AUDITORIA ADMINISTRATIVA Introducción En el año de 1955, Víctor Manuel Rubio Ragazzoni presenta en forma de guía práctica a la Auditoria Administrativa, la cual sirve para normar el criterio de actuación, demostrando que dicho trabajo ha sido probado en el terreno práctico, estando conscientes de su carácter práctico y no obstante, con el tiempo considera que su obra podrá ser enriquecida con los requerimientos y avances en función a las épocas actuales. Objetivo Proporciona una opinión profesional, obtenida, como resultado de estudio e investigación y evaluaciones de carácter profesional, quedando bajo la responsabilidad de la persona que tenga la autoridad de la unidad u organización social, la ejecución de las sugerencias que se proporcionen; entendiendo que la responsabilidad no se puede delegar y es inherente a la función de la dirección. Puede implantar y ejecutar sus recomendaciones, previa autorización del responsable. 1. PLANEACION
El proceso de auditoría 2. EXAMEN administrativa requiere, para su desarrollo, de cuatro 3. EVALUACION DE RESULTADOS etapas: 4. PRESENTACION Metodología 1ª. Etapa: Planeación. Es la función donde se define el desarrollo secuencial de las actividades encaminadas dentro de los programas, así como la determinación del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas. La finalidad consiste en poder prever, anticipadamente a la acción, todos aquellos factores que se requieran, y que por ausencia de estos no limiten el curso de acción a seguir en pro de los objetivos esperados. En la planeación el auditor debe considerar:
➢ Definición del estudio a desarrollar ➢ Alcance especifico de la auditoria.
➢ Diagnóstico administrativo. ➢ Determinación del personal necesario. ➢ Elaboración del programa de diagnóstico. ➢ Programación del tiempo estimado. ➢ Aprobación del programa. ➢ Definición de las técnicas y herramientas a utilizar. ➢ Desarrollo del diagnóstico. ➢ Aprobación del programa de ➢ Definición del objetivo. auditoría. Para la elaboración de los programas específicos de auditoria, antes de iniciar es necesario, recopilar y recabar información, de los manuales de organización y operación, catálogo de formas, proyectos, fundamento legal, planos, y programas, informes, etc., con el objeto de contar con elementos que sirven de base para la elaboración de programas específicos de revisión. Concluida la investigación preliminar se procederá a un análisis de la documentación e información recabada, a fin de detectar el área o áreas que puedan representar alguna problemática y necesidad de revisión más detallada. Una vez conocido el problema en origen y magnitud a estudiar y los objetivos a cumplir, deberá un programa específico. 2ª. Etapa: Examen Prácticamente en esta etapa es en donde da comienzo la auditoria, puesto que se inicia con la ejecución de los programas para obtener la información de las áreas sujetas al estudio. El examen se inicia con la presentación que debe hacer el responsable de la unidad, del personal que participara en la auditoria, planteando el objetivo y alcance del estudio. En dicha presentación, se debe hacer especial énfasis en los fines y aspectos constructivos de la auditoria, indicando que el resultado que arroje la revisión, cualquiera que sea, será en beneficio del área auditada. Es necesario que esta presentación se pregunte al responsable o director de la unidad, si tiene interés en que alguna área en particular sea revisada con mayor profundidad o detalle y porqué. En esta etapa es donde se aplican las técnicas de investigación, para la capacitación y análisis de la información, documentación, formas y aspectos operativos a saber. Técnicas de investigación Encuestas: Interpretación de documentos: ➢ Cuestionarios ➢ Verificación (comprobar físicamente si se cumplen los objetivos, políticas ➢ Entrevistas y procedimientos). ➢ Observación. 3ª. Etapa, Evaluación de Resultados y recomendaciones. Terminada la investigación el auditor procederá a formular conclusiones, en el siguiente orden: ➢ Concentración de los datos obtenidos en la investigación, que le fueron proporcionados, a fin de estudiarlos y proceder a su clasificación. ➢ Clasificación de los datos, para que le sirvan de guía para formular conclusiones. ➢ Evaluación de resultados. ➢ Determinación de la solución, la conclusión a que ha llegado el auditor, después de evaluar los resultados de las investigaciones que efectuó. 4ª. Etapa: Presentación Esta etapa comprende la estructuración del informe final de la auditoria. Este será un documento donde se asiente, fidedignamente, todas las anomalías e irregularidades detectadas y por menores durante la práctica de la auditoria así como las recomendaciones y sugerencias de solución de la problemática. Los elementos que estructuren el cuerpo del informe de la auditoria administrativa, se relacionan a continuación.
Consideraciones generales: objetivo y magnitud
de la auditoria practicada; se cita los estudios específicos que se realizaron en forma adicional, y las áreas que estos hayan comprendido. Observaciones relevantes: se incluirá las observaciones más trascendentales a nivel de resultados detectados durante el transcurso de la auditoria. Al hacer la exposición de la problemática, se estipulara, jerárquicamente, de acuerdo a su importancia. Observaciones detalladas: se expondrá la problemática encontrada en cada una de las áreas específicas que integran un organismo. Anexos: Todo documento que sirva como evidencia para argumentar lo manifestado en el cuerpo del informe o confirmar alguna aseveración deberá ser incluido en esta parte. Comentarios: se anotara los asuntos tratados con los responsables del organismo y de cada una de las áreas auditadas se resumirán los planteamientos expuestos por los responsables, mencionando las medidas de soluciones que se hayan para la corrección de las irregularidades. Por otra parte es importante que se incluyan sus comentarios personales sus observaciones particulares y puntos de vista. Recomendaciones: se formulan las recomendaciones planteadas a niveles de su gerencia, como posiblemente soluciones a alas anomalías detectadas, pero sin llegar a su instrumentación, a reservar de una situación que lo amerite por la premura de solución. Se deberá considerar para hacer cualquier sugerencia o recomendación la factibilidad de su desarrollo. Referencias ➢https://es.scribd.com/doc/62718305/Auditoria-Administrativa ➢Rubio Ragazzoni, Víctor M.; Hernández Fuentes, Jorge. Guía práctica de auditoría administrativa. 4ta edición. Ed. Pacj. 2010.
