MÉTODOS PARA REUNIR INFORMACIÓN SOBRE EL ANÁLISIS

DEL PUESTO

Realizar la recopilación de información para analizar un puesto de trabajo, es necesario

para conocer exactamente las funciones que cumple el personal encargado de dicho
puesto y conocer las capacidades que debe tener para realizar la tarea de modo correcto.

Para recopilar la información, existen métodos que se emplean actualmente y que tienen
un mayor índice de efectividad, dependiendo del puesto a analizar y si se aplica uno o
más métodos.
Dentro de los métodos más conocidos de recopilación de datos, se encuentran:

1. La observación directa: Consiste en la observación por parte del analista de

puestos, al operario o ejecutor de la tarea o actividad, mientras se encuentra
desempeñando dicha tarea o actividad, con el fin de recabar la mayor cantidad de
datos o información sobre el puesto. Dicho analista debe conocer la tarea que se
desarrolla, antes de tener contacto con el operario que realizará la tarea, para que
sepa qué información debe tomar en cuenta. Y en caso de alguna duda, se consulta
directamente al operario o al jefe directo, para evitar los errores en los datos.

Este método es el más utilizado actualmente debido a que se considera el método

más eficaz.

Este método es recomendable aplicarlo cuando se trata de tareas manuales,

simples o repetitivas. Para tareas que requieren un desempeño mental, no es nada
recomendable.
Ventajas:

- La información que se obtiene, es objetiva y describe la tarea a criterio del

analista, es por ello que información verdadera y verificable.
- No es necesario detener la producción u operación, para realizar este método.
- Se puede aplicar a la mayoría de puestos de trabajo.
- El analista puede responder a la fórmula básica del análisis de puesto (qué
hace, cómo lo hace y por qué lo hace).
Desventajas:

- El costo es elevado, ya que el analista debe observar la totalidad de la tarea y

las veces que sean necesarias, para una correcta recopilación de datos.
- Si el analista no busca aclarar las dudas que tenga sobre el puesto de trabajo,
la información podría ser errónea.
2. Método del cuestionario: Consiste en la elaboración de un cuestionario por parte
del analista de puestos de trabajo y el encargado del puesto o su superior, para
determinar la pertinencia o no pertinencia de las preguntas, al igual que la
ambigüedad de alguna pregunta o la información útil de cada pregunta.

Este método es más sencillo de aplicar cuando los puestos de trabajo son similares,
ya que permite la utilización de preguntas generales.
Ventajas:

- No se limita a actividades simples o repetitivas.

- Considera tanto a los operarios como a la alta gerencia o puestos altos para el
llenado del cuestionario, para obtener una visión más amplia.
- Es el método más económico para obtener información sobre puestos de
trabajo.
- Permite tener más datos recopilados en menor tiempo, debido a que dicho
cuestionario no requiere mucho tiempo para ser completado y se puede aplicar
a un gran número de personas.
Desventajas:

- No se recomienda su aplicación a puestos de trabajo de bajo nivel, en los que

la descripción de las actividades realizadas poseen dificultad para ser
explicadas por escrito.
- La calidad de las respuestas depende de la calidad del cuestionario empleado,
por lo que requiere tiempo para su planeamiento y elaboración.
- Cuando se trata de respuestas escritas o de opinión, la información puede ser
variada y en algunos casos, distorsionada.

3. Método de la entrevista: Es considerado el método más flexible y productivo, ya

que consiste en conocer las actividades del puesto, mediante preguntas directas al
ocupante del puesto de trabajo. Se realiza a varias personas que ocupan el mismo
puesto o poseen puestos similares, para luego ser contrastados entre sí.
Ventajas:

- Se eliminan las barreras que se tienen por el medio escrito y se facilita la

comunicación y entendimiento de ambas partes con respecto al puesto de
trabajo.
- No existen restricciones sobre el puesto de trabajo, se puede aplicar a cualquier
puesto.
- Se puede contrastar la información obtenida, con el supervisor, para verificar
que son datos veraces.
- Se puede responder directamente a las preguntas de qué hace, por qué lo hace
y cómo lo hace.
 Desventajas:

- Por la naturaleza de la entrevista, se necesita que se detenga la operación, para

recabar los datos de parte del ocupante del puesto y por ende, alto costo.
- Requiere un consumo considerado de tiempo por parte del ocupante del
puesto, debido a que cada ocupante requerirá un tiempo diferente para la
entrevista con el analista.
- Si la entrevista no es realizada del modo correcto, podría causar confusión al
personal y éste reaccionaría de modo negativo con respecto al objetivo de la
entrevista.

4. Métodos mixtos: Definitivamente, cada método de obtención de datos, posee sus

ventajas y desventajas, es por ello, que no se aplican por separado. Se suelen
aplicar dos o más métodos al momento de obtener datos del puesto de trabajo.
Los métodos mixtos más conocidos, son los siguientes:
- Cuestionario y entrevista, ambos se realizan con el ocupante del puesto de
trabajo. Se procede a evaluar al ocupante del puesto con el cuestionario. Luego
de responder al cuestionario, se procede a realizar la entrevista. El fin es
despejar las dudas y aclarar los puntos que quedaron flojos en el cuestionario,
ya que el cuestionario servirá de base.
- Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior, se aplica para aclarar
los puntos que menciona el ocupante del puesto, en el cuestionario que se le
aplicó.
- Cuestionario y entrevista, ambos se realizan al superior.
- Observación directa con el ocupante del puesto de trabajo y entrevista con el
superior, para verificar que las operaciones o tareas realizadas son de acuerdo
a lo establecido y tener un mejor conocimiento del puesto.
- Cuestionario y observación directa, ambos se realizan con el ocupante del
puesto de trabajo, para verificar la información obtenida en la encuesta.
- Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante del puesto
de trabajo, con el fin de verificar que el ocupante del puesto realiza lo
establecido o requerido por el superior.

5. Otros métodos: Aparte de los métodos ya mencionados, existen diferentes

métodos de recopilación de datos, que no son tan conocidos, pero no por ello,
dejan de tener un grado de efectividad.
Entre esos métodos, encontramos a los siguientes:
- Muestra de actividad o trabajo: Es un método usado más con el fin de estudio
de tiempos de un proceso, que para el trabajo en oficina. Consiste en un
método más sofisticado que el de observación directa, ya que analiza todo un
ciclo de trabajo del ocupante del puesto de trabajo y toma datos cada cierto
 tiempo de actividad. Esos datos obtenidos cada cierto periodo de tiempo, los
expresa en porcentaje, lo que nos expresa su actividad durante cierto tiempo
en un cierto número de intervalos. Dichos datos sirven para ver la relativa
importancia de los outputs visibles en el puesto de trabajo.
- Incidentes críticos: Este método busca identificar las tareas cruciales o
definitorias del puesto de trabajo, aquellas tareas que son las más importantes
y podrían definir el desempeño del ocupante del puesto de trabajo.
Este método se aplica, por lo general, a puestos de trabajo denominados
multitareas y debido a que se encarga de identificar las tareas más importantes,
nos ayuda a clasificar las incidencias que ocurren dentro de estas tareas según
la intensidad del incidente, la frecuencia, importancia o contribución al puesto
de trabajo. Dicho método no permite analizar el puesto de trabajo como un
todo, sino como un conjunto de tareas importantes.
- Diarios: Es uno de los métodos más tediosos y costosos para el ocupante del
puesto y puede ser fácilmente corrompido o modificado por el ocupante del
puesto, con fines de beneficio personal. Consiste en que cada cierto tiempo, el
trabajador debe llenar un registro de datos e información sobre la tarea que
realiza. Pero no permite identificar las competencias con las que debe contar
el ocupante del puesto. Lo positivo es que nos puede dar un panorama real de
las actividades que desempeña cada trabajador.
ANEXOS
Anexo 1. Ejemplos de cuestionarios

El método más utilizado es el cuestionario. Es por ello que a continuación se mostrará

unos ejemplos de dicho métodos:
Se puede encontrar cuestionarios con un formato general:

Título del Puesto _______________________________________________________

Departamento _________________________________________________________
Supervisor ____________________________________________________________
Puesto del Supervisor ___________________________________________________

Condiciones de Trabajo:
Status: Tiempo completo Tiempo parcial
Días de trabajo: L M M J V S D
Horas por Día: ______________ Horas Semanales: _________________
¿Se requiere viajar? Sí No
De contestar si, ¿qué tanto por ciento del tiempo debe viajar? ______ %

Propósito:
Describa el propósito general o responsabilidad de este puesto.
Tareas y responsabilidades principales
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_______________________________________________________________
Tareas y responsabilidades secundarias:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
______________________________________________________________

Responsabilidades de Supervisión:
¿Requiere esta posición el supervisar personal? Explique
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
______________________________________________________________

Requisitos de Educación:
Escuela Superior Grado Técnico Bachillerato Maestría Doctorado

Especialización requerida _________________________________

Experiencia:

¿Qué experiencia se requiere para este puesto?

____________________________________________________________________________
Habilidades Técnicas:
¿Qué habilidades técnicas se requieren para esta posición?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
____________________________________________________________

Condiciones Físicas:

Describa las condiciones en las que se realiza este trabajo.

_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________

Completado por ________________________

Fecha ________________________________
Título ________________________________
Aprobado por __________________________
Como también Cuestionarios más específicos o detallados:
O incluso modelos creados por estudiantes:

CUESTIONARIO PARA DESCRIPCIONES Y ESPECIFICACIONES DE

PUESTOS

I. DATOS PERSONALES
Nombres y apellidos completos (Utilice letra de molde):

II. DATOS GENERALES DEL PUESTO:

1. Lugar de Trabajo:
Escriba el nombre del Departamento y Sección en donde trabaja:
Departamento:______________________________________________
Sección:___________________________________________________
2. Jornadas de Trabajo: (Días y Horas)
A: de:____________________ a:________________
Horas:________________
B: de:____________________ a:________________
Horas:________________
C: de:____________________ a:________________
Horas:________________
 Jornada: Diurna:________________ Mixta:____________________
Nocturna.______________ Rotativa:_________________
3. Indique el nombre de su puesto:

4. Indique el nombre de su Jefe inmediato y el nombre del puesto que él

desempeña:
Nombre:___________________________________________________
Puesto:____________________________________________________

III. TAREAS QUE REALIZA EN EL PUESTO QUE OCUPA:

Describa claramente las tareas que realiza diariamente empezando por la
más importante y que le absorbe más tiempo. Luego indique aquellas
tareas o actividades que realiza frecuentemente (sólo las hace una vez
por semana, mensualmente, anualmente). Indique también las tareas
eventuales y ocasionales.
Describa las tareas que realiza actualmente. Utilice las hojas adicionales
que necesite y adjúntelas a este cuestionario.

a. Diarias:
 b. Semanales:

c. Trimestrales/Semestrales:

d. Anuales

IV. RESPONSABILIDADES Y CONDICIONES DEL PUESTO:

1. RESPONSABILIDAD ECONÓMICA.
Indique si en el desarrollo del trabajo el puesto manejará o tendrá bajo su
responsabilidad bienes muebles (maquinaria y equipo) o inmuebles, valores
y efectivo, documentos y datos confidenciales. Esta sección debe mostrar el
grado de responsabilidad económica que tiene el puesto en caso de tomar
una mala decisión.

En los espacios en blanco indique cuál es la maquinaria, equipo, documentos

y otros que el puesto tiene bajo su responsabilidad y especifique el valor
aproximado.

Maquinaria y equipo:
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
_____________________

Materiales.
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
_____________________

Bienes inmuebles:
____________________________________________________________
____________________________________________________________
______________

Valores y efectivo (dinero):

 ____________________________________________________________
_______

Documentos, Datos Generales y Técnicos confidenciales:

____________________________________________________________
____________________________________________________________
______________

Ninguno:
____________________________________________________________
____________________________________________________________
______________

Indique si para realizar sus tareas usted utiliza vehículo, especificando tipo y
propósito de su uso:
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
_____________________
2. RESPONSABILIDAD POR SUPERVISIÓN:
2.1 Ejercida:
Cite los puestos y números de personas que están directamente o
indirectamente bajo su supervisión. Quienes no tienen personal bajo su
responsabilidad no deben completar esta sección.

DIRECTAMENTE
(Es la persona que reporta directamente al puesto analizado)

Nombre de los Puestos No. De Personas

3. CONDICIONES DE TRABAJO:
3.1 Indique con una “X” el (los) lugar (es) donde realiza su trabajo.

Oficina Privada Oficina Compartida

Taller Planta Bodega Campo

Laboratorio Otros :
Especifique:___________________________

En caso que su horario de trabajo sea compartido en dos lugares diferente,

por favor indique el porcentaje de tiempo que ocupa en cada uno. Ejemplo:
 80% en oficina y 20% en campo o el número de horas que ocupa en cada
uno. Ejemplo: 6 en oficina y 2 en campo.

3.2 Indique con una “X” si en su ambiente de trabajo, se dan uno o más de las
siguientes condiciones (EN FORMA CONSTANTE):

Ruido Iluminación deficiente

Exposición al sol y lluvia Malos olores

Calor excesivo Frío excesivo

Otros Especifique: _________________________

3.3 Indique con una “X” los riesgos (constantes) a os que está expuesto en el
desarrollo de sus tareas.

Caídas Golpes Accidentes de tránsito

Cortaduras Raspaduras Agresiones físicas

Agresiones verbales Otros Especifique:

____________

4. ESFUERZO:

4.1 Indique con una “X” la posición en que realiza la mayor parte de su trabajo:

Sentado De pie Caminando

4.2 Indique con una “X” los tipos de esfuerzo físico que realiza en el desarrollo
de sus tareas:

Levantar y transportar objetos pesados

Caminar largas distancias

Atención visual y prolongada

Atención auditiva prolongada

Manejar largas distancias

4.3 Indicar con una “X” el esfuerzo mental requerido para realizar su trabajo:

Elaborar Planes en plazos determinados

Elaborar Programas de Trabajo

Elaborar Presupuestos

Elaborar cuadros estadísticos

Efectuar cálculos matemáticos

Redactar informes

Diseñar procedimientos

Otros Especifique:
____________________________________________
5. RELACIONES PERSONALES
Indique los Departamentos, Puestos, Personas o Entidades con las que
usualmente se relaciona en el desempeño de sus labores, tanto dentro como
fuera de la Empresa:

INTERNAS: (Dentro de la Empresa)

EXTERNAS: (Fuera de la Empresa)

NOMBRE Y FIRMA DEL EMPLEADO:

Nombre: _____________________________________________________

Firma: _______________________________________________________

Fecha: ______________________________________________________
BIBLIOGRAFÍA
- Roberto Vizarreta Chia, Gestión de personal, Lima Perú Universidad Nacional
Mayor de San Marcos.
- La entrevista en el proceso del análisis de puesto en los recursos humanos.
(2017). Rrhh-web.com. Revisado 20 Septiembre 2017, de http://www.rrhh-
web.com/analisisdepuesto3.html
- Avila, A. (2017). Formato de cuestionario de análisis de cargos. GestioPolis -
Conocimiento en Negocios. Revisado 20 Septiembre 2017, de
https://www.gestiopolis.com/formato-de-cuestionario-de-analisis-de-
cargos/
- López, J. (2013). Cuestionario para especificación y descripción de puestos
(1). Es.slideshare.net. Revisado 20 Septiembre 2017, de
https://es.slideshare.net/JulianLpez2/cuestionario-para-especificacin-y-
descripcin-de-puestos-1