APLICABILIDAD DE LA ADMINISTRACIN

El administrador es un organizador de recursos materiales y humanos. Estudiando

administracin las habilidades y conocimientos que desarrolles te permitirn detectar,
prevenir y corregir errores en la planeacin del trabajo de las personas. Como administrador
puedes ayudar a las personas a hacer mejor las cosas y a ser ms efectivos en su trabajo. El
campo de trabajo del administrador comprende todas las Organizaciones Humanas, Pblicas
y Privadas, Despachos de Asesora y servicios como emprendedor independiente.

reas Funcionales de Administracin

Generalmente una empresa consta de al menos 5 areas funcionales bsicas de trabajo.

rea de Direccin General de la empresa

rea de Administracin
rea de Mercadeo y Ventas
rea de Produccin
rea Contable y Financiera.
rea de Direccin General de la Empresa:
Esta consiste en la cabeza de la empresa. En las pequeas empresas es el propietario.

Es quien sabe hacia donde va la empresa y establece los objetivos de la misma, se basa en su
plan de negocio, sus metas personales y sus conocimientos por lo que toma las decisiones en
situaciones crticas. Muchas veces es el representante de la empresa y quien lleva las finanzas
de la misma. Adems debe mantener unidad en el equipo de trabajo y un ambiente de
cordialidad y respeto en la empresa para motivar a los trabajadores de la misma.

Muchas empresas exitosas se deben a una excelente relacin entre el equipo de trabajo y una
comunicacin constante, respetuosa y honesta entre los miembros que conforman la empresa.
Recuerde que muchas veces, las personas pasan mas tiempo de su vida en la empresa donde
trabajan que en sus propios hogares. Un trabajador que se identifica y se siente orgulloso de
trabajar en un lugar, transmitir ese orgullo hacia los clientes.

rea de Administracin y Operaciones:

Esta rea toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento de la empresa. Es la

operacin del negocio en su sentido ms general. Desde la contratacin del personal hasta la
compra de insumos, el pago del personal, la firma de los cheques, verificar que el personal
cumpla con su horario, la limpieza del local, el pago a los proveedores, el control de los
inventarios de insumos y de produccin, la gestin del negocio son parte de esta rea. Por lo
general, es el emprendedor o propietario quien se encargar de esta rea en su fase inicial.
Mas adelante puede contratar un administrador para que lleve la operacin del negocio sin
que usted, como propietario est presente todo el tiempo.

rea Contable y Financiera

Toda empresa debe llevar un sistema contable en el que se detallen los ingresos y egresos
monetarios en el tiempo. Adems, se debe declarar y cancelar peridicamente, ante la
Superintendencia de Administracin Tributaria SAT - los impuestos segn los resultados
de los libros contables que la empresa lleva. La emisin de facturas, las proyecciones de
ingresos por ventas y los costos asociados con el desarrollo del negocio son tomados en
cuenta en esta rea. La empresa puede escoger ser una empresa individual o comerciante
individual,
por lo que el mismo propietario puede llevar los registros contables o bien contratar a una
persona dedicada a esta disciplina: Un contador o contadora.

rea de Mercadeo y Ventas:

En esta rea se detallarn las funciones, capacidades y
cualidades de quien ser el responsable y el personal
involucrado en la estrategia de mercadeo del negocio, es
decir, la publicidad, el diseo del empaque y la marca del
producto o servicio, la distribucin del mismo y el punto
de venta, la promocin y la labor de ventas. Aqu se podr
incluir a la persona que atender en el mostrador a las
personas o bien quien se dedique a vender el producto de
puerta en puerta si esa es la forma de venta establecida en
el negocio.
Ms informacin de mercadeo
 Plan de mercadeo
Estudio de mercado
Mercado Meta
Segmentacin de mercado
Anlisis del ciclo de vida del producto
Tcnicas de ventas
Diseo de Productos

rea de Produccin .

En una fbrica que produce velas aromticas, se estipulan los operarios y trabajadores que
manufacturan las velas, quienes las empacan, etc. En un restaurante, la persona que cocinar
y las personas que atendern las mesas estn dentro de esta rea aunque pueden ser puestas
en el rea de operacin, es mas apropiado el rea de produccin pues en este caso se est
produciendo un servicio al cliente: su alimentacin. En una venta de artculos de consumo,
por no ser produccin, los encargados del despacho pueden ir bajo el rea de
administracin y operaciones.

La Administracin, tambin conocida como Administracin de empresas, es la ciencia social

y tcnica que se ocupa de la planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos
(humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, el conocimiento, etc.) de la organizacin,
con el fin de obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede ser econmico o
social, dependiendo esto de los fines que persiga la organizacin.

Planificar: Es el proceso que comienza con la visin Numero 1 de la organizacin; la misin

de la organizacin; fijar objetivos, las estrategias y polticas organizacionales, usando como
herramienta el Mapa estratgico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de
la organizacin y las oportunidades/amenazas del contexto (Anlisis FODA).
Organizar: Responde a las preguntas de,
Quin? va a realizar la tarea, implica disear
el organigrama de la organizacin definiendo
responsabilidades y obligaciones; cmo? se
va a realizar la tarea; cundo? se va a realizar;
mediante el diseo de Proceso de negocio,
Cursogramas que establecen la forma en que se
deben realizar las tareas y en que secuencia
temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar.

Controlar: Es la medicin del desempeo de lo ejecutado, comparndolo con los objetivos y

metas fijados; se detectan los desvos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El
control se realiza a nivel estratgico, nivel tctico y a nivel operativo; la organizacin entera
es evaluada, mediante un sistema de Control de gestin.

El objeto de estudio de la Administracin son las organizaciones; por lo tanto es aplicable a

Empresas privadas y pblicas; Instituciones pblicas y organismos estatales, y a las distintas
instituciones privadas. Por ejemplo: iglesias; universidades; gobiernos y organismos
municipales, provinciales, nacionales; hospitales; fundaciones, etc.; y a todos los tipos de
empresas privadas; e incluso las familias y hogares.

reas funcionales de estudio de la administracin

Administracin financiera o Finanzas corporativas

Administracin comercial (marketing o mercadotecnia)
Administracin de la produccin u operaciones
Administracin de Recursos humanos

Como las reas funcionales ms caractersticas; pero tambin se pueden encontrar

departamentos de:

Administracin de las Tecnologas de Informacin

Organizacin y mtodo
 Administracin de la Planificacin
estratgica
Gestin del conocimiento
Gestin de proyectos
Administracin de la cadena de suministro y
Logstica; etc., como las ms frecuentes
dentro de las organizaciones

La Administracin se relaciona estrechamente con

otras ciencias como la Economa, Contabilidad,
Psicologa, Sociologa, Poltica, Matemticas,
Estadstica; tambin con la Antropologa, Historia, Geografa y Filosofa. Etimolgicamente
hablando, la palabra Administracin deriva del Latn Ad Ministrare, donde Ad significa al y
Ministrare significa servicio de, lo que deduce la idea de estar al servicio de algo o alguien.
Por ejemplo: el estar al servicio de la sociedad, hacindola ms productiva (eficiencia), para
el cumplimiento de sus objetivos (eficacia).

Administracin pblica:

Es la ejecucin y la observancia de la poltica gubernamental, segn ha sido delineada para

autoridades competentes, y por lo tanto, a ella conciernen los problemas, poderes,
organizacin y tcnicas que lleva implcita de las leyes y polticas formuladas por la
dependencia gubernamentales encargadas de ellos. La administracin pblica es la ley en
accin: es la parte ejecutiva del gobierno. En consecuencia significa primordialmente las
labores de las empresas civiles que se encarga, por mandato legal de tramitar los trabajos
pblicos que se les han asignado. Sin embargo, los negocios pblicos pueden abarcar mbitos
polticos distintos y en esa forma la administracin pblica puede ser de carcter
internacional o nacional; puede ser de tipo federal o central, estatal o departamental,
municipal o urbana. Puede abarcar tambin las actividades de tipo legislativo, puesto que
existe mucho de administracin en la elaboracin de las leyes. Abarca as mimo las funciones
de las cortes en su papel de administradores de la justicia; a las oficinas civiles y militares
que dependen directamente o no del ejecutivo etc. En esta forma la administracin pblica
puede ser de la rama ejecutiva, de la rama
legislativa, de la rama judicial, de la rama
militar, etc. Por lo que respeta a la actividad
especfica de la aplicacin, podra a su vez,
referirse a administracin de personal, de
presupuesto, de materiales, financiera, etc. La
administracin concentra su estudio en aquellos aspectos de organizacin, procedimientos y
mtodo que son comunes a la mayora de las oficinas administrativas. La aplicacin del
cuerpo de conocimiento de sta disciplina a cualquier funcin especial como, la de
salubridad puede conducirnos desde el nivel municipal al estatal, al nacional y an al
internacional. Puede tener idnticos problemas en reas diferentes, como salubridad,
educacin o comunicaciones o puede ir de una funcin gubernamental como el arresto y
detencin de un delincuente, a una cuasi gubernamental o cuasi-comercial, como la atencin
de una planta elctrica.

Administracin privada:

Concierne a las actividades de los particulares y en todos sus rdenes y es, por tanto, tambin
muy amplia. La industria es, la ilustracin ms evidente de la administracin privada, pero
tambin la encontramos altamente desarrollada en los organismos eclesisticos, los colegios
y las instituciones privadas deben eficiencia. Puede ser, de tipo internacional, como ciertas
sociedades de carcter cultural, poltico y social, y los consorcios y carteles que se van ms
all de las fronteras de un pas. Puede ser tambin de tipo nacional, regional o local. Pude ser
bancaria, industrial comercial, agrcola, etc.

Administracin mixta:

La administracin mixta o cuasi-pblica se refiere a las actividades de aquellos organismos

que estn bajo jurisdiccin tanto del poder pblico como del sector privado, y a ellos
corresponden las instituciones de participacin estatal, descentralizadas o autnomas. Por el
mbito que abarca, la administracin mixta puede ser de carcter institucional, nacional y
regional, y por la estructura del organismo al que sirve puede ser de tipo descentralizado,
autnomo, semioficial, de participacin etc.
El proceso administrativo: su aplicacin archivstica

Planear, organizar, dirigir y controlar son

las cuatro funciones primordiales del
administrador que, juntas y vistas de
manera cclica, constituyen el proceso o
ciclo administrativo.

Los archivistas, como administradores de

informacin, tienen la responsabilidad de
gestionar los recursos humanos y materiales de sus archivos y de aplicar los principios y
procesos archivsticos, con el fin de facilitar a sus usuarios el acceso a la informacin. En
estas labores, el proceso administrativo constituye una herramienta til.

Planeacin

Consiste en especificar los objetivos que se deben seguir y decidir de manera anticipada qu
acciones se deben ejecutar para ello. En Archivstica la planeacin es fundamental para
definir adnde se pretende llegar, qu debe hacerse, cundo, cmo y en qu secuencia.

El punto de partida de la planeacin es el establecimiento de objetivos, vistos estos como los

resultados que se espera alcanzar. Debe haber una jerarqua de objetivos, pues algunos son
ms importantes y predominan sobre los dems.

Los objetivos que se proponga el Archivo deben ser acordes con los objetivos de la
organizacin de la cual forma parte. Sin embargo, la asignacin de una mayor prioridad a
los objetivos atinentes a la gestin documental en la organizacin depender en buena medida
de las capacidades profesionales y de las habilidades personales del archivista para
influenciar a sus superiores.

A partir de los objetivos propuestos surgen las polticas, directrices, metas, programas,
procedimientos, mtodos y normas, aspectos que son fundamentales para llevar a cabo la
gestin documental en las organizaciones, pues
definen todos los elementos necesarios para la
adecuada consulta y conservacin de los fondos
documentales.

Segn sea la cobertura de la planeacin, existen

tres niveles: planeacin estratgica, planeacin
tctica y planeacin operacional. En el cuadro
siguiente se resumen las caractersticas de cada una de ellas.

Alcance, consideraciones y repercusiones

Las empresas venezolanas enfrentan en el presente grandes retos, obstculos, amenazas,

oportunidades, no slo debido a las exigencias que la globalizacin presenta, sino a las
caractersticas de su escenario que es turbulento, inestable, poco confiable, riesgoso, pleno
de incertidumbres, consecuencia de las acciones de su actual gobierno, bajo la direccin del
teniente coronel Hugo Chvez, que se ha propuesto desarrollar lo que denomina Socialismo
del Siglo XXI, a sus programas econmicos, a sus medidas tributarias, arancelarias, control
de cambio, poltica de comercio exterior y lo que es ms relevante, a la poca integracin que
se tiene con el sector empresarial

Son muchas las empresas pequeas del pas que han dejado de operar, otras lo estn haciendo
medianamente, con temor a lo que el futuro le presente ante las acciones del gobierno.
Ante esta realidad, las empresas como otros actores, entre ellos las Universidades, quienes
cuentan con un gran capital humano, no pueden permanecer inactivas, ese talento capaz de
generar respuestas, opiniones, sugerencias que favorezcan al pas, y a todos los que estamos
involucrados en l, debe continuar desarrollndose y aportando conocimiento.

Las universidades, ya deberan tener un diagnostico sobre esta realidad y saber cmo actuar,
cmo preparar a los profesionales que generen cambios, enfrenten la situacin. Formar
administradores que ayuden a sacar adelante a las empresas, especialmente a las pymes,
teniendo bien definido cul es el perfil del gerente que se necesita.
Las universidades deben ensuciar su armio
blanco y ser ms participativa en la
resolucin de problemas nacionales, como el
caso serio que afronta el sector empresarial.
Colaborar en pro de que stas alcancen una
autntica cultura organizacional, asesorar,
guiar a los ejecutivos ante los retos que se
presentan, proporcionarles las herramientas
administrativas necesarias para enfrentar los cambios, lograr mejoras en los estndares de
calidad y productividad, as como el diseo de su productos.

La empresa venezolana, debe concebir una nueva estrategia de hacer negocios, identificar,
que los procesos administrativos ya han rebasado el mbito meramente operativo de la
empresa, puesto que ahora estn ms vinculados como lo indica la profesora Mara
Guadalupe Huerta, con la estrategia de expansin de la misma, donde el aumento de
productividad, eficacia y eficiencia, es determinante en la definicin de metas y en la posicin
de la empresa en el mercado.

Es necesario hacer una revisin, sobre la nueva filosofa que la empresa venezolana debe
tener, ante los retos de los actuales paradigmas administrativos, ante la exigencia del
desarrollo de nuevas tecnologas y de los avances en ingeniera y de todo aquello que
realmente satisfaga las necesidades del consumidor venezolano.

Definitivamente, se requiere de una gerencia capaz de poner en accin prcticas

administrativas, que garanticen resultados positivos con la ms alta calidad, a fin de ofrecer
buenos productos, mercancas, as como servicios integrales a los consumidores.

Es hora que la empresa venezolana, especialmente las Pymes, para que puedan expandir sus
operaciones no slo productivas, -en donde se dan grandes fallas-, se compenetren con la
relevancia, importancia, alcance, y repercusiones de la calidad total, que les permita
conquistar y permanecer en los mercados. Deben identificarse ms con los programas
econmicos del Estado, vincularse en su poltica
de Comercio Exterior.

Las empresas venezolanas, deben contar con

administradores capaces de gerenciar
adecuadamente sus recursos, optimizar aquellas
acciones y estrategias necesarias para
aprovechar eficiente y productivamente el capital intelectual que se tiene.
Algunas sugerencias

Ante la realidad de un escenario turbulento como el que se afronta, la gerencia debe prestarle
mucha atencin entre algunas a:

a) La revisin, estudio, diagnstico de los planes y objetivos especficos, relacionados con el

desarrollo de procesos productivos alternativos e innovadores.

b) Darle importancia a las estrategias de informacin y capacitacin del personal

c) No descuidar el desarrollo tecnolgico

d) Mayor integracin con el Estado, especialmente en lo referente a los programas

econmicos y convenios internacionales que les permitan participacin en otros escenarios
e) Conocimiento actualizado sobre el manejo de los recursos financieros, procedimientos
para la elaboracin y el control de la contabilidad de costos y de los estados financieros, as
como tambin de las posibles alternativas de financiamiento e inversin. Todo lo
concerniente a tributacin, aranceles, fisco.

f) Contar con una buena gerencia de los tpicos modernos de mercados; manejo eficiente del
control de inventarios, tanto de materias primas, como de productos terminado

g) Gerenciar adecuadamente los cambios

h) Cumplir con su responsabilidad social y desarrollar una autntica cultura organizacional

i) Vincularse ms proactivamente con las universidades, Escuela de Administracin, tanto a

nivel de pre y postgrado, as como con los colegios de administradores.
Por supuesto, el lector interesado en estos
tpicos puede agregar otras que favorezcan al
sector empresarial. No dudamos de ello.

La vida moderna gira alrededor de las

organizaciones1. La mayora de las actividades
humanas requiere que las personas se asocien
en grupos para llevarlas a cabo. Es
materialmente imposible pensar que una
persona individualmente se pueda proveer por s misma los bienes y servicios con los que
hoy contamos. Por ejemplo, la provisin de bienes de consumo requiere de la existencia de
organizaciones que puedan ofrecerlos, mientras que la provisin de ciertos servicios como
agua potable, electricidad y telefona requiere que existan organizaciones capaces de
suministrarlos.

Estas organizaciones involucran la participacin de personas, recursos materiales y procesos.

Sin embargo, la sola existencia de personas o recursos materiales no asegura que una
organizacin pueda llevar a cabo el fin que se propuso cumplir. La capacidad de dirigir a las
personas hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos (personales e institucionales),
optimizar el empleo de los recursos materiales y llevar a cabo los diferentes procesos de una
organizacin son elementos esenciales para que esta se dirija hacia el xito.

Ante este panorama las organizaciones han encontrado en la Administracin un conjunto de

modelos y estrategias para la solucin de sus problemas. El papel de la Administracin es
la conduccin racional de las actividades de una organizacin, con o sin nimo de lucro. Ella
implica la planeacin, la organizacin (estructura), la direccin y el control de todas las
actividades diferenciadas que la divisin del trabajo presente en una organizacin.

Administracin y Archivstica
La Administracin no es una prctica reciente. Se tiene
conocimiento de que desde la antigedad muchas
sociedades recurrieron a esta disciplina para
organizarse. Ejemplo de ello son algunas referencias
bblicas en las cuales estn presentes elementos
administrativos tales como la delegacin de autoridad y
la toma de decisiones. Otras evidencias de la aplicacin
de la Administracin son los Papiros Egipcios, el Cdigo
de Hammurabi, las Parbolas de Confucio y el Derecho
Romano.

El desarrollo de la Administracin se ha visto influenciado

por diferentes corrientes de pensamiento y eventos
histricos. Filsofos como Socrtes y Platn, la
organizacin eclesistica de la Iglesia Catlica, la organizacin militar y algunos
economistas liberales como Adam Smith y David Ricardo, han hecho sus aportes a la teora
administrativa.

No obstante, la Administracin como ciencia surge a principios del siglo XX. Pensadores
como Taylor, quien ha sido reconocido como el Padre de la Administracin Cientfica,
sentaron principios fundamentales que hoy prevalecen.2

Si nos detenemos a pensar cmo es que en la actualidad podemos realizar tales

afirmaciones sobre la evolucin de la teora administrativa?, podemos concluir que mucha
de la informacin sobre del desarrollo de dicha teora se encuentra en documentos. Los
historiadores han sustentado muchas de sus investigaciones en documentos y estos siguen
siendo materia principal para la investigacin histrica.

EMPRESA
La administracin est muy relacionada con todas las reas funcionales de la empresa. Esto
se debe a que todas ellas cuentan con recursos que deben de administrarse.
Por ejemplo: Iglesias; Universidades; Gobiernos y organismos municipales, provinciales,
nacionales; Hospitales; Fundaciones, etc.; y a todos los tipos de empresas privadas; e incluso
las familias y hogares.

De las dos reas funcionales que estn ms relacionadas son:

La contabilidad:

Que est encargada de analizar y registrar

todas las operaciones monetarias.

La informtica:

Que se encarga de la unin de los datos y

de la clasificacin de los mismos. Las dos
son fuentes efectivas de informacin, de
las que se auxilia la Administracin para poder llevar a cabo sus actividades; pero tambin
se relaciona con finanzas, produccin, mercadotecnia, recursos humanos, etc. Y no slo de
las reas funcionales, tambin con las actividades que en ella se desempee. En la empresa
se fijan objetivos y metas; y es por medio de la administracin que se facilita el logro de
ellos. Otro de los objetivos principales de la administracin es el de lograr que las empresas
sean altamente productivas, logrando las mximas utilidades con el menor nmero de
recursos. El administrador es un organizador de recursos materiales y humanos.

Estudiando administracin las habilidades y conocimientos que desarrollen les permitirn

detectar, prevenir y corregir errores en la planeacin del trabajo de las personas. Como
administrador pueden ayudar a las personas a hacer mejor las cosas y a ser ms efectivos en
su trabajo.

El campo de trabajo del administrador comprende todas las Organizaciones Humanas,

Pblicas y Privadas, Despachos de Asesora y servicios como emprendedor independiente.