de
abastecimiento o Imprimir los pedidos de traslado (Requerimientos abastecimiento puntos
Puntos De Venta). Bogotá y Regionales. de venta y producción.
(puntos de venta).
o Alistar.  Reporte tiempos de
 MP e insumos. o Despachar o entregar de mercancía Imprimir los salidas y recorridos de
 Pedidos de traslado pedidos de traslado (Requerimientos Puntos De carros.
de material. Venta). Bogotá  Registro de novedades
o Recibir Trasportar y entregar materias primas e e inconformidades.
insumos.  Informe de salidas de
o Recibir las devoluciones y novedades escritas. mercancía por
o Facturación interna. producto.
o Verificar Ítems de Factura Abiertos.
o Retroalimentar el proceso.
RECURSOS
 Numero
 Pedidos de traslados.
devoluciones/ Total
 Formatos de
despachado*100. FÍSICOS: Instalaciones (bodegas de almacenamiento),
devoluciones.
 Numero productos insumos y producto semielaborado, computador, flota  Registro de entrada de
abastecidos/Total trasportadora mercancía.
productos RRHH: Jefe De Despachos Y Facturación, Jefe De  Registros de
requeridos*100 Trasporte Y Recibo De Mercancía, Asistente De temperaturas y
 Numero de entregas a
Facturación, Auxiliares de Bodega, Gerente Cadena De recorridos.
tiempo/Total de
Abastecimiento  Reporte agotados.
entregas*100

VERSION 000

MERCANCÍA
Código ACAD00
3.3.2 DESCRIPCION
PROCESO: DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA
Periódicamente las bodegas realizan un conteo físico de la mercancía allí

Jefe de
Revisar almacenada VS el inventario visualizado en el sistema SAP. Una vez
1 Despachos Despachos y
existencias. realizado este procedimiento las diferencias son buscadas y corregidas con
Facturación
el fin que el inventario físico coincida con el sistema SAP.
Este informe, permite que mediante un historial de consumos en un

Revisar periodo de tiempo, se pueda determinar un pronóstico de la cantidad de Jefe de
2 Informe de Despachos productos o insumos a programar. En el sistema SAP, se puede visualizar la Despachos y
consumos. cantidad despachada de un producto "x", como también, sus informes Facturación
dejan ver las compras realizadas.
Solicitar a
Esta actividad específicamente se refiere a la solicitud de abastecimiento
producción el Jefe de
en bodega de todos los productos que la planta de producción procesa,
3 producto Despachos Despachos y
para el posterior alistamiento y despacho de los mismos a los puntos de
semielaborad Facturación
venta.
o.
En el caso de la planta de producción el procedimiento que se tiene es
Recibir y similar que con el de recibo a proveedores, conteo físico confrontado con
Auxiliar de
verificar los la "orden de fabricación" u "orden provisional", esta actividad se realiza en
Despachos Bodega
pedidos presencia de un representante de cada área producción y despachos,
4 - -
entregados quien entrega y quien recibe respectivamente.
Producción Asistente de
por Hecho el paso anterior el encargado de producción (quien entrega), hace
Producción
producción. la respectiva notificación de la orden firmada a satisfacción, de esta
manera el sistema actualiza automáticamente el stock de inventario.
Registrar
En este procedimiento es diligenciado un formato para el ingreso del
entrada de Auxiliar de
5 producto semielaborado entregados por el área de producción a las
mercancía de Bodega
bodegas de almacenaje. Posteriormente es digitalizado.
producción.
Hecha la recepción del pedido el paso a seguir es el almacenamiento del
mismo, para tal procedimiento se tiene en cuenta el método de rotación Auxiliar de
6 Almacenar. Despachos
de mercancía PEPS, luego, el producto es almacenado de acuerdo a la Bodega
ubicación que previamente le fue asignado dentro de cada bodega.
Con el informe de inventario actualizado y después de analizado el informe
de consumos se procede a la programación de pedidos para el
abastecimiento. En esta etapa es indispensable programar los tiempos de
Programar reposición, además de tener en cuenta la vida útil del producto, esto Jefe de
7 Pedidos a Despachos último influye notablemente en las cantidades y frecuencias a programar. Despachos y
proveedores. Todos los pedidos diarios, semanales, y mensuales son digitalizados y Facturación
enviados vía internet al departamento de compras, con el fin de evitar
modificaciones o perdida de los formatos manuales, además de agilizar el
proceso a la hora de la creación de la orden de pedido.
Recibir y
verificar los Una vez el departamento de compras hace la entrega de la factura con la Jefe de
pedidos orden de compra, el mecanismo actual de recibo de mercancías permite la Trasportes y
8 Despachos
entregados recepción y verificación de los pedidos de proveedores en cantidades y Recibo de
por características propias de cada producto, luego es almacenado. Mercancía
proveedores.

VERSION 000

MERCANCÍA
Código ACAD00

Jefe de
El diligenciamiento de este formato se hace a medida que se recibe la
Registrar Trasportes y
mercancía, esto con el fin de darle trazabilidad a los productos desde el
entrada de Recibo de
9 Despachos momento del ingreso al acopio o bodegas de almacenaje. Tiene como
mercancía de Mercancía -
datos fundamentales Lote, Proveedor, Descripción, Fecha de Vencimiento,
proveedores. Auxiliares de
Fecha de Ingreso, Características Organolépticas, etc.
Bodega
Los pedidos de traslado son solicitudes de los puntos de venta registrados

en SAP, para posteriormente ser impresos. En el caso de Bogotá el tiempo
Imprimir los estimado para el montaje e impresión del pedido es con un día de
pedidos de anterioridad, sujeto también al cronograma de entregas de Acopio a los
traslado Puntos de Venta, todo esto para efectos de alistamiento. Auxiliar de
(Requerimien Las regionales tienen una periodicidad de 10 días entre un pedido y otro. Bodega -
10 Despachos
tos Puntos De Este pedido se realiza con dos días de anterioridad al despacho para su Coordinador De
Venta). impresión y entrega a los encargados del alistamiento. Aquí están incluidos Ciudades
Bogotá y los productos denominados de diario y de saboy, carga congelada y seca,
Regionales. respectivamente. Existe otra clase de requerimiento como es el
denominado Pedido a Proveedores, este es elaborado e impreso con una
semana de anterioridad, el consolidado es enviado al proveedor vía Email
El alistamiento es el procedimiento de colocar los productos descritos en el

Pedido De Traslado a canastillas de acopio, para su posterior despacho. Auxiliar de
11 Alistar. Despachos
Para este procedimiento existe dos turnos el primero de 6:00 a.m. a 3:00 Bodega
p.m. y el segundo de 2:00 p.m. a 10:00 p.m.
Jefe de
Este procedimiento tiene como propósito la entrega de los productos e Trasportes y
insumos uno a uno a la flota trasportadora, punteándolos, de tal forma Recibo de
Despachar o que la descripción y cantidades listas concuerden con las despachadas en Mercancía -
12 entregar de Despachos los pedidos de traslado. Una vez culminado la entrega de mercancías física Jefe de
mercancía. a la flota trasportadora y firmado cada documento a satisfacción, estos son Despachos y
entregados al área de facturación para el respectivo traslado a cada punto Facturación
en el sistema SAP. Coordinador de
Ciudades
Recibir Luego de la recepción del pedido, la flota trasportadora da inicio al

Trasportar y recorrido por cada uno de los putos de venta, allí se debe entregar los
entregar Logística y productos e insumos en igualdad de condiciones, tal cual como le fue Flota
13
materias trasporte entregado por el área despachos, además debe exigir el diligenciamiento Trasportadora
primas e del formato de novedades con firma y sello del gerente del punto de
insumos. venta.
Al término del recorrido cada ruta entrega al centro de acopio las

devoluciones de producto acompañadas del formato diligenciado de
Recibir las novedades escritas. Estos formatos son entregados en el área de Jefe de
devoluciones despachos junto con la mercancía que fue devuelta (si es el caso) y con el Trasportes y
14 Despachos
y novedades visto bueno por parte del jefe de trasporte y recibo de mercancías, estos Recibo de
escritas. son llevados al área de facturación donde se notificará al punto de venta Mercancía
vía electrónica y telefónica de presentarse alguna inconsistencia, entre lo
que fue devuelto y lo que quedo en Stock en tránsito.

VERSION 000

MERCANCÍA
Código ACAD00

El área de facturación interna es el encargado de actualizar los inventarios

mediante una serie de movimientos de salida y/o traslado de mercancía en
el sistema SAP; los movimientos de salida más frecuentes de esta área son:
1. Consumo Interno. Los consumos son imputados directamente a la
cuenta de gasto. 2. Pedidos de Traslado. Trasladar de forma virtual las
cantidades y los productos solicitados al denominado Stock En Transito o
Bodega Virtual. 3. Traslado entre almacenes. 4. Bajas. Las bajas de
Facturación inventario, son imputadas al centro de costo específico de donde fue Asistente de
15 Facturación
interna. generada la baja. 5. Facturación SD. Es toda salida de mercancía donde se facturación
realiza una factura de venta a empleados y/o externos.
La revisión de stock en tránsito consiste en la verificación de productos sin
ingreso en los puntos a nivel nacional, estos son confrontados con un
formato de novedades diligenciado por el punto en el momento de la
recepción de la mercancía. Cada punto lo debe diligenciar sin excepción y
dado el caso que no tenga novedades debe colocar “sin novedad”, con
firma y sello del gerente de punto.
Verificar Jefe de
Ítems de Diariamente el jefe de recibo de mercancía realiza un barrido en el sistema Trasportes y
16 Despachos
Factura de todas las facturas ingresadas en el día, verificando que no existan ítems Recibo de
Abiertos. sin ingreso, evitando un reproceso. Mercancía
Jefe de
Semanal el Jefe de Despachos hace una reunión con el equipo de trabajo Despachos y
consolidando todas las novedades que surgen durante el transcurso de la Facturación
Retroaliment semana, buscando determinar la raíz del problema y aportando posibles -
17 Despachos
ar el proceso. soluciones. Para dar seguimiento de las tareas que fueron asignadas como Jefe de
solución, se genera un acta donde serán evaluados los progresos. Actividad Trasportes y
realizada en el siguiente encuentro. Recibo de
Mercancía

VERSION 000

MERCANCÍA
Código ACAD00
3.3.3 DIAGRAMA DE FUNCIONES CRUZADAS

DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA
JEFE DE DESPACHOS Y FACTURACION JEFE DE PRODUCCION AUXILIARES DE BODEGA JEFE DECOMPRAS JEFE TRANSPORTE Y RECIBO DE MERCANCIA
inicio
8
1 A
4 Recibir,verificar
Revisar 3 pedidos de
existencias proveedores
Recibir Recibir producto
solicitud de semielaborado factua
2 producto Orden
Revisar requerimiento
Informe de Prod. Semi. Orden provisional
consumos. de fabricación.
3 ¿Mercancía
Reportar novedades
3 recibida a No
Verificar en la factura
satisfacción?
Solicitar existencias
¿Mercancía Reportar novedades
producto
recibida a No en la orden
semielaboado Orden
satisfacción? provisional
requerimiento Si
Prod. Semi. 9
¿Stock Producir en Registrar entrada
No Si
C suficiente? linea de mercancía de
5
proveedores
Si Registrar entrada
de mercancía Formato recibo de
A
Producción. mercancía
factura
Formato recibo de
mercancía
B
Orden provisional
de fabricación.
C
B
7 7
Programar Recibir solicitud de

Pedidos a productos a
proveedores. 6 proveedores
Orden de pedido.
Orden de pedido.
Almacenar
Orden de compra.
factura
1
Fase
DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA

JEFE TRANSPORTE Y RECIBO DE
JEFE DE DESPACHOS Y FACTURACION AUXILIARES DE BODEGA ASISTENTE DE FACTURACION LOGISTICA Y TRANSPORTE
MERCANCIA
D
1
10 13
Recibir Trasportar y
Imprimir los pedidos entregar materias
de traslado primas e insumos
12 Formato Novedades
y devoluciones
11
Despachar materias
Pedido de traslado
primas e insumos
Alistar E
Pedido de traslado
No de
Pedido de traslado contabilizacion
12 entregar
15
Despachar materias
primas e insumos
Procedimiento Asociado
Facturacion interna
Pedido de traslado entregar
E Pedido de traslado
entregar
14
D Formato Novedades
Recibir, y devoluciones
devoluciones y
novedades escritas
Formato Novedades
17 y devoluciones
Retroalimentar el
proceso.
Acta 16
Verificar Ítems de
Factura Abiertos.
FIN
Fase

VERSION 000

MERCANCÍA
Código ACAD00
3.3.4. DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES POR PROCEDIMIENTO
1) Revisar Existencias 2) Revisar Informe de consumos
INICIO
INICIO
VISUALIZAR SAP Visualizar informe Visualizar compras

CONTEO FISICO “MB52 SAP MB51 SAP “ME2L”
INVENTARIO VIRTUAL salida mercancia realizadas
Analizar
REVISAR DIDERENCIAS Información
¿Hay Realizar pronostico

diferencias?
SI FIN
FIN
ACTUALIZAR STOCK
3) Solicitar producto Semielaborado 4) Recibir y verificar pedidos entregados por

producción 5) Registrar entrada de
mercancía producción
inicio INICIO
Recibir productos INICIO

Verificar existencias
Realizar conteo
Verificar rotulado
fisico
Diligenciar formato
de entrada de
Revisar fechas de mercancia
¿Hay vencimiento
SI
suficientes?
NO
Digitalizar
fin
Solicitar producto Reportar

NO ¿Satisfactorios?
novedades
semielaborado
Devolver a
SI archivar
produccion
Firma satisfacción
“Orden PROV. de
fabricación”
Almacenar en
bodegas
Almacenar en
FIN
bodega
FIN

VERSION 000

MERCANCÍA
Código ACAD00
6) Almacenar 7) Programar pedidos a 8) Recibir y verificar los pedidos entregados por proveedores.
proveedores
INICIO INICIO
INICIO
Recibir productos
Recibir Factura
Transpasar Determinar
productos a Producto
canastillas
Visualizar
Pronostico
Realizar conteo Verificar fechas de
Ingresar a cuartos físico vencimiento
Ingresar Abarrotes Ingresar a menaje
fríos
Programar cantidades y
Verificar cantidades
tiempos de reposicion vs factura
Ingresar a Fruver Ingresar a Empaque
Rotar mediante Digitalizar pedido

método PEPS
FIN Enviar pedido a depto. SAP MIGO 101 Ingresar facturas SI ¿Satisfactorio?
Compras
NO
FIN
Reportar novedades en
Factura
Elaborar relación de
facturas
FIN
9) Registrar entrada de 10) Imprimir pedidos de traslado 11) Alistar

mercancía de proveedores
INICIO INICIO
INICIO
Visualizar pedidos SAP ME9F
Recibir pedidos de Verificar Cantidades

Diligenciar formato traslado por producto
de entrada de
mercancias Anexar el impreso
¿Pedido de
SI pedido a
regionales?
proveedores Enviar
¿Hay Novedades a
No
suficientes? compras o
Digitalizar registros NO producción
9)
SI
Imprimir 2 copias
Colocar productos
en canastillas
Archivar
Entregar los
impresos a cada uno
de los respónsales
para alistamiento
FIN Registrar cantidad y
peso despachado
FIN Apilar canastillas

por pedido
Marcar los pedidos
FIN

VERSION 000

MERCANCÍA
Código ACAD00
12) Despachar mercancía 13)Trasportar y entregar materias primas e insumos
INICIO
INICIO
Recibir pedidos de
traslado con registro de
alistamiento
Confrontar
cantidades
Realizar cargue de Entregar punto a

¿Coinciden? NO productos punto
Devolver a
bodega
SI
Hacer entrega
punteada por
producto
Verficar fechas de Verificar empaque y
vencimiento y caracteristicas NO
rotulado fisicas
¿Hay
devoluciones?
¿Adecuados?
SI NO
SI Diligenciar
Formato de
Entregar productos novedades
a la logística
Entregar formato y
Solicitar firma de productos
pedidos aceptados
devueltos a
despachos
Entregar pedidos FIN
firmados a
facturación
FIN
14) Recibirlas las devoluciones y novedades escritas
INICIO
Revisar formato de
novedades y
producto devuelto
Verificar Cantidades
y Motivo devolucion
Flota trasportadora
¿De Generar SAP SD
NO
acuerdo? cobro
Punto de venta SAP
MB1B 301
SI
Dar Visto Bueno
Entregar formato al
área de facturacion
FIN

VERSION 000

MERCANCÍA
Código ACAD00
15) Facturación Interna
INICO
Recibir pedidos de
traslado
diligenciados
Realizar salida
mercancia
TRASLADO
Stock en transito Cuenta de gasto Entre almacenes Directo MB1B301

MB1B 351 y/o MB1A 201 MB1B 311
MIGO
Recibir Formato de
novedades
SAP MB1B Hacer devolución de Bajar informe stock SAP

352 producto en transito MB5T
Confrontar informe
con novedades
escritas
Identificar la
responsabilidad de No
la devolución
¿es ¿es ¿es

responsabilidad No responsabilidad No responsabilidad
del P.V? Trasporte? Acopio?
Si Si Si
Enviar email P.V. Hacer

informando Factura Facturar a flota SAP MB1B
Email SD ventas 352 devolución de
producto para su trasportadora
producto
ingreso
FIN FIN FIN

VERSION 000

MERCANCÍA
Código ACAD00
16) Verificar ítems de factura abiertos 17) Retroalimentación de proceso
INICIO INICIO
Filtrar Reporte de Convocar reunion

SAP “ME2L”
facturas ingresadas
Leer orden del dia

Verificar ítems
abiertos o sin Revisar acta
ingreso anterior
¿Existen? SI Bucar causa
Exponer
Verificar Actividades
inconvenientes
Ingresar items encomendadas
durante la semana
Analizar resultados
NO
FIN
EXPONER
¿Satisfactorios? NO
SOLUCIONES
SI
Encomendar nuevas
Actividades
Realizar acta
FIN

VERSION 000

MERCANCÍA
Código ACAD00
3.3.5 ANEXOS
RESPONSABLES
FORMATOS
DILIGENCIÒ REVISÒ APROBÒ
Formato de inspección y Jefe de trasporte y
Jefe de trasporte y
1 recibo de productos recibo de
recibo de mercancía
perecederos. mercancía
Jefe de trasporte y
Formato control y limpieza Jefe de trasporte y
2 recibo de
de vehículos recibo de mercancía
mercancía
3 Formato control de BPM Jefe de despachos Jefe de despachos
Jefe de
Formato de novedades y
Asistente de trasporte y
4 devoluciones de puntos de Punto de Venta
Facturación recibo de
venta
mercancía
Jefe de
Formato de evaluación a Jefe de despachos trasporte y
5 Punto de venta
trasportadores y facturación recibo de
mercancía
Jefe de
Formato control de Asistente de Jefe de despachos
6 despachos y
inventario periódico Facturación y facturación
facturación
Formato de remisión salida Jefe de despachos
7 Auxiliar de bodega Punto de venta
de mercancía y facturación
Jefe de
Asistente de Jefe de despachos
8 Formato acta de bajas despachos y
Facturación y facturación
facturación
Formato relación de Jefe de trasporte y
9 Jefe de Compras Jefe de Compras
facturas recibo de mercancía
Jefe de trasporte y
Jefe de
10 Acta de reunión Jefe de despachos recibo de
despachos
mercancía

ANEXOS
FORMATOS COMPRAS
FORMATOS PRODUCCIÓN
FORMATOS DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA
LISTADO MAESTRO DE FORMATOS
FORMATOS COMPRAS
LISTA DE FORMATOS
FORMATOS PROCESO PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD OBJETIVO
Recolectar datos para el
Formato pedido diario COMPRAS Elaborar pedidos Diligenciar formato requerimiento de materias primas e
insumos." Productos perecederos"
requerimiento de materias primas e
Formato pedido semanal COMPRAS Elaborar pedidos Diligenciar formato
insumos. "productos perecederos
con buena vida util"
Recolectar de datos para el
Formato pedido semanal abarrotes COMPRAS Elaborar pedidos Diligenciar formato
insumos. "productos no perecederos
con buena vida util"

Formato pedido semanal helado POPSY COMPRAS Elaborar pedidos Diligenciar formato
insumos. Para puntos de venta
" Productos perecederos"

Formato pedido semanal a proveedor ciudades COMPRAS Elaborar pedidos Diligenciar formato
insumos para ciudades. "productos
perecederos con buena vida util"
Verificar la Factura Vs Verificar cantidades facturadas vs
Formato control de pedidos. COMPRAS Relacionar diferencias
Orden de compra. cantidades pedidas y garantizar el
Diligenciar hoja de Poseer informacion necesaria de los
Formato de registro a proveedores COMPRAS Cear carpeta de contacto
contacto proveedores
Diligenciar formato de
Elaborar Evaluación a Medir el servicio ue presta cada
Formato evaluación a proveedor COMPRAS evaluación de
Proveedores proveedor.
proveedores
Elaborar Evaluación a Retroalimentar con el Informar al proveedor el estado de su
Formato comunicado evaluaciòn a proveedores COMPRAS
Proveedores proveedor servicio ante la empresa. " Dar
Recibir y verificar Registrarla informacion de los
Formato de devolución a proveedor COMPRAS pedidos de compras Vs Reportar novedades productos no conformes sea por su
factura estado calidad o cantidad no
Elaborar Evaluación a Retroalimentar con el Recibir informacion del proveedor
Formato de quejas y reclamos COMPRAS
Proveedores proveedor respecto a las actividades que tiene
Retroalimentar el proceso, definir

Retroalimentar el
Acta de reunión COMPRAS Realizar acta actividades y responsabilidades y si
Proceso.
es necesario alicar correctivos
VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS
PAGINA 1 de 2
FORMATO DE PEDIDO DIARIO Código ACAC01
28/02/2013
PROVEEDOR DESCRIPCION U.M. CANTIDAD ENTREGA
AGRODEX PEPERONI KG
A GROLOGISTICA TOMATE CHONTO KG
A GROLOGISTICA TOMATE LARGA VIDA KG
A LQUERIA CREMA DE LECHE X 6 X 1,1 LT LT
B ROWNIES Y
CHOCOLA TES
BROWNIES UN
CA RTEX CASCOS DE PAPA BOLSA X 6 UN

CA RTEX MAIZ TIERNO KG
CA RTEX PAPA RAPI PAPA KG
CA RTEX PEPERONI KG
CA RTEX TOCINETA PROSESADA KG
CA SA IB A ÑEZ QUESO MANCHEGO KG
CENTURION QUESO EXPRESO BELLAVITANO KG
CENTURION QUESO MANCHEGO KG
CENTURION QUESO ROSMERY OLIVE BELLAVITANO KG
CITRIX MANDARINA KG
CITRIX NARANJA KG
CONGRUP O MOSTAZA X 12 UND KG
CONGRUP O PEPINILOS X 12 UND KG
CONGRUP O SALSA BBQ X 3,79 GR KG
CONGRUP O SALSA DE TOMATE X 12 KG
CONSORCIO NA P OLES HUEVOS UN
DESFRESCURA AJI PIMIENTO KG
DESFRESCURA BROCOLI PROSESADO KG
DESFRESCURA LECHUGA MIX CESAR KG
DESFRESCURA LECHUGA MIX GENERAL KG
DESFRESCURA LECHUGA RUGULA KG
DESFRESCURA LIMON KG
DESFRESCURA MANDARINA KG
DESFRESCURA NARANJA KG
DESFRESCURA TOMATE CHERRY KG
DOUGLA S ALBAHACA KG
DUP ERLY MERMELADA DE AGRAZ KG
DUP ERLY MERMELADA DE FRESA KG
DUP ERLY SALSA DE MORA - FRESA KG
FERNA NDO GONZA LES ESPARRAGOS KG
FLOR A LB A ROJA S TORTILLAS DE MAIZ UN
H Y H GOURM ET EMPANADA MEDIANA UN
H Y H GOURM ET PAN DE CHOCOLATE bolsa x 18 und UN
IA NINI QUESO RICOTTA KG
IA NINI QUESO MOZZ.BLOQUE
PULPA
INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A DE GUANABANA
VELLA NEDA KG
PULPA
INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A DE FRESA
VELLA NEDA PAQ X 2,1 KL KG
PULPA
INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A DE LULO
VELLA NEDA KG
PULPA
INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A DE MANGO
VELLA NEDA KG
PULPA
INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A DE MELON
VELLA NEDA KG

DA RWIN YOUSET
A VENDA ÑO
2/28/2013 14:16
VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS
PAGINA 2 de 2
FORMATO DE PEDIDO DIARIO Código ACAC01
PULPA
INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A DE MORA
VELLA NEDA KG
PULPA
INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A DE PAPAYA
VELLA NEDA KG
PULPA
INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A DE PERSONAL
VELLA NEDA LB
PULPA
INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A DE PIÑA
VELLA NEDA KG
ZUMO
INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A VELLADE MARACUYA
NEDA KG
LA RECETA CREMA DE LECHE X 1,1 LT
LA RECETA LECHE DESLACTOSADA SIX PACK LT
LA RECETA LECHE EN ENTERA SIX PACK LT
LA RECETA MANTEQUILLA ALPINA KG
LA RECETA QUESO AZUL KG
LA RECETA QUESO BONCHIS KG
LA RECETA QUESO DOBLE CREMA x 3000 KG
LA RECETA QUESO FONDUE KG
LA RECETA QUESO GRUYERE KG
LA RECETA QUESO MANCHEGO KG
LA RECETA QUESO PARM. RALLADO x 500 KG
LA RECETA QUESO PARMES BLOQ KG
LA RECETA QUESO PECORINO BLOQUE KG
LA RECETA QUESO TILSIT AHUMADO KG
LA RECETA QUESO TILSIT FINAS HIERBAS KG
LA RECETA SALCHICHA AMERICANA SUPER PERRO KG
LA RECETA SALCHICHA LLANERA KG
LA RECETA TOCINETA X 2,5 KL KG
LA RECETA YOGURTH FRESA FINES *180 UN
LA RECETA YOGURTH NATURAL fines x 180 KUMIS UN
LA CTEOS CA NA IM A QUESO CLINEJA UN
LA CTO LIFE QUESO MOZZARELA AGUA X 300 GRA UN
LA CTO LIFE QUESO MOZZRELA BOCONCCINI 300 GR KG
LEDESA SALSA DE CHOCOLATE KG
LEVA P A N LEVADURA KG
MC PAPA EXTRA DELGADA KG
P A CIFIC ANCHOAS X 750 GR KG
P A SCO QUESO CREMA PASCO KG
SA NTIA GO RESTREP O ALBAHACA KG
SA NTILLA NA SALSA DE AREQUIPE KG
SA UCES COGOTE MOLIDO KG
SETA S CHAMPIÑON KG
SHA P ELII QUESO MOZAR. RALL. X 2000 GRA KG
SHA P ELII QUESO PROBVOLONE TAJADO X 500 KG
SHA P ELII QUESO PROVOLONE X 450 GRS KG
SHA P ELII QUESO CHEDDAR * 500 GRS KG
SHA P ELII QUESO TILSI KG
SUNRISE ENGLIS MIFFINS TRADICIONA KG
VILLA SECA JAMON DE CERDO KG
VILLA SECA SALAMI KG
VILLA SECA SALCHICHA TERNERA COCTEL KG

DA RWIN YOUSET
A VENDA ÑO
2/28/2013 14:19
VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS
PAGINA 1 de 1
FORMATO DE PEDIDO SEMANAL Código ACAC02
FRECUENCIA
DESDE 22/11/2012 HASTA 30/11/2012
UND DISTRIBUCION
P ROVEDOR ITEM MEDIDA
LUNES M ARTES M IERCOLES JUEVES VIERNES SABADO TOTAL
A LIM ENTOS FRIZY SALSA NAPOLITANA 0

A LIM ENTOS FRIZY CREMA DE TOMATE 0
CIA LTA CARPACCIO DE LOMO 0
CIA LTA CARNE MOLIDA ESPECIAL 0
CIA LTA ESCALOPE DE TERNERA 0
CIA LTA SOBREBARRIGA PUNTOS 0
CIA LTA JAMON CIALTA PREMIUN 0
CIA LTA HUESO DE RES 0
FRIGOA NDES CARNE MOLIDA CORRIENTE ACOPIO 0
FRIGOA NDES CARNE GOULAST ACOPIO 0
FRIGOA NDES CARNE ASAR ACOPIO 0
FRIGOA NDES SOBREBARRIGA 0
FRIGOA NDES CENTRO DE PIERNA 0
FRUIT SERVICE FRESA CONGELADA 0
FRUTSERVICE CONSERVA CUBOS PIÑA 0
GRIFFY SALSA ALITAS PICANTE 0
GUM A R ESCALOPE TERNERA 0
GUM A R MILANESA DE TERNERA 0
GUM A R ESCALOPE MOLIDO x 150 gr 0
IA NINI QUESO BLOQUE 0
IA NINI QUESI RICOTA 0
ALCACHOFA
JUA N CA RLOS CA LDRON 0
LA SP EZIA NAPOLITANA 0
LA SP EZIA PROSCIUTTO 0
LA SP EZIA CREMA DE TOMATE 0
LA SP EZIA PIÑA 0
LA CTOLIFE QUESO MOZZARELLA BOLA 0
LA CTOLIFE QUESO BOCONCINI 0
M A CP OLLO ALITAS 0
P EDIDOS P A CIFIC 0
P OLLO P ERSONA L MUSLOS DE POLLO PARA CIUDADES BOLSA X 3,5 K CONGE 0
P OLLO P ERSONA L MUSLOS POLLO PERSONAL PUNTOS BOLSA X 3,5 K 0
P OLLO P ERSONA L MUSLOS POLLO PERSONAL ACOPIO 0
P OLLO P ERSONA L PERNIL POLLO ACOPIO 0
SA UCES OSOBUCCO 0
TORETOS MEDALLONES LOMO X 110 0
TORETOS CARNE MOLIDA 0
TORETOS ESCALOPE DE TERNERA NO PEDIR A ESTE PROVEEDOR 0
TORETOS LOMO BABY 0
TORETOS MILANESA DE TERNERA NO PEDIR A ESTE PROVEEDOR 0
TORETOS CARNE PARA HAMBURGUESA 0
TORETOS ESCOLOPE MOLIDO NO PEDIR A ESTE PROVEEDOR 0
TORETOS CARNE PERSONAL 0
TORETOS PECHUGA DE PAVO 0
VENCEDOR FILETE DE PECHUGA I Q F SIN LOMO 0
VENCEDOR HUEOS DE POLLO PLANTA 0
VILLA SECA SALAMI 0
VILLA SECA SALCHICHA TERNERA 0
DA RWIN YOUSET A VENDA ÑO

VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS
PAGINA 1 de 1
FORMATO REGISTRO DE PROVEEDORES Código ACAC03
No Razón Social Teléfonos Contacto Celular Crédito R.U.T. Dirección E-mail

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21

VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS
PAGINA 1 de 1
FORMATO DE EVALUACION A PROVEEDORES Código ACAC04
PROVEEDOR A EVALUAR XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
CRITERIOS DE EVALUACION
Se establece una "planilla de desempeño" con 5 conceptos evaluados con puntaje de 1 a 4, a cada concepto
se le aplicó un porcentaje según su ingerencia en resultados de éste departamento.Si el resultado final está
entre 3 a 4 ,califica positivamente y cumple. Un resultado inferior a 3, no califica, se envía una carta
comunicandole los resultados.El proveedor que no califica podría desaparecer del registro de proveedores si en
el nuevo periodo provoca la emisión de un Reclamo Formal
Evaluación Puntaje
Nunca 1
Pocas veces 2
Frecuentemente 3
Siempre 4
No CONCEPTO DESCRIPCION %
1 Cumplimiento de entregas Puntualidad, 30%
2 Embalaje-transporte Preocupación por el cuidado de piezas, identificación, facilidades
20%de envío.
3 Capacidad de reaccion Capacidad instalada humana y tècnica suficiente. 20%
4 Devoluciones 15%
5 Rango fecha vencimiento 10%
6 BMP personal logistico Manejo y manipulacion, uniforme etc 5%
100%
CONCEPTO TOTAL
CUMPLIMIENTO EMBALAJE CAPACIDAD DEVOLUCIONES RANGO BMP
PUNTAJE 4 4 4 4 4 4 24
% 30% 20% 20% 15% 10% 5% 100%
CALIFICACION 1.2 0.8 0.8 0.6 0.4 0.2 4

VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS
PAGINA 1 de 1
FORMATO COMUNICADO EVALUACIÒN A
Código ACAC05
PROVEEDORES
Bogota ##################
Señores
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
E.S.D
Ref: Informe de reevaluación de proveedores
Informo a Uds que se ha realizado la evaluación de Proveedores correspondiente al

periodo XXXXXXXXX registrados para productos y/o servicios para el area COMPRAS y
relacionados sobre todos los proveedores
La evaluación obtenida por su empresa

4 fue:
Este resultado se basa en la conjugación 6 conceptos básicos cada uno con
una importacia relativa (%), a su vez la ponderación máxima es 4, en escala
de 1 a 4.para cada concepto
Evaluación Puntaje
Nunca 1
Pocas veces 2
Frecuentemente 3
Siempre 4
No CONCEPTO DESCRIPCION %
1 Cumplimiento de entregas
Puntualidad, 30%
2 Embalaje-transporte Preocupación por el cuidado de piezas, identificación, facilidades de envío.
20%
3 Capacidad de reaccion Capacidad instalada humana y tècnica suficiente. 20%
4 Devoluciones 15%
5 Rango fecha vencimiento 10%
6 BMP personal logisticoManejo y manipulacion, uniforme etc 5%
100%
Un resultado inferior a 3, no califica dentro de nuestro sistema de calidad, por lo que
recomendamos mejorar los aspectos indicados. Una registro de Proveedores.proceso
provocará la emisión de una queja formal y la eliminación de nuestro evaluación negativa
en nuestro próximo
Agradeciendo su atención y sus comentarios al respecto, saluda.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
JEFE DE COMPRAS
PBX:
e-mail:

VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS
PAGINA 1 de 4
FORMATO DE PEDIDO SEMANAL ABARROTES Código ACAC06
FRECUENCIA
DESDE 22/11/2012 HASTA 30/11/2012
PROVEEDOR DESCRIPCION UM CANT ENTREGA PROVEEDOR DESCRIPCION UM CANT ENTREGA
DICERMEX ACEITE GIRASOL DE ORO X 5000 MORENOS LTDATE FRUTOS ROJOS

DICERMEX BACARDI BLANCO MORENOS LTDATE EAR GREY
DICERMEX BACARDI DORADO MORENOS LTDATE DURAZNO
DICERMEX BOLS TRIPLE SEC MORENOS LTDATE VERDE HAVA
DICERMEX CORONA 330 MORENOS LTDATE MANZANA
DICERMEX CORONA 710 D L K IMPORTACIONES
ACEITE DE OLIVA
DICERMEX LIMPION INDUSTRIAL D L K IMPORTACIONES
ACEITE 15 ML HIERBAS
DICERMEX MAYONESA FRUCO X 1 KILO D L K IMPORTACIONES
ACEITE 15 ML PICANTE
DICERMEX MOSTAZA DIGON D L K IMPORTACIONES
ACEITE 15 ML ACEITE & ACETO
DICERMEX MOSTAZA FRUCO D L K IMPORTACIONES
PASTA LINGUINI 500 GRM UND X CAJA 24
DICERMEX MOSTAZA FRUCO X 200 GRS D L K IMPORTACIONES
PASTA PENNE RIGATE 300 GRM UND X CAJA 4
DICERMEX PAPEL HIGIENICO BLANCO CLIENTES X 8 U D L K IMPORTACIONES
PASTA SPAGHETI 300 GRM UND X CAJA 4
DICERMEX SACHET DE MOSTAZA D L K IMPORTACIONES
PASTA FETUCCINI CAJA X 24 PQ
DICERMEX SACHET SALSA DE TOMATE D L K IMPORTACIONES
PASTA LAGSANA
DICERMEX SALSA DE TOMATE FRUCO X 1 KILO PRODELAGRO NUEZ EL NOGAL
DICERMEX SERVILLETA CAFETERIA PRODELAGRO SAL DE AJO
DICERMEX SERVILLETA DE LUJO X 200 PRODELAGRO PIMIENTA NEGRA ,MOLIDA AL 50
DICERMEX TOALLA DE MANOS EN C PRODELAGRO CANELA MOLIDA
DICERMEX V BARREL SELECC CABERNET PRODELAGRO PEPERONCHINO
DICERMEX V BARREL SELECC MERLOT PRODELAGRO CLAVOS DE OLOR ENTEROS
DICERMEX ARROZ ROA X 3 KILOS PRODELAGRO PIMIENTA BLANCA EN PEPA
DICERMEX VINAGRE BLANCO FRUCO PRODELAGRO ROMERO SECO X 500
DICERMEX CINZANO EXTRA DRY ACORAZADAS TARJETAS CONTROL TIEMPO
DICERMEX INSTACREAM PAQUETE FECO Y CIA S.A.S
LEGGERELLA X KILO

VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS
PAGINA 1 de 1
FORMATO DE PEDIDO SEMANAL HELADO POPSY Código ACAC07
FRECUENCIA
DESDE 26/11/2012 HASTA 04/12/2012
PRODUCTO PRESENTACION
CL127 (Metro127)
AV.68 (floresta)
PP.S (Pepe
CL140sierra)
(Cedritos)
SAN R (San
CL139
rafael)
CL82 (Zona
CL93 rosa)
(Parque
CL96 (Chico)
USA1
de la 93)
SFE (Santafe)
CHIA CL69 (Quinta
CL71 (Rosales)
HAYUELOS
camacho)
G.E (Gran
IBIS (Centro
estacion)
CENTENERIO
PRADERA
internacional)
USA2 (Usaquen
TITANTOTAL
parque)
HELADO DE CHOCOLATE TARRO
HELADO DE VAINILLA TARRO
HELADO DE FRESA TARRO
SALSAS DE MORA DIET KG
CARAMELO KG
VASITO DE HELADO UN
HELADO X 1/2 LITRO LT
TAPA PARA HELADO UN
OBSERVACIONES:

VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS
PAGINA 1 de 1
FORMATO DE PEDIDO SEMANAL PROVEEDOR EXTERNO CIUDADES Código ACAC08
FRECUENCIA
DESDE 26/11/2012 HASTA 04/12/2012
EL COMETA
LA COSTA CALI PEREIRA MEDELLIN
PRODUCTO U.M.
CARTAGENA BAR CR 53 BAR CANCHA B/MANGA PALMAS CHIPICHAPE GRANADASAN FERNANDO
ARBOLEDA UNICENTRO DIVERCITY LAURELES OVIEDO SAN FERNANDO SANTAFE TESORO
PAN MOLDE UND
PAN CENTENO UND
CROISSANT UND
SCHADELL SHAPELLI
PRODUCTO U.M.
Q MOZZ RALLADO K KG
TORETOS
PRODUCTO U.M. SAN FERNANDO SANTAFE
ARBOLEDA UNICENTRO DIVERCITY LAURELES OVIEDO TESORO
ASAR LB
GOULASCH LB
INDUSTRIAS ALIMENTICIAS AVELLANEDA

PRODUCTO U.M.
FRESA CONGELADA KG
PULPA PIÑA KG
PULPA MANGO KG
PULPA MORA KG
PULPA LULO KG
PULPA GUANABANA KG
PULPA PAPAYA KG
MELON PULPA KG
PULPA PERSONAL LB
BROWNIES Y CHOCOLATES
PRODUCTO U.M.
MINI BROWNIES UND

VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS
PAGINA 1 de 1
FORMATO DE DEVOLUCIONES A PROVEEDOR Código ACAC09
PROVEEDOR: NIT:
PRODUCTO CANTIDAD MOTIVO DE LA DEVOLUCION

CALIDAD DEFICIENTE
PRODUCTO NO FACTURADO
MAYOR CANTIDAD RECIBIDA
PRODUCTO CONTAMINADO
PRODUCTO NO CONFORME
OTRO¿Cuál?
OBSERVACIONES:
ENTREGÓ: RECIBIÓ:
VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS
PAGINA 1 de 2
FORMATO DE DEVOLUCIONES A PROVEEDOR Código ACAC09
PROVEEDOR: NIT:
PRODUCTO CANTIDAD MOTIVO DE LA DEVOLUCION

CALIDAD DEFICIENTE
PRODUCTO NO FACTURADO
MAYOR CANTIDAD RECIBIDA
PRODUCTO CONTAMINADO
PRODUCTO NO CONFORME
OTRO¿Cuál?
OBSERVACIONES:
ENTREGÓ: RECIBIÓ:

VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS
PAGINA 1 de 1
FORMATO CONTROL DE PEDIDOS DE PROVEEDORES Código ACAC10
EL PEDIDO SE
CANTIDAD CANTIDAD NUEVA FECHA NO CANCELÓ
FECHA FACTURA PROVEEDOR DIFERENCIA ENTREGÓ
SOLICITADA ENTREGADA DE ENTREGA ENTREGÓ PEDIDO
ELABORO REVISÓ APROBÓ FECHA

VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS
PAGINA 1 de 1
FORMATO QUEJAS Y RECLAMOS Código ACAC11
PROVEEDOR: FECHA:
PERSONAL A QUIEN VA DIRIJIDA LA QUEJA:
MOTIVO DE LA QUEJA
NOMBRE DE QUIEN RADICA LA QUEJA:

CARGO:
NOMBRE DE QUIEN RECIBE LA QUEJA:

CARGO:
VERSION 000
PROCESO DE COMPRAS
PAGINA 1 de 1
FORMATO ACTA DE REUNIÓN Código ACAC12
ACTA N°:
ASUNTO DE LA REUNIÓN:
OBETIVO DE LA REUNIÓN:
FECHA: HORA:
LUGAR:
MODERADOR:
PARTICIPANTE
NOMBRE PRESENTE AUCENTE INVITADO
AGENDA
ITEM TEMA PRESENTADO POR
1
2
3
CONTENIDO
AGENDA DESCRIPICION DEL DESARROLLO DE LA REUNIÓN
ITEM N°
1
2
3
ACUERDOS Y COMPROMISOS DE LA REUNION

FECHA DE
ITEM PRIORIDAD ACUERDOS Y COMPROMISOS RESPONSABLES
ENTREGA
1
2
3
SEGUIMIENTO A COMPROMISOS ANTERIORES

FECHA
ITEM ACTA N° DESCRIPCION RESPONSABLE OBSERVACION
ENTREGA
1
2
3
TEMAS A TRATAR EN FUTURAS REUNIONES

1
2
FECHA PROXIMA REUNION: HORA:

LUGAR:
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA

FORMATOS
PRODUCCIÓN
LISTA DE FORMATOS
Garantizar el cumplimiento de las
Formato auditoria diaria de limpieza al cierre normas de limpieza y desinfeccion de
PRODUCCIÓN Tabular registros Compilar registros
producción la planta. Al finalizar la jornada
laboral.
Formato control diario de ordenes de Llevar registro de los procesos que se
PRODUCCIÓN Tabular registros Compilar registros
producción elaboran a diario.
Requerir materia prima e Realizar pedido manual
Formato pedido diario abarrotes PRODUCCIÓN Solicitar materias primar e insumos a
insumos. por cada area de la linea
deschos para avastecer cada una de
Requerir materia prima e Realizar pedido manual
Formato pedido diario cuartos fríos PRODUCCIÓN las lineas de produccion.
insumos. por cada area de la linea
Requerir materia prima e Realizar pedido manual Solicitar avastecimiento de productos
Formato pedido semanal aseo y empaque PRODUCCIÓN
insumos. por cada area de la linea de aseo y empaque
Monitorear a personal de produccion
Formato control de BPM PRODUCCIÓN Tabular registros Compilar registros para el cumplimiento de las BPM
"Buenas Practicas de Manufactura"
Notificar la orden de Llevar registro de los insumos usados
Recibir firmadas las
Formato hoja de vida producto terminado PRODUCCIÓN provisional o de para cada receta, quien lo elabora y
órdenes a satisfaccion
fabricación. como la cantidad elaborada.
Asignar responsables de Programar el el personal que realizara
Formato programación de la producción PRODUCCIÓN Programar la producción
la manufactura los procedimientos durante

Acta de reunión PRODUCCIÓN Retroalimentar proceso Elaborar un acta actividades y responsabilidades y si
VERSION 000
PROCESO DE PRODUCCION
PAGINA 1 de 2
FORMATO AUDITORIA DE LIMPIEZA CIERRE
Código ACAP01
PRODUCCION
POSTRES 0 2.5 5 OBSERVACIONES/ACCIONES INMEDIATAS

Area lim pia (pisos, paredes y techos)
Elem entos de aseo disponibles desocupados y
lim pios(atom izadores)
Neveras lim pias interna y externam ente
Batidoras lim pias
Hornos lim pios
Moldes lim pios, boca abajo
Alacena de producto lim pia y organizada
Productos rotulado y rotado
Ausencia de productos vencidos
Mesones lim pios: superficie, base, patas
Caneca lim pia, m arcada boca abajo
SALSA 0 2.5 5 OBSERVACIONES/ACCIONES INMEDIATAS

Tablas acrilicas blancas
Utensilios de procesos lim pios
Producto rotulado y rotado
PORCIONADO 0 2.5 5 OBSERVACIONES/ACCIONES INMEDIATAS

Selladora lim pia, con agua lim pia
Bolsas protegidas, bien alm acenadas
Gram eras lim pias
Selladora al vacio lim pia interna y externam ente
Utensilios de procesos lim pios
COCINA CALIENTE 0 2.5 5 OBSERVACIONES/ACCIONES INMEDIATAS

Estufas lim pias

VERSION 000
PAGINA 2 de 2
FORMATO AUDITORIA DE LIMPIEZA CIERRE

Código ACAP01
PRODUCCION
COCINA CALIENTE 0 2.5 5 OBSERVACIONES/ACCIONES INMEDIATAS

Ollas, charoles limpio, boca abajo
Utensilios
Equipos de procesos
limpios: limpios tajadora,
robot, molino,
despulpadora, licuadora, marmitas, sarten
tablas acrilicas blancas
Piscina de enfriamiento con limpia, con hielo
Caneca limpia, marcada boca abajo
PASTAS 0 2.5 5 OBSERVACIONES/ACCIONES INMEDIATAS
Area limpia (pisos, paredes y techos)
Utensilios de procesos limpios
Mesones limpios: superficie, base, patas

Batidor y laminadoras
Elementos limpias
de aseo disponibles desocupados y
limpios(atomizadores)
Caneca limpia, marcada boca abajo
ÀREA COMÙN 0 2.5 5 OBSERVACIONES/ACCIONES INMEDIATAS
Alacena
Alacena de
de utensilios limpia organizada,
producto limpia, y organizada
rotulado. Rotacion
Materia prima y abarrotes entregado a diario
almacenado de acuerdo a su naturaleza
Piso escurrido y limpio

Ambiente de toda el area
Toallas
Desechoswypall limpias
en shut en solucion
de residuos desinfectante
solidos de
acuerdo a clasificacion: organico, reciclable y no
* 0 No cumple; 2,5 Cumple parcialmente y 5 Cumple
Nombre y cedula de responsable auditoria ________________________________________________

VERSION 000
PAGINA 1 de 1
FORMATO CONTROL DIARIO ORDENES DE PRODUCCION Código ACAP02
FECHA LOTE FECHA NUMERO

PROCESO PROCESADO POR U.M. CANTIDAD EMPACADO POR
PRODUCCION (F. EMPAQUE) VENCE ORDEN

VERSION 000
PAGINA 1 de 1
FORMATO PEDIDO DIARIO ABARROTES Código ACAP03
COCINA CALIENTE Y SALSAS

PRONOS STOCK STOCK TOTAL PRONOS STOCK STOCK TOTAL
PRODUCTO ENBALAJE PRODUCTO ENBALAJE U.M.
U.M. TICO SALSAS C.CALIE PEDIDO TICO SALSAS C.CALIE PEDIDO
ACEITE QUALITY GOLDEN 20 LT 0 AJO EN PASTA 0,250 KG 0
ACEITE PRODUCCION 5 LT 0 AZAFRAN 4,350 KG 0
ARROZ ARBORIO 5 KG 0 CHAMPIÑON CHITAQUE 0,500 KG 0
CALDO MAGGI 1,600 KG 0 ESTRAGON FRANCES 0,500 KG 0
CIRUELA PASAS 10 KG 0 HARINA POLENTA 1 KG 0
HUMO LIQUIDO 1 LT 0 PASTA DE TOMATE 1 KG 0
MAYONESA 3,770 KG 0 ROMERO SECO 0,500 KG 0
MIEL 1 KG 0 SAL DE AJO 1 KG 0
MOSTAZA 4,015 KG 0 SAL MARINA 0,800 KG 0
NUEZ DE BRASIL 1 KG 0 SAL YODADA 3 KG 0
NUEZ MOSCADA 1 KG 0 SALSA B B Q 10 KG 0
OREGANO 0,500 KG 0 SALSA CHIPLOTE 0,167 KG 0
PAPRIKA HUNGARA 0,500 KG 0 SALSA SOYA CHAN 1 LT 0
PASTELERA LEGGENLA 1 KG 0 TOMATE SECO 10 KG 0
PEPERON CHINO 0,500 KG 0 VINAKGE BLANCO 3,060 LT 0
PIMIENTA BLANCA 0,500 KG 0 VINAKGE VALSAMICO 5 LT 0
PIMIENTA CAYENA 1 KG 0 VINO DE COCINA BLANCO 1 LT 0
PIMIENTA NEKGA MOLIDA 0,500 KG 0 VINO DE COCINA TINTO 1 LT 0
SEMILLA DE CILANTRO 0,500 KG 0 0
POSTRES Y RAVIOLES
PRONOS STOCK STOCK TOTAL PRONOS STOCK STOCK TOTAL

PRODUCTO ENBALAJE PRODUCTO ENBALAJE U.M.
U.M. TICO POSTRE RAVIOL PEDIDO TICO POSTRE RAVIOL PEDIDO
AMARETTO CONVIER 1 BT HARINA SEMOLA 50 KG
AREPARINA 1 KG HARINA TRIGO 50 KG
AZUCAR PULVERIZADA 1 KG HARINA WAFLES 1.7 KG
AZUCAR SULFITADA 1 KG HUEVOS 30 UN
BASE TRES LECHES 1 UN LECHE CONDESADA 4.5 KG
BELCOSTIK 1 KG MAIZENA 5 KG
BRANDY 1 BT MARGARINA 0.5 KG
CANELA EN ASTILLAS 0.5 KG MOHOSAN PLUS 1 KG
COBERTURA CHOCO MASA 5 KG NESCAFE 0.5 KG
COCO DESHIDRATADO | KG NUES DE BRASIL 1 KG
COCOA 0.25 KG POLVO DE HORNEAR 1 KG
CONVIER COCO 1 BT SALSA CHOCOLATE CARAT 4 KG
ESENCIA DE VAINILLA 3.8 LT SEMILLA AJONJOLI 0.5 KG
GALLETA DE OREON 1 KG TIRAPONE 1 KG
GALLETA MACARENA 5.28 KG

VERSION 000
PAGINA 1 de 1
FORMATO PEDIDO DIARIO MP E INSUMOS Código ACAP04
CUARTOS FRIOS
STOCK STOCK STOCK STOCK
PRODUCTO ENBALAJE U.M. PRONOSTICO TOTAL PEDIDO
SALSAS C.CALIENTE POSTRES RAVIOLIS
ANCHOAS PUNTOS 0.75 KG 0

CREMA DE LECHE 1.1 LT 0
FONDO VEGETALES 1 LT 0
LECHE ENTERA 1.1 LT 0
LEVADURA 0.5 KG 0
MANTEQUILLA ALPINA 0.5 KG 0
MERMELADA DE AGRAZ 1 KG 0
POLLO PECHUGA * PQ 3.5 KG 0
QUESO AZUL 1 KG 0
QUESO CREMA 2 KG 0
QUESO GRUYER 1 KG 0
QUESO PARMESANO RALLADO 1 KG 0
QUESO RICOTA 0.5 KG 0
QUESO TILSIT 3 KG 0
SALMON AHUMADO 0.1 KG 0
SALSA CHOCOLATE 1 KG 0
SALSA NAPOLITANA 5.4 KG 0
TOCINETA 2.5 KG 0
FRUVER
TOMATE CHONTO 1 KG 0
LIMON 1 KG 0
CEBOLLA LARGA 1 KG 0
CEBOLLA PUERRO 1 KG 0
ZANAHORIA 1 KG 0
APIO 1 KG 0
ESPINACA 1 KG 0
PEPINO 1 KG 0
ARBEJA DESGRANADA 1 KG 0
AJO INPORTADO 1 KG 0
AHUYAMA 1 KG 0
CALABACIN 1 KG 0
HABICHUELA 1 KG 0
LAUREL 1 KG 0
PIMENTON 1 KG 0
ZUQUINI 1 KG 0

VERSION 000
PAGINA 1 de 1
FORMATO PEDIDO SEMANAL ASEO Y EMPAQUE Código ACAP05
ASEO
PRODUCTO ENBALAJE U.M. PRONOSTICO STOCK DE INV TOTAL PEDIDO
DECOL 1 UN 0
LIMPION WIPALL 1 UN 0
JABON REY 1 UN 0
ESPONJA BRILLO 1 PQ 0
ESPONJA DOBLE USO 1 PQ 0
ESPONJA LA MAQUINA 1 UN 0
GUANTES DESECHABLES 1 UN 0
GUANTES NEGROS 1 UN 0
GUANTES AMARILLO 1 UN 0
TRAPEROS 1 UN 0
ESCOBAS 1 UN 0
JABON MULTI QUAT 1 GL 0
JABON GREASESTRE 1 GL 0
JABON LIQUD K 1 GL 0
JABON SURGY 1 GL 0
DECINFECTANTE SUNAMI 1 GL 0
EMPAQUE
CONTAINER PIE 1 CAJA 0

CONTAINER TIRAMISU 1 CAJA 0
CAJA CALZONI 50 UN 0
BALDE DE ALITAS PEQUEÑO 1 UN 0
BALDE DE ALITAS GRANDE 1 UN 0
BOLSA BASURA GRANDE 1 UN 0
BOLSA DE CONTENEDOR 1 PAQ 0
LIMPION INDUSTRIAL 1 UN 0
PAPEL VINIPEL 1 UN 0
PAPEL ALUMINIO 1 UN 0
PAPEL PARAFINADO 1 UN 0
BOLSA CANASTILLA 100 UN 0
BOLSA PRECORTE 100 UN 0
BOLSA PLASTICA 12 100 UN 0
BOLSA LIBRA 100 UN 0
BOLSA RAVIOLES 100 UN 0
BOLSA 14 X 16 100 UN 0
BOLSA PAN 100 UN 0
BOLSA 15 X 18 100 UN 0

VERSION 000
PAGINA 1 de 1
FORMATO HOJA DE VIDA PRODUCTO TERMINADO Código ACAP06
CODIGO PRODUCTO:
KILOS DE BACHE:
UNIDADES APROX- BACHE:
TEMPERATURA DE TIEMPO DE
FECHA ELABORACIÓN: COCCIÓN COCCIÓN
CANTIDAD UNIDAD CANTIDAD FECHA

CODIGO MATERIAS PRIMAS MERMAS PROVEEDOR LOTE
BACHE MEDIDA CONSUMIDA VENCIMIENTO
RANGO TEMPERATURA COCCION DE: 0 ˚ C A 0 ˚ C
OBSERVACIONES:
ELABORADO POR: REVISADO POR:

VERSION 000
PAGINA 1 de 1
FORMATO PROGRAMACIÓN DE LA PRODUCCÓN Código ACAP07
SEMANA
FECHA: DE: A:
PRODUCTO LUNES MARTES MERCOLES JUEVES VIERNES SABADO RESPONSABLE

SALSA BBQ 1 BACHE 3 BACHE YUDY GOMEZ
SALSA BBQ 1 BACHE LEIDY CASTIBLANCO

VERSION 000
PROCESO DE PRODUCCIÓN
PAGINA 1 de 1
FORMATO CONTROL DE BPM Código ACAP08
CONTROL
UÑAS UNIFORME PRESENTACION PERSONAL OTROS
FECHA OPERARIO BOTAS AUCENCIA CABELLO HOMBRES MUJERES SIN HIGIENE USO GUANTES USO ELEMENTOS DE
CORTAS SIN PINTURA LIMPIO COMPLETO LIMPIAS JOYAS CUBIERTO AFEITADOS MAQUILLAJE PERSONAL MANIPULACION PROTECCION
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO

VERSION 000
PROCESO DE PRODUCCIÓN
PAGINA 1 de 1
FORMATO ACTA DE REUNIÓN Código ACAP09
ACTA N°:
FECHA: HORA:
LUGAR:
MODERADOR:
PARTICIPANTE
AGENDA
1
2
3
CONTENIDO
AGENDA ITEM
DESCRIPICION DEL DESARROLLO DE LA REUNIÓN
N°
1
2
3

FECHA DE
ENTREGA
1
2
3

ITEM ACTA N° DESCRIPCION RESPONSABLE FECHA ENTREGA OBSERVACION
1
2
3

1
2

LUGAR:

FORMATOS
DESPACHOS Y RECIBO
DE MERCANCIA
LISTA DE FORMATOS
Registrar entrada de Llevar registro de caracteristicas de

Formato de inspección y recibo de productos Diligenciar formato de
DESPACHOS mercancía de producción materias primas e insumos que
perecederos. entrada de mercancia
y proveedores ingresan al centro de acopio.
Despachar o entregar de Garantizar y inocuidad y seguridad de

Formato control y limpieza de vehículos DESPACHOS INICIO
mercancía los alimentos que alli se transportan
Despachar o entregar de Monitorear a personal de despachos
Formato control de BPM DESPACHOS INICIO
mercancía para el cumplimiento de las BPM
Revisar formato de
Formato de novedades y devoluciones de Recibir las devoluciones Registrar devoluciones de puntos de
DESPACHOS novedades y producto
puntos de venta y novedades escritas. venta a centro de acopio.
devuelto
Despachar o entregar de Evaluar el servicio de la flota
Formato de evaluación a trasportadores DESPACHOS INICIO - TRIMESTRE
mercancía transportadora.
Formato control de inventario periódico DESPACHOS Revisar existencias. Conteo físico Monitorear periodicamente las
Despachar o entregar de Entregar productos a Controlar mercacia que sale del
Formato de remisión salida de mercancía DESPACHOS
mercancía logistica y trasnporte centro de acopio a puntos de
Hacer devolucion de
Formato acta de bajas DESPACHOS Facturación interna. Registrar las bajas según su causa.
producto en el sistema
Verificar Ítems de Verificar items abiertos o Registrar facturas ingresadas al
Formato relación de facturas DESPACHOS
Factura Abiertos. sin ingreso sistema.
Retroalimentar el
Acta de reunión DESPACHOS Realizar acta actividades y responsabilidades y si
proceso.
VERSION 000
PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA
PAGINA 1 de 1
FORMATO DE INSPECCION Y RECIBO DE PRODUCTOS PERECEDEROS Código ACAD01
CUMPLIMIENTO
CALIDAD DEL TEMPERATURA EMBALAJE DEL BPM
PROVEEDOR PRODUCTO LOTE FECHA DE V. DEVOLUCIONES OBSERVACIONES GENERALES
PRODUCTO DEL PRODUCTO PRODUCTO TRASPORTADOR
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO

VERSION 000
PAGINA 1 de 1
FORMATO DE CONTROL Y LIMPIEZA DE VEHICULOS Código ACAD02
LIMPIEZA DEL VEHICULO HIGIENE DEL PERSONAL RESPONSABLE

FECHA PLACA RESPONSABLES EXTERIOR CORTINAS DIVISIONES ESTIBAS CANASTILLAS ¿UNIFOR. LIMPIO? ¿BOTAS LIMPIAS? ¿UÑAS LIMPIAS? HIGIENE PERSONAL
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
OBSERVACIONES:

VERSION 000
PAGINA 1 de 1
FORMATO CONTROL DE BPM Código ACAD03
CONTROL
UÑAS UNIFORME PRESENTACION PERSONAL OTROS
FECHA OPERARIO
BOTAS AUCENCIA CABELLO HOMBRES MUJERES SIN HIGIENE USO GUANTES USO ELEMENTOS DE
CORTAS SIN PINTURA LIMPIO COMPLETO LIMPIAS JOYAS CUBIERTO AFEITADOS MAQUILLAJE PERSONAL MANIPULACION PROTECCION
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO

VERSION 000
PAGINA 1 de 1
FORMATO DE NOVEDADES Y DEVOLUCIONES DE PUNTOS DE VENTA Código ACAD04
PUNTO DE VENTA: HORA:
PRODUCTO CANTIDAD MOTIVO DE LA NOVEDAD O DEVOLUCION

NO LLEGO EL PRODUCTO
PRODUCTO VENCIDO O NO TIENE FECHA DE VENCIMIENTO
CALIDAD DEL PRODUCTO (PRESENTACION)
PRODUCTO NO SILICITADO (SOBRANTE)
RUPTURA EN EL TRASPORTE
DEVOLUCION POR TAMAÑO
ERROR DE DIGITACION PUNTO DE VENTA (AUT.DESPACHOS DEV)
CALIFICACION SERVICIO DE TRASPORTE
PRESENTACION DEL PERSONAL EXCELENTE BUENA MALA
TRANSPORTADOR
ACTITUD DE SERVICIO EXCELENTE BUENA MALA
TEMPERATURA PRODUCTOS EXCELENTE BUENA MALA
PRODUCTOS
HORA DE ENTREGA EXCELENTE BUENA MALA
OBSERVACIONES:
ENTREGO (PUNTO V.): RECIBE (TRANSPORTADOR):

RECIBE (ACOPIO):
VERSION 000
PAGINA 1 de 1
FORMATO DE NOVEDADES Y DEVOLUCIONES DE PUNTOS DE VENTA Código ACAD04
PUNTO DE VENTA: HORA:
PRODUCTO CANTIDAD MOTIVO DE LA NOVEDAD O DEVOLUCION

NO LLEGO EL PRODUCTO
PRODUCTO VENCIDO O NO TIENE FECHA DE VENCIMIENTO
CALIDAD DEL PRODUCTO (PRESENTACION)
PRODUCTO NO SILICITADO (SOBRANTE)
RUPTURA EN EL TRASPORTE
DEVOLUCION POR TAMAÑO
ERROR DE DIGITACION PUNTO DE VENTA (AUT.DESPACHOS DEV)
CALIFICACION SERVICIO DE TRASPORTE
PRESENTACION DEL PERSONAL EXCELENTE BUENA MALA
TRANSPORTADOR
ACTITUD DE SERVICIO EXCELENTE BUENA MALA
TEMPERATURA PRODUCTOS EXCELENTE BUENA MALA
PRODUCTOS
HORA DE ENTREGA EXCELENTE BUENA MALA
OBSERVACIONES:
ENTREGO (PUNTO V.): RECIBE (TRANSPORTADOR):

RECIBE (ACOPIO):

VERSION 000
PAGINA 1 de 1
FORMATO DE EVALUACION A TRASPORTADORES Código ACAD05
EMPRESA TRANSPORTADORA: FECHA:

CONDUCTOR: PLACA:
AUDITOR:
CONDICIONES DEL VEHICULO

EXCELENTE (4) BUENO (3) MALO (2) DEFICIENTE (1)
PUNTAJE PORCENTAJE CALIFICACION OBSERVACIONES
TECNOMECANICA 0 40% 0
TERMOKIN 0 25% 0
DISPOSITIVO DE RASTREO SATELITAL 0 10% 0
DIVISIONES 0 10% 0
CORTINAS 0 10% 0
ESTIBAS 0 5% 0
TOTAL CALIFICACION VEHICULO 0
CONDICIONES DEL SERVICIO DE TRASPORTE

HIGIENE DEL VEHICULO 0 20% 0
HIGIENE DE CANASTILLAS 0 10% 0
PRESENTACION PERSONAL 0 15% 0
ACTITUD DE SERVICIO 0 15% 0
ENTREGA OPORTUNA 0 20% 0
CUMPLIMIENTO DE BPM 0 20% 0
TOTAL CALIFICACION SERVICIO 0
CONDICIONES DEL PERSONAL TRASPORTADOR

SEGURO SOCIAL 0 45% 0
DOTACION COMPLETA 0 30% 0
CARNET DE MANIPULACION DE A. 0 25% 0
TOTAL CALIFICACION PERSONAL 0
CALIFICACION TOTAL 0.00
RECOMENDACIONES GENERALES:

VERSION 000
PAGINA 1 de 1
FORMATO DE REMISÓN SALIDA DE MERCANCIA Código ACAD06
PUNTO DE VENTA: FECHA:
N DESCRIPCIÓN UND MEDIDA CANTIDAD

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
OBSERVACIONES:
ENTREGO (ACOPIO): RECIBE (TRANSPORTADOR):

VERSION 000
PAGINA 1 de 1
FORMATO ACTA DE BAJAS Código ACAD07
PERIODO
DE: A: FECHA DE BAJA:
FECHA DESCRIPCIÒN UND M. CANTIDAD PRECIO UND TOTAL MOTIVO V° B° JEFE DESPACHOS
JEFE DE DESPACHOS: JEFE DE COSTOS:

JEFE DE PRODUCCIÓN: GERENTE DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO:

PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE VERSION 000
MERCANCIA PAGINA 1 de 1
FORMATO RELACIÓN DE FACTURAS Código ACAD08
FECHA:
PROVEEDOR NOTA N° FACTURA ORDEN DE COMPRA REGISTRO INGRESO SAP

VERSION 000
PAGINA 1 de 1
FORMATO CONTROL DE INVENTARIO PERIODICO Código ACAD09
PERIODO
DE: A:
FECHA BODEGA RESPONSABLE NOVEDADES DESPUES DEL CRUCE DE INVENTARIO V°B° JEFE DESPACHOS

PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE VERSION 000
MERCANCIA PAGINA 1 de 1
FORMATO ACTA DE REUNIÓN Código ACAD10
ACTA N°:
FECHA: HORA:
LUGAR:
MODERADOR:
PARTICIPANTE
AGENDA
1
2
3
CONTENIDO
AGENDA ITEM
DESCRIPICION DEL DESARROLLO DE LA REUNIÓN
N°
1
2
3

FECHA DE
ENTREGA
1
2
3

ITEM ACTA N° DESCRIPCION RESPONSABLE FECHA ENTREGA OBSERVACION
1
2
3

1
2

LUGAR:

LISTADO MAESTRO DE
FORMATOS
VERSION 000
PAGINA 1 de 2
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Código ACA01
A: ARCHIES CA: CADENA DE ABASTECIMIENTO P: PRODUCCIÓN C: COMPRAS D: DESPACHOS N°: NÚMERO DESIGNADO F: FÍSICO M: MAGNÉTICO
IDENTIFICACION ALMACENAMIENTO
TIEMPO DE
TITULO VERSIÓN CÓDIGO UBICACIÓN DEL FORMATO USUARIO DEL FORMATO LOCALIZACIÓN CLASIFICACIÓN RESPONSABLE
RETENCIÓN
REGISTROS (RG)
F: ARCHIVO COMPRAS M: MANUAL JEFE DE DESPACHOS Y ARCHIVO

FORMATO DE PEDIDO DIARIO V. 000 ACAC01 POR CÓDIGO 6 MESES JEFE DE COMPRAS
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AUXILIAR COMPRAS COMPRAS

FORMATO PEDIDO SEMANAL V. 000 ACAC02 POR CÓDIGO 6 MESES JEFE DE COMPRAS
F: ARCHIVO COMPRAS M: MANUAL ARCHIVO
FORMATO REGISTRO DE PROVEEDORES V. 000 ACAC03 AUXILIAR COMPRAS POR CÓDIGO 1 AÑO JEFE DE COMPRAS
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS
F: ARCHIVO COMPRAS M: MANUAL JEFE DE COMPRAS Y ARCHIVO
FORMATO DE EVALUACÓN A PROVEEDORES V. 000 ACAC04 POR CÓDIGO 1 AÑO JEFE DE COMPRAS
FORMATO COMUNICADO EVALUACION A F: ARCHIVO COMPRAS M: MANUAL JEFE DE COMPRAS Y ARCHIVO
V. 000 ACAC05 POR CÓDIGO 1 AÑO JEFE DE COMPRAS
PROVEEDORES PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AUXILIAR COMPRAS COMPRAS

FORMATO PEDIDO SEMANAL ABARROTES V. 000 ACAC06 POR CÓDIGO 6 MESES JEFE DE COMPRAS

FORMATO PEDIDO SEMANAL HELADOS POPSY V. 000 ACAC07 AUXILIAR COMPRAS POR CÓDIGO 6 MESES JEFE DE COMPRAS
FORMATO PEDIDO SEMANAL PROVEEDOR F: ARCHIVO COMPRAS M: MANUAL COORDINADOR CIUDADES Y ARCHIVO
V. 000 ACAC08 POR CÓDIGO 6 MESES JEFE DE COMPRAS
EXTERNO CIUDADES PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AUXILIAR COMPRAS COMPRAS
FORMATO DE DEVOLUCIONES A PROVEEDOR V. 000 ACAC09 AUXILIAR DE COMPRAS POR CÓDIGO 1 AÑO JEFE DE COMPRAS
FORMATO CONTROL DE PEDIDOS DE F: ARCHIVO COMPRAS M: MANUAL ARCHIVO
V. 000 ACAC10 AUXILIAR DE COMPRAS POR CÓDIGO 6 MESES JEFE DE COMPRAS
PROVEEDORES PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS
FORMATO QUEJAS Y RECLAMOS V. 000 ACAC11 AUXILIAR DE COMPRAS POR CÓDIGO 1 AÑO JEFE DE COMPRAS
FORMATO ACTA DE REUNIÓN V. 000 ACAC12 JEFE DE COMPRAS POR CÓDIGO 1 AÑO JEFE DE COMPRAS
FORMATO DE INSPECCION Y RECIBO DE F: ARCHIVO DESPACHOS M: MANUAL JEFE DE TRASPORTE Y ARCHIVO JEFE DE TRASPORTE Y
PRODUCTOS PERECEDEROS
V. 000 ACAD01 POR CÓDIGO 6 MESES
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RECIBO DE MERCANCIA DESPACHOS RECIBO DE MERCANCIA
FORMATO DE CONTROL Y LIMPIEZA DE F: ARCHIVO DESPACHOS M: MANUAL JEFE DE TRASPORTE Y ARCHIVO JEFE DE TRASPORTE Y
VEHICULOS
V. 000 ACAD02 POR CÓDIGO 1 AÑO
F: ARCHIVO DESPACHOS M: MANUAL ARCHIVO
FORMATO CONTRO BPM V. 000 ACAD03 JEFE DESPAHOS POR CÓDIGO 1 AÑO JEFE DESPACHOS
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DESPACHOS
FORMATO NOVEDADES Y DEVOLUCIONES F: ARCHIVO DESPACHOS M: MANUAL ARCHIVO
PUNTOS DE VENTA
V. 000 ACAD04 ASISTENTE FACTURACIÓN POR CÓDIGO 6 MESES JEFE DESPACHOS

VERSION 000
PAGINA 2 de 2
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Código ACA01
A: ARCHIES CA: CADENA DE ABASTECIMIENTO P: PRODUCCIÓN C: COMPRAS D: DESPACHOS N°: NÚMERO DESIGNADO F: FÍSICO M: MAGNÉTICO
IDENTIFICACION ALMACENAMIENTO
TIEMPO DE
TITULO VERSIÓN CÓDIGO UBICACIÓN DEL FORMATO USUARIO DEL FORMATO LOCALIZACIÓN CLASIFICACIÓN RESPONSABLE
RETENCIÓN
REGISTROS (RG)
FORMATO DE EVALUACION A F: ARCHIVO DESPACHOS M: MANUAL JEFE DE TRASPORTE Y ARCHIVO JEFE DE TRASPORTE Y
TRASPORTADORES
V. 000 ACAD05 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RECIBO DE MERCANCIA DESPACHOS
POR CÓDIGO 1 AÑO
RECIBO DE MERCANCIA
FORMATO DE REMISION SALIDA DE F: ARCHIVO DESPACHOS M: MANUAL AUXILIAR DE BODEGA Y ARCHIVO

MERCANCIA
V. 000 ACAD06 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS JEFE DESPACHOS DESPACHOS
POR CÓDIGO 6 MESES JEFE DESPACHOS

FORMATO ACTA DE BAJAS V. 000 ACAD07 ASISTENTE FACTURACIÓN POR CÓDIGO 1 AÑO JEFE DESPAHOS
F: ARCHIVO DESPACHOS M: MANUAL JEFE DE TRASPORTE Y ARCHIVO JEFE DE TRASPORTE Y

FORMATO RELACION DE FACTURAS V. 000 ACAD08 POR CÓDIGO 1 AÑO

FORMATO CONTROL DE INVENTARIO V. 000 ACAD09 ASISTENTE FACTURACIÓN POR CÓDIGO 6 MESES JEFE DESPAHOS

FORMATO ACTA DE REUNIÓN V. 000 ACAD10 JEFE DE DESPACHOS POR CÓDIGO 1 AÑO JEFE DESPAHOS
FORMATO AUDITORIA DE LIMPIEZA CIERRE DE F: ARCHIVO PRODUCCIÓN M: MANUAL ASISTENTE PRODUCCIÓN Y ARCHIVO
PRODUCCÓN
V. 000 ACAP01 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS JEFE DE PRODUCTO PRODUCCIÓN
POR CÓDIGO 1 AÑO JEFE DE PRODUCCIÓN
FORMATO CONTROL DIARIO ORDENES DE F: ARCHIVO PRODUCCIÓN M: MANUAL ASISTENTE PRODUCCIÓN Y ARCHIVO
PRODUCCIÓN
POR CÓDIGO 6 MESES JEFE DE PRODUCTO
F: ARCHIVO PRODUCCIÓN M: MANUAL ARCHIVO

FORMATO PEDIDO DIARIO DE ABARROTES V. 000 ACAP03 ASISTENTE PRODUCCIÓN POR CÓDIGO 6 MESES JEFE DE PRODUCCIÓN
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PRODUCCIÓN

FORMATO PEDIDO DIARIO MP E INSUMOS V. 000 ACAP04 ASISTENTE PRODUCCIÓN POR CÓDIGO 6 MESES JEFE DE PRODUCCIÓN
FORMATO PEDIDO SEMANAL ASEO Y F: ARCHIVO PRODUCCIÓN M: MANUAL ARCHIVO

EMPAQUE
V. 000 ACAP05 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ASISTENTE PRODUCCIÓN
PRODUCCIÓN
POR CÓDIGO 6 MESES JEFE DE PRODUCCIÓN
FORMATO HOJA DE VIDA PRODUCTO F: ARCHIVO PRODUCCIÓN M: MANUAL AUXILIAR DE PRODUCCIÓN Y ARCHIVO
TERMINADO
POR CÓDIGO 6 MESES JEFE DE PRODUCCIÓN
FORMATO PROGRAMACIÓN DE LA F: ARCHIVO PRODUCCIÓN M: MANUAL ASISTENTE PRODUCCIÓN Y ARCHIVO

PRODUCCIÓN
POR CÓDIGO 1 AÑO JEFE DE PRODUCTO
F: ARCHIVO PRODUCCIÓN M: MANUAL ASISTENTE PRODUCCIÓN Y ARCHIVO

FORMATO CONTROL DE BPM V. 000 ACAP08 POR CÓDIGO 1 AÑO JEFE DE PRODUCTO
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS JEFE DE PRODUCTO PRODUCCIÓN

FORMATO ACTA DE REUNIÓN V. 000 ACAP09 JEFE DE PRODUCCIÓN POR CÓDIGO 1 AÑO JEFE DE PRODUCCIÓN

Manual de Procesos y Procedimientos ANEXO 1 PDF

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MANUAL DE PROCESOS Y Cadena de

CADENA DE ABASTECIMIENTO Código ACA00

En el presente documento se incluye un manual de procedimientos de los procesos

CONTENIDO Código ACA00

2. MAPA DE PROCESOS GENERAL

1. GENERALIDADES Código ACA00

Los procesos y los procedimientos de LA CADENA DE ABASTECIMIENTO, conforman uno de los

Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el presente Manual de Procesos y

1. GENERALIDADES Código ACA00

1.2. ESTRUCTURA INTERNA

JEFE DE JEFE DE JEFE DE JEFE DE

ELABORO REVISO APROBO FECHA

1. GENERALIDADES Código ACA00

1.5. VISIÓN CORPORATIVA

ELABORO REVISO APROBO FECHA

1. GENERALIDADES Código ACA00

1.6. SIMBOLOGIA UTILIZADA

Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación se representa gráficamente

SIMBOLO NOMBRE DECRIPCION

Representar la ejecución de una o mas

Representa una actividad de decisión o

Úsese para representar en un

CONECTOR Representa el enlace de actividades en

Representa cualquier tipo de documento

DIRECCION DE Conecta símbolos señalando el orden en

ELABORO REVISO APROBO FECHA

1. GENERALIDADES Código ACA00

1.7 OBJETIVO DEL MANUAL

ELABORO REVISO APROBO FECHA

1. GENERALIDADES Código ACA00

1.8 JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL

ELABORO REVISO APROBO FECHA

2. MAPA DE PROCESOS Código ACA00

En la cadena de abastecimiento de Archie´s Colombia el objetivo principal es el suministro

ELABORO REVISO APROBO FECHA

3. PROCESOS Código ACA00

PROCESOS DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

NOMBRE DEL PROCESO HERRAMIENTAS

ELABORO REVISO APROBO FECHA

3.1 PROCESO DE COMPRAS Código ACAC00

NOMBRE DEL PROCESO COMPRAS CODIGO: ACAC00

RESPONSABLE JEFE DE COMPRAS ALCANCE:

PROVEEDORES PROCEDIMIENTOS CLIENTES

FÍSICOS: Computador, teléfono,  Formatos de pedido

ELABORO REVISO APROBO FECHA

3.1 PROCESO DE COMPRAS Código ACAC00

Seleccionar los Se inicia la búsqueda de los posibles proveedores del producto o

Una vez llega el pedido, la factura es remitida al área de compras para

La estrategia de liberación hace referencia a la aprobación del monto Gerente De la

ELABORO REVISO APROBO FECHA

3.1 PROCESO DE COMPRAS Código ACAC00

MACROPROCESO: CADENADE ABASTECIMIENTO

Hecha la de la orden y liberada (si es el caso), se pasa la factura al

Elaborar Periódicamente el área de compras realiza una evaluación de servicio del

ELABORO REVISO APROBO FECHA

3.1 PROCESO DE COMPRAS Código ACAC00

3.1.3 DIAGRAMA FUNCIONES CRUZADAS

JEFE DE COMPRAS ASISTENTE DE COMPRAS ASISTENTE DE CONTABILIDAD JEFE DE DESPACHOS Y FACTURACION

Crear carpeta * Rut A

DIAGRAMA DE FUNCIONES CRUZADAS

Factura Programar entrega 12

ELABORO REVISO APROBO FECHA

3.1 PROCESO DE COMPRAS Código ACAC00