MANUAL DE SELECCIÓN POR COMPETENCIAS

DISTRIBUIDORA LAP S.A.S

PRESENTADO POR:
GRUPO 09
JENNIFER CUELLAR
DINA LUZ MARRUGO CORREA
MARIA CAROLINA PULIDO TIBOCHA
GUSTAVO ADOLFO TRUJILLO DAZA

INSTRUCTOR(A):
ING. LEIDY YULIMA ATEHORTUA ZULETA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ESPECIALIZACION GESTION DE TALENTO HUMANO POR COMPETENCIA
CENTRO COMERCIO – REGIONAL ANTIOQUIA
JULIO 2019

1
 Contenido

1. INTRODUCCION ............................................................................................................... 4

2. OBJETIVOS ........................................................................................................................ 6

2.1. OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................... 6

2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS .............................................................................................. 6

3. ALCANCE ........................................................................................................................... 6

4. APLICABILIDAD DEL MANUAL ................................................................................... 7

5. NIVELES DE AUTORIDAD Y AUTONOMIA EN LA ORGANIZACIÓN A LA HORA

DE TOMAR DECISIONES SOBRE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN, PROMOCION Y

VINCULACION. ........................................................................................................................ 7

6. RESPONSABLES ............................................................................................................... 8

7. COMO SE ESTRUCTURA................................................................................................. 8

8. POLITICA PARA LA BUSQUEDA DEL TALENTO HUMANO ................................... 9

9. ETAPAS DEL PROCESO ................................................................................................. 10

10. NOTIFICACION/CREACION DE LA VACANTE ......................................................... 12

11. REVISION / CREACION DEL PERFIL DEL CARGO .................................................. 12

12. PERFIL DE LAS COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES ...................................... 13

13. REVISION FUENTE DE RECLUTAMIENTO: INTERNAS (PROMOCION O

ASCENSO) O EXTERNAS (VINCULACION) ...................................................................... 14

13.1 RECLUTAMIENTO INTERNO ...................................................................................... 15

13.2 RECLUTAMIENTO EXTERNO ..................................................................................... 15

14. MECANISMOS DE PUBLICACIÓN DE VACANTES .................................................. 16

15. MODELO DE HOJA DE VIDA PROPIA ........................................................................ 17

2
 16. DISEÑO AVISO DE PUBLICIDAD ................................................................................ 19

17. REVISION DE HOJA DE VIDA / POSTULACIONES INTERNAS .............................. 21

18. MECANISMOS DE ANALISIS: CUMPLE / NO CUMPLE ........................................... 25

19. CREACION DE BASE DE DATOS DE CANDIDATOS................................................ 25

20. ELECCION DE INSTRUMENTOS DE MEDICION ...................................................... 26

21. REFERENCIACION: Laboral, Académica, Persona enfocada en sus competencias ....... 27

22. FORMATO DE REFERENCIACION .............................................................................. 28

23. DECISION DE CONTRATAR / PROMOVER A UN CARGO ...................................... 29

24. NOTIFICACION EN CASO POSITIVO: lista de documentos de vinculación................ 30

25. NOTIFICACION EN CASO NEGATIVO: Modelo de carta de agradecimiento por

participar en el proceso ............................................................................................................. 31

26. GLOSARIO ....................................................................................................................... 32

27. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................ 35

ANEXOS ...................................................................................................................................... 36

ANEXO 1. REQUISION DE PERSONAL .................................................................................. 36

....................................................................................................................................................... 36

ANEXO 2. CARTA NOTIFICACION DE VACANTES ............................................................ 38

ANEXO 3: FORMATO VERIFICACION DE REFERENCIAS ................................................ 39

ANEXO 4: MODELO CARTA DE AGRADECIEMIENTO ...................................................... 41

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 1. INTRODUCCION

Desde que las empresas comienzan a considerar a su personal, no como un coste sino, como un

valor de su organización nace el concepto de “recurso humano”, siendo este uno más de los

recursos de que dispone la organización para alcanzar sus metas y lograr sus objetivos; se va

tomando conciencia de la importancia de invertir en él, así como de gestionarlo y dirigirlo de un

modo eficaz y eficiente.

Las organizaciones dentro del contexto de la sociedad cada vez son más diversas y sometidas a

constantes cambios por factores de la globalización tanto de la economía como de sus mercados,

incluyendo los vertiginosos avances en el campo tecnológico, provocando en las empresas la

necesidad de ser cada vez más adaptativas, flexibles y proactivas para seguir siendo productivas y

competitivas; y si lo han logrado es gracias a la revalorización proyectada sobre las personas que

las integran, al entender que son éstas, en definitiva, quienes marcan la diferencia en las empresas,

pues son la fuente de ventaja competitiva sostenible.

La tecnología existente es la misma para todos, los procesos y sistemas de trabajo se pueden

igualar, pero factores como el capital humano o la cultura organizacional (las propias personas y

sus valores en conjunto) “no se pueden copiar”. Desde esta panorámica, adquieren toda su

importancia las “competencias laborales” que radican en las personas, convirtiéndose en el eje

vertebrador que hace posible alinear los valores de la organización, su misión y su visión de

negocio con las personas que las integran.

La competencia laboral es el conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes que aplicadas

tanto en un empleo como en la generación de ingresos por cuenta propia, se traducen en resultados

efectivos que contribuyen al logro de los objetivos de la organización o negocio, razón por la cual

4
en la actualidad la gestión por competencias se encuentra en auge ante la necesidad de gestionar

organizaciones de forma muy distintas a cómo lo hacíamos hace solo 5 o 10 años atrás, ya que

ahora los directivos reconocen la importancia de invertir en el talento de su organización.

El presente manual de selección por competencia, se desarrolla y se fundamenta con el propósito

de mejorar la forma de reclutar personal para la Distribuidora – LAP en el cual se pretende crear

bases que establezcan las líneas para incorporar y seleccionar al personal que cumpla con un perfil

a fin a las aptitudes para cada cargo requerido dentro de la organización, así de esta forma se

fortalecerá la Gestión del recurso humano y sobre todo la mejora continua de los procesos.

De esta manera, teniendo todo un manual de selección bien estructurado se podrá tener eficiencia

y eficacia a la hora de reclutar o seleccionar el personal adecuado cumpliendo con los objetivos

que se tienen y sobre todo efectuando las políticas organizacionales establecidas.

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 2. OBJETIVOS

2.1.OBJETIVO GENERAL

Proporcionar una herramienta administrativa basado en Reclutamiento y Selección del Talento

Humano por competencias, de acuerdo a las normas y políticas organizacionales de la empresa

DISTRIBUIDORA LAP SAS.

2.2.OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Proponer el cambio de selección por competencias necesarias, con perfiles exigidos a cada

uno de los cargos de la empresa, para cumplir con los objetivos y metas propuestas por la

organización.

 Incorporar herramientas para aplicar en el proceso de selección para la organización.

 Recopilar información que servirá de soporte para la elaboración del Manual de Selección.

 Elaborar un Manual de Selección por Competencias para la empresa Distribuidora LAP

SAS.

3. ALCANCE

Este manual será de apoyo para el departamento de Recursos Humanos de la empresa distribuidora

LAP SAS.

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 4. APLICABILIDAD DEL MANUAL

El contenido del manual es aplicable a todo el personal colaborador de la empresa

DISTRIBUIDORA LAP SAS, a través del departamento de Talento Humano como principal

velador de todo aquel individuo que ingrese a la organización cumpliendo con el perfil

requerido para el cargo.

Se dispondrá de manera online, la documentación a consulta general para las demás áreas que

conforma la empresa; dando a conocer los requerimientos mínimos de ingreso del personal que

se requiera de acuerdo a la disponibilidad del cargo.

5. NIVELES DE AUTORIDAD Y AUTONOMIA EN LA ORGANIZACIÓN A LA

HORA DE TOMAR DECISIONES SOBRE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN,

PROMOCION Y VINCULACION.

Los directivos de áreas dispondrán de un formato “Requisición de personal” (ver anexo 1), para

su respectivo diligenciamiento y entrega al departamento Financiero y administrativo para su aval

verificando la disponibilidad presupuestal y posterior aprobación por parte de la alta gerencia.

Seguidamente será remitido al departamento de Recursos Humanos para que pueda llevar a cabo

el proceso de reclutamiento y selección.

7
 6. RESPONSABLES

El personal del área de Recursos Humanos liderados por su director(a), con visto bueno y

aprobación de la Alta gerencia; son los responsables de vigilar todo el proceso de

reclutamiento y selección en base al Manual de Selección por Competencia de todo aquel

personal que ingrese a la organización, cumpliendo con el perfil requerido para el cargo a

solicitar.

7. COMO SE ESTRUCTURA

a. Requerimiento de nuevo personal / Notificación / creación de la vacante

b. Consulta y análisis del perfil del puesto

c. Comunicación de la vacante / medios de comunicación (páginas webs) personal externo /

cartelera personal interno.

d. Recepción, revisión y clasificación de hojas de vida / Estudiar los curriculum

conjuntamente con el directivo y/o Jefe de área donde se encuentra la plaza vacante.

e. Preselección

f. Entrevista curricular / contactar a los posibles candidatos para que se presenten a una

entrevista.

g. Confirmación datos de referencias

h. Aplicación de la batería de pruebas

i. Elaboración de informes de preselección

j. Entrevista de selección

k. Aplicación de la batería de pruebas por competencias

l. Conclusión e informe final

8
 m. Preparación de documentación por parte de RRHH del candidato seleccionado y notificarlo

para su contratación

n. Realización de exámenes médicos ocupacionales

o. Contratación

p. Presentación del nuevo empleado a la unidad administrativa interesada y respectiva

inducción.

8. POLITICA PARA LA BUSQUEDA DEL TALENTO HUMANO

POLITICA DE ATRACCION

La convocatoria como parte de la determinación de las necesidades de talento humano de la

empresa, resultante de los procesos de autoevaluación y planeación de las áreas conformantes de

la organización.

La convocatoria se soporta en la documentación de los perfiles de los cargos a ocupar de acuerdo

a las actividades a nivel estratégico, operacional y de soporte. Cada una de las áreas genera los

requerimientos de vacante en caso de reemplazos y/o cargos nuevos, cada área debe presentar al

Departamento de Gestión Humana el formato de solicitud de requerimiento de personal y del cargo

de acuerdo a la actividad que se pretenda lograr y a la orientación organizacional, para dar inicio

al proceso de atracción.

Los candidatos podrán convocarse a través de diferentes mecanismos ya sean fuentes internas o

externas. La convocatoria debe ser pública y transparente, atiende la diversidad.

9
POLITICA DE SELECCIÓN

La empresa Distribuidora LAP, entiende el proceso de selección como un pilar fundamental para

la conformación y renovación de un Talento Humano integral acorde a las necesidades y

oportunidades de mejora de la organización.

La selección es proceso transparente en el que participa la alta gerencia, el departamento financiero

y administrativo en conjunto con el departamento de Gestión Humana. Es un proceso formalizado

lo cual garantiza su transparencia.

La empresa fomenta la evaluación multidimensional del candidato en su proceso de selección. Este

comprende la realización, según el caso de pruebas de personalidad, inteligencia, manejo y

familiaridad con procesos y tecnología. De igual manera, se realiza entrevista de los candidatos

por parte de departamento de Gestión Humana. La organización aplica pruebas específicas para

cada disciplina, fomentando un proceso respetuoso, transparente y confidencial para todos los

candidatos.

9. ETAPAS DEL PROCESO

Inicia en el momento en que se presenta una vacante en algún departamento de la organización

o bien, con la creación de un nuevo puesto. La notificación debe darse por escrito al

departamento de Gestión Humana mediante una solicitud de personal del departamento

interesado. Este proceso termina cuando se tiene información básica de los prospectos para

ocupar la vacante, es decir, solicitudes de empleo o curriculums.

10
 Notificación /creación de la vacante.

 Revisión / creación del Perfil del cargo.

 Perfil de las competencias organizacionales.

 Revisión fuentes de reclutamiento: Internas (Promoción o ascenso) o externas

(vinculación)

 Mecanismos de publicación de vacantes.

 Modelo hoja de vida propia.

 Diseño aviso de publicación.

 Revisión de hojas de vida / postulaciones internas.

 Mecanismos de análisis: CUMPLE / NO CUMPLE

 Creación bases de datos de candidatos.

 Elección de instrumentos de medición, según: ¿Qué se quiere medir? ¿A quiénes se

quiere evaluar? ¿Cuántos serán evaluados? ¿Cómo serán entrevistados? ¿Quiénes

participarán del proceso?

 Referenciación: laboral, académica, personal enfocada en sus competencias.

 Formato de referenciación.

 Decisión de contratar / promover a un cargo.

 Notificación en caso positivo: lista de documentos de vinculación.

 Notificación en caso negativo: modelo carta de agradecimiento por participar en el

proceso.

11
 10. NOTIFICACION/CREACION DE LA VACANTE

En el departamento de Gestión Humana una vacante es aquella que se genera cuando una plaza

que se encuentra dentro de la estructura organizacional es desocupada por la persona que la ocupa

por diferentes motivos como renuncia, despido, promoción, etc., o bien, cuando se crea por

necesidades de la empresa para dar respuesta a la operación. La empresa puede apoyarse en bolsa

de empleos si así lo requiera, ayudando a la selección del personal por encargo, notificándolo de

forma digital por páginas web o correo electrónico o simplemente enviar un oficio (Ver Anexo 2.

Carta Notificación de vacantes) para el requerimiento de personal calificado para la ocupación de

la vacante.

Cada una de las plazas existentes dentro de la organización cuenta con requerimientos específicos

en cuanto a escolaridad, experiencia, conocimientos, habilidades, idiomas, perfil de la persona,

funciones, entre otras y son todos estos requerimientos los que se difunden para atraer candidatos

potenciales. (Ver Anexo 1. Requisión de Personal).

11. REVISION / CREACION DEL PERFIL DEL CARGO

Según las necesidades de cada área se crea la descripción del perfil del cargo, donde se

relaciona la siguiente información, conocimientos específicos, habilidades, experiencia

laboral, nivel académico y todas las habilidades y destrezas que debe tener el candidato para

desempeñar el cargo de forma eficiente.

12
Las características que debe cumplir el candidato deberán estar alineadas con el Manual de

Perfil de Cargo por competencias autorizado y aprobado por el área de Gestión del Talento

Humano de la DISTRIBUIDORA LAP S.A.S.

IDENTIFICACION DEL CARGO:

Denominación del Cargo:

Rol Especifico:

Nivel:

Ubicación:

PERFIL DEL CARGO:

Educación:

Experiencia:

Habilidades y Destrezas:

Competencias Organizacionales:

12. PERFIL DE LAS COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES

El perfil de Competencias Organizacionales agrupa todas las características, competencias,

habilidades, actitudes que debe tener una persona para desempeñarse de manera adecuada

dentro de un cargo especifico.

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 Es esencial que las competencias sean observables, medibles y que contribuyan al logro de los

objetivos de la organización. Los perfiles deben ser actualizados de manera constante ya que

esta información es dinámica debido a que los requerimientos de la Distribuidora pueden

cambiar dependiendo del mercado y el entorno, por tal motivo la supervisión deberá realizarse

una vez al año.

COMPETENCIAS
INTERPERSONALES INTELECTUALES TECNICAS ORGANIZACIONALES PERSONALES TEGNOLOGICAS
Comunicación Toma de Atención al Gestión de la Orientación Identificar,
Decisiones Publico Información Ética transformar,
innovar
procedimientos
Trabajo en Equipo Creatividad Responsabilidad Orientación al Dominio Usar
Servicio Personal Herramientas
informáticas
Liderazgo Solución de Disciplina Referenciación Inteligencia Crear, adaptar,
problemas Competitiva Emocional apropiar,
manejar,
transferir,
tecnologías
Manejo de Atención Comunicación Gestión y Manejo Adaptación
conflictos Escrita y Oral de Recursos al Cambio
Capacidad de Memoria Comunicación Responsabilidad
Adaptación No Verbal Ambiental
Proactividad Concentración Auto
Organización

13. REVISION FUENTE DE RECLUTAMIENTO: INTERNAS (PROMOCION O

ASCENSO) O EXTERNAS (VINCULACION)

El área de Gestión del Talento Humano es la responsable de realizar el proceso de

Reclutamiento de Personal de acuerdo a los perfiles de cargo y necesidades de todas las Áreas

de la DISTRIBUIDORA LAP S.AS., como también es la responsable de construir las técnicas

y fuentes que se utilizaran para la propuesta de personal a seleccionar.

14
13.1 RECLUTAMIENTO INTERNO

Este proceso invita al personal que esté interesado dentro de la organización a postularse a la

vacante que se encuentra disponible, se debe informar a los candidatos de los requisitos y las

oportunidades de desarrollo que Ofrece la Empresa.

FUENTES DE RECLUTAMIENTO INTERNO:

 Programas de promoción de información sobre vacantes. El área de Gestión de Talento

Humano realiza el procesos de promover y transferir al personal de la compañía

mediante programas de promoción de información sobre vacantes, a través de las

cuales se les informa a los empleados que vacantes existen y cuáles son los requisitos

para llenarlas.

13.2 RECLUTAMIENTO EXTERNO

El proceso de Reclutamiento se basa en ofertar la vacante a personal externo de la empresa,

mediante las siguientes Fuentes:

FUENTES DE RECLUTAMIENTO EXTERNO:

Existen dos tipos de fuentes las Informales y formales para la DISTRIBUIDORA LAP .S.AS.

se utilizará los dos tipos de fuentes:

 Informales. Están sujetas a recomendaciones o sugerencias personales.

 Formales. Pueden ser por base de datos, consultoras externas, bolsas de trabajo,

publicación en medio, universidades, entre otros.

15
 14. MECANISMOS DE PUBLICACIÓN DE VACANTES

La publicación de las Vacantes se realizará mediante fuentes internas como externas dependiendo

de la necesidad de la empresa mediante los siguientes mecanismos:

MECANISMOS INTERNOS:

 Programa de referidos. Dado que el candidato es conocido por el resto de miembros

de la compañía, otra forma de encontrar al aspirante más adecuado es permitir que tanto

directivos, como mandos intermedios y compañeros puedan proponer a aquellos

trabajadores que consideren oportunos.

 Difusión del puesto a través de correo electrónico. La compañía también puede

enviar una circular informando a todo el personal del proceso de selección e indicando

los requisitos y trámites para presentar candidaturas.

 Notificaciones en la intranet de la organización. Igual que en el caso anterior, se trata

de publicitar la vacante a través de la red interna y hacerla llegar a la plantilla.

 Publicación de la oferta en el tablón de anuncios. Colgar carteles en las zonas

comunes para los empleados –especialmente aquellos que no dominan las nuevas

tecnologías o no tengan acceso a correos corporativos o intranet- puedan verlos.

 Colaboración de los enlaces sindicales de la empresa. El Área de Gestión de Talento

Humano también puede contar con la ayuda de los representantes sindicales para

difundir la oferta de trabajo.

16
Así mismo se podrá cubrir una vacante mediante promociones y ascenso permitiendo que los

empleados de la distribuidora lo vean como un premio y/o beneficio de la organización para los

empleados que se destacaron por un excelente desempeño.

MECANISMOS EXTERNOS:

 Página de Empleo. La fuente de reclutamiento de candidatos para la contratación se

tomará de la Agencia Pública de Empleo del SENA como principal, Bolsas de empleo

virtual.

 Base de Datos. La empresa debe mantenerse siempre atento a las solicitudes

espontáneas que recibe la empresa. Se debe mantener bien organizada la información,

que ayude a cubrir futuras vacantes.

 Universidades. Esta fuente se utilizará cuando se requiera reclutar practicantes.

 Referencias de otros empleados. Los actuales empleados de la organización refieran

a ciertas personas al área de Gestión de Talento Humano.

15. MODELO DE HOJA DE VIDA PROPIA

Para la DISTRIBUIDORA LAP S.A.S es de mucha importancia la hoja de vida, a través de ella

se obtiene información sobre las habilidades, conocimientos y capacidades con que cuentan los

aspirantes a ocupar una plaza dentro de la organización. En ella debe registrarse y evidenciarse su

capacitación y su experiencia laboral. Cabe resaltar que su presentación permitirá su rápida

identificación y ubicación; por tal razón estos datos deben ser claros y concisos. Para ello hemos

determinado las siguientes normas:

17
  Elaborada en letra ARIAL 11

 Presentada en hojas blancas

 No deben presentar errores ortográficos

 Debe ser concreta y honesta

 Deben resaltarse los logros no las responsabilidades

 No debe contener más de cuatro hojas de extensión

 Debe fijarse en la parte superior una fotografía actual

 No debe incluir pasatiempos ni hobbies

 Citar estudios y trabajos que estén relacionados con su trayectoria laboral

 Referencias; los datos suministrados deben ser de jefes inmediatos de las empresas en las

cuales trabajó anteriormente, si no tiene experiencia laboral, los datos deben ser de

personas que lo conozcan en lo posible docentes.

La hoja de vida diseñada por el aspirante debe contener los siguientes ítems:

HOJA DE VIDA

FOTO

NOMBRE

DOCUMENTO DE IDENTIDAD

FECHA DE NACIMIENTO

LUGAR DE NACIMIENTO

ESTADO CIVIL

CIUDAD

DIRECCIÓN

TELÉFONO

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E-MAIL

Estudios Primarios:

Estudios Secundarios:

Universitarios:

Anexo:

Idioma Extranjero:

Capacidades y Características personales

Referencias Personales

Firma

16. DISEÑO AVISO DE PUBLICIDAD

Una vacante es aquella que se genera cuando una plaza que se encuentra dentro de la estructura

organizacional es desocupada por la persona que la ocupaba por diferentes motivos como renuncia,

despido, promoción, etc., o bien, cuando se crea por necesidades de la empresa para dar respuesta

a la operación.

Cada una de las plazas existentes dentro de la organización cuenta con requerimientos específicos

en cuanto a escolaridad, experiencia, conocimientos, habilidades, idiomas, perfil de la persona,

funciones, entre otras y son todos estos requerimientos los que se difunden para atraer candidatos

potenciales.

19
 El objetivo del aviso de publicación consiste en una descripción de las responsabilidades

inherentes al puesto y del perfil de la persona buscada, de una forma fiable y lo más precisamente

posible. El anuncio tiene que permitir a un número suficiente de candidatos de identificarse con

eso.

El contenido del aviso es sencillo y llamativo. En general, Aquí están los elementos con los cuales

se redacta un anuncio de cualidad en la distribuidora LAP:

 Una breve descripción de la empresa (nombre, sector de actividad, lugar) y su logotipo

 Una breve descripción del puesto vacante (título, misión, función, tipo de contrato,

eventualmente la duración,)

 Las competencias técnicas y comportamentales requeridas (basadas en la descripción de

función)

 El plazo de depósito de las solicitudes, eventualmente la fecha de contratación

 El pliego de condiciones

 La persona responsable de las solicitudes

 La dirección de envío (física y/o correo)

En cambio, hay que evitar absolutamente los elementos siguientes:

 El origen, las costumbres, la situación familiar

 E sexo (excepto casos excepcionales)

 La pertenencia a una etnia, a una raza o una nación

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 Las opiniones políticas, las actividades sindicales, las convicciones religiosas

 Estado de salud o discapacidad

 Un límite de edad para los candidatos

Se confirma la recepción de todas las solicitudes enviadas rápidamente. De eso depende la imagen

del empleador en el mercado laboral.

17. REVISION DE HOJA DE VIDA / POSTULACIONES INTERNAS

Revisión y Análisis de las Hojas de Vida

Selección Interna

Es un proceso de selección que busca entre los aspirantes aquellos que tienen capacidades y

conocimientos que pueden llegar a ser contratados, se facilita este proceso por el trabajo dentro de

la empresa, para ello es indispensable revisar su hoja de vida.

Otra modalidad es Ascenso automático consiste en que un trabajador cumpla con los requisitos de

educación, experiencia y el perfil del cargo a ocupar, este trámite será comprobado por el área de

Gestión de Talento Humano, adicionalmente es necesario que no haya tenido faltas del reglamento

interno de trabajo seis meses antes de ser cambiado de cargo.

Promociones

Para participar en este tipo de selección, el candidato debe haber trabajado dentro de la

Distribuidora como mínimo seis meses, estos candidatos internos deben avisar a su jefe inmediato

21
de su interés en participar en la promoción, con el fin de tener permiso en el momento de la

disponibilidad de tiempo para realizar todo el proceso.

Recepción y análisis de las hojas de vida.

Dentro del área de gestión de talento humano se recibe y se revisa todas las hojas de vida de los

candidatos interesados en la vacante del cargo.

La solicitud debe presentarse en el área de gestión de talento humano, dentro del plazo de la

convocatoria, luego de ello el área encargada dispone de una semana para revisar la hoja de vida

y luego solicitará el examen o en su defecto se dispondrá de un ascenso automático.

Selección Externa

Este proceso se convoca por escrito por fuera de la empresa, utilizando los medios antes descritos

tomando como prioridad a la Agencia Pública de Empleo del SENA como el medio más efectivo

quedando la responsabilidad en el área de gestión de talento humano el reclutamiento y la selección

del personal.

Las fuentes de reclutamiento externas se pueden dar en universidades, consultorías, contactos y/o

recomendaciones, bolsas de empleo.

Entrevista Preliminar

Se hace una entrevista preliminar con el fin de confirmar los datos obtenidos en dicha solicitud,

la idea es tener contacto visual con el candidato y observarle las conductas de éste. Durante

22
su desarrollo se proporcionará al candidato, información con respecto a la vacante, condiciones de

trabajo, sueldos, etc.

Si en la requisición se piden algunos documentos como título profesional, carta de recomendación,

cédula, licencia de conducir, antecedentes disciplinarios y de policía, etc. Ésta es la fase indicada

para reconocer si el candidato cuenta con ellos.

Análisis de Hoja de vida

El análisis es un estudio efectuado a la información pertinente del grado de instrucción,

especialización, capacitación, experiencia profesional, estudios realizados, cursos recibidos, entre

otros que posea el candidato. Además de los aspectos correspondientes al perfil de puesto

solicitado los cuales incluirán:

• Formación básica.

• Experiencia laboral.

• Conocimientos específicos.

• Otros aspectos.

Se analizarán las hojas de vida clasificadas dentro de un primer filtro luego de realizarse las

entrevistas iniciales con bases en las exigencias del perfil buscado. En esta etapa, se ira separando

toda aquella hoja de vida que cumpla con los requerimientos del perfil solicitado y se compararan

los perfiles entre sí. Será clasificada la hoja de vida que cumpla con un mínimo de ochenta por

ciento (80%) de los requisitos solicitados por el Área de trabajo solicitante en cuanto

23
a: Experiencia en el área, experiencia en el puesto, formación académica, sexo, edad,

conocimientos específicos.

Selección de Posibles Candidatos

Dentro del proceso de selección externa, la tarea inicial será hacer una evaluación y selección de

hojas de vida de los aspirantes a convertirse en posibles candidatos a ocupar un puesto vacante en

la Distribuidora LAP.

Citación a Candidatos a Entrevista

Se citará a los candidatos elegibles, notificándoles el día, hora, fecha y quién le entrevistará, si no

se pudiera concretar la entrevista, se deberá analizar si es conveniente, una posible fecha, siempre

y cuando no atrase el proceso.

Realización de la entrevista

Se realizará una entrevista a los candidatos con base en las especificaciones del cargo. La entrevista

será planificada, y tendrá una estructura que permita llevar una secuencia general para todos los

candidatos con el fin de establecer un mismo tipo de entrevista. Los pasos de este proceso son:

Estudio de la hoja de vida, estudio de requerimientos del área solicitante.

Y las preguntas que se les hará a cada candidato son: Datos personales, experiencia laboral,

educación, capacitaciones, uso del tiempo libre, como se conforma la familia.

24
 18. MECANISMOS DE ANALISIS: CUMPLE / NO CUMPLE

La verificación de la hoja de vida para asegurar que los datos (estudios, edad, cedula, referencias,

experiencia, certificados) plasmados son verdaderos, es un paso importante después de haber

comparado la hoja de vida con los requerimientos del perfil del cargo, pues si no se realiza esta

inspección de seguridad se corre el riesgo de seleccionar una persona fraudulenta que puede afectar

la empresa.

En el proceso de selección de personal, es de vital importancia, en primera instancia conocer a los

candidatos de una forma básica, es por esto que DISTRIBUIDORA LAP S.A.S realiza la exigencia

de documentos como antecedentes judiciales, certificaciones, referencias entre otros, y así se

conoce que persona se está presentando como candidato logrando la aplicación de un primer filtro.

19. CREACION DE BASE DE DATOS DE CANDIDATOS

La base de datos de candidatos es una herramienta muy importante en la DISTRIBUIDORA LAP

S.AS. Pues ésta debe contener hojas de vida de posibles candidatos que no han aplicado para el

cargo y que se acercan mucho a los requerimientos del perfil del cargo, algunas de sus ventajas es

que se puede suprimir el proceso de reclutamiento por lo que se obtiene una reducción en el gasto

del tiempo, y e incluso suprimir gran parte del proceso de selección de personal, pues estos

candidatos archivados ya han pasado por este proceso.

Para esta estrategia se puede tener en cuenta las siguientes condiciones:

25
  Establecer prioridades con vacantes difíciles de cubrir, lo que ayudara a reducir el coste de

contratación y duración del proceso.

 Filtra buscando los mejores. Ahorra tiempo, hay que averiguar a través de contactos si

encaja el tipo de perfil que se está buscando.

 Conseguir el apoyo de los responsables de contratación.

 Organización: Control de candidatos contactados, sus respuestas y nivel de interés.

 Personalización del mensaje.

 Mantén tu visibilidad y accesibilidad.

 Medir los avances.

 Reconocer los éxitos.

20. ELECCION DE INSTRUMENTOS DE MEDICION

La elección de estos instrumentos se debe realizar de acuerdo a los objetivos estratégicos de la

organización, los cuales se pueden definir por el tiempo requerido para aplicarla.

En la DISTRIBUIDORA LAP se pretende medir los conocimientos, habilidades y destrezas con

las que cuenta los candidatos que se postulan a los cargos ofrecidos por los cuales se utilizaran

como instrumento de medición las pruebas de conocimiento, psicoactivas de personalidad, como

el test de los 16 factores y posteriormente la evaluación de desempeño.

26
 INSTRUMENTOS TIPO DE CANDIDATO(A) INFORMAN SOBRE…

Test psicotécnicos Titulados sin experiencia y Aptitudes, inteligencia,

personal auxiliar intereses, motivaciones

Cuestionario de personalidad Conveniente para todos Actitud, personalidad

Prueba profesional Titulados sin experiencia y Conocimientos y habilidades

personal auxiliar especificas

Dinámica de grupo Conveniente para titulados sin Ayuda a predecir el

experiencia comportamiento que tendrá el

candidato en una situación

laboral

Entrevista Imprescindible para todos Información biográfica e

intereses profesionales

21. REFERENCIACION: Laboral, Académica, Persona enfocada en sus competencias

Se realiza verificación de datos de acuerdo a los suministrados en la hoja de vida, es un proceso

primordial el cual se realiza por medio de la llamada telefónica.

En el cual se realizan las siguientes preguntas.

 "¿De qué conoce al candidato?"

 "¿Cuánto tiempo trabajó en su empresa?"

 "¿Por qué finalizó su relación contractual con la empresa referenciada?"

27
  "¿Diría que el candidato es una buena opción para el puesto? ¿Por qué?"

 "¿Cuáles son los puntos fuertes y débiles del candidato?"

 "¿Cómo describiría la integridad del candidato?"

 "¿Cómo describiría al candidato como trabajador?"

 "¿Cuál fue el mayor logro del candidato mientras trabajaba en su empresa?"

22. FORMATO DE REFERENCIACION

Ver anexo 3.

FORMATO DE VERIFICACION Version:01

DE REFENCIAS LABORALES Fecha: 07/07/2019
PROCEDIMIENTO DE Página: 1 de 1
GESTION HUMANA

DATOS DEL CANDIDATO

NOMBRE DEL CANDIDATO:
FECHA:
REFERENCIAS LABORALES
EMPRESA:
TELEFONO:
NOMBRE DEL CONTACTO:
CARGO:
RELACION LABORAL:
TIEMPO LABORADO:
CAUSA DE SALIDA:
¿Cómo describe su desempeño?

COMPORTAMIENTO
Criterio 1: Inferior 2: Bajo 3: Promedio 4: Alto 5: Superior
Iniciativa
Puntualidad
Asistencia
Adaptabilidad

28
 Calidad de Trabajo
Honradez-Rectitud
Colaboración
Responsabilidad
Proyección
Actitud hacia el Jefe
Actitud hacia sus
compañeros
Actitud hacia sus
subordinados
¿Lo contrataría nuevamente?

OBSERVACIONES:

Nombre de quien verifica Firma Cargo

23. DECISION DE CONTRATAR / PROMOVER A UN CARGO

Después de realizado el proceso de reclutamiento y selección, se pasa a evaluar a los candidatos

mediante las pruebas de conocimiento y habilidades para así elegir el más adecuado.

Para tomar esta decisión la DISTRIBUIDORA LAP tiene como objetivo seleccionar al candidato

más acorde que cumpla con los requisitos establecidos según las políticas de selección de la

distribuidora.

29
 24. NOTIFICACION EN CASO POSITIVO: lista de documentos de vinculación

 2 fotocopias de la cedula de ciudadanía

 Fotocopia de la libreta militar (si aplica)

 Certificados de aportes y permanencia de EPS y AFP

 Fotocopia de certificado de estudios

 Certificados antecedentes disciplinarios

 Certificado judicial

 2 referencias laborales

 2 referencias personales (no familiares)

 Exámenes de ingreso (se remiten en la temporal)

DOCUMENTACIÓN PARA AFILIACIÓN BENEFICIARIOS A EPS Y CAJA DE

COMPENSACIÓN FAMILIAR

 el registro civil de nacimiento para menores de 7 años.

DOCUMENTACIÓN PARA DESCARGA

 Declaración juramentada privada Hijos para CCF

 Formato de afiliación padres CCF

CASADOS:

 Registro civil de matrimonio

 Documento de identidad del y/o la cónyuge

 Registro civil de nacimiento de los hijos

30
  Copia de la tarjeta de identidad de los hijos (mayores de 7 años)

 Certificado de escolaridad de los hijos (mayores de 12 años)

 Declaración extra juicio de dependencia económica, cuidado de los hijos con respecto al

trabajador

UNION LIBRE:

 Declaración extra juicio de dependencia económica, convivencia de los hijos y

convivencia mayor a dos años

 Documento de identidad del y/o la cónyuge

 Registro civil de nacimiento de los hijos

 Copia de la tarjeta de identidad de los hijos (mayores de 7 años)

 Certificado de escolaridad de los hijos (mayores de 12 años)

POR PADRES MAYORES DE 60 AÑOS:

 Copia del registro civil del asociado legible

 Fotocopia de la cedula de ciudadanía de los padres

25. NOTIFICACION EN CASO NEGATIVO: Modelo de carta de agradecimiento por

participar en el proceso

El proceso de selección no culmina con la entrevista, una vez que nuestro departamento de Gestión

Humana tiene en su poder la información que necesita de todos sus candidatos, llega la hora de

tomar la decisión clave: ¿Quién o quiénes serán los elegidos para el puesto? Y llegados a este

31
punto, puede ocurrir que haya varios candidatos aptos para el puesto o no calificaron para el

mismo.

Esmerándonos en nuestra mejora continua nos tomamos el tiempo de redactar una carta de

agradecimiento, para aquellos aspirantes que no cumplieron con los requisitos exigidos al cargo a

ocupar apreciando su interés y disposición a la convocatoria.

La carta de agradecimiento (Ver Anexo 4) es un complemento esencial de nuestro proceso de

selección y a la vez una oportunidad para destacar entre otras empresas relacionadas con la mala

praxis de no comunicar al candidato que ha sido descartado del proceso de selección.

26. GLOSARIO

 Aspirante: Persona que se postula para ser incluido(a) en el proceso de

reclutamiento o promoción.

 Aptitud: Es la potencialidad o predisposición de la persona para desarrollar una

habilidad o un comportamiento. La aptitud es innata. La aptitud debidamente

ejercida a través de la práctica se transforma en capacidad.

 Candidato(a): Aspirante que cubre el perfil del puesto y está propuesto(a) para la

ocupación del puesto.

 Capacidad: Son las habilidades y destrezas teóricas y/o prácticas que posee el trabajador

para poder desempeñar satisfactoriamente su puesto.

 Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

32
 Curriculum vitae: Enumeración y descripción detallada de la formación, experiencia y

actividades profesionales de una persona.

 Educación: Grado de preparación académica que requiere tener una persona para

desarrollar eficientemente las tareas de un puesto.

 Entrevista de selección: Reunión, generalmente de dos personas, destinada a evaluar el

potencial de una persona candidata a un puesto. Generalmente, es la última etapa de un

proceso de selección y la llevan a cabo personal especializado y/o el/la futuro/a jefe/a de la

persona entrevistada.

 Experiencia: Es la adquisición de conocimientos mediante la práctica

correspondiente necesaria para ejecutar eficientemente el trabajo. La experiencia se obtiene

dentro y fuera de la institución mediante práctica certificada en el puesto o puestos

similares.

 Examen técnico o de conocimientos: Se refiere a una diversidad de posibles pruebas

mediante las cuales se busca evaluar el grado con que una personal. Por ejemplo,

recuerda o reconoce, comprende, aplica, analiza, sintetiza y/o evalúa la información de

una o varias disciplinas o áreas de conocimiento.

 Fuentes de reclutamiento: Medios por los que se buscan aspirantes para cubrir

una vacante. Estas pueden ser convocatorias internas, externas, consultas en bolsas

de trabajo, juntas de intercambio, etc.

 Historial: Curriculum vitae resumido en una página que generalmente acompaña a una

solicitud de empleo.

 Análisis de Puestos: Es la revisión que se hace para determinar los requerimientos que

debe satisfacer la persona, para ocupar el puesto eficientemente. En caso de no existir dicho

33
 análisis, la información sobre análisis de puestos es importante porque comunica a los

especialistas en personal que deberes y responsabilidades se asocian a cada puesto.

 Entrevista de Selección: La entrevista es una conversación y tiene un objetivo, habrá de

considerarse que esto implica una interpelación de dos individuos, entrevistado y

entrevistador, que van a ejercer un acción reciproca; y aunque es uno de los medios más

antiguos para allegar información del solicitante, sigue representando un instrumento clave

en el proceso de selección, lo cual implica el conocimiento de diversas técnicas a utilizar

en la misma, dependiendo de las características del entrevistado y del nivela que se está

seleccionando.

 Entrevista Inicial o Preliminar: Esta entrevista pretende detectar de manera clara y en el

mínimo de tiempo posible, los aspectos más visibles del candidato y su relación con los

requerimientos del puesto; por ejemplo: apariencia física, facilidad de expresión verbal,

habilidad para relacionarse, etc.; con objeto de descartar aquellos candidatos que de manera

manifiesta no reúnen los requerimientos del puesto que se pretende cubrir.

 Pruebas psicotécnicas: Estas pruebas son una herramienta valiosa en el proceso de

selección, puesto que permiten hacer una valoración de las habilidades y potencialidades

del individuo, así como de su capacidad en relación con los requerimientos del puesto y las

posibilidades del futuro desarrollo. Existen diversos tipos de pruebas psicotécnicas que

miden determinadas características del individuo.

 Requisición: El reemplazo y la creación de un nuevo puesto, se notifican a través de una

requisición al departamento de Gestión Humana o al área encargada de estas funciones,

señalando los motivos que las están ocasionando, la fecha en que deberá estar cubierto el

puesto, el tiempo por el cual se va a contratar, departamento turno y horario.

34
 Preselección: Selección previa general.

 Prueba de aptitud: Aquélla que se realiza para medir la capacidad de una persona

candidata a realizar un trabajo.

 Reclutamiento: Es una actividad de la empresa que se ocupa de buscar a las personas

adecuadas para un determinado puesto de trabajo.

 Test: Término de origen inglés, que se utiliza para designar los diferentes tipos de técnicas

psicotécnicas que se aplican a las personas dentro de la investigación cualitativa. También

recibe este nombre el conjunto de las diferentes pruebas que tienen por objeto probar la

aceptación en el mercado de un concepto, marca, embalaje, precio, producto, etc., para

poder tomar decisiones respecto al aspecto ensayado.

 Vacante: Puesto de trabajo libre, que no está cubierto.

27. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 http://rosalcedo.blogspot.com/2008/09/tipos-de-competencias-laborales.html

 https://blog.edenred.es/fuentes-de-reclutamiento-interno-cuando-el-talento-ya-esta-en-
casa/

 https://studylib.es/doc/5199836/proceso-de-reclutamiento-y-seleccion-de-personal

 http://capitalhumano.com.co/gestiontalento/que-reglamentacion-tienen-las-bolsas-de-
empleo-en-colombia-5725

 https://www.gerencie.com/diferencia-entre-las-bolsas-de-empleo-y-las-empresas-de-
servicios-temporales.html

 https://blogs.imf-formacion.com/blog/recursos-humanos/glosario/

35
 ANEXOS

ANEXO 1. REQUISION DE PERSONAL

FECHA DE SOLICITUD: __________________________ FECHA DE RECEPCIÓN:

_____________________________

Señor(a) Directivo: Recuerde realizar su requisición de personal con MINIMO 20 DIAS DE

ANTICIPACIÓN, a la fecha de inicio de labores solicitada, de manera que el Departamento de
Gestión Humana pueda realizar el procedimiento de selección.

Las Requisiciones de Personal que obedezcan a Nuevo Cupo de Nomina deberá presentarlas al
Dpto. de Gestión Humana con la firma y VoBo. del Director Financiero y la aprobación por parte
de la alta Gerencia Administrativa.

I. INFORMACION SOBRE EL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: _________________________________ AREA: ______________________________

DEPARTAMENTO: __________________________________

CLASE DE CONTRATO DEDICACIÓN LABORAL DEL FECHA DE INICIO

EMPLEADO DIA MES AÑO
DIRECTO
Termino fijo Tiempo completo
Término indefinido Medio tiempo
Tiempo parcial FECHA TERMINACIÓN
DIA MES AÑO

Asociado
II. INFORMACIÓN SOBRE LA VACANTE:

CORRESPONDE A MOTIVO DE LA VACANTE

1. Creación de cargo
1. Renuncia titular
2. Reemplazo temporal 2. Promoción traslado
3. Incapacidad
3. Reestructuración de cargo
4. Cancelación de contrato
4. Reemplazo definitivo
5. Licencia
NOMBRE DE LA PERSONA QUE REEMPLAZA 6. Vacaciones
7. Incremento de labores
8. Licencia maternidad

36
III. FUNCIONES ADICIONALES:
1___________________________________________________________________________________________
2___________________________________________________________________________________________
3___________________________________________________________________________________________
4___________________________________________________________________________________________
5 ___________________________________________________________________________________________

IV. HABILIDADES INFORMATICAS V. PERFIL DEL CARGO (formación requerida

para el cargo)
REQUERIDAS
¿Cuales?
Bachiller
______________________________________
Técnico/Tecnológico
______________________________________
Profesional
______________________________________
Estudiante Universitario
______________________________________
Especialización
______________________________________
Otro: ____________________________________
______________________________________

VI. POSIBLES EMPLEADOS CANDIDATOS DEL CARGO:

NOMBRE CARGO AREA

VII. INFORMACIÓN DEL AREA SOLICITANTE:

NOMBRE DEL SOLICITANTE: ____________________________________________

CARGO ________________________________________________________ DEPARTAMENTO:

__________________________

FIRMA ________________________________ Vo Bo Gerencia General _________________________

Espacio para uso exclusivo del Director(a) Gestión Humana

CANDIDATO SELECCIONADO SUELDO ASIGNADO

FECHA CUBRIMIENTO VACANTE: FECHA INGRESO:

OBSERVACIONES

37
 ANEXO 2. CARTA NOTIFICACION DE VACANTES

Fecha DD/MM/AAAA

Nombre del Contacto:

Dirección:
Ciudad

PROPOSITO: NOTIFICACION DE VACANTES

Estimado (nombre del contacto):

Nuestra empresa tiene una vacante en nuestro departamento de xxxxxxxx para el cargo de
xxxxxxx, este será un cargo permanente y el postulante debe reunir el siguiente perfil:

El sueldo inicial es de $ xxxxxxx y el horario laboral es de (diurno, nocturno, por turnos).

Gracias por su interés. En caso de que necesite información adicional comuníquese con xxxxxxx.

Estamos orgullosos de ser empleadores que ofrecen igualdad de oportunidades de empleo.

Atentamente,

Nombre completo
Cargo
Número telefónico
Correo electrónico

38
 ANEXO 3: FORMATO VERIFICACION DE REFERENCIAS

FORMATO DE VERIFICACION Version:01

DE REFENCIAS LABORALES Fecha: 07/07/2019
PROCEDIMIENTO DE Página: 1 de 1
GESTION HUMANA

DATOS DEL CANDIDATO

NOMBRE DEL CANDIDATO:
FECHA:
REFERENCIAS LABORALES
EMPRESA:
TELEFONO:
NOMBRE DEL CONTACTO:
CARGO:
RELACION LABORAL:
TIEMPO LABORADO:
CAUSA DE SALIDA:
¿Cómo describe su desempeño?

COMPORTAMIENTO
Criterio 1: Inferior 2: Bajo 3: Promedio 4: Alto 5: Superior
Iniciativa
Puntualidad
Asistencia
Adaptabilidad
Calidad de Trabajo
Honradez-Rectitud
Colaboración
Responsabilidad
Proyección
Actitud hacia el Jefe
Actitud hacia sus
compañeros
Actitud hacia sus
subordinados
¿Lo contrataría nuevamente?

39
OBSERVACIONES:

Nombre de quien verifica Firma Cargo

40
 ANEXO 4: MODELO CARTA DE AGRADECIEMIENTO

Ciudad, fecha DD/MM/AAAA

Señor(a)
Nombres y apellidos
La Ciudad

Asunto. Proceso de selección.

Recibe nuestra gratitud por tu interés en hacer parte de nuestra Empresa y por haber
aceptado la invitación a participar en el proceso de selección para el cargo
XXXXXXXXXXXXX.

Sabemos que posees importantes competencias personales y profesionales, sin

embargo, otros aspirantes obtuvieron mayor cercanía con el perfil del cargo.

Queremos contarte que tu hoja de vida quedará en nuestra base de datos con la
posibilidad de ser considerada en posteriores convocatorias acordes con tu perfil.

¡Apreciamos mucho tu interés y disposición!

Cordialmente,

NOMBRE Y APELLIDOS
Directora Gestión Humana

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