MATERIAL DE APOYO SEMANA 2

EVALUACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS I

UNIDAD I

Los proyectos como sustento de un programa de inversiones

Todos los grandes logros de la humanidad, desde la construcción de las

grandes pirámides hasta el descubrimiento de una cura para la poliomielitis o
poner a un hombre en la Luna, comenzaron con un proyecto.

La administración de proyectos es más que un conjunto de herramientas; es un

estilo de administración, orientado a resultados, que le da una importancia
especial a la consolidación de relaciones de colaboración, entre una diversidad
de caracteres. A la gente capacitada en la administración de proyectos le
esperan grandes oportunidades.

Desde hace mucho, el enfoque de proyectos ha sido el estilo de hacer

negocios en la industria de la construcción, en los contratos del Ministerio de
Defensa de Estados Unidos, en Hollywood y en las grandes empresas de
consultoría. Ahora se ha extendido a todas las áreas de trabajo. Hoy día
existen equipos para realizar proyectos tan diversos como ampliar puertos,
reestructurar hospitales o mejorar los sistemas de información. Fabricantes de
automóviles como Toyota, Nissan y BMW atribuyen su capacidad para ganar
un segmento importante del mercado automotriz al uso de equipos de
administración de proyectos, los cuales pronto desarrollan nuevos vehículos
que incorporan la última tecnología automotriz. El efecto de la administración
de proyectos es más profundo en áreas de tecnologías de información (TI),
donde los nuevos héroes son jóvenes profesionales cuyos grandes esfuerzos
conducen al flujo constante de nuevos productos de hardware y software.

La administración de proyectos no se limita al sector privado. También es un

vehículo para hacer buenas obras y resolver problemas sociales. Por ejemplo,
tareas tales como llevar ayuda de emergencia al área del Golfo de México que
devastó el huracán Katrina, diseñar una estrategia para reducir el crimen y el

1
abuso de drogas en una ciudad, u organizar un esfuerzo comunitario para
renovar un parque público, todo esto sería beneficiado con la aplicación de
habilidades y técnicas modernas de la administración de proyectos.

Importancia de una evaluación técnica de los proyectos en su proceso de

desarrollo y crecimiento económico.

• Identificación adecuada de las alternativas de inversión

• Priorización de las demandas de inversión de la economía

• Identificación de los beneficios y costos que involucra un proyecto

El éxito o fracaso de un proyecto depende, en gran medida, de su grado de

evaluación, que no es otra cosa que la valoración de sus riesgos, gastos,
beneficios, recursos y elementos. O dicho de otra manera, se trata de buscar la
mejor alternativa de ejecución. Todo proceso de evaluación implica situarse en
escenarios hipotéticos. El objetivo es poner el proyecto en dichos escenarios y,
a la vez, tratar de plantear los retos que ello implicaría para el cumplimiento de
las metas iniciales. De esto modo, los gestores del proyecto pueden introducir
los cambios que mejoren la ejecución del mismo.

En ese sentido, la evaluación de proyectos representa numerosas

ventajas y beneficios para las organizaciones.

• Mejora la toma de decisiones, que puede hacerse efectiva tanto en la

fase de planificación como en etapas posteriores o, incluso, al final del
proyecto. Una buena evaluación proporciona información valiosa para
introducir las reformas convenientes.

• Identifica los principales riesgos, lo cual permite crear estrategias para

aminorar los efectos de esos riesgos y seguir adelante con las tareas
propuestas.

• Promueve un alto grado de organización conjunta, es decir, de todos

aquellos que hacen parte del proyecto. Una evaluación eficaz promoverá
la eficiencia y el grado de compromiso en los grupos de trabajo.

2
 • Reduce los costes del proyecto, tanto los que estaban previstos en la
fase inicial como aquellos que se derivan de fallos o errores.

Tipos de evaluación de proyectos. Características

Sin embargo, un indicador significativo para medir las ventajas de la evaluación

de un proyecto es el momento en que el proceso se lleva a cabo. No es lo
mismo evaluar el proyecto al inicio que en sus distintas fases, lo cual tendrá
efectos distintos en cada caso. Veamos los tipos de evaluación según el
momento de intervención:

a) Inicial: Es la que se efectúa antes de la aprobación del proyecto y sirve para

fijar su viabilidad, eficacia y pertinencia. Por lo general, consiste en la elección
de una alternativa factible entre varias, adaptándola a las necesidades del
proyecto. En algunas ocasiones, esta elección genera cambios en la hoja de
ruta del proyecto, así como en el número de sus ejecutantes, los roles de los
mismos y su jerarquía de objetivos.

b) Continua: Como su propio nombre lo indica, es la que se realiza mientras el

proyecto está en marcha. Su función es similar a la del monitoreo, pues resulta
una herramienta eficaz a la hora de determinar si los objetivos propuestos para
cada fase se han cumplido y si es preciso introducir cambios que mejoren la
ejecución de las tareas.

c) Final: Este tipo de evaluación se realiza al término de los proyectos y su

función es determinar si se han cumplido los objetivos de la fase de
planificación. Lo anterior implica indagar no sólo por los aspectos positivos,
sino también por los efectos negativos del proceso.

d) De impacto: La evaluación de impacto debe realizarse pasado un tiempo

desde la ejecución del proyecto. Su objetivo es conocer los cambios (positivos
y negativos) que ha traído la aplicación del plan inicial. Es recomendable para
proyectos de largo alcance, pues su aplicación suele llevarse a cabo en un
plazo estimado de 4 ó 5 años.

3
Objetivos fundamentales de los proyectos

Una vez que está clara la definición de proyecto, es necesario plantear para
qué sirve un proyecto o por qué llevarlo a cabo; es decir, qué objetivos persigue
su realización. Para dar respuesta a estas preguntas, se puede decir que un
proyecto responde básicamente a cuatro objetivos, reflejados algunos de ellos
en las definiciones de proyecto aportadas:

a) Conseguir un resultado final. El primer objetivo es el resultado final del

proyecto, es decir, la obra que se quiere realizar, el objeto que se quiere
producir o el servicio que se quiere prestar; y supone el origen y
justificación del mismo, por lo que se puede considerar el objetivo más
importante y significativo. Pero conseguir el objetivo técnico no es
suficiente por sí solo, sino que además se deberá tener en cuenta los
objetivos que se reflejan a continuación de este, el plazo de realización y
el coste del proyecto, buscando siempre un equilibrio entre los tres
elementos.

b) Buscar un coste económico equilibrado. A la hora de planificar y ejecutar

un proyecto, siempre se deberá tener en cuenta qué recursos
económicos van a ser necesarios, de forma que se busque su eficacia y
eficiencia. Se trataría de lograr los objetivos establecidos, equilibrando
esa consecución de objetivos con una rentabilidad económica y, en su
caso, social del proyecto. En el caso de proyectos externos, el objetivo
de coste suele estar definido y tiene una importancia grande.
Normalmente existe un contrato o convenio, y el proveedor deberá
respetarlo o tendrá dificultades para revisar al alza el presupuesto. En
proyectos internos es frecuente que el objetivo de coste no figure de
forma explícita, aunque es conveniente que sí lo haga.

c) Cumplir un plazo establecido. Como se apuntaba en alguna de las

definiciones aportadas, para la realización de un proyecto se dispone de
un tiempo limitado. Por ello es importante realizar un cronograma o
planificación del tiempo adecuado, además de realizar un seguimiento

4
 del tiempo durante el desarrollo del proyecto, buscando cumplir el plazo
previamente establecido. El cumplimiento de plazos es un aspecto al
que conviene prestar atención durante el desarrollo de proyectos, ya que
es habitual que se produzcan desviaciones sobre el tiempo
preestablecido.

d) Satisfacer las necesidades del usuario o cliente. Este cuarto aspecto es

también importante, además de los tres anteriores, ya que todo proyecto
responde a un diagnóstico previo y a unas necesidades previamente
identificadas. Además, este elemento tiene una importancia creciente
hoy en día debido a la introducción de la gestión con criterios de calidad
en un cada vez mayor número de organizaciones

5
 BIBLIOGRAFÍA

• Administración profesional de proyectos, la guía Chamoun Yamal – Mc

Graw Hill.

• Carrión Rosende, Iñigo. Guía para la elaboración de proyectos. 2010