FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

SEMANA 8

Proceso administrativo: Etapa control

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ÍNDICE
PROCESO ADMINISTRATIVO:ETAPA
CONTROL ...........................................................................
........ 4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
INTRODUCCIÓN ......................................................................
............................................................. 4
1.

CONCEPTO DE
CONTROL ...........................................................................
.................................. 5

2.

PASOS DEL PROCESO DE

CONTROL ...........................................................................
.................. 5

3.

PRINCIPIOS DEL
CONTROL ...........................................................................
................................ 6

4.

NIVELES JERÁRQUICOS DE
CONTROL ...........................................................................
............... 7

5.

TIPOS DE
CONTROL ...........................................................................
.......................................... 7

6.

ÁREAS DE
CONTROL ...........................................................................
......................................... 8

7.

TÉCNICAS PARA EL
CONTROL ...........................................................................
........................... 9

8.

FALLAS EN EL PROCESO DE
CONTROL ...........................................................................
............ 12

COMENTARIO
FINAL..............................................................................
............................................ 13
REFERENCIAS........................................................................
................................................................ 14

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PROCESO ADMINISTRATIVO: ETAPA CONTROL

OBJETIVOS ESPECÍFICOS


Comprender la importancia de la etapa de control en el proceso administrativo.

Identificar las etapas del control de gestión en el proceso administrativo.

Definir los tipos de control que existen dentro de una organización así como la
fuente de
donde provienen.

Utilizar algunas herramientas básicas para el control de gestión en la gestión

administrativa.

INTRODUCCIÓN
Como ya se ha analizado, el proceso administrativo consta de cuatro etapas, las que
están
interrelacionadas entre sí, la última etapa está asociada con el control, el cual
se debe realizar para
determinar qué tan lejos o cerca se está de cumplir con los objetivos
organizacionales.
Si bien el control, en cuanto a funciones administrativas propiamente tales, abarca
menos que las
otras etapas, ofrece una visión como contraparte de estas.
El control facilita la medición y la evaluación de los resultados, permitiendo,
luego, realizar ajustes
y mejoras como un círculo virtuoso que no termina nunca.
Solo a través de esta función se logrará precisar si lo que se realizó se ajusta a
lo planeado y en
caso de presentarse desviaciones, identificar los responsables y corregir dichas
fallas.

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1. CONCEPTO DE CONTROL
El control se define como el mecanismo que permite medir y corregir las
desviaciones que se
presenten a los planes estratégicos de la empresa , para esto se utilizarán
indicadores cualitativos
como cuantitativos, evaluándose no solo factores técnicos, sino también factores
culturales y
humanos (Chiavenato, 2001).

IMPORTANCIA DEL CONTROL DENTRO DE LAS ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Siempre se debe tener presente que hasta el plan mejor diseñado se puede desviar,
como ya se ha
estudiado, tanto los factores internos como externos influyen de manera directa en
una empresa,
una crisis financiera, por ejemplo, afectará de manera significativa a una empresa,
la cual deberá,
quizás, ajustar sus ingresos por venta presupuestados y disminuirlos para
adecuarlos al escenario
más real.
El control se puede utilizar para:




Enfrentar de mejor forma el cambio.

Trabajar siempre apostando a la mejora continua y la calidad.
Potenciar la delegación y el trabajo de equipo.

2. PASOS DEL PROCESO DE CONTROL

También conocidas como etapas, basándose en Chiavenato (2001) los pasos en el
proceso de
control son las siguientes:
1) Medición del desempeño:
Lo primero que se debe hacer es definir la capacidad, calidad o la cantidad de una
determinada
tarea o actividad; aquí se fijan los estándares, las reglas, las normas y los
criterios para validar si
una tarea o actividad está siendo eficiente y eficaz.
Existen dos tipos de mediciones: las tangibles que están relacionadas con cosas
materiales como
número de trabajadores lesionados, cantidad de productos defectuosos y las
intangibles como la
relación que existe entre una jefatura y su equipo, o el compromiso de los
colaboradores.
2) Comparación del desempeño con el estándar esperado:
Se mide la brecha entre el desempeño planificado (estándar definido) y lo sucedido
realmente, lo
ideal es medir los tiempos reales de ejecución para ir determinando la eficiencia
de cada función.

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3) Correcciones a las desviaciones:
Una vez detectadas las desviaciones, la idea es irlas corrigiendo para evitar
inconvenientes como
no cumplir con los plazos, entregar productos de calidad deficiente, etc. Es en
esta etapa donde se
reformulan los planes, ajustándose a los nuevos escenarios, por ejemplo: replantear
objetivos
ante una fusión, cambiar procedimientos, porque los que se están usando no están
actualizados o
no sirven para lo que se quiere medir.
4) Retroalimentar a quien corresponda y dejar registro para experiencias
posteriores:
Dar feedback una vez cerrado un proceso es indispensable para una empresa que
apuesta a la
mejora continua como objetivo estratégico. El entregar retroalimentación a todos
los que
participaron del proyecto permite por un lado valorar el trabajo realizado y, por
otro, generar
datos para proyectos de similares características.

3. PRINCIPIOS DEL CONTROL

Según Hitt, Black Y Porter (2005), se pueden inferir algunos principios para la
función de
control:
a) El control siempre debe existir en función de los objetivos que tenga la
organización.
b) A cada grupo que se le ha delegado una función de peritaje, se le debe entregar
el grado
de control correspondiente.
c) El control debe ser oportuno en el tiempo, es decir debe aplicarse antes de que
pueda
ocurrir un error, de manera de poder tomar las medidas correctivas a tiempo. Para
esto se
deben fijar controles de manera periódica en cada uno de los proyectos que asuma la
empresa.
d) Si se presentan desviaciones a lo planificado, estas deben ser analizadas
detalladamente
para determinar sus causas, responsables y posibles medidas preventivas para
próximas
oportunidades (como lecciones aprendidas).
e) Establecer mecanismos de control puede ser costoso, de existir, deben ser
considerados
como una ventaja real y no solo un gasto que afecta la rentabilidad de la empresa.
f) No se puede pretender evaluar todas las actividades de la empresa, se deben
escoger las
que por importancia o costos son críticas y controlar solamente esas.

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4. NIVELES JERÁRQUICOS DE CONTROL
Existen diferentes niveles de control, dependiendo del nivel jerárquico donde se
desarrolle la tarea
(Chiavenato, 2001, p. 347).
Nivel de la
organización

Tipo de
control

Contenidos

Período de
tiempo

Alcance

Institucional

Estratégico

Genérico y
sintético.

Orientado a
largo plazo.

Macroorientado. Considera la
empresa en su totalidad,
como un sistema.

Intermedio

Táctico

Menos genérico
y más
detallado.

Orientado a
mediano
plazo.

Considera cada unidad de la

empresa o cada conjunto de
recursos por separado.

Operacional

Operacional

Detallado y
analítico.

Orientado a
corto plazo.

Microorientado. Considera
cada tarea u operación.
5. TIPOS DE CONTROL
Según George R. Terry (1998, en su libro Principios de la administración, puede
haber tres clases
de control:

PRELIMINAR

CONCURRENTE

RETROALIMENTACIÓN

Control preliminar:
Es el control que viene previo al inicio de las operaciones, es aquí donde se
definen políticas,
metodologías y procedimientos para asegurar que lo planificado llegue a buen
puerto. Lo positivo
de este control es que se asume una labor proactiva, pues se ejerce una función de
control desde
el inicio, permitiendo tomar medidas en caso de vislumbrar algún problema que
desvíe el plan.

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Control concurrente:
Este es el control que se realiza durante el desarrollo de las operaciones de una
empresa y
conlleva todo lo que es la supervisión y sincronización de las actividades que
estaban
programadas, su función es ir validando que los plazos y entregas acordadas se
vayan cumpliendo
en los tiempos que se acordaron.
Control de retroalimentación:
Este control se nutre de la información pasada de la organización, para corregir,
de acuerdo a los
datos con los que se cuentan, futuras posibles desviaciones. Con cada proyecto hay
lecciones
aprendidas sobre lo que se debió o no hacer, este control toma esta información y
la convierte en
útil para prevenir nuevas problemáticas orientadas a las mismas temáticas.

6. ÁREAS DE CONTROL
El control se puede ejercer en variadas áreas de la empresa, las más comunes son:
Área de producción:
En las empresas manufactureras generalmente hay controles estrictos en cuanto a la
producción;
si dicha empresa es del rubro de los servicios, la producción se considera la
prestación del servicio.
Los controles más comunes en esta área son:





Asociados a la calidad, tanto de los procesos como de los productos (o servicios) a

entregar.
Asociados a los costos.
Asociados a los tiempos efectivos de producción.
Asociados al control de inventarios, materias primas y horas-hombre en caso de
empresas de
servicios.
 Asociados al mantenimiento de las maquinarias que se usan.
 Asociados al reciclaje y control de residuos.
Área comercial:
Es el área donde se comercializan los productos o servicios producidos.
Los controles más importantes en esta área son:
 Controles asociados al diseño de promociones y difusión de productos.
 Controles asociados al nivel de ventas.
 Controles asociados al nivel de costos en que se incurre.

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Área financiera:
Es el área de controles por antonomasia, ya que es la encargada de los
presupuestos, balances,
flujos de caja, asociada a la gestión de pagos, del proceso de facturación, etc.
Los controles que se realizan en esta área son:
 Controles presupuestarios.
 Controles de costos, pero a un nivel macro.
 Controles de flujos de capital, liquidez, apalancamiento (ratios financieros).
Área recursos humanos:
Es el área encargada de administrar al personal y ver su desarrollo dentro de la
organización.
Los controles más utilizados en esta área son:
 Controles asociados a la asistencia, horario, licencias médicas, vacaciones.
 Controles asociados a la rotación de personal.
 Control asociado al pago de sueldos, pago de comisiones, bonos.

7. TÉCNICAS PARA EL CONTROL

Existen varias técnicas para facilitar el control dentro de la organización,
basándose en Chiavenato
(2001) se pueden encontrar:

7.1. INFORMES
Los informes deben manifestar la buena utilización de los recursos, en
relación con el logro de objetivos estratégicos propuestos. Al
redactarlos se debe tener presente incorporar conclusiones y
sugerencias.

Estructura de los informes:

 Preliminares: incluye la portada, la tabla de los contenidos, una breve
introducción al tema
para dar contexto.

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 Cuerpo del informe: se comienza con la justificación, los objetivos planteados,
lo que se desea
informar, los resultados y avances que se han logrado, las problemáticas que se han
presentado, la conclusión y algunas proposiciones de mejora.
 Sección técnica: contiene la información “dura”, tablas, gráficos, cartas Gantt,
que justifiquen
lo expuesto y que permitan ver de una forma general cómo se está con respecto a lo
planificado.
 Sección de referencias y apéndices: lleva la bibliografía y los anexos
correspondientes.

7.2. AUDITORÍAS
Pueden ser tanto internas como externas y se utilizan para validar la veracidad de
los estados
financieros de una empresa:
 Internas: se define un comité y se realizan auditorías periódicas con la
finalidad de ir
descubriendo las desviaciones. Se utiliza para validar que los registros son
llevados con
precisión y que los estados financieros están siendo controlados como corresponde.
 Externas: se contrata una empresa externa (generalmente una consultora con
especialidad
contable), que efectúa la auditoría. La idea es tener una visión objetiva de la
realidad de la
empresa, se revisan tanto los activos como los pasivos, aparte de los balances y
estados de
resultados.

7.3. CARTA GANTT

Permiten ordenar un proyecto en tareas, atribuir fechas y responsables.
Facilita controlar los tiempos destinados a cada tarea, así como determinar qué
tareas dependen
de otras, tanto para su comienzo o finalización. El trabajar con una carta Gantt
permite tener una
visión de todo el proyecto y así como ir revisando periódicamente si se va de
acuerdo a los plazos,
facilitando realizar los ajustes que sean necesarios.

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Fuente: http://agustina5532.blogspot.com/2013/09/carta-gantt.html

7.4. TÉCNICAS DE RUTA CRÍTICA

Las técnicas de trayectoria crítica permiten controlar programas, tiempos, costos,
relaciones entre
actividades, entre otras cosas.
Son conocidas como METRA (método de evaluación y trayectorias en redes de
actividades).
Si bien existen varios métodos, todos trabajan bajo la premisa de determinar cuáles
son las
actividades críticas y definir la mejor ruta de actividades para lograr el objetivo
de manera eficaz:
 Técnica PERT:
Deriva su nombre de la sigla Program Evaluation and Review Technique, que en
español
significa técnica de evaluación y revisión de programas. Facilita la dirección de
un proyecto al
trabajar sobre la programación de este.
Este método se basa en la representación gráfica de una red con todas las tareas de
un
proyecto, el cual debe ser terminado en una fecha definida; utiliza la estimación
de tres
tiempos: el esperado, el optimista y el pesimista.
Incluye las siguientes etapas:
o Desglose del proyecto en todas las tareas que lo componen.
o Determinación de la duración de cada tarea.
o Determinación del responsable del proyecto, quien deberá tener la misión de
supervisar,
comunicar y tomar decisiones para cumplir con los plazos señalados y lidiar con las
desviaciones que vayan presentándose.

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Algunos conceptos claves:
1) Tarea: son el conjunto de acciones que una vez realizadas permiten al proyecto
llegar hacia
su estado final. Cada tarea tiene asignados recursos: materiales, económicos,
horashombre, tiempo y energía. En el caso del ejemplo anterior se representan con
un cuadrado
(esto puede variar, también pueden ser círculos).
2) Subtareas: se generan al dividir una tarea en otras más pequeñas y fáciles de
realizar.
3) Tareas consecutivas: tareas que son continuación de otras tareas, que dependen
de ellas
para su realización. Puede haber dependencia final-comienzo, final-final, comienzo-
finalcomienzo-comienzo.
4) Tareas críticas: el retraso en estas tareas deriva en un retraso en todo el
proyecto.
5) Camino crítico: es el trayecto de tareas críticas.
6) Duración del proyecto: es la suma de los tiempos de duración de las tareas
críticas.
7) Red Pert: es la representación gráfica del proyecto, donde se visualizan las
relaciones entre
las tareas y otros datos anexos, facilitando al administrador la toma de decisiones
como, por
ejemplo, otorgar más recursos en las tareas críticas para que estas no presenten
desviaciones.

 Técnica CPM:
Esta técnica CPM (método de ruta crítica en español), trabaja bajo la misma
metodología que la
PERT, se diferencia solamente en que trabaja con un tiempo estimado de ejecución,
basándose en
proyectos anteriores, sin embargo, si es un proyecto nuevo, no se tiene la data
necesaria para
poder aplicarla.

8. FALLAS EN EL PROCESO DE CONTROL

¿Cuáles son las fallas más habituales en los procesos de control?1
1) Se concentran las energías en buscar responsables más que en solucionar las
desviaciones lo
que finalmente no soluciona nada.
2) Se divide en demasiadas personas la responsabilidad, lo que conlleva a que nadie
se haga
responsable, se confía en que los otros harán las tareas encomendadas.
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http://es.slideshare.net/Maria_Carolina/control-en-el-proceso-administrativo-
presentation

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3) Se aumentan los costos, porque el proceso de control se vuelve obsesivo,
realizándose
inspecciones y evaluaciones tan periódicas que se pierde el sentido.

COMENTARIO FINAL
El control es la última etapa del proceso administrativo, cerrando el ciclo donde
se han planificado,
organizado y dirigido recursos hacia el logro de los objetivos estratégicos de la
organización.
Es en esta etapa donde se valida si efectivamente las decisiones que se tomaron
antes fueron las
acertadas.
Controlar en este caso significa validar si se está siguiendo lo planificado y de
no ser así y presentar
desviaciones, tener la capacidad de mitigarlas y corregir el rumbo.
Se cuentan con herramientas para poder realizar este control, que puede ser previo,
durante o ya
pasado el evento, a través de las cuatro etapas que tiene el control: medir el
desempeño,
comparar el desempeño con los estándares esperados, realizar las correcciones a las
desviaciones
y retroalimentar.
Basándose en estas etapas y teniendo claros los principios y herramientas del
control, es posible
cerrar un proyecto de una manera exitosa y con lecciones aprendidas para próximos
desafíos.

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REFERENCIAS
Chiavenato, I. (2001). Administración, teoría, proceso y práctica. 3ª edición.
Bogotá: Editorial
McGraw-Hill.
Koontz, H. y Weihrich, H. (2008). Administración, una perspectiva global y
empresarial. 11ª
edición. México: Editorial Pearson.
Rodríguez, V. (2003). Introducción a la administración. 4ª edición. México:
Editorial ECASA.
Terry, G. R. (1988). Principios de la administración. 4ª edición. México: Editorial
CECSA.
Hitt M., Black S. y Porter W. (2005), Administración. 1ª edición. México: Pearson
Educación de
México S.A. de C.V.

Recursos de Internet:
Página Web Slide Share. (29 de Octubre 2008). Dirección:
http://es.slideshare.net/Maria_Carolina/control-en-el-proceso-administrativo-
presentation

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2014). Proceso administrativo: Etapa control. Fundamentos de la
Administración. Semana 8.

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