PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SOCIO LABORAL GYM.MASL.PG.

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Fecha: 24/05/2013
GESTIÓN DE MATERIALES
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1. OBJETIVO

Establecer directrices para la gestión de materiales de los almacenes del Proyecto.

2. DESARROLLO

Requerimiento Recepción Almacenamiento Despacho Devolución

Figura 1 - Gestión de materiales.

2.1. Generalidades

El Jefe de Almacén es responsable de organizar y administrar eficientemente el

almacén con el propósito de que los recursos materiales y equipos que se
encuentran almacenados se conserven en óptimas condiciones de uso, se atiendan
oportunamente a los usuarios y se controlen eficazmente durante todo el proceso
de almacenamiento.

El Jefe de Almacén es responsable de la infraestructura del almacén, por ello debe

verificar que los almacenes de los Proyectos cuenten con:

 La implementación y mantenimiento del Programa 5”S”: clasificar,

ordenar, limpiar, normalizar y disciplinar.
 La documentación archivada y ordenada.
 La exhibición del layout, la señalética y el plan de firmas vigente.
 La exhibición de los manuales, folletos y MSDS de los materiales
peligrosos.
 Los registros de simulacros contra incendio, primeros auxilios y charlas de
minutos.

2.2. Requerimiento de materiales

Los requerimientos se realizan de acuerdo a la clasificación de los materiales, según:

El Ingeniero de Producción elabora semanalmente el look ahead de materiales y lo

MATERIALES entrega al Responsable del Control Logístico, quien consolida los look aheads de
ESTÁNDARES materiales de los todos los frentes a fin de generar el pedido al Jefe de Almacén.
El Jefe de Almacén registra las SI requeridas.
Los pedidos de los materiales críticos se realizan tomando en cuenta el
MATERIALES cronograma de materiales críticos que determina las cantidades y la fecha límite
CRÍTICOS para generar los pedidos y asegurar la disponibilidad del material en el Proyecto en
el momento que sea requerido.
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El Responsable del Control Logístico y el Jefe de Almacén definen los materiales

MATERIALES CON
con stock mínimo que serán registrados en el Oracle para que se genere
STOCKS MÍNIMOS
automáticamente los requerimientos.

Para materiales fuera de rutina los Ingenieros de Producción generan los

MATERIALES FUERA
requerimientos de materiales mediante el formato GYM.MASL.PG.31.F01 al Jefe
DE RUTINA
de Almacén, quien genera las SI correspondientes.

Tabla 1 - Requerimiento por clasificación de materiales.

El Jefe de Almacén archiva cronológicamente los requerimientos de materiales.

2.3. Recepción de materiales

La procedencia de los materiales puede ser de los proveedores, del almacén

tránsito de Lima y de otros almacenes de GyM. El Jefe de Almacén antes de aceptar
el material compara la OC con la guía de remisión remitente del proveedor y realiza
las siguientes actividades:

 Compara la unidad de medida del material en ambos documentos (OC y

guía de remisión).
 Inspecciona visualmente el estado del material o equipo.
 Cuenta, pesa y mide el material.
 Verifica el adecuado embalaje del material.

Existen dos casos para la recepción de los materiales del proveedor:

RECEPCIÓN EN EL PROYECTO RECEPCIÓN EN ALMACÉN TRANSITO LIMA

Se requiere crear un Almacén en tránsito en el Oracle

para el Proyecto.
El Jefe de Almacén registra inmediatamente la
Cuando el material llega al Almacén Transito Lima se
recepción del material en el Oracle, luego de dar
registra la entrada en el almacén de tránsito de la
como conforme las características,
Obra.
especificaciones y el estado de conservación del
Cuando el material llega al Proyecto se procede a
material.
transferirlo virtualmente en el Oracle desde el
almacén en tránsito Lima al almacén del Proyecto.

Tabla 2 - Recepción de materiales.

Para el control de calidad de recepción se solicita apoyo al área de Calidad,

Producción, OT o al área de Equipos; se presentan dos casos:
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LOS MATERIALES APRUEBAN EL CONTROL DE LOS MATERIALES NO APRUEBAN EL CONTROL DE

CALIDAD
El Jefe de Almacén sella la guía de remisión remitente
en señal de aceptación y la archiva.
La guía de remisión remitente la asocia a la OC y
registra el ingreso al almacén en el Oracle.
Tabla 3 - Casos para el control de calidad.
CALIDAD
El Jefe de Almacén pega en la guía de remisión la
etiqueta de color rojo QC = Rechazar.
El Jefe de Almacén comunica vía correo electrónico al
solicitante y al Responsable de Control Logístico el
motivo de la devolución enviando la OC y la guía de
remisión. Los materiales que no pasan el control de
calidad se devuelven al almacén transito Lima y/o
directamente al proveedor.
El Jefe de Almacén comunica el rechazo al
Administrador y al área de SSCC – Contables.

El Jefe de Almacén ingresa el código del material para generar el registro de entrada
en el Oracle que carga la información de la OC en forma automática.

Los materiales especiales por sus características y especificaciones son

recepcionados con el certificado de calidad para garantizar su idoneidad. El
Responsable de Compras exige al proveedor que envíe la certificación
correspondiente.

Los materiales especiales son:

 Productos siderúrgicos.
 Explosivos.
 Combustibles y lubricantes.
 Medicamentos.
 Insumos químicos fiscalizados.
 Soldadura.
 Pintura.
 Madera.
 Acabados de construcción.
Si los materiales son rechazados en el destino final por el solicitante, se colocan
transitoriamente en un estante acondicionado especialmente para las devoluciones
con su respectiva etiqueta roja QC = Rechazar. El Jefe de Almacén mantiene
actualizado y archiva cronológicamente la bitácora de rechazos, ver
GYM.MASL.PG.31.F02, y la envía mensualmente al Administrador y al área de
Logística de OP.

2.4. Almacenamiento de materiales

El Jefe de Almacén ordena los materiales identificados con su codificación de

ubicación, para ello utiliza el siguiente modelo:
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Figura 2 - Modelo de almacenamiento.

La codificación de ubicación se establece donde se interceptan las columnas con las

filas o niveles, en la figura:

 Es el almacén 1.
 Es el estante A1, el primero de la zona A del almacén 1.
 La intercepción es la fila A con la columna 4.
 Entonces, el código de ubicación será: 01.A1.A4.

Se presentan 2 casos:

PROYECTOS DE LARGA DURACIÓN PROYECTOS DE CORTA Y MEDIANA DURACIÓN

Se debe tener almacenes acondicionados en

Se debe tener almacenes fijos con estantería bien
contenedores metálicos de 40 pies con su respectiva
definida y codificación de ubicación.
estantería, señalética y codificación de ubicación.
Tabla 4 - Tipos de almacenes de acuerdo a la duración del Proyecto.

Para las reglas de almacenamiento de clase mundial, ver GYM.MASL.PG.31.A01.

Para las consideraciones de almacén en tránsito, ver GYM.MASL.PG.31.A02.

2.5. Despacho

2.5.1. Despacho de materiales

Los colaboradores y colaboradores operativos entregan al Jefe de Almacén los

vales de salida, ver GYM.MASL.PG.31.F03, con el frente y partida específico para
el control de costos y firmado por un responsable autorizado en el plan de firmas
vigente, ver GYM.MASL.PG.31.F04.

El Jefe de Almacén:

 Corrobora que la firma sea de un responsable autorizado en del plan de

firmas.
 Despacha el material solicitado.
 Registra los vales de salida diariamente en el Oracle.

2.5.2. Despacho de herramientas, equipos y EPP

El Jefe de Almacén:
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 Registra en la tarjeta de cargo, ver GYM.MASL.PG.31.F05, las herramientas,

equipos y EPP entregados a los colaboradores y colaboradores operativos
contra entrega de un vale de salida autorizado con las firmas
correspondientes.
 Archiva cronológicamente las tarjetas de cargo.
 Registra individualmente los EPP entregados a cada colaborador y
colaborador operativo en el formato, ver GYM.MASL.PG.31.F06, según
disposición del MTPE.
 Entrega el formato de registro de EPP al Jefe de Personal para su archivo en
la documentación de colaborador activo.

2.5.3. Despacho de materiales a subcontratistas

Para el despacho de materiales a subcontratistas, el Jefe de Almacén primero debe

emitir el vale de salida debidamente autorizado y luego generar la guía de
remisión remitente.

2.5.4. Reposición de herramientas, equipos y EPP

Para el despacho de herramientas, equipos y EPP, se hace contra la devolución de

las herramientas, equipos y los EPP usados, el Jefe de Almacén:

 Solicita la devolución de las herramientas, equipos y los EPP usados.

 Acondiciona un espacio donde se depositarán temporalmente las
herramientas, equipos y EPP usados para después darles el tratamiento de
desechos.
 Registra la devolución en la tarjeta de cargo y actualiza con las
herramientas, equipos y EPP que han sido renovados.

2.6. Devolución

2.6.1. Devolución de materiales sobrantes

El Jefe de Almacén:

 Asegura que el material este en óptimas condiciones de uso.

 Registra y archiva el formato de reingreso de materiales, ver
GYM.MASL.PG.31.F07.
 Registra la devolución en el Oracle al valor promedio ponderado.

2.6.2. Devolución de materiales defectuosos

En caso los materiales no cumplen las especificaciones de la OC se debe formular

el reclamo al proveedor, notificándole la devolución.
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Este proceso inicia con la devolución de los materiales al almacén. Los materiales
devueltos y calificados como defectuosos se ubican en un lugar separado de los
demás y son registrados en el formato, ver GYM.MASL.PG.31.F08.

El Jefe de Almacén:

 Emite las guías de remisión al proveedor.

 Registra la salida en el Oracle.
 Imprime el parte de salida y adjunta copia de la guía de remisión para ser
archivado.
 Informa las devoluciones al Administrador, al área de Contabilidad y el
Responsable de Control Logístico para que realicen las gestiones
necesarias con el proveedor y regularicen el registro contable y el pago.
 Actualiza la bitácora de rechazos, ver GYM.MASL.PG.31.F02.

2.6.3. Devolución de herramientas, equipos y EPP

Al momento que el colaborador y colaborador operativo se retiran del Proyecto:

 Entregan las herramientas, equipos y EPP al Jefe de Almacén contra

entrega del libre adeudo, ver GYM.MASL.PG.31.F09.
 Firman el libre adeudo y reciben una copia que deben entregar al Jefe de
Personal para el proceso de liquidación.

El Jefe de Almacén archiva cronológicamente las constancia de no adeudos.

3. CONTROL DOCUMENTARIO

El Jefe de Almacén archiva la siguiente documentación:

FORMATO ARCHIVO DIGITAL ARCHIVO FÍSICO

1. Requerimiento de materiales. √ √
2. Bitácora de rechazos. √
3. Vale de salida. √
4. Plan de firmas. √
5. Tarjeta de cargo y herramientas. √
6. Reingreso de materiales. √
7. Devolución de materiales defectuosos. √
8. Libre adeudo. √

4. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
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JA OT
1. Controla y recepciona los materiales en el almacén. √
2. Realiza el control de calidad en la recepción. √ √
3. Comunica la no aprobación de los materiales al solicitante. √
4. Registra los ingresos de materiales al almacén. √
5. Realiza el almacenamiento de los materiales. √
6. Realiza el despacho corroborando las firmas autorizadas en el plan de firmas. √
7. Coordina con los responsables del frente y partida la emisión de los vales de salida. √
8. Gestionar la transferencia de materiales entre Proyectos. √
9. Registrar y archivar el reingreso de materiales. √

JA : Jefe de Almacén.
OT : Responsable de Oficina Técnica.

5. REFERENCIAS Y ANEXOS

5.1. Documentos relacionados

No hay documentos.

5.2. Anexos

GYM.MASL.PG.31.A01 - Reglas de almacenamiento de clase mundial.

GYM.MASL.PG.31.A02 - Consideraciones del almacén en tránsito.

5.3. Formato

GYM.MASL.PG.31.F01 - Requerimientos de materiales.

GYM.MASL.PG.31.F02 - Bitácora de rechazos.
GYM.MASL.PG.31.F03 - Vale de salida.
GYM.MASL.PG.31.F04 - Plan de firmas.
GYM.MASL.PG.31.F05 - Tarjeta de cargo y herramientas.
GYM.MASL.PG.31.F06 - Registro de EPP.
GYM.MASL.PG.31.F07 - Reingreso de materiales.
GYM.MASL.PG.31.F08 - Devolución de materiales defectuosos.
GYM.MASL.PG.31.F09 - Libre adeudo.

5.4. Herramientas

No hay herramientas.