Planificación y Control de Gestión | Unidad 5

PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE
GESTIÓN

Unidad 5: Herramientas para trabajar

el control de gestión y el desempeño
de laInstituto
organización.
Profesional IACC | 2016
“Tipos de control
1
y
áreas relacionadas”
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ÍNDICE

OBJETIVO ESPECÍFICO ..................................................................................................... 3

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 4
1. TIPOS DE CONTROLES ............................................................................................................. 5
2. CONTROL FINANCIERO CONTABLE.......................................................................................... 6
2.1. INSTRUMENTOS DE CONTROL FINANCIERO CONTABLE ................................................... 7
3. CONTROL PRESUPUESTARIO................................................................................................. 12
4. CONTROL OPERACIONAL ...................................................................................................... 14

COMENTARIO FINAL ..................................................................................................... 17

REFERENCIAS ................................................................................................................ 18

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OBJETIVO ESPECI FICO

 Identifica y compara las similitudes y diferencias que existen entre los diferentes
tipos de control en el área donde se desarrollan además de cómo se ejercen.

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INTRODUCCIÓN

Los instrumentos para el control de gestión de la organización. Es un control a nivel

son herramientas que permiten reflejar las
estrategias de la empresa, medir el
desempeño operacional de las
organizaciones, mantener el control sobre
los objetivos empresariales e ir
implementando mejoras continuas de
acuerdo a los análisis que realice el control
de gestión a partir de estas herramientas.
Existen poderosas herramientas utilizadas
por el control de gestión tales como definir
estrategias, indicadores de desempeño
(Kpis), balance de gestión integral,
programas de mejoramiento de la gestión,
convenio de desempeño colectivo, los cuales
contribuyen al mejoramiento de la
planificación y el control en las
organizaciones.
macroempresa, no mide cada proceso u
actividad dentro de las organizaciones, sino
que mide en términos generales la situación
financiera de una empresa o la situación
operacional de toda la organización, etc.
Este proceso implica reglas, procedimientos
y objetivos útiles e imprescindibles, puesto
que en una empresa está directamente
ligado el control con la maximización de
utilidades y la planeación, entendida como el
proceso formal de crear metas.
Este control está presente en las áreas
funcionales de la empresa a través de
mecanismos establecidos. Esta semana se
dará énfasis a las áreas financiero-contable,
presupuestaria y operacional.

El control organizacional es un proceso

mediante el cual se garantiza que el
desempeño, las actividades y los
comportamientos se ajusten a los objetivos

El hombre se descubre a sí mismo cuando se enfrenta a los obstáculos

Antoine de Saint-Exupéry

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1. TIPOS DE CONTROLES
Dentro del control organizacional existen tres tipos de controles que son la base para cualquier
control existente en las organizaciones, y que constituyen el origen de los mismos, estos son:

 Control preventivo: son controles que tienen por objeto minimizar el riesgo de que
suceda un hecho no deseado, a fin de evitar la aplicación de medidas correctivas, cuando
el hecho ya está dado. “Se anticipa a los problemas”.

Ejemplo:

Realizar un presupuesto financiero mensual, a fin de evitar tener problemas financieros futuros.

 Control concurrente: este tipo de control corrige una situación no deseada en el momento
en que es detectada. “Corrige problemas cuando se presentan”.

Ejemplo:

Una persona está digitando una factura de ventas en el sistema contable e ingresa un RUT que no
es válido, el sistema le arroja una ventana inmediata acusando el error para ser corregido, no
permitiendo que haga este ingreso incorrecto.

 Control correctivo: son controles que corrigen o minimizan una situación no deseada,
logrando que la situación vuelva a la normalidad según la planificación de la empresa.
“Corrige problemas cuando ya han ocurrido”.

Ejemplo:

Se perdieron datos del sistema de contabilidad, al parecer fueron borrados. El control que se
ejercerá será crear un sistema de claves restringidas para todo usuario del sistema.

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Etapas del control correctivo

Fuente: http://goo.gl/cZhNHC

A partir de estos tipos de controles, se crean distintos mecanismos encargados de prevenir,

detectar y corregir situaciones no deseadas por las organizaciones. Estos son:

 Control financiero-contable
 Control presupuestario
 Control operacional

2. CONTROL FINANCIERO CONTABLE

El control financiero es el estudio y análisis de los resultados económicos de una empresa, los
cuales deben ir en concordancia con los objetivos, planes y programas de la organización, tanto a
corto como a mediano y largo plazo.

Dichos análisis requieren de procesos de control y ajustes para comprobar y garantizar que se
estén siguiendo los planes de negocio. De esta forma, será posible modificarlos en caso de
desviaciones, irregularidades o cambios imprevistos.

Los principales objetivos del control financiero son:

 Verificar que lo planificado respecto al ámbito financiero esté de acuerdo a lo

mostrado actualmente.
 Detectar errores financieros.
 Detectar oportunidades de mejoras financieras.
 Elaborar medidas preventivas para el buen funcionamiento del área financiera.

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 Tomar medidas respecto a áreas que se vean afectadas o estén afectando

financieramente.

El control financiero posee varias metodologías de aplicación, pero es posible encontrar pasos
comunes en todas ellas. Estos son:

1. Análisis de la situación inicial: se analiza y revisa detalladamente la situación financiera de

una organización en un momento dado. Es una “fotografía” inmediata de las finanzas de la
empresa.

2. Elaboración de pronósticos y simulaciones: una vez que se tenga la “fotografía” de la

situación financiera de la empresa, en fecha determinada, junto a la planificación se
realizan pronósticos y simulaciones financieras para cada objetivo a alcanzar, para cada
departamento y cada actividad. Con esta planificación elaborada al final de cada ciclo, la
empresa podrá efectuar el control correspondiente y comparar resultados de lo
planificado con lo realizado efectivamente.

3. Detección de las desviaciones: en la etapa de control, cuando el departamento de

finanzas toma la planificación efectuada, debe analizar, medir y cuantificar los resultados
financieros de la organización, donde puede encontrarse con desviaciones1 respecto a lo
que se había acordado. Esto puede ser a nivel de departamento, actividad u objetivo
trazado.

4. Corrección de las desviaciones: una vez detectadas las desviaciones en la etapa de

control, se deben buscar las causas y corregir estos sucesos, a modo de contribuir al
mejoramiento constante de los procesos financieros.

2.1. INSTRUMENTOS DE CONTROL FINANCIERO CONTABLE

Anteriormente se detalla lo que es y los objetivos del control financiero. Este control no sería
posible sin la existencia de la información contable, que corresponde al registro de todas las
operaciones y actividades de la empresa (compras, ventas, pago proveedores, pago
remuneraciones, etc.). Existen usuarios de esta información, estos son:

Internos: personas encargadas de gestionar la empresa (directores, gerentes, jefes de área, etc.).

Externos: inversionistas, entidades bancarias, entidades fiscalizadoras, gobierno, etc.

1
Las desviaciones en el área financiera se entienden como resultados no presupuestados, sean estos más
altos o bajos según las proyecciones efectuadas al principio del ciclo.

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A partir de la información contable se establece el control financiero en las empresas, ya que esta
muestra una fotografía del comportamiento financiero de la empresa en un momento
determinado, a partir de la que se toman decisiones de corto, mediano y largo plazo.

La información contable permite:

 Tener una visión financiera global de la organización.

 Tener una visión financiera de cada área o departamento de la empresa.
 Tomar decisiones financieras en distintos plazos (corto, mediano y largo).
 Efectuar planificaciones financieras mensuales, anuales, trimestrales, etc.
 Medir la gestión y el desempeño financiero de la empresa en un momento determinado.
 Controlar financieramente en forma periódica a las organizaciones.

Los outputs2 presentados por la información contable y que son utilizados por los gestores de la
organización para la toma de decisiones son informes llamados estados financieros.

Los estados financieros son informes contables que presentan la situación económica, financiera y
los cambios que presentan las organizaciones a una fecha determinada. Existen básicamente 5
estados financieros, estos son:

 Estado de situación financiera, balance general o balance de situación: informa sobre los
activos, pasivos y patrimonio de la empresa, en un periodo determinado.
Ejemplo:

2
Los outputs se refieren a las salidas, pudiendo ser de información en forma de informes o productos
terminados derivados de la transformación de materias primas.

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Fuente: https://goo.gl/dK2wlR

 Estado de resultados integrales: informa los ingresos, gastos y la pérdida o ganancia neta
de la organización en un ejercicio.
Ejemplo:

Fuente: https://goo.gl/spfhOV

 Estado de cambios en el patrimonio neto: como su nombre lo indica, este informe

presenta todas aquellas cuentas que modifican al patrimonio neto durante el ejercicio.
Ejemplo:

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 Estado de flujo de efectivo: informa los movimientos de efectivo y efectivo

equivalente dentro de una organización en un periodo de tiempo. Clasifica estos
movimientos en:

 Actividades de operación.
 Actividades de inversión.
 Actividades de financiamiento.

Ejemplo:

Fuente: http://goo.gl/o4VHi6

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 Notas: explicación escrita de los estados financieros, políticas financieras, criterios

seguidos en la confección de los estados, etc. Ayudan a los usuarios de esta
información a leer comprensivamente los estados financieros, más allá de solo ver
números.

A partir de los estados financieros antes mencionados, es posible efectuar un análisis financiero
por cada partida de ellos, es decir, calcular indicadores que permitirán profundizar y especificar,
aún más, la información financiera que luego con la interpretación de los resultados permitirá
conocer la realidad económica y financiera de la empresa.

A estos indicadores se les conoce como ratios, y surgen a partir de fórmulas aplicadas a las cuentas
contables de los estados financieros.

A continuación se detallarán algunos:

Ratio de liquidez corriente: representa la proporción de pasivos corrientes (corto plazo), que son
cubiertos con activos corrientes (más líquidos, efectivo, clientes, existencias).

Fórmula: Activo Corriente/Pasivo Corriente.

Ratio de rentabilidad de los activos: mide el porcentaje de rentabilidad que tienen los activos
sobre la utilidad neta del ejercicio.

Fórmula: (Utilidad neta/Activos)*100

Ratio de periodo de cobro: indica el número de días que tarda la empresa en cobrar las cuentas
de ventas al crédito a sus clientes.

Fórmula: (Cuentas por cobrar/Ventas al crédito)*360

La correcta interpretación de los estados y ratios financieros

permitirá a las empresas efectuar un eficaz control financiero
en forma periódica, y poder tomar decisiones que contribuyan
al mejoramiento financiero en el tiempo

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3. CONTROL PRESUPUESTARIO
Corresponde al seguimiento y control de los ingresos y egresos que tiene una organización en un
periodo de tiempo.

La herramienta principal de este tipo de control es el presupuesto, que corresponde al conjunto de

ingresos y gastos para toda actividad que se ejecute dentro de la empresa, previstos para un
periodo de tiempo. Su expresión es netamente monetaria.

Elaborar un presupuesto es planificar las actividades de la empresa para un periodo de tiempo,

pero en este caso, en términos estrictamente monetarios. Es un plan a futuro, que permite a las
empresas, al final del periodo, efectuar un control comparando la planeación realizada con lo
sucedido en la realidad.

Los presupuestos deben ser flexibles, debido a su naturaleza, ya que al ser una estimación, están
sujetos a sufrir desviaciones frente a la realidad. Por ello, deben elaborarse considerando premisas
del ejercicio. Estas premisas son realizadas en base a estudios, datos reales, acontecimientos
históricos, etc. Los presupuestos, si bien son estimaciones, no deben alejarse de la realidad de la
empresa.

El control presupuestario permite a las empresas:

 Comparar los datos reales con los objetivos fijados: los presupuestos se elaboran con
base en objetivos preestablecidos. El control presupuestario debe manifestar los
resultados de una empresa para un periodo y compararlos con la planificación, detectando
las desviaciones.

 Cuantificar e interpretar las posibles diferencias: las diferencias entre el presupuesto

elaborado y lo sucedido durante el ejercicio deben poder ser cuantificables, y deben ser
interpretadas analizando las causas y responsables.

 Adoptar las medidas correctoras oportunas: se deben aplicar medidas correctoras en

caso de ocurrir desviaciones y de esta manera volver a encaminar a la organización, según
los objetivos planteados.

 Seguimiento y control de la implantación de las anteriores medidas: se debe dar

seguimiento a las medidas anteriores, analizar los resultados de su adopción, efectuando
un control que retroalimentará a la organización.

A modo de ejemplo se presenta un cuadro básico de cómo sería un control presupuestario:

Empresa ABC
Año 2015

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Comparación presupuesto con resultados anuales

CONCEPTO RESULTADOS PRESUPUESTO VARIACIÓN $

ANUALES

VENTAS 50.000.000.- 60.000.000.- -10.000.000.-

COSTO DE VENTA 20.000.000.- 35.000.000.- -15.000.000.-

COMPRAS 100.000.000.- 80.000.000.- 20.000.000.-

MAQUINARIAS

CRÉDITOS BANCARIOS 40.000.000.- 30.000.000.- 10.000.000.-

ARRIENDOS 15.000.000.- 15.000.000.- 0

Con esta información y el dato de la variación anual, se elaboran informes donde se muestran los
objetivos de la organización, cuál fue la planificación presupuestaria y la explicación de las
desviaciones ocurridas durante el año.

A través del control presupuestario, se perfecciona el uso de

los recursos monetarios en la operación de la empresa,
realizando acciones correctivas para las desviaciones y
elaborando nuevas formas de llevar a consecución los
objetivos.

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 Para profundizar más acerca de los presupuesto, se

recomienda leer el siguiente documento.

https://alojamientos.uva.es/guia_docente/uploads/2013/467/
45613/1/Documento18.pdf

4. CONTROL OPERACIONAL
El control operacional es el que se aplica sobre la ejecución de las operaciones. Es un control más
específico, porque se centra en las operaciones y tareas diarias. Es de corto plazo y las acciones
correctivas sobre errores son casi inmediatas.

En primera instancia, para poder realizar este control la empresa debe tener certeza de todas sus
actividades y tareas, teniendo un registro escrito de ello. Respecto de una actividad en particular
es necesario saber:

 ¿Cuál es el objetivo de esta actividad?

 ¿Quién lo realiza?
 ¿Cómo debe realizarlo?
 ¿Cuánto tiempo ocupará?
 ¿Cuál es el lugar donde lo realiza?
 ¿Quién lo supervisa?
 Otras interrogantes necesarias para completar un registro, tales como implementos a
utilizar, ropa e implementos de seguridad, firmas que autorizan, etc.

En este tipo de control no es necesario esperar al final de un periodo para evaluar y analizar los
resultados, más bien se va controlando mientras las operaciones se van llevando a cabo, es decir,
casi diariamente.

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El objetivo del control de operacional es que, a través del control

constante de las operaciones y las actividades, se logre la eficiencia y
eficacia en su ejecución y se mantenga la línea hacia el cumplimiento de
los objetivos.

Un ejemplo de control operacional puede ser una hoja de control de proceso, en la cual el
supervisor chequea que lo establecido en esta hoja sea correcto.

Ejemplo hoja de control:

HOJA DE CONTROL PRODUCCIÓN SEMANAL

Proceso: Corte de planchas de madera

Consideraciones generales

Tiempo de duración: 2 cortes por minuto

Cortes totales diarios: 1.080 cortes (se consideran 9 horas de trabajo diarias)

Encargado del proceso: Esteban Pérez (operario)

Supervisor: Juan Castillo (jefe de taller)

Consideraciones especiales

Operario debe usar guantes de seguridad, overol, zapatos de seguridad, protector para los odios y
antiparras.

Día Asiste operario Horas trabajadas Cortes realizados Desviación

01-03-2016 SÍ 9 1.070 10

02-03-2016 SÍ 9 1.072 8

03-03-2016 SÍ 9 1.069 11

04-03-2016 SÍ 9 1.078 2

05-03-2016 SÍ 9 1.080 0

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45 5.369 31

DESVIACIÓN TOTAL: FALTARON POR REALIZAR 31 CORTES

OBSERVACIONES: operario algunos días no cumple con la cuota diaria, debido a problemas
eléctricos que retrasaron algunos minutos.

FIRMA SUPERVISOR FIRMA ENCARGADO CONTROL INTERNO

En este ejemplo se manifiesta el control que ejerce el supervisor sobre el proceso de cortes de
plancha de madera, midiendo cantidad de cortes, el tiempo de trabajo y calculando las
desviaciones.

Existen más informes de control, los cuales se elaboran en cada empresa según su rubro, sus
procesos, sus tareas, cantidad de trabajadores, etc.

 Se invita a revisar el siguiente documento, donde se observa

un ejemplo real de control operacional.

http://goo.gl/dcnu1W

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COMENTARIO FINAL

El control financiero contable permite que las empresas controlen periódicamente sus finanzas y
que se mantenga una contabilidad acorde a la legislación vigente de cada país, que permita a los
demás actores del mercado, tales como los inversionistas, bancos y proveedores, tener
conocimiento fiable acerca de la situación financiera y económica de las empresas.

El control presupuestario permite a las empresas realizar una planificación respecto a sus flujos de
caja, pudiendo establecer las necesidades de créditos o préstamos o ver las posibilidades de
inversión respecto de los excedentes obtenidos.

El control operacional permite mantener control periódico de las operaciones que constituyen el
elemento fundamental para el logro de los objetivos.

Los controles financieros contable, presupuestario y operacional funcionan paralelamente en las

organizaciones, contribuyendo a cumplir los objetivos de la empresa con eficiencia y eficacia,
minimizando los riesgos de errores significativos. Los tres forman un completo sistema de control
que permite al control interno mantener un adecuado nivel de seguridad respecto a que los
objetivos serán cumplidos dentro de lo estipulado. Contar con estos sistemas permite anticiparse
a los hechos y poder corregir errores a tiempo, manteniendo la línea de consecución de objetivos
de la organización.

El crecimiento constante es el mejor mecanismo de supervivencia

Amancio Ortega

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REFERENCIAS

Administración y Negocios (2008). Control organizacional. Recuperado de:

http://fagonzal.blogspot.cl/2008/11/control-organizacional.html

Anthony, R. (1998). El control de gestión: marco, entorno y proceso. 2.ª edición. Bilbao: Editorial

Duesto.

CreceNegocios (2012). Ratios financieros. Recuperado de: http://www.crecenegocios.com/ratios-

financieros/

Enciclopedia Financiera (s. f.). Estados financieros. Recuperado de:

http://www.enciclopediafinanciera.com/estados-financieros.htm

Gómez, G. (2001). La información contable y el análisis financiero. Recuperado de:

http://www.gestiopolis.com/informacion-contable-analisis-financiero/

Mallo, C. (1995). Control de gestión y control presupuestario. 1.ª edición. Madrid, España: Editorial

McGraw-Hill.

Teruel, S. (2014). Control financiero: definición, objetivos e implementación. Recuperado de:

http://www.captio.net/blog/control-financiero-definicion-objetivos-utilidades-y-

estrategias-de-implementacion

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2016). Herramientas para trabajar el control de gestión y el desempeño de la
organización. “Tipos de control y áreas relacionadas”. Diplomado Planificación y Control
de Gestión. Unidad 5.

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