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México. Archivo General de La Nación. - Instructivo para Elaborar El Cuadro General de Clasificación Archivística PDF
México. Archivo General de La Nación. - Instructivo para Elaborar El Cuadro General de Clasificación Archivística PDF
Nacin
Direccin del Sistema
Nacional de Archivos
ndice
Introduccin
Objetivo general
Objetivos especficos
Marco jurdico
........9
............................................................... 21
Introduccin
Objetivo general
Objetivos especficos
Marco jurdico
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la informacin
Pblica Gubernamental
Artculo 32
Corresponder al Archivo General de la Nacin elaborar, en coordinacin con el
Instituto, los criterios para la catalogacin, clasificacin y conservacin de los
documentos administrativos, as como la organizacin de archivos de las
dependencias y entidades. Dichos criterios tomarn en cuenta los estndares y
mejores prcticas internacionales.
Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las
disposiciones aplicables, debern asegurar el adecuado funcionamiento de los
archivos. Asimismo, debern elaborar y poner a disposicin del pblico una gua
simple de sus sistemas de clasificacin y catalogacin, as como de la
organizacin del archivo.
CMO ELABORAR EL
CUADRO DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA
10
Fondo
Seccin
Serie
Subserie
Seccin
Seccin
Serie
Serie
Serie
Subserie
Expediente
Expediente
Expediente
Expediente
Unidad
documental
11
Ejemplos:
Fondo Consejera Jurdica del Ejecutivo Federal
Fondo Secretara de Gobernacin
Fondo Instituto Mexicano del Seguro Social
Fondo Secretara de Energa
II. Seccin
Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada
dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
Los criterios de identificacin de una seccin en los organismos productores
pblicos son los siguientes:
12
13
III. Serie
Es la divisin de una seccin que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma atribucin general y que versan sobre
una materia o asunto especfico.
Los criterios de identificacin de una serie en los organismos productores pblicos
son los siguientes:
Ejemplos:
Serie nminas
Serie licitaciones
Serie expedientes de personal
Serie programas operativos anuales
IV. Expediente
Es la unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso
corriente, o durante el proceso de organizacin archivstica, porque se refieren al
mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad bsica
de la serie.
14
Ejemplos:
Nminas del mes de enero
Nminas del mes de diciembre
Licitacin Pblica LPN-2507/2003
V. Unidad documental
documental)
(documento,
pieza,
tipo
Con base en la estructura archivstica del fondo, seccin y serie como niveles
bsicos y sucesivos en la elaboracin del Cuadro general de clasificacin
archivstica la metodologa se plantea a partir de un fondo especfico y tendr
como principios: la delimitacin, la unicidad, la estabilidad y la simplificacin.
15
Primera etapa:
1.1 Identificacin:
16
Ejemplos:
Recursos Humanos
Programacin, Organizacin y Presupuestacin
Recursos Materiales y Obra Pblica
17
18
Ejemplos:
100 Recursos Humanos
101 Nminas
200 Comunicacin Social
201 Entrevistas a funcionarios de mando
300 Recursos Materiales y Obra Pblica
301 Licitaciones
4C Recursos Humanos
4C.1 Expediente de personal
4C.2 Nmina de pago
4C.3 Reclutamiento de personal
5C. Recursos Materiales y Obra Pblica
5C.1 Licitaciones
5C.2 Adquisiciones
9C. Comunicacin Social
9C.1 Boletines y entrevistas para
medios
9C.2 Actos y eventos oficiales
9C.3 Registro de audiencias pblicas
19
2.2 Formalizacin.
2.4 Capacitacin.
20
Coordinador
de archivos
Coordinador de archivos
y representante del
archivo de tramite
Coordinador u o tras
autoridades
Inicio
Revisa el
fundamento legal
publicado en el
DOF
1
Identifica las
atribuciones del
rgano para el
desarrollo de
funciones
1. 1
Revisa el
reglamento
interno
2
Establece las
semejanzas y
diferencias entre
las secciones
identificadas 3
Revisa m anuales
y otros identifican
las series
5
Compara cada
seccin y las
relaciona
entre s
3. 1
Identifica y ubica
para cada seccin
las series
5.1
Establece los
elementos de
gradacin
3.2
Coteja y revisa
las series para
cada seccin
5. 2
Revisa
y aprueba el
cuadro
8
Difunde ,
capacita sobre el
manejo del cuadro
9
Se realizan el
seguimiento de
acciones
10
Analiza e integra
categoras
por funciones
2.1
Re visa leyes
federales y
generales
2. 2
Re visa manuales
de organizacin
2. 3
Analiza los
elementos que
incorporen
caractersticas
generales
2. 4
Identifica y separa
las funciones en
comunes y
sustantivas
2. 5
Registra el orden
establecido para
cada seccin
3.3
Realiza consenso
y toma acuerdos
3.4
Codifica el 2
nivel , realiza
consenso y toma
acuerdos
4
Asigna un
cdigo para
sustituir el
nombre de cada
seccin
4. 1
10. 1
Compara cada
serie documental
y las ubica en su
seccin
6
Registra el orden
para cada serie
6. 1
Realiza
consenso
sobre el orden
6. 2
Se
localizaron
desviaciones
10. 1
No
Fin
Son
de Seccin
Serie
10. 2
Seccin
Son de seccin
pasa a la
actividad 2-4
10 . 3
Asigna el
cdigo a cada
serie
Serie
10. 1
21
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
1.1
Identifica el primer
nivel de la estructura:
fondo
Coordinador de
archivos
Identifica el segundo
nivel de la estructura:
seccin
Coordinador de
archivos
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
OPERACIN
Revisa el fundamento legal
Pblicado en el Diario Oficial de
la Federacin, que sustenta a la
dependencia o entidad
Identifica las atribuciones del
rgano para el desarrollo de
funciones y su estructura interna
oficialmente establecida
Revisa el Reglamento interno
vigente para detectar e
identificar las atribuciones o
funciones especficas
Analiza e integra categoras de
agrupamiento por funciones
Revisa leyes federales y
generales, y coteja el sustento
de
las
atribuciones
o
disposiciones (en algunos casos
tienen mayor permanencia que
los reglamentos)
Revisa
manuales
de
organizacin
y
de
procedimientos, catlogos de
actividades, otros cuadros de
clasificacin para cotejar y
complementar, en su caso, las
categoras de agrupamiento
identificadas
Analiza los elementos que
incorporen caractersticas
generales de aglutinamiento de
la accin administrativa
Identifica y separa las
categoras de agrupamiento
derivadas de dos tipos de
funciones:
comunes
y
sustantivas
22
3.1
3.2
3.3
3.4
4
4.1
5.
5.1
5.2
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OPERACIN
Establece las semejanzas y
Coordinador de
diferencias entre las categoras
archivos y
de agrupamiento (SECCINes)
unidades
Jerarquiza el segundo
identificadas
administrativas
nivel de la estructura:
Compara cada categora de
responsables de
seccin
agrupacin (seccin) para
archivos de trmite,
ubicarla en el contexto ms
concentracin e
general de ordenacin o
histrico
relacin entre ellas.
Establece los elementos de
gradacin (o categorizacin)
diferentes.
Jerarquiza el segundo
Registra el orden establecido
nivel de la estructura:
para cada agrupacin o
seccin
seccin
Realiza consenso y toma
acuerdo sobre el orden
establecido
Realiza consenso y toma
acuerdo sobre el tipo de claves
Codifica el segundo
o cdigo y su estructura
Coordinador de
nivel de la estructura:
archivos y
Asigna un cdigo para sustituir
seccin
unidades
el nombre propio o ttulo de la
administrativas
categora de agrupamiento
responsables de (seccin)
archivos de trmite, R e vi sa ma n ua l e s
de
concentracin e procedimientos, catlogos de
histrico
actividades, otros cuadros de
clasificacin para identificar las
series documentales derivadas
de un procedimiento o actividad
Identifica y ubica para cada
Identifica el tercer nivel
seccin
las
series
de la estructura: serie
documentales que derivan de
esa funcin
Coteja con los responsables de
archivos de trmite las series
documentales identificadas
para cada seccin
23
6.1
6.2
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Coordinador de
archivos y
Unidades
Administrativas
Jerarquiza el tercer nivel
responsables de
de la estructura: serie
Archivos de
Tramite,
Concentracin e
Historico
Validacin
Formalizacin
Coordinador de
archivos y
responsables de
archivos de trmite
Coordinador de
archivos y
autoridades
correspondientes
Coordinador de
archivos, rea de
recursos humanos
10
Supervisin y asesora
10.1
Coordinador de
archivos
OPERACIN
Compara
cada
serie
documental para ubicarla en el
lugar que le corresponda dentro
del contexto de la seccin
Registra el orden establecido
para cada serie documental al
interior de la seccin
Realiza consenso y toma
acuerdo sobre el orden
establecido
Asigna el cdigo a cada una de
las series documentales
identificadas y jerarquizadas de
cada seccin
Revisar y aprobar el cuadro
general de clasificacin
archivstica, de conformidad con
la normatividad interna
Difundir y capacitar para el uso
y manejo del Cuadro General
de Clasificacin Archivstica.
Seguimiento de acciones para
garantizar el funcionamiento
Corregir posibles desviaciones
en las SECCINes o series
documentales. En su caso,
deben repetirse las operaciones
2a7
24
25
SECCIONES
IC
2C
LEGISLACIN
ASUNTOS JURDICOS
3C
4C
5C
6C
7C
8C
9C
10C
RECURSOS HUMANOS
RECURSOS FINANCIEROS
RECURSOS MATERIALES Y OBRA PBLICA
SERVICIOS GENERALES
TECNOLOGAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIN
COMUNICACIN SOCIAL
CONTROL DE AUDITORA DE ACTIVIDADES PBLICAS
11C
12C
CODIGO
1C
SECCIN
LEGISLACIN
SERIES
1C.1
1C.2
1C.3
1C.4
1C.5
1C.6
1C.7
1C.8
1C.9
1C.10
1C.11
1C.12
RESOLUCIONES
COMPILACIONES JURDICAS
1C.13
1C.14
1C.15
CDIGO
2C
SECCIN
ASUNTOS JURDICOS
SERIES
2C.1
26
2C.5
2C.6
2C.7
2C.8
2C.9
2C.10
2C.11
2C.12
2C.13
2C.14
2C.15
2C.16
2C.17
2C.18
CDIGO
3C
SECCIN
PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTACIN
3C.1
SERIES
DISPOSICIONES EN MATERIA DE PROGRAMACIN
3C.2
3C.3
3C.4
PROCESOS DE PROGRAMACIN
PROGRAMA ANUAL DE INVERSIONES
3C.5
3C.6
3C.7
3C.8
3C.9
3C.10
3C.11
3C.15
3C.16
3C.17
3C.18
3C.12
3C.13
3C.14
27
3C.20
CDIGO
4C
SECCIN
RECURSOS HUMANOS
SERIES
4C.1
4C.2
4C.3
4C.4
4C.5
4C.6
4C.7
4C.9
4C.10
4C.11
4C.12
4C.13
4C.14
4C.15
FILIACIONES AL ISSSTE
4C.16
4C.8
4C.17
4C.18
4C.19
4C.20
JUBILACIONES Y PENSIONES
PROGRAMAS DE RETIRO VOLUNTARIO
BECAS
RELACIONES LABORALES (COMISIONES MIXTAS, SINDICATO NACIONAL
DE TRABAJADORES AL SERVICIO DEL ESTADO, CONDICIONES
LABORALES)
4C.21
4C.22
4C.23
4C.24
4C.25
4C.26
4C.27
4C.28
28
RECURSOS FINANCIEROS
SERIES
5C.3
5C.4
5C.5
5C.6
5C.7
5C.8
5C.9
5C.10
5C.11
5C.12
5C.13
5C.14
5C.15
5C.16
5C.17
5C.18
5C.19
5C.20
5C.21
5C.22
5C.23
5C.24
5C.25
5C.26
5C.27
5C.28
CRDITOS CONCEDIDOS
CUENTAS POR LIQUIDAR CERTIFICADAS
TRANSFERENCIAS DE PRESUPUESTO
AMPLIACIONES PRESUPUESTO
REGISTRO Y CONTROL DE PLIZAS DE EGRESOS
REGISTRO Y CONTROL DE PLIZAS DE INGRESOS
PLIZAS DE DIARIO
COMPRAS DIRECTAS
GARANTAS, FIANZAS Y DEPSITOS
CONTROL DE CHEQUES
CONCILIACIONES
ESTADOS FINANCIEROS
AUXILIARES DE CUENTAS
ESTADO DEL EJERCICIO DEL PRESUPUESTO
FONDO ROTATORIO
PAGO DE DERECHOS
5C.1
5C.2
CDIGO
6C
SECCIN
RECURSOS MATERIALES Y OBRA PBLICA
SERIES
6C.1
6C.2
6C.3
6C.4
6C.5
6C.6
LICITACIONES
ADQUISICIONES
SANCIONES, INCONFORMIDADES Y CONCILIACIONES, DERIVADOS DE
CONTRATOS
CONTRATOS
29
SEGUROS Y FIANZAS
6C.8
6C.9
6C.10
6C.11
6C.12
6C.13
6C.14
6C.15
6C.16
6C.17
6C.18
6C.19
6C.20
6C.21
6C.22
6C.23
6C.24
6C.25
6C.26
CDIGO
7C
SECCIN
SERVICIOS GENERALES
SERIES
7C.1
7C.2
7C.3
7C.4
7C.5
7C.6
7C.7
SERVICIOS DE TRANSPORTACIN
7C.8
7C.9
7C.10
SERVICIO POSTAL*
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE MENSAJERA
7C.11
30
SECCIN
CDIGO
8C
SERIES
8C.1
8C.2
8C.3
NORMATIVIDAD TECNOLGICA
8C.4
8C.5
8C.6
8C.7
8C.8
8C.9
8C.10
8C.11
8C.12
8C.13
8C.14
8C.16
8C.17
8C.18
8C.19
8C.20
8C.21
INSTRUMENTOS DE CONSULTA
8C.22
8C.23
8C.24
8C.25
8C.15
31
SECCIN
COMUNICACIN SOCIAL
SERIES
DISPOSICIONES EN MATERIA DE COMUNICACIN SOCIAL Y RELACIONES
PBLICAS
9C.2
9C.3
9C.4
9C.5
9C.6
9C.7
9C.8
9C.9
9C.10
9C.11
9C.12
9C.13
9C.14
9C.15
9C.16
9C.17
9C.18
CDIGO
10C
SECCIN
CONTROL Y AUDITORA DE ACTIVIDADES PBLICAS
SERIES
10C.1
10C.2
10C.3
10C.4
10C.5
AUDITORA
VISITADURAS
REVISIONES DE RUBROS ESPECFICOS
10C.6
10C.7
PARTICIPANTES EN COMITES
10C.8
10C.9
10C.10
10C.11
10C.12
10C.13
10C.14
32
CDIGO
11C
SECCIN
PLANEACIN, INFORMACIN, EVALUACIN Y POLTICAS
SERIES
11C.1
11C.2
11C.3
11C.4
11C.5
11C.6
11C.7
11C.8
11C.9
11C.10
11C.13
11C.14
11C.15
11C.16
11C.17
11C.18
11C.19
11C.20
11C.21
11C.22
11C.11
11C.12
CDIGO
12C
SECCIN
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIN
SERIES
12C.1
12C.2
12C.3
12C.4
12C.5
12C.6
33
PORTAL DE TRANSPARENCIA
CLASIFICACIN DE INFORMACIN RESERVADA
CLASIFICACIN DE INFORMACIN CONFIDENCIAL
SISTEMAS DE DATOS PERSONALES
INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACIN
34
FONDO
CMM
CDIGO
SECCIN
SERIE
NIVELES
SUBSERIE
1S
1S.2
1S.3
Listas de Asistencia
1S.4
1S.5
Nombramiento
2S
Comit Tcnico
2S.1
Oficios de Convocatoria
2S.2
2S.3
Listas de Asistencia
2S.4
3S
4S
4S.2
Diseo Artstico
4S.2.1
4S.2.2
4S.2.3
4S.2.4
4S.3
Planeacin y Desarrollo
4S.3.1
Requerimiento de Material
4S.3.2
4S.3.3
4S.3.4
Costos de Produccin
4S.3.5
Minutas y Acuerdos
35
Control de Produccin
4S.4.1
4S.4.2
4S.4.3
4S.4.4
4S.5
Ingeniera
4S.5.1
Ingeniera de Producto
4S.5.2
Ingeniera de Proceso
4S.5.3
Ingeniera de Diseo
4S.6
Herramentales
4S.6.1
4S.6.2
4S.7
Amonedacin
4S.7.1
Acuado
4S.7.2
Embolsado
4S.8
Metales Finos
4S.8.1
Transformacin
4S.8.2
Acuacin
4S.9
Control de Calidad
4S9.1
4S9.2
4S9.3
4S9.4
4S9.5
4S9.6
4S9.7
Resultados de Troqueles
4S9.8
Estudios Metrolgicos
4S9.9
4S9.10
Certificados
4S.10
Control de Metales
4S.10.1
Metales Industriales
4S.10.2
4S.10.3
Metales Finos-CMM
4S.10.4
Metales Finos-Particulares
4S.11
Mantenimiento
4S.11.1
Preventivo
4S.11.2
Correctivo
5S
5S.2
Control de Bveda 1
5S.2.1
36
5S.2.3
5S.3
5S.3.2
5S.3.3
5S.3.4
5S.3.5
DOCM21)
Recepciones, Cospel, Arillo y Lmina
5S.3.6
Rechazos
6S
Control Ambiental
6S.1
6S.2
6S.3
7S
Comercializacin
7S.1
Banco de Mxico
7S1.1
Cuo Corriente
7S1.2
Metal Fino
7S.2
Ventas Nacionales
7S.3
Ventas Internacionales
7S.4
Centro de Distribucin
7S.4.1
8S
Inventarios
Administracin del Museo Numismtico Nacional
8S.1
Inventario de Artculos
37
Secciones y series
Cdigo
1S
COMERCIALIZACIN
1S.1
1S.2
1S.3
1S.4
IS.5
TERRENOS
IS.6
RGANOS COLEGIADOS
2S
OPERACIONES
2S.1
2S.2
2S.3
2S.4
2S.5
SERVICIOS PORTUARIOS
2S.6
ESTADSTICA PORTUARIA
2S.7
RGANOS COLEGIADOS
3S
INGENIERA
3S.1
3S.2
3S.3
3S.4
RGANOS COLEGIADOS
38
SECRETARA DE SALUD
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA
SECCINES Y SERIES
CDIGO
1S
1S.1
1S.2
1S.3
1S.4
1S.5
1S.6
1S.7
1S.8
1S.9
Programas y proyectos sobre desarrollos educativos en salud, guas clnicas y medicina basada
en evidencias
1S.10
1S.11
1S.12
1S.13
1S.14
1S.15
Educacin en salud
1S.16
1S.17
1S.18
Residencias mdicas
1S.19
1S.20
Sistemas de calidad
2S
DESARROLLO EN SALUD
2S.1
2S.2
2S.3
2S.4
39
2S.6
2S.7
2S.8
2S.9
Certificado de Necesidad
2S.10
2S.11
2S.12
2S.13
2S.14
2S.15
2S.16
2S.17
3S
ECONOMIA DE LA SALUD
3S.1
3S.2
3S.3
3S.4
3S.5
3S.6
3S,7
3S.8
3S.9
4S
PROMOCIN DE LA SALUD
4S.1
4S.2
4S.3
4S.4
Educacin, saludable
4S.5
Prevencin de accidentes
4S.6
Comunidades saludables
4S.7
40
4S.9
4S.10
4S.11
5S
5S.1
5S.2
5S.3
5S.4
5S.5
5S.6
5S.7
Planificacin familiar
5S.8
5S.9
5S.10
5S.11
5S.12
5S.13
5S.14
5S.15
5S.16
5S.17
5S.18
5S.19
5S.20
6S
VIGILANCIA EPIDEMIOLGICA
6S.1
6S.2
6S.3
6S.4
6S.5
41
6S.7
6S.8
6S.9
6S.10
6S.11
6S.12
6S.13
6S.14
6S.15
6S.16
6S,17
6S,18
6S,19
6S,20
6S,21
7S
7S.1
7S.2
7S.3
7S.4
7S.5
7S.6
7S.7
7S.8
7S.9
Campaas de vacunacin
7S.10
7S.11
8S
8S.1
42
8S.3
8S.4
8S.5
8S.6
8S,7
9S
9S 1
9S.2
9S.3
9S.4
9S.5
9S.6
9S.7
9S.8
9S.9
Seguimiento de compromisos
9S.10
Coordinacin Regional
9S.11
9S.12
9S.13
9S.14
Asuntos internacionales
9S.15
9S.16
Asuntos multilaterales
9S.17
9S.19
9S.20
Giras de trabajo
9S.21
10S
TRASPLANTES
10S.1
43
10S.3
10S.4
10S.5
10S.6
10S.7
10S.8
11S
TRANSFUSIN SANGUNEA
11S.1
11S.2
11S.3
11S.4
11S.5
11S.6
11S.7
11S.8
11S.9
11S.10
12S
ADICCIONES
12S.1
12S.2
12S.3
12S.4
12S.5
12S.6
12S.7
12S.8
12S.9
12S.10
44
12S.12
12S.13
12S.14
12S,15
12S.16
13S
BENEFICENCIA PBLICA
13S.1
13S.2
13S.3
Cuotas de recuperacin
13S.4
13S.5
Aportaciones y subvenciones
13S.6
Inversiones y operaciones
13S.7
13S.8
Lotera Nacional
13S.9
13S.10
Distribucin de recursos
13S.11
13S.12
13S.13
13S.14
14S
14S.1
14S.2
14S.3
14S.4
14S.5
14S.6
14S.7
14S.8
45
14S.10
Fomento Sanitario
14S.11
14S.12
Ampliacin de cobertura
14S.13
Emergencias sanitarias
14S.14
15S
ARBITRAJE MEDICO
15S.1
15S.2
15S.3
15S.4
15S.5
15S.6
15S.7
Servicios profesionales prestados por especialistas para arbitraje mdico y gestin pericial
15S.8
Gestin Pericial
15S.9
16S
16S.1
16S.2
16S.3
Registro mdicos
16S.4
Consulta externa
16S.5
Hospitalizacin
16S.6
16S.7
Servicio de ciruga
16S.8
Servicios extramuros
16S.9
Servicios de rehabilitacin
16S.10
17S
INVESTIGACIN EN SALUD
17S.1
17S.2
46
17S.4
Registro de investigadores
17S.5
17S.6
17S.7
17S.8
PBLICAciones cientficas
17S.9
Intercambios acadmico-cientficos
17S.10
17S,11
Evaluacin a investigadores
17S,12
17S,13
18S
SALUD MENTAL
18S,1
18S,2
18S,3
18S,4
18S,5
18S,6
18S,7
Hospitales psiquitricos
18S,8
18S,9
18S,10
18S.11
19S
19S.1
19S.2
19S .3
19S.4
19S.5
19S.6
47
19S.8
19S.9
19S.10
Cuotas Familiares
19S.11
19S.12
19S.13
19S.14
19S.15
19S.17
19S.18
Nutricin
20S
TECNOLOGA EN SALUD
20S,1
20S,2
20S,3
20S,4
20S.5
20S,6
20S,7
e-Salud-Telemedicina
20S,8
20S,9
21S
BIOTICA
21S,1
21S,2
21S,3
21S,4
21S,5
21S,6
48