PROCEDIMIENTO PARA

GESTION DEL CAMBIO

EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Version: 01 Fecha: 24/09/16 Código: SST-PRO-004 Pág 1 de 8

PROCEDIMIENTO PARA GESTION DEL CAMBIO EN

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO 3
2. ALCANCE 3
3. DEFINICIONES / ABREVIATURAS 3
4. CONTENIDO 3
5. RESPONSABILIDADES 6
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6

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1. OBJETIVO
Determinar las actividades que se deben seguir para establecer medidas de
prevención, evaluación y control del impacto sobre la seguridad y salud en el
trabajo que puedan generar los cambios internos (introducción a nuevos procesos,
cambios en los métodos de trabajo, cambios en las instalaciones, entre otros) o
los cambios externos (cambios en la legislación, evolución del conocimiento en
seguridad y salud en el trabajo entre otros), todo ello con el fin de mitigar los
distintos peligros asociados a la Universidad que permita que los riesgos sean
tolerables.

2. ALCANCE

Aplica para todos los cambios temporales, permanentes o de emergencia que se

realicen en los procesos de la Universidad, igualmente para actividades
administrativas, técnicas y operativas, donde se realicen cambios en maquinaria,
equipo, instalaciones, equipos, productos, materiales o sustancias, cambios en la
reglamentación interna, procesos, entre otros.

3. ABREVIATURAS / DEFINICIONES

Cambio: Actividad que puede resultar de la modificación en alguna de las

siguientes acciones:

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Cambio Temporal: Modificación que es planeada y efectuada con la intención de

retomar las condiciones de diseño originales después de un tiempo determinado.
Los cambios temporales están sujetos a las mismas evaluaciones que los cambios
permanentes.

Cambio de emergencia: Cambio que sigue un camino rápido, siguiendo el

procedimiento normal de autorización de manera que se puede ejecutar
rápidamente. Este procedimiento se aplica a cambios que requieren ejecutarse
muy rápidamente porque la seguridad o el desarrollo normal de la Universidad
están seriamente amenazados.

Cambio organizacional: Cambio en la estructura o responsabilidades

dentro del organigrama de la Universidad.

Gestión del Cambio: Proceso que permite que las personas acepten los cambios
que de la implementación de un nuevo proyecto para reducir los factores de
riesgo.

Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las

cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Quien debe estar informado: Se refiere a todos los involucrados en el proceso

que deben conocer el cambio aprobado. Ejemplo: servidores, (cliente), gestión de
la contratación, gestión presupuestal, entre otros. Estos se deben indicar en el
análisis de la solicitud de cambio.

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4. CONTENIDO

El siguiente esquema muestra las actividades o pasos a tener en cuenta para la

gestión del cambio.

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Etapa Preventiva:

Mediante el programa de inspecciones

planeadas de tipo preventivo, se revisarán Equipo del Sistema de
entre otros, los peligros y riesgos asociados Gestión de SST Formato de Inspecciones
a los procedimientos. Si de estos pueden COPASST
derivarse cambios que requieran adopción
de medidas de prevención y control se
harán los respectivos requerimientos.

Enviar al líder del proceso donde se detectó

el hallazgo, el informe de inspección
relacionando las causas que generan el
Equipo del Sistema de Informe visita de
posible cambio, el Líder del proceso evalúa
Gestión de SST inspección y oficio
la situación y da respuesta al requerimiento
Líderes de Proceso remisorio
a la oficina de SST. En caso de aplicar el
cambio, el Líder debe iniciar el
procedimiento

Verificar que el Líder del proceso conteste Equipo del Sistema de

Oficio
el requerimiento Gestión de SST

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DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Identificación del cambio:

Identificar los cambios que van a producirse

en la Universidad, tales como: Cambios en
la legislación, en procesos, en tecnología,
en infraestructura y equipos, en Formato para Gestión del
Líderes de procesos
adecuaciones de sitios de trabajo, en cambio
personal, en procedimientos y métodos de
trabajo, en materiales e insumos, en
productos y servicios, en elementos de
protección personal, en requisitos
normativos, entre otros.

Informar del cambio diligenciando el formato

Formato para gestión del
para gestión del cambio y enviarlo al correo Líderes de procesos
cambio
electrónico “seguridadysalud@utp.edu.co”

Factibilidad del cambio:

Profesional en Seguridad y
El Profesional en Seguridad y Salud en el
Salud en el trabajo Formato para gestión del
trabajo (Contratista), en compañía de las
(Contratista) cambio
áreas involucradas en el cambio, analizan
Áreas involucradas
los riesgos que se puedan presentar y los
requisitos de ley (si aplica).

Con base en los riesgos identificados en

Seguridad y Salud en el trabajo, se Profesional en Seguridad y
establecen las recomendaciones para ser Salud en el trabajo Formato para gestión del
implementadas antes, durante y después (Contratista) cambio
del cambio y los cargos a quienes se les Áreas involucradas
debe comunicar.

Profesional en Seguridad y
Adicionalmente, se identifican los elementos
Salud en el trabajo Formato para gestión del
del sistema de gestión de SST que se verán
(Contratista) cambio
afectados por el cambio.
Áreas involucradas

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DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Aprueba o rechaza el cambio:

Formato para gestión del
La Alta Dirección autoriza o rechaza la Alta Dirección
cambio
ejecución del cambio teniendo en cuenta las
recomendaciones del responsable de SST
Profesional en Seguridad y
Crear y ajustar los documentos requeridos, Salud en el trabajo
Página Web
y difundir. (Contratista)
Coordinador de Calidad
Desarrollo y Ejecución del Cambio:
Se desarrolla la ejecución del cambio
teniendo en cuenta que las Líder del proceso Ninguno
recomendaciones del responsable de SST
hayan sido implementadas.

Realizar seguimiento, control y ajuste al

Profesional en Seguridad y
plan de cambios. Se debe valorar si se
Salud en el trabajo Formato para gestión del
están consiguiendo los resultados
(Contratista) cambio
esperados y reportarlo en el formato para
Coordinador de Calidad
gestión del cambio

5. RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE RESPONSABILIDAD(ES)
Servidores públicos
COPASST
 Identificar cambios e informar al equipo de SST
Profesional en Seguridad y  Analizar los riesgos e identificar cambios en SG SST
Salud en el trabajo
(Contratista)
Áreas involucradas
Líderes de proceso  Implementar cambios con recomendaciones

Alta dirección  Aprobar o rechazar cambios

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

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Artículo 2.2.4.6.26 Capitulo 6 del Decreto 1072 del 26 de mayo de 2015, expedido
por el Ministerio de Trabajo “Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Trabajo”

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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Funcionarios UTP Equipo SST Jefe de Gestión Humana

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