PREMIO A LAS APORTACIONES DE MEJORA AL

SUBSISTEMA JURÍDICO UNIVERSITARIO 2015

MODIFICACIÓN DEL INFORME MENSUAL QUE

ELABORAN LOS JEFES DE OFICINAS JURÍDICAS

UMBERTO ECO

24 DE SEPTIEMBRE DEL 2015

1
 INTRODUCCIÓN

El objetivo de este trabajo es tratar de coadyuvar con los fines de la Oficina del
Abogado General, por lo que se desarrolla la fracción VII de la base tercera de la
convocatoria para el premio a las aportaciones de mejora al subsistema jurídico
universitario 2015, es decir, se realizará una propuesta para fortalecer la eficacia
en la atención, trámite, control y seguimiento de los asuntos contenciosos de la
Universidad.

La propuesta concreta en cambiar el formato que actualmente se utiliza para

rendir los informes de actividades mensuales, para incorporar la herramienta de
“semáforo de avances”, cambiar su temporalidad mensual a permanente y que
dicho informe también constituya un “Libro de Gobierno Electrónico”.

La Oficina del Abogado General de la Universidad Nacional Autónoma de México,

coadyuva con sus fines al brindar los servicios jurídicos que permiten defender los
intereses de esta.

Para ello, en el segundo punto del ACUERDO QUE ESTABLECE LA

ESTRUCTURA Y FACULTADES DE LA OFICINA DEL ABOGADO GENERAL DE
LA UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO, se prevé la integración
del subsistema jurídico:

I. Dirección General de Asuntos Jurídicos:

II. Dirección General de Estudios de Legislación Universitaria;
III. Coordinación de Oficinas Jurídicas;
IV. Oficinas Jurídicas, adscritas a las entidades académicas y
dependencias administrativas;
V. Unidad para la Atención y Seguimiento de Denuncias dentro de la
UNAM, y
VI. Unidad de Auditoria, Control y Evaluación de Asuntos Jurídicos.

2
En ese orden de ideas, la descentralización de los servicios jurídicos en las
diversas entidades académicas y dependencias administrativas de la UNAM, es
responsabilidad de las Oficinas Jurídicas, sin embargo, es importante señalar que
al frente de estas se encuentra la Coordinación de Oficinas Jurídicas.

Ahora bien, la Coordinación de Oficinas Jurídicas tiene como función el planear,

coordinar, apoyar, dar seguimiento y evaluar las actividades que realizan los Jefes
de las Oficinas Jurídicas, por lo cual resulta necesario, que el informe mensual que
elaboran los titulares de estas oficinas sea el instrumento idóneo para lograr
fortalecer la eficacia en la atención, trámite, control y seguimiento de los asuntos
en que la universidad tenga algún interés.

3
 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Actualmente, el formato del informe mensual que elaboran los Jefes de Oficinas
Jurídicas, no permite que se conozca la totalidad del trabajo que se desarrolla en
la entidad académica a la cual están adscritos y como consecuencia de ello para
la Coordinación de Oficinas Jurídicas puede resultar complicado detectar los
siguientes puntos:

a) Asuntos relevantes.

b) Problemas para la atención de los asuntos.

c) Avance en la atención de los asuntos.

d) Carga de trabajo.

Por otro lado, el hecho de que dicho informe sea mensual, conlleva a que los
titulares de las oficinas jurídicas informan cada treinta días, el avance de los
asuntos y en esa temporalidad se pueden generar circunstancias que pongan en
peligro la estrategia jurídica para defender los intereses de la universidad.

JUSTIFICACIÓN

Este trabajo trata de propiciar la reflexión sobre la importancia que tiene el informe
mensual referido, como la herramienta que permita establecer las bases para que
los Jefes de Oficinas Jurídicas y la Coordinación de Oficinas Jurídicas, puedan
planear las estrategias jurídicas para la atención de asunto relevantes; coordinarse
para atender la problemática que se presente en el desahogo de los diversos
asuntos; dar seguimiento a la evolución e impulso procesal que requieran los
asuntos y conocer la verdadera carga de trabajo que se cuenta en las Oficinas
Jurídicas.

4
Por otro lado, no pasa inadvertido el que cada treinta días se informa a la
Coordinación de Oficinas Jurídicas, por lo que se sugiere diseñar un sistema que
permita que el informe de actividades sea permanente, es decir, se debe propiciar
que la Oficina del Abogado General, conozca en tiempo real la evolución de los
asuntos jurídicos, para realizar un ejerció de planeación, control y seguimiento de
la defensa legal que se realiza.

Por lo anterior, se debe modificar el formato del informe mensual y cambiar la

temporalidad del mismo, para que cumpla con su finalidad.

5
 MODIFICACIÓN DEL INFORME MENSUAL QUE ELABORAN LOS JEFES DE
OFICINAS JURÍDICAS

El primer punto que se debe abordar es el significado de la palabra “informe”, para

lo cual a continuación se transcribe la definición que nos ofrece el diccionario de la
lengua española:

informe1.

(De informar).

1. m. Descripción, oral o escrita, de las características y circunstancias de un

suceso o asunto.1

El informe de actividades se debe distinguir como el mecanismo que refleje la

realidad, proporción, evolución de los diversos asuntos y la capacidad del personal
de las oficinas jurídicas, asimismo, debe permitir que la Coordinación de Oficinas
Jurídicas cuente con información permanente, veraz y oportuna que le permita
evaluar el desempeño y en su caso la toma de decisiones para defender los
intereses de la universidad, por lo que se enfatiza que se implemente un sistema
digital que permita contar con un informe de actividades permanente.

En ese orden de ideas, los objetivos del informe de actividades que rinden los
Jefes de Oficinas Jurídicas deben ser los siguientes:

a) Realizar una descripción de todos los asuntos que ingresan en las Oficinas
Jurídicas.

b) Detectar los asuntos jurídicos relevantes.

c) Dar cuenta del procedimiento que se realiza para la atención de dichas

actividades.

1
http://lema.rae.es/drae/?val=informe

6
 d) Establecer los problemas a que se enfrenta la Oficina Jurídica para la
atención de los asuntos.

e) Establecer los asuntos concluidos.

f) Evaluación.

A continuación, se realizara una breve explicación de cada uno de los incisos

referidos líneas arriba.

Realizar una descripción de todos los asuntos que ingresan en las Oficinas
Jurídicas.

Es importante que en los informes de actividades permanentes, se puedan

incorporar todos los casos que son atendidos en las oficinas jurídicas y no
constreñirse a los asuntos contenciosos-administrativos, en virtud, de que
actualmente solo se contemplan las siguientes materias:

- Penal.
- Laboral
- Migratorio.
- Disciplinario.
- Civil.
- Mercantil.
- Amparos.

Por lo anterior, se sugiere flexibilizar el formato de informes de actividades, a

efecto de poder incorporar, entre otros, los siguientes rubros:

- Procedimiento de investigación administrativa. Es importante, que se

indiquen los procedimientos de investigación administrativa que se inician y

7
 la forma en que se concluyeron los mismos, en virtud, de que dichos
procedimientos pueden generan demandas laborales.

- Defensoría de los Derechos Universitarios. Las oficinas jurídicas, deben

tener el control y seguimiento de las quejas que se inicien ante esta
instancia, toda vez que se debe velar por el respeto a los derechos
universitarios.

- Requerimientos judiciales o ministeriales. El desahogo de

requerimientos resulta una labor de gran importancia, misma que se tiene
que realizar en tiempo y forma a efecto de evitar la imposición de multas
por un incumplimiento.

- Instrumentos consensuales. Se debe dar un seguimiento puntual a los

procedimientos de validación de los instrumentos consensuales, para que
estos puedan ser suscritos en tiempo y forma y en su caso ser depositados.

- Incidencias. Las oficinas jurídicas atienden diversos asuntos como puede

ser el levantamiento de actas de hechos por la comisión de conductas
contrarias a la legislación universitaria, remisiones al Juez Calificador,
levantamiento de actas de accidentes de trabajo, toma de instalaciones,
etc.
- Cuerpos colegiados. Las oficinas jurídicas realizan funciones de asesoría
legal a los diversos órganos colegiados de sus entidades de adscripción,
incluso participan en algunos de ellos.

- Comisiones mixtas. Se tiene que reflejar el trabajo que se realizan en las

comisiones mixtas del personal administrativo y académico, toda vez que
son asuntos que pueden culminar en una demanda laboral.

Es importante que en el informe de actividades se plasmen todos los asuntos que

atiende el personal de las oficinas jurídicas para tener una valoración racional

8
entre el número de asuntos que atiende la oficina jurídica y el personal adscrito a
la misma.

El robustecer el informe de actividades va a permitir que las oficinas jurídicas

cuenten con un instrumento idóneo que les permita dar un seguimiento eficaz a
sus asuntos y por otro lado, la Coordinación de Oficinas Jurídicas, a partir de dicho
informe podrá evaluar todas las actividades que realizan las oficinas jurídicas.

En ese orden de ideas, se sugiere que las oficinas jurídicas cuenten con un solo
mecanismo de control de los asuntos que tiene bajo su responsabilidad, como
auxiliar de la supervisión y evaluación que debe realizar la Coordinación de
Oficinas Jurídicas y a su vez para rendir datos estadísticos.

El formato del informe mensual de actividades, puede ser ese instrumento para
registrar los datos y estado procedimental de todos los asuntos jurídicos que
tengan radicados y constituirse en un “Libro de Gobierno Electrónico”.

Por lo anterior, se sugiere que quede sin efectos los oficios de fecha 25 de
noviembre del 2004, suscritos por el Mtro. Jorge Islas López, entonces Abogado
General de la UNAM, dirigidos a los Jefes de Oficinas Jurídicas, mediante los
cuales se les hizo entrega de un libro de gobierno y en su lugar se implemente la
utilización de un “Libro de Gobierno Electrónico”.
Resulta más sencillo y práctico contar con un documento digital que permitirá
incorporar los datos de cada una de las diligencias o actuaciones que se realizan
en los diversos asuntos y no se duplicara los mecanismos de control de las
oficinas jurídicas.

Incluso dicho “Libro de Gobierno Electrónico” se puede utilizar para que la Unidad
de Auditoría, Control y Evaluación de Asuntos Jurídicos de la Oficina del Abogado
General, pueda realizar auditorías a distancia, lo que representaría un mecanismo
sencillo y práctico para detectar el estado en que se encuentren los asuntos.

9
Detectar los asuntos jurídicos relevantes.

Se sugiere que en el formato del informe de actividades se agregue una columna,

en la cual los Jefes de Oficinas Jurídicas indiquen cuando un asunto resulta
relevante para la universidad y expongan los motivos de su consideración.

Esto va a permitir que la Coordinación de Oficinas Jurídicas y los Jefes de Oficinas

Jurídicas, de inmediato puedan planear la estrategia legal para la atención de
estos asuntos e incluso que el Abogado General o a quién designe, se apersone
en los diversos tribunales o ante la Suprema Corte de Justicia de la Nación, para
hacer alegatos de oídas ante los responsables de la procuración de justicia.

Evolución del procedimiento de los asuntos.

El formato del informe prevé columnas para que se plasme las etapas y
audiencias que se realizan durante toda la secuela procesal de los asuntos que se
atienden en las oficinas jurídicas, lo que ha generado tener informes con una
extensión de más de cuatrocientas hojas, que puede representar un problema
para tener un panorama del estado que guardan los asuntos.

Por lo anterior, es importante tener un mecanismo que nos permita tener un

control y seguimiento eficiente de los asuntos en que la universidad tenga algún
interés.

Para ello se propone que el informe mensual de actividades adopte la figura de

“semáforo de avances”, lo que va a permitir que se detecte con mayor facilidad
aquellos asuntos en que la secuela procesal se realiza en plazos razonables (color
verde) o aquellos en que no se desahogan de forma oportuna (color rojo).

Este modelo representa el beneficio de que se puede revisar de un momento a

otro que avances se han presentado en el asunto de referencia, las acciones que

10
realizó la oficina jurídica para darle impulso procesal o incluso la ausencia de
dicho impulso, lo que representa una herramienta que permite que se refleje el
trabajo que las oficinas jurídicas destinan a cada uno de los asuntos que tienen
bajo su responsabilidad.

Por otro lado, cuando en el informe de actividades se perciban asuntos que estén
marcados con color rojo, es decir, que no se ha desahogado en los términos que
marca la ley o en un tiempo razonable, va a permitir al Jefe de la OficinaJjurídica
con apoyo de la Coordinación de Oficinas Jurídicas, determinar que acciones se
pueden implementar para que el asunto retome su curso y se concluya a la
brevedad posible.

Esto también representa un beneficio para la Coordinación de Oficinas Jurídicas,

toda vez que cuando revisen el informe mensual de actividades, pondrán su
atención en los asuntos marcados con color rojo.

Finalmente, a efecto de que la información que se encuentra en el informe de

actividades no sea repetitiva y no se generen documentos de una gran extensión,
se sugiere que se plasme únicamente la información correspondiente al mes que
se informa y la del mes anterior, para que se pueda apreciar la evolución procesal
del asunto.

Problemas a que se enfrenta la Oficina Jurídica en la atención de los

asuntos.

Adicionalmente a la comunicación directa e inmediata que debe existir entre la

Coordinación de Oficinas Jurídicas y las Oficinas Jurídicas, se sugiere que en el
formato del informe de actividades se incorpore una columna que se oriente para
que las Oficinas Jurídicas expongan a su Coordinación aquellos aspectos que
representan un problema en la atención de los asuntos que tienen bajo su
responsabilidad.

11
Lo anterior, a efecto de que la Coordinación proporcione el apoyo para la atención
del asunto referido y poder fortalecer la actuación de las oficinas jurídicas en los
planteles a los que se encuentran adscritos.

Asuntos concluidos

Es importante que la oficina jurídica plasme en el informe de actividades aquellos

asuntos que se han concluido, sin embargo, resulta un mayor beneficio jurídico el
hecho de que se informe las consideraciones de la resolución o acto que puso fin
al asunto.

Por lo anterior, se sugiere que en el informe de actividades la oficina jurídica

exponga una síntesis de los razonamientos lógico jurídico que se hicieron valer en
las sentencias, laudos, resoluciones disciplinarias, determinación de la reserva,
consignación o no ejercicio de la acción penal, etc.

Esto va a permitir que en aquellos asuntos en que las resoluciones resulten

relevantes para defender los intereses de la universidad, la Coordinación de
Oficinas Jurídicas los pueda difundir en el Subsistema Jurídico.

Evaluación

El informe mensual de actividades debe incorporarse como la herramienta digital

que permita a la Coordinación de Oficinas Jurídicas evaluar el desempeño del
personal de las oficinas jurídicas, respecto a la atención de los asuntos jurídicos, a
distancia.

En virtud, de que cuando en el informe se detecte que un asunto no ha tenido

impulso procesal y no se indique cual es el motivo por el cual se presenta esta
circunstancia, se podrá solicitar al Jefe de la Oficina Jurídica que establezca las

12
razones por las cuales se encuentra en ese estado y poder diseñar las estrategias
legales para poder atender el asunto en cuestión.

VIABILIDAD DEL PROYECTO

La propuesta que se realiza en el presente trabajo no genera la erogación de

ningún recurso económico, en virtud, de que se concentra en encontrar un modelo
de informe de actividades eficaz para los objetivos del Subsistema Jurídico de la
UNAM.

El personal del área de informática de la Oficina del Abogado General, puede

diseñar un formato de informe que permita incluir la herramienta de “semáforo de
avances” y tener dicho informe en línea, para que este pueda ser utilizado de
forma permanente.

Respecto al impacto que podría representar la implementación de este modelo de

informe de actividades, en la carga de trabajo del personal de las oficinas
jurídicas, cabe señalar que descargaría el trabajo de tener que llenar a mano el
libro de gobierno tradicional, ya que como se señaló líneas arriba, podemos utilizar
el “Libro de Gobierno Electrónico”.

No obstante lo anterior, se debe tener la certeza de que todas las oficinas

jurídicas, cuentan con el sistema de cómputo y la conexión de internet necesarios
para la implementación de esta propuesta.

En ese orden de ideas, las acciones que tendría que realizar la Oficina del
Abogado General para implementar esta propuesta, serian las siguientes:

1. Implementar un sistema en línea, que permita a los titulares de las Oficinas

Jurídicas informar de forma permanente la atención que se da a los asuntos
jurídicos que tienen bajo su responsabilidad.

13
2. Emitir una circular en la cual se indique a los Titulares de las Oficinas
Jurídicas, el nuevo formato que se utilizará para rendir los informes de
actividades a la Coordinación de Oficinas Jurídicas, incluso se sugiere que
dicha notificación se realice de forma electrónica a efecto de poder mandar
dicho formato de informe a los correos institucionales.

3. Emitir una circular en la cual se indique que queda sin efectos los oficios
mediante los cuales se hizo entrega del Libro de Gobierno a los titulares de
las oficinas jurídicas y se sustituye con el “Libro de Gobierno Electrónico”, al
cual tendrá acceso directo la Coordinación de Oficinas Jurídicas y la Unidad
de Auditoría, Control y Evaluación de Asuntos Jurídicos.

14
 CONCLUSIONES

PRIMERA.- El modelo actual del informe mensual de actividades que realizan las
Oficinas Jurídicas, no es idóneo para conocer la verdadera carga de trabajo del
Subsistema Jurídico de la UNAM y su temporalidad mensual dificulta la tarea de
control, evaluación y seguimiento de la Coordinación de oficinas Jurídicas.

SEGUNDA.- La propuesta de implementar en el modelo de informe, la

herramienta del “semáforo de avances” permitirá detectar y remediar la falta de
actividad procesal en los asuntos en que la Universidad tenga algún interés.

TERCERA.- El Libro de Gobierno Electrónico, permitirá que el control y evaluación

del personal de las oficinas jurídicas, se pueda realizar a partir de auditorías a
distancia.

_______________________
UMBERTO ECO

15