Manual de Usuario

Estados de Pagos Digital

(SAP SUPPLIER SELF SERVICES)

Dirección de Abastecimiento | agosto de 2019

© 2018 Codelco Chile. Todos los derechos reservados

2
Índice
Glosario de Términos .............................................................................................................................................. 4

Introducción ........................................................................................................................................................... 5

Situación Actual: EDP y HES..................................................................................................................................... 5

Situación Actual: Portal de Compras........................................................................................................................ 5

Modelo de EDP Digital: EDP en SAP SUS .................................................................................................................. 6

Fases de EDP Digital Para Proveedores .................................................................................................................... 7

Requisitos Técnicos para uso del ERP ...................................................................................................................... 8

Visualización y Búsqueda ...................................................................................................................................... 13

Introducción al Portal de Autoservicio del Proveedor Supplier-Self Service (SUS) ................................................... 16

Preguntas Frecuentes ........................................................................................................................................... 22

Comentarios Finales.............................................................................................................................................. 24

3
Glosario de Términos
Término Descripción

EDP Estado de Pago

HES Hoja de Entrada de Servicios

ECC Sistema Sap R3

MM Módulo de gestión de materiales (Materials Management)

SAP SUS SAP Supplier Self Services o auto servicio del proveedor

SRM SAP Supplier Relationship Management

SAP ECC Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP)

CONTRATO SAP Orden de Compra SAP con Posiciones de Servicios

PEDIDO O ORDEN DE COMPRA Orden de Compra SAP con Posiciones de Bienes/Materiales

ASN Aviso de Entrega

WORKFLOW Flujo de Trabajo o Autorizaciones

AdC AdC

BACK OFFICE Equipo de Trabajo que apoya la Gestión de Contratos de Servicios

KEY USERS Usuarios Claves para el proceso de negocio

ITO Inspector Técnico de Obras

AD HOC Aprobadores de Workflow agregados manualmente según la necesidad del

proceso

INGRESAR HES Ingreso o generación de HES de forma automática disponible para revisión
y completitud manual

WI Work Item, corresponde a la tarea de Workflow en el sistema SAP

4
Introducción
En el marco de los constantes esfuerzos de CODELCO en el mejoramiento de su eficiencia operacional, desde el año
2019 se comenzará a implementar una nueva forma de gestionar los Estados de Pago para los contratos de Servicios.
Con el objetivo de ayudar a nuestros proveedores en el entendimiento de este nuevo proceso de Gestión de Pagos
Digitales de la Corporación, les entregamos el siguiente manual que describe el paso a paso de la preparación de
Propuestas de Estado de Pagos Digitales en el ERP basado en SAP. Esperamos que esta guía sea de ayuda para
ustedes en este proceso de cambio.

Situación Actual: EDP y HES

A modo de introducción, actualmente la gestión del Estado de Pago (de ahora en adelante EDP) y Hoja de Entrada
de Servicios (de ahora en adelante HES) se ingresa manualmente, en este proceso, la revisión y aprobación de la
propuesta de EDP se lleva a cabo en base a comunicaciones directas (vía correo electrónico) entre la Empresa
Contratista y el Administrador de Contrato de Codelco (desde ahora en adelante AdC) junto a sus áreas de apoyo
respectivas.
De esta manera, los respaldos de EDP de las empresas contratistas quedan almacenados de manera transitoria en
un sistema NO SAP, basado en Share Point, con lo que se trata de tener trazabilidad y control de los mismos, para
consultas futuras o para brindar apoyo a auditorías, entre otros. Esta trazabilidad no es estandarizada y dificulta en
algunos casos realizar el seguimiento y control que los contratos requieren.
Una vez que el AdC Codelco y del Contratista están de acuerdo con el EDP enviado, se procede a gestionar la Hoja de
Entrada de Servicio (En adelante HES) correspondiente a través de visaciones y liberaciones para finalmente dar paso
a la emisión de la factura o boleta. Todo esto se realiza de manera manual a través de mensajes de correo electrónico.

El proceso anterior se resumen en el siguiente flujo:

Preparación de
EP (Conjunto Ingreso de Visación de Liberación de
CODELCO y HES HES HES
Contratista)

Situación Actual: Portal de Compras

Para el caso de los proveedores de Bienes y sus procesos de confirmación y entrega de materiales, ya se encuentra
habilitado el Sistema SAP SUS (Supplier Self Service – Autoservicio del Proveedor), en el cual operan los proveedores,
ingresando al módulo SAP a través de Portal de Compras CODELCO en sus navegadores WEB.
Mediante este sistema, se generan los avisos de entrega o ASN (Símil a la HES para los contratos de Servicios), para
poder realizar el despacho de las mercancías en las bodegas de las Divisiones de la Corporación que lo requieran. El
aspecto de la plataforma es similar al que se usará para los contratos de servicio (que generan HES) por lo que es
esperable que los proveedores que ya operan en este sistema de materiales y también tengan contratos de servicios,
estén mucho más familiarizados con la herramienta.

5
Modelo de EDP Digital: EDP en SAP SUS

Ahora que sabemos cómo opera actualmente la división en términos de generación de HES y ASN, se procederá a
describir el nuevo sistema de Gestión de Pago Digital basado en SAP SUS, para esto, identificaremos las distintas
fases que lo componen y, para proporcionar una mirada general del proceso, presentaremos el flujo de decisiones
en el que se basa el sistema.

La forma de operar el módulo de SAP para aprobar los EDP Digitales consta de 5 Fases, estas etapas son las siguientes:

Fase 0: Fase 1: Fase 2: Fase 3: Fase 4:

Revisión de Envío de
Generación Liberación de Desliberación
Consistencia Propuesta de
de HES HES de HES
Contractual EDP

Caso Excepcional

En este flujo, y de manera similar al ingreso de la ASN, la propuesta de EDP será ingresada por la empresa contratista
de manera on-line al Portal de Compras CODELCO, quedando todo el proceso registrado en nuestros sistemas.
Adicional a esto, se registrarán comentarios del contratista, archivos adjuntos agregados en cada etapa del proceso,
comentarios y vistos buenos internos, aprobaciones, rechazos y consultas, lo que permite generar la trazabilidad del
EDP. Este proceso es mucho más rápido y ordenado que el que se utiliza actualmente, ya que permite en todo
momento realizar consultas de documentos clave y unifica la manera en que se comunica el contratista con
CODELCO, además, al ser una plataforma digital, resguarda la información de ambas partes permitiendo responder
mucho mejor a auditorías y procedimientos de revisión.

Los diferentes Flujos de Trabajo (WF) que se originan del proceso quedarán disponibles en la lista universal de tareas
de aprobación (UWL), para posteriormente ser revisadas en la plataforma única de autorizaciones cuando sea
necesario

El proceso para los proveedores será explicado en detalle más adelante en la sección paso a paso de este manual. De
esta forma, se revisarán las etapas del flujo en la que estén involucrados los proveedores, concretamente la Fase en
el que se prepara y se envía la Propuesta de EDP a CODELCO para su posterior aprobación interna.

6
Fases de EDP Digital Para Proveedores

Existe una Fase 0: Revisión de Consistencia Contractual, en la que se revisa y se fijan los
parámetros de los contratos que aparecerán liberados en el ERP.

FASE 1 Propuesta de Estado de Pago: Desde la fase anterior, el contrato liberado estará
disponible para que los contratistas lo visualicen en el ERP. El contratista deberá, en resumen,
ingresar las cantidades avanzadas en un periodo de tiempo determinado, ingresar los archivos
de respaldo de la propuesta y enviar la propuesta de Estado de Pago Digital a CODELCO a través
del portal.

De esta manera se inicia la primera verificación interna en CODELCO, que tiene por objetivo
revisar las cantidades y documentos correctos e información de respaldo adecuada respecto al
avance del contrato.

Existe una Fase 2: Generación de HES, en la que se gestiona de manera interna un flujo de
aprobación que se Genera la HES

FASE 3 Liberación de HES:

En caso de ser aceptada, la HES es autorizada por el AdC y queda registrada en el sistema
contable, adicionalmente es enviada al Autoservicio del proveedor para que se pueda iniciar el
proceso de generación de factura.

Existe una Fase 4: Desliberación, en la que CODELCO puede desliberar la HES liberada de
manera excepcional.

El proceso y paso a paso de la preparación del Estado de Pago Digital se presentará en detalle más adelante en
este manual.

7
Requisitos Técnicos para uso del ERP
Para asegurar la posibilidad de acceder a la plataforma de pago digital, primero necesitamos asegurar que los
usuarios que operarán en él cumplan los requerimientos técnicos

Asegurar que los sistemas de seguridad de la empresa no bloqueen ni rechacen las siguientes URL:

1. portaldecompras.codelco.cl
2. eccprd.codelco.cl
3. susprd.codelco.cl
4. srmprd.codelco.cl

Una prueba sencilla para corroborar esto es probar desde una red distinta a la de la empresa en la que se está
intentando acceder al portal de compras y realizar la misma acción (acceder a las URL). Con esto se puede comprobar
que, de presentarse un problema, éste es de la red que intenta acceder al sistema de CODELCO.

Configuración Internet Explorer 11 para Portal de Compras:

Para evitar problemas con los accesos desde el navegador al momento de utilizar portal de compras, se recomiendan
algunas configuraciones básicas en el browser. Esto aplica principalmente a proveedores o usuarios que acceden
desde una red externa.

1 Explorer 11 (Zoom 100%)

En caso de tener dificultades para acceder al Portal de Compras desde su navegador realice las siguientes
configuraciones:

Para abrir las opciones de IE existen 2 maneras para ingresar al menú de Herramientas:

Icono de la pantalla: Ir 1 a herramientas y Seleccionar 2 Opciones de Internet

8
 Desde el menú Superior si está activo

2 Agregar a sitios de Confianza

3 Permitir Cookies

Para esto, dirigirse a la pestaña privacidad y luego al botón “Avanzada”, asegurarse de los siguientes parámetros:

9
Junto a lo anterior, dirigirse a la pestaña privacidad y luego al botón “Sitios” y agregar el sitio Codelco.cl como se
muestra a continuación:

4 Aceptar ventanas emergentes como se muestra en la siguiente imagen:

En el caso de tener la casilla que se indica en la imagen marcada, verificar de tener el sitio
“portaldecompras.codelco.cl” en estado de “permitido”, como se muestra en la imagen de la izquierda.

10
Configuración de seguridad: Zona de internet

1 2

3 4

5 6

Opciones de Internet: Opciones avanzadas

1 2

3 4

11
 5 6

Habilitar la vista de compatibilidad en Internet Explorer agregando Codelco.cl

Versiones de IE11 que funcionan correctamente:

12
Visualización y Búsqueda
Desde la página de inicio se podrán visualizar los documentos del proveedor, como Contratos, Estados de Pago y
Avisos de Entrega, según sea el caso del proveedor.

Cabe resaltar que, en la herramienta, el documento “Contrato” se nombra como “Pedido” y el documento “Estado
de Pago” se conoce como “Confirmación”.

Una vez dejado en clara las denominaciones que da el sistema, se mostrará a continuación como localizar los
documentos deseados. Para esto, existen varias maneras de realizar la consulta a nuestros documentos:

1. Consulta por tipo y número de documento

Si conocemos el número del documento, podemos buscarlo seleccionando su tipo (pedido, confirmación, etc.) e
ingresando el número de documento, como se muestra a continuación con un ejemplo de Pedido N° 4501243708:

Seleccionamos “Buscar” y seleccionamos el contrato

Una vez hecho esto, podremos visualizar el documento como se muestra a continuación:

13
 2. Consulta por estado del documento

Los diferentes estados de un documento representan el modo o situación en la que se encuentra en su ciclo de vida.
Un documento se encuentra en estado “Nuevo”, cuando ha sido creado y aún no ha recibido tratamiento, o
“Rechazado” cuando el cliente no aprobó las condiciones descritas en el contrato o EDP.

Utilizando esta opción podemos consultar el listado de documentos (contratos o estados de pago), que se encuentren
en un algún estado en particular.

Tomaremos como ejemplo, el listado de contratos en estado de “Nuevos” que se presentan en la siguiente imagen:

Una vez localizado el documento que se necesita, se selecciona y visualiza como el punto anterior.

3. Consulta por Búsqueda Ampliada

No siempre conocemos el número de documento a consultar o el estado del mismo, por lo que la búsqueda ampliada
respresenta una opción muy útil al momento de realizar nuestras consultas. Para utilizar la búsqueda ampliada,
podemos ingresar desde las dos opciones marcadas en la figura:

14
De acuerdo al tipo de documento que se seleccione se podrá consutar por alguno de los parámetros siguientes:

1
a. Tipo de documento: pedido, confirmación, etc..
b.
2 Período: en relación a la fecha de creción del documento. Ej: hoy, último mes, últimos tres meses.
c.
3 Fecha de creación desde: en relación a la fecha de creación del documento hasta la fecha actual.
d.
4 Status: estado del documento. Ej: nuevo, en tratamiento, rechazado, etc..
e.
5 Número de documento: número interno que posee el documento en el sistema.
f.6 Documento: Título del documento.
g.
7 Número de interlocutor: número del solicitante del documento.
h.
8 Número de pedido: número de contrato

Estos parámetros se indican en el siguiente cuadro:

Ejemplo: búsqueda de contratos creados en los últimos 7 días.

15
Introducción al Portal de Autoservicio del
Proveedor Supplier-Self Service (SUS)
FASE 1: PROPUESTA DE ESTADO DE PAGO
INVOLUCRADO: PROVEEDOR

A continuación, se mostrará el paso a paso que siguen los proveedores en el momento de presentar su propuesta
de Estado de Pago Digital en el ERP, con el objetivo que se pueda dar el mejor uso a la herramienta

Antes de comenzar, se ingresa al Portal de Compras (QAS) en el URL: http://desaptal7.codelco.cl:50000/irj/portal.

La URL del Portal de Compras Productivo es: https://portaldecompras.codelco.cl, los proveedores tendrán sus
coordenadas de acceso correspondientes.

1 Se visualizará la pantalla de inicio como muestra en la imagen, en este punto, se deberá: 1 Ingresar a la
pestaña Supplier Self-Service y luego a 2 Nuevos Pedidos, una vez dentro, buscar nuestro N° de Contrato
de Ejemplo: 4501243714 2

2
2

16
 2 Ingresar al contrato: 4501243714 haciendo clic donde indica la flecha en la imagen,

3 Se mostrará la página en donde se pueden ingresar los requerimientos para comenzar el flujo de propuesta
de EDP Digital, acá, el proveedor selecciona la opción “Crear Propuesta de Estado de Pago” enmarcada en
Rojo.

Este Mensaje viene dado desde la

configuración del Contrato en el ERP

4 Una vez se seleccione la opción “Crear Propuesta de Estado de Pago”. Se deben rellenar los siguientes
campos en el ERP:

•1 Texto de Cabecera
2• Nombre del Prestatario de Servicio (quien crea el EDP)
•3 Lugar de Prestación de Servicio (la división en donde se presta el servicio)

2
1
3

Para el caso donde el Proveedor autorice a Codelco a retener un porcentaje del pago, debe ingresar el % de
retención en el siguiente campo:

17
 5 Se debe ingresar la cantidad a considerar en el EDP. Para esto se debe seleccionar la posición y seleccionar
la opción “Proponer Cantidad Pendiente” posteriormente se debe actualizar la cantidad de acuerdo con lo
ocupado en el mes respectivo a pagar.

6 Se debe seleccionar el o los documentos de la siguiente manera: Se hace click en el nombre de documento
como muestra la imagen 1 , se selecciona dentro del pc el archivo a adjuntar, se carga y por defecto el
sistema asignará el nombre del documento seleccionado como se muestra en 2. En el ejemplo se realizó
el procedimiento para el documento obligatorio “Carátula del EEPP” y también para el documento
“Formulario 30-1”. El tamaño máximo por archivo a subir son 10MB.

18
 En todas las líneas de servicio es obligatorio cargar un respaldo de avance físico. Para esto, se debe hacer
click en la línea de servicio correspondiente. En este caso se seleccionó la línea de servicios 1.1, tal como
se muestra abajo marcado en el recuadro rojo.

Posteriormente, se debe seleccionar el nombre de Respaldo de Avance Físico que se muestra en 1 ,

buscar dentro del pc el archivo que corresponde al Avance físico y luego cargar el respaldo correspondiente
como se indica en 2

7 Una vez que estén ingresadas las cantidades y los respaldos físicos de cada línea de servicios, se selecciona
la opción de Generar Propuesta Estado de Pago al principio de la página presionando el botón “Generar
propuesta de Estado de Pago”

Con esto, se activa el primer flujo de aprobación en CODELCO, y aparecerá este mensaje al principio de la página
del proveedor:

Cuando se envía la propuesta de EDP, llega una notificación al AdC de CODELCO con copia al proveedor del servicio
indicando que el EDP fue enviado para su revisión y aprobación por CODELCO.

Desde el momento del envío de la propuesta del EDP, los procesos internos tomarán alrededor de 5 días en
completarse, en todo momento, el proveedor puede buscar su contrato en el sistema y consultar por el estado del
documento.

19
Una vez se apruebe el EDP Digital, se notificará al proveedor el número de HES para la elaboración de la factura o
boleta. De esta manera, podrá visualizar el N° de HES para proceder con la Facturación. Para visualizar el número,
se debe ingresar al EDP en estatus “Aceptado por el Cliente” como se muestra a continuación:

Ingresar a la posición que se muestra en el recuadro de la siguiente imagen:

Una vez dentro se podrá visualizar el N° de HES como se ejemplifica en la siguiente captura:

20
 8 A continuación, se especifican los posibles estados que adoptará el EDP, según las acciones de: aprobación,
rechazo o eliminación, que se decidan en su flujo de aprobación Codelco

Caso Estatus EDP Cabecera Estatus EDP Posiciones

Se aprueban todas las posiciones Aceptado por el cliente Aceptados

Se rechazan todas las posiciones Rechazado por el cliente Rechazado

Se deslibera, al menos, una
Aceptación parcialmente anulada Aceptación anulada
posición
Se rechaza, al menos, una posición Rechazado parcialmente Rechazado
Se aprueba, al menos, una
Aceptado parcialmente Aceptados
posición
Se rechaza una posición, se
Aceptado parcialmente Aceptados, Rechazado
aprueba una posición
Se borra una HES desliberada Rechazado por el cliente Rechazado
Se borra, al menos, una HES
Rechazado parcialmente Rechazado
desliberada
Se envía todas las posiciones Notificado Enviado

Finalmente, para consultas de usabilidad contactar a Mesa de Ayuda al Proveedor por las siguientes vías:

(+56 2) 28185765 de lunes a viernes de 8:00 a 18:00 horas.

portalcompras@codelco.cl

En el caso que se esté manejando un contrato Marco serie 46 o 48, el procedimiento se mantiene de la misma forma
en cuanto al manejo del contrato serie 45.

Por lo tanto, para realizar la propuesta de Estado de Pago correspondiente, se deberá utilizar el número de
documento que el AdC de Codelco envíe al proveedor.

21
Preguntas Frecuentes
1. ¿Cuál es la URL a la que debo conectarme para acceder al portal de compras de CODELCO?

Resp: La dirección para acceder al portal de compras CODELCO es https://portaldecompras.codelco.cl, por medio
del Navegador Internet Explorer versión 11.

2. ¿Con qué datos puedo acceder a la página para ingresar mi propuesta de EDP?

Resp: Para acceder al portal de compras y generar su propuesta de Estado de Pago Digital debe ingresar con su Rut
de empresa sin guion, pero con el digito verificador y su clave de acceso.

3. ¿Como puedo recuperar mi clave del portal de compras?, No lo recuerdo.

Resp: En caso de requerir una nueva clave, se habilitó la opción ¿Ha olvidado la clave de acceso?, en el link de ingreso
https://portaldecompras.codelco.cl, en donde podrá reiniciar su clave para ingresar al Portal de Compras CODELCO.

4. ¿Como puedo saber si tengo usuario y clave de acceso para ingresar al portal de compras Codelco para
generar mi propuesta de EDP?

Resp: Para validar si tiene acceso al Portal de Compras debe tomar contacto con mesa de ayuda al fono 228185765
o enviar un correo a portalcompras@codelco.cl para verificar si se encuentra inscrito como proveedor.

5. ¿No tengo clave, cuáles son los pasos para solicitar que se cree mi usuario y clave de acceso al portal de
compras para generar la propuesta de EDP?

Resp: En caso de requerir una nueva clave, se habilitó la opción en el portal de compras ¿Ha olvidado la clave de
acceso?, link de ingreso https://portaldecompras.codelco.cl, en donde podrá reiniciar su clave para ingresar al Portal
de Compras Codelco.

6. ¿Como puedo saber si mi contrato está disponible para el ingreso de la propuesta de EDP?

Resp: El proveedor debe conocer el estado de sus contratos, a través del contacto con el AdC del contrato de
CODELCO.

7. ¿Cuáles son las características del “navegador” (browser) que debo usar para conectarme al portal de
compras Codelco?

Resp: Para poder visualizar el Portal de Compras debe usar la siguiente configuración: Internet Explorer versión 11,
Elementos Emergentes Desbloqueados y Zoom de pantalla al 100%, no utilizar Chrome.

8. ¿Qué características debe tener mi conexión a internet para operar sin problemas en el portal de
compras Codelco?

Resp: Para poder visualizar el Portal de Compras debe usar la siguiente configuración: Internet Explorer versión 11,
Elementos Emergentes Desbloqueados y Zoom de pantalla al 100%, no utilizar Chrome.

22
De manera adicional, se recomienda que para subir anexos se debe considerar que el Portal procesa archivos de un
tamaño de hasta 100MB, y se recomienda adjuntar archivos de no más de 10MB. Dado que subir más de 10MB
dependerá de la calidad de banda ancha y la velocidad de subida de cada proveedor.

En este caso, cuando se reporten estos errores considerar:

1. Que el usuario revise comportamiento desde la red de la empresa proveedora, y desde Internet normal
(fuera de su red)
2. Si el error se explica dado el no funcionamiento de red no funciona y desde internet si, por favor que asegure
no estar bloqueando:
IP: 10.61.3.65
URL: https://srmprd.codelco.cl
Puerto: 443”

9. ¿Hasta qué tamaño de archivo puedo subir en el portal de compras CODELCO para la creación de la
propuesta de EDP?

Resp: El tamaño máximo para subir archivos en el portal es de 100MB por archivo, sin embargo, se recomienda subir
archivos con un tope de 10MB cada uno.

10. ¿Cuántos archivos puedo cargar para cada propuesta de EDP en el portal de compras CODELCO?

Resp: No hay límite de cantidad de archivos.

11. ¿Qué datos debo completar al momento de crear mi propuesta EDP en el portal de compras CODELCO?

Resp: Los datos que debe completar en su propuesta de pago son: Texto cabecera EDP, Nombre del prestatario del
servicio, Lugar de prestación del servicio, adjuntar los archivos correspondientes y además completar la cantidad a
considerar en la propuesta de EDP

12. ¿Como puedo saber en qué etapa del proceso interno de CODELCO se encuentra mi propuesta de EDP?

Resp: Para saber en qué etapa se encuentra su EDP, puede revisarlo en el Portal de compras accediendo a la pestaña
“Supplier Self Service”, opción “Confirmación” e ingresar el número de la Orden de Compras asociada a su EDP o
contactar a la mesa de ayuda al fono 228185765 o tomar contacto con su gestor de compras.

13. ¿Como puedo saber si mi propuesta de EDP fue aprobada o rechazada por CODELCO?

Resp: Para obtener información sobre su propuesta de EDP, específicamente, si ésta fue rechazada o aprobada lo
puede revisar accediendo a Portal de Compras en la pestaña “Supplier Self Service”, opción “Confirmaciones” o
llamando a mesa de ayuda al fono 228185765.

23
Comentarios Finales
Para terminar, la gestión de pagos digital permitirá que CODELCO asegure la trazabilidad y control de los Estados de
Pago y se genere un repositorio automático de los respaldos asociados a los servicios prestados, además, se podrán
automatizar controles para la gestión de Hoja de Entrada de Servicios permitiendo que la contratación y el pago a
proveedores se pueda realizar ágilmente. Este proceso va de la mano de los constantes esfuerzos de la corporación
para alcanzar eficiencias organizacionales, que finalmente benefician las gestiones de los miles de colaboradores que
prestan servicios en las divisiones a lo largo de Chile.

Esperamos que este manual pueda resolver todos los requerimientos de información necesarios para una gestión
adecuada de los EDP y para lograr que el trabajo con CODELCO sea ágil y eficiente. De la misma manera, motivamos
a nuestros colaboradores a que se involucren en el cambio que propone la corporación, cambio que finalmente
beneficia a toda la comunidad y al país.

24
25