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INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA

NIVEL: FORMACIÓN BÁSICA

VENEZUELA, 2001

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INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA

NIVEL: FORMACIÓN BÁSICA


MODO: FORMACIÓN

Caracas, Abril 2001

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Dirección General de INCE Turismo
Coronel (Ej) Glenn Sherman Brathwaite
Gerencia de Formación Profesional de INCE Turismo
Lic. Ada Rizzo Rizzo

Unidad de Tecnología Educativa


Lic. María Xiomara García

Asesoría Técnica
Lic. Encarnación Barreto

Analista Integral
T.S.U. Lucía Torrealba

Analista Productor de Medios


José Gerardo León Plaza

Transcriptora
Isabel López

Especialistas en Contenido

Econ. Manuel Acosta


Profesor Universidad Simón Bolívar

Colaboradores en la Validación

Lic. Luis Alvarado


Jefe de la División de Ceremonial
Ministerio de Relaciones Exteriores
Dirección General de Protocolo
Lic. Víctor Mendoza
Director General de Protocolo
Asamblea Nacional
Lic. Carlos A. Gómez
Gerente General
Plain Art.

Coordinación Técnica Estructural


División de Recursos para el Aprendizaje

Coordinación General
Gerencia General de Formación Profesional
Gerencia de Tecnología Educativa

Primera Edición 2.001

Copyright INCE

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

CONTENIDO
- ¿Qué es INCE TURISMO?
- Presentación
- Introducción
- Objetivo

- UNIDAD I EVENTOS ESPECIALES

- Definición del Término Eventos Especiales 13


- Origen Etimológico del Término Ceremonial y Protocolo 15

- Naturaleza del Ceremonial 20

- Clasificación del Ceremonial 24

- UNIDAD II CEREMONIAL Y PROTOCOLO

- Ceremonial y Protocolo 31

- Metodología para la realización de Ceremonias Académicas 32

- Cronología para la Coordinación de una Ceremonia 33

- Normas de Protocolo 39

- Tratamientos 46

- Criterios Protocolares 46

- Aplicaciones referidas a las normas del protocolo 50

- Precedencia Protocolar 53

- Presidencia Protocolar 58

- Sistema de Presidencia 59

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

- UNIDAD III Funciones Protocolares

- Funciones Protocolares 63
- Importancia del Uniforme en la Actividad Protocolar 71

- Perfil Profesional del Asistente de Protocolo 76

- UNIDAD IV Técnicas Grupales Para Eventos

- Dinámica de Grupos 79

- Técnicas Grupales 80

- Importancia del Manejo de las Técnicas Grupales 90

- UNIDAD V Recursos Operacionales

- Recursos Didácticos y Operacionales para Eventos 91

- Recursos Didácticos y Medios Audiovisuales 95

- UNIDAD VI Montajes

- Montajes 97

- Distribución y Espacio para Mesas y Sillas 101

- UNIDAD VII Organizar Eventos

- Eventos Especial 121

- Diferencia de los Eventos según la Técnica y Procedimiento utilizado 124

- Proceso Logístico en los Eventos 128

- Fases Operativas en la Organización de Eventos 146

- Fase Operativa de Pre-Eventos 148

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

- Fase Operativa de Eventos 152

- Fase Operativa de Post-Eventos 154

- Técnicas de Redacción de Informe 155

- Bibliografía 157

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

¿QUÉ ES EL INCE TURISMO?


El Instituto de Capacitación Turística INCE TURISMO, es una Asociación Civil sin
fines de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de
1976, por la Corporación de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el
Instituto Nacional de Cooperación Educativa, INCE; para la formación,
adiestramiento y especialización de los Recursos Humanos que requiere el país
en las áreas del Turismo y la Hotelería. Dicho documento fué debidamente
protocolizado e insertado en el libro de registros correspondientes el 9 de
Noviembre de 1976

¿QUÉ HACEMOS?

El INCE TURISMO desarrolla programas de formación, capacitación,


adiestramiento y especialización a través de un Sistema de Formación Profesional
al servicio de la Hotelería y el Turismo en Venezuela.

NUESTRA MISIÓN

Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la


participación de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar
una formación y capacitación continua de la fuerza laboral, complementando la
educación recibida en el sistema formal.

Ofrecer asesoramiento técnico a empresas e instituciones públicas y privadas


vinculadas a la Hotelería y al Turismo.

Promover la Actividad Turística y la incorporación de nuestros egresados al


mercado laboral.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

PRESENTACIÓN

Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que


ha trabajado arduamente con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que ha
seleccionado.

El contenido se ajusta a un programa de estudio diseñado según los


requerimientos del oficio; pero desearíamos que, además, investigue en otras
fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos.

Esperamos que aproveche al máximo la oportunidad que el INCE le brinda de


convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a
las exigencias de su área laboral y se constituya en un ejemplo a seguir en su
futuro desempeño.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

INTRODUCCIÓN

En el mundo globalizado de hoy, la especialización del trabajo y el desarrollo


tecnológico han conducido hacia la formación de especialidades y de actividades
que están directamente relacionadas con la evolución del conocimiento humano,
de la ciencia, la tecnología y por sobre todo de la obra intelectual y manual del
hombre; dada la necesidad ilimitada de conocimiento y el creciente volumen de
información que debe manejar, el hombre ha buscado caminos óptimos que le
permitan recolectar y recibir información mejorando los niveles de contacto y
relaciones personales. Es así como en la medicina, la educación, la industria, el
comercio, el turismo, la hospitalidad, etc., se desarrollan acontecimientos que son
previamente planificados, organizados y coordinados de manera que se
produzcan, en un tiempo y lugar determinados, con un método para su desarrollo
y control, que faciliten el intercambio tan valioso de información y contacto
humano. Es por ello, que surge, de acuerdo con nuestra realidad mundial,
continental y local un campo o área de especialización que se sustenta en
técnicas y tecnologías necesarias para lograr cumplir con la función que
podríamos denominar Producción de Eventos. En el contexto literal sería más
bien la prestación del servicio de Organización de Eventos Especiales dada su
naturaleza, la cual es intangible y supeditada a las necesidades humanas
crecientes e ilimitadas. Surge en consecuencia esta área del conocimiento técnico
a la cual se ha dedicado poca investigación y que se soporta en pilares de otras
disciplinas como la psicología, la oratoria, las relaciones públicas, el ceremonial y
protocolo, la etiqueta, el manejo de las técnicas de grupos y de la alta tecnología
de medios audiovisuales. Organizar un evento requiere de un grado de
especialización y experiencia mínima que garantice el éxito a futuro del
acontecimiento de allí su enorme valor y trascendencia para los distintos campos o
áreas de la producción y de los servicios en el mundo.

El material instruccional que se presenta es el resultado de un proceso de


actualización llevado a cabo con expertos del mercado laboral, conjuntamente con
los técnicos de la institución; las ayudas del instructor en las tareas prácticas son
fundamentales, a través de ellas, cada participante podrá utilizar las técnicas y
recursos necesarios a ser utilizados en eventos especiales.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

OBJETIVO

Proporcionar a los participantes los conocimientos teóricos prácticos para


organizar eventos de acuerdo a las fases metodológicas que lo determinan, las
técnicas y métodos que lo sustentan, siguiendo el procedimiento establecido
cumpliendo con las normas de seguridad.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

UNIDAD I
EVENTOS ESPECIALES

DEFINICIÓN DEL TERMINO EVENTOS ESPECIALES

Se entiende por Eventos Especiales el conjunto de acontecimientos susceptibles


de ser planificados y ejecutados que se producen en distintas áreas del quehacer
económico, social, cultural o científico. Por tanto, eventos especiales es un término
genérico que agrupa eventos que pudieran tener naturalezas distintas: Política,
Científica, Religiosa, Ceremonial, Educativa, Económica, Tecnológica,
Recreacional, Otras.

Indistintamente del campo del conocimiento que trate y de la actividad social,


cultural o económica que los genere se entenderá como Eventos especiales a ese
conjunto de propuestas que harán posible el logro de los objetivos trazados a fin
de satisfacer las crecientes e ilimitadas necesidades humanas.

Importancia de los Eventos Especiales en el Mercado


Internacional y Nacional

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Siguiendo la tendencia mundial de los últimos años, congresos, exposiciones,


ferias, simposios y otros eventos, se han convertido en una de las herramientas de
comunicación, promoción y comercialización más empleadas por empresas en
nuestro país. Los eventos pueden adoptar distintas formas y modalidades de
acuerdo con las finalidades previstas, la cantidad de participantes, el tipo de
actividades, los medios disponibles, los lugares y tiempos de realización y los
objetivos de comunicación, creando nuevas opciones como, competencias
deportivas, inauguraciones, muestras, eventos culturales y presentaciones
artísticas entre otras. Resulta imprescindible integrar los eventos en un programa
de comunicación institucional con otras disciplinas vinculadas como relaciones
públicas, publicidad, imagen empresarial, promoción y comercialización. Quienes
están en esta actividad saben que desde la concepción hasta su ejecución final,
nada puede quedar librado al azar o la improvisación. Desde un desayuno de
prensa a un torneo deportivo se demanda una planificación y conocimiento que
permita llevarlos a cabo con éxito, integrando la elección del lugar, el programa de
actividades, la participación de los expositores, los necesarios servicios de apoyo
(alimentación, administración, recepción y seguridad), los soportes audiovisuales,
la documentación, las prestaciones adicionales y difusión entre otras acciones.
Son sin duda más complejos los eventos internacionales; la mayoría de ellos
requiere un staff (equipo) permanente para su planificación, gestión y una
programación cuidadosa en la que se suman equipos específicamente
capacitados para esta nueva disciplina.

Todo tipo de empresa, grande o pequeña, debe de manera permanente realizar


algún tipo de evento para sus comunicaciones institucionales, por lo que debe
recurrir a profesionales especializados en la materia. Las mismas empresas como
las organizaciones gubernamentales, no gubernamentales, políticas y sociales,
han comenzado a incorporar estos especialistas en su nómina de personal, para
desarrollar una política organizacional respecto a esta actividad.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Asimismo crece el número de empresas a nivel mundial e internacional que


ofrecen el servicio de organización de eventos, como otro tipo de firmas
comerciales relacionadas con el cathering o el alquiler de accesorios o salones,
suman a su oferta la planificación e implementación del evento en sí mismo.

Es un nuevo campo muy globalizado de actividades profesionales y en plena


expansión que ofrece infinidad de posibilidades para quienes adquieran una sólida
formación y puedan desplegar su creatividad en la realización de eventos
realmente imaginativos, de alcance internacional, continental, regional, nacional o
local.

El Origen Etimológico del Termino Ceremonial y Protocolo

Existe más de una definición acerca de qué es el ceremonial y protocolo. Para


algunos el protocolo es el código de la cortesía internacional, para otros, en el
plano informal y cotidiano, son las normas de buena educación que rigen la
convivencia humana de la sociedad y al igual que el ceremonial, son reflejo de la
cultura y desarrollo de los pueblos.

Adolfo de Urquiza, lo define, en su tratado sobre el ceremonial público, como "el


conjunto de fórmulas en que se exterioriza la vida de relación de los Estados", lo
establece como premisa que se fundamenta en el "principio jurídico de la igualdad
natural de los Estados, axioma del Derecho Internacional contemporáneo."

Rubens de Melo, señala que protocolo y ceremonial son expresiones sinónimas y


su "finalidad principal no es sólo organizar los actos públicos, como ceremonias
oficiales, recepciones o banquetes, sino establecer normas para evitar el viejo y

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

siempre permanente problema de las precedencias”.

Existe la tendencia a confundir los conceptos de Ceremonial y Protocolo y que


muchas veces se hable de ellos como si fueran sinónimos. Ello es un error. En
efecto, aunque ambos se encuentran estrechamente ligados entre sí, no son
términos equivalentes sino complementarios.

PROTOCOLO

El Protocolo es un sistema o una institución que ordena las reglas del Ceremonial
y controla su ejecución. Es por lo tanto un órgano ejecutor del Ceremonial.

Contemplado en forma más amplia, se podría definir el Protocolo como el conjunto


de normas o reglas impuestas por la costumbre, destinadas a reglamentar los
actos sociales.

A diferencia del Ceremonial, el Protocolo es aplicable a los actos sociales de todos


los hombres y mujeres, instituciones o sociedades y no solamente a aquellos
referentes a las autoridades de diferentes países.

Existe también una definición práctica que incide en el fondo mismo de las
relaciones entre los individuos. Esta definición práctica indica que "el Protocolo es
un elemento de orden, creado para evitar y resolver las divergencias que surgen
constantemente del encuentro entre las vanidades humanas". Por tanto, es un
importante elemento de ayuda, en vez de ser un elemento de complicación y

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

molestias, como generalmente se le considera. Precisamente cuando puede haber


o presentarse un problema, los conocimientos elementales de Protocolo acuden
en ayuda y posibilitan una solución satisfactoria para todos.

Resulta muy lamentable que personas, instituciones o empresas pretendan hacer


o retribuir una invitación a una o más personas y por desconocimiento de un
mínimo de reglas protocolares, el invitado finalmente quede molesto o resentido
con los anfitriones, aún cuando no lo manifieste.

Finalmente, cabe recordar que el Diccionario de la Real Academia Española


distingue entre protocolo y ceremonial lo siguiente:

Entre otras acepciones, define el protocolo como "regla ceremonial diplomática o


palatina establecida por decreto o por costumbre".

En cuanto al ceremonial, palabra de origen latino (ceremoniälis) indica tres


acepciones:

• Perteneciente o relativo al uso de las ceremonias;


• Serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne;
Libro, cartel o tabla en que están escritas las ceremonias que se deben
observar en ciertos actos públicos.

Antes de continuar definiendo que es el Ceremonial, es menester saber primero


que se entiende por "ceremonia". Para ello, el Diccionario de la Lengua Española
establece:

Ceremonia:" (Del lat. ceremonia) f. Acción o acto exterior arreglado, por ley,
estatuto o costumbre, para dar culto a las cosas divinas, o reverencia y honor a las

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

profanas// de ceremonia. loc. adv. con que se denota que se hace una cosa con
todo el aparato y solemnidad que le corresponde//2. por ceremonia.//guardar
ceremonia. fr. observar compostura exterior y las formalidades acostumbradas..."

CEREMONIAL

En cuanto a Ceremonial, la definición más conocida es aquella que dice que el


Ceremonial es el conjunto de reglas y prácticas que se observan en las relaciones
entre los Jefes de Estado o entre éstos y quienes los representan directamente.
Sin embargo, esta definición, a pesar de referirse al aspecto más significativo del
Ceremonial, es excluyente ya que parece alcanzar solamente a los Jefes de
Estado o a sus representantes directos. De allí que algunos entendidos se vieran
en la necesidad de ampliar dicha definición, señalando que "Ceremonial es el
conjunto de solemnidades, usos y costumbres que deben observarse tanto en la
actividad oficial de los Estados como en sus manifestaciones de relación con otros
Estados".

Es el término Ceremonial siempre estará bien empleado para referirse a las


relaciones o actividades, tanto entre Estados como entre organizaciones y
particulares, o bien entre cualquiera de éstos con los demás.

Prueba de lo anterior es que existe un Ceremonial de Estado, que atiende


fundamentalmente a todo lo relacionado con los Jefes de Estado; un Ceremonial
Diplomático, que comprende lo relativo a los Agentes Diplomáticos y a sus
Misiones; un Ceremonial de Cancillería, que se refiere a la redacción de los
documentos diplomáticos oficiales de cualquier naturaleza, como Cartas
Credenciales, Notas Diplomáticas, etc.; un Ceremonial religioso o relativo a la
liturgia; un Ceremonial de carácter institucional tanto en organizaciones públicas

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

como privadas; y, finalmente, porque no decirlo, uno civil, de hecho, en el marco


de las relaciones de amistad y de la familia.

En cuanto al término Protocolo, es definido como el conjunto de normas y reglas


del ceremonial (público, militar, litúrgico o diplomático) establecidas por decreto o
por costumbre, el cual determina el orden de precedencia, tratamiento y
equivalencia entre personalidades de diferentes jerarquías, rangos o categorías.

Algunas definiciones adicionales son:

Serie de escrituras ordenada, matrices y otros documentos que un notario o


escribano autoriza y custodia.
Acta relativa a un acuerdo, conferencia o congreso diplomático.
Regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o costumbre.
Conjunto de normas y reglas del Ceremonial (Público, Militar o Litúrgico)
establecidas por decreto o costumbre, las cuales determinan:
Orden de precedencia

Tratamientos
Equivalencias entre personalidades de diferentes jerarquía
Es el arte o la técnica de la construcción de las ceremonias
Es la actividad humana que dispone, crea o modifica las formas en las cuales
debe llevarse a cabo la acción del Estado.
Es un medio, nunca un fin.

Protocolo es el conjunto de normas (estrictas y poco flexibles) establecidas para


ceremonias y formalidades de carácter oficial, diplomática, militar, institucional o
social, que es necesario cumplir para obtener los objetivos propuestos y entablar

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

una relación de amistad y respeto entre las partes. (Elvira Contreras, “Etiqueta y
Protocolo” , 1998).

Según la Real Academia Española, el Protocolo proviene del Latín: “Protocollum” y


del griego “Protokollao” con el significado de primera hoja encolada o pegada. Le
da tres acepciones:

Ordenada serie de escrituras, matrices y otros documentos que un notario o


escribano autoriza y custodia con ciertas formalidades.
Acta o cuaderno de actas, relativas a un acuerdo, conferencia o congreso
diplomático.
Por extensión regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o
costumbre.

NATURALEZA DEL CEREMONIAL

Proviene evidentemente de "ceremonia", cuya procedencia latina significa la forma


exterior y regular de un culto. Su origen es religioso y místico. El término
ceremonial encuadra en un ambiente bien delimitado y de plena actualidad.

Al analizar el origen de la diplomacia surgen ineludiblemente, como parte integral


de ella, las reglas del ceremonial y protocolo. Las formalidades del ceremonial
público y del protocolo, son consubstanciales a la evolución y principios de la
diplomacia, resultando ser, finalmente, un valioso e indispensable elemento
demostrativo en nuestros días de uno de los más preciados principios básicos del
Derecho, Internacional, moderno, tal es: La igualdad jurídica de los Estados.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

El principio jurídico de la igualdad de los Estados, axioma del derecho


internacional contemporáneo, es la sólida base sobre la que se asienta el
Ceremonial Público, nombre con el que se designa al conjunto de fórmula en que
se exterioriza la relación de los Estados. Una de las características del ceremonial
es crear un cuadro y una atmósfera en la cual se estrechan las relaciones entre
los Estados y los hombres que la representan, de una manera armónica y racional.

En el Congreso de Viena, de 1815, con el propósito de evitar las sucesivas


disputas que se presentaban en relación a la precedencia, se puso fin a las
diferencias de rango entre los Estados y se establecieron distintas categorías
diplomáticas.
Posteriormente, en un sentido más preciso y de carácter universal, las categorías
o jerarquías de los Agentes Diplomáticos fueron definidas en la Convención de
Viena sobre Relaciones Diplomáticas. Estas forman parte de la Carta de Naciones
Unidas, siendo adoptadas de hecho y de derecho, tanto en el ámbito bilateral
como multilateral del Concierto Internacional.

Como bien dice un distinguido Embajador del Servicio Exterior de Chile, profesor
de la Academia Diplomática de Chile Andrés Bello, Don Mario Silva Concha, en un
artículo titulado "La Diplomacia y el Protocolo", publicado en la Revista Diplomacia
de dicha Academia, referente al más delicado problema del protocolo, cual es el
de la precedencia, la máxima enseñanza ética de todos los tiempos, más allá de la
actividad protocolar realizada en los palacios reales o en el de las Repúblicas, se
encuentra en la Biblia.

En efecto, en el Evangelio según San Lucas, se ubica el siguiente versículo. Dice


el Señor Jesús: "Cuando seas invitado por alguno a bodas, no te sientes en el
primer puesto, no sea que otro más distinguido que tú este convidado por él,
y viniendo el que convido a ti y a él te diga: Cede a éste tu puesto y entonces

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

con vergüenza, vayas a ocupar el último lugar. Cuando seas invitado, ve y


siéntate en el postrer lugar, para que cuando venga el que te invitó, te diga:
Amigo, sube más arriba. Entonces tendrás gran honor en presencia de todos
los comensales, porque el que se enaltece, será humillado y el que se
humilla será enaltecido". (Lucas 14, 7-11)

Este mensaje de humildad habido sólo aceptado por quienes han llegado a la
excelsitud de la santidad, junto a algunos que teniendo oídos han oído y lo
practican sin ostentación alguna ni doble intención. En el caso de la precedencia
protocolar de los Agentes Diplomáticos y de las autoridades nacionales, ésta
enseñanza tiene doble validez por cuanto el lugar que han de ocupar no es por
mera simpatía personal del anfitrión sino por la dignidad de la investidura de cada
cual más allá de la persona.

Terminología Utilizada en el Ceremonial y Protocolo

- Urbanidad (Guevara Marisela): conjunto de pautas que aunque no escritas en


ninguna legislación, regulan tácitamente las relaciones humanas. (Guevara,
1998).

- Urbanidad (Larousse): Cortesía, buenos modales, buena educación.

- Urbanidad(Manuel Antonio Carreño): Conjunto de reglas que tenemos que


observar para comunicar dignidad, decoro y elegancia a nuestras acciones y

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

palabras, y para manifestar a los demás la benevolencia, atención y respeto


que les son debidos. Es una emanación de los deberes morales.

- Educación (Larousse): Acción y efecto de educar. Instrucción, enseñanza:


educación primaria.//Conocimiento de las normas de cortesía: tener educación.

- Educación (Manuel Acosta): A los fines del ceremonial y protocolo se entiende


como el grado de conocimientos y aprendizajes que ha logrado desarrollar un
individuo y que le permite diferenciarse de manera determinante en los grupos
permitiéndole destacarse en cuanto al manejo de normas de cortesía, buenas
costumbres y atención publica.

- Arte (Larousse): Virtud, poder, eficacia y habilidad para hacer bien una cosa:
trabajar con arte.//Conjunto de reglas de una profesión.// Obra humana que
expresa simbólicamente, mediante diferentes materias, un aspecto de la
realidad entendida estéticamente.// Conjunto de obras artísticas de un país o
de una época.

- Manera (Larousse): Modo particular de ser o de hacer algo.// Porte y modales


de una persona.

- Manera (Manuel A. Carreño): expresa que a través de un atento estudio de las


reglas de la urbanidad y por el contacto con las personas cultas y bien
educadas, se llega a adquirir lo que especialmente se llama buenas maneras o
buenos modales, lo cual no es otra cosa que la decencia, moderación y
oportunidad en nuestras acciones y palabras y aquella delicadeza y gallardía
que aparecen en todos nuestros movimientos exteriores, revelando la suavidad
de las costumbres y la cultura del entendimiento.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

- Cortesía (Camille Le Carre): La demostración de nuestra consideración hacia


los demás.

- Cortesía (Louise de Vilmorin): Es el deseo de no ofender a nadie, de ser


agradable de forma natural. Las malas maneras son un atentado contra la
propia dignidad. Existen ciertas reglas de comportamiento en la vida y
seguirlas hace más grata la convivencia.

- Cortesía (Manuel Acosta): consiste en la manera en que un individuo utiliza


todas las normas de tipo social que permiten agradar a otra logrando con ello
crear un clima de confianza, seguridad y por sobre todo de comunicación.

- Normas sociales (Manuel Acosta): Son el conjunto de normas y reglas


establecidas por costumbres fundamentalmente que garantizan con su
aplicación y observancia un buen comportamiento público.

- Etiqueta (Manuel A. Carreño): Es una parte esencial de la urbanidad, dáse este


nombre al ceremonial de los usos, estilos y costumbres que se observan en las
reuniones de carácter elevado y serio y en aquellos actos cuya solemnidad
excluye absolutamente todos los grados de la familiaridad y la confianza.

- Etiqueta (Elvira Contreras): Abarca un conjunto de normas para hacer las


cosas correctamente y de manera fácil; es la expresión formal de los buenos
modales que son imprescindibles para que todos podamos vivir en sociedad.

Clasificación del Ceremonial

Por una parte prevalece la tendencia caracterizar el ceremonial como expresión


de una mentalidad formal más o menos superada o como algo que ocurre más

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

por necesidad que por convicción, habiendo la posibilidad de utilizarla al servicio


del Estado y de la Sociedad. El ceremonial expresa la necesidad de contacto y
relaciones de la vida presente (ceremonias, comidas, correspondencias,
recepciones, etc.) ya sean en formas tradicionales, características de tiempos
pasados o en forma todavía válida que se refiere a ambientes y circunstancias
particulares, tales como las visitas de los Jefes de Estado, la presentación de
credenciales por parte de los representantes diplomáticos y el desenvolvimiento
de todos los actos solemnes de importancia pública que se refiere a las relaciones
entre los estados. En dichas ocasiones el Ceremonial asume aspectos
particulares fijados como protocolo apropiado y se desenvuelven bajo la dirección
de funcionarios adecuados.

El ceremonial deja así, bajo ciertos aspectos, un ambiente y esquemas reservados


y se pone al servicio de la relaciones públicas a las cuales provee de un material
precioso de modelo y de enseñanzas.

El Ceremonial en Venezuela se clasifica, según la naturaleza de su constitución,


que está representada en los poderes públicos, de la siguiente manera:

Ceremonial Público
Ceremonial Militar
Ceremonial Litúrgico
Ceremonial Civil

A su vez el Ceremonial Público se clasifica en:

a .- El ceremonial extranjero o político


b.- El ceremonial diplomático o de embajada
c.- El ceremonial de Cancillería y Protocolo

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

CEREMONIAL PÚBLICO O DE ESTADO

Es aquel que representa un conjunto de fórmulas en que se exterioriza la vida de


relación de los estados, es decir, las relaciones entre los estados y los hombres
que lo representan. Es la expresión de una mentalidad normal.

Ceremonial Extranjero o Político

Comprende todos los actos, celebraciones o instrumentos que se refieren a: Jefes


de Estado, Papa, Monarcas, cualquier cabeza visible de un país.
Cortesía que se tributa a comunicaciones oficiales con motivo de advenimiento al
trono, elecciones presidenciales, exaltaciones al poder, nombramientos
diplomáticos, etc.

Ceremonial Diplomático o de Embajada

Comprende todo lo relacionado a Política Exterior, Ceremonial de Embajadas.


Regula cuánto atañe a los honores y prerrogativas que le corresponden a los
Agentes Diplomáticos en el ejercicio de sus funciones. Se considera la calidad y el
rango del Agente.

Ceremonial de Cancillería

Se refiere a todo lo vinculado con la política interior, regula las formalidades a


observar en relación a notas, oficios, tratados y demás documentos oficiales
diplomáticos. Es considerado como parte del Ceremonial Diplomático. Además
señala:

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Los títulos y calificativos correspondientes a los estados, a sus jefes y a sus


representantes.
La medida de los honores y el rango a que tienen derecho los diferentes
funcionarios públicos.
Las fórmulas de cortesía consagradas internacionalmente para un uso recíproco.

CEREMONIAL MILITAR

Comprende lo relacionado al conjunto de fórmulas en que se exterioriza la vida de


relación de las Fuerzas Armadas. Las relaciones entre las diferentes fuerzas
(Ejército, Armada, Aviación, Guardia Nacional), instituciones y hombres. Regula el
conjunto de formalidades rigurosas de estricto cumplimiento militar.

El artículo 55 de la Ley Orgánica de las Fuerzas Armadas nacionales y el artículo


27 ordinal 14, regulan la aplicación de Ceremonial y Protocolo Militar. El
Reglamento de Ceremonial y Protocolo Militar tiene por objeto establecer las
normas y procedimientos que las Fuerzas Armadas nacionales, en general, y sus
miembros, en particular, deben cumplir en las ceremonias militares, actos oficiales
y sociales.

El Ceremonial Militar se define como:

El conjunto de normas y procedimientos que se destinan a solemnizar los actos


del servicio, los de significación histórica, aquellos de carácter oficial en lo que
tomen parte las F.F.A.A.N.N, demostrando su moral, disciplina y educación. Esto
determina el orden de la autoridades militares.

CEREMONIAL RELIGIOSO O LITÚRGICO

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Tiene por objeto dar exacto cumplimiento a las reglas y procedimientos generales
que deben observarse en el desarrollo de actos y oficios religiosos de cualquier
naturaleza.

CEREMONIAL CIVIL O PRIVADO

Es el conjunto de formalidades que exteriorizan la vida de relación de los entes


privados en el contorno en donde se ubican, rigiéndose por normas y procesos de
observancia general.

Importancia de la Etiqueta en el Ceremonial

La Etiqueta, representa el ceremonial de los estilos, usos y costumbre que deben


observarse en todos los actos y ceremonias públicas y solemnes, así como en las
manifestaciones externas de la vida social. Es la reglamentación de ciertas
normas del ceremonial extranjero o político, con el que suele confundir y en el que
está implícitamente comprendida. Hoy por hoy, el concepto de ésta ha variado
radicalmente hasta el punto de que en las propias monarquías tiende a aligerar la
aplicación de sus prácticas, en consonancia con el espíritu de la época en que
vivimos.

En las organizaciones democráticas, la etiqueta desempeña un papel secundario.


Aunque existen y se reconocen algunas reglas universales, la etiqueta varía
según las tradiciones y los uso del los Estados, pues es privativo de éstos,
establecer pragmática que rigen las normas de un ceremonial. La Etiqueta regula
la conducta personal de los individuos, es decir todas aquellas cosas que nadie
puede hacer por otro. La fuente generadora de las normas de etiqueta la
constituyen los sentimientos, tradiciones y costumbres de los pueblos, que son
especificados en tratados, manuales, etc.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

La Etiqueta implica:

- Normas de comportamiento derivadas de la experiencia y el sentido común.


- Un entorno o contexto apropiado: Físico, área en que se desenvuelve el
individuo y donde hay que considerar una distribución adecuada. Cultural,
donde la cortesía es el común denominador para las buenas relaciones, pero
sus formas de expresión varían de un lugar a otro. Entorno de las relaciones: el
buen trato entre las personas se rige por ciertas reglas basadas en el respeto
mutuo y el conocimiento de los derechos de cada quien.
- Actitud interior de querer hacer las cosas bien.

Muchos autores señalan que el término Protocolo Social, no es más que una
analogía que se formula para identificar el conjunto de normas que rigen el
comportamiento de los individuos en actos de naturaleza civil, donde el estatus
social, la educación y las buenas maneras son las variables que delimitan y
califican el acto o evento al cual se asiste. Pudiera entenderse según la
interpretación hecha por algunos autores, donde destaca la Dra. Isabelita
González, que el Protocolo Social se refiere a las normas de comportamiento que
rigen las relaciones entre los individuos en todo acto cuya naturaleza sea social,
excluyendo otros escenarios militares, presidenciales o diplomáticos.

DIFERENCIACION ENTRE CEREMONIAL, PROTOCOLO Y ETIQUETA


Ceremonial Protocolo Etiqueta
- Conjunto de - Conjunto de normas - Conjunto de normas
formalidades que se establecidas para las para hacer las cosas
aplican durante el ceremonias y correctamente y de
desarrollo de todo acto formalidades de manera fácil, expresión
público y privado, carácter oficial o formal de los buenos

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

regidas por normas de social, de estricto modales.


estricto cumplimiento. cumplimiento. - Regula la conducta
- Reglas que determinan - Establece los criterios personal de los
el modus operandi de de trato y precedencia individuos
actos solemnes que de una persona o - No siempre comprende
hayan sido institución con relación las reglas protocolarias
previamente normados a sus similares - Tienen un carácter
por la respectiva - Todo acto protocolario más universal
autoridad civil, incluye la etiqueta - Está presente en todos
eclesiástica, militar o - Varían según las los actos de la vida
diplomática. circunstancias de cada
país: cultura, religión,
etc.
- Sólo se aplica en
ciertos momentos

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

UNIDAD II

CEREMONIAL Y PROTOCOLO

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Todo acto o ceremonia sigue un procedimiento o formalidad el cual debe


cumplirse estrictamente. De allí la naturaleza rígida del ceremonial, sujeto a
procedimiento que garantizan el desarrollo y cumplimiento de las mínimas normas
de protocolo y etiqueta.

En un acto o ceremonia participan distintos profesionales los cuales atienden


actividades acordes con el nivel y responsabilidad que le es asignada. Desde la
función de planificación hasta el desarrollo de tareas de naturaleza operativa son
desarrolladas a los fines de garantizar el cumplimiento estricto de los actos y
ceremonias. El diseño de una ceremonia no es tarea de cualquier persona, sino
de un profesional con experticia y con dominio técnico del área. No obstante, cabe
resaltar que de lo que se trata en este apartado no es crear una ceremonia, sino
montar o ensamblar un acto o ceremonia que existe y que es aceptada por el ente
y los actores que en ella participan, es decir, de lo que se trata es de
operacionalizar un acto formal o ceremonial protocolar.

La importancia de este tema radica en que para ejecutar cualquier ceremonia o


acto formal el éxito se garantiza siempre y cuando el profesional de protocolo
maneje a plenitud las formalidades, normas y el procedimiento que ha de seguirse
para lograr la majestuosidad e imagen que perdurará en el asistente, de lo
contrario la ceremonia será recordada por su mala organización y falta de
elegancia.

A los fines de abordar cualquier acto o ceremonia pública o privada, militar o


religiosa debe tomarse en cuenta la metodología que a continuación se señala
(ver cuadro en la página 39):

Metodología para la Realización de Ceremonias Académicas

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Llevar a cabo una ceremonia académica implica la consideración de las siguientes


variables:

FUENTE ORIGINARIA

Toda ceremonia tiene una fuente originaria por la cual existe y es aceptada en un
contexto geográfico y cultural determinado. Es así como toda ceremonia tiene una
explicación y se rige por un conjunto de normas y con un procedimiento que es de
necesario conocimiento por parte del que ensambla y operacionaliza la ceremonia.
Esta fuente generalmente lo constituye una ley, decreto, resolución o los
antecedentes y costumbres que rigen la actuación de una determinada ceremonia.

DESCRIPCIÓN

Consiste en presentar la caracterización de la ceremonia. Para ello se toma en


cuenta el objeto, los aspectos más relevantes y su importancia.

ÁMBITO / ALCANCE

Se refiere a la penetración y cobertura que tiene la ceremonia, es decir, si tiene


alcance local, regional, nacional o internacional.

ORGANISMOS INVOLUCRADOS

Se refiere a detallar todos aquellos organismos públicos y privados que deberán


estar presentes y a los cuales deberá enviársele invitación institucional.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Cronología para la Coordinación de una Ceremonia

Se refiere al desarrollo y control del proceso administrativo que debe iniciarse


desde el momento en que se decide realizar un acto o ceremonia determinada.
Ello implica:

PROCESO ADMINISTRATIVO

Trata de los procesos de información, promoción, logística y de relaciones


públicas involucrados en el montaje de una ceremonia. El más importante de ellos
es el flujo de información el cual tiene por objeto informar y suministrar las
instrucciones adecuadas a los fines de contar con los servicios y apoyo logístico
necesarios para garantizar el éxito en el desarrollo de la ceremonia.

DOCUMENTOS A EMITIR

Se refiere a toda comunicación, invitación, instrumento técnico (vocativo, tarjetas


de identificación, etc) y guión protocolar que debe producirse para el buen
desenvolvimiento del acto. Todos estos documentos formarán posteriormente un
expediente que registrará y documentará para el futuro el evento o ceremonia
tratado.

PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO EL CEREMONIAL

Se refiere al conjunto de formalidades y pasos que deberán cumplirse


cronológicamente según lo establece la ley o la costumbre.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

-
- Normas de protocolo

Trata del conjunto de reglas de ceremonial que regirán y que deberán respetarse
para lograr con ello la solemnidad y elegancia del acto o ceremonia.

Instrumentos a utilizar

Se refiere a los instrumentos siguientes

Guión protocolar del acto o ceremonia


Tarjetas de identificación de la sala
Vocativos
Decretos, resoluciones, providencias, etc.
Lista protocolar
Tarjetas de invitación
Croquis o planos del lugar
Lista de personal de ceremonial y protocolo

- Orientación logística

Trata de las actividades de logística (transporte, mobiliario, podium, sonido,


refrigerios, pancartas, etc) planificadas, con detalles de los responsables que
deberán seguirse a los fines de garantizar el éxito del evento.

- Etiqueta

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Se refiere a las pautas en el vestir que regirán el acto o ceremonia


tradicionalmente según el evento del que se trate, se utiliza el siguiente vestuario.

TIPO DE TRAJE HOMBRE MUJER


Chaqué o Jaquette Chaqueta negra con Para el día: traje corto de
faldón largo dos piezas ,
Pantalón sin vuelta, gris preferiblemente con
oscuro, a rayas muy finas. mangas. Para la noche: si
Camisa blanca con cuello así se exige, vestido largo
almidonado. elegante.
Corbata de seda gris, de
nudo corriente o plastrón.
Zapatos negros, lisos,
ligeramente en punta, con
cordones
Calcetines de seda negra,
hasta la pantorrilla.
El sombrero y el guante,
de rigor en algunos
lugares dejaron de
llevarse en climas cálidos.

Frac Chaqueta negra, corta Traje largo


adelante, con faldón largo
y estrecho atrás.
Pantalón negro, con dos
hileras de galón negro por
la parte posterior de las
perneras.
Camisa blanca con

38
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

pechera de piqué,
almidonada, con duro
cuello de pajarita.
Corbata de lazo, blanca
(pajarita)
Chaleco de piqué blanco,
con botones de nácar.
Zapatos. Estrictamente
deben ser de cuero
cortesano, aunque
también se pueden usar
de charol o piel (con
cordones)
Calcetines negros, de
seda hasta la pantorrilla.
Admite el uso de
condecoraciones, pero
sólo cuando la invitación
lo especifique.
Esmoquin o Smoking Chaqueta negra, sin Traje de cóctel, corto o
faldones, sencilla o largo.
cruzada y con solapas de
seda.
Pantalón a juego, con un
galón negro por la parte
exterior.
Camisa blanca con
pechera de piqué, lisa o
plisada.

39
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Corbata de lazo negro, de


seda o corbatín negro y
cuero duro de pajarita
Chaleco si se utiliza suele
ser negro. Las alternativas
al chaleco es una banda
negra de seda (nunca se
usan juntos).
Zapatos negros lisos
Calcetines negros, de
seda hasta la pantorrilla.
No admite el uso de
condecoraciones. Sólo un
botón en el ojal.
En
METODOLOGIA PARA EL DISEÑO DE
ocasiones menos Trajes de calle, claros en Trajes a dos piezas.
protocolarias se usa un la mañana y oscuros en la
traje UNAcasual
oscuro, CEREMONIA
o tarde, noche. ACADEMICA
deportivo según las
ANALISIS DE CRONOLOGIA CEREMONIAL A
circunstancias. LA PARA LA
Uniformes deCEREMONIA
gala FuerzaCOORDINACION
Armada de Venezuela REGIR

Todas las ceremonias deben recibir un tratamiento técnico como el anterior de


manera de cubrir todos los aspectos que garantizan la buena realización de las
PROCESO
mismas. ADMINISTRATIVO
 FUENTE  PROCEDIMIENTO
ORIGINARIA  NORMAS
DOCUMENTOS A PROTOCOLARES
 DESCRIPCION
EMITIR
 AMBITO/ALCANCE  INSTRUMENTOS
PROTOCOLARES
 ORGANISMOS
INVOLUCRADOS
ORIENTACION
LOGISTICA
ETIQUETA

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Elaborado por Manuel Acosta. 1999.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Normas de Protocolo

Constituyen el conjunto de reglas palatinas o de ceremonial que rigen el


comportamiento de los individuos en todo acto formal y solemne que es el
resultado de la costumbre, los usos y las leyes de un determinado lugar. Las
normas de protocolo se ven afectadas por la tipología existente del ceremonial.
Las principales normas a considerar son las siguientes:

CEREMONIAL PÚBLICO

El lugar de honor es la derecha


La persona de mayor rango se coloca de pié o sentada a la derecha de la de
mayor jerarquía.
El puesto central de cualquier reunión y/o evento debe ser ocupado por la máxima
autoridad que asista al mismo (Persona de mayor nivel jerárquico).
El orden de ubicación es alternativo a partir del centro.
Cuando son dos las autoridades que concurren al acto, aquella de mayor jerarquía
ocupará la derecha.

1. 2

Si son tres personas


2 1. 3

Si son cuatro
3 1. 2 4

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

La colocación de personas o delegaciones en un evento deberá hacerse en orden


alfabético del país anfitrión. La nación anfitriona cuando no asume la presidencia
de la reunión tomaría el último lugar.
Las delegaciones se ubican en sentido inverso a las agujas del reloj.
El puesto central, en todos los casos, corresponde al presidente del evento,
siempre y cuando no vaya el Presidente de la República o un Ministro en su
nombre, quienes ocuparían dicho puesto.
Cuando asistan damas para efectos de precedencia, la categoría de ellas es igual
a la de sus esposos. Al asignarles sus puestos se buscará que éstos queden
alternados con los de los caballeros. Se evitará que los esposos queden uno a
continuación del otro.
Cuando las personas deben colocarse o marchar en columna, la de mayor
categoría va a la cabeza y los demás en su correspondiente orden.
Cuando la máxima autoridad presida un acto, no debe abandonarse el lugar hasta
tanto no lo haga dicha autoridad.
La bandera de Venezuela va a la derecha y en el medio, después el resto de
banderas.
Cuando el número de banderas sea impar la de Venezuela ocupará el lugar
central.
Cuando sea par, ocupará el lugar derecho de las centrales, vista desde el edificio
donde ondee, es decir, la derecha de la presidencia o la izquierda del observador.
Si se coloca la bandera en el centro del salón, tras el presidium, deberá estar
flanqueada a su derecha por la del Estado y a su izquierda por la de la ciudad
anfitriona (Municipio).

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

En caso de ser solamente dos, la de Venezuela ocupa la derecha y la otra la


izquierda.

Si las banderas se colocan en el lateral derecho de la puerta de entrada de un


edificio, el puesto de honor es siempre el más cercano a ésta y será ocupado por
la bandera de Venezuela, siguiendo el resto de aquellos países que participan en
el evento.

Si se realiza una reunión de carácter internacional, tales como congresos,


simposios, etc., por un organismo, entidad o institución venezolana y celebrada en
nuestro país, se colocarán las banderas:
Por la antigüedad de ingreso al mismo
Orden alfabético del país sede.
Cuando tras un presidium se coloquen dos peanas a derecha e izquierda, que
formen cada una un bloque de honor, la bandera de Venezuela estará flanqueada
por las otras dos.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

De celebrarse un acto cuyas características tengan relación con el tema de las


Comunidades Autónomas, las banderas que las representan se colocarán a
continuación de la de Venezuela, precediendo las de fecha más antigua.
La bandera se iza a media asta llevándola lentamente hasta el tope y luego se
baja hasta la posición adecuada. Para arriarla se vuelve a izar rápidamente hasta
el tope y luego se baja lentamente.
Al acceder a un vehículo, quien accede en primer lugar es la autoridad de mayor
rango para ocupar el puesto de la derecha, en sentido de la marcha del vehículo.
Haciéndolo a continuación por el lado izquierdo, la autoridad de menor rango o
persona que lo acompañe.
Cuando una autoridad recibe a otra de mayor rango o categoría y le invita a subir
a su vehículo oficial, le cederá siempre el asiento de la derecha.
Al descender se procederá a la inversa, haciéndolo en primer lugar la mayor
autoridad.
Al descender por una escalera, siendo varias autoridades con sus esposas, si no
hubiese espacio suficiente para hacerlo por parejas, lo harán primero los
caballeros y luego las damas, a las que esperarán y dejarán pasar delante, de no
hacerlo por parejas al bajar lo harán las damas primero.

CEREMONIAL DIPLOMÁTICO

Internacionalmente las normas que rigen el ceremonial diplomático son las


siguientes:

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Los idiomas francés e inglés se emplean en la redacción de los tratados cuando


éstos se celebran entre varios países.
En caso de dos países, se utiliza el idioma nacional de los signatarios.
La correspondencia diplomática usa su propio idioma, acompañado de una
traducción.
Cuando el título de la persona es permanente (General, Obispo, Duque, etc.) se
antepone éste al nombre.
Cuando el título fuera transitorio (Embajador, Gobernador, Diputado, etc.) el
nombre se antepone al título.
La precedencia de los agregados militares venezolanos estará en función de su
grado. Si son Generales o Almirantes, vendrán inmediatamente detrás del
funcionario diplomático. Si son Coroneles o Capitanes de Navío irán después del
Ministro Consejero o Consejero de la Embajada. Si son Tenientes Coroneles,
Mayores o equivalentes, después del primer secretario. Si son Capitanes, después
del segundo secretario.
El Nuncio Apostólico será siempre el Decano del Cuerpo Diplomático acreditado
ante el gobierno de Venezuela.
La precedencia de los jefes de misión será la establecida por el orden cronológico
de la entrega de credenciales.
El orden de precedencia dentro de cada misión diplomática será establecido por el
respectivo país.
La precedencia entre las autoridades nacionales será establecida por la Dirección
de Ceremonial y Acervo Histórico de la Nación del Ministerio de Relaciones
Interiores.

CEREMONIAL MILITAR

Las normas que lo rigen son:

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Cumplir a cabalidad el horario programado.


Los invitados deben llegar con la mayor puntualidad.
Nadie podrá retirarse antes de que lo haga la máxima autoridad presente.
Cuando deba solicitarse permiso para comenzar o terminar el acto o para dar
parte, el oficial que comanda la unidad lo hará directamente ante la autoridad
máxima presente.
Todo oficial de la Fuerza Armada Nacional que sea destinado a un nuevo cargo,
será dado a conocer ante el personal de la unidad que estará a su mando.
En la Marina, al embarcar en una lancha, subirá en primer lugar la autoridad de
menor rango y luego la de mayor rango.
Si la embarcación se dirige a un buque, atracará a estribor, es decir, al costado
derecho del mismo.
En las reuniones de las distintas fuerzas, a igualdad de grados y antigüedad,
privará la antigüedad de la fuerza.
La precedencia entre las autoridades militares será la establecida en la lista
protocolar militar que elaborará la dirección general del Ministerio de la Defensa y
los Comandos de Fuerza.
En ceremonias militares con asistencia de representantes de los poderes públicos,
la forma de colocación será:
El Presidente, en el centro.
A su derecha el Presidente del Congreso.
A su izquierda el Presidente de la CSJ.
Alternativamente el Presidente de la Cámara de Diputados, el Ministro de la
Defensa y la autoridad militar anfitriona.
Las demás autoridades militares, civiles y eclesiásticas.
El cuerpo diplomático será ubicado en sector especial.
En las ceremonias militares donde no asisten los representantes de los poderes
públicos, la máxima autoridad se ubicará en el lugar preferente, a su izquierda el

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

anfitrión, EXCEPTO, cuando lo sea el Ministro de la Defensa, en cuyo caso el


anfitrión se colocará a su derecha.
Cuando asistan damas, éstas se colocarán detrás de sus respectivos esposos o
en lugar especial.

Ejemplos de Actos Y Ceremonias Militares.

Reconocimiento del Ministro de la Defensa.


El acto se realizará en la Capital de la República en el Parque de Honor de la
Escuela Militar, o donde lo ordena el Presidente de la República.
Se invitará a las Altas Autoridades Civiles y Eclesiásticas de la localidad.
Será dado a conocer por el Comandante General de la respectiva fuerza o el
inspector de la misma.

Reconocimientos de los comandantes de unidades tácticas.


El acto se realizará en la sede que ocupe la unidad.
Deberá asistir todo el personal de la unidad táctica.
Será dado a conocer por el comandante de la unidad operativa correspondiente.

Izada y arriada de la Bandera.


La guardia rinde honores, precedidos por la banda marcial, de guerra o de
corneta, formada en línea frente al lugar donde se encuentre el asta de la bandera.
El Comandante de la guardia mandará a presentar armas, se ejecutará el Himno
Nacional o la marcha regular, según el caso, procediéndose a izar la bandera. El
personal sin armas ejecutará el saludo.

Ejemplo de Programa Militar

Honores a la Bandera

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Honores a la Autoridad que preside el acto.


Partes
Lectura del Decreto o Resolución que notifica el nombramiento
Presentación por la autoridad superior y reconocimiento por parte de los
subalternos. Durante este acto las tropas permanecerán con las armas al hombro.
Revista de la Unidad por la Autoridad que da a conocer, a quien acompañarán los
Comandantes entrante y saliente.
Firma del acta.
Asociaciones.
Desfile de las Unidades presentes ante la autoridad que preside.
Honores a la autoridad que preside.
Honores a la Bandera.

Tratamientos

Título de cortesía con que se dirige una persona a otra en razón del cargo que
ocupa o de la consideración recibida que ostenta.

Los tratamientos de las autoridades son de carácter honorífico, ya que se pierden


al cesar en sus cargos; algunos ejemplos se especifican a continuación.

EXCELENTISIMO EMBAJADORES
EMINENCIA CARDENALES
VUESTRA MAJESTAD REYES
ALTEZA REAL PRINCIPES
MAGNIFICO RECTORES
ILUSTRISIMO ALCALDE
CIUDADANO APLICACION COMUN

Criterios Protocolares

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Los criterios protocolares conforman un conjunto de elementos que rigen un


determinado evento; a saber:

ORDEN ALFABÉTICO

Consiste en el ordenamiento de los invitados a una ceremonia con rango,


categoría o jerarquía determinada según el alfabeto (inglés o español). Esta norma
se estableció como medio de evitar los conflictos de precedencia tanto en actos
protocolares como en la firma de actas, tratados o convenios.

EL AZAR

En el ordenamiento de autoridades con la misma equivalencia se da el caso que al


ser ubicadas según otros criterios (alfabético, alternado) queden colocada de
última. A solicitud de las partes interesadas, mediante este criterio, bajo
consentimiento expreso, se permite bajo el sorteo a la suerte, alterar el orden de
precedencia. Para Manuel Acosta Profesor de la Universidad Simón Bolívar, este
criterio no debe ser aplicado en Venezuela, por la discrecionalidad que trae
implícito.

LA PUNTUALIDAD

Las ceremonias deben realizarse a la hora pautada, De no estar a la hora todos


los integrantes del presidio se corre la precedencia y se elimina la silla

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

correspondiente. Una vez que comienza el acto nadie puede subir al presidio, a
menos que quien presida lo indique expresamente al Maestro de Ceremonia.

LA SUPERSTICIÓN

Se refiere al hecho que en algunos países existen consideraciones especiales a


determinados números o aspectos vinculados con la suerte o la desgracia, tal
como el número trece (13) en EEUU; el cual no es considerado en el montaje de
las ceremonias.

LA ESTÉTICA

En la organización de un estrado o mesa de reunión puede darse el caso de que


las autoridades asistentes tengan la misma equivalencia, pero al ser ubicadas
según determinados criterios (alternativo) éstas queden homogéneamente
distribuidas de un lado y del otro, por ejemplo caballeros. El criterio permite alterar
el orden de precedencia para favorecer la cobertura gráfica o registro fotográfico,
televisivo o fílmico del evento.

EL CÓNYUGE HOMBRE

Al contrario de su mujer, el esposo con jerarquía no goza de los mismos privilegios


de precedencia que ella. Según Isabelita González, cuando a una mujer con
jerarquía se le invita a una recepción con su marido, ella ocupará el lugar de honor
que le corresponde y el esposo será colocado en sitio adecuado pero nunca por
encima de alguna persona que tenga jerarquía.

EL DESCANSO MATRIMONIAL

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Este criterio que rige para la colocación de parejas en una mesa de comida indica
que nunca debe sentarse la esposa junto al marido.

EL RESPETO A LA ESPOSA

Como resultado del criterio del descanso matrimonial, si al ordenar la mesa el


marido coincide con su esposa, ésta mantiene su puesto y él lo cede bajando un
grado en la precedencia de la mesa siempre y cuando sea de su mismo rango o
nivel y si el comensal que asciende en su lugar es también de su mismo rango o
nivel. De no ser posible el descenso del marido por el cargo, rango o
representación que ostenta, la esposa desciende y él conserva su puesto en la
mesa.

LA CORTESÍA

En algunas ocasiones por razones de deferencia o cortesía se cede la


precedencia a determinado visitante o invitado el cual recibe tal actitud con agrado
y agradecimiento. No obstante en ceremonia estricta este criterio no debe ser
considerado.

LA CULTURA

En todo acto formal o ceremonial la cultura del invitado es una variable


determinante en la imagen que se forman los asistentes. En caso de no tener
información o desconocer de la manera o formalidad que rige un acto o ceremonia
es importante preguntar e informarse de tal situación, de lo contrario deberá
utilizar su capacidad de observación para proceder a imitar las formalidades que
rigen dicha actividad.

51
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

LOS IMPREVISTOS

El proceso de planificación funciona, no obstante hay que tener presente el


principio de Peter: lo que va a ocurrir ocurre aun cuando haya sido previsto. Esto
significa que no importa cuan organizada esté la ceremonia cuando algo va a salir
mal saldrá mal, pero se deberá prever dicha situación de manera de atenuar sus
efectos.

LA ANTIGÜEDAD

Se refiere al criterio que señala que una persona tiene precedencia sobre otra
cuando es más antigua en el cargo, rango o categoría o cuando es creada una
institución primero que otra, siempre y cuando tengan la misma importancia
jerárquica.

Aplicaciones Referidas a Las Normas de Protocolo

A continuación se presenta una serie de situaciones ocurridas en la vida real, de


manera que sean analizadas y se infiera la respectiva norma protocolar a
considerar:

Inauguración del Teatro Teresa Carreño

Programa

Bendición de la Obra, por su eminencia el Cardenal José Alí Lebrum, Arzobispo de


Caracas.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Honores al Presidente de la República


Palabras del Dr. Antonio López Acosta, presidente del C.S.B.
Reconocimiento de la Orquesta Sinfónica de Venezuela al Presidente de la
República
Imposición de Condecoraciones
Palabras del Dr... Presidente de la República
Lectura y firma del Acta de Inauguración
Concierto de la Orquesta Sinfónica de Venezuela
Brindis.
- Acto con motivo del Bicentenario del Natalicio del general en Jefe José Antonio
Páez. (13-06-90)

Programa

Honores al ciudadano Presidente de República


Ofrendas Florales ante la estatua de Páez
Poder Ejecutivo-Himno nacional
Poder Legislativo
Poder Judicial
Autoridades eclesiásticas
Concejo Municipal de Acarigua
Concejo Municipal de Araure
Fuerzas Armadas
Comisión Nacional y Regional para los actos del Bicentenario
Promociones de Oficiales de Las Fuerzas Armadas “General en Jefe José Antonio
Páez”,
Familiares del Prócer

Honores al ciudadano Presidente de la República

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

- Acto de instalación del III Seminario Latinoamericano sobre Análisis y Previsión


de Demanda de Energía a largo plazo en los Sectores de Gran Consumo de
Energía. Horizonte 2000.

Programa

Apertura del acto


Palabras del ciudadano Rector de la U.S.B.
Palabras del Dr. Luis Castro Leiva, Presidente del Instituto Internacional de
Estudios Avanzados (IDEA)
Palabras del Dr. Luigi Boselli, Embajador de la Comunidad Europea para América
Latina.
Palabras del Dr. Julio Cesar Gil, Ministro Encargado del Ministerio de Energía y
Minas
Clausura del Acto.

- Acto de imposición de condecoraciones

Programa

Honores a la autoridad que preside el acto


Honores al Pabellón Nacional
Parte y solicitud de permiso para comenzar el acto
Lectura de mensajes
Lectura de Resolución mediante la cual fue creada la Infantería de Marina
Lectura de Resoluciones
Imposición de la Cinta Naval
Imposición de la Barra insignia Honor al Mérito

54
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Imposición de la Insignia de la Infantería de Marina


Entrega de Placas de Reconocimiento
Demostración de destrezas con Armas
Palabras del Comandante de la Infantería de Marina
Himno de la Infantería de Marina
Participación de haber finalizado el acto
Honores al pabellón Nacional
Honores a la Autoridad que presidió el acto: Contra Almirante Edgar Escobar
Ochoa, Comandante de la Infantería de Marina.

PRECEDENCIA PROTOCOLAR

Prioridad o antelación en el orden para determinar la situación posicional que por


categoría, cargo ó rango, le está reservada a una autoridad o personalidad que
concurre a un acto.

Fuentes Protocolares

En Venezuela, el poder público se distribuye entre el Poder Municipal, el poder


Estadal y el poder Nacional. El poder público nacional se divide en:

Ejecutivo
Legislativo
Judicial
Ciudadano
Electoral

La precedencia se establece tomando en cuenta la distribución siguiente:

55
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

PODER EJECUTIVO

Presidente de la República
Vicepresidente de la República

PODER LEGISLATIVO

Presidente de la Asamblea Nacional


Primer Vicepresidente
Segundo Vicepresidente

PODER JUDICIAL

Presidente del Tribunal Supremo de Justicia

PODER CIUDADANO

El poder ciudadano se ejerce por el Consejo Moral Republicano integrado por:

El Fiscal General
El Contralor General de la República
El Defensor o Defensora del Pueblo

Luego de los representantes del Consejo Moral debe aparecer el Procurador


General de la República

PODER ELECTORAL

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Presidente del Consejo Nacional Electoral

Su Eminencia el Cardenal (Arzobispo) de Caracas

Expresidentes de la República

Expresidente de la Junta de Gobierno

Consejo de Ministros

Ministerio de Interior y Justicia


Ministerio de Relaciones exteriores
Ministerio de Finanzas
Ministerio de la Defensa
Ministerio de la Producción y Comercio
Ministerio de Educación, Cultura y Deportes
Ministerio de Salud y Desarrollo Social
Ministerio del Trabajo
Ministerio de Infraestructura
Ministerio de Energía y Minas
Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales
Ministerio de Planificación y Desarrollo
Ministerio de Ciencia y Tecnología
Ministerio de la Secretaría de la Presidencia

Alcaldía Mayor de Caracas

Alcaldía del Municipio Libertador

57
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Estado Vargas

Alcaldía del Municipio Vargas

Estado Miranda

Alcaldía del Municipio Sucre


Alcaldía del Municipio Baruta
Alcaldía del Municipio el Hatillo
Alcaldía del Municipio Chacao

Alto Mando Militar

Inspector General de las Fuerzas Armadas


Jefe del Estado Mayor Conjunto
Comandante General del Ejercito
Comandante General de la Armada
Comandante General de la Aviación
Comandante General de las Fuerzas Armadas de Cooperación (Guardia Nacional)

Directores Ejecutivos

Oficina Central de Personal


Oficina Central de Estadística e Informática
Oficina Central de Presupuesto
Secretario del Consejo de Seguridad y Defensa (SECONASEDE)

58
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Academias Nacionales

Academia Nacional de la Lengua


Academia Nacional de la Historia
Academia Nacional de Ciencias políticas y Sociales
Academia Nacional de Medicina
Academia Nacional de Ciencias Físicas
Academia Nacional de Matemáticas y Sociales
Academia Nacional de Ciencias Económicas

Universidades

Universidad Central de Venezuela


Universidad de los Andes
Universidad del Zulia
Universidad de Carabobo
Universidad de Oriente
Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado
Universidad Simón Bolívar
Universidad Simón Rodríguez
Universidad Experimental del Táchira
Universidad Nacional Experimental de los Llanos Ezequiel Zamora
Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda
Universidad Nacional Experimental Rómulo Gallegos
Universidad Nacional Abierta
Universidad Nacional Experimental de Guayana
Universidad Nacional Experimental Rafael María Baralt
Universidad Pedagógica Experimental Libertador
Universidad Nacional Experimental Politécnica Antonio José de Sucre

59
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Universidad Católica Andrés Bello


Universidad Santa María
Universidad Metropolitana
Universidad Rafael Urdaneta
Universidad Nacional Tecnológica del Centro
Universidad Católica del Táchira
Universidad Sur del Lago Jesús María Semprum
Universidad José María Vargas
Universidad Cecilio Acosta
Universidad Bicentenaria de Aragua
Universidad Nororiental Gran Mariscal de Ayacucho
Universidad Nueva Esparta
Universidad Fermín Toro
Universidad Yacambú
Universidad Rafael Belloso Chacín
Universidad del Valle del Momboy
Universidad Alejandro Humbolt
Universidad José Antonio Páez

Consejo de la Orden del Libertador

Arzobispado de Caracas

Presidente de la Sociedad Bolivariana

Prefecto del Municipio Libertador

Presidentes de Institutos Autónomos y Fundaciones del Estado

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Directores Generales Sectoriales


Director General Sectorial de Ceremonial y Acervo Histórico de la Nación
Director General Sectorial de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores
Director de Relaciones Públicas del Ministerio de la Defensa
Secretario Privado del Presidente de la República
Jefe de la Casa Militar

Presidente de la Confederación de Trabajadores de Venezuela (CTV)

Presidente de la Federación Venezolana de Cámaras y Asociaciones de Comercio


y Producción (FEDECAMARAS)

PRESIDENCIA PROTOCOLAR

Se refiere concretamente al lugar donde se ubicarán las más altas autoridades


que asisten a un evento o ceremonia, se le conoce como Presidium, mesa
presidencial ó Presidencia del Evento. Esta distribución está conformada por quien
la Preside y por un número de invitados o personalidades que no debe exceder de
los once (11) puestos, dado que pierde elegancia y majestuosidad.

Estructura

Si el Presidium es unipersonal, la mesa tiende a ser impar y se observa su


distribución como sigue:

8 6 4 2 1 3 5 7 9

61
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Si es bipersonal, la mesa debe ser dividida definiendo el centro conformado por


dos personas y a partir de allí se distribuye el resto de las personalidades en orden
alternativo.

7 5 3 1 2 4 6 8

Sistemas de Presidencia

Para la ubicación de las personalidades existen dos sistemas clásicos que son de
uso común: el sistema anglosajón y el sistema francés.

El sistema anglosajón toma como referencia la puerta de entrada de los invitados,


la presidencia se coloca en la punta de la mesa (extremo) mirando hacia la puerta
de entrada de los invitados. En el caso de existir dos presidencias, el invitado debe
mirar hacia la puerta de entrada y el anfitrión hacia la puerta de entrada del
servicio.

Entrada Entrada de
Invitados Servicios

Presidencia Presidencia
anfitrión invitado

62
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

En el sistema Francés La presidencia se coloca en el centro de la mesa mirando a


las ventanas, de espalda a la pared. De haber dos presidencias, la segunda se
sitúa enfrente de la primera, de espalda a las ventanas y mirando a la puerta de
ingreso del servicio. Cuando el salón tiene las ventanas en un extremo o no tiene
ventanas, el punto de referencia que define la presidencia es la entrada del
servicio.

Presidencia
anfitrión
Invitados Servicios

Ventana Presidencia
Ventana
invitado

PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE LA PRESIDENCIA

A los fines de aplicar correctamente el criterio de la Presidencia se debe seguir el


siguiente procedimiento:

Determinar si la Presidencia es unipersonal o bipersonal


Si es bipersonal determinar el tipo de sistema anglosajón o francés. Actualmente
se utiliza el francés por las enormes ventajas de comunicación que ofrece entre el
invitado y el anfitrión.
Se determina el número de integrantes que formarán la mesa presidencial
Se elabora croquis de ubicación, tomando en cuenta la entrada y ventanas del
lugar

63
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Se elabora la tarjeta de invitación con el croquis correspondiente.

64
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

UNIDAD III
FUNCIONES PROTOCOLARES

Son funciones que Desempeñan los distintos Profesionales encargados del


Ceremonial y Protocolo en un Evento; ellos son:

Jefe de Protocolo

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

El Jefe de protocolo es el profesional encargado de planificar, organizar, coordinar


y supervisar el desarrollo de una determinada ceremonia. Es quien tiene la mayor
responsabilidad técnica y logística de una ceremonia o evento formal concreto.

Las principales funciones del Jefe de Protocolo son:

Determinar las formalidades de una ceremonia


Elaborar el guión protocolar
Determinar los requerimientos documentales y técnicos que requiere una
ceremonia
Elaborar la lista de requerimientos logísticos a considerar
Determinan los entes participantes en la ceremonia
Determinan el orden de precedencia
Coordinar las acciones pertinentes con otras instituciones de apoyo a la
Ceremonia

Coordinador de Protocolo

Es el responsable de llevar a cabo el conjunto de formalidades previamente


planificadas y que sustentan una determinada ceremonia. Asimismo, controla el
respeto y seguimiento de la precedencia, coordina el personal de apoyo
protocolar, atiende a los invitados especiales y supervisa de manera directa todos
los servicios de apoyo logístico y protocolar a ofrecer en una ceremonia.

Sus principales funciones son:

Supervisar al personal de protocolo que se desempeña en un evento


Determinar las pautas de actuación y la distribución de trabajo del personal de
apoyo protocolar.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Supervisar la óptima ubicación y existencia de los recursos técnicos y logísticos a


utilizar en una ceremonia.
Reportar al Jefe de protocolo sobre cualquier dificultad o inconveniente surgido
antes, durante y después de la ceremonia.
Controlar los vocativos, tarjetas de identificación, listas protocolares, tarjetas de
invitación, manejo de medios de comunicación, entre otras actividades.

Asistente de Protocolo

Es el responsable de asistir al Coordinador de Protocolo en las distintas


actividades y operaciones que deben cumplirse para garantizar el éxito de una
ceremonia. En este sentido sus funciones son:

Asistir en materia de atención a los invitados y al público


Es responsable del suministro y distribución de cualesquiera de los materiales e
información que se maneje en la ceremonia o evento.
Colabora en la supervisión de la logística del evento
Revisa la funcionalidad de los medios y equipos a utilizar
Coordina áreas concretas de trabajo tales como: refrigerios, transporte, medios
audiovisuales, secretaría, etc.

Auxiliar de Protocolo

Es el responsable de ejecutar las tareas específicas que le son asignadas,


referidas a la atención de los distintos públicos y al apoyo logístico y técnico de la
ceremonia o evento. Se refiere concretamente a:

67
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Ordenamiento del Presidium


Vestimiento de las mesas
Arreglo de las mesas y lugares protocolares
Fijación de etiqueta de identificación
Verificar y supervisar colocación de alfombras
Colocación de banderas y demás símbolos
Verificación de sonido y colocación de bandas musicales
Colocación de bordones del área en cuestión
Traslado de los libros de actas y decretos
Verificación de colocación de los medios de comunicación social
Atención de distintos públicos
Suministro de material informativo
Ubicación de personalidades
Colocación de agua y vasos
Colaboración con las personalidades asistentes
Control de invitaciones
Control del vocativo
Control de las brigadas de servicios
Etc.

Oficiales de Sala

Este profesional se encarga del apoyo logístico interno de las áreas donde se
desarrolla un evento en particular. Es responsable del manejo de los medios
audiovisuales, distribución de documentación, suministro de agua y otros insumos.

68
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

No debe utilizarse el término Edecán para designar a este profesional dado que
dichas tareas son exclusivas de un oficial (militar) con formación académica que
ejerce funciones de seguridad y atención especial a determinadas personalidades
que por su rango o cargo así lo ameritan.

Tareas de Apoyo Protocolar Asignadas al Asistente de Protocolo

Las actividades se definen de acuerdo al tamaño del evento. Es decir que las
actividades y tareas del Asistente de Protocolo se intensifican o minimizan en
función al volumen de personas a manejar.

En este sentido se tienen las siguientes actividades de referencia:

TÉCNICOS

Atención de expositores, ponentes, o invitados especiales


Explicación de la mecánica del evento
Control de los requerimientos técnicos referidos a los participantes
Manejo de lista de equipos
Manejo de equipos y sistemas computarizados

SECRETARÍA

Registro de participantes
Suministro de material de apoyo
Entrega de distintivos

69
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Suministro de información al participante


Atención al público
Control de certificados

DE LOGÍSTICA

Distribución de documentos
Manejo de computadoras
Manejo de fotocopiadoras
Manejo de equipos de cocina y grabación
Manejo de equipos de oficina
Control de medios audiovisuales
Suministro de jarras, agua y vasos
Suministro de marcadores, rotafolios, lápices, etc.
Reservación de servicios varios
Adecuación de espacios físicos y supervisión de la limpieza
Organización del transporte
Control de puntos de seguridad y vigilancia

RELACIONES PÚBLICAS Y CEREMONIAL

Reservación de espacios físicos


Elaboración de listas de invitados
Participación en el diseño de programas de apertura y clausura
Organización del Presidium
Envío y control de invitaciones
Organización de las áreas internas del auditorio o salón
Preparación de planos de ubicación
Control de personal de protocolo (auxiliares, anfitriones, oficiales de sala, etc)

70
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Apoyo en la tramitación de avisos de prensa


Atención a periodistas
Organización de actos sociales
Preparación del vocativo
Preparación de carpetas y material de apoyo
Supervisión y control de la señalización del evento

ALIMENTOS Y BEBIDAS

Organización de almuerzos y cenas


Organización de desayunos
Organización de brigadas de servicios
Preparación y suministro de refrigerios
Organización de brindis y cócteles

SOCIALES

Elaboración de programa de actividades sociales


Contacto con grupos culturales
Apoyo logístico para los grupos culturales (transporte, refrigerios, sonido)
Alquiler de salones o áreas sociales
Control de pasapalos
Organización y distribución de espacios
Organización de banquetes

PROTOCOLARES

Atención de participantes
Atender requerimientos de los invitados especiales

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Orientar y conducir al público


Atender personalidades (V.I.P)
Atender emergencias
Manejar listas de protocolo
Controlar maletín de primeros auxilios
Asistir en la labor de control del ceremonial

Imagen en los Eventos Especiales

Los eventos especiales y las ceremonias son acontecimientos controlados y


desarrollados por los hombres en atención a las necesidades que son generadas
en los distintos campos del hacer y del saber. La productividad, formalidad,
observancia del ceremonial, protocolo y la etiqueta suelen ser los requisitos que
deben cumplirse para garantizar un evento de buena calidad.

Los eventos tal como lo plantea Carlos Alarico Gómez (1995) “persiguen
comunicar el mensaje de una organización a un público específico, utilizando
medios adecuados para alcanzar un feedback positivo”. Este mensaje se percibe a
través de los sentidos y uno de ellos es la vista. Ello significa que un evento refleja
una imagen según la manera de atender los aspectos vinculados con el orden, la
buena ubicación, la armonía, la elegancia, el buen gusto y por sobre todo el
control del tiempo, del espacio y de los recursos.

Un elemento importante que define la imagen de una organización lo representa la


identidad, es decir la forma de actuar (Pizzolante, 1996). La identidad es el ser
propiamente dicho y el hacer organizacional, que en conjunto conforman la
personalidad de una institución. Tejada (1992) señala que la identidad es una
dimensión que se caracteriza por diferentes rasgos constitutivos:

72
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

IDENTIDAD ONTOLÓGICA

Está definida por la misión, Filosofía, Historia, Políticas, Objetivos, Visión de la


organización.

IDENTIDAD AXIOLÓGICA

Está representada por los valores y conciencia éticos

Identidad performativa o pragmática: implica la definición de elementos tales


como niveles de acción organizativa, Estilo de gestión, Conducta de los
empleados, Relaciones de poder, Formas de influencia y cambio.

Tal como lo reseña Etna de Fagre, citando a Cabañas, “existe una identidad
conceptual conformada por la visión, misión, valores, filosofía y la cultura
organizacional; y una identidad visual compuesta por dos elementos:

La identidad gráfica el nombre, representada por la cromática y el logotipo,


elementos que cumplen una labor distintiva dentro de la personalidad física para el
reconocimiento de la organización. La identidad ambiental definida por la
infraestructura, el mobiliario, las facilidades o tecnologías que utiliza y la
ergonomía (diseño del lugar de trabajo), elementos constituyentes”.

Como puede observarse en una institución pública todo comunica y todos sus
miembros envían mensajes constantemente. Cada una de las partes que integran
la organización, en conjunto, forman imágenes y no siempre semejantes en cada
uno de los diferentes públicos (internos y externos). Lo mismo ocurre con una
ceremonia o un evento especial. Los eventos transmiten mensajes y una imagen
determinada.

73
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

La imagen es la representación mental o idea global, positiva o negativa que se


forman las audiencias sobre un evento. Imagen de un evento se debe entender
como el resultado de las impresiones que construyen los públicos sobre la base
del mensaje o mensajes que la organización el procedimiento del acto comunica,
que afectando o beneficiando a la institución y a todos sus miembros por igual.

En la imagen entran en juego algunos factores, que el profesional de ceremonial y


Protocolo debe controlar:

La identidad de la organización
La cultura organizacional
La comunicación
Los tipos de públicos que atiende.

De acuerdo con Acosta y Garriga (1996) el protocolo ha de ser el fiel reflejo del
orden que tiene que existir en todo acto formal para dar una imagen que
enaltezca y manifieste el prestigio y reputación de una organización. El orden a
que se hace referencia se centra en el conjunto de reglas que gobiernan todo acto
social mediante las cuales se le da a cada uno de los participantes las
prerrogativas y privilegios a que tiene derecho por su categoría, rango o cargo. Si
no se cumple con este conjunto de reglas o no se cuida su acertada aplicación no
se puede hablar de calidad en un evento o ceremonia.

Importancia del Uniforme en la Actividad Protocolar

El Uniforme en protocolo tiene una importancia vital para el cumplimiento de los


propósitos por los cuales se desarrolla una ceremonia, debido a que constituye

74
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

fundamentalmente un indicador de atención dirigido a los distintos públicos que


asisten y participan en una ceremonia o acto formal determinado.

El término utilizado se interpreta de la siguiente manera: una persona al asistir a


un evento presenta muchas necesidades que debe satisfacer, desde información
sobre servicios básicos como sanitarios hasta servicios especializados como el
nombre y ubicación de algún ponente o el manejo de un medio audiovisual. Al
producirse un requerimiento en alguna persona sea este un participante, un
ponente o una autoridad inmediatamente trata de identificar a alguna persona
autorizada que le pueda resolver su necesidad. De allí que al observar uniformidad
en el vestir del personal presente en el evento, es muy fácil ubicar y tratar de
resolver su situación.

Por otra parte, el uniforme transmite seriedad, elegancia, higiene y por sobre todo
organización. De allí su importancia y necesidad de considerarlo en eventos
protocolares. A continuación se presenta información general elaborada por la
Prof. Antonieta Scannone de Nuñez, referida al personal de protocolo.

Otro aspecto a considerar dentro de la actividad protocolar, esta relacionada con


el horario; la jornada de trabajo para el personal de protocolo, es variable,
dependiendo de la intensidad de éste y de las jornadas planificadas, generalmente
constan de ocho horas (8) las cuales tendrán que cumplirse a cabalidad, pudiendo
ausentarse los quince minutos (15) asignados para el receso en turnos alternos,
previamente estipulados por el coordinador de grupo o de eventos.
El personal de protocolo tendrá que respetar los turnos señalados fijos y cualquier
cambio tendrá que ser dado por el Jefe de Grupo o la persona indicada para el
control del mismo.
Se considerará inasistente el personal que llegue a su puesto de trabajo con más
de diez minutos de retraso, lo cual motivará el descuento de esa jornada.

75
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

A la tercera falta injustificada para ser reemplazado por otra persona.

Cuando se luce un uniforme es preciso cuidar ciertos detalles:

Tenerla siempre impecable, limpio y planchado


El pelo, el maquillaje y las uñas cuidadas y
presentables
En todo momento se deberá usar medias
teniendo ante algún imprevisto en la cartera
un par de repuesto.
Usar zapatos cómodos, cerrados, tipo
“pump clásico” y acorde con el uniforme de
la compañía para la cual están
desempeñando sus funciones. Actualmente
zapatos de corte bajo es lo ideal debido al
prolongado tiempo de servicio que ha de
prestarse.
Está totalmente prohibido usar el uniforme
fuera de las horas de trabajo

Referente al comportamiento:

El trato hacia los delegados será siempre de usted o su equivalente, en el idioma


que hablen, con la deferencia acostumbrada en estos casos, sin caer en
confianzas o familiaridades fuera de tono, que no sólo empañarían su nombre sino
también el de la Compañía u Organización que lo contrate, el Comité Organizador
del evento y el resto del personal de protocolo.

76
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

No se deben aceptar invitaciones de ninguna persona durante las horas de


trabajo.
Está prohibido ingerir bebidas alcohólicas, fumar y masticar chicle en sitios
públicos o delante de los delegados, Comité Organizador, etc., y en todo momento
conservar una actitud digna del cuerpo que representan.
En ningún momento el personal de protocolo aceptará ni propinas ni regalos de los
delegados, con el fin de evitar cualquier mala interpretación.

Su principal responsabilidad radica en solucionar los problemas que puedan


presentarse durante el desenvolvimiento de los eventos, así como dar la
información más precisa sobre lo que se les requiera. Con el fin de evitar la
contestación “NO SE”, es esencial pedir la información pertinente al evento.
El personal de protocolo deberá tener, en todo momento, sus implementos de
trabajo y pedir día a día la información adicional que pueda surgir; cambios de
horarios, de salas, de eventos sociales etc. En caso de tener alguna duda deberá
pedir la información adicional al jefe de grupo o coordinador del mismo.

El personal de protocolo, deberá tener como meta el caracterizarse por su


educación, amabilidad, cordialidad y paciencia en todo momento, recordando que
su colaboración es indispensable para lograr el éxito deseado del evento, y dejar
el nombre del país muy en alto ante los visitantes que les tocará recibir o atender.

PRINCIPIOS ÉTICOS QUE RIGEN EL DESARROLLO DEL TRABAJO


CEREMONIAL Y PROTOCOLAR

No existe un manual de ética que rija el comportamiento del personal de protocolo


aceptado y difundido en Venezuela. No obstante se plantean a continuación los
siguientes criterios como base para una profunda y seria discusión:

77
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Ética Profesional: se refiere a los principios morales. Lo que trata es


fundamentalmente de determinados criterios que son aceptados y asumidos como
parte de la manera de pensar, hacer y comportarse del hombre y concretamente
del personal que trabaja en ceremonial y protocolo.

Principios: Los principios que deben considerarse en el manejo protocolar y que el


personal debe asumir como parte de su comportamiento ético-técnico, son los
siguientes:

Rigidez: se refiere a que los procedimientos de ceremonial no pueden ser


cambiados o modificados a capricho, se debe garantizar el cumplimiento estricto
de los mismos, la información y conocimiento exacto del ceremonial garantiza su
apego a las costumbres y usos.

Celeridad en los procesos: se refiere a que todo proceso o conjunto de


formalidades requiere de un proceso administrativo que debe ser ágil y muy
efectivo.

Sinceridad en el gasto: se debe partir del concepto de que toda ceremonia


requiere de gastos y que estos deben ser considerados en su integridad, de allí la
previsión que se debe tener al respecto.

Claridad informativa: el manejo de la información y la distribución oportuna son


criterios básicos en el éxito de la atención protocolar.

Mejoramiento progresivo del trato: cada persona debe recibir y percibir un


tratamiento que mejora en la medida en que se conoce e identifica a los actores.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Confidencialidad: todo paso o actividad, información o documento que se califique


de no público bajo ningún concepto deberá ser difundido.

Evolución sociológica del individuo: se refiere a que se debe identificar y reconocer


a cada individuo e ir formándose una tipología de los públicos lo cual será de gran
utilidad en el desarrollo del trabajo.

Aceleración del conocimiento técnico: el progreso de las técnicas y de la


tecnología no puede escapar de la preparación del personal de protocolo.

Orden y disciplina: base y razón de ser del ceremonial implica el grado de dominio
en materia disciplina que debe desarrollar el personal de protocolo.

Organización y efectividad: el grado de organización mide la efectividad con que


se trasmite en buena imagen.

Perfil Profesional del Asistente de Protocolo

El perfil del Asistente de Protocolo se debe entender como el conjunto de tareas y


ocupaciones que dicho profesional debe desarrollar para asistir técnica y
administrativamente el desarrollo de una ceremonia. En este sentido se presenta a
continuación dicho perfil profesional.

PERFIL PROFESIONAL
DESCRIPCION Es el responsable de la asistencia técnica y administrativa del
Jefe o Coordinador de Ceremonial y Protocolo, desarrollando
actividades tareas técnicas y administrativas de importancia
determinante en el éxito de una ceremonia.
PERFIL OCUPACIONAL PERFIL DE PERFIL PROSPECTIVO
PERSONALIDAD

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Asistir en el diseño de Capacidad de planificación Planificación de las ceremonias


ceremonias. Capacidad de organización a través de sistemas
Apoyar el proceso logístico Crítico informáticos y software técnicos
vinculado con actos y Observador aplicados.
ceremonias Capacidad preventiva
Realizar labores administrativas Vocación de servicio
relacionadas con la prestación Capacidad de análisis y
de servicios básicos y técnicos síntesis
Apoyar en el proceso de Capacidad de racionalizar
contratación de servicios Amable
Coordinar la labor de asistencia Esmerada atención al público
y atención a personalidades
Asistir en la labor de
coordinación de los auxiliares de
protocolo, oficiales de sala y
personal de logística.
Manejar y controlar medios
audiovisuales y espacios físicos
donde se desarrollan los
eventos.
Supervisar la ejecución de las
ceremonias
Asistir al Jefe de Protocolo en
las atenciones VIP.
Elaborar informes y reportes del
servicio protocolar ofrecido.

80
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

81
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

UNIDAD IV
TÉCNICAS GRUPALES PARA EVENTOS

DINÁMICA DE GRUPOS

Según lo expresa Olmsted1 “la dinámica de grupos constituye el intento más


difundido y de mayor influencia en estos momentos, en el estudio de los grupos”.
Se refiere, según Cirigliano y Villaverde “ a las fuerzas que actúan en cada grupo
a lo largo de su existencia y que lo hacen comportarse en la forma como se
comporta”; incluye para ello el manejo de un conjunto de técnicas.

La dinámica de grupo se fundamenta originariamente en la teoría de la estructura


o Gestalt, en el concepto básico de teoría del campo de la conducta del grupo.

Importancia de la Dinámica de Grupos

Su importancia radica en su concepción como disciplina la cual estudia las fuerzas


que afectan la conducta del grupo, comenzando por analizar la situación grupal
como un todo con forma propia (Gestalt). Del conocimiento y comprensión del
todo, de esa estructura (campo) surgirá luego el conocimiento y la comprensión de
cada uno de los aspectos particulares de la vida del grupo y de sus componentes.
(El todo da sentido a las partes)

Para entender mejor la importancia se parte de la caracterización formulada por


Kurt Lewin (alemán radicado en EEUU), iniciador de la Dinámica de Grupos en la
década de los treinta, quien plantea:

82
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

El grupo no es una suma de miembros, es una estructura que emerge de la


interacción de los individuos e induce ella misma a cambios en los individuos.
La interacción psicosocial está en la base de la evolución de los grupos y de sus
movimientos.

La evolución de la dinámica de grupos cuenta con un sustrato una suerte de


espacio que resulta ser el lugar de las interacciones, un verdadero campo de
fuerza social.

En conclusión, el comportamiento del individuo está determinado siempre por la


estructura de la situación presente; consideración importante a ser tomada en la
labor de ceremonial y protocolo.

Técnicas Grupales

Constituyen, según Villaverde (1966) maneras, procedimientos o medios


sistematizados de organizar y desarrollar la actividad de grupo, sobre la base de
conocimientos suministrados por la teoría de la dinámica de grupos. Se entiende,
de igual forma, como los medios o métodos empleados en situaciones de grupos
para lograr la acción de este; constituyen procedimientos fundados
científicamente y suficientemente probados en la experiencia.

Las técnicas de grupos no deben ser consideradas como fines en sí mismas, sino
como instrumentos o medios para el logro de la verdadera finalidad grupal:
beneficiar a los miembros y lograr los objetivos que se plantean.

Las diversas técnicas que se utilizan, poseen características variadas que las
hacen aptas para determinados grupos en distintas circunstancias. La elección de

83
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

la técnica adecuada en cada caso corresponde generalmente al conductor de


grupo. Para seleccionar la técnica más conveniente en cada caso habrá que tomar
en consideración los siguientes factores:

Los objetivos que persigan


La madurez y entrenamiento del grupo
El tamaño del grupo
El ambiente físico
Las características del medio externo
Las características de los miembros.
La capacitación del conductor.

Entre las Técnicas Grupales más importantes, se destacan:

SIMPOSIO

Un equipo de expertos desarrolla diferentes aspectos de un tema o problema en


forma sucesiva ante el grupo. Consiste en reunir a un grupo de personas muy
capacitadas sobre un tema, especialistas o expertos, las cuales exponen al
auditorio sus ideas o conocimientos en forma sucesiva, integrando así un
panorama lo más completo posible acerca de la cuestión que se trate. Es una
técnica formal que tiene muchos puntos de contacto con la mesa redonda y con el
panel. La diferencia estriba en que en la mesa redonda los expositores mantienen
puntos de vistas divergentes u opuestos, y hay lugar para un breve debate entre
ellos; y en el panel los integrantes conversan o debaten libremente entre sí. En el
simposio, en cambio, los integrantes exponen individualmente y en forma sucesiva
durante unos 15 ó 20 minutos, sus ideas pueden ser coincidentes o no serlo y lo
más importante es que cada uno de ellos ofrezca un aspecto particular del tema,

84
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

de modo que al finalizar éste quede desarrollado en forma relativamente integral y


con la mayor profundidad posible.

MESA REDONDA

Se utiliza esta técnica cuando se desea dar a conocer a un auditorio los puntos de
vistas divergentes o contradictorios de varios especialistas sobre un determinado
tema o cuestión. Los integrantes de la Mesa Redonda, pueden oscilar entre 3 y 6,
generalmente son 4 lo que sostienen; posiciones divergentes u opuestas sobre el
tema a tratar; ya sea individualmente o por parejas o bandos. Además han de ser
expertos o buenos conocedores de la materia y hábiles para exponer y defender
con argumentos sólidos su posición. La Mesa redonda es conveniente que no se
extienda más allá de los 50 minutos, para permitir luego las preguntas que desee
formular el auditorio durante el lapso de tiempo que se considere prudencial.

PANEL

Se reúnen varias personas para exponer sus ideas sobre un determinado tema
ante un auditorio; estos expertos no exponen sino que dialogan, conversan,
debaten entre sí el tema propuesto, desde sus particulares puntos de vista y
especialización, pues cada uno es experto en una parte del tema general.

85
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

DIÁLOGO O DEBATE PÚBLICO

Consiste en una intercomunicación directa entre dos personas que conversan ante
un auditorio sobre un tema, cuestión o problema determinado. Los dialoguistas
han de ser personas capacitadas, expertos o especialistas en el tema que tratan,
pues del diálogo que realizan el grupo debe obtener información, actualización,
opiniones o puntos de vista de cierta significación.

ENTREVISTA O CONSULTA PÚBLICA

Consiste en un interrogatorio realizado ante el grupo por uno de sus miembros, a


un experto, persona capacitada, o especialista en un tema o actividad. Permite
obtener información, opiniones, conocimientos especializados, actualización de
temas, por lo cual se puede considerar de utilidad para la enseñanza y el
aprendizaje.

ENTREVISTA COLECTIVA

La entrevista es colectiva cuando son varios los que interrogan al experto.

86
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

DEBATE DIRIGIDO O DISCUSIÓN GUIADA

Consiste en un intercambio informal de ideas e información sobre un tema,


realizado por un grupo bajo la conducción estimulante y dinámica de una persona
que hace de guía e interrogador.

PEQUEÑO GRUPO DE DISCUSIÓN

Se refiere a que un número reducido de personas, entre cinco y veinte, se reúnen


para intercambiar ideas sobre un tema de manera informal, aunque con un mínimo
de normas. Se trata de un intercambio cara a cara entre personas que poseen un
interés común para discutir un tema, resolver un problema, tomar una decisión o
adquirir información por el aporte recíproco.

PHILLIPS 66

87
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

El nombre de esta técnica deriva de su creador J. Donald Phillips, del Michigan


State College, y del hecho de que 6 personas discuten un tema durante 6 minutos.
Es particularmente útil en grupos grandes de más de veinte personas y tiene como
OBJETIVOS

Permitir y promover la participación activa de todos los miembros en de un grupo


grande, obtener las opiniones de todos los miembros en un tiempo breve, llegar a
la toma de decisiones, obtener información o puntos de vista de gran número de
personas acerca de un problema o cuestión.

CUCHICHEO (DIÁLOGOS SIMULTÁNEOS)

Cuchichear significa hablar en voz baja a una persona de modo que otros no se
enteren. La técnica consiste en dividir un grupo en parejas que tratan en voz baja
un tema o cuestión del momento. De este modo, todo el grupo trabaja
simultáneamente sobre un mismo asunto, en grupos mínimos de dos y en pocos
minutos puede obtenerse una opinión compartida sobre una pregunta formulada al
conjunto. El tiempo se reduce a dos o tres minutos.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

FORO

Recuerda las grandes asambleas romanas, todos los presentes tienen la


oportunidad de participar en una reunión, organizada para tratar o debatir un tema
o problema determinado. Suele realizarse un foro a continuación de una actividad
de interés general observada por un auditorio: la proyección de una película, una
representación teatral, una conferencia, clase o experimento, etc. Puede constituir
la parte final de una mesa redonda, simposio, panel, role playing y otras técnicas
grupales. La finalidad del foro es permitir la libre expresión de ideas y opiniones a
todos los integrantes de un grupo, en un clima informal de mínimas limitaciones.

CLÍNICA DEL RUMOR

Se trata de una experiencia de gabinete más que de una tarea o proceso grupal,
pero interesa directamente al grupo ya que el rumor se produce en las relaciones
interpersonales. Consiste en demostrar vivencialmente algunos aspectos de la
creación del rumor, concretamente cómo a través de sucesivas versiones sobre un
hecho, se va modificando la realidad en los testimonios de los transmisores.

COMISIÓN

Cuando un grupo numeroso decide hacer una distribución de tareas, o cuando se


considera que un tema o problema requiere de un estudio más detenido a cargo
de personas especialmente capacitadas, se utiliza la técnica de comisión.
Consiste en un grupo pequeño, por lo común de tres a cinco miembros que actúa
por delegación del grupo grande. Su objetivo es debatir un tema, proyecto o

89
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

problema con el objeto de elevar las conclusiones o sugerencias al grupo que la


ha designado.

SEMINARIO

Tiene por objeto la investigación o estudio intensivo de un tema en reuniones de


trabajo debidamente planificadas (Workshops). Constituyen verdaderos grupos de
aprendizaje activo, pues los miembros no reciben la información ya elaborada,
sino que la indagan por sus propios medios en un clima de colaboración recíproca.
Está integrado por 5 a 12 personas.

DISCUSIÓN DE GABINETE

Tiene por objeto tratar un tema o problema de especial importancia entre un grupo
de personas con determinadas responsabilidades y con el fin inmediato de tomar
una decisión. Recuerda a las reuniones de ministros, jefes o directores y en un
nivel, por supuesto muy distinto, trata de desarrollar el mismo tipo de trabajo.

90
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Suele utilizarse cuando existe un problema muy especial, de particular resonancia,


de cuya solución depende en gran medida la buena marcha del grupo.

SERVICIOS DE ESTADO MAYOR

Se trata de una actividad específica de la vida militar, pero puede ser adaptada
para fines educativos como una técnica de aprendizaje. Consiste en producir
entrenamiento para la toma de decisiones. Se puede caracterizar el servicio de
Estado Mayor como un ejercicio práctico que persigue la solución de una situación
problemática.

TÉCNICA DEL RIESGO

Expuesta por Norma R. F. Maier (1963) consiste en un procedimiento grupal que


tiene por objeto reducir o eliminar ciertos riesgos o temores por medio de la libre
manifestación de los mismos. Se trata de los temores inherentes a situaciones
nuevas en el ámbito de las relaciones humanas, tales como podrían ser la
perspectiva de solicitar un empleo, de enfrentar por primera vez la dirección de
una clase, de ingresar en un club donde no se conoce a nadie, etc.

TORBELLINO DE IDEAS (BRAINSTORMING)

Brainstorming significa en inglés tormenta cerebral y a esta técnica se le denomina


en español torbellino de ideas, tormenta cerebral, promoción de ideas o discusión
creadora. Consiste en desarrollar y ejercitar la imaginación creadora, fuente de
innovaciones, descubrimientos o nuevas soluciones.

91
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

PROYECTOS DE VISIÓN FUTURA

Ha sido originariamente desarrollada bajo el nombre de Ingeniería Creadora, por


el prof. Arnold, de la escuela de Ingeniería del Massachusetts Institute of
Tecnology. Consiste en desarrollar el arte del ingeniero imaginativo, que es en
suma, una cátedra de ciencia-ficción aplicada.

PROCESO INCIDENTE

Es una técnica de grupo desarrollada por el Dr. Paúl Pigors del Massachusetts
Institute of Tecnology, con la colaboración de su esposa. Se define como un
proceso continuo de aprendizaje a partir de casos que involucran a personas
reales en situaciones reales, proporcionando a los participantes en el ejercicio la
posibilidad de desarrollar sus habilidades por medio de la práctica de decisiones
simuladas. Consiste en definitiva, en el análisis detallado de un hecho o incidente
expuesto en forma muy escueta y objetiva. Es adecuada para grupos de 15 a 20
personas. El desarrollo es de aproximadamente dos horas.

ESTUDIO DE CASOS

Es la descripción detallada y exhaustiva de una situación real, la cual ha sido


investigada y adoptada para ser presentada de modo tal que posibilite un amplio
análisis e intercambio de ideas. Esta técnica tiene semejanzas con la técnica de
proceso incipiente difiere en que el planteo no se limita a narrar escuetamente el
hecho desencadenante (incidente) sino que comprende una explicación amplia y
detallada de la situación total con todas sus implicancias, dentro de la cual puede

92
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

ubicarse el incidente. Una de las características importantes es que cada miembro


puede aportar una solución diferente, de acuerdo con sus conocimientos,
experiencias y motivaciones, es decir que no hay una única solución.

ROLE PLAYING

Cuando se desea que alguien comprenda lo más íntimamente posible una


conducta o situación, se le pide que se ponga en el lugar de quien la vivió en la
realidad. Si en lugar de evocarla mentalmente se asume el rol y se revive
dramáticamente la situación, la comprensión íntima (insight) resulta mucho más
profunda y esclarecedora. Representar (teatralizar) una situación típica (un caso
concreto) con el objeto de que se torne real, visible, vivido, de modo que se
comprenda mejor la actuación de quien o quienes deben intervenir en ella en la
vida real.

TEAM TEACHING

Enseñando en equipo no es una técnica de grupo del tipo de las que hasta aquí se
han presentado, se trata de un ensayo novedoso para mejorar la calidad de la
enseñanza entrelazando materias y posibilidades diferentes y utilizando al máximo
los poderes complementarios de los profesores. Es un trabajo en equipo.

Importancia Manejo de las Técnicas Grupales

La importancia del manejo de las Técnicas Grupales para el área de eventos


especiales, fundamentalmente radica en el hecho de que con el dominio y
conocimiento de sus procedimientos, es posible atender y resolver múltiples
necesidades de información y aprendizaje que son necesarias para el buen
desenvolvimiento de los eventos especiales. Las técnicas de grupos se pueden

93
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

transformar perfectamente en eventos masivos de mucha eficacia y alta


rentabilidad siempre que se maneje correctamente su interpretación,
conceptualización y procedimiento operacional.

UNIDAD V
RECURSOS OPERACIONALES

RECURSOS DIDÁCTICOS Y OPERACIONALES PARA EVENTOS

Recursos Operacionales

Constituyen los distintos instrumentos y herramientas de trabajo utilizadas con el


fin de lograr el mejor desempeño del evento.

Los recursos operacionales más empleados en la instrumentación de un evento,


son los siguientes:

VOCATIVOS

Es el instrumento o lista de nombres de personalidades ordenadas


jerárquicamente a los fines de su correspondiente salutación protocolar,
mencionada por los principales oradores del día. Puede estructurarse mediante
una lista o a través de tarjetas.

GUIÓN PROTOCOLAR

94
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Es la herramienta que se utiliza para controlar cronológicamente el desarrollo de


todas las aciones vinculadas con el acto o ceremonia en cuestión. Generalmente
es utilizada por el maestro de ceremonias y el coordinador o jefe de protocolo.

PLANOS Y CROQUIS

Es la herramienta que se utiliza para zonificar el área donde se desarrollará un


evento. Define las áreas de presidium, personalidades, periodistas, invitados
internacionales o nacionales, diplomáticos, militares, público en general, entre
otras.

IDENTIFICADORES

Es un instrumento de trabajo que se utiliza para lograr la identificación de los


puestos o lugares asignados a las personalidades e invitados especiales.
Generalmente son tarjetas de identificación.

HABLADORES O TRIEDROS

Es un instrumento que se utiliza para identificar a los oradores e invitados


protocolares que se ubican en el presidium, o aquellos que realizarán alguna
presentación oral en el evento.

TARJETAS PROTOCOLARES

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Es un instrumento que se utiliza para clasificar los puestos de las personas que
asisten a un evento.

GAFETES (PORTADISTINTIVOS) PARA PROTOCOLO

Es un instrumento que se utiliza para identificar visualmente al personal de la


organización, a los invitados especiales y al público en general.

LISTAS PROTOCOLARES

Es un instrumento que se utiliza a los fines de determinar la lista de invitados que


potencialmente asistirán al evento, consiste en una ordenación de las principales
autoridades a las que hay que invitar al evento y que ostentan determinada
jerarquía.

ROOMING LIST

Es un instrumento que se utiliza para identificar en un hotel el número de personas


que se alojarán en el mismo, identificando el nombre, institución, fecha de entrada
y de salida y procedencia.

Lista de Invitados
Endógenos: internos de la Organización
Exógenos: externos a la organización

96
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

A manera de ejemplo, a continuación se especifica el procedimiento a seguir, para


el Diseño del Vocativo y el Guión Protocolar.

En cuanto al vocativo, este es un instrumento que utilizan los oradores


fundamentalmente para ordenar distintas personalidades que se encuentran
presente en un evento.

Para elaborar el vocativo se debe seguir el procedimiento que a continuación se


detalla:

Determinar el área de influencia que tiene el evento


Definir todas las organizaciones y personalidades que tienen relación con el
evento o ceremonia
Determinar las principales autoridades de cada organización o institución
Ordenar jerárquicamente las personalidades tomando en cuenta:

97
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Cargos, categoría o rango


Títulos que posee
Nombres y apellidos
Ordenar y preparar el vocativo, no olvidándose de numerarlos secuencialmente.
Tener al menos dos juegos del vocativo.

Diseño del Guión protocolar

El Guión protocolar en una herramienta que utiliza el maestro de ceremonia para


controlar el desarrollo de un evento o acto ceremonial. Contiene en forma
detallada los anuncios que deberán producirse secuencialmente el desarrollo de
una ceremonia. Antes de iniciarse el evento, está descrito paso a paso el proceso
del mismo.

Contiene los siguientes elementos:

Acción: actividad que ocurrirá


Persona que lo ejecuta
Anuncio que hace el maestro de ceremonia
Ejemplo:

ACCION PERSONA QUE LA ANUNCIO


EJECUTA
Entrada del Presidente de la Maestro de Ceremonia Hace su entrada al salón.... el
República Bolivariana de ciudadano Presidente de la

Venezuela República Bolivariana de


Venezuela, Hugo Chávez Frías.

Alocución presidencial Maestro de Ceremonia Alocución del ciudadano


Presidente de la
República...Hugo Chávez Frías
con motivo del aniversario de....

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Recursos Didácticos y Medios Audiovisuales

Definición: Constituyen el conjunto de recursos y medios audiovisuales a utilizar


durante el desarrollo de un evento especial. Tienen relación directa con el manejo
tecnológico de los sistemas y equipos comunicacionales y de informática.

Los recursos didácticos y medios audios más utilizados en eventos especiales


son:
Retroproyector
Proyector
Computadora
VHS
Micrófonos
Señaladores
Video beam o Data Show

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

UNIDAD VI

MONTAJES

Los montajes son formas de distribución de mesas y sillas que permiten el control
de los comensales y de los flujos de servicios tanto de bebidas como de comidas.
Asimismo, facilitan la aplicación de las normas de ceremonial y protocolo en actos
o ceremonias donde es necesario su previsión.

Tipos de Montajes

Los tipos de distribución de mayor aplicación son los siguientes:

ESCUELA

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Es una distribución de mesas y sillas que permiten al usuario apoyarse para


escribir o manipular algún equipo especial. Su forma es como sigue:

PRESIDIUM

TEATRO

Esta forma de distribución permite ganar mayor capacidad, para ubicar al público
asistente, se asemeja a una sala de cine o de teatro.

PRESIDIUM

101
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Según las letras existen algunas distribuciones: E, U, T, V, L, entre otras. Algunos


ejemplos de ellos son:

En “U”, se disponen las sillas alrededor de la mesa, haciendo un semicírculo y


simulando la letra “U”

En “T”, se colocan las mesas enlazadas en forma de “T” y las sillas alrededor de
ellas.

102
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

DIRECTORIO

Es una distribución utilizada en las grandes organizaciones empresariales,


gremios y Federaciones. Su distribución es de forma ovalada tal como se señala
a continuación:

Muchos otras distribuciones existen actualmente y tienen aplicación generalizada,


el estudiante deberá investigar algunas de ellas tales como:

Mesa redonda
Taller
Anfiteatro
Peine
Ruso

MONTAJE DE AUDITORIOS, SALONES Y MESAS

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

En la planificación del montaje hay que considerar que todos los participantes
tengan buena visión, comodidad, espacio, así como el tráfico de personas, servicio
de alimentos y café y acceso cercano a sanitarios y teléfonos.

Dependiendo del tipo de actividad y los horarios, se puede presentar la necesidad


de cambiar la escenografía y los montajes de los salones, por lo que hay que
considerar los tiempos y movimientos necesarios para no desfasar el programa
original.

Para la distribución de las jarras de agua y los ceniceros en las mesas de trabajo y
presidium, no hay reglas; la experiencia ha demostrado que poner una jarra y un
cenicero para cada cinco personas es adecuado.

En salones muy grandes se puede instalar servicios con agua, refrescos, café y
galletas.

El espacio que normalmente se asigna por persona, en una mesa de trabajo, es


de 0.75 centímetros.

Para calcular el tiempo necesario, para la entrada y salida de los participantes a


los auditorios y salones, hay que conocer el tamaño y cantidad de puertas en cada
salón en particular.

Distribución y Espacios para Mesas y Sillas

En el montaje es importante considerar los espacios admisibles alrededor de una


mesa y el número de personas que se pueden acomodar.

104
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Cuando se trata de servicio de alimentación, se puede partir de las siguientes


consideraciones para dar mayor comodidad a los comensales

Analizar el cuerpo humano, silla, mesa y plaza de servicio o trabajo como un


sistema integral
Comprender la dimensión humana y las diversas postura que el cuerpo toma
Considerar la máxima anchura del cuerpo de la persona con mayor tamaño
corporal, pensando que los codos pueden estar extendidos; generalmente, esta
media oscila de 76 cm., hasta un mínimo admisible de 61 cm. La provisión de 76
cm. por persona, deja suficiente espacio para los codos
El tamaño del salón, de las mesas, sillas y la cantidad de comensales
La distancia entre el canto de una mesa y la pared u otro obstáculo físico debe ser
suficiente para acomodar el espacio que ocupa la silla y la máxima anchura de
cuerpo de una persona de gran tamaño que circule por el espacio que separa silla
y pared. Considerar lo más lejos posible que puede estar la silla de la mesa; es
necesario tener una holgura confortable en lo referente al espacio que ocupa la
silla, que cambia de posición varias veces en el curso de una comida
Considerar distancia entre el perímetro de la mesa y la pared u obstáculo físico
más cercano para circular por detrás de las personas

El Banquete

Recientemente, durante la extraordinaria "Cena de Gala" que ofreciera la Editorial


Exceso en La Esmeralda, con la presencia de los tres prestigiosos chefs
franceses: Daniel Boulud, Eric Ripert y Jean-Georges Vongerichten, los más
destacados en New York y punteros en la categoría de los mejores del mundo, se
comentaba que se concurría a lo que con propiedad se podía denominar un
"banquete".

105
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

El Diccionario del Uso del Español de María Moliner, dice que banquete, viene del
francés "banquet", probablemente del italiano "banchetto", banquito, donde se
sentaban antiguamente los invitados, es una comida a la que concurren muchas
personas, se agasaja a alguien o se festeja algún acontecimiento. Comilona.
Festín. Comida espléndida, extraordinaria, a una comida fastuosa en todo
sentido.
La noción de comer en común tiene algo de ritual, practicado desde muy antiguo y
que originalmente tenía el objetivo de conciliar las fuerzas misteriosas que
permitieran una caza exitosa, a su vez los trofeos eran compartidos en una comida
en comunidad. En la antigua Grecia los sacrificios eran seguidos por la comida, en
la cual los asistentes repartían la carne asada que, compartida por todos, era
además una de las pocas ocasiones en que el pueblo tenía posibilidad de comer
carne. Asimismo, el acto de comunión de los primeros cristianos, en este caso con
un contenido religioso, muy significativo.
Más tarde en Grecia, el banquete no sólo tenía como objeto comer, era también la
ocasión para conversar, discutir, sentados en un pequeño banco, banquetto, frente
a mesas, de donde tomaban el alimento con los dedos que luego se limpiaban con
miga de pan.
Más tarde, en la Grecia clásica, adquirieron la costumbre de comer reclinados de
dos a dos, en lechos o divanes y el banquete se fue convirtiendo en una comida
espectacular que duraba largo tiempo, finalizando con una especie de simposio en
el cual se charlaba, se discutían ideas y entre todos, incluidas las mujeres, elegían
al rey del banquete bajo cuyas órdenes bebían, acompañados por música de
flautas. Poco a poco fueron agregándose juglares, cantos, recitación de poesías,
equilibristas, acróbatas, bailarinas, etc., una verdadera fiesta.
En Atenas y en España los banquetes cívicos se celebraban en memoria de los
ancianos, los comensales vestían túnicas blancas y coronas de flores. La
Revolución Francesa trató de revivir, sin éxito, estos banquetes, al estilo de

106
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Lacedomonia para dar oportunidad a pobres y ricos de sentarse a compartir la


mesa y la comida.
También los etruscos arcaicos en sus banquetes comían sentados, pero ya en el
Siglo V antes de Cristo lo hacían recostados dos a dos. El ritual era siempre
acompañado por los flautistas.
Los romanos introdujeron el triclinio, tres lechos uno tras otro en ángulo recto cada
uno con el siguiente, sobre los cuales comían hombres y mujeres reclinados,
hasta tres en cada lecho. El banquete romano estaba compuesto de varias
secuencias: el "gustus" o antipasto, la "coena", o parte principal, compuesta de
varios platos de carnes, pescados y diversas preparaciones culinarias; la
"secundae mensae" o postres cuando se servía comida apropiada para beber y
por último la "commissatio", que era la libación a las órdenes del rey del banquete
electo previamente. Al llegar la República comenzaron a aprobarse leyes para
controlar los excesos al lujo y extravagancias de los banquetes, sin embargo, en la
Roma Imperial se dejaron de lado esos controles y se comenzó a abusar del lujo
ostentoso y a prestar más atención al espectáculo, que a la comida, fuese público
o privado, dando origen a las francachelas y bacanales que caracterizaron la
decadencia y corrupción de la vida romana, adaptados posteriormente, así como
otras costumbres, por los bárbaros al penetrar en el Imperio Romano.
En la corte de Bizancio se seguía un ceremonial muy solemne y refinado. En la
época de Carlomagno la costumbre era que cada vasallo le ofreciera un banquete
al menos una vez al año, siguiendo reglas de sobriedad y templanza, pero siempre
atendiendo a la decoración, con vajillas y otros elementos cada vez más ricos. Era
costumbre que las municipalidades organizaran banquetes cada vez que un
evento ponía en contacto al soberano y su pueblo. Se volvió así a la comida
espectáculo que prestaba más atención al accesorio que a la comida.
Con el tiempo los banquetes se volvieron actos políticos, en los cuales mediante la
fastuosidad, se mostraba el poderío del soberano, como en el caso de los que
ofrecía Luis XIV en Versalles. Taillerand, en cambio, amante de la buena mesa,

107
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

ministro de Luis XVIII, puso el arte culinario al servicio de su actividad política. Por
supuesto en todos esos banquetes el aspecto gastronómico era más bien de baja
calidad, los alimentos llegaban fríos a la mesa, como también lo es hoy día en la
mayoría de los banquetes oficiales en todos los países, en los cuales además, se
sirven platos que se adaptan a las circunstancias, más que platos en los cuales se
atienda o se destaque la parte gastronómica.
Con el advenimiento de la alta cocina francesa, desde la época de Luis XIV, se
comenzó a dar más importancia a la comida y a disminuir los elementos
accesorios, además comenzaron a perder importancia los banquetes públicos
frente a los privados, como en el Siglo XIX y XX en Francia, celebrados por
anfitriones distinguidos, entre los cuales muchas damas de sociedad, para los
cuales se invitaba a intelectuales y artistas destacados y en los cuales se daba
importancia a la conversación y discusión de nuevas ideas, que en algunos casos
daban origen a corrientes intelectuales o artísticas.
Al mismo tiempo, desde mediados del siglo XIX, comenzó a aparecer en Francia
el "Servicio a la rusa" que introdujo un cambio sustancial en los banquetes. En su
origen y por mucho tiempo el banquete estaba compuesto por varios servicios,
cada uno de varios platos, al menos tres, que muchas veces eran grandes piezas
asadas enteras que incluso se exhibían a los comensales y se colocaban sobre la
gran mesa, con muchos ornamentos, para que cada uno se sirviera
inmediatamente. Además de cierto desorden, muchos comían ya frío y se llegó a
establecer una etiqueta en cuanto al tiempo para cada servicio. El "servicio a la
russa" vino a remediar esa situación pues cada plato se llevaba aparte a la mesa y
era presentado al comensal para que en un mínimo de tiempo pudiera servirse y
comer caliente.

Etiqueta para una Cena Formal ó Informal


(Recopilado de Soraya Aguilar)

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

A continuación se ofrecen algunas ideas que permitirán vestir la mesa para una
ocasión formal o cuando se comparte de forma informalmente con familiares y
amigos.

La mesa formal

La regla de oro en la presentación formal es que todos los utensilios u otros


arreglos deben ser colocados geométricamente sobre la mesa. Debe haber un
adorno en el centro de la mesa, el cual, nos servirá de punto de referencia para
colocar el resto de los utensilios. La idea es lograr que exista la misma distancia y
un equilibrio perfecto entre dicho centro de mesa y los utensilios.
Es importantísimo elegir el mantel adecuado. Para la cena, el más recomendado
es un mantel de damasco blanco, cuyo nombre justamente proviene de la ciudad
en Siria. Dicho mantel central requiere que utilice otro mantel de una tela más
delgada debajo, el mantel central solamente debe colgar 18 pulgadas de la mesa
y nunca debe tocar el suelo.

Un toque elegante al decorar la mesa

El adorno central es lo primero que se coloca en la mesa, una vez que se ha


vestido con el mantel adecuado. Dicho centro de mesa nunca debe impedir la
visibilidad de los comensales. Es recomendable colocar un jarrón con flores
naturales y evitar el uso de flores artificiales, una vajilla de cristal con frutas
frescas u otros objetos elegantes realzan su mesa.
De usar velas, deben estar encendidas antes de que los invitados se sienten a la
mesa y no deberán apagarse antes que finalice la velada. Es costumbre colocar
las velas a cada extremo del adorno central y dejar un espacio equilibrado entre el
adorno central y el extremo final de la mesa.

109
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Las servilletas deben hacer juego con el mantel central. Estas, normalmente,
miden 24 pulgadas y se doblan formando un cuadrado; el monograma de la
servilleta, si tiene alguno, debe aparecer en la esquina inferior izquierda. Las
servilletas se colocan sobre el plato principal. Las servilletas se colocan al lado de
los tenedores y no debajo de éstos, si algún plato se sirve antes de que los
invitados se sienten a la mesa.
La regla de oro de la cena formal es que la cubertería debe ser de plata. No es
necesario que todos los cubiertos sobre la mesa pertenezcan a un mismo juego,
pero por lo menos, sí los cubiertos principales. Otros que pueden ser diferentes al
juego de cubiertos principales son los del postre, debido a que dichos cubiertos
solamente se colocan en la mesa a la hora de servir el postre. No se debe colocar
más de tres cubiertos en la mesa. De servirse otros platos durante el transcurso
de la cena, los cubiertos respectivos se traerán cuando se sirva cada comida.

Las copas, la vajilla y otros accesorios

Cada puesto en la mesa debe estar preparado con el número exacto de copas que
se va a utilizar durante la cena. La copa de agua debe ir ubicada centrada en la
parte superior de cada plato. A la derecha de la copa de agua se colocan las
copas de champaña, de vino y por último, la de jerez según el orden que vayan a
utilizarse.
Durante la cena se pueden utilizar diferentes tipos de vajillas, pero al igual que con
los cubiertos, la que se utilizará para servir los platos principales debe pertenecer
a un mismo juego. Para presentar la mantequilla, la ensalada y los postres se
pueden usar platos de cristal o de plata; los platos de cristal finos se verán de las
mil maravillas en la mesa mientras que hagan juego y sean de la misma calidad
que la vajilla principal que se utiliza. Es un grave error utilizar platos de cristal de
una calidad diferente a la vajilla principal. Es lo mismo que sería usar servilletas de
papel cuando haz vestido la mesa con un mantel de damasco.

110
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Los platos destinados para la mermelada, el chocolate, las mentas, los caramelos
se colocan entre el espacio de las velas y el adorno central. Debe haber un salero
y un pimentero por persona o como mínimo uno para cada dos personas.
El espacio entre cada invitado debe ser lo suficientemente amplio para que estos
sean servidos correctamente. Los platos deben ser colocados de forma simétrica;
todos deben estar a la misma distancia. Los cubiertos se ubican según el orden en
que vayan a ser utilizados. El tenedor de ensalada se coloca al lado izquierdo del
plato, a la izquierda de éste se coloca el tenedor de carne y a su izquierda el
tenedor de pescado, el cual se utiliza primero. A la derecha del plato se coloca el
cuchillo de ensalada, a la derecha el cuchillo de la carne, luego el cuchillo de
pescado y por último, el tenedor para las ostras. Este tenedor es el único que se
puede poner a la derecha.

La mesa informal

Cuando se prepara una mesa informal hay mucha más libertad en la decoración,
aunque siempre se ha de tener en cuenta el estilo de la casa, el motivo de la cena
y por supuesto, las predilecciones de los invitados. Realmente en la presentación
de la mesa para una cena, se puede dar rienda suelta a la imaginación.
Se puede escoger el mantel al gusto del anfitrión. De utilizar el mantel de damasco
u otro con encajes, se deberá vestir para brindar un ambiente informal, la manera
de lograrlo es añadir colorido al mantel, ya sea con las servilletas, o con el centro
de mesa.
Según el motivo de la cena se escoge un adorno central que sea original y
llamativo. No está de más darle un vistazo a las revistas de modas para nutrirse
de ideas y sorprender a los invitados.

111
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

También puede utilizar velas en las cenas informales. Se recomienda el uso de un


candelabro del color que combine con el mantel y las servilletas escogidas para
adornar la mesa.

La imaginación y la cena informal

La diferencia en la presentación de una mesa formal y otra informal está en la


cantidad de cubiertos y platos que se utilizan. En una cena informal, normalmente,
se sirve un sólo vino, por lo tanto, sólo son necesarias dos copas, una de agua y
otra de vino. Incluso en oportunidades el vino se sirve durante la sobremesa, por
lo tanto, solamente se coloca sobre la mesa la copa de agua que también sirve
para servir el té frío.

Si el plato principal que se sirve incluye algún tipo de salsa, se recomienda utilizar
otro plato para servir la ensalada, pero si el plato principal consta de una carne
que no lleve salsas o pescado a la plancha, entonces se puede servir la ensalada
como acompañante en el mismo plato.

En la mesa sólo se necesitan:


Dos tenedores: Uno para la ensalada colocado a la izquierda del plato y otro para
el plato principal que se coloca a la izquierda del tenedor de ensalada.
Un plato: Se debe servir cuando los invitados se sienten a comer. La cena debe
servirse muy caliente.
Un plato de ensalada: Colocado a la izquierda de los tenedores.
Un cuchillo: Ubicado a la derecha del plato.
Dos cucharas: Una para postre puesta a la derecha del cuchillo y otra para la sopa
que se coloca a la derecha de la cuchara de postre.
Un plato y un cuchillo para mantequilla.
Una copa para agua.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Una copa para vino.


Una servilleta: Colocada en el centro o a la izquierda de los cuchillos.

Si se decide servir café con la comida, la taza y su plato se colocan a la derecha,


en la parte superior de los cuchillos.

Se recomienda el uso de saleros pimenteros y ensaladeras de madera. El tipo de


vajilla que se emplea para la cena será a discreción. Otra sugerencia es evitar
servir la cena con una vajilla fina y vasos de plástico o viceversa.

Cuando los invitados lleguen a la mesa, la mantequilla debe estar servida y las
copas llenas de agua y vino. Si se sirven entremeses, éstos también deben estar
en la mesa antes que los invitados se sienten.

La cortesía, el deseo de agradar a los otros, la educación y los buenos modales,


nunca pasan de moda. Desde la antigüedad, la sociedad ha observado una serie
de principios que regulan y hacen más agradable la convivencia y aunque muchos
se han ido simplificando con el paso de los años, eso no quiere decir que hayan
desaparecido. Son el estrés y la prisa de la vida moderna quienes nos hacen, a
veces, pasarlo por alto, olvidando que es precisamente a través de ellos, nuestros
modales, que revelamos nuestro grado de educación y sentido de la elegancia,
especialmente cuando se trata de las normas que se deben mantener en la mesa.
Las buenas maneras al comer son extremadamente importantes, y no se limitan a
masticar correctamente, a no colocar los codos sobre la mesa, o a utilizar la
servilleta de la manera correcta. Hay muchas otras cosas que se incluyen en la
llamada "etiqueta de mesa": como las formas en que deben ingerirse los diferentes
alimentos, la manera en que debe tomarse la copa, etc. Procurando rescatar esos
buenos modales que bien pudieran considerarse "saludables conquistas de la
civilización", se ofrece una serie de reglas que permitirán actualizar las nociones

113
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

sobre etiqueta, aclarar cualquier duda que se pueda tener al respecto, y, sobre
todo, sentirse confiada para actuar con soltura en cualquier ocasión.

Cómo se comen algunos alimentos: - Alcachofas : para comer este vegetal es


recomendable utilizar los dedos. De las hojas sólo se aprovechan las partes
tiernas que están en la base, sumergiéndolas en la salsa con que van
acompañadas. La parte dura se deja a un lado del plato; pero el corazón se corta
con cuchillo y tenedor pasando los bocados por la misma salsa. - Espárragos: si
son de conserva pueden comerse con tenedor, pues al enlatarlos suele quitárseles
las partes duras y las fibras. Si son frescos puede tomarse el extremo duro con la
punta de los dedos, uno por uno, e ir mojándolo en la salsa y absorber
discretamente. El resto se deja a un lado del plato. - Cangrejos: con el tenedor
especial se extrae la parte carnosa de su interior. El mismo procedimiento se sigue
en los langostinos. En un ambiente de confianza pueden usarse los dedos. - Aves:
deben comerse con cuchillo y tenedor pues se supone que a la mesa se llevan las
partes más nobles y fáciles de tratar. No obstante, en el hogar y en caso de
almuerzo o cena de confianza, está permitido tomar los muslos, así como las alas
de pollo, con los dedos. - Verduras: no deben comerse con cuchillo, sólo se utiliza
en las carnes. - Espaguetis: con el tenedor en la mano derecha, deben hacerse
girar hasta enrollarlos suficientemente. Para facilitar esta operación también se
acostumbra utilizar una cuchara contra la cual, al enrollar los espaguetis, se
apoyan los dientes del tenedor; pero en algunas partes, esto no resulta bien visto.
Melones y Patilla: cuando son presentados y cortados en tajadas, se comen
desprendiendo la pulpa con el cuchillo y el tenedor. Si los melones son pequeños,
se presentan en mitades y la pulpa se extrae con cucharillas de postre. - Bananas:
lo indicado es comerlas con cuchillo y tenedor. Pueden presentarse o bien en la
mitad de su cáscara o elegantemente cortadas y puestas en platos individuales. -
Postres: cuando tiene parte sólida y parte líquida, se toma la cuchara con la
derecha y con la izquierda el tenedor, para ayudarse. Para cortar, se pasa el

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

tenedor a la otra mano. Como sostener las copas: - La copa de vino blanco o de
champaña se sostiene por el tallo con el pulgar y el índice, porque como son
bebidas que deben servirse frías, si se toma la copa con toda la mano podría
calentarse. - La copa de vino tinto puede sostenerse por la base con tres dedos,
porque debe servirse a temperatura ambiente. La de cognac, de la misma manera.
- En general, las copas de vino nunca deben sostenerse por la mitad, ni con el
dedo meñique volando (eso sí que es de muy mal gusto). Comportamiento
correcto en la mesa: - Debemos sentarnos con el pecho erguido, los brazos fuera
y apoyando sólo las muñecas y las manos. Al utilizar los cubiertos, los codos
deben permanecer ligeramente pegados al cuerpo y no separarlos en exceso o
elevarlos. - No se deben estirar ni cruzar las piernas por debajo de la mesa, ni
hacer contorsiones con los tobillos o los pies. - No se mastica por mucho tiempo ni
se bebe mientras haya comida en la boca. - El pan se parte en pequeños trozos, a
medida que se consume en el curso de la comida. - La servilleta debe desdoblarse
discretamente, no a la vista de todos como si fuera un truco de magia y sólo se
utilizará para pasarla por los labios antes y después de beber. - Después de
cortar, el cuchillo debe soltarse, pero no se deja descansar apoyando la punta en
el plato y el mango en la mesa. Se debe dejar descansar sobre el plato formando
un ángulo de 45 °.

Presentación de la Buena mesa

El arreglo

Arreglar una mesa para todas las diferentes ocasiones y circunstancias significa
un arte al cual tienen acceso todas las amas de casa y que puede estar basado
más que nada en el conocimiento del uso de la vajilla, en la forma de disponerla
de modo que sea cómoda para los comensales, en los medios y recursos a su
alcance y en una buena dosis de buen gusto y originalidad.

115
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Las cuestiones básicas son las que deben saberse, las demás corren por cuenta
de la habilidad de la mujer de la casa. No es posible establecer un código único, ni
estricto, en cuanto hay tantas clases de mesas para servir, como hogares,
costumbres, normas y formas de vida, en los pueblos, en los grandes centros
urbanos y en el campo.

Generalmente se tiene lo que se llama vajilla diaria que se compone de juegos de


loza y cristal más simples, manteles de color o individuales así como vasos
irrompibles o de material plástico para los niños.
Esto no significa que la mesa de todos los días se arregle de cualquier manera
sino con simplicidad, que no significa indiferencia.

Buscar manteles de colores vivos, individuales, brillantes y platos alegres, puede


constituir un conjunto donde resulte grato reunir a la familia para comer.
En toda circunstancia se debe considerar importante el arreglo de una mesa, su
elegancia, su armonía, aunque sólo asistan a ella la pareja y los hijos.
Las ropas de la mesa, manteles y servilletas, deben ser elegidas con buen gusto;
para diario, estampados, a cuadros, en color y tonos alegres.
Los manteles individuales son muy prácticos. La mesa, con un detalle de flores
naturales, da una nota de personalidad al ambiente.
Las cenas formales, con invitados especiales, requieren manteles que pueden ser
blancos o de tonos muy suaves, las servilletas deben combinar con ellos y puede
completarse el arreglo con dos candelabros de colores fuertes.

Algunas Recomendaciones en la Comida de Etiqueta


Los anfitriones se servirán una porción que permita que no terminen antes que el
invitado.

116
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

En estos casos no se pasa la sal, la pimienta ni la mantequilla unos a otros. Son


los mesoneros o ayudantes los que hacen todo el servicio.

Ningún invitado se sentará a la mesa con el cigarrillo encendido; corresponde


encenderlos en la sobremesa si se colocan los ceniceros correspondientes.

En una comida de etiqueta no se rehusa ningún plato, si no es del gusto se sirve


una cantidad mínima y no tiene importancia que se deje intacta la pequeña
cantidad servida.

Cuando se acepta comer, se colocan el tenedor y el cuchillo en la orilla derecha


del plato, el tenedor con los dientes hacia abajo (cuando uno o ambos han sido
usados).

La cuchara de postre o el tenedor según lo que se use, o los dos se colocan en el


plato vacío, igual que en el caso anterior, el tenedor quedará con los dientes hacia
abajo. La cuchara a la izquierda, el tenedor a la derecha o el cubierto solo en el
centro del plato.

Lo mismo pueden quedar el tenedor y el cuchillo en el centro del plato.


Cuando el café no se toma en la mesa y los dueños de casa invitan a pasar a otro
recinto, los caballeros se ponen de pié y en ese momento pueden disfrutar de un
cigarrillo.

Recomendaciones a Considerar en la Comida Formal

El mantel puede ser de hilo bordado, o de encaje, así como las servilletas
haciendo juego.

117
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Tradicionalmente se suprimían los platos y cuchillos para mantequilla.


Actualmente se colocan en bandejitas apropiadas. El centro de esta mesa puede
ser de flores en una vasija de cristal o cerámica, preferentemente alta, que resalte
del resto; en ambientes muy modernos puede colocarse un detalle decorativo que
demuestre el buen gusto de la dueña de casa.
Los candelabros se usan en invierno mientras se mantengan los cortinados
corridos.

Si la mesa estuviera cubierta de vidrio, se pueden usar mantelitos individuales


con servilletas haciendo juego, colocándolas a la izquierda de los tenedores, que
serán dos o tres como máximo. Los cubiertos de postre en las mesas formales son
llevados en el momento de servirlos y con la mesa ya limpia de la anterior comida.
Los platos de mantequilla, serán colocados en el lugar acostumbrado con los
pequeños cuchillos en una de las tres posiciones que se ha señalado
anteriormente.
En raras ocasiones se sirven más de dos clases de vinos, cuando se usa el
rosado se sirve únicamente uno y las copas serán presentadas de acuerdo con las
bebidas; pero en mesas formales es mejor servir blanco y tinto.
Si la dueña de casa lo aprueba, se colocan los ceniceros.

La Cena Formal

Se realiza para festejar un acontecimiento, una fecha, una ceremonia, etcétera.


Se debe preparar una mesa formal; si es posible con vajilla de juegos de
porcelana, cristal o de materiales que actualmente reemplacen su elegancia y
distinción.

118
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

En las comidas formales se suprimen platos y cubiertos de mantequilla. El pan se


presenta en bandejas de plata o cerámica con cuchillas apropiadas, con una
servilleta que sólo cubra el fondo y haciendo juego con las del mantel.
Nunca se pone el pan en la mesa, los mozos o el servicio adecuado lo ofrecen de
vez en cuando a los comensales, también se puede colocar en platos pequeños a
la izquierda del comensal y de las copas. Es necesario colocar tres clases por lo
menos de pan según sean los platos y los gustos o exigencias de los comensales.
La servilleta se pone en el plato.
El número de copas para una cena formal es el que sigue: para agua, vino tinto y
vino blanco. Cuando se sirve champaña se pondrá solamente esa copa.
Un cóctel servido en copas dobles (con hielo picado al fondo), pero dentro de la
vasija pequeña, ya estará preparado en la mesa cuando lleguen a sentarse los
invitados.
El tenedor para pescado puede ser colocado en tres posiciones, a la derecha de
los cuchillos y paralelos a ellos. La cuchara frente al plato; en la parte superior
entre el plato y el cenicero. La servilleta a la izquierda de los tenedores.
En una comida formal constituida por cuatro platos la ensalada se sirve con el
entremés y puede usarse para ella el plato de postre o un recipiente especial.
La cuchara para el té helado va a la derecha de los cuchillos.
La vajilla de plata debe presentarse brillante y sin abolladuras; si el juego es de
cristal debe tener las piezas completas, caso contrario no usarlo; es de mal efecto
completar un juego con piezas ajenas.
Deben ponerse los cubiertos que requiere el tipo de platos que van a servirse y
naturalmente deben retirarse los que no son necesarios, así como los saleros y los
platos de mantequilla que pueden hacer juego con los de cristal o plata.
Si se sirve un sopa, la cuchara se coloca al lado de los cuchillos. Si se sirve un
plato de huevos o pescado, habrá un pequeño cuchillo a la izquierda de la cuchara
y a su lado uno mayor para el otro plato.

119
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Si el primer plato es un entremés, naturalmente no habrá necesidad de cuchara de


sopa.
Para que una mesa quede elegante y bonita, debe procurarse que no esté llena de
cuchillos y copas. Se debe procurar que haya buen espacio entre los comensales
para no hacer difíciles los movimientos y la conversación.
Se recuerda que en una mesa formal no hay ceniceros, pues sólo se fuma
después de la cena.
En una mesa estrecha con pocos comensales, los dueños de la casa deben
sentarse uno frente a otro, en el centro, los amigos de un lado y del otro; los
extremos no los ocupará nadie.
Cuando se sirve la cena, será suficiente colocar en la mesa solamente los platos
individuales. En el centro se colocará un adorno de flores o candelabros, uno o
dos según el tamaño de la mesa.
En cada lugar, junto al plato, van el pan, las servilletas y los cubiertos. No se
deben colocar más de tres tenedores: uno para el cóctel y el entremés, otro para
la carne y el pescado y el otro, en su caso, para la ensalada.
Cuando sean necesarios más de tres cuchillos, el cuarto se colocará después
cuando se cambie el servicio. A la izquierda siempre los tenedores y cuando se
necesite alguno para ensalada se presentará cuando ésta se sirva.
Los cubiertos para ensalada se colocan de dos maneras, quedando al mismo nivel
superior y al mismo nivel inferior.
Los tenedores para los ostiones son colocados al lado de los cuchillos.
No debe haber ninguna otra cuchara que no sea la de sopa junto a los cuchillos.
En una cena formal el café se sirve en tazas pequeñas y las cucharitas también
pequeñas, quedan en los platos al lado del asa de las tacitas.
Si se usan enjuagues, deben ser llevados a la mesa con la bandeja de frutas antes
de ser tomados otros tipos de postres.
En la mesas de este tipo los saleros y recipientes de mostaza u otra salsa quedan
junto a cada plato o al lado de las copas, una para cada dos comensales.

120
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

La cristalería debe presentarse siempre bien combinada. Las copas para vino ya
sean grandes o pequeñas irán de acuerdo con la cantidad de bebida. En estas
cenas nunca se sirve cerveza. Se irán combinando de acuerdo al servicio o
pueden quedar hasta la sobremesa si son de vino, hasta que se sirva el té o el
café. También puede servirse exclusivamente champaña.
Cuando la mesa formal sea para un banquete en casa no se presentan cigarrillos
ni ceniceros durante la comida.
Las pipas y los puros pueden fumarse con el café pero es mejor que se fumen
cigarrillos.

La Cristalería

En otras épocas, en todas las casas había un juego de cristal a veces se heredaba
de generación en generación, se cuidaba mucho y se usaba sólo en las grandes
ocasiones.
Actualmente las amas de casa deben ser más prácticas y en caso de tener que
comprar estos juegos, pueden ser reemplazados por el vidrio que actualmente se
talla a mano y con tanta delicadeza como el cristal. Hay en venta en nuestro país
variadas y bonitas colecciones de ese género.
Se considera que con una docena de copas de diversos tamaños, una docena de
vasos para whisky, coñac, refresco, champán, vinos, cerveza, etc., completa las
copas indispensables para tener una mesa en cualquier oportunidad.

Otras Formas de Comida (Buffet)

121
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Generalmente, en horario nocturno se acostumbra servir una comida que puede


ser para una reunión en la casa, un espectáculo público, reuniones sociales,
etcétera, se trata del Buffet, el cual consiste en servir de una vez todos los platos y
donde los convidados se sirven por sí mismos. Esta comida es siempre informal.
Hay distintas maneras de presentarlo: los visitantes pueden estar de pié en las
grandes recepciones; cuando son menos numerosos sentados a una gran mesa o
también en mesas pequeñas de cuatro o seis invitados.
El buffet volante es aquel en el que cada invitado sirve su plato a su gusto,
tomando las preparaciones de las fuentes colocadas en la mesa en el centro de la
habitación y también en el aparador, sentándose después en el sitio que elija. Es
una forma muy americana que todo lo simplifica cuando en la casa no hay
sirvientes.
Los platos grandes y pequeños, cubiertos, copas, vasos, servilletas, etc., pueden
estar en pequeñas pilas sobre la mesa grande y cada invitado tomará lo que
quiera y necesite.
El café y las bebidas serán servidos por la dueña de la casa. Se presenta una
mesa redonda tendida para buffet en la casa que puede ser en el interior o en el
jardín.
La mesa redonda queda muy vistosa y elegante cuando la vajilla se coloca
partiendo desde el centro. Sin embargo, es común que el buffet sea una mesa
ovalada, en cuyo caso la disposición de la vajilla no se ajusta a unas reglas fijas,
sino que puede tomar formas caprichosas, según el gusto y la imaginación de la
anfitriona. Un buffet no debe recargarse con adornos. Se pueden usar mesitas
auxiliares cuando la principal no sea suficientemente grande.
Por lo general las mesas para este tipo de comida son más simplificadas que
otras; en lugar de colocarse la vajilla en lugares determinados, los platos y
cubiertos son arreglados de manera que cada uno pueda servirse solo sin auxilio
de mozos o sirvientes.

122
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Algunas veces estas mesas se colocan contra una pared. Cuando se coloca la
vajilla, se pueden formar figuras caprichosas, colocando copas en distintos grupos,
platillos en distintos lugares, así como la jarra de agua y las botellas, agregando
platillos con bocaditos y golosinas que son deliciosos y resultan muy agradables a
la vista y al paladar. El café siempre será servido por la dueña de la casa o por los
propios invitados. Para esto se acercan a la mesa en su momento, bandejas con
todo lo necesario para un servicio de café.
Las maneras de conducirse en la mesa revelan muchas veces el nivel cultural y
social de una persona.

No es tan fácil ni tan complicado usar normas correctas en forma natural y


refinada y sobre todo sin afectación en toda circunstancia.
Una actitud equivocada puede a veces afectar el concepto y comprometer el éxito
social.

Es importante conocer las cosas fundamentales acerca del comportamiento que


debe usarse en cada ocasión.

Uso de los Cubiertos

Los cuchillos y los tenedores pueden ser usados a la manera norteamericana o


continental, pero se ha generalizado hoy una combinación de los dos sistemas,
que es muy adecuada.

De cualquier manera cuando no es necesario cortar el alimento, el tenedor se usa


con la mano derecha. Los norteamericanos acostumbran a cortar toda la comida,
dejar enseguida el cuchillo y tomar el tenedor y usarlo.

123
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Cuando se usan los dos cubiertos, el tenedor se utiliza con la mano izquierda y se
mantiene en ella. En Europa el alimento es empujado levemente por el cuchillo
hacia el tenedor estando éste último en la mano izquierda.

Cuando se está comiendo, se debe tener buen cuidado de no tomar líquido con la
boca llena y sin antes limpiarla con la servilleta.

Los cubiertos deben cambiar entre plato y plato, únicamente cuando los
comensales los crucen sobre los platos.

El Uso de la Servilleta

Las servilletas en la mesa están dobladas en los platos o a la izquierda de los


tenedores.

Cuando se sientan, los invitados colocan sus servilletas en el regazo,


completamente abiertas si son grandes y por la mitad si son regulares. Los
comensales esperan hasta que la dueña coloque su servilleta.
A los niños se les coloca la servilleta alrededor del cuello para evitar que ensucien
la ropa. Nunca se debe doblar de nuevo la servilleta después de usada, al terminar
de comer se coloca descuidadamente a la derecha del plato.

En la época actual se usan mucho las servilletas de papel, porque son en realidad
bastante prácticas y, una vez utilizadas, se tiran. Los anillos para servilleta de
metal o de plástico son nada más que para los miembros de la familia. A un
huésped se le debe poner servilleta limpia y doblada cuando se le invita a comer.
Hay muchas maneras de doblar las servilletas, pero las más simples son las
preferidas actualmente. Quedan bien en triángulo o en forma rectangular con
monogramas o bordados a la vista.

124
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

UNIDAD VII
ORGANIZAR EVENTOS

EVENTO ESPECIAL

A los fines del presente material, se define Evento Especial como todo
acontecimiento programado sujeto a la aplicación de una metodología adecuada,
con la utilización de técnicas específicas, el cual persigue una finalidad
determinada. Por tanto, un evento especial es un acontecimiento que se prevé, se
planifica y se organiza para que ocurra, pero en condiciones determinadas donde
lo más importante se refleja en la imagen y calidad que del mismo perciben los
participantes. Para entender su definición es necesario identificar sus principales
características, las cuales se resumen en las siguientes:

Reunión de grupos de individuos con intereses comunes.

Satisfacen necesidades colectivas

Generan altos niveles de comunicación

Favorecen el intercambio social

Implican el trabajo conjunto, útil y productivo.

Contribuyen a difundir y mejorar el conocimiento.

125
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Estructura de un Evento

Un evento posee una estructura determinada que durante su realización se debe


controlar. Dicha estructura abarca tres fases: aperturar, referida a la instalación o
inauguración; desarrollo, cumplimiento del programa y cierre que está relacionado
con la clausura del evento.
Acompañantes

Clasificación de los Eventos

Los eventos atienden a la siguiente clasificación

De Acuerdo con la Naturaleza del Evento


Culturales
Deportivos
Políticos
Sociales
Educativos
Científicos
Comerciales
Tecnológicos
Recreativos
Mixto

De Acuerdo con el Grado de Exclusividad

Públicos

126
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Privados

De Acuerdo con el Alcance y Magnitud del Mismo

Mundial
Internacional
Nacional
Regional
Municipal

De Acuerdo con el Criterio Económico


Autofinanciable
Subsidiado

De Acuerdo con la Técnica utilizada y el Tratamiento de la Información

Congresos
Convenciones
Ferias y exposiciones
Talleres
Foros
Seminarios
Simposios
Jornadas
Asambleas
Conferencias
Panel
Reuniones

127
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Semanas y días especiales


Aniversarios
Inauguraciones
Diferencia de los Eventos según la Técnica y Procedimiento
utilizado

CONGRESO

Reunión que fusiona las experiencias y opiniones de un grupo de personas


calificadas en una esfera determinada, o entre un grupo que busca analizar un
problema, basándose en la información proporcionada por conductores
competentes. Se organiza con base en los intereses, necesidades y problemas de
los participantes (no de los organizadores); se concretan decisiones y
compromisos a llevarse a cabo.

CONVENCIÓN

Acontecimiento que es organizado para congregar a un grupo de personas


calificadas como delegados, los cuales toman decisiones y definen políticas
vinculadas preferentemente con un área, grupo de profesionales, gremio,
sindicato, asociación o una organización determinada. La participación implica una
representatividad en la persona que asiste, por tanto ella posee voz y voto para
decidir. Sus decisiones pueden delinear actuaciones y comportamientos
ideológicos o procedimentales futuros. Puede utilizarse para establecer nuevos
rumbos, fijar posiciones y elegir autoridades. En las Convenciones se pueden
trazar objetivos relacionados con el mejoramiento de técnicas y la capacitación de
los individuos pertenecientes a una organización específica.

EXPOSICIÓN

128
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Es una manifestación que tiene por objeto inventariar los medios de que dispone
la actividad humana para satisfacer las necesidades de una civilización, poniendo
de relieve los progresos realizados a partir de una época determinada, que se
toma como término de comparación, asegurando una presentación racional. Las
exposiciones se distinguen de las ferias por la ausencia, por lo menos como
objetivo inmediato, de transacciones comerciales.
La exposición implica la muestra de obras del hombre, evento de cierta magnitud y
prolongada duración, realizada en sede fija o variable.

FERIA

Es una muestra comercial donde se encuentran vendedores y compradores en un


lugar y fecha prefijados. Son manifestaciones sociales que tienen por objeto
mostrar productos y/o servicios directamente a los interesados con el fin de
establecer, consolidar y extender contactos comerciales. Puede implicar muestras
cíclicas y duración constante. Los industriales, comerciantes o exportadores
exhiben sus productos mediante tales eventos.

JORNADA

Serie de reuniones concebidas para impartir instrucciones e informaciones


específicas en sectores particulares de trabajo o para diagnosticar áreas
concretas. Generalmente, se programan para ser realizadas en varios días. No
obstante se puede realizar en un día dependiendo de la complejidad del tema a
tratar y del número de personas participantes. Las jornadas también pueden tener
carácter de reunión técnica-científica para presentar información relevante sobre
técnicas, investigaciones y métodos en área profesionales.

129
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

FORO

Acontecimiento programado que posibilita la participación de todos los presentes


en un reunión organizada para tratar o debatir un tema o problema determinado.
Suele realizarse a continuación de una actividad de interés general observada por
el auditorio.

TALLER

Reunión de 10 a 30 personas que permite la interacción en lapsos cortos para


trabajos de relativa intensidad. (Tiene una duración máxima de cuarenta horas) El
taller generalmente se aplica a situaciones donde se desea debatir un tema a
profundidad, explicar técnicas específicas o desarrollar habilidades y destrezas en
los participantes.

SEMINARIO

Evento que se utiliza para analizar o profundizar en temas tratados en estudios o


investigaciones de relevancia. Su duración oscila entre 1 a 3 días y su desarrollo
gira alrededor de un experto (o varios) quien (quienes) suministrará (n)
información técnica o especializada a un número determinado de personas. El
número de personas convenientes para un seminario es de 20, no obstante
pueden existir eventos que se realicen con 80 personas dado lo importante del
tema y lo difícil que es conseguir al expositor.

SIMPOSIO

Es un evento que tiene por objeto la presentación sistemática y desglosada de un


tópico por varios especialistas, los cuales abordan diferentes aspectos o enfoques

130
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

vinculados al mismo. Se usa para analizar nuevos avances, metodología y


resultados de investigaciones. No permite la estructuración de mesas de trabajo
ya que es un evento informativo-formativo exclusivamente dirigido a tal fin.

CONFERENCIA

Evento que gira alrededor de una exposición en forma oral sobre un área temática
específica o general desarrollada por un profesional, experto, académico, político,
etc., con alto dominio de la información que se trate. No implica la interacción con
el público. En algunas ocasiones, luego de conferencias se abre una sesión corta
de preguntas-respuestas.

ASAMBLEAS

Reunión que permite mantener a la gente informada y confirmar compromisos con


respecto a una serie de actividades que le son propias, por pertenecer a un ente,
organización o grupo definido.

OTROS EVENTOS

Días y semanas especiales


Festivales
Salones de arte
Reconocimientos
Concursos
Reunión de Gabinetes
Cócteles

131
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Almuerzos / cenas de gala


Ceremonias militares, religiosas, diplomáticas
Bautizos de publicaciones
Presentaciones musicales / culturales
Ruedas de negocios

PROCESO LOGÍSTICO
LOG STICO EN LOS EVENTOS

ETAPA DE EJECUCIÓN
EJECUCIÓ DE UN EVENTO

En esta etapa es cuando se pone en práctica todo lo planificado y la organización


diseñada ejerce sus funciones para cumplir eficientemente con las actividades
programadas para el evento.

Llevar a la práctica lo planificado no es sencillo, requiere de entrega del comité


organizador a sus actividades. Además, el éxito del evento depende de que se
respete la división de funciones y se apoye en lo posible a los demás.

Cada uno de los miembros del comité organizador debe conocer perfectamente
sus responsabilidades y ejecutarlas eficientemente y con calidad.

La primera impresión que tienen los participantes sobre la organización del evento
es un momento fundamental.

Desde que se inicia un evento todos los elementos son importantes.

LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR UN EVENTO

132
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Esta lista de seguimiento o chequeo (Cotejo), tiene como propósito que no se


olvide ningún detalle en la planificación, organización y realización del evento.
Siempre es útil tener una lista de seguimiento que incluya todas las necesidades y
pormenores que hemos mencionado, como las funciones y acciones de cada una
de las coordinaciones que forman el comité organizador.
La lista que se presenta, se debe adaptar dependiendo del tipo y magnitud de
cada evento.
El tiempo de anticipación para empezar la organización de un evento nacional o
internacional, dependerá de la magnitud y complejidad de éste.
Con base en las acciones que a continuación se numeran, hay que definir una ruta
crítica para cada evento en particular, con el objetivo de proyectar el camino más
corto para lograr las metas planificadas.
Es necesario elaborar una matriz en donde se pueda ver la interrelación de todas
las acciones; hay muchas que dependen de la realización de otras, algunas son
simultáneas o están ligadas en diferentes aspectos.

A continuación se presenta una lista con un orden lógico de la realización de un


evento.

- Definición de objetivo, estructura de organización y fecha:

Definir Objetivos
Políticas
Estructura Orgánica
Comité organizador

- Definición de temática y elaboración de convocatoria y reglamentos:

Seleccionar la temática general del evento

133
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Seleccionar la temática de las mesas de trabajo


Elaborar y publicar la convocatoria
Elaborar el reglamento general

- Fuentes de ingresos y financiamiento:

Definir el monto de las cuotas de inscripción


Confirmar patrocinios
Confirmar donativos
Definir el precio de venta de los módulos (en exposiciones)
Otros ingresos
Pronóstico de ingresos por venta

- Definición de la sede:

Definición de la ciudad sede


Selección de lugares (centros de convenciones, hoteles, etc.)
Visitas para inspeccionar las instalaciones
Verificar el potencial de la sede para dar servicios de calidad a los participantes
Definición de tarifas y descuentos de los arrendamientos, servicios, equipos y
productos que se requieren
Selección de hoteles de apoyo
Definición, confirmación y contratación de lugares
Entrega de anticipos
Obtención de permisos y licencias

- Selección de recursos materiales y servicios generales, solicitud de


cotizaciones a proveedores:

134
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Selección de proveedores
Selección de materiales adecuados
Solicitar varias cotizaciones
Comparar condiciones
Definición de proveedores
Elaborar pedidos
Programar fecha de entrega

- Determinar posibles patrocinadores:

Alimentos
Materiales
Eventos sociales y culturales
Espectáculos y animación
Hospedaje y alquiler de salones
Instalaciones

- Definición y Elaboración de presupuestos:

Cotización de los lugares, servicios y materiales que se requieran


Presupuesto de la coordinación general
Presupuesto de comercialización y difusión
Presupuesto de operación
Presupuesto de relaciones públicas
Presupuesto de apoyo técnico
Presupuesto de organización

135
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Presupuesto de la exposición

- Definición y elaboración de programas:

Programa general de trabajo


Programa de actividades sociales
Programa de actividades para acompañantes
Programa de difusión
Programa de actividades especiales

- Determinación del número de participantes e invitados:

Determinar número aproximado de participantes


Determinar los invitados especiales
Elaborar el directorio de posibles participantes por persona, empresa o agrupación

- Ponentes magistrales y de mesa de trabajo:

Determinar los ponentes magistrales y los ponentes de mesa


Distribuir cartas informativas e invitaciones
Recepción de confirmación de expositores

- Planificación del alojamiento:

Definir número de habitaciones necesarias por hotel


Número de personas por cuarto
Definir lugar y forma de hospedaje del comité organizador
Definir lugar y forma de hospedaje de los expositores

136
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Coordinar con el personal del hotel para definir la operación del primer día de
registro y asignación de habitaciones

- Estrategia de difusión en los medios de comunicación:

Elaboración del anteproyecto del spot (pautas) de radio, televisión y cine


Presentación a los organizadores
Autorización de los spots
Elaboración de los spots
Entrega de spots a las estaciones de radio y televisión
Definición y contratación de tiempo en radio, televisión y cine
Programa de entrevistas en radio y televisión
Diseño de las inserciones para prensa y revistas
Programa de inserciones en prensa escrita
Programa de inserciones en revistas especializadas
Entrega de desplegados a periódicos y revistas
Mandar boletines de prensa

- Difusión a través de correo directo y publicidad impresa:

Rotulación de sobres para el envío de correspondencia


Distribución de carteles
Envío de cartas informativas y publicidad del evento
Envío de invitaciones al evento a posibles participantes
Entrega de invitaciones a posibles ponentes magistrales
Entrega de invitaciones a posibles ponentes de mesa de trabajo

- Invitación de representantes de los medios:

137
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Selección de reporteros
Contratación de reporteros
Invitación a la prensa
Radio
Televisión
Organizar ruedas de prensa, antes, durante y después del evento

- Diseño y elaboración de impresos y materiales:

Determinar el diseño del logotipo, lema


Determinar la cantidad y calidad de cada uno de los impresos necesarios
Carpetas
Carteles
Diplomas
Folders (maletín)
Folletos promocionales
Gafetes (Portadistintivo)
Hojas de registros
Hojas membreteadas
Invitaciones
Papelería en general
Personificadores (Triedros/identificadores)
Recibos
Mantas (textos)
Señalización
Materiales Auxiliares
Obsequios
Reconocimientos en vidrios, piel etc.
Colocación de carteles en sitios estratégicos

138
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Envío de invitaciones, folletos promocionales, boletines informativos

- Determinar el personal necesario para el buen desarrollo del evento:

Choferes
Edecanes(vestuario)
Fotógrafos
Intérpretes
Maestros de ceremonias
Mansajería
Operadores
Secretarias
Seguridad
Servicios médicos
Traductores
Otros

- Reclutamiento, selección y capacitación del personal necesario para el


desarrollo del evento:

Definir medios de reclutamiento


Hacer una descripción de puestos y perfiles
Definir criterios para la selección del personal
Capacitar específicamente sobre el evento

- Preparación del comité organizador y personal de apoyo:

Definir objetivos
Políticas de trabajo

139
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Proporcionar la descripción de responsabilidades


Establecer procedimientos
Dar a conocer los programas generales

- Determinar el material de trabajo necesario para el desarrollo del evento:

Alfileres
Blocks
Carpetas
Ceniceros
Cinta adhesivas
Clips
Cubiertas de mesa(paño)
Diplomas
Fólders
Folletos
Gafetes
Grapas
Jarras
Lápices
Ligas
Pancarta para la inauguración del evento
Manteles
Obsequios
Papel blanco de varias medidas
Plumas
Posters
Recibos
Señalizaciones

140
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Tarjetas de varias medidas


Tijeras
Uniformes
Vasos
Velas

- Determinar el equipo necesario para el desarrollo del evento:

Automóviles
Botiquín médicos para primeros auxilios
Cables de extensión y contactos múltiples
Cámaras de fotos y videos
Camionetas y camiones de pasaje y carga
Computadoras PC e impresoras
Dictáfonos
Equipos de sonido
Equipo de traducción simultánea
Fax
Fotocopiadoras
Fusiles de diferentes medidas
Grabadoras
Linternas
Máquinas de escribir
Micrófonos
Pantallas de acuerdo al tamaño requerido
Pizarrones informativos
Proyector de transparencias
Radios de Comunicación
Retroproyector de acetatos

141
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Rotafolios
Sistema cerrado de televisión
Video Bean
Data Show
Teléfonos celulares
Teléfonos
Televisores
Videocaseteras

- Determinar los servicios necesarios para el desarrollo del evento:

Alimentos (salones, menús y mesoneros)


Bebidas calientes, frías, bocadillos y galletas
Compaginado
Engargolado
Espectáculos
Fotocopiado
Fotografía
Seguros
Vídeo

- Recepción de cuotas y conformación de asistencia:

Elaborar listas y hacer registro de participantes y cuotas


Inscribir a los participantes y a sus acompañantes

- Recepción de ponencias:

Inscribir a los ponentes aceptados

142
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Recibir las ponencias


Analizar, clasificar y evaluar ponencias
Elaborar y mandar cartas de aceptación ó rechazo a ponentes
Distribuir las ponencias por temas y mesas de trabajo
Fotocopiar ponencias

- Organización de las mesas de trabajo:

Determinar número de mesas de trabajo


Determinar número de ponencias por mesa de trabajo
Designar funcionarios y suplentes por mesa de trabajo
Coordinar los materiales de trabajo

- Confirmación final de participantes y ponentes:

Confirmar participantes
Confirmar invitados especiales
Confirmar ponentes magistrales
Confirmar ponentes por mesa
Confirmar funcionarios por mesa
Confirmar medios de comunicación
Elaborar directorios

- Contratación y distribución de transporte:

Elaborar un plan de distribución y traslado del transporte


Seleccionar transporte de pasaje y de carga
Contratar el transporte
Asignar cantidad y número de transporte por lugar y recorrido

143
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Asignar participantes por transporte

- Distribución de participantes por hoteles.

Distribución de participantes por hotel


Distribución de habitaciones a participante, ponentes, invitados especiales y
medios de comunicación, según inscripciones
Asignación de habitaciones para el comité organizador, edecanes y personal de
seguridad y apoyo

- Instalación de módulos:

Módulos de información
Mesa de registro
Módulo para ponentes magistrales y de mesa de trabajo
Módulo para invitados especiales
Módulo para información sobre eventos sociales, culturales y especiales
Módulo de servicios
Definir la ubicación de los módulos
Definir responsables en cada módulo de información y control

- Instalación de centros de servicio:

Servicio médico
Sala de prensa
Sala para ejecutivos
Guardería

- Envío de los grupos de trabajo a los lugares sede:

144
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Organización del grupo


Distribución del grupo
Asignación a centros de control
Ubicación de lugares de trabajo
Asignación de actividades

- Colocación y distribución de materiales en los lugares sede:

Impresos
Mantas
Señalización
Materiales
Equipos
Pizarrones informativos
Jarras con agua
Ceniceros suficientes
Identificadores (distintivos)
Lápices, gomas y marcadores
Sillas y mesas suficientes

- Definir sistemas de control:

De acceso al evento
Administrativo
Financiero
Lugares sede
Transporte
Hoteles

145
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Eventos Sociales

- Elaboración de documentos:

Guiones para el maestro de ceremonias


Boletines de prensa

- Creación de módulo de prensa:

Equipos y materiales para el módulo


Programación e integración de reportajes
Seguimiento y control de entrevistas
Conferencias de prensa
Entrega de boletines de prensa
Entrega de discursos y conclusiones
Servicios generales

- Simulacro:

Definir la ubicación física de los organizadores


Hacer simulacros por cada actividad programada
Definir alternativas de acción en caso de que la planificación sufriera alguna
desviación

- Recorrido de supervisión:

Definir ruta y tiempo del recorrido


Definir quienes asisten al recorrido
Objetivos y procedimiento del recorrido

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

- Supervisión de auditorios y salones de trabajo:

Verificar contactos de encendido y apagado de luces


Servicios de limpieza
Letreros con los temas y nombres de los ponentes
Supervisar el tipo de montaje, que haya suficiente ventilación, luz y ausencia de
ruidos en los salones

- Nombramiento de responsables por áreas y actividades.

Recepción y registro
Hoteles y alojamiento
Mesas de trabajo
Ceremonias de inauguración y clausura
Transporte
Desayunos, Almuerzos y cenas
Servicios de refrigerios
Información y medios de comunicación
Personal administrativo, de apoyo y protocolo
Control y distribución de materiales de trabajo
Presidium
Atención de ponentes magistrales y de mesa
Invitados especiales
Información

- Asignación y traslado a hoteles:

Asignar participantes en los transportes

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Asignar participantes en los hoteles


Distribuir habitaciones

- Distribución de hoteles y habitaciones a los participantes, ponentes, invitados y


representantes de los medios de comunicación:

Asignar hoteles y habitaciones


Asignar número de personas por cuarto

Entregar habitaciones a ponentes magistrales, de mesa, invitados especiales,


participantes y medios de comunicación
Entregar habitaciones para el comité organizador, protocolo y personal de apoyo
Informar sobre la siguiente actividad

- Recepción en módulos de registro y centros de información y control:

Tener los muebles, equipos y materiales necesarios para las funciones del módulo
Instalar al personal responsable de cada módulo

- Realización del cóctel de bienvenida:

Definir local o salón


Escenografía
Programa del cóctel
Alimentos y bebidas
Grupos musicales
Espectáculos
Recepción de participantes
Palabras de bienvenida

148
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

- Realización de la inauguración.

Definir lugar
Escenografía
Lista de invitados
Distribución del salón
Programa de inauguración
Lista de invitados
Distribución del salón
Programa de inauguración
Discursos
Boletines de prensa

- Implantación del programa general de actividades:

Ponencias magistrales
Ponencias de mesa de trabajo
Eventos sociales y culturales
Ruedas de prensa
Reuniones especiales
Acompañantes

- Recopilación de conclusiones.

Recopilar las conclusiones por cada mesa de trabajo


Redactar las conclusiones generales del evento

149
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Mecanografiar e imprimir o fotocopiar las conclusiones


Entregar a medios de comunicación

- Clausura del evento:

Elaborar discurso de logros alcanzados y conclusiones del evento


Entregar constancias de participación
Clausurar formalmente el evento

- Evento Social de clausura:

Definir local o salón


Escenografía
Programa del evento
Alimentos y bebidas
Grupos musicales
Espectáculos
Recepción de participantes
Palabras de despedida

- Elaboración de la memoria:

Recopilar información y fotografía


Aprobar diseño
Hacer la impresión
Coordinar la distribución

- Traslado de hoteles a medios de transporte:

150
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Distribuir el transporte para llevar a los participantes a los aeropuertos y terminales


de transporte terrestre

FASES OPERATIVAS EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Fases Operativas a Considerar en el Desarrollo de un Evento

Todo evento debe considerar fundamentalmente tres fases consideradas como


básicas: Pre-evento, Evento y Post-evento

La Fase de evento tiene relación directa con las funciones de previsión,


planificación, programación, organización y por sobre todo coordinación. Su
explicación se infiere del siguiente gráfico:

PRE-VENTO

Previsión: Significa que el evento debe preverse y considerarse dentro de la


realidad del mercado. Ello implica considerar las oportunidades que se pudieran
presentar en distintos ámbitos, áreas y profesiones.
Planificación: se refiere a planear el evento conjuntamente con otros que pudieran
generarse para el período considerado, tomando en cuenta eventos similares,
ámbito de acción, alcance, sectores y áreas que involucra, tipo de participación,
entre otras variables.
Programación: se refiere a la determinación de los aspectos y actividades
específicas que se derivan del evento planeado.

151
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Organización : se refiere esta función al hecho concreto de lograr buscar y obtener


los recursos humanos, técnicos, materiales e insumos que se requieren para
hacer realidad el evento programado

EVENTO

Esta fase se refiere a la ejecución del evento planificado, ello implica la realización
del conjunto de actividades consideradas según los aspectos detectados en la
fase de preevento y llevando a cabo el control de los recursos, la supervisión del
personal y la direccionalidad de la imagen del evento.

POST-VENTO

La fase de post-evento se refiere a la evaluación final y el cierre del evento. Su


principal acción radica en la evaluación de las variables organizativas, económicas
y financieras del evento así como la imagen y servicios ofrecidos.

Fase Operativa de Pre-Eventos

En Esta fase se consideran los lineamientos que se señalan a continuación

152
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Determinación de los objetivos, tipología y nombre del evento.

Definir fecha de realización, duración, sede operativa, lugar de realización, tipo y


cantidad de participantes, idioma oficial.

Decidir, previo asesoramiento, el tópico y sub-temas del evento.

Delimitar, previo anteproyecto del evento, la estructura organizativa del mismo.

Designar los coordinadores de comisiones u otras instancias.

Elaborar y distribuir toda comunicación oficial del evento

Determinar el mecanismo de reunión y control de grupo de trabajo

Preparar un archivo particular para la clasificación y control de la información del


evento, según las siguientes áreas: Administración General, Comunicaciones
(Enviadas y recibidas), Publicidad, Participantes, Organización Técnica, Finanzas,
Programa, Formatos y planillas, Reglamentos, Invitados especiales, Secretaría,
Protocolo, Alimentos y Bebidas, Permisología, Directorio, Otros.

Aprobar el presupuesto del evento.


Coordinar el trabajo integral de las comisiones.
En la fase del Pre-Evento deben tomarse en cuenta tres elementos que permitan
planificar la organización del evento entre ellos:

CRONOGRAMA DE TRABAJO

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

En la Fase del Pre-Evento cada participante deberá, de acuerdo con los


lineamientos generales establecidos determinar cuáles son los aspectos a
considerar en la realización del evento seleccionado. Para ello deberá escoger
entre los siguientes:

Administrativo / Organizativo
Técnico
Protocolo
Relaciones Publicas (Rr.Pp)
Publicidad y Promoción
Logística
Alimentos y Bebidas
Actividades Sociales y Culturales
Alojamiento
Seguridad
Transporte
Secretaria
Programa de Acompañantes
Oficina de Prensa
Exposiciones (Otros Eventos)
Otros (Dependerá del Evento: Permisología)

Es preciso recordar que para cada evento, según el tamaño y número de


participantes, se deberá decidir que tan detalladas deberán ser las actividades
según los aspectos seleccionados, señalando con claridad los recursos y
cantidades a utilizar.

Con base en las actividades determinadas y clasificadas según aspectos a


considerar deberá elaborarse un cronograma según el parámetro siguiente:

154
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Enumerar las actividades según la prioridad de ejecución


Establecer fechas mínimas y máximas para su cumplimiento
Establecer la relación existente entre las actividades
Diseñar un gráfico de Gantt.
Asignar cuotas de responsabilidad según actividades.

CRONOGRAMA

NOMBRE DEL EVENTO FECHA DE REALIZACION

MESES
ASPECTOS ACTIVIDADES ENE FEB MAR
1 1 3 2 15 28 3 25
5 0

PLAN DE ACCIÓN
ACCIÓ

Cada responsable de realizar las actividades que le fueron asignadas debe


elaborar un plan de acción; instrumento que contempla el conjunto de acciones
que deberá ejecutar el responsable de alguna actividad o actividades para el
cumplimiento de los objetivos que se infieren del evento. Este plan de acción se
constituye en la herramienta que permite evaluar de manera operativa, rápida y
eficiente el grado de cumplimiento y avance de las actividades.

155
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

La importancia del mencionado plan radica en que constituye la herramienta que


aplicada correctamente garantiza la puesta en ejecución del evento, en el se
deben considerar los siguientes aspectos:

Las actividades
Su secuencia de aplicación o desarrollo
El lugar de aplicación
La duración
Los recursos que deben preverse
La supervisión de la actividad
Las condiciones para su inicio
Las pautas para su culminación

Actividades: implica el conjunto de acciones a seguir para lograr la actividad o


actividades.
Costo: se refiere al costo que implica su desarrollo
Tiempo: se refiere al tiempo mínimo y máximo para su cumplimiento

Elaboración de un Plan de Acción

A continuación se señala el procedimiento para elaborar un Plan de Acción:

Determine el área de acción que le corresponde: Ceremonial y Protocolo,


Alimentos y Bebidas, Secretaría, Logística, etc.
Determine las funciones que le son asignadas según el área en cuestión
Especifique el conjunto de actividades que deberá desarrollar para cumplir con la
función asignada.
Cada actividad deberá ser desarrollada en términos de acciones o tareas, para lo
cual Ud. deberá considerar:

156
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Acción a desarrollar
Ámbito de aplicación
Duración
Recursos a utilizar
Condiciones mínimas a considerar
Responsable
Elaborar un cronograma de trabajo que permita el seguimiento y el control

INSTRUMENTOS DE CONTROL DE EVENTOS

Definición: los instrumentos de control constituyen herramientas sencillas que


permiten darle seguimiento a las actividades, tareas y acciones vinculantes a una
determinada área o función previamente definida permiten registrar datos,
indicadores o hechos que luego son evaluados y corregidos, de ser necesario.
Los instrumentos de control permiten justificar la implantación de correctivos de
manera objetiva y no subjetiva, a criterio del evaluador.
Los principales tipos de instrumentos de control son: las listas de cotejos, las
encuestas y entrevistas, observaciones directas y la programación controlada.

Fase Operativa de Eventos

La fase de Evento significa la fase de ejecución del proyecto elaborado. Implica


poner en práctica el conjunto de actividades que previamente fueron
consideradas.

Su importancia radica en que es el momento de que lo planificado y lo ejecutado


coincidan en términos de las exigencias planteadas por el cliente. Esta fase
garantiza la imagen de la organización y calidad del evento. No controla el

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

cumplimiento cabal de los servicios y actividades, significa la pérdida de un cliente


y posiblemente la salida a corto plazo del mercado.

En esta fase se llevan a cabo las siguientes acciones:

Supervisión, antes y después del día del evento, del local para verificar su limpieza
y condiciones de uso del equipo y medios a utilizar.

Recibimiento de los participantes e invitados especiales

Registro de participantes y/o invitados especiales.

Revisión del sistema general de información

Supervisión de los equipos de sonido y medios audiovisuales en operación.

Supervisión del equipo de anfitrionas y personal de apoyo

Supervisión de los horarios de comidas

Supervisión del procedimiento de suministro de información personalizada.

Dotación permanente de recursos y suministros varios, de ser requeridos.

SUPERVISION Y CONTROL

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Cuando se organiza un evento es importante mantener la supervisión y control del


mismo para garantizar el cumplimiento de los servicios y actividades que fueron
programadas para el evento en cuestión. Para ello, el personal que tiene
responsabilidad en el desarrollo del evento debe estar atento a todo lo
concerniente a su puesta en práctica y controlar aspectos tales como:

Condiciones mínimas de operación


Condiciones adecuadas de los equipos
Materiales y suministros a disposición
Recursos humanos en sus lugares de trabajo y con amplio dominio de sus
acciones, equipos y recursos.
Normas y pautas de seguridad, atención, eficiencia en el suministro de los
servicios
Imagen del evento

Las principales etapas del proceso de supervisión y control son las siguientes:

Determinación de los principales puntos críticos a controlar


Determinar momentos de supervisión y control
Establecimiento de correctivos
Atención de emergencia

Fase Operativa de Post-Eventos

Consiste en evaluar los resultados del evento organizado una vez que este ha
culminado. Una vez culminado el evento, a través de esta fase se acometen las
siguientes acciones:

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Redactar y enviar las comunicaciones de agradecimientos

Reproducir el material que no fue distribuido y hacerlo llegar a los participantes.

Evaluar el evento desde todas sus variables.

Ensamblar el expediente del evento.

Cancelar los compromisos económicos adquiridos.

Otros.

Esta fase es de suma importancia ya que permite detectar posibles fallas una vez
cotejadas las actividades planificadas con los resultados obtenidos, pudiéndose
hacer los correctivos a que hubiese lugar en eventos futuros.

Técnicas de Redacción de Informe

A los fines de presentar los informes finales que se infieren de los planes de
acción ejecutados, se utiliza la técnica de redacción de informes la cual representa
en el procedimiento a seguir por parte del personal para reportar e informar sobre
los resultados de su asignación y lograr registrar técnicamente lo acontecido
antes, durante y después de la realización de un evento.

Esta técnica permite presentar información objetiva que sirve a la Gerencia para la
toma de decisión posterior.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

Todo informe debe contener los siguientes elementos:


Indice
Presentación o introducción
Plan de acción
Cronograma
Herramientas utilizadas.
Principales logros
Problemas observados
Observaciones a la Gerencia
Conclusiones y Recomendaciones
Soportes y anexos.

161
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO

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