INGENIERÍA EN DESARROLLO Y GESTIÓN DE SOFTWARE

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

MTRA. ALICIA BALDOVINOS DEL RIO

TEMA I. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

PRESENTA

GONZÁLEZ FRÍAS LILIANA ITZEL

Fecha de entrega
18 de febrero de 2021
Índice
INTRODUCCIÓN...........................................................................................................3

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO................................................................................4

¿Qué es la administración del tiempo?.....................................................................4

¿Qué es eficiencia?...................................................................................................4

¿Qué es la efectividad?.............................................................................................4

¿Qué actividades son urgentes?...............................................................................4

Según la administración del tiempo ¿Qué actividades son urgentes?.....................5

Según la administración del tiempo ¿Qué actividades son importantes?................5

¿Cuáles son los mitos del tiempo?............................................................................5

¿Cuáles son los enemigos del tiempo?.....................................................................6

¿Qué es una matriz del tiempo y cuantos cuadrantes tiene?...................................7

CONCLUSIONES..........................................................................................................9

REFERENCIAS...........................................................................................................10
INTRODUCCIÓN
La administración del tiempo es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se
trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible
de recuperar.
La administración del tiempo es una habilidad que se va adquiriendo, conforme los
seres humanos, nos hacemos más conscientes de que existe y podemos trascender
a través de sacarle el mejor de los provechos, es una de las tareas a desarrollar para
estar en la posibilidad de incrementar nuestra efectividad en lo laboral, social y
familiar.
El conocimiento de conceptos, la identificación de obstáculos y trampas enemigos del
tiempo, y que muchas veces estos no solo están fuera sino también dentro de
nosotros, nos proporciona elementos y sugerencias que deben ser atendidas
adaptándolas a las necesidades propias de cada persona.
Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto
como a medio y largo plazo, es imprescindible:
 Identificar metas, objetivos y prioridades.
 Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.
 Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos
y las prioridades.
 Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto
en la vida académica como en la vida profesional.
La administración del tiempo consiste en la planificación y organización del tiempo
que disponemos de tal manera que logremos la mayor productividad, rendimiento y
eficiencia posible en nuestras labores, tareas o actividades diarias.
El tiempo es el único recurso que no podemos renovar, y probablemente el más
escaso, sobre todo en el mundo competitivo y ajetreado de hoy, que prácticamente
nos obliga a estar permanentemente activos.
Por lo que es fundamental realizar una buena gestión de nuestro tiempo si queremos
alcanzar el éxito, pero también, si queremos tener una mejor calidad de vida, ya que
después de todo, al administrar nuestro tiempo, lo que en realidad estamos haciendo
es administrar nuestra vida.

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ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

¿Qué es la administración del tiempo?

Se refiere al análisis del uso de este recurso en forma regular, para comprender la
forma más adecuada de usarlo efectivamente.
La administración de tiempo se concibe como la manera, la habilidad o la destreza de
hacer que el uso de este recurso sirva para nuestro beneficio propio y el de nuestro
entorno social. Considerado como la administración de sí mismo, ejerciendo un orden
y planificación adecuada de las tareas y actividades, coordenadamente con las metas
y objetivos propuestos.
La administración del tiempo consiste en ordenar y sistematizar los periodos de
dedicación de las actividades cotidianas que realizas frecuentemente.

¿Qué es eficiencia?
Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un
proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da
cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O, al contrario,
cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.
La eficiencia no es más que la capacidad de lograr algo con el mínimo de recursos
posibles o en el menor tiempo posible.

¿Qué es la efectividad?
Se denomina efectividad a la capacidad o facultad para lograr un objetivo o fin
deseado, que se han definido previamente, y para el cual se han desplegado
acciones estratégicas para llegar a él. Cuando se habla de efectividad, se está
haciendo referencia a la capacidad o habilidad que puede demostrar una persona, un
animal, una máquina, un dispositivo o cualquier elemento para obtener determinado
resultado a partir de una acción.

¿Qué actividades son urgentes?

Lo urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una
atención inmediata. Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o
actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos
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que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de
resultados cotidianos de una organización o en nuestra vida diaria.

Según la administración del tiempo ¿Qué actividades son urgentes?

Son las actividades que demandan atención inmediata, ya que pueden repercutir de
manera negativa ya que es posible que tengan fechas establecidas para su ejecución
o entrega. Es urgente aquello que necesita atención inmediata, o, en otras palabras,
una solución en un período de tiempo corto.

Según la administración del tiempo ¿Qué actividades son importantes?

Son tareas trascendentales, las cuales deben realizarse por la viabilidad y
funcionamiento de la organización, de no hacerlas traerían graves consecuencia para
la persona. Se denomina importante a lo que es muy conveniente realizar, o que
representa un gran efecto sobre nuestras metas u objetivos.

¿Cuáles son los mitos del tiempo?

Los mitos en el manejo del tiempo, algunos de los más comunes observados, en el
trabajo diario son:
 El mito del activismo: "El qué está más lleno de trabajo es el más eficiente". Se
repite la ironía del caminante que, al perder la ruta, redobla el paso y se agita
más, para no llegar a ninguna parte
 El mito centralismo: "Cuando más alto sea el nivel en que se manejen los
asuntos, tanto mejor". Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas
uno mismo "para estar en todo": invadiendo puestos, aplastando
personalidades y matando motivaciones.
 El mito de los datos completos: "Hay que aplazar las decisiones hasta haber
recopilado todos los datos". Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no
se decide.
 El mito de la energía en el desempeño laboral: " Los resultados son
directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido". Se centra el
interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.
 El mito de la solución de problemas: "Hay que canalizar el empeño y esfuerzo
a encontrar soluciones a los problemas que, por supuesto, ya conocemos". Se
pasa por alto que en el manejo de problemas lo básico y anterior a la
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 búsqueda

de soluciones son los planteamientos correctos, tan difíciles de lograr.

 El mito de la simplificación: "Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones
sencillas y fáciles". Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos
difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a
repetir lo que salió mal.
 El mito del tiempo enemigo: "El tiempo presiona; se echa encima". El más
precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de defensa.
 El mito de la puerta abierta: "El jefe debe estar disponible a todo mundo, listo
siempre para dialogar". Convirtiéndose en juguete de mil interrupciones y en
interlocutor de quienes andan buscando cómo matar el tiempo.

¿Cuáles son los enemigos del tiempo?

Algunos enemigos son obvios y fáciles de identificar como, por ejemplo:
 La verborrea como estilo de comunicación.
 Las repeticiones inútiles.
 El lenguaje confuso y ambiguo.
 El desorden.
 La indecisión.
 La manía de pasar mucho tiempo hablando y muy poco pensando.
 La manía de pasar demasiado tiempo realizando cosas sin aclarar intenciones,
propósitos y objetivos.
 Confundir lo urgente con lo importante.
En la figura 1.1 se muestran los 2 tipos de enemigos los cuales son internos y
externos.
Enemigos del tiempo
Internos Externos
 No saber decir "no"  Interrupciones del teléfono
 Querer captar actividades por no  Interrupciones por visitas
saber delegarlas inesperadas
 Sobrestimar las propias capacidades  Urgencias

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  Subestimar las propias capacidades  Mobiliario incómodo
 Aplazar, dejar las cosas para  Incapacidad de los subalternos
después  Falta de información adecuada
 Indisciplina en el cumplimiento de los  Instrucciones poco claras
propios planes  Exceso de reuniones
 Confusión y desorden en la propia  Liderazgo deficiente
oficina  Trámites excesivos (burocracia)
 Falta de motivación; indiferencia  Ruidos, distracciones visuales y
 Tensión y preocupaciones contaminación ambiental
personales  Sistema de comunicación deficiente
 Obsesión por lo trivial, meticulosidad
 Inconstancia, hábito de dejar tareas
inconclusas
Figura 1.1. Enemigos del tiempo.

¿Qué es una matriz del tiempo y cuantos cuadrantes tiene?

La matriz de administración del tiempo es un gráfico que ayuda a administrar mejor
los tiempos, organizar tareas diarias y hacer primero lo más importante. 
La matriz de administración del tiempo se divide en cuatro cuadrantes para que, en
base a su estructura, puedas diferenciar las actividades y su categoría y registra el
valor de cada una de las tareas según su prioridad.
Los cuadrantes pertenecientes a la matriz de administración del tiempo son:
 Cuadrante 1: tareas importantes y urgentes: En el primer cuadrante se deben
agregar aquellas tareas que si no las realizas tendrás problemas como, por
ejemplo, proyectos con fechas, vencimientos para pagar y todas las presiones
que debemos sortear sí o sí.
 Cuadrante 2: tareas importantes y NO urgentes: En el segundo están las
tareas que, si bien son imprescindibles que las logremos, no tienen una fecha
a cumplir, o esa fecha no es determinante. Por ejemplo, leer un apunte para la
universidad o ir al gimnasio.
 Cuadrante 3: tareas NO importantes y urgentes: En el tercer cuadrante son
aquellas tareas que deben ser cumplidas con más tiempo, son menos

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 importantes, como enviar un presupuesto por correo o limpiar la casa si vienen
visitas.
 Cuadrante 4: tareas NO importantes y NO urgentes: En el cuarto y último están
todas las tareas que se refieren al ocio y al entretenimiento, como ver una
película o dormir hasta tarde.
Es una manera de establecer prioridades y cumplir con las tareas en el momento
indicado. La matriz de administración del tiempo sirve para organizar mejor las horas
y cumplir con todo lo que tengas que hacer. En la figura 1.2 se muestran los 4
cuadrantes de la matriz del tiempo.

Urgente No urgente

Cuadrante I Cuadrante II
 Crisis  Relaciones personales
 Presiones  Nuevas oportunidades
Important  Proyectos con fecha de  Planificación de futuro
e vencimiento  Actividades preventivas
 Crecimiento personal
 Ocio, diversión
Cuadrante III Cuadrante IV
No  Interrupciones  Detalles
important  Email, reuniones, llamadas  Ladrones de tiempo
e  Actividades populares  Algunos emails, llamadas
 Presiones familiares  Actividades placenteras
Figura 1.2. Cuadrantes.

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CONCLUSIONES

Gestionar el tiempo de manera adecuada, es una de las características de un

trabajador productivo, en lo personal a nadie le sobra tiempo, a menudo quisiéramos
tener más horas al día para alcanzar hacer aquellas actividades que tenemos
propuestas. Por eso, la administración del tiempo engrana la planificación de los
procesos, las tareas y actividades, como factores que garantizan la productividad de
la misma.
La capacidad de administrar el tiempo que tengan, es el punto de referencia del
rendimiento del mismo y de la obtención de resultados. Que distinga el carácter de
urgencia de una actividad, la necesidad de efectuarla o no, cumplir con los plazos,
etc.
Hoy día el elemento diferenciador de cualquier profesional o empresa es la eficiencia,
la misma consiste en producir un resultado satisfactorio con el uso mínimo de
recursos, considerando que el recurso más significativo de cualquier individuo es su
tiempo.
Para la gran mayoría de personas el tiempo es un elemento abstracto e intangible,
como hablar del aire.
El saber diferenciar lo urgente e importante es de vital importancia para no distraerse
en actividades que impidan alcanzar los objetivos, es decir, que una adecuada
gestión del tiempo produce efectos positivos.
Es de gran relevancia que el tiempo sea visto como un recurso valioso que no se
debe desaprovechar, por ello debe tenerse claro cuáles son las prioridades más altas,
para de esta manera decir no, a otras actividades que no permiten la realización
precisa del propósito estratégico de la empresa la misión y la visión de la misma.

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REFERENCIAS

Barroeta, M. R. (2020). Gestión del tiempo (2): Matriz Urgente e Importante –

Ejemplos. Recuperado de: https://milagrosruizbarroeta.com/gestion-del-tiempo-
urgente-importante/
Formatalent. (s.f.). Diferencias entre urgente e importante. [Mensaje en un blog].
Recuperado de https://goo.gl/xm7amZ
F. Ron. (2002). Cómo organizar mejor tu tiempo. Ed. Alfaomega Everest. León,
España.
Hitt, M. (2001). Administración estratégica: Competitividad y conceptos de
globalización. México: Thomson.
M. María. (1986). Guía del Estudiante: Administración del Tiempo. UNAM-SEP.
México, D.F.
Mengual, A., Juárez, D., Sempere, M. y Rodríguez, A. (2012). La gestión del
tiempo como habilidad directiva. 3C Empresa, Investigación y Pensamiento Crítico,
(7), 6-30.
Matriz del tiempo - Administración de proyectos SCA. (s. f.). Google Sites.
Recuperado 17 de febrero de 2021, de
https://sites.google.com/site/claseadmondeproyectos/administracion/matriz-del-tiempo
Moon, L. (2020, 22 diciembre). ¿Cómo usar la matriz de Eisenhower para priorizar
tareas? [video tutorial]. Recuperado de: https://blog.trello.com/es/matriz-eisenhower

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