February 28, 2006

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Loss Prevention Internal Manual Documento PPI-P-13.01

AUDITORIA INTERNA / INTERNAL AUDITS

1.0 PROPOSITO
Corregir las desviaciones del sistema de Prevención de Pérdidas mediante un exámen objetivo y periódico.

2.0 ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las secciones del departamento de Prevención de Pérdidas de MYSRL.

3.0 DEFINICIONES
Auditoria
 Revisión objetiva y periódica de un sistema (físico, administrativo, documentación, procedimientos, etc) o de
un procedimiento de Prevención de Pérdidas.
Puede ser conducida por personal Interno o Externo siempre y cuando estén calificados adecuadamente y
existan protocolos.

Cuaderno de Auditoría
 Documento que contiene los cuestionarios con el puntaje consignado a cada pregunta.

Auditores
 Personas competentes en habilidades técnicas y de auditoría para llevar a cabo una evaluación apropiada
del tema que está siendo auditado.

Auditor Principal
 Profesional competente que lidera el proceso de auditoría.

Manual de Auditoría
 Es un documento que provee orientación básica al auditor.

Grupo de Conocedores
 Expertos en cada una de las áreas que abarca la auditoría.

Profesional Competente
 Profesional con experiencia en el tema a auditar, y conocimiento acerca del proceso de auditoria y con
especialización y calificación técnica en el tema a ser auditado. Este profesional puede pertenecer al
departamento de Prevencion de Perdidas o ser un auditor externo.

4.0 RESPONSIBILIDADES
Especialista de Prevención de Pérdidas
- Participar activamente durante la ejecución de la Auditoría de ser requerido
- Verificar la implementación de las acciones correctivas y recomendaciones del caso
Jefes de Prevención de Pérdidas
- Participar activamente durante su desarrollo, si fuera requerido por el auditor principal.
- Indicar en sus reportes mensuales sobre el avance en el cumplimiento de las acciones correctivas.

Superintendente/Gerente de Prevención de Pérdidas

- Coordinar la ejecucion del cronograma de auditorias.
- Informar a las gerencias sobre el proceso.
- Participar activamente durante su desarrollo, de ser requeridos.
- Coordinar con las gerencias la aplicación y seguimiento de las acciones correctivas y recomendaciones del
caso.
- Asegurar se cuente con un archivo con los informes de cada uno de los procesos de auditoría.
- Participar en las reuniones de apertura y clausura cuando sea necesario.

Auditor Principal
- Informar a los auditados de manera formal sobre las fechas y proceso de auditoría en general.
- Definir con el auditado el alcance y los objetivos de la auditoría.
- Punto de contacto con el auditado.
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AUDITORIA INTERNA / INTERNAL AUDITS

- Organizar su equipo de acuerdo a las mejores prácticas de gestión.

- Desarrollar el plan de auditoría con el auditado.
- Resolver los problemas que surjan durante la auditoría.
- Monitorear la auditoría para asegurar que se cumpla el objetivo.
- Ser el portavoz del equipo auditor.
- Mantener informado al equipo auditor.
- Retroalimentar al equipo sobre la conducción así como la retroalimentación del auditado.
- Coordinar la producción y entrega al auditado del informe final.

Auditor
- Seguir las instrucciones del auditor principal y apoyarlo.
- Retroalimentar al auditor principal para garantizar un buen avance de la auditoría.
- Preparar y llevar a cabo de manera efectiva las tareas asignadas.
- Recoger y analizar la evidencia.
- Mantener registros y documentación exacta y apropiada.
- Salvaguardar los documentos que conciernen a la auditoría.
- Brindar asistencia en la preparación del informe final.

5.0 PROCEDIMIENTO/GUIA
- De acuerdo con las necesidades del emplazamiento (peligros, recursos, riesgos, etc) un cronograma de
priorización de auditorias ha sido desarrollado y esta incluido en el anexo 1.
- Planificación y Preparación de la Auditoría.- Con el aporte directo de los auditados y confirmado formalmente
por escrito 3 ó 4 semanas antes de la auditoría. Se considerará, como mínimo lo siguiente:
 Definir la unidad a auditar.
 Los objetivos y alcance
 Fecha y lugar de la auditoría
 Estructura organizacional y naturaleza de las operaciones
 Funciones/Personas a entrevistar
 Cronograma de reuniones
 Requerimientos sobre documentación y entrevistas
 Miembros del equipo de auditoría y coordinadores
 Proceso de auditoría que se va a emplear
 Contenido y formato del informe final.
- Reunión de Apertura.- Se realizará con los auditores, gerencia y líderes del área auditada para:
 Bosquejar el proceso
 Analizar detalles y arreglos administrativos
 Responder preguntas e inquietudes
 Elegir al grupo de conocedores
 Definir a los coordinadores
- Recorrido de Orientación.- Tomar de 1 a 2 horas para
 Revisar planos
 Visitar las instalaciones
 Tener una idea general de la operación, equipos y riesgos.
- Reunión con los coordinadores.- Posterior a la reunión de apertura para:
 Revisar cronograma
 Asuntos y expectativas de la auditoría
 Revisión de auditorías previas
- Entrevistas al grupo de conocedores.- Sobre el Programa de Prevención de Pérdidas
 Puntúe preliminarmente el cuaderno de auditoría con sus respuestas sobre políticas, normas, procedimientos,
sistemas y prácticas de trabajo
- Verificación de la evidencia.- Para confirmar la aplicación del Programa de Prevención, la calidad del
entendimiento del personal sobre el Programa de Prevención de Pérdidas y su rol en el mismo. Deben
realizarse:
 Entrevistas de campo a la línea de supervisión y trabajadores.
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AUDITORIA INTERNA / INTERNAL AUDITS

 Revisión de registros
 Chequeo de condiciones físicas.
 Considere todos los turnos
 Visite áreas alejadas
 Reajuste el puntaje otorgado preliminarmente (al grupo de conocedores) según el resultado de sus
verificaciones
 Anotar en el cuadernillo, todas las observaciones hechas en el campo.
- Reunión de Clausura.-
 Planifique su contenido
 Agradezca a los que ayudaron
 Reseñe lo ocurrido(N° de entrevistados, registros evaluados, condiciones, etc)
 Informe sobre esfuerzos notables significativos
 Indique sugerencias significativas para mejora
 Resuma los hallazgos significativos
 Resuelva cualquier duda o inquietud
 Mantenga siempre una actitud constructive
- Reuniones diarias de información.- con los coordinadores para:
 Evaluar el avance
 Identificar problemas potenciales
 Modificar estrategia de desarrollo
No se debe adelantar ningún resultado o hallazgo
- Informe Final.- Se evacuará y entregará a la gerencia dentro de los 30 días siguientes al proceso. Debe incluir:
 Carátula (área auditada, fecha, auditores)
 Propósito de la auditoría
 Criterios utilizados (ISO 14001, DNV, NOSA, etc)
 Nombres y cargos del personal auditado
 Resumen sobre verificaciones practicadas
 Hallazgos significativos notables
 Sugerencias significativas de mejora
 Resumen de hallazgos de verificación
 Resumen por secciones de la auditoría indicando: tema, puntaje máximo, puntaje obtenido y % alcanzado
 Cuaderno de Auditoría con puntajes alcanzados.
- Archivar la copia original y la información obtenida de campo.
- Registre en el RAC (PP-P-12.01) las no conformidades detectadas durante la auditoria, y que han generado
3Ws (PP-I.01.03) como parte de la mejora en el sistema.

6.0 ANEXOS
Cronograma de Auditorias
7.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
No aplica.

Version/Versión Date/Fech Description/Descripción Author/Autor Approved/ Firma

a Aprobado Aprobador

Draft/Borrador 01.11.03 First Draft/Primer Borrador F. Guerra Bob Arnold

01 11.11.03 Final F. Guerra Bob Arnold

02 31.03.05 Revisión 1 Raúl Villacorta Bob Arnold

03 28.02.06 Revisión 2 T. Chaparro Terry Severn

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CRONOGRAMA DE AUDITORIAS

PROCEDIMIENTO AUDITADO FRECUENCIA

Auditoria Interna Para todos los Normas de PP. Anual

Auditorias Internas Específicas

• Auditoria de Aislamiento de Energía
PP-P-37.00 Anual
• Auditoria de Seguridad Eléctrica
PP-P-37.02 PP-P-37.02 Bienal
• Auditoria del Procedimiento de Voladura
PP-P-42.00 Anual
• Auditoria Guardas y Fajas Transportadoras
PP-P-41.01 PP-P-46.00 Anual
• Auditoria Prevención de Incendios Superficial
PP-P-10.01 PP-P-10.01 Anual
• Auditoria Sistema de Permisos de Trabajo
PP-P-40.01 PP-P-40.02 PP-P-40.03 PP-P-39.01 PP-P-37.03 PP-P- 43.00 Anual
• Auditoria Trabajos en Altura, Andamios y plataformas, Escaleras
PP-P-44.01 PP-P-48.01 PP-P-51.00 Anual

Auditorias Externas Específicas

• Auditoria del Control de Suelos Superficiales Bienal
PP-P-32.00
• Auditoria Sistema Salud e Higiene Ocupacional Bienal
PP-P-17.01 PP-P-30.00
• Auditoria Prevención de Incendios Superficial Anual
(Compañía de Seguros para perdidas catastróficas)
• Auditoria Grúas y elementos de izaje Anual
PP-P-47.00
• Auditoria Materiales peligrosos Bienal
PP-P-31.00
• Auditoria Transito (Equipo Móvil, Vehículos Livianos y Seguridad Vial, Transporte de Anual
Personal)
PP-P-38.01 PP-P-43.01 PP-P-43.01
• Auditoria Aviación Bianual
PP-P-50.00
• Auditoria Sistemas Presurizados Bienal
PP-P-45.00

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