CÓDIGO: BS-P30-PR10

MACROPROCESO GESTIÓN DE BIENES

Y SERVICIOS VERSIÓN: 2
PROCESO INVENTARIOS
FECHA: Abril de 2010

PROCEDIMIENTO

INVENTARIO DE MATERIALES DEL ALMACÉN DE

CAMPUS Y CONSTRUCCIONES

REVISADO POR APROBADO POR

Jefe Oficina de Administración del Campus Director de Recursos Físicos

Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter
confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa
de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
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INVENTARIO DE MATERIALES DEL

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1. OBJETIVO

Administrar los productos que ingresan y salen del almacén de materiales de

Campus y Construcciones, con el fin de contar con información real de los productos
disponibles y asegurar las existencias de los mismos.

2. ALCANCE

Inicia con la recepción y salida del material en el almacén, hasta la verificación y

conteo físico de las existencias.

3. DEFINICIONES

• Inventario Mínimo: Corresponde al número mínimo de unidades de un

producto que debe permanecer en el inventario.

• Inventario Máximo: Corresponde al número máximo de unidades de un

producto que debe permanecer en el inventario.

• Obras a Todo Costo: Se refiere a las obras civiles nuevas o de remodelación

que son contratadas a terceros e incluyen dentro del servicio los materiales
requeridos para el proyecto.

4. CONDICIONES GENERALES

• El Almacén de Campus y Construcciones, corresponde a un único almacén de

la Dirección de Recursos Físicos en el cual se depositan y administran los
materiales requeridos tanto por la Oficina de Administración del Campus como
de la Oficina de Construcciones.

• El material que ingresa al almacén, ha sido previamente ingresado al sistema

a través del módulo de compras.

• Se pueden realizar recepciones parciales de pedidos de material al almacén,

en tal caso se deberá verificar en el sistema y registra el estado de la
recepción.

• Las solicitudes de material al almacén deben estar relacionadas con una orden
de trabajo ya autorizada en el módulo de mantenimiento.

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• Las solicitudes de materiales al almacén de la Dirección de Recursos Físicos

(campus y construcciones) por parte de la Oficina de Construcciones deberá
ser únicamente para obras que no son a todo costo y deberá estar asociado
a un proyecto a través del módulo de mantenimiento como una orden de
trabajo.

• Podrá ingresar material al almacén como resultado de sobrantes de órdenes

de trabajo ejecutadas, el sistema automáticamente identifica la orden a la cual
corresponde y reubicará el material a ingresar.

• La Dirección de Recursos Físicos ha definido, para cada uno de los productos

del almacén, una cantidad de inventario mínimo y una máxima con el fin de
asegurar la disponibilidad de productos cuando se requieran.

• A través del proceso que corre el sistema diariamente, se verificará el estado

de los inventarios mínimos y máximos de los artículos del almacén, en el caso
que lo requiera, el sistema automáticamente enviará la solicitud de pedido al
proceso de compras para aquellos productos que el nivel de inventario se
encuentre por debajo del mínimo.

• Las solicitudes de pedido realizadas por el ERP, serán ejecutadas

automáticamente por la cantidad requerida del producto, de forma tal que se
mantenga el inventario máximo.

• En el caso que un material no se encuentre en la cantidad suficiente para la

entrega, se podrán realizar entregas parciales y deberá quedar registrado en
el sistema.

• El conteo físico de material y productos del almacén se realizará en forma

anual para todo el almacén y cíclica para ubicaciones o tipos de productos
específicos los cuales son determinados por el sistema de acuerdo con los
parámetros dados por el Coordinador.

• Si al finalizar el conteo físico de materiales y productos del almacén se

encuentran diferencias, el Coordinador podrá realizar ajustes a la información
del sistema, en caso crítico realizará el reporte respectivo.

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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 ENTRADA DE MATERIAL AL ALMACEN

RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO

Dirección de Auxiliar de
1 Recibe material entregado por el proveedor.
Recursos Físicos Almacén

Verifica físicamente los materiales recibidos.

• Si el material corresponde a sobrante
de una Orden de trabajo específico:

Registra la Orden de Expedición de devolución

en el ERP. Dirección de
2 Almacenista
Recursos Físicos
• Si el material no corresponde a
sobrante de una Orden de trabajo
específico:

Remítase a la actividad 3.

Carga la recepción del material en el sistema. Dirección de

3 Almacenista
Recursos Físicos

Ubica físicamente el material. Dirección de Auxiliar de

4
Recursos Físicos Almacén

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5.2 SALIDA DE MATERIAL DEL ALMACEN

RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO

Oficina de
Se acerca al almacén a solicitar el material Administración
Operador de
1 del Campus /
requerido para la orden de trabajo. Mantenimiento
Oficina de
Construcciones
Verifica en el sistema la solicitud de material
y genera el plan de acopio.

• Si las existencias del material no son

suficientes:

Realiza la expedición por entrega parcial del Dirección de

2 Almacenista
material, si es posible, y efectúa la solicitud Recursos Físicos
de pedido de material a través de ERP.

• Si las existencias del material son

suficientes:

Remítase a la actividad 3.

Expide la salida de material de almacén en el Dirección de

3 Almacenista
ERP. Recursos Físicos

Realiza la entrega física al operador de Dirección de Auxiliar de

4
mantenimiento. Recursos Físicos Almacén

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5.3 CONTEO DE MATERIALES EN EL ALMACÉN

RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Define el tipo de conteo a realizar.

• Si es para todo el almacén:

Se retienen los artículos del almacén que se

van a contar físicamente. Oficina de
1 Administración Coordinador
Remítase a la actividad 2. del Campus

• Si es cíclico para ubicaciones o

artículos determinados:

Remítase a la actividad 2.

Genera listado de artículos a inventariar a Oficina de

2 Administración Coordinador
través de ERP.
del Campus

Realiza el conteo físico de las unidades del Oficina de Supervisor /

3 almacén a inventariar de acuerdo con el Administración Auxiliar de
listado. del Campus Almacén

Ingresa la información del conteo Oficina de Supervisor /

4 Administración Auxiliar de
manualmente al ERP.
del Campus Almacén
Revisa la conciliación artículos en el almacén
contra inventario en el sistema.

• Si corresponde al último conteo:

Realiza los ajustes de inventario, si se Oficina de

5 requiere. Administración Coordinador
del Campus
En este momento finaliza el procedimiento.

• Si no corresponde al último conteo:

Remítase a la actividad 2

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6. DIAGRAMA DE FLUJO

A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el

procedimiento “INVENTARIO DE MATERIALES DEL ALMACÉN DE CAMPUS Y
CONSTRUCCIONES”. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las
siguientes:

SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento

Permite dar continuidad a las actividades, evitando la

intersección de líneas. Representa una conexión entre
Conector de rutina
actividades del procedimiento de la misma página o
entre páginas.

Representa el enlace entre la última actividad de una

Conector de pagina
página y la primera de la siguiente.

Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la

unidad responsable y en el recuadro inferior la
Operación
descripción de la actividad desarrollada en del
procedimiento.

Indica el punto dentro del procedimiento en donde

Decisión o alternativa
surgen posibles caminos alternativos.

Representa cualquier tipo de documento asociado al

Documento
procedimiento.

Referencia un procedimiento establecido a nivel

Procedimiento predefinido
institucional o al interior de la Facultad/Unidad.

Representa el archivo de de documentos asociados al

Archivo
procedimiento.

Rutina de Sistemas de Representa actividades ejecutadas a través de los

Información diferentes Sistemas de Información.

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ENTRADA DE MATERIAL AL ALMACEN

INICIO

Auxiliar de Almacén
Dirección de Recursos Físicos

Recibe material entregado por el proveedor

Almacenista
Dirección de Recursos Físicos

Verifica físicamente los materiales recibidos

El material corresponde a sobrante de

SI una Orden de trabajo específico NO

Almacenista Almacenista
Dirección de Recursos Físicos Dirección de Recursos Físicos

Registra la Orden de Expedición de devolución Carga la recepción del material en el

en el ERP sistema

Auxiliar de Almacén
Dirección de Recursos Físicos

Ubica físicamente el material

.

FIN

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SALIDA DE MATERIAL DEL ALMACEN

INICIO

Operador de Mantenimiento
Oficina de Administración del Campus/ Oficina de
Construcciones

Se acerca al almacén a solicitar el material

requerido para la orden de trabajo

Almacenista
Dirección de Recursos Físicos
Verifica en el sistema la solicitud de material y
genera el plan de acopio.

las existencias del material son

SI suficientes NO

Almacenista
Almacenista Dirección de Recursos Físicos
Dirección de Recursos Físicos
Realiza la expedición por entrega parcial
Expide la salida de material de almacén en el del material, si es posible, y efectúa la
ERP solicitud de pedido de material a través de
ERP

Auxiliar de Almacén
Dirección de Recursos Físicos
Realiza la entrega física al operador de
mantenimiento

FIN

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CONTEO DE MATERIALES EN EL ALMACÉN

INICIO

Coordinador
Oficina de Administración del Campus

Define el tipo de conteo a realizar

SI El conteo es para todo el almacén NO

Coordinador Coordinador
Oficina de Administración del Campus Oficina de Administración del Campus
Retiene los artículos del almacén que se van a Genera listado de artículos a inventariar a
contar físicamente. través de ERP

Supervisor / Auxiliar de Almacén

Oficina de Administración del Campus
Realiza el conteo físico de las unidades del
almacén a inventariar de acuerdo con el listado

Supervisor / Auxiliar de Almacén

Oficina de Administración del Campus
Ingresa la información del conteo manualmente al
ERP

NO
Coordinador
Oficina de Administración del Campus
Revisa la conciliación artículos en el almacén
contra inventario en el sistema

SI Corresponde al último conteo

Coordinador
Oficina de Administración del Campus

Realiza los ajustes de inventario

, si se
requiere

FIN

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7. RELACIÓN DE REGISTROS

NOMBRE CÓDIGO

Listado de productos a inventariar N/A

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