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A la hora de organizar cualquier tipo de acto o evento y, para que el mismo,
se desarrolle adecuadamente hay que tener en cuenta muchos aspectos de la
ms diversa ndole; para tener un mayor control sobre el desarrollo del acto,
coordinar mejor todas las tareas y tener un mejor seguimiento de todas las
fases que lo componen, vamos a dar cuatro puntos fundamentales.

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Primero definimos el objetivo del acto, que esperamos conseguir, con qu


medios contamos, audiencia prevista (asistentes, pblico en general, etc.) y
que objetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemos establecer un
calendario, asignar recursos, hacer todas las especificaciones necesarias para
llevar a cabo el acto y definir con claridad todos los objetivos.

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Son, lo que podramos llamar actividades previas al evento. Pre-evento. Se


organizan equipos de trabajo, se asignan tareas, se establecen vas de
comunicacin entre los equipos y con personas y equipos del exterior, se
define la imagen al completo del acto.

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Fase en la que se desarrolla el acto, propiamente dicho. Es poner en marcha


todo aquello que hemos planificado (fase 1) y que hemos producido (fase 2).
Yada punto debe llevarse a cabo tal y como se ha planificado, ajustndose al
calendario y planing previsto, as como a su correspondiente checklist.
Tambin es bueno contar con planes alternativos para situaciones
imprevistas.

En actos o eventos importantes, es muy importante hacer un ensayo general,


para que todo discurra con normalidad llegado el da. Sera un paso
intermedio entre la fase de produccin y la de explotacin.

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Es la fase posterior a la celebracin del evento; en ella se evalan todas las


actividades desarrolladas, de forma detallada; se sacan conclusiones y se
ajustan y corrigen posibles desviaciones a tener en cuenta para posteriores
organizaciones de actos. Es una "evaluacin de calidad" de todo el trabajo
desarrollado.

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Una de la formas de en cualquier institucin, es la realizacin
de !. Realizar un evento con xito requiere una acertada
" por parte de quienes dirigen esta    .
Este trabajo contiene, desde el punto de vista de la gerencia de un evento
y teniendo en cuenta las cuatro ! que componen el 
 !, algunos aspectos a tener en cuenta por parte de los
directivos, en la planificacin, independientemente de los tipos de planes y
de las diferentes clasificaciones otorgadas a los eventos como actividad
organizacional. Tambin se exponen algunos ""! importantes a tener
en cuenta en el "! de planificacin.

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La realizacin de un evento por parte de una institucin


u organizacin constituye un espacio para establecer una comunicacin ms
directa y efectiva tanto con su pblico interno como el externo, siempre
sobre la base de un objetivo a alcanzar.

Independientemente de las clasificaciones o peculiaridades propias de los


eventos (forma de organizacin, alcance, temtica.) existen elementos
comunes o generales en el desempeo que deben de asumir sus
organizadores. Esos elementos comunes lo constituyen las funciones que
conforman el ciclo administrativo y que convencionalmente hemos
denominado: c ( se determinan los objetivos y los medios para
alcanzarlos),  (divide e integra el trabajo y se establecen las
relaciones y jerarqua), )  (activa y asegura el funcionamiento
del sistema organizativo) y  (determina si las tareas se comportan
segn lo previsto, detecta reales y posibles desviaciones y; alerta para
corregirlas o evitarlas).

Estas funciones directivas que conforman el contenido de la Direccin como


actividad de las ciencias Sociales tienen un carcter cclico e interactivo de ah
que conforman un sistema, propiciando un conjunto de acciones que brindan
como resultado una situacin deseada.

Una sola de estas funciones puede descomponerse a su vez, en el resto de los


otros tres elementos, lo que significa que tambin puede ser estudiada como
un ciclo en si y adems como un sistema con todas sus particularidades.
Es decir, La planificacin constituye un proceso, que se organiza, se dirige y
se controla.
Es considerada la funcin ms importante del ciclo directivo, hay estudiosos
que la asocian a la locomotora que conduce un tren de actividades
organizativas, de direccin y de control.

En qu consiste la planificacin como funcin directiva? [  


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 "#/   Un autor, a modo ms sinttico,
sostiene que planificar es establecer las metas correctas y despus elegir
los medios correctos para lograr dichas metas.

Es necesario destacar que el proceso de planificacin de un evento establece


un esfuerzo coordinado, esto quiere decir que se debe crear un grupo por lo
general denominado Yomit Organizador, las personas que conformarn
este grupo deben reunir ciertas competencias como: talento organizativo,
comunicativo, directivo, humanstico; una actitud creativa y pro-activa, tanto
desde un enfoque ejecutivo como ejecutor, con una amplia autoridad,
habilidades para negociar, etc. El comit organizador junto a su responsable
principal es el encargado de llevar a cabo la planificacin, la organizacin, la
direccin y el control de cada accin relacionada al evento.

Otro elemento importante a considerarse lo constituyen las razones del por


qu la planificacin del evento:

`? Yoncentrar la atencin en los objetivos.

`? Reducir la incertidumbre y el cambio.

`? Posibilitar la operacin econmica.

`? Ayudar a los directivos a controlar.

El esfuerzo coordinado que se requiere, proporciona orientacin al


responsable y al resto del comit organizador designado. Yuando todos los
que estn involucrados sepan hacia donde deben dirigirse y que es lo que
deben aportar para lograr la realizacin exitosa del evento que se planifica,
pueden empezar a organizar sus actividades, a cooperar y trabajar en equipo.

La planificacin reduce la incertidumbre, es decir minimiza la falta


de informacin. La existencia de un plan previamente pensado ayuda a dar
respuestas ante situaciones que se presenten, estn fuera
de control y puedan atentar contra el cumplimiento exitoso del tipo
de evento que se planific: anticipar los posibles cambios, considerar el
impacto de los mismos y desarrollar las respuestas adecuadas.
Tambin implica y explica la secuencia de las acciones que podran tomarse
en respuesta al cambio.

La planeacin reduce las actividades antieconmicas como por ejemplo


los costos excesivamente altos, algo que desafortunadamente muchas veces
ocurre. Posibilita establecer un mayor control, cuando son claros
los medios y los fines. La eficacia se torna obvia.

Por ultimo la planeacin establece objetivos estndares que facilitan el


control. Si no estamos seguros de lo que tratamos de lograr, no podemos
determinar si lo hemos logrado. Al planear desarrollamos los objetivos. En
la funcin de control comparamos el desempeo real con lo planificado,
identificamos las desviaciones significativas y tomamos las medidas
necesarias. Sin la planeacin no puede haber control. He aqu la relacin
directa que se establece entre estas dos funciones directivas. Si usted no va a
controlar no intente siquiera planificar.

! "! "!!!

Un plan es un modelo anticipado de la realidad futura, ya sea a corto como a


largo plazo.
El autor James Stoner expone en su libro Administracin Tomo I que los
planes se clasifican en dos grandes grupos: los Planes Estratgicos y los
Planes Operativos.

! "! !/![ aquellos que se aplican a toda la organizacin, que


establecen los objetivos generales de la organizacin para el largo y mediano
plazo y buscan determinar la posicin de la organizacin en trminos de
su ambiente, por lo que su delimitacin es bien general y de un modo simple.

Por planeacin estratgica, se entiende: Que es un proceso que los gerentes


realizan para sus organizaciones, que tiene un mayor alcance. Es el tipo
fundamental de planeacin de medios que incluye la identificacin y
organizacin de las fuerzas de una organizacin o institucin para
posicionarla con xito en su ambiente.

Para el establecimiento de una Administracin Estratgica, se requiere del


cumplimiento de los siguientes !"!!:

`? 1. Establecimiento claro de las metas.

`? 2. Actividad de la formulacin de la estrategia: un modelo que crea una


estrategia basada en las metas de la organizacin.

`? *. Implantacin de la estrategia.

`? A. El control estratgico que proporciona una retroalimentacin en


cuanto a su progreso.

Los "!"! son los planes que especifican, en el corto plazo, la


manera en que se van a lograr los objetivos generales. Su elaboracin es ms
especfica y detallada (plan de trabajo).

Los planes estratgicos son diseados por los altos ejecutivos y


la administracin de mandos medios para lograr las metas generales de la
organizacin, mientras que los planes operacionales indican como sern
implantados los planes estratgicos mediante las actividades diarias,
proporcionan los detalles necesarios para incorporar la estrategia a
las operaciones cotidianas.

Relacin de los Tipos de Planes atendiendo a Estructura, Alcance y Relacin


con los Objetivos

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Segn estos elementos, el evento puede considerarse parte de


una accin especfica que se realiza dentro del sistema organizativo y que
responda a una estrategia previamente precisada (plan operativo) o se puede
disear toda una estrategia que responda a su realizacin (plan estratgico).
Para esto hay que tener en cuenta algunos elementos como:

`? Tipo de Institucin u Organizacin.

`? Tipo de Evento.

`? 1. Ylasificacin segn su forma de organizacin.

`? 2. Ylasificacin segn su alcance.

`? *. Ylasificacin segn se temtica


Yuando se refiere al Tipo de Institucin u Organizacin, hay que conocer que
en el mundo existen organizaciones, que su misin es la de organizar
eventos de cualquier magnitud, prestando ese servicio especializado a otras
Organizaciones que lo contraten. La Planificacin Estratgica deber
contener estrategias completas en relacin a un evento dado, es decir, la
planificacin de eventos en esta empresas por lo general constituirn planes
estratgicos que contendrn sus metas estratgicas. Por otra parte existen
otras organizaciones que realizan eventos de gran alcance como:
universidades, ministerios, Yentros especializados etc., y no es ese su objeto
social, sin embargo internamente organizan sus propios eventos
independientemente de las particularidades que exige la clasificacin de los
mismos. Estas organizaciones tendrn entonces que hacer nfasis en las
clasificaciones de los eventos para planificarlos atendiendo al tipo
de plan que corresponda.

Al tener en cuenta la clasificacin de los eventos, por ejemplo los que se


asocian dentro de la clasificacin segn su forma de organizacin, es decir,
que se refieren al nivel de complejidad que requiere el mismo para su
organizacin como(reuniones, mesas redondas, conferencias, asambleas,
paneles) pueden incluirse dentro de los planes operativos estos eventos por
su generalidad constituyen acciones concretas a corto plazo que responden a
objetivos generales de la organizacin u institucin proporcionan los detalles
necesarios para incorporar la estrategia a las operaciones cotidianas. Por
tanto puede considerarse su planificacin dentro de un plan operativo.

En cambio si se tiene en cuenta la realizacin de un evento con una temtica


de mayor alcance (Jornada Yientfica Nacional) puede este planificarse a
travs de un plan estratgico ya que puede este evento por si solo establecer
una estrategia que, abarque un perodo de tiempo extenso, afecte una
amplia gama de actividades e incluya la formulacin de objetivos.


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Todo proceso puede ser estudiado como una secuencia de pasos o etapas
que van completando determinados resultados intermedios hasta conformar
el resultado final.

Yada tipo de plan tiene su forma particular de llevar a cabo el proceso de su


elaboracin, pero tambin resulta posible identificar algunos pasos comunes
que aparecen en cualquier proceso de planificacin:

`? 1. Establecimiento de objetivos y polticas.

`? 2. Organizacin del proceso de confeccin del plan.

`? *. Yaptacin, clasificacin y seleccin de informaciones.

`? A. Proyeccin del plan (primer modelo).

`? . Evaluacin de la proyeccin del plan.

`? . Elaboracin del plan modelo definitivo.

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En este primer paso se define la direccin hacia la cual debe ir el plan. El


Yomit Organizador debe cuestionarse qu queremos lograr con la
realizacin de este evento? Por qu se debe realizar? Qu o quin debe
destacarse? Yules son los temas a tratar?

La formulacin de estos objetivos, implica comprender la misin de la


organizacin y deben estar diseados en consecuencia de las estrategias de
Marketing o Yorporativa.

Por su parte las polticas establecern dentro de que marcos el plan va a ser
confeccionado, estas se utilizaran como medidas de control de las acciones
ejecutadas.

Es importante sealar en este primer paso del proceso que existen eventos
que se celebran peridicamente y por lo general, cuentan ya con un plan de
accin previamente conformado. En estos casos, el comit organizador se
encuentra ante una posicin de certeza, es decir, conoce bien las posibles
desviaciones que puedan ocurrir, lo cual facilita un mejor desenvolvimiento
ante la ejecucin de las acciones del plan. Esto es una fortaleza que debe ser
utilizada en pos de la mejor planificacin. A pesar de ello cada edicin, puede
traer nuevas metas superiores y debe ser asumida como un nuevo evento. Y
el primer paso del proceso de planificacin seguir siendo clave para
el xito del mismo.

 "!  "

La confeccin del plan ya sea operativo o estratgico, requiere de


un cuidadoso trabajo y debe ser adecuadamente planificado, organizado y
controlado. Es decir, el proceso de confeccin del plan debe ser dirigido igual
que se hace una actividad cualquiera o con el sistema organizativo en su
conjunto

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La confeccin del plan incluye un proceso complejo de tomas de decisiones


que demandan gran cantidad y calidad determinada de informacin sin la
cual el proceso no es posible, al menos eficientemente. La informacin
necesaria en relacin a un evento puede ser de muy diversos tipos y
relacionada a factores de importancia como[8]

`? 1. Yomportamiento de eventos anteriores.

`? 2. Tendencias actuales de la realizacin del mismo.

`? *. El Pblico al que se dirige.

`? A. Su espacio fsico.

`? . Fechas y duracin.
`? . Presupuesto.

`? . Recursos humanos.

`? 8. Apoyos institucionales.

`? V" !!

En el caso de que se realice el plan para un evento efectuado con cierta


periodicidad, es recomendable contar con la informacin necesaria del
comportamiento de los anteriormente realizados para, sobre la base de las
desviaciones y resultados positivos, confeccionar el nuevo plan

`?   !!  !

Yonocer las tendencias actuales de la realizacin de eventos exitosos tanto


en el pas como el mundo, que se encuentren dentro de la misma
clasificacin del que se est planificando, sera provechoso, en aras de que si
las condiciones de la organizacin lo permiten, poder incluir los aspectos
positivos que incidan en la eficiencia y eficacia del mismo.

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Se deben conocer las caractersticas de las personas que participaran en el


evento (rangos, estatus, invitados especiales, personalidades, lderes
deopinin, jurado, prensa, expositores; participantes extranjeros,
participantes nacionales, los
patrocinadores, competencia, crtica especializada, etc.) esto implica
un anlisis minucioso de los gastos a sus necesidades, inquietudes
e intereses por el evento.
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Este es un elemento que tributa directamente a los resultados del evento por
lo que es necesario conocer , las caractersticas del lugar y las condiciones
materiales en las que se desarrollar el mismo, se debe ser exhaustivos en la
bsqueda de sedes o locales que, ajustndose a nuestro presupuesto,
brinden la mayor comodidad y seguridad para que la percepcin sobre el
encuentro sea la ms satisfactoria.

1

La duracin, es algo que tambin debe conocerse para a travs de la


planificacin garantizar el equilibrio necesario entre la duracin y los
intereses de los participantes, as como tambin la eficacia del presupuesto
de gastos asignado.

2c!"!

El presupuesto constituye la expresin financiera de un plan, mediante esta


expresin resulta posible homogeneizar todos los elementos del plan, pues
emplea una base de medida comn que permite hacer agregados.

Por medio del presupuesto se planifica y se ejecuta el financiamiento de los


gastos segn el evento que se est planificando:

Gastos de imagen.

Gastos de imprenta.

Alquiler de locales.

Transportacin.

Personal de apoyo.

Medios audiovisuales.
Ornamentacin, Sealizacin e Indicadores.

Yontratacin de seguros.

Yatering:

En los gastos personales se tiene en cuenta:

Alojamiento.

Obsequios.

Y otros que se consideren necesarios.

La conformacin meticulosa de un plan de recursos financieros evitar que el


evento se convierta en una catstrofe econmica. Lo que no se calcule en el
presupuesto quedar fuera del plan de acciones, por lo que se hace
imprescindible considerar cada detalle por nfimo que parezca.

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Es importante conocer como quedaran limitadas las responsabilidades de


cada uno de los miembros del comit organizador, para establecerlas dentro
del plan as como delimitar los implicados en cada accin. La concentracin
de fuerzas en slo unos miembros no ayuda a la eficiencia del trabajo.
Tambin es necesario dejar definido el personal de apoyo que se contrata
para trabajar en el evento.

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El comit organizador debe estar muy bien informado acerca de cada una de
las Organizaciones que apoyan o patrocinan el evento y de la posible
proliferacin de connotaciones peyorativas que puedan disminuir
el prestigio del encuentro.
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Una vez que se tiene la informacin sobre el comportamiento de estos y


otros aspectos que se consideren necesarios, se procede a elaborar la
primera versin del plan de accin para cada una de las etapas[9]Este primer
modelo no es el definitivo de la realidad que queremos alcanzar, sino una
representacin de las primeras consideraciones a las cuales se ha llegado.

 " "

El primer modelo confeccionado debe someterse al criterio de aquellos que


deben participar en su anlisis y evaluacin y a las autoridades (en este caso,
la totalidad del comit Organizador) que deben decidir sobre la continuacin
del trabajo hacia la confeccin del plan definitivo

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Yomo resultado de la evaluacin del plan, el nivel de direccin que


corresponda determina que se confeccione el plan siguiendo aquella
alternativa que es considerada la mejor.

En muchos casos este plan definitivo requiere de la elaboracin de otros


derivados, por ejemplo, a niveles inferiores de direccin o a niveles mayores
de detalle, proceso el cual debe iniciarse.

La aprobacin del plan definitivo debe llevarse a cabo mediante un acto


formal por la persona autorizada para ello. Debe ser dado a conocer a todos
los ejecutores y se procede a iniciar el proceso de su ejecucin (durante el
evento) y control (despus del evento).
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La planificacin de un evento tiene un perodo de duracin en


correspondencia a las caractersticas del mismo y a la capacidad de
organizacin que tengan sus responsables. Para tener la medida del
horizonte del plan ya sea para un perodo corto o prolongado, as como para
establecer una adecuada coordinacin de todas las acciones propuestas, es
necesario tener en cuenta varios principios:

`? El plan no es un objetivo en s mismo, sino uno de los medios de que


dispone la Organizacin para obtener buenos resultados.

`? El plan debe proponer realizaciones concretas, audaces, pero posibles


dentro de las polticas establecidas.

`? El alcance y nivel de detalle del plan debe estar adaptado al nivel de


direccin del objeto de planificacin.

`? Yuanta mayor flexibilidad pueda ser introducida en los planes, menor


el peligro de prdida que se producirn por hechos inesperados. La
flexibilidad introducida implica costos y el plan ms inflexible ser el
menos costoso si los hechos posteriores comprueban que era
innecesaria la capacidad para cambiar la decisin.

`? Un factor limitante es algo que obstaculiza el logro de un objetivo


deseado. Si se reconocen los factores limitantes en una situacin dada,
se puede estrechar la bsqueda de alternativas a aquellas que superen
a esos factores. El principio es el siguiente:"slo cuando se reconocen y
se resuelven aquellos factores que representan un serio obstculo en
nuestro camino hacia la meta, podemos seleccionar el mejor
curso alternativo de accin."

Lo complejo de la aplicacin de este principio es la bsqueda y


reconocimiento de ellos factores limitantes, que en ocasiones son obscuros.
En la planeacin esto se hace interminable debido a la variabilidad de los
factores limitantes por el momento dado. Lo que hoy es decisivo, maana
puede entorpecer la planeacin o lo que hoy es un factor limitante, maana
puede carecer relativamente de importancia.

La planificacin de un evento debe verse como un proceso donde se


establezcan las polticas, estrategias, objetivos, acciones, recursos, tiempo y
en funcin de ello construir un modelo terico de lo que se quiere alcanzar
con la realizacin del mismo para un momento posterior, mediato o
inmediato. Este modelo es el plan y el resto de las funciones directivas
(organizacin, mando y control) deben ser capaces de convertir
esta teora en realidad concreta, convirtindolo en un instrumento que se
subordine a los objetivos que se planteen. En la medida en que se logre ese
espacio de comunicacin entre la organizacin y los pblicos objetivos, que
es en esencia la razn de existir del evento como actividad organizacional,
este proceso de planificacin tendr validez.

6#,! 
Yarnota, Orlando. Teora y Prctica de la Direccin Socialista. Editorial Pueblo
y Educacin; La Habana, 1990.

Yolectivo de Autores. Seleccin de Aspectos esenciales de la Teora y Prctica


econmica en el pensamiento de Ernesto Yhe Guevara Tomo I
EditorialYiencias Sociales. Habana 1990.

Gonzlez. Laura Legna. Gua terico-prctica para la Organizacin de Eventos.


Versin Digital. La Habana, Yuba. 200

Inda Gonzlez Ana Mah. El ciclo administrativo segn diferentes autores.


YETED. 2002.

Stoner, J. Administracin. - - . ed. - - Mxico DF: Prentice Hall


Hispanoamerica S.A., 199.

Urrusuno, Yarvajal ILeana. Fundamentos de la Direccin. Editorial Flix Varela


200.
 3c 3 


En nuestra experiencia, montar un evento es una herramienta de marketing


promocional muy eficaz y potente. Permite acercarse y conocer al cliente,
comunicarse con l y transmitirle la imagen y los productos/servicios de
nuestra empresa de una manera cercana y amable incluso en un ambiente
distendido.

Lo ms importante es plantearse qu objetivo se persigue organizando el


evento. Deberemos conocer quin va a ser nuestro pblico objetivo y hay
que establecer un resultado para poder realizar comparativas y anlisis.
Ambas cuestiones deben ser medibles y cumplir con las caractersticas u
objetivos planteados.

Debemos plantearnos continuamente durante la


preparacin/planificacin/pre-organizacin del evento si es realmente
preciso organizarlo. En algn momento de su estudio es posible que se
planteen otras tcnicas de promocin y marketing con iguales o mejores
resultados que el evento. Algunas de estas tcnicas son: las relaciones
pblicas, la publicidad, el marketing directo, el merchandising, las ferias, un
showroom...

Si considera que es interesante organizar el evento:

Reconozca cuales son sus lmites personales y pida ayuda y colaboracin,


lo necesitar.

Yonozca cunto presupuesto dispone para realizar el evento.

Plantese el valor diferencial de su evento, para lo cual debe conocer qu


asuntos se van a tratar, la personalidad de los asistentes, las organizaciones
que convocan o patrocinan el evento y los asistentes VIP (very important
person - persona muy importante). La unin de estos aspectos generar
atractivo e inters a su evento.

Estudie las debilidades y las fortalezas del evento. Reduzca las debilidades
y evite perder las fortalezas.

Yonozca los recursos internos en su empresa y las personas que componen


su grupo de trabajo.

Imagine, innove y no copie de otros eventos a los que haya acudido o


conozca: la originalidad es clave para el discurrir del evento y su publicidad.

Aprenda de la experiencia de otros.

Potencie lo que le gust de otros eventos adaptndolo a su empresa y su


sector.

Planifique la jerarqua del evento. Debe haber un solo responsable al que


dirigirse en caso de consultas.

Decida si va a encargar la organizacin del evento fuera de su empresa o lo


van a realizar desde dentro; cada opcin tiene sus propias ventajas e
inconvenientes.

Publicite el evento para que le ayude a construir marca. La publicidad debe


ser creativa para que llame la atencin y el pblico acuda.

Utilice todos los medios publicitarios a su alcance: telemarketing, Internet,


mensajes de correo electrnico, marketing directo personalizado, relaciones
pblicas, colaboraciones con medios de comunicacin (radio, TV, peridicos),
los socios de la empresa...

Organice la agenda del evento de una manera atractiva y clara.

Y das despus del evento toca medir los resultados. Si los ha establecido de
antemano, podr valorarlos y compartirlos con el resto de la empresa.
Identifique cuntos negocios se han realizado (contratos cerrados, contratos
apalabrados...), mida cunto tiempo ha dedicado cada medio de
comunicacin a su evento, calcule el nmero de asistentes, etc. Guarde estos
resultados para comparar con el siguiente evento y as poder establecer
mejoras y evoluciones, sobre todo si el evento es repetitivo.

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