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Protocolo de investigacin
2. Caractersticas de los almacenes
3. Marco terico de reduccin de costos
4. Almacenes de distribucin
5. Control de inventarios
CAPTULO I
PROTOCOLO DE INVESTIGACIN
1. "GESTIN DE ALMACENES PARA LA REDUCCIN DE COSTOS EN
EMPRESAS DISTRIBUIDORAS"
2. TTULO
1. La gestin de almacenes para empresas que se dedican a producir alimentos,
insumos y productos de higiene de consumo masivo, es importante por ser el
lugar donde se manipula, guarda y conserva antes que llegue al cliente.
El movimiento de productos terminados destinados para la alimentacin y el
consumo cobra mayor importancia en un almacn. Ya que cualquier defecto
en su presentacin inmediatamente es rechazado.
As mismo, en el almacn se detiene a realizar un control de las existencias
como tenemos: cantidad, vencimiento, adecuada rotacin, clasificacin, etc.
Y por ltimo, el almacenamiento propiamente dicho debe ser el as adecuado
para realizar una rpida identificacin y colocacin del producto. Contando
para ello con los medios de almacenamiento ms modernos.
Por esta razn resulta importante que el almacenamiento, el control y el
manejo de tan importantes elementos vayan al nivel de la tecnologa.
2. PROBLEMTICA DEL ESTUDIO
Slo, considerando las operaciones de recepcin, en l actualidad los costos
referentes a las descargas son S/. 16,500 anuales, dependiendo del tonelaje
transportado.
Los costos incurridos en los puntos anteriores hacen que los precios se inflen.
1.
1. Reducir los costos de operacin de un almacn de productos de consumo
masivo.
2. OBJETIVO GENERAL
3. OBJETIVOS ESPECFICOS
2. OBJETIVOS
Usar medios fsicos de almacenamiento para realizar las actividades del rea.
1.
1. Costo: desde el punto de vista econmico, la aplicacin de la Gestin de
Almacenes disminuir los costos en inventarios, manipulacin de
inventarios, personal, entre otros.
Tiempo: con la aplicacin de Gestin de Almacenes, los tiempos de
abastecimiento, recepcin y entrega disminuirn considerablemente, lo que
1.
TIEMPO
LISTADO DE ACTIVIDADES
Presentacin y Sustentacin.
De Almacenes.
Distribucin Comercial.
CAPTULO II
CARACTERSTICAS DE LOS ALMACENES
1.
Entre los elementos que forman la estructura del sistema logstico, en las empresas
industriales o comerciales, el almacn es una de las funciones que acta en las dos
etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribucin fsica,
constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de al
empresa; sin embargo, muchas veces fue olvidada por considerrsele como la
bodega o depsito donde se guardaban los materiales que produccin o ventas
requera.
Su dependencia de los elementos mencionados, se basaba en la necesidad de contar
con los materiales y pro eso se destinaba a trabajar en l personal de confianza de
los dirigentes.
ALMACN
El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una
empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia,
control y abastecimiento de materiales y productos.
2. FUNCIN DE ALMACENES Y SU ORGANIZACIN
3. FUNCIONES DEL ALMACN
La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios
factores tales como el tamao y el plano de organizacin de la empresa, el grado de
descentralizacin deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los
equipos y facilidades de manufactura y de al programacin de la produccin. Sin embargo,
para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de
almacenes:
Recepcin de Materiales
Almacenamiento de materiales.
Despacho de materiales.
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas
con su debido control).
Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente pro personal ajeno al almacn.
La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l,
y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control
de inventarios.
La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar
modificaciones pertinentes con mnima inversin.
El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento
propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones de
operacin.
1. TIPOS DE ALMACN
El almacn puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, o una tienda de productos
de consumo.
Los almacenes se pueden diferenciar segn:
A. Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso
cuando del establecimiento (fbrica) rene en su propia sede todos los almacenes,
mientras que se presenta el segundo caso cuando hay sectores del almacn situados
en otros lugares.
En cuanto a la conformacin interna, los almacenes pueden estar constituidos por
locales nicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La
disponibilidad de un local nico obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo
que su control se hace ms difcil, especialmente si tal local resulta muy grande y
contiene columnas o estanteras que dificultan la visibilidad.
B. Organizacin:
Los que pueden estar a la intemperie con la condicin de que la estancia sea durante
corto tiempo, y bajo particulares sistemas de proteccin.
Los que tienen que ser puestos a cubierto (y aqu se distinguen an en condiciones
de conservacin.)
Recepcin de los materiales, los cuales pueden ser a su vez distribuidos en locales
de llegada y estancia eventual ( a veces incluso bajo la responsabilidad del
suministrador), en espera de ser registrados contablemente e ingresados en el propio
local de recepcin donde tienen lugar las operaciones de desembalaje y control
(numrico y de control)
A. Tipo de Material
La mercanca que resguarda, custodia, controla y abastece un almacn puede ser la
siguiente:
Este almacn tiene como funcin principal el abastecimiento oportuno de materias primas o
partes componentes a los departamentos de produccin.
Los materiales auxiliares o tambin llamados indirectos son todos aquellos que no son
componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos
mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.
Almacn de Herramientas:
Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programacin de la
produccin por falta de ventas, por deterioro, por descomposicin o por haberse vencido el
plazo de caducidad. La razn de tener un almacn especial para este tipo de casos, es que
los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de
consumo actual.
Almacn de Devoluciones:
Aqu llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los productos para
reproceso, desperdicio y/o entrada a almacn.
Recepcin.
Almacenamiento.
Entrega.
El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de mercanca
que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.
El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea de recepcin debe ser lo ms corta
posible, pues el espacio y el costo de operacin depende de la fluidez con que estas se
pasan del vehculo del proveedor al almacn.
Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto.
1. rea de Almacenamiento:
En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las
finalidades del almacn, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de
almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde se
pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos.
a. Caractersticas de la Zona de Almacenamiento:
El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona
ya elegida, tiene que realizarse en funcin de tres factores:
Primera entrada, primera salida para evitar que los artculos permanezcan mucho
tiempo en almacn sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas
condenan a las existencias antiguas a continuar en almacn mientras las nuevas son
despachadas.
Reducir las distancias que recorren los artculos as como el personal. Esta es una
manera de reducir los costos de la mano de obra.
Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercanca hay una
ocasin ms para estropearla.
Prohibir la entrada al rea del almacn a personal extrao a el. Solo se permitir
ingreso al personal autorizado.
El rea ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del rea de almacenamiento,
debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de
operacin.
1. rea de Entrega:
La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea de entrega
debe:
Costos de Distribucin y Ventas: son los que se incurren en el rea que se encarga
de llevar el producto desde la empresa hasta el ltimo consumidor, citamos por
ejemplo la publicidad, el transporte, las comisiones, etc.
Costo Unitario: el es valor de los bienes y servicios consumidos para fabricar una
unidad de producto. Este costo es obtenido dividiendo el costo total de artculos
manufacturados entre el nmero de unidades producidas. Los costos unitarios
facilitan el clculo del inventario y el costo de productos vendidos.
Costos Indirectos: son aquellos que prestan algn grado de dificultad para atribuir
directamente en el producto, el salario de los supervisores, alquileres, por ejemplo.
Costos Variables: son aquellos en los cuales el costo total cambia en proporcin
directa a los cambios en el volumen de produccin, mientras que el costo unitario
Costos Fijos: son aquellos en los cales se mantiene fija la cantidad asignada de
dinero sea cual sea la cantidad producida. Por ejemplo tenemos los alquileres, los
salarios administrativos, etc.
Costos Desembolsables: son aquellos que implican una salida de efectivo, dichos
costos se convertirn las tarde en costos histricos. (la mano de obra).
1. A continuacin se describen los diferentes tipos de costos que guardan relacin con
las actividades logsticas y que deben ser conocidos por los ejecutivos del rea para
poder analizarlos, controlarlos y evaluarlos en pro de una mejor administracin de
aquellos insumos, materiales que maneja el rea de logstica.
2. ELEMENTOS DEL COSTO LOGSTICO
A. Costo Unitario: se refiere al precio de compra, ms los gastos relacionados con los
fletes, aduanas, transporte a destino, etc, en los materiales importados con que se
abastece a produccin o ventas. En el caso de los materiales nacionales, se
considera como un costo unitario al precio de los artculos puestos en los almacenes
de la empresa.
Gastos de Ordenar: es la suma de todos los gastos efectuados desde la preparacin
de la requisicin hasta la emisin de la orden de compra y su envo al proveedor.
Gastos de Seguimiento: corresponde a la suma de todos los gastos efectuados para
lograr que el proveedor cumpla con remitir la mercadera oportunamente en la fecha
ofrecida.
B. Costo de Renovacin: tambin llamado precio de adquisicin. Es la suma de todos
los gastos inherentes al abastecimiento de materiales en un lapso determinado (un
ao normalmente) dividido entre el nmero de rdenes de compra emitidos en el
mismo periodo de tiempo. Los gastos que se efectan para la renovacin de las
existencias o para su adquisicin se pueden clasificar en:
Costo de Capital: corresponden a este rubro los intereses sobre el capital invertido
en las existencias. El dinero produce intereses y cuando no se tiene cuesta
conseguirlo. Los inventarios forman gran parte del capital de trabajo de una
empresa, que la transformarse en materiales no produce intereses mientras no tiene
movimiento. Es como mantener dinero ocioso que al estar convertido en materiales
no puede invertirse en otras actividades productivas.
Por este motivo, muchas empresas se encuentran faltas de liquidez pero con
enormes cantidades de stocks.
Costo de Seguros: tenr materiales implica el riesgo de perderlos por robo, incendio,
deterioro, etc, y por ello las empresas aseguran sus existencias; el valor de la prima
del seguro que toma la empresa es un gasto que corresponde al costo de poseer
materiales en almacenes y que generalmente es fijado como un porcentaje sobre el
valor promedio del inventario.
Costo de Almacenamiento: tener materiales en los almacenes exige cuidarlos,
ubicndolos en un determinado espacio y mantenerlos para evitar su deterioro, as
como controlarlos para eliminar los desperdicios, la obsolescencia y la acumulacin
de materiales sin movimiento. Esto origina horas hombre para el control y cuidado
de todos y cada uno de los artculos almacenados, que lgicamente, es mayor cuanto
mayor es el volumen y la variedad de los materiales con que cuenta la empresa.
C. Costos de Posesin o Almacenaje: contar con las existencia cuesta a la empresa
una fuerte cantidad de dinero en las diversas actividades relacionadas con el
mantenimiento y el control de los materiales que almacena, por ello es que a mayor
cantidad almacenada es mayor el costo anual de poseer materiales. Estos costos se
expresan como un porcentaje del promedio anual del valor del inventario, en el cual
se consideran gastos de caja y costos intangibles pero reales en que se incurren por
tener existencias, los costos de posesin se clasifican en:
D. Costo de faltantes o rotura de stock: la no existencia de un artculo o materia
prima necesaria par ala empresa, cuando esta lo necesita, tiene un costo que en
algunos casos llega a ser de consideracin, por cuanto la falta de este material puede
interrumpir las operaciones de la industria, generando mano de obra y equipo
ociosa, elevando el costo de fabricacin o a veces realizar compras de "ltimo
momento" a un mayor precio que el que pudo obtenerse de haber tenido existencias
en almacn.
E. OBJETIVOS DE LA GESTIN DE COSTOS
La gestin de costos proporciona informacin para la gerencia, entre los objetivos a cumplir
se encuentran:
Determinar el valor de los inventarios iniciales y finales de las materias primas, los
productos en proceso y los productos acabados.
Anlisis Financiero.
Posicionamiento Estratgico.
1. REDUCCIN DE COSTOS
Durante ms de una dcada se ha hecho hincapi en la reduccin de costos, esta, se impulsa
por varios factores:
Es necesario reducir los costos por unidad a fin de ser competitivo tanto en el
mercado interno, frente a las importaciones, como en el mercado exterior.
Recepcin de artculos.
Estiba de artculos
Inspeccin de artculos
Ubicacin de artculos
Manipulacin de artculos
Despacho de mercadera
Control de inventarios
Mantenimiento de almacn
Todas estas actividades estn a cargo del jefe de almacn quien verifica que los
obreros o estibadores realicen correctamente su trabajo.
1. FUNCIONES DEL PERSONAL
a) Jefe de Almacn: Se encarga de
b) Despachador
c) Estibadores
d) Personal de vigilancia
PRODUCTOS
Los estantes son de madera del tipo abierto, se encuentran en el modulo 7. Los
estantes se usan para productos de poco peso y pequeas dimensiones. En los dems
mdulos se usan parihuelas o palets para guardar los productos.
El palet o parihuela es un dispositivo mvil constituido por dos pisos unidos entre
si, cuya altura esta reducida al mnimo y compatible con la manipulacin por medio
de carretillas elevadoras con horquillas.
El uso de parihuelas debe ser obligatorio, por razones tcnicas, Los palets o
parihuelas debe reunir las condiciones adecuadas para que puedan ser utilizadas con
seguridad para el producto.
La parihuela debe tener la siguientes medidas:
Largo: 1.20 mt.
Ancho: 1.10 mt
Espesor:0.15 mt
En el almacn se cuenta con 913 parihuelas pero con dimensiones diferentes,
desgastadas y astilladas por el uso.
Los transportes internos son cinco carretas de 4 ruedas y dos carretillas de 2 ruedas
de jebe; para realizar desplazamientos para transportar materiales en cajas y de poco
peso.
Existe una carretilla hidrulica para levantar las parihuelas o palets y hacer
desplazamientos, carga bolsas, baldes, latas es decir para materiales pesados.
TABLA N 4.2
TIPO Y PESO DE CARRETAS
Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar" del men superior
Fuente: Elaboracin Propia
El equipo de almacenaje que se cuenta adems son: escalera movible, mantas
trmicas, cartones, bolsas, etc.
2. COORDINACIN
3. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS
A. RECEPCIN DEL PRODUCTO
B. DESCARGA
La descarga se realiza con 4 operarios. La descarga empieza con uno alcanzando los
productos y los otros dos apilando.
No existe el espacio adecuado entre la orilla del camin y las cargas estibadas para
evitar que inicie la descarga pisando los productos.
Luego de finalizada la descarga el jefe del almacn ingresa al sistema con el numero
de documento interno y hace el parte de recepcin y se coteja con la gua de
remisin y se archiva. En caso de haber diferencias debe anotar la observacin
respectiva en la gua e informar al jefe administrativo y el responsable del envi.
C. ESTIBA
Los estibadores aseguran que la primera "cama" este bien colocada sobre la
parihuela o transporte, cuidando que los productos no sobresalgan de las orillas de
la palet .
D. ALMACENAMIENTO
Cada unidad paletizada tiene identificada con un letrero adherido que indique fecha
de recepcin ,tipo de producto y encargado de unidad de transporte, se usa como un
control interno.
La ubicacin exacta se da a travs del tipo de productos en los mdulos y luego por
el nombre y cdigo. En caso de productos de rpido vencimiento adems de los
datos anteriores se busca por el cdigo de vencimiento.
D. REPOCISION DE PRODUCTOS
F. DESPACHO
SALIDA A STOCKISTA PROVINCIAL
El despacho se inicia con una orden de venta del vendedor de la empresa por pedido
del distribuidor.
El sistema emite una orden de despacho por transportista, y con este documento se
despacha las cantidades.
El transportista debe verificar la cantidad y calidad que se carga, para evitar los
reclamos del cliente.
La documentacin debe estar conforme con la Gua de Remisin, Factura o con las
facturas respectivas.
SALIDAS LOCALES
El despacho se inicia con una orden de venta que ingresa al sistema el vendedor por
demanda del distribuidor local.
El sistema emite una orden de despacho por transportista, y con este documento se
despacha las cantidades.
Para despachos locales cada unidad trabaja con su personal de estibaje totalmente
independiente uno del otro con el fin de evitar malos entendidos
La documentacin debe estar conforme con la Gua de Remisin, Factura o con las
facturas respectivas por ser un despacho local.
G. DEVOLUCIONES
Capacidad en palets
Existencia en palets
Hispnica EIRL
Makisur
Importadora J. Luis
Tecnologa Importaciones
Juliaca
Operacin
Carga
Descarga
No existe un equilibrio en la carga de trabajo , ya que unos das las tareas son mas
pesadas que otras, debido a variacin de la demanda
El despacho de los artculos podra mejorarse con un desnivel que llegue hasta la
altura de la plataforma del vehculo.
Por lo observado la mayora de los pisos estn daados. ocasionado mayor esfuerzo
y daando las unidades de transporte.
El movimiento de entrada y salida de los materiales se realiza por una sola puerta.
As mismo el rea de recepcin y despacho es reducido.
Poco control con los productos con mayor vencimiento, ya que el sistema no los
controla.
CAPITULO V
CONTROL DE INVENTARIOS
El control de los artculos es a travs del Sistema. TNVT plus ( Ver Anexo 1).
Los formatos que utiliza para controlar el almacn son: Reporte de Ordenes en
Transito.
Parte de Recepcin.
Orden de Pedido.
Orden de Venta.
Valoracin del Inventario (saldos). Ver Anexos J N.
Segn su obtencin
empresa. Su permanencia en los almacenes causan gastos y perdidas a la empresa por los
espacios que ocupan. El sistema los clasifica como N1
Segn el proceso productivo
Son productos que provienen de planta, en general son los artculos que salen de la lnea de
produccin; es decir son los productos que fabrica la empresa.
Segn su obtencin
Son artculos adquiridas en el extranjero y productos nacionales por subcontratacin. Los
pases de donde se importa son: Argentina, Chile, Ecuador.
1. PLANEAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS
El sistema que cuenta la empresa clasifica los artculos por mdulos y grupos, esto
es segn tipo de productos.
Existe una cuota determinada por los consumos mensuales, la cual se renueva cada
vez.
Los planes de la empresa son de tratar de cumplir la cuota de cada producto. Por
tanto se llena el almacn hasta completar la cuota .
1. PROCEDIMIENTOS
A. INVENTARIO MENSUAL:
Al final del inventario se cotejan las cantidades registradas en la etiquetas, con las
encontradas fsicamente. Despus se digita las cantidades encontradas al sistema;
emitiendo luego las diferencias; y en caso errneo se vuelve a realizar el conteo del
inventario.
B. RENOVACIN DE EXISTENCIAS
Para renovar las existencias no se compran los productos, existe una cuota que se
enva del almacn central.
El jefe de almacn solo verifica la cantidad de productos que faltan para completar
la cuota. Por tal motivo se procura contar siempre, de acuerdo a la experiencia y al
conocimiento del mercado, con 40% del objetivo mensual evitando rotura de stocks.
C. ROTACIN DE EXISTENCIAS
1. La mercadera se encuentra ubicada de acuerdo al orden de llegada y a los cdigos
de productos.
2. La mercadera se encuentra identificada en los mdulos y en los palets y/o estantes
de acuerdo a la experiencia en el manejo de almacn.
3. La salida de los productos terminados se realiza de acuerdo al formato interno para
los de mayor vencimiento y la siguiente secuencia:
Luego se prosigue con las identificadas con la siguiente fecha hasta agotarlas. Del
mismo modo se debe proceder para los productos con menor vencimiento.
Concluido este ciclo ,se identificarn nuevamente con el formato interno las rumas
con las fechas de vencimiento.
El cdigo de produccin que poseen las margarinas, detergentes, aceites. es decir los
de vencimiento rpido
El cdigo del producto sirve para identificar a los productos y el cdigo de produccin o
vencimiento sirve; para realizar la rotacin de la mercadera y evitar su deterioro. Ver vida
til de productos terminados Anexo R.
Todas las operaciones en el sistema de informacin se realizan por el cdigo del producto.
Por esto algunos productos, debido a su variedad, llegan con el cdigo en sus empaques,
especialmente si son importados para evitar confusiones en el almacenamiento y en la
entrega al cliente.
El cdigo de vencimiento esta formada de la siguiente manera
AA MM DDT
o
VENCE: AA MM DD - T
Donde: AA: ltimos dgitos del ao de fabricacin o vencimiento
MM: Dgitos del mes de fabricacin o vencimiento