UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA

ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRIAL
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
CICLO II / 2018
“ANTEPROYECTO DE ESTUDIO DE OYM - ETAPA 1 – PERFIL DEL TRABAJO A
REALIZAR EN:
UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONALES DE LA
UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR”

Docente: Ing. David Alberto Orantes Tobar.

Integrantes:
GRUPO #6

NOMBRE CARNET
ABREGO SORIANO, MARINO JOSUE AS15019
ARDON FLORES, LUIS JOSE AF15001
COLORADO NAVARRETE, EFRAIN ISAIAS CN15006
TEJADA HIDALGO, SARA YAMILETH TH08004
ORELLANA PORTILLO, DIANA LISBETH OP14010

Ciudad Universitaria, martes 18 de septiembre del 2018

ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
 GENERALIDADES DE LA INSTITUCIÓN

UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONALES DE LA

UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD

La UACI, es responsable de la descentralización operativa y de realizar todas las

actividades relacionadas con la gestión de adquisiciones y contrataciones de obras, bienes
y servicios de todas las unidades que conforman la estructura de la Universidad de El
Salvador y sus multidisciplinarias, dándole el debido cumplimiento a la Ley de Adquisiciones
y Contrataciones de la Administración Pública (LACAP) a la cual está sujeta.

Las adquisiciones y contrataciones de las instituciones de la Administración Pública,

estarán reguladas por la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración
Pública, LACAP, de conformidad al Artículo 1 de esa misma Ley. La Unidad de
Adquisiciones y Contrataciones Institucional, es la encargada de realizar todas las
actividades relacionadas con la gestión de adquisiciones y contrataciones, de conformidad
a lo establecido en el Artículo 9 de la LACAP y cuyas atribuciones las define el Artículo 12
de la misma Ley. Unidad institucional, encargada del manejo de la imagen, publicaciones y
divulgaciones hacia el exterior de la institución contratante.

OBJETIVO DE LA INSTITUCIÓN

Ejecutar las adquisiciones y contrataciones de bienes, obras y servicios de la programación

anual de adquisiciones y contrataciones, que demandan las Facultades y Unidades de
Oficinas Centrales, en forma ágil y oportuna, dando cumplimiento a lo establecido en la
Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, para contribuir a que
los resultados planificados en la Institución se den favorablemente y que las áreas
académicas, de Investigación y administrativa-financiera, se desarrollen satisfactoriamente.

MERCADO

Institución Publica sin fines de lucro.

CANTIDAD DE EMPLEADOS

La unidad posee 15 personas, incluyendo ordenanza, secretaria, guardalmacén, y auxiliar

de almacén.
 ORGANIGRAMA

A continuación, se muestra el organigrama actual de la Unidad, cabe mencionar que es un organigrama que aún se mantiene en
proceso de aprobación y que está sujeto a cambios o mejoras.

UACI - UES

JEFATURA

ALMACÉN
COMPRAS SIGAC UNIVERSITARIO
 MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

MISION

Tramitar en forma ágil y oportuna los procesos de adquisición de bienes, obras y servicios
que requieren las unidades y facultades solicitantes, que permitan cubrir sus necesidades
para lograr los fines de la Institución.

VISION

Ser una Unidad eficiente y eficaz en cumplir con las atribuciones en gestión de
adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios que la ley establece, utilizando
los medios tecnológicos adecuados y modernos para el logro de los fines de la Institución.

VALORES

No están establecidos

FUNCIONES Y ACTIVIDADES DE LA UNIDAD

Las principales actividades desarrolladas en la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones

de la Universidad de El Salvador son las siguientes:1

Elaboración y consolidación del Plan de Compras Institucional.

Elaboración y ejecución de la programación de Compras Institucional.
Depuración del listado de garantías presentadas en los diferentes procesos de
adquisición.

Atención y asesoría a las diferentes comisiones evaluadoras de ofertas.

Atención, seguimiento y actualización del sistema de compras.
Gestiones para reforzar con recurso humano la UACI.
Generación de informes y reportes a las autoridades universitarias y ente normativo
de las adquisiciones y contrataciones de la administración pública.

Notificaciones de Adjudicación a Proveedores.

Aplicación de multas a proveedores.

1 MEMORIA DE LABORES AÑO FISCAL 2015. UACI-UES (ÚLTIMO INFORME PUBLICADO)

 Elaboración de Resoluciones de Ampliación, Modificación y Prórrogas de Contratos.
Seguimiento y ejecución de contratos.
Resolución de Recursos de Revisión.
Trabajar en forma coordinada con la Unidad Financiera Institucional y los subsistemas que
lo conforman aspectos administrativos financieros relacionados con las adquisiciones.

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS PRINCIPALES

El área de compras y contrataciones es uno de los componentes más importantes en los

procesos de la Universidad de El Salvador. Para proveer servicios a la universidad puede
organizar su acción de diversas formas: ejecución directa, contratación externa privada
(outsourcing), contratación de entes públicos no estatales, asociación, concesión,
privatización con reglamentación, entre otras. Todas son formas de contratación, y solo
una, de contratación directa de personal; todas las otras son compras o contrataciones de
servicios con personas jurídicas.

Las etapas a seguir para las compras públicas son:

PLANIFICACION DE NECESIDADES

GESTION DE COMPRA

ADJUDICACION

CONTRATACION

SEGUIMIENTO Y

LIQUIDACION
 DISTRIBUCIÓN DEL LUGAR DE TRABAJO

A continuación, se muestra el área de trabajo de la oficina de la UACI dentro de las

instalaciones de la Universidad de El Salvador.
 OBJETIVOS DEL ESTUDIO

La Unidad de Contrataciones y Adquisiciones Institucionales UACI, de la Universidad de El

Salvador, es una de las áreas más importantes dentro de esta, debido a que ella se encarga
de la adquisición de todos los insumos y servicios requeridos por todas la Unidades y
Facultades de la Universidad, incluidas las Facultades Multidisciplinarias ubicadas en San
Miguel y San Vicente; por lo cual es indispensable un funcionamiento óptimo de la UACI
que traerá consigo beneficios en el funcionamiento general de la Universidad.
Por lo tanto, el objetivo de esta primera etapa es:
 Identificar la situación administrativa actual de la UACI, es decir presentar una
fotografía de cómo se encuentra la unidad, encontrando los problemas más
significativos que obstaculicen un funcionamiento óptimo, con el objetivo de que
posteriormente se realicen los estudios respectivos en cuanto a la estructura
organizativa y los procedimientos, y de esta manera generar propuestas de mejora
para hacerlos más efectivos y eficientes; dichas propuestas serán presentadas a la
jefatura de la unidad a fin de poder implementarlas.

PREDIAGNÓSTICO
Para poder establecer los problemas que afectan directamente a esta institución dentro de
la Universidad de El Salvador, se utilizará la técnica de la encuesta, mediante la cual se
establecerán parámetros el cual posteriormente de su respectivo análisis se podrán
establecer de manera inicial las problemáticas principales que apremian a esta institución.

 DETERMINACIÓN DEL TAMAÑO DE LA MUESTRA

Se sabe que en la unidad son 15 empleados, lo cual se considera como una organización
con población finita, y en base a esa característica se establece utilizar la siguiente
ecuación:

𝑘2 × 𝑝 × 𝑞 × 𝑁
𝑛=
(𝑒 2 × (𝑁 − 1) + 𝑘 2 × 𝑝 × 𝑞)
N: tamaño de la población o universo; para este estudio es un total de 15 personas.
k: constante que depende del nivel de confianza asignado; se considerará un k= 95%
p: es la proporción de individuos que poseen en la población la característica de estudio.
Para este estudio se considerará p=q=0.5
e: error muestral deseado o precisión, el cual se considerará un valor de e=0.5

De lo anterior se obtiene

𝑛 = 14.47 ≡ 15 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑠
  ENCUESTA
La encuesta que se realizó 2en la unidad sujeta a estudio se muestra a continuación3:

2
De manera física se realizaron 13 encuestas, debido a que el día que se realizó faltaron 2 empleados por
diversos motivos, pero se les hizo llegar la encuesta de manera “online” a través de Google Forms.
3
Debido a la limitante del número de páginas a utilizar solo se muestran en forma de imágenes el formato
de encuesta utilizado.
  RESULTADOS
Del análisis de la información recopilada en la encuesta se obtuvo el siguiente gráfico:

Problemas Detectados
Área de trabajo deficiente

Deficiencia en los procesos legales

Falta de control

Retraso en las adjudicaciones

Órdenes de compras imcompletas

Cambios a último momento en las órdenes de compra

Retraso en otras unidades

Falta de experiencia a nivel institucional

0 2 4 6 8 10 12 14 16

Fr Fr Acumulada

Y para escoger los problemas que directamente afectan a la institución se realizó un

Análisis de Pareto.
Del análisis de Pareto obtenemos las siguientes problemáticas identificadas que afectan
directamente en el funcionamiento de la institución:
1. FALTA DE PLANIFICACIÓN A NIVEL INSTITUCIONAL.

La existencia generalizada de no realizar una planificación objetiva de las

necesidades de funcionamiento en las Unidades y Facultades, lo que se traduce en
un desfase de la programación anual de compras en cada ejercicio fiscal, que afecta
también a otras unidades administrativas financieras de la institución ya que los
bienes y servicios no se reciben oportunamente.

2. DEFICIENCIA EN LOS PROCESOS LEGALES.

Serias dificultades con la asesoría legal y elaboración de contratos, ya que no existe

un esquema o metodología de trabajo coordinado Fiscalía-UACI UES, falta de
comunicación y unificación de criterios legales, que afectan significativamente la
ejecución oportuna de las adquisiciones.

3. ÁREA DE TRABAJO DEFICIENTE.

Actualmente la UACI está ubicada en el sótano de Oficinas Centrales, en un local

que no cuenta ni reúne las condiciones mínimas para la naturaleza de las
actividades que se desarrollan, así como por el volumen de documentos que genera
cada proceso de compra y que por ley los expedientes deben conservarse al menos
por 10 años.
A continuación, se presentan problemáticas que genera el ambiente en donde se encuentra
la institución que afecta directamente el desempeño de la misma que se considerarán al
momento de plantear soluciones:
a. RETRASO DE OTRAS UNIDADES: La falta de presentación oportuna del Plan de
Compras anual, no permite la consolidación oportunamente debido a que no todas
las unidades y facultades lo presentan en la fecha requerida por la UACI, lo que no
permite a la UACI cumplir con la entrega del mismo a la Unidad Normativa de
Adquisiciones y Contrataciones del Ministerio de Hacienda. (Arts. 12 letra c) y 16
LACAP; 10, 11 Y 12 REPLACAP.

b. ORDENES DE COMPRAS INCOMPLETAS: Solicitudes de compra urgentes

presentadas a la UACI extemporáneamente, con especificaciones técnicas
incompletas.

c. RETRASOS EN LAS ADJUDICACIONES: Esto debido a la falta de colaboración en

algunos casos de personas que forman las Comisiones de Evaluación de Ofertas,
esto ocasiona retrasos en la elaboración de los respectivos Informes y
Adjudicaciones.
 d. CAMBIOS A ÚLTIMO MOMENTO EN LAS ORDENES DE COMPRA DE LAS
UNIDADES Y FACULTADES: Las modificaciones al Plan de compras que solicitan
casi a diario las Unidades y Facultades, afectan el desarrollo de los procesos de
licitaciones o concursos, porque el plan de compras sirve de insumo para la
elaboración del cronograma de compras institucional, a su vez afecta la ejecución
presupuestaria que exige tener claro en qué se va invertir el gasto de un ejercicio
fiscal, el cual está plasmado en el presupuesto digitado y aprobado por los
organismos de gobierno universitario y por la Asamblea Legislativa.

e. FALTA DE CONTROL: Muchas Facultades y Unidades solicitantes, no elaboran el

“Acta de Recepción” es decir el Acta que evidencia la fecha en que son recibidos los
bienes o prestados los servicios, esto genera un problema a la UACI para llevar el
control de los tiempos de entregas y verificar si es necesario poner o no multas a las
empresas adjudicadas por retrasos en los tiempos de entrega, tal como lo exige la
Ley.

Todos los problemas antes mencionados, abonan a un problema principal, que es la

ineficiencia en la UACI, situación que genera conflicto tanto dentro como fuera de la
Universidad, siendo motivo por el cual muchas empresas desisten en prestar sus bienes o
servicios a la Institución. A continuación, se presenta un diagrama Causa – Efecto de la
problemática principal de la Unidad y sus diferentes causas.
 IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN DEL ESTUDIO

Un estudio de Organización y Métodos en la UACI puede adecuar o relacionar todos

aquellos elementos como procedimientos, métodos, sistemas, etc. para que, dicha unidad
pueda lograr sus objetivos, de una manera más eficiente. Partiendo de un diagnostico que
dará un panorama amplio del problema central.

Se hace indispensable un estudio de este tipo desde el momento en que surge la necesidad
de administrar los recursos, ya sean físicos, tecnológicos, financieros o económicos,
humanos y para esta área de estudio además se incluyen los recursos legales o normativos,
se presenta el problema de determinar quién los va a combinar; a quién corresponde
asignarlos a las diversas actividades que se realizan en el departamento o unidad; cómo se
van a interrelacionar para lograr su óptimo rendimiento; en qué forma se van a emplear y
qué decisiones se van a tomar.

Para que la unidad o departamento pueda alcanzar su ORDEN lo debe hacer mediante la
adopción de métodos o modos estructurados u ordenados de actuar, mediante un
compendio de reglas y ejercicios prácticos, estos procedimientos permiten obtener un
resultado deseado y sistematizar los conocimientos adquiridos, con el propósito específico
de mejorar el proceso administrativo al cual se aplica. Mediante los métodos se trata en
definitiva de obtener soluciones satisfactorias a los problemas que plantean las actividades
encaminadas a la producción de los servicios que se ejecutan en el área a analizar.

RESULTADOS ESPERADOS DEL ESTUDIO A REALIZAR

 PLAN DE TRABAJO PARA EL DESARROLLO DEL ESTUDIO
Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre OB SER VA C ION ES

ACTIVIDAD Responsables 20 27 3 10 17 24 1 8 15 22 5 12 19 26 3 10 17 24
1. Etapa PERFIL
Visita inicial a la
Estudiantes
institución
Identificación de la
Estudiantes
administración
Aprobación de la
Docente
empresa
Vista a la UACI Estudiantes
Planeación del
Estudiantes
estudio

Recopilación de
Estudiantes
la información

Presentación del
Estudiantes/
perfil -
Docente
ANTEPROYECTO
2. Etapa SITUACIÓN
ACTUAL
Percepción de la
Estudiantes
situación actual
Análisis de la
Estudiantes
UACI
Identificación y
diagnóstico de los Estudiantes
problemas

Entrega de Estudiantes /
segunda etapa
Docente
3. Etapa DISEÑO Y
EVALUACIÓN
Diseño de las
soluciones de
Estudiantes
mejoras
en el área
Análisis de las
Estudiantes
soluciones
Priorización de
Estudiantes
las propuestas

Recomendaciones Estudiantes
Entrega de la Estudiantes/
tercera etapa Docente
REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL ESTUDIO
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES