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OBJETIVO
El presente documento tiene por objeto establecer la metodología para preparar los
Planes Anuales de Compras y Contrataciones de bienes, obras, consultorías y servicios
diferentes a las consultorías por parte de las Entidades que comprenden el Gobierno
Central y Desconcentradas, las instituciones Descentralizadas, Hospitales y Regiones
Departamentales, y cualquier Entidad que contrate la adquisición de bienes, obras,
consultorías y servicios diferentes a las consultorías con fondos públicos, en virtud de
las disposiciones del Articulo No. 5, 6, 23, 31 numeral 4 de la Ley de Contratación de
Estado; 37, 38, 78, 79 y 81 de su Reglamento; Articulo 4 de la Ley de Transparencia y
Acceso a la Información Pública y Decreto Ejecutivo Numero 010-2005.
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METODOLOGÍA PARA PREPARAR LOS PLANES PACC
ANUALES DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
INTRODUCCIÓN
Pero este proceso de compra y contratación no logra ser eficiente y eficaz, sin que el
Estado tenga una adecuada y oportuna planificación de compras y contrataciones; y no
solo tenerla, sino que cumpla con la misma.
1. ¿Quién requiere?
2. ¿Cuándo lo requiere?
3. ¿Dónde lo requiere?
4. ¿Cuánto requiere?
5. ¿Cómo lo requiere?
Por esto, desde hace ya varios años en los diferentes foros internacionales de compras y
contrataciones gubernamentales se trata sobre la importancia de la planificación de
compras en los Gobiernos, como un requisito imprescindible para lograr los planes
estratégicos que a corto, mediano y largo plazo se trazan.
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ANUALES DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
Son muchas las decisiones que hay que tomar y muchas las actividades que hay que
realizar hasta llegar a implantar un sistema que funcione de forma eficiente y busque la
excelencia de manera sistemática.
El primer paso es conocer, a través del análisis, en qué punto esta nuestra organización
en relación a cada uno de los distintos aspectos de la planificación de compras y
contrataciones, identificando las principales deficiencias, carencias y problemas que
impiden mejorar la satisfacción de los grupos interesados. En segundo lugar, el análisis
nos debe llevar a definir y sistematizar las posibles acciones de mejora que maximicen
el impacto de la acción de la Entidad. Estas acciones, una vez programadas, priorizadas,
valoradas y, en su caso, aprobadas conformarán el Plan Anual de Compras y
Contrataciones. Este “Plan” deberá ser coherente con el Plan Operativo Anual de la
Entidad Contratante y dar respuesta a las necesidades y expectativas de las partes
interesadas, para poder desarrollar sus programas y proyectos.
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ANUALES DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
DEFINICIONES BÁSICAS
Bienes: Los objetos de cualquier índole, incluyendo las materias primas, los productos,
los equipos, otros objetos en estado sólido, líquido o gaseoso, así como los servicios
accesorios al suministro de esos bienes, siempre que el valor de los servicios no exceda
del de los propios bienes.
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equipo fijo, la decoración y el acabado, y los servicios accesorios a esos trabajos, como la
perforación, la labor topográfica, la fotografía por satélite, los estudios sísmicos y otros
servicios similares estipulados en el contrato, si el valor de esos servicios no excede del
de las propias obras.
Plan Operativo Anual (POA): Documento donde se describen todos los proyectos,
programas que realizará la Entidad y debe estar perfectamente alineado con el Plan
Estratégico Institucional de la Entidad, y su especificación sirve para concretar, además
de los objetivos a conseguir cada año, la manera de alcanzarlos por parte de cada
unidad de la Entidad.
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Unidad Requirente: Termino utilizado en la normativa para referirse a los distintos
departamentos de la institución cuando solicitan la compra de un determinado Bien,
contratación de Servicios, contratación de Consultorías o ejecución de Obras.
Visión: Describe cómo desea ser la organización en el futuro. Significa construir una
imagen de la organización y su entorno que sirva de guía para modelar de forma
coherente la estrategia y la toma de decisiones.
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CAPÍTULO I:
PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS Y
CONTRATACIONES
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Para facilitar la descripción de cada una de las fases, se han establecidos los siguientes
epígrafes, que mantendrán un esquema similar al que se indica a continuación:
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Objetivo:
El proceso se inicia con la designación de un responsable que lidere el proceso, que será
el Área de Planificación y Desarrollo o su equivalente y la asignación de un equipo de
trabajo, integrado por un representante de cada Unidad Requirente de la Entidad
Contratante.
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entendiéndose como documento resultante el Plan Anual de Compras y
Contrataciones (PACC).
Resultados esperados:
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Objetivo:
Enmarcar en el tiempo el plan que se va a realizar, con la finalidad de llegar al éxito del
mismo canalizando correctamente los esfuerzos que se van a invertir.
Para realizar esta fase se considerar que hay dos tipos de referencia que se puede
utilizar, la de contexto que se relaciona al marco de tiempo y la de medición que se
relaciona con hitos de revisión. La mejor forma de desarrollar cronogramas es bajo
periodos de tiempo de: corto, mediano y largo plazo.
Considerar mas de este tiempo seria irreal (no olvidemos que los planes se ajustan). La
mejor practica es encadenar planes uno después de otro, el punto fino para lograrlo es
que cada ciclo “largo plazo” que se complete, represente un hito importante para el
plan.
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ESTADO (ONCAE), a los fines de su difusión a través del Portal
administrado por el Órgano Rector, siendo a su vez obligatorio, la
difusión en la página web institucional a través del Instituto de Acceso a
la Información Pública (IAIP).
Cada Entidad Contratante deberá asignar el tiempo que crea necesario invertir en cada
uno de los periodos para lograr su cometido, pero teniendo siempre a la vista cual es la
fecha tope para hacer entrega del presupuesto, que utiliza como insumo directo el Plan
Anual de Compras y Contrataciones.
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CUADRO I
Ejemplo de Cronograma de Trabajo
May Jun Jul Ago Sept Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr
Preparación
Presentación
Consolidación
Aprobación
Comunicación
Seguimiento
*Este cronograma solo es ilustrativo de cómo se debe establecer el esquema de tiempos de cada una de las Entidades
Contratantes, tomando como tiempo limite la fecha tope para la presentación del presupuesto que indique el Estado para el año
respectivo.
Para poder determinar los tiempos y que información se debe incluir en el Cronograma
de Trabajo, debemos considerar:
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Dentro de cada periodo la Entidad Contratante deberá realizar cierta cantidad de tareas
para poder así obtener lo que deberá planificar en su Plan Anual de Compras y
Contrataciones, para esto se recomienda utilizar cualquiera de los métodos disponibles
para la planificación como lo son, Sistemas de Roy, Diagrama de Gantt u otro. Lo
importante es utilizar el sistema de planificación que la Entidad se sienta más a gusto.
Resultados esperados:
Confección del Cronograma de Trabajo que deberá ser cumplido en su cabalidad por
parte de cada una de las Entidades Contratantes.
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Objetivo:
Para ello, la Entidad Contratante deberá identificar todos sus referentes estratégicos
para poder obtener el Plan Anual de Compras y Contrataciones, que será el camino
para poder lograr los resultados esperados de la misma.
Se propone que la actividad se realice en dos pasos para que sea mas eficiente:
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ANUALES DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
1) La identificación de incoherencias.
2) Posteriormente, el equipo de trabajo revisa y completa el análisis y los resultados,
identifica las áreas en las que hay que introducir cambios, y finalmente
determina las acciones de mejora que deben incluirse en el Plan Operativo Anual.
Resultados esperados:
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Objetivo:
La finalidad que se persigue es contar con una lista de bienes, obras, consultorías y
servicios distintos a servicios de consultoría que requiere la Entidad Contratante para el
cumplimiento de las actividades plasmadas en el Plan Estratégico Institucional y el Plan
Operativo Anual, teniendo claro cuáles son gastos de planilla (los cuales no forman parte
del Plan Anual de Compras y Contrataciones), gastos operativos y gastos de inversión
(estos últimos si forman parte del Plan Anual de Compras y Contrataciones).
I. Método Estadístico:
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A pesar de ser un método más ágil y confiable para obtener la información de lo que
necesitamos para el futuro, se debe cumplir con ciertas etapas para así obtenerla:
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ANUALES DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
lograda esta etapa podemos conocer lo que realmente debemos poner dentro del
Plan Anual de Compras y Contrataciones.
6) Adecuación al Plan Anual de Compras y Contrataciones: Todos los resultados
logrados en la etapa anterior, se encuentran listos para su publicación en el Plan
Anual de Compras y Contrataciones.
La estimación se debe hacer sobre los históricos y de tener alguna Unidad Requirente de
la Entidad Contratante alguna necesidad extraordinaria para el año siguiente, lo
deberán contemplar dentro de los requerimientos a incluir en su Plan Anual de
Compras y Contrataciones.
Ejemplo de materiales que se deben estimar con este método: resmas de papel,
consumibles de impresora, útiles de oficina, papel higiénico, papel toalla, materiales de
limpieza personal e industrial, entre otros.
Las Entidades Contratantes deberán evitar solo aplicar el método estadístico debido a
que el objetivo de la entidad ante los ciudadanos es confeccionar nuevos programas,
proyectos y servicios para brindarle respuesta a sus necesidades. Por esta razón,
requieren año tras año generar nuevos requerimientos para cubrir dichas necesidades,
dando como resultado una escasez de información histórica para poder utilizar dicho
método, por lo cual necesitamos tener funcionarios que desarrollen la capacidad de
estimar de forma precisa tanto los costos de los programas y proyectos como los plazos
para su ejecución, valiéndose de este Método Determinístico.
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ANUALES DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
Para poder llegar a establecer este plan de trabajo de una manera eficiente, se deberá
seguir los siguientes pasos:
Una vez que comprenda quienes son los interesados, el siguiente paso es conocer sus
necesidades. Luego de que se cuente con una lista completa de las necesidades es dar
prioridad a ellas. De la lista de prioridades, se crean un conjunto de objetivos que
pueden medirse fácilmente.
Usando los objetivos que ha definido en el No. 1, se crea una lista de los productos que
el proyecto tiene que entregar a fin de cumplir esos objetivos. Se especifica cuando y
como cada artículo debe ser entregado.
Se agregan los entregables al plan de proyecto con una fecha de entrega estimada. Las
fechas de entrega más exactas serán establecidas durante la fase d programación, que se
muestra a continuación.
Se debe crear una lista de tareas que deben llevarse a cabo para cada elemento
identificando en el paso No. 2. Para cada tarea se debe identificar lo siguiente:
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Resultados esperados:
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Objetivo:
Resultados esperados:
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Objetivo:
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ANUALES DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
Primeramente, deberán codificar, en base al Catalogo de Bienes y Servicios de la
Dirección General de Contrataciones Públicas.
La utilización de este sistema de codificación y clasificación adoptada por el Estado
tiene una serie de objetivos generales, que son:
Los planes de trabajo que contienen los requerimientos de cada Unidad Requirente de
la Entidad, deben contener estos códigos para así poder consolidar todos los planes por
unidad en un solo Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Entidad.
Resultados esperados:
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ANUALES DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
Objetivo:
Del mismo modo, la Máxima Autoridad Ejecutiva envía el Plan Anual de Compras y
Contrataciones, al Área de Planificación y Desarrollo o su equivalente a los fines de que
pueda ejecutar la fase de seguimiento y monitoreo y por último a la Dirección
Administrativa y Financiera para su remisión a la Oficina Normativa de Contratación y
Adquisiciones del Estado (ONCAE) y se inicien los trámites de asignación
presupuestaria.
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aprobación. Esta reducción en el presupuesto da como resultado que el Plan Operativo
Anual de la Entidad se vea afectado directamente, posiblemente en una reducción de la
cobertura de los programas, proyectos y obras de la Entidad como también puede llegar
a ocurrir, en el peor de los casos, la eliminación total de alguno de ellos.
Debido a esto se debe evitar cometer el error de no realizar las modificaciones al Plan
Anual de Compras y Contrataciones, resultantes de una reducción en el presupuesto
que modifica a su vez el alcance de un Plan Operativo, puesto que la Entidad puede
estar planificando la adquisición y contratación de los insumos y servicios para
determinado programa, proyecto u obra, que al momento de buscar la partida
presupuestaria no cuenta con los fondos suficientes, debido a que fue reducido o
eliminado en la aprobación del presupuesto, dando como resultado la perdida de la
Entidad y la desconfianza de los posibles oferentes en el Plan Anual de Compras y
Contrataciones publicado, ya que no llega a cumplirse.
Resultado esperados:
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Objetivo:
Establecer un método sistemático para monitorear y dar seguimiento del avance del
Plan Anual de Compras y Contrataciones, valorando el cumplimiento de las fechas de
ejecución de las adquisiciones y el valor de las mismas e incluyendo modificaciones a lo
establecido en base a lo ocurrido en el periodo transcurrido.
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Si no se establece un sistema de seguimiento riguroso y bien definido se corre un alto
riesgo de que el Plan Anual de Compras y Contrataciones se diluya en el día a día de la
Entidad Contratante.
Resultados esperados:
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CAPÍTULO II:
SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PLAN
ANUAL DE COMPRAS Y
CONTRATACIONES
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Una de las características de los países desarrollados es que han incorporado a sus
procesos, elementos de gestión que les permitan evaluar sus logros o señalar falencias
para aplicar los correctivos necesarios. Estos elementos conocidos como indicadores se
deben establecer desde el mismo momento en que se elabora el plan de desarrollo
estratégico y se aplican a este, al plan operativo y al plan de compras en momento de
verdad o en la etapa de evaluación.
Por tanto, todo se puede medir y por tanto todo se puede controlar, allí radica el éxito
de cualquier operación, no podemos olvidar: “lo que no se mide, no se puede
administrar”. El adecuado uso y aplicación de estos indicadores serán una base de
generación de ventajas competitivas sostenibles.
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I. Diseño del Sistema de Seguimiento y Evaluación.
II. Indicadores.
Los objetivos y tareas que se propone una entidad deben concretarse en expresiones
medibles, que sirvan para expresar cuantitativamente dichos objetivos y tareas, y son
los “Indicadores” los encargados de esa concreción.
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ANUALES DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
Los indicadores son formas operativas de las variables. Lo que se conoce como
operacionalización de variables consiste en la transformación de variables generales, no
observables directamente, en variables empíricas o indicadores de desempeño, de
naturaleza cuantitativa o cualitativa, pero siempre evaluables.
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ANUALES DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
En general, los tres principios que deben guiar la selección de indicadores son los
siguientes:
Fórmula:
Plan Anual de Compras y Contrataciones Ejecutado
x 100
Total del Plan de Compras y Contrataciones
Definición: Este indicador corresponde al porcentaje total que fue ejecutado del
Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Entidad. Se calcula dividiendo el
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Fórmula:
Valor Real - Valor Adjudicado
x 100
Valor Adjudicado
Fórmula:
Número de Adquisiciones Realizadas
x 100
Número de Adquisiciones Planificadas
Fórmula:
Valor Adquirido del Rubro
x100
Total del Plan Anual de Compras y Contrataciones
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ANUALES DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
6. Nombre del Indicador: PORCENTAJE DE TIPO DE PROCEDIMIENTOS DE
SELECCIÓN UTILIZADO.
Los indicadores antes mencionados son los que se pueden verificar directamente desde
el Formato Único Estándar, dicho formato es el que las entidades deben utilizar para
dejar plasmado su Plan Anual de Compras y Contrataciones.
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CAPÍTULO III:
FORMATO ÚNICO DEL PLAN ANUAL DE
COMPRAS Y CONTRATACIONES
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Esta información consolidada se deberá ingresar al Formato Único Estándar del Plan
Anual de Compras y Contrataciones, respetando la estructura de columnas que
presenta. Por esta razón se procederá a explicar cómo se debe hacer el ingreso de la
información, que se estructura de la siguiente forma, tomando en cuenta los aspectos
siguientes:
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Costo Estimado. Se debe ingresar el precio estimado por cada razón de
adquisición o compra, ya sea bien, obra, consultorías o servicios distintos a los
servicios de consultoría.
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proceso. La asignación del número de los procesos en forma anticipada, no
implica que estos deban ser los definitivos para cada proceso.
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CONCLUSIÓN
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1. Levantamiento de la Información: Esto quiere decir, determinar que se necesita
durante el próximo periodo fiscal. Esto se realiza como se indico en el texto en
base a consumos históricos y proyectando sus requerimientos futuros.
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