AUDITOR LDER INTERNO EN SISTEMAS DE CALIDAD

ISO-19011:2002

Objetivo

Al terminar el curso, los participantes conocern el papel que juega el auditor lder dentro de la administracin y la realizacin de auditoras a Sistemas de Gestin de la Calidad, as como la competencia que requieren.

Contenido

Introduccin Definiciones Repaso de la norma ISO 9001:2000 con enfoque de auditora Competencia del auditor lder Gestin de un programa de auditora Actividades de la auditora
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Introduccin

Un sistema de calidad necesita de verificaciones peridicas para asegurar su buen funcionamiento y efectividad. Los auditores de calidad juegan un papel importante en dichas verificaciones y en el logro del cumplimiento con requisitos.

Objetivos de la Auditora

Determinar la conformidad o no conformidad de los elementos del S.G.C. con requisitos especificados, incluyendo los regulatorios. Determinar la efectividad del S.G.C. Encontrar oportunidades para mejorar el S.G.C.

Beneficios de las auditoras

Ayudan a implementar, mantener y mejorar el S.G.C. Se incrementa la auto confianza del personal. Se conoce el estado que guarda el sistema de calidad.

Principios de la Auditora
A) PRINCIPIOS DE LOS AUDITORES.

Conducta tica .- El fundamento de la profesionalidad. Presentacin ecunime.- La obligacin de informar con veracidad y exactitud. Debido cuidado profesional.- La aplicacin de diligencia y juicio al auditar.

Principios de la Auditora
B) PRINCIPIOS DE LA AUDITORA

Independencia.- La base para la imparcialidad y la objetividad de las conclusiones de la auditora. Enfoque basado en la evidencia.- El mtodo racional para alcanzar conclusiones de la auditora fiables y reproducibles en un proceso de auditora sistemtico.
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Definiciones

CALIDAD.- Grado en que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos. AUDITORA.- Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de la auditora.
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Definiciones

Nota.- Las auditoras se pueden clasificar en: Internas

de primera parte, se realizan por ,o en nombre de la propia organizacin para la revisin de la direccin y con otros fines internos como auto declaracin de conformidad. de segunda parte por cliente u otras partes interesadas en la organizacin de tercera parte , por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como las certificadoras.
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Externas

Definiciones

Alcance de la auditora.- Extensin y lmites de una auditora. Evidencia de la auditora.- Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables. Criterios de auditora.- Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos.

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Definiciones

Hallazgos de la auditora.- Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de la auditora. Conclusiones de la auditora.- Resultado de una auditora proporcionado por el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora. Auditor.- Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.
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La norma ISO 9001:2000

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Requisitos de ISO 9001:2000

4 SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD 4.1 Requisitos generales

Identificar secuencia e interaccin entre procesos Procedimientos documentados de control de documentos, control de registros y un manual de calidad

4.2 Requisitos de la documentacin

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Requisitos de ISO 9001:2000

5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN 5.1 Compromiso de la direccin 5.2 Enfoque al cliente 5.3 Poltica de calidad 5.4 Planificacin 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin 5.6 Revisin por la direccin
registros de las revisiones

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Requisitos de ISO 9001:2000

6. GESTIN DE LOS RECURSOS 6.1 Provisin de recursos 6.2 Recursos humanos

Registros de competencia del personal, incluyendo de experiencia, capacitacin, escolaridad y habilidades

6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de trabajo

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Requisitos de ISO 9001:2000

7 REALIZACIN DEL PRODUCTO 7.1 Planificacin de la realizacin del producto

Pueden usarse planes de calidad Registros de los resultados de la revisin de requisitos y de acciones tomadas

7.2 Procesos relacionados con el cliente

7.3 Diseo y desarrollo

Registros de elementos de entrada, revisiones, verificacin, validacin y cambios

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Requisitos de ISO 9001:2000

7.4 Compras

Registros de evaluacin de proveedores y acciones Registros de validacin de procesos, de identificacin nica del producto y de productos propiedad del cliente inadecuados

7.5 Produccin y prestacin del servicio

7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medicin

Registros de resultados de calibracin y verificacin

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Requisitos de ISO 9001:2000

8 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA 8.1 Generalidades 8.2 Seguimiento y medicin

Procedimiento documentado de auditoras Registro de resultados de auditoras internas Registros de conformidad de los productos Procedimiento documentado Registros del producto no conforme
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8.3 Control del producto no conforme

Requisitos de ISO 9001:2000

8.4 Anlisis de datos 8.5 Mejora

Procedimiento documentado de accin correctiva Registro de acciones correctivas tomadas Procedimiento documentado de accin preventiva Registro de acciones preventivas tomadas

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Ejercicio.Evidencias de la auditora

Para el requisito de la norma ISO 9001:2000 que indique el instructor, elabore una lista de las evidencias de cumplimiento que un auditor podra encontrar. Ejemplo, para el requisito 4.2.3 se podra encontrar entre otras evidencias:

Una lista maestra de documentos del SGC Un sello de documento obsoleto Un procedimiento para el control de documentos Procedimientos firmados por quienes los aprueban Documentos disponibles a los usuarios Etc.
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Competencia del auditor lder

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Clasificacin del Auditor

Auditor.- Persona con la competencia para realizar una auditora. Experto tcnico.- Persona que aporta conocimientos especficos o experiencia al equipo auditor.

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Clasificacin del Auditor

Equipo auditor.- Uno o ms auditores que realizan una auditora ayudado por expertos tcnicos si es necesario.

Un auditor del equipo auditor se designa como jefe o auditor lder. El equipo auditor puede incluir auditores en formacin.
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Concepto de competencia
Calidad Conocimientos y habilidades especficos de calidad. Medio Ambiente Conocimientos y habilidades especficos de medio ambiente.

Conocimientos y habilidades genricos

Educacin Experiencia en Formacin auditoras como auditor

Experiencia laboral

Cualidades personales
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COMPETENCIA DEL AUDITOR LIDER

Cualidades personales Conocimientos y habilidades Educacin (formacin acadmica) Experiencia laboral Formacin de auditor Experiencia en auditoras

Competencia.- Capacidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidades

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Cualidades Personales
Tener cualidades que les permitan actuar de acuerdo con los principios de la auditora tales como: tico De mentalidad abierta Diplomtico Observador Perceptivo Verstil Tenaz Decidido Seguro de s mismo Liderazgo
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Liderazgo

Algunas caractersticas de los lderes son: Emptico Visionario Perseverante ntegro Espritu de servicio Otras
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Conocimientos y habilidades

A) Tanto para auditores como para auditor lder Aplicar principios, procedimientos y tcnicas de auditora. Conocer los documentos de referencia y del sistema de gestin. Entender las situaciones de la organizacin. Conocer legislacin y reglamentos aplicables.

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Conocimientos y habilidades

Mtodos y tcnicas relativos a la calidad (terminologa, fundamentos, tcnicas estadsticas y otros) Productos, servicios y procesos operativos

Adems para el auditor lder : Liderazgo para administrar el proceso de auditora.

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Educacin, Formacin y Experiencia

a) b)

c)

d)

Tanto para el auditor como para el lder, Completar formacin acadmica suficiente Tener experiencia laboral (tcnica, de gestin o profesional) Formacin como auditor ( conocimientos y habilidades en auditora ) Experiencia en auditoras

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Educacin, Formacin y Experiencia

Para el lder del equipo auditor,

experiencia adicional en auditoras

Se sugieren 20 das de auditora como auditor bajo la supervisin de un auditor lder, en los dos ltimos aos.

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Ejemplo de nivel de competencia

Una empresa podra requerir para contratar a un Auditor lder lo siguiente: Educacin.- Preparatoria terminada. Experiencia laboral general.- Cinco aos ( puede ser menos si el nivel de educacin es mayor). Experiencia laboral en gestin de calidad.- Al menos dos de los cinco aos. Formacin como auditor.- 40 horas de capacitacin en auditora y temas relacionados. Experiencia en auditora.- Cuatro auditoras completas con un total de 20 das o ms como auditor bajo la supervisin de un auditor lder o jefe dentro de los ltimos tres aos. 33

Ejercicio

Determine el nivel de competencia que solicitaran en su organizacin para un auditor lder. Indique cules son las evidencias que podran demostrar dicha competencia.

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Mantenimiento y Mejora de la Competencia

Desarrollo profesional continuo Ejemplo, cursos de capacitacin, asistencia a reuniones y congresos Mantenimiento de la capacidad Continua participacin en auditoras La evaluacin de los auditores debera ser al inicio, durante la seleccin de auditores y en la actuacin continua
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Evaluacin del auditor y del auditor lder

1)

2) 3) 4)

Identificar conocimientos y habilidades requeridos para el programa de la auditora. Establecer los criterios de evaluacin. Seleccionar el mtodo de evaluacin adecuado. Realizar la evaluacin.
Algunos mtodos de evaluacin son: revisin de registros, entrevistas, observacin y examen. 5) Reevaluar la competencia en forma peridica

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Gestin de un programa de auditoras

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Gestin de un Programa de Auditoras

GENERALIDADES. Un programa de auditora es el conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. Incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditoras. Con frecuencia el auditor lder es la autoridad para el programa de auditoras.
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GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA

Autoridad para el programa de auditora

Establecimiento del programa de auditora

objetivos y amplitud responsabilidades recursos procedimientos Planificar

Implementacin del programa de auditora

Mejora del programa de auditora Actuar

preparacin del calendario de auditoras evaluacin de auditores seleccin de equipos auditores conduccin de actividades de auditora conservacin de registros

Competencia y evaluacin de los auditores Actividades de auditora

Hacer

Seguimiento y revisin del programa

seguimiento y revisin identificacin de la necesidad de acciones correctivas y preventivas identificacin de oportunidades de mejora

Verificar

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Objetivos y amplitud de un Programa de Auditora

Objetivos.

Tomar en cuenta prioridades, intenciones comerciales, requisitos del sistema y otros requisitos. La extensin puede variar y estar influenciada por el tamao, la naturaleza, la complejidad de la organizacin y otros factores.

Amplitud.

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Responsabilidades, recursos y procedimientos de un programa

Responsabilidades.- Asignar la

responsabilidad de la gestin de un programa a un auditor lder. Recursos.- identificar los recursos financieros necesarios para el programa de la auditora. Procedimientos.- los procedimientos del programa de auditoras debern incluir entre otros, planificacin de auditoras, seleccin de auditores y sus funciones, el proceso de la auditora, el registro y el seguimiento
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Implementacin del Programa de Auditora

La responsabilidad del auditor lder incluye :

Comunicacin del programa Coordinacin y calendarizacin Evaluacin de auditores Seleccin de auditores Asegurar recursos necesarios Asegurar realizacin, segn programa Control de los registros de la auditora Revisin , aprobacin y distribucin de los informes Asegurarse del seguimiento de la auditora

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Empresa : Servicios Especiales S.A.

Formato Prograna de la Auditoria Interna

Objetivo : Alcance :
Tipo de auditoria

Periodo : Ene-Dic 2006 No. 01-06

Ene

Feb

Mar

Abr

May Jun

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Observaciones: c.c. para Director General

Pg. 2 de 3

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Registros del Programa de Auditora

Se deberan mantener los siguientes registros como evidencias,

Registros de auditora individuales (planes, informes de no conformidades y otros). Resultados de la revisin del programa. Registros del personal auditor (evaluaciones, formacin, mantenimiento de la competencia y otros ).

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Seguimiento y revisin del Programa de Auditora

Seguimiento y revisin del programa de auditora para asegurar si se han cumplido los objetivos y para oportunidades de mejora. Reportar a la direccin. Usar indicadores como,conformidad con los programas y calendarios, retroalimentacin de clientes. Tomar acciones para mejorar el programa de auditora.

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Actividades de la auditora

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Actividades de la auditora

Inicio de la auditora Revisin de la documentacin Preparacin de la auditora in situ Ejecucin de la auditora Informe de la auditora Terminacin de la auditora Seguimiento de la auditora

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El inicio de la Auditora

EL AUDITOR LIDER DEBER : Designar el equipo auditor Definir objetivo, alcance y criterios de la auditora Determinar viabilidad Seleccionar equipo auditor Establecer contactos iniciales con el auditado

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Revisin de la Documentacin

Revisin de los documentos pertinentes del

sistema de gestin de calidad incluyendo registros y determinacin de su adecuacin con

respecto a los criterios de auditora.

Las fallas en la documentacin deberan arreglarse antes de la auditora en sitio.

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Preparacin de las actividades de Auditora en sitio

El auditor lder prepara el plan de auditora:

Objetivos, criterios, alcance, fechas, lugares, tiempo estimado responsabilidades y distribucin

El auditor lder asigna las tareas al equipo auditor

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Ejercicio de preparacin para la auditora

En equipos de 4 personas, elaboren un plan de auditora para auditar la empresa de alguno de ustedes considerando dos da de auditora bajo ISO 9001:2000,que incluya todos los requisitos, reas y niveles de jerarqua. Debern participar de 3 a 4 auditores, incluyendo el auditor lder.

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Preparacin de las actividades de Auditora en sitio

Preparacin de los documentos de trabajo con el uso de herramientas de apoyo, ejemplos :

Listas de verificacin Diagramas de rbol (6 Ms) Diagramas de tortuga (PEPSU) Diagramas de sol Ciclo PHVA Diagramas de flujo
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Ejemplo de Lista de Comprobacin

Requisito Pregunta o tema Cumple Si- No Hallazgo

4.2.3

Solicitar el procedimiento documentado para el control de los documentos Se realizan revisiones y actualizaciones a los documentos cuando es necesario? Se revisa que los documentos sean adecuados y se aprueban antes de su emisin ? Los documentos estn disponibles en los puntos de uso ? ( verificar en varias reas )

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Ejercicio, herramientas para la auditora

Equipo 1 .- Elaborar una lista de verificacin para auditar un requisito de la norma por equipo (del requisito 4 al 8) Si es preciso utilice algn diagrama como herramienta auxiliar.

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Realizacin de la Auditora en sitio (1)

Reunin de apertura Comunicacin durante la auditora ( entre auditores y con el auditado) Funciones y responsabilidades de guas y observadores

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Ejercicio reunin de apertura

En equipos, preparar una agenda para la reunin de apertura. Algunos temas para la reunin de apertura son:

Presentacin del equipo auditor Agradecimiento Preguntar limitaciones de acceso Revisin del plan de auditora Aclaracin de dudas Confirmar junta de cierre
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Realizacin de la Auditora en sitio (2)

Recopilacin y verificacin de la informacin Reunir informacin verificable, por muestreo (diversos mtodos) Evaluar la evidencia contra los criterios de la auditora. Generacin de hallazgos de la auditora Pueden indicar conformidad o no conformidad. Registrar Las no conformidades pueden clasificarse
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Tcnicas de auditora

Revisin documental Entrevista personal Rastreo Punto profundo o microcosmos Por procesos

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Ejercicio, identificacin de no conformidades

Resuelve los casos que te de el instructor identificando para cada uno de ellos, si se trata de una no conformidad o no, indicando adems cual es el requisito de la norma que se est incumpliendo.

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Realizacin de la Auditora en sitio (3)

Preparacin de las conclusiones El equipo auditor se rene para revisar hallazgos y conclusiones Se pueden clasificar las no conformidades En caso de duda, el auditor lder toma la decisin final Reunin de cierre

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Reunin de cierre

El auditor lder comunica los hallazgos y conclusiones de la auditora Gua para la junta de cierre:

Hablar con autoridad Escuchar cuidadosamente Vigilar el lenguaje corporal Controlar la junta

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Redaccin de la no conformidad

Las no conformidades se deben redactar de manera clara y concisa. La redaccin debera incluir:

Descripcin de lo que solicita el criterio Incumplimiento encontrado Detalles tales como nmero de lote, rea, fecha, nmero de folio, cliente u otros aplicables.

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Informe de la Auditora

El auditor lder prepara el informe final.

Contenido : alcance, objetivos, miembros del equipo auditor, representantes del auditado, fechas de auditora, organizacin auditada, criterios de la auditora, hallazgos, conclusiones, lista de distribucin.

Aprobacin y distribucin del informe de auditora.

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Ejercicio, el informe final

Redactar al menos dos de las no conformidades identificadas en el ejercicio de casos En equipos de 3 a 5 personas, preparar el informe final de la auditora, considerando las no conformidades identificadas.

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Cierre

La auditora se considera cerrada cuando se concluy con el plan y cuando se ha entregado el informe correspondiente. El responsable del rea auditada deber proponer y asegurar que se tomen acciones correctivas. En auditoras internas, el auditor puede dar sugerencias pero no asumir responsabilidad sobre las acciones a tomar.
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Seguimiento

Es comn que despus de un tiempo razonable, loas auditores verifiquen si se tomaron las acciones propuestas y si fueron eficaces. Esto se hace a travs de una auditora de seguimiento.

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Terminacin de la Auditora
Conservacin de los registros ( definir ) Informacin confidencial Finalizacin Cuando se realizan todas las actividades del plan auditora.

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Seguimiento de la Auditora

El personal directivo responsable del rea, debe proponer y llevar a cabo acciones correctivas, preventivas y de mejora oportunamente sobre las conclusiones de la auditora.

Estas acciones no son parte de la auditora pero pueden formar parte de una auditora posterior. El auditor lder debera verificar que se hayan cerrado todas las no conformidades.
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Bibliografa

NMX-CC-9000-IMNC-2000 / ISO 9000:2000 sistemas de gestin de la calidad fundamentos y vocabulario NMX-CC-9001-IMNC-2000 / ISO 9001:2000 sistemas de gestin de la calidad requisitos ISO 19011:2002 directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y ambiental Pgina web www.iso.ch The Process Auditing Techniques Guide J.P. Rusell. USA 2003- ASQ Quality Press
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AGRADECEMOS SU ASISTENCIA AL CURSO

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