*% /#,&$1'(& %6'%",(& *% ('%,/-0, %&!%/-(1-.(*( 71(, 8$,/-#,(1 Hospital de La Lnea rea de Gestin Sanitaria Campo de Gibraltar Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 2 Introduccin Las consultas externas de los hospitales, a pesar de haber sido siempre el principal punto de contacto del hospital con la poblacin de su rea de influencia, han ocupado hasta hace poco un papel secundario frente al rea de hospitalizacin. Buena prueba de ello son las innumerables actuaciones realizadas desde diversos mbitos para mejorar los sistemas de informacin, analizar organizacin y funcionamiento y conocer costes del rea de hospitalizacin, frente al escaso inters demostrado por el rea de consultas externas. La actividad desarrollada en Consultas Externas, surgida como apoyo a la de hospitalizacin, ha ocupado tradicionalmente un papel secundario frente a sta. El mayor consumo de recursos y la atencin a casos ms complejos y paradigmticos de las diferentes Especialidades Mdicas que hasta ahora se asociaba a la hospitalizacin, ha justificado el mayor inters por este rea de gestores y profesionales sanitarios.
En los ltimos aos, sin embargo, la conjuncin de una serie de factores ha modificado esta situacin promoviendo que las consultas externas cobren un mayor protagonismo. Entre estos factores cabe destacar la tendencia a la atencin ambulatoria de los procesos en detrimento de la hospitalizacin; el aumento de la actividad en consultas, como consecuencia del supuesto anterior y del aumento de la demanda en Atencin Especializada; las demoras excesivas en consultas externas, con lo que ello supone de prdida de calidad de la asistencia; las deficiencias en la gestin de la actividad de consulta externa que genera insatisfaccin en pacientes y profesionales. Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 3 Sin embargo, el crecimiento de la actividad ambulatoria en el hospital de La Lnea, pese a alguna obra o adaptacin concreta o a diferentes propuestas de los responsables previos, se ha producido de forma desordenada, y en algunos casos casi improvisada, muy asociada a la carencia de espacios fsicos apropiados, a la utilizacin de un edificio municipal (bajo cesin administrativa) con ms de 50 aos de antigedad con altas necesidades de mantenimiento y adaptacin, a la eterna promesa de construccin de un nuevo hospital, una obra parada sin fecha prevista de terminacin y, sobre todo, a la falta de un plan funcional que englobara toda la actividad ambulatoria.
Esto ha provocado que algunas especialidades utilicen varias consultas dispersas entre los dos edificios para su actividad ordinaria o que la actividad ambulatoria no est agrupada bajo especialidades o grupos de especialidades, lo que a su vez conlleva multitud de molestias e inconvenientes para los usuarios. Del mismo modo, y pese a la creciente digitalizacin de la actividad asistencial desde la implantacin de la Historia Clnica Electrnica (en adelante HCE) a travs de la aplicacin DIRAYA, la falta de una estrategia para su implantacin ha provocado que siga existiendo mucha actividad en papel lo que, a su vez, genera grandes necesidades de espacio para almacenamiento y custodia de documentacin clnica al tiempo que requiere enormes esfuerzos tanto para la preparacin de la actividad como para su archivo posterior.
Por ltimo, esta falta de planificacin en la actividad ambulatoria, ha provocado que los recursos humanos se tengan que adaptar a la situacin Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 4 detallada lo que supone una falta de optimizacin de los mismos, algo muy preocupante en un momento de crisis como el actual donde los ajustes de plantilla implican enormes esfuerzos para mantener la actividad con normalidad.
Haciendo un anlisis concreto de la actividad de cada UGC, nos encontramos con la siguiente situacin: UGC de Aparato Locomotor Es, posiblemente, la UGC con mayor dispersin y con peores estructuras. Consta de un gimnasio, varias salas de terapia y 4 consultas repartidas por el edificio del Hospital Municipal. El gimnasio de rehabilitacin se encuentra situado en la primera planta del Hospital Municipal en una zona que no ha sido adaptada y que no ha podido ser cableada, por lo que nada de su actividad es registrada en la aplicacin Diraya. El gimnasio destinado a pacientes peditricos no se utiliza. Dado que el edificio solo cuenta con un ascensor, muchos pacientes deben acceder a las salas de rehabilitacin a travs de una enorme escalera. La consulta de Reumatologa (n 31) se sita en la planta baja del Hospital Municipal, la consulta de Linfedema/Revisin en la segunda planta y las otras dos consultas en la primera planta. Tienen 3 Tcnico en Cuidados Auxiliares de Enfermera (en adelante TCAEs) asignadas a sus consultas. UGC Medicina Interna Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 5 Dispone de 2 consultas (n 32 y 33) aunque solo tiene actividad doble una vez por semana. La consulta n 32 es compartida con la UGC de Enfds. Infecciosas. Es el nico espacio de consultas que ha sido recientemente acondicionado para que la TCAE, solo tienen una asignada, desarrolle su labor fuera de la consulta.
UGC Especialidades Mdicas Es la UGC con ms actividad ambulatoria y, como consecuencia, la que ms espacios ocupa. Es tambin la nica con actividad propia de enfermera. Por especialidades nos encontramos lo siguiente: Neumologa cuenta con dos consultas en el Hospital Municipal: una para la consulta mdica (la n 45) y una consulta compartida (la n 46) para algunas pruebas funcionales (espirometra). Ninguna de las dos consultas han sido adaptadas o acondicionadas. Cuenta tambin con un espacio reducido y compartido en la primera planta del Hospital para el resto de pruebas funcionales (polixomnografas, etc) y endoscopias. La TCAE asignada desarrolla su labor dentro de la consulta. Nefrologa cuenta con dos consultas (n 9A y 9B) en el Hospital, aunque no tiene doble actividad todos los das (y prximamente ver mermada su actividad por la apertura de un nuevo recurso en el Hospital Punta Europa). La TCAE realiza su actividad dentro de la consulta. Neurologa cuenta con dos consultas contiguas en la primera planta del Hospital Municipal (n 43A y 43B), teniendo los mismos problemas de accesibilidad que la UGC de Rehabilitacin. No ha sido adaptada y tiene serios problemas de espacio por la gran cantidad de Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 6 documentacin clnica acumulada. Las TCAEs realizan su actividad dentro de la consulta. Digestivo cuenta con 2 consultas comunicadas en el Hospital Municipal (n 37 y 38) en una zona acondicionada pero no diseada para asistencia en consulta. No ha sido adaptada y tiene serios problemas de espacio por la gran cantidad de documentacin clnica acumulada. Es imposible explorar a los pacientes. Ambas TCAEs realizan su labor dentro de la consulta. Tambin dispone de un espacio en la primera planta del Hospital para la realizacin de pruebas funcionales (endoscopias digestivas y tests de aliento). Endocrinologa cuenta con 2 consultas en el Hospital Municipal (n 35 y 36) situadas en una zona no acondicionada. Tanto a la consulta mdica de endocrinologa como a la de educacin diabetolgica no pueden acceder pacientes en silla de ruedas. La consulta de educacin diabetolgica carece de espacio para ms de dos personas por lo que es imposible explorar a los pacientes (pese a que es la Unidad de Referencia para la exploracin del Pie Diabtico). La TCAE realiza su actividad dentro de la consulta. Alergologa cuenta con 2 consultas en el Hospital Municipal (n 42A y 42B) situadas en una zona no acondicionada (la antigua sala de estar y punto de extracciones). La consulta mdica presenta importantes problemas de humedad y la de Pruebas Funcionales carece de espacio suficiente para muchas de las pruebas. No tiene TCAE asignada. Cardiologa es la nica que cuenta con un amplio espacio en el Hospital con 2 consultas (n 10 y 11), 2 espacios para pruebas funcionales y un espacio para informes. Educacin Nutricional cuenta con una consulta compartida con la Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 7 consulta de Pruebas Funcionales de neumologa. La enfermera responsable pertenece a dos UGCs realizando, durante parte de su jornada, las campimetras de oftalmologa. Adems de esta actividad en consulta, la UGC tiene un Hospital de Da Mdico situado en la tercera planta del Hospital, en la habitacin 301. Este espacio nunca ha sido adaptado para su actividad, carece de espacio para almacn y de conexin a la red, por lo que su actividad nunca ha sido registrada en Diraya. Su uso es compartido por otras UGCs (Medicina Interna y Enfds. Infecciosas) UGC Ginecologa y Obstetricia Cuenta con 3 consultas independientes en la planta baja del Hospital (n 4, 5 y 6), una zona para Monitorizacin en la segunda planta del Hospital (en la habitacin 202 de la unidad de hospitalizacin) e instalaciones en la tercera planta del Hospital para la Unidad de Reproduccin. Las 3 consultas disponen de una zona de exploracin bastante amplia. Recientemente fue revisado su archivo trasladando a Servicios Documentales gran parte de la documentacin. Las TCAEs realizan su actividad dentro de la consulta. La zona de Monitorizacin depende funcionalmente de Partos. UGC Pediatra Cuenta con 2 consultas en el Hospital Municipal (n 43 y 44) aunque solo tienen actividad para una de ellas. Tambin cuenta con un Hospital de Da Peditrico aunque muchas pruebas funcionales se realizan en consulta, por lo que no tienen TCAE asignada y s una Enfermera. Comparten la consulta n 44 con Otorrinolaringologa dos veces al mes.
Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 8 UGC Bloque Quirrgico Como en el caso de la UGC de Especialidades Mdicas, tiene muchas especialidades adscritas aunque su dispersin es menor. Por especialidades nos encontramos lo siguiente: Dermatologa cuenta con dos consultas (n 1 y 2) y un pequeo quirfano en una zona adaptada del Hospital (previamente era solo una consulta con sala de exploraciones y una sala de espera). Debido a su actividad quirrgica y de revisiones no tienen TCAE asignada y s una Enfermera. Los das que tienen doble consulta se les asigna una TCAE desde otra UGC. Otorrinolaringologa cuenta con dos consultas situadas en el Hospital (consulta n 8 para la consulta mdica) y en la segunda planta del Hospital Municipal (para audiometras) y dos veces al mes utiliza la consulta n 44 de Pediatra. Pese a que tienen pruebas funcionales, solo tienen a una TCAE asignada. Ciruga cuenta con una consulta doble (n 3) para la consulta mdica y la Sala de Curas. Debido a la sala de curas y las revisiones no tienen TCAE asignada y s una Enfermera. Los das que tienen doble consulta (habitualmente los jueves) se les asigna una TCAE desde otra UGC. Traumatologa cuenta con dos consultas (n 7A y 7B) y una zona de revisiones/curas. Recientemente ha sido acondicionada para que la TCAE realice su labor fuera de la consulta en un espacio anexo. Cuenta tambin con una enfermera para las revisiones/curas. Urologa cuenta con una consulta (n 12) en la planta baja y una sala de exploraciones en la primera planta del Hospital. Tiene pendiente una adaptacin para la instalacin de un Flujmetro Urinario (equipo ya Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 9 adquirido). Tiene una TCAE asignada que realiza su labor en la consulta. Anestesia cuenta con una consulta en la segunda planta del Hospital Municipal tanto para la Consulta de Preanestesia como para la Consulta de Dolor. Ambas consultas funcionan como acto nico. El personal asignado a estas consulta depende de Quirfano. UGC Oftalmologa Es la nica a la que se le realiz una adaptacin disponiendo de una estructura acondicionada, aunque en algunas zonas compartida con la UGC de Rehabilitacin. Necesitaran un nuevo espacio como Hospital de Da Mdico para algunas tcnicas ambulatorias. Las TCAEs realizan su actividad fuera de las consultas. UGC Hematologa Cuenta con 2 consultas en el Hospital (n 13 y 14) trasladadas y acondicionadas recientemente. Una consulta se destina a la consulta mdica y tiene una TCAE asignada compartida con la UGC de Enfds. Infecciosas y la otra consulta se utiliza para el control ambulatorio de ACOs con un enfermero asignado. La TCAE realiza su actividad dentro de la consulta. UGC de Enfds. Infecciosas Cuenta con una consulta en el Hospital Municipal compartida con la UGC de Medicina Interna, aunque no tiene espacio suficiente para la realizacin de pruebas funcionales (Fibroscan). Por este motivo, hace unos meses se acord su traslado a un nuevo espacio habilitado en la tercera planta del Hospital. Tiene una TCAE asignada compartida con la UGC de Hematologa
Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 10 En las siguientes imgenes se detallan las ubicaciones descritas:
Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 11
Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 12
Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 13 Objetivo General
Establecer un instrumento que sirva para optimizar los recursos y que garantice una gestin homognea de la actividad ambulatoria y de las consultas externas (CCEE) de Atencin Especializada del Hospital de La Lnea
Objetivos Especficos 1. Desarrollar criterios que definan un modelo normalizado de gestin integral de la actividad ambulatoria y de las consultas externas (CCEE) de Atencin Especializada del Hospital de La Lnea.
2. Mejorar la accesibilidad, el confort y la calidad percibida de los usuarios atendidos a travs de la actividad ambulatoria y de las consultas externas (CCEE) de Atencin Especializada del Hospital de La Lnea.
3. Adecuar los espacios y las instalaciones a las necesidades asistenciales, la cartera de servicio y las agendas de las UGCs.
4. Optimizar los recursos humanos a las necesidades asistenciales, la cartera de servicio y las agendas de las UGCs.
5. Impulsar medidas orientadas hacia la digitalizacin de la documentacin clnica favoreciendo la implantacin de la Historia Clnica Electrnica
Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 14 Plan Funcional Por todo lo expuesto, en un entorno marcado por la creciente ambulatorizacin de los procesos y de digitalizacin de la actividad, donde la actividad de las consultas externas cobra una relevancia cada vez mayor, nos encontramos, por tanto, ante una nueva etapa. Una nueva etapa en la que no se deberan escatimar esfuerzos para abordar la compleja tarea de mejorar el funcionamiento de las consultas externas de ah que se proponga el desarrollo de un Plan Funcional. Este Plan Funcional deber servir para reorganizar no solo la estructura fsica de la actividad ambulatoria, tratando de aglutinar toda la actividad de cada UGC, facilitando la accesibilidad de los pacientes pero teniendo en cuenta la actual situacin reduciendo la necesidad de obras y/o adaptaciones muy costosas o complejas, sino tambin la estructura funcional de dicha actividad, persiguiendo la optimizacin de los recursos (humanos y materiales), de las agendas (adaptndolas a los recursos disponibles) y la implantacin real de la HCE. Como parte final, el Plan Funcional incluir una propuesta para el rediseo de la cartelera y la sealizacin de las Consultas Externas y de la Actividad Ambulatoria. Todo ello deber ser desarrollado sobre la base de 3 herramientas bsicas: La implementacin de unos criterios normalizados de actuacin orientados hacia la digitalizacin de la actividad que consigan la implantacin real y definitiva de la HCE. La utilizacin de un sistema de informacin fiable que permita monitorizar el impacto de las medidas de mejora. El diseo de un cronograma real y viable de las adecuaciones, tareas y propuestas a implementar. Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 15 REORGANIZACIN FSICA Como ya se ha detallado, la presente propuesta de reorganizacin fsica de los espacios destinados a la actividad ambulatoria y de consultas externas pretende mejorar la accesibilidad de los usuarios (y de los profesionales) aglutinando toda la actividad de las UGCs, pero al mismo tiempo tratando de evitar obras costosas o complejas. La principal adecuacin a realizar consistir en la creacin de espacios anexos a las consultas con el fin de independizar la actividad de las TCAEs de la actividad pura de asistencia mdica, potenciando sus funciones de informacin y asesoramiento. Para ello, siempre que el espacio lo permita, se tratar de crear un espacio fsico propio que, como mnimo, constar de un punto de acceso a la red, un telfono con salida al exterior y un acceso especfico para pacientes (ventana o similar). Tanto el mobiliario como el equipamiento informtico se proveer del que ya existe en las Consultas Externas si bien esta reestructuracin puede servir para realizar una renovacin de los recursos materiales en peor estado. El resto de traslados de consultas se realizarn en funcin de los espacios que se vayan liberando tras las actuaciones incluidas en este Plan Funcional. Aunque en la mayora de los traslados propuestos no habr necesidad de realizar obra menor, algunas de las consultas necesitaran algo de mantenimiento que podra realizarse tras cada traslado. S se incluyen en la propuesta dos obras de mayor calibre, ya contempladas en propuestas previas, que podran realizarse durante el periodo estival.
Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 16 La propuesta de reorganizacin es la siguiente: UGC Especialidades Mdicas La propuesta por especialidades es la siguiente: Neumologa, tanto la consulta mdica como la de pruebas funcionales se trasladaran a dos consultas situadas en la primera planta del hospital frente a la Sala de Endoscopias. De esta manera se potenciara el Acto nico, aunando en un nico espacio toda la actividad de la especialidad. En la consulta de Pruebas funcionales se unificaran todas las pruebas que ahora se realizan en dos salas. No requiere adecuacin de espacios. Nefrologa cuenta con dos consultas aunque previsiblemente, a partir de Octubre de 2014, solo tendr actividad para una consulta mdica. De ah que la propuesta sea trasladar la actividad a la consulta n 32, hasta ahora utilizada por Enfds. Infecciosas y Medicina Interna. Este traslado precisar de una conciliacin de las agendas de Medicina Interna. No requiere adecuacin de espacios. Neurologa, las dos consultas, se trasladaran a las consultas n 30 y 31 (antes de Reumatologa). La adecuacin del espacio exterior ya se est realizando. Digestivo, las dos consultas se trasladaran a las consultas n 45 y 46 (antes de Neumologa). Este traslado necesita de adecuacin del espacio exterior. Endocrinologa, tanto la consulta mdica como la de educacin diabetolgica se trasladaran a las consultas n 37 y 38 (antes Digestivo). Este traslado no necesita adecuacin pero si mantenimiento. Alergologa, tanto la consulta mdica como la de pruebas funcionales se Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 17 trasladaran a las consultas n 43 y 44 (antes Pediatra). Este traslado necesita de adecuacin del espacio exterior. Cardiologa no precisa de traslados ni de adecuacin de espacios. La Consulta de Educacin Nutricional se trasladara a la segunda planta del Hospital Municipal (antes destinada a Linfedema) integrando toda la actividad de la enfermera (tanto educacin nutricional como campimetras) en el mismo espacio. El Hospital de Da Mdico se trasladara a la actual zona destinada a CMA, compartiendo espacio y equipamientos de forma que su actividad se resite en una zona para actividad puramente ambulatoria. UGC de Aparato Locomotor Es, posiblemente, la UGC que ms mejoras necesita. Del mismo modo, es posible que la mejor medida a proponer sea la renegociacin de la cesin de los espacios con el Ayuntamiento con la pretensin de bajar toda su actividad a la planta baja. Mientras tanto, la propuesta es resituar la consulta de Reumatologa en la consulta n 43A y la consulta de Linfedema en la consulta n 43B (ambas antes de Neurologa). El gimnasio de Linfedema se trasladara al actual gimnasio para pacientes peditricos. Este traslado necesita de adecuacin del espacio interior para crear un espacio para la TCAE. UGC Medicina Interna No precisa de traslados ni de adecuacin de espacios. UGC Ginecologa y Obstetricia El despacho mdico se trasladara a la habitacin 202. El espacio que queda Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 18 libre deber ser acondicionado para situar en su lugar la Sala de Monitorizacin Fetal y la Consulta de Riesgo Fetal de forma que se integren en un nico espacio toda la actividad previa al parto en la misma planta que el paritorio. Se trasladara la consulta de Riesgo Fetal a este nuevo espacio. La consulta de Ginecologa se trasladara a la consulta n 5 (antes Riesgo Fetal) integrando en una sola sala de espera a todas las pacientes ginecolgicas. UGC Pediatra Se trasladara a la consulta n 3 (antes Ciruga) del Hospital ya que es la nica consulta que dispone de sala de espera independiente y cuenta con espacio para dos consultas. Este traslado no necesita adecuacin. UGC Bloque Quirrgico Dermatologa no precisa de traslados ni de adecuacin de espacios. Otorrinolaringologa aumenta su espacio con la consulta n 9 (antes Nefrologa) con el fin de aunar en un solo espacio la consulta mdica y las pruebas funcionales (audiometras y test cutneos). Este traslado no necesita adaptacin. Ciruga se trasladara a la consulta n 6 (antes Ginecologa). Este traslado no necesita adaptacin. Traumatologa no precisa de traslados ni de adecuacin de espacios. Urologa no se trasladara pero necesitara una adaptacin para transformar su espacio en dos consultas, una para consulta mdica y la otra para la instalacin del Flujmetro Urinario (equipo ya adquirido). Anestesia aumenta sus consultas en la segunda planta del Hospital Municipal disponiendo de 2 espacios, uno como consulta de Preanestesia y otro para consulta del Dolor (antes consulta de Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 19 audiometras). De esta manera se integran todos los pacientes de la especialidad. UGC Oftalmologa No precisa de traslados aunque con los traslados propuestos dispondrn de un nuevo espacio para destinarlo a Sala de Intervenciones (ciruga menor y otras tcnicas quirrgicas) UGC Hematologa No precisa de traslados ni de adecuacin de espacios. UGC de Enfds. Infecciosas Se trasladara al espacio ya asignado en la tercera planta del Hospital. La adecuacin de la consulta ya se est realizando. Con los traslados propuestos se generan nuevos espacios que podrn ser aprovechados para otros cometidos: En la planta baja del Hospital Municipal se queda un espacio que podra ser destinado a Sala Multiuso (donde antes estaba Endocrinologa) precisando de adaptacin y mobiliario. En la planta baja del Hospital Municipal se queda un espacio que podra ser destinado a Consultas Polivalentes (donde antes estaba Alergologa) precisando de adaptacin y mobiliario. En la planta baja del Hospital se queda un espacio que podra ser destinado a la creacin de una Consulta de Heridas (donde antes estaba Nefrologa) que no precisa adaptacin. En las siguientes imgenes se detallan, en verde, los traslados descritos: Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 20
Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 21
Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 22
Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 23 REORGANIZACIN FUNCIONAL Este Plan Funcional no solo contempla la reubicacin de algunas consultas sino que pretende ser ms ambicioso y completo, por lo que incluye cambios en la forma en la que se organiza la actividad ambulatoria y de Consultas Externas. La propuesta de reorganizacin funcional consiste en cuatro grandes bloques que, para su consecucin, necesitarn contar con la implicacin directa de la Gerencia del rea de Gestin Sanitaria del Campo de Gibraltar y de su equipo directivo, por cuanto los cambios organizativos son los que ms resistencia van a presentar. Del mismo modo que en la propuesta de reorganizacin fsica, todas las propuestas aqu recogidas se aglutinarn en un cronograma que sirva para coordinar su completa implementacin.
La primera de las propuestas reorganizativas consiste en el impulso de medidas orientadas hacia la consolidacin e implantacin real de la Historia Clnica Electrnica (HCE) en toda la actividad ambulatoria y de Consultas Externas. Si bien, la prevista implantacin de Diraya Atencin Especializada (DAE) para toda la actividad de los hospitales del AGS Campo de Gibraltar supondr un impulso a la digitalizacin de toda la documentacin clnica, no podemos obviar que, pese a que la Estacin Clnica de Diraya ha consolidado su uso en las Consultas Externas, an se sigue utilizando mucha documentacin clnica en formato papel. Esto provoca, por un lado, grandes necesidades de espacio destinado a su guarda y custodia y, por otro, que en el proceso de atencin mdica en consulta siga existiendo una gran carga administrativa tanto en la preparacin de la actividad como en su archivo posterior. A todo esto habra que aadir que mientras se siga utilizando documentacin clnica en papel, una parte de dicha informacin no estar disponible para el resto de profesionales sanitarios que accedan a la HCE de cada paciente y que, para que esto no ocurra, el personal sanitario debe hacer un gran esfuerzo realizando un doble registro de datos clnicos (en papel y en la HCE). Las principales medidas propuestas a implementar en este primer punto son: Retirar toda la documentacin clnica de pacientes que tenga una antigedad superior a 5 aos. La instruccin cuarta de la resolucin de Servicios Centrales 184/2003, Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 24 que hace referencia al artculo 17, punto 1 de la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, bsica reguladora de la autonoma del paciente y de derechos y obligaciones en materia de informacin y documentacin clnica, especifica que los centros sanitarios estn obligados a la conservacin y custodia de la documentacin clnica por un periodo mnimo de 5 aos a partir de la fecha del proceso asistencial, por tanto, toda documentacin clnica (incluidas en ellas altas, exitus y pruebas complementarias) que no cumpla este criterio ser remitida a los Servicios Documentales. En caso de que cualquier Facultativo Especialista de rea (FEA) quiera alguna documentacin custodiada por los Servicios Documentales podr ser solicitada y vuelta a enviar tras su uso. Esta medida puede ser implementada paulatinamente aprovechando los traslados previstos en la reorganizacin fsica. No crear nuevas historias clnicas en formato papel. Como continuacin de la medida antes propuesta, a partir de la implantacin del presente Plan Funcional, y mediante una Nota de Comunicacin Interna, se informara de la prohibicin expresa de crear nuevos registros e historias clnicas en formato papel. Esto incluira la prohibicin de imprimir resultados de pruebas complementarias que deberan ser registrados directamente en la HCE. Esta medida generara, adems del cumplimiento de los requerimientos de la LOPD, un importante ahorro en papel. Impulsar el acceso desde el visor de Historias Clnicas de Diraya no solo a las plataformas ya instaladas (laboratorios y anatoma patolgica) sino a informes e imgenes de pruebas complementarias y otras pruebas. Ser responsabilidad del Jefe de Servicio de Tecnologas y Sistemas de Informacin, adems de cada director de UGC, asegurarse de que todos los FEAs y enfermeras con actividad ambulatoria tendrn activas sus claves de acceso a las diferentes plataformas para visualizacin de pruebas complementarias. Entregar a los pacientes las imgenes de pruebas complementarias que no hayan sido digitalizadas. Para evitar la necesidad de archivo de documentacin clnica que no est en formato electrnico, dicha documentacin (fundamentalmente imgenes) se entregarn a cada paciente en el momento de la consulta o revisin siendo este responsable, a partir de ese momento, de su guarda y custodia. Esta medida precisa que los resultados de dichas pruebas complementarias sean debidamente registrados en la HCE.
Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 25 La segunda de las propuestas de reorganizacin funcional consiste en unificar criterios en la forma en la que se planifican las agendas. De acuerdo con lo recogido en el informe GUIA DE GESTION DE CONSULTAS EXTERNAS EN ATENCIO!N ESPECIALIZADA de la Subdireccin General de Atencin Especializada del Ministerio de Sanidad y Asuntos Sociales, se debe promover la estabilidad de las agendas por lo que, en la medida de los posible, la actividad ambulatoria y de Consultas Externas tender a mantenerse y planificarse en la misma medida que las restantes actividades asistenciales. De este modo, la planificacin de las agendas tendr como meta evitar las reprogramaciones y que no haya pacientes en espera de cita por estar la agenda cerrada.
Las medidas de planificacin son las siguientes: Planificacin de Agendas. Las agendas estarn operativas los 12 meses siguientes y adecuadas a la demanda prevista. Solicitudes de ausencias programadas. Las solicitudes de ausencia por asistencia a congresos, actividades docentes u otras causas justificadas que supongan una modificacin en la actividad de las consultas externas debern ser comunicadas con un plazo de 30 das de antelacin, de forma que se garantice la estabilidad de las agendas y que la reorganizacin de las agendas comprometidas no tenga repercusin en las demoras. Planificacin de Guardias. Se pretende que la actividad continuada de las FEAs as como sus descansos reglamentarios afecte lo menos posible a la estabilidad de las agendas. Por este motivo, y siempre que sea posible, la planificacin de guardias de cada UGC deber ser elaborada y comunicada en un plazo mnimo de 3 meses de antelacin. En los periodos estivales este plazo puede reducirse a 1 mes. Ser responsabilidad de cada director de UGC realizar esta planificacin en las guardias y salientes de los FEAs de su UGC. Planificacin de periodos vacacionales. Los periodos vacacionales con incidencia en las agendas programadas debern ser comunicados con, al menos, 2 meses de antelacin. La agenda ya programada no debe estar sujeta a variaciones por cambios de periodos vacacionales de ltima hora. Esta planificacin deber ser comunicada al Servicio de Admisin con el visto bueno de la Gerencia del AGS Campo de Gibraltar. Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 26 En consecuencia, las alteraciones en la programacin de la actividad de consultas no notificadas en los plazos establecidos debern ser asumidas desde el punto de vista operativo por la propia UGC, correspondiendo al director de la misma la adopcin de las medidas necesarias para mantener la programacin o reorganizarla aumentando la actividad en los das previos o posteriores. La tercera de las medidas propuestas consiste en la redefinicin de roles y funciones de los profesionales que desarrollan su actividad en las Consultas Externas. La creacin de nuevos espacios externos a las consultas para que las TCAEs salgan de la consulta durante el acto mdico provocar un cambio sustancial en su rol actual, pasando de un rol de ayudanta/secretariado a un rol ms autnomo en el que se potenciarn las funciones de asesoramiento e informacin a los pacientes, al tiempo que se optimizar su tiempo efectivo de trabajo al no interferir su labor con el normal desarrollo del acto mdico. Este nuevo rol implica tambin un importante cambio de rol en el FEA de Consultas Externas que tendr que ser menos dependiente de las labores que, hasta ahora, realizaba la TCAE asignada. Es posible que este cambio genere alguna resistencia por lo que de aumento del trabajo administrativo supone, pero a la larga permitir concentrar mejor sus esfuerzos en el acto mdico (al sacar del mismo todas las labores de informacin y cita previa) teniendo que dedicar menos tiempo a labores puramente administrativas. Del mismo modo, la integracin bajo un nico Plan Funcional de toda la actividad ambulatoria y de Consultas Externas supone un cambio en las figuras de gestin que hasta ahora asuman la responsabilidad del personal y de su gestin diaria. Esta responsabilidad se reparta entre una Coordinadora de TCAEs, el Supervisor de Cuidados de la UGC de Especialidades Mdicas o directamente de la jefatura de Bloque de Recursos Humanos con lo que, en muchos casos, los esfuerzos y las responsabilidades se solapaban. Por tanto, la propuesta consiste en suprimir la figura de la Coordinacin de TCAEs transformndola en una Coordinacin Asistencial para el Hospital Municipal que asuma toda la carga de gestin relacionada con la asistencia directa en Consultas y la gestin de un punto de informacin al usuario. Este punto de informacin al usuario se situara en el espacio ubicado en la entrada del Hospital Municipal que, si bien requiere alguna adaptacin, est actualmente vaco y sin uso. Con esta propuesta se pretende centralizar e integrar bajo una nica figura Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 27 todas las tareas administrativas relacionadas con la asistencia ambulatoria y de Consultas. Entre las funciones de esta nueva Coordinacin Asistencial estn: La gestin del Punto de Informacin al usuario La gestin de quejas y reclamaciones La gestin de incidencias en las agendas en colaboracin con la Unidad de Atencin a Usuarios La gestin de los recursos materiales y fungibles La gestin de incidencias y averas La gestin centralizada y la distribucin de las pruebas complementarias La coordinacin de las funciones y de la actividad del personal subalterno Como ltimo punto de las medidas de reorganizacin funcional y con el fin de realizar un seguimiento de las medidas propuestas, tanto de reorganizacin funcional como fsica, y de garantizar su cumplimiento, se propone la creacin de una COMISIN DE COORDINACIN Y EVALUACIN de la Actividad Ambulatoria y de Consultas Externas. El desarrollo del presente Plan Funcional implica cambios organizativos que afectarn de forma progresiva al conjunto del Hospital. Estos cambios exigen un liderazgo claro y el impulso especfico y ntido de la Direccin Gerencia, que incluya la coordinacin de las acciones vinculadas al desarrollo del Proyecto. En este contexto se enmarca la necesidad de arbitrar medidas que permitan garantizar la implementacin de las medidas propuestas en unos plazos mximos de respuesta en un entorno organizativo distinto, basado en la cooperacin entre profesionales de distintos niveles asistenciales y diferentes UGCs. La composicin de la COMISIN DE COORDINACIN Y EVALUACIN de la Actividad Ambulatoria y de Consultas Externas es la siguiente: 1. Presidente: La Direccin Gerencia del AGS Campo de Gibraltar 2. Vicepresidentes y Secretarios: La Subdireccin Mdica y de Enfermera del Hospital de La Lnea 3. Vocales: a. Directores de las UGC de Atencin Primaria de la Zona de Influencia del Hospital de La Lnea b. Directores de las UGCs con actividad ambulatoria o de Consultas Externas c. Supervisores de Cuidados de las UGCs con actividad ambulatoria Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 28 o de Consultas Externas d. Jefe de Servicio de Tecnologas y Sistemas de Informacin e. Subdirector de Servicios Generales f. Coordinador del Plan Funcional La COMISIN DE COORDINACIN Y EVALUACIN de la Actividad Ambulatoria y de Consultas Externas tendr las siguientes funciones: Definir la secuencia de prioridades en la implantacin de las diferentes propuestas Analizar el impacto organizativo derivado de la aplicacin de cada una de las propuestas Evaluar las necesidades de equipamiento y otros recursos necesarios para la implantacin de las diferentes propuestas Realizar el seguimiento de las diferentes actividades orientadas a la implantacin del Plan Funcional Evaluar el grado de implantacin y los indicadores derivados del seguimiento del proceso de implantacin Anlisis de la capacidad de resolucin de los problemas de salud de los pacientes desde nuestras consultas de AP y de las alternativas de mejora Desarrollo de canales de comunicacin entre niveles Evaluacin de los indicadores de actividad y utilizacin de los recursos Evaluacin del circuito funcional de atencin a los pacientes, demoras en diagnstico y/o tratamiento ocasionados por la descoordinacin de agendas o servicios, tanto en consultas externas como en procedimientos diagnsticos Monitorizacin de los distintos indicadores para conocer nuestros resultados en trminos de satisfaccin, accesibilidad, oferta y demanda Evaluacin, tanto a travs de encuestas como de tcnicas de investigacin cualitativas, de la satisfaccin y de las expectativas de nuestros pacientes, de forma que podamos incorporar sus iniciativas de mejora Evaluar las necesidades en materia de equipamiento y desarrollo de infraestructuras necesarias para el desarrollo de los objetivos asistenciales La COMISIN DE COORDINACIN Y EVALUACIN de la Actividad Ambulatoria y de Consultas Externas se reunir en sesin ordinaria, al menos, cuatro veces al ao (coincidiendo la primera con la puesta en marcha del presente Plan Funcional), pudiendo reunirse en sesin extraordinaria cuantas veces sea necesario a peticin de cualquiera de sus miembros. Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 29 REDISEO DE SEALIZACIN Y CARTELERA Con el fin de evitar problemas de accesibilidad a los pacientes atendidos ambulatoriamente o en Consultas Externas y dado el gran nmero de traslados a realizar, es imprescindible que el presente Plan Funcional incluya una propuesta para realizar una resealizacin de las consultas y los nuevos espacios. La propuesta de resealizacin consiste en 3 medidas: Creacin de un cdigo de colores para la designacin de cada especialidad de forma que su identificacin sea ms grfica, visible y sencilla. El color asignado a cada especialidad se utilizara para todas las sealizaciones. Los puntos de informacin utilizaran el color verde corporativo (pantone 356) del SSPA. Identificacin de cada consulta mediante pictogramas situados en la puerta y en el suelo frente a cada estancia. El pictograma del suelo consistira en un crculo del color de la especialidad con un texto blanco indicando el nombre de la especialidad y una flecha blanca sealando la ubicacin de la consulta. El pictograma de la puerta consistira en un rectngulo del color de la especialidad con un texto blanco indicando el nombre de la especialidad y la lista de profesionales de dicha especialidad. La fuente del texto de los pictogramas sera Eras Demi (Eras Bk BT) negrita. Un ejemplo de pictogramas puede verse aqu:
Ejemplo 1: Sealizacin Puerta
Ejemplo 2: Sealizacin Suelo Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 30 Creacin de dos paneles informativos situados a la entrada del Hospital y del Hospital Municipal. Estos paneles utilizarn la misma codificacin por colores que los pictogramas, aadiendo en el texto el nmero de la consulta de cada especialidad. Estarn ordenados siguiendo el orden real de cada consulta. Debern ser situados una vez que concluyan todos los desplazamientos de la reorganizacin fsica de los espacios. Este modelo de sealizacin podra ser replicado en las diferentes plantas de hospital para sealizar las unidades de hospitalizacin u otras unidades.
Un ejemplo de panel informativo es el siguiente:
Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 31 Cronograma Con el fin de que esta propuesta de Plan Funcional sea viable, se ha establecido un cronograma para que las medidas propuestas no afecten al normal funcionamiento de la actividad asistencial ni produzcan problemas de accesibilidad o satisfaccin en los pacientes. Este cronograma est diseado para ser realizado en un periodo de 15 meses contando los periodos estivales y vacacionales, de forma que todo el Plan Funcional haya sido completado al finalizar el ao 2015. En l se incluyen las actuaciones divididas en 4 grupos (que han sido codificados por colores): Medidas Organizativas Todas aquellas medidas de difusin, gestin o informacin en relacin con el Plan Funcional. Traslados de Consultas Se detallan todas las reubicaciones fsicas de consultas ordenadas cronolgicamente . Obras y Equipamientos Se detallan las necesidades de adecuaciones, equipamientos y obra menor ordenadas cronolgicamente con una estimacin de su duracin. Sealizacin Se detallan todas las actuaciones precisas para la resealizacin de las estancias en funcin de los traslados realizados. El cronograma, que se detalla a continuacin, deber ser refrendado por la COMISIN DE COORDINACIN Y EVALUACIN de la Actividad Ambulatoria y de Consultas Externas tras su constitucin. Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 32
Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea
rea de Gesti n Sani tari a Campo de Gi bral tar Septi embre 2014 33 Bibliografa
1. Gua para la Confeccin del Plan Estratgico. Gabinete de Recursos Humanos y Organizacin. Universidad de Granada. Enero 2009. 2. Plan Funcional Proyecto Hospital Universitario de raba. Osakidetza. Octubre 2011. 3. Plan Funcional del HUA. Propuesta de reorganizacin de Servicios. Osakidetza. Abril 2013. 4. Manual de Organizacin de la Coordinacin de Consulta Externa, Admisin Hospitalaria y Preconsulta. Servicios de Salud de Veracruz. Junio 2008. 5. Gua de Gestin de Consultas Externas en Atencin Especializada. Subdireccin General de Atencin Especializada. Ministerio de Salud y Servicios Sociales. 6. Plan Funcional de la Seccin de Urgencias del Servicio de Cuidados Crticos y Urgencias. Direccin General de Asistencia Sanitaria. Subdireccin de Asistencia Especializada-Gestin Sanitaria. Plan Andaluz de Urgencias y Emergencias. 7. Manual de Identidad Corporativa. Sealizacin Corporativa. Organismos y otras Entidades. Junta de Andaluca.
Innovación, emprendimiento y responsabilidad social en enfermería: I Congreso Internacional y X Jornadas Nacionales de la Conferencia Nacional de Decanos de Enfermería (CNDE)