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FECHA DE AUTORIZACIN
COMERI: 26-IV-2010
DIRECCIN GENERAL: 26-IV-2010
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

MANEJO DE ALMACENES
Integrado por : Fechas de Autorizacin:

Unidad de Planeacin Gerencia General: 26-IV-2010
Gerencia General COMERI: 26-IV-2010
Fecha de liberacin: rea responsable:
15.10.05 Gerencias de Administracin y Finanzas y
Produccin
Manual de Procedimientos para el Captulo: Tipo de documento: Nivel:
Manejo de Almacenes Procedimiento 2
ndice
Cap.
Introduccin I
Objetivos del Manual II
Procedimientos III
De Almacn III.1
Procedimiento de Recepcin de Producto
Procedimiento de Control de Movimientos Internos
Procedimiento de Control Documental
Procedimiento de Acomodo y Surtido
Procedimiento de Empaque y Despacho
Procedimiento de Devoluciones
Procedimiento de Toma Fsica de Inventario
De Materiales III.2
Procedimiento de Almacn de Materiales de Papelera y Bienes
de Consumo
Cdulas de Validacin IV
De Almacn IV.1
De Materiales IV.2
Cdula de Aprobacin V
Produccin
Manejo de Almacenes I Procedimiento 2
I. Introduccin
El presente manual se integr con la finalidad de atender los Lineamientos

Generales para la Administracin de Almacenes de las Dependencias y
Entidades de la Administracin Pblica Federal, publicados en el Diario Oficial
de la Federacin el 11 de noviembre de 2004.
En el contenido se seala los diferentes almacenes que operan en la entidad y

los procedimientos que observa el personal dentro de ellos.
Cada uno de los procedimientos contienen su propio objetivo, alcance, polticas,

definiciones, actividades y responsables de su atencin, los documentos que se
relacionan con el procedimiento, formatos e instructivos de llenado.
Los procedimientos permiten administrar, ejercer y mantener un control de las

diversas actividades que se realizan en los almacenes.
En lo que respecta a los procedimientos del almacn de producto terminado, la

racionalizacin y el aprovechamiento de los espacios se establecen como
polticas internas de trabajo entre el personal.
Por ejemplo, dentro del procedimiento de acomodo y surtido se establece la

poltica Es responsabilidad del personal que acomoda el producto, informar de
los cambios de ubicacin a fin de mantener actualizado el catlogo de
localizacin. Esta poltica entre otras, evita que en el FCE, existan espacios no
utilizados (capacidad ociosa de almacenaje) o desaprovechados.
Con relacin al procedimiento de almacn de materiales de papelera y bienes

de consumo, es importante sealar que prcticamente las actividades y polticas
descritas, permiten reducir las mermas, optimizar los recursos y espacios con los
que cuenta el FCE. Como ejemplo, se puede mencionar la poltica siguiente:
Las reas solicitantes debern aceptar, (de ser el caso), se les suministre
papelera y bienes de consumo similares a los solicitados a fin de desplazar los
de poco movimiento que hay en el almacn evitando acumular material de nulo
movimiento que reduzca espacios en el almacn, y as dar cumplimiento a las
disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestales y a la Ley
de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico..
Produccin
Manejo de Almacenes II Procedimiento 2
II. Objetivos del Manual
Dar cumplimiento mesuradamente a los lineamientos generales para la

administracin de almacenes de las dependencias y entidades de la
Administracin Pblica Federal.
Presentar y describir los procedimientos que operan en el FCE en materia de

manejo de almacenes.
Definir las actividades y polticas de operacin que delimitan el campo de

actuacin del personal involucrado en los procedimientos.
Servir como material de consulta para la induccin y capacitacin del personal.

Produccin
Manejo de Almacenes III Procedimiento 2
III. Procedimientos
3.1 De Almacn III.1

Procedimiento de Recepcin de Producto
Procedimiento de Control de Movimientos Internos
Procedimiento de Control Documental
Procedimiento de Acomodo y Surtido
Procedimiento de Empaque y Despacho
Procedimiento de Devoluciones
Procedimiento de Toma Fsica de Inventario
3.2 De Materiales III.2
Procedimiento de Almacn de Materiales de Papelera y Bienes
de Consumo
Produccin
Manejo de Almacenes III Procedimiento 2
III.1 De Almacn
01.08.05 Gerencia de Produccin.
Fecha de revisin: Nmero de documento: Revisin:

14.10.05 FCE-ALM-PR.01 02
Procedimiento de
Pginas : Tipo de documento: Nivel:
recepcin de producto 1/18 Procedimiento 2
PROCEDIMIENTO DE
RECEPCIN DE PRODUCTO
A. REVISIONES Y APROBACIONES DEL DOCUMENTO
Actividad Funcin Nombre Firma Fecha

Elabor: Subgerente de Fabiola Hernndez Cruz 14.10.05
Almacn y Trfico
Revis: Gerente de Alejandro Valles Santo Toms 14.10.05
Produccin
Aprob: Gerente General Ricardo Nudelman Chapes 14.10.05

14.10.05 FCE-ALM-PR.01 02
Procedimiento de
1 OBJETIVO
Normar las actividades que integran el proceso de recepcin de producto al Almacn

Central.
2 ALCANCE
Este procedimiento aplica a las entradas por produccin de proveedores locales e
internacionales.
3 POLTICAS
1. Todo el producto que ingrese al Almacn Central deber contar con la

documentacin soporte.
2. El rea de recepcin deber permanecer libre antes de cada recepcin.
3. El sello plasmado en la remisin significa que el producto/proceso es liberado

en todas sus caractersticas de seguimiento.
4. La etiqueta verde de liberacin significa que el producto/proceso es liberado en

todas sus caractersticas de seguimiento.
5. Cuando el producto propiedad del FCE traiga consigo una ficha de

identificacin, sobre sta el personal de recepcin podr colocar la etiqueta de su
estado de conformidad.
4 DEFINICIONES
De canto: Los libros estn colocados con el lomo hacia abajo.
Cuatrapeados: Para el acomodo de los libros se coloca uno con lomo a la izquierda y
el siguiente a la derecha y as sucesivamente.

14.10.05 FCE-ALM-PR.01 02
Procedimiento de
5 DESARROLLO
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO
P L AN E AC I N EJECUCIN CONTROL E V AL U AC I N Y M E J O R A
A) SUPERVISOR DE ALMACN - RECEPCIN Y A) SUPERVISOR DE ALMACN -

A) SUPERVISOR DE ALMACN - RECEPCIN Y DESPACHO C) GRUPO GERENCIAL
DESPACHO RECEPCIN Y DESPACHO
B) OPERADOR DE ALMACN
B) OPERADOR DE ALMACN B) OPERADOR DE ALMACN
INICIO
A) y B) 1
A) y B)
A) y B)
RECIBE PRODUCTO ORGANIZA EQUIPO Y
CON PERSONAL PARA
DOCUMENTACIN REALIZAR LA
RECEPCIN
VERIFICA PRODUCTO
CON
REMISIONES DOCUMENTACIN
A) y B)
1 REMISIN DE
FACTURAS TRANSPORTIS-
TA
VERIFICA
EJEMPLAR CONTRA
DATOS DE LA
REMISIN PEDIMENTO
A) y B) A) y B)
CUENTA VERIFICA
EJEMPLARES CONDICIONES DE
EMPAQUE
A) y B)
A) y B)
VERIFICA CANTIDAD
POR PAQUETES Y SACA PRODUCTO DE
CONDICIONES DE LAS CAJAS, COLOCA
LOS EJEMPLARES DE EN TARIMAS
ACUERDO A
MUESTREO
A) y B) A) y B)
DEVUELVE VERIFICA CANTIDAD

PRODUCCIN
CUANDO SEA NO POR TTULO Y
CONFORME CONDICIONES
A) y B) C)
IDENTIFICA IDENTIFICA EVALA

PRODUCTO CON ESTADO DE COMPORTAMIENTO
ESTADO DE CONFORMIDAD DE OBJETIVOS DE
INSPECCIN CALIDAD
FICHA DE
IDENTIFICA-
CIN
2
C)
2 A) y B)
GENERA ACCIONES
SEPARA MUESTRAS CORRECTIVAS /
Y PESA PREVENTIVAS
A) y B) A) y B)
ENVA MUESTRAS AL ENVA A CONTROL DE

CLIENTE CON MOVIMIENTOS
DOCUMENTACIN ACUSES DE
SOPORTE RECEPCIN
FIN
ACUSES
ENTRADA PROCESO SALIDA


14.10.05 FCE-ALM-PR.01 02
Procedimiento de
5.2 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1. Supervisor de Recibe remisiones en original y tres Remisiones y
Almacn- copias del proveedor local, copia del Facturas
Recepcin pedimento original de parte del
/Operador de proveedor internacional.
Almacn En caso de no contar con la copia de la
factura la solicita al Departamento de
Ventas Internacionales.
2. Supervisor de Verifica en la documentacin: fecha
Almacn- vigente y nmero de documentacin
Recepcin
/Operador de
Almacn
3. Supervisor de Determina el equipo , espacio fsico
Almacn- provisional y personal que realizar la
Recepcin recepcin.
/Operador de
Almacn
4. Supervisor de Recibe produccin del proveedor local Recepcin de
Almacn- producto
Recepcin Toma un ejemplar y verifica que propiedad del
/Operador de corresponda el ttulo, edicin, tiraje y FCE,
Almacn autor de la obra con la remisin. FCE-ALM-RE.01

14.10.05 FCE-ALM-PR.01 02
Procedimiento de

5. Supervisor de Verifica que la entrega se encuentre
Almacn- completa: Abre un paquete, verifica
Recepcin cantidad de ejemplares por paquete,
/Operador de cuenta paquetes por cama, multiplica por
Almacn camas de alto, si hay paquetes sueltos
los suma, el resultado lo multiplica por
cantidad de ejemplares por paquete.
Cuando reciba ejemplares sueltos
identifica ejemplares por cama y multiplica
por ejemplares de alto.
Si el total de ejemplares coincide con lo
indicado en la remisin procede a realizar
la siguiente inspeccin.
Cuando la cantidad no sea correcta
regresa el producto al proveedor.
6. Supervisor de Para verificar cantidad y condiciones de Instructivo de
Almacn- ejemplares por paquete realiza muestreo apoyos visuales
Recepcin en cada tarima del 5% del total de para la operacin,
/Operador de paquetes. FCE-ALM-IT.01
Almacn Verifica que los ejemplares y paquetes se
encuentren :
Libres de polvo.
Las tarimas no rebasen el lmite de
estibas (1.30 m.).
Los paquetes no se encuentren
abiertos.
En el caso de libros sueltos estos
debern estar totalmente
protegidos con el plstico.
Acomodo de acuerdo a
requerimientos de empaque.
(Ver Instructivo de apoyos visuales para
la operacin)

14.10.05 FCE-ALM-PR.01 02
Procedimiento de

7. Supervisor de Cuando el producto no cumpla con las Desviacin en
Almacn- especificaciones de cantidad por recepcin de
Recepcin paquete, de acomodo y de producto,
/Operador de preservaciones se regresa en el FCE-ALM-RE.27
Almacn momento. Cuando exista errores en la
informacin de la remisin se solicita su
cambio.
8. Supervisor de Cuando el producto propiedad del Fondo, Recepcin de
Almacn- es recibido y es conforme, se identifica, producto
Recepcin se le coloca la etiqueta verde y se propiedad del
/Operador de informa al proceso de surtido para su FCE,
Almacn acomodo. FCE-ALM-RE.01
9. Supervisor de Cuando el producto no se encuentre en
Almacn- buenas condiciones, se devuelve el
Recepcin producto .
/Operador de
Almacn
10. Supervisor de Recibe produccin del proveedor
Almacn- internacional a travs del transportista
Recepcin en palets o cajas a granel, con
/Operador de documentacin soporte: pedido, copia de
Almacn factura y remisin del transportista.
11. Supervisor de Verifica que el nmero de cajas
Almacn- recepcionadas:
Recepcin Coincida con el pedimento y
/Operador de Que se encuentren en Buen
Almacn estado
12. Supervisor de Libera remisin al transportista.

Almacn-
Recepcin
/Operador de
Almacn

14.10.05 FCE-ALM-PR.01 02
Procedimiento de

13. Supervisor de Cuando el empaque del producto est Desviacin en
Almacn- daado o se encuentren libros recepcin de
Recepcin maltratados como resultado del traslado, producto,
/Operador de o el pedido est incompleto, se informa a FCE-ALM-RE.27
Almacn las Subgerencias de Ventas
Internacional, va mail o telefnica y se
registra el hallazgo en el formato
Desviacin en recepcin de producto.
14. Supervisor de Abre todas las cajas, coloca producto en
Almacn- tarima.
Recepcin Cuenta ejemplares por ttulo, verifica que
/Operador de sta coincida con la indicada en la copia
Almacn de la factura y verifica condiciones de
preservacin: sin doblez, sin arrugas,
libres de polvo.
15. Supervisor de Cuando no se encuentra completo, es
Almacn- decir, cuando la desviacin sea por
Recepcin cantidad, anota la cantidad real en la
/Operador de remisin y/o en la copia de la factura .
Almacn
16. Supervisor de Registra informacin para su envo a Desviacin en
Almacn- Ventas Internacional va mail o recepcin de
Recepcin telefnica. producto,
/Operador de FCE-ALM-RE.27
Almacn
17. Supervisor de Cuando el producto es conforme se
Almacn- identifica y coloca etiqueta verde. Y se
Recepcin informa al proceso de surtido para su
/Operador de acomodo.
Almacn

14.10.05 FCE-ALM-PR.01 02
Procedimiento de

18. Supervisor de Separa muestras para el FCE en el
Almacn- producto recibido:
Recepcin Ediciones: toma 6 muestras., Gerencia
/Operador de General (1),Produccin (5),
Almacn Reimpresiones: Gerencia General (1),
Produccin (3).
Compras a subsidiarias : Departamento
de Ventas Internacionales (1)
19. Supervisor de Si en la remisin o factura no se
Almacn- encuentra el peso del libro, se procede a
Recepcin pesar un libro de cada obra y registrarlo
/Operador de en la misma.
Almacn
20. Supervisor de Registra la verificacin realizada en la
Almacn- remisin o factura con una paloma en los
Recepcin datos de las obra.
/Operador de Sella y firma de aprobado en la remisin
Almacn o factura.
21. Supervisor de Para la recepcin de proveedores
Almacn- locales enva en original y tres copias de
Recepcin la remisin al rea de control de
/Operador de movimientos.
Almacn
22. Supervisor de Para las recepciones de proveedores
Almacn- internacionales se enva copia de la
Recepcin factura con un libro muestra anexo de la
/Operador de obra.
Almacn Entrega al proceso de control de
movimientos copia de la factura con una
muestra anexa para la toma de datos.
Termina procedimiento.

14.10.05 FCE-ALM-PR.01 02
Procedimiento de
6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS
ID. NO. DOCUMENTO TTULO

6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestin de la Calidad
6.2 FCE-RD-PR.04 Procedimiento de producto no conforme
6.3 FCE-ALM-IT.01 Instructivo de apoyos visuales para la
operacin
7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS
ANEXO NO. DOCUMENTO TTULO

7.1 FCE-ALM-RE.01 Recepcin de producto propiedad del FCE
7.2 FCE-ALM-RE.27 Desviacin en recepcin de producto
7.3 FCE-ALM-FV.01 Ficha de verificacin de las
caractersticas de Recepcin del
Producto.

14.10.05 FCE-ALM-PR.01 02
Procedimiento de
8. LISTA DE DISTRIBUCIN
COPIAS PUESTO REA

Original Directora General Direccin General
1 Gerente General Gerencia General
2 Sistema de Control Documental Unidad de Planeacin

(Representante de la Direccin)
3 Biblioteca Gonzalo Robles Unidad Editorial
4 PDF Medio Electrnico Subgerencia de Tecnologa de la

Informacin
5 Sugerente de Almacn y Trfico Subgerencia de Almacn y Trfico
9. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA REVISIN PGINAS ORIGINADOR DEL NATURALEZA DEL

AFECTADAS CAMBIO CAMBIO
Representante de Alineacin al Sistema
01.08.05 00 Todas la Direccin de Gestin de la
Calidad del Fondo de
Cultura Econmica
Comisin de Revisin integral de la
01.09.05 01 Todas Calidad implementacin del
Sistema de Gestin de
la Calidad
Subgerencia de Implementacin del
14.10.05 02 6, 7, 9, 10 Almacn y Trfico control de producto no
conforme

14.10.05 FCE-ALM-PR.01 02
Procedimiento de
ANEXO 7.1
FCE-ALM-RE.01
PROPIEDAD DEL FCE

14.10.05 FCE-ALM-PR.01 02
Procedimiento de
CODIGO DEL DOCUMENTO: FCE-ALM-RE.01 REVISIN: 1
PROPIEDAD DEL FCE
1
PROVEEDOR
2
FECHA DE RECEPCIN
3
TITULO
CANTIDAD DE PAQUETES O CAJAS CANTIDAD POR PAQUETE O CAJA TOTAL DE EJEMPLARES
4 5 6
ESTADO DE INSPECCIN
7

14.10.05 FCE-ALM-PR.01 02
Procedimiento de
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. TTULO:
RECEPCIN DE PRODUCTO PROPIEDAD DEL FCE
2. OBJETIVO DEL REGISTRO:

Contar con un formato que permita la identificacin del producto propiedad del
FCE as como su estado de inspeccin.
3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Supervisor del Almacn Recepcin y despacho, Operador de Almacn
4. FORMA DE LLENADO:
Manual.
5. DESCRIPCIN DE LLENADO DE ELEMENTOS:
Id. Elemento Descripcin

1 Proveedor Anotar la razn social del proveedor que entrega el producto
propiedad del FCE.
2 Fecha de Registrar el da y mes de la recepcin del producto.
Recepcin
3 Ttulo Anotar el ttulo de la obra que se ha recepcionado.
4 Cantidad Registrar el nmero de cajas o paquetes que se recibieron.
de cajas o
paquetes
5 Cantidad Registrar el nmero de ejemplares que contiene cada caja o
por paquete.
paquete o
caja
6 Total de Anotar el nmero total de ejemplares que se recibieron.
ejemplares
7 Estado de Colocar etiqueta de estado de inspeccin: roja no conforme, verde
inspeccin aprobado.

14.10.05 FCE-ALM-PR.01 02
Procedimiento de
ANEXO 7.2
FCE-ALM-RE.27
DESVIACIN EN RECEPCIN DE PRODUCTO


14.10.05 FCE-ALM-PR.01 02
Procedimiento de
CDIGO DEL DOCUMENTO: FCE-ALM-RE.27 REVISIN:0
DESVIACIN EN RECEPCIN DE PRODUCTO
ALMACN CENTRAL
FECHA
REFERENCIA
ORIGEN
DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD
ACCIN A TOMAR
ELABORO:

14.10.05 FCE-ALM-PR.01 02
Procedimiento de
1. TTULO: Desviacin en recepcin del producto.

Mantener un registro del producto no conforme detectado en el procedimiento de
recepcin de producto.
Persona que identifica el producto.
Manual

Fecha Registrar el perodo a que corresponda el
1.
reporte
Referencia Anotar la referencia de la factura o
2.
pedimento presentado por el proveedor.
Origen Anotar la localidad de donde proviene el
3.
producto.
Descripcin de la no Detallar la no conformidad identificada en el
4.
conformidad producto que entrega el proveedor.
Accin a tomar Describir las acciones que se tomaran al
5. momento y posteriores indicadas por el
cliente.
Elabor Registrar el nombre de la persona que
6.
elabora el documento.

14.10.05 FCE-ALM-PR.01 02
Procedimiento de
ANEXO 7.3
FCE-ALM-FV.01
FICHA DE VERIFICACIN DE LAS

CARACTERSTICAS DE RECEPCIN DEL
PRODUCTO

14.10.05 FCE-ALM-PR.01 02
Procedimiento de
Fecha de revisin: Cdigo de documento:

01.09.05 FCE-ALM-FV.01
Referencia : Revisin:
Ficha de verificacin de las FCE-ALM-PR.01 1
caractersticas del procedimiento
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN DE PRODUCTO, FCE-ALM-PR.01
Caracterstica Mtodo Muestreo Frecuencia Parmetro de Registro

Plan de reaccin/
control acciones en caso
de no conformidad
Ttulos Visual Por obra Cada Lo indicado en Palomeo en Se modifica
remisin la remisin los ttulos factura e informa
Remisin o al FCE o realiza
factura correccin en
sellada de remisin en el
liberada caso de recepcin
internacional.
Cantidad Conteo Por obra Cada Lo indicado en Palomeo en Se modifica
completa remisin la remisin los ttulos factura e informa
Remisin o al FCE o realiza
factura correccin en
sellada de remisin en el
liberada caso de recepcin
internacional.
Empaque del Visual 5% de Por tarima Cantidad Etiqueta de Regresa producto
producto paquetes completa por identificacin al proveedor local
Condiciones Conteo paquete Cuando es
Acomodo de internacional
acuerdo a identifica con
requerimientos etiqueta roja ,
Libres de polvo segrega producto
Retractilado e informa al FCE.
sellado
01.08.05 Gerencia de Produccin

26.04.10 FCE-ALM-PR.02 05
Procedimiento de control
de movimientos internos Pginas : Tipo de documento: Nivel:
1/10 Procedimiento 2
PROCEDIMIENTO DE
CONTROL DE
MOVIMIENTOS INTERNOS
COMERI: 26-IV-2010
- La copia o reimpresin de este documento controlado lo hace un documento no controlado -


26.04.10 FCE-ALM-PR.02 05
1 OBJETIVO
Normar las actividades que integran el proceso de control de movimientos internos del producto
cuando ingrese al Almacn Central.
2 ALCANCE
Este procedimiento es de aplicacin en el almacn. Inicia con la recepcin de la nota de remisin de
la produccin diaria, recepcin del vale por reproceso o notificacin de cambios en la ubicacin del
producto en el almacn; incluye la verificacin de datos en las altas enviadas por la Gerencia de
Produccin, captura de existencias, actualizacin de base de datos de localizaciones y termina con la
emisin de la distribucin autmatica para el proceso de surtido, envo de reporte de salidas por
reproceso al Departamento de Registro Contable y entrega de impresin del catlogo de localizacin
al supervisor de acomodo y surtido.
3 POLTICAS
1. El personal de recepcin deber entregar al proceso de control de movimientos internos las

remisiones por entrada de produccin a ms tardar a las 3:15 p.m. para su captura.
2. Para la liberacin de obras por coedicin el rea de regalas debe enviar al almacn central
(control de movimientos internos) la solicitud por oficio.
3. El Reporte de Distribucin Automtica debe generarse al siguiente da hbil de la alta de la

obra.
4. El Subgerente de Almacn y Trfico as como el Jefe de Departamento de Trfico y Control y

los supervisores, analizan y evalan el comportamiento de las actividades descritas en este
procedimiento y en base al resultado de este anlisis, toman las acciones correctivas,
preventivas o de mejora que consideren necesarias.
4 DEFINICIONES
Traspaso: Proceso por el cual se realizan transferencias de material entre almacenes y libreras.
Cortesa: Documento en el que solicitan las distintas reas las novedades y reimpresiones para su
promocin y difusin.


26.04.10 FCE-ALM-PR.02 05
Coedicin: Obras donde participan uno o ms editores para su publicacin.
Proveedor del FCE: Talleres impresores ya sea nacionales (IEPSA) o internacionales.
Reproceso: Cuando se detecte alguna obra con algn defecto se devuelve al proveedor.
.


26.04.10 FCE-ALM-PR.02 05
5 DESARROLLO
Inicio
Cada 15 das imprime relacin de obras

Verifica el tipo de ingreso pendientes de publicar y enva al rea de FCE-ALM-RE.04
SACM 1 Produccin para su depuracin.
SACM 11
Ingresa por
No Es un reproceso Si 1
produccin 1
Si Enva vale de salida en original y dos

No
copias por concepto de reproceso.
Recibe nota de remisin en original y JDPI 12
3 copias blancas indicando el peso de
2
cada ejemplar
SACM 2
Captura vale de salida en mdulo de
Transferencias Varias, MiscelneoUssue,
Ingresa datos de la remisin a Base FCE-ALM-IT.02 con un motivo de salidas por reproceso.
FCE-ALM-IT.04 SACM 13
de Datos "Control de Obras" FCE-ALM-IT.06
FCE-ALM-IT.08
SACM 3
Imprime Reporte de datos de la salida
por reproceso.
Por sistema el Jefe de Costos de SACM 14
produccin enva alta de obra
GPR 4
Enva reporte al de Depto de Registro
Contable acuse de recibo con la nota
3
Verifica datos capturados con el alta de salida en original y archiva acuse.
enviada por la GP, captura datos de SACM 15
obra, sea norma o coedicin.
SACM 5
2
Para el caso de entradas por filiales
captura en el SIGUE, en el
subinventario de "disponible"
SACM 6 Informa al Operador de Almacn-Control de
Movimientos internos los cambios de
ubicacin del producto en el almacn.
SUR 16
Sella notas de remisin como
evidencia de su captura.
SACM 7
Actualiza base de datos de
localizaciones y realiza transferencias
Elabora Reporte movimientos de entrada en el SIGUE.
por produccin Nacional e Internacional, SACM 17
FCE-ALM-RE.03
informa Depto. de Costos y archiva
documentos
SACM 8 Reporta cambios de localizacin al
Supervisor de Almacn-Control de
Movimientos Internos y se actualiza en
Emite distribucin automtica para discoverer y ERP.
entregas por concepto de entradas a FCE-ALM-RE.32 SUR 18
produccin.
SACM 9
3
Entrega al proceso de surtido
distribucin automtica en original y
Fin
copia.
SACM 10
Responsable de la Actividad
SACM: Supervisor de Almacn Control de Movimientos

Internos.
GPR: Gerencia de Produccin.
JDPI: Jefe del Departamento de Produccin Industrial.
SUR: Surtidor


26.04.10 FCE-ALM-PR.02 05

Supervisor de Si es un ingreso por produccin continuar.
Almacn-Control Si es un reproceso ir a paso 12.
1.
de Movimientos Si se trata de actualizar el catlogo de
Internos localizacin ir a paso 16.
Recibe del proceso de Recepcin de
Supervisor de
Produccin, nota de remisin de la
Almacn-Control
2. produccin diaria en original y 3 copias
de Movimientos
blancas indicando el peso de cada
Internos
ejemplar.
Instructivo para
cotejar archivos por
medio de una tabla
dinmica FCE-ALM-
IT.02,
Ingresa datos de la remisin a Base de Instructivo de ingreso
Supervisor de de miscelneas
Datos Control de Obras, clave, proyecto,
Almacn-Control FCE-ALM-IT.04,
3. ttulo, autor, fecha, nmero de remisin,
de Movimientos
tiro, cantidad recibida, proveedor y Instructivo consulta de
Internos
especificaciones de la obra. existencias
FCE-ALM-IT.06,
Instructivo de
entradas de
produccin
FCE-ALM-IT.08
Gerencia de Por sistema el Jefe de Costos de
4.
Produccin produccin enva alta de obra.


26.04.10 FCE-ALM-PR.02 05

Verifica datos capturados con el alta
enviada por la Gerencia de Produccin.
Cuando se trata de una obra normal se
hace la captura en los siguientes
Supervisor de subinventarios:
Almacn-Control 1. Disponible
5.
de Movimientos 2. Distribucin automtica
Internos 3. Distribucin interna
Cuando se trata de un alta por coedicin
se aplica a los subinventarios:
1. Coedicin
2. Distribucin automtica
Supervisor de Para el caso de entradas por filiales
Almacn-Control captura en el SIGUE, en el subinventario
6.
de Movimientos de disponible, con un motivo de compras
Internos a Subsidiarias .
Supervisor de
Almacn-Control Sella notas de remisin como evidencia de
7.
de Movimientos su captura.
Internos
Elabora Reporte de movimientos de Reporte de
Supervisor de entrada por produccin Nacional e movimientos de
Almacn-Control Internacional y enva al Depto. de costos entrada por
8. con acuse acompaado de la nota de produccin nacional e
de Movimientos
Internos remisin. internacional
Archiva documentos. FCE-ALM-RE.03
Supervisor de Resumen de
Emite distribucin automtica para movimientos de
Almacn-Control
9. entregas por concepto de entradas a
de Movimientos artculos
produccin.
Internos FCE-ALM-RE.32
Supervisor de Entrega al proceso de surtido distribucin
Almacn-Control automtica en original y copia.
10.
de Movimientos
Internos


26.04.10 FCE-ALM-PR.02 05

Cada 15 das imprime relacin de obras
Supervisor de pendientes de publicar y enva al rea de Relacin de obras
Almacn-Control pendientes de
11. Produccin para su depuracin.
de Movimientos publicar
Internos FCE-ALM-RE.04
Termina procedimiento
Enva vale de salida en original y dos
copias por concepto de reproceso.
El supervisor del almacn-control de
Jefe del movimientos lo distribuye de la siguiente
departamento de manera:
12.
Produccin
Original al departamento de registro
Industrial
contable
Copia 1 al archivo de Almacn.
Copia 3 al proveedor.
Supervisor de
Captura vale de salida en mdulo de
Almacn-Control
13. Transferencias Varias, MiscelneoUssue,
de Movimientos
con un motivo de salidas por reproceso.
Internos
Supervisor de
Almacn-Control Imprime Reporte de datos de la salida por
14.
de Movimientos reproceso.
Internos
Enva este reporte al de Departamento de
Supervisor de Registro Contable con acuse de recibo con
Almacn-Control la nota de salida en original.
15.
de Movimientos Archiva Acuse.
Internos
Informa al Operador de Almacn-Control
16. Surtidor de Movimientos internos los cambios de
ubicacin del producto en el almacn.
Supervisor de
Actualiza base de datos de localizaciones
Almacn-Control
17. y realiza transferencias en el SIGUE.
de Movimientos
Internos


26.04.10 FCE-ALM-PR.02 05

Reporta cambios de localizacin al
Supervisor de Almacn-Control de
18. Surtidor
Movimientos Internos y se actualiza en
discoverer y ERP


26.04.10 FCE-ALM-PR.02 05

6.2 FCE-ALM-IT.02 Instructivo para cotejar archivos por medio de
una tabla dinmica
6.3 FCE-ALM-IT.04 Instructivo de ingreso de miscelneas
6.4 FCE-ALM-IT.06 Instructivo consulta de existencias
6.5 FCE-ALM-IT.08 Instructivo de entradas de produccin

7.1 FCE-ALM-RE.03 Reporte de movimientos de entrada por
produccin nacional e internacional.
7.2 FCE-ALM-RE.04 Relacin de obras pendientes de publicar.
7.3 FCE-ALM-RE.10 Catlogo de localizacin.
7.4 FCE-ALM-RE.32 Resumen de movimientos de artculos.
7.5 FCE-ALM-FV.02 Ficha de verificacin de las caractersticas de
Control de Movimientos Internos.
8 LISTA DE DISTRIBUCIN
COPIAS PUESTO REA

Original Representante de la Direccin Gerencia de Tecnologa
1 Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Produccin
2 Almacn Gerencia de Produccin
N.A. Versin electrnica solo lectura Gerencia de Tecnologa (Intranet)


26.04.10 FCE-ALM-PR.02 05
9 CONTROL DE CAMBIOS

AFECTADAS CAMBIO CAMBIO.
Subgerencia de Actualizacin del
26.04.10 05 5y8
Almacn y Trfico procedimiento
Incorporacin de las
Subgerencia de referencias a instructivos
22.10.08 04 1, 5, 9, 10
Almacn y Trfico de operacin del sistema
informtico.
Mejoras al sistema
documental, mejora en la
Representante de la redaccin del alcance,
Direccin cambio en la lista de
distribucin, separacin de
anexos y numeracin de
28.09.07 03 Todas
polticas.
Subgerencia de Actualizacin conforme la

Almacn y Trfico operacin vigente,
actualizacin de referencia
de registros utilizados.

Anexos del Procedimiento
de control de movimientos
internos
ANEXO 7.1
FCE-ALM-RE.03
REPORTE DE MOVIMIENTOS
DE ENTRADA POR PRODUCTO
NACIONAL E INTERNACIONAL
internos
CO DIG O D EL DO CUME NTO :F CE-ALM -RE .03 RE VISR EV ISION:3

REP ORT E DE MOVIMIENT O DE ENT RADA POR PRO DUCT O NACIONAL E INT ER NACION AL
POR DO CUM E NT O/M OV IM IENT O
HO RA:
AL MAC N:
M OV IM IENTO DE SCRIPCI N DEL M OV IMIE NTO
TTULO DE SCRIPCI N DEL TTULO
No . DE DOC TO. DOCUM .RE F. FECHA CANTIDAD PRECI O DE V ENT A VENT A TO TAL T OT AL USUARIO LOCALI-
COS T O UNIT ARIO COS T O T O T AL Z ACI N
TO TAL PO R DOCUM ENT O
TO TAL G RAL . POR DO CUM ENT O

internos
1. TTULO:
REPORTE DE MOVIMIENTO DE ENTRADA POR PRODUCTO NACIONAL E
INTERNACIONAL

Disponer de un registro que refleje los movimientos de entradas por compras a
subsidiarias, produccin.
Operador de Almacn - control de movimientos internos.
Medio electrnico.

1 Reporte de Seleccionar el tipo de reporte, va el sistema. Entradas/salidas
movimientos por documento o entradas/salidas por movimiento.
por
2 Hora El sistema registra hora de elaboracin.
3 Almacn Selecciona el tipo de almacn que se afecta.
4 Movimiento Anota el tipo de movimiento.
5 Clave del Anota la clave del ttulo.
ttulo
6 Nmero de Registra el folio de la cortesa o vale con las iniciales del rea
documento solicitante.
7 Referencia Clave del beneficiario.
8 Fecha Sistema registra fecha de aplicacin.
9 Cantidad Anota la cantidad solicitada por el rea emisora.
10 Precio de El sistema registra datos de costo.
venta-Costo
unitario
11 Venta costo - El sistema registra totales de costo.
internos

Total
12 Usuario Registra sistema clave del usuario.
13 Localizacin Registra sistema ubicacin de la salida.
14 Total por Registra sistema total de movimientos por documentos.
documentos
15 Total general Registra el sistema total de movimientos por reporte.
internos
ANEXO 7.2
FCE-ALM-RE.04
RELACIN DE OBRAS PENDIENTES

POR PUBLICAR
internos
2 3 4 5 6 7 8 9
internos
1. TTULO:
RELACIN DE OBRAS PENDIENTES DE PUBLICAR

Disponer de un registro que refleje cuales son las obras que se encuentran
pendientes a publicar
Supervisor de control de movimientos internos
Medio electrnico.

1 Fecha Indicar la fecha de elaboracin del registro
2 CUO Indicar la cuenta nica de la obra
3 Documento Indique de que clase de documento se trata
4 Encuadernadora Indique el responsable de la encuadernacin
5 Clave Indique la clave con que se identifica la obra
6 Ttulo Indicar el titulo de la obra que se est registrando
7 Cantidad Indique la cantidad de ejemplares
8 Fecha Indique la fecha en que se registraron
9 Observac. Indique si existe algn tipo de observaciones referente a la
obra
internos
ANEXO 7.3
FCE-ALM-RE.10
CATLOGO DE LOCALIZACIN
internos
Fecha de revisin Cdigo de documento:

01.09.05 FCE-ALM-RE.10
CATLOGO DE
LOCALIZACIN Referencia: Revisin:
FCE-ALM-PR.02 1
CLAVE LOCALIZACIN
COLECCIN
1 2
Economa
Sociologa
Historia
Filosofa
Antropologa
Poltica y Derecho
Tierra firme
Psicologa,P siquiatra y Psicoanlisis
Ciencia y Tecnologa
Lengua y estudios Literarios
LA gaceta del FCE
Letras Mexicanas
Breviarios
Coleccin Popular
Arte Universal
Tezontle
Clsicos de la Historia de Mxico
La industria Paraestatal en Mxico
Coleccin P uebla
Educacin
Administracin Pblica
Cuadernos de la Gaceta
Ro de la luz
Noema
Fondo 2000
Biblioteca de la
Entre voces -CD-casette
Biblioteca Mexicana
Biblioteca de la Salud
Estructura economica y social de Mxico
ELABOR Y APROBO
internos
1. TTULO:
CATALOGO DE LOCALIZACIN

Contar con un registro que refleje la ubicacin vigente del producto propiedad
del FCE en el interior del Almacn.
Surtidor / Operador del Almacn (control documental).
Medio electrnico.

1 Clave Anota la clave de localizacin del ejemplar
2 Localizacin Anota la clave del pasillo donde se ubica actualmente el
ejemplar
internos
ANEXO 7.4
FCE-ALM-RE.32
RESUMEN DE MOVIMIENTOS
DE ARTCULOS
internos
Cdigo: FCE-ALM-RE.32
Rev. 00
1 2
3 4
5 6 7 8 9 10 12
11
internos
1. TTULO:
RESUMEN DE MOVIMIENTOS INTERNOS

Disponer de un registro que refleje los movimientos de artculos
Supervisor de control de movimientos internos.
Medio electrnico.

1 Tipo de Indicar las clase de transaccin de la que se trate
transaccin
2 Fecha de Indicar la fecha en que se realiza la transaccin
transaccin
3 Nombre de la Indicar el rea de origen de las obras
organizacin
4 rea solicitante Indicar el rea destino de las obras
5 Orden Dar un orden numrico por aparicin de movimientos
6 Fecha de la Indicar la fecha en que se realiz la transaccin
transaccin
7 Cdigo de Indicar el cdigo de barra de la obra
barras
8 Clave del FCE Indicar la clave asignada por el FCE a la obra
9 Autor Indicar el nombre del autor
10 Ttulo Indicar el ttulo de la obra
11 Tipo de Indicar si la obra es novedad o reimpresin
distribucin
12 Cantidad Indicar la cantidad de obras
internos
ANEXO 7.5
FCE-ALM-FV.02

CARACTERSTICAS DE CONTROL DE
MOVIMIENTOS INTERNOS
internos

01.09.05 FCE-ALM-FV.02
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE MOVIMIENTOS INTERNOS, FCE-ALM-PR.02
Caracterstica Mtodo Muestreo Frecuencia Parmetro Registro Plan de

de control reaccin/
acciones en
caso de no
conformidad
Informacin Comparacin 100% de la Por cada Coincidencia Grabar Corrige
correcta de la visual informacin entrada de de datos va datos en
nota de del produccin entre nota sistema pantalla o en
entrada documento de entrada y su caso
remisin Solicita
correccin al
proveedor del
FCE.
Movimientos Comparacin 100% de Cada vez Coincidencia Grabar Corrige en el
entrada/salida visual las que se de datos de va sistema
del Almacn entradas y genere una la pantalla y sistema directamente
salidas Cortesa, documento antes de
altas de fuente grabar y en
produccin caso de
vales de haberse
grabado se
salida
corrige va el
rea de
sistemas.

26.04.10 FCE-ALM-PR.03 04
Procedimiento de control Pginas : Tipo de documento: Nivel:
documental 1/12 Procedimiento 2
PROCEDIMIENTO DE
CONTROL DOCUMENTAL
COMERI: 26-IV-2010


26.04.10 FCE-ALM-PR.03 04
1 OBJETIVO
Normar las actividades que integran el proceso de control documental del producto propiedad
del FCE cuando ste solicite su salida.
2 ALCANCE
Este procedimiento es de aplicacin en el almacn. Inicia con la recepcin de la documentacin

de salida (factura, remisiones, traspasos, va servicio postal y vale de salida) de las
Subgerencias de Ventas, incluye la distribucin de la documentacin en el almacn para la
atencin de las solicitudes y termina con la integracin de la documentacin soporte de las
entregas realizadas, as como la atencin de las reclamaciones del cliente.
3 POLTICAS
1. Es responsabilidad del supervisor del rea de Control Documental proporcionar

informacin confiable y oportuna a las reas del FCE y externos que lo soliciten.
2. Es responsabilidad del supervisor del rea de Control Documental mantener actualizada

la base de datos de todas las entregas realizadas.
3. Enviar con el mensajero al Departamento de Ingresos, el sobre con todos los acuses de
entregas del da anterior y el informe diario de salidas.
4. El operador del Almacn del proceso de empaque deber entregar datos para la
elaboracin de etiquetas y carta de instruccin a ms tardar a las 3:00 p.m.
5. Es responsabilidad del supervisor del rea de Control Documental realizar la

distribucin de la documentacin original para las entregas a ms tardar las 9:00 a.m.
6. La fecha de entrega est definida por las polticas de entrega de la Gerencia Comercial.
7. El tiempo de entrega inicia en el momento en que la documentacin original es recibida

a travs de la Gerencia Comercial.
8. El nmero de control y nmero de pedido del documento es el dato a utilizar para

rastrear cualquier tipo de informacin referente a las entregas solicitadas por el FCE.


26.04.10 FCE-ALM-PR.03 04
9. Las solicitudes de servicio de las Gerencias del FCE debern estar sin excepcin
acompaadas por la documentacin soporte (pedidos, traspaso, factura o remisin), no
se aceptaran pedidos verbales.
10. El Subgerente de Almacn y Trfico as como el Jefe de Departamento de Trfico y

Control y los supervisores, analizan y evalan el comportamiento de las actividades
descritas en este procedimiento y en base al resultado de este anlisis, toman las
acciones correctivas, preventivas o de mejora que consideren necesarias.
4 DEFINICIONES
Traspaso: Proceso por el cual se realizan transferencias de material entre almacenes y

libreras.
Coedicin: Obras donde participan uno o ms editores para su publicacin.
Plaza: Zona Metropolitana.


26.04.10 FCE-ALM-PR.03 04
5 DESARROLLO
Inicio
Recibe documentacin de la Comunica va memorando y mail al

Subgerencia de Ventas Nacionales. rea de Ventas Internacional los
pedidos listos para su entrega.
SACD 1 SACD 11
Revisa que la informacin se Verifica con la Subg. de Ventas Nacionales

encuentre completa. si se realizo el pago correspondiente en los
casos que lo requieran.
SACD 2 SACD 12
Recibe documentacin va Sistema y Participa en planeacin diaria del

revisa que los datos estn completos. trabajo de los procesos subsecuentes.
SACD 3 SACD 13
Captura datos de documentacin

Registra resultados de la revisin en
FCE-ALM-RE.07 soporte (originales), en la base de
el formato.
datos "control de salidas" .
SACD 4
SACD 14
Si la informacin no es correcta o Comunica cambios a sus pedidos en

incompleta Informa al emisor de los fecha, cantidades, ttulos, etc. e indica
documentos. prioridades diarias.
SACD 5 SVN o AVI 15
Separa y Clasifica documentacin: Acuerda con los agentes de ventas el

Facturas, traspasos y consignaciones, para orden de entregas a sus pedidos, derivados
el interior de la Republica y el extranjero. de los cambios o prioridades solicitadas.
SACD 6 SACD 16
Emite las copias necesarias de la factura y Coteja relacin de reparto contra

pedido del y verifica en el concentrado de
acuses de entregas. FCE-ALM-RE.13
pre-pedidos, la elaboracin del documento
final.
SACD 7-8 SACD 17
Solicita elaboracin de etiquetas para Separa, clasifica y ordena por tipo de

las entregas en el interior e acuse y documento.
internacionales.
PEMP 9 SACD 18
Elabora y entrega etiquetas para el Emite una copia de la gua cuando se trata
empaque y carta de instrucciones del interior de la Repblica y verifica datos
para la entrega de acuse vs. documento tipo.
SACD 10 SACD 19-20
SACD: Supervisor de Almacn Control Documental.

PEMP: Proceso de Empaque.
SVN: Subgerencia de Ventas Nacionales.
AVI: rea de Ventas Internacionales.


26.04.10 FCE-ALM-PR.03 04


26.04.10 FCE-ALM-PR.03 04
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

Recibe documentacin de la Subgerencia de
Ventas Nacionales.
En original, copia a cliente y almacn:
Facturas
Supervisor de
Remisiones
1. Almacn-control
Traspasos
documental
Pedido del cliente final cuando se
requiere
Adems:
Envos por servicio postal
Revisa que la informacin se encuentre
completa:
Condiciones de pago, datos del pedido del
Supervisor de
Almacn-control usuario final: nombre, direccin de entrega,
2.
documentos completos, anexos, razn social,
documental
impresin legible de factura. Firma de
recibido en el memorando de corte de
facturacin emitido por el rea comercial.
Recibe documentacin va Sistema del
Supervisor de Departamento de ventas Internacionales,
3. Almacn-control
copia de almacn y cliente.
documental
Revisa que los datos estn completos.
Recepcin de
Registra resultados de la revisin en el documentacin del
Supervisor de formato Recepcin de documentacin del cliente
4. Almacn-control internacional,
cliente Internacional.
documental
FCE-ALM-RE.07
Supervisor de Si la informacin no es correcta o incompleta

5. Almacn-control Informa al emisor de los documentos.
documental


26.04.10 FCE-ALM-PR.03 04

Separa y Clasifica documentacin:
Facturas, traspasos y consignaciones:
rea metropolitana y D.F., turna al
proceso de Embarque.
Supervisor de
Almacn-control Facturas para el interior de la
6.
Republica y facturas para el
documental
extranjero, turna al proceso de
Empaques supervisa y coordina
prioridades de empaque
En original y copia al cliente
Supervisor de
Emite las copias necesarias de la factura y
7. Almacn-control
pedido del usuario final.
documental
Supervisor de
Se verifica en el concentrado de pre-pedidos,
8. Almacn-control
la elaboracin del documento final.
documental
Proceso de Solicita elaboracin de etiquetas para las
9.
empaque entregas en el interior e internacionales.
Supervisor de
Elabora y entrega etiquetas para el empaque
10. Almacn-control
y carta de instrucciones para la entrega.
documental
Comunica va memorando y mail al rea de
Supervisor de
Ventas Internacional los pedidos listos para
11. Almacn-control
su entrega, anexa lista de empaque con copia
documental
almacn.
Verifica con la Subgerencia de Ventas
Nacionales si el destinatario ha realizado el
pago correspondiente en los casos de
entregas en el interior de la repblica que lo
Supervisor de
requieran.
12. Almacn-control
En los casos de rea metropolitana y D.F.
documental
solicita a Subgerencia de Ventas Nacionales o
al rea de cobranza confirme que el pago de
contado se encuentre listo o la autorizacin
para la entrega.


26.04.10 FCE-ALM-PR.03 04

Participa en planeacin diaria del trabajo con
los responsables del proceso de surtido,
empaque Forneo, Recepcin y Despacho,
Devoluciones, Control de movimiento interno
Supervisor de y jefatura de Trfico y Control.
13. Almacn-control
En esta reunin organizan al personal,
documental
solucionan problemtica y se otorgan los
recursos necesarios para realizar la
operacin.
Captura datos de documentacin soporte

Supervisor de (originales), en la base de datos control de
14. Almacn-control
salidas.
documental
Subgerente de Eventualmente comunica cambios a sus

Ventas pedidos en fecha, cantidades, ttulos, etc. e
15. Nacionales o indica prioridades diarias, va oficio, telfono o
rea de Ventas mail.
Internacionales
Cuando se requiere acuerda con los agentes
Supervisor de
de ventas el orden de entregas a sus
16. Almacn-control
pedidos, derivados de los cambios o
documental
prioridades solicitadas.
Supervisor de
Coteja relacin de reparto contra acuses de Relacin de reparto
17. Almacn-control
entregas. FCE-ALM-RE.13
documental
Separa, clasifica y ordena por tipo de acuse y
Supervisor de
documento: factura, consignacin, traspasos
18. Almacn-control
y pedidos de reas internas de manera
documental
consecutiva de menor a mayor.
Supervisor de Emite una copia de la gua cuando se trata del
19. Almacn-control interior de la Repblica.
documental
Supervisor de Verifica datos de acuse vs. documento tipo
20. Almacn-control (factura, gua, traspasos, etc.)
documental


26.04.10 FCE-ALM-PR.03 04

Supervisor de Integra documentacin soporte de las
21. Almacn-control entregas realizadas (acuses, guas, con copia
documental de cobranzas).
Supervisor de
Sella de despachado acuses de las entregas
22. Almacn-control
realizadas.
documental
Captura informacin a la base de datos
Supervisor de denominada Control de salidas. Fecha de
23. Almacn-control
entrega y observaciones.
documental
Saca copia de todos los acuses.
Informe diario de
Supervisor de Emite diariamente el informe de diario de salidas de
24. Almacn-control salidas. Con originales de los acuses. Y
almacn,
documental archiva copia.
FCE-ALM-RE.05
Supervisor de
Recibe, del proceso de acomodo y surtido, Prepedido
25. Almacn-control
prepedidos de material enviado y los archiva. FCE-ALM-RE.09
documental
Comunica va memorando a la Subgerencia
Supervisor de de Ventas Nacionales, los pedidos para
26. Almacn-control cancelarlos, a peticin del cliente o la misma
documental Subgerencia, con la documentacin soporte,
en original y copia al cliente.
Si recibe reclamacin del cliente por medio de
Supervisor de chofer, continuar.
27. Almacn-control Si recibe reclamacin directamente del
documental cliente, ir a paso 30.
No recibe reclamacin, ir a paso 33.
Reclamaciones del
Entrega a supervisor de almacn-control cliente durante la
28. Chofer documental el registro de reclamaciones del
entrega
cliente durante la entrega.
FCE-ALM-RE.29
Supervisor de Analiza la reclamacin y valida la accin
Almacn-control correctiva. Registra en base de datos de
documental/ reclamaciones del cliente. Procede a darle
29.
Subgerente de seguimiento a la accin (solicitud de aviso de
Almacn y crdito, cancelacin).
Trfico Ir a paso 33.


26.04.10 FCE-ALM-PR.03 04

Manifiesta una reclamacin via mail o va
30. Cliente
telefnica.
Reclamaciones del
Supervisor de cliente durante la
Se busca la informacin soporte de la
31. Almacn-control
reclamacin. entrega
documental
FCE-ALM-RE.29
Supervisor de
Establece la accin correctiva y se integra
32. Almacn-control
como entrada para el anlisis de datos.
documental
Genera grficas de informacin de
Supervisor de cumplimiento en fechas de entrega y las
Almacn. Control remite al subgerente de Almacn y Trfico.
33.
documental
salidas


26.04.10 FCE-ALM-PR.03 04

6.2 FCE-ALM-RE.13 Relacin de reparto

7.1 FCE-ALM-RE.05 Informe diario de salidas de Almacn
7.2 FCE-ALM-RE.09 Prepedido
Reclamaciones del cliente durante la
7.3 FCE-ALM-RE.29
entrega
Ficha de verificacin de las caractersticas
7.4 FCE-ALM-FV.03
de Control Documental
COPIAS PUESTO REA



26.04.10 FCE-ALM-PR.03 04
PGINAS ORIGINADOR DEL NATURALEZA DEL

FECHA REVISIN
Actualizacin conforme la
Subgerencia de operacin vigente,
26.04.10 04 Todas
Almacn y Trfico actualizacin de referencia
28.09.07 03 Todas Representante de la Mejoras al sistema

Direccin documental, mejora en la
redaccin del alcance,
cambio en la lista de
distribucin, separacin de
anexos y numeracin de
polticas.
operacin vigente,
actualizacin de referencia
Implementacin del control

14.10.05 02 10, 11, 13,14 Subgerencia de de producto no conforme
Almacn y Trfico
Se reincorpora un registro
13 al procedimiento, para
control del producto no
conforme

Anexos del
documental
ANEXO 7.1
FCE-ALM-RE.05
INFORME DIARIO DE SALIDAS DE ALMACN

Anexos del
documental
Anexos del
documental
1. TTULO:
INFORME DIARIO DE SALIDAS DE ALMACN

Informar sobre las salidas de producto terminado.
Supervisor de control documental
Manual

1 Movimientos del Registrar el da mes y ao de elaboracin del informe.
da
2 Depto. de Control Anotar la firma del responsable del proceso de Control
documental documental.
3 Cliente Anotar el nombre del cliente y / o razn social.
4 Fecha recibido Anotar el da y mes de recibido el documento.
5 Documento Registrar el nmero del documento.
6 No. de Pedido Anotar el nmero de No. de Pedido
7 Tipo Registrar el tipo de documento fuente.
8 Destino Anotar el destino de la entrega.
9 Cantidad Anotar la cantidad de ejemplares entregados.
ejemplares
10 Cantidad Anotar la cantidad de paquetes que se entregaron.
paquetes
11 Importe Registrar el importe del documento correspondiente a la
entrega.
12 Forma de pago Anotar la forma de pago: contado o crdito.
13 Observaciones Registrar las observaciones de la entrega: No. De gua, si
la entrega se realizo en oficinas del Ajusco.
Anexos del
documental
ANEXO 7.2
FCE-ALM-RE.07
RECEPCIN DE DOCUMENTACIN DEL

CLIENTE INTERNACIONAL
Anexos del
documental
Cdigo del documento: FCE-ALM-RE.07 Revisin: 1
Recepcin de documentacin del Cliente -Internacional

1
Fecha de Recepcin
Caractersticas Cumple Observaciones

FACTURAS
S
3 4 5
2
Documentos (folios) completos y originales
Direccin o Subdireccin completa

A
Razn social
Impresin legible de la factura
LIBER: _____________________ 6
Anexos del
documental
1. TTULO:
RECEPCIN DE DOCUMENTACIN DEL CLIENTE INTERNACIONAL

Contar con una lista de verificacin como control para garantizar que la
informacin enviada por el cliente sea correcta
Supervisor de control documental
Manual

1. Fecha de Registrar el da , mes y ao en que se elabora el
Recepcin documento.
2. FACTURAS Tipo de documentacin, puede ser S o E.
3. Caractersticas Descripcin de las caractersticas a verificar.
4. Cumple Anotar con una cuando la caracterstica a verificar se
encuentre correcta en caso contrario una X.
5. Observaciones Registrar todas las referencias necesarias para informarle
al cliente las desviaciones que se identifiquen en las
caractersticas.
6. Liber Anotar el nombre de la persona que realiz la verificacin.
Anexos del
documental
ANEXO 7.3
FCE-ALM-RE.09
PREPEDIDO
Anexos del
documental

01.09.05 FCE-ALM-RE.09
PREPEDIDO
Referencia: Revisin:
FCE-ALM-PR.03 1
FECHA: DETALLE DEL REPORTE: HOJA:

HORA:
A=Quit Etiqueta
PEDIDO B=Limpiar
DIRECCIN C=Lijado
OBSERVACIONES
CANTIDAD
CLAVE TTULO INICIAL
PEDIDA SURTIDA FINAL A B C
FIRMA DE LIBERACIN
Anexos del
documental
6. TTULO:
PREPEDIDO

Contar con un registro que refleje las cantidades reales surtidas.
Supervisor de Almacn de surtido/surtidor.
Manual.

1 Fecha El sistema registra el da y mes de elaboracin del documento
2 Detalle del El sistema registra el nmero consecutivo del Reporte
Reporte
3 Hoja El sistema registra el nmero de la hoja que le corresponde al
prepedido
4 Hora El sistema registra la hora en que se genera el documento
5 Pedido El sistema registra el tipo de pedido
6 Direccin El sistema registra la direccin del destinatario
7 Observaciones El sistema registra informacin relevante para la entrega.
8 Clave El sistema registra la clave que le corresponde al ttulo a surtir
9 Ttulo Anota el titulo del ejemplar a surtir
10 Inicial El sistema registra las iniciales del autor
11 Cantidad pedida El sistema registra la cantidad de ejemplares pedidas
12 Cantidad surtida El sistema registra la cantidad de ejemplares surtidas va el
inventario
13 Cantidad final El surtidor anota con una ( ) cuando la cantidad real a surtir
coincida con la documentada y en caso contrario indicarlo.
14 Firma de Firma del surtidor que evalu la capacidad de surtimiento
liberacin para cumplir con el prepedido
Anexos del
documental

15 A Anotar la cantidad de ejemplares a los que se quit etiqueta
16 B Anotar la cantidad de ejemplares que fueron limpiados
17 C Anotar la cantidad de ejemplares que fueron lijado
Al concluir el acondicionamiento (datos en columnas A, B, C),
registrar con una paloma al costado de la columna C.
Anexos del
documental
ANEXO 7.4
FCE-ALM-RE.29
RECLAMACIONES DEL CLIENTE DURANTE LA

ENTREGA
Anexos del
documental
RECLAMACIONES DEL CLIENTE DURANTE LA ENTREGA FCE-ALM-RE.29 REV.1
ALMACN CENTRAL DEL FCE
1 3
FECHA: FOLIO_____________
CLIENTE: 2 4
No. de Docto.
CAUSA DE LA QUEJA COMENTARIOS
EJEMPLARES MALTRATADOS 5 6
ERROR EN EL SURTIDO (de ms o de menos)
TTULOS O CANTIDADES NO SOLICITADOS
EL CODIGO DE BARRAS NO SE ACEPT
OTRO
REPORT ACCIN INMEDIATA
7 AVISO DE CRDITO GUARDADO

8
CAMBIO FSICO CANCELACIN
Vo.Bo.
TRASPASO
RECLAMACIONES DEL CLIENTE DURANTE LA ENTREGA FCE-ALM-RE.29 REV.1
FECHA: FOLIO_____________
CLIENTE:
No. de Docto.
CAUSA DE LA QUEJA COMENTARIOS
EJEMPLARES MALTRATADOS
ERROR EN EL SURTIDO (de ms o de menos)
TTULOS O CANTIDADES NO SOLICITADOS
EL CODIGO DE BARRAS NO SE ACEPT
OTRO
REPORT ACCIN INMEDIATA
AVISO DE CRDITO GUARDADO
CAMBIO FSICO CANCELACIN

Vo.Bo.
TRASPASO
Anexos del
documental
1. TTULO:
RECLAMACIONES DEL CLIENTE DURANTE LA ENTREGA

Documentar las quejas, sugerencias del cliente final en el momento de la
entrega.
Supervisor de control documental y Chofer Operador
Manual

1. Fecha Anotar el da mes y ao en que se registra la queja o
sugerencia.
2. Cliente Anotar la razn social del cliente, direccin y dems
referencias para su identificacin.
3. Folio Folio consecutivo asignado a la queja al final del mes.
4. No. De Anotar el nmero de documento correspondiente.
Documento
5. Causa de la queja Registrar que fue lo que caus la queja
6. Comentarios Anotar los comentarios manifestados por el cliente final
para mejorar el servicio.
7. Report Nombre y firma de la persona que recab la informacin as
como la de quien revis.
8. Accin Inmediata Poner la accin a seguir inmediatamente despus de la
queja.
Anexos del
documental
ANEXO 7.5
FCE-ALM-FV.03

CARACTERSTICAS DE CONTROL
DOCUMENTAL
Anexos del
documental

01.09.05 FCE-ALM-FV.03
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DOCUMENTAL, FCE-ALM-PR.03
Caracterstica Mtodo Muestreo Frecuencia Parmetro de Registro Plan de

control reaccin/
acciones en
caso de no
conformidad
Datos Comparacin 100% de la cada Elementos Recepcin de Contactar al
correctos y visual informacin documento completos del doctos. del cliente para
completos del del documento cliente aclarar dudas
documento documento
fuente
Caracterstica
s del cliente y
de la entrega
Cumplimiento Comparacin 100% de Cada vez Cumplimiento Concentrado Analiza causas
de entregas Fecha de las salidas que se con los de envos de
entrega de realice una estndares de incumplimiento
acuse de entrega entrega. con los
recibo contra responsables
estndar de proceso.

26.04.10 FCE-ALM-PR.04 05
Procedimiento de
acomodo y surtido 1/10 Procedimiento 2
PROCEDIMIENTO DE
ACOMODO Y SURTIDO
COMERI: 26-IV-2010


26.04.10 FCE-ALM-PR.04 05
Procedimiento de
1 OBJETIVO
Normar las actividades que integran el proceso de acomodo y surtido del producto propiedad
del FCE cuando ste ingrese al Almacn Central.
2 ALCANCE
Este procedimiento es de aplicacin en el almacn. Inicia con la entrega del producto del
proceso de recepcin para su acomodo en anaqueles, incluye la atencin de prepedidos
emitidos por la Gerencia de Comercializacin y termina con la entrega del producto al proceso
de empaque y despacho.
3 POLTICAS
1. El orden de surtido ser agotar como primeras salidas los paquetes abiertos, comenzar a
surtir del tercer nivel haca abajo.
2. Es responsabilidad de los surtidores; revisar la informacin del prepedido como lo es
ttulo, clave, cdigo de barras y la cantidad de ejemplares, antes de iniciar el proceso.
3. Es responsabilidad de los surtidores mantener con orden y limpieza el pasillo de
almacenamiento que se les haya asignado.
4. Es responsabilidad del personal que acomoda el producto, mantener los pasillos
despejados de produccin.
5. Es responsabilidad del personal que acomoda el producto, informar de los cambios de
ubicacin a fin de mantener actualizado el catlogo de localizacin.
6. Es responsabilidad de los surtidores; dar un uso adecuado de los montacargas, patines y
diablos utilizados en el desarrollo de sus actividades.
7. Cuando el espacio asignado a los productos de acuerdo al catlogo de localizacin no
sea suficiente se reacomodarn otros ejemplares hasta lograr el espacio. El surtidor
informar al rea de control de movimientos internos la ltima ubicacin de la obra para
la actualizacin del catlogo de localizacin.
8. El sello plasmado en el prepedido significa que el producto/proceso es liberado en todas
sus caractersticas de seguimiento.
9. El nmero de control del prepedido es el dato a utilizar para rastrear cualquier tipo de
informacin referente a las entregas solicitadas por el FCE.
10. Las solicitudes de servicio de las Gerencias del FCE debern estar sin excepcin
acompaadas por la documentacin soporte, no se aceptaran pedidos verbales.


26.04.10 FCE-ALM-PR.04 05
Procedimiento de
11. Es responsabilidad del supervisor del proceso de surtido verificar constantemente si la

Gerencia Comercial y reas internas del FCE han enviado sus prepedidos.
12. Cuando el estado fsico de los ejemplares despus de su acondicionamiento no es bueno
y no se cuente con existencia, informar al rea comercial para su autorizacin.
13. Los saldos solicitados por el rea de ventas Internacionales debern acondicionarse
invariablemente.
14. Cuando los libros se encuentren en malas condiciones los surtidores se los entregarn al
supervisor para que ste proceda a darlos de baja de inventario y pasarlos al
subinventario de defectuosos.
15. El Subgerente de Almacn y Trfico as como el Jefe de Departamento de Trfico y
Control y los supervisores, analizan y evalan el comportamiento de las actividades
descritas en este procedimiento y en base al resultado de este anlisis, toman las
acciones correctivas, preventivas o de mejora que consideren necesarias.
4 DEFINICIONES
De canto: Los libros estn colocados con el lomo hacia abajo.
Cuatrapeados: Para el acomodo de los libros se coloca uno con lomo a la izquierda y el
siguiente a la derecha y as sucesivamente.
Acondicionamiento: Lijado de hojas, limpieza de polvo, eliminacin de etiquetas y precios con

lpiz.


26.04.10 FCE-ALM-PR.04 05
Procedimiento de
5 DESARROLLO
Inicio
Coloca producto terminado en el rea Da de baja libros en el subinventario

de recepcin para su acomodo. de disponible y los traspasa al FCE-ALM-IT.09
subinventario de defectuosos.
PRE 1 SDE 10
Acomoda produccin de acuerdo al Coloca ejemplares en caja o tarima e

catlogo de localizacin e identifica con identifica con etiqueta roja o leyenda "libro
FCE-ALM-RE.10 FCE-ALM-RE.28
clave, edicin, cdigo de barras y cantidad defectuoso". Coloca en rea de producto no
por paquete. conforme..
SUR 2 SDE 11
Envan va sistema prepedidos para Registra con una marca la

su surtido. FCE-ALM-RE.09 verificacin realizada en el prepedido FCE-ALM-RE.09
del lado derecho.
SVN y DVI 3 SUR 12
Organiza ejemplares y coloca en

Imprime los prepedidos solicitados y
rea de empaque, anexa prepedido FCE-ALM-IT.01
verifica especificaciones
de surtido liberado..
SAS 4
SUR 13
Aclara datos con la Subgerencia

Cierra prepedido va sistema con la FCE-ALM-IT.06
correspondiente cuando la
cantidad real surtida. FCE-ALM-IT.07
informacin no sea clara.
SAS y SUR 14
SAS 5
Organiza prepedidos por prioridad y Registra el cierre en "verificacin de

FCE-ALM-RE.12
asigna a surtidores.. prepedidos aceptados".
SAS 6 SAS y SUR 15
Acepta pedido e imprime documento

Identifica los ttulos a surtir conforme
de entrega que puede ser factura,
al cdigo de barras solicitado.
traspaso, remisin.
SUR 7
GCO 16
Enva documentos de entrega al rea

Toma de los anaqueles las cantidades
de Control documental.
solicitadas.
SUR 8
GCO 17
Recibe copia de surtido para:

Verifica que los ejemplares se
FCE-ALM-IT.01 Traspasos, Consignaciones y
encuentren en buenas condiciones.
Facturas en firme
SUR 9
SACD 18
1
SUR: Surtidor
SAS: Supervisor Almacn Surtido


26.04.10 FCE-ALM-PR.04 05
Procedimiento de
Verifica que el no. del prepedido

coincida con el no. de documento de
entrega enviado por la GC.
SACD 19
Entrega copia de surtido al rea de

FCE-ALM-RE.12
empaque correspondiente..
SACD 20
Fin
SUR: Surtidor
SAS: Supervisor Almacn Surtido


26.04.10 FCE-ALM-PR.04 05
Procedimiento de

1. Personal del Coloca producto terminado en el rea de
proceso de recepcin para su acomodo.
recepcin
2. Surtidor Acomoda produccin en el anaquel Catlogo de
correspondiente de acuerdo al catlogo de localizacin,
localizacin e identifica con clave, edicin, cdigo FCE-ALM-RE.10
de barras y cantidad por paquete.
3. Subgerencia de Envan va sistema prepedidos para su surtido. Prepedido
ventas FCE-ALM.RE.09
Nacionales,
Internacionales,
reas internas
del FCE
4. Supervisor de Imprime los prepedidos solicitados y verifica
Almacn-Surtido especificaciones.
5. Supervisor de Aclara datos con la Subgerencia correspondiente
Almacn-Surtido cuando la informacin no sea clara.
6. Supervisor de Organiza prepedidos por prioridad y asigna a

Almacn-Surtido surtidores.
7. Surtidor Identifica los ttulos a surtir conforme al cdigo
de barras solicitado.
8. Surtidor Toma de los anaqueles las cantidades
solicitadas.
9. Surtidor Verifica que los ejemplares se encuentren en Instructivo de
buenas condiciones, en caso contrario apoyos visuales
acondiciona antes de su empaque es decir para la operacin,
elimina polvo, lija cuando las hojas se FCE-ALM-IT.01
encuentren amarillas, quita etiqueta , etc.
Utiliza como referencia los apoyos visuales.
En caso de encontrar libros defectuosos, separa
los ejemplares y los entrega al Supervisor de
Devoluciones para su registro.


26.04.10 FCE-ALM-PR.04 05
Procedimiento de

10. Supervisor de Da de baja libros en el subinventario de Instructivo de
Devoluciones disponible y los traspasa al subinventario de merma comercial
defectuosos. FCE-ALM-IT.09
11. Supervisor de Una vez generado el reporte de baja coloca Estado de cuenta
Devoluciones ejemplares en caja o tarima e identifica con (subinventario de
etiqueta roja o leyenda libro defectuoso. defectuosos)
Coloca en rea de producto no conforme. FCE-ALM-RE.28
12. Surtidor Registra con una marca la verificacin realizada Prepedido
en el prepedido del lado derecho. FCE-ALM.RE.09
En caso de no completar la cantidad solicitada,
registra en cantidad surtida, la cifra real.
Firma y sella de liberado en prepedido.
13. Surtidor Organiza ejemplares por hoja y coloca en rea Instructivo de
de empaque de acuerdo a la zona (internacional, apoyos visuales
interior o zona metropolitana), anexa prepedido para la operacin,
de surtido liberado. FCE-ALM-IT.01
14. Supervisor de Cierra prepedido va sistema con la cantidad real Instructivo consulta
Almacn- surtida. de existencias
Surtido/surtidor FCE-ALM-IT.06,
Instructivo de
surtido
FCE-ALM-IT.07
15. Supervisor de Registra el cierre en verificacin de prepedidos Verificacin de
Almacn- aceptados. prepedidos
Surtido/surtidor aceptados por la
Gerencia
Comercial,
FCE-ALM-RE.12
16. Gerencia Acepta pedido e imprime documento de entrega
Comercial que puede ser factura, traspaso, remisin.
Para el caso de pedidos de las reas internas
del FCE, el documento de entrega ser el
prepedido impreso.
17. Gerencia Enva documentos de entrega al rea de
Comercial Control documental.


26.04.10 FCE-ALM-PR.04 05
Procedimiento de

18. Supervisor de Recibe del rea comercial copia de surtido para:
Almacn-Control Traspasos
Documental Consignaciones (remisiones)
Facturas en firme (rea metropolitana e interior
de la Repblica).
19. Supervisor de Verifica que el no. del prepedido coincida con el Verificacin de
Almacn-Control no. de documento de entrega enviado por la prepedidos
Documental Gerencia Comercial, si es correcto registra en aceptados por al
Verificacin de prepedidos aceptados por la Gerencia
Gerencia Comercial. Comercial,
FCE-ALM-RE.12
20. Supervisor de Entrega copia de surtido al rea de empaque
Almacn-Control correspondiente.
Documental


26.04.10 FCE-ALM-PR.04 05
Procedimiento de

operacin
6.3 FCE-ALM-RE.10 Catlogo de localizacin
6.4 FCE-ALM-RE.09 Prepedido
6.5 FCE-ALM-IT.06 Instructivo consulta de existencias
6.6 FCE-ALM-IT.07 Instructivo de surtido
6.7 FCE-ALM-IT.09 Instructivo de merma comercial

7.1 FCE-ALM-RE.12 Verificacin de prepedidos aceptados por la
Gerencia Comercial
7.2 FCE-ALM-RE.28 Estado de cuenta (subinventario de
defectuosos)
7.3 FCE-ALM-FV.04 Ficha de verificacin de las caractersticas de
Acomodo y Surtido


26.04.10 FCE-ALM-PR.04 05
Procedimiento de
COPIAS PUESTO REA


26.04.10 05 Todas
de registros utilizados
Incorporacin de las
Subgerencia de referencias a instructivos
22.10.08 04 1, 7, 9, 10
Almacn y Trfico de operacin del sistema
informtico.
Mejoras al Sistema
Representante de la Documental, cambio en la
Direccin lista de distribucin,
separacin de anexos y
numeracin de polticas.
03
28.09.07 Todas

Anexos del
Procedimiento de
acomodo y surtido
ANEXO 7.1
FCE-ALM-RE.12
VERIFICACIN DE PREPEDIDOS ACEPTADOS

POR LA GERENCIA COMERCIAL
Anexos del
Procedimiento de
acomodo y surtido

01.09.05 FCE-ALM-RE.12
VERIFICACIN DE PREPEDIDOS Referencia: Revisin:

ACEPTADOS POR LA GERENCIA FCE-ALM-PR.04 02
COMERCIAL
FECHA: 1
PREPEDIDO COPIA DE CANTIDAD

No. De PREPEDIDO RESPONSABLE CANTIDAD EJS
CERRADO FACTURA TITULOS
1 3 4 5 6 7
2
2
10
11
12
13
14
15
16
17
Anexos del
Procedimiento de
acomodo y surtido
1. TTULO:
VERIFICACIN DE PREPEDIDOS ACEPTADOS POR LA GERENCIA
COMERCIAL

Verificar que el prepedido enviado por el la Gerencia Comercial ha sido
aceptado.
Supervisor del proceso de surtido.
Manual.

1 Fecha Anotar el da, mes y ao en que se elabora el documento
2 No. de Registrar el no. Del prepedido que se recibi de la Gerencia
prepedido Comercial
3 Prepedido Anotar una cuando el prepedido se encuentre cerrado
cerrado
4 Copia de la Anotar una cuando se tenga fsicamente la aceptacin del
factura prepedido que es la copia de la factura, verificando que
coincida con el No. De prepedido.
5 Liber Anotar el nombre de la persona que realiz el registro
Anexos del
Procedimiento de
acomodo y surtido
ANEXO 7.2
FCE-ALM-RE.28
ESTADO DE CUENTA
SUBINVENTARIO DEFECTUOSOS
Anexos del
Procedimiento de
acomodo y surtido
FCE-ALM-RE.28 REV.02
2
Anexos del
Procedimiento de
acomodo y surtido
1. TTULO:
ESTADO DE CUENTA, SUBINVENTARIO DE DEFECTUOSOS

Disponer de un registro que refleje las transacciones del material
Reporte generado automticamente por el sistema
Medio electrnico.

1 Estado de Fecha en que se solicit la elaboracin del reporte
cuenta al
2 Subinventario Elementos tomados de la base de datos por el sistema
de automticamente para generar el reporte
defectuosos
Anexos del
Procedimiento de
acomodo y surtido
ANEXO 7.3
FCE-ALM-FV.04

CARACTERSTICAS DE ACOMODO Y SURTIDO
Anexos del
Procedimiento de
acomodo y surtido

01.09.05 FCE-ALM-FV.04
PROCEDIMIENTO DE ACOMODO Y SURTIDO, FCE-ALM-PR.04
Caracterstica Mtodo Muestreo Frecuencia Parmetro Registro Plan de

de control reaccin/
acciones en
caso de no
conformidad
Ttulos Visual Cada Siempre Ttulo del Prepedido Devolver
pedido x ejemplar vs. ejemplares .
ttulo prepedido
Cantidad de Visual Cada Siempre La cantidad Prepedido Correccin en
ejemplares ,conteo pedido x indicada en prepedido y da
Cantidad ttulo el aviso al FCE.
fsica prepedido
vs.prepedido
Condiciones Visual Cada Siempre Sin rayas Prepedido Acondiciona
fsicas ejemplar Sin libro, cuando
etiquetas ste contenga
un defecto
No
crtico entrega
amarillento
al supervisor
Sin roturas de surtido para
su registro
Acomodo del Manual, Cada ttulo En todas De Catlogo de Ordenar
producto en montacargas, las izquierda a localizacin ejemplares
anaquel patn, diablo. recepciones derecha sin
de formar
produccin camas
y Respetar
devolucin espacios
libres a la
estructura.

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
Procedimiento de Pginas : Tipo de documento: Nivel:
empaque y despacho 1/48 Procedimiento 2
PROCEDIMIENTO DE
EMPAQUE Y DESPACHO

Almacn y Trfico
Produccin

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
1 OBJETIVO
Describir el procedimiento para realizar la entrega del producto terminado propiedad del
FCE en funcin a las indicaciones de ste, asegurando la preservacin del producto
hasta la entrega al destinatario.
2 ALCANCE
Este procedimiento aplica a las entregas que realiza el almacn central en el D. F. y
rea metropolitana al destinatario final, as como a transportistas y servicio postal para
el interior de la Repblica o entregas internacionales.
3 POLTICA
1. La distribucin de entregas tendr como prioridad los pedidos que no se

entregaron el da anterior.
2. La carga liberada con etiqueta verde es la nica que podr ser embarcada en los
vehculos.
3. Es responsabilidad del chofer mantener en buenas condiciones el vehculo que

le ha sido asignado, as como los documentos de referencia (gua roji y
reglamento de trnsito).
4. Los ejemplares a entregar a libreras se empacarn en cajas de plstico en

ausencia de stas se realizar en cajas de cartn
5. Todas las cajas de cartn, plstico o paquetes debern estar identificadas.
6. Es responsabilidad del chofer asegurarse de contar con toda la documentacin

soporte de las entregas.
7. Los choferes podrn incluir en la relacin de reparto las solicitudes del rea de
ventas para la recoleccin de devoluciones.
8. El orden del acomodo de los pedidos en los vehculos ser de acuerdo a la

secuencia de visitas con los clientes empezando por el ltimo cliente a visitar.

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
9. Es responsabilidad del chofer y ayudante recabar en la entrega del producto, el

nombre, firma y sello de conformidad del cliente.
10. Slo se recogern devoluciones que tengan documentacin soporte.
4 DEFINICIONES
De canto: Los libros estn colocados con el lomo hacia abajo, solo en espacios libres.
Cuatrapeados: Para el acomodo de los libros se coloca uno con lomo a la izquierda y
el siguiente a la derecha y as sucesivamente.

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
5 DESARROLLO
PL ANE AC IN EJECUCIN CONTROL EVALUACIN Y M EJOR A

A) SUPERVISOR DE ALMACN ( RECEPCIN Y DESPACHO )
A) SUPERVISOR DE ALMACN ( RECEPCIN Y DESPACHO ) B) OPERADOR DE ALMACN ( CORREOS )
B) OPERADOR DE ALMACN ( CORREOS ) C) CHOFER
D) AYUDANTE F) SUPERVISOR DE ALMACN
G) GRUPO GERENCIAL
E) OPERADOR DE ALMACN ( RECEPCIN Y DESPACHO ) ( CONTROL DOCUMENTAL )
H) EMPACADOR
I) OPERADOR DE ALMACN ( INTERNACIONAL )
1 2 3 4
INICIO
A), E), G) , I ),H) B) F) G)
VERIFICA
VERIFICA SURTIDO Y CARACTERSTICAS RECIBE REPORTES EVALA OBJETIVOS
CONDICIONES DE ENTREGA DE CALIDAD
B) DE LOS EJEMPLARES
A)
RECIBE Y REVISA COPIA DE RELACIN DE

DOCTOS PARA RECIBE LISTADO DE SURTIDO ENTREGAS
ENTREGAS ZONA DISTRIBUCIN
METROPOLITANA D.F.
A), H) , I ),E) G)
B)
ACUSES
GACETA
FACTURAS TRIMESTRE
NOVEDADES GENERA ACCIONES
EMPACA PRODUCTO EMPACA PRODUCTO CORRECTIVA /
Y LO PESA
PREVENTIVAS
REMISIONES
A), E), H) , I ) B) F)
TRASPASOS
COLOCA TIMBRE Y
LIBERA GENERA GRFICAS
E IDENTIFICA GENERA DE INDICADORES FIN
DOCUMENTOS
COPIA DE HOJA DE
SURTIDO CORREOS
A) C) B)
ORGANIZA ORGANIZA RUTA DE DEPOSITA EN

RUTAS DE ENTREGA ENTREGA SERVICIO POSTAL
RELACIN
DE REPARTO
4
1 C)
VERIFICA
CONDICIONES DE
VEHCULO
A)
DA VISTO BUENO
DE RUTA
C), D)
ENTREGA
PRODUCTO
C) , D),A),E) A) y E)
RECABA ENTREGA
CONFORMIDAD DE DCOUMENTACIN
PRODUCTO
ACUSE DOCTOS
DE RECIBO FUENTE


14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

1. Supervisor de Recibe del proceso de control de
Almacn documentos, documentos fuente para
Despacho entregas en el D.F. y rea
metropolitana en original y copia
amarilla:
Factura
Traspasos
Remisiones (consignacin)
As como carta de instrucciones para
transportistas.
Y las copias adicionales que solicite
el cliente.
2. Supervisor de Recibe para entregas en
Almacn Internacional la factura en original y
Despacho copia blanca y turna al proceso de
empaque.
3. Supervisor de Revisa Programa de Recoleccin Programa de
Almacn devoluciones Recoleccin de
Despacho Devoluciones,
FCE-ALM-RE.16
4. Supervisor de Revisa datos de la documentacin
Almacn recibida:
Despacho Direccin, tipo de pago, fecha de
entrega.
5. Supervisor de Separa documentacin por zonas de
Almacn entrega:
Despacho Sur
Centro
Norte
Oficinas del FCE
Entrega directa en el Almacn.
6. Supervisor de Coloca documentacin de entregas
Almacn por ruta en la charola

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

Despacho correspondiente.
7. Supervisor de Establece plan diario de entregas en
Almacn la Reunin de Planeacin.
Despacho
8. Supervisor de Organiza rutas de entrega en base a:
Almacn Zona con mayor demanda (Sur,
Despacho Norte, Centro)
Volumen de carga
Distancia del destino
Prioridades del Departamento de
Ventas Nacionales o Departamento
de Ventas Internacionales
9. Supervisor de Verifica y supervisa que el producto
Almacn surtido del rea metropolitana y D.F.
Despacho coincida en datos: ttulo, coleccin y
/Operador de cantidades con lo indicado en la
almacn copia de surtido y/o prepedido. As
mismo verifica las condiciones de
preservacin.
Registra con una marca la
verificacin realizada en la copia de
surtido y/o prepedido en el lado
derecho del registro de cada ttulo.
10. Supervisor de Cuando exista diferencia en ttulos, Desviaciones en
Almacn cantidad o condiciones (no el proceso de
Despacho conformidad) separa producto, se surtido,
/Operador de registra en el formato de FCE-ALM-RE.18
almacn Desviaciones en el proceso de
surtido e informa al surtidor para su
correccin o acondicionamiento.
11. Supervisor de Cuando el producto es aprobado Instructivo de
Almacn empaca en papel kraft, caja de apoyos visuales
Despacho cartn o de plstico de acuerdo a para la operacin,
/Operador de condiciones de acomodo (ver FCE-ALM-IT.01
almacn Instructivo de apoyos visuales para la
operacin).

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

12. Supervisor de Ordena los ejemplares por orden
Almacn cronolgico siguiendo la hoja de
Despacho surtido de abajo hacia arriba.
/Operador de
almacn
13. Supervisor de Identifica el producto con datos de
Almacn Nombre del cliente, No. De control de
Despacho la factura y/o la orden del pedido, el
/Operador de nmero de paquete o caja; en todas
almacn las cajas.
14. Supervisor de Coloca etiqueta verde de liberado,
Almacn listo para su embarque en la ltima
Despacho caja del pedido
/Operador de
almacn
15. Supervisor de Sella y firma de liberado en copia de
Almacn surtido y entrega al proceso de
Despacho control documental.
/Operador de
almacn
16. Supervisor de Coloca producto en la zona de

Almacn distribucin que le corresponda.
Despacho
/Operador de
almacn
17. Supervisor de En caso de cortesas o libros para
Almacn autor o coeditor se registra folio en el
Despacho documento fuente y se le entrega
/Operador de original y copia al rea de Control de
almacn movimientos internos para su
captura, una copia al rea emisora,
una copia firmada de recibido al
proceso de Control documental.
18. Operador de Se empaca de acuerdo a Instructivo de
almacn condiciones de acomodo ( ver apoyos visuales

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

Instructivo de apoyos visuales para la para la operacin,
operacin). FCE-ALM-IT.01
19. Chofer/ Recoge documentacin fuente de las

ayudante entregas a realizar ubicada en su
charola correspondiente a su ruta.
20. Chofer/ Localiza el producto liberado
ayudante (etiqueta verde) a embarcar ,
clasificado por rutas-
21. Chofer Organizan su ruta de distribucin de
acuerdo a las indicaciones del
supervisor de Empaque y despacho.
22. Chofer Verifica datos para la entrega de la
documentacin soporte contra el
producto a entregar .
23. Chofer Elabora relacin de reparto. Relacin de
reparto,
FCE-ALM-RE.13
24. Chofer Verifica condiciones del vehculo y
registra en relacin de reparto.
25. Chofer Cargan producto a unidad de reparto
/ayudante de acuerdo a condiciones de
acomodo (apoyo visual) y registra
(palomeo) la verificacin realizada.
26. Chofer Solicita Vo.Bo. en la relacin de Relacin de
reparto por parte del supervisor de reparto,
Almacn del rea de despacho. FCE-ALM-RE.13
27. Chofer Entrega relacin de reparto a
vigilancia para su salida.
28. Chofer Entrega producto al cliente,
/ ayudante supervisa la verificacin de
documentos y producto que realiza el
cliente.
29. Chofer Registra en Formato de reclamacin Registro de
/ ayudante las observaciones hechas por el quejas y

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

cliente final y entrega al supervisor sugerencias,
para su revisin. FCE-ALM-RE.29
Entrega al proceso de control
documental original del documento
soporte de la reclamacin hecha por
el cliente y una copia al proceso de
devoluciones con el material , cuando
proceda.
30. Supervisor de Captura en Excel en Reporte por

Almacn - agotado para tomar un nmero
Proceso de consecutivo, posteriormente realiza el
devoluciones movimiento, (traspaso de almacenes)
del 1 al 96 de todos los tipos y
traspasos.
31. Supervisor de Registra consecutivo de las
Almacn-control devoluciones en aviso de faltantes en
documental la entrega.
32. Supervisor de Realiza movimiento de devolucin de
Almacn - acuerdo al tipo de documento en el
Proceso de Sistema AS400.
devoluciones Genera nota de entrada.
33. Chofer Recaba acuse de recibido sobre la
/ ayudante documentacin que acompaa.
34. Chofer Registra en relacin de reparto Relacin de
/ ayudante contratiempos presentados durante reparto,
las entregas y que afectaron el FCE-ALM-RE.13
cumplimiento
35. Supervisor de En el caso de entregas al cliente en
Almacn el Almacn Central se recaba en el
Despacho documento fuente firma, nombre y
/Operador de fecha del cliente que recibi el
almacn producto.
36. Supervisor de Entrega documento fuente,
Almacn remisiones y relacin de reparto al
proceso de Control documental para

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

Despacho la elaboracin del Informe de
/Operador de entregas.
almacn /Chofer/
Ayudante
37. Supervisor de Registra cumplimiento de recoleccin
Almacn por devoluciones.
Despacho/
Supervisor de
Devoluciones
EMPAQUE INTERIOR INTERNACIONAL
38. Operador de Recibe facturas en original y copia
Almacn amarilla para entregas en el interior
Internacional- de la Repblica, para las entregas
Interior internacionales recibe original y copia
blanca del supervisor de Empaque y
Despacho.
39. Surtidor Coloca producto en la mesa de
empaque con el prepedido de surtido
liberada.
40. Operador de Verifica que los ejemplares se
Almacn encuentren en buenas condiciones,
Internacional- coteja los ttulos y cantidades contra
Interior copia de surtido y registra la
/empacador verificacin realizada en la copia de
surtido con una marca en el lado
izquierdo.
41. Operador de En caso de identificar una desviacin Desviaciones en
Almacn en cantidad o ttulos informa al el proceso de
Internacional- surtidor para su correccin y separa surtido,
Interior material; cuando sta sea por
FCE-ALM-RE.18
/empacador apariencia realizar las acciones
para su acondicionamiento, se
registra desviacin en bitcora.

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

42. Operador de Coloca el producto de manera que la Instructivo de
Almacn forma de acomodo garantice su apoyos visuales
Internacional- preservacin durante el traslado. para la operacin,
Interior Ver Instructivo de apoyos visuales FCE-ALM-IT.01
/empacador para la operacin.
43. Operador de Fleja la caja del producto, pesa y
Almacn registra dato en la caja y el nmero
Internacional- de sta que le corresponda del total.
Interior
/empacador
44. Operador de Para las entregas internacionales Lista de
Almacn elabora lista de empaque, donde empaque,
Internacional- registra por caja los ttulos, FCE-ALM-RE.17
Interior cantidades y peso que correspondan
/empacador a cada una.
45. Operador de Entrega factura original o copia al Etiqueta de
Almacn rea de Control Documental para la identificacin de
Internacional- elaboracin de etiquetas que empaque,
Interior incluyen: cliente, direccin y gua FCE-ALM-RE.14
/empacador para transportes. En el caso de
entregas internacionales, entrega
lista de empaque.
46. Operador de Recibe etiquetas y se pegan en las
Almacn cajas correspondientes.
Internacional-
Interior
/empacador
47. Operador de Sella y firma de liberado en copia de
Almacn surtido y engrapa con el prepedido.
Internacional-
Interior
/empacador

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

48. Operador de Una vez empacado, coloca etiqueta
Almacn verde de producto liberado y lo ubica
Internacional- en el rea de distribucin para su
Interior embarque, integra en la ltima caja
/empacador la factura original cuando la entrega
es de contado y copia cuando sta
sea a crdito.
CORREO POSTAL
49. Operador de Recibe de un rea del Fondo
Almacn- solicitante para envos por correo:
Correos Trimestre Econmico: Talones
de los pedidos (envo
bimestral)
Gacetas- De acuerdo a
especificaciones de la
Gerencia Editorial (envo
mensual).
Novedades- De acuerdo a
distribucin automtica.
Con documentacin soporte:
vale de salida o cortesa.
Vales de salida
Cortesas
Facturas Internacionales
50. Operador de Verifica los datos del ejemplar a
Almacn- enviar indicados en el documento
Correos soporte contra el ejemplar a entregar
y registra (palomeo) en el documento
soporte.
51. Operador de Empaca producto en cartn Instructivo de
Almacn- corrugado con forro en papel kraft y apoyos visuales
Correos amarra con rafia el paquete, para la operacin,
considera condiciones de acomodo y FCE-ALM-IT.01
empaque (ver Instructivo de apoyos
visuales para la operacin).

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

52. Operador de Pesa paquete, anota dato en la
Almacn- envoltura y coloca etiqueta de
Correos identificacin, adems de la etiqueta
verde, producto liberado como
conforme.
53. Operador de Elabora Relacin de envos por Relacin de
Almacn- correo postal con los datos del envos por correo
Correos producto a enviar. postal,
FCE-ALM-RE.19
54. Operador de Imprime portes, en caso de no contar
Almacn- con crdito en mquina franqueadora
Correos se solicitan al Jefe de Trfico y
Control la gestin correspondiente.
55. Operador de Pega timbres.
Almacn-
Correos
56. Supervisor de Firma de liberado en Reporte de Reporte de
Recepcin y envos. envos, correo
Despacho postal,
FCE-ALM-RE.15
57. Operador de Deposita en servicio postal mexicano.
Almacn
58. Operador de Recibe como comprobantes los
Almacn talones de depsito de parte de la
administracin de correos e informa
al Supervisor de Almacn-Control
Documental para elaborar grfica de
entregas.
59. Operador de Enva al solicitante del servicio copia
Almacn de los talones de depsito y el
Reporte de envos, en caso de
solicitarlo.
60. Operador de Recibir de correos, eventualmente,
Almacn paquetes que no se entregaron al
cliente.

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

61. Operador de Identifica paquetes como
Almacn MERCANCA POR CONFIRMAR.
62. Operador de Se comunica con el rea del Fondo
Almacn solicitante para recibir indicaciones
sobre el tratamiento a seguir con el
producto retenido.
63. Supervisor Notifica peridicamente informacin
Almacn sobre avances en el proceso.
Despacho
64. Subgerente de Analiza la informacin.
Almacn y
Trfico/Superviso
res
65. Subgerente de Establecen accin correctiva y
Almacn y Trfico preventiva de acuerdo al anlisis.
/Supervisores Termina procedimiento.

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

operacin

7.1 FCE-ALM-RE.13 Relacin de reparto
7.2 FCE-ALM-RE.14 Etiqueta de identificacin de empaque

7.3 FCE-ALM-RE.15 Reporte de envos, correo postal
7.4 FCE-ALM-RE.16 Programa de Recoleccin de
Devoluciones
7.5 FCE-ALM-RE.17 Lista de Empaque
7.6 FCE-ALM-RE.18 Desviaciones en el proceso de surtido
7.7 FCE-ALM-RE.19 Relacin de envos por correo postal
7.8 FCE-ALM-RE.29 Registro de quejas y sugerencias
7.9 FCE-ALM-FV.05 Ficha de verificacin de las caractersticas
de Empaque y Despacho

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
COPIAS PUESTO REA



Informacin
5 Subgerente de Almacn y Trfico Subgerencia de Almacn y Trfico

AFECTADAS CAMBIO CAMBIO.
Representante de laAlineacin al Sistema
01.08.05 00 Todas Direccin de Gestin de la
Cultura Econmica
Revisin integral de la
implementacin del
01.09.05 01 Todas Comisin de Calidad
la Calidad
Implementacin del
Subgerencia de
control de producto no
14.10.05 02 8, 9, 14, 15, 16 Almacn y Trfico
conforme

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
ANEXO 7.1
FCE-ALM-RE.13
RELACIN DE REPARTO

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

01.09.05 FCE-ALM-RE.13
RELACIN DE REPARTO Referencia: Revisin:

FCE-ALM-PR.05 1
I. DATOS GENERALES
RUTA FECHA
CHOFER VEHCULO
AYUDANTE Km. INICIAL
HORA INICIAL HORA FINAL Km. FINAL
II.REVISIN DE LA UNIDAD DE TRANSPORTE

Combustible Aceite Agua Limpieza Estado Fsico
salida llegada
III. DESCRIPCIN DE LAS ENTREGAS

Cajas /ejemplares Documento No. Cliente Observaciones durante la entrega
IV.REPORTE DE FALLAS MECANICAS O ACCIDENTES
Chofer:
Supervisor de recepecin y despacho:
Oficial de vigilancia:

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
1. TTULO:
RELACIN DE REPARTO

Disponer de un formato que nos permita conocer las condiciones de embarque
y transportacin del producto terminado.
Chofer.
Medio electrnico.

I DATOS
GENERALES
1 Ruta Anotar la ruta que corresponda a las entregas: Norte, Sur,
Centro.
2 Fecha Escribir el da y mes de elaboracin del reporte.
3 Chofer Anotar el nombre completo de la persona responsable de las
entregas de este listado.
4 Ayudante Anotar el nombre completo de la (s) personas que auxilian al
reparto.
5 Vehculo Tipo de vehculo.
6 Km. inicial Anotar el nmero de kilmetros con los que seinicia el
recorrido.
7 Km. Final Anotar el nmero de Km. en el que termina su recorrido.
8 Hora Inicial Anotar la hora en que sale el vehculo del Almacn.
9 Hora final Registra la hora en que el vehculo ingresa al Almacn.
II. REVISIN DE
LA UNIDAD DE

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

TRANSPORTE
10 Combustible Registra con una ( ) cuando se cuenta con la cantidad
suficiente, o en caso contrario indicar la cantidad , en caso
contrario con una (X).
11 Aceite Registra con una ( ) cuando el aceite se encuentre en buenas
condiciones , en caso contrario con una ( X).
12 Agua Registra con una ( ) cuando el vehculo cuente con el agua
suficiente, en caso contrario con una (X ).
13 Limpieza Registra con una ( ) cuando el vehculo se encuentre limpio
para colocar el producto as como su carrocera, en caso
contrario con una ( X).
14 Estado fsico Anota ( ) cuando el vehculo no cuenta ningn defecto que
impida su transportacin , en caso contrario con una ( X).
III. DESCRIPCIN
DE LAS
ENTREGAS
15 Cajas Anotar el nmero de cajas o ejemplares por documento a

/ejemplares entregar.
16 Documento No. Registrar el nmero de documento que corresponda a la
entrega.
17 Cliente Anotar la Razn social del cliente que se le entregar el
producto.
18 Observaciones Registrar comentarios referentes a la entrega como lo son:
durante la causas de atraso o incumplimiento.
entrega
IV. REPORTE DE
FALLAS
MECANICAS O
ACCIDENTES
19 Descripcin Registra las anomalas detectadas durante el trayecto de las
entregas.
20 Chofer Firma de la persona responsable del vehculo.

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

21 Supervisor de Anotar el Vo.Bo. y firma del Supervisor de Recepcin y
Recepcin y Despacho.
Despacho
22 Oficial de Anotar el Vo.Bo. y firma del Jefe/Subgerente de Almacn.
vigilancia
Registrar (con un ok o palomeo) el resultado de la verificacin
a las variables de acomodo e informacin . Este registro lo
podr realizar en el lado derecho o izquierdo de cualquier
columna del documento.

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
ANEXO 7.2
FCE-ALM-RE.14
ETIQUETAS DE IDENTIFICACIN DE EMPAQUE


14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

Fondo de Cultura Econmica
ETIQUETA DE IDENTIFICACIN DE EMPAQUE
Carr. Picacho -Ajusco227 Col. Bosques del pedregal FCE940726-U22
Destinatario:
1
Fact./Remisin Caja /paquete No.

2 3

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
1. TTULO:
ETIQUETA DE IDENTIFICACIN DE EMPAQUE

Contar Con un registro que nos permita identificar el producto desde su
despacho hasta la entrega al destinatario final.
Operador de Almacn Empaque
Manual

1 Destinatario Anotar la razn social donde se entregar el producto.
2 Factura Anotar el nmero de la factura o remisin de la entrega.
3 Caja No. Anotar el nmero de caja o paquete que corresponda del total.

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
ANEXO 7.3
FCE-ALM-RE.15
REPORTE DE ENVOS,
CORREO POSTAL

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

01.09.05 FCE-ALM-RE.15
REPORTE DE ENVOS Referencia: Revisin:

CORREO POSTAL FCE-ALM-PR.05 1
GACETA NOVEDADES TRIMESTRE ECONOMICO
INTERNACIONAL INTERIOR D.F. PAQPOST PERIODO
AL-0P5-3
DATO DE FILIAL FECHA DE GACETA No. CANTIDAD PAQUETES PESO TIMBRES $ FECHA DE ENVIO No. DE TALN
REFRENCIA RECEPCIN
TOTAL
ELABORO Y APROBO: Vo.Bo. SALIDA:


14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
1. TTULO:
REPORTE DE ENVOS, CORREO POSTAL

Contar Con un registro que nos permita identificar el producto desde su
despacho hasta la entrega al destinatario final.
Empacador
Mquina de escribir

1. Periodo Anotar el mes que corresponda a los envos.
2. Gaceta, Marcar con una ( ) el tipo de ejemplares enviados al que
Novedades, corresponde el reporte.
trimestre
3. Internacional, Marcar con una ( ) el tipo de envo al que corresponde el
Nacional reporte.
4. Dato de Registrar el dato que identificar el envo.
Referencia
5. Filial Anotar el nombre de la filial a donde se enviaran los
ejemplares.
6. Fecha de Anotar la fecha en que se recibieron los ejemplares de
recepcin parte del cliente.
7. No. De Gaceta Registrar el nmero de gaceta que se enviar.
8. Cantidad Anotar el nmero de ejemplares que se enviarn.
9. Paquetes Registrar el nmero de paquetes que se enviarn.
10. Peso Registrar el peso de cada paquete.

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

11. Timbres $ Anotar el costo total por el nmero de timbres que
correspondieron al envo.
12. Fecha de envo Registrar el da, mes y ao que corresponde al envo.
13. No. De taln Anotar el nmero de taln del envo.
14. Total Registrar el total de las columnas.
15. Elabor y Anotar el nombre de la persona que elabor y liber el
Aprob reporte.
16. Vo.Bo. Salida Registrar la Firma del Supervisor de Recepcin y Despacho
para dar salida a los envos.

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
ANEXO 7.4
FCE-ALM-RE.16
PROGRAMA DE RECOLECCIN DE
DEVOLUCIONES

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

01.09.05 FCE-ALM-RE.16
PROGRAMA DE
RECOLECCIN DE Referencia: Revisin:
DEVOLUCIONES FCE-ALM-PR.05 1
ALMACN CENTRAL
MES:
FECHA DE CANTIDAD
CLIENTE RECIBIDO PROGRAMADA LOCALIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 OBSERVACIONES
P
R

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
1. TTULO:
PROGRAMA DE RECOLECCIN DE DEVOLUCIONES

Contar con un registro que nos permita programar la recoleccin del material
devuelto por cliente.
Supervisor del proceso de devoluciones.
Manual.

1 Mes Registrar el mes al que corresponde la programacin.
2 Cliente Anotar el nombre del cliente que solicita la recoleccin.
3 Fecha de Registrar la fecha en que el cliente enva su solicitud de
recibido recoleccin.
4 Cantidad Registrar la cantidad de ejemplares que el cliente pide que se
programada recojan.
5 Localidad Registrar la zona en donde se llevar a cabo la recoleccin.
6 Plan Sombrear el da en que el cliente solicit la recoleccin.
7 Real Sombrear el da en que realmente se llevo a cabo la
recoleccin.

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
ANEXO 7.5
FCE-ALM-RE.17
LISTA DE EMPAQUE

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

01.09.05 FCE-ALM-RE.17
LISTA DE EMPAQUE Referencia: Revisin:

FCE-ALM-PR.05 1
CLIENTE
DIRECCIN
FACTURA FECHA:
No. De Paquete No. De ejemplares Peso del paquete Autor Ttulo de la Obra
No. De paquetes
Peso
Liber

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
1. TTULO:
LISTA DE EMPAQUE
Registrar el producto listo para su empaque y dar aviso al rea Internacional
Contar con un registro que nos permita programar la recoleccin del material
devuelto por cliente.
Operador de Almacn Empaque Nacional e Internacional.
Manual.

1 Cliente Registrar el nombre del cliente a quin se le enviaran los
paquetes.
2 Direccin Registrar la direccin de entrega.
3 Factura Anotar el nmero de factura que corresponde al envo.
4 Fecha Anotar la fecha en que se elabora el documento.
5 No. De Anotar el nmero de paquete que se enviar.
paquete
6 No. De Registrar el nmero de ejemplares que se enviarn.
ejemplares
7 Peso del Anotar el peso del paquete.
paquete
8 Autor Registrar el nombre del autor al que corresponde el paquete.
9 Ttulo de la Anotar el ttulo de la obra que se empaqueto.
obra
10 No. De Anotar el nmero de paquetes totales que se enviarn.
paquetes
11 Peso Anotar el peso.
12 Liber Anotar el nombre de la persona que liber el envo.

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
ANEXO 7.6
FCE-ALM-RE.18
DESVIACIONES EN EL
PROCESO DE SURTIDO

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

01.09.05 FCE-ALM-RE.18
DESVIACIONES EN EL Referencia: Revisin:

PROCESO DE SURTIDO FCE-ALM-PR.05 1
ANLISIS DE DATOS
PERODO DEL-------------------AL-----------------------DEL 2004
DESVIACIN
FECHA PEDIDO RESPONSABLE DEL EJEMPLARES EJEMPLARES CON EJEMPLARESPOR ACCION RESPONSABLE DE LA OBSERVACIONES
SURTIDOS DE MAS O DE
SURTIDO MENOS TTULOS DIFERENTES ACONDICIONAR LIBERACIN
Total

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
1. TTULO:
DESVIACIONES EN EL PROCESO DE SURTIDO
Registrar los eventos que se identifiquen como una desviacin en el surtido:
Ttulos, Cantidad, condiciones.
Operador del proceso de Empaque y Despacho.
Supervisor del proceso de Empaque y Despacho.
Supervisor del proceso de Surtido
Manual.

1 Perodo del -- Registrar el perodo al que corresponde el reporte.
Al
2 Fecha Anotar el da y mes en que se identifica la desviacin.
3 Pedido Anotar el nmero del pedido al que corresponda la
desviacin.
4 Responsable Anotar el nombre del surtidor que realizo el surtido.
5 Ejemplares Anotar el nmero de ejemplares que se identificaron como
surtidos de de ms o menos.
ms o menos
6 Ejemplares Anotar el nmero de ejemplares identificados con ttulos
con ttulos diferentes.
diferentes
7 Ejemplares Registrar el nmero de ejemplares que se identificaron como
daados daados.
8 Accin Anotar la accin que se tomo para eliminar la desviacin.
9 Responsable Registrar el nombre de la persona que realiz la accin.
de la
liberacin

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

10 Observaciones Registrar comentarios que se consideren importantes.
11 Total Anotar el nmero de eventos con desviacin.

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
ANEXO 7.7
FCE-ALM-RE.19
RELACIN DE ENVOS POR

CORREO POSTAL

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
C O D IG O D E L D O C U M E N T O : F C E -A L M -R E .1 9 R E V IS I N : 1
R E L A C I N D E E N V O S P O R C O R R E O P O S T A L
EMPRESA
D O M IC IL IO
N o. D E M E TER P E R M IS O V IG E N T E N o . D e C L IE N T E
C L AS IF I.D E P IE Z AS D .F . P IE Z A S IN T E R IO R P IE Z AS IN T E R N AL ZO N A PESO P O RTE S U B T O T AL
CORRESP. ORD. REG. ORD. REG. ORD. REG. AB C X P Z A. X P Z A.


14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
1. TTULO:
RELACIN DE ENVOS POR CORREO POSTAL
Registrar los envos solicitados por el cliente para su entrega al Servicio de
postal mexicano.
Operador de Almacn.
4. FORMA DE LLENADO
Mquina de escribir o manual.
5. DESCRIPCIN DE LLENADO DE ELEMENTOS

1 Empresa Registrar la razn social : FCE
2 Domicilio Anotar el domicilio del FCE.
3 No. De Meter Anotar el nmero de meter asignado por correos.
4 Permiso Anotar el nmero del permiso asignado por correos.
vigente
5 No. De cliente Anotar el nmero del cliente asignado por correos.
6 Clasificacin de Anotar el tipo de envo, paquete , caja , etc.
correspondenci
a
7 Piezas Anotar en el campo correspondiente el nmero de piezas
Orden que se enviaran ya sea en el D.F. o interior y si es de tipo
Regional ordinario o regional.
8 Zona ABC Registrar el tipo de zona al que corresponde el envo A,B,C
9 Peso por pieza Registrar el peso de cada paquete que se enviar.
10 Porte por pieza Anotar el costo del porte de cada paquete.
11 Subtotal Registrar los costos de los paquetes a enviar.
12 Firma de Registrar la firma de la persona que realizar el envo.
empresa

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

13 Vo.Bo. salida Registrar la firma del Supervisor de Recepcin y Despacho
para autorizar la salida.
14 Jefe de Oficina Registrar la firma del responsable de correos que recibe el
producto.

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
ANEXO 7.8
FCE-ALM-RE.28
REGISTRO DE QUEJAS Y SUGERENCIAS


14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

REGISTRO DE QUEJAS Y SUGERENCIAS
En el Fondo de Cultura Econm ica nos esforzam os todos los das por ofrecerle un m ejor servicio. Registrar sus quejas y
sugerencias es im portante para nosotros. Le agradecem os su colaboracin.
DATOS GENERALES DEL CLIENTE FECHA: FOLIO_____________
Nom bre o razn social: Datos de referencia (ubicacin, telfono, correo electrnico, etc)
(puede utilizar el sello de su empresa si contiene ambos datos )
SU QUEJA SE REFIERE A: DESCRIBA EN FORMA CLARA EL OBJETO DE LA QUEJA
CONDICIONES DEL PRODUCTO RECIBIDO :::::

SURTIDO DE MATERIAL :::::
DOCUMENTACIN :::::
ATENCIN DEL PERSONAL :::::
OTRO (ESPECIFIQUE) :::::
_____________________________________
_____________________________________
# Ttulos involucrados: _________ # Ejempls involucrados: __________
TIENE ALGUNA SUGERENCIA PARA QUE PODAMOS SERVIRLE MEJOR? Uso exclusivo FCE
Recab inform acin:
Revis:
AGRADECEMOS SU ATENCIN

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
1. TTULO:
REGISTRO DE QUEJAS Y SUGERENCIAS.

Documentar las quejas, sugerencias del cliente final en el momento de la
entrega.
Personal que entrega el producto al cliente final.
Manual.

Fecha Anotar el da mes y ao en que se registra la
1.
queja o sugerencia.
Folio Folio consecutivo asignado a la queja al final
2.
del mes.
Datos Generales del cliente Anotar la razn social del cliente, direccin y
3.
dems referencias para su identificacin.
Su queja se refiere a Marcar con una X el tipo de queja que
4.
manifiesta el cliente.
Describa en forma clara el Describir a detalle la queja del cliente final.
5.
objeto de la queja
Ttulos y ejemplares Cantidad de ttulos y ejemplares involucrados
6.
involucrados en la queja.
Tiene alguna sugerencia para Anotar las sugerencias manifestadas por el
7.
servirle mejor cliente final para mejorar el servicio.
Recab / Revis informacin Nombre y firma de la persona que recab la
8.
informacin as como la de quien revis

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02
ANEXO 7.9
FCE-ALM-FV.05

CARACTERSTICAS DE EMPAQUE Y
DESPACHO

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

01.09.05 FCE-ALM-FV.05
PROCEDIMIENTO DE EMPAQUE Y DESPACHO, FCE-ALM-PR.05
Caracterstica Mtodo Muestreo Frecuencia Parmetro de Registro Plan de

control reaccin/
acciones en
caso de no
conformidad
Empaque
Ttulos y Conteo 100% de Al momento Comparacin Marcacin Solicitar
Cantidad de manual, ttulos del de empacar de las en copia de cambio y
ejemplares visual prepedido cantidades surtido o cantidad de
surtidos en el prepedido ejemplares
prepedido y/o Sello en correctos.
copia de Copia de
surtido vs. Lo surtido
real surtido Desviacion
es de
proceso
(cuando
proceda)
Acomodo en Visual 100% de los Por cada Asegurando Marcacin Corrige
cajas ejemplares caja o que no se en copia de acomodo
paquete maltraten los surtido o hasta
ejemplares prepedido asegurar que
Ver Manual Sello en no se
de apoyos Copia de maltrate
visuales surtido
Despacho
Informacin Compara 100% de la Al momento Coincidencia Palomeo Solicitar
correcta cin informacin de la de datos en la informacin
(Razn social, visual del recepcin entre relacin de correcta al
Direccin,etc) documento de documentos reparto proceso de
documentos soporte Control

14.10.05 FCE-ALM-PR.05 02

Plan de
control reaccin/
acciones en
caso de no
conformidad
documental
Acomodo Visual 100% de Al momento De acuerdo a Palomeo Corrige
paquetes/ de apoyo visual en la acomodo
cajas acomodar Asegurando relacin de hasta
su reparto. asegurar que
preservacin no se
durante el maltrate
traslado

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones
PROCEDIMIENTO DE
DEVOLUCIONES

Almacn y Trfico
Produccin

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones
1 OBJETIVO
Normar las actividades que integran el proceso de entradas al Almacn Central de
producto devuelto por el cliente.
2 ALCANCE
Este procedimiento aplica a:
a) Devoluciones del cliente final realizadas en el momento de la entrega por agotado,
suspendido, daado, faltante.
c) Devoluciones del producto por parte del cliente final en un perodo posterior a la
entrega.
3 POLTICAS DE OPERACIN
1. El personal del rea de devoluciones tambin podr recoger el material con el

cliente final y dar apoyo en las actividades del proceso de acomodo, surtido y
reparto.
2. Se enviaran al Depto. de Ingresos el documento salida que proporciona el cliente
final, estos clientes estarn definidos por el Depto. de ingresos.
3. El rea de Ventas deber informar al Almacn Central las devoluciones solicitadas
a las delegaciones de Guadalajara, Monterrey y libreras.
4. El Almacn Central deber informar al rea de Ventas la recepcin de las
devoluciones enviadas por las delegaciones de Guadalajara, Monterrey y libreras.
5. Se regresaran los libros de devoluciones por cortesas que no tengan costo y no
se encuentren en alta en el sistema, se devolvern con un memo .
6. Cuando se reciba producto que ya no se encuentra identificado en las
localizaciones del Almacn se le informar al supervisor de Control de Movimientos
para su ingreso al Catalogo de localizaciones.
7. El rea Comercial deber dar aviso al Almacn Central de las devoluciones
canceladas y enviar su documentacin soporte.

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones
4 DEFINICIONES
Devolucin: Son aquellos ejemplares devueltos por el cliente final posterior al entrega
que no se comercializaron, dados en consignacin por el rea Comercial; facturas con
derecho a devolucin.
Acondicionado: Procesos aplicados al ejemplar para que cumpla con el estado de

conformidad de aprobado: limpieza de polvo o etiquetas, lijado, etc.
Defectuoso: Ejemplares que presentan una no conformidad que impide su venta.
Producto No Conforme: Ejemplares que presentan una desviacin fsica; sucios, con
etiqueta, etc. Identificados durante el servicio que proporciona el Almacn, adems se
considera como producto no conforme el incumplimiento al servicio: atencin del
personal del Almacn, faltantes en la entrega, material daado como consecuencia del
manejo y traslado que realiza el personal del Almacn Central durante su entrega al
cliente.

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones
5 DESARROLLO
P L AN E AC I N EJECUCIN CONTROL E V AL U AC I N Y M E J O R A
A) SUPERVISOR DE ALMACN ( AREA DEVOLUCIONES) A) SUPERVISOR DE ALMACN ( AREA DEVOLUCIONES)
B) SUPERVISOR DE ALMACN ( AREA DE EMPAQUE Y DESPACHO ) B) SUPERVISOR DE ALMACN ( AREA DE EMPAQUE Y DESPACHO )
C) CHOFER C) CHOFER A) SUPERVISOR DE ALMACN ( AREA
D) PERSONAL DE DEVOLUCIONES DEVOLUCIONES) F) GRUPO GERENCIAL
E) CLIENTE
1
INICIO D)
A) C)
CONFORME
NOTIFICACIN DEL ACUDE A RECOGER CLASIFICA
CLIENTE INTERNO, MATERIAL EJEMPLARES Y
RECIBE POR
PAQUETERIA 2 VERIFICA MATERIAL ACONDICIONA
DEVOLUCIONES DEL RECIBIDO CONTRA PRODUCTO NO
INTERIOR O EL DOC. SOPORTE CONFORME
EXTRANJERO
2
A) E) D)
CONFORME SEPARA EN TARIMA

NOTIFICACIN DEL DEVUELVE VERDE EL
CLIENTE INTERNO, PRODUCTO NO PRODUCTO
RECIBE EN EL 2 CONFORME, DAADO CONFORME Y EN
ALMACN LAS O DEFECTUOSO TARIMA ROJA EL
DEVOLUCIONES DEL PRODUCTO NO
CLIENTE FINAL CONFORME
A), D) A), D)
RECIBE MATERIAL, E
INICIA VERIFICACIN SEPARA DOCUM. DE
A) DE MATERIAL Y DEVOLUCIONES POR
DOCUMENTOS TIPO Y CAPTURA EN
SEPARA PARA BASE DE DATOS
INGRESAR A MERMA PARA IMPRESIN DE
RECIBES NOTAS
MEORNDUM, COMERCIAL
CORREO O LLAMADA
TELEFNICA PARA
PROG. RECOLECCIN
D)
A)
MEM0RNDUM
ACOMODA EL IMPRIME NOTA DE

MATERIAL POR ENTRADA EN
COLECCIN ORIGINAL Y TRES
CORREO COPIAS
NOTA DE
ENTRADA
A) A), D)
A), B) C)
SI TIENE TODA LA CLASIFICA

INCORPORA EN SU DOC. SOPORTE, NOTAS DE ENTRADA
PROGRAMACIN DE BITCORA DE INGRESA EN AS400 (M, C, CORTESAS, U,
RECOLECCIN DE REPARTO LA 1 CDIGOS DE S, E,
DEVOLUCIONES RECOLECCIN PRODUCTO Y R),TRANSPASOS,
LIBRERIAS Y
CLIENTE FINAL DELEGACIONES
D) A)
CIERRA DEVOLUCIN
ESCANEA EN AS400; GENERA
PRODUCTOS DIARIO DE
IDENTIFICADOS DEVOLUCIONES POR
TIPO DE DOCTO
DIARIO DE
DEVOLUCIO-
A), D)
A) NES
COTEJA LECTURA APLICA F)

ELECTRNICA DEVOLCIONES
CONTRA DOC. (AS400) PARA QUE
ENVIADA POR EL EL REA DE VENTAS
CLIENTE; ACLARA IMPRIMA LOS AVISOS
CLIENTE
DIFERENCIAS DE CRDITO
A) A) A)
ORGANIZA
DOCUMENTACIN
REGISTRA PARA EXPEDIENTE ACTUALIZA EFECTA REVISIN
CONCENTRADO DE (N. DE ENTRADA Y EXPEDIENTE DE DE RECLAMACIONES
DEVOLUCIONES DOC. SOPORTE), DEVOLUCIONES
CONFORME
CLASIFICACIN
CONCENTRAD0
DEVOLUC.
FIN


14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones

1. Subgerencia de Enva va telefnica, memorando, mail,
Ventas Nacionales mensajero o solicitud de recepcin de
o Subgerencia de material devuelto por el cliente final.
Ventas Enva documentacin soporte en
Internacionales copia:
Factura
Remisin
Traspasos
Memorando para cortesas
2. Supervisor de Firma de recibo en copia de la
Almacn-Proceso notificacin y se devuelve al cliente va
de devoluciones mensajera, cuando recibe mercanca
sella en el acuse y firma.
3. Supervisor de Entrega copia al proceso de Empaque
Almacn-Proceso y Despacho de la notificacin y
de devoluciones documentacin soporte para realizar la
planeacin de la entrega y registrarlo
en el programa de recoleccin de
devoluciones.
4. Chofer/Personal de Recoge producto con el cliente final y
devoluciones entrega producto al rea de
devoluciones con copia de la
notificacin y documentacin soporte
y/o salida del cliente.
5. Supervisor de Recibe de transportistas, mensajera,
Almacn-Proceso paquetera correo, devoluciones del
de devoluciones interior o extranjero o de parte del
Personal de cliente final en el Almacn.
devoluciones
6. Personal de Se verifica producto contra gua de
devoluciones transporte, se firma de aceptado, se

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones

solicita una copia de la gua como
soporte.
7. Supervisor de Se le informa a la Subgerencia de
Almacn-Proceso Ventas Nacional y Subgerencia de
de devoluciones/ Ventas Internacional la llegada del
Proceso de producto para el envo de la
Recepcin y documentacin soporte e iniciar su
despacho verificacin.
8. Personal de Registran en el Programa de
devoluciones Recoleccin de Devoluciones el
Personal de cumplimiento a las fechas planeadas
recepcin y para recolectar las devoluciones.
despacho
9. Personal de Coloca el material en la mesa de
devoluciones trabajo por coleccin. Si el material se
encuentra en cajas, abre y clasifica
ejemplares por coleccin.
10. Personal de Una vez que se tienen toda la
devoluciones documentacin soporte se ingresa en
el sistema AS400 en programa de
cdigos por producto y se da de alta al
cliente final con los datos que contiene
la factura (m) o remisin (c ).
11. Personal de Identifica en el scanner al cliente final ,

devoluciones se le asigna automticamente un
nmero consecutivo segn el tipo de
documento consignacin (c),
factura(m)
12. Personal de Scanea cada uno de los ejemplares o
devoluciones verifica manualmente.
13. Personal de Imprime en el sistema AS400 reporte
devoluciones de devoluciones de los ejemplares
previamente scaneados.
14. Personal de Coteja listado de devoluciones emitido

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones

devoluciones por el sistema AS400 vs. Documento
soporte enviado por la Subgerencia de
Ventas Nacionales, si la informacin es
correcta cierra devolucin.
15. Personal de Cuando se presentan diferencias en la
devoluciones informacin, como material sobrante,
cdigos duplicados con diferentes
ttulos o libros que no acepta el
sistema, realiza correcciones en el
scanner en el sistema AS400;
devuelve a la Subgerencia de Ventas
Nacionales libros sobrantes cuando
existan por medio de un memorndum.
16. Personal de Registra en Concentrado de Concentrado de
devoluciones devoluciones los datos de la Devoluciones,
recoleccin. FCE-ALM-RE.22
17. Personal de Clasifica ejemplares:
devoluciones Conformes en tarima verde
No conformes en tarima roja
(defectuosos)
18. Personal de Acondiciona producto no conforme y
devoluciones coloca en tarima verde o anaquel del
producto conforme.
19. Personal de Coloca producto defectuoso en cajas Reporte de
devoluciones e identifica con etiqueta roja y enva al Movimientos por
rea de producto daado. Devoluciones,
En las cajas anexa los Reportes de FCE-ALM-RE.20
movimientos por devoluciones.
20. Supervisor de Integra merma comercial en la relacin Relacin de libros
Almacn- de libros defectuosos, cuando se defectuosos,
Proceso de genere el proceso de FCE-ALM-RE.28
devoluciones desincorporacin.
21. Personal de Registra resultados del Concentrado de
devoluciones acondicionamiento en el concentrado Devoluciones,
de devoluciones. FCE-ALM-RE.22

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones

22. Personal de Entrega documentacin al Supervisor
devoluciones de Almacn-proceso de devoluciones o
deposita en charolas.
23. Supervisor de Separa documentacin de
Almacn- devoluciones tipo M, C, U, E, S, R, y
Proceso de cortesas, captura datos en base de
devoluciones datos.
24. Supervisor de Imprime en original y 3 copias Nota de entrada
Almacn- (amarilla, verde y azul) nota de por devolucin,
Proceso de entrada por devolucin y las firma, FCE-ALM-RE.23
devoluciones realiza la separacin de acuerdo al tipo
de documento:
25. Supervisor de Clasifica notas de entrada
Almacn- TIPO M
Proceso de Original y verde Almacn, con
devoluciones documentacin soporte para archivo.
Amarilla-Subgerencia de Ventas
Nacionales.
Azul- Departamento de Registro
Contable.
TIPO C
Original-Subgerencia de Ventas
Nacionales con documentacin
soporte.
Verde-Archivo con original de
Amarillo, Azul- Departamento de
Registro Contable.
DEVOLUCIN DE CORTESAS
Original- archivo
Verde-archivo
Con documentacin soporte y Reporte
de movimientos por devoluciones.
Amarilla, Azul-Departamento de
Registro Contable con copia de

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones

documento soporte y Reporte de
TIPO U
Remisin para internacional
Original y verde-Almacn con
documentacin soporte para archivo.
Internacionales con copia de la
Azul-Departamento de Registro
Contable.
TIPO S
Facturas internacional
Contable.
TIPO E
Facturas Internacional
Contable.
26. Supervisor de Accesa al sistema AS400 en programa
Almacn - de devoluciones por producto
Proceso de codificado, para los ejemplares
devoluciones escaneados, identifica al cliente final,
valida el documento a afectar ,cierra
devolucin y la procesa, coloca el sello

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones

de capturado.
27. Supervisor de Para los tipos M; C (ventas nacional),
Almacn - U, E, S, (internacional) captura en el
Proceso de sistema de facturacin y remisiones.
devoluciones Una vez accesado en el AS400 se
coloca el sello de capturado a todo
documento.
28. Supervisor de Una vez capturado genera Reporte Reporte Diario de
Almacn - Diario de ventas por devoluciones, de ventas de
Proceso de acuerdo al tipo de documento devoluciones,
devoluciones afectado, imprime en tres tantos y FCE-ALM-RE.21
verifica contra las notas de entrada, los
datos que son correctos.
29. Supervisor de Realiza la siguiente distribucin :
Almacn- Tipo M, genera avisos de crdito y se
Proceso de le avisa al Departamento de Ventas
devoluciones Nacionales va telefnica para que los
imprima.
Se enva al Departamento de Ventas
Nacionales copia amarilla con el diario
de devoluciones.
Copia azul de la nota de entrada con el
diario de devoluciones al
Departamento de registro contable.
Original y copia verde de la nota de
entrada con los soportes se archiva.
Archiva acuse de recibido del informe
diario.
30. Supervisor de Tipo E, S, ventas internacionales,

Almacn - genera avisos de crdito y realiza la
Proceso de distribucin de acuerdo al punto
devoluciones anterior.
31. Supervisor de Tipo C, se enva al Subgerencia de
Almacn- Ventas Nacionales el original de la

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones

Proceso de nota de entrada con copia de la
devoluciones documentacin soporte y el reporte
diario de ventas por devoluciones.
Copia azul y amarilla de la nota de
entrada, diario de devoluciones al
Departamento de registro contable.
Archiva la nota de entrada , copia
verde y la documentacin soporte.
Tipo U ,Archiva la nota de entrada
en original y copia verde y la
documentacin soporte para archivo
copia amarilla con soporte a la
Subgerencia de Ventas Internacional.
Copia azul para Depto. De Regist4ro
Contable.
Archiva acuse de recibido del Reporte
Diario de devoluciones.
32. Supervisor de Tipo J y G, devoluciones de Monterrey
Almacn - y Guadalajara se realiza el paso 27 y
Proceso de 28.
devoluciones
33. Supervisor de En el caso de devolucin de cortesas,
Almacn - vales de salida, entregas contractuales
Proceso de y diversos enva al Departamento de
devoluciones registro contable copia amarilla y azul
de la nota de entrada, copia de la
documentacin soporte, dos copias del
Reporte de movimientos por
devoluciones.
Archiva original, copia verde de la nota
de entrada, originales de
documentacin soporte y copia de
recibido.
34. Supervisor de Las devoluciones que envan las
Almacn - libreras del D.F. y las delegaciones de
Proceso de Monterrey/Guadalajara se verifican y

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones

devoluciones despus se capturan en el AS400,
para despus generar Reporte de
35. Supervisor de Para devoluciones por traspasos enva

Almacn -Proceso al Departamento de Produccin y
de devoluciones Costos copia de la salida de las
libreras y del Reporte de
36. Supervisor de Captura en el Reporte de movimientos
Almacn -Proceso por devoluciones (merma comercial)
de devoluciones los libros defectuosos.
37. Supervisor de Una vez capturado todo e identificado,

Almacn -Proceso se realiza la separacin de los
de devoluciones ejemplares que no se comercializarn
para realizar el traspaso del Almacn 1
al 84. Se imprime el traspaso (Reporte
de movimientos por devoluciones) en
dos tantos una copia se anexa a la
caja de defectuosos y otra se archiva
con la documentacin soporte.
38. Supervisor de Imprime en dos tantos el Reporte de
Almacn -Proceso movimientos por devoluciones para
de devoluciones despus meter en una caja el libro
defectuoso con su documento, se
archiva una copia con el soporte,
identifica la caja con etiqueta roja.
39. Supervisor de Archiva documentacin soporte con

Almacn -Proceso Reporte de movimientos por
de devoluciones devoluciones, firmado por el
Departamento de Produccin y Costos.
40. Supervisor de Notifica peridicamente informacin
Almacn -Proceso sobre avances en el proceso al
de devoluciones Subgerente de Almacn y Trfico.

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones

41. Subgerente de Analiza la informacin.
Almacn y Trfico
/Supervisores
42. Subgerente de Establecen accin correctiva y
Almacn y Trfico preventiva de acuerdo al anlisis.
/Supervisores
Termina Procedimiento.

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones

6.2 FCE-ALM-RE.28 Relacin de libros defectuosos
6.3 FCE-RD-PR.04 Procedimiento de control de producto no
conforme

7.1 FCE-ALM-RE.20 Reporte de Movimientos por Devoluciones
7.2 FCE-ALM-RE.21 Reporte Diario de ventas de devoluciones
7.3 FCE-ALM-RE.22 Concentrado de Devoluciones
7.4 FCE-ALM-RE.23 Nota de entrada por devolucin
de Devoluciones

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones
COPIAS PUESTO REA

4 PDF Medio Electrnico Subgerencia de Tecnologa de

la Informacin
5 Subgerente de Almacn y Subgerencia de Almacn y
Trfico Trfico

Representante de la
Alineacin al Sistema
01.08.05 00 Todas Direccin de Gestin de la
Cultura Econmica
Comisin de Calidad Revisin integral de la
01.09.05 01 Todas implementacin del
la Calidad
Subgerencia de Implementacin del
14.10.05 02 7, 12, 14, 15 Almacn y Trfico control de producto no
conforme

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones
ANEXO 7.1
FCE-ALM-RE.20
REPORTE DE MOVIMIENTOS
POR DEVOLUCIONES

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones
CODIGO DEL DOCUMENTO:FCE-ALM-RE.20 REVISIN: 1

REPORTE DE MOVIMIENTOS POR DEVOLUCIONES
POR DOCUMENTO
HORA:
ALMACN:
MOVIMIENTO DESCRIPCIN DEL MOVIMIENTO
TTULO DESCRIPCIN DEL TTULO
No. DE DOCTO. DOCUM.REF. FECHA CANTIDAD PRECIO DE VENTA VENTA TOTAL TOTAL USUARIO LOCALI.
COSTO UNITARIO COSTO TOTAL
TOTAL POR DOCUMENTO
TOTAL GRAL. POR DOCUMENTO


14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones
1. TTULO:
REPORTE DE MOVIMIENTOS POR DEVOLUCIONES.

Disponer de un registro que refleje los movimientos de entradas por
devoluciones para libreras, delegaciones y cortesas.
Supervisor de Almacn del proceso de Devoluciones.
Medio electrnico.

1 Reporte de Seleccionar el tipo de reporte de movimientos, va el sistema,
2 Hora El sistema registra hora de elaboracin.
3 Almacn Selecciona el tipo de almacn que se afecta.
4 Movimiento Anota el tipo de movimiento.
5 Clave del Anota la clave del ttulo.
ttulo
6 Nmero de Registra el folio de la cortesa o vale con las iniciales del rea
documento solicitante.
7 Referencia Clave del beneficiario.
8 Fecha Sistema registra fecha de aplicacin.
9 Cantidad Anota la cantidad solicitada por el rea emisora.
10 Precio de Sistema registra datos de costo.
venta-Costo
unitario
11 Venta costo Sistema registra totales de costo.

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones

Total
12 Usuario Registra sistema clave del usuario.
13 Localizacin Registra sistema ubicacin de la salida.
14 Total por Registra sistema total de movimientos por documentos.
documentos
15 Total general Registra el sistema total de movimientos por reporte.

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones
ANEXO 7.2
FCE-ALM-RE.21
REPORTE DIARIO DE
VENTAS DE
DEVOLUCIONES

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones
REPORTE DIARIO DE VENTAS DE DEVOLUCIONES
DEL ------------------------------- -AL--------------------------

FECHA
FECHA DE DOCUMENTO NOTA DE

DEVOLUCIN CLIENTE NOMBRE LIBROS IMPORTE DESCUENTO NETO
DEVOLUCIN AFECTADO ENTRADA

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones
1. TTULO:
REPORTE DIARIO DE VENTAS DE DEVOLUCIONES.

Registrar las devoluciones diarias.
Medio electrnico.

1 Del---Al Registra el periodo al que corresponde el reporte.
2 Fecha Anotar la fecha en que se emite el reporte.
3 Devolucin Anotar la clave de referencia de la devolucin.
4 Fecha de Registrar la fecha en que se realiz la devolucin.
devolucin
5 Documento Registrar la clave del documento afectado.
afectado
6 Nota de Anotar el nmero a que le corresponde la nota de entrada de
entrada la devolucin.
7 Cliente Registrar el nombre del cliente.
8 Nombre Anotar el nombre del cliente.
9 Libros Registrar el total de libros devueltos.
10 Importe Registrar el importe de la devolucin.
11 Descuento Anotar el descuento aplicado a los libros.
12 Neto Registrar el neto de los libros devueltos.

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones
ANEXO 7.3
FCE-ALM-RE.22
CONCENTRADO DE
DEVOLUCIONES

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones
CONCENTRADO DE DEVOLUCIONES
ALMACN CENTRAL
PERIODO DEL ______AL- ________ DE _______________ DE 2004
ACONDICIONADO
TIPO
FECHA DE ENVO No. DE No. DE
CLIENTE LOCALIDAD CONDUCTO DE RESPONSABLE OBSERVACIONES
No. RECIBO EJEMPLARES DOCUMENTO GUA APROBADO RECHAZADO
SALIDA

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones
1. TTULO:
CONCENTRADO DE DEVOLUCIONES

Registrar las devoluciones realizadas por el cliente.
Personal de devoluciones
Manual

1 Perodo Fecha inicial y final que comprende el documento.
2 No. Nmero consecutivo.
3 Cliente Anotar la razn social del cliente que envo la
devolucin.
4 Localidad Anotar la zona donde se realiz la recoleccin.
5 Fecha de recibo Anotar la fecha de recepcin de la recoleccin.
6 Envo Anotar la cantidad de ejemplares recibidos.
7 Conducto Anotar el medio por el que se han enviado los
ejemplares devueltos.
8 Tipo de salida Anotar el tipo de salida a la que corresponde la
devolucin.
9 No. De documento Registrar el no. De documento que sta referencia la
devolucin.
10 No. De gua Anotar el nmero de gua de la devolucin.
11 Acondicionado Anotar la cantidad de ejemplares aprobados y
12 Aprobado/rechazado rechazados despus del acondicionamiento.
13 Responsable Registrar el nombre de la persona responsable de la

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones

recepcin de la devolucin documentada.
14 Observaciones Anotar comentarios cuando proceda de la devolucin
realizada.

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones
ANEXO 7.4
FCE-ALM-RE.23
NOTA DE ENTRADA
POR DEVOLUCIN

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones
NOTA DE ENTRADA POR DEVOLUCIN
NOTA DE ENTRADA POR

DEVOLUCIN
RECIBIMOS DE:
No. De CUENTA REFERENCIA FECHA
CLAVE TTULO CANTIDAD

AUTOR
HECHO POR: TOTAL


14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones
1. TTULO:
NOTA DE ENTRADA POR DEVOLUCIN.

Documentar las entradas por producto devuelto por el cliente.
Medio electrnico.

1 Fecha Anotar la fecha de elaboracin del documento.
2 Recibimos de: Anotar el nombre del cliente.
3 No. De cuenta Anotar el nmero de cuenta del cliente.
4 Referencia Anotar el nmero de referencia del documento a afectar.
5 Clave Registrar segn relacin anexa.
6 Ttulo Registrar segn relacin anexa.
7 Cantidad Registrar la cantidad de ejemplares que el cliente ha devuelto,
8 Hecho por: Anotar el nombre de la persona que elaboro el documento,
9 Total Registrar el total de ejemplares devueltos.

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones
ANEXO 7.5
FCE-ALM-FV.06

CARACTERSTICAS DE DEVOLUCIONES

14.10.05 FCE-ALM-PR.06 02

devoluciones

01.09.05 FCE-ALM-FV.06
PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIONES, FCE-ALM-PR.06
Caracterstica Mtodo Muestreo Frecuencia Parmetro de RegistroPlan de

control reaccin/
acciones en
caso de no
conformidad
Ejemplares Manual, Cada Por Cantidad fsica Concentrado Notifica al
correspondientes scanner ttulo solicitud vs. documento de cliente va
a documento devoluciones telefnica
soporte
Condiciones de Manual, Cada Cada - Libre de Manual, Acondiciona
los ejemplares Scanner ejemplar ejemplar polvo. scanner producto, o
- Sin rayas. cuando no
- Sin manchas sea apto
para su uso
en portada e
segrega.
interior.
- Sin precio en
etiqueta o en
lpiz.

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01
Procedimiento de toma
fsica de inventario 1/30 Procedimiento 2
PROCEDIMIENTO DE
TOMA FSICA DE
INVENTARIO

Almacn y Trfico
Produccin

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01
1 OBJETIVO
Realizar el inventario fsico anual al 100% de las existencias de producto en el Almacn
Central, para cumplir con las disposiciones normativas correspondientes al respecto y
evaluar el desempeo de las operaciones.
2 ALCANCE
Comprende la toma de inventario de todas las existencias de ejemplares y ttulos
almacenados, considerando los registros del Sistema de Control de Inventarios.
3 POLTICAS
a) Generales
- El levantamiento del inventario fsico se llevar a cabo por lo menos una vez al ao,
debiendo ser al 100%.
- Se determinar la fecha de levantamiento dentro del periodo anual fiscal, es decir, a
mas tardar en el mes de diciembre del ao correspondiente.
- El inventario se deber llevar a cabo en la poca del ao donde la operacin no se
vea afectada por el tiempo que dure la toma del mismo.
- Con anticipacin a la toma fsica del inventario, la Gerencia de Produccin emitir
una circular avisando a las reas usuarias del Almacn de la realizacin del
inventario y las fechas lmite para los distintos servicios.
- La Subgerencia de Almacn capacitar al personal eventual asignado con al menos
1 da de anticipacin a la fecha programada.
- El inventario se programar para realizarse en tres das del mes que se trate.
- Cada ttulo ser identificado con marbetes conforme a su localizacin; en los
marbetes se asentarn los siguientes datos:
No. de marbete: Se indica el nmero consecutivo y nico.

Localizacin: Se indica el nicho en el que se encuentra el
ttulo.
Clave FCE: Se indica la clave del ttulo.

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01
Ttulo: Se indica el ttulo del libro.

Autor: Se indica el autor del libro.
- Las existencias fsicas que an no estn registradas en el sistema, y que por ello no
se contarn, sern las siguientes:
Produccin recibida, anaquelada o en pasillos, pendiente de alta (costo y
precio no definido). Se entregar al rgano Interno de Control y al auditor
externo para su verificacin, la relacin de las estibas en esta situacin,
as como su existencia y localizacin.
Devoluciones pendientes de registrar. Se localizarn en el rea de
devoluciones, debidamente identificada su procedencia y con el
documento de recepcin.
Documentos surtidos pendientes de despacho. Se localizarn en el rea
de surtido, separados del resto de las existencias, con la factura o
remisin correspondiente que identifique al lote.
- En la realizacin del inventario, se efectuarn hasta cinco conteos. Los dos
primeros completos y, a partir del tercero, slo se contarn aquellos ttulos para los
cuales no hayan coincidido cualesquiera dos de los conteos anteriores.
- El ajuste al inventario terico, una vez autorizado, se har en forma automtica en
el Sistema de Control de Inventarios.
b) Acomodo
- Dos semanas antes de la toma de inventario, se reacomodarn los ttulos que estn
sueltos y aquellos que se encuentren en pasillos, con el objeto de tener un orden
que facilite el conteo; se verificarn las etiquetas de identificacin de cada ttulo.
- En este perodo se verificar constantemente la ubicacin de restos e incorporacin
de devoluciones as como su correcta identificacin.
- No ser necesario reunir todos los ejemplares del mismo ttulo en la misma
localizacin, debido a que el inventario se realizar en la ubicacin donde se
encuentren los ttulos y automticamente se sumarn las cantidades para dar la
existencia total de cada ttulo; siendo la excepcin el caso de algn ejemplar suelto
o una cantidad mnima de ejemplares sueltos, los cuales es conveniente
trasladarlos a la localizacin donde se encuentra la mayora.

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01
- Se harn estibas uniformes del mismo ttulo. La estiba se puede completar con
ejemplares sueltos, de tal forma que se puedan contar como paquetes. La forma
ms adecuada de estibar es que la estiba tenga una base rectangular (X por Y
paquetes) y una altura uniforme.
- Las estibas se acomodarn de tal forma que los lomos de cada ejemplar queden
alternados, cuidando que sean ttulos de la misma edicin. Una manera sencilla de
comprobar lo anterior es fijarse que todos los ejemplares tengan el mismo grosor.
- Se deber cuidar que en la estiba no queden huecos en la parte trasera o en el
medio, para evitar que sean contados errneamente como paquetes.
- En cada nicho de la estantera existir una etiqueta que lo identifique, con cdigo
alfanumrico y cdigo de barras. La etiqueta pegada en el extremo izquierdo del
entrepao, referir la(s) estiba(s) de abajo; si se pega del lado derecho, identificar
la(s) estiba(s) de arriba. En caso de no haber entrepao, se pegar la etiqueta en el
poste, identificando la(s) estiba(s) que est(n) del lado derecho.
- La forma de identificacin de los nichos es la siguiente:
Estante. Los estantes se identifican con letras, iniciando con la A, para el
estante adosado al muro, a mano izquierda del pasillo de ingreso a la
nave, conforme se entra, despus del rea de oficinas, y siguiendo de ah
hacia la derecha.
Columna. Para la identificacin de las columnas de cada estante se usan
2 dgitos; en cada estante se comienza con el 01, al frente de la nave, y
la numeracin crece hacia el fondo.
Nivel. Para identificar el nivel se usan de nuevo letras, de la A, al nivel
del piso, a la E, en el segundo piso de la estantera.
Por tanto, el formato de ejemplo para localizaciones, ser del tipo:
A01A.
c) Localizaciones
- La base de datos que relaciona las localizaciones con los ttulos que en stas se
encuentran anaquelados, se llamar Catlogo de Marbetes.
- Se deber contar con un Catlogo de Marbetes actualizado, para imprimir los
marbetes con la mayor certeza de que los ttulos se encuentran donde se indic y
reducir al mnimo la posibilidad de dar marbetes de baja o tener que generar nuevos
marbetes durante el inventario.
- El personal del Almacn entregar el levantamiento fsico del Catlogo de Marbetes
y la papelera cinco das antes del inicio de inventarios al rea de sistemas, y esta

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01
imprimir los marbetes impresos a ms tardar 3 das antes y los enviar al Almacn
para que sean colocados en las estibas correspondientes.
- Los marbetes se generarn en el orden de los estantes recorrindolos en forma
horizontal para su fcil ubicacin y pegado.
- La captura de los marbetes ser automatizada en el sistema desarrollado para ello,
de tal forma que permita una revisin expedita de las diferencias entre el primero y
segundo conteos, y, en general, entre conteos sucesivos; y el propio sistema emita
despus de cada conteo, a partir del segundo, el listado de aquellos ttulos para los
que no hay dos conteos iguales.
d) Cierre de operaciones previo al inventario

- El cierre de facturacin ser tres das antes de iniciar el inventario, y deber
insistirse con las reas comerciales en no saturar de facturas a los almacenes
durante los das previos al inventario, ya que slo se contar con dos das para
surtir. A cambio de ello se proyecta no cerrar el Almacn ms que dos das hbiles.
- En caso de que no se haya podido surtir algn documento vivo no se iniciar el
conteo. Se proceder antes a cancelar estos documentos para reincorporar las
existencias al sistema, y luego dar inicio al conteo.
- Las remesas de material (produccin o devoluciones) que, una vez recibidas, no
puedan ser procesadas en el sistema debido a las cantidades de ejemplares y a
que no puedan ser capturadas y acomodadas en sus anaqueles, no sern
consideradas y sern procesadas hasta finalizar el inventario.
- Para el trmite de entradas y salidas al Almacn, las diferentes reas se debern
apegar a las fechas especificadas en el comunicado emitido por la Gerencia de
Produccin.
- El Departamento de Trfico y Control del Almacn elaborar el corte de documentos
en la vspera del inventario, para la revisin posterior del rgano Interno de Control.
Dicho corte abarcar a los diez ltimos documentos tramitados en el Almacn
Central, y a los diez siguientes.
e) Identificacin de almacenes tericos a contar

- Se deber identificar y precisar el alcance del inventario respecto a los almacenes
registrados en el sistema; se sugiere utilizar una tabla que contenga al menos los
siguientes datos:

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01
Almacn # Descripcin Tratamiento Justificacin

Nmero Denominacin Se contar / Explicacin acerca del tratamiento
de genrica del
Almacn Almacn No se contar Se contar / No se contar
f) Organizacin del personal

- Para el inventario se dividirn a los participantes en los siguientes puestos:
Supervisores.- Sern los encargados de cada grupo de contadores y
verificarn que todas las ubicaciones sean contadas y resolvern los
problemas que se pudieran presentar.
Contadores.- Se dedicarn al conteo de los ttulos en cada una de las
ubicaciones.
Corredores.- Sern los encargados de llevar los marbetes ya contados a
los capturistas.
Mesa de control.- Sern los responsables de realizar la captura de
marbetes al sistema de inventarios.
- Se asignar un supervisor para cada equipo de contadores y ste asignar al
equipo las localizaciones que debe contar.
- A cada contador se le asignar un nmero de control y se le dar un mochila o
bolsa rotulada con dicho nmero para facilitar la identificacin del nmero de control
y el marbete entregado.
- Las personas asignadas como corredores debern recoger a intervalos de tiempo
regulares los marbetes ya llenados y llevarlos a la mesa de control para su captura,
de igual forma, proporcionarn a los capturistas los datos de los marbetes faltantes
solicitados por los supervisores.
Nota: En la supervisin del personal y del trabajo, se han detectado en ocasiones

anteriores, las siguientes causas ms frecuentes de error:
No se acomoda adecuadamente algn ttulo.
Se encuentran estibas o paquetes sueltos en la parte de atrs.
Se hace un conteo y luego se pasa un libro que estaba mal acomodado al
lugar correcto.

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01
Los nmeros no se anotan en el marbete en una forma legible.

El marbete no coincide con el libro.
Los paquetes no tienen el nmero de ejemplares que deberan tener.
No se anota el nmero asignado al contador.
4 DEFINICIONES
Nicho: Ubicacin fsica que corresponde a un espacio en la batera de estantes.

Documento vivo: Facturas, consignaciones y traspasos en trnsito o no despachados,
as como aquellos documentos generados que aun no se han surtido o cancelado.
Inventario terico: Existencia de ejemplares en el Sistema de Control de Inventarios.
Inventario fsico: Existencia de ejemplares que se localizan dentro del Almacn.
Pendientes de alta: Obras que fsicamente estn en el Almacn pero que falta dar de
alta en el inventario terico por falta de costo y precio definido.
Nmero de contador. Se anota el nmero asignado a la persona que cont.
Ejemplares x paquete. Se anota el nmero de ejemplares que hay en un paquete.
Cama. Nmero de paquetes que forman la base de la estiba.
Alto. Nmero de camas completas que tiene de alto la estiba.
Paquetes sueltos. Nmero de paquetes sueltos.
Ejemplares sueltos. Nmero de ejemplares sueltos.

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01
5 DESARROLLO
P L AN E AC I N E J E CU C I N CONTROL E V AL U AC I N Y M E J O R A
A) GERENCIA DE PRODUCCIN
A) GERENCIA DE PRODUCCIN A) GERENCIA DE PRODUCCIN B) JEFATURA DE TRFICO Y CONTROL D) GRUPO GERENCIAL
B) JEFATURA DE TRFICO Y CONTROL B) JEFATURA DE TRFICO Y CONTROL
C) PERSONAL DEL ALMACN
INICIO
B), C)
A) y B) C)
AL CONCLUIR
ESTABLECEN FECHA REALIZA ACOMODO VERIFICA QUE SE
PREVIO AL HAYAN CAPTURADO
DE INVENTARIO INVENTARIO TODOS LOS
MARBETES
B)
A) B)
PREPARA LISTADO EMITE LISTADO DE

DIFERENCIAS PARA
GIRA CIRCULAR A DE LOCALIZACIONES TERCER CONTEO;
TODAS LAS REAS PARA IMPRESIN DE ASIGNA PAREJAS DE
MARBETES CONTADORES
A) y B) C) C)
COLOCA LOS
EFECTA REUNIN MARBETES
PREVIA CON EL RECIBIDOS EN LAS EFECTAN TERCER
PERSONAL LOCALIZACIONES DE CONTEO
CADA TTULO
C) B), C)
AL CONCLUIR
ASIGNA PUESTOS A VERIFICA QUE SE
HAYAN CAPTURADO
CADA PARTICIPANTE TODOS LOS
MARBETES
B) B)
EMITE LISTADO DE
DIFERENCIAS PARA
ASIGAN PASILLOS A CUARTO CONTEO;
CADA GRUPO ASIGNA PAREJAS DE
CONTADORES
C) C)
EFECTAN PRIMER EFECTAN CUARTO

CONTEO CONTEO
B)
B), C) B), C) D)
AL CONCLUIR AL CONCLUIR
VERIFICA QUE SE VERIFICA QUE SE INVENTARIO
HAYAN CAPTURADO HAYAN CAPTURADO VALIDADO POR EL EVALA RESULTADO
OIC DEL PROCESO
TODOS LOS TODOS LOS
MARBETES MARBETES
D)
B) B) B)
MODIFICA EMITE LISTADO DE AJUSTO AUTOMTICO GENERA ACCIONES

ASIGNACIN DE DIFERENCIAS PARA EN EL SISTEMA DE CORRECTIVAS /
PASILLO QUINTO CONTEO INVENTARIOS PREVENTIVAS
C) B) B)
CON APOYO DEL OIC

EFECTAN SEGUNDO SE DETERMINA CUL VERIFICACIN Y
CONTEO ES EL CONTEO DOCUMENTACIN DE FIN
CORRECTO DIFERENCIAS


01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01

1. Gerencia de Definen fecha de inventario fsico.
Produccin
Jefatura de
Trfico y Control
2. Gerencia de Gira circular a todas las reas usuarias
Produccin informando fechas para la toma de
inventario y cierre temporal de
operaciones.
3. Jefatura de Actualiza el catlogo de localizaciones. Catlogo de
Trfico y Control localizacin,
FCE-ALM-RE.10
4. Jefatura de Realiza reunin previa a la toma de Acta de inicio de
Trfico y Control inventario, con todo el personal que toma fsica de
participar y explicar el procedimiento a inventario,
seguir para el inventario. FCE-ALM-RE.24
5. Personal del Realiza actividades de acomodo previas al
Almacn central inventario.
6. Jefatura de Enva listado de localizaciones al rea de
Trfico y Control sistemas para que se impriman los
marbetes.
7. Subgerencia de Imprime marbetes y enva al Almacn
Tecnologa de Central.
la Informacin
8. Personal del Coloca marbetes en cada una de las Marbete,
Almacn localizaciones, colocando los marbetes en FCE-ALM-RE.25
Central cada uno de los ttulos a contar.

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01

9. Jefatura de Asignan los puestos a cada uno de los
Trfico y Control participantes formando grupos para cada
Supervisores una de las actividades, de acuerdo al
personal disponible:
Se formaran 5 grupo de contadores con 5
elementos cada uno.
Se definen 5 supervisores.
Se definen 2 corredores.
Se definen 4 capturistas en la mesa de
control.
10. Jefatura de Asignan nmeros consecutivos a cada uno
Trfico y Control de los contadores.
Supervisores
11. Jefatura de Asignan a cada grupo de contadores un
Trfico y Control pasillo completo con el cual debern iniciar
Supervisores el conteo, se recorrern los pasillos de la
siguiente forma:
1er. Conteo.- Pasillos A y P
1er. Conteo.- 3er. Nivel todos los pasillos
1er. Conteo.- 2do. Nivel todos los pasillos
1er. Conteo.- 1er. Nivel todos los pasillos
Al finalizar el conteo de un pasillo, el grupo
de contadores continuar con el conteo del
pasillo inmediato al ltimo grupo de
contadores.
12. Contadores Inician el 1er. Conteo de los ttulos y
ejemplares.
13. Contadores Verifican que la localizacin a contar est
debidamente acomodada y en su caso
deber acomodarla para iniciar su conteo.

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01

14. Contadores Escriben en el marbete en forma legible, la Marbete,
informacin correspondiente. FCE-ALM-RE.25
Las secciones A, B y C del marbete sirven
para registrar en el caso de que la obra
tenga hasta tres lugares (estibas) en la
misma localizacin.
15. Contadores Desprenden del marbete el taln
correspondiente al conteo en curso y
guardar el marbete en la mochila
asignada; si slo se tienen paquetes y no
hay ejemplares sueltos, o al revs: si slo
hubiera ejemplares sueltos y no paquetes,
se debern llenar con X los espacios
vacos, con el fin de no sugerir que se
olvid anotar el dato.
16. Contadores / En caso de requerir un marbete, por Marbete,
Corredor encontrarse con una estiba que no lo tiene, FCE-ALM-RE.25
lo solicita al supervisor para su obtencin.
17. Corredor Recorre constantemente los pasillos para
recoger los talones que haya llenado cada
contador y los llevar a mesa de control
para su captura.
18. Capturistas / Capturan los marbetes.
Mesa de Control
19. Jefatura de Verifican que todos los marbetes colocados
Trfico y Control estn capturados al final del primer conteo;
Capturistas / de ser as, se proceder al segundo
Mesa de Control conteo.
20. Jefatura de Determina iniciar el 2do. conteo de los
Trfico y Control ttulos.
21. Jefatura de Asignan los pasillos a los equipos de
Trfico y Control manera que ninguno se repita.
Supervisores

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01

22. Jefatura de Asignan a cada grupo de contadores un
Trfico y Control pasillo completo con el cual debern iniciar
Supervisores el conteo, se recorrern los pasillos de la
siguiente forma:
2do. Conteo.- Pasillos A y P
2do. Conteo.- 3er. Nivel todos los pasillos
2do. Conteo.- 2do. Nivel todos los pasillos
2do. Conteo.- 1er. Nivel todos los pasillos
Al finalizar el conteo de un pasillo, el grupo
de contadores continuar con el conteo del
pasillo inmediato al que se cont, de
manera consecutiva.
24. Contadores Escriben en el marbete la informacin Marbete,
correspondiente. FCE-ALM-RE.25
misma localizacin.
25. Contador Desprende del marbete el taln
correspondiente al conteo en curso, anotar
los datos del inciso paso anterior y guardar
el marbete en la cangurera asignada; si
slo se tienen paquetes y no hay
ejemplares sueltos, o al revs: si slo
hubiera ejemplares sueltos y no paquetes,
se debern llenar con X los espacios
vacos, con el fin de no sugerir que se
olvid anotar el dato.
26. Corredores Recorren constantemente los pasillos para
recoger los talones que haya llenado cada
contador y los llevar a mesa de control
para su captura.

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01

27. Capturistas / Capturan los marbetes. Marbete,
Mesa de Control FCE-ALM-RE.25
28. Jefatura de Verifica que todos los marbetes colocados
Trfico y Control estn capturados al final del segundo
Supervisores conteo; de ser as, se proceder al tercer
conteo.
29. Jefatura de Emite listado del tercer conteo, en el que

Trfico y Control aparecern solamente aquellos marbetes
que resultaron con diferencias entre los
dos primeros conteos.
30. Jefatura de Proceden a contar por tercera vez los
Trfico y Control marbetes de esta lista.
Supervisores
31. Jefatura de Asignan parejas de contadores.
Trfico y Control
Supervisores
32. Jefatura de Asignan a cada pareja de contadores un
Trfico y Control grupo de marbetes con diferencias entre el
Supervisores primero y segundo conteo.
34. Contadores Escriben en el marbete en forma legible, Marbete,
los datos correspondientes. FCE-ALM-RE.25
misma localizacin
35. Contadores Anotan en cada hoja de listado del tercer
conteo los datos anteriores.

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01

36. Contador Entrega a la mesa de control el grupo de
Capturistas / hojas del listado del tercer conteo.
Mesa de Control
37. Capturistas / Capturan los marbetes. Marbete,

Mesa de Control FCE-ALM-RE.25
38. Jefatura de Al final del tercer conteo verifica que todos
Trfico y Control los marbetes estn capturados; de ser as,
Supervisores se proceder al cuarto conteo.
39. Jefatura de Emite el listado del cuarto conteo, en el

Trfico y Control que aparecern solamente aquellos
marbetes que resultaron con diferencias
entre los tres primeros conteos.
40. Jefatura de Cuenta por cuarta vez los marbetes de
Trfico y Control esta lista.
41. Jefatura de Da inicio al cuarto conteo.
Trfico y Control
Supervisores
42. Jefatura de Para el cuarto conteo se asigna parejas de
Trfico y Control contadores.
Supervisores
43. Jefatura de Asigna a cada pareja de contadores un
Trfico y Control grupo de marbetes con diferencias entre el
Supervisores primero y segundo y tercer conteo.


01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01

45. Contadores Escriben en el marbete en forma legible, Marbete,
los datos correspondientes. FCE-ALM-RE.25
misma localizacin.
46. Contadores Anotan en cada hoja de listado del cuarto
conteo los datos anteriores.
47. Contadores Entregan a la mesa de control el grupo de
Capturista / hojas del listado del cuarto conteo.
Mesa de Control
48. Capturista / El personal de mesa de control capturar
Mesa de Control los marbetes.
49. Jefatura de Al final del cuarto conteo se verificar que
Trfico y Control todos los marbetes estn capturados; de
Supervisores ser as, se proceder al quinto conteo.
50. Jefatura de Se emitir listado del quinto conteo, en el

Trfico y Control que aparecern solamente aquellos
marbetes que resultaron con diferencias
entre los cuatro primeros conteos.
51. Jefatura de Con auxilio del rgano Interno de Control,
Trfico y Control verifica cual es el conteo correcto y se
Organo Interno hacen las correcciones necesarias.
de Control
52. Jefatura de Se obtendr el listado comparativo entre la
Trfico y Control existencia terica y la fsica.
53. Jefatura de Hace las aclaraciones necesarias, Acta de cierre de
Trfico y Control supervisados por el rgano Interno de toma fsica de
Supervisores Control y se elaborarn las correcciones inventario,
que procedan. FCE-ALM-RE.26
Capturista /
Mesa de Control

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01

54. rgano Interno Valida el inventario fsico, si el proceso y
de Control los resultados del inventario son
satisfactorios.
55. Gerencia de Corre el proceso automtico de ajuste, el

produccin cual hace los movimientos de entrada y
salida y actualiza la existencia terica con
la fsica.
56. Jefatura de Aclara las diferencias de inventario que el
Trfico y Control rgano Interno de Control requiera en un
periodo de 10 das hbiles despus de
haber concluido el inventario, una vez que
el reajuste este avalado por el rgano
Interno de Control, personal del almacn
capturar dichos reajustes.
Remite informacin a la Subgerencia de
Almacn y Trfico.
57. Subgerencia de Evala resultado del procedimiento.

Almacn y
Trfico/
Supervisor
58. Subgerencia de Genera acciones correctivas o preventiva.
Almacn y
Trfico/
Supervisor Termina Procedimiento.

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01

6.2 FCE-ALM-RE.10 Catlogo de localizacin
7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS.

7.1 FCE-ALM-RE.24 Acta de Inicio de Toma Fsica de
Inventario
7.2 FCE-ALM-RE.25 Marbete
7.3 FCE-ALM-RE.26 Acta de Cierre de Toma Fsica de
Inventario
de Toma Fsica de Inventario
COPIAS PUESTO REA



Informacin
5 Subgerente de Almacn y Trfico Subgerencia de Almacn y
Trfico

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01

Alineacin al Sistema
01.08.05 00 Todas Representante de de Gestin de la
la Direccin Calidad del Fondo de
Cultura Econmica
Revisin integral de la
01.09.05 01 Todas Comisin de implementacin del
Calidad Sistema de Gestin de
la Calidad

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01
ANEXO 7.1
FCE-ALM-RE.24
ACTA DE INICIO DE
TOMA FSICA
DE INVENTARIO

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01

01.09.05 FCE-ALM-RE.24
ACTA DE INICIO DE TOMA
Referencia: Revisin:
FSICA DE INVENTARIO FCE-ALM-PR.07 1
FECHA:__________

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01
1. TTULO:
ACTA DE INICIO DE TOMA FSICA DE INVENTARIO

Contar con un documento que permita formalizar y registrar la situacin al inicio
de la toma fsica del inventario.
Jefe del Departamento de Trfico y Control.
Medio electrnico o mquina.

1 Fecha Anotar el da, mes y ao en que se inicia la toma fsica del
inventario.
2 Descripcin Registrar la situacin al inicio de la toma fsica del inventario.
de
actividades

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01
ANEXO 7.2
FCE-ALM-RE.25
MARBETE

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01
Cdigo del documento: Revisin:

FCE-ALM-RE.25 1
AL-OP7-1
PARTE No. 2 MARBETE No. PARTE No. 1 MARBETE No.
Fecha de inventario
SEGUNDO CONTEO PRIMER CONTEO
Marbete No. CLAVE LOCALIZACIN CLAVE LOCALIZACIN
TTULO TTULO
Clave AUTOR AUTOR
CONTEO FSICO CONTEO FSICO
Localizacin Contador No. A B C Contador No. A B C
Ejemplares por paquete Ejemplares por paquete
Ttulo Paquetes por cama Paquetes por cama
Paquetes de alto Paquetes de alto
Autor Paquetes sueltos Paquetes sueltos
Ejemplares sueltos Ejemplares sueltos

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01
1. TTULO:
MARBETE.

Contar con un documento para realizar la toma fsica de inventario de
existencias en el almacn.
Manual y Medio Electrnico.

1 Fecha de Anotar la fecha de inicio de la toma fsica de inventario.
inventario
2 Marbete No. Anotar el numero consecutivo de marbete.
3 Clave Anotar la clave del ttulo que se deber contar.
4 Localizacin Anotar la localizacin fsica del ttulo en los estantes del
almacn.
5 Ttulo Anotar el ttulo del los ejemplares a contar.
6 Autor Anotar el autor del ttulo a contar.
7 Contador Anotar el nmero de contador que realiz el conteo de ese
No. ttulo.
8 Ejemplares Anotar el nmero de ejemplares que contiene el ttulo que se
por paquete esta contando.
9 Paquetes Anotar el nmero de paquetes que contiene cada nivel (cama)
por cama en la estiba, es decir, contar el numero de paquetes que forma
un nivel en la estiba.
10 Paquetes de Anotar el nmero de camas de que est formada la estiba.

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01

alto
11 Paquetes Anotar el nmero de paquetes que no completan una cama o
sueltos estn sueltos.
12 Ejemplares Anotar el nmero de ejemplares que no llegan a formar un
sueltos paquete completo.
13 A, B, C Estibas en que se encuentra cada obra dentro de la
localizacin.

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01
ANEXO 7.3
FCE-ALM-RE.26
ACTA DE CIERRE DE
TOMA FSICA
DE INVENTARIO

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01

01.09.05 FCE-ALM-RE.26
ACTA DE CIERRE DE TOMA
FSICA DE INVENTARIO Referencia: Revisin:
FCE-ALM-PR.07 1
FECHA:__________

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01
6. TTULO:
ACTA DE CIERRE DE TOMA FSICA DE INVENTARIO

Contar con un documento que permita formalizar y registrar la situacin al inicio
de la toma fsica del inventario.
Medio electrnico.

1 Fecha Anotar el da, mes y ao en que se inicia la toma fsica del
inventario.
2 Descripcin Registrar la situacin al inicio de la toma fsica del inventario.
de
actividades

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01
ANEXO 7.4
FCE-ALM-FV.07

CARACTERSTICAS DE TOMA FSICA DE
INVENTARIO

01.09.05 FCE-ALM-PR.07 01

01.09.05 FCE-ALM-FV.07
PROCEDIMIENTO DE TOMA FSICA DE INVENTARIO, FCE-ALM-PR.07

Plan de
control reaccin/
acciones en
caso de no
conformidad
Marbetes en Reporte de 100% Al momento Comparacin Base de Colocacin de
ttulos supervisores colocacin de su contra datos marbete
localizados de colocacin Catlogo de faltante
marbetes Marbetes
Conteo Resultado 100% de la Al momento Coincidencia Base de Solicitar nuevo
correcto informacin de la de datos datos conteo
del marbete recepcin entre cada conforme
conteo procedimiento
Produccin
Manejo de Almacenes III.2 Procedimiento 2
III.2 De Materiales
15.10.05 Gerencia de Administracin y Finanzas

Procedimiento de - FCE-GAF-PR.06 00
Almacn de Materiales de Papelera Pginas : Tipo de documento: Nivel:
y Bienes de Consumo 1/17 Procedimiento 2
PROCEDIMIENTO
DE ALMACN DE MATERIALES DE
PAPELERA Y BIENES DE CONSUMO

1 OBJETIVO
Este documento establece el procedimiento para el manejo de almacn de

materiales de papelera y de bienes de consumo.
2 ALCANCE
El presente procedimiento es aplicable a todas las reas del Fondo de Cultura

Econmica que requieren este tipo de materiales para el desarrollo de sus
actividades.
El procedimiento abarca desde el control de inventario y existencias, la compra

de los materiales de papelera y bienes de consumo, hasta la entrega y control
de los materiales a las unidades administrativas del FCE.
3 POLTICAS
A toda compra de materiales de bienes de consumo que realice el Departamento

de Adquisiciones se le deber dar entrada al almacn de papelera para realizar
el registro correspondiente a excepcin de las compras de suministros no
existentes que las reas compren por fondo revolvente.
La mercanca que reciba el responsable del almacn de papelera y bienes de

consumo deber ir acompaada de una copia de la factura o remisin y pedido
mismos que deber conservar para su control.
El responsable del almacn deber revisar cuidadosamente en presencia del

proveedor o transportista, la mercanca con el propsito de recibir nicamente la
solicitada, completa y en ptimas condiciones.
El responsable del almacn podr rechazar los pedidos de mercancas cuando

presenten diferencias a lo solicitado, indicando al proveedor que deber
modificar la factura o remisin correspondiente, lo cual ser notificado a los jefes
de los departamentos de Servicios Generales y de Adquisiciones.
El horario para recibir y surtir los bienes de consumo, ser de 10:00 a 14:00
horas en los das establecidos en el calendario de abastecimiento por Unidad

Administrativa, con excepcin de las fechas en que se realice el inventario,

razn por la cual el almacn permanecer cerrado.
El suministro de bienes de consumo se limitar al mnimo indispensable y

deber estar amparado por el vale correspondiente, el cual estar debidamente
requisitado y firmado por personal autorizado de acuerdo al catlogo de firmas
autorizadas vigente.
El rea solicitante solo podr requerir los bienes de consumo estrictamente

necesarios, evitando sobreexistencias, de los mismos en su lugar de trabajo,
dando cumplimiento a las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina
presupuestales y a la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico.
Las reas solicitantes debern aceptar, (de ser el caso), se les suministre
papelera y bienes de consumo similares a los solicitados a fin de desplazar los
de poco movimiento que hay en el almacn evitando acumular material de nulo
movimiento que reduzca espacios en el almacn, y as dar cumplimiento a las
disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestales y a la Ley
de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico.

4 DEFINICIONES
Bienes de consumo: Los que por su utilizacin en el desarrollo de las

actividades que realizan las dependencias y entidades, tienen un desgaste
parcial o total y son controlados a travs de un registro global en sus inventarios,
dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

5 DESARROLLO
5.1. DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Instrumenta levantamiento de
Recibe el vale y revisa llenado y
inventario de papelera y
firmas autorizadas y verifica
consumibles y solicita compra
existencia de materiales
consolidada
DSG 8
DSG 1
En base al inventario instruye al

Departamento de Adquisiciones Si Hay existencia No
realizar la compra conforme al de bienes?
procedimiento correspondiente
SRMySG 2
Turna el vale al responsable de Informa al solicitante que no se

papelera para suministrar los tienen existencias y devuelve el vale
Lleva a cabo la compra de los materiales de papelera
materiales DSG 10 DSG 9
DA 3
Entrega los materiales y recaba sello Recibe vale y sumistra los 1

en la factura y pedido, deja una para materiales indicando las
tramite de pago cantidades
P 4 RAP 11
1/2
Recibe materiales y actualiza base
de datos, archiva pedido y factura y
acomoda materiales para facilitar
localizacin y entrega
RAP 5
RESPONSABLES DE LA ACTIVIDAD
Verifica en el calendario de Planear
SRMySG: Subgerencia de Recursos
abastecimiento la fecha en que le Materiales y Servicios Generales
corresponde a la Unidad Hacer DSG: Departamento de Servicios
Administrativa solicitar papelera y Generales.
bienes de consumo Verificar DA: Departamento de Adquisiciones.
AS 6 P: Proveedor.
RAP: Responsable del Almacn de
Actuar
Papelera.
AS: rea Solicitante.
Elabora y firma el vale de papelera
y lo entrega al titular del
Departamento de Servicios
Generales
AS 7
Vale de Papelera

1/2
Entrega los materiales a la

persona designada por el rea
Captura en el Sistema de Control
solicitante
de Inventarios de Materiales de
RAP 12
Papelera y Bienes de Consumo
la salida del material suministrado
RAP 16
Recibe los artculos y revisa que

sean los solicitados y estn
completos
AS 13 Archiva los vales atendidos,
elabora el reporte quincenal y
lo entrega al titular del
Generales
No Son los Si RAP 17
solicitados y
estn completos?
1
Firma de recibido en el vale y lo Fin

2 entrega al Responsable del
Almacn de Papelera
AS 14
Recibe vale firmado y lo

ordena por fecha
RAP
15
Vale de Papelera
RESPONSABLES DE LA ACTIVIDAD
Planear
SRMySG: Subgerencia de Recursos
Hacer Materiales y Servicios Generales
DSG: Departamento de Servicios
Verificar Generales.
DA: Departamento de Adquisiciones.
P: Proveedor.
Actuar
RAP: Responsable del Almacn de
Papelera.
AS: rea Solicitante.

5.2. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
1. Departamento de Instrumenta el levantamiento de

Servicios existencia de insumos de papelera,
Generales materiales y consumibles y el
comportamiento de entregas
realizadas en el periodo a las
diferentes reas del FCE, que
servir para hacer un estimado de
los materiales que realmente se
utilizan, para realizar la compra
consolidada de los mismos.
2. Subgerencia de En base al levantamiento de los

Recursos insumos de papelera existentes y
Materiales y los consumos semestrales instruye
Servicios al Departamento de Adquisiciones
Generales para que lleve a cabo el proceso de
compra consolidada conforme al
procedimiento de compra
3. Departamento de Lleva a cabo el proceso de compra

Adquisiciones de papelera, insumos y materiales
de consumo
4. Proveedor Hace entrega los materiales de

papelera insumos y materiales de
consumo al Almacn de Papelera
del FCE recabando el sello de
entrada al almacn en la factura y
el pedido dejando una copia de
ambos en el mismo, requisito
indispensable para tramitar su
pago.
5. Responsable del Recibe material lo registra y

Almacn de actualiza su base de datos, archiva
Papelera la copia del pedido y de la factura
para cualquier aclaracin y procede


a acomodar el material en el lugar
que le corresponda en los
anaqueles del almacn a fin de que
este listo y fcilmente localizable
para su entrega y avituallamiento
(en el caso del de cafetera)
6. rea Solicitante Verifica en el Calendario de

Suministro de Papelera y Bienes
de Consumo correspondiente al
ejercicio fiscal en curso, la fecha en
que le corresponde a la unidad
administrativa.
7. rea Solicitante Requisita con las firmas - Vale de Papelera
autorizadas para tal efecto el Vale
de Papelera y lo entrega al titular
del Departamento de Servicios
Generales.
8. Departamento de Recibe el vale y revisa firmas - Firmas autorizadas
Servicios autorizadas, as como la existencia para el suministro
Generales de bienes de papelera y
consumibles
Hay existencia de los bienes
solicitados?
S: pasa a la actividad 10.

No: pasa a la actividad 9.
9. Departamento de Informa al solicitante que no tiene
Servicios en existencia el material solicitado y
Generales devuelve el Vale de Papelera, con
lo cual se da por concluido el
procedimiento
10. Departamento de Turna vale autorizado al
Servicios responsable de papelera para que
Generales suministre los materiales
11. Responsable del Recibe vale autorizado y procede a

Almacn de surtir los artculos que se tienen en
Papelera existencia, indica en el vale las
cantidades de los materiales


entregados y elimina (tacha) los
que no se tuvieron
12. Responsable del Entrega los materiales de papelera
Almacn de y/o bienes de consumo a los
Papelera encargados de recibir los
materiales
rea Solicitante Recibe los artculos y revisa que
13. correspondan a los solicitados y
estn completos.
Son los solicitados y estn
completos?
No? regresa a la actividad 11.

S? contina en la actividad 14.
rea Solicitante Firma de recibido en el Vale de - Vale de Papelera
14.
Papelera y lo entrega al
responsable de papelera
Responsable del Recibe vale firmado y los ordena
15.
Almacn de por fecha
Papelera
Responsable del Captura en el Sistema de Control

16.
Almacn de de Inventario de Materiales de
Papelera Papelera y Bienes de Consumo la
salida de los artculos
suministrados
Responsable del Archiva los vales atendidos en el
17.
Almacn de rea de Servicios Generales,
Papelera elabora reporte quincenal de
existencias y lo entrega al titular del
Generales. Dando fin al
procedimiento

6 REFERENCIAS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS

6.2 FCE-GAF-DE.10 Lineamientos generales para la
administracin de almacenes de las
dependencias y entidades de la
Administracin Pblica Federal

7.1 FCE-GAF-RE.21 Vale de Papelera
7.2 FCE-GAF-RE.22 Firmas autorizadas para el suministro de
papelera y consumibles

COPIAS PUESTO REA

Original Gerente General Gerencia General
1 Gerente de Administracin y Gerencia de Administracin y
Finanzas Finanzas
2 Sistema de Control Unidad de Planeacin
Documental (Representante de la
Direccin)
4 PDF Medio Electrnico Subgerencia de Tecnologa de
la Informacin
FECHA REVISIN PGINAS ORIGINADOR DEL NATURALEZA DEL CAMBIO

AFECTADAS CAMBIO
15.10.05 00 Todas Gerencia de Emisin del Procedimiento

Administracin y
Finanzas

ANEXO 7.1
FCE-GAF-RE.21
VALE DE PAPELERA

rea Solicitante
VALE DE PAPELERIA Fecha
CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIN DEL ARTCULO OBSERVACIONES
............................................... ............................................... ............................................... ...............................................

Vo.Bo. DEPARTAMENTO AUTORIZ DESPACH RECIBI

1. TITULO:
Vale de Papelera

Contar con un documento que permita controlar el adecuado
abastecimiento de los artculos de papelera y cafetera.
rea solicitante
Automatizada

1. rea solicitante Nombre del rea solicitante
2. Fecha Da, mes y ao de la solicitud
3. Cantidad Especificar el nmero de unidades que se requieren de
cada artculo solicitado
4. Unidad Especificar la unidad de medida del artculo solicitado
5. Descripcin del Anotar las caractersticas fsicas del artculo requerido
artculo
6. Observaciones Comentarios generales que se consideren pertinentes
7. Vo Bo Nombre y firma del jefe del rea que solicit los
Departamento materiales
8. Autoriz Nombre y firma del jefe del rea que autoriza la solicitud
9. Despach Nombre y firma del responsable de papelera que
despach los materiales
10. Recibi Nombre y firma de la persona del rea solicitante que
recibi los materiales

ANEXO 7.2
FCE-GAF-RE.22
FIRMAS AUTORIZADAS PARA EL

SUMINISTRO DE PAPELERA Y
CONSUMIBLES

FONDO DE CULTURA ECONMICA

GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
SUBGERENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
FORMATO DE FIRMAS AUTORIZADAS PARA EL SUMINISTRO DE PAPELERA Y CONSUMIBLES
NOMBRE DEL TITULAR DEL REA REA DE ADSCRIPCIN FIRMA AUTORIZADA
(1) 1 2 3
NOMBRE DEL PERSONAL

AUTORIZADO PARA SOLICITAR REA DE ADSCRIPCIN FIRMA AUTORIZADA
PAPELERA
(2) 6
4 5
NOMBRE DEL PERSONAL

AUTORIZADO PARA SOLICITAR REA DE ADSCRIPCIN FIRMA AUTORIZADA
PAPELERA
(3) 7 8 9
1) Nombre, cargo y firma del titular del rea que solicita (hasta nivel de subgerente)
2) Nombre, cargo y firma del personal autorizado para solicitar papelera y consumibles
3) Nombre, cargo y firma del personal autorizado para solicitar papelera y consumibles

1. TITULO:
Firmas autorizadas para el suministro de papelera y consumibles

Tener un registro del personal facultado para autorizar y/o solicitar el
suministro de papelera y consumibles.
rea solicitante
Manual

1. Nombre del titular - Nombre del titular del rea (Gerente o Subgerente)
del rea
2. rea de - Nombre de la Gerencia o Subgerencia solicitante
adscripcin
3. Firma autorizada - Firma del titular del rea (gerente o subgerente)
4y7 Nombre del - Nombre del personal designado por el titular del rea
personal para hacer la solicitud de papelera y consumibles
autorizado para
solicitar papelera
5y8 rea de - Nombre del rea solicitante
adscripcin
6y9 Firma autorizada - Firma del personal designado por el titular del rea para
hacer la solicitud de papelera y consumibles
Produccin
Manejo de Almacenes IV Procedimiento 2
IV. Cdulas de Validacin

Produccin
IV.1 De Almacn
Produccin
IV.2 De Materiales
Produccin
Manejo de Almacenes V Procedimiento 2
V. Cdula de Aprobacin
Produccin
Manejo de Almacenes V Procedimiento 2
Formato de Justificacin Regulatoria Versin 3.01
Para el anlisis normativo de la regulacin interna. Actualizado a

Oct. 08
Unidad administrativa responsable del diseo o elaboracin del documento normativo:
Gerencia de Aministracin y Finanzas / Gerencia de Produccin
Adscripcin: Institucin:
Gerencia General Fondo de Cultura Econmica
I. Datos del proyecto normativo

I.1. Nombre del documento normativo
Manual de Procedimientos para el Manejo de Almacenes
I.2. Objetivo del documento normativo
Dar cumplimiento mesuradamente a los lineamientos generales para la administracin de almacenes

de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal. Presentar y describir los
procedimientos que operan en el FCE en materia de manejo de almacenes.
Definir las actividades y polticas de operacin que delimitan el campo de actuacin del personal
involucrado en los procedimientos. Servir como material de consulta para la induccin y capacitacin
del personal.
II. Fundamentacin del Proyecto Normativo

II.1. Fundamento jurdico
Nombre del ordenamiento o disposicin Artculo, numeral o fraccin aplicable
Estatuto Orgnico del FCE Artculo 19 Fracc. III
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Pblica Federal Art. 19
III. Motivacin del Proyecto normativo
III.1. Razones que jurdica o administrativamente hacen necesaria la expedicin del

proyecto.
A. Alguna ley u ordenamiento obliga a emitir el documento normativo?
En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, cules son los fines u objetivos que conforme al mandato previsto en esa ley u ordenamiento, debe lograr el
documento normativo.
La Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal establece en su artculo 19 que se deben emitir los manualesde organizacin,
procedimientos y de servicios al publico.
Lineamientos Generales para la Administracin de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal,
publicados en el Diario Oficial de la Federacin el 11 de noviembre de 2004.
III.2. Razones que operativamente hacen necesaria la expedicin del proyecto.
A. Existe alguna problemtica que hace necesaria la emisin del documento normativo?
En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, en qu consiste dicha problemtica y cmo es que el documento normativo la resolver o atender:
B. El documento normativo es necesario como parte de una mejora continua, o para evitar obsolescencia o para cumplir con una
instruccin de algn superior?
En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, por qu es necesario actualizar la regulacin y en qu consiste esta ltima.
IMPORTANTE. Contine el llenado de este formato en las siguientes pestaas, para obtener el grado de calidad
regulatoria del instrumento.
Atributos de Calidad
Regulatoria
A. Eficaz 75% VERDADERO 45%
B. Eficiente 100% VERDADERO 10%
C. Consistente 100% VERDADERO 25%
D. Claro 90% VERDADERO 20%
Grado de CR: 87% VERDADERO
RESULTADO: El documento cumple con el grado mnimo de Calidad Regulatoria

Justificacin Regulatoria. Atributo "A. Eficaz".
A Eficaz Cuando
cumple al
65% las
Un documento normativo es eficaz cuando su contenido es el apropiado siguientes
para alcanzar los objetivos para el que fue creado. condiciones
Un documento normativo es EFICAZ cuando cumple con las siguientes condiciones:

Ponderacin
Cumple No Cumple N/A de cada
condicin:
Existen precedentes o un diagnstico integral que avale que las
1 disposiciones del documento normativo producirn los efectos esperados X 10% 0
por el emisor.
Las disposiciones del documento normativo pueden ser cumplidas en la

2 X 25% 0.25
realidad (material o jurdicamente).
Las obligaciones que derivan del documento normativo expresan

3 claramente: el sujeto obligado, los plazos y en su caso los medios para X 10% 0.1
cumplirlas.
Existen disposiciones directamente enfocadas a atender o resolver la

4 X 15% 0.15
problemtica o situacin para la que se cre dicha regulacin.
5 Las disposiciones del documento normativo pueden ser aplicadas de forma X 10% 0.1
homognea y no generan vacos ni indefinicin.
Las autorizaciones, decisiones, aprobaciones o resoluciones que deriven

6
del documento normativo:
N/A
Estn diseadas para emitirse de manera automtica y sin ninguna
6.1 valoracin subjetiva, considerando solamente si se cumplieron o no los X 5% 0.05
requisitos o condiciones que previamente se hayan fijado.
En su defecto, si se emiten de forma subjetiva o discrecional, existen

6.2 reglas, criterios o parmetros objetivos que aseguren homogeneidad, X 10% 0.1
transparencia, imparcialidad y equidad en las mismas.
El documento normativo no requiere de la emisin o aplicacin de

7 X 15% 0
regulacin complementaria, para cumplir con sus objetivos.
Total: 100%
Ponderacin obtenida: 75% Mnimo

requerido:
65%
Justificacin Regulatoria. Atributo "B. Eficiente".
B Eficiente Cuando
cumple al
55% las
Un documento normativo es eficiente cuando los beneficios que genera son siguientes
mayores a los costos que implica su cumplimiento y estos ltimos estn condiciones
justificados y son razonables.
Un documento normativo es EFICIENTE cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple
Las obligaciones, cargas o requerimientos de informacin que impone el Ponderacin de
1
documento normativo: cada condicin:
1.2 Tienen un valor o utilidad para los procesos o procedimientos en que aplican. X 30% 0.3
Son estrictamente indispensables y no pueden ser sustituidas por informacin

1.3 o validaciones que obtenga el rea requirente de otras unidades X 25% 0.25
administrativas o sistemas internos.
1.4 Tienen sustento en ordenamientos de mayor jerarqua. X 45% 0.45
Total: 100%

requerido:
55%
Justificacin Regulatoria. Atributo "C. Consistente".
Cuando cumple
C Consistente al 70% las
siguientes
Un documento normativo es consistente cuando su estructura y contenido condiciones
estn estandarizados y sus disposiciones son congruentes con el marco
normativo vigente.
Para saber si su documento normativo cuenta con este atributo de calidad regulatoria, primero
identifique y en su caso llene los datos que aparece a continuacin:
Marco Normativo Interno de

Tipo de Documento: Manual Materia/Tema: operacin (sustantivo)
Marco normativo referencial

II.1. Ordenamientos de jerarqua superior que regulan la misma materia o tema del documento
normativo:
Artculos de
Nombre del ordenamiento o disposicin aplicacin
especfica
Artculo 22
Estatuto Orgnico del Fondo de Cultura Econmica fraccin VI
Lineamientos Generales para la Administracin de Almacenes de las Dependencias y
Entidades de la Administracin Pblica Federal, publicados en el Diario Oficial de la
Federacin el 11 de noviembre de 2004.
II.2. Ordenamientos de igual jerarqua que se ubican dentro del mismo tema o materia en que se
encuentra el documento normativo:
Nombre del ordenamiento o disposicin
Manual de Procedimientos
II.3. Ordenamientos o instrumentos de menor jerarqua que se ubican por debajo del documento
normativo o que se vinculan directa o indirectamente con su implantacin, operacin o realizacin:
Nombre del ordenamiento o disposicin
Un documento normativo es CONSISTENTE cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple Ponderacin de
cada condicin:
Sus disposiciones no contradicen ni se contraponen con el marco normativo
1 X 25% 0.3
vigente.
Sus disposiciones no duplican preceptos ya existentes en el marco normativo

2 X 35% 0.4
vigente.
3 La denominacin del documento normativo:
3.1 Anuncia con claridad los objetivos o tema que regula. X 10% 0.1
Es congruente con el tipo de regulacin a que corresponde el

3.2 documento normativo. X 20% 0.2
(Homologacin normativa. Ejemplo: Lineamientos, Acuerdo, etc.)
3.3. No excede de 200 caracteres (incluyendo letras, nmeros y espacios) X 10% 0.1
Total: 100%

requerido:
70%
Justificacin Regulatoria. Atributo "D. Claro y sencillo".
Cuando cumple
D Claro al 80% las
siguientes
condiciones
Un documento normativo es claro, cuando est escrito de forma sencilla y
precisa, para que sea fcilmente entendible.
Un documento normativo es CLARO cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple Ponderacin de
cada condicin:
Evita palabras, transcripciones o repeticiones innecesarias
1 (Muletillas, redundancias, grupos de palabras que se pueden sustituir por una sola, X 10% 0.1
palabras que no agregan informacin relevante).
Evita textos que no necesariamente implican mandatos o reglas y que

2 X 10% 0.1
pueden ser simplemente argumentativos o justificativos.
Contiene oraciones y prrafos breves.

3 (Oraciones con mximo 50 palabras y en su caso, prrafos compuestos por mximo X 10% 0
10 oraciones)
Contiene oraciones estructuradas de manera lgica al utilizar el orden ms

4 X 10% 0.1
simple (sujeto, verbo y predicado).
5 Contiene oraciones formuladas en sentido positivo en lugar de negativo. X 10% 0.1
Contiene trminos precisos que se usan de manera consistente en todo el

6 X 10% 0.1
documento.
Contiene trminos de uso comn en lugar de expresiones arcaicas o

7 X 10% 0.1
rebuscadas.
Contiene definiciones para evitar la vaguedad y ambigedad del

8 X 10% 0.1
documento.
Contiene siglas precedidas de la denominacin completa del nombre o

9 X 10% 0.1
concepto referido slo la primera vez que se utiliza en el texto.
Identifica las secciones o apartados del documento con literales y nmeros

10 X 10% 0.1
(cuidando su secuencia y sin mezclarlos).
Total: 100%

requerido:
80%
COMERI: 26-IV-2010

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FECHA DE AUTORIZACIN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

Integrado por : Fechas de Autorizacin:

El presente manual se integr con la finalidad de atender los Lineamientos

En el contenido se seala los diferentes almacenes que operan en la entidad y

Cada uno de los procedimientos contienen su propio objetivo, alcance, polticas,

Los procedimientos permiten administrar, ejercer y mantener un control de las

En lo que respecta a los procedimientos del almacn de producto terminado, la

Por ejemplo, dentro del procedimiento de acomodo y surtido se establece la

Con relacin al procedimiento de almacn de materiales de papelera y bienes

II. Objetivos del Manual

Dar cumplimiento mesuradamente a los lineamientos generales para la

Presentar y describir los procedimientos que operan en el FCE en materia de

Definir las actividades y polticas de operacin que delimitan el campo de

Servir como material de consulta para la induccin y capacitacin del personal.

3.1 De Almacn III.1

Fecha de revisin: Nmero de documento: Revisin:

A. REVISIONES Y APROBACIONES DEL DOCUMENTO

Actividad Funcin Nombre Firma Fecha

Fecha de revisin: Nmero de documento: Revisin:

Normar las actividades que integran el proceso de recepcin de producto al Almacn

1. Todo el producto que ingrese al Almacn Central deber contar con la

2. El rea de recepcin deber permanecer libre antes de cada recepcin.

3. El sello plasmado en la remisin significa que el producto/proceso es liberado

4. La etiqueta verde de liberacin significa que el producto/proceso es liberado en

5. Cuando el producto propiedad del FCE traiga consigo una ficha de

Fecha de revisin: Nmero de documento: Revisin:

A) SUPERVISOR DE ALMACN - RECEPCIN Y A) SUPERVISOR DE ALMACN -

DEVUELVE VERIFICA CANTIDAD

IDENTIFICA IDENTIFICA EVALA

ENVA MUESTRAS AL ENVA A CONTROL DE

ENTRADA PROCESO SALIDA

Fecha de revisin: Nmero de documento: Revisin:

5.2 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

Fecha de revisin: Nmero de documento: Revisin:

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

Fecha de revisin: Nmero de documento: Revisin:

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

12. Supervisor de Libera remisin al transportista.

Fecha de revisin: Nmero de documento: Revisin:

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

Fecha de revisin: Nmero de documento: Revisin:

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

Fecha de revisin: Nmero de documento: Revisin:

6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS

ID. NO. DOCUMENTO TTULO

7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS

ANEXO NO. DOCUMENTO TTULO

Fecha de revisin: Nmero de documento: Revisin:

COPIAS PUESTO REA

1 Gerente General Gerencia General

2 Sistema de Control Documental Unidad de Planeacin

4 PDF Medio Electrnico Subgerencia de Tecnologa de la

FECHA REVISIN PGINAS ORIGINADOR DEL NATURALEZA DEL

Fecha de revisin: Nmero de documento: Revisin:

Fecha de revisin: Nmero de documento: Revisin:

CODIGO DEL DOCUMENTO: FCE-ALM-RE.01 REVISIN: 1

CANTIDAD DE PAQUETES O CAJAS CANTIDAD POR PAQUETE O CAJA TOTAL DE EJEMPLARES

Fecha de revisin: Nmero de documento: Revisin:

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:

5. DESCRIPCIN DE LLENADO DE ELEMENTOS:

Id. Elemento Descripcin