SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GRUPO: LOGISTIC SOLUTIONS

PRESENTADO POR:

FABIAN TRIANA PEREZ

ANDRES CAMILO SILVA
KEVIN DARIO SIERRA
CRISTIAN HERNANDEZ ENCISO

Evidencia 5: Manual “Procesos y procedimientos logísticos”

PROGRAMA DE FORMACION:
TECNOLOGO EN LOGISTICA
FICHA: (1852588)

CENTRO DE FORMACION
GESTION DE MERCADOS, LOGISTICA Y TECNOLOGIAS
DE LA INFORMACION
BOGOTA D.C.
 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION……………………………………………………………………….1

OJETIVOS…………………………………………………………………..…………...2

Evidencia 5: Manual “Procesos y procedimientos

logísticos”………………………………………………………….………………..….3

CONCLUSIONES……………………………………………………………………....7

BIBLIOGRAFIA………………………………………………………………………...8
INTRODUCCION

La logística tiene muchos significados, uno de ellos, es la encargada de la distribución

eficiente de los productos de una determinada empresa con un menor costo y un excelente

servicio al cliente. Por lo tanto la logística y el manual de procesos logísticos busca gerencia

estratégicamente la adquisición, el movimiento, el almacenamiento de productos y el control

de inventarios, así como todo el flujo de información asociado, a través de los cuales la

organización y su canal de distribución se encauzan de modo tal que la rentabilidad presente y

futura de la empresa es maximizada en términos de costos y efectividad.

La logística que brinda la compañía determina y coordina en forma óptima el producto

correcto, el cliente correcto, el lugar correcto y el tiempo correcto. Si asumimos que el rol del

mercadeo es estimular la demanda, el rol de la logística será precisamente satisfacerla.

Solamente a través de un detallado análisis en procesos y términos de nivel, locación y

tiempo, es posible determinar el punto de partida para el logro del resultado final de la

actividad logística, atender dicha demanda en términos de costos y efectividad. Los procesos

logísticos y su manual de procedimientos no es una actividad funcional sino un modelo, un

marco referencial; no es una función operacional, sino un mecanismo de planificación; es una

manera de pensar que permitirá incluso reducir la incertidumbre en un futuro desconocido.

OBJETIVOS:
Nos enfocaremos en conocer los procesos y procedimientos logísticos que realizamos en el

área de devoluciones para dar a conocer el enfoque de nuestro trabajo y hacia donde nos

orientamos al realizarlo que buscamos, que hacemos, como lo hacemos, cuando lo hacemos,

para que lo hacemos, donde lo hacemos y que generamos a través de los lineamientos y

manuales que seguimos para realizar un proceso estandarizado en el que todo se cuida

detalladamente desde el inicio para hacer que el proceso siempre se realice de una manera

esquematizada en la que se brinden garantías tanto a nuestros clientes como a nuestros

colaboradores que son dos de los fundamentos principales para soportar la base de nuestras

operaciones claro está que todos los pasos y procesos que se realizan desde el inicio hasta el

final del procedimiento son vigilados y realizados por la ley colombiana y los entes que se

encargan de vigilar y garantizar la transparencia de los procesos.

 Seleccione una de las áreas de la empresa expuestas en la Evidencia 1: Presentación

“Caracterización de la empresa”, junto con su respectivo subproceso de la gestión logística

(aprovisionamiento, producción o distribución).

OPEN MARKET

Los procesos logísticos facilitan las relaciones entre la producción y el movimiento de los

productos. Específicamente, los procesos logísticos deben dirigirse a muchos aspectos de la

producción, incluyendo tiempo, costos y calidad. Cuando la compañía en este caso Solistica

una empresa que coordina exitosamente estos procesos, puede seguir el proceso a través de la

producción, el consumo, el almacenaje y la eliminación. Un proceso logístico funcional

también depende de la correcta ubicación geográfica de todos los inmuebles de la

organización.

Dentro de la gestión de inventarios están incluidas tres operaciones fundamentales:

Custodia de las existencias. Hace referencia a los procesos que se necesitan para consolidar

los datos relacionados con las existencias físicas de los bienes a controlar. Es posible detallar

dichas labores así:

Toma física de los inventarios.

Auditoría de las existencias.

Análisis de los procesos de recepción y ventas.

Conteos cíclicos.

Análisis de los inventarios. Son todos los análisis y cálculos que se elaboran para definir si las

existencias que se determinaron previamente son las que deberían estar en la planta, pensando

siempre en la rentabilidad que estos productos pueden generar. Para este fin pueden aplicarse

las siguientes metodologías:

Trata de encontrar la mejor solución para distribuir los artículos ofrecidos por el cliente

Sanofi/Genfar, considerando cómo el mercado usa estos productos. Como parte de este
proceso, Open Market debe siempre considerar la ubicación de un producto y analizar los

muchos factores asociados con esa ubicación. Esto incluye costos de producción, personal,

tiempo y costo requerido para su desconsolidación y las posibilidades de almacenamiento,

incluyendo costo y espacio. Como parte de este proceso, también debe tener en cuenta los

factores que afectan la calidad de producción y el transporte entre centros de distribución.

Producción

La empresa usa diferentes métodos de producción. De los más comunes incluyen la

producción relacionada con las notas de pedido, donde fabrica un producto en respuesta a los

pedidos del mismo, o la producción para almacenar, donde el cliente fabrica una cantidad fija

de productos y luego trata de venderlos. El método de producción utilizado por la empresa y

el proceso logístico asociado con el mismo afectan al personal, la producción, la adquisición

de materiales, el almacenaje y el transporte. El proceso logístico comienza teniendo órdenes

internas planificadas de materiales producidos y convertirlas en órdenes de fabricación.

Cuando la empresa fabrica las órdenes, puede tanto almacenarlas o directamente cumplir con

los pedidos del cliente.

La logística es el marco de planificación de Open Market usando el manejo de una

organización estructural, para facilitar la distribución del personal, material, servicio,

información y flujos de capital. Como proceso y brindando servicios logísticos se vuelve más

complicada debido a la creciente demanda de información compleja y los sistemas de control

de comunicación del ambiente de negocios globales en la actualidad. Este proceso logístico

eficiente dentro de esta organización utiliza herramientas para analizar y visualizar las

complejidades involucradas en la producción. Estas herramientas deben integrar la

información, el inventario, la producción, el almacenaje, el personal, los materiales, el

embalaje y la entrega segura de los productos finales.

Es fundamental reconocer que la operación logística que esta enfocado la compañía es

analizar que se desarrolle de forma adecuada, uno de los pasos radica en la toma de

decisiones, las cuales se dividen en Estratégicas y Táctico-Operativas, según el nivel en que

se toman las mismas. Sin embargo, siempre será necesario realizar un seguimiento o

evaluación del grado de satisfacción del cliente, con el fin de determinar la eficacia del

sistema de respuesta o servicio.

 Finalmente, construya el manual de procesos y procedimientos incluyendo la

información obtenida del desarrollo de cada uno de los ítems de la evidencia, al

igual que la documentación de soporte requerida.

En Open Market, servicio donde los límites no existen tendrá el siguiente ítem.

Grado de certeza: No es tan necesario llegar rápido con el transporte, como llegar con

certeza, con el mínimo rango de variación.

Grado de confiabilidad: Una cadena se conforma de diferentes eslabones. Eso es una cadena

logística. Si se agregan algunos que no están relacionados, se segmentan las

responsabilidades; el cliente final pierde la confianza, al parecer mayores errores de

interpretación y responsables difusamente identificables. El cliente debe poder manifestar cuál

es su criterio de confiabilidad, cómo entiende que deberían ser atendidos.

Grado de flexibilidad: Implica que el prestador pueda adaptarse eficientemente a los picos

de demanda. Un operador logístico como Open Market considera por encima de todo el

procedimiento logístico con valor agregado para su cliente.

Los procesos logísticos ofrecidos por la empresa facilitan las relaciones entre la producción y

el movimiento de los productos. ... Cuando la organización coordina exitosamente estos

procesos, puede seguir el proceso a través de la producción, el consumo, el almacenaje y la

eliminación.

Elabore un diagrama de flujo de los procesos del área seleccionada, según las técnicas y

métodos de programación y las herramientas de control involucradas en el proceso.

Para trazar el diagrama puede utilizar el software sugerido en el material de formación

“procesos y sistemas de información” o el de su preferencia.

El área seleccionada por nosotros es el área de DEVOLUCIONES de OPEN MARKET es

un área de bastante cuidado puesto que es de acceso restringido para las personas que no

están autorizadas puesto que aquí se manejan una gran cantidad de medicamentos que son

protegidos o controlados de dos maneras la primera es porque son alto costo en el mercado y

la segunda es por que pueden generar una adicción o farmacodependencia en las personas

que los consuman sin algún tipo de formulación médica, en el área nos encontramos

separados del resto de la operación por unas rejas implementadas para proteger este tipo de

medicamentos.

El proceso de devoluciones inicia con la RECEPCIÓN de las mismas este proceso lo realiza

2 colaboradores una que entrega y el segundo que recibe, el encargado de entregar tiene unos

documentos de las recogidas realizadas y que serán entregadas en estas vienen unas guías en

las cuales se evidencian unos datos tales como cuantas cajas vienen, de que ciudad, que

cliente, de que compañía y el por qué se genera la devolución en este paso se hace una

validación por parte del auxiliar de devoluciones que todas las cajas que se entregan tengan
una remesa o documento que será el soporte de que efectivamente lo que se recibe sea lo que

se está devolviendo; el siguiente paso que realiza el auxiliar de devoluciones es proceder a

VALIDAR Y RELACIONAR la cantidad de cajas y la documentación que llegaron en un

formato donde queda registrado todos los datos anteriormente mencionados se le anexa la

compañía que en este caso puede ser (GENFAR o SANOFI),el siguiente paso es hacer una

REPARTICIÓN de las cajas entre los colaboradores que pertenecen a devoluciones para

hacer el siguiente proceso denominado CAPTURA que consiste en generar una segregación o

separación de los medicamentos por referencia, gramaje, lote, fecha de expiración y nombre

seguido a esto se hace la captura que es unificar y proceder a registrarlo en una base de datos

ingresando las cantidades de los medicamentos que llegaron, al terminar la captura el

siguiente paso es la generación del reporte en físico mediante una impresión este documento

se entrega con otros como la guía de recepción y los albaranes(documento que envía el cliente

donde viene relacionado los medicamentos que se devuelven) dicho reporte se le entrega a

los digitadores y ahí se genera un nuevo paso DIGITACIÓN e ingreso del reporte al sistema

SAP así se realiza para todos los reportes generados en el día a día, el paso siguiente es

ALMACENAR los productos en un área de rechazo que se ubica sobre la calle x para

ingresar a dicha calle deben ir sellados con una cinta de rechazo que es de color roja y bien

identificados, el paso siguiente es proceder a INVENTARIAR si los cantidades y todo lo

registrado en los reportes coincide en su totalidad nombre, descripción, fecha de vencimiento,

lote, gramajes si todo está bien se genera el siguiente paso que es la GESTIÓN

DOCUMENTAL proceso donde se le entrega al cliente(SANOFI) la documentación para

que haga la validación de que todo está en orden para dar el aval al siguiente paso que es

GENERAR ACTAS este proceso es cuando se reúne toda la información para darle paso a el

último eslabón en la cadena de devoluciones la DESTRUCCIÓN por medio de incineración

de todos los productos rechazados ese es el final de nuestro proceso.

 Devoluciones

Recepción validación

Repartición captura

digitación

Almacenar inventariar gestión

documental
Incineración destrucción
 OPEN MARKET S.A. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACION DEL PROCESO : Operativo

1. NOMBRE DEL PROCESO : Distribución

1. AREAS INVOLUCRADAS : Compras, logística ,sistema y operaciones

1. OBJETIVOS GENERALES: capacidad de almacenar, distribución, información de existencia de productos para ser enviados a los

puntos de venta.

1. RESULTADOS ESPERADOS DE OPERACIÓN : la entrega en el tiempo , buen trato al cliente, el manejo adecuado de la información

y que le cliente sea satisfecho con el resultado

1. RECURSOS TECNOLOGICOS Y DE INFORMACION: SAP, Excel, sistema de información corporativa, correo corporativo,

internet corporativa, teléfonos y servicio al cliente en línea.

1. SOPORTES DE EVALUACION Y CUMPLIMIENTO:

Revisión del presupuesto, gastos adicionales y facturación guías de despacho, fletes y peajes de

tractocamiones y furgones destinados por la compañía.

RIESGOS OPERATIVOS :

 Adquirir un producto innecesario y de baja rotación.

 Fallas durante el proceso de información.

 Cantidad de stock de mercancía.

 Sobre costos de envió.

1. EJERCICIOS DE CONTROL INTERNO :

 Revisión general de costos y procesos internos.

 Revisión de facturas y pedidos suministrados por el punto de venta.

 Manejo de la información de gastos y recursos de la compañía.

 Actualización de la información diaria de operaciones.

 Realice el perfil del manual, para esto defina un diseño de presentación de

acuerdo a las indicaciones suministradas en el material de formación mencionado.

DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES

1. DATOS DE IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DEL CARGO: Asistente de Logística

DEPARTAMENTO: operativo

SECCION: Logística

SUPERVISADO POR: Jefe de Logística

SUPERVISA A: supervisor, digitador, auxiliares

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

DEFINICIÓN: Encargado de llevar control y registro de las actividades de recepción,

almacenamiento, consolidación y despachos. Reportar al Jefe de Logística los

indicadores de desempeño de horas-hombre, cumplimiento de despachos, tiempo de

entrega y cumplimiento del presupuesto. Supervisar y gestionar el cumplimiento de los

procedimientos operativos en las actividades cotidianas.

ORGANIGRAMA:
DESCRIPCIÓN FUNCIONAL:

 Controlar el cumplimiento de los procedimientos operativos en las actividades de la

bodega.

 Reportar al Jefe de Logística los indicadores de gestión de la bodega y posibles

mejoras en los procesos.

 Dirigir al personal de bodega en las labores planificadas.

 Controlar los gastos de transporte y aprobar los gastos de los mismos en función de

la carga transportada y el cumplimiento de la entrega.

 Gestionar la relación con los proveedores y clientes.

 Obtener retroalimentación del personal para obtener mejoras en los procesos.

 Colaborar con el cumplimiento de proyectos de la empresa.

PERFIL

Formación Académica: Egresado de Ingeniería Industrial.

Experiencia Previa: Mínimo 1 año en puestos de bodega

Capacitación Adicional: Administración de Inventarios, Sistemas de Calidad, Buenas

Prácticas de Manufactura, Relaciones Humanas.

RELACIONES INTERFUNCIONALES

INTERNA (Que no sean jefes ni subordinados)

AREA FRECUENCIA PROPOSITO DE LA

RELACION

Pagaduría Alta Pago a proveedores

 Compras Alta Existencias y planificación de recepción de

productos

Sistemas Media Problemas del sistema

EXTERNAS (Clientes, Proveedores, Empresas, Instituciones Públicas)

AREA FRECUENCIA PROPOSITO DE LA

RELACION

Clientes Media Información de los despachos y disposiciones

de la bodega

Proveedores Media Información de productos, empaques,

características

5. SOLUCION DE PROBLEMAS

Los problemas más complejos a los que se enfrenta el puesto de trabajo, están basados

en:

Situaciones repetitivas que soluciona con su experiencia

Situaciones similares que soluciona aplicando juicio y criterio

6. TOMA DE DECISIONES

Cualquier decisión no operativa deberá ser consultada con el Jefe de Logística.

7. PAUTAS GENERALES

 Todas las actividades ejecutadas por este cargo se hallan sujetas a políticas,

reglamentos y disposiciones de la empresa.

2. DATOS DE IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DEL CARGO: SUPERVISOR

DEPARTAMENTO: operativo

SECCION: Logística

SUPERVISADO POR: Jefe de Logística

SUPERVISA A: digitador, auxiliares logísticos

DESCRIPCIÓN DEL CARGO :

El supervisor es aquella persona que en una empresa observa y dirige al personal para

orientarlo y vigilarlo en el cumplimiento de sus funciones, asignándole los medios y recursos

adecuados, y un plan de acción, coordinando equipos de trabajo, para obtener la mayor

rentabilidad empresarial.
3. DATOS DE IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DEL CARGO: DIGITADOR

DEPARTAMENTO: operativo

SECCION: Logística

SUPERVISADO POR: Jefe de Logística

SUPERVISA A: coordinador operativo

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Codificación, digitación, consistencia y resguardo de los resultados. ... La responsabilidad

del digitador fundamentalmente tiene que ver con las siguientes tareas: • Ingreso de datos a la

base de datos.

4. DATOS DE IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR LOGISTICO

DEPARTAMENTO: operativo

SECCION: Logística

SUPERVISADO POR: Jefe de Logística

SUPERVISA A: coordinador operativo, supervisor.

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Recepción, almacenamiento y distribución de carga y descarga en bodega, de acuerdo a las

normativas de seguridad y salud ocupacional. Se puede desempeñar y en grandes y medianas

empresas relacionadas al ámbito de logística, transporte, retail/ supermercado

Finalmente, construya el manual de procesos y procedimientos incluyendo la

información obtenida del desarrollo de cada uno de los ítems de la evidencia, al igual

que la documentación de soporte requerida.

El proceso de devoluciones inicia con la RECEPCIÓN de las mismas este proceso lo realiza

2 colaboradores una que entrega y el segundo que recibe, el encargado de entregar tiene unos

documentos de las recogidas realizadas y que serán entregadas en estas vienen unas guías en

las cuales se evidencian unos datos tales como cuantas cajas vienen, de que ciudad, que

cliente, de que compañía y el por qué se genera la devolución en este paso se hace una

validación por parte del auxiliar de devoluciones que todas las cajas que se entregan tengan

una remesa o documento que será el soporte de que efectivamente lo que se recibe sea lo que

se está devolviendo; el siguiente paso que realiza el auxiliar de devoluciones es proceder a

VALIDAR Y RELACIONAR la cantidad de cajas y la documentación que llegaron en un

formato donde queda registrado todos los datos anteriormente mencionados se le anexa la
compañía que en este caso puede ser (GENFAR o SANOFI),el siguiente paso es hacer una

REPARTICIÓN de las cajas entre los colaboradores que pertenecen a devoluciones para

hacer el siguiente proceso denominado CAPTURA que consiste en generar una segregación o

separación de los medicamentos por referencia, gramaje, lote, fecha de expiración y nombre

seguido a esto se hace la captura que es unificar y proceder a registrarlo en una base de datos

ingresando las cantidades de los medicamentos que llegaron, al terminar la captura el

siguiente paso es la generación del reporte en físico mediante una impresión este documento

se entrega con otros como la guía de recepción y los albaranes(documento que envía el cliente

donde viene relacionado los medicamentos que se devuelven) dicho reporte se le entrega a

los digitadores y ahí se genera un nuevo paso DIGITACIÓN e ingreso del reporte al sistema

SAP así se realiza para todos los reportes generados en el día a día, el paso siguiente es

ALMACENAR los productos en un área de rechazo que se ubica sobre la calle x para

ingresar a dicha calle deben ir sellados con una cinta de rechazo que es de color roja y bien

identificados, el paso siguiente es proceder a INVENTARIAR si los cantidades y todo lo

registrado en los reportes coincide en su totalidad nombre, descripción, fecha de vencimiento,

lote, gramajes si todo está bien se genera el siguiente paso que es la GESTIÓN

DOCUMENTAL proceso donde se le entrega al cliente(SANOFI) la documentación para

que haga la validación de que todo está en orden para dar el aval al siguiente paso que es

GENERAR ACTAS este proceso es cuando se reúne toda la información para darle paso a el

último eslabón en la cadena de devoluciones la DESTRUCCIÓN por medio de incineración

de todos los productos rechazados ese es el final de nuestro proceso.

CONCLUSION

Llegamos a concluir que el manual de procesos de las empresas, además de ser muy
importante es vital para que esta esté en correcto orden. Los cargos y las pautas deben
estar presentes.
La solución de problemas, la toma de decisiones también vistas y vista su importancia.

Bibliografía:

SENA MATERIAL DE APOYO.

https://www.impulsapopular.com/gerencia/que-es-un-manual-de-procesos/

http://repository.udistrital.edu.co/bitstream/11349/5845/1/LlanosCastroEulaliaNathaly
e2017pdf