PROGRAMA DE PRCTICAS PRE PROFESIONALES UNIVERSIDAD DE PIURA/SEDE LIMA

Informe de Prcticas Pre-Profesionales

URSULA DUHARTE PICCO

Empresa: Almacenes y Logstica S.A.

Asesor: Ing. Isabel Chiyn

Curso: PPP

Periodo de prcticas: 24 de Enero 2012 31 de marzo

UNIVERSIDAD DE PIURA/CAMPUS LIMA

1. BREVE DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

Ubicacin Geogrfica:

El local de ALSA donde practiqu queda en la Av. Nstor Gambeta Cdra. 47 S/N Callao.

Actividad o dedicacin:

ALSA es un grupo de empresas constituido por accionistas y capitales peruanos, con la finalidad de prestar servicios a los diversos agentes de la cadena logstica en sus operaciones de comercio exterior. Ofrece una amplia gama de servicios de almacenamiento, siendo la nica organizacin que brinda dentro de una misma instalacin servicios de terminal areo y martimo. Entre los principales servicios que ofrecen se encuentran los siguientes: Terminal Martimo Terminal Areo Carga Consolidada Carga Rodante Vehculos Exportaciones Depsitos Aduanero y Simple Distribucin Transporte Proyectos

Antiguedad: Inici sus operaciones en el ao 1998. Tiene aproximadamente 14 aos.

Organizacin:

ALSA se organiza de la siguiente manera:

2. CONDICIONES DE TRABAJO:

2.1. Funciones que he desempeado:

Apoyo al gerente de proyectos en la elaboracin de flujos de caja de diferentes proyectos, realizar reportes mensuales sobre las operaciones logsticas y determinar la cantidad de dinero que dejan de ganar por no tomar en cuenta los tiempos de transporte de esas operaciones. Por otra parte, realice anlisis de operaciones del terminal martimo de contenedores FCL y LCL y genere reportes sobre KPIS crticos para las operaciones como: control de sobre tiempos, control de gastos en mano de obra externa, tiempos de traslado de contenedores, control de multas aduaneras, control de incidencias y reclamos en el servicio, control de gastos en alquiler de equipos y maquinarias. Tambin particip en las reuniones de gerencia sobre planeamiento estratgico.

2.2 Horario de trabajo, trato y condiciones recibidas:

El horario establecido para realizar las prcticas es: de lunes a viernes desde las 8:00a.m hasta las 5:45pm. Cuando comenc las clases tuve ms flexibilidad en el horario, compensando durante el da o la semana, las horas de trabajo que perd por asistir a clases. El trato que recib en todo momento fue muy agradable y comprensible por parte de los jefes, por parte del personal, no fue muy agradable.

3. PROBLEMTICA: A. Problemtica encontrada: Luego de haber realizado un anlisis al rea de operaciones detectamos un problema fundamental: Demora que se genera en el ingreso de mercadera bajo rgimen de depsito autorizado. Analizamos, por tanto, el rea de depsito y los subprocesos que se llevan a cabo en el proceso logstico de entrada. A continuacin se describe, de manera general, el proceso logstico de entrada de mercadera: 1. El agente deja la documentacin en depsito (el tipo de documentacin depender la forma de ingreso a depsito de la mercadera). 2. Se revisa la documentacin. 3. Se genera la solicitud, si se ingresa mercadera en contenedor se autoriza en el sistema integrado de depsito autorizado y se prepara los servicios respectivos (apertura y traccin). 4. Si es un ingreso que proviene de otro almacn se avisa a balanza la placa del contendor. 5. La mercadera es pesada en balanza. 6. Se coloca la mercadera en la zona de depsito. 7. Los almaceneros recogen la copia de solicitud y los servicios respectivos. 8. Se procede a la apertura. 9. Se ingresa al sistema, la declaracin nica de aduana (DUA), si es aduanera; caso contrario se procede a valorizar la mercadera. 10. El almacenero revisa la mercadera y prepara la tarja. 11. Balanza hace la entrega de ticket de Depsito y las guas de remisin, caso es ingreso. Si fuera traslado interno el ticket de depsito es reimpreso debido a que la carga sale del terminal de la misma empresa y se usa el mismo peso que sale en el sistema. 12. El almacenero entrega la tarja a depsito. 13. A travs del sistema se emite la recepcin de mercadera, con los daos o faltantes encontrados si es que hubiese. 14. Se emite el acta de apertura, en caso que la mercadera halla ingresado en contenedor y sea rgimen aduanero. 15. Se emite el acta de responsabilidad, en caso la mercadera halla presentado faltantes o daos. Es usado cuando la mercadera ha ingresado bajo rgimen aduanero tanto para carga suelta como para contenedor. 16. El agente presenta DUA diligenciada con las correcciones hechas por Aduana, si la mercadera es aduanera. 17. Emisin del Certificado por el sistema. Realizamos una investigacin que tena como objetivo optimizar la atencin en el servicio de ingreso de mercadera bajo el rgimen de depsito autorizado aduanero.

La mejora en el servicio beneficiara tanto al cliente (duracin del trmite documentario para el depsito de la mercadera ser ms rpido) como al operador logstico (dara a la empresa una ventaja competitiva en el mercado) en tiempo y costo. Buscbamos identificar los factores internos (como falta de maquinarias o incapacidad del operario, entre otros) que dilataban el proceso de depsito de mercadera y generar propuestas de solucin. Con las propuestas de mejora buscbamos reducir el tiempo, en un 30% aproximadamente y generar mayores beneficios econmicos (reduccin de costos en el servicio de apertura de contenedor). B. Procedimientos y alternativas de solucin: La identificacin y evaluacin de factores que influyen en el tiempo de respuesta de los subprocesos lo realizamos con ayuda del diagrama de Ishikawa (diagrama causa efecto) donde pudimos identificar todas las causas y/o motivos que originaban el problema principal. Una vez que identificamos los factores, estos fueron analizados cuantitativamente con el diagrama de pareto y la identificacin del famoso 80-20. Procedimos a realizar el listado de las causas del problema principal y graficarlos en el diagrama de pareto. 1. Listado de causas observados por 30 das A continuacin se muestra un listado de causas que ocasionaron la dilatacin en el tiempo del proceso de ingreso de la mercadera a Depsito y la ocurrencia de cada causa por un perodo de 30 das: ITEM A B C D E F G H I J CAUSAS FALTA DE ZONAS DE APERTURA FALTA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO USO DE LA MAQUINARIA PARA OTRAS ACTIVIDADES DEMORA EN EL TRASLADO DE CONTENEDORES FALTA DE CAPACIDAD EN LOS ALMACENES MALA DISTRIBUCION DE ANAQUELES FALTA DE EQUIPOS DE COMUNICACIN FALTA DE COMPUTADORAS FALTA DE ALMACENEROS FALTA DE MOTIVACION TOTAL 22 7 36 46 30 12 8 6 34 8

CAPACITACION INADECUADA SISTEMAS DE INFORMACIN L INSUFICIENTES M DEMORA EN LA PUERTA DE INGRESO N CONGESTIONAMIENTO EN BALANZA 2. Clasificacin de causas ITEM L D C I E A N K F M G J B H CAUSAS SISTEMAS DE INFORMACIN INSUFICIENTES DEMORA EN EL TRASLADO DE CONTENEDORES USO DE LA MAQUINARIA PARA OTRAS ACTIVIDADES FALTA DE ALMACENEROS FALTA DE CAPACIDAD EN LOS ALMACENES FALTA DE ZONAS DE APERTURA CONGESTIONAMIENTO EN BALANZA CAPACITACION INADECUADA MALA DISTRIBUCION DE ANAQUELES DEMORA EN LA PUERTA DE INGRESO FALTA DE EQUIPOS DE COMUNICACIN FALTA DE MOTIVACION FALTA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO FALTA DE COMPUTADORAS TOTAL TOTAL 50 46 36 34 % 16.72% 15.38% 12.04% 11.37%

14 50 10 16

ACUMULADO %ACUMULADO 50 96 132 166 196 218 234 248 260 270 278 286 293 299 16.72% 32.11% 44.15% 55.52% 65.55% 72.91% 78.26% 82.94% 86.96% 90.30% 92.98% 95.65% 97.99% 100.00%

30 10.03% 22 7.36% 16 5.35% 14 4.68% 12 4.01% 10 3.34% 8 2.68% 8 2.68% 7 2.34% 6 2.01% 299 100.00%

3. Diagrama causa-efecto

60 50 40 30 20 10 0 L D C I E A N K F M G J B H TOTAL %ACUMULADO

120.00% 100.00% 80.00% 60.00% 40.00% 20.00% 0.00%

De acuerdo al grfico de Pareto, observamos que eran cinco las causas principales que se deban de tener en cuenta para este problema presentado y que atacaramos para reducir o eliminar el problema principal. Pudimos identificar que las demoras en los trmites aduaneros, por lo general, eran originadas por los sistemas de informacin y los traslados internos de los contendores (debido a la falta de maquinarias). Otro factor que identificamos en este estudio fue la falta de operarios y la limitada capacidad en los almacenes techados. Realizamos un estudio de tiempo de cada subproceso. 4. Aplicacin de acciones correctivas Identificamos los siguientes problemas: 1. Sistemas ineficientes, plataforma no amigable con el usuario. 2. Se tienen demoras en traslado del contenedor y/o carga suelta a la zona de depsito autorizado. 3. Se emplean maquinarias (porta contenedores y montacarga) en otras actividades y/o procesos que no implica el rea de depsito. 4. No se cuenta con personal suficiente para el almacenaje de la carga.

5. Los almacenes techados no cuentan con capacidad eficiente, existe zonas potenciales. Propusimos un plan de acciones correctivas para cada problema identificado. A continuacin se presenta el diagrama de Gantt ideal que se sugiri para atacar los factores identificados:

ACTIVIDADES CAPACITACIN DEL PERSONAL CONTRATACIN DE UNA MQUINA APOYO DEL PERSONAL PARA EL ALMACN REDISTRIBUCIN DE ALMACENES ESTUDIO DE TIEMPOS

SEMANAS 4 5 6 7

10

Luego de identificar, mediante la aplicacin de las herramientas de la calidad, las actividades que ocasionaban cuello de botella en el proceso logstico de ingreso de mercadera bajo rgimen de depsito autorizado, realizamos una simulacin atacando dos problemas principales: traslado del contenedor a la zona de depsito y falta de operarios(actividades del servicio de apertura):
PROBLEMAS EVALUACIN Y ANLISIS

Sistemas de informacin ineficientes Demoro en el traslado de contenedores Uso de la maquinaria para otras actividades Falta de almaceneros Falta de capacidad en almacenes

Se propone estudio especializado Se realiza estudio de tiempos, analiza procesos actuales y propone mejoras Se recibe personal adicional Se propone estudio especializado

C. Conclusiones Realizamos un diagnstico para continuar con el objetivo empresarial de brindar un mejor servicio y atencin al cliente. Con las herramientas de la calidad pudimos identificar cinco problemas bsicos que ocasionaron la demora del trmite documentario: sistemas de informacin ineficientes, demora en traslado del contenedor, uso de maquinarias en otras actividades, falta de personal y falta de capacidad en los almacenes. Creamos un escenario (duracin de 5 das) con el alquiler de un portacontenedor, montacargas exclusivo para el rea de depsito,

adicionamos en el equipo operativo un almacenero, con esto, atacamos dos problemas: falta de personal y traslado de contenedor a la zona, logramos optimizar el tiempo en un 18.52%. Propusimos un plan de accin para atacar los problemas identificados y poder aumentar el porcentaje de mejora hallado. Realizamos una evaluacin econmica en la cual se comprob que las soluciones propuestas, es decir contar con maquinaria y personal, generaron una mejora, en el costo del servicio de depsito, en un 59.30% anual. Realizamos ciertas recomendaciones como aplicar el ciclo de mejoramiento continuo de procesos en el rea de depsito autorizado con la finalidad de detectar las fallas en los subprocesos, adquirir un nuevo sistema operativo que mejore la administracin de almacenes, es decir que el cliente realice sus consultas sobre la cantidad y ubicacin de su mercadera incluso realizar requerimientos y que permita la verificacin de espacios para agilizar los procesos de atencin en el almacn, realizar estudios de prefactibilidad sobre los otros problemas identificados.

4. EXPERIENCIAS PERSONALES:

4.1 Aprendizaje:

A pesar de haber estado poco tiempo he aprendido varias cosas como el trabajo en equipo. Para conseguir las metas y objetivos trazados es necesario que todos aporten para lograrlo. Tambin, he aprendido sobre el negocio de exportacin/importacin, comercio exterior. He aprendido sobre cmo

funcionan las operaciones en un negocio como ste y poder analizarlas y sacar conclusiones importantes para el rea. Aprend tambin a priorizar los trabajos y a organizarme, a tener una rutina que me permitiera cumplir a tiempo los reportes y solicitudes de mis jefes. Otro aspecto importante es que aprend a tratar con personas de diferentes personalidades. Por ltimo, he aprendido a trabajar con KPIS crticos en las operaciones para poder tomar acciones preventivas y correctivas.

4.2 Aporte a la empresa:

He aportado a la empresa ideas de valor. Mediante el estudio de los diferentes indicadores de las operaciones que realic, se estn logrando mejoras en las para hacerlas ms efectivas. Con esto se estn tomando acciones preventivas y correctivas para evitar las prdidas. Adems aport nuevos formatos de reportes para que la informacin est ms organizada y pueda ser mejor entendida por los jefes.

4.3 Aspectos positivos de la empresa:

Es una empresa importante y seria en cuanto al manejo de exportaciones y carga de importacin. Tiene diversificacin de negocios y est en pleno crecimiento, Existe buena comunicacin entre jefe y practicante, lo cual le permite tener confianza para hacerle consultas sin ningn problema o pedir ayuda en caso lo necesite. Tienen consideracin con los horarios de los practicantes. Cuenta con amplia cartera de clientes, buen trato con ellos. Tienen flexibilidad en el servicio. Cumplen con los beneficios de la persona incluyendo escolaridades y almuerzos a bajo precio en el mismo local.

4.4 Aspectos Negativos de la empresa:

Como ALSA es una empresa pequea que est empezando a crecer tiene varios aspectos negativos como: no tener documentados los procesos, la informacin esta desordenada, les falta sistemas de informacin, hay bastante rotacin del personal, no hay capacitacin global del personal, faltan cuadros profesionales, hay problemas de caja y facturacin, y por ltimo el clima laboral es inestable.

5. CONCLUSIONES:

a. Soluciones que d a las deficiencias: Implementar sistemas de informacin ya que a travs de estos se pueden lograr importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos y suministran una plataforma de informacin necesaria para la toma de decisiones y lo ms importante es que logra ventajas competitivas. Capacitar a los empleados de la empresa ya que se van a desarrollar personal y profesionalmente y esto va a tener al final consecuencias en los beneficios de la empresa.

b. Mejoras que usted hara a la empresa:

Mejorara el sistema de descarga de informacin ya que muchas veces el sistema se pone muy lento o no puedes descargar la informacin que necesitas en el momento que la necesitas, adems agregara mas informacin til a ese sistema.

Implementara un sistema integrado de gestin, para que puedan gestionar sus operaciones de manera ms eficaz y adems mejorara su competitividad en el mercado. Como ALSA est enfocada al cliente, implementara adems un CRM (customer relationship management) para gestionar las relaciones con los clientes para as tener informacin real e instantnea de ellos y poder controlarlos.

c. Apreciaciones genricas de sus prcticas pre profesionales:

Las prcticas que he realizado en ALSA han sido una experiencia nueva, til e instructiva, he aprendido cmo funciona el comercio exterior, as como las normas y leyes en las cuales se basan para realizar sus actividades. He adquirido una mayor capacidad para entender los procesos que se realizan. Tambin he aprendido a tratar con las diferentes personas que trabajan en ALSA, desde gerentes y jefes de rea, hasta los operarios que realizan su trabajo en el almacn. Adems, he aprendido a realizar levantamiento de datos y a desarrollar cuadros e informes con informacin detallada y real, los cuales eran presentados semanalmente al gerente del rea. sta experiencia ha sido muy til para mi, sobre todo para entender cmo funcionan las cosas en la prctica.