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OrganizaciÓn de Eventos y Protocolo

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

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INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA

1

VENEZUELA, 2001

NIVEL: FORMACIÓN BÁSICA

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA

2

NIVEL: FORMACIÓN BÁSICA
MODO: FORMACIÓN

Caracas, Abril 2001

Dirección General de INCE Turismo

Coronel (Ej) Glenn Sherman Brathwaite

Gerencia de Formación Profesional de INCE Turismo

Lic. Ada Rizzo Rizzo

Unidad de Tecnología Educativa

Lic. María Xiomara García

Asesoría Técnica

Lic. Encarnación Barreto

Analista Integral

T.S.U. Lucía Torrealba

Analista Productor de Medios

José Gerardo León Plaza

Transcriptora

Isabel López

Especialistas en Contenido

Econ. Manuel Acosta
Profesor Universidad Simón Bolívar

Colaboradores en la Validación

Lic. Luis Alvarado
Jefe de la División de Ceremonial
Ministerio de Relaciones Exteriores
Dirección General de Protocolo
Lic. Víctor Mendoza
Director General de Protocolo
Asamblea Nacional
Lic. Carlos A. Gómez
Gerente General
Plain Art.

Coordinación Técnica Estructural

División de Recursos para el Aprendizaje

Coordinación General

Gerencia General de Formación Profesional
Gerencia de Tecnología Educativa

Primera Edición 2.001

Copyright INCE

3

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y

PROTOCOLO

CONTENIDO

-¿Qué es INCE TURISMO?
-Presentación
-Introducción
-Objetivo

- UNIDAD I EVENTOS ESPECIALES

- Definición del Término Eventos Especiales

13

- Origen Etimológico del Término Ceremonial y Protocolo

15

- Naturaleza del Ceremonial

20

- Clasificación del Ceremonial

24

- UNIDAD II CEREMONIAL Y PROTOCOLO

- Ceremonial y Protocolo

31

-Metodología para la realización de Ceremonias Académicas

32

- Cronología para la Coordinación de una Ceremonia

33

- Normas de Protocolo

39

- Tratamientos

46

- Criterios Protocolares

46

- Aplicaciones referidas a las normas del protocolo

50

- Precedencia Protocolar

53

- Presidencia Protocolar

58

- Sistema de Presidencia

59

1

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y

PROTOCOLO

- UNIDAD III Funciones Protocolares

- Funciones Protocolares

63

- Importancia del Uniforme en la Actividad Protocolar

71

- Perfil Profesional del Asistente de Protocolo

76

- UNIDAD IV Técnicas Grupales Para Eventos

- Dinámica de Grupos

79

- Técnicas Grupales

80

- Importancia del Manejo de las Técnicas Grupales

90

- UNIDAD V Recursos Operacionales

- Recursos Didácticos y Operacionales para Eventos

91

- Recursos Didácticos y Medios Audiovisuales

95

- UNIDAD VI Montajes

- Montajes

97

- Distribución y Espacio para Mesas y Sillas

101

- UNIDAD VII Organizar Eventos

- Eventos Especial

121

- Diferencia de los Eventos según la Técnica y Procedimiento utilizado 124

- Proceso Logístico en los Eventos

128

- Fases Operativas en la Organización de Eventos

146

- Fase Operativa de Pre-Eventos

148

2

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y

PROTOCOLO

- Fase Operativa de Eventos

152

- Fase Operativa de Post-Eventos

154

- Técnicas de Redacción de Informe

155

- Bibliografía

157

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y

PROTOCOLO

4

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y

PROTOCOLO

¿QUÉ ES EL INCE TURISMO?

El Instituto de Capacitación Turística INCE TURISMO, es una Asociación Civil sin
fines de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de
1976, por la Corporación de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el
Instituto Nacional de Cooperación Educativa, INCE; para la formación,
adiestramiento y especialización de los Recursos Humanos que requiere el país
en las áreas del Turismo y la Hotelería. Dicho documento fué debidamente
protocolizado e insertado en el libro de registros correspondientes el 9 de
Noviembre de 1976

¿QUÉ HACEMOS?

El INCE TURISMO desarrolla programas de formación, capacitación,
adiestramiento y especialización a través de un Sistema de Formación Profesional
al servicio de la Hotelería y el Turismo en Venezuela.

NUESTRA MISIÓN

Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la
participación de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar
una formación y capacitación continua de la fuerza laboral, complementando la
educación recibida en el sistema formal.

Ofrecer asesoramiento técnico a empresas e instituciones públicas y privadas
vinculadas a la Hotelería y al Turismo.

Promover la Actividad Turística y la incorporación de nuestros egresados al
mercado laboral.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y

PROTOCOLO

6

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y

PROTOCOLO

PRESENTACIÓN

Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que
ha trabajado arduamente con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que ha
seleccionado.

El contenido se ajusta a un programa de estudio diseñado según los
requerimientos del oficio; pero desearíamos que, además, investigue en otras
fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos.

Esperamos que aproveche al máximo la oportunidad que el INCE le brinda de
convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a
las exigencias de su área laboral y se constituya en un ejemplo a seguir en su
futuro desempeño.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y

PROTOCOLO

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y

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PROTOCOLO

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y

PROTOCOLO

INTRODUCCIÓN

En el mundo globalizado de hoy, la especialización del trabajo y el desarrollo
tecnológico han conducido hacia la formación de especialidades y de actividades
que están directamente relacionadas con la evolución del conocimiento humano,
de la ciencia, la tecnología y por sobre todo de la obra intelectual y manual del
hombre; dada la necesidad ilimitada de conocimiento y el creciente volumen de
información que debe manejar, el hombre ha buscado caminos óptimos que le
permitan recolectar y recibir información mejorando los niveles de contacto y
relaciones personales. Es así como en la medicina, la educación, la industria, el
comercio, el turismo, la hospitalidad, etc., se desarrollan acontecimientos que son
previamente planificados, organizados y coordinados de manera que se
produzcan, en un tiempo y lugar determinados, con un método para su desarrollo
y control, que faciliten el intercambio tan valioso de información y contacto
humano. Es por ello, que surge, de acuerdo con nuestra realidad mundial,
continental y local un campo o área de especialización que se sustenta en
técnicas y tecnologías necesarias para lograr cumplir con la función que
podríamos denominar Producción de Eventos. En el contexto literal sería más
bien la prestación del servicio de Organización de Eventos Especiales dada su
naturaleza, la cual es intangible y supeditada a las necesidades humanas
crecientes e ilimitadas. Surge en consecuencia esta área del conocimiento técnico
a la cual se ha dedicado poca investigación y que se soporta en pilares de otras
disciplinas como la psicología, la oratoria, las relaciones públicas, el ceremonial y
protocolo, la etiqueta, el manejo de las técnicas de grupos y de la alta tecnología
de medios audiovisuales. Organizar un evento requiere de un grado de
especialización y experiencia mínima que garantice el éxito a futuro del
acontecimiento de allí su enorme valor y trascendencia para los distintos campos o
áreas de la producción y de los servicios en el mundo.

El material instruccional que se presenta es el resultado de un proceso de
actualización llevado a cabo con expertos del mercado laboral, conjuntamente con
los técnicos de la institución; las ayudas del instructor en las tareas prácticas son
fundamentales, a través de ellas, cada participante podrá utilizar las técnicas y
recursos necesarios a ser utilizados en eventos especiales.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y

PROTOCOLO

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y

PROTOCOLO

OBJETIVO

Proporcionar a los participantes los conocimientos teóricos prácticos para
organizar eventos de acuerdo a las fases metodológicas que lo determinan, las
técnicas y métodos que lo sustentan, siguiendo el procedimiento establecido
cumpliendo con las normas de seguridad.

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PROTOCOLO

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