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MARCO TERICO:

PLANIFICACION OPERATIVA
Es el proceso ordenado que permite seleccionar, organizar y presentar en forma integrada
los objetivos, metas, actividades y recursos asignados a los componentes del proyecto,
durante un perodo determinado.
Los objetivos, estrategias, resultados esperados, indicadores y recursos necesarios de la
planificacin operativa son de corto plazo, generalmente un ao y se derivan de la
planificacin estratgica donde se formulan el plan global de inversiones, el marco lgico
y las estrategias de ejecucin; as como la identificacin de demandas con los usuarios
del proyecto. MEZA, Ronald (2003).

PRINCIPIOS

Los principios en los que se basa la planificacin operativa son:

PARTICIPANTES Y RESPONSABILIDADES:

PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL (POI)

Es un instrumento de gestin de corto plazo cuya finalidad es determinar cules sern las
lneas de accin estratgica que dentro del ao debe desarrollar una entidad para ir
concretando los objetivos trazados en el plan estratgico institucional (PEI), con la
finalidad de alinear y organizar sus esfuerzos y recursos. As mismo, contiene las
actividades de carcter permanente de la entidad, es decir, aquellas de manera funcional.
Las actividades programadas y los recursos se pueden dividir por trimestres o semestres
para facilitar la ejecucin y el seguimiento a las mismas. Se elabora el presupuesto
correspondiente al ao en curso, segn las distintas categoras de gasto y fuentes de
financiamiento, se formula en estrecha coordinacin con la planificacin de las
actividades.
El plan operativo es necesario por las siguientes razones:
-

Permite que la entidad pblica o privada cuente con una "lgica de conjunto" para

la accin institucional en el corto plazo.


Contribuye a lograr la coherencia de la gestin institucional mediante la
organizacin y coordinacin de las actividades de las diferentes dependencias de

la entidad, en funcin de las prioridades institucionales.


Ayuda a lograr la mejor combinacin posible entre el potencial humano de la
organizacin y sus recursos materiales y financieros.

RELACIN ENTRE PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Y PLAN OPERATIVO


INSTITUCIONAL
Los objetivos, metas y actividades del plan operativo guardan estrecha relacin con los
grandes lineamientos y con el objetivo estratgico establecido en el plan estratgico.
El POI permite concretar o llevar a la prctica lo establecido en el PEI, estableciendo los
recursos necesarios para su implementacin. Asimismo, contiene las metas que se deben
cumplir y los indicadores que permiten evaluar su ejecucin.
DIFERENCIAS ENTRE EL PLAN ESTRATGICO Y EL PLAN OPERATIVO
El Plan Estratgico Institucional es un plan donde se establece las estrategias a seguir
para el logro de los objetivos trazados a mediano plazo, est encaminado

la

construccin de una visin y el establecimiento de objetivos estratgicos institucionales,


en el cual se identifican las orientaciones fundamentales que guan en el mediano y largo
plazo a la institucin; en tal sentido obedece a la revisin de preguntas como Quines

somos?,Porque existimos?, Hacia dnde vamos?,Que ofrecemos? Y Cmo lo


hacemos?, mientras que el Plan Operativo Institucional es un plan de corto plazo en el
que se establecen las diversas actividades que debemos realizar para alcanzar los
objetivos y metas trazadas para un ao calendario.
OBJETIVOS:
La planificacin operativa sirve de gua principal para la gerencia del proyecto en la
conduccin de actividades, uso y asignacin de recursos en un periodo determinado. La
planificacin operativa establece qu iniciativas y cambios del proyecto se quiere obtener,
con quines y porqu; adems provee elementos para la definicin de:

Mtodos de intervencin para la prestacin de servicios en forma diferenciada,


segn las demandas y tipologas de usuarios, respetando principios de equidad de

gnero.
Mecanismos para incorporar otros actores a la ejecucin del proyecto.
Mecanismos para el fortalecimiento de la capacidad gerencial y administrativa del
personal de la unidad de proyecto, as como las organizaciones de usuarios y de
las entidades prestadoras de servicios.

IMPORTANCIA:
1. Permite organizar en frecuencia lgica las actividades y las acciones e igualmente
visualizar el tiempo requerido para cada una de ellas.
2. Define las funciones y responsabilidades.
3. Contribuye a la preparacin de un trabajo consiente, editando las improvisaciones,
unifica criterios en cuanto a objetivos y metas.
4. Prev la utilizacin de los recursos: humanos, materiales y equipos.
REQUISITOS:
Para la planificacin operativa inicial del proyecto y de los aos siguientes se deben reunir
las siguientes condiciones.

La unidad del proyecto se ha constituido con al menos el director, encargados de

componentes y un encargado de planificacin y seguimiento.


El personal conoce los objetivos, formas de intervencin del proyecto. Las

caractersticas de la poblacin objetivo y de la zona de influencia.


Relacin con las diferentes instancias externas vinculadas con la preparacin y
ejecucin POA.

El personal del UP cuenta con capacidades demostradas y experiencia para

conducir el proceso de planificacin.


Se tienen a disposicin los recursos necesarios para la operacin del primer ao o
parte de este.

CONTENIDO DEL POI:


a) Objetivos institucionales alineados con el plan estratgico y su escala de
prioridades.
b) Actividades, tareas y acciones: relacin de las actividades de carcter
estratgico y/o permanente que cada unidad orgnica debe ejecutar en el ao.
Las actividades ms representativas con enfoque en resultados para la poblacin
objetivo sern consideradas como metas presupuestarias.
c) Unidad de medida: cmo se medir el avance de cada actividad. Cantidad: meta
a alcanzar en el ao por cada actividad.
d) Cronograma de ejecucin: cantidad mensual a ejecutar segn la capacidad
financiera de la entidad. Se elabora en la fase de aprobacin.
Presupuesto requerido: costo total para la cobertura de las actividades previstas
por cada unidad orgnica en recursos humanos, bienes y servicios, adquisicin de
activos.
FORMULACIN Y APROBACIN DEL POI
Su elaboracin da origen a la programacin y formulacin del Presupuesto Institucional.
En tal sentido, el proyecto de POI se elabora nueve meses antes de iniciado el ejercicio
anual. Sin embargo, se aprueba en forma posterior a la aprobacin del Presupuesto
Institucional de Apertura (PIA) debido a que, segn el nivel de financiamiento autorizado a
la Entidad, deber ajustarse la cantidad de metas que se piensa ejecutar en el ao por
cada unidad orgnica , utilizando como herramientas la escala de prioridades de los
objetivos que el titular de la entidad haya establecido
El POI

es aprobado por la autoridad que indica el reglamento de organizaciones y

funciones (ROF) institucional.

EVALUACIN
No obstante que el POI no cuenta con directivas propias, la Ley Anual de Presupuesto
seala que, de acuerdo al nivel de cumplimiento obtenido en las metas trazadas por cada
rea usuaria, la Entidad podr disponer el incremento o la reduccin de recursos a la
unidad orgnica responsable de dicho resultado.
La ejecucin del POI es reportada por cada unidad orgnica a la Oficina de Planificacin o
la que realice las funciones de tal en la institucin. Usualmente se evala en forma
trimestral aunque algunas entidades lo hacen de forma mensual.
Antes del mes de Diciembre, la Oficina de Planificacin deber hacer un corte y evaluar el
POI para determinar las actividades que quedarn pendientes de ejecucin al cierre del
ao y aquellas que se encuentren en proceso de ejecucin contractual, que generarn
costos en el siguiente ejercicio anual. En coordinacin con la Oficina de Presupuesto y las
unidades orgnicas deber definir qu actividades programadas para el siguiente ao no
son prioritarias para retirarles el financiamiento y poder cubrir las actividades pendientes
que pasan al presupuesto del siguiente ao.
ESTRUCTURA DEL PLAN
El Plan Operativo Institucional (POI) de acuerdo a las normas respectiva, puede
tener la siguiente estructura:
1. Presentacin
2. Visin y Misin Institucional
3. Diagnstico
4. Anlisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)
5. Lineamientos de Poltica Institucional (Objetivos Generales, Lneas prioritarias
de Gestin)
6. Actividades (De acuerdo a Funcional Programtico/Unidades Orgnicas)
a) Objetivo Especifico
b) Centro de Costos/Unidad Orgnica
c) Actividad
d) Metas: Unidad de Medida/Cantidad
e) Resultados
f) Indicador (Desempeo) Monitoreo
7. Proyectos (Programas de Inversiones/Fichas de Proyectos)
8. Conclusiones y Recomendaciones
Teniendo como base legal: Resolucin Jefatural N 003-94-INAP/DNR que aprueba la
Directiva N 002-94-INAP/DNR Normas para la Orientacin, Formulacin, Aplicacin,
Evaluacin y Actualizacin del Plan de Trabajo Institucional, publicado en El Peruano el

29/01/1994 de alcance para el Gobierno Nacional, Regional y Local. Ley general del
Sistema Nacional de Presupuesto N 28411.

PROGRAMACIN
I.

DEFINICION:
Se designa al conjunto de procedimientos y tcnicas por medio de las cuales se
establece de manera sistemtica una serie de actividades, previsiones y
disposiciones, para formular o elaborar planes, programas o proyectos.
La programacin es un instrumento operativo que ordena y vincula cronolgica,
espacial y tcnicamente las actividades y recursos necesarios para alcanzar en un
tiempo dado determinadas metas y objetivos. Implica el para qu, cmo y cundo.
Incluye:
1. Definir el calendario del proyecto (das hbiles, duracin de la jornada, etc.).
2. Programar los tiempos (asignar fecha de inicio y fin a cada actividad).
3. Programar los recursos.
4. Calcular los costes de ejecucin de cada actividad.
5. Verificacin y ajuste de la programacin.

II.

PROCESO DE PROGRAMACION:
Es un proceso circular, dinmico que se desarrolla en tres etapas correlacionadas:
Etapa Determinativa
Etapa Ejecutiva
Etapa Evaluativa
ETAPA DETERMINATIVA
Recolectar y analizar la informacin
Determinar las necesidades
Identificar y seleccionar prioridades
Fijar objetivos
Determinar los recursos necesarios

ETAPA EVALUATIVA
Controla el cumplimiento de objetivos
Debe ser permanente y final

ETAPA EJECUTIVA
Cmo?
Cundo?
Con que?
Con quines?

En este sentido, en el proceso general de programacin se pueden distinguir dos grupos


de etapas o procesos especficos: en obtener y preparar la informacin a utilizar, y otro en
el que se aplica esa informacin para lograr el objetivo deseado.
En el primer proceso especfico se deber obtener informacin relativa a:
o

La definicin de todas y cada una de las actividades del proyecto, su duracin


y necesidades de recursos fsicos, humanos y financieros para la ejecucin de

cada actividad del proyecto.


La definicin de la secuencia o dependencia para la ejecucin entre ellas.

En el segundo proceso especfico, se diagramarn las interrelaciones de las actividades


del proyecto, se asignarn los tiempos, se calcularn las fechas de ejecucin de cada una
y los mrgenes de tiempo disponibles para su finalizacin.
La efectividad de la programacin requiere de una asignacin ptima de los recursos a un
mnimo costo. Para ello, y con los antecedentes sealados en el prrafo anterior ya
elaborados, se proceder a definir el programa definitivo, incluyendo la asignacin de
recursos financieros, humanos y materiales.
Se deber, por otra parte, presentar un programa que defina cmo se pretende llevar a
cabo todas las actividades requeridas para la ejecucin del proyecto, de tal forma que se
obtenga una comprensin cabal de la magnitud e importancia de los recursos
involucrados en cada una de las actividades ms importantes incluidas en la ejecucin del
proyecto. Asimismo, debern establecerse las entidades externas y las unidades
administrativas internas responsables de la ejecucin de dichas actividades y programar
la aplicacin y materiales necesarios para la implementacin del proyecto.
Todo programa requerir una clara definicin de las actividades que se van a ejecutar, de
si stas sern realizadas por una o ms personas o mquinas y durante qu cantidad de
tiempo.

PROYECTOS SOCIALES E INVERSIN


A. PROYECTOS SOCIALES:
I.

DEFINICION

PROYECTO: Conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas


entre s, que se realizan con el fin de producir determinados bienes y servicios,
capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas. Si bien el programa y el
proyecto se concretan a travs de un conjunto de actividades organizadas y
articuladas entre s, la diferencia radica en la magnitud, diversidad y especificidad.
(Programa es un conjunto de proyectos)
Dentro de las muchas definiciones de Proyecto, podemos aceptar como ms universal
la que lo caracteriza as: "Es el conjunto de actividades no repetitivas de naturaleza
tcnica, administrativa y financiera, que tienen como objetivo final la obtencin de
determinados productos dentro de los parmetros preestablecidos".
PROYECTOS SOCIALES
Es un conjunto de acciones desarrolladas en un tiempo y espacio determinado, y
emprendidas en modo articulado combinando la utilizacin de diferentes recursos
(humanos, tcnicos, materiales) en funcin del logro de determinado objetivo
previamente estipulado, el cual se justifica por la existencia de una determinada
situacin-problema que se quiere transformar. (Ander-Egg y Aguilar: 2005).
Los Proyectos Sociales intentan siempre resolver una carencia, una necesidad y miran
siempre al futuro que intentan mejorar. Podran clasificarse de acuerdo a cmo
intentan satisfacer la necesidad. Segn Forni, destacan los siguientes:
1. Los que apuntan a la satisfaccin directa de una determinada carencia en base a
estndares sociales.
2. Los que facilitan indirectamente la satisfaccin de una necesidad especial.
3. Los que introducen nuevos sistemas productivos para mejorar situaciones
sociales.
4. Los que afectan a situaciones que se apartan de una normalidad socialmente
definida.
5. Los que apuntan a introducir tecnologas organizativas para producir cambios en
las situaciones sociales.
El proyecto Social, tiene siempre la intencin clara de alcanzar aquello que se
pretende con la mayor eficacia y calidad.
QU IMPLICA UN PROYECTO SOCIAL?

Una reflexin seria y rigurosa sobre aquel problema social concreto que

pretendemos mejorar.
Tomar conciencia de las necesidades existentes y elegir un problema concreto que

precise solucin y, adems, que esa solucin se contemple como posible.


Seleccionar un problema concreto que presente una solucin viable.
Elaborar un diseo cientfico.
Aplicarlo a la prctica para transformarla y mejorarla.
Apertura y flexibilidad en su aplicacin.
Originalidad y creatividad en la elaboracin del proyecto.
Partir siempre de la prctica, desde la ptica de quin vive el problema, cmo lo
vive y que posibilidades vislumbra de solucin del mismo.

Desde el punto de vista operativo, programar una accin comporta dar respuesta a
las siguientes cuestiones:

Que

se quiere hacer

Naturaleza del proyecto

Por qu

se quiere hacer

Origen y fundamento

Para que

se quiere hacer

Objetivos

Cuanto

se quiere hacer

Metas

Donde

se quiere hacer

Localizacin fsica

Como

se quiere hacer

Actividades y tareas a realizar.


o

Metodologa.

Quienes

lo van a hacer

Recursos humanos

Con que

se va a hacer

Recursos materiales

Se va a costear

B. PROYECTO DE INVERSION:

Recursos financieros.

I. DEFINICIN:
Es una propuesta de accin tcnico econmica para resolver una necesidad utilizando un
conjunto de recursos disponibles, los cuales pueden ser, recursos humanos, materiales y
tecnolgicos entre otros. Es un documento por escrito formado por una serie de estudios
que permiten al emprendedor que tiene la idea y a las instituciones que lo apoyan saber si
la idea es viable, se puede realizar y dar ganancias.
Tiene como objetivos aprovechar los recursos para mejorar las condiciones de vida de
una comunidad, pudiendo ser a corto, mediano o a largo plazo. Comprende desde la
intencin o pensamiento de ejecutar algo hasta el trmino o puesta en operacin normal.
Responde a una decisin sobre uso de recursos con algn o algunos de los objetivos, de
incrementar, mantener o mejorar la produccin de bienes o la prestacin de servicios.
II. PRINCIPALES ESTUDIOS DEL PROYECTO DE INVERSIN:

a) EL ESTUDIO DEL MERCADO


El objetivo aqu es estimar las ventas. Lo primero es definir el producto o servicio:
Qu es?, Para qu sirve?, Cul es su "unidad"?, despus se debe ver cul es
la demanda del servicio, quien lo compra y cuanto se compra en la ciudad, o en el
rea donde est el "mercado".
Una vez determinada, se debe estudiar la OFERTA, es decir, la competencia De
dnde obtiene el mercado ese producto ahora?, Cuntas instituciones o talleres
hay?, Se importa de otros lugares?, se debe hacer una estimacin de cuanto se
oferta. De la oferta y demanda, definir cuanto ser lo que se oferte, y a qu precio,
este ser el presupuesto de ventas. Un presupuesto es una proyeccin a futuro.

b) EL ESTUDIO TECNICO
Su es disear como se producir aquello que venders. Si se elige una idea es
porque se sabe o se puede investigar cmo se hace un producto, o porque alguna
actividad gusta de modo especial. En el estudio tcnico se define:

Donde ubicar la empresa, o las instalaciones del proyecto.


Donde obtener los materiales o materia prima.
Que mquinas y procesos usar.
Que personal es necesario para llevar a cabo este proyecto.

En este estudio, se describe que proceso se va a usar, y cuanto costara todo esto,
que se necesita para producir y vender. Estos sern los presupuestos de inversin y
de gastos.

c) EL ESTUDIO FINANCIERO.
Aqu se demuestra lo importante: La idea es rentable?,. Para saberlo se tienen tres
presupuestos: ventas, inversin, gastos. Que salieron de los estudios anteriores. Con
esto se decidir si el proyecto es viable, o si se necesita cambios, como por ejemplo,
si se debe vender ms, comprar maquinas ms baratas o gastar menos.
Hay que recordar que cualquier "cambio" en los presupuestos debe ser realista y
alcanzable, si la ganancia no puede ser satisfactoria, ni considerando todos los
cambios y opciones posibles entonces el proyecto ser "no viable" y es necesario
encontrar otra idea de inversin.
As, despus de modificaciones y cambios, y una vez seguro de que la idea es viable,
entonces, se pasara al ltimo estudio.

d) EL ESTUDIO DE ORGANIZACIN.
Este estudio consiste en definir como se har la empresa, o que cambios hay que
hacer si la empresa ya est formada.
Qu rgimen fiscal es el ms conveniente.
Qu pasos se necesitan para dar de alta el proyecto.

Como organizaras la empresa cuando el proyecto est en operacin.

III. TIPOS DE PROYECTO

PROYECTO DE INVERSIN PRIVADO.


Es realizado por un empresario particular para satisfacer sus objetivos. Los beneficios
que

la

espera

del

proyecto,

son

los

resultados

del valor de

la venta de

los productos (bienes o servicios), que generara el proyecto.

PROYECTO DE INVERSIN PBLICA O SOCIAL.


Busca cumplir con objetivos sociales a travs de metas gubernamentales o alternativas,
empleadas por programas de apoyo. Los terminas evolutivos estarn referidos al termino
de las metas bajo criterios de tiempo o alcances poblacionales.

IV. ETAPAS DE INVERSIN


Esta etapa de un proyecto se inicia con los estudios definitivos y termina con la puesta en
marcha. Sus fases son:
FINANCIAMIENTO: Se refiere al conjunto de acciones, trmites y dems
actividades destinadas a la obtencin de los fondos necesarios para financiar a la
inversin, en forma o proporcin definida en el estudio de pre-inversin
correspondiente. Por lo general se refiere a la obtencin de prstamos.
ESTUDIO DEFINITIVOS: Denominado tambin estudio de ingeniera, es el
conjunto de estudios detallados para la construccin, montaje y puesta en marcha.
Generalmente se refiere a estudios de diseo de ingeniera que se concretan en

los planos de estructuras, planos de instalaciones elctricas, planos de


instalaciones sanitarias, etc., documentos elaborados por arquitectos e ingenieros
civiles, elctricos y sanitarios, que son requeridos para otorgar la licencia de
construccin. Dichos estudios se realizan despus de la fase de pre-inversin, en
razn de su elevado costo y a que podran resultar inservibles en caso de que el
estudio salga factible, otra es que deben ser lo ms actualizados posibles al
momento de ser ejecutados. La etapa de estudios definitivos, no solo incluye
aspectos tcnicos del proyecto sino tambin actividades financieras, jurdicas y
administrativas.

EJECUCIN Y MONTAJE: Comprende al conjunto de actividades para la


implementacin de la nueva unidad de produccin, tales como compra del terreno,
la construccin fsica en s, compra e instalacin de maquinaria y equipos,
instalaciones varias, contratacin del personal, etc. Esta etapa consiste en llevar a
ejecucin o a la realidad el proyecto, el que hasta antes de ella, solo eran
planteamientos tericos.

PUESTA EN MARCHA: Denominada tambin "Etapa De Prueba" consiste en el


conjunto de actividades necesarias para determinar las deficiencias, defectos e
imperfecciones de la instalacin de la instalacin de la infraestructura de
produccin, a fin de realizar las correcciones del caso y poner "a punto" la
empresa, para el inicio de su produccin normal.

V. ETAPAS DE OPERACIN

Es la etapa en que el proyecto entra en produccin, inicindose la corriente


de ingresos generados por la venta del bien o servicio resultado de las operaciones, los
que deben cubrir satisfactoriamente a los costos y gastos en que sea necesario incurrir.
Esta etapa se inicia cuando la empresa entra a producir hasta el momento en que termine

la vida til del proyecto, periodo en el que se har el anlisis evaluacin de los resultados
obtenidos.

La determinacin de la vida til de un proyecto puede determinarse por el periodo de


obsolescencia del activo fijo ms importante (ejemplo: maquinarias y equipo de
procesamiento). Para efecto de evaluacin econmica y financiera, el horizonte o vida til
del proyecto ms utilizado es la de 10 aos de operario, en casos excepcionales 15 aos.

VI. ETAPA DE EVALUACIN DE RESULTADOS

El proyecto es la accin o respuesta a un problema, es necesario verificar despus de un


tiempo razonable de su operacin, que efectivamente el problema ha sido solucionado por
la intervencin del proyecto. De no ser as, se requiere introducir las medidas correctivas
pertinentes. La evaluacin de resultados cierra el ciclo, preguntndose por los efectos de
la ltima etapa a la luz de lo que inicio el proceso. La evaluacin de resultados tiene por lo
menos dos objetivos importantes:
1. Evaluar el impacto real del proyecto (empleo, divisas y descentralizacin), ya
entrando en operacin, para sugerir las acciones correctivas que se estimen
convenientes.
2. Asimilar la experiencia para enriquecer el nivel de conocimientos y capacidad para
mejorar los proyectos futuros.

C. PROGRAMAS DE SALUD
Un programa de salud es un conjunto de acciones implementadas por un gobierno con el
objetivo de mejorar las condiciones sanitarias de la poblacin. De esta forma, las
autoridades promueven campaas de prevencin y garantizan el acceso democrtico y
masivo a los centros de atencin.
Por lo general, un programa de salud consta de diversas partes.

En principio, se plantea una introduccin, con los antecedentes y la misin que cumplir el
programa. Despus se realiza un diagnstico de la situacin actual, que puede incluir una
sntesis de evaluacin de planes similares que se hayan desarrollado con anterioridad.
Tras el diagnstico, se presenta el plan

(con la programacin de actividades) y, en

ocasiones, tambin se detallan las conclusiones respecto a los resultados que se esperan
conseguir.
Por lo tanto, el programa de salud es un instrumento para operacionalizar las polticas de
salud a travs de la planeacin, ejecucin y evaluacin de acciones de promocin,
prevencin, tratamiento y recuperacin de la salud.
Entre los objetivos fundamentales del lanzamiento de un programa de salud se
encuentran la prevencin de todo tipo de enfermedades y el eficaz desempeo de los
profesionales en las respectivas reas de salud.
Existen distintos tipos de programas de salud. Por ejemplo, segn el rea geogrfica de
aplicacin, un programa de salud puede ser nacional, provincial o municipal.
Los programas tambin pueden estar destinados a satisfacer las necesidades de un
campo especfico de la salud. Por ejemplo:
* Programas de salud reproductiva: pretenden realizar acciones de consejo y orientacin
general en todo lo concerniente a relaciones sexuales y reproduccin (charlas
orientativas, prescripcin, entrega de anticonceptivos, etc.)
* Programas de control de tabaco: difunden informacin sobre los peligros del consumo y
sus consecuencias para la salud.
La mayora de los programas suelen apoyarse en la educacin y en poner al alcance de
los ciudadanos ciertos conocimientos de envergadura cientfica que les puedan facilitar su
propia seguridad. Si estas medidas son recibidas favorablemente por la sociedad, es
posible que puedan prevenirse catstrofes de cualquier nivel. Estas medidas preventivas
se llevan a cabo en los diversos mbitos en los que se desarrolla a vida de los
ciudadanos.

PRESUPUESTACION

I. DEFINICIN:
Proceso de consolidacin de las acciones encaminadas a cuantificar monetariamente los
recursos humanos, materiales y financieros, necesarios para cumplir con los programas
establecidos en un determinado perodo; comprende las tareas de formulacin, discusin
aprobacin, ejecucin, control y evaluacin del presupuesto.
II. FASES DEL PROCESO PRESUPUESTARIO:
Comprende cinco fases: programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin y evaluacin. A
continuacin se resea cada una de ellas:
A. Programacin: Se inicia nueve meses antes del ao que se programar, en la cual se
efecta la evaluacin del avance del POI. Se propone las metas presupuestarias para
el ao, se determina la demanda global de gastos (recursos humanos, bienes y
servicios, activos) y la estimacin de los fondos pblicos disponibles. Se recomienda
que la Entidad elabore un instructivo interno que organice dicho proceso.
B. Formulacin: Se procesa el trabajo de programacin, se determina la estructura
funcional programtica, las metas presupuestarias y se registra las cadenas de
ingreso y de gasto del presupuesto. Una vez formulado, el presupuesto es remitido a
la Direccin General de Presupuesto Pblico del MEF para su anlisis, evaluacin y
consolidacin a nivel de cada sector, regin o localidad en el proyecto de Presupuesto
General de la Repblica. Este proyecto se remite en el mes de agosto a la Comisin
de Presupuesto y Cuenta General de la Repblica del Congreso y en noviembre se
debate en el Pleno del Congreso.
C. Aprobacin: una vez aprobada y publicada la Ley Anual de Presupuesto para el
Sector Pblico, la misma que contiene los recursos otorgados a cada Pliego
Presupuestal, cada entidad aprueba su Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) y
efecta la programacin mensual de los ingresos y gastos, considerando las
necesidades mensuales segn el cronograma previsto en el POI.
Si se hubiesen efectuado recortes al proyecto de presupuesto presentado, se revisar
las cifras de gastos asignadas a cada cadena funcional programtica y se contrastar
con las actuales demandas de gasto. Se ajustar el presupuesto distribuyndolo
segn las nuevas necesidades y por consiguiente, las metas presupuestarias a

cumplir, teniendo en consideracin la escala de prioridad de los objetivos


institucionales. Luego, el titular de la Entidad aprobar el PIA en un plazo que vence el
31 de diciembre del ao anterior, segn la normativa.
D. Ejecucin: para el ao fiscal autorizado, cada entidad percibe los ingresos y efecta
los gastos por sus obligaciones de pago.
La ejecucin presupuestal comprende las siguientes etapas:
1. Certificacin presupuestal, para garantizar la existencia de recursos disponibles
para el pago a los proveedores.
2. Programacin trimestral de pagos, que es la previsin de los pagos a ser
atendidos durante el trimestre por cada cadena de gasto y meta. Es efectuada por
las reas de logstica y recursos humanos, segn su mbito de competencia y
procesada por la Oficina de Presupuesto.
3. Calendario mensual de pagos, es una etapa de ajuste mensual de los pagos
previstos, se elabora y aprueba los primeros das del mes mediante Resolucin.
4. Ejecucin, que es la accin a cargo de la unidad ejecutora (oficina de
administracin y finanzas), a travs las siguientes etapas secuenciales:
El compromiso, es la etapa de gasto en la cual luego de la firma del contrato se
efecta la reserva de los recursos para el posterior pago al proveedor.
Devengado, es la etapa del gasto que se registra cuando el proveedor ha
efectuado las prestaciones pactadas, ha facturado y la entidad ha otorgado su
conformidad.
Pago, etapa en la cual se concreta el desembolso de recursos de la entidad,
extinguiendo de forma parcial o total la obligacin de pago.
E. Evaluacin: en forma semestral se efecta la medicin de los avances obtenidos en
las metas presupuestarias y el consumo financiero de fondos pblicos. Al finalizar el
ao tambin se evala el avance de los indicadores de desempeo.
III. CLASIFICACIN DE LOS PRESUPUESTOS
Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber:

1. Segn la flexibilidad
Rgidos, estticos, fijos o asignados

Son aquellos que se elaboran para un nico nivel de actividad y no permiten


realizar ajustes necesarios por la variacin que ocurre en la realidad. Dejan de
lado el entorno de la empresa (econmico, poltico, cultural etc.). Este tipo de
presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector pblico.

Flexibles o variables

Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar
a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptacin en el campo
de la presupuestacin moderna. Son dinmicos adaptativos, pero complicados y
costosos.

2. Segn el periodo de tiempo que cubren,


A corto plazo

Son los que se realizan para cubrir la planeacin de la organizacin en el ciclo de


operaciones de un ao. Este sistema se adapta a los pases con economas
inflacionarias.

A largo plazo

Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que,


generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

3. Segn el campo de aplicabilidad de la empresa

De operacin o econmicos

Tienen en cuenta la planeacin detallada de las actividades que se desarrollarn


en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en
un Estado de Ganancias y Prdidas. Entre estos presupuestos se pueden
destacar:

Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, reas


geogrficas y productos.

Presupuestos de Produccin: Comnmente se expresan en unidades


fsicas. La informacin necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos
y

capacidades

de mquinas,

cantidades

econmicas

producir

disponibilidad de los materiales.

Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que prev las compras de


materias primas y/o mercancas que se harn durante determinado periodo.
Generalmente se hacen en unidades y costos.

Presupuesto de Costo-Produccin: Algunas veces esta informacin se


incluye en el presupuesto de produccin. Al comparar el costo de
produccin con el precio de venta, muestra si los mrgenes de utilidad son
adecuados.

Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compaa. Debe


ser preparado luego de que todas los dems presupuestos hayan sido
completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los
gastos, la cantidad de capital de trabajo.

Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades


de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros
presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos".

4. Segn el sector en el cual se utilicen

Presupuestos del Sector Pblico: Son los que involucran los planes, polticas,
programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio ms efectivo
de control del gasto pblico y en ellos se contempla las diferentes alternativas de
asignacin de recursos para gastos e inversiones.
Presupuestos del Sector Privado: Son los usados por las empresas particulares.
Se conocen tambin como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las
actividades de una empresa.

IV. FINALIDAD DEL PRESUPUESTO:

Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la


entidad en forma integral.

Planear los resultados de la organizacin en dinero y volmenes.

Controlar el manejo de ingresos y egresos de la entidad.

Coordinar y relacionar las actividades de la organizacin.

Lograr los resultados de las operaciones peridicas.

V. FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS


La funcin principal de un presupuesto es el control financiero de la organizacin, sin
embargo su utilidad depende, en gran medida, de la propia direccin de la empresa u
organizacin.
Se espera que un presupuesto proporcione lo siguiente:

Una herramienta analtica, precisa y oportuna.

La capacidad para pretender el desempeo.

El soporte para la asignacin de recursos.

La capacidad para controlar el desempeo real en curso.

Advertencias de las desviaciones respecto a los pronsticos.

Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros.

Capacidad para emplear el desempeo pasado como gua o instrumento


de aprendizaje.

Concepcin comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del


presupuesto anual.

VI. IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS:


Uno de los sistemas administrativos ms importantes y completos est constituido por el
Sistema Nacional de Presupuesto, cuya finalidad es conducir el proceso presupuesto de
todas las entidades. Su rectora se encuentra a cargo de la Direccin Nacional de
Presupuesto Pblico (DNPP) del Ministerio de Economa y Finanzas.
Normativamente se rige por la Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de
Presupuesto, las leyes anuales de presupuesto y las directivas que emite la DNPP para
las fases de programacin, formulacin, ejecucin y evaluacin.
Cuenta con quince principios regulatorios, entre los cuales destacan:
Equilibrio presupuestal: los ingresos deben ser equivalentes a los gastos.
Especialidad cualitativa, es decir, que el gasto debe destinarse a la finalidad para
la cual se autoriz.
Universalidad y unidad: la entidad se sujeta a la Ley Anual de Presupuesto,
Integridad: se debe registrar todo ingreso y gasto de la entidad.
Anualidad: su vigencia coincide con el ao fiscal.
Lozano y Otros (2001) sealan, al respecto los siguientes aspectos:

Son tiles en la mayora de las organizaciones como: Utilitaristas (compaas de


negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales,

conglomerados) y pequeas empresas Los presupuestos son importantes porque

ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organizacin.


Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de las entidades

en unos lmites razonables.


Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de las entidades
y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca; como guas durante la
ejecucin de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y como
norma de comparacin una vez que se hayan completado los planes, programas y
medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre
ejecutivos de un nivel a otro.

VII. EL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE APERTURA (PIA):


El PIA es un instrumento de gestin de corto plazo para el logro de resultados a favor de
la poblacin a travs de la prestacin de servicios con eficacia y eficiencia. Permite
mostrar las principales lneas de accin, los gastos a atender durante el ao, as como el
financiamiento correspondiente.
En el transcurso del ao, el PIA sufre modificaciones sea por la incorporacin de mayores
recursos o por su reprogramacin interna, luego de lo cual recibe la denominacin de
Presupuesto institucional Modificado (PIM).
VIII. ENLACE CON EL POI Y EL SUBSISTEMA DE CONTRATACIN DEL ESTADO:
El PIA es el reflejo financiero del Plan Operativo Institucional, muestra las metas
presupuestarias de cada unidad orgnica y su costo. Al respecto, dado que existe una
asignacin inercial de recurso en cada entidad, se ha introducido la tcnica del
presupuesto por resultado, que promueve una visin integrada entre el planeamiento y el
presupuesto.
En relacin a las contrataciones, la Oficina de Presupuesto evala y otorga la certificacin
de disponibilidad presupuestal que garantiza la existencia de recursos para cubrir el pago
por las prestaciones de los contratos que se efecten dentro del ejercicio anual.
IX. NOCIONES PRESUPUESTARIAS BSICAS
a) Fuentes de financiamiento: Son los tipos de ingreso con que cuenta la entidad.
Son cinco: Recursos Ordinarios, Recursos Directamente Recaudados, Donaciones

y Transferencias, Recursos Determinantes y Recursos por Operaciones Oficiales


de Crdito.
b)Genrica del gasto: constituyen grandes agrupaciones de gasto, segn
naturaleza. Estn confirmadas por las subgenricas y especficas de gastos,
aprobadas por el Ministerio de Economa y Finanzas (MEF).
c) Clasificador Funcional Programtico (CFP): estructura que agrupa las
principales lneas de accin del Estado en tres niveles (Funcin, Programa y
Subprogramas) para llevar el control de los costos del cumplimiento de sus
funciones, objetivos y metas.
d)Actividad o Proyecto: es una desagregacin amplificada del CFP que recoge los
resultados a los que debe llegar cada entidad, se subdivide en componentes y
metas presupuestarias. El MEF asigna oficialmente los recursos presupuestarios
en este nivel presupuestario.
e) Meta presupuestaria: es la clula bsica para la asignacin del gasto de la
Entidad que vincula al que vincula al PIA con el POI, al contar con un componente
fsico y uno financiero.
f) Modificacin presupuestaria: es la variacin del presupuesto asignado para

mejor cumplimiento de las metas. Puede ser de dos tipos:


A nivel institucional, la cual implica la variacin de presupuesto global de la

Entidad.
A nivel funcional programtico, es decir, la recomposicin del presupuesto
asignado a la Entidad, entre actividades y proyectos.
g)Presupuesto

por

resultados:

Es

una

metodologa

que

se

incorpora

progresivamente al proceso presupuestario para asegurar una visin integrada de


la planificacin y el presupuesto, en la cadena insumos- producto-resultados,

integrando sectores y niveles de gobierno. Cuenta tres instrumentos:


Los programas estratgicos, que se disean para enfrentar un problema

de

carcter nacional cuya solucin involucra a ms de una entidad y/o nivel de

gobierno para obtener resultados.


Los programas Institucionales, cuya intervencin es para dar solucin al problema

de una poblacin e involucran slo a una Entidad.


Las evaluaciones independientes, cuyo objetivo es el anlisis de polticas en curso,
para evaluar su eficacia e impacto en la poblacin objeto.

X. CONTENIDO DEL PRESUPUESTO


FUENTES DE FUNCIONAMIENTO Y GENRICAS DEL GASTO

Incluye las fuentes de financiamiento de la entidad, las genricas del gasto que se
ejecutarn por cada actividad o proyecto y la estructura funcional programtica.

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