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Plan Funcional

propuesta de reorganización de la actividad ambulatoria y
de consultas externas de atención especializada

Hospital de La Línea
Área de Gestión Sanitaria Campo de Gibraltar
Propuesta de reorganización de la actividad ambulatoria y de consultas externas de atención especializada
del Hospital de La Línea

Introducción

Las consultas externas de los hospitales, a pesar de haber sido siempre el principal
punto de contacto del hospital con la población de su área de influencia, han ocupado
hasta hace poco un papel secundario frente al área de hospitalización. Buena prueba
de ello son las innumerables actuaciones realizadas desde diversos ámbitos para
mejorar los sistemas de información, analizar organización y funcionamiento y
conocer costes del área de hospitalización, frente al escaso interés demostrado por el
área de consultas externas.

La actividad desarrollada en Consultas Externas, surgida como apoyo a la de
hospitalización, ha ocupado tradicionalmente un papel secundario frente a ésta. El
mayor consumo de recursos y la atención a casos más complejos y paradigmáticos de
las diferentes Especialidades Médicas que hasta ahora se asociaba a la hospitalización,
ha justificado el mayor interés por este área de gestores y profesionales sanitarios.

En los últimos años, sin embargo, la conjunción de una serie de factores ha modificado
esta situación promoviendo que las consultas externas cobren un mayor
protagonismo. Entre estos factores cabe destacar la tendencia a la atención
ambulatoria de los procesos en detrimento de la hospitalización; el aumento de la
actividad en consultas, como consecuencia del supuesto anterior y del aumento de la
demanda en Atención Especializada; las demoras excesivas en consultas externas, con
lo que ello supone de pérdida de calidad de la asistencia; las deficiencias en la gestión
de la actividad de consulta externa que genera insatisfacción en pacientes y
profesionales.

Sin embargo, el crecimiento de la actividad ambulatoria en el hospital de La Línea,
pese a alguna obra o adaptación concreta o a diferentes propuestas de los
responsables previos, se ha producido de forma desordenada, y en algunos casos casi
improvisada, muy asociada a la carencia de espacios físicos apropiados, a la utilización
de un edificio municipal (bajo cesión administrativa) con más de 50 años de

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antigüedad con altas necesidades de mantenimiento y adaptación, a la eterna
promesa de construcción de un nuevo hospital, una obra parada sin fecha prevista de
terminación y, sobre todo, a la falta de un plan funcional que englobara toda la
actividad ambulatoria.

Esto ha provocado que algunas especialidades utilicen varias consultas dispersas entre
los dos edificios para su actividad ordinaria o que la actividad ambulatoria no esté
agrupada bajo especialidades o grupos de especialidades, lo que a su vez conlleva
multitud de molestias e inconvenientes para los usuarios.

Del mismo modo, y pese a la creciente digitalización de la actividad asistencial desde
la implantación de la Historia Clínica Electrónica (en adelante HCE) a través de la
aplicación DIRAYA, la falta de una estrategia para su implantación ha provocado que
siga existiendo mucha actividad en papel lo que, a su vez, genera grandes necesidades
de espacio para almacenamiento y custodia de documentación clínica al tiempo que
requiere enormes esfuerzos tanto para la preparación de la actividad como para su
archivo posterior.

Por último, esta falta de planificación en la actividad ambulatoria, ha provocado que
los recursos humanos se tengan que adaptar a la situación detallada lo que supone
una falta de optimización de los mismos, algo muy preocupante en un momento de
crisis como el actual donde los ajustes de plantilla implican enormes esfuerzos para
mantener la actividad con normalidad.

Haciendo un análisis concreto de la actividad de cada UGC, nos encontramos con la
siguiente situación:

UGC de Aparato Locomotor

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Es, posiblemente, la UGC con mayor dispersión y con peores estructuras.

Consta de un gimnasio, varias salas de terapia y 4 consultas repartidas por el edificio
del Hospital Municipal.

El gimnasio de rehabilitación se encuentra situado en la primera planta del Hospital
Municipal en una zona que no ha sido adaptada y que no ha podido ser cableada, por
lo que nada de su actividad es registrada en la aplicación Diraya.

El gimnasio destinado a pacientes pediátricos no se utiliza.

Dado que el edificio solo cuenta con un ascensor, muchos pacientes deben acceder a
las salas de rehabilitación a través de una enorme escalera.

La consulta de Reumatología (nº 31) se sitúa en la planta baja del Hospital Municipal,
la consulta de Linfedema/Revisión en la segunda planta y las otras dos consultas en la
primera planta. Tienen 3 Técnico en Cuidados Auxiliares de Enfermería (en adelante
TCAEs) asignadas a sus consultas.

UGC Medicina Interna

Dispone de 2 consultas (nº 32 y 33) aunque solo tiene actividad doble una vez por
semana. La consulta nº 32 es compartida con la UGC de Enfds. Infecciosas.

Es el único espacio de consultas que ha sido recientemente acondicionado para que la
TCAE, solo tienen una asignada, desarrolle su labor fuera de la consulta.

UGC Especialidades Médicas

Es la UGC con más actividad ambulatoria y, como consecuencia, la que más espacios
ocupa. Es también la única con actividad propia de enfermería.

Por especialidades nos encontramos lo siguiente:

 Neumología cuenta con dos consultas en el Hospital Municipal: una para la

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consulta médica (la nº 45) y una consulta compartida (la nº 46) para algunas
pruebas funcionales (espirometría). Ninguna de las dos consultas han sido
adaptadas o acondicionadas. Cuenta también con un espacio reducido y
compartido en la primera planta del Hospital para el resto de pruebas
funcionales (polixomnografías, etc…) y endoscopias. La TCAE asignada
desarrolla su labor dentro de la consulta.
 Nefrología cuenta con dos consultas (nº 9A y 9B) en el Hospital, aunque no
tiene doble actividad todos los días (y próximamente verá mermada su
actividad por la apertura de un nuevo recurso en el Hospital Punta Europa). La
TCAE realiza su actividad dentro de la consulta.
 Neurología cuenta con dos consultas contiguas en la primera planta del
Hospital Municipal (nº 43A y 43B), teniendo los mismos problemas de
accesibilidad que la UGC de Rehabilitación. No ha sido adaptada y tiene serios
problemas de espacio por la gran cantidad de documentación clínica
acumulada. Las TCAEs realizan su actividad dentro de la consulta.
 Digestivo cuenta con 2 consultas comunicadas en el Hospital Municipal (nº 37 y
38) en una zona acondicionada pero no diseñada para asistencia en consulta.
No ha sido adaptada y tiene serios problemas de espacio por la gran cantidad
de documentación clínica acumulada. Es imposible explorar a los pacientes.
Ambas TCAEs realizan su labor dentro de la consulta.
También dispone de un espacio en la primera planta del Hospital para la
realización de pruebas funcionales (endoscopias digestivas y tests de aliento).
 Endocrinología cuenta con 2 consultas en el Hospital Municipal (nº 35 y 36)
situadas en una zona no acondicionada. Tanto a la consulta médica de
endocrinología como a la de educación diabetológica no pueden acceder
pacientes en silla de ruedas. La consulta de educación diabetológica carece de
espacio para más de dos personas por lo que es imposible explorar a los
pacientes (pese a que es la Unidad de Referencia para la exploración del Pie
Diabético). La TCAE realiza su actividad dentro de la consulta.
 Alergología cuenta con 2 consultas en el Hospital Municipal (nº 42A y 42B)
situadas en una zona no acondicionada (la antigua sala de estar y punto de

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extracciones). La consulta médica presenta importantes problemas de
humedad y la de Pruebas Funcionales carece de espacio suficiente para
muchas de las pruebas. No tiene TCAE asignada.
 Cardiología es la única que cuenta con un amplio espacio en el Hospital con 2
consultas (nº 10 y 11), 2 espacios para pruebas funcionales y un espacio para
informes.
 Educación Nutricional cuenta con una consulta compartida con la consulta de
Pruebas Funcionales de neumología. La enfermera responsable pertenece a
dos UGCs realizando, durante parte de su jornada, las campimetrías de
oftalmología.

Además de esta actividad en consulta, la UGC tiene un Hospital de Día Médico situado
en la tercera planta del Hospital, en la habitación 301. Este espacio nunca ha sido
adaptado para su actividad, carece de espacio para almacén y de conexión a la red,
por lo que su actividad nunca ha sido registrada en Diraya. Su uso es compartido por
otras UGCs (Medicina Interna y Enfds. Infecciosas)

UGC Ginecología y Obstetricia

Cuenta con 3 consultas independientes en la planta baja del Hospital (nº 4, 5 y 6), una
zona para Monitorización en la segunda planta del Hospital (en la habitación 202 de la
unidad de hospitalización) e instalaciones en la tercera planta del Hospital para la
Unidad de Reproducción. Las 3 consultas disponen de una zona de exploración
bastante amplia.

Recientemente fue revisado su archivo trasladando a Servicios Documentales gran
parte de la documentación. Las TCAEs realizan su actividad dentro de la consulta. La
zona de Monitorización depende funcionalmente de Partos.

UGC Pediatría

Cuenta con 2 consultas en el Hospital Municipal (nº 43 y 44) aunque solo tienen
actividad para una de ellas. También cuenta con un Hospital de Día Pediátrico aunque
muchas pruebas funcionales se realizan en consulta, por lo que no tienen TCAE

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asignada y sí una Enfermera. Comparten la consulta nº 44 con Otorrinolaringología
dos veces al mes.

UGC Bloque Quirúrgico

Como en el caso de la UGC de Especialidades Médicas, tiene muchas especialidades
adscritas aunque su dispersión es menor.

Por especialidades nos encontramos lo siguiente:

 Dermatología cuenta con dos consultas (nº 1 y 2) y un pequeño quirófano en
una zona adaptada del Hospital (previamente era solo una consulta con sala de
exploraciones y una sala de espera). Debido a su actividad quirúrgica y de
revisiones no tienen TCAE asignada y sí una Enfermera. Los días que tienen
doble consulta se les asigna una TCAE desde otra UGC.
 Otorrinolaringología cuenta con dos consultas situadas en el Hospital (consulta
nº 8 para la consulta médica) y en la segunda planta del Hospital Municipal
(para audiometrías) y dos veces al mes utiliza la consulta nº 44 de Pediatría.
Pese a que tienen pruebas funcionales, solo tienen a una TCAE asignada.
 Cirugía cuenta con una consulta doble (nº 3) para la consulta médica y la Sala
de Curas. Debido a la sala de curas y las revisiones no tienen TCAE asignada y
sí una Enfermera. Los días que tienen doble consulta (habitualmente los
jueves) se les asigna una TCAE desde otra UGC.
 Traumatología cuenta con dos consultas (nº 7A y 7B) y una zona de
revisiones/curas. Recientemente ha sido acondicionada para que la TCAE
realice su labor fuera de la consulta en un espacio anexo. Cuenta también con
una enfermera para las revisiones/curas.
 Urología cuenta con una consulta (nº 12) en la planta baja y una sala de
exploraciones en la primera planta del Hospital. Tiene pendiente una
adaptación para la instalación de un Flujómetro Urinario (equipo ya adquirido).
Tiene una TCAE asignada que realiza su labor en la consulta.

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 Anestesia cuenta con una consulta en la segunda planta del Hospital Municipal
tanto para la Consulta de Preanestesia como para la Consulta de Dolor. Ambas
consultas funcionan como acto único. El personal asignado a estas consulta
depende de Quirófano.

UGC Oftalmología

Es la única a la que se le realizó una adaptación disponiendo de una estructura
acondicionada, aunque en algunas zonas compartida con la UGC de Rehabilitación.
Necesitarían un nuevo espacio como Hospital de Día Médico para algunas técnicas
ambulatorias.

Las TCAEs realizan su actividad fuera de las consultas.

UGC Hematología

Cuenta con 2 consultas en el Hospital (nº 13 y 14) trasladadas y acondicionadas
recientemente. Una consulta se destina a la consulta médica y tiene una TCAE
asignada compartida con la UGC de Enfds. Infecciosas y la otra consulta se utiliza para
el control ambulatorio de ACOs con un enfermero asignado. La TCAE realiza su
actividad dentro de la consulta.

UGC de Enfds. Infecciosas

Cuenta con una consulta en el Hospital Municipal compartida con la UGC de Medicina
Interna, aunque no tiene espacio suficiente para la realización de pruebas funcionales
(Fibroscan®). Por este motivo, hace unos meses se acordó su traslado a un nuevo
espacio habilitado en la tercera planta del Hospital. Tiene una TCAE asignada
compartida con la UGC de Hematología

En las siguientes imágenes se detallan las ubicaciones descritas:

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Objetivo General

Establecer un instrumento que sirva para optimizar los recursos y que garantice una
gestión homogénea de la actividad ambulatoria y de las consultas externas (CCEE) de
Atención Especializada del Hospital de La Línea

Objetivos Específicos
1. Desarrollar criterios que definan un modelo normalizado de gestión integral de
la actividad ambulatoria y de las consultas externas (CCEE) de Atención
Especializada del Hospital de La Línea.

2. Mejorar la accesibilidad, el confort y la calidad percibida de los usuarios
atendidos a través de la actividad ambulatoria y de las consultas externas
(CCEE) de Atención Especializada del Hospital de La Línea.

3. Adecuar los espacios y las instalaciones a las necesidades asistenciales, la
cartera de servicio y las agendas de las UGCs.

4. Optimizar los recursos humanos a las necesidades asistenciales, la cartera de
servicio y las agendas de las UGCs.

5. Impulsar medidas orientadas hacia la digitalización de la documentación
clínica favoreciendo la implantación de la Historia Clínica Electrónica

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Por todo lo expuesto, en un entorno marcado por la creciente ambulatorización de los
procesos y de digitalización de la actividad, donde la actividad de las consultas

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externas cobra una relevancia cada vez mayor, nos encontramos, por tanto, ante una
nueva etapa. Una nueva etapa en la que no se deberían escatimar esfuerzos para
abordar la compleja tarea de mejorar el funcionamiento de las consultas externas de
ahí que se proponga el desarrollo de un Plan Funcional.

Este Plan Funcional deberá servir para reorganizar no solo la estructura física de la
actividad ambulatoria, tratando de aglutinar toda la actividad de cada UGC,
facilitando la accesibilidad de los pacientes pero teniendo en cuenta la actual situación
reduciendo la necesidad de obras y/o adaptaciones muy costosas o complejas, sino
también la estructura funcional de dicha actividad, persiguiendo la optimización de los
recursos (humanos y materiales), de las agendas (adaptándolas a los recursos
disponibles) y la implantación real de la HCE. Como parte final, el Plan Funcional
incluirá una propuesta para el rediseño de la cartelería y la señalización de las
Consultas Externas y de la Actividad Ambulatoria.

Todo ello deberá ser desarrollado sobre la base de 3 herramientas básicas:

 La implementación de unos criterios normalizados de actuación orientados
hacia la digitalización de la actividad que consigan la implantación real y
definitiva de la HCE.
 La utilización de un sistema de información fiable que permita monitorizar el
impacto de las medidas de mejora.
 El diseño de un cronograma real y viable de las adecuaciones, tareas y
propuestas a implementar.

REORGANIZACIÓN FÍSICA

Como ya se ha detallado, la presente propuesta de reorganización física de los
espacios destinados a la actividad ambulatoria y de consultas externas pretende
mejorar la accesibilidad de los usuarios (y de los profesionales) aglutinando toda la
actividad de las UGCs, pero al mismo tiempo tratando de evitar obras costosas o
complejas.

La principal adecuación a realizar consistirá en la creación de espacios anexos a las

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consultas con el fin de independizar la actividad de las TCAEs de la actividad pura de
asistencia médica, potenciando sus funciones de información y asesoramiento.

Para ello, siempre que el espacio lo permita, se tratará de crear un espacio físico
propio que, como mínimo, constará de un punto de acceso a la red, un teléfono con
salida al exterior y un acceso específico para pacientes (ventana o similar). Tanto el
mobiliario como el equipamiento informático se proveerá del que ya existe en las
Consultas Externas si bien esta reestructuración puede servir para realizar una
renovación de los recursos materiales en peor estado.

El resto de traslados de consultas se realizarán en función de los espacios que se vayan
liberando tras las actuaciones incluidas en este Plan Funcional.

Aunque en la mayoría de los traslados propuestos no habrá necesidad de realizar obra
menor, algunas de las consultas necesitarían algo de mantenimiento que podría
realizarse tras cada traslado.

Sí se incluyen en la propuesta dos obras de mayor calibre, ya contempladas en
propuestas previas, que podrían realizarse durante el periodo estival.

La propuesta de reorganización es la siguiente:

UGC Especialidades Médicas

La propuesta por especialidades es la siguiente:

 Neumología, tanto la consulta médica como la de pruebas funcionales se
trasladarían a dos consultas situadas en la primera planta del hospital frente a
la Sala de Endoscopias. De esta manera se potenciaría el Acto Único, aunando
en un único espacio toda la actividad de la especialidad.
En la consulta de Pruebas funcionales se unificarían todas las pruebas que
ahora se realizan en dos salas. No requiere adecuación de espacios.
 Nefrología cuenta con dos consultas aunque previsiblemente, a partir de

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Octubre de 2014, solo tendrá actividad para una consulta médica. De ahí que la
propuesta sea trasladar la actividad a la consulta nº 32, hasta ahora utilizada
por Enfds. Infecciosas y Medicina Interna. Este traslado precisará de una
conciliación de las agendas de Medicina Interna. No requiere adecuación de
espacios.
 Neurología, las dos consultas, se trasladarían a las consultas nº 30 y 31 (antes
de Reumatología). La adecuación del espacio exterior ya se está realizando.
 Digestivo, las dos consultas se trasladarían a las consultas nº 45 y 46 (antes de
Neumología). Este traslado necesita de adecuación del espacio exterior.
 Endocrinología, tanto la consulta médica como la de educación diabetológica
se trasladarían a las consultas nº 37 y 38 (antes Digestivo). Este traslado no
necesita adecuación pero si mantenimiento.
 Alergología, tanto la consulta médica como la de pruebas funcionales se
trasladarían a las consultas nº 43 y 44 (antes Pediatría). Este traslado necesita
de adecuación del espacio exterior.
 Cardiología no precisa de traslados ni de adecuación de espacios.
 La Consulta de Educación Nutricional se trasladaría a la segunda planta del
Hospital Municipal (antes destinada a Linfedema) integrando toda la actividad
de la enfermera (tanto educación nutricional como campimetrías) en el mismo
espacio.
 El Hospital de Día Médico se trasladaría a la actual zona destinada a CMA,
compartiendo espacio y equipamientos de forma que su actividad se resitúe en
una zona para actividad puramente ambulatoria.

UGC de Aparato Locomotor

Es, posiblemente, la UGC que más mejoras necesita. Del mismo modo, es posible que
la mejor medida a proponer sea la renegociación de la cesión de los espacios con el
Ayuntamiento con la pretensión de bajar toda su actividad a la planta baja.

Mientras tanto, la propuesta es resituar la consulta de Reumatología en la consulta nº
43A y la consulta de Linfedema en la consulta nº 43B (ambas antes de Neurología). El

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gimnasio de Linfedema se trasladaría al actual gimnasio para pacientes pediátricos.
Este traslado necesita de adecuación del espacio interior para crear un espacio para la
TCAE.

UGC Medicina Interna

No precisa de traslados ni de adecuación de espacios.

UGC Ginecología y Obstetricia

El despacho médico se trasladaría a la habitación 202. El espacio que queda libre
deberá ser acondicionado para situar en su lugar la Sala de Monitorización Fetal y la
Consulta de Riesgo Fetal de forma que se integren en un único espacio toda la
actividad previa al parto en la misma planta que el paritorio. Se trasladaría la consulta
de Riesgo Fetal a este nuevo espacio.

La consulta de Ginecología se trasladaría a la consulta nº 5 (antes Riesgo Fetal)
integrando en una sola sala de espera a todas las pacientes ginecológicas.

UGC Pediatría

Se trasladaría a la consulta nº 3 (antes Cirugía) del Hospital ya que es la única consulta
que dispone de sala de espera independiente y cuenta con espacio para dos consultas.
Este traslado no necesita adecuación.

UGC Bloque Quirúrgico

 Dermatología no precisa de traslados ni de adecuación de espacios.
 Otorrinolaringología aumenta su espacio con la consulta nº 9 (antes
Nefrología) con el fin de aunar en un solo espacio la consulta médica y las
pruebas funcionales (audiometrías y test cutáneos). Este traslado no necesita
adaptación.
 Cirugía se trasladaría a la consulta nº 6 (antes Ginecología). Este traslado no
necesita adaptación.
 Traumatología no precisa de traslados ni de adecuación de espacios.

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 Urología no se trasladaría pero necesitaría una adaptación para transformar su
espacio en dos consultas, una para consulta médica y la otra para la instalación
del Flujómetro Urinario (equipo ya adquirido).
 Anestesia aumenta sus consultas en la segunda planta del Hospital Municipal
disponiendo de 2 espacios, uno como consulta de Preanestesia y otro para
consulta del Dolor (antes consulta de audiometrías). De esta manera se
integran todos los pacientes de la especialidad.

UGC Oftalmología

No precisa de traslados aunque con los traslados propuestos dispondrán de un nuevo
espacio para destinarlo a Sala de Intervenciones (cirugía menor y otras técnicas
quirúrgicas)

UGC Hematología

No precisa de traslados ni de adecuación de espacios.

UGC de Enfds. Infecciosas

Se trasladaría al espacio ya asignado en la tercera planta del Hospital. La adecuación
de la consulta ya se está realizando.

Con los traslados propuestos se generan nuevos espacios que podrán ser
aprovechados para otros cometidos:

 En la planta baja del Hospital Municipal se queda un espacio que podría ser
destinado a Sala Multiuso (donde antes estaba Endocrinología) precisando de
adaptación y mobiliario.
 En la planta baja del Hospital Municipal se queda un espacio que podría ser
destinado a Consultas Polivalentes (donde antes estaba Alergología)
precisando de adaptación y mobiliario.
 En la planta baja del Hospital se queda un espacio que podría ser destinado a la
creación de una Consulta de Heridas (donde antes estaba Nefrología) que no
precisa adaptación.

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En las siguientes imágenes se detallan, en verde, los traslados descritos:

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REORGANIZACIÓN FUNCIONAL

Este Plan Funcional no solo contempla la reubicación de algunas consultas sino que
pretende ser más ambicioso y completo, por lo que incluye cambios en la forma en la
que se organiza la actividad ambulatoria y de Consultas Externas.

La propuesta de reorganización funcional consiste en cuatro grandes bloques que,
para su consecución, necesitarán contar con la implicación directa de la Gerencia del
Área de Gestión Sanitaria del Campo de Gibraltar y de su equipo directivo, por cuanto
los cambios organizativos son los que más resistencia van a presentar.

Del mismo modo que en la propuesta de reorganización física, todas las propuestas
aquí recogidas se aglutinarán en un cronograma que sirva para coordinar su completa
implementación.

La primera de las propuestas reorganizativas consiste en el impulso de medidas
orientadas hacia la consolidación e implantación real de la Historia Clínica Electrónica
(HCE) en toda la actividad ambulatoria y de Consultas Externas. Si bien, la prevista
implantación de Diraya Atención Especializada (DAE) para toda la actividad de los
hospitales del AGS Campo de Gibraltar supondrá un impulso a la digitalización de
toda la documentación clínica, no podemos obviar que, pese a que la Estación Clínica
de Diraya ha consolidado su uso en las Consultas Externas, aún se sigue utilizando
mucha documentación clínica en formato papel.

Esto provoca, por un lado, grandes necesidades de espacio destinado a su guarda y
custodia y, por otro, que en el proceso de atención médica en consulta siga existiendo
una gran carga administrativa tanto en la preparación de la actividad como en su
archivo posterior.

A todo esto habría que añadir que mientras se siga utilizando documentación clínica
en papel, una parte de dicha información no estará disponible para el resto de
profesionales sanitarios que accedan a la HCE de cada paciente y que, para que esto
no ocurra, el personal sanitario debe hacer un gran esfuerzo realizando un doble
registro de datos clínicos (en papel y en la HCE).

Las principales medidas propuestas a implementar en este primer punto son:

 Retirar toda la documentación clínica de pacientes que tenga una antigüedad
superior a 5 años.
La instrucción cuarta de la resolución de Servicios Centrales 184/2003, que
hace referencia al artículo 17, punto 1 de la Ley 41/2002, de 14 de noviembre,
básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones
en materia de información y documentación clínica, especifica que los centros
sanitarios están obligados a la conservación y custodia de la documentación
clínica por un periodo mínimo de 5 años a partir de la fecha del proceso
asistencial, por tanto, toda documentación clínica (incluidas en ellas altas,

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exitus y pruebas complementarias) que no cumpla este criterio será remitida a
los Servicios Documentales. En caso de que cualquier Facultativo Especialista
de Área (FEA) quiera alguna documentación custodiada por los Servicios
Documentales podrá ser solicitada y vuelta a enviar tras su uso.
Esta medida puede ser implementada paulatinamente aprovechando los
traslados previstos en la reorganización física.
 No crear nuevas historias clínicas en formato papel.
Como continuación de la medida antes propuesta, a partir de la implantación
del presente Plan Funcional, y mediante una Nota de Comunicación Interna, se
informaría de la prohibición expresa de crear nuevos registros e historias
clínicas en formato papel.
Esto incluiría la prohibición de imprimir resultados de pruebas
complementarias que deberían ser registrados directamente en la HCE. Esta
medida generaría, además del cumplimiento de los requerimientos de la
LOPD, un importante ahorro en papel.
 Impulsar el acceso desde el visor de Historias Clínicas de Diraya no solo a las
plataformas ya instaladas (laboratorios y anatomía patológica) sino a informes
e imágenes de pruebas complementarias y otras pruebas.
Será responsabilidad del Jefe de Servicio de Tecnologías y Sistemas de
Información, además de cada director de UGC, asegurarse de que todos los
FEAs y enfermeras con actividad ambulatoria tendrán activas sus claves de
acceso a las diferentes plataformas para visualización de pruebas
complementarias.
 Entregar a los pacientes las imágenes de pruebas complementarias que no
hayan sido digitalizadas.
Para evitar la necesidad de archivo de documentación clínica que no está en
formato electrónico, dicha documentación (fundamentalmente imágenes) se
entregarán a cada paciente en el momento de la consulta o revisión siendo
este responsable, a partir de ese momento, de su guarda y custodia.
Esta medida precisa que los resultados de dichas pruebas complementarias
sean debidamente registrados en la HCE.

La segunda de las propuestas de reorganización funcional consiste en unificar criterios
en la forma en la que se planifican las agendas. De acuerdo con lo recogido en el
informe “GUIA DE GESTION DE CONSULTAS EXTERNAS EN ATENCIÓN
ESPECIALIZADA” de la Subdirección General de Atención Especializada del Ministerio
de Sanidad y Asuntos Sociales, se debe promover la estabilidad de las agendas por lo
que, en la medida de los posible, la actividad ambulatoria y de Consultas Externas
tenderá a mantenerse y planificarse en la misma medida que las restantes actividades
asistenciales.

De este modo, la planificación de las agendas tendrá como meta evitar las
reprogramaciones y que no haya pacientes en espera de cita por estar la agenda
cerrada.

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Las medidas de planificación son las siguientes:

 Planificación de Agendas.
Las agendas estarán operativas los 12 meses siguientes y adecuadas a la
demanda prevista.
 Solicitudes de ausencias programadas.
Las solicitudes de ausencia por asistencia a congresos, actividades docentes u
otras causas justificadas que supongan una modificación en la actividad de las
consultas externas deberán ser comunicadas con un plazo de 30 días de
antelación, de forma que se garantice la estabilidad de las agendas y que la
reorganización de las agendas comprometidas no tenga repercusión en las
demoras.
 Planificación de Guardias.
Se pretende que la actividad continuada de las FEAs así como sus descansos
reglamentarios afecte lo menos posible a la estabilidad de las agendas. Por
este motivo, y siempre que sea posible, la planificación de guardias de cada
UGC deberá ser elaborada y comunicada en un plazo mínimo de 3 meses de
antelación. En los periodos estivales este plazo puede reducirse a 1 mes. Será
responsabilidad de cada director de UGC realizar esta planificación en las
guardias y salientes de los FEAs de su UGC.
 Planificación de periodos vacacionales.
Los periodos vacacionales con incidencia en las agendas programadas deberán
ser comunicados con, al menos, 2 meses de antelación. La agenda ya
programada no debe estar sujeta a variaciones por cambios de periodos
vacacionales de última hora.
Esta planificación deberá ser comunicada al Servicio de Admisión con el visto
bueno de la Gerencia del AGS Campo de Gibraltar.

En consecuencia, las alteraciones en la programación de la actividad de consultas no
notificadas en los plazos establecidos deberán ser asumidas desde el punto de vista
operativo por la propia UGC, correspondiendo al director de la misma la adopción de
las medidas necesarias para mantener la programación o reorganizarla aumentando la
actividad en los días previos o posteriores.

La tercera de las medidas propuestas consiste en la redefinición de roles y funciones
de los profesionales que desarrollan su actividad en las Consultas Externas.

La creación de nuevos espacios externos a las consultas para que las TCAEs salgan de
la consulta durante el acto médico provocará un cambio sustancial en su rol actual,
pasando de un rol de ayudantía/secretariado a un rol más autónomo en el que se
potenciarán las funciones de asesoramiento e información a los pacientes, al tiempo
que se optimizará su tiempo efectivo de trabajo al no interferir su labor con el normal
desarrollo del acto médico.

Este nuevo rol implica también un importante cambio de rol en el FEA de Consultas
Externas que tendrá que ser menos dependiente de las labores que, hasta ahora,

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del Hospital de La Línea

realizaba la TCAE asignada. Es posible que este cambio genere alguna resistencia por
lo que de aumento del trabajo administrativo supone, pero a la larga permitirá
concentrar mejor sus esfuerzos en el acto médico (al sacar del mismo todas las labores
de información y cita previa) teniendo que dedicar menos tiempo a labores
puramente administrativas.

Del mismo modo, la integración bajo un único Plan Funcional de toda la actividad
ambulatoria y de Consultas Externas supone un cambio en las figuras de gestión que
hasta ahora asumían la responsabilidad del personal y de su gestión diaria. Esta
responsabilidad se repartía entre una Coordinadora de TCAEs, el Supervisor de
Cuidados de la UGC de Especialidades Médicas o directamente de la jefatura de
Bloque de Recursos Humanos con lo que, en muchos casos, los esfuerzos y las
responsabilidades se solapaban.

Por tanto, la propuesta consiste en suprimir la figura de la Coordinación de TCAEs
transformándola en una Coordinación Asistencial para el Hospital Municipal que
asuma toda la carga de gestión relacionada con la asistencia directa en Consultas y la
gestión de un punto de información al usuario.

Este punto de información al usuario se situaría en el espacio ubicado en la entrada del
Hospital Municipal que, si bien requiere alguna adaptación, está actualmente vacío y
sin uso.

Con esta propuesta se pretende centralizar e integrar bajo una única figura todas las
tareas administrativas relacionadas con la asistencia ambulatoria y de Consultas.
Entre las funciones de esta nueva Coordinación Asistencial están:

 La gestión del Punto de Información al usuario
 La gestión de quejas y reclamaciones
 La gestión de incidencias en las agendas en colaboración con la Unidad de
Atención a Usuarios
 La gestión de los recursos materiales y fungibles
 La gestión de incidencias y averías
 La gestión centralizada y la distribución de las pruebas complementarias
 La coordinación de las funciones y de la actividad del personal subalterno

Como último punto de las medidas de reorganización funcional y con el fin de realizar
un seguimiento de las medidas propuestas, tanto de reorganización funcional como
física, y de garantizar su cumplimiento, se propone la creación de una COMISIÓN DE
COORDINACIÓN Y EVALUACIÓN de la Actividad Ambulatoria y de
Consultas Externas.

El desarrollo del presente Plan Funcional implica cambios organizativos que afectarán
de forma progresiva al conjunto del Hospital. Estos cambios exigen un liderazgo claro
y el impulso específico y nítido de la Dirección Gerencia, que incluya la coordinación
de las acciones vinculadas al desarrollo del Proyecto.

En este contexto se enmarca la necesidad de arbitrar medidas que permitan

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garantizar la implementación de las medidas propuestas en unos plazos máximos de
respuesta en un entorno organizativo distinto, basado en la cooperación entre
profesionales de distintos niveles asistenciales y diferentes UGCs.

La composición de la COMISIÓN DE COORDINACIÓN Y EVALUACIÓN de la
Actividad Ambulatoria y de Consultas Externas es la siguiente:

1. Presidente: La Dirección Gerencia del AGS Campo de Gibraltar
2. Vicepresidentes y Secretarios: La Subdirección Médica y de Enfermería del
Hospital de La Línea
3. Vocales:
a. Directores de las UGC de Atención Primaria de la Zona de Influencia del
Hospital de La Línea
b. Directores de las UGCs con actividad ambulatoria o de Consultas
Externas
c. Supervisores de Cuidados de las UGCs con actividad ambulatoria o de
Consultas Externas
d. Jefe de Servicio de Tecnologías y Sistemas de Información
e. Subdirector de Servicios Generales
f. Coordinador del Plan Funcional

La COMISIÓN DE COORDINACIÓN Y EVALUACIÓN de la Actividad Ambulatoria y de
Consultas Externas tendrá las siguientes funciones:

 Definir la secuencia de prioridades en la implantación de las diferentes
propuestas
 Analizar el impacto organizativo derivado de la aplicación de cada una de las
propuestas
 Evaluar las necesidades de equipamiento y otros recursos necesarios para la
implantación de las diferentes propuestas
 Realizar el seguimiento de las diferentes actividades orientadas a la
implantación del Plan Funcional
 Evaluar el grado de implantación y los indicadores derivados del seguimiento
del proceso de implantación
 Análisis de la capacidad de resolución de los problemas de salud de los
pacientes desde nuestras consultas de AP y de las alternativas de mejora
 Desarrollo de canales de comunicación entre niveles
 Evaluación de los indicadores de actividad y utilización de los recursos
 Evaluación del circuito funcional de atención a los pacientes, demoras en
diagnóstico y/o tratamiento ocasionados por la descoordinación de agendas o
servicios, tanto en consultas externas como en procedimientos diagnósticos
 Monitorización de los distintos indicadores para conocer nuestros resultados
en términos de satisfacción, accesibilidad, oferta y demanda
 Evaluación, tanto a través de encuestas como de técnicas de investigación
cualitativas, de la satisfacción y de las expectativas de nuestros pacientes, de
forma que podamos incorporar sus iniciativas de mejora
 Evaluar las necesidades en materia de equipamiento y desarrollo de

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infraestructuras necesarias para el desarrollo de los objetivos asistenciales

La COMISIÓN DE COORDINACIÓN Y EVALUACIÓN de la Actividad Ambulatoria y de
Consultas Externas se reunirá en sesión ordinaria, al menos, cuatro veces al año
(coincidiendo la primera con la puesta en marcha del presente Plan Funcional),
pudiendo reunirse en sesión extraordinaria cuantas veces sea necesario a petición de
cualquiera de sus miembros.

REDISEÑO DE SEÑALIZACIÓN Y CARTELERÍA

Con el fin de evitar problemas de accesibilidad a los pacientes atendidos
ambulatoriamente o en Consultas Externas y dado el gran número de traslados a
realizar, es imprescindible que el presente Plan Funcional incluya una propuesta para
realizar una reseñalización de las consultas y los nuevos espacios.

La propuesta de reseñalización consiste en 3 medidas:

 Creación de un código de colores para la designación de cada especialidad de
forma que su identificación sea más gráfica, visible y sencilla. El color asignado
a cada especialidad se utilizaría para todas las señalizaciones. Los puntos de
información utilizarían el color verde corporativo (pantone 356) del SSPA.
 Identificación de cada consulta mediante pictogramas situados en la puerta y
en el suelo frente a cada estancia.
El pictograma del suelo consistiría en un círculo del color de la especialidad con
un texto blanco indicando el nombre de la especialidad y una flecha blanca
señalando la ubicación de la consulta.
El pictograma de la puerta consistiría en un rectángulo del color de la
especialidad con un texto blanco indicando el nombre de la especialidad y la
lista de profesionales de dicha especialidad. La fuente del texto de los
pictogramas sería Eras Demi (Eras Bk BT) negrita.
Un ejemplo de pictogramas puede verse aquí:

Ejemplo 1: Señalización Puerta

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Ejemplo 2: Señalización Suelo
 Creación de dos paneles informativos situados a la entrada del Hospital y del
Hospital Municipal.
Estos paneles utilizarán la misma codificación por colores que los pictogramas,
añadiendo en el texto el número de la consulta de cada especialidad. Estarán
ordenados siguiendo el orden real de cada consulta.
Deberán ser situados una vez que concluyan todos los desplazamientos de la
reorganización física de los espacios.
Este modelo de señalización podría ser replicado en las diferentes plantas de
hospital para señalizar las unidades de hospitalización u otras unidades.

Un ejemplo de panel informativo es el siguiente:

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Cronograma
Con el fin de que esta propuesta de Plan Funcional sea viable, se ha establecido un
cronograma para que las medidas propuestas no afecten al normal funcionamiento de
la actividad asistencial ni produzcan problemas de accesibilidad o satisfacción en los
pacientes. Este cronograma está diseñado para ser realizado en un periodo de 15
meses contando los periodos estivales y vacacionales, de forma que todo el Plan
Funcional haya sido completado al finalizar el año 2015.

En él se incluyen las actuaciones divididas en 4 grupos (que han sido codificados por
colores):

 Medidas Organizativas
Todas aquellas medidas de difusión, gestión o información en relación con el
Plan Funcional.
 Traslados de Consultas
Se detallan todas las reubicaciones físicas de consultas ordenadas
cronológicamente .
 Obras y Equipamientos
Se detallan las necesidades de adecuaciones, equipamientos y obra menor
ordenadas cronológicamente con una estimación de su duración.
 Señalización
Se detallan todas las actuaciones precisas para la reseñalización de las
estancias en función de los traslados realizados.

El cronograma, que se detalla a continuación, deberá ser refrendado por la COMISIÓN
DE COORDINACIÓN Y EVALUACIÓN de la Actividad Ambulatoria y de
Consultas Externas tras su constitución.

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Bibliografía

1. Guía para la Confección del Plan Estratégico. Gabinete de Recursos Humanos y
Organización. Universidad de Granada. Enero 2009.
2. Plan Funcional Proyecto Hospital Universitario de Áraba. Osakidetza. Octubre
2011.
3. Plan Funcional del HUA. Propuesta de reorganización de Servicios.
Osakidetza. Abril 2013.
4. Manual de Organización de la Coordinación de Consulta Externa, Admisión
Hospitalaria y Preconsulta. Servicios de Salud de Veracruz. Junio 2008.
5. Guía de Gestión de Consultas Externas en Atención Especializada.
Subdirección General de Atención Especializada. Ministerio de Salud y
Servicios Sociales.
6. Plan Funcional de la Sección de Urgencias del Servicio de Cuidados Críticos y
Urgencias. Dirección General de Asistencia Sanitaria. Subdirección de
Asistencia Especializada-Gestión Sanitaria. Plan Andaluz de Urgencias y
Emergencias.
7. Manual de Identidad Corporativa. Señalización Corporativa. Organismos y
otras Entidades. Junta de Andalucía.

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