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Unidos, Construyendo Nuestro Futuro !

Nit: 899999312-2

PLAN DE COMUNICACIONES
DEL MUNICIPIO DE VILLETA-CUNDINAMARCA

Secretaría Administrativa y de Gobierno

Doctor Jorge Orlando Ortiz Laverde

Secretario

Yezid Evaristo Blanco Parrado

Ingeniero de Sistemas

Mayo de 2014

Villeta - Cundinamarca

Calle 4 No. 5-61 / 5-75

Telefonos: (091) 844 5092 -844 4318 contactenos@villeta-cundinamarca.gov.co

www.villeta-cundinamarca.gov.co
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PLAN DE COMUNICACIONES
DEL MUNICIPIO DE VILLETA-CUNDINAMARCA

Contenido
PLAN DE COMUNICACIONES DEL MUNICIPIO DE VILLETA-CUNDINAMARCA ..................................... 1
Objetivo del proyecto:..................................................................................................................... 3
Objetivo general: ............................................................................................................................. 3
Objetivos específicos:...................................................................................................................... 3
Público objetivo interno: ................................................................................................................. 3
Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Interna: ................................................. 4
- Contenido y mensaje a transmitir: ...................................................................................... 4
- Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos: ............................................ 4
- Recursos a invertir:.............................................................................................................. 5
Ejecución de la estrategia de comunicaciones interna: .................................................................. 5
- Calendario y responsables: ................................................................................................. 5
- Comunicación interna entre dependencias: ....................................................................... 6
- Evaluación de campañas y alcance: .................................................................................... 7
Público objetivo Externo: ................................................................................................................ 8
Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Interna: ................................................. 8
- Contenido y mensaje a transmitir: ...................................................................................... 8
- Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos: ............................................. 8
- Recursos a invertir:............................................................................................................ 10
Ejecución de la estrategia de comunicaciones externa: ............................................................... 10
Calendario y responsables: ....................................................................................................... 10
Evaluación de actividades y alcance: ........................................................................................ 11

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Objetivo del proyecto:

Aunar esfuerzos entre la Secretaría de Conectividad del Departamento de Cundinamarca y


la Corporación Red Jóvenes Constructores, para la implementación y promoción de la
estrategia de Gobierno en Línea en el Departamento de Cundinamarca, según las
disposiciones legales y reglamentarias, en especial las conferidas por el Decreto 2693 de
2012 y el Manual 3.1 de Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones.

Objetivo general:

Establecer las actividades necesarias para fomentar el uso eficiente de los medios de
comunicación internos y externos de la administración municipal de Villeta, que soportan
la gestión que realiza y contribuye con la generación de una entidad más transparente y
participativa.

Objetivos específicos:
1. Establecer acciones comunicacionales internas que fortalezcan la estrategia a través de
medios virtuales así como presenciales.
2. Identificar públicos objetivos y necesidades de información.
3. Fortalecer los canales de información de la entidad.
4. Mejorar la comunicación interna de la entidad mediante actividades estratégicas.

Público objetivo interno:


Funcionarios de la alcaldía de Villeta, aliados estratégicos, asesores de la estrategia
Gobierno en Línea y la Secretaría de Conectividad del Departamento de
Cundinamarca.

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Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Interna:

- Contenido y mensaje a transmitir:

Como respuesta a la necesidad de establecer un plan de comunicaciones interno, la


alcaldía municipal de villeta, establece los lineamientos suficientes para asegurar la
comunicación entre las Dependencias internas, a través del trabajo conjunto con los
asesores GEL dispuesto para el municipio. Los contenidos y los mensajes a
transmitir entre las diferentes dependencias deben ser de carácter institucional,
veraz y transparente.

- Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos:

La interacción entre los Funcionarios de la alcaldía de villeta, aliados estratégicos,


Corporación Red Jóvenes Constructores de Paz, la Secretaría de Conectividad del
Departamento de Cundinamarca y los medios de comunicación disponibles para
lograr comunicarse de forma efectiva y veraz son los siguientes:

Medio/ Aspecto a Objetivo Encargado Dependencia Público Periodicidad Fuente


Canal comunicar Objeto información

Boletín Resultado Informar Ingeniero Secretari Todas Semanal Jefes de


Informat s sobre los de a las dependencias
ivo semanales avances Sistemas Administ depende
de la semanal de rativa y ncias.
gestión la gestión de
realizada realizada Gobierno
por la por la
administra administra
ción. ción
Email Informaci Crear un Jefe de Secretari Todas Diario Todos los
ón canal de Talento a las correos
institucion informació Humano Administ depende institucionales
al, n, donde el rativa y ncias.
comunica flujo de la de
dos, misma, sea Gobierno
eventos, constante
etc. y efectivo.

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- Recursos a invertir:

En la comunicación interna los recursos necesarios de inversión son mínimos, ya


que se cuenta con los proveídos por la alcaldía municipal, asesores de Gobierno en
Línea y los dispuestos por la Secretaría de Conectividad mediante las asesorías
técnicas y la página web.

Canal o herramienta Recursos Físicos Recursos humanos


Boletín Computador, conectividad, Ingeniero de Sistemas,
impresora, etc. Secretaría administrativa y
de Gobierno.
Cartelera Marcadores, impresiones, Almacenista, Secretaría
chinches, impresoras, papel, administrativa y de
etc. Gobierno

Ejecución de la estrategia de comunicaciones interna:

- Calendario y responsables:

El Delegado territorial o líder GEL, es el encargado de dirigir los procedimientos a


cumplir en la implementación, y motivar a los funcionarios a empoderarse de la
estrategia de Gobierno en Línea.

Nombre del evento, Fecha de realización Objetivo Dependencia encargada


actividad o acciones
Reunión informativa 30 de mayo Informar sobre Secretaría administrativa y
diferentes canales de de Gobierno
comunicación interna
Consejo de gobierno 19 de junio Delegar funciones Despacho del alcalde
mensuales
Integración 20 de junio Crear vínculos Recursos humanos
afectivos que mejoren
el ambiente laboral.

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- Comunicación interna entre dependencias:

Actor Mecanismo Frecuencia


Despacho del alcalde Presencial: SEMANAL
- Jefes de despacho de
otras dependencias
- Reuniones de Consejo de
Gobierno
No presencial:
- Comunicaciones escritas
(Documentos, actas,
circulares, memorandos,
informes, reportes, etc)
- Llamadas telefónicas
- Correos electrónicos
Secretaría Administrativa y de - Comunicaciones escritas SEMANAL
Gobierno (Documentos, actas,
circulares, memorandos,
informes, reportes, etc)
- Llamadas telefónicas
- Correos electrónicos
Secretaría de Hacienda - Comunicaciones escritas SEMANAL
(Documentos, actas,
circulares, memorandos,
informes, reportes, etc)
- Llamadas telefónicas
- Correos electrónicos
Oficina Asesora de Planeación - Comunicaciones escritas SEMANAL
(Documentos, actas,
circulares, memorandos,
informes, reportes, etc)
- Llamadas telefónicas
- Correos electrónicos
Unidad de Desarrollo Social - Comunicaciones escritas SEMANAL
(Documentos, actas,
circulares, memorandos,
informes, reportes, etc)
- Llamadas telefónicas
- Correos electrónicos
Unidad de Desarrollo para el - Comunicaciones escritas SEMANAL
Campo (Documentos, actas,
circulares, memorandos,
informes, reportes, etc)
- Llamadas telefónicas
- Correos electrónicos
Control Interno - Comunicaciones escritas SEMANAL
(Documentos, actas,

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circulares, memorandos,
informes, reportes, etc)
- Llamadas telefónicas
- Correos electrónicos

- Evaluación de campañas y alcance:

Encargado Actividad o Periodicidad Resultados


compromiso
Secretario Enviar correo con Semanal Efectivo, regular,
Administrativo y información pendiente.
de Gobierno

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Público objetivo Externo:

El público objetivo externo del plan de comunicaciones del municipio Villeta son: los
Ciudadanos, ciudadanas, empresas privadas, empresas públicas, empresarios e
institucionalidad departamental y nacional.

Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Externa:

- Contenido y mensaje a transmitir: Se busca informar al público objetivo externo


sobre noticias, oferta institucional, eventos, actividades, resultados de gestión
administrativa, datos de interés general y estadísticos.

- Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos:

Se busca informar a los ciudadanos, empresarios y funcionarios de otras instituciones sobre


la gestión institucional y la actualidad municipal, a través de diferentes canales que sean
accesibles a las poblaciones y a las instituciones externas. Los medios con los que se
cuentan son:

Medio/ Aspecto a Objetivo Encargado Dependencia Público Periodicidad Fuente


Canal comunicar Objeto información

Sitio web Resultados Brindar Ingeniero de Secretaría Público Diaria Todas las
semanales informac Sistemas Administr objetivo dependencias
del número ión ativa y de externo.
de visitas en general Gobierno
la web,
al
noticias,
aspectos público
generales objetivo
del externo,
municipio, sobre la
rendición de instituci
cuentas, ón y su
eventos, gestión.
oferta
institucional
,
actividades,

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Redes Información Crear un Ingeniero de Secretaría Público Diaria Todas las


sociales institucional canal de Sistemas Administr objetivo dependencias
, informac ativa y de externo.
comunicado ión, Gobierno
s, eventos,
donde el
etc.
flujo de
la
misma,
sea
constant
ey
efectivo.
Radio Información Crear un Secretario de Secretaría Público Semanal Todas las
institucional canal de Administrativ Administr objetivo dependencias
, informac o y de ativa y de externo.
comunicado ión, Gobierno Gobierno
s, eventos,
donde el
etc.
flujo de
la
misma,
sea
constant
ey
efectivo.
Periódico Información Crear un Secretario de Secretaría Público Mensual Todas las
institucional canal de Administrativ Administr objetivo dependencias
, informac o y de ativa y de externo.
comunicado ión, Gobierno Gobierno
s, eventos,
donde el
etc.
flujo de
la
misma,
sea
constant
ey
efectivo.
Asistencia Información Crear un Secretario de Secretaría Público Diaria Todas las
presencial institucional canal de Administrativ Administr objetivo dependencias
, informac o y de ativa y de externo.
comunicado ión, Gobierno Gobierno
s, eventos,
donde el
etc.
flujo de
la
misma,
sea
constant
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ey
efectivo.

- Recursos a invertir:

En la comunicación externalos recursos están sujetos a la disponibilidad del


presupuesto y de las actividades que se programan en el calendario.

Canal o herramienta Recursos Físicos Recursos humanos


Radio Emisora comunitaria Secretario de Gobierno.
Editor de contenidos y
locutor, Consejo de
redacción.
Redes sociales Computador, conectividad, Ingeniero de Sistemas,
etc. (Editor y máster de
contenidos).
Periódico Periódico Local Secretario de Gobierno,
Prensa

Ejecución de la estrategia de comunicaciones externa:

Calendario y responsables:

El Delegado territorial o líder GEL, es el encargado de dirigir los procedimientos a


cumplir en la implementación, y motivar a los funcionarios a empoderarse de la
estrategia de Gobierno en Línea.

Nombre del
evento, Medio o Fecha de realización Objetivo Dependencia
actividad o canal encargada
acciones
Espacio Radial Radio semanal desde el 1 de Informar la Secretario de
Enero gestión de la Administrativo y de
administración
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municipal. Gobierno
Publicaciones Periódico Mensual desde el 1 de Informar sobre Secretario de
local Enero los avances del Administrativo y de
plan de desarrollo Gobierno
municipal
Sitio Web TIC Diariamente desde 1 Informar sobre Secretario de
de Enero. datos generales Administrativo y de
de la Gobierno
administración
municipal

Evaluación de actividades y alcance:

Encargado Actividad o Fecha de Resultados


compromiso realización
Despacho del alcalde Espacio Radial Semanal Efectivo, regular,
pendiente.
Despacho del alcalde Publicaciones Mensual Efectivo, regular,
pendiente.
Despacho del alcalde Sitio Web Diario Efectivo, regular,
pendiente.

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