Procedimiento para Almacenes

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN Y EL REGISTRO DE ENTRADA DE
BIENES A LOS ALMACENES

RESPONSABLES DE SU APLICACIN
A) responsables de su instrumentacin:
Departamento de almacenes e inventarios.
B) corresponsables de su aplicacin.
Departamento de compras.
Departamento de contabilidad.
OBJETIVO
Efectuar la recepcin de los bienes adquiridos por el Compras, Verificando que los mismos
cumplan con lo pactado en los pedidos realizado a los proveedores, as como registrar correcta y
oportunamente, la entrada de todos y cada uno de los bienes que ingresen a los almacenes de
la entidad, con la finalidad de mantener actualizada la informacin relativa a las existencias bajo
el control, custodia, resguardo y responsabilidad de dichas reas.
NORMAS DE OPERACIN
El departamento de almacenes, tendr la Responsabilidad de registrar, oportuna y

permanentemente, Todas las entradas de bienes a los almacenes.
La recepcin de bienes deber efectuarse previa verificacin de que los mismos cumplan
con las caractersticas sealadas en los pedidos realizados a los proveedores, tales como
clase, tipo y calidad requeridas; cantidades solicitadas, en su caso, caducidad de los
insumos, etctera.
Posterior a la recepcin fsica de los bienes, el departamento de almacenes, proceder a

elaborar el aviso de entrada de mercanca al Depsito correspondiente, utilizando para tal
efecto, como documentos fuente la copia del pedido, copia de la factura o, en su caso, de la
remito.
Elaborado el aviso de entrada, deber verificar y validar la correcta captura de la misma, as

como que los registros individuales de los bienes, hayan sido afectados adecuadamente.
A ms tardar al siguiente da hbil de la recepcin de bienes, el departamento de

almacenes, deber turnar el original del aviso de entrada de mercanca al Depsito, al
departamento de contabilidad y dos copias al departamento de Compras.
Ser responsabilidad del departamento de almacenes, el inmediato y debido acomodo de los

bienes recepcionados, as como de su adecuado control, guarda, custodia y resguardo, hasta
en tanto, dichos bienes, no sean entregados a los usuarios finales.
El departamento de almacenes, tendr la obligacin de mantener
permanentemente
actualizado el catlogo de bienes e igualmente, el distribuir, oportunamente, a las reas de

la CMA SA, los informes o reportes que genere mensual o peridicamente.
DESCRIPCIN NARRATIVA
rea responsable
Departamento de Almacenes
Nmero
1
Actividad
Lleva a cabo un anlisis de consumo anual y procede a la
elaboracin de las requisiciones correspondientes y las turna
Departamento de Compras
adquisiciones para que se lleve a cabo la Compra.

Recibe requisiciones y procede a realizar la compra. Turna al Dpto.
de Almacenes, copia del(os) pedido(s) y/o contratos realizados a
Departamento de Almacenes.
los proveedores.
Recibe copia del(os)
temporalmente.
En las fechas preestablecidas, recibe de los Proveedores, los
pedido(s)
y/o
Contrato(s)
archiva
bienes precisados en los pedidos y/o contratos as como las

5
facturas o remisiones que los amparan.

Extrae de archivo el pedido y/o contrato y Verifica que los bienes
que le estn siendo entregados, sean concordantes a los
estipulados tanto en el pedido y/o contrato como en las facturas o
remisiones.
No coinciden:
Rechaza y no recibe los bienes que incumplan a lo solicitado y
elabora escrito dirigido al proveedor, indicndole las causas que
motivaron este hecho.

Entrega escrito al proveedor, obtiene acuse, lo archiva, enva
copia al departamento de adquisiciones y reinicia con la actividad
N 4.
Si coinciden:
Recibe los bienes, sella de recibido en el original de la factura o
remisin; obtiene copia de la misma, adjuntndola a la copia del
pedido y devuelve el original de la Factura o remisin al proveedor.

Ingresa al sistema de SAP y libera o hace efectiva la entrada del
10
material.
No es correcta la captura:
Detecta errores cometidos, corrige de manera inmediata y reinicia
11
con la actividad N 9.
Si es correcta la captura:
Emite el aviso de entrada de mercanca al Almacn y a ms tardar
al siguiente da hbil de la recepcin de los bienes, lo distribuye en
la siguiente forma:
- Original.- para el Dpto. de Contaduria.
- 1. Copia.- para el Dpto. de Compras.
- 2. Copia.- para el expediente consecutivo de entradas.
12
- 3. Copia.- para el expediente de pedidos y Contratos.

Para efectos de control internos se anota copia por aviso de
13
entrada de mercanca en los pedidos y contratos correspondiente

Clasifica, distribuye y ubica los bienes Recibidos en las reas que
14
les Correspondan en los almacenes.

Instrumenta los mecanismos que le Permitan el debido control,
guarda,
Custodia y resguardo de los bienes Recepcionados, hasta en tanto
son
Entregados a los usuarios finales.
Fin del procedimiento.
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO ACOMODO DE BIENES EN LOS ALMACENES

Secretara administrativa.
Direccin de recursos materiales.
OBJETIVO
Desarrollar un sistema de control eficaz y eficiente que permita mantener debida y
adecuadamente clasificados los bienes que sean recibidos en los almacenes, distribuyndolos y
ubicndolos en lugares idneos, que faciliten su pronta localizacin, custodia, resguardo y eviten
el deterioro de los mismos.
NORMAS DE OPERACIN
El
departamento
de
almacenes
inventarios,
tendr
la
obligacin
de
mantener
permanentemente actualizado el Catlogo de bienes.
El jefe del departamento de almacenes e inventarios, ser la nica persona que pueda
asignar claves a los nuevos bienes que lleguen a los almacenes.
La asignacin de claves, para la debida identificacin de los bienes, deber llevarse a cabo
conforme a lo enmarcado en el catlogo establecido para tal fin.
El acomodo de los bienes recepcionados de los Proveedores, se realizar de manera

inmediata posterior a su verificacin fsica y ser efectuado, exclusivamente, por el personal
asignado a los almacenes.
Ser responsabilidad del personal de los almacenes, cumplir, entre otras, con las siguientes
obligaciones:
Acomodar los bienes, nicamente, en los lugares asignados y no ubicarlos en reas
temporales, provisionales o en los pasillos de los almacenes.
Respetar las indicaciones del fabricante de los bienes, para llevar a cabo su acomodo
(por ejemplo: el nmero de cajas por estiba, evitar lugares demasiado hmedos o secos,
etc.).
Tener, debida y permanentemente, identificados los estantes o reas donde se
acomodarn los bienes, as como mantenerlos en condiciones ptimas de uso.
Impedir la entrada, a las reas restringidas de los almacenes, a personas ajenas a las
mismas.
El departamento de almacenes e inventarios, para el adecuado desarrollo de sus

actividades, deber instrumentar los mecanismos que doten a los almacenes de
instalaciones en buen estado de conservacin y mantenimiento, as como que cuenten con
las medidas de seguridad, higiene y vigilancia idneas.
rea responsable
Nmer
Actividad
o
Como resultado de los pedidos fincados y una
Departamento de
vez recibida la copia de los mismos:

Revisa el catlogo de claves de bienes y determina si
es necesario actualizarlo.
Si es necesario actualizarlo:
Ingresa al sistema de almacenes y en la opcin
Almacenes e inventarios
catlogos/ artculos/ catlogo/ altas, asigna y captura
las nuevas claves de los bienes.

Verifica la correcta captura de claves.
No es correcta la captura:
Detecta errores cometidos, corrige
inmediata.
Si es correcta la captura:
Emite el catlogo de claves de bienes actualizado, lo
de
manera
archiva temporalmente y contina con la actividad N
6.
No es necesario actualizarlo:
Solicita a los almacenes que determinen los lugares
apropiados para el acomodo de los bienes que sern
Almacenes
recepcionados
Busca en los estantes y/o reas especficas del
respectivo
almacn,
si
existe
lugar
disponible
asignado para el acomodo de los bienes a recepcionar.

No existe lugar:
Reacomoda los bienes almacenados y deja lugar
disponible para el acomodo de los que ingresarn y
Almacenes
contina con la actividad N 9.

Si existe lugar:
Solicita al rea correspondiente que efecte el aseo del
lugar que se ha determinado para acomodar los bienes
10
a recepcionar
Acondiciona y sealiza el lugar o sitio donde sern
acomodados
los
bienes,
esto
atendiendo
las
caractersticas y especificaciones de cuidado de los

11
mismos.
Comunica
al
departamento
de
almacenes
Inventarios, la disponibilidad de espacio para la

12
e inventarios
ubicacin de los bienes.

Recibe del proveedor
los
bienes
que
le
fueron
adquiridos o bienes que fueron enviados para efectos

13
de su resguardo.
Revisa los bienes que recibi, los separa y clasifica
14
atendiendo a su tipo y caractersticas.

Extrae de archivo el catlogo de claves de bienes y
15
asigna clave de identificacin.

Instruye al personal de los almacenes, para que
efecten el acomodo de los bienes en los lugares
Almacenes
16
asignados y archiva Catlogo.

Respetando las indicaciones y especificaciones del
fabricante, llevan a cabo el acomodo de los bienes y, al
concluir, informan al departamento de almacenes e
e inventarios
17
inventarios.
Instrumenta
los
mecanismos
para
mantener
las
instalaciones de los almacenes en buen estado de

conservacin y mantenimiento, as como que cuenten
con las medidas de seguridad, higiene y vigilancia
idneas.
Fin del procedimiento.
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO ENTREGA DE BIENES SOLICITADOS Y EL REGISTRO POR

SU SALIDA DE LOS ALMACENES
subdireccin de recursos materiales.
reas integrantes del cinvestav. (usuarios).
Objetivo
Efectuar la entrega de los bienes requeridos por las reas solicitantes del cinvestav, con la
finalidad de que estas cuenten con los insumos necesarios para realizar eficaz y eficientemente
las actividades que les han sido encomendadas, as como registrar correcta y oportunamente, la
salida de todos y cada uno de los bienes en poder de los almacenes de la entidad, con el
propsito de mantener actualizada la informacin relativa a las existencias bajo su control,
custodia, resguardo y responsabilidad.
NORMAS DE OPERACIN
El departamento de almacenes e inventarios, efectuar el surtimiento de bienes solicitados

por las distintas reas del Cinvestav, nica y exclusivamente, a travs del sistema sva.
Los formatos denominados solicitud-vale de abastecimiento y orden de trabajoabastecimiento, nicamente se utilizaran cuando por causas de fuerza mayor el sistema
deje de funcionar. Los formatos debern estar adecuadamente requisitados.
Las distintas reas del cinvestav, nicamente, podrn solicitar al departamento de

almacenes e inventarios, el surtimiento de bienes, dentro de los horarios establecidos.
La entrega de bienes deber efectuarse previa verificacin de que los mismos cumplen y son
coincidentes con las caractersticas y cantidades sealadas en la solicitud-vale de
abastecimiento y/u orden de trabajo-abastecimiento, as como de que en dichos
documentos, est plasmada la firma de recibido por parte del rea usuaria.
rea responsable
nmer
actividad
Usuarios
o
1
Identifica las necesidades de abastecimiento de su
departamento.
Una
vez
identificadas
abastecimiento,
ingresa
las
a
la
necesidades
de
pgina
del
web
departamento de almacn de Inventarios, e imprime

su ticket de Autorizacin.
Ingresa a la pgina web de almacn e inventarios a
consulta de autorizaciones por abastecer

Imprime
solicitud
provicional
de
5
6
Abastecimiento sva.
Prepara lote de la mercanca solicitada.
Se comunica va telfonica con el usuario para
7
8
recabar firma autorizada.

Recibe sva costeada y recaba firma.
Recibe sva debidamente autorizada
Entrega
10
11
Solicita firma de conformidad.

Recibe en su totalidad y firma de Conformidad.
Emite pliza de salidas de bienes del Almacn junto
e inventarios
Usuario(s)
vale
de
e inventarios
Usuario(s)
material
requerido
entrega
material.
con el vale de Abastecimiento, de la siguiente

manera:
- original.- para el depto. De contabilidad.
- 1. Copia.- para el expediente
Fin de procedimiento
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIN DE BIENES A LOS ALMACENES

Subdireccin de recursos materiales.
Departamento de adquisiciones.
Areas integrantes del cinvestav.
OBJETIVO
Sistematizar las actividades que debe realizar la subdireccin de recursos materiales del
cinvestav, a travs de su departamento de almacenes e inventarios, para la recepcin y el
registro de los bienes que son devueltos a los almacenes por las distintas reas que integran a
la entidad
NORMAS DE OPERACIN
Las reas del cinvestav, solamente podrn efectuar devolucin de bienes a los almacenes,
dentro de los cinco das hbiles posteriores a su retiro, situacin que deber ser comprobada
con la solicitud-vale de abastecimiento y/o la orden de trabajo-abastecimiento. Cabe sealar
que, en casos excepcionales, se podrn efectuar devoluciones fuera de dicho plazo, previa
solicitud de las reas y autorizacin por parte de la subdireccin de recursos materiales.
Para la devolucin de bienes a los almacenes, las reas del Cinvestav, debern justificar por
escrito las causales de dicho evento, entre las que se pueden sealar:
mal funcionamiento del bien.
defectos en su fabricacin.
desaparicin de su necesidad.
proximidad en su fecha de caducidad.
etctera.
El departamento de almacenes e inventarios, deber Verificar que los bienes devueltos por
las reas del Cinvestav, se encuentran en las mismas condiciones en que les fueron
entregados.
A ms tardar al siguiente da hbil de la recepcin de bienes, El departamento de almacenes

e inventarios, deber turnar el original del aviso de entrada de mercanca al almacn por
devolucin al departamento de contabilidad y, en los casos procedentes, a travs de una
copia, notificar al Departamento de adquisiciones, sobre aquellos bienes que corresponda

gestionar su devolucin y reposicin ante los respectivos proveedores.
Sobre aquellos bienes que sean devueltos y estn en condiciones ptimas para su uso, ser
responsabilidad del departamento de almacenes e inventarios, su inmediato y debido
acomodo en los lugares o reas que les correspondan, as como de su adecuado control,
guarda, custodia y resguardo, hasta en tanto, dichos bienes, vuelvan a ser entregados a los
usuarios finales.
El
departamento
permanentemente
de
almacenes
actualizado
el
inventarios,
catlogo
de
tendr
bienes
la
e
obligacin
de
mantener
igualmente,
el
distribuir,
oportunamente, a las reas del cinvestav que corresponda, los informes o reportes que
genere mensual o peridicamente.
rea responsable
Nmer
Actividad
rea usuaria
o
1
Determina los bienes que sern devueltos a los

almacenes
Almacenes
obtiene
copia
del
vale
de
abastecimiento con el que los obtuvo.

Se presenta en los almacenes y entrega bienes a
devolver, junto con el nmero de devolucin

Ingresa al sistema y registra el N de devolucin.
Recibe de las reas usuarias los bienes.

Verifica que los bienes que le estn siendo devueltos,
sean concordantes con los indicados por el sistema.

No coinciden:
Rechaza y no recibe los bienes sujetos a devolucin e
indica las causas que motivaron este hecho. Reinicia
con la Actividad N 2
Si coinciden:
Verifica que los bienes sujetos a devolucin se
encuentren en las mismas condiciones en que fueron
entregados.
No estn en las mismas condiciones:
Rechaza y no recibe los bienes e indica las causas
que motivaron este hecho.

Si estn en las mismas condiciones:
Recibe los bienes sujetos a devolucin, imprime
Almacenes
formatos de devolucin da copia la usuario e informa

rea Usuaria
al departamento de almacenes e inventarios.

Recibe la copia sellada del escrito de Justificacin y la
10
archiva.
Determina si existen bienes que sea procedente,
e inventarios
gestionar
11
ante
los
proveedores
respectivos,
su
devolucin y reposicin.
No procede la devolucin a proveedores:
Distribuye el aviso de entrada por concepto de
devolucin, como adelante se indica y contina con la
12
actividad N 15
Si procede la devolucin a proveedores:
Distribuye el aviso de entrada por concepto de
devolucin, como se indica a Continuacin:
- original.- para el depto. De contabilidad.
- 1. Copia.- para el depto de adquisiciones.
Departamento
Adquisiciones
de
13
- 2. Copia.- para el expediente.

Recibe copia del aviso de entrada de Mercanca
al almacn por concepto de devolucin y realiza
las gestiones pertinentes ante los respectivos
Proveedores.
14
e inventarios
Para efectos de control, anota en el escrito de

justificacin,
el
folio
del
aviso
de
entrada
de
mercanca al almacn por concepto de devolucin

que le correspondi y lo archiva junto con el escrito,
15
la relacin y la copia del vale de abastecimiento.

Clasifica, distribuye y ubica los bienes recibidos por
concepto de devolucin, en las reas que les
16
correspondan en los Almacenes.

Instrumenta los mecanismos que le permitan el
debido, control, guarda, custodia y resguardo de los
bienes recepcionados por concepto de devolucin,
hasta en tanto son entregados, nuevamente, a los
usuarios Finales.
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIN DE REPORTES DE LOS ALMACENES

OBJETIVO
Emitir y enviar oportunamente los reportes que genera mensual o peridicamente, el
departamento de almacenes e inventarios, a las reas directivas, de contabilidad, rgano de
control interno y Auditora externa, as como para cualquier otro rgano Fiscalizador o de
coordinacin que los requiera, esto con la finalidad de informar los movimientos y existencias
reales de bienes en los almacenes y dichos entes cuenten con elementos suficientes para una
adecuada toma de decisiones.
NORMAS DE OPERACIN
El departamento de almacenes e inventarios, tendr la Responsabilidad que, en los plazos

establecidos y de manera correcta, sean emitidos los reportes que son generados en los
almacenes, los cuales se harn llegar a las reas correspondientes, a travs de la
subdireccin de recursos materiales, previa aprobacin de la secretara administrativa.
Ser obligacin del departamento de almacenes e Inventarios el respaldar, en medios

magnticos, toda la informacin que se genere en los almacenes e, igualmente, conservar
copia de los reportes que emita.
El departamento de almacenes e inventarios, previo a la emisin de reportes, deber

verificar. Comprobar y validar la correcta captura de la informacin contenida en los
Documentos fuente, as como de que los registros individuales de los bienes, hayan sido
afectados adecuadamente.
El departamento de almacenes e inventarios, deber conciliar mensualmente, las cifras

contenidas en sus registros contra las que obren en el departamento de Contabilidad y, en
su caso, aclarar las posibles diferencias que surjan, resultado de dicha conciliacin.
La subdireccin de recursos materiales en coordinacin con el rgano de control interno en

el cinvestav, peridicamente, dictaminarn los bienes susceptibles a ser dados de baja por
deterioro, rotura, mal estado, caducidad, etctera.
rea responsable nmero actividad
El ltimo da hbil de cada mes:
Departamento de Almacenes e inventarios
1 emite listados previos de los reportes que son generados mensualmente, tales como kardex,
reporte de movimientos, consumo por artculo y por Departamento.
2 conjuntamente con el departamento de Contabilidad, concilia las cifras Contenidas en los
reportes contra las consignadas en los registros contables y, en su caso, determina diferencias.
Si existen diferencias:
3 aclara las diferencias, determinando su origen y, en su caso, genera los movimientos que
correspondan para su correccin. Contina con la actividad N 6.
No existen diferencias:
4 obtiene vo. Bo. De conformidad en la conciliacin por parte del departamento de contabilidad.
5 emite reportes definitivos, respalda la informacin de los mismos en medios magnticos y
archiva listados previos.
6 elabora oficios con acuses, para envo de la conciliacin a las reas internas y externas que
correspondan.
Fin del procedimiento
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO
PARA
LA
TOMA
FSICA
DE
INVENTARIOS
LA
DETERMINACIN DE DIFERENCIAS EN LOS ALMACENES

A) Responsables de su instrumentacin:
rgano de control interno en el cinvestav.
Subdireccin de recursos materiales.
OBJETIVO
Contar con un documento que sirva como gua para la toma fsica de los inventarios de bienes,
contenidos en los almacenes de la entidad, y como instrumento para la induccin del personal
que interviene en dicho proceso, as como garantizar que los controles y procedimientos
utilizados para dicha toma fsica, sean ptimos, eficaces y eficientes.
NORMAS DE OPERACIN
El departamento de almacenes e inventarios, tendr la obligacin de efectuar, por lo menos

una vez al mes, pruebas selectivas de las existencias fsicas de bienes en los Almacenes, a
fin de que, con oportunidad, detecte y corrija las posibles desviaciones que resulten de
dichas pruebas.
El departamento de almacenes e inventarios, ser el responsable de coordinar la toma de los

inventarios fsicos de bienes ubicados en los almacenes propiedad de la entidad.
La toma fsica de inventarios, invariablemente se deber efectuar en el mes noviembre de

cada ejercicio fiscal.
El sistema de almacenes e inventarios, deber comunicar con anticipacin, la fecha

programada para la toma fsica de los inventarios, a las reas de contralora interna,
contabilidad y, en su caso, a auditora externa, para su intervencin y participacin; as
como a las distintas reas del cinvestav, para que con antelacin a dicho evento y acorde a
los perodos que tengan establecidos, soliciten los bienes que les sean necesarios, ya que
durante la prctica del inventario no sern atendidas las solicitudes de abastecimiento de
bienes.
El departamento de almacenes e inventarios, deber tener correctamente acomodados y

clasificados los bienes a inventariar; elaborar un croquis de los almacenes, que contenga la
zona, seccin, pasillo, anaquel o estante, as como la clave y descripcin de cada bien, y
verificar un da antes de la toma fsica del inventario, que cada zona, seccin, pasillo,
anaquel o estante, tenga adherido su respectivo sealamiento, para facilitar su localizacin.
Para la toma fsica de los inventarios, se establecer una mesa de control, la cual estar
integrada por personal del departamento de almacenes e inventarios, un responsable de
cada Almacenes.
Ser responsabilidad del departamento de almacenes e inventarios, tener en orden los

almacenes, as como preparar la informacin y documentacin que se utilizar para la toma
fsica de los inventarios, con por lo menos tres das hbiles de anticipacin.
El departamento de almacenes e inventarios, previo a la toma del inventario, deber

verificar que no existan documentos pendientes de elaborar o capturar en lo concerniente a
entradas y salidas, y que estn debidamente actualizados los registros de los bienes
ubicados en los almacenes.
El departamento de almacenes e inventarios, previo a la prctica del inventario, deber

elaborar relaciones de los bienes que se encuentren en alguno de los siguientes supuestos y
las cuales contendrn el nombre de los mismos, su clave, cantidad de bienes, costo unitario
y costo total:
Por nulo desplazamiento.- se sealar el perodo a partir del cual no hayan tenido
movimiento los bienes que se indiquen.
Por obsolescencia.
Por caducidad o mal estado.
En poder de terceros.- sealar el nombre y direccin del tercero. Estos bienes se
considerarn para efectos del inventario.
En poder del cinvestav, propiedad de terceros.- sealar el nombre y direccin del
propietario. Estos bienes no se considerarn para efectos del inventario, estarn
ubicados en reas separadas, identificadas y debidamente acordonadas.
Facturados y no entregados por el proveedor.- no se considerarn para efectos del
inventario, pero deber verificarse que contablemente est creado el pasivo y se
otorgar el seguimiento de estos casos hasta que se lleve a cabo la entrada y recepcin
fsica de los bienes.
Facturados, entregados y no registrados en kardex.- estarn ubicados en reas
separadas, identificadas y debidamente acordonadas. Estos bienes se inventariarn por
separado y se les dar seguimiento hasta su inclusin en los registros de los almacenes.
Recibidos y no facturados por el proveedor o entregados durante la prctica del
inventario.- se proceder conforme a lo sealado en el inciso anterior.
El departamento de almacenes e inventarios, con la debida anticipacin a la toma de los

inventarios fsicos, deber:
Marbetear todos y cada uno de los bienes sujetos a inventario, conforme se indique en
las presentes normas.
Elaborar una cdula de control de marbetes que contenga, como mnimo:
El total dispuesto en cada seccin, pasillo, etctera, indicando el nmero de folio
inicial y final.
El total de los que se encuentran en blanco y susceptibles de utilizarse en aquellos
bienes que por error u omisin no fueron marbeteados oportunamente, sealando sus
nmeros de folio.
Espacio para anotar el total de marbetes realmente utilizados en el inventario y
descritos los nmeros de folio inicial y final.
Obtener del sistema, un listado de los bienes existentes en los almacenes que contenga
el nombre de los mismos, su clave y tres columnas que se intitularn 1er. Conteo, 2
conteo y aclaracin.
Elaborar el catlogo del personal que intervendr en el inventario, ordenado por parejas
y conteniendo el nombre de cada servidor pblico participante, sus iniciales, su
antefirma y su firma.
Al da de incio del inventario, se deber contar con un tanto del kardex de bienes actualizado
y, previo a la toma fsica, efectuar el corte documental de formas, conforme a lo siguiente:
Obtener y relacionar el nmero de folio y fecha del ltimo aviso de entrada elaborado;
del ltimo vale de abstecimiento surtido; de la ltima requisicin elaborada y, en su caso,
de la ltima nota de salida elaborada.
Obtener, relacionar y cancelar de los documentos anotados anteriormente, el siguiente
nmero de folio til.
La mesa de control, durante la toma del inventario fsico de bienes, tendr las siguientes
obligaciones:
Coordinar y asignar a cada pareja de servidores pblicos, los bienes que les
correspondan inventariar.
Determinar las parejas que llevarn a cabo el segundo conteo, mismas que sern
distintas a las que realizaron el conteo inicial.
Controlar, que al concluir el conteo de cada seccin o pasillo, la pareja asignada entregue
sus marbetes debidamente requisitados.
Comprobar el nmero progresivo de los marbetes, tanto del primero como del segundo
conteo, verificando que los mismos, previo requisitado, estn encintados y, en su caso,
investigar y aclarar los faltantes de marbetes.
Al trmino de cada conteo, anotar la informacin contenida en los marbetes, en el
listado obtenido del sistema en la columna que corresponda, as como, previa
verificacin del correcto vaciado, la encintar.
Con la informacin contenida en el listado, comprobar que sean coincidentes las cifras
resultantes del primero y segundo conteos y, para el caso de existir diferencias,
conjuntamente con las parejas que realizaron los conteos, llevar a cabo la aclaracin y
asentar la cifra definitiva en la tercer columna del listado en cita.
Al finalizar el inventario, concluir el requisitado de la cdula de control de marbetes,

verificando que el total de marbetes dispuestos, fueron efectivamente entregados; as
como que la totalidad de los bienes en poder de los almacenes fueron inventariados y
cuentan con la matrz de su correspondiente marbete.
El rgano de control interno en el cinvestav y/o auditora externa, durante el proceso de la

toma fsica de los inventarios, en cualquier momento podrn efectuar las pruebas que
consideren pertinentes.
El departamento de almacenes e inventarios, turnar al departamento de contabilidad, el
listado que contiene el resultado del inventario fsico de bienes, a fin de que este lleve a
cabo el comparativo fsico - terico.
REA RESPONSABLE
NMER
ACTIVIDAD
O
Departamento de almacenes
Por lo menos una vez al mes:
e inventarios
1
Ingresa al sistema y emite listado del kardex,

selecciona los bienes sobre los que practicar su
verificacin fsica y vaca sus datos en el formato
establecido para tal fin.

Lleva a cabo el conteo de los bienes seleccionados,
anota
el
resultado
establecido.
Utilizando el
obtenido
formato
en
el
establecido,
formato
realiza
el
comparativo de las cifras contenidas en kardex

contra las obtenidas en el conteo fsico y determina,
en su caso, posibles diferencias.

Si existen diferencias:
Investiga y determina el origen de las posibles
diferencias y procede en consecuencia, hasta su
total aclaracin. Contina con la actividad no. 5.

No existen diferencias:
Valida el formato establecido, lo archiva en
expediente
comunica
la
Subdireccin
de
recursos materiales, el resultado obtenido motivo

de
las
Pruebas
selectivas
practicadas
contenidos en los almacenes.

En el mes de noviembre:
Determina la fecha en que
se
bienes
practicar
el
inventario fsico de bienes, da instrucciones al

sistema para que comunique, con 10 das hbiles
de anticipacin, a las reas participantes, as como

a las distintas reas del cinvestav, para los efectos
Contralora
interna
en
el
cinvestav
procedentes al caso.
Recibe comunicado,
designa
al
personal
que
intervendr en el inventario fsico, lo transmite por

oficio al departamento de almacenes e inventarios,
obtiene acuse y lo archiva

Recibe comunicado de la contralora interna y lo
archiva en el expediente del Inventario fsico.

Verifica el correcto acomodo y clasificacin de los
e inventarios
bienes, y elabora el croquis de los almacenes

Con por lo menos tres das hbiles
10
de
anticipacin a iniciar el inventario:

Elabora relaciones de los bienes que se encuentren
en situacin especial, solicita y obtiene del sistema
el listado base que se utilizar en la toma de
11
inventarios fsicos.
marbetea los bienes sujetos a inventariarse y
12
elabora la cdula de Control de marbetes.

Elabora el catlogo del personal que intervendr en
el inventario
El da hbil inmediato anterior a la toma del
13
inventario:
Verifica que estn debidamente sealizadas las
reas de los almacenes; que no existan documentos
pendientes de elaborar o capturar, as como que los
Mesa de Control
14
Registros de los bienes estn actualizados.

Al da de inicio del inventario:
Ingresa al sistema genera un tanto del kardex de
15
los almacenes y establece la mesa de control.

Procede al corte documental de formas, elabora
relacin del mismo y asigna, a las parejas, los
bienes que les correspondan inventariar durante el
16
primer conteo.
Recibe de cada pareja, los marbetes ya requisitados
de los bienes contados, los encinta y vaca su
17
informacin en el listado base.

Concluido el primer conteo, asigna, a las parejas,
los bienes que les correspondan
Inventariar para el segundo conteo, cuidando que
18
estas sean distintas a las que realizaron el inicial.

Recibe de cada pareja, los marbetes ya requisitados
de los bienes contados, los encinta y vaca su
19
informacin en el listado base.

Lleva a cabo el comparativo
de
las
cifras
resultantes del primer y segundo conteo y, en su
20
caso, determina diferencias.

Si existen diferencias en los conteos:
Conjuntamente con las parejas que efectuaron los
conteos, aclara las diferencias y asienta la cifra
definitiva en la tercera columna del listado base.
21
Contina con la actividad N 21.

No existen diferencias en los conteos:
Encinta el listado base, concluye el requisitado de la
cdula de control de Marbetes y verifica que los
bienes inventariados cuenten con la matriz del
22
Marbete correspondiente.
integra carpeta con los siguientes anexos:
artculos o materiales sin movimiento en los ltimos
6
meses,
artculos
de
refaccin,
artculos
materiales en mal estado, artculos o materiales del

cinvestav
en
poder
de
terceros,
artculos
materiales de terceros en el cinvestav, saldo de

kardex, croquis, control de marbetes, ltimo vale de
abastecimiento u rdenes de trabajo al cierre del
Almacn, ltimo aviso de entrada al cierre del
almacn, ltima requisicin al cierre del almacn,
requisiciones no atendidas por el Departamento de
adquisiciones, relacin del personal, catlogo de
artculos para el inventario fsico, comparativo,
23
e inventarios
sobrantes, Faltantes, valuacin del inventario fsico.

Recibe listado base, lleva a cabo el comparativo
fsico-terico, lleva a cabo su anlisis a fin de
establecer, en su caso, las posibles diferencias
24
surgidas motivo de dicho comparativo.

entrega carpetas al departamento de contabilidad y
al rgano interno de Control
Fin de procedimiento
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN Y EL REGISTRO DE ENTRADA DE

BIENES A LOS ALMACENES

Departamento de almacenes e inventarios.

El departamento de almacenes, tendr la Responsabilidad de registrar, oportuna y

Posterior a la recepcin fsica de los bienes, el departamento de almacenes, proceder a

Elaborado el aviso de entrada, deber verificar y validar la correcta captura de la misma, as

A ms tardar al siguiente da hbil de la recepcin de bienes, el departamento de

Ser responsabilidad del departamento de almacenes, el inmediato y debido acomodo de los

El departamento de almacenes, tendr la obligacin de mantener

actualizado el catlogo de bienes e igualmente, el distribuir, oportunamente, a las reas de

adquisiciones para que se lleve a cabo la Compra.

bienes precisados en los pedidos y/o contratos as como las

facturas o remisiones que los amparan.

motivaron este hecho.

pedido y devuelve el original de la Factura o remisin al proveedor.

- 3. Copia.- para el expediente de pedidos y Contratos.

entrada de mercanca en los pedidos y contratos correspondiente

les Correspondan en los almacenes.

PROCEDIMIENTO ACOMODO DE BIENES EN LOS ALMACENES

Departamento de almacenes e inventarios.

permanentemente actualizado el Catlogo de bienes.

El acomodo de los bienes recepcionados de los Proveedores, se realizar de manera

El departamento de almacenes e inventarios, para el adecuado desarrollo de sus

vez recibida la copia de los mismos:

catlogos/ artculos/ catlogo/ altas, asigna y captura

las nuevas claves de los bienes.

archiva temporalmente y contina con la actividad N

asignado para el acomodo de los bienes a recepcionar.

contina con la actividad N 9.

caractersticas y especificaciones de cuidado de los

Inventarios, la disponibilidad de espacio para la

ubicacin de los bienes.

adquiridos o bienes que fueron enviados para efectos

atendiendo a su tipo y caractersticas.

asigna clave de identificacin.

asignados y archiva Catlogo.

instalaciones de los almacenes en buen estado de

PROCEDIMIENTO ENTREGA DE BIENES SOLICITADOS Y EL REGISTRO POR

Departamento de almacenes e inventarios.

El departamento de almacenes e inventarios, efectuar el surtimiento de bienes solicitados

Las distintas reas del cinvestav, nicamente, podrn solicitar al departamento de

Identifica las necesidades de abastecimiento de su

departamento de almacn de Inventarios, e imprime

consulta de autorizaciones por abastecer

recabar firma autorizada.

Solicita firma de conformidad.

con el vale de Abastecimiento, de la siguiente

PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIN DE BIENES A LOS ALMACENES

Departamento de almacenes e inventarios.

A ms tardar al siguiente da hbil de la recepcin de bienes, El departamento de almacenes

copia, notificar al Departamento de adquisiciones, sobre aquellos bienes que corresponda

Determina los bienes que sern devueltos a los

abastecimiento con el que los obtuvo.

devolver, junto con el nmero de devolucin

Recibe de las reas usuarias los bienes.

sean concordantes con los indicados por el sistema.

que motivaron este hecho.

formatos de devolucin da copia la usuario e informa

al departamento de almacenes e inventarios.

- 2. Copia.- para el expediente.

Para efectos de control, anota en el escrito de

mercanca al almacn por concepto de devolucin

la relacin y la copia del vale de abastecimiento.