MODELO PLAN DE COMUNICACIONES INTERNO Objetivo

MODELO PLAN DE COMUNICACIONES INTERNO Objetivo:
Optimizar el manejo y flujo de información que se genere entre los diversos actores que hacen
parte de la comunicación interna, con el propósito de generar espacios de interacción rápida,
eficaz y veraz, sobre la Implementación de la Estrategia de Gobierno en línea, en cada una de las
233 Entidades Territoriales que componen la Región 3 (Centrosur).
Objetivo General:
Desarrollar un plan de comunicaciones interno que permita definir qué, cómo, a quién y qué
recursos utilizar para transmitir la información generada para la Estrategia de Gobierno en línea en
la Entidad Territorial, haciendo uso de los diferentes medios de comunicación de que disponga la
misma. La comunicación interna se concibe bajo el precepto de la interacción y flujos de
información entre las diferentes dependencias de la Entidad.
Objetivos Específicos
Proporcionar elementos de comunicación efectivos que permitan a las diferentes dependencias

avanzar en la misma dirección de acuerdo con las diferentes fases de la Estrategia de Gobierno en
línea.
Generar mecanismos de comunicación a nivel interno que permitan a las dependencias

interactuar de manera eficaz y eficiente. Identificar flujos de comunicación internos que faciliten al
Comité de Gobierno en línea y/o Equipo de Asistencia Técnica, realizar control y seguimiento a las
actividades desarrolladas en el avance de las fases de la Estrategia de Gobierno en línea en la
Entidad Territorial.
Establecer horarios de atención y responsables para el manejo y uso de las herramientas de

Interacción en las diferentes dependencias de la Entidad Territorial
para establecer comunicación entre las mismas y así facilitar su vinculación con la Estrategia de
Gobierno en línea. Socializar a través de los medios de comunicación institucional tanto
tradicional como alternativa, los requerimientos y avances de la Estrategia de Gobierno en línea
dentro de la Entidad Territorial.
Destinatarios:
Funcionarios de las Gobernaciones y/o Alcaldías de las diversas Entidades Territoriales del
Departamento, Aliados Estratégicos, Funcionarios del Programa Agenda de Conectividad –
Estrategia de Gobierno en línea, Operadores Agenda de Conectividad – Estrategia de Gobierno en
línea.
Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Interna:
Contenido y mensaje a transmitir:
Debe basarse principalmente en información veraz y oportuna sobre la Implementación de la

Estrategia de Gobierno en línea. Se debe tener en cuenta, todos aquellos contenidos o hechos
relevantes relacionados con el proyecto que acontezcan en cada Entidad Territorial, los cuales
permitan contextualizar a todos y cada uno de los componentes de este tipo de comunicación,
sobre las características especificas de cada Entidad Territorial, principalmente, aquellos datos que
sean requeridos posteriormente por la Interventoría y el Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones o el Programa Agenda de Conectividad – Estrategia de Gobierno
en línea.
Es vital generar una retroalimentación oportuna entre los Delegados y los Funcionarios de las
Entidades Territoriales, para evitar reprocesos además de la pérdida de información y fuga de la
misma.
Ejemplo: Crear un mensaje para un jefe de área o dependencia de la Entidad Territorial, no será
igual de contundente a un mensaje que se diseñe exclusivamente para un ciudadano.
El entorno y el contexto de la población, son los elementos que determinan los parámetros que se
deben utilizar para hacer un mensaje contundente.
Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos:
Esencialmente
medios
que
generen
una
rápida
interacción
entre
las
Gobernaciones y/o Alcaldías de las diversas Entidades Territoriales del Departamento, Aliados
Estratégicos, Funcionarios del Programa Agenda de Conectividad – Estrategia de Gobierno en
línea, Operadores Agenda de Conectividad – Estrategia de Gobierno en línea, entre los cuales se
pueden encontrar los siguientes:
- Videos Institucionales - Carteleras de la Entidad Territorial - Cartas - Circulares internas -Revista

interna - Memorando - Acta - Jornadas y encuentros - Reuniones de información - Boletines
electrónicos - Video Beam - Correo electrónico institucional - Intranet -Tablones - Folletos - Posters
- Volantes
- Pendones - Reuniones con jefes de áreas - Evaluaciones, encuestas de actitud - Eventos internos:
aniversarios e inauguraciones, convenciones, fiesta de navidad, fiesta de fin de año.
Recursos a invertir:
En la comunicación interna los recursos a invertir son mínimos, ya que se contará principalmente
con los recursos técnicos y tecnológicos que posea cada Entidad Territorial, sumado a las
herramientas de Interacción en línea que ofrece el Programa Agenda de Conectividad – Estrategia
de Gobierno en línea para cada una de las Entidades a través del sitio web.
Ejemplo: Recursos físicos y materiales de la entidad: 1 Despacho equipado con línea telefónica e
Internet 1 Sala de reunión y 12 sillas 1 Televisor Equipos oficina (2 de mesa y 2 sillas) Teléfonos
fijos (2) y móviles (2) 1 PBX 1 Fax Material impreso: Carteleras, folletos, postales, volantes,
pendones, etc.
Recursos Tecnológicos
Las herramientas de interacción del Sitio Web Institucional y Aula Virtual (Foro, chat, correo
electrónico, audio, vídeo, buzón de quejas y reclamos, etc.) Boletín o revista electrónica Blogs
(blogger, wordpress, etc). Slideshow o slideshare SMS
-
Modem Equipos Informáticos (2 equipos de mesa, 3 portátiles, 1 scanner y 1 video beam).

Software gratuito: Como Skype, Messenger, gif animator, gimp, open office etc. Software
licenciado: Adobe Photoshop, Corel draw, Camtasia, Adobe Media player, Illustrator, office, Flash,
Dreamweaver, InDesign, Adobe Premiere, Adobe Fireworks, etc.
Recursos Humanos
Nombre
Cargo
Dependencia
Correo electrónico
Juan Pérez
Jefe de prensa
Oficina Prensa
de
prensa@municipiodepartamento.gov.c o
Número Telefónic o fijo y celular 310xxxxxx x

Tipo de Vinculaci ón Libre Nombrami ento
Perfil académico
No Personas
Lucia Gómez
Secretaria despacho de prensa Comunicación y apoyo logístico
Oficina Prensa
de
prensa@municipiodepartamento.gov.c o prensa@municipiodepartamento.gov.c o
315xxxxxx x
Contratista
Comunicador social especializado en imagen visual Técnico secretaría administrativa Periodista

con énfasis en radio y televisión
Manuel Jiménez
Oficina Prensa
de
300xxxxxx x
Contratista
Tabla 1 Recursos Humanos
Recursos Financieros Monto asignado para los materiales POP y eventos, además la periodicidad
de la realización de estos.
No. 1
Descripción del Evento Articulo Folletos Campaña Gobierno en línea Volantes Campaña Trám
ites y Servicios Encuestas Campaña Nivel de Satisfacción ciudadanos Carpetas de Campaña
Periodicid Cantidad ad 1 vez al 3500 mes 1 vez 3000 bimensual mente 1 vez al 70000
cada semestrre 1 vez 2000
Tinta s 3X0
Tamaño Oficio
Tipo de Papel Bond 75 grms
Valor Unitario $77
Valor Total $270.0 00 + iva $230.0 00 + iva $3.900. 000+ iva $3.000.
3X0
Carta
Bond 75 grms
$77
2X1
Oficio
Bond 75 grms
$56
4X4
Plastificad
Papel
tipo $1500
No.
Descripción del Evento Periodicid Articulo ad presentación Gobierno en bimensual

línea mente
Cantidad
Tinta s
Tamaño
Tipo de Papel
Valor Unitario
o mate muestra con parcial. Tamaño tipo muestra
Valor Total 000+ iva
Plegables
8 9 10
11
Campaña 1 vez cada 70000
Gobierno en semestre línea Ésferos tipo Evento cierre 1 vez cada 300
lamy semestre Botones Evento cierre 1 vez cada 300 semestre Pendones Campaña 1 vez al 2
Gobierno en año línea Mugs Campaña 1 vez cada 50 Gobierno en semestre línea TOTAL
4x2
Carta
Bond 75 grms
$85
Normal 4,5 cms 1 pliego
$8000 $1000 Papel especial $70000 para pendones $8500
$5.900. 000+ iva $24000 00+ iva $30000 0+ iva $14000 0+ iva $42500 0 + iva
Normal
$16565000 + iva
Tabla 2 Recursos Financieros
(Se eligen los recursos que se vayan a utilizar de acuerdo con los que se conozca posee la Entidad y
aquellos como Software de uso libre que brinde apoyo a las actividades planteadas. No se
pretende que las Entidades Territoriales incurran en gastos, a no ser que ellas mismas así lo
dispongan). Ejecución de la estrategia de comunicaciones interna: Elaboración del calendario de
acciones y sus responsables: Para la constitución de este tipo de calendario, se debe tener en
cuenta la disponibilidad horaria de los funcionarios de las Entidades Territoriales en el Ente
Territorial donde se encuentre el Delegado Territorial, según como lo estipule el cronograma de
actividades y eventos de la Entidad. Es muy importante establecer actividades u acciones que sean
ejecutables en un tiempo medible para evitar desenfocarse en dinamismos que sean etéreos.
Por cada acción a realizar se debe establecer siempre un responsable directo que se encargue de
rendir cuenta de lo ocurrido, de modo que se pueda evaluar la eficiencia del proceso comunicativo
interno.
Los Delegados Territoriales son quienes deben abanderar los procedimientos a cumplir durante
esta Implementación y acompañamiento e instar a los Funcionarios de las Alcaldías o
Gobernaciones, ha involucrarse y apropiarse de la Estrategia de Gobierno en línea y darle
continuidad. Ejemplo Calendario de acciones internas:
Nombre del Evento o Actividad o acciones Día de la secretaria Breve descripción del Evento o
Actividad o acciones
Celebración Nacional para todas las secretarias. DIA DEL CONTADOR PUBLICO COLOMBIANO,
es la expedición e implicaciones que tiene esta ley, que contiene un apartado sobre ajust
es institucionales, sobre los cuales el Gobierno mediante su Ministerio de Comercio, Industr
ia y Turismo y de manera particular a través de la Dirección de Regulación ha venido pres
entando varias de borradores proyectos de Decretos para reglamentar la ley. La celebración
del Día del Periodista nació el 9 de febrero de 1791, con la aparición del primer periódico
de la capital, Papel Periódico de la Ciudad de Santafé de Bogotá, el cual era dirigido por el cu
bano Manuel del Socorro Rodríguez de la Victoria. Desde allí escribieron algunos de los más
importantes próceres colombianos como Antonio Nariño, Francisco Antonio Zea, Francisco Jos
é de Fecha de inicio Fecha de fin Nombre Encargado Cargo Dependencia Correo electrónic o
contacten os@munic ipiodepartame nto.gov.co contabilida d@munici piodepartame nto.gov.co
Teléfono fijo y celular 318xxxxxx x
26-04-11
26-0411
Todas las dependencia s
Todas las depende ncias Secretar ia
Todas las dependencias
Día del contador
01‐03‐11
01‐03‐ 11
Milena Sarmiento
Contabilidad
318xxxxxx x
Día del periodista
09‐02‐11
09‐02‐ 11
Lucia Gómez
Oficina de Prensa
prensa@muni cipiodepartamento. gov.co
contacten os@munic ipiodepartame nto.gov.co
318xxxxxx x
Semana Santa
Caldas, entre otros y las temáticas eran diversas: la vida cotidiana y social de las colonias, e
l rescate de valores literarios, la actividad militar y civil de la metrópoli y sus posesiones, los d
esarrollos de la ciencia y el saber. Con Rodríguez de la Victoria se inicia el ejercicio del p
eriodismo profesional en Colombia, y, por tanto, el Círculo de Periodistas de Bogotá (CPB) r
atificó la fecha del 9 de febrero para la celebración tradicional del Día del Periodista Profes
ional, y lo consagró la anterior Ley 51 del 18 de diciembre de 1975.
Todas las depende ncias Todas las depende ncias deportes
Navidad
Novena de aguinaldos celebrada por dependencias en la Entidad. Todos los años se prepara
la semana deportiva. Todos los años se realiza una fiesta para despedir el año. El Día Intern
acional de la Mujer, originalmente llamado Día Internacional de la Mujer Trabajadora, se cel
ebra el día 8 de marzo y está reconocido por la Organización de las Naciones Unidas, ONU.
En este día se conmemora la lucha de la mujer por su participación, en pie de igualdad co
n el
16‐12‐11
24‐12‐ 11
Campeonato de futbol
10‐10‐11
18‐10‐ 11
Martin Romero
Deportes
Fiesta final de año
30‐12‐11
30‐12‐ 11
Todas las depende ncias Todas las depende ncias
El día de la mujer
08‐03‐11
08‐03‐ 11
contacten os@munic ipiodepartame nto.gov.co contacten os@munic ipiodepartame nto.gov.co

deportes @municipi odepartame nto.gov.co contacten os@munic ipiodepartame nto.gov.co
318xxxxxx x
318xxxxxx x
311xxxxxx
318xxxxxx x
318xxxxxx x
El día hombre
del
El día trabajo
del
hombre, en la sociedad y en su desarrollo integro como persona. Es fiesta nacional en algu

nos países. La idea de un día internacional de la mujer surgió al final del siglo XIX, en plen
a revolución industrial y durante el auge del movimiento obrero. La celebración recoge una lu
cha ya emprendida en la antigua Grecia y reflejada por Aristófanes en su obra Lisístrata, que
cuenta como Lisístrata empezó una huelga sexual contra los hombres para poner fin a la gu
erra, y que se vio reflejada en la Revolución francesa: las mujeres parisinas, que pedían libe
rtad, igualdad y fraternidad, marcharon hacia Versalles para exigir el sufragio femenino, pero n
o fue sino hasta los primeros años del siglo XX cuando se comenzó a proclamar, desde difer
entes organizaciones internacionales de izquierda, la celebración de una jornada de lucha es
pecífica para la mujer y sus derechos. El 19 de marzo se celebra originalmente el Día de Sa
n José, padre de Jesús, y en Colombia se ha adoptado esta fecha como Día del Hombre. El
Día Internacional de los Trabajadores o Primer
o de Mayo, es la fiesta por antonomasia del movimiento obrero mundial. Desde su
19‐03‐11
19‐03‐ 11
Todas las depende ncias

318xxxxxx x
01‐05‐11
01‐05‐ 11
Todas las depende ncias
318xxxxxx x
establecimiento en la mayoría de países (aunque la consideración de día festivo fue en muchos
casos tardía) por acuerdo del Congreso Obrero Socialista de la Segunda Internacional, celebrado
en París en 1889, es una jornada de lucha reivindicativa y de homenaje a los Mártires de Chica
go. Estos sindicalistas anarquist
as fueron ejecutados en Estados Unidos por su participación en las jornadas de lucha por la cons
ecución de la jornada laboral de ocho horas, que tuvieron su origen en la huelga iniciada el 1 de
mayo de 1886 y su punto álgido tres días más tarde, el 4 de mayo, en la Revuelta de Haymarket.
En la actualidad es una fiesta reivindicativa de los derechos de los trabajadores en sentido gene
ral, se celebra en muchos de los países.
Tabla 3 Calendario acciones internas
Nota: Es importante que en este calendario se indiquen todos los Eventos o Actividades o acciones
internas programadas; es importante involucrar a todos las Dependencias o Departamentos o
áreas u oficinas responsables dentro de la Entidad: Gobierno en línea, alta dirección, Direcciones
y/o Programas de la entidad, Planeación, Gobierno, Educación, Atención al Ciudadano,
Comunicaciones y/o Prensa, Sistemas y/o Informática, Sistema de Gestión de Calidad, Jurídica,
Contabilidad y demás existentes en la misma. Sistemas de seguimiento y control: En la
comunicación interna es vital que se generen mecanismos de seguimiento y control que sean
socializados y establecidos en consenso entre los Delegados y
los Funcionarios de cada Entidad Territorial. En este punto, es valioso tener presente la
puntualidad a la hora de determinar el alcance de la información generada, es decir, velar por que
cada destinatario de este tipo de comunicación, tenga datos unificados sobre lo que se quiere
transmitir.
Los Coordinadores y Profesionales de Apoyo deben brindar una oportuna asesoría y

retroalimentación en este proceso, conformando un equipo de trabajo que mantenga los datos
actualizados. Ejemplo:
Actividad Instrumento Periodicida d mensual Nombre Encargad o Jefe de prensa Cargo

Dependenci a Encargado sitio web Correo electrónico prensa@mu nicipiodepartament o.gov.co
contactenos @municipiodepartament o.gov.co contactenos @municipiodepartament o.gov.co
Teléfono fijo y celular 310xxxxxxx
Sitio Web
Correo electrónico
Reportes de seguimiento de las herramientas de interacción de la web. Reportes de usabilidad de

los correos electrónicos institucionales Cronograma de actividades o eventos programado
Oficin a de Prens a Todas las depen dencia s Todas las depen dencia s
mensual
Todas las dependen cias
310xxxxxxx
Verificación del desarrollo de actividades programada s en el plan de comunicacio nes
Seguimiento y control de actividades establecidos en el plan de comunicacio nes
Semanal
318xxxxxxx
Reuniones
mensual
Todas las depen dencia s
contactenos @municipiodepartament o.gov.co
318xxxxxxx
Tabla 4 Sistemas de Seguimiento y Control
Nota: Es necesario controlar y seguir cómo se van desarrollando las acciones y medir el impacto
generado con el objetivo de poder tomar decisiones y acciones de mejora para la consecución de
los objetivos del plan de comunicaciones planteado.
-
Auditorías de comunicación: Se debe controlar y revisar el flujo de información que se efectúe

entre los actores de la comunicación interna, tratando de evitar la desinformación o peor aún, una
distorsión de la misma. Este proceso lo deben realizar en conjunto, los Delegados y los
Funcionarios de cada una las Entidades Territoriales.
Los funcionarios de la Entidad al finalizar el acompañamiento y capacitación por parte de los

delegados, deben tener los conocimientos, procesos y procedimientos claros para garantizar la
continuidad del seguimiento y/o ajustar o mejorar el plan de comunicaciones cuando sea
necesario. Ejemplo:
COMUNICACIÓN INTERNA ENTRE DEPENDENCIAS ACTOR TEMA MECANISMO FRECUENCIA
Despacho del Alcalde o Gobernador
Propiciar una comunicación fluida que garantice la articulación y diseño de estrategias para lograr
la implementación y sostenibilidad de la Estrategia GELT. Proporcionar oportunamente la
Presencial: información necesaria de la dependencia para la Jefes de Despacho de otras
actualización del sitio Web. dependencias Generar informes Reuniones de Consejo de Gobierno
necesarios. Garantizar el uso del correo Quincenal institucional. No presencial. Participar en los
talleres de la Estrategia de Gobierno Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, en
línea. memorandos, informes, reportes, etc). Garantizar el cumplimiento Llamadas telefónicas de
todos los criterios de las Correos electrónicos cinco fases de la Estrategia de Gobierno en línea.
Garantizar el logro de metas y objetivos propuestos según el modelo metodológico. Mantener
comunicación constante con las oficinas y despachos de la Entidad
COMUNICACIÓN INTERNA ENTRE DEPENDENCIAS ACTOR TEMA Territorial. Adelantar acciones
para implementar la Estrategia de Gobierno en línea en la Entidad Territorial. Realizar seguimiento
permanente a través de comunicaciones telefónicas, escritas o virtuales con los funcionarios de la
Entidad Territorial en términos de ver los avances de la Entidad Territorial. MECANISMO
FRECUENCIA
Secretaría de Planeación
información necesaria de la dependencia para la actualización del sitio Web. Generar informes
necesarios. Garantizar el uso del correo institucional. Participar en los talleres de la Estrategia de
Gobierno en línea. Garantizar el cumplimiento de todos los criterios de las cinco fases de la
Estrategia de Gobierno en línea. Propiciar la generación, formulación, ajuste, seguimiento y
socialización del plan de acción GEL de la Entidad Territorial. Propiciar una comunicación fluida
que garantice la articulación y diseño de estrategias para lograr la implementación y sostenibilidad
de la Estrategia GELT. Proporcionar oportunamente la
Presencial: Alcalde o Gobernador Jefes de Despacho dependencias

de
otras
Quincenal No presencial. Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares,

memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefónicas Correos electrónicos
Secretaría de Gobierno
de
otras Quincenal
No presencial. Comunicaciones escritas

COMUNICACIÓN INTERNA ENTRE DEPENDENCIAS ACTOR TEMA información necesaria de la
dependencia para la actualización del sitio Web. Generar informes necesarios. Garantizar el uso
del correo institucional. Participar en los talleres de la Estrategia de Gobierno en línea.
MECANISMO (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas
telefónicas Correos electrónicos FRECUENCIA
Secretaría de Educación y Salud
Gobierno en línea.
de
otras

Secretaría de Recreación Deportes, Cultura y Turismo
Gobierno
de
otras

COMUNICACIÓN INTERNA ENTRE DEPENDENCIAS ACTOR TEMA en línea. MECANISMO
FRECUENCIA
Oficina Jurídica
Gobierno en línea. Expedir las resoluciones necesarias para la Estrategia de Gobierno en línea
Lograr la publicación de la normatividad de la Entidad Territorial. Lograr la publicación de los
Contratos en el Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP- PUC. Lograr la publicación de
los contratos en el sitio Web. Propiciar una comunicación fluida que garantice la articulación y
diseño de estrategias para lograr la implementación y sostenibilidad de la Estrategia GELT.
Proporcionar oportunamente la información necesaria de la dependencia para la actualización del
sitio Web. Generar informes necesarios. Garantizar el uso del correo institucional.

de
otras
No presencial. Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, Actos administrativos, circulares,

Quincenal
de
otras
Oficina de Contabilidad

COMUNICACIÓN INTERNA ENTRE DEPENDENCIAS ACTOR TEMA Participar en los talleres de la
Estrategia de Gobierno en línea. Garantizar la publicación de la información de presupuesto en el
sistema CHIP- FUT. MECANISMO FRECUENCIA
Secretaría de Vías, Infraestructura y obras Públicas
Gobierno en línea.
de
otras

Oficina de Control Interno

Gobierno en línea. Controlar y velar por el cumplimiento de todos los
Presencial: Alcalde Jefes de Despacho dependencias
de
otras

COMUNICACIÓN INTERNA ENTRE DEPENDENCIAS ACTOR TEMA criterios de las cinco fases de la
Estrategia de Gobierno en línea. Armonizar los sistemas de Calidad con la Estrategia de Gobierno
en línea. Validar la veracidad de la información publicada. Propiciar una comunicación fluida que
garantice la articulación y diseño de estrategias para lograr la implementación y sostenibilidad de
la Estrategia GELT. Proporcionar oportunamente la información necesaria de la dependencia para
la actualización del sitio Web. Generar informes necesarios. Garantizar el uso del correo
institucional. Participar en los talleres de la Estrategia de Gobierno en línea. Lograr la publicación
de los trámites y servicios. MECANISMO FRECUENCIA
de
otras
Oficina Atención al Ciudadano

Oficina de Prensa y Comunicaciones
Gobierno en línea. Sensibilizar y socializar con
de
otras

COMUNICACIÓN INTERNA ENTRE DEPENDENCIAS ACTOR TEMA la comunidad los beneficios que
les ofrece la Estrategia de Gobierno en línea. Preparar y tener actualizado el plan de
comunicaciones de la Entidad Territorial. Lograr la publicación de los canales de interacción del
sitio Web. Lograr la publicación de experiencias exitosas en la Entidad Territorial. MECANISMO
FRECUENCIA
Oficina Sistemas y/o Informática
Lograr la publicación de información en los sitios web. Lograr la publicación de la información de

trámites y servicios en el SUIT, PEC y sitio Web. Lograr la publicación de las encuestas. Lograr la
publicación de todos los canales del sitio Web. Garantizar el uso del correo institucional.
Inventario de Equipos de la Entidad Territorial

de
otras

Tabla 5 Auditorias de Comunicación

Ilustración 1 Comunicación Interna
Nota: Se deben involucrar todas las dependencias o áreas o departamentos que aparecen dentro
del organigrama e incluir las actividades de éstas que se encuentran contenidas en el manual de
funciones de la Entidad Territorial. También es importante agregar al plan de comunicaciones los
diagramas de flujo de las dependencias según las vías de comunicación establecidas.
Evaluación de campañas e impacto generado: Es un proceso que va de la mano de las auditorias

de comunicación pero que se enfoca específicamente en calificar la efectividad o no del flujo de
información interna. Debe verificarse semanalmente o después de la realización de una dinámica
comunicativa entre los actores involucrados.
Los Coordinadores al estar encargados de cotejar las labores de los Delegados Territoriales,
podrán solicitar oportunamente alguna asesoría o soporte a los Asesores.
Ejemplo: Nombre de la Campaña: "Evaluación del Impacto de la Sensibilización,
Socialización y Sostenibilidad de la Estrategia de Gobierno en línea en la Entidad Territorial”
Descripción de la Campaña:
La Entidad Territorial desarrolló en 2011 una Campaña de Evaluación del Impacto de la

Sensibilización, Socialización y Sostenibilidad de la Estrategia de Gobierno en línea en la Entidad
Territorial.
Objetivo General:
El objetivo primordial de la campaña fue estimular la participación y sensibilización de las

autoridades de la Entidad Territorial, sobre su responsabilidad de emprender iniciativas para la
sensibilización, socialización y sostenibilidad de la Estrategia de Gobierno en línea en cada una de
las Dependencias de la Entidad.
Objetivo Específico de la Campaña:
Como un seguimiento de las iniciativas realizadas por la Entidad con el comité de Gobierno en
línea y Antitrámites se realizó una Pre y Post evaluación de la Campaña que permitiera medir el
impacto de sus contenidos los cuales fueron:
Medir logros y desaciertos de la campaña.

Medir el conocimiento del tema, mediante la diferenciación de una serie de pautas presentadas al
entrevistado entre las que se encuentran las funciones dentro de la Estrategia y la información
que maneja cada dependencia.
Lograr información acerca de la percepción y nivel de sensibilización de los entrevistados acerca

de la Estrategia de Gobierno en línea en la Entidad Territorial.
Averiguar acerca de las buenas prácticas realizadas en la Entidad y los aliados estratégicos del
programa que trabajan en el tema.
Indagar acerca de las campañas de comunicación y fuentes de información. Evaluar la disposición

a participar. Retroalimentar a las autoridades y funcionarios de las Entidades Territoriales, con
relación a las dudas e inquietudes que aún posean sobre la Implementación de la Estrategia de
Gobierno en línea.
Fecha de la campaña:
El lanzamiento de la campaña se realizó el 09/06/11 en la Sede Principal de la Entidad Territorial y

el 18/06/2011 en el Despacho del Alcalde y/o Gobernador
Metodología usada en la campaña: La evaluación se desarrolló en dos etapas:

La primera etapa: antes del arranque de la campaña.
La segunda etapa: al finalizar la campaña. El estudio se dirigió a dos grupos de influencia: en

primer lugar estará el grupo conformado por tomadores de decisiones en la Entidad Territorial
(Jefes de dependencias, oficinas, áreas y programas) y otro grupo que podría considerarse de
menor influencia que será representado por una muestra de los funcionarios contratistas.
En ambos casos se recopiló y procesó información para evaluar el impacto generado por la
campaña.
Conocer si a nivel institucional existe conciencia de la importancia que tiene la Estrategia de
Gobierno en línea. Para efectos del análisis del estudio de los dos grupos se evaluaron las
siguientes variables:
Conocimiento general sobre la Estrategia de Gobierno en línea. Percepción y nivel de

sensibilización de los entrevistados sobre el tema. Prácticas realizadas por la Entidad para
sensibilizar, socializar darle sostenibilidad a la Estrategia en cada dependencia.
Campañas de comunicación y fuentes de información. Disposición a participar.
Resultados de la campaña:
El informe presenta de forma detallada los resultados en las áreas evaluadas, con respecto a:
Conocimiento general sobre el
Impacto de la Sensibilización, Socialización y
Sostenibilidad de la Estrategia de Gobierno en línea en la Entidad Territorial: conocimiento de los

entrevistados acerca de los conceptos, dimensiones y responsabilidades en la Estrategia dentro de
la Entidad Territorial. Con esta variable se midió la capacidad de entendimiento de los conceptos
sobre Estrategia de Gobierno en línea de los entrevistados con el tema.
Percepción y nivel de sensibilización de los entrevistados sobre el tema: esta variable permitió
conocer si los jefes de las dependencias se preocupan por la sostenibilidad de la Estrategia de
Gobierno en línea, si este tema es relevante para el desarrollo de las actividades y fluidez de la
información.
Prácticas realizadas en la Entidad Territorial encargada del tema: con esta variable se conoció lo
que piensa cada jefe de oficina, de manera general, acerca de las prácticas que se realizan en el
marco de la Estrategia de Gobierno en línea.
Campañas de comunicación y fuentes de información: permitió conocer a través de circulares,
boletines electrónicos, encuestas, correos electrónicos la información o capacitación sobre la
Estrategia de Gobierno en línea.
Disposición a participar: se obtuvo información sobre la participación de los grupos meta en

medidas y prácticas y sobre la disposición de los entrevistados a participar en acciones futuras
orientadas a la Estrategia de Gobierno en línea. De igual manera se obtuvo información acerca de
la cantidad de entrevistados que ha asistido a alguna actividad relacionada con la Estrategia y la
disposición de estos de participar en actividades que tengan que ver con ésta.
MODELO PLAN DE COMUNICACIONES EXTERNO
Objetivo:
Optimizar el manejo y flujo de información que se genere desde los componentes que hacen parte
de la comunicación interna hacia el público en general de cada Entidad Territorial, con el propósito
de fomentar espacios de interacción rápida, eficaz y veraz, en el marco de la Implementación de la
Estrategia de Gobierno en línea en la Región 3 (Centrosur).
Objetivo General:
Desarrollar un plan de comunicaciones externo que permita definir qué, cómo, a quién y qué
medio utilizar para transmitir la información generada para la Estrategia de Gobierno en línea en
la Entidad Territorial, usando los diferentes medios de comunicación dispuestos por la Entidad, el
Programa Agenda de Conectividad – Estrategia de Gobierno en línea, las entidades y aliados del
Departamento; dentro de este contexto se incluye la comunicación externa bajo el entendido del
conjunto de Entidades Territoriales, instituciones, organizaciones, aliados estratégicos y demás
actores vinculados con la Entidad Territorial y cuentan con mecanismos idóneos de comunicación
e interacción.
Objetivos Específicos
Proporcionar elementos de comunicación efectivos que permitan a los diferentes actores

involucrados en la Estrategia de Gobierno en línea avanzar en la misma dirección de acuerdo con
las diferentes fases.
Generar mecanismos de comunicación a nivel externo que permitan a los actores involucrados
interactuar de manera eficaz. Identificar flujos de comunicación externos que faciliten al Comité
de Gobierno en línea y/o Equipo de Asistencia Técnica, realizar control y seguimiento a las
actividades desarrolladas en el avance de las fases de Gobierno en línea en la Entidad Territorial.
Establecer horarios de atención y responsables para el manejo y uso de las herramientas de
interacción en la Entidad Territorial para establecer comunicación con Gobernaciones, ciudades
capitales, alcaldías, ciudadanía participante,
agremiaciones, empresas, aliados estratégicos, que faciliten su vinculación con la Estrategia de

Gobierno en línea. Socializar a través de los medios de comunicación locales, regionales y
nacionales, tanto tradicionales como alternativos, los requerimientos y avances de la Estrategia
Gobierno en línea.
Destinatarios:
Gobernaciones del Departamento, Alcaldías del Departamento, Aliados Estratégicos, Empresarios

y ciudadanos que hagan parte de las diversas Entidades Territoriales que componen la Región 3
(Centrosur).
Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Externa:
Contenido y mensaje a transmitir:
El contenido debe estar basado específicamente en los Productos Entregables que se hayan
obtenido en cada Entidad Territorial durante la Implementación de la Estrategia de Gobierno en
línea, principalmente las Buenas Prácticas o Experiencias Positivas que muestren el suceso que
puede llegar a tener la ejecución de la Estrategia en cada municipio.
El mensaje a transmitir, debe recalcar la importancia del uso de las nuevas tecnologías por parte
de los ciudadanos y empresarios, resaltando la reducción de gastos, tiempo y esfuerzo que implica
el realizar trámites y servicios en línea a través de las páginas web de todas y cada una de las
Entidades Territoriales.
Para crear contenidos comunicativos de calidad, es importante tener en cuenta los las preguntas
clave que hacen parte del primer párrafo que compone una noticia.
Los interrogantes a resolver deben ser:
¿Qué? ¿Cuándo? ¿Quién? ¿Dónde? ¿Por qué?
Resulta vital tener en cuenta el paradigma de la comunicación, es decir, el modelo: Emisor –

Mensaje – Receptor, para reconocer que la información debe ser adecuada al contexto del
receptor para que ésta sea más efectiva.
Ejemplo: Crear un mensaje para un ejecutivo en Bogotá, no será igual de contundente a un

mensaje que se diseñe exclusivamente para un ciudadano en Choachí.
El entorno y el contexto de la población, son los elementos que determinan los parámetros de se
deben utilizar para hacer un mensaje contundente.
Con el propósito de transmitir un mismo mensaje de la Estrategia de Gobierno en Línea, toda

comunicación en un medio masivo debe seguir los siguientes ejemplos de mensajes:
MENSAJE 1: Gobierno en línea está haciendo más fácil la relación de los colombianos con el
Estado. Texto largo: Las relaciones con el Estado son cada vez más fáciles pues a través de
Gobierno en línea las personas no sólo conocen lo que está haciendo el Estado con los recursos de
los colombianos, sino que acceden a la información y a los servicios que prestan todas las
entidades públicas del país. Con el Gobierno en línea las personas pueden obtener un mejor
servicio, calidad y economía, al
acceder de manera fácil, ágil, oportuna y cómoda a la información y servicios del Estado a través
de los medios electrónicos.
MENSAJE 2: Debe recalcarse que es una estrategia, que es liderada por el Ministerio de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y sus tres pilares: Más eficiente, más
transparente y más participativo y que preste mejores servicios. Texto largo: Gracias al Gobierno
en línea, estrategia del Gobierno Nacional liderada por el Ministerio de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones que contribuye a la construcción de un Estado más eficiente,
más transparente y participativo y que preste mejores servicios mediante el aprovechamiento de
las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), la población tiene acceso a la
información pública y gestión de trámites y servicios en los sitios Web del Estado.
MENSAJE 3: Colombia es el tercer país en e-Gobierno de América Latina. Texto largo: De acuerdo
con el recientemente publicado Reporte Global de eGobierno de la Universidad de Brown, que
analiza 198 países en aspectos relacionados específicamente con el Gobierno en línea, Colombia
se consolida como el tercer país de América Latina al pasar del puesto 58 al 22, después de Brasil y
México, y seguido por Chile y Panamá.
MENSAJE 4: El Decreto 1151 de 2008 define los lineamientos de la Estrategia de Gobierno en línea,
que debe ser totalmente implementada por el orden nacional para el 2010 y por el territorial para
el 2012. Texto largo: Reconociendo que el avance del Gobierno en línea en Colombia requiere de
la voluntad política del más alto nivel, el 14 de abril del año 2008, el señor Presidente de la
República firmó el Decreto 1151, el cual establece los lineamientos generales de la Estrategia de
Gobierno en línea para la República de Colombia, convirtiéndose sin duda alguna en la principal
norma en materia de Gobierno Electrónico que se ha expedido en nuestro país. El Decreto
establece las fases y los plazos, que se deben cumplir en el año 2010 para las entidades del orden
nacional y en el 2012 para las entidades del orden territorial, y que son el
norte de trabajo de las entidades públicas colombianas para la construcción colectiva del Gobierno
en línea a través de proceso gradual y evolutivo, donde es importante resaltar que no es necesario
terminar una fase para empezar otra.
MENSAJE 5: Con la Estrategia de Gobierno en línea en el orden territorial se han beneficiado a

1.046 alcaldías. Texto largo: Actualmente, mil cuarenta y seis (1,046) alcaldías han sido
beneficiadas por la Estrategia de Gobierno en línea en el orden territorial, las cuales recibieron
conectividad a través del Programa Compartel - del Ministerio de las Tecnologías de la Información
y las Comunicaciones - en el marco del proyecto de Conectividad en Banda Ancha para
Instituciones Públicas; así mismo, el Programa Gobierno en línea las ha apoyado con
computadores, cuentas de correo electrónico, la plantilla para implementar su propio sitio Web
(bajo el estándar www.municipio-departamento.gov.co), y -lo más importante-, las alcaldías han
contado y continúan teniendo capacitación y acompañamiento en campo, para sus servidores
públicos de manera que generen mayores beneficios a sus comunidades con estas herramientas.
MENSAJE 6: Colombia es líder latinoamericano en presencia de las Entidades Territoriales en

Internet. Texto largo: El reto de implementar Gobierno en línea en todo el territorio nacional ya es
una realidad, pues el 100 % de las Entidades Territoriales del país cuentan con un sitio Web, en lo
cual Colombia se destaca como el primer país de América Latina en tener todas sus alcaldías con
presencia en Internet.
MENSAJE 7: El éxito de Gobierno en línea en los Entes Territoriales requiere del compromiso de los
Alcaldes y del involucramiento de la comunidad. Texto largo: Desde luego, el éxito de esta
iniciativa requiere del compromiso de los Alcaldes en orientar el poder de estas nuevas
tecnologías para darle una mejor atención y servicio a las personas. Y también de nosotros, como
ciudadanos, en exigirles a los Alcaldes el mejoramiento continuo de sus sitios Web, siendo los más
interesados en consultar y contar con información de interés y calidad en los sitios de nuestras
alcaldías.
MENSAJE 8: Para consultar información o gestionar un servicio en línea del Estado, sólo es
necesario ingresar al Portal www.gobiernoenlinea.gov.co. Texto largo: Cuando hay que hacer una
vuelta o trámite con una entidad pública, como el certificado judicial o el pasaporte, la gente no
tiene por qué saberse cuáles son todas las dependencias oficiales, cómo se llaman ni de qué se
encarga cada una sino tan sólo ingresar al Portal del Estado Colombiano
www.gobiernoenlinea.gov.co, el punto integrado de acceso y ubicación de toda la información y

servicios que las entidades publican en sus propios sitios Web, donde se encuentra desde dónde
acudir y qué procedimiento seguir, hasta programas y acciones que adelantan en su beneficio. Lo
que para muchos resulta increíble es una realidad: Acceder al Estado en un solo sitio y sin tener
que ir de un lugar a otro, ya sea mediante el Portal de Gobierno en línea o a través de la línea
gratuita 01 8000 952525. Lo cual en definitiva hace más fácil la relación con el Estado y más amena
la vida de los ciudadanos.
MENSAJE 9: Información puntual sobre el Departamento en el que se encuentre. Hay que ser
claros en que el apoyo que se ha venido dando corresponde a acompañar a los Entes Territoriales
en la Fase de Información en línea y por esto se ha beneficiado al 100% de las alcaldías de dicho
Departamento (HABLAR SIEMPRE EN TÉRMINOS DE PORCENTAJE), ya que eran los que
necesitaban mayor apoyo. Y que a partir del próximo año el 100% de las alcaldías del
Departamento recibirán acompañamiento en el desarrollo de las Fases de interacción y de
transacción de la Estrategia de Gobierno en línea.
Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos:
Deben ser los medios que tengan una mayor interacción con la población de cada Entidad
Territorial, dependiendo del contexto (nivel educativo, edad, costumbres, preferencias, etc.).
Se deben tener muy en cuenta los medios de comunicación alternativos o aquellos que no están
cobijados bajo un renombre que los preceda. Generalmente en
Entidades Territoriales alejadas de las grandes capitales, la penetración de medios tradicionales
como la radio o la tv, no ha sido tan contundente en comparación con alternativas expresivas
como las carteleras o el perifoneo.
Se sugiere utilizar los siguientes medios para realizar una efectiva comunicación externa:
- Emisoras locales: La radio, es un medio de comunicación efectivo; pues no necesita de imágenes

para poder transmitir la información y por su alcance electromagnético le es mucho más fácil el
poder llegar a lugares lejanos.
- Canales de TV locales o comunitarios: Facilita la emisión de mensajes para públicos muy amplios
y diversos en una Entidad Territorial.
- Periódicos locales: Son un medio cuya principal función consiste en presentar noticias. Es
calificado como el medio de comunicación más influyente en materia de opinión.
- Vallas: En ciudades y carreteras, los mensajes deben ser breves y concretos, para poder ser
captados en pocos segundos, ideales para despertar interés y generar expectativa en la audiencia.
- Transportes públicos: Son considerados los anuncios que se mueven, se recomienda negociar
paquetes o generar convenios con las empresas de transporte público.
- Anunciador o pregonero: En algunos municipios es la práctica de comunicación y publicidad más

utilizada. Se recomienda que el mensaje sea claro y fácil de entender.
- Internet: No es muy popular en las Entidades Territoriales menos desarrolladas

tecnológicamente debido a la escasa conectividad en estas zonas. Se recomienda generar
productos que permitan una rápida navegación sin complicados lenguajes de programación. En los
casos donde existan café internet se propone realizar una alianza con los propietarios para
establecer como fondo de pantalla mensajes alusivos a la Estrategia de Gobierno en Línea.
-
Avisos parroquiales: En algunos municipios, las misas dominicales tiene una amplia convocatoria,
se recomienda utilizar un lenguaje claro y sencillo apropiado con la población.
Recursos a invertir:
Se deben invertir recursos que sean viables, es decir, no utilizar un presupuesto desfasado que
ponga en peligro las finanzas de la Entidad y del Delegado Territorial, siendo muy precisos con los
montos a utilizar durante las actividades o capacitaciones que se efectúen.
Recursos físicos y materiales de la entidad:
1 Despacho equipado con línea telefónica e Internet, 1 Televisor Equipos oficina (2 de mesa y 2
sillas). Teléfonos fijos (2) y móviles (2). 1 PBX 1 Fax Material impreso: Carteleras, folletos, postales,
volantes, pendones, etc.
Recursos Tecnológicos
Las herramientas de interacción del sitio Web Institucional
a través de los
siguientes canales Participación Ciudadana, Información para niños y niñas, Servicio de

Información al ciudadano y Mecanismos de Interacción ciudadana tales como (Glosario, preguntas
frecuentes, ayuda, buzón de peticiones, quejas y reclamos, mecanismos de búsqueda, suscripción
a servicios de información de correo electrónico, encuestas de opinión a través de medios
electrónicos, foros y chats, etc.)
Equipos Informáticos (2 equipos de mesa).
Boletines o publicaciones electrónicas.
Recursos Humanos
Nombre
Cargo
Dependencia
Correo electrónico
Marialicia Pinzón
Jefe Servicio al Ciudadano
Servicio Ciudadano
al
Gloria Montenegro
Secretaria Administrativa
Servicio Ciudadano
al
Efraín Márquez
Encargado de Trámites y Servicios
Servicio Ciudadano
al
servicioalciudadano @municipiodepartamento.gov.c o servicioalciudadano

@municipiodepartamento.gov.c o servicioalciudadano @municipiodepartamento.gov.c o
Número Telefónic o fijo y celular 310xxxxxx x
Tipo de Vinculaci ón Libre Nombrami ento Contratista
Perfil académico
No Personas
Trabajadora Social
315xxxxxx x
Técnico de secretariado
1
300xxxxxx x
Contratista
Técnico sistemas
de
Tabla 6 Recursos Humanos
Recursos Financieros Monto asignado para los materiales POP y eventos, además la periodicidad
de la realización de estos.
No. Descripción del Articulo Folletos Evento Periodicid ad Cantidad Tinta s 3X0 Tamaño
Tipo de Papel Valor Unitari o $77 Valor Total $270.000 + IVA $230.000 + IVA $3.900.00
0+ IVA $3.000.00 0+ IVA
Campaña Gobierno en línea Volantes Campaña Trámites y Servicios Encuestas Campaña Niv
el de Satisfacción ciudadanos Carpetas de Campaña presentación Gobierno en línea
1 vez al 3500 mes 1 vez 3000 bimensual mente 1 vez al 70000 cada semestre 1 vez 2000
bimensual mente
Oficio
Bond 75 grms
3X0
Carta
Bond 75 grms
$77
2X1
Oficio
Bond 75 grms
$56
4X4
Plastificad Papel tipo $1500 o mate muestra con parcial. Tamaño tipo muestra
7
Plegables
Campaña Gobierno línea
1 vez cada 70000 en semestre
4x2
Carta
Bond 75 grms
$85
$5.900.00 0+ IVA
No.
Descripción del Articulo Calendarios Botones Pendones
Evento
Periodicid ad
Cantidad
Tinta s
Tamaño
Tipo de Papel
8 9 10
Evento cierre
11
Llaveros
1 vez cada 300 año Evento cierre 1 vez cada 300 semestre Campaña 1 vez al 2
Gobierno en año línea Campaña 1 vez cada 50 Gobierno en semestre línea TOTAL
Tabla 7 Recursos Financieros

Normal 4,5 cms 1 pliego
Valor Unitari o $8000 $1000
Valor Total $2400000 + IVA $300000+ IVA $140000+ i IVA $425000 + IVA
Normal
Papel especial $70000 para pendones $8500
$16565000 + IVA
Ejecución de la estrategia de comunicaciones externa:
Elaboración del calendario de acciones y sus responsables:
Para la constitución de este tipo de calendario se deben tener en cuenta la disponibilidad horaria
de los funcionarios de las Entidades Territoriales y la Entidad Territorial en la cual se encuentre el
Delegado, según como lo estipule el cronograma de actividades. Es muy importante establecer
actividades u acciones que sean ejecutables en un tiempo medible para evitar desenfocarse en
dinamismos que sean irrelevantes.
También se debe tener en cuenta el estilo de vida de los pobladores de cada Entidad Territorial, en
procura de ejecutar acciones que sean efectivas según los tiempos que utilicen para el
esparcimiento y que no coincidan con actividades laborales.
Por cada acción a realizar se debe establecer siempre un responsable directo que se encargue de
rendir cuenta de lo ocurrido, de modo que siempre se pueda evaluar la eficiencia del proceso
comunicativo externo.
Los Delegados Territoriales son quienes deben abanderar los procedimientos a cumplir e instar a
los Funcionarios de las Alcaldías o Gobernaciones, ha involucrarse y apropiarse de la Estrategia de
Gobierno en línea por ser el personal que tiene información de primera mano sobre cada una de
las Entidades Territoriales. Ejemplo de calendario de acciones:
Nombre del Evento Carnaval Breve descripción del evento Tiene como propósito difundir,
promocionar y abrir nuevos espacios para el encuentro e intercambio a través del carnaval en sus
diferentes géneros y modalidades, este ha tomado la iniciativa desde el año 2009. Es un evento
que pretende convocar a todos los artistas activos de la danza local , nacional y este año
internacional , en un solo escenario sin el apremio de la competencia, tan solo el ánimo de
compartir , conocernos y reconocernos en la diversidad de visión hacia el trabajo danzario. El Día
del Maestro es una festividad en la que se celebra a los maestros, catedráticos y profesores. En el
caso de América. Celebración anual para los niños. Fecha de inicio 15/09/11 Fecha de fin 15/09/11
Nombre Encargad o Martha Guzmán Cargo Dependenci a Cultura Turismo y Correo electrónico
culturayturis mo@munici piodepartament o.gov.co Teléfono fijo y celular 318xxxxxx x
Jefe de Cultura y Turismo
Encuentro de Danza
05/05/20 11
05/05/20 11
Martha Guzmán
Cultura Turismo
y
culturayturis mo@munici piodepartament o.gov.co
320xxxxxx x
El día del maestro
Lida Juárez
Jefe de Educación
Secretaria de Educación
301xxxxxx x
Halloween
31-1011
31-1011
Milena Sandoval
El día de la raza
Día de la Raza es el nombre que reciben en la mayoría de los países hispanoameric anos las fiestas
del 12 de octubre en conmemoración del avistamiento de tierra por el marinero Rodrigo de Triana
en 1492, luego de haber navegado
12-1011
12-1011
Martha Guzmán
Jefe Oficina Servicio al ciudadano Jefe de Cultura y Turismo
Servicio al ciudadano
300xxxxxx x
Cultura Turismo
320xxxxxx x
El día del idioma y del libro
El día del agua
El día del padre
El día de la madre
más de dos meses al mando de Cristóbal Colón a lo que posteriormente se denominaría América.
El 23 de abril se celebra el Día Mundial del Idioma Español en honor al escritor Miguel de
Cervantes Saavedra, era una figura importante en la literatura del idioma español, que murió en
ese mismo día en el año 1616. Además, ese mismo día, según calendario Juliano murió William
Shakespeare. El Día Mundial del Agua se origina en la Conferencia de las Naciones Unidas para el
Medio Ambiente y el Desarrollo en Río de Janeiro, Brasil del 314 Junio de 1992, después de la cual,
La Asamblea General de las Naciones Unidas adoptó el 22 de diciembre de 1992 la resolución por
la que el 22 de marzo de cada año, fue declarado Día Mundial del Agua. El Día del Padre o Día de
los Padres es un día conmemorativo en el cual se celebra al padre dentro de la familia El Día de la
Madre o Día de las Madres es una festividad que se celebra en honor de las madres. Se celebra en
diferentes fechas del año según el país. El moderno Día de la Madre fue creado por Julia Ward
Howe, en 1870, originalmente como un día de madres por la paz, que luego se convirtió en un día
para que cada familia honrase a su madre. Finalmente ha sido aceptado como
23-0411
23-0411
Lida Juárez
Jefe de Educación
Secretaria de Educación
301xxxxxx x
03-0611
14-0611
Miguel Robledo
Jefe de medio ambiente
Medio ambiente
medioambie nte@munici piodepartament o.gov.co
312xxxxxx
Segund o domingo del año
Segund o domingo del año
Martha Guzmán
Cultura Turismo
y
culturayturis mo@munici piodepartament o.gov.co culturayturis mo@munici piodepartament
o.gov.co
320xxxxxx x
Primer domingo del año
Primer domingo del año
Martha Guzmán
Cultura Turismo
320xxxxxx x
Fiestas del municipio
El día del niño
El día de la tierra
La fiesta de los tomates
festividad en muchos lugares del mundo. Se celebra la fundación o creación del municipio y se
realiza una vez cada dos años. El Día del Niño o Día Universal del Niño es un día consagrado a la
fraternidad y a la comprensión entre los niños del mundo y destinado a actividades para la
promoción del bienestar y de los derechos de los niños del mundo. El Día de la Tierra es un día
festivo celebrado en muchos países el 22 de abril. Su promotor, el senador estadounid ense
Gaylord Nelson, instauró este día para crear una conciencia común a los problemas de la
superpoblación, la producción descontaminación, la conservación de la biodiversidad y otras
preocupaciones ambientales para proteger la Tierra. Se celebra todos los años en el corregimiento
xxx.
10-1211
15-1211
Martha Guzmán
Cultura Turismo
y
01-0611
01-0611
Martha Guzmán
Cultura Turismo
culturayturis mo@munici piodepartament o.gov.co culturayturis mo@munici piodepartament

o.gov.co
320xxxxxx x
320xxxxxx x
22-0411
22-0411
Martha Guzmán
Cultura Turismo
y
320xxxxxx x
10-0311
10-0311
Martha Guzmán
Cultura Turismo
El día de la tecnología y la ciencia
El 10 de abril se celebra el día de la Ciencia y de la Técnica.
10-0411
10-0411
Miguel Rincón
Jefe de sistemas
Sistemas
culturayturis mo@munici piodepartament o.gov.co Sistemas @municipiodepartament o.gov.co
320xxxxxx x
314xxxxxx
Tabla 8 Calendario de acciones
Nota: Es importante que en este calendario se indiquen todos los Eventos o Actividades o acciones
internas programadas; es importante involucrar a todos las Dependencias o Departamentos o
áreas o oficinas responsables dentro de la Entidad: Gobierno en línea, alta dirección, Direcciones
y/o Programas de la entidad, Planeación, Gobierno, Educación, Atención al Ciudadano,
Comunicaciones y/o Prensa, Sistemas y/o Informática, Sistema de Gestión de Calidad, Jurídica,
Contabilidad y demás existentes en la misma.
-
Sistemas de seguimiento y control:
La comunicación externa es base primordial que debe utilizar la Estrategia de Gobierno en línea
para llegar hasta los Aliados Estratégicos, Empresarios y Ciudadanos de cada Entidad Territorial,
por ende, es necesario efectuar un seguimiento y control oportuno por cada actividad a ejecutar.
Es necesario generar mecanismos de control que sean perfectamente medibles y establecidos en

consenso entre los Delegados y Funcionarios de cada Alcaldía o Gobernación, con el apoyo de
cada Coordinador.
Para optimizar este proceso, los componentes que hacen parte de la comunicación externa
cuentan con las diversas herramientas de interacción como lo son el sitio Web institucional a
través del chat, el foro, preguntas frecuentes, buzón de peticiones, quejas y reclamos,
contáctenos, ayuda, mecanismos de búsqueda, suscripción a servicios de información de correo
electrónico, encuestas de opinión, correo electrónico, etc. Ejemplo:
Actividad
Instrumento
Periodicida d mensual
Sitio Web
Correo electrónico contáctenos
Chat
Reportes de seguimiento de las herramientas de interacción de la web. Reportes de usabilidad y
respuestas del correo electrónico institucional contáctenos Reportes de usabilidad y respuestas
del chat
Nombre Encargad o Jefe de prensa
Cargo
Dependenci a Encargado sitio web
Correo electrónico prensa@mu nicipiodepartament o.gov.co contactenos

@municipiodepartament o.gov.co
Oficin a de Prens a Todas las depen dencia s Todas las depen dencia s Todas las depen dencia s
Todas las
Teléfono fijo y celular 310xxxxxxx
mensual
310xxxxxxx
mensual

contactenos @municipiodepartament o.gov.co contactenos @municipiodepartament o.gov.co

contactenos @municipio-
310xxxxxxx
Foro
Reportes de usabilidad y respuestas del foro
mensual
310xxxxxxx
Encuestas de opinión
Reportes usabilidad
de
de las
mensual
Todas las dependen
Todas las dependencia
310xxxxxxx
encuestas.
cias
preguntas frecuentes
buzón de peticiones, quejas y reclamos
Reportes de usabilidad y respuestas de las preguntas frecuentes Reportes de usabilidad y

respuestas del buzón de peticiones, quejas y reclamos
mensual
mensual
depen dencia s Todas las depen dencia s Todas las depen dencia s
departament o.gov.co contactenos @municipiodepartament o.gov.co contactenos

@municipiodepartament o.gov.co 310xxxxxxx

310xxxxxxx
Tabla 9 Seguimiento y Control
Nota: Es necesario controlar y seguir cómo se van desarrollando las acciones y medir el impacto
generado con el objetivo de poder tomar decisiones y acciones de mejora para la consecución de
los objetivos del plan de comunicaciones planteado.
Auditorías de comunicación:
Se debe controlar y revisar el flujo de información que se efectúe entre los actores de la
comunicación externa, tratando de evitar generar desinformación o peor aún, una distorsión de la
misma. Este proceso lo deben realizar en conjunto, los Delegados y los Funcionarios de cada una
las Entidades Territoriales.
Para este proceso también es clave la retroalimentación que se reciba por parte de la comunidad y
los empresarios, en pro de desarrollar un proceso comunicativo más eficiente en cada Entidad
Territorial.
COMUNICACIÓN EXTERNA ENTRE ALCALDÍAS, GOBERNACIONES, ÁREAS METROPOLITANAS,

EMPRESAS, Y CIUDADANOS ACTOR TEMA MECANISMO FRECUENCIA
Gobernaciones y Secretarios de despacho
Propiciar una comunicación fluida Presencial: que garantice la articulación y Alcaldes de todo el
país diseño de estrategias para lograr Gobernadores de todo el país la implementación y Jefes
de Despacho de otras sostenibilidad de la Estrategia dependencias GELT en estas entidades
Mensual Secretarios de despacho territoriales. Ciudadanos Lograr que estos entes
Empresarios territoriales cumplan con los Aliados Estratégicos criterios de la fase de información
Rectores de Instituciones Educativas y avance en la fase de Diputados interacción. Concejales
EMPRESAS, Y CIUDADANOS ACTOR TEMA Obtener la información y realizar seguimiento del
proceso de Acompañamiento y capacitación. Evaluar y realizar control y seguimiento a las
actividades ejecutadas en el proceso de Acompañamiento y Capacitación en las Entidades
Territoriales del Departamento. MECANISMO FRECUENCIA
No presencial. Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos,

informes, reportes, etc). Llamadas telefónicas Correos electrónicos
Presencial: Alcaldes de todo el país Propiciar una comunicación fluida Gobernadores de todo
el país que garantice la articulación y Jefes de Despacho de otras dependencias diseño de
estrategias para lograr Secretarios de despacho la implementación y Ciudadanos sostenibilidad
de la Estrategia Empresarios GELT en estas entidades Aliados Estratégicos territoriales.
Rectores de Instituciones Educativas Mensual Lograr que estos entes Diputados territoriales
cumplan con los Concejales criterios de la fase de información y avance en la fase de interacción
No presencial. Garantizar la apropiación y sostenibilidad de la Estrategia Comunicaciones
escritas (Documentos, Actas, circulares, GEL memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas
telefónicas Correos electrónicos
Alcaldes y Secretarios de despacho
Lograr la vinculación de estas instituciones como entes facilitadores para la implementación y

sostenibilidad de la Estrategia Gobierno en línea al nivel municipal y departamental. Contralorías
Departamentales Evaluar y realizar control y seguimiento a las actividades ejecutadas en el
proceso de Acompañamiento y Capacitación de la Estrategia de Gobierno en línea a las Entidades
Territoriales del Departamento. Asambleas departamentales
Presencial Gobernadores Alcaldes Asamblea Concejo No presencial Comunicaciones

escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc). Correo
electrónico institucional Comunicaciones escritas Llamadas telefónicas
Propiciar una comunicación fluida Presencial: que garantice la articulación y diseño de estrategias
para lograr Alcaldes de todo el país la implementación y Gobernadores de todo el país
sostenibilidad de la Estrategia Jefes de Despacho de dependencias GELT en estas entidades
Secretarios de despacho territoriales.
Mensual otras
EMPRESAS, Y CIUDADANOS ACTOR TEMA Lograr la vinculación de las Asambleas para que se
conviertan en facilitadores y controladores de la implementación y sostenibilidad de la Estrategia
Gobierno en línea al nivel municipal. MECANISMO Ciudadanos Empresarios Aliados
Estratégicos Rectores de Instituciones Educativas Diputados Concejales FRECUENCIA
No presencial. Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes,

reportes, etc). Llamadas telefónicas Correos electrónicos Presencial: Alcaldes
de todo el país Gobernadores de todo el país Jefes de Despacho de otras dependencias Secretarios
de despacho Ciudadanos Empresarios Aliados Estratégicos Rectores de Instituciones Educativas
Mensual Diputados Concejales
Concejos municipales
Lograr la vinculación de los Concejos para que se conviertan en facilitadores y controladores de la

implementación y sostenibilidad de la Estrategia Gobierno en línea al nivel municipal.

Alcaldías del Departamento
Presencial: Propiciar acciones para la habilitación y apropiación eficaz Alcaldes de todo el país de
sistemas y servicios en los Gobernadores de todo el país departamentos y áreas Jefes de
Despacho de otras metropolitanas, como dependencias herramientas de apoyo a la Secretarios
de despacho gestión pública y para promover Ciudadanos la participación ciudadana.
Empresarios Mensual Evaluar y realizar control y Aliados Estratégicos Rectores de Instituciones
Educativas seguimiento a las actividades Diputados ejecutadas en el proceso de Concejales
Acompañamiento y Capacitación Lograr que estos entes territoriales cumplan con los No
presencial. criterios de la fase de información y avance en la fase de Comunicaciones escritas
interacción (Documentos, Actas, circulares,
EMPRESAS, Y CIUDADANOS ACTOR TEMA Garantizar la apropiación y sostenibilidad de la
Estrategia GEL MECANISMO memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefónicas Correos
electrónicos FRECUENCIA
Presencial: Lograr que estos entes territoriales cumplan con los criterios de la fase de
información y avance en la fase de interacción Garantizar la apropiación y sostenibilidad de la
Estrategia GEL Alcaldes de todo el país Gobernadores de todo el país Jefes de
Despacho de otras dependencias Secretarios de despacho Ciudadanos Empresarios Aliados
Estratégicos Rectores de Instituciones Educativas Mensual Diputados Concejales
Áreas metropolitanas

Presencial: Alcaldes de todo el país Gobernadores de todo el país Jefes de Despacho de otras
dependencias Secretarios de despacho Ciudadanos Empresarios Aliados Estratégicos Mensual
Rectores de Instituciones Educativas Diputados Concejales
Empresas
Vincular a la estrategia GELT las instituciones educativas de los entes con el fin de que apoyen
la socialización y capacitación a la comunidad en los temas relacionados con la Estrategia
Gobierno en línea. Lograr la publicación de información de empresarios en los sitios web. No
presencial.
Comunidad
Socializar con la comunidad los beneficios que les ofrece la Estrategia Gobierno en línea. Vincular a
la comunidad en los procesos de la Estrategia de Gobierno en línea territorial con el fin de
convertirlos en
Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc).

Llamadas telefónicas Correos electrónicos Presencial: Alcaldes de todo el país
Gobernadores de todo el país Jefes de Despacho de dependencias Secretarios de despacho
Diputados
Mensual otras
EMPRESAS, Y CIUDADANOS ACTOR TEMA beneficiarios, veedores y controladores de la misma.
MECANISMO Concejales FRECUENCIA
No presencial. Comunicaciones escritas (Documentos, Actas, circulares, memorandos, informes,

reportes, etc). Llamadas telefónicas Correos electrónicos Talleres Presencial: Alcaldes
de todo el país Gobernadores de todo el país Jefes de Despacho de dependencias Secretarios de
despacho Diputados Concejales
otras
Instituciones Educativas Departamentales
Vincular a la estrategia GEL las instituciones educativas de los entes territoriales con el fin de
que apoyen la socialización y capacitación a la comunidad en los temas relacionados No
presencial. con la Estrategia Gobierno en línea.
Mensual

Llamadas telefónicas Correos electrónicos Talleres
Presencial: Alcaldes de todo el país Gobernadores de todo el país Jefes de Despacho de

dependencias Secretarios de despacho Diputados Concejales No presencial.
otras
Aliados Estratégicos
Vincular a la estrategia GELT las instituciones educativas de los entes con el fin de que apoyen la
socialización y capacitación a la comunidad en los temas relacionados con la Estrategia Gobierno
en línea.
Mensual

Llamadas telefónicas Correos electrónicos Talleres
Tabla 10 Auditorias de comunicación

Ilustración 2 Comunicación Externa
Nota: Se deben involucrar todas las dependencias o áreas o departamentos que aparecen dentro
del organigrama e incluir las actividades de éstas que se encuentran contenidas en el manual de
funciones de la Entidad Territorial. También es importante agregar al plan de comunicaciones los
diagramas de flujo de las dependencias según las vías de comunicación establecidas.
Evaluación de campañas e impacto generado: Es un proceso que va de la mano de las auditorias

de comunicación pero que se enfoca específicamente en calificar la efectividad o no del flujo de
comunicación interna. Debe efectuarse semanalmente o después de la realización de una
dinámica comunicativa entre los actores involucrados en la comunicación interna.
Los Coordinadores Territoriales al estar encargados de verificar las labores de los Delegados
Territoriales, podrán solicitar oportunamente alguna asesoría o soporte a los Asesores.
También se debe tener en cuenta la opinión e impresiones del público en general y de los
empresarios para medir directamente el impacto que generaron las campañas en cada Entidad
Territorial.
Ejemplo:
Nombre de la Campaña: "Evaluación del Impacto de la Campaña de la Estrategia de Gobierno en

línea a las Instituciones Educativas”
Descripción de la Campaña:
La Entidad Territorial desarrolló en 2011 una Campaña de Impacto de la Estrategia de Gobierno en

las Instituciones Educativas.
Objetivo General:
El objetivo primordial de la campaña fue estimular la participación, sensibilización y capacitación

de la ciudadanía en las Instituciones Educativas del municipio, con el fin de incentivar el uso del
sitio Web y de las herramientas de interacción del mismo. Además de socializar los correos
electrónicos institucionales de la Entidad para las solicitudes de la ciudadanía y sus responsables.
Objetivos Específico de la Campaña:
Como un seguimiento de las iniciativas realizadas por la Entidad con el equipo encargado del Plan
de comunicaciones, se realizó una Pre y Post evaluación de la Campaña que permitiera medir el
impacto de sus contenidos los cuales fueron:
Medir logros y desaciertos de la campaña. Medir el conocimiento del tema. Lograr información
acerca de la percepción y nivel de sensibilización a los entrevistados acerca de las herramientas de
interacción.
Averiguar acerca del uso y manejo del sitio Web Institucional por los estudiantes y docentes.
Indagar acerca de las campañas de comunicación y fuentes de información. Evaluar la disposición

a participar.
Fecha de la campaña:
El lanzamiento de la campaña se realizó el 10/02/11 en la Sede Central del Colegio La María y el

18/03/2010 en el Colegio La Merced y el 20/04/11 en el Colegio Los Comuneros.
Metodología usada en la campaña:
En estas tres instituciones se dictó la conferencia sobre "El sitio Web Institucional, sus
herramientas de interacción y correos electrónicos", a cargo de la Ing. Liliana Domínguez, egresada
de la Universidad Cooperativa de Colombia y encargada del sitio Web institucional de la Entidad
Territorial.
Para evaluar el impacto generado por la Campaña, durante los tres meses se diseñó y remitió una
“Encuestas de evaluación” a todos los participantes (Docentes, Rectores y Estudiantes de las
Instituciones), se procesaron y se enviaron los resultados de las mismas. Algunas menciones
destacadas son: excelente, buenísima campaña,
felicitaciones, comparto la campaña y todas sus acciones. Resultados de la campaña:
El informe presenta de forma detallada los resultados en las áreas evaluadas, con respecto a:
Conocimiento general sobre el Impacto de la Campaña de la Estrategia de Gobierno en línea a las
Instituciones Educativas: Conocimiento de los entrevistados acerca de los conceptos y
responsabilidades en la Estrategia como ciudadano haciendo uso y manejo de las herramientas de
interacción que tiene a disposición a través del sitio Web la Entidad Territorial. Con esta variable
se midió la capacidad de entendimiento de los conceptos de los entrevistados con el tema.
Percepción y nivel sensibilización de los entrevistados sobre el tema: Esta variable permitió
conocer si los Rectores, Docentes y Estudiantes se preocupan por usar el sitio Web Institucional de
la Entidad Territorial, si este tema es relevante para el desarrollo de las actividades y para fluidez
de la información entre ciudadano Entidad.
Prácticas realizadas en la Entidad Territorial encargada del tema: Con esta variable se conoció lo
que piensa cada Rector, Docente, Estudiante, de manera general, acerca de las herramientas de
interacción.
Campañas de comunicación y fuentes de información: Permitió conocer a través de, encuestas en

línea, correos electrónicos la información, quejas y reclamos, preguntas frecuentes y la
capacitación sobre las herramientas del sitio Web de la Entidad Territorial tiene para la ciudadanía
en general.
Disposición a participar: Se obtuvo información sobre la participación de los grupos meta en
medidas y prácticas y sobre la disposición de los entrevistados a participar en acciones futuras
orientadas a la ciudadanía en general en las herramientas de participación ciudadana y
comunicarse por medios electrónicos con la Entidad Territorial. De igual manera se obtuvo
información acerca de la cantidad de entrevistados que ha asistido a alguna actividad relacionada
con el sitio Web Institucional y la disposición de estos de participar en actividades que tengan que
ver con éstos temas.
Glosario Canales o soportes: Instrumento a través del cual se transmite el mensaje. Códigos
el lenguaje que se emplea en la comunicación Comunicación: Proceso de transmisión y recepción
de ideas, información y mensajes. Comunicación ascendente: Esta comunicación fluye desde los
subordinados a los superiores y continúa ascendiendo por la jerarquía organizativa.

Comunicación cruzada: La comunicación cruzada incluye el flujo horizontal de información entre
personas de niveles organizativos iguales o similares, y el flujo diagonal entre personas en
diferentes niveles que no tienen relaciones de dependencia directa. Comunicación descendente:
Este tipo de comunicación fluye de las personas situadas en los niveles más altos de la jerarquía
organizativa hacia las que se encuentran en los niveles inferiores. Comunicación formal: es toda
aquella comunicación fomentada por la dirección de la empresa y que fluye por los canales
formalmente establecidos. Comunicación informal: es la comunicación que surge de forma
espontánea en las organizaciones debido a la interacción social entre sus miembros, por lo que es
tan variada, dinámica e inconstante como las personas. Dentro de ésta se incluye al rumor.
Cuadro de mando: Herramienta de gestión que facilita la toma de decisiones, y que recoge un
conjunto coherente de indicadores que proporcionan a la alta dirección y a las funciones
responsables una visión comprensible del negocio o de su área de responsabilidad. La información
aportada por el cuadro de mando, permite enfocar y alinear los equipos
directivos, las unidades de negocio, los recursos y los procesos con las estrategias de la
organización. Documento de mejora: Documento que contiene la información relativa al Plan
de mejora existente en una entidad. Emisor: la persona (o grupo de personas) que trata de hacer
partícipe a otros de lo que él posee. Entidad: Entiéndase por entidad un Centro, un Departamento,
un Servicio o cualquier unidad administrativa o de servicios, organizada de forma que tenga
competencias directas sobre planes o procesos. Estrategia: Plan estructurado para lograr
objetivos. Grupo de Mejora: Conjunto de personas que pretenden alcanzar propósitos u objetivos
comunes (profesionales), tienen un sentido de identidad compartido, ofrecen oportunidades de
participación e interacción entre sus miembros; están dotados de cohesión interna; tienen una
estructura de funcionamiento y una duración limitada y medible en el tiempo. Indicador:
Dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso o de una
actividad.” Mensaje: la expresión del contenido de la comunicación. Misión: Objeto de ser de una
entidad. Lo que la diferencia de otra de la misma naturaleza. Plan de Comunicación: Estrategias de
comunicación que permiten a través de los medios y soportes adecuados cubrir las necesidades de
comunicación que presentan los individuos y grupos que componen una organización.
Procedimiento: conjunto de fases sucesivas de un fenómeno u operación artificial y que se
caracteriza por estar definido explicita y documentalmente. Se trata de aquellos documentos que
establecen las responsabilidades y los criterios seguidos en las actuaciones relacionadas con la
estandarización y la racionalización de tareas realizadas en la gestión y prestación de servicios. Son
objeto de procedimiento aquellas facetas o conjunto de actividades que sean consideradas
relevantes para una determinada área funcional en función de: el consumo de recursos, el
impacto en la satisfacción de los usuarios, objetivos directivos u otro criterio previamente
establecido. Proceso: conjunto de actuaciones, decisiones, actividades y tareas que se
encadenan de forma secuencial y ordenada para conseguir un resultado que satisfaga plenamente
los requerimientos del cliente al que va dirigido. Propietario del objetivo: Persona responsable
de la realización de las acciones y recursos necesarios, para garantizar la consecución del mismo.
Propietario del proceso: Persona responsable de la gestión del proceso asignado y por tanto de sus
resultados, de su rentabilidad, y de la organización necesaria para el óptimo funcionamiento del
proceso. Receptor: la persona o grupo de personas a quién se dirige el mensaje en un proceso
de comunicación. Retroalimentación: el feedback, momento en el que el emisor se convierte en
receptor para captar la comprensión, o la respuesta a su mensaje. La retroalimentación nos
permite conocer el éxito de la comunicación.
Ruido: entendemos cualquier tipo de interferencia producida durante el proceso de comunicación,

que dificulta la circulación de los mensajes, o los desvirtúa.
Tipo de comunicación Descendente: fluye desde la dirección hacia los empleados. Se utiliza para
dirigir, coordinar, informar al trabajador sobre las tareas a realizar, los objetivos y la política
empresarial, la evaluación del desempeño, las actividades, los servicios, los beneficios que ofrecen
la empresa, la situación económica, etc. Entre sus fines está
fundamentalmente la motivación. Tipo de comunicación Ascendente: fluye desde los empleados

hacia la dirección a través de los canales que se prevean para ello.
Tipo de comunicación Horizontal: Los grupos de trabajo. Consiste en la transmisión de información
entre personas que están en un mismo nivel jerárquico, o la que se produce entre personas que
están en un nivel distinto, con o sin dependencia directa y se encuentran o no en diferentes
entidades.
Tipo de comunicación Informal: el rumor Tipo de comunicación Formal: es la que se produce

dentro de una
organización de forma estructurada, de acuerdo con la jerarquía establecida y respetando

determinadas normas y reglas.

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MODELO PLAN DE COMUNICACIONES INTERNO Objetivo:

Proporcionar elementos de comunicación efectivos que permitan a las diferentes dependencias

Generar mecanismos de comunicación a nivel interno que permitan a las dependencias

Establecer horarios de atención y responsables para el manejo y uso de las herramientas de

Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Interna:

Contenido y mensaje a transmitir:

Debe basarse principalmente en información veraz y oportuna sobre la Implementación de la

Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos:

- Videos Institucionales - Carteleras de la Entidad Territorial - Cartas - Circulares internas -Revista

Modem Equipos Informáticos (2 equipos de mesa, 3 portátiles, 1 scanner y 1 video beam).

Número Telefónic o fijo y celular 310xxxxxx x

Secretaria despacho de prensa Comunicación y apoyo logístico

Comunicador social especializado en imagen visual Técnico secretaría administrativa Periodista

Tabla 1 Recursos Humanos

Tipo de Papel Bond 75 grms

Valor Unitario $77

Descripción del Evento Periodicid Articulo ad presentación Gobierno en bimensual

o mate muestra con parcial. Tamaño tipo muestra

Valor Total 000+ iva

Normal 4,5 cms 1 pliego

$8000 $1000 Papel especial $70000 para pendones $8500

Tabla 2 Recursos Financieros

Todas las dependencia s

Todas las depende ncias Secretar ia

Todas las dependencias

Día del contador

Día del periodista

prensa@muni cipiodepartamento. gov.co

contacten os@munic ipiodepartame nto.gov.co

Todas las dependencia s

Todas las depende ncias Todas las depende ncias deportes

Todas las dependencias

Todas las dependencias

Fiesta final de año

Todas las dependencia s

Todas las depende ncias Todas las depende ncias

Todas las dependencias

Todas las dependencia s

Todas las dependencias

contacten os@munic ipiodepartame nto.gov.co contacten os@munic ipiodepartame nto.gov.co

hombre, en la sociedad y en su desarrollo integro como persona. Es fiesta nacional en algu

Todas las dependencia s

Todas las depende ncias

Todas las dependencias

Todas las dependencia s

Todas las depende ncias

Todas las dependencias

contacten os@munic ipiodepartame nto.gov.co

Tabla 3 Calendario acciones internas

Los Coordinadores y Profesionales de Apoyo deben brindar una oportuna asesoría y

Actividad Instrumento Periodicida d mensual Nombre Encargad o Jefe de prensa Cargo

Reportes de seguimiento de las herramientas de interacción de la web. Reportes de usabilidad de

Todas las dependen cias

Todas las dependencia s

Todas las dependen cias

Todas las dependencia s

Todas las dependen cias

Todas las depen dencia s

Todas las dependencia s

contactenos @municipiodepartament o.gov.co

Tabla 4 Sistemas de Seguimiento y Control

Auditorías de comunicación: Se debe controlar y revisar el flujo de información que se efectúe

Los funcionarios de la Entidad al finalizar el acompañamiento y capacitación por parte de los