INFORMES DE GESTIÓN LOGÍSTICA

El presente documento expone un modelo de procedimiento para el diseño de un sistema de

trazabilidad, cuyo objeto es el seguimiento de un producto desarrollado en una unidad de negocio.

Este documento tiene como objetivo presentar al aprendiz un modelo de procedimiento necesarioa la
hora de realizar un modelo de trazabilidad.

1.Contextualización

Los informes de la gestión logística permiten resumir, analizar e informar las características de los
subsistemas de la cadena logística en una organización, por lo que es importante tener en cuen-
ta que la calidad de un informe está determinada por la naturaleza de la información solicitada y ge-
nerada. A continuación, vamos a ver algunos aspectos importantes de los informes logísticos.

2.La información en un sistema

En una organización que cuente con un sistema logístico se tendrá que analizar la información re-
sultante de los diferentes procesos que lo componen. El flujo de la información puede ser horizon-
tal, vertical, transversal, interno y externo, dependiendo del origen y el destino de la organización.
Analizaremos el mapa de proceso de una empresa que se encarga de la recepción, envío y en-
trega de documentos a nivel local en una ciudad determinada. Podemos ver tres grandes colum-
nas dentro de la organización, que corresponden a la organización del sistema logístico: aprovi-
sionamiento o abastecimiento, producción, transporte y distribución, además de un proceso de
gestión de inventarios que es transversal a todos. En la figura 1, podemos ver el flujo de información.

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. Reservados todos los derechos 2012.

 igura 1. Mapa de procesos de una organización de correspondencia.
Fuente SENA FLUJO DE INFORMACIÓN

1.Técnicas de recolección de información

Bernal (2006) establece que la recolección de información

puede realizarse mediante fuentes primarias o secunda-
rias; las primarias son aquellas que nos permiten acercar-
nos directamente al objeto de estudio, mientras que las
secundarias nos relacionan con este por medio de biblio-
grafías, estudios, libros, casos, información de internet, etc.

Existen diferentes técnicas de recolección de informa-

ción y, acorde con el objetivo que se establezca, se
debe seleccionar la herramienta más adecuada para
tal fin. Entre las técnicas más utilizadas, encontra-
mos la entrevista, la encuesta y la observación directa.

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. Reservados todos los derechos 2012.

 3.1 Valor de la documentación

La entrevista se realiza entre las partes que desarrollan un tema en concreto y esta puede ser de cual-
quier orden (problemas de distribución, almacenaje, compras, despachos, calidad de materias primas,
etc.); se debe establecer un objetivo claro y específico para poder realizar su valoración y análisis.
La entrevista puede basarse en unos puntos particula-
res y luego abordar nuevos temas, según el criterio del entrevistador.

La entrevista se realiza entre las partes que desarro-

llan un tema en concreto y esta puede ser de cual-
quier orden (problemas de distribución, almacenaje,
compras, despachos, calidad de materias primas,
etc.); se debe establecer un objetivo claro y espe-
cífico para poder realizar su valoración y análisis.
La entrevista puede basarse en unos pun-
tos particulares y luego abordar nuevos te-
mas, según el criterio del entrevistador.

La encuesta consta de preguntas preestablecidas que permiten determi-

nar las características o comportamientos de situaciones o hechos. Por lo gene-
ral, las preguntas son de carácter cerrado o de selección de una serie de alternativas.

La observación consiste en captar los fenómenos o características del medio para estudiar, ana-
lizar, proponer o informar sobre alguna situación específica. Se pueden observar, por ejem-
plo, las condiciones de mantenimiento de la maquinaria de una planta o las condiciones fí-
sicas de una bodega, entre tantos factores que podemos encontrar en la cadena logística.

Toda la información recolectada debe ser sustentada por medio de prue-

bas para el informe logístico; se puede sustentar mediante documentos, análi-
sis, estudios, datos o a través de todo aquello que pueda evidenciar una situación.
Dentro de la toma de información, se deben establecer las variables del proceso que se va a medir; es-
tas pueden referirse a materiales, maquinaria, mano de obra, medios logísticos utilizados, métodos, etc.

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. Reservados todos los derechos 2012.

4.Informes logísticos

El contenido del informe logístico dependerá del tipo de or-

ganización y el objetivo que tenga dicho informe. A con-
tinuación, veremos algunos tipos de informes logísticos:

4.1.Informe de auditoría logística: Para Ballou (2004), consiste

en el informe de la revisión periódica de las actividades debido
a los posibles errores en los sistemas de información, gestión
o seguridad. Se utiliza para establecer nuevos puntos de refe-
rencia contra los datos que se generan, para corregir los erro-
res del desempeño de las actividades o establecer planes de
mejora. Un tipo específico de este informe es el de la auditoría
BASC para las empresas que se acreditan bajo este sistema de
seguridad, el cual audita gestión documental y seguridad física
de la manipulación de la carga desde el origen hasta su destino.

Existe la auditoría de función total, la cual permite incluir una

evaluación de todo el personal, la estructura organizacio-
nal y el diseño de la red logística en general, cambios sus-
tanciales en la demanda, servicio al cliente, características
de los productos, costos logísticos y políticas de precios. Se
evalúan todos los aspectos de la organización y se preten-
de un análisis general del o los sistemas de la organización.

4.2.Auditoría de inventario:

Ballou (2004) establece que las auditorías son esenciales en

los sistemas de inventarios. Un sistema convencional de con-
trol de inventarios realiza los ajustes a los registros debido a la
reducción drástica de la demanda, reabastecimiento, devolu-
ciones del producto. Sin embargo, pueden existir eventos que
causen diferencia entre los registros de inventarios y los rea-
les (hurtos, devoluciones, etc.). Un conteo físico de inventarios
determinará el nivel real de los artículos. En estos eventos se
realizan los ajustes y queda nuevamente un inventario preciso.

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. Reservados todos los derechos 2012.

4.3 Auditoría de facturas de transporte y contabilidad de operación

Varias empresas optan por realizar seguimiento y control de los costos de trans-
porte, y auditar las facturas de transporte y la contabilidad de las operacio-
nes logísticas. Esto evita errores en las tarifas, en la descripción de productos y rutas.

En el transcurso de las operaciones de la organización, se generan varios informes que permiten medir; mu-
chos se encuentran disponibles de forma rutinaria para el responsable de logística. Contamos, por ejemplo,
con informes como los stocks de inventario, la utilización del transporte y almacén, los costos de transporte
y almacenamiento. Para tener un control de la función logística se sugieren 3 informes de medición claves.

5.Informe de costos y servicio

Según Ballou (2004), su objetivo es mostrar los costos de dis-

tribución y suministro físicos, así como los niveles de servicio a
los clientes obtenidos en el transcurso de la operación. La idea
es que la valoración basada en actividades ofrecezca una repre-
sentación precisa de los costos logísticos; se incluyen costos
de oportunidad para los inventarios. Esto permite la adecuada
comparación de inventario, transporte y manejo de materiales.

Este informe de costos y servicio presenta comparaciones en-

tre periodos anteriores o presupuesto; proporciona el tipo de
información agrupada necesaria para el control general de la
función logística. Cuando se requiere más información para
el control de costos o servicio, el especialista en logística es
capaz de obtener la información que generó la cifra acumu-
lada. Esto solucionaría tener una situación fuera de control.

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. Reservados todos los derechos 2012.

 6. Informe de productividad

Para Ballou (2004), este informe permite indicar la efi-

ciencia de las actividades logísticas; Se utilizan índi-
ces o indicadores de evaluación tales como el costo
logístico en relación con las ventas, el costo de acti-
vidad con el logístico real, el costo estándar prome-
dio, el costo del presupuesto y los recursos logís-
ticos vs. recursos reales ajustados al rendimiento.

Aquí, se muestra el desempeño de las actividades y

se genera un índice de desempeño de acuerdo con
los recursos de entrada y el tamaño de las empresas
que existan en comparación con la empresa analizada.

7. Informe logístico general

Un informe logístico es un escrito por medio del cual

se comunican, a los entes encargados, las actividades
desarrolladas durante el año en todos los procesos de
la organización para posicionar un producto, crear una
estrategia de mejora o generar la toma de decisiones
frente a la demanda del mercado. En la actualidad, la alta
gerencia exige a sus directivos informes de gestión para
presentar al final del año un informe exigido por la ley.

Los informes de gestión logística deben incluir una in-

troducción, un asunto, e indicar a quién van dirigidos. El
desarrollo debe contener una estructura, ser específi-
co; pueden usarse fotografías para que las situaciones

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. Reservados todos los derechos 2012.

 8. Conclusiones

•Los informes de gestión logística permiten a la organización evaluar los sucesos, identificar la incidencia
de las decisiones tomadas a lo largo del año o del periodo de análisis. Adicional a esto, se logra iden-
tificar qué problemas quedaron sin resolver o cómo mantener los buenos resultados para ser mejores
en el próximo periodo, logrando el posicionamiento del producto y el reconocimiento organizacional.

•Los informes logísticos le permiten a la alta dirección, los gerentes o juntas directivas, cuan-
tificar, controlar y mejorar los procesos y tener elementos para la toma de decisiones.

9. Fuentes

Ballou, R. H. (2004). Logistica. Administración de la cadena de suministro (5 ed.). México: Pearson Educación.

Bernal, C. A. (2006). Metodología de la Investigación para la adminsitración, eco-

nomía, humanidades y ciencias sociales. Neucalpan, México: Person Educación.

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. Reservados todos los derechos 2012.