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1. ELEMENTOS ESENCIALES
➢ Apoyo de la Dirección
Una vez visto lo que es una Auditoria Ambiental y sus objetivos, el siguiente
paso es la realización de la propia auditoría ambiental. Llegados a este punto, será
necesario considerar y analizar detenidamente varios aspectos importantes a la
hora de llegar al proceso.
➢ Reunión inicial
➢ Ejecución de la auditoría
➢ Reunión final
Actividades a realizar
En la empresa por auditar se realiza una breve historia desde su fundación hasta
la actualidad y se expresa su preocupación e importancia por el cumplimiento y
control de sus emisiones de todo tipo que generen riesgo de contaminación
ambiental. Sus principales fases se definen en el siguiente gráfico:
Fases de la auditoría ambiental
Debe tenerse siempre muy en cuenta, que el tiempo para realizar la auditoría
y presentar el correspondiente informe debe ser lo más corto posible, para que la
Dirección, cuando disponga del mismo, pueda conocer perfectamente que se trata
del estado actual de la empresa y no de una situación pasada.
Principales pasos para la realización de una auditoría ambiental
Una vez revisado el esquema general de una Auditoría Ambiental, se está
en condiciones de empezar a desmenuzar y analizar mucho más detalladamente
cada una de las etapas que componen la Auditoría Ambiental.
Antes del inicio de la auditoría, es necesario decidir quién será el líder del
equipo auditor.
En relación con las auditorías internas, el líder del equipo auditor, será la
persona o empleado que ostenta tales responsabilidades. Éste debe ser
independiente del área a auditar debiendo tener a su vez conocimiento de
ella. Por regla general, suele designarse como líder del equipo, al
responsable de medio ambiente establecido en la empresa.
• Alcance de la auditoría.
• Objetivos de la auditoría.
• Criterios de la auditoría.
• Políticas y procedimientos.
• Normas, leyes y reglamentos.
• Requisitos contractuales o del Sistema de Gestión Ambiental.
• Códigos de conducta de los sectores industriales.
c) Viabilidad de la auditoría
d) Periodicidad
En caso de que haya un único auditor, éste deberá desempeñar todas las
tareas aplicables al líder del equipo auditor.
El contacto inicial con el auditado, por parte del líder del equipo, será más o
menos formal en función del tipo de auditoría.
REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
El nivel de detalle del plan puede diferir en función del tipo de auditorías, bien
sea: inicial, o posterior, interna o externa.
Plan de Auditoría Ambiental
De manera general, un plan de auditoría deberá incluir:
Contenido
• Objetivos de la auditoría.
• Criterios de la auditoría.
• Documentación de referencia.
• Alcance de la auditoría.
• Fechas y lugares donde se van a realizar las
actividades de auditoría
Generales
• Hora y duración estimadas, incluyendo
reuniones con la dirección del auditado y del
equipo.
• Funciones y responsabilidades del equipo
auditor y sus acompañantes.
• Asignación de recursos necesarios.
• Identificación del representante del auditado en
la auditoría.
• Idioma de trabajo y del informe de la auditoría,
cuando sea diferente del idioma del auditor y/o
El líder del equipo auditor, en consulta con el equipo auditor, deberá asignar,
a cada miembro, las responsabilidades, funciones, lugares, áreas y actividades a
auditar. Para ello deberá tener en cuenta lo siguiente:
Normalmente incluirán:
• Cuestionarios.
• Lista de verificación.
• Formato de registros de hallazgos.
• Otros documentos.
─ Cuestionarios
─ Lista de Verificación
─ Otros documentos
• La norma de referencia.
• Especificaciones contractuales o administrativas
En la preparación • Procedimientos de auditoría.
• Organigrama de la empresa, etc.
• Plan de Manejo Ambiental.
• Plan de auditoría.
En la reunión de
• Certificado de calificación del auditor.
preparación
• Procedimientos de auditoría.
•
• Norma de referencia.
• Especificaciones contractuales o administrativas
Muestreo
• Aleatorio.
• Estadístico.
• Por objetivos.
• Teniendo en cuenta un porcentaje determinado, etc.
Todos los métodos son aceptables, no obstante debe primar el sentido común.
El jefe del equipo auditor planificará las entrevistas y seleccionará las personas
a entrevistar. Dependiendo del tema elegirá a directivos, jefes de proyectos,
responsables de mantenimiento, personal de producción, etc.
El proceso para realizar la auditoría “in situ” conviene estructurarlo en etapas para
asegurar la realización de todas las actividades necesarias de la auditoría. Estas
etapas pueden variar de forma considerable de una empresa a otra, y en función
del organismo certificador, en el caso de auditorías externas. En general, una buena
distribución es la que se muestra a continuación:
REUNIÓN DE APERTURA
LA AUDITORÍA
Búsqueda de evidencias
REUNIÓN DE CIERRE
REUNIÓN DE APERTURA
• Deben asistir todos los integrantes del equipo auditor, la alta dirección
de la organización y los representantes de las áreas que van a ser
auditadas.
• Moderada por el líder del equipo auditor, quien debe asegurar que
todos los asistentes entienden y aprueban los detalles de la auditoría
• No deben aportar nueva información a la entidad auditada, el objetivo
es confirmar lo que las partes implicadas han aprobado anteriormente.
Puntos a tratar:
EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
BÚSQUEDA DE EVIDENCIAS
─ Búsqueda de evidencias
1) No conformidades
2) Desviaciones
3) Observaciones
REUNIÓN DE CIERRE
• Informe resumen.
• Informe de no conformidades/desviaciones y solicitud de acciones
correctivas/preventivas.
- Nº identificativo.
- Fecha de auditoría.
- Ámbito de la auditoría.
- Componente del equipo auditor.
- Resumen de resultados y conclusiones.
- Introducción.
- Objetivos y motivos.
- Alcance de la auditoría ambiental.
- Grado de cumplimiento de la política ambiental de la empresa y del
programa de auditoría.
- Métodos empleados en la realización de la auditoría.
- Grado de cumplimiento de los objetivos generales de la auditoría.
- Eficacia y fiabilidad de las medidas adoptadas para verificar
el grado de cumplimiento técnico y las repercusiones ambientales.
- Cumplimiento de los procesos productivos.
- Áreas de riesgo.
- Medidas correctoras.
- Seguimiento del plan de medidas correctoras y
establecimiento de su periodicidad.
- Grado de cumplimiento de la legislación vigente.
- Aspectos económico-financieros.
- Aspectos de organización y administración.
- Recomendaciones.
- Anexos al informe.
Conclusiones
Revisión y aprobación
En aquellas auditorías en las que las figuras del cliente y del auditado no
coincidan, auditorías de proveedor, el auditor debe cuidarse mucho de
entregar un ejemplar del informe al auditado sin autorización expresa del
cliente.
4. FINALIZACIÓN DE LA AUDITORIA
Plan de seguimiento
AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO
LAS NO CONFORMIDADES
La evidencia de la auditoría,
El requisito y
El enunciado de la no conformidad.
No conformidad mayor (NC+).- Esta calificación implica una falta grave frente al
Plan de Manejo Ambiental y/o Leyes Aplicables. Una calificación de NC+ puede ser
aplicada también cuando se produzcan repeticiones periódicas de no
conformidades menores. Los criterios de calificación son los siguientes:
No conformidad menor (NC-).- Esta calificación implica una falta leve frente al
Plan de Manejo Ambiental y/o Leyes Aplicables, dentro de los siguientes criterios:
ANÁLISIS DE CAUSA:
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN:
❑ PENDIENTE DE EVIDENCIAR
La definición de "acción correctiva" es la "acción para eliminar la causa de la no
conformidad detectada". La acción correctiva no puede ser tomada sin primero
hacer una determinación de la causa de la no conformidad. Existen muchos
métodos y herramientas disponibles en una organización, para determinar la causa
de una no conformidad desde una simple tormenta de ideas hasta técnicas más
complejas de resolución sistemática de problemas.
Antes de la auditoría
Para evitar estos <<trucos>> del auditado, una solución es seguir que, en
vez de retrasarse, se adelante la auditoría de tal modo que ésta se anticipe a los
hechos sobrevenidos. La respuesta a esta propuesta indicará, con gran seguridad,
la veracidad de la solicitud del retraso, así como el grado de compromiso y seriedad
de la empresa con la auditoría.
Durante la auditoría
La reunión de presentación
Para evitar que ello ocurra, el auditor debe empezar la reunión aclarando qué
es lo que única y exclusivamente desea saber de la organización, recordando a su
vez el tiempo que tiene asignado el auditado para su exposición. Si es necesario,
deberá interrumpir al auditado y solicitar la pronta finalización del discurso.
La hospitalidad excesiva
Otra de las situaciones en las que nos podemos encontrar se produce cuando el
auditado se extiende en una larga exposición de un tema que, aunque resulta
interesante, no tiene relevancia en el ámbito de la auditoría; por ejemplo, la historia
de la empresa, datos sobre sus accionistas, composición de un producto,
anécdotas con clientes,….
El auditor debe identificar estas situaciones cuando se produzcan y debe
esforzarse en ser objetivo con la información que recibe. Debe sobreponerse a su
natural interés por el tema de conversación y comunicar amablemente al auditado
la necesidad de dejar ese tema para más adelante.
El auditor tiene que estar preparado para impedir cualquier relación competitiva con
cualquier representante de la empresa auditada. En ocasiones, un exceso de
autoridad manifestada por el auditado puede ser intencionado con el objeto de
iniciar una discusión con el auditor, y así interrumpir el desarrollo normal del proceso
de la auditoría. En cualquier momento el auditado puede desafiar al auditor a una
demostración, conocimiento o autoridad sobre la materia.
ORGANIZACIÓN DEL
EQUIPO AUDITOR
CONFIRMAR/COMPROBAR REVISIÓN DE LOS RESULTADOS
LA COHERENCIA DE LOS E IDENTIFICACIÓN DE CONCLUSIONES
DATOS OBTENIDOS NO CONFORMIDADES
CRONOGRAMA
ESTUDIO DE
INSTALACIONES Y
ÁREAS REQUERIDAS PROPUESTA DE
ACCIONES
FIJACIÓN DE CRITERIOS Y DOCUMENTACIÓN DE LAS NO
ASIGNACIÓN DE TAREAS A LOS CONFORMIDADES Y LAS EVI‐
AUDITORES ENTREVISTAS
DENCIAS EN QUE SE APOYAN
PLAN DE SEGUIMIENTO
EVALUACIÓN Y
VERIFICACIÓN
PREPARACIÓN DE PROCEDI‐ DE DATOS
MIENTOS Y METODOLOGÍA OBTENCIÓN DEL RECONOCI‐
MIENTO DE CADA UNA DE LAS
NO CONFORMIDADES
COMPROBACIÓN Y EVALUACIÓN ENCONTRADAS
DEL CUMPLIMIENTO DE LA
1ª VISITA Y ENTREGA NORMA EXISTENTE
DE CUESTIONARIOS
REUNIÓN FINAL
RECOPILACIÓN DE LA
INFORMACIÓN SOLICITADA