Fuentes y naturaleza del patrimonio de los propietarios

Este recurso fue tomado de la siguiente fuente: autor Kurt Panny y otros autores, Principios de
Auditoria, y de Arens, Alvin, (2008), Auditoría, un enfoque integral, Pearson educación, por el
profesor Elvin Concepción.

La mayor parte de esta sección se relaciona con la auditoría de las cuentas del
patrimonio de los accionistas de las corporaciones.

El patrimonio de los propietarios para las corporaciones consiste en las cuentas

de acciones de capital (preferenciales y comunes) y las ganancias retenidas. Los
saldos en las cuentas de las acciones de capital cambian con las emisiones o
recompras de acciones. La trasferencia de la propiedad de acciones de un
accionista a otro no afecta los saldos de esta cuenta. Las ganancias retenidas
normalmente aumentan con las ganancias y disminuyen con los pagos de
dividendos. Adicionalmente, unos pocos asientos de diario (por ejemplo, ajustes
del periodo anterior) pueden afectar directamente las utilidades retenidas. Las
transacciones en las cuentas de patrimonio de los propietarios generalmente son
pocas en número, pero sustanciales en valor. Durante el año no puede ocurrir
cambio alguno en las cuentas de las acciones de capital y probablemente
solamente se harán uno o dos asientos a la cuenta de utilidades retenidas.

Enfoque de los auditores en relación con la auditoría del patrimonio de los

propietarios:

Los objetivos de los auditores en la auditoría del patrimonio de los propietarios

son:
1. Considerar el control interno sobre el patrimonio de los propietarios.

2. Determinar la existencia del patrimonio de propietarios registrado.

3. Establecer la inclusión completa del patrimonio de propietarios registrado.

4. Determinar si la valuación del patrimonio de los propietarios está en

concordancia con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

5. Establecer la precisión numérica de las planillas del patrimonio de los

propietarios.

6. Determinar si la presentación y revelación del patrimonio de los propietarios son

apropiadas.

En unión con la auditoría de las cuentas de patrimonio de los propietarios, los

auditores obtendrán también evidencia sobre las cuentas relacionadas de
dividendos por pagar y descuentos y primas de acciones de capital. También se
reúne evidencia sobre el corte apropiado de las entradas y desembolsos de
efectivo relacionado con las cuentas de patrimonio.

Control interno sobre el patrimonio de los propietarios

Hay tres elementos principales en un control interno sólido sobre las acciones de
capital y los dividendos. Estos tres elementos son: 1) la autorización apropiada de
las transacciones por parte de la junta directiva y los altos ejecutivos corporativos;
2) la división de funciones en el manejo de estas transacciones (preferiblemente el
uso de agentes independientes para el registro y trasferencia de acciones y para
el pago de dividendos); y 3) el mantenimiento de los registros adecuados.

Control de las transacciones de acciones de capital por parte de la junta

directiva. Todos los cambios en las cuentas de acciones de capital deben recibir
una aprobación adelantada y formal por parte de la junta directiva. La junta
directiva debe determinar el número de acciones que deben ser emitidas y el
precio por acción; si debe utilizarse un plan de pago de cuotas, la junta debe
formular los términos. Si debe aceptarse planta y equipo, servicios, o cualquier
consideración diferente del efectivo en pago de las acciones, la junta directiva
debe fijar el valor de los activos recibidos diferentes del efectivo. Las trasferencias
de utilidades retenidas a las cuentas de Acciones de capital y Capital pagado,
como en el caso de los dividendos de acciones, son iniciadas por la acción de la
junta. Adicionalmente, las divisiones (split) de acciones y los cambios en el valor
par o establecido de las acciones requieren una autorización formal por parte de la
junta.

Registrador independiente y agente de trasferencia de acciones

Al evaluar el control interno sobre las acciones de capital, la primera pregunta que
los auditores consideran es si la corporación emplea los servicios de un
registrador de acciones independiente y un agente de trasferencia de acciones o si
ésta maneja sus propias transacciones de acciones de capital. El control interno
es mucho más sólido cuando se utilizan los servicios de un registrador de
acciones independiente y un agente de trasferencia de acciones, porque los
bancos o las compañías de fideicomiso que actúan en calidad de registradores
tendrán la experiencia, las instalaciones especializadas y el personal entrenado
para realizar el trabajo en una forma experta. Además, al asignar la
responsabilidad del manejo de los certificados de acciones de capital a
organizaciones separadas e independientes, la corporación alcanza la medida
completa del concepto de control interno de separación de funciones. La bolsa de
valores de Nueva York y la mayoría de las demás bolsas exigen que las
corporaciones afiliadas utilicen los servicios de un registrador independiente.

La principal responsabilidad del registrador de acciones es evitar cualquier emisión

excesiva de acciones. El peligro de la emisión excesiva se ilustra mediante la vieja
historia de un promotor que vendió una participación de 25% en una corporación
nueva a cada uno de los 10 inversionistas. Para evitar fraudes como éste, el
registrador debe verificar que los certificados de acciones sean emitidos en
concordancia con los artículos de constitución como corporación y las
autorizaciones formales por parte de la junta directiva. El registrador obtiene
copias de los documentos que autorizan el total de acciones que serán emitidas y
lleva registros del total de acciones emitidas y canceladas. Cada certificado nuevo
debe ser presentado al registrador para examen y registro antes de ser entregado
a un accionista. Los peligros de fraude y error accidental relacionados con la
emisión inapropiada de certificados de acciones se reducen bastante cuando se
emplea un registrador independiente.

Libro de certificado de acciones y mayor de accionistas

Si la corporación no utiliza los servicios de un registrador independiente y un
agente de trasferencia de acciones, la junta directiva, generalmente, asigna estas
funciones al secretario de la compañía. La junta directiva debe nombrar altos
ejecutivos que estén autorizados para J) firmar los certificados de acciones; 2)
llevar registros de accionistas, 3) tener la custodia de certificados no entregados y
4) firmar los cheques de dividendos. Los certificados de acciones deben estar
numerados e impresos serialmente, y desde el momento de la entrega a la
compañía hasta la emisión, deben estar bajo custodia exclusiva del alto ejecutivo
designado. Generalmente, se requieren las firmas de dos altos ejecutivos en los
certificados de las acciones.

Con frecuencia, los certificados son preparados en libros en donde los certificados
son desprendibles, llamados libros de certificados de acciones, en los que quedan
talonarios adheridos, similares a los de las chequeras. Cada talonario muestra el
número del certificado y contiene espacios en blanco para registrar el número de
acciones representadas por el certificado, el nombre del accionista y el número
serial de cualquier certificado emitido anteriormente, entregado a cambio del
nuevo. Los certificados deben ser emitidos en secuencia numérica y sólo deben
ser firmados o contrafirmados en el momento de la emisión. Cuando las acciones
en circulación son trasferidas de un tenedor a otro, el certificado viejo es
entregado a la compañía. El alto ejecutivo designado cancela el certificado viejo
perforándolo y adhiriéndolo al talonario correspondiente en el libro de certificados.
Control interno sobre los dividendos

La naturaleza del control interno sobre el pago de dividendos, como en el caso de

la emisión de acciones, depende principalmente de si la compañía realiza por sí
misma la función de pago de los dividendos o utiliza los servicios de un agente
independiente para el pago de dividendos. Si se utiliza un agente independiente
de pago de dividendos, la corporación entregará al agente una copia certificada de
la declaración de dividendos y un cheque por la cantidad completa del dividendo.
Generalmente, se nombra al banco o compañía de fideicomiso que sirve como
agente de transferencia de acciones para distribuir el dividendo, puesto que éste
lleva un registro detallado de los accionistas. El agente emite cheques de
dividendos a cada accionista y envía a la corporación una lista de los pagos
hechos. Desde el punto de vista del control interno, debe recomendarse el uso de
un agente fiscal independiente, ya que éste reduce materialmente la posibilidad de
fraude o de error que surge en conexión con la distribución de dividendos.

En una corporación pequeña que no utiliza los servicios de un agente que paga
dividendos, la responsabilidad del pago de dividendos, la responsabilidad del pago
de dividendos generalmente está a cargo del tesorero y del secretario. Después
de una declaración de dividendos por parte de la junta directiva, el secretario
prepara una lista de accionistas a la fecha del registro, el número de acciones en
poder de cada uno y la cantidad de dividendos que cada uno debe recibir. El total
de estas cantidades individuales se prueba multiplicando el dividendo por acción
por el número total de acciones en circulación.

Los cheques de dividendos controlados por números seriales se giran pagaderos

a cada accionista por los montos que aparecen en la lista de accionistas. Si el
mayor de accionistas se maneja en un archivo maestro de computador, los
cheques de dividendos pueden ser preparados por el computador directamente a
partir de este registro. La lista de accionistas y los cheques de dividendos son
presentados al tesorero para su aprobación y firma. Los cheques deben ser
conciliados por el tesorero con el total de acciones en circulación y enviados por
correo, sin que estén de nuevo bajo control del alto ejecutivo que los preparó.

El efectivo por el monto del dividendo total se trasfiere luego de la cuenta bancada
general a una cuenta bancaria de dividendos separada. A medida que los cheques
de dividendos individuales son pagados de esta cuenta y devueltos por el banco,
éstos deben ser asociados con los talonarios de cheques o marcados con pagado
en el registro de cheques de dividendos.

Papeles de trabajo de auditoría para el patrimonio de propietarios

Además de la planilla sumaria para las cuentas de patrimonio de propietarios, los

auditores preparan un análisis de cada cuenta de patrimonio para el archivo
permanente. Para una corporación de propiedad cerrada no atendida por un
agente de trasferencias, con frecuencia los auditores preparan una lista de
accionistas y el número de acciones de propiedad de cada uno para el archivo
permanente.

PROGRAMA DE AUDITORIA: ACCIONES DE CAPITAL

Los siguientes procedimientos son típicos del trabajo requerido en muchos

contratos para la verificación de las acciones de capital:

1. Obtener un conocimiento del control interno sobre las transacciones de

acciones de capital.

2. Examinar los artículos o escrituras de constitución como corporación, los

estatutos y las actas, en lo referente a las disposiciones relacionadas con las
acciones de capital.

3. Obtener o preparar un análisis de las cuentas de acciones de capital.

4. Revisar la adecuada contabilización de todos los ingresos por emisión de
acciones.

5. Confirmar las acciones en circulación con el registrador independiente y con el

agente de trasferencia de acciones.

6. Para una corporación que actúa como su propio registrador y agente de

trasferencia de acciones, conciliar los registros de los accionistas con el mayor
general.

7. Determinar el cumplimiento de los planes de opción de acciones y de otras

restricciones y preferencias relacionadas con las acciones de capital.

UTILIDADES Y DIVIDENDOS RETENIDOS

El trabajo de auditoría sobre las utilidades y dividendos retenidos incluye dos

pasos principales: 1) el análisis de las utilidades retenidas y cualquier apropiación
de las utilidades retenidas, y 2) la revisión de los procedimientos para los
dividendos, tanto para los dividendos pagados en efectivo como para aquellos
pagados en acciones.

En la auditoría del primer año, el análisis de las utilidades retenidas y de cualquier

apropiación de utilidades retenidas debe cubrir la historia completa de estas
cuentas. Este tipo de análisis se prepara para el archivo permanente y se anexa
en cada auditoría anual. Los créditos a la cuenta de Utilidades retenidas
generalmente representan cantidades de utilidad neta trasferidas de la cuenta de
Resumen de ingresos. Los débitos a la cuenta de Utilidades retenidas
generalmente incluyen asientos por pérdidas netas, dividendos en efectivo y en
acciones y la creación o aumento de las reservas apropiadas. Las apropiaciones
de las ganancias retenidas requieren una autorización específica por parte de la
junta directiva. La única verificación necesaria para estos asientos es cerciorarse
de que las fechas y los montos correspondan a las acciones de la junta.

En la verificación de los dividendos en efectivo, generalmente los auditores

realizan los siguientes pasos:

1. Determinan las fechas y cantidades de los dividendos autorizados.

2. Verifican los montos pagados.

3. Determinan la cantidad de dividendos preferenciales atrasados.

4. Revisan el tratamiento a los cheques de dividendos no reclamados.

El análisis de los auditores de las declaraciones de dividendos puede revelar la

existencia de dividendos declarados pero no pagados. Estos dividendos deben
mostrarse como pasivos en el balance general. Los auditores deben revisar
también los procedimientos para manejar los dividendos no reclamados y
cerciorarse de que estos renglones sean reconocidos como pasivos.