Fecha: Julio del

2005
CURSO VIRTUAL ISO 9000
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"Mejorando las competencias de los

Auditores Internos"

MEJORANDO LAS COMPETENCIAS DE LOS

AUDITORES INTERNOS

En estudios realizados con 75 auditores internos de

calidad de 9 organizaciones de manufactura y servicios
he encontrado las siguientes deficiencias en los auditores internos de calidad:
- Poca habilidad para elaborar preguntas de seguimiento en los auditados.
- Bajo dominio de lo que persigue el estándar de calidad.
- La documentación de evidencias para sustentar una no-conformidad es
pobre.
- Ambigüedades en la documentación de las acciones correctivas.
- Poca interrelación de los requisitos del estándar con los diferentes procesos
de la Organización.
- Las medidas de acciones preventivas no son identificadas por la poca visión
que tienen del concepto mismo y de la composición del sistema de calidad.

Se encontró que en la medida que los auditores internos poseen grados

académicos superiores a grados asociados adquieren con facilidad las
destrezas necesarias para ser buenos auditores de calidad, con currículo que
incluye al menos dos (2) auditorias supervisadas por un auditor experimentado
y un adiestramiento de 24 horas. En aquellos que poseen grados inferiores, en
adición al currículo, se deberá trabajar más de cerca de manera que se logre la
meta de que puedan auditar de manera efectiva un sistema de calidad.

La realidad actual de algunas organizaciones es que los auditores son

seleccionados con mucha rapidez y sin el debido adiestramiento de rigor, de
por lo menos 12 horas de adiestramiento intensivo en el estándar a usar, los
conceptos básicos de auditoria de calidad y por lo menos 2 auditorias
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supervisadas. Sólo son adiestrados en los procedimientos de la organización y

el estándar de calidad es dado como un documento no controlado para que lo
lean en sus casas. En este ciclo de ineficiencia se suma cuando la hoja de
cotejo utilizada fielmente por estos auditores no es una herramienta
desarrollada con la profundidad y dedicación que se merece y en consecuencia
se tiene que estos auditores declaran que no han encontrado ni oportunidades
de mejora ni mucho menos no conformidades en las áreas auditadas.

Como los auditores internos no tienen claro qué buscar de acuerdo a lo

descrito en el estándar, sucede lo que encontré en mi estudio, un informe de
auditoria al requerimiento 5.6 “Revisión Gerencial” sin ninguna observación.
Basado en esto, se realizó una auditoria a dicho requerimiento y se
encontraron tres no conformidades. Una de las no-conformidades indica que no
se tomaron acciones para unas deficiencias identificadas en la reunión como
por ejemplo acciones correctivas con más de 5 meses sin solución, quejas de
clientes y tendencias de fallas en algunos procesos.

De acuerdo a estos resultados, es necesario una revisión a los procesos de

adiestramientos en las organizaciones que operan bajo una cultura de apaga
fuego y en donde la importancia a los adiestramientos de este tipo es casi cero.
La nueva guía de auditoria ISO/DIS 19011 delinea de manera clara como
asegurar las competencias de los auditores al igual que si tomamos como
referencia los criterios utilizados por RAB, IATCA e IRCA podemos tener claro
como estructurar mejor el sistema de auditoria y la formación de los auditores
internos de calidad aunque algunos de estos documentos estén enfocado a
auditores externos de registración.

La figura 5 de la guía ISO/DIS 19011 describe el proceso de evaluación de los

auditores empezando por la evaluación inicial, esto es:
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- Identificar los tipos y niveles de conocimiento y destrezas que deben de tener

los auditores para cumplir con el programa de auditoria,
- Describir indicadores de educación, experiencia de trabajo, adiestramiento en
auditoria y experiencia en auditoria,
- Seleccionar el método para evaluar,
- Evaluar a los prospectos auditores y auditores versus los indicadores.

De las Organizaciones consultadas ninguna tienen criterios claros para

seleccionar y evaluar a los auditores por lo que está la incertidumbre si la
auditoria interna realizada por estos auditores es efectiva o no. La Inefectividad
de estas auditorias salen a la luz cuando llega el auditor externo del registrador
y éste encuentra un sin número de no conformidades y observaciones que
debieron ser detectada por los auditores internos, y por otro lado los constantes
problemas que se visualizan en toda la organización.

La tabla 2 de la guía describe los métodos de evaluación recomendados a ser

utilizados según sea el objetivo. Por ejemplo, para evaluar los atributos
personales, el conocimiento y las destrezas en el auditor se sugiere el uso de
exámenes orales y escrito como también el uso de pruebas psicométricas. En
la tabla 3 de la guía, se describe la estructura de evaluación para un programa
de auditoria interna. Las herramientas y técnicas de calidad, no dominada por
el 80% de los auditores consultados en el estudio, se evalúa usando la revisión
de los expedientes de adiestramientos. Pero si la necesidad de adiestramiento
en esos tópicos de calidad no es identificada en la organización como parte del
proceso mismo de evaluar las competencias necesarias de los auditores
entonces caemos en el abismo de la ignorancia y de una auditoria inefectiva.

Se debe tener sumo cuidado al momento de elaborar los exámenes orales y

escrito para los auditores internos u otra función de la Organización ya que su
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elaboración debe de cumplir con los principios éticos y el proceso de

evaluación del aprendizaje. De acuerdo a Medina y Verdejo (2000) la
evaluación del aprendizaje es un proceso sistemático a través del cual se
emiten juicios acerca del aprovechamiento académico de los estudiantes y de
tomar decisiones relacionadas con estas. Estas evaluaciones se realizan
mediante la aplicación de diferentes técnicas, instrumentos y medios
actualmente disponibles en la rama de educación. Aunque tradicionalmente
estos conceptos son aplicados a educación no en adiestramientos, hoy en día
es necesario su aplicación por la necesidad de tener personas debidamente
capacitadas realizando una función. Un concepto que data desde antes del
1970 pero que desde los 90 tiene su auge, es el concepto de medición de la
efectividad de los adiestramientos.

Todas estas herramientas y criterios los tenemos a nuestro alcance y es

necesario accesarlos, analizarlos y hacer una adaptación a nuestra
organización para mejorar cada día la función del auditor interno de calidad ya
que su función es de suma importancia para detectar a tiempo no
conformidades e identificar oportunidades de mejora a los procesos de trabajo
que hagan de nuestra organización competitiva.

En conclusión, para mejorar las competencias de los auditores es necesario:

1. Definir los criterios de selección tomando como referencias los establecidos

por ISO/DIS 19011, RAB, IATCA e IRCA.
2. Evaluar a los prospectos auditores internos y los existentes auditores, si los
mismos cumplen con dichos criterios. De no cumplir se deberá reforzar o
adiestrar en las destrezas y/o conocimientos necesarios.
3. Hacer uso de métodos de enseñanzas para educar a los auditores internos
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de manera que los adiestramientos sean efectivos en estas personas.

4. Estructurar los métodos de evaluación de manera que garanticen una
confiabilidad en sus resultados y que los mismos midan lo que deben de medir.
5. Establecer el mejoramiento continuo de las competencias como parte
integral del mantenimiento de las destrezas, habilidades y conocimientos de los
auditores internos de calidad.

Foro Segunda semana

Después de haber leído el Documento "Mejorando las competencias de los

Auditores Internos", el cual se encuentra en Documentos de la Plataforma, lo invito
a participar en el foro sobre:

¿Consideras que la efectividad de una Auditoria de

Calidad depende de los criterios para seleccionar y
evaluar a los auditores internos? Sí o No y por qué?