DISTRIBUCION EN PLANTAS

CASO DISTRIBUYAMOS S.A “EN LA LOGISTICA ESTA TODO POR HACERSE”

1
UNIVERSIDAD POLITECNICO GRANCOLOMBIANO
FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BASICAS
MODALIDAD VIRTUAL - PROYECTO
COLOMBIA 2016

2
 TUTOR:
ZAMUDIO CASTRO ANDRES IGNACIO [001]

INTEGRANTES:

BRIGITHE ITURRAGO RIZO

JUAN ERNESTO RAMIREZ

JAIME ALBERTO ESCALANTE

JENIFER VANESA ARCHILA

UNIVERSIDAD POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BASICAS
MODALIDAD VIRTUAL - PROYECTO
COLOMBIA 2016
Tabla de contenido

INTRODUCCION......................................................................................................................4
OBJETIVO GENERAL..............................................................................................................5
JUSTIFICACION.......................................................................................................................6
METODOLOGIA.......................................................................................................................7
DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA..........................................................................................8
PROPUESTAS DE SOLUCIONES…………………………………………………...……….9
 INTRODUCCION

La empresa Distribuyamos S.A es la distribuidora número uno del país su estrategia

se basa en el manejo de cuatro portafolios de productos los cuales son segmentos
de hogar, ferretería, electrónica y consumo masivo. La sede de trabajo se encuentra
en la capital y el enfoque de la compañía al momento de la contratación de su
personal se centra en el desarrollo de competencias en profesionales jóvenes con
ideas innovadoras para las funciones que se requieren en los diferentes cargos.

La problemática se orienta en la parte de logística en el centro de una de las plantas

más importantes con mayor movimiento de producción y distribución en cuanto a
compete los inventarios de los productos nombrados anteriormente ya que a lo largo
de varios análisis se empieza a observar que hay una serie de faltantes provenientes
de distintas fuentes.

El inventario es y ha sido uno de los principales ejes de funcionamiento de cualquier

empresa, debido a su gran impacto económico y a su aporte en los procesos
productivos. El mismo, involucra, tanto el proveedor a la empresa a sus materiales
necesarios para su continuo y regular desenvolvimiento frente a sus demandas,
como el de representar un activo o efectivo en forma material, por lo que se
administración debe ser llevaba a cabo bajo un adecuado control que permite
minimizar los costos asociados a su almacenamiento, proporcionando además altos
índices de rotación.

Con el desarrollo de este proyecto lo que se pretende es buscar un diagnostico a las

problemáticas que se van evidenciar en el transcurso de la investigación y el análisis
con el fin de dar la solución mas optima a los problemas que está enfrentando la
empresa distribuyamos s.a.
 OBJETIVO GENERAL

El presente estudio tiene como objetivo general reducir la problemática de faltantes

de inventarios que conlleve a mantener altos niveles de costos y pérdidas para la
empresa DISTRIBUYAMOS S.A. Reducir la probabilidad de incertidumbre en cuanto
al proceso de faltantes que se está evidenciando en la planta haciendo uso de las
metodologías y procedimientos relacionados con el fin de dar soluciones optimas y
certeras a la compañía.
 JUSTIFICACIÒN

Podemos determinar que el caso de “DISTRIBUYAMOS S.A” tiene diferentes puntos

de vista a nivel logístico enfocando el campo de la ingeniería industrial.

El texto en general evidencia diferentes tipos de errores en la planta de distribución

los cuales afectan la cadena de abastecimiento, la distribución, el transporte, entre
otros. Este caso se evidencia en diferentes empresas, industrias, compañías
manufactureras y en general empresas con gran volumen de demanda de
producción.

En el texto de evidencia claramente los cargos de cada empleado y las funciones

que tiene que desarrollar cada uno; este es el caso de Pablo un profesional con
grandes habilidades y motivaciones para desempeñar su vida laboral pero su
experiencia es débil y esto hace que él se sienta inseguro al tomar las riendas del
puesto como administrador de inventarios en una de las agencias más importantes
de la compañía, se evidencia de forma clara la falta de coordinación en el stock que
tienen en el inventario y la falta de comunicación de los departamentos y áreas
involucradas en el proceso, lo cual conlleva al desorden administrativo, fallas en la
entrega de resultados y perdida de mercancías.
Se evidencia diferentes circunstancias las cuales resaltan el trabajo que hay que
hacer para el mejoramiento en el sistema de inventarios, tercerización de los envíos,
el desorden en el stock y la comunicación dentro de la compañía esto con el fin de
lograr cumplir los objetivos propuestos.
El concepto logístico es muy amplio en cuanto concierne cumplir las labores
propuestas en cualquier tipo de empresa en este caso “DISTRIBUYAMOS S.A” pero
vale la pena recalcar todos los factores que influyeron para no cumplir con los
resultados esperados esto en cuanto a la falta de comunicación de las diferentes
áreas, las operaciones se empezaron a basar en cuello botella ya que la producción
se hacía para satisfacer los requerimientos diarios y se dejó a un lado una
supervisión de un inventario total, la organización de la planta, el trasporte y en
general el ciclo del proceso productivo de la compañía.
 METODOLOGÌA

La metodología desarrollada fue en primer lugar identificar de forma general la

problemática que se estaba evidenciando en la empresa “DISTRIBUYAMOS S.A”
esto se realizó con el análisis de la lectura propuesta la metodología tenía como
finalidad cumplir con los siguientes objetivos:

 Centros que deberían incluirse en la distribución

 Espacio y capacidad en cada centro
 Configuración de espacio en cada centro
 Reestructuración de los inventarios en la planta

Es importante antes de proceder con una solución al problema identificar todos los
errores y falencias que la empresa está enfrentando en este momento a si podemos
analizar de forma certera los procedimientos a seguir con el fin de mejorar y
optimizar los procesos de la compañía.
 DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA

El constante cambio de procesos, ideas y conocimientos en los diferentes procesos

logísticos de la empresa ha enfatizado en diferentes fallas que han provocado
pérdidas. Esto se da correspondientemente a las responsabilidades que tiene cada
persona desde el cargo más alto hasta la persona que cumple la función más simple
en la compañía.

Como bien lo notábamos en lectura la empresa “DISTRIBUYAMOS S.A” se enfatiza

en la selección del personal al momento de cumplir las funciones delegadas por la
empresa el ideal es reclutar a personal con poca experiencia laboral, el problema se
entorna es a que las personas no reciben la capacitación correcta al momento de
tomar su cargo lo que provoca en gran parte a los errores y las malas decisiones.

Ampliando el tema para llegar a los errores más grandes que tiene la empresa nos
vamos a enfocar en la labor de uno de los cargos más importantes la presidencia,
esta es la encargada de dirigir a todo el grupo de trabajo si esta no cumple
correctamente sus funciones el equipo de trabajo en general va a tener fallas y el
proceso siempre se enfocara a tener pérdidas.

Por otra parte, el departamento de ventas realiza su proyección con excelentes

resultados, pero no tienen en cuenta los proyectos de expansión que están
estancados por falta de personal en el área de distribución

Otro problema grave para la compañía es presentar soportes falsos, ya que por esto
no se está llevando un control exacto de mercancía en la compañía y esto hace que
las áreas de distribución, despacho e inventarios de vuelvan frágiles se trata de los
soportes falsos, ya que tras la inauguración de la nueva planta se denota la
ineficacia en la toma de decisiones por parte los cargos de gerencia y
vicepresidencia quienes dejan a la deriva al encargado de la administración de los
despachos y el almacenamiento del producto.

Problemas Relevantes a Intervenir.

1. Contratación del personal Idóneo.

2. Comunicación interna en la empresa.
3. Inventarios en el área de logística.
4. Ventas de La empresa
5. Soportes de la Documentación.

Propuestas de Soluciones para el problema identificado en la empresa

“DISTRIBUYAMOS S.A”

1. Gerencia de la Empresa: Reestructurar el Direccionamiento estratégico de la

empresa Visión, Misión Política y Objetivos de Calidad y los procesos
pertenecientes a estos, esto con el objetivo que desde la gerencia se establezcan
las directrices para toda la organización.
Nota: Si la gerencia no está involucrada en las mejoras de la organización, no se
puede esperar cambios para los demás niveles de la empresa.

2. Personal idóneo: Definir procedimientos estrictos para el proceso de selección,

los perfiles de cargos deben estar perfectamente estructurados y el personal a
contratar debe cumplirlo perfectamente en cuanto a educación, formación y
experiencia.
El personal debe estar en constante capacitación tanto en las actividades
específicas del cargo y las de prevención de accidentes laborales.

Se bebe tener en cuenta estos Indicadores para medir el proceso:

Eficacia de la (No de formaciones eficaces / No de formaciones

Recursos formación realizadas y evaluadas) x 100
Humanos Cumplimiento del (No de formaciones realizadas en el período / No de
plan de formación formaciones programas) x 100

3. Comunicación Interna: Desde el área de Gestión de calidad se deben

programar reuniones semanales que involucren todos los procesos de la
organización y se bebe encargar de hacer seguimiento a las acciones tomadas
en estas reuniones, y además cumplidamente todos los meses se debe hacer la
reunión de indicadores donde los jefes de áreas respondan por el estado de los
mismos y propongan mejoras para su proceso. Además los jefes a nivel nacional
 deben retroalimentar a los jefes de las sucursales de estas reuniones para
mejorar la eficacia del proceso.
Nota: Todos los procesos están entrelazados el proceso de logística no funciona
solo, depende mucho de compras, y comercial por eso es importante conocer
cómo está el estado del otro proceso porque de forma indirecta afecta el mío, la
importancia de estas reuniones es identificar los problemas y buscar mejoras.

4. Inventarios de Logística: Organizar el proceso con un Jefe de proceso quien se

encarga de delegar funciones, separar las áreas por marcas o productos y
asignar responsables de las mismas, estos deben responder por el inventario que
ingresa y sale de cada una de las designadas, se debe hacer inventario
semestral a todos los niveles de la empresa mientras se organiza y esta
frecuencia puede cambiar a cada año.
Para los despachos a los clientes se pueden ahorrar en costos si se compra un
Carro para la entrega de la mercancía localmente y solo se contrata el servicio de
entrega para los casos de despachos muy grandes y que el tiempo de traslado
sea fuera de la ciudad.

Se bebe tener en cuenta estos Indicadores para medir el proceso:

Devolución de (Productos devueltos /Productos suministrados)
Productos
LOGÌSTICA (No de pedidos entregados en el tiempo pactado / No de
Tiempo de respuesta
pedidos ejecutados en el periodo)* 100
al cliente

5. Ventas: Hacer un presupuesto de ventas teniendo en cuenta las ventas de los

dos últimos años.

Se bebe tener en cuenta estos Indicadores para medir el proceso:

 Cumplimiento en (Valor ($) de las ventas del periodo /Meta
VENTAS
las Ventas establecida de ventas en $)*100

6. Soporte de Documentos: El área de Gestión de calidad debe programar

auditorías internas mínimo una vez al año donde se auditen todos los procesos
de la organización esta auditoria debe ser lo más exhausta y objetiva posible,
para identificar acciones correctivas, preventivas o de mejoras el tiempo de
revisión de los mismos depende del tamaño de la empresa y la sucursal.