CASO ESTUDIO: SWEDE MART

MAESTRIA EN
ADIMINISTRACION Y
DIRECCIÓN DE
PROYECTOS

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 Swede-Mart
1. Introduction
Swede-Mart es una tienda de ropa en rápida expansion con sede en Gothenburg, Suecia, la cual tiene 300
tiendas en todo el mundo, de las cuales 200 están en Europa. La minorista tiene como objetivo las familias
que quieren ropa de moda, pero que también están preocupadas en el precio.

Swede-Mart tiene un plan a tres años para expandir en gran medida su presencia en Asia y
Norteamérica. La meta es llegar a ser la tienda mas grande del mundo en el Mercado de clase media,
familias jóvenes, midiéndose por el número de tiendas e ingresos.

Swede-Mart ofrece productos de alta calidad, precios competitivos, y una imagen de moda. El hecho que
Swede-Mart se aferre a esta imagen será clave para que la empresa se expanda. El Mercado objetivo es
muy meticuloso y cambiará a otra alternativa con rapidez si la imagen de la empresa no coincide con su
estilo de vida

2. Estrategia
Swede-Mart ha pasado recientemente por un proceso de planificación donde se formula su mision y
vision, sin embargo no se realizó un análisis FODA.

El enfoque inicial del Plan Estratégico es asegurar la retención de clientes y el crecimiento a través de la
“Gestión de Inventarios”, lo que permitirá a Swede-Mart contar con los productos adecuados disponibles
en el lugar correcto en el momento adecuado y con el precio correcto. Esta ha sido una parte importante
de la campaña de marketing de la empresa. Esto significa la creación de de centros de distribución
regional que puedan enviar mercadería a las tiendas locales. La compañía necesitará asegurarse que esto
también se puede ejecutar a nivel global como se hace en Suiza.

La meta es alcanzar menos del 1% del stock de un producto publicitado durante la duración de la
campaña de publicidad. El movimiento de inventarios debe ser de ocho veces por año. Actualmente es de
seis veces por año.
.
Las mejoras exitosas del “Sistema de gestión de Inventarios” le permitirán a Swede-Mart incrementar su
tasa de crecimiento en todo el mundo, así com

3. Antecedentes de la Industria
La industriia de ropa al por menor ha sido siempre una industria de alto riesgo con frecuentes
turbulencias.

Es un Mercado muy competitivo. Quien siempre tiene una línea exitosa de productos hace buenas
utilidades, pero cualquier traspiés se paga muy caro con márgenes mas pequeños e inventarios sin
movimiento. Algunos productos vendidos también se pueden comprar en muchas otras tiendas, aunque
algunas marcas son exclusivas de Swede-Mart. El Mercado de descuentos para ropa opera con margenes
muy pequeños y cuenta con grandes volumenes y mercaderías no vendidas de otras compañías. Swede-
Mart es considereda una tiena de ropa de rango medio, que compite con los gustos de Gap y H&M.

Las funciones clave del negocio son comprar productos de los diseñadores, el abastecimiento para la
fabricación de los productos, la gestión del proceso de inventario, y la comercialización y venta de los
productos al cliente.

La clave del éxito de la industria es la selección de los productos adecuados sobre la base de las últimas
tendencias y con el precio correcto. La competencia es feroz y cada empresa debe encontrar su imagen
para vender. Swede-Mart es moda y está disponible en una tienda divertida y bien diseñada. Eso pone el
éxito de la compañía en manos de los compradores y en el “sistema de gestión de inventarios”. Los costos

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más altos son el espacio físico, el inventario y personal. No sólo es necesario que el producto esté allí en el
momento adecuado, sino que también debe haber personal suficiente para apoyar las ventas.

Swede-Mart es famosa por tener un personal amable pero no prepotente.

4. Antecedentes del Proyecto

Joe Jones es el patrocinador de esta iniciativa para mejorar el inventario y las funciones de procesamiento
de pedidos en los centros de distribución. Joe tiene 20 años en Swede-Mart, y ha estado a cargo de los
centros de distribución en los últimos tres años. Se asume ampliamente que será el próximo presidente
de la compañía.

A Joe le gustan las comunicaciones frecuentes e informales. Él lleva bien las malas noticias, pero las quiere
temprano y con ideas sobre cómo solucionarlas. En sus instrucciones generales para el equipo les solicitó
que no haya sorpresas. Él siempre está dispuesto a participar y ayudar, pero no es un microgestor, por lo
que el asume que las cosas están bien, a menos que le indiquen lo contrario.

5. Centros de Distribution/ Operaciones de Inventario

El enfoque inicial del plan estratégico se centrará en la revisión de las áreas de gestión de inventarios y de
toma de órdenes. Los centros de distribución están organizados en regiones y en cada región existen uno
o más centros de distribución.

Cada centro de distribución tiene un máximo de 25 tiendas que soportar. Esto puede necesitar ajustes
conforme el negocio crece. La optimización de los niveles de inventario entre los centros de distribución y
la rápidamenbte reconocida demanda incrementada será un factor de éxito.

6. Lineas de Productos
Hay tres líneas de productos principales:

De temporada: Estos productos se cambian cada temporada, pero en general son estándar para la
temporada (pantalones cortos, abrigos, etc.). Hay buenas estadísticas de uso, pero los inusuales patrones
de clima causan grandes fluctuaciones.

Moda Especial: cambios de forma no estacional. Suele estar relacionada con algún evento especial o de
moda. Podría ser para eventos deportivos, víspera de Año Nuevo, o simplemente una nueva tendencia de
la moda. Estos son eventos de corto plazo, con no mucho valor residual del producto. Las sobras de los
productos se liquidan.

Todo el año: Siempre hay en stock, siempre en demanda. Calcetines, ropa interior, trajes. Volúmenes
predecibles, La competencia se centró principalmente en los precios. El inventario de estos elementos
rota con frecuencia.

Los productos están identificados por un código de producto. Cada fabricante tiene códigos de producto
únicos, por lo que SWEDE-Mart debe utilizar sus propios códigos de producto interno. Cada tienda tiene
un comprador que puede solicitar del catálogo de productos SWEDE-Mart. No todos los productos están
disponibles en todas las estaciones. El centro de distribución es responsable de determinar los niveles de
stock. Algunos productos pueden ser ordenados en forma especial, con un tiempo de entrega más largo.
Esto se puede hacer para los productos no almacenados en los centros de distribución (normalmente
artículos de alto precio), o para los artículos fuera de temporada. Naturalmente, el tiempo de entrega será
mucho más largo para este tipo de artículos. A pesar de que muchos artículos se compran directamente al
fabricante, frecuentementeo hay un tercero involucrado, especialmente para productos de bajo volumen.

7. Compras

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Los compradores son asignados a líneas de productos y proveedores. Cuando un vendedor está
ofreciendo líneas de productos múltiples, hay un comprador principal que es responsable de las
negociaciones de precios y la relación respectiva con el vendedor. Cada comprador adquiere para todos
los centros de distribución. La mayoría de los compradores están situados en la sede principal en Suecia,
pero algunos se encuentran en los diversos centros de distribución en todo el mundo. Esto es probable
que aumente con la expansión global en los próximos años.

El comprador recibirá las ventas y las demandas pronosticadas de los almacenes y centros de distribución,
y luego hace una proyección de ventas sobre la base de esos datos. El comprador negocia los precios con
los vendedores y los descuentos especiales o ventas de los vendedores para aprovechar las oportunidades
que puedan surgir.

Los artículos en stock tendrán un nivel de pedido. Estel nivel se establece para cada producto
almacenado, para cada tienda, y para cada centro de distribución. Cuando un producto alcanza un nivel
de pedido, una orden automática será generada por el sistema. Este nivel de pedido es actualizado por el
centro de distribución como cambio en los patrones de la orden

8. Recepción
Los envíos de los proveedores generalmente serán enviados a los centros de distribución. En ocasiones,
los pedidos especiales pueden ser enviados directamente a las tiendas. En la recepción se emparejan la
orden de compra con los envíos respectivos pñara asegurarse de que el envío es correcto y que ha llegado
al lugar correcto. Después, los items que ban a ser almacenados en el centro de distribución, se ingresan
al inventario y se almacenan en sus bandejas.

Los productos que van a ser reenviados directamente a las tiendas se envían combinándose con otros
embarques en la misma situación. En promedio, los centros de distribución envian un gran embarque
semanalmente a cada tienda.

El término "bandeja" en el centro de distribución, se refiere a un lugar específico donde se almacena el

producto. Podría ser una estantería, una papelera, ún rincón de la bodega. Cada bandeja se describe por
su tipo y tamaño, y también tiene información sobre su ubicación (número de piso, parte de la
construcción). Cualquier cambio a la ubicación de una bandeja debe ser inmediatamente reflejada para
asegurarse de que el almacén operará eficientemente. Un producto puede ser almacenado en diferentes
bandejas y en algunos casos varios productos compartirán una sola bandeja

9. Cuentas por pagar

Las facturas de los proveedores se emparejan a una orden de compra. La orden de compra se actualiza
como “recibido” cuando se recibe un envío y ninguna factura será aprobada para su pago hasta que el
envío haya llegado y se haya aprobado. El importe de la factura es comparado con el precio de la orden de
compra y las condiciones de pago también son comparadas. Si hay discrepancias, las mismas se reenvían
al comprador para su resolución. Una vez que todo esto se aprueba, la factura es marcada como “por
pagar”.

La fecha de pago se basará en los términos de la factura. Si hay descuentos sobre pagos tempranos o
sanciones por retraso, entonces esos descuentos o sanciones son anualizadas y comparadas con el costo
de la organización para obtener fondos para así determinar si debe haber un pago temprano o retrasado.

Debe haber posibilidad de encontrar facturas pagadas previamente, para conocer su situación, incluso
saber cuál fue el que el costo de los fondos en el momento del pago.

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10. Procesamiento de Orden y Envío
Cuando las tiendas realizan pedidos con el centro de distribución, los productos pueden ser enviados a
través de ventas por menor. Normalmente, los pedidos se colocan una vez por semana y luego son
enviados a la semana siguiente. Un almacén puede colocar una orden de emergencia, que a veces se
atenderá cuando ha habido un patrón de clima inusual o un nuevo producto es más exitoso de lo
esperado. Este tipo de orden puede colocarse en cualquier momento y normalmente es envíada el mismo
día si se recibió antes de las 15 horas locales. En función de los costos de envío y otros envíos por salir, el
embarque puede retrasarse para hacerlo financieramente viable. La tienda siempre estará involucrada en
est proceso de decisión y será responsable de todos los gastos de envío.

Cuando se recibe el pedido de una tienda, el centro de distribución comprueba los niveles de inventario
para ver si hay suficiente inventario. Todos los ítems que se encuentran en stock son confirmados y se
envía un aviso a la tienda con la fecha de envío prevista. Si no hay suficiente cantidad en stock, se hará un
confirmación parcial. Si no hay stock disponible, esa línea del ítem será cancelada. La tienda tendrá que
tratar de reordenar la semana siguiente si el producto es aún requerido. Si hay una necesidad especial
para obtener un producto con anterioridad, la tienda debe hacer un pedido especial.

Si el pedido de la tienda es de un producto que no está en el inventario, se coloca una orden especial al
proveedor. Una vez recibida la fecha de entrega del proveedor, esta información es pasada a la tienda.
Estos productos normalmente son enviados directamente a la tienda. Todos los pedidos de tienda
normalmente vendrán de centro de distribución primario. En raras ocasiones se puede realizar un pedido
con un centro de distribución diferente, pero esos pedidos seguirán manejándose manualmente.

Las tiendas pueden chequear continuamente el estado de un pedido y frecuentemente llamarán antes de
hacer un pedido a fin de saber sobre la situación del inventario. A menudo, las tiendas preguntarán por
productos similares si en el que estaban interesados en su pedido ya no está disponible.

El centro de distribución facturará a la tienda por los pedidos enviados, como una forma de auditar la
disciplina financiera.

11 Reportes

1.12 Resumen
El nuevo sistema de gestión de órdenes que será creado por SWEDE-Mart debe ser de vanguardia y debe
ser capaz de apoyar los objetivos de crecimiento agresivo de la empresa. Aunque se necesita una solución
oportuna y el costo es importante, este proyecto realmente se centra en hacer las cosas correctas. La
solución debe ser flexible, precisa y muy receptiva. Las últimas décadas están llenas de historias de
empresas de venta por menor que no han podido obtener el producto adecuado en el lugar adecuado y
en el marco de tiempo correcto. SWEDE-Mart está decidido a no ser otra de esas historias.

13. Entrevista con el comprador de una tienda

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Yo utilizaré el sistema para comprobar el estado de los pedidos generados por el sistema. A veces puede
haber un problema con ellos y voy a tener que llamar al centro de distribución para realizar cambios.
Normalmente verificaré si existen elementos de línea que no estan en inventario y si hay cualquier
retraso esperado en fechas de envío. También necesito poder buscar un producto y ver los niveles de
inventario en nuestra tienda, en el centro de distribución primaria y en los otros centros de distribución.
Esto debe mostrarse de forma tal que vea los centros en la secuencia de transporte previstos.

Debo ser capaz de realizar pedidos especiales; Esto normalmente ocurre cuando la demanda aumenta
inesperadamente o cuando la orden generada por el sistema no es correcta. Un pedido especial se coloca
también para los productos que tenemos en nuestro catálogo, pero que no están disponibles en nuestras
tiendas. Estos productos normalmente tienen precios altos y con muy bajo volumen de ventas.

De la lectura del caso se solicita un informe que responda las siguientes preguntas:

1. Visión General del Proyecto y Antecedentes.

2. Alcance y entregables: Deternine las fases y entregables principales, los criterios de aceptación
de cada entregable, e Identifique no menos de tres ejemplos de exclusiones.

3. Análisis de Interesados: Desarrolle el análisis del Patrocinador del Proyecto: Joe Jones.

Analisis de Interesados
PROYECTO: GESTION DE INVENTARIOS CLIENTE: Area Operaciones de Swede Mart
Gerente de Proyecto: Sven Svenson Patrocinador del Proyecto: Joe Jones
Qué proveerá este interesado al proyecto?
Qué le proveerá el Proyecto a este interesado?
Cuál es el impacto en este interesado si el
Proyecto es exitoso o fracasa?
Los temas o asuntos mas importantes para este
interesado

4. Recopilar requisitos: Identifique la mejor técnica de recopilar requisitos que utilizaría para cada
uno de los interesados considerados en la tabla inferior y documente que acciones tomaría para
que el esfuerzo sea el más exitoso con cada interesado. Esto incluye acciones a tomar antes que
los requerimientos sean recolectados, durante la reolección y acciones de seguimiento.

INTERESADO TECNICA DE RECOPILACION ACCIONES ESPECIALES

Patrocinador (Joe
Jones)
Comprador en la
tienda
Personal del centro de
distribución e
inventarios

5. Paquetes de trabajo del Proyecto: Cree el EDT del Proyecto a tres niveles, con no menos de 15
paquetes de trabajo en el último nivel.

6. Llenar la plantilla de la Matriz de Rastreabilidad adjunta con todos los tipos de requisitos
considerados. Las ideas para el llenado deben ser tratadas en el FORO 3,

Este caso fue tomado del Libro: “Determining Project Requirements” de Hans Jonasson, 2008,
La traducción ha sido realizada por el profesor Carlos Trigo, sin cambiar ningun párrafo.

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