Unidad 2: Los pasos claves para el éxito de un proyecto

 Así como se habla de un ciclo de vida de los productos, los proyectos también se hablan
de un ciclo de vida bien definido y dividido en distintas fases, que van desde el inicio de
la idea hasta que el proyecto concluya. El objetivo de este ciclo es hacer más eficiente
la administración y control de los proyectos.
 La transición de una fase a otra está determinada por alguna forma de transferencia
física o entregable, la que deberá ser aprobada por él o los encargados respectivos. Para
ello, uno de los principales aportes en el éxito de cualquier proyecto es que todos los
involucrados acepten utilizar procesos y procedimientos comunes.
 Este acuerdo facilita el reparto de información, sobre todo cuando se trabaja en
distintos lugares y países. Incluso debemos preocuparnos de utilizar los mismos
sistemas informáticos o aplicaciones para guardar los datos. El propósito de todo ello
es crear un "idioma común" y compartido por el equipo, que sirva para ahorrar tiempo
y mejorar sustancialmente la comunicación.
 El ciclo de vida de un proyecto generalmente define:

o Qué trabajo técnico se debe realizar en cada fase;

o Cuando se deben generar los entregables y cómo se revisan, verifican y validan;
o Quién está involucrado en cada fase;
o Cómo se controla y aprueba cada fase.

Las fases del proyecto

 El ciclo de vida reconoce que los proyectos tienen un alcance limitado de vida y que
hay cambios predecibles en el nivel de esfuerzo y de enfoque a lo largo de la vida del
proyecto. Existen distintos modelos de ciclo de vida en la literatura de la administración
de proyectos. Muchos son únicos en una industria o tipo de proyecto específico.
 El Ciclo de Vida del Proyecto, con sus definiciones y fases, tiene como objetivo, hacer
más eficiente la administración y control de los proyectos.
 Por lo general, el ciclo de vida del proyecto atraviesa, en forma secuencial, cuatro
etapas: definición, planificación, ejecución y entrega.
 El punto de partida se inicia en el momento que arranca el proyecto. Los
 esfuerzos comienzan poco a poco, pero llegan a un punto máximo y luego caen hasta la
entrega del proyecto al cliente (sea interno o externo).
 Por lo general en la fase inicial del proyecto se utilizan pocos recursos, lo que implica bajos
costos, en las etapas intermedias se consume la mayor parte del presupuesto y en la fase
final el costo es relativamente bajo.
 ¿En qué fase del proyecto hay mayor nivel de incertidumbre? Obviamente al inicio. La
certeza de alcanzar un proyecto exitoso aumenta a medida que avanza el proyecto.
 ¿En qué fase del proyecto los interesados tienen mayor influencia? Al inicio es cuando más
pueden influir con cambios. Por ejemplo, es más fácil derribar una pared del segundo piso
en el plano, que derribarla cuando el edificio ha avanzado en su construcción hasta el
quinto piso.
 En la práctica algunos grupos de proyectos utilizan el ciclo de vida del proyecto para
representar la calendarización de las tareas más importantes en la vida del proyecto.

Procesos en la Dirección de Proyectos

 La Dirección de Proyectos tiene una marcada naturaleza integradora, según la cual acciones
o errores cometidos en un área afectan indefectiblemente a otras. Dichas interacciones, en
el seno del proyecto, pueden ser directas y evidentes o bien sutiles e inciertas. Por esta
razón la dirección exitosa de proyectos exige, muchas veces, el balance entre varios
objetivos del proyecto y el manejo activo de estas interacciones.
 La dirección de proyectos involucra la interrelación de Procesos, definiendo proceso como
una serie de acciones llevadas a cabo para lograr un resultado. Tienen que ver con la
descripción y organización de los trabajos.
Actividad Obligatoria 2: El proyecto y su ciclo de vida

En la Unidad 2 aprendemos un concepto fundamental acerca de la Dirección de Proyectos. Los

proyectos tienen un ciclo de vida, con etapas y, dentro de ellas, conjuntos de procesos que
permiten llevar a cabo el ciclo completo desde la definición de la inquietud que los genera, hasta
su entrega. Profundizaremos esto a lo largo de los siguientes módulos.

Dado el nivel de problemas que aún existen en el transporte público de la capital del país,
¿creería usted que el pasado 10 de febrero el Transantiago cumplió ocho años? ¿Qué se hizo
mal? ¿Dónde se presentaron los problemas? Cómo puede ser que 8 años después…

Los tiempos de espera de los buses de algunos recorridos puedan llegar a estar entre 20 y 30
minutos.
Algunos paraderos ubicados en lugares de alta afluencia de público no alberguen a todos sus
pasajeros (tema sensible en verano e invierno).
El metro esté “colapsado” y con una tasa de uso que hace que cualquier falla sea noticia en los
medios de comunicación y redes sociales.
Que todos los chilenos tengan que asumir el costo del transporte de una ciudad, pues éste no
es autosustentable.
Que los niveles de satisfacción del cliente, el pasajero, estén consistentemente por debajo de
todas las demás industrias que se evalúan en rankings tales como los realizados por Procalidad.

Pregunta

Pensando en el ciclo de vida de este proyecto, ¿qué problemas cree usted que se dieron dentro
de sus diferentes etapas y procesos? Escoja tres de los procesos descritos en la unidad de esta
semana, presente un problema (como los listados más arriba) y explique cómo cree que se
originó.

1. Proceso de iniciación:

Este modelo proviene del transporte público de Colombia, el Transmilenio, por lo tanto, hubo
un estudio de como el transporte se comportaba en los demás países, y vieron que el transporte
en Colombia era un modelo que seguir.

En el proceso de iniciación no se consideraron los impacto y riesgos potenciales que podría llevar
un nuevo sistema de transporte público en la región metropolitana, ya que a la fecha el modelo
en Colombia, también se encuentra en ascuas, por lo tanto, no hubo una visión estratégica a
futuro de que el modelo se iba a depreciar en el tiempo, por distintos factores económicos ,
sociales , culturales , etc.

2. Proceso de Planificación: la mala planificación hace que proyecto, defina mal su

presupuesto, y exista un impacto gigantesco en el fracaso de un nuevo modelo de
transporte a seguir. Cabe destacar que, a la mala coordinación de los trazados de las rutas
 con el ministerio de transporte, se crearon paraderos que, en la actualidad, pasaron ser
fantasma, y como señala el enunciado, el público general tuvo que asumir el costo de este
modelo, por un mal servicio.

3. Proceso de Cierre: Escasa satisfacción del cliente o usuario del transporte público, originado
por la mala calidad del servicio basada en tiempos de espera muy elevados e infraestructura
de paraderos no acorde a los exigencias. Se tiene la impresión que no se aprende de los
errores ocasionados lo que ha hecho que aún sea un servicio deficiente en la actualidad.

Pregunta 11 punto

Le encargan en su trabajo la misión de liderar un proyecto de externalización de servicios de

informática de su empresa. Para esto debe aplicar la visualización de su proyecto en los
procesos definidos: iniciación, planificación, ejecución, control y cierre. ¿En qué fase de su
proyecto tendrá mayor nivel de incertidumbre?

Selecciona tu respuesta:
A) En la ejecución, ya que no sabré si mi proyecto funcionará.
B) En la iniciación, porque es cuando estoy recién partiendo y no tengo certeza de nada.
C) En el cierre.
D) En la ejecución, por el rendimiento del equipo.

La alternativa correcta es: En la iniciación, porque es cuando estoy recién partiendo y no tengo certeza de
nada.

Al inicio la certeza de alcanzar el éxito en el proyecto es menor. A medida que avanza el proyecto
disminuiremos la incertidumbre porque estaremos con más cosas resueltas y avanzadas.

Pregunta 21 punto

Usted está dictando una clase de Dirección de Proyecto y un alumno le hace la siguiente
pregunta: ¿En qué etapa del proyecto los interesados tienen mayor influencia? ¿Qué
respondería usted?

Selecciona tu respuesta:
A) Al inicio.
B) Minutos antes de finalizar el proyecto.
C) Luego de completar el plan para la dirección del proyecto.
D) En medio de la etapa de ejecución.
E) Ninguna de las anteriores.

La alternativa correcta es: Al inicio.

Al inicio la incertidumbre es mayor, los interesados tienen mayor poder para realizar cambios y los costos
de esos cambios son menores.

Pregunta 31 punto
La correcta construcción de la EDT es el punto más relevante de la fase de planificación.
Selecciona la alternativa que NO contiene un argumento sobre la importancia de la
construcción de la EDT.

Selecciona tu respuesta:
A) Porque es la base para construir la carta Gantt del proyecto.
B) Porque sirve para definir el presupuesto.
C) Porque acorta el tiempo en el proceso de planificación, y mientras más rápido mejor.
D) Porque en esta se desagrega el trabajo hasta llegar a elemento que se puedan asignar a
organizaciones o individuos.

La alternativa falsa es la alternativa c, ya que la construcción de la EDT no acorta el tiempo del proceso
de planificación, sino que eventualmente lo alarga. Esto no es algo negativo, sino que todo lo contrario. Si
destinamos un tiempo razonable al proceso de planificación, es probable que el proyecto tenga éxito.

Pregunta 41 punto
El documento de requerimiento del proyecto (DRP) es importante porque:

Selecciona tu respuesta:
A) Presenta a los integrantes del equipo.
B) Define la carta Gantt del proyecto.
C) Permite costear el proyecto.
D) Presenta información como el nivel de riesgo y criterio de éxito, entre otras.

La alternativa correcta es: Presenta información como el nivel de riesgo y criterio de éxito, entre otras.

El DRP presenta información tal como el nivel de riego, criterio de éxito y/o aceptación, medidas de costo,
tiempo, alcance y calidad, niveles de comunicación, etc. Las alternativas expuestas en los puntos a,b,y c
se definen en la siguiente etapa.

Pregunta 51 punto
Una pareja que necesita una casa nueva, posiblemente, dedicará tiempo a determinar las
especificaciones de ella: tamaño, estilo, número de habitaciones, ubicación, cantidad que
desean invertir y la fecha en que les gustaría ocuparla. Aplicando lo estudiado, ¿en qué
proceso del Ciclo de Vida del proyecto ubicaría esta situación?

Selecciona tu respuesta:
A) En la iniciación del proyecto.
B) En la planificación del proyecto.
C) En la ejecución del proyecto.
D) En el lanzamiento del proyecto.
E) Ninguna de las anteriores.

La alternativa correcta es: En la iniciación del proyecto.

El proceso de iniciación comienza con una etapa conceptual, donde se analiza la factibilidad del proyecto
a encarar. Se realizan estudios económicos, de riesgos, de oportunidades y estratégicos. Sus resultados
sirven como elementos importantes para decidir proseguir o no con el proyecto.

Pregunta 61 punto
Con respecto al caso del Rally Dakar, ¿qué se puede determinar en cuanto a la relación entre
la Planificación y el Cierre del proyecto?

Selecciona tu respuesta:
A) Son actividades claramente diferenciadas y, por lo tanto, no hay relación entre ellas.
B) La Planificación es más importante que el Cierre, en el resultado del proyecto.
C) Se pueden relacionar, para generar mejoras en futuras versiones del proyecto.
D) Puede faltar una de las dos y el resultado se puede lograr de igual forma.
E) Todas las anteriores.

La alternativa correcta es: Se pueden relacionar, para generar mejoras en futuras versiones del proyecto.

Existe una estrecha relación entre la planificación y el cierre del proyecto, porque de esta forma se
pueden implementar mejoras que se detectaron en la experiencia, que sirvan para futuros proyecto como
el Dakar u otros.

Pregunta 71 punto
Aplicando lo estudiado podemos determinar que, con respecto al Rally Dakar, específicamente
en relación a la Planificación del proyecto, influye en el resultado el hecho que:

I) Es un producto de tantos años que no hay que innovar planificando algo diferente a
temporadas anteriores.
II) No se debe planificar con mucha anticipación, ya que todo está predefinido.
III) Es una actividad que se debe realizar involucrando a las diferentes instituciones con las que
se despliega el evento.
Selecciona tu respuesta:

A) Sólo I.
B) Sólo II.
C) Sólo III.
D) II y III.

La alternativa correcta es: Sólo III.

“Dado que se trata de un proyecto-país, se involucra a todas las instituciones que en sus funciones tienen
relación directa con temas asociados a la competencia”, explica la coordinadora. Los proyectos son
únicos y, aunque traten de una misma materia, siempre tendrán un contexto y un desarrollo propio y
diferente cada vez que se desarrollen. Con lo anterior se descartan las alternativas I y II.

Pregunta 81 punto
Con respecto a la relación del liderazgo con los distintos procesos del proyecto, es verdadero
que:

I: La inflexibilidad del líder no afecta al desarrollo del proyecto.

II: El líder de proyectos deberá aplicar diferentes competencias de liderazgo durante el
desarrollo de su proyecto.
III: Las características de “Gran Motivador” deben estar presentes en el proceso de
planificación y de Ejecución y control.
IV: Debe existir un solo líder de proyecto
Selecciona tu respuesta:
A) Sólo I.
B) I y II.
C) I, II y IV.
D) II, III, y IV.

La alternativa correcta es: II, III, y IV.

Sólo la opción I es falsa, puesto que la inflexibilidad del líder afecta enormemente el desarrollo del
proyecto, ya que en cada etapa se necesitan competencias de liderazgo diferentes.

Pregunta 91 punto
De acuerdo al material complementario, ¿En qué se basa la capacidad de gestionar proyectos?

Selecciona tu respuesta:
A) Construir ambientes de trabajo óptimos.
B) Construir ambientes de trabajo orientados a cumplir con la exigencia de los tiempos.
C) A buscar la excelencia.
D) Todas las anteriores.

La alternativa correcta es: Todas las anteriores.

“La capacidad de gestionar proyectos se basa en la habilidad de construir ambientes de trabajo óptimos
orientados a cumplir con la exigencia de los tiempos, a saber: LA BÚSQUEDA DE LA EXCELENCIA. Este
esfuerzo ha de ser permanente teniendo siempre en cuenta todos los factores que inciden en la correcta
ejecución de los procedimientos y métodos concebidos para el cumplimiento de los objetivos y metas"
(“Habilidades necesarias para dirigir un proyecto... a propósito de unas palabras de Mahatma Gandhi”).

Pregunta 101 punto

Generalmente, ¿en cuál fase del ciclo de vida es que el proyecto incurre en la mayoría de sus
costos?

Selecciona tu respuesta:
A) Fase de Definición.
B) Fase de Planificación.
C) Fase de Ejecución.
D) Fase de Entrega.

La alternativa correcta es: Fase de Ejecución.

Es durante la ejecución que ocurre el mayor uso de recursos, pues se llevan a cabo trabajos internos,
compra de equipos, compra de licencias y contratación de recursos externos (contratistas, proveedores),
entre otros. En esa etapa o fase se construye, se desarrolla, se instala, se implementa el proyecto que se
pensó en las etapas previas.