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SALESIANA
SEDE CUENCA
AUTORES
JUAN FERNANDO CISNEROS REINO
PATRICIA JOHANNA ORELLANA SARI
DIRECTOR
ING. MIGUEL CRESPO
CUENCA ECUADOR
2011
CERTIFICACION
Yo, Miguel Crespo Merchn, Director de Tesis cuya Tema es: Propuesta de diseo
e implementacin de un sistema de control interno y de gestin basado en el modelo
COSO en la Agencia de Viajes Turisa Cuenca, certifico que el presente trabajo fue
desarrollado, bajo mi direccin por los alumnos Juan Fernando Cisneros Reino y
Patricia Johanna Orellana Sari.
____________________
Ing. Miguel Crespo M.
Director De Tesis
2
DECLARATORIA DE RESPONSABILIDAD
Cuenca, 04-07-2011
________________________ ________________________
Juan Fernando Cisneros Reino Patricia Johanna Orellana Sari
3
AGRADECIMIENTO
Juan Fernando.
4
AGRADECIMIENTO
A Dios por darme la fortaleza para continuar y aprender de mis
errores dndome la oportunidad de elegir con sabidura.
Patricia.
5
DEDICATORIA
Juan Fernando.
6
DEDICATORIA
Patricia.
7
INTRODUCCIN
8
NDICE GENERAL
1 INTRODUCCIN DEL PROYECTO ................................................................... 12
1.1 HISTORIA DE LAS AGENCIAS DE VIAJES.......................................... 12
1.1.1 FUNCIONES QUE DESEMPEAN LAS AGENCIAS DE VIAJES 13
1.1.2 TIPOS DE AGENCIAS DE VIAJES .................................................. 16
1.2 DATOS GENERALES DE TURISA CUENCA ........................................ 17
1.2.1 HISTORIA DE TURISA CUENCA .................................................... 17
1.2.2 UBICACIN ....................................................................................... 18
1.2.3 CONSTITUCIN ................................................................................ 18
1.2.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL............................................... 18
1.2.5 PERSONAL ......................................................................................... 19
1.3 DATOS INFORMATIVOS DEL PROYECTO.......................................... 19
1.3.1 ANTECEDENTES............................................................................... 19
1.3.2 JUSTIFICACIN ................................................................................ 20
1.3.3 PROBLEMA DE INVESTIGACIN ................................................. 20
1.3.4 OBJETIVOS DEL PROYECTO ......................................................... 20
1.3.5 ALCANCE ........................................................................................... 21
1.3.6 CRONOGRAMA DE TRABAJO ....................................................... 22
1.4 DEFINICIONES GENERALES ................................................................. 22
1.4.1 SISTEMAS DE CONTROL ................................................................ 22
1.4.2 SISTEMA DE CONTROL INTERNO ................................................ 24
1.4.3 BALANCE SCORECARD .................................................................. 27
1.4.4 MODELO COSO ................................................................................. 32
2 LINEAMIENTOS DEL MODELO COSO ............................................................ 34
2.1 CONCEPTO Y OBJETIVOS ...................................................................... 34
2.2 ANTECEDENTES ...................................................................................... 35
2.3 PRINCIPALES COMPONENTES ............................................................. 36
2.3.1 AMBIENTE DE CONTROL ............................................................... 36
2.3.2 EVALUACIN DE RIESGOS ........................................................... 37
2.3.3 ACTIVIDADES DE CONTROL......................................................... 38
2.3.4 INFORMACIN Y COMUNICACIONES ........................................ 38
2.3.5 MONITOREO ...................................................................................... 39
2.4 EXPERIENCIAS SIMILARES CON EL MODELO COSO ..................... 42
2.4.1 MAPFRE ASISTENCIA ..................................................................... 42
2.4.2 COMERCIALIZADORA INTERANDINA S.A. ............................... 43
3 DIAGNSTICO, FACTORES Y REQUISITOS PARA LA APLICACIN ....... 45
3.1 IDENTIFICACIN DE LOS COMPONENTES ....................................... 45
9
3.2 REVISIN DEL SISTEMA DE CONTROL EXISTENTE ....................... 55
3.3 ANLISIS DE LA AGENCIA DE VIAJES TURISA CUENCA.............. 59
3.3.1 ANLISIS INTERNO ......................................................................... 59
3.3.1.1 PROCESO ADMINISTRATIVO ................................................. 59
3.3.1.2 VISIN ESTRATGICA DE LA ORGANIZACIN ................ 70
3.3.2 ANLISIS EXTERNO ........................................................................ 73
3.3.2.1. Prximo......................................................................................... 73
3.3.2.2. Remoto .......................................................................................... 81
3.4 TABULACIN Y GRAFICACIN DE RESULTADOS............................... 87
3.5 ANLISIS DE RIESGOS ................................................................................ 97
3.6 RECOMENDACIONES Y FACTORES CRTICOS DE RIESGO .............. 129
4 DESARROLLO E IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL
INTERNO BASADO EN EL MODELO COSO ..................................................... 175
4.1 UTILIZACIN DEL BSC COMO HERRAMIENTA PARA LA
DETERMINACIN Y EVALLUACIN DE LOS OBJETIVOS DE CONTROL
INTERNO DE LA AGENCIA DE VIAJES TURISA CUENCA ....................... 175
4.2 FORMULACIN DE INDICADORES VERIFICABLES MEDIANTE EL
BSC. ..................................................................................................................... 182
4.3 BALANCED SCORE CARD APLICADO A LOS PROCESOS
INTERNOS Y DE GESTIN DE LA AGENCIA DE VIAJES TURISA CUENCA
203
4.4 MODELO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTIN
BASADO EN EL MODELO COSO.................................................................... 206
4.5 PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO BASADO EN
EL MODELO COSO. .......................................................................................... 214
4.6 CONCLUSIONES DEL DISEO DE LA PROPUESTA DE UN SISTEMA
DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COSO ....................... 224
ANEXOS ................................................................................................................. 228
ANEXO 1. ENTREVISTAS REALIZADAS ...................................................... 229
ANEXO 2. CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO .............................. 238
ANEXO 3. OBSERVACIN............................................................................... 261
ANEXO 4. ENCUESTAS .................................................................................... 266
NDICE DE GRFICOS
Grfico 1 Organigrama Propuesto Agencia de Viajes Turisa Cuenca ..................... 19
Grfico 2 Perspectivas del BSC ................................................................................. 29
Grfico 3 Componentes del COSO ............................................................................ 36
Grfico 4 Elementos COSO II .................................................................................... 40
Grfico 5 Flujo del proceso en adquisiciones de tours nacionales e internacionales
(parte 1)...................................................................................................................... 46
10
Grfico 6 Flujo del proceso en adquisiciones de tours nacionales e internacionales
(parte 2)...................................................................................................................... 47
Grfico 7 Flujo del proceso para Gerencia ............................................................... 48
Grfico 8 Flujo del proceso para asesora de visas .................................................. 49
Grfico 9 Flujo del proceso para facturacin del Depto. Contable .......................... 50
Grfico 10 Flujo del proceso en ingresos .................................................................. 51
Grfico 11 Flujo del proceso en egresos realizados.................................................. 52
Grfico 12 Diagrama del Balanced Scorecard........................................................ 175
Grfico 13 Balanced Scorecard ............................................................................... 205
NDICE DE TABLAS
Tabla 1 Aspectos metodolgicos ................................................................................ 21
Tabla 2 Cronograma del trabajo ............................................................................... 22
Tabla 3 Nivel de confianza ......................................................................................... 55
Tabla 4 Jerarquizacin funciones .............................................................................. 63
Tabla 5 Anlisis FODA .............................................................................................. 71
Tabla 6 Matriz insumo-proceso-producto.................................................................. 73
Tabla 7 Clientes a entrevistar .................................................................................... 74
Tabla 8 Aerolneas con las que opera ........................................................................ 76
11
1 INTRODUCCIN DEL PROYECTO
1.1 HISTORIA DE LAS AGENCIAS DE VIAJES
Antes de la Revolucin Industrial (siglo XIX) la gente apenas se mova de su
entorno y si lo haca era por motivos muy concretos.
A partir de la industrializacin se produjeron grandes cambios como:
Aumento de la produccin de bienes a menores costes.
Mayor demanda de materias primas.
Bsqueda constante de nuevos mercados para la comercializacin.
Desarrollo de una importante red de transporte.
Desaparicin de barreras fsicas, lo que implica un mayor crecimiento hacia
otros pueblos.
Despus de la revolucin industrial surgen otros movimientos como el obrero,
obteniendo logros importantes como la de reduccin de la jornada laboral,
vacaciones anuales retribuidas, sanidad y educacin gratuita. Se reparte mejor y
existe ms riqueza, hay ms inquietudes, mayor nivel cultural, ms tiempo libre, los
medios de comunicacin son mejores y ms rpidos, se desarrolla la navegacin
rea, todo esto genera un fenmeno social y econmico denominado TURISMO DE
MASAS.
Con la llegada de las lneas areas regulares, el negocio de las agencias de
viajes empez a cambiar es as que al finalizar la Segunda Guerra Mundial se desat
el deseo de viajar y mucha gente se inici en los negocios como agentes de viajes
tales como profesores, oficinista y amas de casas que hicieron de esta una profesin.
La empresa britnica Cox & Kings, fundada en 1758, es la agencia de viajes
ms antigua del mundo. Thomas Cook fue uno de sus pioneros, planificando desde
1841 excursiones religiosas alrededor del mundo.
Cook comienza en 1841 arrendando un tren para transportar a 540 personas
que realizarn un viaje de ida y vuelta entre las ciudades Leicester y Loughborough,
que se encuentran a aproximadamente a 22 millas de distancia, para asistir a un
congreso de alcohlicos.
El objetivo de esta excursin por parte de Cook era convencer a los
trabajadores que era mejor pasar el da en la campia que emborrachndose en una
taberna. Y es as que en 1845 inicia su actividad a tiempo completo como
organizador de excursiones.
12
Comienzan los viajes con caractersticas similares a lo que hoy conocemos
como un tour y desde un principio su principal preocupacin fue elaborar tours de
acuerdo con el inters y la conveniencia del turista, lo que seguramente contribuyo
en gran medida a su xito como agente de viajes.
Con el correr del tiempo las agencias de viajes se fueron incrementando pero
su mayor contribucin al desarrollo del turismo se produce a partir de 1950, con la
entrada en el negocio turstico de una serie de empresas que si bien no perteneca a la
actividad, tenan una vasta experiencia en otros campos de los negocios y contaban
adems con el dominio de las modernas tcnicas del Marketing.
Las diferentes agencias de viajes cumplen con diferentes funciones como las
que se mencionan a continuacin; pero estas dependen del rol que busquen
desempear en el mercado al que se enfocan:
Funcin asesora
Esta funcin implica informar claramente al viajero sobre las caractersticas
de los distintos destinos que desea visitar, los servicios que obtendr as como quien
se los proveer y la oferta de viajes existentes.
Para cumplir con esta funcin es necesario tener amplias fuentes de
informacin; para lo cual es necesario contar con varios sistemas, tales como:
a) Sistemas computarizados de reservas (SIGE, KIU) o sistemas globales de
reservas (SABRE, AMADEUS).
b) Disponer de conexiones va Internet de alta velocidad.
c) Tener una recopilacin de mapas, manuales tcnicos, guas y bibliotecas
especializadas de folletos.
d) Banco de datos para ofrecer informacin exclusiva y personalizada a ms
de guardar informacin sobre los clientes.
Es esencial la adecuada comunicacin de la agencia con el viajero para
conocer con mayor exactitud las necesidades y expectativas que este solicite.
Por lo tanto la agencia debe contar con gente profesional que sea experta en
destinos y viajes, adems que tenga una adecuada preparacin cultural y tcnica, a
13
ms de esto que cuente con la capacidad necesaria para poder captar las necesidades
de los clientes.
Funcin de intermediario
Se refiere a gestionar y revisar la reservacin realizada, distribucin y venta
de los productos tursticos.
Esta funcin comnmente es ejercida por las agencias minoristas, ya que son
quienes concretarn la reservacin o venta de los servicios solicitados. Las agencias
de viajes generalmente ofrecen los siguientes servicios:
Servicios de forma aislada como puedan ser:
a) Billetes para un determinado medio de transporte.
b) Alojamientos en establecimientos dentro del hotel.
c) Alojamientos en establecimientos extra hoteleros.
d) Entradas para determinados espectculos culturales o deportivos.
e) Renta de autos o salones para fiesta y congresos.
f) Plizas de seguro de viajes.
g) Venta de guas tursticas.
Servicios subsidiarios:
a) Cambio de divisas.
b) Cambio y venta de cheques de viajes.
c) Modificacin o cancelacin de reservaciones.
d) Tramitar la documentacin necesaria para el viaje como el pasaporte o la
visa.
Funcin organizacional
La agencia puede disear, organizar, vender y operar viajes al igual que
productos tursticos combinando distintos servicios a un precio global establecido,
14
esto es a lo que se le llaman viajes combinados o paquetes (viajes estndar
programados a la oferta).
Otro tipo de viajes que la agencia puede implementar son los forfait (viajes
programados de acuerdo a la demanda y adaptados a cada cliente).
Funcin Tcnica
Se refiere a que la agencia proyecte, elabore y ponga en marcha productos
tursticos. Para ello debe seguir los siguientes pasos:
a) Planear el programa que se pretende llevar a cabo.
b) Disear viajes, para ello hay que investigar con los proveedores, tener varias
alternativas y realizar las contrataciones necesarias.
c) Organizacin y distribucin de las plazas, asegurndose de vender solo las
que tenga mayor demanda.
d) Tener el control de las operaciones, estar al tanto de cmo se va desarrollando
el viaje.
Funcin Financiera
Las distintas agencias de viajes deben tener muy en claro lo siguiente para
poder operar sin ningn contratiempo:
a) El conocimiento y anlisis de la estructura econmica-financiera de la
empresa.
b) Elaborar y analizar presupuestos.
c) Idear un mtodo de control adecuado de ingresos y gastos.
Funcin Contable
Esta funcin se relaciona con llevar un control adecuado de los registros
contables de las agencias, los cuales son muy tiles y obligatorios, ya que sirven para
conocer el estado financiero en que se encuentra la empresa, adems de que es
informacin que los proveedores solicitan, los posibles inversionistas, los empleados
y hasta la opinin pblica.
15
Funcin Social
La buena relacin y atencin de la agencia para con sus empleados y de stos
para con sus clientes y proveedores, deriva en un buen funcionamiento de la
empresa, su estabilidad y su expansin.
Para que la agencia lleve a cabo de la mejor manera posible esta funcin se
requiere:
1. El diseo de programas de capacitacin y actualizacin.
2. Crear una estructura satisfactoria del trabajo.
3. Tomar muy en cuenta el bienestar del personal y cumplir con sus los
requerimientos legales para los empleados.
4. Establecer y hacer cumplir el reglamento interno de la empresa.
Funcin Administrativa
Esta funcin abarca la planificacin, organizacin, direccin, ejecucin y
control de todas las actividades que se realizan en la agencia.
16
Abanico de ofertas
En ellos se pueden encontrar desde visitas guiadas a ciudades hasta
excursiones a lugares exticos.
Viajes organizados
17
1.2.2 UBICACIN
1.2.3 CONSTITUCIN
18
Grfico 1 Organigrama
O P
Propuesto Aggencia de Viajjes Turisa Cu
uenca
1.2.5 ERSONAL
PE
1.3 DA
ATOS INF
FORMATIVOS DEL
L PROYE
ECTO
1.3.1 AN
NTECEDEN
NTES
199
Este proyecto se planific en base a un convenio realizado previamente entre
la Sra. Carmen Moreno Cordero que desempea el cargo de Gerente General de la
agencia de viajes Turisa y los Srs. Patricia Orellana y Juan Fernando Cisneros para la
elaboracin de un diseo de un Sistema de Control Interno basado en el Modelo
Coso, aplicable a la Agencia.
1.3.2 JUSTIFICACIN
HIPOTESIS
Objetivo General
20
Objetivo Especfico
1.3.5 ALCANCE
21
1.3.6 CRONOGRAMA DE TRABAJO
Tabla de Actividades
Meses Julio Noviembre
Agosto Septiembre Octubre
Actividad
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Semana
Presentacin del
proyecto de X X
investigacin
Investigacin X X X
bibliogrfica
Entrevistas y X X X
encuestas
Anlisis de la X X
informacin
Marco de
referencias del X X
material
Tratamiento de la X
informacin
Aspectos X X
metodolgicos
Sntesis de la
informacin X X X
tericaprctica
Elaboracin del X X
informe final
Presentacin del
trabajo de X
investigacin
Fuente: Los Autores
Tabla 2 Cronograma del trabajo
22
Control
Gestin
a) Control Presupuestario.
b) Contabilidad de costos.
c) Contabilidad de Gestin.
1
SAWYER, Lawrence. Auditora Operativa. Enciclopedia de la Auditoria. Espaa. p. 229.
23
d) Auditora Interna.
e) Anlisis Financiero.
f) Control Interno.
Sistema de control
24
evitar los riesgos del negocio y de fraude que amenazan el logro de los objetivos
establecidos.
Anteriormente el control interno se enfocaba principalmente a verificar la
adecuacin y fiabilidad de la informacin de la contabilidad, promover la eficacia
operacional y fomentar la adherencia a las polticas establecidas de direccin2.
Actualmente el control interno incluye algunas acciones o procesos que
ayudan a que la empresa consiga sus objetivos, basndose en los planes estratgicos
que esta tiene a conseguir; estos son:
1. Conjunto de indicadores de control que permitan orientar y evaluar a las
variables claves de la organizacin.
2
BRENNAN, Patrick. Control Interno. Enciclopedia de la Auditoria. Espaa. p. 278.
25
2. Definicin de las polticas empresariales.
3. Utilizar un sistema de organizacin adecuado para ejecutar los planes
establecidos.
4. Establecimiento del organigrama empresarial, indicando los niveles de
autoridad y responsabilidad adecuadamente.
5. Adopcin de normas necesarias para la proteccin y utilizacin de los
recursos existentes en la empresa.
6. Direccin y administracin del personal de acuerdo con un adecuado sistema
de evaluacin.
7. Aplicacin de las recomendaciones provenientes de la evaluacin respectiva
al control interno.
8. Establecimiento de mecanismos que permitan conocer las opiniones de los
clientes sobre la gestin desarrollada.
9. Establecimiento de sistemas modernos de informacin que faciliten la gestin
y el control.
10. Organizacin de mtodos confiables para la evaluacin de la gestin.
11. Establecimiento de programas de induccin, capacitacin y actualizacin de
directivos y dems personal.
12. Simplificacin y actualizacin de normas y procedimientos.
1. Establecimiento de responsabilidades.
2. Segregacin de funciones adecuadamente para evitar duplicaciones.
3. Evaluacin de los sistemas computarizados existentes en la empresa.
4. Registro de toda la informacin y almacenado en archivos previa numeracin.
5. Identificacin de los puntos crticos de cada actividad, proceso o ciclo.
6. Inspecciones e inventarios fsicos frecuentes.
7. Actualizacin de las medidas de seguridad internas de la empresa.
8. Establecimiento de un manual de funciones para que el personal sepa cmo
realizar sus funciones y que hacer en caso de problemas.
26
Limitaciones de la efectividad de un sistema de control interno:
27
Dentro de este concepto se puede apreciar claramente cules son los objetivos
principales por los que es utilizado un cuadro de mando o BSC. Los beneficios que
se obtienen al aplicar el BSC en una empresa3, son:
Ofrece a la gerencia una imagen grfica y clara de las operaciones del
negocio, mediante la vinculacin de los objetivos e indicadores estratgicos.
Mide los resultados a corto, mediano y largo plazo.
Permite vigilar y ajustar la puesta en marcha de las estrategias y realizar los
cambios pertinentes oportunamente.
Sirve de base para el diseo e implementacin de sistemas de evaluacin del
personal y compensacin basada en el desempeo.
Mejora la efectividad de la gerencia, la toma de decisiones a ms de generar
una cultura organizacional.
Genera una mejora continua del desempeo de las pareas, procesos y
personas.
Alineamiento y realineamiento de la empresa a los cambios tecnolgicos y de
mercado.
Indicadores y medicin
Los indicadores que se utilizan deben estar conectados entre s cuando son
implementados en las diferentes perspectivas que ayudan al BSC a evaluar a la
empresa, por lo cual generalmente las caractersticas de estos indicadores deben ser:
especficos, medibles, de accin, relevantes, comparables con empresas del mismo
giro de negocio y oportunos.
28
Peligroo: Cuando el
e cumplimiiento es mennor al 70% (color rojoo).
Precauucin: Cuan
ndo el cum
mplimiento es
e mayor al
a 70% y menor
m al
90% (ccolor amarrillo)
Exceleente: Cuanddo el cumpliimiento es mayor
m al 90% (color veerde).
Caada empresaa puede deffinir el niveel de riesgoo segn seaan sus neceesidades,
esto en baase a los puuntos crticoos estableciddos y la inccidencia quee estos tenggan en el
respectivoo flujo de opperaciones que
q desarrollla.
299
Perspectiva Financiera
Los objetivos financieros son planteados a partir de los resultados de las
acciones desarrolladas con anterioridad por la empresa. Estos objetivos servirn de
enfoque para las siguientes perspectivas y posteriormente de control de las medidas
tomadas. Adems generar satisfaccin en los accionistas con los resultados
obtenidos.
Perspectiva de Procesos
Una vez establecidas las perspectivas financieras y de clientes se obtendrn
las directrices para plantear los objetivos de esta perspectiva, tomando en cuenta el
mercado al que se enfoca la empresa y la satisfaccin de los clientes nos facilitarn la
identificacin de los procesos claves de la organizacin.
Dentro de los procesos que opera una empresa son los de innovacin tanto de
productos como de servicios; las operaciones de produccin, distribucin y
comercializacin; los servicios de posventa que son fundamentales para los clientes
actuales. Los indicadores que se utilizan generalmente son el tiempo de ciclo del
30
proceso, costo unitario por actividad, niveles de produccin, costos de falla, costos
de retrasos, desperdicios, entre otros que la empresa puede estimar necesarios.
31
1.4.4 MODELO COSO
El modelo COSO nos presenta los lineamientos necesarios sobre los cuales
debe basarse el Control Interno dentro de una organizacin, principalmente nos
ayuda a obtener la informacin necesaria para poder elaborar un Balanced Scorecard.
A continuacin se presenta un breve extracto sobre el Modelo COSO,
pudindose encontrar mayores detalles del mismo en el siguiente captulo.
Antecedentes:
El COSO, siglas de Comit de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisin
Treadway (Committee of Sponsoring Organizations of the Tradeway Commision) se
cre con la unin de el Instituto Americano de Contadores Pblicos
Certificados (AICPA), Asociacin de Contabilidad Americana (AAA), Ejecutivos
Financieros Internacionales (FEI), Instituto de Auditores Internos (IIA) y el Instituto
de Instituto de Administracin de Contabilidades (IMA).
Lo que se denomina Informe COSO, est constituido por cuatro volmenes
titulados Control Interno Marco Integrado, el cual fue publicado en 1992 y
posteriormente re-publicado con modificaciones en 1994.
Concepto:
El informe COSO proporciona un marco de referencia y de comparacin
contra el cual se pueden verificar, evaluar y mejorar los diversos sistemas de control.
Control interno:
El informe COSO define al control interno como un proceso efectuado por
la Junta Directiva de la entidad, por la Administracin y por otro personal diseado
para proporcionar a la administracin un aseguramiento razonable con respecto al
logro de los objetivos
Segn lo establecido en el COSO, el control interno se basa en cinco
componentes interrelacionados que son:
1. Ambiente de Control: Proporciona disciplina y estructura. Se determina en
funcin de la capacidad del personal, sus valores ticos y la integridad del
mismo. Aqu entran en juego el soporte de la administracin, su filosofa, su
manera de operar y la forma de asignacin de autoridad y responsabilidad
establecida por la empresa.
32
2. Evaluacin de Riesgos: Identificacin y anlisis de los riesgos donde se
deben cuantificar su magnitud, proyectar la probabilidad, sus posibles
consecuencias y las supuestas soluciones.
3. Actividades de Control: Son actividades destinadas a la minimizacin de los
riesgos, muchas veces estas son rutinarias o se realizan por costumbre, pero
deben ser especificadas y por escrito para que la empresa se concentre a los
planes de accin y el cumplimiento de los objetivos.
4. Informacin y comunicacin: Obtencin de informacin relevante para la
empresa y la manera de distribuirla a lo largo de la misma.
5. Monitoreo: Es igual a la revisin durante y posterior a las actividades
realizadas para determinar el grado de cumplimiento, corregir y actualizar o
mejorar las actividades de control y la evaluacin de los resultados de los
controles implementados.
Beneficios:
Marco de referencia y comparacin para sistemas de control.
Modelo para elaboracin de sistemas de control.
Unificacin y homologacin de criterios de control.
Gua de aplicacin para mejoramiento de sistemas de control interno.
Reduccin del riesgo de control existente
Limitaciones:
Errores por falta de capacidad para ejecutar las instrucciones
Errores de juicio en la toma de decisiones.
Errores por mala interpretacin, negligencia, distraccin o fatiga.
Inobservancia gerencial a las polticas o procedimientos prescritos.
Colusin.
Costo - beneficio.
33
2 LINEAMIENTOS DEL MODELO COSO
2.1 CONCEPTO Y OBJETIVOS
El modelo COSO tiene 3 objetivos principales que son los que debe conseguir
un Sistema de Control Interno que est funcionando correctamente y son:
34
Cumplimiento de las leyes y ordenamientos.
Aunque existen algunas limitaciones que afectan a los resultados que genera
el Sistema de Control Interno implementado en la organizacin, siendo la principal la
accin humana ya sea por falta de capacidad para ejecutar las instrucciones,
negligencia, distraccin, fatiga, errores de juicio en la toma de decisiones; aunque la
accin tecnolgica tambin perjudica a los resultados que la empresa desea
conseguir.
2.2 ANTECEDENTES
35
Posteriormente con el aumento de preocupacin por la administracin de
riesgos, se determin la necesidad de un marco para la administracin de riesgos; es
por ello que el proyecto se inici en enero de 2001.
Para septiembre de 2004 se publica una nueva versin del informe que se
denomin Enterprise Risk Management Integrated Framework el cual contiene el
marco global para la administracin integral de riesgos. A esta nueva reforma se la
conoce como COSO II.
Es la base del control interno y de todos los dems componentes del mismo,
donde debe estar involucrada la alta gerencia, se determina en funcin de la
integridad y competencia del personal de una organizacin.
36
Incentivos
Guas morales:
Competencia en el trabajo
Comit de Auditora
Filosofa de la Administracin y estilo operativo
Estructura orgnica
Asignacin de la autoridad y responsabilidad
Recursos humanos, polticas y prcticas
El control interno se ha desarrollado para mitigar los riesgos que afectan las
actividades de las organizaciones ya que estos no pueden reducirse a cero, pero la
administracin debe decidir el nivel de riesgo aceptable para su empresa.
En donde:
37
Los riesgos ms frecuentes que se pueden presentar en una organizacin son
los siguientes:
Riesgo de precios.
Riesgo operativo.
Cumplimiento de leyes, normas, regulaciones y estndares ticos.
Decisiones e implementacin de las estrategias.
Riesgo de reputacin o de imagen.
Avances tecnolgicos.
Controles preventivos.
Controles detectivos.
Controles correctivos.
Controles manuales o de usuario.
Controles de tecnologa de informacin.
Controles administrativos.
Las actividades de control deben ser las adecuadas para minimizar los
riesgos; el personal debe involucrarse en las actividades que realiza para asegurarse
que la organizacin se adhiera a los planes de accin y al seguimiento de la
consecucin de objetivos.
38
captura rutinaria de dados especficos, mientras que en otros casos se realizan
acciones especiales para obtener la informacin requerida.
2.3.5 MONITOREO
39
Dentro de lo establecido en el COSO II Enterprise Risk Management
(ERM) se desarroll un marco utilizable para evaluar y mejorar la gestin de las
organizaciones de riesgos empresariales.
Objetivos
Componentes
Alcance corporativo
Fuente: www.mapfre.com/fundacion/html/revistas/gerencia/n098/estud_03.html
Grfico 2Elementos COSO II
40
Detalladamente, se explica en qu consiste cada uno de los elementos que
conforman este marco, con respecto a los objetivos se pueden encontrar cuatro
categoras:
1. Ambiente interno
2. Establecimiento de objetivos
3. Identificacin de eventos
41
5. Respuesta al riesgo
6. Actividades de control
7. Informacin y comunicacin
8. Monitoreo
42
Manuel Martnez, Presidente de MAPFRE, en la revista SIAM NEWS DE
MAPFRE.
43
Posee muchas alianzas comerciales por lo que debe tener un debido control
de sus procesos de faenamiento, refrigeracin, distribucin.
44
3 DIAGNSTICO, FACTORES Y REQUISITOS PARA LA
APLICACIN
3.1 IDENTIFICACIN DE LOS COMPONENTES
La agencia de viajes Turisa Cuenca est conformada por varias reas como ya
se lo ha presentado dentro del organigrama respectivo.
Se encuentran por separado ciertas reas para una mejor representacin visual
de los procedimientos y en forma detallada para poder posteriormente determinar
cules son los subcomponentes crticos a analizar.
Esto servir adicionalmente como una gua para la agencia de viajes para la
realizacin y aprobacin de los respectivos manuales una vez estructurados.
45
A partir de los flujos presentados hemos identificado que la empresa cuenta
con seis reas principales que se detallan a continuacin junto con los
subcomponentes que se relacionan con dichas reas y son:
3. ASESORIA DE VISAS
Llenado de formularios.
Requisitos y revisin de documentos.
4. TOURS EN PRIVADO
Organizacin y coordinacin.
Reserva y emisin de boletos nacionales y/o internacionales.
Cotizacin y venta de tours nacionales o internacionales.
Facturacin.
5. GERENCIA
Administracin.
Publicidad y Promocin.
Eventos y contratos.
Canjes publicitarios.
Autorizaciones.
Manejo de personal.
Acompaamiento tours en privado.
53
Reuniones y consejos.
Reclamos y sugerencias.
6. CONTABILIDAD
a) AUXILIAR CONTABLE
Ingreso de facturas de proveedores.
Control de boletos emitidos y facturados.
Control de tours vendidos y facturados.
Cobros y pagos.
Pago de roles.
Revisin de bancos.
Revisin de tarjetas de crdito.
Cuadres de caja (oficina centro, oficina Mall del Ro, oficina Monay
Shopping)
Control y revisin BSP Link
Manejo de Caja Chica
Revisin y control de sistemas informticos
Control de eventos
Autorizacin de Crditos
b) CONTADOR
Declaracin de impuestos
Preparacin de informes mensuales
Revisin y control de actividades contables
Revisin de cartera, facturacin y pendientes.
54
agencia por lo que existe una desorganizacin por la desinformacin entre los
mismos.
Existen ciertos controles que permiten mejorar estos componentes, pero los
mismos sern analizados mediante el Balance Scorecard.
Para ello se ha determinado los siguientes rangos para la fijacin del nivel de
confianza:
55
existe un rea principal ubicada en la agencia principal, se aplic este cuestionario a
la Sra. Mayra Quituisaca, encargada de reservas nacionales y los reportes.
El resultado nos indica un nivel de confianza del 60.61%, que indica que
existen deficiencias en el control pero a su vez, existen controles adecuados en esta
rea. A pesar de ello se debe realizar un anlisis exhaustivo de los procesos y los
diferentes riesgos que presenta este componente, ya que, como se determin en la
entrevista a la Sra. Carmen Moreno existen varias quejas en esta rea, tanto internas
como externas, que generan varios inconvenientes dentro de la empresa.
El resultado nos indica un nivel de confianza del 61.54%, que nos indica que
existen varios defectos en el rea de visas, generalmente en la capacitacin y en el
conocimiento de los tipos de visa, y como, en todas las reas, no existe manual de
funciones que permitan realizar las actividades de una manera especfica y conforme
las especificaciones de la agencia.
56
Componente Tours En Privado
El cuestionario fue aplicado a la Sra. Carmen Moreno quien se encarga de la
planificacin, promocin y venta de los tours en privado, pero adems cuenta con el
apoyo de las dems reas.
Componente Gerencia
En el nivel gerencial, el cuestionario fue aplicado a la Gerente General, la
Sra. Carmen Moreno Cordero, quien es la encargada de la direccin de Turisa. En
este nivel adems de la direccin, se planifica y ejecuta los componentes de Tours en
Privado y de Publicidad y Promocin.
57
El resultado nos indica un nivel de confianza del 54.80%, esto se debe a que
en el ao 2010 se cre esta rea a cargo de la Sra. Sandra Crdova y la planificacin
mejor, ya que esta funcin estaba dirigida en meses anteriores solamente por la
Gerente General, generando una duplicidad de funciones que conllevaba un esfuerzo
adicional de Gerencia y que consuma demasiado tiempo que poda ser utilizado para
otras actividades administrativas. A pesar de esto la publicidad se ha venido
manejando de una manera acertada, a excepcin de su planificacin y
presupuestacin, dos actividades que son de suma importancia y que generaran
mayores rditos para Turisa Cuenca.
Como nota adicional, la Sra. Sandra Crdova trabajo hasta el mes de marzo
de 2011, debido a su renuncia voluntaria y el puesto no ha sido ocupado desde ese
mes.
Componente Contabilidad
En el rea de contabilidad, el responsable directo es el Auxiliar Contable, el
Sr. Juan Fernando Cisneros, a quien se aplic el cuestionario. Adems se cuenta con
los servicios del CPA. Jorge Jara Reyes quien ejerce la funcin de contador.
Por ello los procedimientos deben ser reevaluados con urgencia y se debe
establecer un manual de control acorde a la situacin de esta rea vulnerable de
Turisa.
58
3.3 ANLISIS DE LA AGENCIA DE VIAJES TURISA CUENCA
3.3.1 ANLISIS INTERNO
3.3.1.1 PROCESO ADMINISTRATIVO
Existe adems una carga de tareas para Gerencia, que va ms all de lo que
puede cumplir a cabalidad, as tambin en Contabilidad y en la Agencia Mall del
59
Ro, por lo que se ve la necesidad de la creacin de varios puestos para disminuir
dicha carga de tareas, ya sea temporal o permanentemente.
El personal de Turisa adems de los puestos actuales contaba adems con una
jefa de mercadeo que ayudaba en la cuestin de publicidad hasta el ao 2007.
60
que posea la empresa, estos son: Counter Internacional Monay Shopping (Srta.
Patricia Guzmn), Counter Internacional Monay Shopping (Srta. Cristina Jarama),
Auxiliar Contable Mall (Sr. William Muoz) y Asistente de Gerencia (Sra. Sandra
Crdova)
61
En lo referente a manuales de procesos no se los tiene establecidos por lo que
las funciones se realizan conforme a la capacitacin recibida por los compaeros de
trabajo (Anexo N 1), as como por la iniciativa del empleado.
62
persona encargada del puesto. La firma del contrato y su aprobacin corren por
cuenta de gerencia y contabilidad.
PUESTO CALIFICACIN
CONTADOR ASESORA
Gerencia General
El puesto de Gerencia General ocupado por la Sra. Carmen Moreno tiene las
funciones determinadas por la experiencia, adems representa legalmente a la
Agencia de Viajes Turisa Cuenca.
63
Por ello las funciones que realiza son mayores a las que se le puede asignar, y
no concuerdan con el trabajo, lo que representa una deficiencia y una ventaja que
debe ser analizada (Anexo N 1)
Counter Nacional
Counter Internacional
Auxiliar Contable
Mensajera
64
3.3. Dotacin De Personal
3.4. Capacitacin
3.5. Retribucin
Los salarios cumplen con todas las normativas establecidas dentro del cdigo
de trabajo y las disposiciones del IESS.
65
El ao 2010 se procedi con la implementacin de comisiones por ventas a
los vendedores.
3.6. Movilidad
66
existe un manual de control para la decisin de las actividades para cada participante
de este sistema.
5.1. Contabilidad
En esta rea al estar conformada por una persona, no existe manual para la
declaracin de impuestos ni el registro contable, por lo que las actividades se realizan
conforme la capacitacin recibida por parte del contador, adems de una clusula de
confidencialidad dentro del contrato del auxiliar contable, so pena dictada por la ley.
Para la agencia en el Mall, los registros son llevados por el auxiliar contable
del Mall, y solamente pueden ser modificados por el auxiliar contable del centro y
por el Contador.
Los reportes se han de realizar por parte del sistema contable y estn
disponibles nicamente para el auxiliar contable y el contador, y la autorizacin para
la emisin de los reportes corre a cuenta de estas mismas personas, excepto en
estados financieros, ya que para ello se necesita la autorizacin del contador y de la
Gerente. Sin embargo para esta actividad no se han determinado controles, ya que la
mayora de los reportes pueden ser obtenidos directamente del sistema, sin
restricciones.
5.2. Presupuestacin
67
determinando los gastos a realizar por el monto de ingresos que se van obteniendo
mes a mes.
5.3. Tesorera
Los cobros deben realizarse antes del pago al proveedor, salvo casos donde
exista una autorizacin de gerencia o de contabilidad.
68
6.1. Cultura organizacional
7. Sistema De Informacin
SIGE
Sistema utilizado para la emisin de boletos nacionales de la aerolnea
TAME, es un sistema manejado por cdigos alfanumricos, complicado para nuevos
usuarios, sin un instructivo, y sin cursos de capacitacin. Tiene claves para cada
usuario y posee alta seguridad.
KIU
Sistema utilizado para la emisin de boletos nacionales de la aerolnea
AEROGAL y AIRCUENCA, es un sistema manejado tambin por cdigos
alfanumricos, su aplicacin resulta ms complicada an y sufre de varias
interrupciones. Tiene claves para cada usuario.
SABRE
Sistema utilizado para la emisin de boletos nacionales de AEROLANE y
boletos internacionales de las aerolneas IATA, es el sistema ms complicado de
todos, pero presenta varias alternativas de capacitacin y nivelacin para su uso.
Se utilizan cdigos alfanumricos. Existen tres claves, una para cada sucursal.
69
ADVISER
Sistema contable utilizado para la facturacin y para los registros contables.se
ha acoplado para la actividad de una agencia de viajes y permite un control en la
emisin de boletos y su cobro. Tiene accesos diferentes para cada usuario.
ANALISIS FODA
El anlisis FODA es una herramienta utilizada por las organizaciones para
analizar su situacin interna y externa y de esta manera implementar estrategias para
aprovechar sus fortalezas y oportunidades y reducir sus debilidades y amenazas.
70
ANALISIS FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
Tours propios.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Falta de confianza en Recesin econmica actual.
polticas financieras G.N. Creciente nmero de agencias de
Convenios con proveedores. viaje.
Exclusividad en sucursales. Procesos nuevos de contratacin del
Impulso al turismo de las sector pblico.
autoridades locales. Polticas de seguridad no efectivas
Recomendaciones de los clientes. en la ciudad.
Creciente nmero de turistas Capacitacin alta en competidores.
extranjeros. Innovacin por parte de proveedores
Tecnologa de fcil uso y de acceso y competencia.
gratuito.
Fuente: Los autores
Tabla 5 Anlisis FODA
71
MATRIZ INSUMO-PROCESO-PRODUCTO
La presente matriz tiene descrita un resumen de los resultados obtenidos en el
anlisis interno del proceso.
P.N. con
Reservas familiares en
nacionales e Turistas fuera el exterior
TURISTAS Pas Ecuador
internacionales del ecuador P.N. altos
Llenado de visas ingresos
econmicos
Empresas
SEGUROS Aseguradoras Servicios Cobertura de privadas y
DE VIAJE Personal adicionales seguro mundial pblicas,
personas
72
POBLACIN naturales
Calidad en
PROVINCIA Interno Cliente Ciudadana
servicios
DEL AZUAY satisfecho en general
3.3.2.1. Prximo
En este entorno se analizan los factores que se relacionan directamente con la
empresa, a continuacin se detalla el anlisis de cada uno de ellos:
1. Cliente
73
A.G
G.O. P
Patricia Carrreo
Acootenic Dora Monroy
CLLIENTES Connsulcentro Elsa Segarrra
CORPORATIVOS S Gerrencia Regioonal del Ausstro Paatricio Pinoss
(1000% de la Carr Sound Visiion Ing. Jo ohana Brito
pooblacin) Sub
b. Sec. Inclu
usion Econ. y Social Patricio Tamay yo
Sub
b. Sec. de Pllanificacin Zonal Ing. Johana Tom mala
Inm
mobiliaria Piiedra Huasi Juan Fernaando Corderro
Pro
omerica Dafne Moontesinos
Orttiz & Jacom
me de Comerrcio
CL
LIENTES Muunicipio de Girn
G Zoilaa Patio
FRECUENTES Equuindeca
(70%% de clientes Cmmara de Com mercio Beln Borrrero
que addquirieron poor Cu
uria Arquidioocesana Patricia Arias
A
lo men nos dos vecees Kaarnataka
los servicios) Duurn Giovann ny
Carrrasco Edgaar
Flo
ores Eliecer
El total de la base
b de clientes durantee el ao 20110 es de 19961.135,08 ddlares.
744
de intercomunicacin entre personal dentro de la organizacin, ocasionando
molestias a los mismos.
Muchos de los clientes corporativos son frecuentes por los diferentes vnculos
de amistad existentes con la gerente general de la empresa.
2. Proveedores
La agencia cuenta con una variedad de proveedores por lo que los hemos
dividido en tres grupos: Aerolneas, Operadoras y Varios (correspondiente a bienes y
servicios).
4
MONTILLA, Susy. Neuroresearch: La Investigacin Tambin Evoluciona En Ecuador,
Revista Markka. Edicin 61. 2010. p. 22-24
75
2.1. Aerolneas
Para evitar conflictos en cuanto al pago de los boletos emitidos todas estas
aerolneas, la IATA estableci un mecanismo de pago, similar a la cmara de
76
compensacin de los bancos, donde el pago se realiza todos los das mircoles y
corresponde a dos semanas anteriores donde se emitieron los boletos, y de ah la
IATA distribuye los pagos, por lo tanto la mayora de aerolneas se engrupan en un
proveedor llamado IATA*BSP.
AIRCUENCA
Aerolnea con rutas nacionales (Cuenca, Quito, Guayaquil) que tiene el
mismo calendario de pagos que el IATA*BSP y que tiene un total de compras de
8.432,25 dlares para 2010. Su representante ante Turisa Cuenca es el Sr. Julio
Caldern.
TRANSOCENICA
Aerolneas denominada comercialmente LAN AIRLINES, cubre rutas
nacionales (Cuenca, Quito, Guayaquil y Galpagos) e internacionales (Amrica del
Sur, Centro y Norte y otros destinos). El monto total de compras a diciembre de 2010
fueron de 49.991,48 dlares, y su representante en Cuenca es Mara Luisa Yazbek.
2.2. Operadoras
ADINEPLUS
Especialistas en tours europeos, su agencia principal se encuentra en
Guayaquil. Su representante es el Sr. Wolfgang Mal. El monto total de compras al
2010 son 16.822,84 dlares.
77
AVENTURA TOTAL
Especialistas en tours a Centroamrica. Su agencia principal tambin se
encuentra en Guayaquil. Su representante es el Sr. Fernando Gonzlez. Su monto de
compras es de 23.823,59 dlares.
EUROLATINA
Especialistas en tours a todos los continentes, gracias a varias alianzas
internacionales. Tiene una sucursal en Cuenca de la cual es representante la Ing.
Mara Isabel Eljuri. Es otro de los socios comerciales de Turisa Cuenca, ya que
juntos realizan dos tours especializados de lujo durante el ao y es la operadora de
mayor compra durante el ao 2010 con un total de 275.041,31 dlares.
GOLDEN VACATION
Mayorista con tours a cualquier lugar del mundo, Tiene un representante en
Cuenca que es la Sra. Janeth Chasi. Su monto total de compras es de 18.477,85
dlares.
HOTELES DECAMERON
Cadena de hoteles especializada con instalaciones en Ecuador, El Caribe, y
frica. Tiene su domicilio en Guayaquil y en Ecuador tiene su hotel ubicado en
Mompiche Esmeraldas, siendo su principal atraccin. Su representante para Turisa es
el Sr. Luis Miguel Zambrano. Tiene un monto total de compras de 65.552,16 dlares.
REPVIAJES
Especialistas en renta de vehculos, reserva de hoteles y tours, sobre todo a
Norteamrica. Tiene un total de compras de 14.487,98 dlares.
78
COMPRAS INTERNET
Durante el ao 2010 se empez a utilizar una nueva forma de venta, donde los
servicios se los adquiran mediante compras por INTERNET, y se exiga el pago
inmediato al cliente. El monto total por estas ventas es de 10.087,03 dlares.
SEGURVIAJE
Empresa de venta de seguros de viaje, ubicado en este grupo debido a que son
servicios ofertados al cliente y de los cuales nosotros somos los intermediarios. Tiene
su domicilio en Quito, y su representante es la Sra. Ana Mantilla. El monto total de
compras es de 6.410,74 dlares.
CONECEL
Proveedor de servicio celular denominado PORTA. El servicio celular es
para el mensajero y la gerente general. El total de compras por este servicio es de
3.592,91 dlares al final del 2010.
79
El total de compras por estos servicios es de 14.717,52 dlares.
Estos dos proveedores son las promociones radiales que contrata Turisa al
ao, lo que nos da un total de 4.104 dlares al ao en promocin radial.
PAPELERIA MONSALVE
Suministros de oficina. Total de compras 1.151,13 dlares.
PUNTO NET
Proveedor de servicios de internet, para la principal y las dos sucursales. Su
representante es el Ing. Mauricio Wilchez. El total de consumo por este concepto es
de 2.937.23 dlares, siendo un costo necesario ya que toda funcin de la agencia
depende de la conexin a internet (sistemas, reservas).
3. Competencia
80
Delgado Travel
Metropolitan Touring
Rootours
Surviajes
Vaztours
3.3.2.2. Remoto
1. Factores Polticos
Otro factor poltico de gran importancia, no tiene que ver con nuestro pas, ya
que en ciertos destinos tursticos como El Caribe, los pases mejoran sus servicios a
un menor costo gracias al apoyo del gobierno, lo que reduce el precio para los
turistas, atrayendo de esta manera a una mayor cantidad de personas.
81
2. Factores Tecnolgicos
3. Factores Legales
82
3.2. Leyes Secundarias
Ley de Turismo: ley que regula las actividades tursticas dentro del territorio
nacional. Los siguientes puntos son de inters para las agencias de viajes:
a) Alojamiento;
b) Servicio de alimentos y bebidas;
c) Transportacin, cuando se dedica principalmente al turismo; inclusive el
trasporte areo, martimo, fluvial, terrestre y el alquiler de vehculos para
este propsito;
d) Operacin, cuando las agencias de viajes provean su propio transporte, esa
actividad se considerar parte del agenciamiento;
e) La de intermediacin, agencia de servicios tursticos y organizadoras de
eventos congresos y convenciones; y,
f) Casinos, salas de juego (bingo-mecnicos) hipdromos y parques de
atracciones estables.
5
Ley de Turismo (Ley No. 2002-97)
83
Art. 8.- Para el ejercicio de actividades tursticas se requiere obtener el
registro de turismo y la licencia anual de funcionamiento, que acredite idoneidad del
servicio que ofrece y se sujeten a las normas tcnicas y de calidad vigentes.
84
Art. 43.- Definicin de las actividades de turismo6: Para efectos de la
aplicacin de las disposiciones de la Ley de Turismo, las siguientes son las
definiciones de las actividades tursticas previstas en la Ley:
e) Intermediacin
La actividad de intermediacin es la ejercida por Agencias de Servicios
Tursticos las sociedades comerciales, constituidas por personas naturales o jurdicas
y que, debidamente autorizadas, se dediquen profesionalmente al ejercicio de
actividades referidas a la prestacin de servicios, directamente o como intermediarios
entre los viajeros y proveedores de los servicios.
Por razn de las funciones que deben cumplir y, sin perjuicio de la libertad de
empresa, las Agencias de Servicios Tursticos pueden ser dos clases: Agencias de
Viajes Internacionales, Agencias de Viajes Mayoristas y Agencias Duales.
6
Reglamento General a la Ley de Turismo. Registro oficial 244. Dado en Quito el 5 de enero de 2004.
85
Por lo tanto la agencia de viajes Turisa Cuenca, debe realizar sus estados
financieros comparativos a partir del ao 2011, y aplicar las NIIF a partir del 1 de
enero de 2012.
86
controlar las actividades, funcionamiento, disolucin y liquidacin de las compaas
y otras entidades que desempeen sus funciones dentro del territorio ecuatoriano.
35,00%
SI
NO
65,00%
87
10,26%
36,75%
1A3VECES
3A6VECES
MAS6VECES
52,99%
5,56%
21,67%
46,67%
RADIO
PRENSAESCRITA
REFERENCIAS
OTROS
26,11%
88
10,56% 16,11%
PRECIO
16,11%
ATENCIN
MARCA
FAMILIARIDAD
REFERENCIAS
OTROS
23,33%
21,67%
12,22%
20,00%
SI
NO
80,00%
28,33%
SI
NO
71,67%
89
7. Al realizar una solicitud de una cotizacin para un tour, el tiempo de contestacin
vara entre:
RESPUESTA FRECUENCIA %
UN DIA 13 7,22%
DOS DIAS 52 28,89%
MAS CINCO DIAS 25 13,89%
NO EXISTE RESPUESTA 27 15,00%
NO SABE 63 35,00%
TOTAL 180
7,22%
35,00% UNDIA
28,89% DOSDIAS
MASCINCODIAS
NOEXISTERESPUESTA
NOSABE
15,00% 13,89%
43,89%
SI
NO
56,11%
90
51,11%
SI
NO
48,89%
7DIASANTES
3DIASANTES
1DIAANTES
NOCONOCE
25,00%
42,22%
11. Al realizar el pago total, Se entrega la factura junto con el voucher de servicios?
RESPUESTA FRECUENCIA %
SI 81 45,00%
NO 99 55,00%
TOTAL 180
45,00% SI
NO
55,00%
91
12. En el momento de la realizacin de la reserva, Se le indica la forma de pago del
servicio?
RESPUESTA FRECUENCIA %
SI 12 6,67%
NO 168 93,33%
TOTAL 180
6,67%
SI
NO
93,33%
SI
NO
91,67%
92
1. Cuntas veces compra a la semana en Turisa Cuenca? Aproximadamente.
RESPUESTA FRECUENCIA %
1 A 2 VECES 19 31,67%
3 A5 VECES 13 21,67%
MAS 5 VECES 28 46,67%
TOTAL 60
31,67%
46,67%
1A2VECES
3A5VECES
MAS5VECES
21,67%
45,00%
55,00%
SI
NO
36,67%
SI
NO
63,33%
93
4. Los boletos o los vouchers son entregados inmediatamente por e-mail?
RESPUESTA FRECUENCIA %
SI 44 73,33%
NO 16 26,67%
TOTAL 60
26,67%
SI
NO
73,33%
61,67%
38,33% SI
NO
SI
NO
71,67%
94
7. Existen polticas de crdito determinadas por Turisa para su empresa?
RESPUESTA FRECUENCIA %
SI 19 31,67%
NO 41 68,33%
TOTAL 60
31,67%
SI
NO
68,33%
41,67%
28,33%
UNDIA
DOSDIAS
MAS5DIAS
NOCONOCE
11,67%
18,33%
9. Al momento de la compra, Existe una explicacin detallada de los requisitos
necesarios para el viaje?
RESPUESTA FRECUENCIA %
SI 55 91,67%
NO 5 8,33%
TOTAL 60
95
41,67%
28,33%
UNDIA
DOSDIAS
MAS5DIAS
NOCONOCE
11,67%
18,33%
8,33%
SI
NO
91,67%
0,00%
5,00%
EXCELENTE
15,00% MUYBUENA
BUENA
REGULAR
10,00% MALA
70,00%
96
12. Cree que debe existir un procedimiento para quejas y sugerencias?
RESPUESTA FRECUENCIA %
SI 49 81,67%
NO 11 18,33%
TOTAL 60
18,33%
SI
NO
81,67%
97
MATRIZ DE RIESGOS
COMPONENTE: RESERVAS Y EMISIONES NACIONALES.
NIVEL DE CONFIANZA: 55,65% Medio
TOTAL
TIPO DE
ACTIVIDADES AFIRMACIONES RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO CONTROL
Se necesitan medidas
Las reservas manuales NO se
Reserva y emisin de boletos realizan de una manera detallada Riesgo de urgentes para reducir el
nacionales con los datos necesarios del cliente Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
Los boletos se emiten acorde a la
disponibilidad de tiempo y no de Riesgo Existe Riesgo Normal
inmediato Inherente BAJA 1 MEDIO 10 10
Se necesitan medidas
No se realizan reservas manuales Riesgo de urgentes para reducir el
para todos los clientes Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
Se necesitan medidas
No se emiten los boletos acorde las
disposiciones del cliente y de los Riesgo de urgentes para reducir el
proveedores Control MEDIA 2 ALTO 15 30 riesgo
Los boletos se emiten en cualquier
clase sin tener en cuenta la Riesgo Existe Riesgo Normal
economa del cliente Inherente BAJA 1 BAJO 5 5
Se necesitan medidas
Se entrega solamente una
Cotizacin y venta de tours cotizacin y sin opciones para Riesgo de urgentes para reducir el
nacionales elegir Control ALTA 3 MEDIO 10 30 riesgo
Se necesitan medidas
Se entrega los vouchers de
Venta de seguros, hoteles y servicios sin la suficiente Riesgo de complementarias para
vehculos anticipacin a los clientes Control BAJA 1 ALTO 15 15 mitigar el riesgo
98
Se necesitan medidas
Se solicitan abonos y pagos con Riesgo de complementarias para
demasiada proximidad al viaje Control MEDIA 2 MEDIO 10 20 mitigar el riesgo
Se necesitan medidas
Las cotizaciones solicitadas por los Riesgo de urgentes para reducir el
clientes no se entregan Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
Se necesitan medidas
Los vouchers de servicios no son Riesgo de urgentes para reducir el
entregados al cliente Control MEDIA 2 ALTO 15 30 riesgo
Se necesitan medidas
Se desconocen los requerimientos
para viajes nacionales o no se Riesgo de urgentes para reducir el
explica al cliente Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
Las cotizaciones se realizan sin
tomar en cuenta las
especificaciones econmicas del Riesgo Existe Riesgo Normal
cliente Inherente BAJA 1 BAJO 5 5
Se necesitan medidas
No se realizan explicaciones
escritas de las condiciones de viaje Riesgo de urgentes para reducir el
al cliente Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
Se necesitan medidas
No existe comunicacin entre
proveedores y la agencia en cuanto Riesgo de complementarias para
a condiciones de viaje se refiere Control ALTA 3 BAJO 5 15 mitigar el riesgo
Los reportes no son realizados o Riesgo Existe Riesgo Normal
Reportes son olvidados Inherente BAJA 1 MEDIO 10 10
Los reportes no se realizan
conforme la solicitud de los Riesgo de Existe Riesgo Normal
proveedores Control BAJA 1 BAJO 5 5
99
Se necesitan medidas
Los reportes se realizan con
demasiada premura a la fecha de Riesgo complementarias para
presentacin Inherente MEDIA 2 MEDIO 10 20 mitigar el riesgo
Se necesitan medidas
Riesgo de urgentes para reducir el
Facturacin Las facturas se realizan con retraso Control ALTA 3 MEDIO 10 30 riesgo
Se necesitan medidas
Riesgo de urgentes para reducir el
Las facturas contienen errores Control MEDIA 2 ALTO 15 30 riesgo
Se necesitan medidas
Las facturas son devueltas o son Riesgo de urgentes para reducir el
anuladas ms de una vez Control ALTA 3 MEDIO 10 30 riesgo
Se necesitan medidas
Se otorgan crditos a nombre Riesgo de urgentes para reducir el
Manejo de Cartera personal sin autorizacin Control MEDIA 2 ALTO 15 30 riesgo
Se necesitan medidas
Se desconocen las polticas de Riesgo de urgentes para reducir el
crdito para las diversas empresas Control ALTA 3 MEDIO 10 30 riesgo
Se desconocen los procedimientos Riesgo Existe Riesgo Normal
de cobro Inherente BAJA 1 BAJO 5 5
PROBABILIDAD IMPACTO
3= ALTA 10= ALTO
2 =MEDIA 5 = MEDIO
1= BAJA 1= BAJO
100
* No existe comunicacin entre proveedores y la agencia en * Se entrega solamente una cotizacin y sin opciones para *Las reservas manuales NO se realizan de una manera
cuanto a condiciones de viaje se refiere elegir detallada con los datos necesarios del cliente
* Las facturas se realizan con retraso * No se realizan reservas manuales para todos los clientes
3 * Las facturas son devueltas o son anuladas ms de una vez * Las cotizaciones solicitadas por los clientes no se entregan
* Se desconocen las polticas de crdito para las diversas * Se desconocen los requerimientos para viajes nacionales o
empresas no se explica al cliente
* Se solicitan abonos y pagos con demasiada proximidad al * No se emiten los boletos acorde las disposiciones del cliente Riesgo
viaje y de los proveedores Medio
* Los boletos se emiten en cualquier clase sin tener en cuenta * Los boletos se emiten acorde a la disponibilidad de * Se entrega los vouchers de servicios sin la suficiente
la economa del cliente tiempo y no de inmediato anticipacin a los clientes
101
MATRIZ DE RIESGOS
COMPONENTE: RESERVAS Y EMISIONES INTERNACIONALES
NIVEL DE CONFIANZA: 60,61 Medio
TOTAL
TIPO DE
ACTIVIDADES AFIRMACIONES RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO CONTROL
Las reservas manuales NO se
Reserva y emisin realizan de una manera detallada Se necesitan medidas urgentes
de boletos con los datos necesarios del Riesgo de para reducir el riesgo
internacionales cliente Control ALTA 3 ALTO 15 45
Los boletos se emiten acorde a la
disponibilidad de tiempo y no de Riesgo Existe Riesgo Normal
inmediato Inherente BAJA 1 MEDIO 10 10
Se necesitan medidas urgentes
No se realizan reservas manuales Riesgo de para reducir el riesgo
para todos los clientes Control ALTA 3 ALTO 15 45
No se emiten los boletos acorde Se necesitan medidas urgentes
las disposiciones del cliente y de Riesgo de para reducir el riesgo
los proveedores Control MEDIA 2 ALTO 15 30
Los boletos se emiten en
cualquier clase sin tener en Riesgo Existe Riesgo Normal
cuenta la economa del cliente Inherente BAJA 1 BAJO 5 5
Cotizacin y venta Se entrega solamente una Se necesitan medidas urgentes
de tours cotizacin y sin opciones para Riesgo de para reducir el riesgo
internacionales elegir Control ALTA 3 MEDIO 10 30
102
Se entrega los vouchers de Se necesitan medidas urgentes
Venta de seguros, servicios sin la suficiente Riesgo de para reducir el riesgo
hoteles y vehculos anticipacin a los clientes Control MEDIA 2 ALTO 15 30
Se necesitan medidas
Se solicitan abonos y pagos con Riesgo de complementarias para mitigar el
demasiada proximidad al viaje Control MEDIA 2 MEDIO 10 20 riesgo
Se necesitan medidas urgentes
Las cotizaciones solicitadas por Riesgo de para reducir el riesgo
los clientes no se entregan Control ALTA 3 ALTO 15 45
Se necesitan medidas
Los vouchers de servicios no son Riesgo de complementarias para mitigar el
entregados al cliente Control BAJA 1 ALTO 15 15 riesgo
Se desconocen los requerimientos Se necesitan medidas urgentes
para viajes internacionales o no Riesgo de para reducir el riesgo
se explica al cliente Control ALTA 3 ALTO 15 45
Las cotizaciones se realizan sin
tomar en cuenta las
Existe Riesgo Normal
especificaciones econmicas del Riesgo
cliente Inherente BAJA 1 BAJO 5 5
No se realizan explicaciones Se necesitan medidas urgentes
escritas de las condiciones de Riesgo de para reducir el riesgo
viaje al cliente Control ALTA 3 ALTO 15 45
No se firma un respaldo de Se necesitan medidas urgentes
Exoneracin de Responsabilidad Riesgo de para reducir el riesgo
Migratoria con el cliente Control ALTA 3 ALTO 15 45
103
No existe comunicacin entre
Se necesitan medidas
proveedores y la agencia en
complementarias para mitigar el
cuanto a condiciones de viaje se Riesgo de
riesgo
refiere Control ALTA 3 BAJO 5 15
Se necesitan medidas
VENTAS POR Se cuenta con capacitacin nula Riesgo complementarias para mitigar el
INTERNET para ventas por internet Inherente ALTA 3 BAJO 5 15 riesgo
No existe respaldo econmico de Se necesitan medidas urgentes
tarjeta de crdito para compras en Riesgo para reducir el riesgo
internet Inherente ALTA 3 MEDIO 10 30
No est elaborado reglamentos Se necesitan medidas urgentes
para la emisin con tarjeta de Riesgo de para reducir el riesgo
crdito en internet Control ALTA 3 ALTO 15 45
Los reportes no son realizados o Riesgo Existe Riesgo Normal
Reportes son olvidados Inherente BAJA 1 MEDIO 10 10
Los reportes no se realizan
conforme la solicitud de los Riesgo de Existe Riesgo Normal
proveedores Control BAJA 1 BAJO 5 5
Los reportes se realizan con Se necesitan medidas
demasiada premura a la fecha de Riesgo complementarias para mitigar el
presentacin Inherente MEDIA 2 MEDIO 10 20 riesgo
Se necesitan medidas urgentes
Las facturas se realizan con Riesgo de para reducir el riesgo
Facturacin retraso Control ALTA 3 MEDIO 10 30
Se necesitan medidas urgentes
Riesgo de para reducir el riesgo
Las facturas contienen errores Control MEDIA 2 ALTO 15 30
104
Se necesitan medidas urgentes
Las facturas son devueltas o son Riesgo de para reducir el riesgo
anuladas ms de una vez Control ALTA 3 MEDIO 10 30
Se necesitan medidas urgentes
Se otorgan crditos a nombre Riesgo de para reducir el riesgo
Manejo de Cartera personal sin autorizacin Control MEDIA 2 ALTO 15 30
Se desconocen las polticas de Se necesitan medidas urgentes
crdito para las diversas Riesgo de para reducir el riesgo
empresas Control ALTA 3 MEDIO 10 30
Se desconocen los Riesgo Existe Riesgo Normal
procedimientos de cobro Inherente BAJA 1 BAJO 5 5
PROBABILIDAD IMPACTO
3= ALTA 10= ALTO
2 =MEDIA 5 = MEDIO
1= BAJA 1= BAJO
105
* No existe comunicacin entre proveedores y la agencia en cuanto a * Se entrega solamente una cotizacin y sin opciones * Las reservas manuales NO se realizan de una manera detallada con
condiciones de viaje se refiere para elegir los datos necesarios del cliente
* Las facturas se realizan con retraso * Las cotizaciones solicitadas por los clientes no se entregan
3
* Las facturas son devueltas o son anuladas ms de * Se desconocen los requerimientos para viajes internacionales o no
una vez se explica al cliente
* Se desconocen las polticas de crdito para las * No se realizan explicaciones escritas de las condiciones de viaje al
diversas empresas cliente
* Los boletos se emiten en cualquier clase sin tener en cuenta la * Los boletos se emiten acorde a la disponibilidad de
economa del cliente tiempo y no de inmediato * Los vouchers de servicios no son entregados al cliente
106
MATRIZ DE RIESGOS
COMPONENTE: LLENADO DE VISAS
NIVEL DE CONFIANZA: 61,54% Medio
TOTAL
TIPO DE
ACTIVIDADES AFIRMACIONES RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO CONTROL
No se tiene conocimiento de los
REVISION DE requisitos necesarios para cada Riesgo de Existe Riesgo Normal
REQUERIMIENTOS embajada Control BAJA 1 MEDIO 10 10
No se revisan detalladamente los Riesgo Existe Riesgo Normal
requisitos Inherente BAJA 1 BAJO 5 5
Riesgo Se necesitan medidas urgentes
No se tiene un costo estipulado acorde a
la dificultad en la revisin y llenado Inherente ALTA 3 ALTO 15 45 para reducir el riesgo
107
Se necesitan medidas urgentes
La base de datos de clientes de visas es Riesgo de para reducir el riesgo
obsoleta o no se tiene una Control ALTA 3 ALTO 15 45
PROBABILIDAD IMPACTO
3= ALTA 10= ALTO
2 =MEDIA 5 = MEDIO
1= BAJA 1= BAJO
108
* El personal no tiene conocimiento o no se encuentra capacitado * No se tiene un costo estipulado acorde a la dificultad en la revisin y
para el llenado de visas llenado
Riesgo
Alto
* Se realizan averiguaciones de la confirmacin o * Las visas no se llenan conforme las especificaciones de cada Riesgo
2
negacin de la visa pas Medio
Riesgo
Bajo
1 * No se tiene conocimiento de los requisitos necesarios para cada
* No se revisan detalladamente los requisitos embajada
0 5 10 15
IMPACTO
109
MATRIZ DE RIESGOS
COMPONENTE: TOURS EN PRIVADO
NIVEL DE CONFIANZA:51,24% Medio
TOTAL
TIPO DE
ACTIVIDADES AFIRMACIONES RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO CONTROL
PLANIFICACIN Se necesitan medidas
Y La planificacin es nula para los Riesgo de urgentes para reducir el
ORGANIZACIN tours en privado Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
Existe desconocimiento por parte Se necesitan medidas
del equipo sobre la organizacin de Riesgo de urgentes para reducir el
los tours Control MEDIA 2 ALTO 15 30 riesgo
Se necesitan medidas
No existen cronogramas Riesgo de urgentes para reducir el
establecidos para la organizacin Control MEDIA 2 ALTO 15 30 riesgo
Plan de publicidad y promocin Riesgo de Existe Riesgo Normal
apresurado Control MEDIA 2 BAJO 5 10
Se tiene una base pequea de Se necesitan medidas
clientes a los cuales se dirige este Riesgo de urgentes para reducir el
producto Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
COORDINACIN Comunicacin dbil con lo referente Se necesitan medidas
Y TRABAJO EN a la planificacin y organizacin Riesgo de urgentes para reducir el
EQUIPO hacia el staff de Turisa Control ALTA 3 MEDIO 10 30 riesgo
Se necesitan medidas
Coordinacin obsoleta y no escrita Riesgo de urgentes para reducir el
con las diversas reas Control MEDIA 2 ALTO 15 30 riesgo
110
Se necesitan medidas
COTIZACION Y No se determina las cotizaciones en Riesgo de urgentes para reducir el
VENTA conjunto con el rea Contable Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
Existen convenios firmados para la Riesgo de Existe Riesgo Normal
venta de los tours Control BAJA 1 BAJO 5 5
Se entrega los vouchers de servicios Se necesitan medidas
sin la suficiente anticipacin a los Riesgo de complementarias para mitigar
clientes Control BAJA 1 ALTO 15 15 el riesgo
Se necesitan medidas
Se solicitan abonos y pagos con Riesgo de urgentes para reducir el
demasiada proximidad al viaje Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
Se desconocen los requerimientos
para viajes internacionales o no se Riesgo de Existe Riesgo Normal
explica al cliente Control BAJA 1 BAJO 5 5
No se realizan explicaciones escritas Riesgo de Existe Riesgo Normal
de las condiciones de viaje al cliente Control BAJA 1 BAJO 5 5
No existe comunicacin entre Se necesitan medidas
proveedores y la agencia en cuanto a Riesgo complementarias para mitigar
condiciones de viaje se refiere Inherente MEDIA 2 MEDIO 10 20 el riesgo
Se necesitan medidas
Riesgo de complementarias para mitigar
FACTURACIN Las facturas se realizan con retraso Control MEDIA 2 medio 10 20 el riesgo
Se necesitan medidas
Riesgo de complementarias para mitigar
Las facturas contienen errores Control MEDIA 2 MEDIO 10 20 el riesgo
111
Se necesitan medidas
Las facturas estn de acorde a lo Riesgo de complementarias para mitigar
estipulado en la cotizacin Control MEDIA 2 MEDIO 10 20 el riesgo
Se necesitan medidas
Se coordinan los precios de acuerdo Riesgo de urgentes para reducir el
a lo estipulado por contabilidad Control ALTA 3 MEDIO 10 30 riesgo
Se necesitan medidas
MANEJO DE Se otorgan crditos a nombre Riesgo urgentes para reducir el
CARTERA personal Inherente MEDIA 2 ALTO 15 30 riesgo
Se necesitan medidas
No se utilizan convenios de pagos Riesgo de urgentes para reducir el
escritos Control ALTA 3 MEDIO 10 30 riesgo
Se desconocen los procedimientos Riesgo Existe Riesgo Normal
de cobro Inherente BAJA 1 BAJO 5 5
PROBABILIDAD IMPACTO
3= ALTA 10= ALTO
2 =MEDIA 5 = MEDIO
1= BAJA 1= BAJO
112
* Comunicacin dbil con lo referente a la planificacin y organizacin
hacia el staff de Turisa * La planificacin es nula para los tours en privado
* No existe comunicacin entre proveedores y la agencia en cuanto a * Existe desconocimiento por parte del equipo sobre la Riesgo
* Plan de publicidad y promocin apresurado condiciones de viaje se refiere organizacin de los tours Medio
0 5 10 15
IMPACTO
113
MATRIZ DE RIESGOS
COMPONENTE: GERENCIA
NIVEL DE CONFIANZA: 43,12% Bajo
TOTAL
TIPO DE
ACTIVIDADES AFIRMACIONES RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO CONTROL
PLANIFICACIN Y Se necesitan medidas urgentes
ORGANIZACIN No se realiza reuniones para la Riesgo de para reducir el riesgo
ESTRATGICA planificacin anual Control ALTA 3 ALTO 15 45
114
Se necesitan medidas
Duplicidad de funciones en la Riesgo de complementarias para mitigar el
administracin Control MEDIA 2 MEDIO 10 20 riesgo
115
Se necesitan medidas urgentes
Autorizaciones otorgadas sin la Riesgo de para reducir el riesgo
respectiva consulta con otras reas Control MEDIA 2 ALTO 15 30
Se necesitan medidas
MANEJO DE Se determinan puestos sin determinar Riesgo de complementarias para mitigar el
PERSONAL necesidades de la agencia Control MEDIA 2 MEDIO 10 20 riesgo
116
Se necesitan medidas
Revisiones nulas al personal referente a Riesgo de complementarias para mitigar el
quejas Control ALTA 3 BAJO 5 15 riesgo
PROBABILIDAD IMPACTO
3= ALTA 10= ALTO
2 =MEDIA 5 = MEDIO
1= BAJA 1= BAJO
117
* No existe sociabilizacin de los asuntos estratgicos con el
* Revisiones nulas al personal referente a quejas staff de Turisa * No se realiza reuniones para la planificacin anual
* No existen procedimientos para autorizaciones * No existen objetivos establecidos anuales
Riesgo Alto
Riesgo
* Existe inters relativo por parte de los socios * Duplicidad de funciones en la administracin * Decisiones tomadas sin bases econmicas o de control Medio
0 5 10 15
IMPACTO
118
MATRIZ DE RIESGOS
COMPONENTE: PUBLICIDAD Y PROMOCIN
NIVEL DE CONFIANZA: 54,80 Medio
TOTAL
TIPO DE
ACTIVIDADES AFIRMACIONES RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO CONTROL
Se necesitan medidas urgentes
PLANIFICACIN Y Existe planificacin total Riesgo de para reducir el riesgo
ORGANIZACIN para eventos y publicidad Control ALTA 3 ALTO 15 45
Se necesitan medidas urgentes
No existe un departamento Riesgo de para reducir el riesgo
especializado en esta rea Control ALTA 3 ALTO 15 45
Se necesitan medidas
Se realizan cronogramas no Riesgo complementarias para mitigar el
socializados con el personal Inherente MEDIA 2 MEDIO 10 20 riesgo
La publicidad no se Se necesitan medidas urgentes
actualiza regularmente con Riesgo de para reducir el riesgo
promociones u ofertas Control MEDIA 2 ALTO 15 30
La planificacin para
eventos se la realiza con Se necesitan medidas urgentes
muy poco tiempo de Riesgo de para reducir el riesgo
anticipacin Control ALTA 3 MEDIO 10 30
COORDINACIN Y Se socializa la planificacin Se necesitan medidas
TRABAJO EN en publicidad con el Riesgo de complementarias para mitigar el
EQUIPO personal Control MEDIA 2 MEDIO 10 20 riesgo
119
La comunicacin entre
Se necesitan medidas
reas se la realiza de
complementarias para mitigar el
manera telefnica sin Riesgo de
riesgo
respaldo escrito Control MEDIA 2 MEDIO 10 20
Se realiza coordinacin sin Riesgo Existe Riesgo Normal
socializacin para eventos Inherente BAJA 1 BAJO 5 5
No existe reuniones de
publicidad antes de la
Se necesitan medidas urgentes
realizacin de eventos con
para reducir el riesgo
el personal y con Riesgo de
proveedores Control MEDIA 2 ALTO 15 30
Se necesitan medidas urgentes
Existe presupuestacin Riesgo de para reducir el riesgo
PRESUPUESTACIN obsoleta para eventos Control MEDIA 2 ALTO 15 30
No se presupuesta Se necesitan medidas
publicidad mediante costo - Riesgo complementarias para mitigar el
beneficio Inherente MEDIA 2 MEDIO 10 20 riesgo
Se realizan contratos
CONTRATOS Y escritos entre los Riesgo Existe Riesgo Normal
CANJES participantes de los eventos Inherente BAJA 1 BAJO 5 5
Se necesitan medidas urgentes
No se realizan contratos Riesgo de para reducir el riesgo
entre proveedores y Turisa Control MEDIA 2 ALTO 15 30
PROBABILIDAD IMPACTO
3= ALTA 10= ALTO
2 =MEDIA 5 = MEDIO
1= BAJA 1= BAJO
120
* La planificacin para eventos se la realiza con muy poco
tiempo de anticipacin * No existe planificacin total para eventos y publicidad
3
* No existe un departamento especializado en esta rea
Riesgo
Alto
Riesgo
* Se realizan cronogramas no socializados con el personal * La publicidad no se actualiza regularmente con promociones u ofertas Medio
PROBABILIDAD
0 5 10 15
IMPACTO
121
MATRIZ DE RIESGOS
COMPONENTE: CONTABILIDAD
NIVEL DE CONFIANZA: 42,98% Bajo
TOTAL
TIPO DE
ACTIVIDADES AFIRMACIONES RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO CONTROL
Se necesitan
medidas urgentes
Las facturas de proveedores se Riesgo de para reducir el
PROVEEDORES ingresan de manera tarda Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
Se necesitan
medidas
No existe coordinacin con los complementarias
vendedores para la revisin de Riesgo de para mitigar el
facturas de proveedores Control MEDIA 2 MEDIO 10 20 riesgo
Se necesitan
medidas urgentes
Cronograma de pagos no Riesgo de para reducir el
establecidos Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
Se necesitan
medidas urgentes
Autorizaciones sin firmas para Riesgo de para reducir el
pagos Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
CONTROL DE Se necesitan
BOLETOS medidas urgentes
EMITIDOS Y Control de boletos que no se Riesgo de para reducir el
FACTURADOS aplica semanalmente Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
122
Se necesitan
medidas
complementarias
No existe colaboracin entre Riesgo de para mitigar el
reas para el control de boletos Control MEDIA 2 MEDIO 10 20 riesgo
CONTROL DE
Existe Riesgo
TOURS VENDIDOS Existe control de tours que no se Riesgo de
Normal
Y FACTURADOS aplica Control BAJA 1 BAJO 5 5
Se necesitan
No se revisan los precios reales medidas urgentes
por falta de organizacin entre Riesgo de para reducir el
reas Control ALTA 3 MEDIO 10 30 riesgo
Se necesitan
medidas urgentes
No se tiene respaldo de los Riesgo de para reducir el
cobros realizados en sucursales Control MEDIA 2 ALTO 15 30 riesgo
Se necesitan
medidas urgentes
MANEJO DE Cronograma de cobros no Riesgo de para reducir el
CARTERA establecido Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
Se necesitan
medidas urgentes
Gestin de cobros realizada sin la Riesgo de para reducir el
correcta informacin Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
Se necesitan
medidas urgentes
Cobros no realizados Riesgo de para reducir el
peridicamente Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
123
Se necesitan
medidas urgentes
Desconocimiento de contactos Riesgo de para reducir el
para cobros Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
Se necesitan
Falta de comunicacin entre reas medidas urgentes
para determinacin de crdito y Riesgo para reducir el
cobros Inherente ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
Se necesitan
medidas urgentes
Autorizaciones de crdito sin Riesgo de para reducir el
respaldo de gerencia Control ALTA 3 MEDIO 10 30 riesgo
Se necesitan
medidas urgentes
Procedimientos de cobros Riesgo de para reducir el
obsoleto Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
Se necesitan
medidas
complementarias
No existen procedimientos para Riesgo para mitigar el
PERSONAL manejo de pagos de personal Inherente MEDIA 2 MEDIO 10 20 riesgo
No se realizan pagos de roles a Riesgo Existe Riesgo
tiempo Inherente MEDIA 2 BAJO 5 10 Normal
Se necesitan
medidas
Procedimientos para multas no complementarias
establecidos y sin respaldo escrito Riesgo de para mitigar el
de gerencia Control MEDIA 2 MEDIO 10 20 riesgo
124
Se necesitan
medidas
BANCOS Y complementarias
TARJETAS DE No existen procedimientos para Riesgo para mitigar el
CRDITO manejo de tarjetas de crdito Inherente MEDIA 2 MEDIO 10 20 riesgo
Se necesitan
medidas urgentes
Falta de revisin por parte de Riesgo de para reducir el
gerencia de saldos Control ALTA 3 MEDIO 10 30 riesgo
Se necesitan
medidas urgentes
Falta de conciliaciones bancarias Riesgo de para reducir el
y cuadres de caja diarios Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
Se necesitan
Revisin de saldos en ventas medidas urgentes
respaldadas con tarjeta de crdito Riesgo de para reducir el
de Turisa Control ALTA 3 MEDIO 10 30 riesgo
Se necesitan
medidas urgentes
Autorizaciones sin respaldo para Riesgo de para reducir el
compras con tarjetas de crdito Control ALTA 3 MEDIO 10 30 riesgo
Se necesitan
medidas urgentes
Autorizaciones de sobregiros sin Riesgo de para reducir el
autorizacin interna Control MEDIA 2 ALTO 15 30 riesgo
Se necesitan
medidas urgentes
PROCEDIMIENTOS Falta de Control y revisin de Riesgo de para reducir el
BSP notas de debito y crdito del BSP Control ALTA 3 MEDIO 10 30 riesgo
125
Recuperacin de notas de debito Se necesitan
y crdito en conjunto con el Riesgo de medidas urgentes
personal Control ALTA 3 MEDIO 10 30 para reducir riesgo
Revisin de documentos IATA Riesgo Existe Riesgo
diariamente Inherente BAJA 1 BAJO 5 5 Normal
Se necesitan
medidas urgentes
CONTROL DE Falta de coordinacin con Riesgo de para reducir el
EVENTOS gerencia para eventos Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
Se necesitan
medidas urgentes
Facturacin sin respaldo ni Riesgo de para reducir el
colaboracin de las otras reas Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
Se necesitan
medidas urgentes
SISTEMAS Riesgo de para reducir el
INFORMATICOS Duplicidad de funciones Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
Se necesitan
medidas urgentes
Riesgo de para reducir el
Conocimientos no suficientes Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
Se necesitan
Falta de coordinacin para medidas urgentes
determinacin de autorizaciones Riesgo de para reducir el
AUTORIZACIONES con gerencia Control ALTA 3 MEDIO 10 30 riesgo
Se necesitan
medidas urgentes
Riesgo de para reducir el
Autorizaciones sin respaldo Control MEDIA 2 ALTO 15 30 riesgo
126
Se necesitan
medidas
complementarias
Egresos de efectivo sin Riesgo de para mitigar el
MANEJO DE CAJA autorizacin firmada, solo verbal Control MEDIA 2 MEDIO 10 20 riesgo
Se necesitan
medidas urgentes
Declaraciones mensuales de Riesgo de para reducir el
REPORTES impuestos retrasadas Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
Se necesitan
medidas urgentes
Informes mensuales no Riesgo de para reducir el
establecidos Control ALTA 3 ALTO 15 45 riesgo
PROBABILIDAD IMPACTO
3= ALTA 15= ALTO
2 =MEDIA 10 = MEDIO
1= BAJA 5= BAJO
127
* Autorizaciones sin respaldo para compras con tarjetas de crdito * Las facturas de proveedores se ingresan de manera tarda
* Cronograma de pagos no establecido
* Autorizaciones de sobregiros sin autorizacin interna * Autorizaciones sin firma de autorizacin para pagos
* Control de boletos que no se aplican semanalmente
* Falta de Control y revisin de notas de debito y crdito del BSP * Cronograma de cobros no establecido
* Gestin de cobros realizada sin la informacin correcta
* Recuperacin de notas de debito y crdito en conjunto con el personal * Cobros no realizados peridicamente
* Desconocimiento de contactos para cobros
* Falta de comunicacin entre reas para determinacin de crdito y
3
* Falta de coordinacin para determinacin de autorizaciones con gerencia cobros
* Procedimientos de cobros obsoleto
* Autorizaciones sin respaldo * Falta de conciliaciones bancarias y cuadres de caja diarios
* Falta de coordinacin con gerencia para eventos
PROBABILIDAD
* No existe coordinacin con los vendedores para la revisin de facturas de *No se revisan los precios reales de los tours por falta de organizacin Riesgo
proveedores entre reas Medio
* No existe colaboracin entre reas para el control de boletos * No se tiene respaldo de los cobros realizados en sucursales Riesgo Bajo
* No existen procedimientos para manejo de pagos de personal * Autorizaciones de crdito sin respaldo de gerencia
* Procedimientos para multas no establecidos y sin respaldo escrito de * Falta de revisin por parte de gerencia de saldos de Tarjetas de
2 gerencia Crditos
* No existen procedimientos para manejo de tarjetas de crdito
* Revisin de saldos en ventas respaldadas con tarjeta de crdito de
* Egresos de efectivo sin autorizacin firmada, solo verbal Turisa
* Existe control de tours que no se
aplica * No se realizan pagos de roles a tiempo
* Revisin de documentos IATA
diariamente
0 5 10 15
IMPACTO
128
3.6 RECOMENDACIONES Y FACTORES CRTICOS DE RIESGO
Para la explicacin de las recomendaciones y la determinacin de los factores
crticos de riesgo, se realiz un informe de control interno dirigido a Gerencia para la
inmediata correccin de las reas donde se presentan los mayores riesgos.
129
3. COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES
COMENTARIOS
Las principales causas determinadas por el personal para esta omisin, son
la falta de tiempo debido a la gran cantidad de trabajo y el conocimiento previo de
los clientes, por lo que la reserva se realiza con menor informacin de la necesaria.
RECOMENDACIONES
Fecha de la reserva.
Nombre del pasajero o pasajeros.
Cdula de identidad del pasajero o pasajeros.
130
Edad o en su defecto el cdigo aceptado por la agencia de viajes (FF para
adultos, CD para tercera edad, CHD para nios, DIS para personas
discapacitadas).
Ruta, fecha, aerolnea, itinerario y record de la reserva solicitada, o en casos
de los tours sera el destino, numero de noches, servicios que sern
solicitados, operadora o mayorista, y fecha.
Nombre, Ruc o Cdula, direccin y telfono de la persona a la que se
facturar, que puede o no ser el mismo pasajero. Adicionalmente se solicitar
nombre y telfono de la persona que realiza la reserva.
E-mail de la persona que realiza la reserva o del pasajero.
En caso de empresas pblicas, el nombre de la persona que autoriza la
emisin.
Tiempo lmite de la reserva si solo se realiz reserva, el nmero de boleto y
su valor si fue emitido o el valor del tour si fue confirmado, o la leyenda de
ANULADO si la reserva no fue utilizada o fue cancelada.
Si el boleto fue emitido o el tour confirmado se escribir el nmero de factura
en la que se encuentra el boleto o el tour.
En caso de que la factura fuera cancelada en efectivo se indicar el valor y el
comprobante de ingreso que proporciona contabilidad, si el pago es con
cheque se adicionar el banco y el nmero de cheque.
En casos de pago con tarjeta de crdito se solicitar el cdigo de la tarjeta,
nmero de tarjeta, autorizacin, fecha de vencimiento de la tarjeta, o en su
defecto una copia de la misma; adicionalmente se anotar establecimiento al
cual fue pedida la autorizacin, nombre de la persona que otorgo la misma y
la fecha.
131
En caso de que alguno de los datos no se encuentre en la reserva, al momento
de la presentacin de un reclamo tanto interno como externo, y si el dato que no se
encuentra tiene relacin con el mismo y por la ausencia de este, no se pueda justificar
el reclamo, se sancionar con una multa al encargado de la reserva adicional al costo
que ocasione el reclamo para TURISA. En casos de omisin de datos diferentes a
los solicitados, no se proceder con la multa.
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
COMENTARIOS
132
RECOMENDACIONES
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
V. Entrega de vouchers
COMENTARIOS
133
En estos casos los clientes no obtienen la suficiente informacin sobre el
viaje y puede traer varias consecuencias, tales como reclamos posteriores, errores
por parte de los proveedores y quejas que afectan la imagen de Turisa, y por las cual
debe responder a pesar de no ser causadas por errores de la agencia.
RECOMENDACIONES
Se debe realizar las cotizaciones acorde al tiempo que se necesita, las reservas
muchas veces son de un da para otro, y se necesitan pagos inmediatos, para ello se
debe solicitar va mail el pago, adjuntando el nmero de ingreso y el nmero de
factura para poder realizar el respectivo desembolso por parte del rea contable.
VI. Facturacin
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
134
VII. Cuentas por cobrar
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
Primero, se debe realizar una base de datos con las condiciones de pago de
cada empresa y realizar un seguimiento diario de las mismas, para ello se debe crear
un departamento de cobranzas que puede ser instalado en la agencia Mall del Ro
para que lleve la contabilidad de la sucursal del mismo, donde se genera retrasos de
informacin, y adicionalmente controle la cartera total de Turisa Cuenca con el
respaldo de mensajera.
135
3.1.2 Reservas Y Emisiones Internacionales
I. Emisiones en internet
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
La persona que realice esta accin no podr ser la misma que pague la tarjeta
de crdito, ya que existira conflicto de intereses y se podran presentar suspicacias.
Y para la revisin de estas ventas se emitir mensualmente un informe escrito de las
ventas por internet, donde constar el nombre del pasajero, la factura del cliente, el
valor cobrado, el valor pagado, la fecha y en caso de crdito, una copia de la
autorizacin firmada o enviada por mail.
136
II. Responsabilidad Migratoria
COMENTARIOS
Estos requisitos deben ser explicados por la agencia a los pasajeros, pero al
hacerlo de manera verbal, no se presenta respaldo de haberles indicado estos
requerimientos.
RECOMENDACIONES
COMENTARIOS
137
Pero en lo referente a informacin para los pasajeros no existe suficiente
conocimiento, adems de no tener fuentes de informacin que faciliten la explicacin
de los requisitos a los pasajeros.
RECOMENDACIONES
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
COMENTARIOS
En lo referente a los clientes que solicitan asesora para las diversas visas,
jams se ha realizado una base de datos direccionada solo a esta rea, siendo un
error grave debido a que al conocer las visas que solicitaron los clientes, se les
138
puede publicitar diversas promociones hacia esos destinos y tambin se puede
ayudarles con la renovacin de las visas.
RECOMENDACIONES
Crear una base de datos que debe contener: Nombre de la persona, destino y
fecha de la asesora de visa, para llevar un seguimiento al cliente de manera absoluta,
fidelizando de esta manera a nuestros clientes.
I. Planificacin y coordinacin
COMENTARIOS
Esto trae como consecuencia una falta de informacin por parte del personal
de Turisa en muchas ocasiones existen errores entre las diversas reas.
RECOMENDACIONES
Se debera realizar una reunin con la suficiente premura, es decir con dos
meses de anticipacin al viaje, con todo el personal de Turisa, en la cual se informar
lo siguiente:
139
Visas para organizacin de documentos, llenado de formularios y
revisin de requerimientos.
Contabilidad para la determinacin de los costos del tour, prorrateos y
comisiones ganadas.
Reservas y emisiones nacionales e internacionales, solicitudes de grupos,
reservas, time limit, emisin y coordinacin con proveedores.
Publicidad para la revisin y ejecucin del plan de publicidad para el tour
en privado, y las maneras de publicitar.
Cronograma de ejecucin con las fechas tope de las actividades.
Preguntas y sugerencias.
COMENTARIOS
Esto provoca un desconocimiento del costo real del tour y una facturacin
errnea de los tours, adems provoca una falta de previsin de pagos y cobros
acorde a las necesidades y time limits impuestos por los proveedores e incluso por la
misma agencia.
RECOMENDACIONES
Realizar una reunin con la parte contable donde se detallan los costos totales
del tour, el prorrateo realizado y la utilidad conseguida.
140
III. Cobros y pagos
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
De esta manera se puede presionar a los clientes para evitar los desfases
econmicos mencionados.
COMENTARIOS
Al momento Turisa no cuenta con una base de datos solida de las personas
que han utilizado el servicio de tours en privado, simplemente se realiza conforme lo
conocido mediante la publicidad, por referencias personales o por recuerdos de
tours anteriores, reduciendo de esta manera el segmento al que est dirigido este
servicio, y evitando la fidelizacin de los clientes hacia la agencia de viajes Turisa
Cuenca.
141
RECOMENDACIONES
Creacin de una base de datos con todos los nombres de los clientes
anteriores y actuales del tour en una hoja de Excel o mediante la implementacin de
un software, donde conste:
Nombre.
Nmero de cdula.
Nmeros de telfono.
Destino de viaje.
3.1.5 Gerencia
I. Planificacin y estrategia
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
142
Balance Scorecard para el rea de control, pero se debe realizar reuniones con el
personal para la elaboracin en conjunto del Plan Operativo Anual, el cual regir las
decisiones tomadas para el ao en curso y as sucesivamente.
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
III. Autorizaciones
COMENTARIOS
143
RECOMENDACIONES
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
144
en la principal, para de esta manera llevar un registro de las quejas suscitadas y
cotejarlas con las acciones tomadas.
V. Reestructuracin de puestos
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
145
Counter Mall del Ro: (aplica solo a temporada alta) Traslado de un
counter internacional al Mall del Ro para cubrir la alta demanda en
temporada de vacaciones.
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
COMENTARIOS
146
reas como promociones, descuentos, etc. no existe una planificacin, lo que evita
una correcta organizacin y coordinacin de las diversas actividades.
RECOMENDACIONES
III. Presupuestacin
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
147
Este presupuesto, deber contener como anexos los presupuestos para cada
evento organizado y que se pueden realizar hasta un mes antes del mismo, en el cual
constar las actividades a realizar, los proveedores para estas actividades y el costo
de cada actividad a desarrollar.
3.1.7 Contabilidad
I. Ingreso de transacciones
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
148
el ingreso de las transacciones contables, pero contina con deficiencias ocasionadas
por el retraso en la facturacin de ventas y en la falta de control contable en las
sucursales, sobretodo en la sucursal Mall del Ro.
II. Autorizaciones
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
149
Y finalmente para sobregiros, se prohibir la autorizacin para la parte
contable, y solamente Gerencia, o su delegado, podr autorizar los sobregiros; en
caso de desobediencia de este punto, se proceder con multas.
COMENTARIOS
Este retraso provoca en varias ocasiones, cobros por menos o pagos acorde
a la factura del proveedor, que en varias ocasiones se encuentra incorrecta.
150
RECOMENDACIONES
Las multas que se generen por no realizar la revisin antes de los cinco das
de emitida la nota de dbito ser cobrada al auxiliar contable en caso de que, una vez
conocida la nota de dbito, no se enve inmediatamente; y al counter en caso de que a
pesar de ser enviada la nota de dbito se demor en su recuperacin.
151
IV. Controles tarjetas de crdito
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
Para evitar este riesgo, se debera llevar un registro de los consumos con sus
respectivos comprobantes, en especial por parte de la Gerencia General, y entregarlos
todos hasta el 15 de cada mes para determinar que todos los gastos fueron realizados
por Turisa.
Y las tarjetas sern revisadas una vez al mes, de preferencia a fin de mes por
parte de la seora Carmen Moreno para la confirmacin de saldos.
En compras por internet se cotejar con el informe enviado por cada counter y
de acuerdo a las autorizaciones enviadas.
V. Manejo de pagos
COMENTARIOS
Cabe recalcar que existen pagos que no se pueden suspender que son los
tours y los boletos.
152
Los primeros se pagan acorde al tiempo lmite de los proveedores y puede
ser cualquier da de la semana y los segundos se pagan el da mircoles de cada
semana, estos pagos son impostergables.
RECOMENDACIONES
COMENTARIOS
Este problema radica en que existe diferentes niveles de crdito acorde a los
clientes. El de mayor nivel es el Grupo Ortiz cuyo tiempo de crdito bordea los 60
das en promedio. As tambin el seor Edgar Carrasco cuyo tiempo bordea los 90
das.
Estos al ser considerados clientes VIP, tienen esta facilidad de crdito, pero
as mismo existen empresas con la misma cantidad de das de crdito sin ser clientes
153
VIP, provocando un desfase entre cobros y pagos lo que genera para Turisa un costo
financiero.
RECOMENDACIONES
Los tours se cobrarn hasta 7 das antes de la salida del viaje, y solo se
otorgar crdito con autorizacin escrita de Gerencia, de nadie ms.
154
Se debe capacitar nuevamente al personal en el sistema, ya que no se manejan
acorde a las disposiciones contables, para de esta manera cobrar las deudas totales y
no solamente las que corresponden a cada vendedor.
COMENTARIOS
155
Esto imposibilita la toma de decisiones estratgicas, evitando una correccin
para mejorar el rumbo de la agencia.
RECOMENDACIONES
156
3.2 ACTIVIDADES CON RIESGO MEDIO Y DE APLICACIN DE
MEDIDAS CORRECTIVAS
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
157
3.2.2 Reservas Y Emisiones Internacionales
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
I. Especificaciones de visas.
COMENTARIOS
158
RECOMENDACIONES
COMENTARIOS
Dado que los tours en privado son realizados con un solo proveedor, jams
se ha realizado un contrato o convenio entre Turisa y el proveedor. Segn
comentarios de parte del personal de Turisa, jams ha habido un inconveniente
entre las partes, pero se presentan ciertas diferencias entre los cobros y los pagos
que se deben realizar.
RECOMENDACIONES
COMENTARIOS
Segn nuestro anlisis, las facturas de los tours presentan errores y difieren
de las cotizaciones, esto se debe a la tardanza en la entrega de la liquidacin por
parte de Gerencia y la falta de capacitacin para la facturacin de estos tours.
159
no tenerla presente, puede existir errores en el cobro que pueden ocasionar prdidas
a Turisa.
RECOMENDACIONES
Para evitar estos errores, se debe realizar la liquidacin del tour antes de la
publicidad para elaborar un precio real y evitar confusiones en cobros.
3.2.5 Gerencia
I. Duplicidad de funciones
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
COMENTARIOS
160
Esto disminuye el tiempo de respuesta, ya que la seora Carmen Moreno, adems de
ser la Gerente General de Turisa, es tambin Cnsul de Francia en Cuenca, lo que
resta tiempo para sus actividades con Turisa. Esta falta de tiempo conlleva retrasos
para toda la Agencia.
RECOMENDACIONES
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
Esto reducir errores y disminuir prdidas que puedan ocasionar los errores
del personal.
161
IV. Manejo de quejas y sugerencia
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
COMENTARIOS
162
Esto conlleva que varias promociones no sean publicadas, ya sea por radio o
redes sociales, lo que disminuye el impacto de Turisa en el mercado.
RECOMENDACIONES
II. Costo-beneficio
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
163
3.2.7 Contabilidad
COMENTARIOS
Estos problemas suceden ya que los proveedores facturan los servicios que
proveen a la agencia. Al revisar, existen diferencias que pueden conllevar en
prdidas debido a errores en nuestra comisin o por cobros en menos.
RECOMENDACIONES
Y finalmente al realizar las reservas para los vuelos, esta falta de facturacin
debe disminuir ya que todo boleto tendr su reserva y ser ms fcil detectarlos y
facturarlos.
164
En el segundo punto, se debe realizar una capacitacin a cada uno de los
empleados para indicarles por cada uno de los proveedores como se debe realizar la
factura y la comisin.
COMENTARIOS
Al descartar las multas, las personas redujeron sus acciones para evitar
retrasos y simplemente mantienen los mismos sin ninguna solucin, generando
retrasos contables y financieros generando mayores prdidas econmicas para la
agencia de viajes.
RECOMENDACIONES
Tambin se deber tener una reunin entre Gerencia y el personal con multas
para encontrar soluciones conjuntas y disminuir las mismas.
Estas multas deben ser por escrito y se debe entregar a cada uno de los
empleados un cuadro de las multas con firma de aprobacin de Gerencia, para que
cada uno conozca lo que puede costar cada error.
165
III. Egresos en efectivo
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
Para evitar errores en los egresos de efectivo, se debe cumplir con la firma de
aprobacin por parte de Gerencia o un delegado de la misma y la firma de recepcin
o en su defecto la firma de responsabilidad por la falta de la firma anterior.
COMENTARIOS
RECOMENDACIONES
166
Adicionalmente se debe elaborar un reporte mensual de los consumos
realizados, determinando cuales pertenecen a Turisa y cuales pertenecen a la Sra.
Moreno.
Esto quiere decir que a pesar de los esfuerzos realizados por los counter, las
operadoras no poseen productos ms econmicos y se debe tener un mejor manejo de
la informacin de la gran cantidad de proveedores que tiene la empresa para buscar
lo ms econmico para el cliente, siempre y cuando se encuentre dentro de sus
especificaciones.
Esto nos indica que existen reportes que solicitan los proveedores, y que son
realizados con un poco de premura, lo que evita un control adecuado por parte de los
proveedores, estos reportes son necesarios pero no existe una obligacin expresa de
realizarlos, ya que no existe ningn inconveniente en la no presentacin de los
mismos.
167
Desconocimiento de los procedimientos de cobro.
Llenado detallado
Averiguacin
168
Convenios
Plan de promocin
169
Procedimientos de cobro
Cada persona encargada del cobro, conoce estos tiempos lmites y colabora
para el cobro acorde a los pagos que se deben realizar. Lo que se debe implementar
es un documento donde se indica al pasajero hasta que fecha se deben realizar los
abonos, el cual ser entregado al momento de la reserva.
3.3.5 Gerencia
En Turisa, no existen reuniones con los socios, lo cual es un riesgo alto, pero
cabe recalcar que la seora Rosala Cordero, presidente de la agencia, tiene la
representacin mayoritaria en participaciones y ella se encuentra al tanto de las
acciones encaminadas a favor de Turisa.
A pesar de todo, se debe programar una reunin con los socios por lo menos
una vez al ao. Esta planificacin se realizar el mes de enero del ao subsecuente y
se realizar hasta mayo del ao siguiente.
Cronogramas de reuniones
170
Cronograma de eventos
Este punto hace referencia a eventos propios de Turisa, ya que los eventos se
realizan en concordancia a los eventos del Mall del Ro o del Monay Shopping
Center.
Manejo de personal
Es por ello que la falta de estas pautas no son un riesgo alto, adems como se
prioriza la juventud, y se da oportunidad a personas sin experiencia, este manual no
es necesario por el momento.
Representacin de Gerencia
171
3.3.6 Publicidad Y Promocin
Planificacin y sociabilizacin
3.3.7 Contabilidad
Revisin de tours
172
Pagos de roles
Esto provoca malestar en el personal, pero se tiene una gran lealtad a Turisa,
por lo que no representa un gran inconveniente, pero como recomendacin se debe
evitar los retrasos y tener de esta manera un personal ms activo.
173
CONCLUSIONES
Elaborado por:
174
4 DESARROLLOO E IMPL
LEMENTTACIN DE UN SISTEMA
S A DE
CONTRROL INTE
ERNO BAASADO EN
E EL MODELO
M COSO
4.1 UT
TILIZACIIN DEL
L BSC CO
OMO HERRRAMIENTA PARRA LA
DETERM
MINACIN Y EVVALLUACCIN DE
E LOS OBJETIVO
O OS DE
CONTRO
OL INTEERNO DED LA A A DE VIIAJES TURISA
AGENCIA
CUENCA
A
ME
ETODOLO
OGA
1755
1. Analizar la situacin de la institucin:
Ese camino tiene que seguirlo con diversos factores que estn presentes tanto
en la empresa como fuera de ella.
Aplicacin
176
Aplicacin
Aplicacin
Esto nos permite determinar los riesgos que tiene cada rea, su impacto y
probabilidad y determinar acciones para evitarlos o reducirlos.
177
En el primero, se determinan los riesgos con prioridad alta para su reduccin
o eliminacin, en el segundo existen las actividades que necesitan medidas
complementarias para reducir el riesgo y en el ltimo se tienen las actividades que
tiene un buen control y las actividades que no se deben descuidar para evitar riesgos
mayores.
Aplicacin
178
El diseo de los Indicadores de Gestin es la base para que esta herramienta
cumpla sus propsitos en la organizacin. Unos indicadores efectivos permitirn la
revisin y proporcionarn una rpida RETROALIMENTACIN a los que toman
decisiones o planifican estrategias.
Para que los indicadores sean efectivos, deben reunir las siguientes
caractersticas:
Economa
Eficiencia
Efectividad
179
Al realizar la medicin de resultados se determinan las desviaciones entre
indicador y estndar para determinar las causas a travs de la evaluacin de control
interno. De esta manera se presentan conclusiones y hallazgos de auditora con sus
elementos: condicin, criterio, causa, efecto y recomendacin.
Aplicacin
7. Informacin y Monitoreo
Aplicacin
180
Adems de eso se debe realizar constantes reuniones para mejorar la
comunicacin dentro de la empresa tal como se recomienda en el anlisis realizado
mediante el MODELO COSO.
Aplicacin
8. Alcanzar la visin:
Aplicacin
181
Estos objetivos e indicadores de gestin, son el primer paso que se va a tomar
en Turisa para concluir con una planificacin estratgica total.
182
FICHA TECNICA DE INDICADORES PARA GERENCIA
INDICADOR 1
OBJETIVO: Establecer un cronograma para la planificacin y estrategia a seguir.
INDICADOR 2
OBJETIVO: Establecer un sistema de control interno.
183
INDICADOR 3
OBJETIVO: Creacin de bases para un sistema de autorizaciones.
INDICADOR 4
OBJETIVO: Desarrollo de un sistema de quejas, reclamos.
184
FICHA TECNICA DE
D INDICADO
ORES PARA RESERVAS
R Y EMISIONES NACIONALE
ES
IN
NDICADOR 1
OB
BJETIVO: Deteerminar el cump
plimiento del proceso de reserv
vas establecido en
e el manual dee procesos
FACTOR UNIDAD
NOOMBRE DEL CALCULO DEL
CLAVE DE FRECUENCIIA E
FUENTE ESTANDAR
R INTERPR
RETACIN
IN
NDICADOR INDIICADOR
O
DE XITO MEDIDA
* Cultura
% de boletos que * Reportes
Organizacionaal
connstan con la BSP
* Establecer un
n UNIDADES SEMANAL
L 100%
resspectiva * Reservas
manual de
resserva *Muestra
procesos
185
IN
NDICADOR 2
OB
BJETIVO: Deteerminar el uso adecuado del tiempo al momentto de realizar reeservas y emitir tikettes areos..
FACTOR R UNIDA
AD
NOOMBRE DEL CLAVE CAL
LCULO DEL DE
IN
NDICADOR O
DE XITO IN
NDICADOR DA
MEDID FRECUEN
NCIA FUENT
TE ESTANDA
AR INTERPR
RETACIN
*Cultura
Organizacionaal
% de las * Estructuraci
n
* Reservvas
resservas de Manual de
UNIDAD
DES SEMANAL * Facturras 100
0%
reaalizadas y Procesos
* Muestrra
em
mitidas *Capacitacinn en
manual de
procesos
IN
NDICADOR 3
OB
BJETIVO: Com
mprobar la veraccidad de la inforrmacin suministrada por los clientes al momeento de la reservva.
FACTOR R AD
UNIDA
NOOMBRE DEL CLAVE CAL
LCULO DEL DE
IN
NDICADOR O
DE XITO IN
NDICADOR DA
MEDID FRECUEN
NCIA FUENT
TE ESTANDA
AR INTERPR
RETACIN
% de reservas
connfirmadas y Unidadees Mensuaal * Reservvas 100
0%
faccturadas
186
IN
NDICADOR 4
OB
BJETIVO: Consstatar la existen
ncia de documenntos de respaldo
o de los boletos emitidos.
FACTOR R UNIDAD
NOOMBRE DEL LCULO DEL
CAL
CLAVE DE FRECUENCIIA FUENTE
E ESTANDA
AR INTERPR
RETACIN
IN
NDICADOR INDICADOR MEDIDA
O
DE XITO
* Conciliaccin
% de boletos bancaria
mitidos que
em * Reporte
posean el boletos no
* Reorganizaccin Unidades Quincenal 0%
100
doccumento de facturados
de actividades
resspaldo * Facturas
corrrespondiente *Autorizaciin
de crdito
IN
NDICADOR 5
OB
BJETIVO: Redu
ucir el grado de desconocimiennto de los requerrimientos de viaajes nacionales..
FACTOR R UNIDAD
NOOMBRE DEL CAL
LCULO DEL
CLAVE DE FRECUENCIIA FUENTE
E ESTANDA
AR INTERPR
RETACIN
IN
NDICADOR INDICADOR MEDIDA
O
DE XITO
% de * Capacitacin
n en
* Buzn dee
dissminucin en procesos
Unidades Mensual Quejas y 80%
el grado
g de * Cultura
sugerenciass
dessinformacin organizacionall
187
INDICADOR 6
OBJETIVO: Determinar el grado de eficacia de las cotizaciones de tours.
FACTOR UNIDAD
NOMBRE DEL CALCULO DEL
CLAVE DE FRECUENCIA FUENTE ESTANDAR INTERPRETACIN
INDICADOR INDICADOR MEDIDA
DE XITO
Reduccin de * Lneas
N de personas sin cotizacin Observacin
tiempo en telefnicas
Total clientes con solicitud de Unidades Mensual y 90%
entrega de * e-mails
cotizacin registros
cotizaciones *Mayor personal
INDICADOR 7
OBJETIVO: Reducir el tiempo de intercambio de informacin entre los
empleados.
FACTOR UNIDAD
NOMBRE DEL CALCULO DEL
CLAVE DE FRECUENCIA FUENTE ESTANDAR INTERPRETACIN
INDICADOR INDICADOR
DE XITO MEDIDA
% de
disminucin en
Unidades
el tiempo de NO SE APLICA Semanal 70%
Dlares
intercambio de
informacin
188
IN
NDICADOR 8
OB
BJETIVO: Redu d clientes por ccobrar segn la factura identificada a nombre del comprador.
ucir el nmero de
FACTOR R UNIDAD
NOOMBRE DEL CALCULO DEL
CLAVE DE FRECUENC
CIA FUENT
TE ESTAND
DAR INTERP
PRETACIN
IN
NDICADOR IND
DICADOR
O
DE XITO MEDIDA
IN
NDICADOR 9
OB
BJETIVO: Deteerminar el tiemp
po empleado en la contabilizaciin de facturas.
FACTOR R UNIDAD
NOOMBRE DEL CALCULO DEL
CLAVE DE FRECUENC
CIA FUENT
TE ESTAND
DAR INTERP
PRETACIN
IN
NDICADOR IND
DICADOR
O
DE XITO MEDIDA
189
IN
NDICADOR 10
OB
BJETIVO: Prom
mover el desarro
ollo profesional de los funcionaarios de la agen
ncia de viajes.
FACTOR R UNIDA
AD
NOOMBRE DEL CAL
LCULO DEL
CLAVE DE FRECUENCIA FUEN
NTE ESTAND
DAR INTERP
PRETACIN
IN
NDICADOR IN
NDICADOR
O
DE XITO DA
MEDID
% de
pacitaciones
cap * Gerencia
Unidadees Semesttral
im
mpartidas a los * Personal
fun
ncionarios
190
FICHA TECNICA DE IN
NDICADORES
S PARA RESERVAS Y EMIS
SIONES INTE
ERNACIONAL
LES
INDDICADOR 1
OB n del personal en el proceso de emisiones por internet.
BJETIVO: Deterrminar el grado de capacitacin
N
NOMBRE FACTOR U
UNIDAD
CALCUL LO DEL
DEL CLAVE DE FREECUENCIA FUENTE E
ESTANDAR INTERPRETA
ACIN
INDICA ADOR
IN
NDICADOR DE XITO M
MEDIDA
% ded * Cultura
emp pleados O
Organizacional
cap
pacitados en * Capacitacin UN
NIDADES S
Semestral O
Observacin 75%
emiisiones por e manual de
en
inteernet p
procesos
IND
DICADOR 2
OB
BJETIVO: Deterrminar el uso ad
decuado de la taarjeta de crdito
o en las comprass a proveedores.
NOMBRE
N FACTOR UNIDAD
DEL CLAVE CALCULO DEL DE
IN
NDICADOR DE XITO INDIICADOR A
MEDIDA FRECUENC
CIA FUENTE
E ESTANDAR
R INTERPRE
ETACIN
*Cultura
*
O
Organizacional
* Estados
% de
d las *
*Estructuracin
de cuenta
com
mpras M
Manual de UNIDADES
S Quincenaal %
100%
* Facturass
reallizadas P
Procesos
* Muestraa
*
*Capacitacin
e manuales
en
191
IND
DICADOR 3
OB
BJETIVO: Redu
ucir el grado de desconocimient
d to de los pasajerros mediante laa firma de la hoja de responsabiilidad migratoriia.
NOMBRE
N FACTOR UNIDAD
DEL CLAVE CALCUULO DEL DE
IN
NDICADOR DE XITO INDIC
CADOR MEDIDA FRECUENCIA
A FUENTE ESTANDAR INTERPRET
TACIN
% de
d pasajeros
con
n * Cultura
* Facturas
desconocimient Organizacional
O Unidades Mensual
*Documentoo
100%
o dee requisitos * Gerencia
de viaje
v
IND
DICADOR 4
OB
BJETIVO: Deterrminar las factu
uras emitidas con
n errores.
NOMBRE
N FACTOR UNIDAD
CALCUULO DEL
DEL CLAVE DE FRECUENCIA
A FUENTE ESTANDAR INTERPRET
TACIN
INDIC
CADOR
IN
NDICADOR DE XITO MEDIDA
% de
d facturas * Contabilidad * Facturas
emiitidas con * Cultura Unidades Semanal * Reportes 100%
erro
ores O
Organizacional contables
192
INDDICADOR 5
OBBJETIVO: Deterrminar el nmerro de facturas pendientes de
cob
bro.
NOMBRE
N FACTOR UNIDAD
CALCUULO DEL
DEL CLAVE DE FRECUENCIA
A FUENTE ESTANDAR INTERPRET
TACIN
INDIC
CADOR
IN
NDICADOR DE XITO MEDIDA
*Capacitacin
*
% facturas
f e procesos
en *Observaci
pen
ndientes de * Manual de Unidades Semanal ny 75%
cob
bro p
procesos registros
* Contabilidad
IND
DICADOR 6
OB
BJETIVO: Deterrminar el nmerro de facturas pendientes de paago
NOMBRE
N FACTOR UNIDAD
CALCUULO DEL
DEL CLAVE DE F
FRECUENCIA
A FUENTE ESTANDAR INTERPRETACIN
INDIC
CADOR
IN
NDICADOR DE XITO MEDIDA
*Capacitacin
*
% de
d facturas e procesos
en Observacinn
pen
ndientes de * Manual de Semanal y
pag
go p
procesos registros
* Contabilidad
193
FICHA TECNICA DE
E INDICADOR
RES DE LLEN
NADO DE VISA
AS
IN
NDICADOR 1
OB
BJETIVO: Increementar el nmero de personal capacitado en visas.
v
NOMBRE
N FACTOR UNIDAD
U
CALCULLO DEL
DEL CLAVE DE FR
RECUENCIA FUENTE ESTANDAR
R INTERPRE
ETACIN
INDICA
ADOR
IN
NDICADOR DE XITO M
MEDIDA
% de personas *Reorganizaci
* Estudios y
pacitadas en n de actividades
cap U
Unidades Sem
mestral 100%
%
observacin
tem
mas de visas * Capacitacin
n procesos
en
IN
NDICADOR 2
OB
BJETIVO: Redu
ucir el costo porr tiempo invertiido al momento de revisin y lllenado de formu
ularios para visaas.
NOMBRE
N FACTOR UNIDAD
CALCUULO DEL
DEL CLAVE DE F
FRECUENCIA
A FUENTE ESTANDAR
R INTERPRE
ETACIN
INDIC
CADOR
INNDICADOR DE XITO MEDIDA
% de
* Capacitacin
redduccin del
n procesos
en *Observaci
tiemmpo en Mensual 90%
* Cultura n
infformacin
o
organizacional
de visas
194
FICHA
A TECNICA DE
D INDICADO
ORES TOURS EN PRIVADO
O
IND
DICADOR 1
OB
BJETIVO: Estab ntaje de clientess frecuentes paraa generar una base de datos.
blecer un porcen
NOMBRE
N FACTOR UNIDAD
CALCUULO DEL
DEL CLAVE DE FRECUENCIA
A FUENTE R
ESTANDAR INTERPRE
ETACIN
INDIC
CADOR
IN
NDICADOR DE XITO MEDIDA
* Lneas
Observacinn
% de
d clientes t
telefnicas
Unidades Mensual y 50%
freccuentes * e-mails
registros
*
*Facturas
INDDICADOR 2
OBBJETIVO: Redu
ucir las prdidass mediante la m
mejora de la plan
nificacin de loss tours en
priv
vado.
NOMBRE
N FACTOR UNIDAD
CALCUULO DEL
DEL CLAVE DE FRECUENCIA
A FUENTE ESTANDAR
R INTERPRE
ETACIN
INDIC
CADOR
IN
NDICADOR DE XITO MEDIDA
*
% de
d reduccin
* Tours en Unidades Contabilidadd
de ventas
v Semanal 30%
privado Dlares *
perd
didas.
Observacin
195
FICHA TECNICA DE INDICADORES PARA PUBLICIDAD Y PROMOCIN
INDICADOR 1
OBJETIVO: Determinar funciones del rea.
Aplicacin de un manual de
Manual de
* Gerencia NO SE APLICA funciones desde julio de
funciones
2011
INDICADOR 2
OBJETIVO: Desarrollo de un cronograma de planificacin.
196
INDICADOR 3
OBJETIVO: Disminuir costos de publicidad
197
FICHA
A TECNICA DE
E INDICADOR
RES PARA CO
ONTABILIDA
AD
NDICADOR 1
IN
OB
BJETIVO: Deteerminar los carg
gos que tienen duplicidad
d de fun
nciones.
NOMBRE
N FACTOR UNIDAD
CALCULLO DEL
DEL CLAVE DE FRECUENCIA
A FUENTE
E ESTANDAR
R INTERPRE
ETACIN
INDICA
ADOR
IN
NDICADOR DE XITO MEDIDA
Fu
uncionarios
con
n duplicidad NO AP
PLICA Anual
de funciones
IN
NDICADOR 2
OB
BJETIVO: Consstatar la adecuada planificacinn presupuestariaa.
NOMBRE
N FACTOR UNIDAD
DEL CLAVE CALCULO DEL DE
IN
NDICADOR DE XITO CADOR
INDIC MEDIDA FRECUENCIIA FUENTE ESTANDAR
R INTERPRE
ETACIN
* Departamento
dee Contabilidad.
% Usado del Unidades
U
* Cultura Semestral
preesupuesto m
monetarias
orrganizacional.
* Gerencia.
198
IN
NDICADOR 3
OB
BJETIVO: Deteerminar el adecu
uado equilibrio financiero.
NOMBRE
N FACTOR UNIDAD
DEL CLAVE CALCUULO DEL DE
IN
NDICADOR DE XITO INDIC
CADOR MEDIDA FRECUENCIIA FUENTE
E ESTANDAR
R INTERPRE
ETACIN
* Departamento
% Equilibrio dee Contabilidad.
Unidades
U
nanciero de
fin * Cultura Mensual * Facturass
m
monetarias
la empresa
e orrganizacional.
* Gerencia.
IN
NDICADOR 4
OB
BJETIVO: Redu
ucir el pago de multas
m por errorres al momento
o de la compra a proveedores.
NOMBRE
N FACTOR UNIDAD
CALCUL LO DEL
DEL CLAVE DE FRECUENCIIA FUENTE
E ESTANDA
AR INTERPR
RETACIN
INDICA ADOR
IN
NDICADOR DE XITO MEDIDA
% de
Multas del perodo actual
duccin de * Capacitacin
red Dlares
D Semestral Contabilidaad -15%
Multas del perodo anterior
muultas
199
INDICADOR 5
OBJETIVO: Reducir la venta de boletos y tours mediante tarjeta de crdito si no posee su respectivo documento de respaldo.
INDICADOR 6
OBJETIVO: Reducir el tiempo de cobro y aumentar el de pagos.
200
NDICADOR 7
IN
OB
BJETIVO: Deteerminar la liquid
dez de la empresa.
NOMBRE
N FACTOR UNIDAD
U
CALCULLO DEL
DEL CLAVE DE FR
RECUENCIA FUENTE ESTANDAR
R INTERPRE
ETACIN
INDICA
ADOR
IN
NDICADOR DE XITO M
MEDIDA
* Observacinn
% Liquidez de * Contabilidad Unidades
U y
Mensual 1a1
la empresa
e * Cobros D
Dlares registros
* Facturas
IN
NDICADOR 8
OB
BJETIVO: Estab
blecer las facturras emitidas a ccrdito con la au
utorizacin respectiva.
NOMBRE
N FACTOR UNIDAD
U
CALCULLO DEL
DEL CLAVE DE FR
RECUENCIA FUENTE ESTANDAR
R INTERPRE
ETACIN
INDICA
ADOR
IN
NDICADOR DE XITO M
MEDIDA
% Facturas * Facturas
emmitidas con * Control U
Unidades Semanal * Reportes 100%
auttorizacin * Gerencia contables
201
IN
NDICADOR 9
OB
BJETIVO: Estab
blecer el porcen
ntaje de cuentass incobrables poor falta de identiificacin del con
nsumidor.
NOMBRE
N FACTOR UNIDAD
U
CALCULLO DEL
DEL CLAVE DE FR
RECUENCIA FUENTE ESTANDAR
R INTERPRE
ETACIN
INDICA
ADOR
IN
NDICADOR DE XITO M
MEDIDA
*Capacitacin
*
e procesos
en * Observacinn
% De cuentas Unidades
U
* Manual de Mensual y 0
inccobrables D
Dlares
p
procesos registros
* Contabilidad
202
4.3 BALANCED SCORE CARD APLICADO A LOS PROCESOS
INTERNOS Y DE GESTIN DE LA AGENCIA DE VIAJES TURISA
CUENCA
El Balance Score Card est aplicado a la parte de Control de la Agencia de
Viajes Turisa Cuenca, por ello, en la ltima perspectiva, adems de la financiera, se
adiciona el impacto de gestin de la empresa. Esto debido a que los indicadores se
realizaron para mejorar el Control Interno y de esta manera mejorar la rentabilidad
mediante la eficacia, eficiencia y economa de los procesos.
203
AGENCIA DE VIAJES TURISA CUENCA
BALANCE SCORE CARD
PERSPECTIVA OBJETIVO ESTRATEGICA INDICADOR
RENTABILIDAD Mejorar eficiencia de los procesos Rentabilidad
Mejorar el uso de fondos,
MEJORAR LIQUIDEZ mediante el mejoramiento ndice de liquidez
de los procedimientos de
IMPACTO FINANCIERO Y cobro
DE GESTION EN LA EMPRESA
CREAR EQUILIBRIO ENTRE COBROS Y PAGOS Planificacin de cobros y pagos % Equilibrio Financiero de la Empresa
Sistema de autorizaciones para ventas
REDUCCIN DE CUENTAS INCOBRABLES a crdito % Cuentas Incobrables
CREACION DE PLANIFICACIN ESTRATGICA Cronograma de planificacin Aplicacin del POA
MEJOR CALIDAD EN EL SERVICIO Creacin manual de procesos % de clientes con reserva
MEJORAR TIEMPO DE RESPUESTA Establecer mtodos de entrega Reduccin en tiempo de
y seguimiento de cotizaciones entrega de cotizaciones
MAYOR PARTICIPACIN EN LA EMPRESA Fidelizacin del cliente % de clientes frecuentes
IMPACTO EN EL CLIENTE
Reducir la desinformacin de los
pasajeros mediante la explicacin % de disminucin en el grado
MEJOR ASESORAMIENTO DE LOS PRODUCTOS
de requerimientos y la capacitacin de desinformacin
del personal
CREACIN DE SISTEMAS DE CONTROL Aplicacin del POA de este estudio Sistema de Control Interno
EFICACIA EN PROCESOS Anlisis y determinacin de funciones Manual de funciones
IMPACTO EN PROCESOS
Creacin y estructuracin del rea de Cronograma de planificacin y
CREAR INTELIGENCIA DE MERCADO publicidad funciones del rea de publicidad
CAPACITACIN Cronograma de capacitaciones N de capacitaciones impartidas
MANUAL DE FUNCIONES Creacin de manual de funciones Aplicacin del POA
IMPACTO EN APRENDIZAJE
(PERSONAL) Creacin de un cronograma de reuniones % de personal comprometido con
y eventos de participacin exclusiva del la agencia Turisa
SOCIABILIZACIN DE PROCESOS personal
204
RE
EPRESENT
TACIN GRAFICA
G
2055
4.4 MODELO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y DE
GESTIN BASADO EN EL MODELO COSO
INTERPRETACIN DE LA GRFICA DEL BALANCED SCORECARD
En el Balance Score Card presentado anteriormente, existen cuatro ejes
principales, uno por cada perspectiva, los cuales son los objetivos principales que
debe alcanzar Turisa para mejorar su eficiencia y eficacia y de esta manera mejorar
su rentabilidad.
Estos son:
206
mejorando el tiempo de respuesta y ofreciendo un mejor servicio a nuestro clientes,
generando valor en nuestra empresa.
Rentabilidad
La finalidad de toda empresa es la Rentabilidad, por ello este es el objetivo
dentro de la Perspectiva Financiera del Balance Score Card.
207
ejecutar las acciones tendientes a conseguir la meta propuesta y por ende el objetivo
estratgico.
208
PLAN OPERATIVO ANUAL 2011-2012
"AGENCIA DE VIAJES TURISA CUENCA
REAS DE
TIEMPO RESPONSABLE
ANLISIS OBJETIVOS INDICADORES PELIGRO PRECAUCIN META INDUCTORES INICIATIVAS
Determinar el cumplimiento del
% de boletos que constan con la Diseo de los diferentes procesos a Administracin
proceso de reservas establecido 65 80 90 Manual de procesos 3 Meses
respectiva reserva realizar para elaborar una reserva Contabilidad
en el manual de procesos.
Determinar el uso adecuado del Estandarizar el tiempo en que el Esquema de tiempos a Administracin
% de las reservas realizadas y
tiempo al momento de realizar 70 83 95 funcionario se demora para realizar cumplir en registro y 3 Meses Contabilidad
emitidas
reservas y emitir tikettes areos. una reserva y emitirlos entrega de reservas Counters
Comprobar la veracidad de la
Llenado adecuado de reservas y
informacin suministrada por los % de reservas confirmadas y Diseo de Base de Datos Administracin
RESERVAS Y EMISIONES NACIONALES
209
Realizar revisiones peridicas de la Cronograma de entrega y
Determinar el tiempo empleado Reduccin del tiempo en la
58 70 85 facturacin para determinar contabilizacin de 6 Meses Contabilidad
en la contabilizacin de facturas. contabilizacin de facturas
tiempos de entrega y facturacin. facturas
Determinar el grado de
Anlisis de los conocimientos de Desarrollo de
capacitacin del personal en el % de empleados capacitados en Administracin
66 74 87 los funcionarios en las distintas capacitaciones en 6 Meses
proceso de emisiones por emisiones por internet Contabilidad
actividades que desempean emisiones por internet
internet.
210
Reducir las ventas perdidas Generar mejores ofertas para los
mediante la mejora de la % de reduccin de ventas clientes y el nmero de personas Plan de viajes en tours Administracin
51 37 30 12 Meses
planificacin de los tours en perdidas. por tour para que sea de mayor privados Tours en privado
privado. atractivo
Generacin de un porcentaje de
Determinar las facturas emitidas % de facturas emitidas con multas por errores cometidos por Registro de facturas con
40 20 0 8 Meses Contabilidad
con errores. errores los funcionarios en el desarrollo de errores
sus actividades
3 Meses Administracin
interno. interno Interno y aplicacin Interno
Determinacin de un plan de
Creacin de bases para un Diseo de un sistema de Sistema de autorizaciones
autorizaciones mediante e-mail o 6 Meses Administracin
sistema de autorizaciones. autorizaciones para ventas a crdito
va messenger.
Generacin de un buzn de
Desarrollo de un sistema de
Sistema de quejas y reclamos sugerencias y los volantes Buzn de sugerencias 6 Meses Administracin
quejas, reclamos.
respectivos para quejas y reclamos
211
Estructuracin de las actividades
Cronograma de
Desarrollo de un cronograma de que se tienen planeadas para el
Diseo de un cronograma planificacin de 4 Meses Administracin
planificacin. semestre y darlas a conocer a los
actividades
funcionarios
PUBLICIDAD Y
PROMOCIN
212
Existencia de documentos de
Establecer las facturas emitidas a Registro de facturas a
% Facturas emitidas con autorizacin con la firma Contabilidad
crdito con la autorizacin 75 84 95 crdito con la autorizacin 6 Meses
autorizacin correspondiente de la Gerente o Counters
respectiva. correspondiente
responsable encargado
Establecer el porcentaje de Reducir las facturas emitidas a
Registro de cuentas ya Contabilidad
cuentas incobrables por falta de % De cuentas incobrables 50 25 10 consumidor final para mayor 8 Meses
vencidas y no cobradas Counters
identificacin del consumidor. control al momento del cobro
213
4.5 PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO
BASADO EN EL MODELO COSO.
214
comprobante de ingreso, si se cancela con un cheque se adicionar el banco y
el nmero del queche para un mayor control; si se realiza el cobro con T/C
verificar que la misma se encuentra habilitada y explicar al cliente el recargo
que obtendr
Cuando se realicen crditos a empresas o personas naturales con la respectiva
autorizacin se escribir la leyenda CRDITO en la reserva y deber
incluirse la firma de la Gerente o de la persona encargada.
En caso de omitir alguno de los requerimientos o procesos a seguir generando
consigo quejas, se sancionar con una multa a la persona que realiz la
reserva. Esto mediante las pruebas de control respectivas que se realizaran
eventualmente cada mes.
En las cotizaciones de tours se tendr un tiempo mximo de 48 horas para
informar al cliente sobre el valor del tour solicitado y realizar la debida
confirmacin.
Realizar un reporte semanal de las cotizaciones enviadas conjuntamente con
las que fueron confirmadas en donde se incluirn los nombres del cliente,
nmeros de telfono, destino, especificaciones y e-mail.
Realizar los contratos con los proveedores seleccionados y se establecer que
la operadora o la propietaria del producto entregar asesora acerca del
producto a ofertar, esto se lo har con la debida anticipacin.
En los pagos inmediatos de las reservas se adjuntar el nmero de ingreso y
el de factura para realizar el respectivo desembolso por parte del rea
contable, adicionalmente se enviar mediante e-mail la confirmacin de la
reserva pero antes de realizar el cobro respectivo se le har firmar el formato
de exoneracin migratoria para los tours internacionales con el fin de evitar
inconvenientes.
Una vez vendido un tour se requerir emitir inmediatamente la factura
correspondiente en donde se indicar el nombre, cdula o Ruc, direccin y
telfono del comprador y en el caso de empresas pblicas o privadas deber
llevar el nombre de la misma para evitar confusiones y poder realizar
desembolsos si se diera el caso.
En el caso de facturas que se requieran anular se la realizar en un periodo no
mayor de dos meses de emitida la misma ya que si no se lo hace se generarn
mayores retrasos en la cancelacin de las cuentas por cobrar; para
215
cancelaciones en un periodo mayor al indicado, deber incluirse la respectiva
autorizacin de la Gerencia para anular la factura.
Para realizar concesiones de crdito a empresas se requiere verificar el tipo de
convenio que se tiene con dicha empresa y especificarlo al momento de
emitir la correspondiente factura con el fin de evitar confusiones y demoras
en los cobros posteriores. En el caso de personas particulares se debe contar
con la autorizacin de la Gerencia y se deber llenar debidamente la factura
con el fin de reducir el riesgo al momento del cobro de la misma caso
contrario no se podr realizar la venta.
Si no se realiza ninguna de las acciones descritas y en el caso de que no se
pudiese recuperar la cartera se proceder con una multa a la persona
encargada de la venta.
216
3. Llenado de Visas
Para el llenado de visas se deber revisar la informacin respectiva en un
archivo de requisitos que se va a crear con este fin, en el se encuentran
incluidos los formularios e informacin referentes a visas. Cuando se realice
una actualizacin de requisitos se deber hacerlo directamente con fuentes de
los ministerios de relaciones exteriores y luego enviar una copia a las
sucursales y firmaran una constancia de la recepcin.
Para la asesora de visas al igual que el llenado de formularios es necesario
realizar un cobro que se encontrar estipulado en una tabla de costos ya que
el tiempo invertido en esta actividad es fundamental para realizar cualquier
otra actividad.
Se realizar una base de datos de los clientes que soliciten una asesora de
visas en el cual se encontrarn estipulados: nombre de la persona, destino y la
fecha de la asesora con el fin de obtener una mejor fidelizacin del cliente.
Exportar los requisitos a una base de datos electrnica y actualizar la misma
con revisiones peridicas a las pginas oficiales de cada pas. Esto permitir
compartir esta informacin entre las sucursales y mantener actualizada la
informacin correspondiente a visas
4. Tours en Privado
Se realizar una planificacin adecuada de los tours a realizar con un periodo
de dos meses de anticipacin con el fin de poder informar a los counters
sobre el tour, esta informacin ser:
Destino del tour.
Costo aproximado del mismo.
Detalle de los servicios a ofertar.
Fecha de salida y retorno.
Plan de publicidad
Cronograma de ejecucin con las fechas lmite para el cumplimiento de
actividades.
Para un mejor control de las ventas de tours es imprescindible la coordinacin
con las diferentes reas:
217
Visas para organizacin de documentos, llenado de formularios y
revisin de requerimientos.
Contabilidad para la determinacin de los costos del tour, prorrateos y
comisiones ganadas.
Reservas y emisiones nacionales e internacionales, solicitudes de grupos,
reservas, time limit, emisin y coordinacin con proveedores.
Publicidad para la revisin y ejecucin del plan de publicidad para el tour
en privado, y las maneras de publicitar.
Conforme a la planificacin realizada con las distintas reas se elaborar un
calendario de cobros y pagos que tendrn sus variaciones acorde a las
necesidades de los clientes, con esto se podr dar un precio real al cliente y
para poder obtener la utilidad que recibe la agencia con estas ventas.
El cliente deber firmar una documento compromiso de pago en el que
constar el nombre del pasajero, fechas de cancelacin, la respectiva multa en
caso de no pagar en la fecha establecida, llevar la leyenda LEIDO Y
ACEPTADO CONFORME, la firma del pasajero y nmero de cdula.
Se elaborar un registro de todos los clientes que adquirieron un tour en
donde constar: nombre, nmero de cdula, nmeros telefnicos, destino del
viaje. Con el fin de poder ofertar otros servicios posteriormente a ms de que
se obtendr una base de datos slidas para la empresa.
Realizar la liquidacin del tour antes de la publicidad para determinar un
precio real y evitar confusiones en los cobros respectivos.
5. Gerencia
Establecer un cronograma para poder elaborar la planificacin estratgica en
la cual se deber iniciar desde la misin de la empresa hasta la creacin de
objetivos e indicadores estratgicos.
Organizar reuniones con el personal para obtener la informacin respectiva
de sus reas para poder elaborar en conjunto el Plan Operativo Anual, con
esto se comprometen a cumplir los objetivos y metas de la empresa.
Para un mejor control de las funciones se crear un sistema de autorizaciones
en el cual se encontrarn los siguientes puntos:
Solicitud de autorizacin va e-mail.
218
Respuesta afirmativa o negativa enviada por el mismo medio.
Y de parte de la persona que fue autorizada, el envo del comunicado a
todo el personal, en caso de haber un cambio de turno o un permiso.
Desarrollar un mtodo eficiente para el seguimiento de quejas, reclamos o
decisiones, en el que se tomar en cuenta:
rea de accin, o nombre de la persona que realiza la queja o el reclamo.
Motivo de la queja, reclamo o decisin.
Listado de las actividades realizadas con fechas.
Resolucin o resultado.
Firma del responsable.
Se colocar un buzn de quejas y sugerencias que se lo revisar
quincenalmente para poder tomar las acciones correctivas necesarias a ms de
llevar un registro de las mismas y el cumplimiento de acciones tomadas.
Organizar capacitaciones al personal en lo referente a compras por internet,
adems de respaldar con un manual las mismas. Este manual debe contener
todos los pasos para la autorizacin de una compra por internet y sus polticas
de cobro y pago, y adicionalmente se debe realizar un calendario de
capacitaciones para evitar inconvenientes futuros.
Reestructuracin adecuada de funciones al igual que la creacin de reas
adicionales para cumplir eficazmente las tareas encomendadas, la segregacin
se realizar en lo posible como se detalla a continuacin:
Counter internacional: en el centro se requiere dos personas que se
encarguen de esa tarea, y una adicional para revisar las visas.
Contabilidad Principal: Se debe suprimir el cobro de cartera y trasladarlo
al Mall del Ro.
Contabilidad Mall del Ro: Crear un puesto de control contable e interno
encargado de las transacciones contables y de la gestin integra de la
cartera.
Publicidad y promocin: Creacin de un puesto para el manejo de
publicidad o reubicacin de un counter internacional de la principal.
Counter Mall del Ro: (aplica solo a temporada alta) Traslado de un
counter internacional al Mall del Ro para cubrir la alta demanda en
temporada de vacaciones.
219
Elaboracin de un organigrama detallando las funciones que se delegan por
parte de la Gerencia y a quienes se delega esta autoridad, para de esta manera
descentralizar las decisiones y, sobretodo, las autorizaciones en Gerencia,
mejorando de esta manera la velocidad de respuesta de toda la organizacin.
Elaborar un cronograma de ambientacin para el nuevo personal y manuales
de funciones que disminuyan las omisiones y errores y que responsabilicen al
personal por las acciones o errores que se puedan presentar.
Elaborar conjuntamente con Contabilidad el cuadro de multas a ser
implantado en cada una de las circunstancias que se puedan presentar.
6. Publicidad y Promocin
Actualizacin de la publicidad, revisin de promociones que sean ms
convenientes para atraer un mayor nmero de clientes interesados en adquirir
los servicios ofertados.
Planificar reuniones con el personal para comunicar las diversas publicidades
a ser enviadas a los medios de comunicacin con el fin de que los
funcionarios puedan entregar la informacin correctamente a los clientes.
Planificacin de eventos en forma anual, para cada evento deber tener en
consideracin el tiempo para el desarrollo de actividades, contacto con los
proveedores, distribucin de funciones del personal que participar en los
eventos y organizar reuniones entre proveedores y funcionarios de la empresa
para un mejor conocimiento de los servicios que sern ofertados en los
eventos.
Elaborar un presupuesto anual de publicidad en base a los eventos
planificados y la distribucin de la publicidad en los diversos medios de
comunicacin, se deber anexar un presupuesto de cada evento organizado
hasta un mes antes del mismo, en este se incluirn las actividades a realizar,
los proveedores y el costo de cada actividad. Ser aprobado por Gerencia y
Contabilidad.
Se realizar un estudio de costo beneficio de la publicidad buscando las
mejores herramientas publicitarias para la difusin de las promociones.
220
7. Contabilidad
Una vez realizada una venta se la trasladar a contabilidad para que se realice
el ingreso de las transacciones, la facturacin se la realizar oportunamente
caso contrario se impondr una multa al personal.
Realizar un seguimiento Delegar a una sola persona para dar un seguimiento
diario de las cuentas por cobrar para realizar los cobros respectivos, para
mayor facilidad se deber revisar en la base de datos para evitar confusiones.
Se encargar de la concesin de crditos mediante una solicitud de crdito
dirigida a Turisa Cuenca, con el nombre del responsable, el nombre de la
persona encargada de la solicitud de crdito, nmero de cdula, y firma.
Adems enviar un reporte a la principal de las concesiones realizadas.
La poltica de crdito se aplicar para boletos y solamente con autorizacin
escrita de Gerencia en el caso de los tours que se debern cancelar hasta 7
das antes de la salida, la poltica a usar ser la siguiente:
Valores menores a 500 dlares, crdito mximo 20 das.
Valores menores a 1000 dlares, crdito mximo 15 das.
Valores menores a 5000 dlares, crdito mximo 8 das.
Valores mayores a 5001 dlares, crdito mximo 4 das.
Solicitar autorizacin a Gerencia o a su delegado para la eliminacin de fee
de forma escrita va e-mail, y reducir el retraso en facturacin para evitar
confusiones y cobros en menor valor.
Cada pago que se realice ser con autorizacin de Gerencia en especial
cuando sea en efectivo. Para compras por internet, se debe tener un respaldo
va e-mail, donde se autoricen las compras realizadas, adems de que en caso
de pago de la tarjeta corporativa deber tener el respaldo de la autorizacin
para la misma.
Para sobregiros se prohibir la autorizacin para la parte contable, y
solamente Gerencia, o su delegado, podr autorizar los sobregiros; en caso de
desobediencia de este punto, se proceder con multas.
En lo referente a autorizaciones de crdito, las mismas sern otorgadas por
contabilidad pero sern comunicadas inmediatamente a Gerencia y a todo el
personal para su conocimiento; la misma deber estar acompaada por una
solicitud de crdito del cliente firmada donde conste el responsable de la
221
solicitud y el nombre de quien manejar esa cuenta dentro de la empresa del
cliente o en su defecto el nombre del cliente, si es particular.
En autorizaciones de descuento, existir un respaldo emitido va e-mail, de la
solicitud y la autorizacin recibida, adems se comunicar mensualmente a
Gerencia los descuentos obtenidos. La autorizacin para retraso en
facturacin se emitir por parte de contabilidad va e-mail y se enviar una
copia a Gerencia para conocimiento.
Capacitacin con el personal de Turisa para la explicacin del sistema de
facturacin y utilizar una herramienta creada en el Mall del Ro para la
determinacin de los rubros a facturar y evitar retrasos en la facturacin. En
caso de errores en la facturacin que afecten directamente a Turisa, se cobrar
el importe perdido al personal responsable por dicho registro.
La revisin de los boletos se realiza mediante la concordancia de la
facturacin con el BSP Link donde se imprimen los boletos emitidos, y estos
deben estar de acuerdo a los boletos facturados. Adicionalmente se emiten las
notas de dbito y crdito que son aquellas que se emiten por multas o errores.
Esta revisin se realiza semanalmente en los das mircoles, y se debe enviar
directamente las respectivas multas, notas de debito y notas de crdito hacia
los responsables para la resolucin inmediata de estas irregularidades.
Llevar un registro de los consumos con sus respectivos comprobantes, en
especial por parte de la Gerencia General, y entregarlos todos hasta el 15 de
cada mes para determinar que todos los gastos fueron realizados por Turisa.
Y las tarjetas sern revisadas una vez al mes, de preferencia a fin de mes por
parte de la seora Carmen Moreno para la confirmacin de saldos.
Establecer una sola fecha de pago semanal para simplificar los pagos de
servicios adicionales, exceptuando los tours y los boletos. Realizar
continuamente y de forma semanal un cronograma de pagos en los que se
prioricen los pagos de boletos y de tours para evitar la falta de liquidez.
Control de las concesiones de crditos a nombre personal a menos que se
cuente con la aprobacin escrita de Gerencia, si se da la concesin de crdito
a nombre personal, ser con riesgo personal y en caso de no cobro pasados
los 60 das se multar a la persona encargada a ms de descontar el boleto a
nombre personal.
222
Envo de un reporte mensual de las concesiones de crdito personal, con
nombre, nmero de factura, fecha de facturacin, fecha de cobro, das de
mora y estado del crdito (vencido, moderado, normal), que se presentar a
Contabilidad y Gerencia.
Elaboracin de un informe mensual de los siguientes puntos:
Ventas totales y por vendedor, donde conste tambin el porcentaje
cobrado y el porcentaje a crdito.
Reporte de la cartera total y por vendedor, diferenciando:
Cartera con riesgo normal: Facturas pendientes menores a 8 das.
Cartera con riesgo moderado: Facturas pendientes menores a 30 das.
Cartera con riesgo alto: Facturas pendientes mayores a 30 das.
Reporte de compras con tarjeta de crdito en internet.
Reporte de proveedores pendientes de pago.
Reporte de deudas personales por cobrar.
Reporte de boletos y tours no facturados.
Reporte de eventos realizados con ingresos y egresos, y nmero de
pasajeros.
Estructuracin de indicadores de gestin de cartera que se debern cumplir
para calificar la gestin de esta rea.
Enviar un reporte semanal de la facturacin a Gerencia para determinar los
responsables de los retrasos en facturacin e imponer diversas multas por no
tomar en cuenta la primera multa.
Para evitar errores en los egresos de efectivo, se debe cumplir con la firma de
aprobacin por parte de Gerencia o un delegado de la misma y la firma de
recepcin o en su defecto la firma de responsabilidad por la falta de la firma
anterior. Tambin se debe tener un control mensual de CAJA CHICA
mediante un reporte mensual a Gerencia para la revisin de los fondos en
efectivo utilizados.
Utilizar una sola tarjeta internacional a nombre de la seora Carmen Moreno,
la cual se debe convertir en una tarjeta corporativa, y no utilizar las dems
tarjetas para consumos de Turisa.
Elaborar un manual de manejo de tarjetas de crdito donde conste este
procedimiento para cada una de las tarjetas, as tambin que conste la manera
para solicitar la autorizacin y en qu casos se puede utilizar.
223
4.6 CONCLUSIONES DEL DISEO DE LA PROPUESTA DE UN
SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO
COSO
El Control Interno se ha convertido en un objetivo estratgico dentro de las
empresas, es por ello que se realizan muchos esfuerzos para establecerlo y
mantenerlo conforme las necesidades de las organizaciones.
224
aplicados al CONTROL Y GESTION de la agencia, y de esta manera elaborar un
sistema que sea medible y aplicable, permitindonos tener flexibilidad en los
objetivos planteados y un correcto control de las actividades a emprender para el
mejoramiento y crecimiento de la entidad. Adems se apoy en el MODELO COSO,
una herramienta de evaluacin de control interno para tener un diagnstico ms
adecuado a la realidad de Turisa.
Por eso, para evitar que este nivel de confianza se reduzca, se determin que
la agencia de viajes necesita realizar correctivos urgentes para los riesgos que ms
afectan a Turisa, tales como la falta de autorizaciones o la falta de una planificacin
estratgica y presupuestaria.
225
Para esto se implementaron indicadores en cada una de las reas principales
de Turisa, Reservas y Emisiones Nacionales, Reservas y Emisiones Internacionales,
Llenado de Visas, Tours en Privado, Gerencia, Publicidad y Promocin y
Contabilidad.
Al utilizar esta herramienta, la Gerencia tendr un mapa que debe seguir para
mejorar su nivel de control y de esta manera reducir los riesgos que sobrevienen a
ella dado su crecimiento.
226
RECOMENDACIONES
Tanto la administracin, como los socios y los clientes, internos y externos,
debern comprometerse a implementar este sistema de control para el mejoramiento
de los procesos internos y externos de la agencia.
La aplicacin del Plan Operativo Anual se deber realizar con gran premura
para evitar que los riesgos se incrementen y de esta manera perjudiquen a la agencia.
Este POA deber ser socializado con todos los actores de Turisa y de esta
manera comprometerlos con el cambio de Turisa y su avance al mercado global.
227
ANEXOS
228
ANEXO 1. ENTREVISTAS REALIZADAS
Formato de entrevista
229
Conclusiones de las entrevistas realizadas
230
que no van acorde al puesto que se desempea, esto sobretodo en temporada alta,
genera algunos retrasos en otros puestos, pero que pueden ser cubiertos por otro
personal.
231
El BSP link sirve principalmente para la revisin de los sistemas de la IATA,
no existen manuales de operaciones de estos programas por lo que muchas de las
veces la solucin de problemas se los considera suerte de principiantes.
Dentro de los tours se incluye el valor del boleto y estos se rigen a las
condiciones previstas por las aerolneas, para reservar hoteles y vehculos a ms de la
232
compra de seguros es necesario saber cules son los requerimientos del cliente y el
lugar de traslado para poder determinar la empresa con la que se va a operar el tour.
Los procedimientos del BSP no se conocen a menos que sean para realizar los
reportes de las T/C que son diarios, de igual manera el BSP link se conoce lo
necesario para realizar su trabajo.
El registro de las ventas se las realiza segn el Data fast, CCFs para poder
entregar las facturas respectivas.
233
Nombre: Sra. Juanita Espinoza.
Hay un control para las reservas y emisiones, para los boletos se revisan que
estn facturados en contabilidad y nos entregan los boletos faltantes por facturar,
adems se realiza una reserva manual por cada reserva y para los tours, al momento
de pagar al proveedor, se revisa que este facturado o si no se pide que se facture y
tambin se llena una reserva. No existe un archivo de documentos determinado por la
empresa sino que eso es trabajo de cada uno.
234
sea el pago o la reserva se realiza de acuerdo a las especificaciones de los
proveedores.
Las reservas se las hace con un pago de $100, y se requiere verificar el time
limit para confirmar el viaje, en cuanto a cotizaciones no se las entrega
oportunamente ya que muchas de las veces no se tiene tiempo para contestarlas por
lo que se pierden clientes.
235
como se lo vena haciendo en aos anteriores. Existen procedimientos para el ingreso
de transacciones, pero no de forma escrita, para ingresar se debe primero recibir el
documento, revisarlo y cotejar con el rea ya sea de venta o administracin y luego
ingresarlo al sistema, imprimir los respaldos.
El proceso con las cuentas por cobrar la maneja el rea contable, de las
cuentas corporativas, es decir todas las empresas que tengan crdito en la empresa y
en las cuentas personales se solicita colaboracin a cada uno de los vendedores. Los
cobros corporativos se realizan va telefnica o va e-mail y se realiza el retiro de
cheques o efectivo con el apoyo del mensajero.
Claro que existen falencias, ya que ciertas empresas tienen crdito sin
autorizacin o se les otorga el mismo por parte de los vendedores y luego existen
problemas en el cobro, ya que no se conocen las polticas que se han ofrecido y el
cliente se puede molestar.
Lastimosamente, no existe controles en esta rea y por ello existe una cartera
muy alta por cobrar, generando problemas de liquidez dentro de Turisa. Los crditos
muchas veces se conceden a dedo por parte de los vendedores y luego es muy difcil
recuperarlos. En la sucursal existen controles contables pero son muy pequeos, ya
que por el monto de ventas, sobretodo del Mall del Ro, creo que las ventas y los
crditos salen fuera del control, por lo tanto se necesita ms apoyo en esta rea en las
sucursales.
En pagos, existe un control para pagos en cheque o con tarjeta pero para
pagos en efectivo existen deficiencias, ya que no se solicita autorizaciones por escrito
para los mismos o no existen firmas de responsabilidad en los egresos de efectivo.
236
que, algunos vendedores no realizan reservas y la revisin de los boletos o los tours
se complica demasiado.
237
ANEXO 2. CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO
Los presentes cuestionarios se los realiz a todos los funcionarios de la
empresa, a continuacin se presentan los nombres de los mismos y posteriormente el
cuestionario que se los aplico respectivamente:
238
CCI 01
AGENCIA DE VIAJES TURISA SA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
GERENCIA Y ADMINISTRACIN
RESPUESTAS CALIFICACIN
NO
N PREGUNTAS Si No APLICA PONDERACIN PONDERADA
Existe una planificacin estratgica
para la agencia de viajes Turisa
1 Cuenca X 10 0
Se han establecido objetivos para
2 Turisa Cuenca X 10 0
Existen polticas preestablecidas
3 para el manejo de la Agencia Turisa X 10 10
Se han realizado reuniones con los
4 socios para temas estratgicos X 10 0
Se han realizado reuniones con el
5 personal para temas estratgicos X 10 10
Se manejan presupuestos generales
6 o por reas X 10 0
Existe una duplicidad de funciones
7 en la administracin X 8 8
Se realizan reuniones peridicas
8 con el personal X 8 0
Se realiza seguimiento de las
9 decisiones tomadas X 10 10
Se envan las decisiones o
10 regulaciones por escrito X 9 0
Existen reuniones peridicas con
11 los socios X 10 0
12 Se establecen equipos de trabajo X 10 10
Se coordina actividades con el
13 personal anticipadamente X 9 9
Se realizan actividades
14 recreacionales con el staff de Turisa X 7 0
Se otorgan autorizaciones por
15 escrito X 9 9
Existen procedimientos para otorgar
16 las autorizaciones X 10 0
Existen otros puestos que puedan
17 otorgar autorizaciones X 8 8
Hay requisitos que se deban
18 cumplir para permisos al personal X 8 0
Existen requisitos para
autorizaciones en lo referente a
19 cobros y pagos X 10 10
Existe un rea de manejo de
20 personal X 10 0
Existen procedimientos para
21 contratacin de personal X 7 7
Existen procedimientos para
22 capacitacin de personal X 9 0
239
23 Existen incentivos para el personal X 8 8
Se han implementado
procedimientos de control de
24 personal X 10 10
Se utilizan permisos escritos para
autorizaciones de cualquier ndole
25 al personal X 8 8
Existe un sistema de promocin
26 dentro de la empresa X 8 0
Existen procedimientos para la
27 recepcin de quejas y sugerencias X 10 0
Se realizan acciones concretas para
28 solucionar quejas X 10 10
Existe un reporte de quejas y
29 sugerencias X 10 0
Se realizan revisiones permanente
30 por quejas y errores del personal X 10 0
TOTALES 276 127
46,01%
NIVEL DE CONFIANZA
Bajo
240
CCI 07
AGENCIA DE VIAJES TURISA SA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ORGANIZACIN Y VENTA DE TOURS EN PRIVADO
RESPUESTAS CALIFICACIN
NO
N PREGUNTAS Si No APLICA PONDERACIN PONDERADA
Existe un manual para la
organizacin y venta de tours en
1 privado X 10 0
Existe una planificacin previa
2 para los tours en privado X 10 10
Existen procedimientos para la
3 organizacin y venta X 10 0
Existe personal capacitado para la
4 venta de tours X 10 0
Existen cronogramas para la
5 organizacin y venta de tours X 10 10
Existe un presupuesto para la
6 cotizacin de tours en privado X 10 0
Las cotizaciones estn acorde a
7 las emitidas por los proveedores X 8 -
Existe supervisin por rea
contable en lo referente a
8 cotizacin X 9 0
9 Existen procedimientos de cobros X 9 0
Existen respaldos para
10 cancelaciones imprevistas X 10 0
Existe un procedimiento para
11 facturacin X 9 9
Existen procedimientos para
12 publicidad y promocin X 10 0
13 Existe colaboracin en equipo X 10 10
Existen procedimientos
establecidos para la eleccin de
14 los clientes X 9 9
Existe una base de datos de los
15 clientes de tours anteriores X 10 10
Existe una carta de exoneracin
16 migratoria X 10 0
Existen procedimientos para
corroborar el precio a cobrar a los
17 clientes X 9 9
Existe tiempo lmite para la
entrega de la organizacin y para
18 la venta X 10 -
Existe un convenio firmado con
los proveedores para la venta de
19 tours en privado X 10 0
Se realizan listados de los posibles
20 clientes X 8 8
241
Se realizan listados de los clientes
21 confirmados X 8 8
Existe un listado de los requisitos
necesarios para el viaje en tours
22 en privado X 10 10
Existe una planificacin para
23 futuros tours X 10 0
TOTALES 219 93
42,47%
NIVEL DE CONFIANZA
Bajo
242
CCI 08
RESPUESTAS CALIFICACIN
NO
N PREGUNTAS Si No APLICA PONDERACIN PONDERADA
Existe una planificacin anual
1 para el manejo de publicidad X 10 10
Se realizan estudios de costo -
beneficio para el contrato de
2 publicidad X 10 0
Se realizan canjes para cubrir
3 los costos de publicidad X 8 8
Existe un departamento de
4 publicidad X 6 0
Se actualiza la publicidad
5 diariamente X 6 0
Existe un presupuesto para
6 publicidad X 10 0
Se revisan todas las ofertas
7 recibidas por los proveedores X 7 0
Se utilizan redes sociales para la
8 publicidad X 8 8
Existen controles con respecto a
9 los contenidos de la publicidad X 10 10
Existen procedimientos para
participacin en eventos ajenos
10 al Mall o Monay X 10 10
Existen procedimientos para la
realizacin de ferias en el Mall o
11 el Monay X 10 10
Se realizan convenios escritos
con los co-organizadores de los
12 eventos X 10 0
Existen controles con respecto a
los premios ofrecidos por los co-
13 organizadores X 10 0
Existe la suficiente capacitacin
al personal para la colaboracin
14 en los eventos X 10 10
Existe un cronograma de
15 eventos donde participa Turisa X 8 8
Existen contratos
preestablecidos para la
16 publicidad en eventos X 10 0
Existen convenios escritos de la
manera de promocionar los
17 servicios ofertados en eventos X 10 0
Existe coordinacin entre las
sucursales y la matriz para la
18 realizacin de eventos X 10 10
243
Se maneja la publicidad con ms
19 de un medio de comunicacin X 6 6
Existen reglamentos para la
contratacin de espacios
20 publicitarios X 8 0
TOTALES 177 90
50,85%
NIVEL DE CONFIANZA
Medio
244
CCI 02
AGENCIA DE VIAJES TURISA SA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
RESERVAS Y EMISIONES INTERNACIONALES
RESPUESTAS CALIFICACIN
NO
N PREGUNTAS Si No APLICA PONDERACIN PONDERADA
Existe un manual en el rea de
1 reservas y emisiones internacionales X 10 0
Se realizan reservas para todos los
clientes que solicitan nuestros
2 servicios X 10 10
Se cuenta con todos los datos del
3 cliente en las reservas X 8 8
Existe un control acerca de la
transcripcin de los datos del cliente
4 a una base de datos X 7 0
Existe una base de datos slida de
5 los principales clientes X 10 0
Se tiene conocimiento acerca de la
oferta de productos por parte de
6 nuestros proveedores X 8 8
Se cuenta con un plan de
capacitacin para el personal sobre
7 los sistemas de informacin X 10 0
Existe una control acerca del
archivo de documentos tales como
8 reservas, boletos, etc. X 9 9
Existe una correcta capacitacin
9 sobre atencin al cliente X 10 0
Se conoce el procedimiento para
10 pagos con tarjetas de crdito X 9 9
Existen procedimientos para el
11 otorgamiento de crdito X 9 0
Existen polticas de crdito para
12 determinadas empresas. X 10 0
Existe un periodo de tiempo
anticipado para realizar la reserva
13 de tours, hoteles y vehculos X 8 8
Existe un procedimiento de
14 facturacin y manejo de facturas X 9 9
Existen procedimientos para
15 reservas de hoteles, vehculos. X 9 9
Se requiere de abonos para
16 confirmar reservas X 8 8
Existe un conocimiento de los
requerimientos de los pasajeros para
17 viajes internacionales X 10 10
Existen comunicacin escrita de
condiciones de viaje de los
18 proveedores y de la agencia X 10 0
245
Se conocen los procedimientos
automatizados para emisin de
19 boletos X 10 10
Existe un procedimiento de quejas y
20 sugerencias X 9 0
Existe un manual para ventas por
21 internet o la capacitacin adecuada X 10 0
Se conocen los procedimientos
22 IATA X 10 10
Existe duplicidad de funciones en la
23 agencia X 8 0
Se firma algn documento de
exoneracin de responsabilidad
24 migratoria X 10 0
La informacin solicitada por el
25 cliente se la entrega oportunamente. X 10 0
TOTALES 231 108
46,75%
NIVEL DE CONFIANZA
Bajo
246
CCI 03
AGENCIA DE VIAJES TURISA SA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
RESERVAS Y EMISIONES INTERNACIONALES
RESPUESTAS CALIFICACIN
NO
N PREGUNTAS Si No APLICA PONDERACIN PONDERADA
Existe un manual en el rea de
reservas y emisiones
1 internacionales X 10 10
Se realizan reservas para todos
los clientes que solicitan
2 nuestros servicios X 10 10
Se cuenta con todos los datos
3 del cliente en las reservas X 8 8
Existe un control acerca de la
transcripcin de los datos del
4 cliente a una base de datos X 7 0
Existe una base de datos slida
5 de los principales clientes X 10 10
Se tiene conocimiento acerca de
la oferta de productos por parte
6 de nuestros proveedores X 8 8
Se cuenta con un plan de
capacitacin para el personal
sobre los sistemas de
7 informacin X 10 0
Existe una control acerca del
archivo de documentos tales
8 como reservas, boletos, etc. X 9 9
Existe una correcta capacitacin
9 sobre atencin al cliente X 10 10
Se conoce el procedimiento para
10 pagos con tarjetas de crdito X 9 9
Existen procedimientos para el
11 otorgamiento de crdito X 9 9
Existen polticas de crdito para
12 determinadas empresas. X 10 10
Existe un periodo de tiempo
anticipado para realizar la
reserva de tours, hoteles y
13 vehculos X 8 8
Existe un procedimiento de
14 facturacin y manejo de facturas X 9 9
Existen procedimientos para
15 reservas de hoteles, vehculos. X 9 9
Se requiere de abonos para
16 confirmar reservas X 8 8
Existe un conocimiento de los
requerimientos de los pasajeros
17 para viajes internacionales X 10 10
Existen comunicacin escrita de
condiciones de viaje de los
18 proveedores y de la agencia X 10 10
247
Se conocen los procedimientos
automatizados para emisin de
19 boletos X 10 0
Existe un procedimiento de
20 quejas y sugerencias X 9 0
Existe un manual para ventas
por internet o la capacitacin
21 adecuada X 10 0
Se conocen los procedimientos
22 IATA X 10 0
Existe duplicidad de funciones
23 en la agencia X 8 0
Se firma algn documento de
exoneracin de responsabilidad
24 migratoria X 10 0
La informacin solicitada por el
cliente se la entrega
25 oportunamente. X 10 10
TOTALES 231 157
67,97%
NIVEL DE CONFIANZA
Medio
248
CCI 10
AGENCIA DE VIAJES TURISA SA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
LLENADO DE VISAS
RESPUESTAS CALIFICACIN
NO
N PREGUNTAS Si No APLICA PONDERACIN PONDERADA
Existe un manual en el rea
1 manejo de visas X 10 0
Se realizan solicitudes de visa
2 para diversas partes del mundo X 10 10
Se realizan revisiones de
3 documentos para trmites de visa X 10 10
Se conocen todos los tipos de visa
4 existentes X 10 10
Se tiene un listado de todos los
5 requisitos para las diferentes visas X 10 10
84,62%
NIVEL DE CONFIANZA
Alto
249
CCI 04
AGENCIA DE VIAJES TURISA SA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
RESERVAS Y EMISIONES INTERNACIONALES
RESPUESTAS CALIFICACIN
NO
N PREGUNTAS Si No APLICA PONDERACIN PONDERADA
Existe un manual en el rea de
reservas y emisiones
1 internacionales X 10 0
Se realizan reservas para todos los
clientes que solicitan nuestros
2 servicios X 10 10
Se cuenta con todos los datos del
3 cliente en las reservas X 8 8
Existe un control acerca de la
transcripcin de los datos del
4 cliente a una base de datos X 7 0
Existe una base de datos slida de
5 los principales clientes X 10 0
Se tiene conocimiento acerca de la
oferta de productos por parte de
6 nuestros proveedores X 8 8
Se cuenta con un plan de
capacitacin para el personal
7 sobre los sistemas de informacin X 10 0
Existe una control acerca del
archivo de documentos tales como
8 reservas, boletos, etc. X 9 0
Existe una correcta capacitacin
9 sobre atencin al cliente X 10 0
Se conoce el procedimiento para
10 pagos con tarjetas de crdito X 9 9
Existen procedimientos para el
11 otorgamiento de crdito X 9 9
Existen polticas de crdito para
12 determinadas empresas. X 10 10
Existe un periodo de tiempo
anticipado para realizar la reserva
13 de tours, hoteles y vehculos X 8 0
Existe un procedimiento de
14 facturacin y manejo de facturas X 9 9
Existen procedimientos para
15 reservas de hoteles, vehculos. X 9 9
Se requiere de abonos para
16 confirmar reservas X 8 8
Existe un conocimiento de los
requerimientos de los pasajeros
17 para viajes internacionales X 10 10
Existen comunicacin escrita de
condiciones de viaje de los
18 proveedores y de la agencia X 10 0
250
Se conocen los procedimientos
automatizados para emisin de
19 boletos X 10 10
Existe un procedimiento de quejas
20 y sugerencias X 9 0
Existe un manual para ventas por
internet o la capacitacin
21 adecuada X 10 0
Se conocen los procedimientos
22 IATA X 10 0
Existe duplicidad de funciones en
23 la agencia X 8 0
Se firma algn documento de
exoneracin de responsabilidad
24 migratoria X 10 0
La informacin solicitada por el
cliente se la entrega
25 oportunamente. X 10 0
TOTALES 231 100
43,29%
NIVEL DE CONFIANZA
Bajo
251
CCI 11
AGENCIA DE VIAJES TURISA SA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
LLENADO DE VISAS
RESPUESTAS CALIFICACIN
NO
N PREGUNTAS Si No APLICA PONDERACIN PONDERADA
Existe un manual en el rea
1 manejo de visas X 10 0
Se realizan solicitudes de visa
2 para diversas partes del mundo X 10 10
Se realizan revisiones de
3 documentos para trmites de visa X 10 10
Se conocen todos los tipos de visa
4 existentes X 10 0
61,54%
NIVEL DE CONFIANZA
Medio
252
CCI 05
AGENCIA DE VIAJES TURISA SA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
RESERVAS Y EMISIONES INTERNACIONALES
RESPUESTAS CALIFICACIN
NO
N PREGUNTAS Si No APLICA PONDERACIN PONDERADA
Existe un manual en el rea de
1 reservas y emisiones internacionales X 10 10
Se realizan reservas para todos los
clientes que solicitan nuestros
2 servicios X 10 10
Se cuenta con todos los datos del
3 cliente en las reservas X 8 8
Existe un control acerca de la
transcripcin de los datos del cliente
4 a una base de datos X 7 0
Existe una base de datos slida de
5 los principales clientes X 10 0
Se tiene conocimiento acerca de la
oferta de productos por parte de
6 nuestros proveedores X 8 8
Se cuenta con un plan de
capacitacin para el personal sobre
7 los sistemas de informacin X 10 10
Existe una control acerca del
archivo de documentos tales como
8 reservas, boletos, etc. X 9 9
Existe una correcta capacitacin
9 sobre atencin al cliente X 10 10
Se conoce el procedimiento para
10 pagos con tarjetas de crdito X 9 9
Existen procedimientos para el
11 otorgamiento de crdito X 9 9
Existen polticas de crdito para
12 determinadas empresas. X 10 10
Existe un periodo de tiempo
anticipado para realizar la reserva
13 de tours, hoteles y vehculos X 8 8
Existe un procedimiento de
14 facturacin y manejo de facturas X 9 0
Existen procedimientos para
15 reservas de hoteles, vehculos. X 9 0
Se requiere de abonos para
16 confirmar reservas X 8 8
Existe un conocimiento de los
requerimientos de los pasajeros para
17 viajes internacionales X 10 10
Existen comunicacin escrita de
condiciones de viaje de los
18 proveedores y de la agencia X 10 0
253
Se conocen los procedimientos
automatizados para emisin de
19 boletos X 10 10
Existe un procedimiento de quejas y
20 sugerencias X 9 0
Existe un manual para ventas por
21 internet o la capacitacin adecuada X 10 0
Se conocen los procedimientos
22 IATA X 10 0
Existe duplicidad de funciones en la
23 agencia X 8 0
Se firma algn documento de
exoneracin de responsabilidad
24 migratoria X 10 0
La informacin solicitada por el
25 cliente se la entrega oportunamente. X 10 10
TOTALES 231 139
60,17%
NIVEL DE CONFIANZA
Medio
254
CCI 06
AGENCIA DE VIAJES TURISA SA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
RESERVAS Y EMISIONES NACIONALES
RESPUESTAS CALIFICACIN
NO
N PREGUNTAS Si No APLICA PONDERACIN PONDERADA
Existe un manual en el rea de
1 reservas y emisiones nacionales X 10 0
Se realizan reservas para todos los
clientes que solicitan nuestros
2 servicios X 10 10
Se cuenta con todos los datos del
3 cliente en las reservas X 8 8
Existe un control acerca de la
transcripcin de los datos del
4 cliente a una base de datos X 7 0
Existe una base de datos slida de
5 los principales clientes X 10 0
Se tiene conocimiento acerca de la
oferta de productos por parte de
6 nuestros proveedores X 8 8
Se cuenta con un plan de
capacitacin para el personal sobre
7 los sistemas de informacin X 10 0
Existe una control acerca del
archivo de documentos tales como
8 reservas, boletos, etc. X 9 9
Existe una correcta capacitacin
9 sobre atencin al cliente X 10 0
Se conoce el procedimiento para
10 pagos con tarjetas de crdito X 9 9
Existen procedimientos para el
11 otorgamiento de crdito X 9 9
Existen polticas de crdito para
12 determinadas empresas. X 10 10
Existe un periodo de tiempo
anticipado para realizar la reserva
13 de tours, hoteles y vehculos X 8 8
Existe un procedimiento de
14 facturacin y manejo de facturas X 9 9
Existen procedimientos para
15 reservas de hoteles, vehculos. X 9 0
Se requiere de abonos para
16 confirmar reservas X 8 8
Existe un conocimiento de los
requerimientos de los pasajeros
17 para viajes nacionales X 10 10
Existen comunicacin escrita de
condiciones de viaje de los
18 proveedores y de la agencia X 10 0
255
Se conocen los procedimientos
automatizados para emisin de
19 boletos X 10 10
Existe un procedimiento de quejas
20 y sugerencias X 9 0
Existe un manual de cotizaciones y
21 venta de tours X 9 0
Se cumple con las polticas
contables solicitadas por el
22 departamento. X 10 10
Existen funciones determinadas en
23 el rea de reservas nacionales X 8 0
Se firma algn documento de
exoneracin de responsabilidad
24 migratoria X 10 0
La informacin solicitada por el
cliente se la entrega
25 oportunamente. X 10 10
TOTALES 230 128
NIVEL DE 55,65%
CONFIANZA Medio
256
CCI 09
RESPUESTAS CALIFICACIN
NO
N PREGUNTAS Si No APLICA PONDERACIN PONDERADA
Existe una planificacin anual
1 para el manejo de publicidad X 10 0
Se realizan estudios de costo -
beneficio para el contrato de
2 publicidad X 10 10
Se realizan canjes para cubrir los
3 costos de publicidad X 8 8
Existe un departamento de
4 publicidad X 6 6
Se actualiza la publicidad
5 diariamente X 6 6
Existe un presupuesto para
6 publicidad X 10 0
Se revisan todas las ofertas
7 recibidas por los proveedores X 7 7
Se utilizan redes sociales para la
8 publicidad X 8 8
Existen controles con respecto a
9 los contenidos de la publicidad X 10 10
Existen procedimientos para
participacin en eventos ajenos al
10 Mall o Monay X 10 0
Existen procedimientos para la
realizacin de ferias en el Mall o
11 el Monay X 10 10
Se realizan convenios escritos con
los co-organizadores de los
12 eventos X 10 0
Existen controles con respecto a
los premios ofrecidos por los co-
13 organizadores X 10 0
Existe la suficiente capacitacin al
personal para la colaboracin en
14 los eventos X 10 0
Existe un cronograma de eventos
15 donde participa Turisa X 8 8
Existen contratos preestablecidos
16 para la publicidad en eventos X 10 10
Existen convenios escritos de la
manera de promocionar los
17 servicios ofertados en eventos X 10 0
Existe coordinacin entre las
sucursales y la matriz para la
18 realizacin de eventos X 10 0
257
Se maneja la publicidad con ms
19 de un medio de comunicacin X 6 6
Existen reglamentos para la
contratacin de espacios
20 publicitarios X 8 8
TOTALES 177 97
54,80%
NIVEL DE CONFIANZA
Medio
258
CCI 12
AGENCIA DE VIAJES TURISA SA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CONTABILIDAD
RESPUESTAS CALIFICACIN
NO
N PREGUNTAS Si No APLICA PONDERACIN PONDERADA
Existe un manual de
procedimientos en el rea de
1 Contabilidad. X 10 0
Existen funciones determinadas
2 en el rea contable X 10 0
Existe un proceso de registro de
transacciones contables
3 establecido X 10 10
Existe un control de las cuentas
4 por cobrar X 10 0
Existe un control de las cuentas
5 por pagar X 10 10
Existe un control de las facturas
6 emitidas X 8 8
7 Existe un proceso de pagos X 9 0
Existe un proceso de control de
8 registro de transacciones X 9 0
Existe un manual de archivo
adecuado para los documentos
9 contables X 8 8
Se realizan los depsitos al da
10 siguiente laborable X 8 0
Se registran diariamente los
11 ingresos recibidos X 9 9
Se solicitan autorizaciones para
12 concesin de crdito X 10 10
Existe un proceso continuo de
13 capacitacin en el rea contable X 9 0
Existe un control contable en las
14 sucursales X 10 0
Se realizan cuadres de caja
15 diarios X 9 9
Existe un control en el rea de
16 tarjetas de crdito X 10 0
Existen las autorizaciones
correspondientes para pagos en
17 efectivo a proveedores X 10 0
Existe un procedimiento para
18 pagos con cheque X 10 0
Se realizan arqueos de caja
19 chica semanalmente X 9 0
Existe procedimientos para el
20 pago de roles de pagos X 9 9
Se conocen los valores por
21 multas a empleados X 8 8
259
Se realizan revisiones de los
22 tours vendidos X 10 10
Se realizan cuadres de cobros
23 con tarjetas de crdito X 10 0
Se conocen los procedimientos
24 de la IATA X 10 10
Se realizan conciliaciones
25 bancarias diarias X 10 0
TOTALES 235 101
42,98%
NIVEL DE CONFIANZA
Bajo
260
ANEXO 3. OBSERVACIN
OBSERVACIN 1
PROCEDIMIENTO DE RESERVAS
REQUERIMIENTOS
DISPONIBILIDAD
COTIZACIONES
EXPLICACION
VOUCHERS O
ENTREGA DE
ENTREGA DE
COMP. ING.
SOLICITUD
O PRECIOS
FORMA DE
DE DATOS
REVISION
ENTREGA
FACTURA
BOLETOS
SALUDO
COBRO
PAGO
ACTIVIDADES
JUANA CALLE X X X X
JUANITA ESPINOZA X X X X X X X X X
KAROLINA JIMENEZ X X X X X X X X X
TOBIAS MORA X X X X X X X X
MAYRA QUITUISACA X X X X X X X X
261
OBSERVACIN 2
PROCEDIMIENTO LLENADO DE VISAS
OTORGAMIENTO
FORMULARIOS
FORMULARIOS
DOCUMENTOS
ASESORIA EN
ENTREGA DE
ENTREGA DE
SOLICITUD
COMP.ING.
FORMA DE
DE DATOS
REVISION
REVISIN
FACTURA
SALUDO
COBRO
PAGO
VISA
ACTIVIDADES
JUANA CALLE N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
JUANITA ESPINOZA X X X X X X
KAROLINA JIMENEZ X X X X
TOBIAS MORA X X X X X X
MAYRA QUITUISACA N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
262
OBSERVACIN 3
PROCEDIMIENTO TOURS EN PRIVADO
RESERVA Y EMISION
RESERVA Y EMISION
ACOMPAAMIENTO
INTERNACIONALES
ASESORIA VISAS
CONFIRMACIN
DOCUMENTOS
CONTROL DE
NACIONALES
PUBLICIDAD
SOLICITUD
COMP.ING.
FORMA DE
DE DATOS
ENTREGA
RESERVA
COBROS
COBRO
PAGO
ACTIVIDADES
CARMEN MORENO X X X X X X N/A X X X X
JUANITA ESPINOZA N/A X N/A X N/A
KAROLINA JIMENEZ N/A X N/A X N/A X
TOBIAS MORA X X X N/A X
MAYRA QUITUISACA N/A X N/A N/A N/A X
JUAN CISNEROS N/A X N/A N/A X N/A N/A X X
NOTA: Los tours en privado se realizan en conjunto y la mayora de actividades se realizan en la oficina centro
263
OBSERVACIN 4
PROCEDIMIENTOS PUBLICIDAD
REUNIONES CON
ORGANIZACIN
PROVEEDORES
DE EVENTOS
CONVENIOS
EJECUCIN
BENEFICIO
FIRMA DE
EVENTOS
PREMIOS
COSTO-
CANJE
ENVIO A
ACTIVIDADES PLANIFICACIN MEDIOS
CARMEN MORENO X X X X X
JUANITA ESPINOZA X
KAROLINA JIMENEZ X
TOBIAS MORA X
MAYRA QUITUISACA X
JUAN CISNEROS X
SANDDY CORDOVA X X X X X
264
OBSERVACIN 5
PROCEDIMIENTOS CONTABILIDAD
AUTORIZACIONES
TRANSACCIONES
CTAS. COBRAR
CTAS. PAGAR
CAJA DIARIO
CUADRES DE
INGRESO DE
CONTROL
CONTROL
REVISIN
265
ANEXO 4. ENCUESTAS
ENCUESTA A CLIENTES OCASIONALES
El propsito de esta encuesta es para determinar la calidad de los procesos de
atencin al cliente de la AGENCIA DE VIAJES TURISA CUENCA.
Le solicitamos de manera cordial nos ayude respondiendo las siguientes preguntas:
1. Es la primera vez que compra en Turisa Cuenca?
Si___ No___
2. Si su respuesta a la pregunta anterior es no, aproximadamente Cuntas veces
al mes lo hace?
De 1 a 3 veces___ De 3 a 6 veces___ Ms de 6 veces___
3. De qu manera conoci la existencia de Turisa?
Radio___ Prensa escrita ___ Referencias___ Otros___
4. Cul fue la razn por la que decidi comprar en Turisa?
Precio___ Atencin___ Marca___ Familiaridad___
Referencias___ Otros___
5. Ha escuchado o visto en los diferentes medios de comunicacin o redes
sociales promociones de Turisa Cuenca?
Si____ No____
6. Al momento de la reserva, la persona encargada, Le solicita sus datos
completos? Tales como nombre, telfono, direccin, etc.
Si___ No___
7. Al realizar una solicitud de una cotizacin para un tour, el tiempo de
contestacin vara entre:
Un da____ Dos das____ Ms de cinco das____
No existe respuesta ____ No sabe____
8. Al momento de la compra, existe una explicacin detallada de los requisitos
necesarios para el viaje?
Si____ No____
9. Al momento de la compra, Existe una explicacin de las condiciones
generales de cada proveedor?
Si____ No____
10. Luego de cancelado el servicio, los vouchers se entregan:
1 da antes del viaje ___ 3 das antes del viaje___
7 das antes del viaje___
11. Al realizar el pago total, Se entrega la factura junto con el voucher de
servicios?
Si____ No____
12. En el momento de la realizacin de la reserva, Se le indica la forma de pago
del servicio?
Si____ No____
13. Cree que debe existir un procedimiento para quejas y sugerencias?
Si____ No____
MUCHAS GRACIAS
266
ENCUESTA A CLIENTES CORPORATIVOS
El propsito de esta encuesta es para determinar la calidad de los procesos de
atencin al cliente de la AGENCIA DE VIAJES TURISA CUENCA.
MUCHAS GRACIAS
267
BIBLIOGRAFIA
268
http://www.gestiopolis.com/finanzas-contaduria/sistemas-de-informacion-
gerencial-y-control-de-gestion.htm
Fecha de ingreso: 25/07/2010
269
CONSEJO NACIONAL DE AVIACIN CIVIL. Resolucin N009/2011.
2011. Disponible en:
http://www.cnac.gob.ec/images/file/Secretaria%20General/Resolucion_009_
2011.pdf
Fecha de ingreso: 26/02/2011
www.smartpartners.com.ec
Fecha de ingreso: 11/12/2010
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UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES. Manual de procedimientos de
Auditora Interna. 2004. Disponible en:
http://www.uba.ar/download/institucional/informes/manual.pdf
Fecha de ingreso: 25/07/2010
271