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PROCESO COMPRAS
Versin: 004
PROCEDIMIENTO DE
COMPRAS
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
VERSION
FECHA
DESCRIPCION
APROBO
001
10/06/2013
comit de
aprobacin
002
28/08/2013
003
07/04/2014
004
23/07/2014
ELABORO
Nombre: CESAR
SANDOVAL ORTIZ
_______________
Firma
comit de
aprobacin
comit de
aprobacin
Comit de
aprobacin
REVISO
APROBO
A. Nombre:
ADRIANA Nombre: HECTOR FABIO
LAGUNA
PARDO
____________________
Firma
Cargo: representante de
Cargo: Subgerente
la direccin
_____________________
Firma
Cargo: Gerente General
1. OBJETIVO
Garantizar el suministro de materiales y servicios que cumplan las expectativas de
calidad, oportunidad y precio.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la recepcin de las requisiciones
reevaluacin de los proveedores.
y termina con
3. RESPONSABILIDADES
Los responsables de la implmentacin de este procedimiento en Todohidraulicos son la
Secretaria, Subgerente y Supervisores de rea.
4. DESARROLLO DEL DOCUMENTO
Implementacin
Para la seleccin de nuestros proveedores se definen una serie de actividades:
A.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO
Supervisor de Area
N/A
Secretaria
Cotizacin
Secretaria
Cotizacin
Inicio
Requerimien
to Servicio /
compra
Existe
un
proveedN
or
Si
Contina
DIAGRAMA DE FLUJO
1
Seleccin
Inclusin en
listado
Elaboracin
y archivo de
orden
Compra/
Recibo,
Verificacin
del Producto
y evaluacin
del
proveedor.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO
Subgerencia
Seleccin
Proveedores.
Secretaria
Listado de
Proveedores/
Formato de
Identificacin de
Proveedores
Secretaria
Orden Compra/
Servicio
Secretaria
Subgerente
Factura, formato
de verificacin y
evaluacin y
Formato nota de
devolucin.
Contina
DIAGRAMA DE
FLUJO
2
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO
Supervisores rea
Lder del Proceso
de Compras.
Evaluacin y
Reevaluacin
de
proveedores.
Supervisores rea
Lder del Proceso
de Compras.
Evaluacin y
Reevaluacin
de
proveedores.
Continua
Evaluacin
Reevaluaci
n
Fin
a. Seleccin de Proveedores
CALIF.
C (5)
CP(3)
NC(1)
No ofrece
financiamiento
ni tiene formas
de pago que
faciliten la
realizacin de la
compra.
Tiempo de Entrega
El tiempo de
entrega ofrecido
satisface
completamente los
requisitos
planteados por la
empresa
El tiempo de
entrega ofrecido se
negocia de acuerdo
a la ubicacin y
disponibilidad y
cumple
parcialmente los
requisitos
planteados por la
empresa
El tiempo de
entrega ofrecido no
cumple
parcialmente los
requisitos
planteados por la
empresa.
Una vez se califique en cada uno de los criterios de seleccin, se obtiene una puntuacin
promedio que permite seleccionar el proveedor. Los puntajes para determinar si el
proveedor es seleccionado o no, se pueden resumir de la siguiente manera:
Resultado
4,0-5,0
3,0-3,9
0,0-2,9
No se selecciona
Si varios proveedores obtienen puntaje para ser seleccionados, la Lder del proceso de
Compras a su discrecin escoger el proveedor.
b. Evaluacin de proveedores.
Se realizara al proveedor una evaluacin con cada compra; en la siguiente tabla se
establecen los criterios de evaluacin.
CALIF.
C (5)
Cumple con el
Servicio
ofrecido antes
durante
y
despus de la
venta.
CP(3)
Cumple
parcialmente
con el Servicio
ofrecido antes
durante
y
despus de la
venta.
NC(1)
No cumple con
el
Servicio
ofrecido antes
durante
y
despus de la
venta.
El tiempo de
entrega
satisface
completament
amente
los
requisitos
planteados por
la empresa.
El tiempo de
entrega
se
negocia
de
acuerdo a la
ubicacin
y
disponibilidad
y
cumple
parcialmente
los requisitos
planteados por
la empresa.
El tiempo de
entrega
no
cumple
parcialmente
los requisitos
planteados por
la empresa.
Ofrece
financiamiento y/o
presenta
alternativas
de
pago (ms de 60
das) sin recargo al
precio de venta.
Ofrece
algn
financiamiento y/o
forma de pago (30
das) existe cargo
al precio de venta
por financiamiento
No
ofrece
financiamiento
ni
tiene formas de
pago que faciliten
la realizacin de la
compra.
PRECIOS
Ofrece
precios
razonables,
acordes a la
calidad
del
producto
o
servicio que
ofrece y a los
precios
promedio del
mercado.
Ofrece
precios, por
encima
del
mercado,
pero
que
pueden
ser
razonables
por
disponibilidad
u
otros
servicios.
Ofrece
precios que
no
son
razonables
c. Reevaluacin de proveedores.
Se realiza una reevaluacin a proveedores anualmente, la cual es el promedio de las
calificaciones de las evaluaciones realizadas en cada compra durante el periodo.
Una vez se obtiene el puntaje promedio, se define el plan de desempeo para el proveedor,
con base en la siguiente tabla.
PARAMETROS PARA ELABORAR EL PLAN DE DESEMPEO.
Calificacin
Resultado
Plan de desempeo
Satisfactorio
Cumple como El proveedor contina en la lista de
proveedor
proveedores sin recomendaciones.
Se aconseja solicitar mejoras en su
desempeo en un periodo no mayor a
Aspectos a
Aceptable
tres (3) meses, es decir el proveedor
mejorar
debe presentar plan de mejora para
hacer seguimiento al mismo.
Puntaje
4,0 a 5,0
3,0 a 3,9
Insuficiente
0,0 a 2,9
Suspensin