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Organización de eventos

Organización de eventos

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ORGANIZACI ÓN DE EVENTOS

¿QUÉ ES UN EVENTO ? El evento es una actividad que requiere ser planeada, ejecutada, controlada, encaminada a lograr objetivos propuestos, bien sea de índole empresarial, asociativo o particular.

¿QUIENES PARTICIPAN ?
Los eventos reúnen diferentes personas

que pertenecen a distintos colectivos, con identidad e intereses propios . En ellos se intercambian opiniones y puntos de vista sobre asuntos o acontecimientos específicos relacionados con temas empresariales, sociales, culturales, religiosos, deportivos o científicos.

¿QUE REALIZAN?
En ellos se intercambian opiniones y

puntos de vista sobre asuntos o acontecimientos específicos relacionados con temas empresariales, sociales, culturales, religiosos, deportivos o científicos.

ÉXITO DEL EVENTO
El éxito de un evento depende

de su planeación detallada, sin desconocer la importancia de las demás etapas que contribuyen en gran medida al logro de los objetivos propuestos .

¿QUIENES INTERVIENEN?
En un evento intervienen tres clases

de agentes que son:

Organizadores, Conferencistas, Asistentes e Invitados.

ORGANIZADORES
El grupo de personas encargadas de planear, dirigir, organizar y realizar el evento. En este grupo se encuentra: El Coordinador General El Coordinador Administrativo El Coordinador de Servicios Generales El Coordinador de Relaciones Publicas

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
COORDINADOR GENERAL COMITÉ ORGANIZADOR COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN Subcomité de Administración de personal COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS Subcomité de Divulgación Subcomité de Inscripciones Subcomité de Recepción y alojamiento

Coordinador General

Coordinador Administrativo

Subcomité de presupuesto Y finanzas

Coordinador de Servicios Generales

Subcomité de Suministros

Coordinador de Prensa y Secretarial

Subcomité de Información y Documentación Subcomité de Protocolo y Actos sociales

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
COORDINADOR GENERAL
COMITÉ ORGANIZADOR COMITÉ ADTIVO Y FINANCIERO COMITÉ RELACIONES PÚBLICAS

COORDINADOR GENERAL COORDINADOR ADTIVO Y FINANCIERO

Subcomité de Logística y Servicios generales Subcomité de presupuesto y Finazas Subcomité de suministros Subcomité de prensa y secretarial

Subcomité de Divulgación Subcomité de Inscripciones Subcomité de Recepción y Alojamiento Subcomité de Información y documentación Subcomité de Protocolo y actos sociales

COORDINADOR DE RELACIONES PÚBLICAS

COORDINADOR GENERAL
La organización del evento es dirigida

por el Coordinador General, quien es el ejecutivo responsable de liderar el equipo de trabajo.
Su perfil exige conocimientos de

administración, relaciones publicas y excelentes relaciones humanas.

FUNCIONES DEL COORDINADOR GENERAL
Intervenir directamente en la conformación

de los comités y asesorarlos en la definición de las actividades propias. Orientar a los coordinadores de los diferentes comités en la parte de administración y ejecución. Liderar la labor de coordinación en forma permanente con el comité organizador.

CONFORMACION DE COMITES A continuación se relacionan los comités que generalmente se establecen en la organización de un evento

COMITÉ ORGANIZADOR
Está integrado por los coordinadores de

cada comité. Tiene la responsabilidad de definir y presentar al Coordinador del evento todas las acciones en detalle que conlleven a su organización y desarrollo, tanto en la etapa previa como en la ejecución, seguimiento y evaluación del evento para su visto bueno y toma decisiones.

COMITÉ ORGANIZADOR (2)
Así mismo, tiene a su cargo la elaboración

y coordinación del programa general de trabajo, debe tener a su disposición todos los recursos humanos, técnicos y financieros.

COMITÉ DE ADMINISTRACION
Se encarga de administrar y manejar todos

los recursos humanos, financieros y físicos necesarios, facilita los medios económicos y materiales y controla su adecuada utilización. Se ocupa del apoyo logístico en general para el éxito del evento. Depende directamente del Director General.

SUBCOMITE DE PRESUPUESTO Y FINANZAS

• Le corresponde elaborar el

presupuesto general de gastos. • Es responsable de la consecución de fondos y aportes para financiar el evento. • Tiene a su cargo el movimiento de cuentas, recargo por facturación de inscripciones y consignación en bancos.

SUBCOMITE DE PRESUPUESTO Y FINANZAS (2)

• También debe llevar el balance

financiero y asigna dos personas en tesorería para el manejo del dinero

SUBCOMITE DE SUMINISTROS

Tiene a su cargo la consolidación

de las solicitudes de elementos, equipos, materiales y demás implementos necesarios presentados por cada comité.  Todo esto debe contar con el visto bueno del director.

COMITÉ DE RELACIONES PUBLICAS
 Tiene como misión crear y mantener la

imagen positiva de la organización, en las actividades de promoción, divulgación y atención directa de los participantes.  Lo conforman los subcomités de divulgación y publicidad, inscripciones, recepción y alojamiento, información y documentación, protocolo y actos sociales

SUBCOMITE DE DIVULGACION PROMOCION Y PUBLICIDAD
Le corresponde divulgar el evento mediante

una muy bien planeada campaña publicitaria, que incluya afiches, circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes, avisos de prensa, radio y televisión. Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida con cinco meses de anterioridad , con el fin de crear expectativa en el publico.

SUBCOMITE DE DIVULGACION PROMOCION Y PUBLICIDAD 2
 El elemento que mas se utiliza en torno a un

evento es el plegable, en él se condensa toda la información que tiene por objeto orientar al publico para su participación y asistencia al evento.  Tiene la responsabilidad de presentar las escarapelas, la ficha de inscripción diseño del instintivo para plegables, carpetas, material informativo, tarjetas, pancartas, certificados y papelería en general.

SUBCOMITE DE INSCRIPCIONES La inscripción es la vinculación formal de los participantes o asistentes al evento, es fundamental establecer una fecha limite de inscripción y pago para asegurar el numero de asistentes.  Los organizadores deben prever un margen del 10% mas de asistentes.

SUBCOMITE DE INSCRIPCIONES 2

El instructivo de inscripción debe

hacer claridad acerca de una posible cancelación por fuerza mayor de una inscripción o pago y realizado con la debida anticipación.

SUBCOMITE DE RECEPCION Y ALOJAMIENTO

Tiene como función fundamental

atender de forma permanente a todo el personal y proporcionar información y orientación para mantener la imagen positiva del evento.

SUBCOMITE DE RECEPCION Y ALOJAMIENTO (2)
Reservar tiquetes aéreos, estar

pendiente de la confirmación, del hotel, recibir a los invitados y conferencistas, debe trabajar en estrecha relación con los de transporte, información y documentación.

SUBCOMITE DE RECEPCION Y ALOJAMIENTO (3)
A los invitados se les entrega su tarjeta

de alojamiento y se acompañan al hotel cuando vienen de otras ciudades o países.

SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION Debe ocuparse de todo lo relacionado con:  Integrantes del Comité organizador, comités y subcomités  Integrantes de la mesa directiva  Relación de conferencistas y expertos que desarrollaran las actividades dentro del evento

SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION (2)
 Itinerarios y tarifas de transportes,

realizar las reservas de regreso  Relación total de los servicios disponibles del evento  Mediante listado controlar la entrega de documentación que se maneje en el evento

SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION (3)

Preparar un listado de toda la documentación, papelería y fichas necesarias para diligenciar durante el evento. Esta encargado de suministrar toda clase de información a todos los integrantes del equipo de trabajo .

SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION (4)
Tiene el deber de presentar el proyecto

del programa a realizar. Elaborar y presentar la lista de invitados especiales, del personal asistente al evento y de los integrantes de los comités, teniendo en cuenta su profesión, titulo o rango y procedencia, incluyendo direcciones y números telefónicos.

SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION (5)

Es el encargado de establecer

contacto con las empresas para lograr representación mediante puestos de servicio, obsequios y degustaciones.

SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION (6)

Elaborar en detalle el manual de

funciones, presentarlo para aprobación y solicitar al comité secretarial su elaboración y luego distribuirlo a los diferentes comités para que cada uno sepa con claridad todas sus funciones y como las debe desarrollar.

SUBCOMITE DE PROTOCOLO Y ACTOS SOCIALES

En la parte social se encarga del

programa en lo relacionado con la instalación, colocación de banderas, himnos, refrigerios, cócteles, bufe y otros, así como los actos culturales o recreativos.

SUBCOMITE DE PROTOCOLO Y ACTOS SOCIALES (2)

En el protocolo debe estar

pendiente de la lista de invitados especiales y de las personalidades gubernamentales, civiles, eclesiásticas y militares, el envío de la tarjeta de invitación y del material que ellos necesitan conocer con anterioridad.

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