Administración del Tiempo

Equipo #1 Ing. Gestión Empresarial

miércoles, 23 de octubre de 2013

Integrantes
Hernández Méndez Jessica

Ruiz Rascón Verónica Marisol

Santiago de León Carlos Alberto

Corey Gastelum Carlos Alejandro

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Contenido
Introducción Enfoques

Estrategias Beneficios Matriz Video

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Introducción
 Administración:
Dar un uso óptimo a los recursos

 Tiempo:
Lo que permite que las cosas no ocurran simultáneamente
 Es la magnitud física que mide la duración o separación de las cosas sujetas a
cambio
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A. E Marcel Cabrera Ángel, Administración del tiempo, ppt.

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Características del tiempo
    

 
 

El más importante de los recursos. El recurso más equitativo: todos tenemos el

mismo. Un recurso limitado y caduco: hagamos lo que hagamos se nos acaba. Recurso
inflexible: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse. El más indispensable de los
recursos: ninguna acción humana puede realizarse sin tiempo. Recurso insustituible.
Recurso inexorable: no lo podemos variar. Lo más que podemos hacer es utilizarlo
mejor o peor, a medida que va llegando. Recurso Paradójico: Todos disponemos de
Todo el tiempo del mundo. Podemos quejarnos de cómo lo usamos, pero nunca de no
tenerlo. Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, pero no el
tiempo.

A. E Marcel Cabrera Ángel, Administración del tiempo, ppt.

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Desperdiciadores de tiempo
 Es cualquier cosa que impida que

una persona alcance sus objetivos.

 Externos: provocados por otras

personas, factores
 Internos: provocados por nosotros

mismos.

A. E Marcel Cabrera Ángel, Administración del tiempo, ppt.

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Desperdiciadores de tiempo externos
        

Excesivo flujo de papeles Teléfono Chat / Internet Televisión Visitas Reuniones

Fallas de comunicación Falta o exceso de información Dormir

A. E Marcel Cabrera Ángel, Administración del tiempo, ppt.

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E n f o q u e s

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

“el que no es capaz de administrar el tiempo, no es capaz de administrar nada”

Peter Drucker
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EL TIEMPO ES UNA SIMPLE MEDIDA. LA PERCEPCIÓN
DE NO TENER TIEMPO SE DEBE A UNA MALA SELECCIÓN O DISTRIBUCIÓN DE LAS ACCIONES
REALIZADAS. ADMINISTRAR EL TIEMPO REALMENTE SIGNIFICA ADMINISTRARSE UNO MISMO, DE
TAL MANERA QUE SE PUEDA OPTIMIZAR EL RENDIMIENTO DEL TIEMPO DE QUE SE DISPONE.
__________________ Wikilibro. Disponible en web:
http://es.wikibooks.org/wiki/Administraci%C3%B3n_de_tiempo/Introducci%C3%B3n
El tiempo del día y el año transcurre a un ritmo matemáticamente uniforme y parejo:
a nadie se le echa encima y nunca se pone a volar ni a tiranizar a la gente.
Tampoco se recupera. La tan cacareada escasez de tiempo es un engaño que nace de
administrarlo mal, confundiendo prioridades, ignorando objetivos, obsesionándose
por hacer más cosas de las razonablemente posibles y que se nutre con la
incapacidad de decir “no” a las distracciones.

_____________________
¹¨ Habilidades Directivas¨ Dispinile en web:
https://sites.google.com/site/habdirectivas1/unidad3-administracion-del-tiempo
ENFOQUES DE LA
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

Es una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como
uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores. La
administración del tiempo; es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se
trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es
imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso.
____________ Administración del tiempo como recurso. Jack D. Ferner.
AUTO ANÁLISIS DEL USO DEL TIEMPO
A continuación hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un
círculo la que corresponda a cada punto.
1) Casi nunca
1. 2. 3. 4. 5. 6.

2) A veces

3) Frecuentemente

4) Casi siempre

Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo. Cada año me fijo metas específicas
y las pongo por escrito. Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo
según su importancia y trato de manejarlos en ese orden. Dedico mi tiempo a tareas
que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utópicas o improductivas. Llevo
una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, así como algo
inesperado. Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.

Ferner, Jack D. (1992). Administración del tiempo como recurso. (México): Limusa
1)

Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

7.

Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato
y decidiendo sobre ella. 8. Tengo una estrategia diseñada para evitar las
interrupciones. 9. Soy capaz de decir ”NO” cuando se me requiere en cosas que
interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes. 10. En forma habitual
práctico la relajación para reducir tensiones.

Ferner, Jack D. (1992). Administración del tiempo como recurso. (México): Limusa
11.

Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana.

4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre

12. Llego a posponer las desagradables de mi trabajo. cosas difíciles, aburridas o

4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre

13. Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

Ferner, Jack D. (1992). Administración del tiempo como recurso. (México): Limusa
Tiempo de calidad
EL MITO DE LA ACTIVIDAD.
EL MITO DE TRABAJAR CONTRA EL TIEMPO.
JIM ROHN
"El tiempo es nuestro activo más valioso, a pesar de que tendemos a desperdiciarlo,
matarlo y gastarlo en vez de cuidarlo e invertirlo."
"Aprende cómo diferenciar lo importante de lo menos importante. Mucha gente no sabe
hacerlo, simplemente porque se preocupan de las cosas sin importancia"
"Aprende cómo diferenciar lo importante de lo menos importante. Mucha gente no sabe
hacerlo, simplemente porque se preocupan de las cosas sin importancia."
ESTRATEGIAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

http://www.cnnexpansion.com/photos/2008/08/01/jerarquizar-es-la-clave-para-
administrar-correctamente-tu-tiempoarchivo.2008-08-20.4049917603.jpg

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PLANEACIÓN
La planeación es un proceso complejo. Algunas personas son buenas para planear y
otras no. Hay quien parece estar tan lleno de actividades y con tiempos tan
limitados que alega no tener horas disponibles para planear. Sin embargo, planear
es la clave para aliviar la tensión que produce el disponer de tan poco tiempo. Se
pueden hacer planes a largo o a corto plazo. Si hablamos de largo plazo nos
referimos a mayores de 3 meses y cuando sea a corto plazo es lo que esperamos
lograr hoy o en esta semana.
Haynes,Marion E.(1991). Administración del tiempo. Mexico:Trillas.Pag. 34

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Una buena planeación incluye:
• Establecer objetivos. • Determinar los medios y recursos. • Asignar
responsabilidades. • Programar los pasos a seguir. • Fijar el plazo para
realizarlos. • Seleccionar la fecha para comenzar, lo que te Permitirá completar el
objetivo en una fecha determinada. • Estipular las medidas y la forma de revisar
los detalles.
Haynes,Marion E.(1991). Administración del tiempo. Mexico:Trillas.Pag. 36

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Auxiliares para la planeación a largo plazo
Son una parte importante de la administración efectiva del tiempo. Simplemente es
imposible recordarlo todo. Pero no hay que dedicarle mucho tiempo a estos
auxiliares , en otras palabras , la planeación debe ahorrarle tiempo no al
contrario.  Hoja de plan de acción.  Grafica de Milestone.  Diagrama de PERT
Haynes,Marion E.(1991). Administración del tiempo. Mexico:Trillas.Pag. 37

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Hoja de plan de acción
pueden variar enormemente por lo que respecta a su complejidad. Las mas simples
muestran únicamente los pasos necesarios para completar un proyecto.
Objetivo: Acción por seguir Tiempo estimado Fecha limite Responsable

Haynes,Marion E.(1991). Administración del tiempo. Mexico:Trillas.Pag. 38

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Auxiliares para planes a corto plazo.
Las acciones por seguir a largo deben integrarse en orden de importancia junto con
otras exigencias. Estos pasos tan distintos forman parte de sus planes a corto
plazo. Los planes a corto plazo pueden diseñarse y programarse mejor sobre una base
diaria o semanal  Planes semanales.

 Planes diarios.

Haynes,Marion E.(1991). Administración del tiempo. Mexico:Trillas.Pag. 44

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Planes semanales.
Un plan semana debe describir lo que usted desea lograr al finalizar la semana, así
como las actividades que requiera para hacerlo. Los planes semanales se pueden
realizar ya sea el viernes anterior a la semana que empieza, el fin de semana, o
talves el lunes por la mañana.

http://farm3.static.flickr.com/2287/2130975597_ef12502cef.jpg

Haynes,Marion E.(1991). Administración del tiempo. Mexico:Trillas.Pag. 44

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Hoja de planes semanales Para la semana del __________________ Objetivos: 1 2 3
Actividades Prioridad A/B/C Tiempo estimado Día asignado

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Planes diarios
El programa de planeación culmina cuando logramos usar nuestro tiempo de la mejor
manera todos los días. Si se acostumbra a llevar un calendario a diario, muchas de
sus actividades ya estarán registradas.

http://photos-c.ak.fbcdn.net/hphotos-
aksnc6/223867_228293837209245_145629695475660_627608_8064677 _a.jpg

Haynes,Marion E.(1991). Administración del tiempo. Mexico:Trillas.Pag. 46

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Cosas por hacer hoy Tareas por realizar Terminadas Compromisos por atender 7:00
8:00

Llamadas por hacer

Terminadas

9:00
10:00 11:00 12:00

Personas que tengo que ver

Terminadas

13:00 14:00

15:00
16:00
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Los beneficios de utilizar mejor el tiempo

Cuando usted logre hacer un mejor uso de su tiempo, puede beneficiarse al tener la
posibilidad de consumar actividades de largo plazo como las siguientes:
Recuperado de: http://1.bp.blogspot.com/-
anZEAn97USY/TdcXcRvfKI/AAAAAAAAAAo/m5N1Q_23yZ0/s1600/beneficios%25255B1%25255D.jpg

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Haynes , M. (2007). Administración del tiempo. México: Trillas.

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Planear una carrera Realizar un curso para su futuro y establecer un plan para
alcanzar esa meta. Haga algo productivo. Hágase cargo de su propio destino.

http://2.bp.blogspot.com/-g29Kr-Y-
aPE/TgJerOu8GcI/AAAAAAAAAlY/aGdvI588gx8/s400/comoelegir-carrera%255B1%255D.jpg

Haynes , M. (2007). Administración del tiempo. México: Trillas.

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Leer
Estar actualizado es cada vez mas importante en el mundo complejo de hoy. Tener más
tiempo le permitirá leer material relacionado con su trabajo o bien, estudiar
nuevos temas o leer más sobre su afición o actividad.

http://1.bp.blogspot.com/_desarrollar+lectura+beneficios+noche+luz+gafas+paginas+ho
jas+leer+en+menos+tiempo.jpg

Haynes , M. (2007). Administración del tiempo. México: Trillas.

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Comunicarse El tiempo extra le permitirá mejorar y/o iniciar relaciones
interpersonales.

http://www.definicionabc.com/wp-content/uploads/Comunicaci%C3%B3n.jpg

Haynes , M. (2007). Administración del tiempo. México: Trillas.

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Relajarse

Necesita planear un tiempo para ello. Si usted no descansa de la diaria molienda,

su salud puede llegar a alertarse o a “consumirse”.

http://www.revistasaludalternativa.com/wp-content/uploads/relajacion.jpg

Haynes , M. (2007). Administración del tiempo. México: Trillas.

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Pensar Como resultado de la innovación, pueden surgir mejores métodos y nuevas
oportunidades. Tener más tiempo le permitirá desarrollar estrategias y pensar algún
plan para establecer y lograr importantes y nuevos retos.

http://3.bp.blogspot.com/_F9DRI1nsO8k/TOZxC3MHVpI/A
AAAAAAAAqA/OwK05173Wfo/s320/pensar.gif

Haynes , M. (2007). Administración del tiempo. México: Trillas.

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Matriz del Tiempo

Para saber que estamos utilizando correctamente el tiempo, acudiremos a la matriz

del tiempo en la cual se combina las dimensiones de lo importante y no importante
con las dimensiones de lo urgente y no urgente las cual se puede apreciar en el
gráfico siguiente:

Ver Contenido

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39
Que es lo urgente y lo importante???

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Para enfrentar a los ladrones del tiempo les daré los siguientes consejos:

Aprender a decir no. Muchas personas no saben decir no y terminan haciendo lo que
otras personas quieren que hagan, por que aceptan ser interrumpidos para ir a una
reunión, conversar o tratar temas que no contribuyen a su trabajo. Por lo tanto es
importante aprender a decir no, pero de forma amable, sin herir susceptibilidades,
por ejemplo: te agradezco mucho la invitación pero no puedo ir. Evitar
distracciones. Muchas personas no saben evitar las distracciones, por que tienen la
política de puertas abiertas, es decir cualquiera puede visitarlo de improviso,
interrumpirlo, llamarlo por teléfono, etc. Por lo tanto, es necesario que uno
aprenda a establecer horarios en los cuales puede recibir visitas, ser
interrumpido, para poder dedicarle nuestra total atención a nuestro trabajo.

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Hay que aprender a delegar. Muchas personas piensan que son las únicas que pueden
realizar todos los trabajos bien, subestimando a los demás y cargándose todo el
trabajo, no pudiendo cumplir con los mismos por falta de tiempo. Frente a ello es
necesario aprender a delegar, es decir a preparar a las personas en conocimientos y
técnicas para que puedan realizar los trabajos, delegándoles los mismos una vez que
se encuentren preparadas.

Sea puntual y exija puntualidad. Si usted no es puntual, sus compañeros de trabajo

harán lo mismo con usted y le robarán tiempo no llegando a tiempo, por lo tanto
debe generar una imagen de puntualidad y los demás respetarán su tiempo.

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Elimine sentimientos inútiles. Elimine sentimientos que le quitan tiempo y no le
generan valor, como son las preocupaciones, sentimientos de culpa, odio, miedo,
ansiedad, etc. Por ejemplo las preocupaciones son sentimientos que no ayudan a
nada, por que nos ocupa de cosas antes de tiempo, como angustiarnos o ponernos
nerviosos por un examen que vendrá de acá a dos semanas, o los sentimientos de
culpa que es sentirnos mal por algo que ya paso y que no lo podemos cambiar,
desperdiciando en ambos casos el tiempo por que lo que hacemos no contribuye a
nada.

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Aprender a ir al grano. Muchas personas no saben ir al grano y para abordar un tema
pierde tiempo tocando temas relacionados y en un proceso lento llegan finalmente al
meollo del asunto. Hacer un buen manejo de reuniones. Minimice la cantidad de
reuniones, aprenda a filtrar reuniones, si usted puede tomar una decisión sólo
hágalo y no convoque a una reunión, sólo convoque o acuda a una reunión si es
verdaderamente necesario, cuando realice una reunión o participe en una de ellas
exija que se tenga una agenda de temas a tratar con un tiempo estimado para cada
tema y para toda la reunión, con hora de inicio y de termino.

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Como usted podrá observar la base de la administración del tiempo esta en
planificar y cumplir con el plan que se tiene. La planificación es el proceso
mediante el cual establecemos que queremos y como lo vamos a alcanzar, sino
planificamos no sabremos hacia donde vamos y por lo tanto no podremos priorizar.

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