LA PROFESION ARCHIVISTICA

EN EL s XXI

Curso de Archivología
para el Ciclo de Licenciatura y
para Extensión Universitaria

A cargo de

Lic. Manuel Vázquez

Equipo Docente
Coordinadora: Prof. Norma. C. Fenoglio
Prof. Dictante: Lic. Manuel Vázquez
Jefa Trabajos Prácticos: Arch. Mercedes Palacios

Escuela de Archivología
Facultad de Filosofía y Humanidades
Universidad Nacional de Córdoba
Tel 0351 4334447
Correo electrónico: esarchiv@ffyh.unc.edu.ar
 POR QUÉ ESTE CURSO

La circulación de documentos administrativos

se ha convertido en nuestra atmósfera
La circulación de información es vital para la
intimidad de cada ciudadano y clave en democracia
Los Archiveros están capacitados para conducirlas
Si asumen estos compromisos, la consideración
social de los archiveros se elevará

SUMARIO
Exposiciones orales
1-Por qué cambiar
2-Política Documental: Definiciones, Objetivos y Recursos. Recurso 1
3-Recursos de la Política Documental. Recursos 2 y 3
4-Agentes de la Política Documental. Recursos 4 al 8
5-Burocracia clásica y Nueva Definición
6-La Burocracia engendra Burocracia. Problema y remedio
7-Actividades y nociones Archivístico-Burocráticas 1 Actividades 1 y 2
8-Actividades y nociones Archivístico-Burocráticas 2 Actividades 3-5
9-El Derecho Documental. Perfil del Administrador de Documentos y
Archivos .
10-Aportes para el Plan de Estudios.

Trabajos de Investigación
TRABAJO 1 Circulación de la información administrativa.
TRABAJO 2 Burocracia s XXI.
TRABAJO 3 Terminología relacionada con normas de procedimientos.
TRABAJO 4 Modificaciones a los Planes de Estudio profesionales.

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 Conferencia 1
POR QUE CAMBIAR

1.0. Introducción al Curso

Comenzamos aquí el dictado de un Curso de Archivología, para aquellos que
están cursando el ciclo de la Licenciatura en Archivología.
También es un Curso de Extensión Universitaria, destinado a Archiveros
recibidos en la carrera normal previa a la licenciatura y a aquellos egresados de
la Universidad de cualquier otra especialidad o carrera y que tengan interés en
participar en este curso. Asimismo -según las normas que disponga la
Dirección de la Escuela de Archivología- pueden participar estudiantes.
Se trata de un curso que es más que un ciclo de conferencias. Quien quiera
obtener un certificado de aprobación tiene que participar y actuar en cualquiera
de los equipos de investigación que se proponen. Aquellos que únicamente
escuchen las conferencias tendrán un certificado de asistencia, no de
aprobación.
El Curso pretende un examen crítico de la Archivología estudiada durante el
siglo XX, con el fin de actualizar los tópicos para el siglo XXI. Ese es el campo
entonces en el que nos vamos a mover
.
Por qué cambiar
El primer tema de hoy, la primera conferencia o clase trata de ¿Por qué
cambiar? ¿Por qué introducir cambios en las materias o en las áreas de estudio
e investigación de la Archivología? y también ¿Por qué cambiar nuestra actitud
y nuestro trabajo profesional que venimos cumpliendo desde que nos recibimos
en el ciclo común de la carrera de Archivología hasta ahora? ¿Por qué
cambiar?
¿Es que somos más inteligentes que nuestros maestros o que nosotros
mismos cuando estudiábamos la carrera? ¿Es que estaban todos equivocados
y ahora hemos descubierto la verdad? De ninguna manera, de ninguna
manera.
Este curso y esta propuesta del curso no son una ruptura con el pasado ni una
mirada soberbia sobre los pobres intelectuales que nos precedieron. Por el
contrario reconocemos explícitamente el mérito y la inteligencia, la originalidad
y el acierto con que la Archivología viene siendo traída desde el año 1898
hasta el presente.

1.1. Primera razón para cambiar: Elevar el nivel social de la Profesión

Entre las respuestas a la pregunta ¿por qué cambiar? hay un motivo particular.
El nivel social de nuestra Profesión está muy devaluado. El servicio que
prestamos no se hace sentir en la población. Se nos ve “prescindibles”.
Este Curso va a mostrar que hay en la actualidad, servicios que la sociedad
necesita. La sociedad quiere decir el vecino del barrio, pero también la
autoridad intermedia, los organismos y empresas estatales de la municipalidad,
la provincia, la nación, las entidades internacionales y las empresas privadas o
no estatales, Es decir, todos.
Estas necesidades no tienen una profesión que pueda cumplirlas y tocan a
nuestra Profesión. Si nosotros no las tomamos se va inventar otra profesión

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que va a competir con nosotros en nuestro propio terreno y nos va sacar fuera
de este servicio que nos corresponde. De hecho, ya hay empresas privadas
que prestan servicios archivísticos, en este momento. Hay quienes teorizan
sobre Gestión y emiten normas de procedimiento, desde fuera de nuestra
profesión. Los Requisitos, que son la llave que abre y cierra toda tramitación
(ata las manos de muchos y brinda favores a algunos) son impuestos por
cualquiera. No se exige capacitación específica.
La Archivología es vista como receptiva o pasiva. En los Archivos Históricos
atiende a los investigadores y muy pocas veces sabe publicitar los tesoros que
custodia. En los Archivos Administrativos, sigue normas y Manuales que han
producido otros. Recibe quejas de sus servicios y se escuda en las reglas de la
Institución a la que sirve. No defiende al usuario, sino a la Empresa u
organismo estatal al que sirve ese Archivo
En la teoría archivística se habla de actividades operativas: reunir, conservar,
describir, etc. Y no de un servicio a la sociedad en su conjunto y a los
ciudadanos
¿Cómo remontar esta situación?

Tomando las riendas de la Política documental de los

Documentos de Archivo o de Gestión

Veremos más razones a lo largo de este Curso.

He aquí el fundamento y los objetivos de este Curso de Archivología para
quienes cursan la Licenciatura y para Extensión a Profesionales Universitarios

1.2. La coyuntura histórica del nacimiento de la Archivística

Veamos un poco de los orígenes. Cuando se edita en Holanda el libro Manual
de Ordenación y Descripción de Documentos de Archivo, no es el momento en
el que “se inventa” nuestra especialidad que venia de siglos anteriores. sino el
momento en que se produce la formulación de la definición de archivo y de los
principios básicos que sirvieron de plataforma, de sustento a lo que nosotros
entendemos por Archivología
Así que rendimos admiración y agradecimiento a Müller Feith y Fruin por el
aporte fundamental que nos dejaron como herencia.
Como todo hecho histórico, la Archivística nace en una circunstancia concreta.
Si la Archivología en vez de nacer en Holanda en el año 1898, hubiera nacido
--como era posible- en el siglo XVIII en España, cuando se planeaba y se daba
vida al Archivo General de Indias, la definición fundacional de la Archivología
hubiera sido probablemente algo así como: Archivo es el organismo del estado
encargado de reunir, procesar, y poner al servicio de la corona o del rey los
documentos que él necesita para la administración y el gobierno de las tierras
de ultramar. Pero en este momento no nació la archivología y no nació esta
definición. Carlos III emite la Cédula Real de creación del Archivo General de Indias el
22/11/1781 “Que todos los papeles de Indias se envíen a la Casa Lonja de Sevilla para que en
ella se coloquen, con el debido orden y entera separación de los de España”. El 10/01/1790,
las Ordenanzas definitivas, con designación de un Archivero. (Datos aportados por el Lic. Jorge
R Emiliani el 14/11/07)
En Italia y en Alemania según los informes que nos dan Lodolini y Luciana
Duranti, circulaban textos que eran como manuales de procedimiento para
distintos servicios con documentos de oficina y tramitación de documentos,

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pero no había una definición que marcara una línea entre los archiveros y otros
oficios, como paleógrafos y los bibliotecarios.

1.3. Cómo nace la Archivística en 1898

Aunque muchos de los aquí presentes tienen una idea de la historia, del
momento en que nace la definición de Archivo de Müller Feith y Fruin en
Holanda que como he dicho da base, da origen a esta carrera, especialización
o profesión de los archiveros, yo voy a hacer una breve síntesis planteándola
de modo que se note, que se destaquen los méritos que tuvieron estos tres
holandeses y los motivos por los cuales nosotros ahora pretendemos mostrar
las cosas desde otro ángulo de vista, sin tocar los puntos esenciales.
En la segunda mitad del siglo XIX se había puesto de moda editar colecciones
de pergaminos “importantes”, para las naciones que acababan de consolidar su
soberanía o también para las dinastías entonces reinantes, que querían
fundamentar sus derechos a la monarquía. El ejemplo más visible es la edición
crítica de documentos selectos, llamada Monumenta Germaniae Histórica, que
recogía pergaminos que interesaban a todo el pueblo Alemán.
Entonces los tres holandeses dan forma a la idea que ya estaba corriendo en
Holanda y parece que en Francia también: no podía ser que se desglosaran
expedientes o se sacaran del archivo pergaminos sueltos.
Los documentos no podían extraerse de su contexto y mostrarlos aislados,
porque entonces las argumentaciones podían ser y eran naturalmente tenden-
ciosas, no necesariamente por mala voluntad, sino simplemente porque si uno
está buscando documentos sobre un tema, se reúnen con preferencia los que
favorecen el trámite, y se pierde el contexto, la razón de ser y el sentido del
documento. Los documentos –recordemos- tienen valor dentro del contexto.
Una carta tiene sentido si se tiene a disposición la correspondencia sobre ese
tema, en esa época y en esa administración.
En ese momento en 1898 la genialidad y el espíritu de síntesis de los tres
holandeses hicieron frente al problema que tenían delante. Así nació en 1898,
como vimos, la definición fundacional de Archivo que, publicada en el libro
Manual de Ordenación y Descripción de Documentos de Archivo, escrito por S.
Müller, J.A. Feith y R. Fruin dice:
Archivo es el conjunto de escritos (documentos), dibujos y material impreso.,
recibido o producido en calidad oficial, por cualquier autoridad o administración
o por alguno de sus funcionarios, hasta donde se tenga intención de dejar
estos documentos en conformidad con su función, bajo el cuidado de ese
cuerpo o de su funcionario
Tomada de TANODI, Aurelio. Manual de Archivología. Teorías y Principios. Córdoba. Universidad
Nacional. 1961. 285 p. Ver p 3.
La originalidad del Manual consiste en que se opone a la corriente en tres
puntos:
- Los documentos no tienen valor cuando están extraídos del fondo y fuera del
orden en que habían sido dejados en su conjunto. En esa permanencia
inmodificada consiste la garantía que dan los documentos de transmisión fiel de
la información que contienen.
- No ordenar por temas. Historiadores y enciclopedistas habían trabajado con
documentos. Para ello, eran elegidos por temas o asuntos que probarán una
afirmación histórica o alguna tesis científica.
- Han de ser archiveros quienes manejen estos conjuntos. descartando la
experiencia de la Revolución Francesa que había puesto el gran Archivo

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Nacional en manos de bibliotecarios que lo habían ordenado alrededor de
cuatro grandes “materias” desmembrando los fondos de cada “procedencia”
Si los tres holandeses acertaron porque respondieron rectamente a la
coyuntura de su tiempo, los autores del s XX ampliaron el campo Profesional.

1.4. Aportes del s XX

El ciclo vital. En la década de 1940, se formula un esquema de la trayectoria
de los documentos con los que trabaja la archivística. Se reflexiona que los
documentos atesorados en los archivos tienen por definición una génesis, un
modo de nacer que nos hace hablar del principio de proveniencia, luego tienen
una utilización práctica que los ubica en el orden original. En cierto momento
cesa la finalidad que motivó su existencia y pasan al “Archivo”aquí entendido
como “Histórico”.
La Selección Documental. Y en el s XX se inquiere en el tránsito de la “vida
útil” a la paz del Archivo. Se enfrentan Jenkinson y Schellenberg. El inglés se
horrorizaba de que los archiveros descartaran documentos. Deja que los
oficinistas lo hagan. Schellenberg propone una teoría de valores y deja la
Selección Documental en manos de los archiveros.
El sistema de archivos nace para velar por el tratamiento de los documentos
en su vida administrativa de modo que lleguen íntegros a los Archivos
Generales de la Nación que se ve en ese momento como cabeza natural,
previsible, inevitable del flujo de la documentación de todo el Poder Ejecutivo
(y, a veces, del Judicial). Los demás archivos están subordinados a él. En el s
XX, es común leer que el archivero cuida los documentos antes de la
Selección, para que lleguen en perfecto estado a la investigación histórica o
retrospectiva.
En Iberoamérica -de lengua española y portuguesa- hablamos de sistemas de
archivos y les damos formas un poco arbitrarias tomando los record centers de
EE.UU. a modo de “Archivos Intermedios”
La Archivología ciencia. Para Aurelio Tanodi, La archivología es “una
disciplina auxiliar o funcional de la administración y de la historia, que se refiere
a la creación, historia, organización y funciones de los archivos y sus
fundamentos legales o jurídicos” Manual de Archivología Hispanoamericana.
p 42. Esto era en 1961.
En 1970, en el Manuel d’Archivistique no se estudia el tema frontalmente,
pero en el Prólogo, A Chamson, Director de los Archivos de Francia
escribe”Esta constatación (de la ampliación del servicio de los archivos)se
impone a nosotros con una fuerza creciente. Transforma insensiblemente las
bases de nuestra profesión y se convierte en fundamento mismo de esta
ciencia de la archivística que no ha dejado de ser también un arte.”
Para Antonia Heredia Herrera, 1991 en su Archivística General (5ª edición)
“La Archivística es la ciencia de los archivos, no de los documentos”
Cap.3.sub3. En s XX se ha llegado a un gran consenso en que la Archivología
es una ciencia, después de un largo proceso de reflexión.
Universalización de las carreras de archivología. Otro aporte del siglo XX.
En la segunda mitad, se empiezan a crear Centros de Estudio Archivístico
sobre todo en nuestros países de América y eso tiene una repercusión muy
grande entre nosotros, los de lengua española y portuguesa.

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Gracias a Aurelio Tanodi, en toda Ibero América las carreras son puramente
archivísticas –salvo muy pocas excepciones-. En otros países –sobre todo en
Europa- sólo existen como cursos de postgrado de otras profesiones.
La universalización de las carreras le da a la archivología un ámbito de estudio,
un territorio científico, que la hizo pasar de disciplina a ciencia.
Patrimonio Documental. El concepto que comenzó -por lo menos hasta
donde yo sé- en Italia con la el concepto Bieni Culturali o sea los bienes
culturales. Los archivos entraron también entre ellos y después, se llegó al
Patrimonio Documental.
El archivo es un organismo administrativo. Para los discípulos de Tanodi,
-entre los que me cuento- la definición más apropiada de Archivo lo coloca
como organismo, no como “conjunto de documentos”. Será la más aceptada en
el s XXI. La masa orgánica de documentos nacidos de gestión son el contenido
de los archivos -así como el agua lo es de las represas-. Así como los diques
son microcosmos ecológicos, los archivos son organismos administrativos.
Volvemos sobre el tema en el Apéndice a la Conferencia 10.
La Política Documental. En el s XX, hay autores que han desarrollado el
tópico de Política Documental, por ejemplo: Couture y Rousseau, en Los
Archivos en el s XX pero su perspectiva circunscribe al archivero, al archivo
donde se desempeña. COUTURE, Carol, ROUSSEAU, Jean-Yves et al. Los archivos en el
siglo XX. México, D.F Archivo General de México y Universidad de Montreal.1988. 434 p.
Vease “Política de tratamiento de documentos” p13-18. Definición p15
La característica de la Política del s XX es que se desenvuelve mediante
“destrezas”, por ejemplo “reúnen, conservan, ordenan, describen”. TANODI,
Aurelio. Manual de Archivología Hispanoamericana. Teorías y Principios. Serie Collectánea
Archivística. Córdoba. Universidad Nacional de Córdoba. 1961. 285 p. Ver p 8
“Reunir, procesar, servir”. HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general. Teoría y
práctica. 5ª. Edición Sevilla. Diputación Provincial. 1991. 512 p. Esta cita “Funciones de los
archivos” p 95. Esto le da a la profesión archivistica un tinte de disciplina, es decir
hablamos de habilidades.
En esta perspectiva, la Archivística trata de objetos manuales que se mueven
en un ámbito operativo. Hasta aquí, todos estos aportes son del siglo XX y van
colocando a la archivología o archivistica en campos cada vez más amplios de
estudio.
Desde Müller Feith y Fruin, observemos cómo todos los autores archivisticos
del siglo XX, tienen su aporte, van oteando o siguiendo el horizonte y
llevándonos más allá, más allá y más allá.
Nosotros en el siglo XXI no podemos quedarnos con lo que dijeron en el siglo
XX. Tenemos que cumplir nuestro deber, mirar nuestro horizonte, seguir
caminando, no podemos estar detenidos en lo que ellos nos brindaron. Ellos
respondieron a sus desafíos. Nos pasan la antorcha.

1.5. El camino del cambio

Las preguntas, las necesidades, la relación entre documentos y ciudadanos ha
cambiado muchísimo desde el año 1898 hasta nuestros días. Existen planteos
sociales muy diferentes relacionados con el trabajo de los que manejamos los
documentos y la información que contienen.
Al cambiar la situación se impone replantear, mirar con ojos abiertos. Cómo
podemos seguir sirviendo a esta nueva ciudadanía, a estos nuevos usuarios
del siglo XXI. Esta es la fundamentación de ¿Por qué cambiar?

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Pongo el acento en que nosotros somos una continuidad, no una ruptura con el
pasado. Debemos respetar los principios básicos de la archivología, el de
procedencia y el de orden original y sus derivados, la división en fondos, la
organicidad de los fondos, el principio de autenticidad de los documentos y
todos los demás principios.
Lo que cambiará es la aplicación a una sociedad distinta y mediante una
tecnología de la información que nos llevan a poner el acento en los
documentos que están en la órbita de lo administrativo, en vez de los Archivos
Históricos.

1.6. Situación en el Siglo XXI

1. Vivimos inmersos en documentos en papel o soporte informático. Cada
ciudadano produce un promedio de cinco documentos por día. Además cada
persona es causa de ellos, desde que está en el vientre de su madre (las
ecografías).
2. La información corre separada de los documentos propiamente dichos
mediante Internet e intercambios informales como el chateo y los mensajes de
texto de los teléfonos celulares.
3. Se originan derechos para casi todos los sectores sociales. Más allá de
los Derechos Humanos están los Derechos del consumidor, de los mayores de
70 años (con relación a la prisión), de los indocumentados, de los “diferentes”.
Derechos a las prótesis, a tratamientos largos, a una muerte digna, etc. Cada
uno de ellos produce documentos abundantes en mutuales, seguros de bienes,
de trabajo, de salud…
4. La computadora homologará las funciones y la producción documental en
el planeta es un fenómeno muy interesante para los archiveros. Se cumple la
profecía de Aurelio Tanodi: La computadora unificará la cultura, como las
legiones romanas lo hicieron en Europa. “Hacia un Universalismo Archivístico” Arquivo
& Administraçao. Rio de Janeiro. 4 (1): p 6-10. 1976. En 1976 no había PC.

1.7. Una falsa manera de modernizar la Archivología.

Lo que yo quiero en este momento es mostrar cómo reaccionan las ciencias.
Ellas crecen por sus diferencias.
Las carreras y las profesiones surgen por, especializaciones, cada vez hay más
territorios que sirven a un campo grande, por eso la ciencia crece buscando
diferencias y distinciones.
Abro un paréntesis para hacer notar que muchos archiveros o muchos autores
que vienen de otras profesiones a la archivología se empeñan en afirmar que la
archivología es una ciencia de la información y la bibliotecología es superior y
más abarcadora que la archivología. Para ellos, la archivología viene siendo
como una variante de la bibliotecología casi podríamos decir según esa teoría
que el archivo es una biblioteca especial. Hay bibliotecas especiales para
niños, bibliotecas para escuelas, bibliotecas para barrio.
La Archivología no es sólo información, ni siquiera es sólo testimonio.
Muchos autores siguen diciendo, que los documentos de archivo son
únicamente testimonios: unos son dispositivos, es decir, más que testimonios
porque imponen, dan derechos, prohíben, entonces eso es más que
información y más que testimonio. Los documentos regístrales, de los registros
civiles, de propiedad, etc. Hacen la verdad y dan derechos fundamentales.
Eso no es información, es mucho más que información y hasta lo que es

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información en archivo, es información con un matiz probatorio. Por eso el
documento de archivo tiene que ir con el autor destacado y conocido, con el
autor responsable, señalado no sólo por su nombre, sino por su cargo.
Nosotros estamos en el área de información pero somos mucho más y de
ninguna manera nos confundimos con la bibliotecología, no somos ni más ni
menos, somos diferentes.Totalmente diferentes, terminemos con este
paréntesis.
Actualmente las ciencias ya conocidas y las emergentes, como la cardiología,
no temen cambiar de nombre. No quiere decir que tengan vergüenza de su
profesión, sino que señalan en la sociedad, que ahora ofrecen un servicio más
amplio. Los arquitectos ahora están en la sociología pura, o la sociología
aplicada, así que una casa es un componente social de la persona, del lugar y
de la ciudad donde está. Entonces ellos prestan un servicio mayor.

Apéndice al cap 1
Cuadro sinóptico de Producción Documental a lo largo de los siglos
En la antigüedad egipcia y babilónica producían documentos el gobierno
(ejecutivo) y los sacerdotes. En Babilonia se han conservado documentos de
comercio, en tablillas cuneiformes.
En la época grecorromana, la Republica y el Imperio producían documentos
dispositivos que no sólo imperaban, sino que otorgaban derechos de
ciudadanía y de propiedad privada.
En el Renacimiento, además de las autoridades emite documentos la Iglesia.
Los artesanos conforman asociaciones y proclaman fueros y derechos,
mediante documentos.
Con el maquinismo a fines del s XVII y en adelante nacen las fábricas, es
decir relaciones laborales primero caóticas, y luego progresivamente
registradas mediante papeles económicos. Se originan los sindicatos con toda
una burocracia para navegar en la nueva relación Capital y Trabajo.
El s XIX grandes ejércitos y guerras entre Estados nacionales de Europa.
Se van redactando Constituciones en las Naciones europeas. Tenemos la
independencia en Ibero América que amplía y modifica la burocracia de las
coronas de España y Portugal. Crece la vida urbana y surgen, como servicios
del Estado, la educación, salud, seguridad, ferrocarriles y correo (incluyendo el
telégrafo)
Siglo XX segunda mitad se generaliza el abandono de la vida rural por
traslado a las ciudades. La Democracia exige normas para los tres poderes y la
tramitación de los ciudadanos crece sin cesar.
Se pasa del mundo fabril multitudinario, a fábricas automatizadas. El campo
laboral se vuelca a los servicios: transportes aéreos y terrestres,
comunicaciones, seguridad social, jubilación, etc.
Nacen las PC, computadoras de escritorio.
Crecen los estudios secundarios, terciarios y la población de las universidades,
con incidencia de participación femenina.
Se generaliza el aprovechamiento de las vacaciones con la modalidad del
turismo, los viajes y los variados eventos culturales, folclóricos, etc.

9
 Conferencia 2
POLITICA DOCUMENTAL.
DEFINICIONES, OBJETIVOS Y RECURSOS
2.1. Política y destrezas
A qué viene la idea de Política en la Profesión Archivística.
Hay palabras como Cultura, Ética y Política que colocan al texto escrito y a la
materia de la que se está hablando, en un inesperado nivel de importancia y
seriedad. Es válido, entonces, relacionarlos con nuestro discurso, en cuanto no
se trate de una falsificación. Es nuestro caso. La Archivología como campo del
saber y como desarrollo de una vida profesional necesitan tomar el molde de la
política para plasmar el servicio que espera de nosotros el s XXI.
En la conferencia anterior repasamos las diferencias sociales entre las distintas
etapas históricas y la utilización de documentos. En concreto, para relacionar la
palabra política con nuestro tema, pido que observemos el paso de dos
actitudes: la de cumplir tareas técnicas y la de ubicar esas tareas técnicas en el
amplio contexto del servicio a la sociedad.
El cumplimiento de tareas requiere “destrezas”. Si miramos definiciones del s
XX leemos: “Archivo es la entidad (…) que reúne, conserva, ordena” etc.
Aurelio Tanodi; Las funciones de la Archivística son “reunir, conservar, servir”
Antonia Heredia Herrera. Así Vicenta Cortés y otros. Es decir, cumplir
destrezas.
Cabe generalizar esta característica a muchas de las ciencias o profesiones del
s XX: Arquitecto era el que hacía casas. En el s XXI es el que crea y distribuye
espacios para la vida humana. Ingeniero hidráulico era el que construía diques,
puertos y canales, en el s XXI, el que estudia las posibilidades del agua para
elevar el nivel de vida de las comunidades humanas.
Tomando esta línea de pensamiento, el archivero no es el que produce y
administra documentos en papel –y también en soporte informático-, sino el
que eleva el nivel de la vida social de los ciudadanos mediante documentos
que aportan los derechos y las obligaciones a los distintos miembros de la
sociedad, más aún, dado que sociedad es sinónimo de sociedad democrática,
el archivero se halla comprometido y vinculado con la marcha de la
Democracia.
Asumir la Política del servicio a la sociedad significa poner las “destrezas” en el
contexto de la elevación del nivel de vida democrática. Esto nos ubica en el
mismo frente de avance que las demás ciencias y profesiones de este s XXI.
La palabra Política no debe ser un término vacío y altisonante. Pasemos a
darle cuerpo y contenido

2.2 Qué es Política y Política Documental

Política documental
Política es la relación que se establece entre objetivos y recursos –existentes o
a crear- para elevar el nivel de vida democrática de una sociedad (la polis
griega).

10
Comunidades pueden ser municipales, provinciales/estaduales, nacionales,
internacionales/mundiales, organismos o empresas privadas.
Así como hay políticas de salud, seguridad, tránsito, deportes y turismo
también hay una
Política documental es la definición de política añadiéndole: mediante el
servicio de los documentos y la información en ellos contenida.
¿Qué entendemos por Política de Administración de Documentos y Archivos?
Política de Administración de Documentos y Archivos.
Es aquella política que formula objetivos para servir, mediante recursos
propios, a los derechos y necesidades de la sociedad en su conjunto; de las
entidades productoras/receptoras de documentos; de los interesados individua
les o institucionales y, por último, de los investigadores retrospectivos, para
todo lo cual emite legislación y normas.
Hablar de Política es establecer objetivos hacia los cuales caminar, y
determinar los recursos con los que contamos o podemos producir. En el
subtítulo 2.3 de esta Conferencia recorreremos el terreno de los Objetivos y en
el 2.4, plantearemos los Recursos. Con ambos elementos, tendremos la
Política lista para constituirse en árbol frondoso.
La Política de Administración de Documentos y Archivos no es exclusiva del
Estado. Toda institución, gubernamental o privada, con o sin fines de lucro y
hasta cada familia debe formular y aplicar una política de manejo de
documentos nacidos en una tramitación y de la información que contienen.
La Política de Administración de Documentos y Archivos no es inmutable.
Hablamos de metas y objetivos adecuados a las necesidades y a los recursos
con que contamos. Es una herramienta flexible.
La Política de Administración de Documentos y Archivos atiende a dos
vertientes: el servicio jurídico-administrativo de las dos primeras edades de los
documentos, y el servicio del Patrimonio Documental.
La archivística del s XXI debe volcarse preferentemente a la vertiente jurídico-
administrativa, porque los documentos son gestionados para obtener beneficios
mientras están vigentes. Sólo después, a modo de feliz consecuencia, son
registrados como Patrimonio Documental y testimonios de nuestra identidad.

2.3. Objetivos de la Política Documental

2.3.1. Teoría de los objetivos

Los objetivos se parecen a horizontes que nos convocan en una dirección
dada, no suele existir un listado taxativo de objetivos. Hay objetivos a los que
podemos considerar permanentes pero la mayoría son objetivos parciales
provisorios para una etapa dada o para cada sector de la administración que
los tiene que poner en práctica.
La Política de Administración de Documentos y Archivos debe imponer, hacia
dentro de la profesión y en la sociedad la idea de que, en el s XXI, trabajamos
para mejorar el nivel de vida democrática de todos los habitantes (incluyendo
los indocumentados), sobre todo de los más débiles y desfavorecidos, sin
descuidar la seguridad y firmeza jurídica del Estado y de las Instituciones
públicas y privadas.

2.3.2. Objetivos generales.

Voy a mencionar en este punto a modo de muestra orientadora, algunos objeti-

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vos que son horizontes lejanos por su largo plazo de concreción. Son los
Objetivos Generales que suelen ser permanentes. Tales son:
- Salvaguardar los derechos del Estado, las instituciones estatales y no
estatales y los ciudadanos
- Elevar el nivel de vida democrática y creativa de los ciudadanos
- Ofrecer seguridad y continuidad jurídica a los derechos cívicos
- Brindar transparencia a los actos de gobierno
- Acopiar y ofrecer información siguiendo pautas de acceso y secreto
acordes con los derechos en juego.
- Acercar a los ciudadanos los beneficios de la Informática en la tramitación
- Establecer responsabilidades, obligaciones y derechos a cada entidad civil

2.3.3. Objetivos para la vertiente administrativa

Llamemos “vertiente administrativa” a las edades del Ciclo Vital de los
documentos que preceden al ingreso en el destino final. A saber: Planificación,
tramitación, vigencia y plazo precaucional.
Durante ellas, los documentos sirven a los intereses de los involucrados
directamente, de terceros afectados y de la sociedad en general. La vigencia es
el momento cumbre del Ciclo Vital, porque durante ella, los documentos
imperan, otorgan derechos y sirven de prueba jurídica y administrativa
Pueden formularse muchísimos objetivos, según el servicio al que se destinan,
por ejemplo objetivos relacionados con derechos cívicos, con la salud, con el
comercio, con la tramitación, etc.
Enumeraré algunos más próximos al servicio administrativo:
- Convertir la Selección en rutina generalizada.
- Homologar gradualmente la producción de documentos y su gestión.
- Establecer una red orgánica de normas con obligaciones y derechos
- Compilar Digestos o colecciones de normas por temas.
- Promulgar Manuales de Procedimiento actualizados y homologados
- Manejar la circulación de la información dentro y fuera de la entidad
- Acopiar y ofrecer información accesible para diagnosticar y resolver.
- Establecer una burocracia al servicio de los ciudadanos, sobre todo de los
más débiles (analfabetos, indígenas, ancianos, etc.).
- Utilizar al máximo el recurso informático para mejor servir a todos, no
únicamente a los dueños.
- Poner los documentos científicos al alcance de la comunidad: tesis y
trabajos de investigación.
La explicación de algunos de estos objetivos viene en la Conferencia 7ª.
Los posibles destinos finales que asigna la Selección Documental a los
documentos de la vertiente administrativa son: la eliminación de toda una serie
de documentos, el pase a patrimonio documental de toda una serie, o la
selección de muestras representativas para integrar dicho Patrimonio.

2.3.4. Objetivos para el Patrimonio Documental.

Contrapuesta a la vertiente administrativa podríamos presentar a la “vertiente
de investigación retrospectiva” pero en el s XXI, abarca un campo más amplio
que la que se dejaba ver en el s XX.
Desenvolvamos la idea del s XXI
En la definición fundacional de la archivística. Los “conjuntos documentales” se
conservan para investigación histórica y prueba de derechos soberanos.
A mediados del s XX, se aplica a esos conjuntos el concepto de tesoro o

12
patrimonio documental de una comunidad nacional, provincial o municipal y se
hace cuerpo en el Archivo Histórico o General de la región. Siempre un archivo
estatal, según el molde de 1898.
Una vez vinculada la idea de patrimonio documental con el Sistema de
Archivos, se va descubriendo poco a poco que todos los documentos de valor
permanente de cada sector del organigrama forman parte del Patrimonio
Documental aunque no deban pasar al Archivo General (pensemos en
documentos tales como historias clínicas, planes de estudio, prontuarios de la
policía, programas del Teatro Nacional, etc.)
En el régimen de un Sistema de Archivos, el archivo central de cada sector del
organigrama ha de atesorar y abrir a la consulta los documentos seleccionados
para integrar el Patrimonio Documental de ese sector. Para ello, abre un sector
de “Documentos ya Seleccionados” con sus reglas de consulta y su sala
abierta a los lectores.
Todos estos sectores han de vincularse y seguir las normas del Archivo
General mediante una centralización funcional, sin perder su descentralización
física. Véanse los objetivos de estos documentos del Patrimonio Documental al
fin de este subtítulo
A fines del s XX y ahora en el s XXI, hay una vuelta de tuerca. El Patrimonio
Documental (ahora con mayúscula) es la sede de la identidad de la sociedad o
comunidad que produjo el acervo. La identidad reside en el amplio campo de la
cultura, folclore, arte, etc., pero son los documentos nacidos de gestión los más
explícitos y más cargados de datos y noticias. No es errado llamarlos “sede de
la identidad”
Para los mismos años, al extenderse por el mundo la noticia de la soah u
holocausto de los judíos, los documentos asumieron el carácter de “memoria”
que se aplica a la respuesta jurídica y social que ha de darse a “crímenes
imprescriptibles”.
La relación entre el Patrimonio Documental (de documentos de gestión) y
memoria es la misma que vincula y distingue a los Archivos con los Centros de
Documentación.
El Patrimonio Documental archivístico se constituye estrictamente con
conjuntos de documentos que proceden de la jurisdicción a la que pertenece el
Archivo y se conservan en el orden original.
Los Centros de Documentación tienen otro objetivo que les permite
flexibilidad suficiente para reunir documentos de distintas procedencias porque
tratan el asunto u ocupan el territorio que les ha sido asignado. El Centro de
Documentación, si se ha conformado con documentos auténticos, tiene la
fuerza probatoria y científica que puede darle cada documento, que no es la
misma que la que ofrecen los conjuntos documentales orgánicamente
conservados en su lugar de origen. El Centro de Documentación es una
Institución diferente, con sus propias reglas y con sus ventajas y limitaciones,
igual que el Archivo. VÁZQUEZ MURILLO, Manuel Administración de Documentos y
Archivos. Planteo para el s XXI. Buenos Aires .Alfagrama Ediciones.2004. p140.Ver Pág.71
Después de este preámbulo, diseñamos la idea de Patrimonio, mediante los
siguientes objetivos:
1. Reunir y conservar los documentos de archivo de la esfera estatal
seleccionados por su valor para la investigación retrospectiva
2. Reglamentar y apoyar la conservación de archivos y documentos de valor
histórico producidos en la esfera no estatal.
El Estado no es dueño ni administrador de los documentos de entidades no
estatales. Pero tiene atribuciones para reglamentar su destrucción o

13
eliminación, su envío al extranjero, sin dejar ejemplares de los documentos
nacidos y tramitados en el territorio de la nación.
Lo de atribuciones del Estado sin ser propietario lo explico con un ejemplo: la
Municipalidad no es dueña de los automóviles y vehículos privados que
circulan por la ciudad, pero tiene atribuciones para reglamentar su circulación
en el ejido urbano. Se trata del bien común de la comunidad. En el caso de los
documentos, está en juego la identidad y la historia de la comunidad que
albergó a esas entidades no estatales.
3. Negociar la conservación de series de otras jurisdicciones que interesen a
la nuestra. Para ello introducimos el concepto de "Territorialidad".
La autoridad de una jurisdicción municipal, provincial o nacional no posee
ninguna atribución para reglamentar ni disponer en modo alguno los
documentos de una institución de otra jurisdicción. Ejemplos los
documentos de un banco provincial o nacional pertenecen
respectivamente a la provincia a la nación. La jurisdicción del
territorio donde se gestionaron esos documentos no puede pensar
en poner reglas a su destrucción o traslado fuera de él. Sin embargo
hay muchos de ellos que interesan vitalmente a la municipalidad, o
nación para registro de su historia y de su identidad.
El camino es la negociación. Por ejemplo ¿Para qué quiere la nación llevar a la
Capital Federal todos los papeles o CDs producidos en la provincia
de Neuquén? Para los investigadores de la Capital Federal, los
asuntos de Neuquén poseen poco valor, mientras que en el lugar
donde se tramitaron cobran su valor de identidad para el vecindario
o la sociedad local.
En nuestra propuesta, los archiveros de Neuquén promueven la negociación
tendiente a que la nación deje en su territorio esa documentación
que es parte de su historia provincial. Las alternativas pueden ser
cesión, usufructo sin apropiación, o apertura del archivo de la
Sucursal de Neuquén a los ciudadanos neuquinos. Del mismo modo
una oficina de UNICEF en una cuidad, una vez caducado su valor
administrativo puede interesar mucho a los habitantes del territorio
de la cuidad y muy poco a la sede central en París.
Una vez determinado y reunido el Patrimonio, los objetivos de servicio son:
4. Poner a disposición de los investigadores y consultantes la información
contenida en la archivalía de los archivos permanentes y en documentos
históricos, mediante los recursos informacionales del s XXI
La comunicación del Patrimonio Documental de un Territorio debe hallarse
abierta, y promovida la visita de historiadores e investigadores de todos los
rubros científicos, tecnológicos, periodísticos, políticos, judiciales y legislativos.

2.4. Recursos de la Política Documental

Hemos visto que la Política es un entretejido de objetivos y recursos. Los
objetivos son una materia ideal. Por este motivo requieren su complemento
ineludible, los recursos y los métodos de aplicación. Muchas teorías y leyes
flotan inútilmente, como nubes, porque no mencionan o no cuentan con los
recursos específicos.
Recursos son bienes cuyo valor permite la adquisición de medios para obtener
objetivos. Hay recursos económicos, políticos, militares, laborales, etc.
Los documentos de archivo son recursos que el Estado -sea éste nacional,
provincial o municipal- tiene a su disposición para el desarrollo o sea la

14
elevación del nivel de vida democrática de la sociedad.
Los primeros recursos que se nos ocurren son los económicos y la legislación.
Pero, dado que la Política Documental debe ser conducida por los
Administradores de Documentos y Archivos, dirijamos nuestra atención a los
recursos que nos ofrece nuestra Ciencia / Profesión. Estos son:
1. Los documentos de gestión o de archivo y los conjuntos documentales
2. La información contenida en esos documentos
3. La Política de Administración de Documentos de gestión y de Patrimonio
Documental
4. Los archivos y los sistemas de Administración de Documentos y Archivos.
5. Los Centros de Docencia e Investigación.
6. Las Asociaciones Profesionales de Archiveros
7. Los Archiveros individuales
8. La bibliografía existente o a crear.
He tomado estos recursos de los objetos de la ciencia que expongo en mi libro
Administración de Documentos y Archivos. (p15). Es bueno destacar la
diferencia de esta lista con planteos del s XX, durante el cual no se hablaba de
objetivos ni recursos y los pocos que desarrollaron objetos o campos de
estudio de la Archivística o Archivología enumeraban muy pocos. He aquí dos
ejemplos:
Para Tanodi, en el Manual de Archivología, el campo de la Archivología
abarca la Archivalía y los archivos (p. 43).
Para Heredia Herrera en Archivística General, los objetos de la Archivística
son: los archivos, los documentos y la información (p. 10).
El tema de los Recursos es central, cuando se trata de Política. Lo
desarrollaremos ampliamente. En esta Conferencia veremos el recurso nº 1 y
en las siguientes, los demás.

2.4.1. Primer Recurso de la Política Documental: Documentos de gestión y

Conjuntos Documentales
1ª parte. Documentos de gestión
1. Definición de documento de gestión
2. Clasificaciones de los documentos, necesarias para el s XXI
3. El poder de los documentos
2ª parte. Conjuntos documentales
1. Cuáles son
2. Valor de los Conjuntos documentales
2.4.1.1. Primer recurso. 1ª parte: Los Documentos de gestión
Definición de Documento de Gestión
Documento de gestión o de archivo es un soporte modificado por un texto a él
adherido que surge como resultado de una tramitación o gestión y tiene como
fin impartir una orden, testimoniar oficialmente algo, o meramente probar una
información, útil para el trámite. (Administración de Documentos… p 23)
Expliquemos los términos de la definición:
“Documentos de gestión” Llamamos así los documentos antes denominados
de archivo, por su modo característico de nacer, respondiendo a una necesidad
o exigencia administrativa o jurídica.
“Como resultado de una tramitación o gestión”. Es el núcleo central y
característico de la definición. Ninguna otra profesión o ciencia llama
documento como propio de su profesión a éste que forma parte de una

15
tramitación. La génesis de este documento consiste en la prosecución o
búsqueda de un bien jurídico, administrativo, comercial, etc.
“Documento de gestión o de archivo”. Se pudo llamar documento de archivo
porque su lugar de guarda o destino era siempre el archivo. Téngase en cuenta
que actualmente hay documentos de gestión que no van (ni pueden ir) al
archivo. Ejemplos de éstos son: las indicaciones viales verticales –en los
letreros- y horizontales -en el pavimento-.y los boletos de transporte urbano -no
van a archivo- por eso proponemos llamarlos documentos de gestión. Este
nombre sí abarca a todos los documentos definidos, incluso a los que se hallan
en el pavimento. Todos provienen de una decisión que sigue a una gestión o
trámite
“Y tiene como fin”. La definición se completa mencionando el destino de los
documentos de gestión. Estos destinos diferencian a nuestros documentos de
los de otras ciencias o profesiones.
Los documentos que maneja nuestra profesión son mucho más que
informativos. Más aún, su utilidad no es únicamente testimoniar.
“Impartir una orden”(puede decirse mejor “asentar la voluntad de la autoridad
con intención de que sea obedecida”), son los documentos dispositivos -leyes,
decretos, ordenanzas, sentencias, etc.- de cuyo poder hablaremos enseguida.
“Testimoniar oficialmente algo”. Hay documentos que hacen fe. Jurídicamente,
ellos constituyen la verdad. Son principalmente los Registros del Estado, los
diplomatistas los llaman documentos testimoniales. Nosotros los llamaremos
Regístrales.
“Meramente probar una información”. Todo documento es, de alguna manera,
probatorio. Por eso se agrega el adverbio meramente. Esta frase se refiere a
aquellos documentos nacidos de gestión que, con elementos mínimos de
autenticidad, certifican lo que afirman o expresan, sin gozar de la garantía del
Estado que hace fe, ni del atributo de imponer la voluntad de la autoridad.
Estos documentos constituyen la gran masa del conjunto y son, por ejemplo,
los de personal en relación de dependencia, los contables (incluidos los ticket
de compras), los informes, telegramas, cartas, boletos del transporte, etc.
Nuestros “Documentos de Gestión o de Archivo” requieren, para serlo, dos
características: la autenticidad y la inmodificabilidad.
Autenticidad, es la constancia comprobable de:
- Quién es el responsable o autor del documento
- El cargo o título que lo habilita para producirlo o recibirlo
- El lugar y fecha de su producción, que incluye
+ El organismo del estado o la entidad no estatal que lo produce, si no se
trata de un ciudadano individual.
+ Un ejemplar original. Todo documento de gestión en soporte papel o
informático debe tener un ejemplar o una computadora que garantice que el
texto y la información no han sufrido modificación alguna desde que fueron
producidos por su autor, hasta que concluya su actividad administrativa o
jurídica.
La informática aún no ha encontrado un soporte auténtico y original que brinde
la misma certeza que un documento en papel o pergamino. Tiene otros medios
de manifestar su autenticidad, pero su punto más débil consiste en la escasa o
nula garantía de inmodificabilidad de su texto. Sea por desgaste del soporte
que es de corta permanencia, sea por obsolescencia del hardware que obliga a
traspasar el texto a otra generación de computadora, los documentos grabados

16
magnéticamente y los que los siguieron no duran inmodificados tanto como los
de papel o microfilme. Ejemplo dramático de ello son los registros tomados por
la NASA durante las expediciones Voyager o Mariner, en los planetas solares,
en las décadas de 1970 y 80.
Dejemos en manos de los informáticos los caracteres de autenticidad,
confiando en sus actuales técnicas y esperando en que la informática –que se
halla en efervescencia- se detenga en una meseta, como los motores de
automóviles, que ya hace décadas que no cambian su esencia.

Clasificaciones necesarias para el s XXI

Para el ejercicio de la Política, nos vienen bien algunas clasificaciones
específicas, de los documentos de gestión,
Clasificación por el tipo de documentos
No existen documentos de archivo, como tales, sino tipos documentales. Así
como no existen hombres sino varones y mujeres.
Tipo documental es el carácter o atributo (de un documento de archivo), que
se origina en la función y actividad administrativa a la que sirve este
documento. Se manifiesta en una diagramación, formato y contenido distintivos
y que sirve para ordenarlo, describirlo y, en general, procesarlo.
Por el tipo documental, los documentos de archivo o gestión conforman las tres
grandes categorías mencionadas en su definición. Documentos dispositivos o
imperativos; documentos regístrales; documentos meramente probatorios.
Esta clasificación es vital cuando se pone el acento en la vigencia y en toda la
etapa administrativa de nuestros documentos
Uno de los servicios principales que espera el s XXI, de esta clasificación es la
homologación de los tipos documentales.
Clasificación por el tipo de función que cumplen las instituciones y los
individuos que producen documentos presentan siempre dos categorías de
funciones: las que son características de tal institución y las que son
comunes a todos los organismos productores de documentos. Estos cumplen
el rol de apoyo a las primeras. Una universidad, por ejemplo, está en lo suyo,
cuando enseña, investiga y forma personas. Para cumplir estas funciones, lleva
contabilidad, documentos de personal, mantenimiento de edificios,
correspondencia...., como las demás instituciones e individuos
Esta duplicidad de funciones y tareas se refleja en los documentos que las
sirven. Hay documentos sustantivos o característicos y documentos facilitativos
o comunes a todas las instituciones.
Esta clasificación en documentos sustantivos y facilitativos es fundamental en
la ciencia de la Administración de Documentos y Archivos o Archivología ya
que, lo que normalmente se estudia en los tratados y en las aulas de
archivística es el procesamiento de los documentos facilitativos. Asimismo, lo
que se transfiere a los archivos generales de la nación o de las provincias es
básicamente lo facilitativo. No se transfieren a ellos historias clínicas,
cronogramas de vuelo, planes de estudio, libros de calificaciones universitarias,
programas de las funciones del Teatro Nacional, que son documentos
sustantivos.
Como vimos, estos documentos sustantivos o característicos, cuando son
seleccionados, permanecen en el organismo productor y normalmente no están
abiertos a la consulta, aunque formen parte del Patrimonio Documental. En el s
XXI, esta clasificación aporta luz para organizar las rutinas de la Selección
Documental y la homologación. En ambos casos, sistematiza el trabajo,

17
poniendo en distintas vías los facilitativos (cuyas normas sirven a todas las
instituciones), y los sustantivos (característicos de una categoría), como
archivos bancarios, archivos de hospitales, archivos de prensa.

El Poder de los Documentos de Gestión

Hemos venido destacando tanto el valor histórico y lo que representan de
identidad nacional, que únicamente ahora vamos descubriendo que los
documentos de gestión, durante su vigencia, curan y matan. Con ellos, los
juristas y los archiveros podemos obtener efectos sociales increíbles.
Veamos ejemplos conocidos: Todos los intelectuales de China (¿300
millones?) fueron enviados a trabajar al campo, cuidando ovejas o cosechando
arroz, con un solo documento de gestión emitido por Mao Tse Dong.
Los españoles primero y los gobiernos americanos después abrieron el
Registro de la Propiedad de Tierras. Tranquilamente se repartieron el territorio
y echaron a los indígenas porque “no eran dueños”. ¿Cómo que no eran
dueños? Los indígenas no tenían documentos escritos de propiedad.
En el s XXI, tanto la vida urbana, como la rural son imposibles sin documentos
en papel y virtuales, en gran cantidad. Los manejan políticos y funcionarios que
sólo miran intereses egoístas o miopes, con una perspectiva de tres a cinco
años. Los Administradores de Documentos y Archivos captamos la altura y la
profundidad de los documentos nacidos de gestión, pero estamos, miramos
desde fuera lo que ellos hacen. Ellos no son expertos en Política Documental.
Descubriremos cuánto les falta y cuánto perjuicio y molestia causan a la
sociedad. Es menester que los Administradores de Documentos y Archivos
tomemos la conducción técnica de la circulación de los documentos y de la
información que ellos portan.
Calidad de los documentos de gestión
No hay una Profesión especializada para cumplir el análisis de los muy
variados aspectos de calidad que se esperan de los documentos nacidos de
gestión y una sociedad democratica la necesita. La Democracia se
desenvuelve en un equilibrio dinámico, como un avión en vuelo. Todos sus
elementos deben hallarse en óptimo estado
La Norma ISO 15489. ha llamado la atención sobre este territorio que, siendo
nuestro, nos era desconocido. Hay muchos archiveros trabajando en él:
TABOADA CARDOSO, Federico y NIELSEN, Mónica Archivística y Normalización. Norma
ISO 15489. Buenos Aires. Alfagrama ediciones. 2006. 89 p libros@alfagrama.com.ar
Para los fines de este Curso, es menester destacar que esta Norma plantea la
calidad de los documentos en uso administrativo con el fin de que constituyan
luego un perfecto Patrimonio Documental. En este libro perseguimos la calidad
documental para el servicio de una sociedad democrática
La Profesión debe constituirse en Especialista de Calidad Documental.
Coordinará equipos con profesionales de otras ciencias. Argentina padece
ahora una agudísima anomia por falta de calidad y menosprecio del valor de
los documentos.
Algunos ejemplos de aspectos de la calidad:
Calidad de gestión. Se contrapone a “Se ha caído el sistema” “Vuelva mañana”
Maltrato a usuarios.
Calidad Administrativa Falta de responsabilidad. Anomia. Incumplimiento, y
desajustes tramposos en los requisitos.
Calidad Jurídico Democrática: “Necesidad y urgencia” Leyes inequitativas.
Caprichos de dictador (100 nombres para las personas).

18
Los decretos de necesidad de urgencia poseen baja calidad democrática y
frecuentemente son anticonstitucionales. Leyes caprichosas como la limitación
de cien nombres de pila para los hijos que nazcan a partir de 2006. Leyes
contradictorias, etc.

2.4.1.2. Los Conjuntos documentales como recursos de la Política

Documental en las edades administrativas.
La Profesión Archivística trabaja con documentos incluidos en conjuntos
orgánicos –fondos y series- constituidos por su procedencia. Es una
característica exclusiva que nos distingue de cualquier otra ciencia o disciplina,
sobre todo de las más próximas: La Diplomática, la Bibliotecología, las
Ciencias de la Información y la Informática.
La serie en que se encuentra el documento individual da sentido pleno al texto
de cada documento. Las mismas palabras “El día tal es feriado” tienen distinto
sentido en un decreto, en un discurso y en una proclama popular.
Por otra parte, el valor de un fondo documental de archivo reside en su
integridad, más aún en que conserve el orden con que fue archivado.
Tan importante era este concepto en la Archivología de principios del s XX, que
Jenkinson, Schellenberg, Tanodi y creo que el Manuel d’Archivistique, no
definían el término Documento de Archivo o de Gestión, únicamente Fondo,
serie y los estadounidenses Records Group. Tanodi incluyó una definición de
documento de archivo, en la década de 1980, a solicitud mía y quizás, de otros
colegas.
Veamos de qué modo los conjuntos documentales en uso o servicio administra-
tivo constituyen recursos para la sociedad y su desenvolvimiento democrático.
Ninguna comunidad puede actualmente vivir sin documentos de gestión o de
archivo pero sí puede desaprovecharlos como herramientas de progreso.
Mencionemos los conjuntos documentales que más directamente se relacionan
con el desarrollo de la comunidad.
1. Recursos jurídicos. Documentos dispositivos del Estado. Son los de la
Nación, de la Provincia y, en algunos casos, de la Municipalidad. Son base de
la convivencia organizada. Enumeremos los principales:
- Las constituciones nacionales y provinciales. La presente y las anteriores
que plasmaron estadios diferentes de la vida nacional.
- El cuerpo de Códigos: Civil, Procesal, de Comercio, Penal, Laboral, etc.
- El conjunto de Leyes del Poder Legislativo, tanto las vigentes como las
derogadas.
- Las series de Decretos de los Poderes Ejecutivos nacional, provincial y
municipal.
- Las Sentencias judiciales, los Acuerdos de la Suprema Corte de Justicia.
- Los tratados y convenios internacionales e interprovinciales vigentes y no
vigentes.
- Los reglamentos, estatutos, manuales de procedimiento y similares
Además de esto, cada institución o empresa guarda su propio patrimonio, su
tradición, en el cuerpo que reúne sus documentos dispositivos internos: los
sucesivos reglamentos, estatutos, manuales de procedimientos.
Estos Documentos Dispositivos son el nervio indispensable de toda la vida
social. Mucho más, en Democracia, porque ella se desenvuelve en un equilibrio
dinámico –como el de un avión en vuelo-. Hemos oído a gobernantes
menospreciar preceptos constitucionales como “detalles burocráticos”. Sin la
Constitución y el cuerpo legal en la Nación, impera la voluntad del gobernante y
eso es dictadura o totalitarismo. La Profesión Archivística tiene autoridad para

19
hablar de esto. Porque sabe que, sin el imperio de documentos dispositivos
democráticos, desaparece el Poder Judicial y con él la propiedad inmueble y se
desmoronan los derechos de los que no pertenecen a la élite dominante
Estos documentos dispositivos constituyen el esqueleto del Patrimonio
Documental, por eso, una regla básica de la Selección es: “El original de todos
y cada uno de los Documentos Dispositivos (en el soporte que sea) ha de ser
conservado como base del Patrimonio Documental”.
2. Recurso registral. Los grandes Registros del Estado Son la base de
muchos derechos de los ciudadanos. Su carencia es grave causa de
subdesarrollo. En los países en que este recurso de los documentos de
identidad y propiedad funcionan en plenitud, no hay lugar para villas de
emergencia, favelas y marginaciones similares.
Se constituye con grandes familias de documentos:
- Los Registros del Estado: Registro Civil, de la Propiedad Inmueble, del
Automotor, de Patentes y Propiedad Intelectual, de Invenciones y Marcas
- Los Registros de Graduados, que producen las universidades y las
Matricula de los Colegios Profesionales.
- Las escrituras públicas de los escribanos.
Algo análogo a lo dicho de los Documentos Dispositivos sucede con los
grandes Registros del Estado. Su original debe ser conservado perennemente
Estos conjuntos documentales requieren una calidad documental suprema: en
su ejemplar original, en su preservación autentica, en la trasmisión o “tradición”,
de exactitud garantizada

3. Recursos técnicos I. Documentos científico-técnicos. Son los que más

fácil mente deberían ingresar a un Sistema Nacional de Información, ya que de
manera muy directa pueden contribuir al desarrollo de la comunidad nacional,
provincial o municipal. Intentemos una enumeración:
- Tesis, trabajos de investigación de todo tipo en las universidades y centros
de estudios superiores.
- Documentos técnicos y de investigación en laboratorios de cualquier
índole, observatorios astronómicos y meteorológicos, institutos de estudios
geográficos y ecológicos, hospitales, grupos de investigación económica...
- Documentos de estadística y planificación. Informes técnicos de expertos.
- Documentos de catastro sobre tierras y propiedades fiscales.
4. Recursos Técnicos II. Documentos sobre obras públicas. Además de las
que más abajo enlistamos, están los estudios previos necesarios para la
construcción. Estos estudios sirven al desarrollo de la comunidad, cuando se
trata de obras públicas. Valgan como ejemplo principal los estudios de suelos y
de recursos de materiales para la construcción.
- Planos de obras viales, caminos, autopistas, vías férreas...
- Planos de obras hidráulicas, represas, acueductos, canales, puertos...
- Planos de obra de producción y transporte de energía eléctrica, usinas, red
de cables de TV.
- Redes de comunicación por señales, teléfono, telégrafo, televisión,
transmisión satelital...
- Obras de extracción, procesamiento y transporte de petróleo, gas y
derivados.
- Aeropuertos, helipuertos, aeródromos.
5. Recursos Onomásticos. Listas de personas. Son documentos que

20
ofrecen a la comunidad información de las que se llaman “fuerzas vivas”. De
ellos que se puede disponer cuando es menester resolver distintos problemas y
enfrentar variadas necesidades de la comunidad.
- Padrones electorales
- Colegiados en asociaciones profesionales de médicos, farmacéuticos,
ingenieros, Administradores de Documentos y Archivos, también llamados
Archiveros...
- Censos especiales de personas: censos de estudiantes extranjeros, de
trabajadores rurales, de indígenas, etc.
Para la investigación retrospectiva el uso más conocido es la Genealogía.
Más adelante volvemos al tema en la próxima Conferencia al hablar de “Los
Centros de Información especializada”.
Estos conjuntos documentales requieren una calidad documental suprema en
su ejemplar original, en su preservación auténtica en la transmisión (o tradición)
de exactitud garantizada.

21
 Conferencia 3
RECURSOS DE LA POLITICA
DOCUMENTAL
3.1. Segundo recurso
La Información contenida en los Documentos de gestión

3.1.0. Introducción
El objetivo de este análisis del tema Información es mostrar muy esquemática
mente cuánto es lo que los Archiveros podemos aportar, desde nuestra
relación cotidiana con los documentos y las necesidades de los usuarios como
individuos y como sociedad.
La información es un recurso central para la política documental y archivística.
Los archiveros están ausentes cuando se emiten disposiciones sobre temas de
difusión y confidencialidad. Las normas existentes son aisladas y asistemáticas
La Profesión Archivística deberá elaborar, formando equipos multicienciales,
una teoría del valor de la información en una sociedad democrática. Es
necesario ubicar en un solo gran contexto, los cruces de obligaciones,
derechos y riesgos del mal manejo de los datos. Es imprescindible plantear
objetivos, tener en cuenta el rol de la informática, etc.
Quiero hacer notar para los archiveros más antiguos que, hasta la década de
1970, el “secreto archivístico” era similar al secreto de los médicos. Lo que
entraba en archivo era globalmente secreto. Michel Duchein tomó el tema de
frente y comenzamos a desacralizar lo que no era sacro.

3.1.1. Documentos de gestión, e Información

Partamos de una definición: Información: conjunto orgánico de datos sobre
algo o alguien, tema o persona
Enseguida, una distinción necesaria en el s XXI: Una cosa son los documentos
y otra la información que contienen.
Documentos de archivo e información, cuando se asientan en soporte papel
son una misma realidad indivisa y no es menester mencionarlas separada
mente. Pero en los medios de comunicación cibernéticos, son separables
Aunque pueda pensarse que cada palabra grabada en soporte informático está
adherida y existe en un soporte magnético u óptico, de hecho la información
circula con prescindencia de su soporte. No se le exige ni pide una autenticidad
probada, un origen de lugar y fecha evidentes o conocidos, como se hace con
un escrito en papel. El texto se utiliza, como tantos objetos descartables del
mundo actual, A no ser que la información precise una certeza jurídica o
administrativa.
El archivero, como ciudadano, no puede sustraerse a vivir y actuar basado en
informaciones o noticias que le llegan mediante la pantalla de la computadora o
de la tv, pero, cuando actúa como profesional, con documentos, ha de ser
estricto en el uso del término “documento” como distinto de la “información”, las
“noticias” y los “datos”

22
Todo el fárrago de correos electrónicos que invaden nuestra casilla de e-mail o
los Programas, Invitaciones y comunicados son leídos o dejados de lado sin
atender a su autenticidad, porque los consideramos banales. Únicamente si
despiertan un sólido interés, nos preocupamos de obtener recaudos para
confirmar su valor administrativo o jurídico.
En síntesis torrentes de información nos rodean: Las noticias políticas locales,
nacionales o internacionales los pronósticos del tiempo, las noticias policiales,
el tránsito en calles y rutas interrumpidas por protestas. Todas son información.
Poco interesa si son documentos nacidos de gestión. Nos involucran,
condicionan nuestras decisiones y nos tienen como participes o espectadores
de la vida, en la Aldea Global en que vivimos.
En nuestra vida profesional necesitamos formación teórica y pautas operativas
para manejarnos con la tramitación informática en que nos desenvolvemos. No
nos pase como al Presidente argentino Domingo Faustino Sarmiento que fue
engañado, en el s XIX por un telegrama o al candidato Evo Morales, de Bolivia,
por una llamada telefónica, en pleno s XXI

3.1.2. Circulación de la información

La circulación de la información es una función central de la Política Documen
tal en el s XXI, mediático al 100%. Es además, un recurso para el desarrollo de
la sociedad y ha de ser tratada mediante normas orgánicas en el contexto de
una política global relacionada con todos los derechos en juego, no sólo los de
quien redacta las normas.
En Argentina no hay una política de circulación de la información contenida en
los documentos de gestión. En la Constitución Nacional, en el artículo 42, al
pasar, menciona el derecho de los consumidores, a la información sobre lo que
adquiere. Igualmente hay normas no constitucionales dispersas, cada una
redactada a la medida de un problema concreto. En párrafo 3 del artículo 43,
impone el derecho de Habeas data, que veremos enseguida.
Cabe aplicar aquí el artículo 19 de la Constitución: Si no esté taxativamente
prohibido en una norma fundada y escrita, se puede a abrir la consulta a la
sociedad aquello que no sea confidencial...
Política sobre la circulación de la información
Aunque no conozco una bibliografía muy concreta, creo que los archiveros
estaremos de acuerdo en una clasificación parecida a la que expongo.
Este tema ha de estudiarse en paralelo con el de los usuarios de los
documentos en uso administrativo (ver 8.2.1. de este libro sobre los
usuarios)
3.1.2.1. Factores en juego para diseñar una política de circulación de
Información
El Derecho a la confidencialidad. Cada ciudadano necesita y requiere un
ámbito de intimidad para sí mismo y para su entorno familiar o círculo que él
haya elegido. La intimidad no sólo es física, sino muy principalmente mental y
sicológica. Los datos de nuestra salud, estado financiero, edad, proyectos y
preocupaciones –aún de nuestras experiencias juveniles- constituyen nuestra
conciencia del yo y nuestros recursos más personales. El Derecho a la
Intimidad debe ser sagrado. La persona humana requiere respirar, pensar,
dudar y decidir sin el “ruido” que produce la divulgación de cierto tipo de datos
muy personales. También, ha de defenderse del Estado policía

23
En este ámbito reside el Derecho a la confidencialidad. Es inaceptable una
invasión del exterior.
La normativa sobre este derecho ha de tener en cuenta dos extremos: la
relación entre confidencialidad con funciones públicas de los individuos y las
violaciones a los datos confidenciales de una familia o un ciudadano.
Confidencialidad y funciones públicas. Hay datos personales, como el sueldo
que se percibe y la historia clínica cuya confidencialidad debe abrir paso a la
consulta de terceros o de la sociedad por motivos de transparencia
democrática o por una investigación administrativa o judicial. Los requisitos –
que veremos luego- han de sopesar la necesidad por ejemplo de preguntar la
edad
Violaciones a la confidencialidad. Hay un delito nuevo: Informática mediante, se
obtienen datos que una persona entregó para un determinado fin –como la
obtención de un crédito-. El ladrón divulga o endereza la información hacia
turbios manejos y delitos, como la extorsión. Los archiveros tenemos que
asumir el compromiso de manejar la circulación de la información.
La obligación de difundir los documentos dispositivos. El Boletín Oficial
cumple esta obligación cuando promulga leyes y decretos de alto rango legal.
Los organismos de niveles medios o inferiores no suelen publicarlos.
Nuestra Política supone que todo documento dispositivo es de consulta
obligatoria -o libre por lo menos- para los ciudadanos afectados por la norma.
Si no hay una razón fundada, se tenderá a que sean de libre consulta para toda
la sociedad
La necesidad de secreto temporal y limitado Nótese la diferencia entre
secreto y confidencialidad.
La Administración Pública puede requerir secreto –siempre temporal y limitado-
para algunos documentos meramente probatorios y para algunos dispositivos
excepcionales que pertenecen a la órbita de seguridad interna o SIDE, Fuerzas
Armadas y Relaciones Exteriores.
Esto se vincula a la transparencia democrática, que no existía en la Monarquía
y por eso, la necesidad de secreto debe circunscribirse al mínimo y viene
limitada por tres principios:
1. El secreto no puede abarcar a todos los documentos de las instituciones
arriba mencionadas.
2. Los plazos de secreto nunca serán perpetuos, sino lo más breves que sea
posible.
3. Es menester explicitar motivos tales como: “Planes de estrategia militar”
“Investigación ordenada por ley...” “Plazos para tramitar”.”Para tramitación en el
Juicio tal”. No basta el genérico “razones de Estado” o “de interés nacional”.
En Democracia, no hay súbditos, sino electores representados por iguales que
transitoriamente ejercen funciones en el poder. Los miembros de los Poderes
Legislativo y Ejecutivo son representantes directamente elegidos. El pueblo
tiene derecho a conocer los repliegues de las decisiones que toman sus
elegidos. Por otro lado, esas decisiones recaen sobre ellos. Además, el
Gobierno vive y se sostiene con el dinero que obla cada ciudadano. Esto da al
elector competencia para exigir información del desenvolvimiento económico
de cada uno de los Tres Poderes.
La transparencia de la actividad política no es optativa o generosa, es una
obligación taxativa. Únicamente cabe negociar motivos de algún plazo de

24
secreto, lo más breve posible, cuando lo requiera algún servicio al pueblo. No
el interés del gobernante.
3.1.2.2. La apertura a la consulta en las catástrofes o delitos contra la
sociedad.
Una empresa privada que contamina el ambiente ha de presentar sus
documentos para encontrar la responsabilidad y el método de delinquir.
Todo derecho a la confidencialidad –incluidas las instituciones privadas- y el
secreto del Estado han de ceder paso a la consulta y a información pública de
los documentos que se relacionen con la catástrofe o el delito. Ejemplos de
Argentina: La destrucción de la embajada de Israel y la AMIA, el incendio de
una discoteca con 200 muertos, el escándalo de los sobornos a los senadores.
Allí no pueden exceptuarse los organismos de seguridad secreta del Estado, ni
los de control, ni el secreto bancario.
Documentos de libre acceso.
Es el derecho de los ciudadanos a conocer lo que hacen sus representantes
Los documentos vinculados a una función de interés económico, político,
sanitario y otros, para la comunidad caerán bajo la exigencia de transparencia
democrática y no podrán hurtarse a la consulta solicitada por los ciudadanos,
incluida la prensa.
La frase: “Vinculado a una función” viene dicha por lo expuesto al hablar de la
normativa sobre confidencialidad
La prohibición de acceder a la información por motivos políticos y no técnicos
es vista por la ciudadanía como una complicidad que salpica al gobierno, si
desemboca en impunidad. Los hilos con que el Poder conduce la cosa pública
se enredan de manera creciente con el secreto y la impunidad, porque la
complicidad del primer testigo exige sobornos del delincuente. Estos sobornos
llaman la atención de un amigo al que es preciso acallar, hasta que llega a la
prensa, etc.
La normativa sobre libre acceso a la consulta ha de demarcar los intereses del
gobierno o de funcionarios, los de los medios de comunicación y los legítimos
de los ciudadanos
Quiero abrir aquí un paréntesis. En Argentina, los ciudadanos estamos
acostumbrados y aceptamos que constantemente se nos diga “está prohibido”,
o “debe Ud hacer esto o privarse de aquello”. Así nos cobran, nos imponen
muy variadas cargas o nos dejan fuera. Si alguno pide ver el documento que
respalda tal actitud del burócrata, éste lo mira con soberbia y se refugia en su
autoridad de funcionario o lo despide de la ventanilla. Cuanto antes, es
menester poner las cosas en su lugar.
El ciudadano es la sede del derecho y no puede ser impelido a hacer lo que no
le plazca, sino mediante un documento dispositivo redactado de acuerdo a la
Constitución, por una autoridad competente e interpretado según derecho. En
pocas palabras, debemos resistirnos o denunciar si no se nos muestra el
documento o si vemos que está mal aplicado en nuestro caso

3.1.3. Modos prácticos de usufructuar la información

3.1.3.1. Los centros de información especializada, próxima a los distintos
usuarios. La Internet es un invento maravilloso para reunir y divulgar
información contenida en los documentos de gestión que sirva de recurso para
el desarrollo de la nación o de la sociedad universal. Léase aquí lo dicho al fin
de la conferencia anterior sobre “Los conjuntos documentales como recurso

25
para el desarrollo de la Política Documental”
Estos sitios de Internet se intercomunican y pueden vincularse a un Sistema
Nacional de Información.
Hemos visto que los documentos jurídicos, científico-técnicos y los demás son
recursos para el desarrollo de la Nación, la Provincia, el Municipio o la
institución productora, pero, si no es utilizado el recurso de la información, los
documentos rinden una utilidad mínima. ¿De qué sirven los tesoros, en la
cueva de Alí Babá? Lo que interesa es difundir la información contenida en los
documentos de modo que llegue hasta los expertos y profesionales que deseen
procesarla y aplicarla a la solución de problemas.
Centralizar la información no significa sólo reunirla. Al procesarla, obtenemos
estadísticas y tabulaciones de los datos dispersos. Estos datos dispersos
procesados se convierten en conocimiento que, a su vez, puede volver a ser
procesado de diverso modo para ser utilizado cada vez con mayor amplitud.
3.1.3.2. Educar a quienes deben ser usuarios de la información. Cualquier
miembro del Poder Legislativo o autoridad de cualquier nivel, antes de redactar
un documento dispositivo, debe diagnosticar la realidad actual, identificar los
factores en juego y conocer la trayectoria del tema. Ha de terminarse la frase
“Se derogan las disposiciones en contrario” que es una manera de cubrir la
ignorancia. Para esto la información de lo ya reglamentado o legislado es
esencial.
No estaría mal imponer como requisito para los cargos electivos o para los
equipos de gobierno: Capacidad y habilidad para buscar información en
Internet.
3.1.3.3. Difundir entre los profesionales, investigadores y planificadores.
Ellos ya tienen costumbre de requerir información contenida en los documentos
pertinentes, y dominar la búsqueda de los datos que se encuentran dispersos.
Para ser utilizada como recurso, quizás sea necesario reforzar la regulación o
reglamentación de algunos puntos ya conocidos:
-Respetar los derechos de autor de tal modo que permita la investigación
sin perjudicar la propiedad intelectual.
-Citar las fuentes o aportar pruebas o motivos de las afirmaciones emitidas
-No sobrepasar los límites de la confidencialidad.

3.1.4. El Derecho al Hábeas Data. La Constitución Nacional, En párrafo 3 del

articulo 43, impone el derecho de Habeas data: “Toda persona podrá interponer
esta acción [expedita y rápida de amparo] Para tomar conocimiento de todos
los datos a ella referidos y de su finalidad, que consten en registros, bancos de
datos públicos o privados.”
Es el derecho de todo ciudadano a exigir que cualquier organismo del Estado
nacional, provincial o municipal, sea Ente Autónomo o Empresa del
Estado le dé acceso a listas o fichas de personas en que ella
sospeche o sepa que está incluido, con datos confidenciales de su
persona o con juicios o evaluaciones de su desempeño público o
íntimo.
La formulación de este derecho vino exigida en Argentina por delitos cometidos
por el Estado. Es decir, está referida a “datos” o documentos que el Gobierno
jamás debió haber producido y que, después de emitidos, escondió e impuso
sobre ellos secreto máximo. Hablamos de ficheros, listados, informes y
similares que acumulan variado tipo de noticias obtenidas mediante espionaje,

26
sesiones de tortura, rumores y chismes, más los datos oficiales que distintos
estamentos del Estado poseen sobre la persona que motiva la ficha.
El Derecho al Hábeas Data exige al Estado –en cualquiera de sus tres Poderes
y niveles (nacional, provincial y municipal)- abrir esos Registros a la consulta
de toda persona que sospeche o se sienta amenazada por estos documentos
criminales.
Observaciones Archivísticas sobre el Hábeas Data. Por supuesto,
apoyamos la apertura inmediata y total de cualquier original, copia, borrador,
impreso, manuscrito, panfleto, etc en que se hayan registrado estos “datos”,
En primer lugar, ningún profesional archivero puede colaborar o participar en la
producción o guarda de documentos preparados mediante espionaje del
Gobierno contra los ciudadanos o mediante tortura., sean listas negras, actas
de sesiones de tortura o declaraciones de delatores, etc.
Desde un punto de vista técnico, son dos los problemas.
El primer problema reside en la confección de “documentos” con chismes y
noticias aisladas contra ciudadanos que integran una “lista negra”. Estos
papeles o registros no constituyen documentos de gestión ni deben integrar los
archivos. Los archiveros profesionales se supone que no conocen su existencia
Archivísticamente existe un problema no previsto por el concepto de Habeas
data: el Poder Ejecutivo, en sus infinitos pliegues –que incluyen la Policía, los
Bancos, los Servicios estatales (salud, enseñanza), la cobranza de impuestos y
tasas, etc- posee documentos de gestión sobre cada uno de nosotros, que,
reunidos con intención torcida, anulan la capacidad de acción de cualquier
ciudadano. Piense Ud. que hay una denuncia en sede policial, de que Ud. robó
tomates del huerto del vecino, cuando tenía 13 años y ahora es candidato a
senador o ciudadano opositor.
El manejo de la información archivística debe hallarse muy bien reglamentado.
Un gobierno que ganó su poder en elecciones puede convertirse en el Gran
Hermano, de la novela 1984, de George Orwell que tiene información completa
de todos los ciudadanos y la utiliza para mantenerlos bajo su dominio absoluto,
con voz afelpada de protector.
El Estado en democracia, consta de Tres Poderes que, entre si deben
controlarse. Cada uno lleva sus documentos y sus archivos. De igual manera
hay Tres Niveles: nacional, provincial o estadual y municipal, cada uno con su
tesoro legal y administrativo. La separación de Poderes y niveles de jurisdicción
ha de reflejarse en la separación de los fondos documentales y de la
información en ellos contenida, según su procedencia. Qué sucedería
-preguntamos los archiveros- si mediante la informática se reúne un enorme
“fichero” o base de datos de todo trámite que el ciudadano haya cumplido
desde su nacimiento en cualquiera de los Tres Poderes y de los Tres Niveles
del Estado desde su acta de nacimiento, hasta el quiosco de diarios que posee.
La Política de circulación de Información tiene que prever e impedir mediante la
propia Constitución esta cárcel de letras impresas que puede arrasar todo
vestigio de intimidad, independencia y autonomía de los ciudadanos, porque la
democracia y la república han desaparecido.
Los registros de cada nivel y de cada Poder tienen que estar aislados entre sí,
cumpliendo su función. Reunir la información fuera de su lugar natural ha de
ser considerado totalitario y, por lo tanto anticonstitucional
El Estado no es dueño de la Información. La recibe o produce para hacer
crecer la iniciativa individual. Debe, entonces encauzarla directamente a su

27
objetivo. Los documentos de gestión persiguen por definición un bien físico o
administrativo. Extrapolar esos datos sólo es republicano en casos señalados
por una ley debatida en una Legislatura no dependiente del Poder Ejecutivo.
La grandeza y la fragilidad de la persona consisten en esa chispa de libertad
que, en medio de infinitos condicionamientos, le permite hacerse a sí misma,
construirse y cultivarse mediante la prueba de error y acierto a lo largo de su
vida. No nos ilusionan, en s XXI, los próceres que nacieron de bronce o
mármol, sin decaimientos ni errores. Tampoco los santos que “no mamaban los
viernes”. Ya de bebés ayunaban.
Los ciudadanos detestamos vivir bajo las veleidades del dictador que un día se
levanta benigno y el siguiente tonante como una tormenta. Para eso están los
Poderes y los niveles. Ellos nos brindan una plataforma de continuidad que nos
permite atender a nuestras propias iniciativas y no levantarnos esperando la
clarinada del jefe.”Yo o el caos”
Todo esto vemos los archiveros en la circulación de información. Debemos
hacernos oír, participar en los lugares donde se deciden reglas de circulación
de la información en la sociedad democrática.

3.1.5. Malversación de Información administrativa. Saliendo del terreno del

secreto y la apertura, hay otro tema de circulación de información, que
conocemos y lamentamos los archiveros. Es la malversación de información.
El Estado produce información detallada y minuciosa de muchas de sus
actividades. Las áreas de docencia primaria y secundaria y las de salud pública
llenan formularios periódicos. También las Fuerzas Armadas y tantas
dependencias.
Los informes se hallan establecidos por leyes de procedimiento y manuales
administrativos. Su finalidad es prevenir tropiezos en el servicio del Estado,
escolar o de salud, evitar catástrofes en los aeropuertos o ferrocarriles.
Mediante ellos, los Poderes del Estado pueden controlar la calidad del servicio
y mejorarla, legislar sobre los asuntos informados y sancionar a los infractores.
Pero estos formularios, estadísticas e informes son cuidadosamente archivados
y casi siempre olvidados. Nadie parece interesado en ellos.
Los legisladores tendrían material de primera mano para afinar la puntería de
sus proyectos de ley, pero ¿cuántas veces ha atendido Ud. en su archivo a un
legislador o asesor de legislador?
Por el otro extremo, si algún estudiante, para redactar su tesis, pide esos
informes y estadísticas -o la prensa los solicita- suelen ser negados, sin que
haya norma que establezca secreto. O si existe, sin que haya sido justificada la
norma de sigilo. Secretos ¿por qué? ¿Qué tiene de dañino saber cuántos niños
comenzaron la Escuela y cuántos la terminaron? O saber cuántas camas del
hospital estuvieron ocupadas, cuántas reparaciones o mejoras tuvo el radar del
aeropuerto. Cuando sucede una desgracia o el hospital colapsa por falta de
recursos, un campanazo para la ciudadanía y miles de pesos para arreglar lo
ya perdido.
Los archiveros debemos hacernos oír en esta “malversación de la información”
que sólo nosotros parecemos conocer.
Acabamos de ver la “Circulación de la Información en la sociedad”, pasemos a
otear la “Circulación interna”

28
3.1.6. Circulación de información en un Sistema de Administración de
Documentos y Archivos
En un sistema de archivos ha de considerarse la circulación interna de la
información y la externa o de relación con otras entidades.
Circulación interna de la Información. Puede ser planificada y aplicada de
distintas maneras.
Circulación radial. En este método, toda información sube o baja por el curso
grama pasando necesariamente por la Dirección. Si la oficina A requiere una
información de la oficina B, la debe solicitar a la Dirección. La ventaja de este
método es el absoluto control que puede ejercer la Dirección sobre la
información que corre. Su inconveniente principal consiste en el cuello de
botella que se constituye en el centro de solicitud y recepción de la información
que también debe ser remitida siempre desde el centro.
En este caso -que es el más previsible entre nosotros- imaginemos una gráfica:
De abajo arriba, desde los archivos de trámite al AGN o al archivo permanente
del sistema corren los documentos producidos o recibidos en el desarrollo de la
actividad administrativa, cumpliendo las edades de su ciclo vital.
Ascienden también informes, preguntas, propuestas, solicitudes de material,
respuestas a preguntas o encuestas, e información del contenido de los
documentos que produce o recibe.
Desde la cabeza del sistema o desde el archivo intermedio descienden pautas
para la producción de los documentos, manuales de procedimiento, cuadros de
clasificación, tablas de selección documental, normas en general.
También solicitud de informes, encuestas y preguntas, repuestas.
Eventualmente estadísticas y estudios comparados.
Circulación horizontal. La información puede ser pedida y enviada desde y
hacia cualquier nivel del organigrama. Las oficinas de cualquier nivel pueden
intercomunicarse directamente. Su ventaja reside en la agilidad. Su desventaja
está en que no se puede controlar las informaciones confidenciales o secretas.
Circulación mixta. La información, para ciertos temas legalmente señalados
debe ser pedida y recibida desde la dirección. Para los demás asuntos puede
circular horizontalmente. Este método trata de reunir las ventajas y evitar los
inconvenientes de los dos métodos anteriores.
Circulación externa de la Información La existencia de un sistema de
información no puede agotarse con un servicio interno. Debe vincularse con
diferentes centros de información. Por ejemplo: con los sistemas archivísticos
de los municipios de la propia Provincia, de las demás provincias, de otros
países. También información parlamentaria, información jurídica, científico-
técnica,
3.2. Tercer Recurso
La Política de Administración de Documentos y Archivos
La Profesión Archivística no se desenvuelve como una técnica o una suma de
métodos. Parte de una ciencia o campo de estudio y sirve a la sociedad
mediante una Política cuyas bases quedaron expuestas en la Conferencia 2 y
su desarrollo es la materia de todo este Curso.
Aquí ubicamos la Política como recurso de su propio desarrollo.

29
 Conferencia nº 4
AGENTES DE LA POLITICA
DOCUMENTAL EN EL s XXI.
4.0. ¿Quiénes son agentes de la Política de Documentos de Gestión?
Esta pregunta parece un recurso retórico. No lo es. Asomémonos a ver los
agentes de la Política Documental.
Para prestar un servicio orgánico en lo relacionado con los documentos, la
información que contienen y los archivos, requerimos los siguientes actores
que, a su vez son Recursos de la Profesión Archivística:
Agente nº 1. Los Archivos y los sistemas de archivos. Recurso nº 4
Agente nº 2. Los centros de estudio Recurso nº 5
Agente nº 3. Las Asociaciones profesionales Recurso nº 6
Agente nº 4. Los individuos archiveros. Recurso nº 7
La bibliografía existente o a crear Recurso nº 8
Agente nº 1 y Recurso nº 4 de la Política Documental
4.1. Los Archivos y 4.2. Los Sistemas de
Administración de Documentos y Archivos.

4.1. Los Archivos singulares. Definición de Archivo

Archivo es la institución o el órgano de una institución que conduce la Política
de la gestión y guarda de los documentos y su servicio a los usuarios, como
recursos de su desenvolvimiento social en sus dos primeras edades, y
Patrimonio de las comunidades municipal, provincial o nacional, según su
jurisdicción, en la tercera edad, después de la selección documental.
Aurelio Tanodi, en la p. 8 de su Manual de Archivología define: “Entendemos
bajo el término archivo las secciones de entidades y las instituciones que
reúnen, conservan, ordenan, describen, administran y utilizan la archivalía y
eventualmente los documentos históricos que no son archivalía”.
En estas definiciones se habla de institución u órgano de una institución (o de
”Entidades o secciones de Instituciones”) Cuando decimos Institución (o
Entidad), nos referimos a un organismo que vela por documentos en la tercera
edad del ciclo vital. Por Ej.: el Archivo General de la Nación o de un Provincia.
Cuando nos referimos a órganos (o secciones) de Instituciones que procesan y
sirven los documentos, hablamos de los que pertenecen a las dos primeras
edades. Por Ej.: el Archivo de Mesa de Entradas o el de Contaduría, o
personal, etc.
El Dictionary of Archival Terminology (DAT) ofrece tres acepciones: del
término Archives:
1. “Documentos inactivos preservados con o sin selección, por los
responsables de su creación, o por sus sucesores en la función, para su propio
uso o por la correspondiente institución archivística a causa de su valor”. (Esta

30
es la acepción de archivo como archivalía).
2. “Una institución responsable de la adquisición, preservación y
comunicación del material archivístico. Se llama también organismo
administrativo (US), servicio de archivo, oficina de documentos.” Archivo en
estas dos primeras acepciones se usa como sustantivo que se complementa
con el tipo de institución que adquiere este material. Por ejemplo: archivos
universitarios, archivos de radio, de TV, de prensa.
3. “Edificio o parte del edificio en que se conserva el material archivístico y
se pone a disposición para la consulta. Se llama también: repositorio de
archivo, depósito de archivo”.
Volveremos sobre esta Definición al hablar de la asignatura Archivología Crítica
(Apéndice de la Conferencia nº 10)
En nuestra realidad existen archivos de Ministerios o de muchos organismos
del Estado que se desenvuelven –de hecho o de derecho- con autonomía.
Ellos tienen, a su medida, compromisos análogos a los que encabezan o
forman parte de Sistemas de Archivos.

4.2. Los Sistemas de Archivos

4.2.1. Definición de Sistema de Administración de Documentos y Archivos

Sistema de Administración de documentos y archivos es el organismo que
conduce la política de custodia, procesamiento y circulación de documentos y
de la información en ellos contenida, mediante un escalonamiento de archivos.
De modo gráfico diríamos que el sistema es la mente que piensa en todos los
problemas del servicio documental de su área de influencia: Nación,
Provincia /Estado, Municipio, Institución estatal sin fines de lucro o Empresa
privada fabril, comercial, financiera o de servicios.
Si algo en el campo de los documentos de gestión y de su información anda
mal es porque no existe un Sistema de Administración de Documentos y
Archivos o porque no funciona bien.
4.2.1.1. Elementos que constituyen el Sistema de Administración de
Documentos y Archivos.
Cada uno de los archivos que constituyen un sistema está vinculado a nodos
que se intercomunican mediante nexos o canales verticales u horizontales.
Los documentos y la información corren primariamente por canales y nodos
como ríos concurrentes hacia el mar. Los nodos verticales tienen relación con
la edad de los documentos, con el ciclo vital. Los nodos horizontales vinculan
sectores del mismo nivel en la estructura orgánica del Sistema.
La circulación que acabamos de leer, y el correspondiente traslado, exigen
lugares y equipos distintos que se escalonan sucesivamente, tal como la vida
humana, desde la niñez a la jubilación. Esos equipos se reúnen en un Sistema.
El criterio organizador es la edad de los documentos.
Analicemos de qué hablamos:
Estos sistemas, al estar constituidos por nodos o cruces de documentos e
información, llegan a todos los rincones del organigrama que contienen la
relación formal dentro de las instituciones.
Además poseen equipos de expertos en planificación y servicio de la gestión
de documentos e información en todas las edades y tienen comunicación con
el público en sus mesas de entradas.

31
La función de imaginar, hacer aprobar y aplicar leyes y normas puede injertarse
perfectamente en esta fecunda vid de los sistemas de administración de
documentos y archivos.

Sistema biaxial.
El sistema de Administración de documentos requiere dos ejes: El archivo
intermedio y el archivo histórico. Es bueno dejar ver un diagrama súper
simplificado para captar su funcionamiento.

SISTEMA BIAXIAL DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

Eje del Patrimonio Eje de los

Documentos en
Documental uso administrativo

Archivo General Archivo Intermedio

A Histórico AH AH A Central AC
A de Oficina AO AO AO AO AO AO AO AO AO

4.2.1.2. Ejes, nodos y líneas en el Sistema

En el esquema del Sistema biaxial vemos los dos ejes que se conectan entre sí
y a su vez hay puntos fijos, es decir, nodos, alrededor de cada eje,
unidos por líneas horizontales y verticales que actúan como meandros
por los que corre el flujo de disposiciones, datos e información intra y
extra sistema que se difunden dentro de las instituciones y en la
sociedad
4.2.1.3. Archivo Intermedio. Eje del Sector Administrativo del Sistema
Se llamo “Intermedio” por que era filtro hacia el único “Archivo Histórico o
general” en el Sistema Clásico de Archivos. Ahora el Patrimonio Documental

32
conserva los documentos permanentes de las funciones sustantivas en la sede
de producción, por lo tanto no pasan por este que era el único embudo. No es
intermedio, podríamos llamarlo “Coordinador de la Circulación de Documentos
e Información” (CCDI)
El eje llamado (todavía) Archivo Intermedio es el protagonista en un sistema
del s XXI. Es la usina de la Política de servicio de los documentos
mientras cursan las etapas administrativas, que involucran a todos los
usuarios interesados en los resultados de su tramitación.
Deberá ser el verdadero centro y usina de producción y difusión de normas
homologadoras. Asiento de la comisión de Manuales de Procedimiento y
del Centro de Comunicaciones Informáticas para todo el Sistema de
Administración de Documentos con subsistemas en los Archivos
Centrales que lo necesiten. El Archivo General o Histórico tendrá su
centro Informático específico, comunicado con el del Archivo Intermedio.
Muy sintéticamente observemos el mecanismo de transmisión: El Archivo
Intermedio emite normas e información y las envía a los Archivos
Centrales. A su vez, responde las cuestiones que a él se elevan.
Los nodos principales son:
4.2.1.4. Archivos centrales Son los que encabezan una sección principal del
organigrama. Ellos conducen la Política Documental de su sección bajo el
liderazgo del Archivo Intermedio que supervisa de cerca la gestión de los
documentos facilitativos o comunes y de lejos, la de los característicos o
sustantivos, donde el Central es especialista.
Son nodos fundamentales de la circulación de documentos. Reciben directivas
del Archivo Intermedio, las remiten a cada archivo de oficina. De los archivos
de oficina y mesas de entrada ascienden solicitudes y preguntas.
El archivo central decide cuándo elevarlas al Intermedio o resolverlas. porque
ellos gozan de atribución para adecuar las normas recibidas a las
circunstancias peculiares de su área y decidir –dentro de la Política general-
asuntos en los que son especialistas, por ejemplo. El archivo central de
Enseñanza Especial, es especialista en ella, con relación al archivo intermedio
del Ministerio de Educación
Archivos de oficina
Difieren de las Mesas de Entrada en que éstas son más bien receptivas. Los de
oficina interactúan mucho más con el usuario: le brindan los formularios
impresos o le ayudan a llenarlos en la computadora. Aplican las reglas de
tramitación y acumulan sugerencias para mejorar los métodos. A ellos
corresponde instruir a los usuarios externos y colaborar con ellos. Estos
administradores de documentos u oficinistas son el rostro de la Institución el
temido “burócrata”. Sin su decidida actitud de servicio y colaboración, la
tramitación que estamos procurando será difícil e incómoda

4.2.1.5. El Archivo Histórico o permanente. Eje del Patrimonio Documental

Es el otro eje del Sistema. Conduce la política de preservación y difusión de los
documentos ya seleccionados que integran el Patrimonio Documental. Es,
pues, sede de la investigación retrospectiva y de la memoria de la identidad de
la comunidad.
El eje constituido por el Archivo Histórico velará por los documentos que
atesora en su recinto, por todo el Patrimonio Documental de la jurisdicción en
que se halla. Así el eje histórico del Ministerio de salud de una provincia será

33
responsable por los documentos ya seleccionados para ser Históricos o
permanentes, en todos los centros de salud del Estado provincial.
Archivo general es, en un sistema, el que reúne los conjuntos de documentos
que provienen principalmente de funciones comunes a los Ministerios. Los
demás documentos, que son muy característicos – historias clínicas, planes de
estudio, cronogramas de vuelo...- son conservados en los archivos históricos
de la entidad que los tramitó, bajo la coordinación de este Archivo General, por
eso en vez de llamarse Archivo General podría llamarse Coordinador de la
Investigación Retrospectiva (CRI)
Quede explícito que los Archivos Intermedio e Histórico trabajan muy
coordinados entre sí. No puede ser de otro modo puesto que procesan la
misma corriente documental. La diferencia surge de la edad de los documentos
y de los servicios diferentes: uno defiende derechos cívicos y el otro guarda la
memoria de la identidad, por esta causa podría ser llamado “Coordinador de la
Investigación Retrospectiva” (CIR)

4.2.2. Sistemas de Archivos: Agentes y recursos de Política Documental.

En el s XXI, ampliamos el compromiso: el Sistema de Archivos ya no servirá a
“su” Institución como una “unidad sellada”, sino como parte integrante de todos
los demás archivos o sistemas de la sociedad.
En una democracia -que vive y respira por los documentos nacidos de gestión-
este conjunto orgánico de archivos es responsable de la agilidad que estimula
la creatividad, o de las ataduras burocráticas de toda la Nación.
Por este motivo, en el s. XXI, los Sistemas de Archivos, como agentes del
proceso documental, tienen que asumir la función de mirar su jurisdicción como
parte de toda la corriente documental del país. Ellos poseen todos los órganos
y técnicos que se requieren para planificar y llevar a cabo la Política
Documental. Mencionaremos algunos servicios más característicos de
momento actual.

4.2.3. Cooperación entre Sistemas de Administración de Documentos y

Archivo
El primero es la coordinación intrasistémica. Hay instituciones del Estado que
trabajan de manera geográficamente dispersa, como los Bancos. Todas las
sucursales del Banco se hallan dentro del único Sistema de Administración de
Documentos y Archivos de ese Banco.
Hay otras que constan de unidades administrativas distintas y autónomas,
como las Universidades que pertenecen a la misma órbita del Ministerio de
Educación. La homologación entre ellas es obligada, aunque a veces no se
perciba ni se cumpla.
Es lógica una coordinación de las funciones que son comunes a los Tres
Poderes, como los que hemos llamado comunes o facilitativas que todos
realizan. Cada Poder las llevará según sus peculiaridades, pero habrá que
homologarlas todo lo posible
En un segundo grado de coordinación, cabe prestar servicios comunes de
auxilio, entre sistemas de administración de documentos, tales como un centro
de preservación y restauración de documentos y emergencias documentales –
incendios e inundaciones-. También para adquisición de equipos informáticos,
capacitación técnica, etc.
Servicios específicos de los Sistemas a la Administración de Documentos

34
4.2.3.1. La redacción de normas
Muchos archiveros están acostumbrados y les parece lógico que las normas de
producción y procesamiento de "sus" documentos sean redactadas por otros.
Esos "otros" ni son especialistas en eso, ni poseen una visión totalizadora de la
significación social de sus documentos. Incluyo en esto a los informáticos y sus
programas de computación.
Los equipos de Archiveros de los Sistemas de Archivos, tienen que asumir el
compromiso de liderar comisiones que redacten, hagan promulgar y apliquen
toda la normativa sobre circulación de documentos e información. Para ello los
archiveros han de estudiar métodos de homologar, teoría de los requisitos,
nuevos usuarios y algo de Derecho Administrativo.
4.2.3.2. La homologación La veremos en la Conferencia 7 al hablar de
Actividades Archivístico Burocráticas y en la 9 que reflexiona sobre el Plan de
Estudios.
4.2.3.3. Enlaces con el Poder Legislativo para proponer Leyes.
La Dirección del Sistema tiene nivel y competencia para gestionar ante la
Autoridad máxima de la Entidad, decretos y resoluciones y para presentar
anteproyectos de ley ante el Poder Legislativo.
Podría pensarse que los grandes Sistemas estatales que sirven a los
Ministerios o a poderosas Secretarías son los mejores agentes para proponer
Leyes o reglamentos sobre Políticas documentales, pero presentan un flanco
débil: Son parte de la Entidad y del Estado o de la Institución no estatal o
empresa privada de la que forman parte.
Su ángulo de enfoque es lógicamente parcial porque tienden a destacar
excesivamente los intereses del Estado o las instituciones. Quizás no miran
suficientemente la conveniencia de los ciudadanos. Deben ser contrapesados
con la visión global e independiente que tienen los otros agentes de la Política
Documental.

Agente 2. Recurso nº 5 de la Política Documental

4.3. Los Centros de Docencia e Investigación

4.3.1. Los Centros de Formación Profesional.

Con este nombre nos referimos a Escuelas o Carreras, pueden ser
universitarias (con Licenciatura y Doctorado) o de nivel terciario.
Estos agentes de la Política ofrecen las siguientes ventajas características:
-Tener bibliotecas y tiempo para consultarlas
- Capacidad de mantener debates o paneles de expertos
- Acceso a propuestas renovadoras apenas aparecen en libros o revistas
- Ser polos de investigación con recursos para ello
- Producir trabajos o tesis, con cuidadosos análisis o luminosas síntesis
- Acrecentar la "masa crítica" de profesionales que necesitamos para actuar.
Los Centros de estudio tienen sus puntos débiles
- Pesada burocracia para actualizar planes de Estudio, si son Universidades
- Su acceso a las autoridades políticas o al Poder Legislativo es menor que el
de los grandes archivos de los Ministerios y el Archivo General.

4.3.2. Relación de los Centros de Formación Profesional con los demás

Agentes
Los dos Agentes más fuertes de la Política Documental suelen ser los Centros

35
de Estudio y los Sistemas de Archivos. Cada uno es complementario del otro y
ambos, pueden apoyar y sostener una fecunda Asociación o Colegio
Profesional y los tres potenciar la acción de los archiveros individuales. Con
una organización así y muchas tareas para hacer, la Profesión Archivística
tiene que prestar un servicio que llamará la atención de la sociedad por mérito
propio.
4.3.2.1. Relación de los Centros de Formación con los sistemas de
archivo.
Mencionemos áreas de estrecha colaboración: Los planes de estudio y la
gestación de proyectos de ley.
Los Sistemas de Archivo viven en el fragor de los problemas y son maestros en
los caminos más directos y operativos. Su experiencia debe ser apreciada y
asimilada en los claustros. El equipo docente e investigador puede ofrecer
propuestas y avances de otros horizontes. En vez de competencia o
menosprecio entre los “teóricos” y los “prácticos”, diálogo, respeto y buen
humor enriquecerán a ambos y elevarán el prestigio de la Profesión Archivística
A la Comisión que estudia el Plan de Estudios deben ser invitados archiveros
con experiencia en Archivos Administrativos y también Históricos.
La 9ª Conferencia será dedicada al Plan de Estudios. Aquí un listado apenas
orientador de tópicos comunes.
- Visión totalizadora del servicio que prestan los documentos y su información.
- Implementación de la Selección Documental como rutina anual.
- Especialización en redacción de Manuales de Procedimiento;
- Teoría y práctica de los Requisitos,
- Política de Producción y Tramitación de documentos,
- Camino progresivo hacia la homologación de la producción y circulación de
los documentos facilitativos o comunes a todas las funciones en todo el país y
luego en el MERCOSUR, en las naciones de lengua española y más allá.
- Atención a los intereses de cada categoría de usuarios
- Apertura a campos nuevos: Derecho Administrativo, Burocracia, teoría de los
Requisitos y del Derecho Documental (cuando se haya logrado),
- Compilación de Digestos o colecciones temáticas de Leyes y normas
4.3.2.2. Relación de los Centros de Formación con las asociaciones y
colegios. Tanto el número de profesionales, como la convocatoria que suele
tener nuestra carrera son exiguos. Una profesión con peso en la sociedad
necesita una “masa critica” de profesionales que, a su vez, se ocupen de
diversas ramas o campos de actividad. Asómese conmigo a una ventana del
futuro que nos muestre una Profesión Archivística con equipos o individuos
especializados en Manuales de Procedimiento, Teoría de los requisitos,
Burocracia, Bibliografía, Derecho Administrativo aplicado a la circulación de
documentos e información, investigadores y autores de escritos sobre teoría o
experiencias, comentaristas de bibliografía extranjera, etc.
Los Centros de Formación Profesional -Terciarios y Universitarios- tienen, para
este objetivo de aumentar el número de Archiveros, gran parte de
responsabilidad. Es menester optimizar la convocatoria de estudiantes. Me
inclino por cambiar el nombre de la carrera -Administración de Documentos y
Archivos- y de la profesión -Administradores de ídem-. Ya vimos que es lo que
hacen gran cantidad de profesiones.
4.3.2.3. Compromiso de los Centros de Formación con el número de
archiveros.

36
 4.4. Agente 3. Recurso nº 6 de la Política Documental
Las Asociaciones y Colegios Profesionales.

4.4.1. Características de las Asociaciones

Los Archiveros, desde las Asociaciones Profesionales, ven a los usuarios
desde el llano y sufren con ellos las peripecias diarias.
En la Asociación, los archiveros son libres de opinar ya que se encuentran
fuera de la relación de dependencia donde predomina el criterio de la Empresa
o Institución.
Cada socio aporta experiencias diferentes: uno se desempeña en una fábrica,
otro en catastro, en la policía, con historias clínicas, con obras públicas, en un
Tribunal del Poder Judicial, etc.
La Asociación ha de dedicar tiempos y espacios para debates y conferencias.
Debe contar con su Comisión de estudio y poseer algo de bibliografía.
Los socios cuentan con un arsenal de críticas a los Manuales de Procedimiento
y a las teorías librescas de los Centros de Formación
O sea, las Asociaciones son agentes imprescindibles para completar un
mosaico de ideas y energías que definan objetivos y recursos de la Política
Documental.

4.4.2. Ubicación de las Asociaciones.

Es muy diversa la situación en cada lugar y momento en los países
iberoamericanos. En Argentina, en la década de 1970 existió la AAA
(Asociación Archivística Argentina) y muy poco después en Brasil la AAB
Associaçao dos Arquivistas Brasileiros, cada una con su Revista. Ambas se
disolvieron. Su problema pudo haber sido la escasez del apoyo económico de
los archiveros, a su vez, asociada al poco número de Profesionales.
La propuesta de esta ponencia requiere Asociaciones fuertes y permanentes.
Para ello son requisitos:
- Cinco veces más archiveros profesionales que los existentes en la
actualidad.
- Fuerte sostén económico por parte de los afiliados que, por encima de
sus opiniones diferentes, mantengan la prioridad de su existencia.
- Objetivos y planes de trabajo concretos y en marcha.

4.4.3. Compromisos de las Asociaciones Archivísticas

4.4.3.1. Los eventos archivísticos. Las actuales asociaciones vienen
cumpliendo la actividad de los Congresos y eventos archivísticos. Es uno de los
objetivos primordiales de su existencia.
4.4.3.2. Revista trimestral que dé a luz experiencias bien analizadas,
exposiciones teóricas y las conclusiones de Jornadas, Congresos y Simposios
profesionales de su país y de otras circunscripciones afines. Entre nosotros se
impone la necesidad de la RAM (Revista Archivística del MERCOSUR).
Recursos para esta publicación periódica. Han de buscarse ingresos
económicos en empresas que provean equipamiento o servicios relacionados
con nuestra Profesión: informáticas, muebles y equipamiento y, por qué no, las
Administradoras de Documentos que ofrecen el servicio de guarda privada.
4.4.3.3. Difusión y propaganda de nuestra profesión. Corren por cuenta
principal mente de las Asociaciones. Deben salir a las pantallas de TV y a la

37
prensa escrita, por motivos tales como:
- Protestar por errores o transgresiones en la circulación de documentos o de la
información en ellos contenida.
- Dar a conocer actividades de servicio que cumplan los archiveros.
- Ofrecer noticias de proyectos, estudios o conclusiones de reuniones
archivísticas.
- Compilación de digestos de Leyes, Reglamentos y normas útiles para los
ciudadanos o los Poderes del Estado.

4.5. Agente 4. Recurso nº 7 de la Política Documental

Los Administradores de Documentos y Archivos o Archiveros singulares
4.5.1. Compromiso de los archiveros individuales.
Observación: Estoy tentado de escribir Las Administradoras de Documentos y
Archivos o Archiveras Singulares. Es justo destacar a nivel universal la
aceptación de la Profesión Archivistica por parte de mujeres que, por ejemplo
en España, fueron líderes del movimiento archivistico en las últimas décadas
del siglo XX y a principios de este siglo XXI. Tanto en la Escuela de
Archivología de Córdoba como en los múltiples Centros de Estudio nacidos
bajo su inspiración, ellas han constituido el motor de creación y el núcleo
docente principal. Igualmente cabe decir del grupo estudiantil que es
mayoritariamente femenino.
Al tratar de los agentes de la Profesión y de la Política Archivistica pongo sobre
las mujeres gran parte del compromiso de llevar adelante nuestra profesión.
El ideal de un archivero al recibirse ha sido hasta aquí servir perfectamente a la
institución en que nos tocaba trabajar y a los usuarios de los documentos que
ella producía, recibía o tramitaba. En el s XXI, mediante la introducción del
concepto de Política, el horizonte del archivero, además de comprometerse con
la Institución, nos convoca a los problemas que toda la corriente documental
resuelve o acarrea a toda la sociedad.
La pregunta salta inmediatamente: ¿Qué tiene que ver cada archivero con las
cuestiones de toda una comunidad municipal, provincial, nacional o
internacional? Planteemos la respuesta así.
El hombre actual vive condicionado por documentos dispositivos, regístrales y
probatorios que se encuentran en todos los niveles y en todos los pliegues del
organigrama de la institución en que trabajamos, que a su vez forma parte del
organigrama de la nación y del mundo. Desde este punto, la profesión
archivística tiene incumbencia y responsabilidad en todos los niveles y pliegues
de cada organigrama que circunda al ciudadano y aún al habitante
indocumentado, por lo tanto no puede haber otra profesión que nos quite el
lugar en el centro de la Política Documental.

4.5.2. Enumeración de compromisos destacados, en el s XXI

-Participar en cursos y jornadas de actualización, intercambiando activamente
ideas, lecturas y experiencias. Es la formación permanente
-Escribir y difundir experiencias y reflexiones teóricas y prácticas
-Ser miembro activo de los colegios y asociaciones archivísticas sosteniéndo
las económicamente
-Ser especialista en lo que respecta a su área de trabajo
-Como individuos, vivir la experiencia de los demás ciudadanos para mejorarla
-Enriquecerse con la variedad de experiencias y lecturas.

38
-Practicar la unión entre todos. Las diferencias son aportes, no motivos de
ruptura. El papel femenino
Ha de reconocerse al archivero capacidad para ser docente en las áreas
específicas de su profesión, como son ordenación, descripción, selección, etc.
La docencia de los archiveros puede ejercerse tanto en las carreras
propiamente archivísticas, como en aquellas facultades o centros de
enseñanza de cualquier nivel que ofrezcan a sus estudiantes alguna asignatura
de Administración de Documentos y Archivos. Por ejemplo las facultades de de
Derecho, Historia, de Administración de Empresas, de Ciencias de la
Comunicación, etc.

4.6. Recurso nº 8
La bibliografía existente o a crear.

4.6.0. Introducción
Ya no hay excusa. Hasta la década de 1960, era frase muy repetida: “Hay poco
escrito sobre archivos o sobre archivística”. En el siglo XXI, ya no vale esta
excusa. Por lo menos, en los idiomas conocidos entre nosotros –inglés,
francés, portugués e italiano- abundan los libros, las publicaciones periódicas y
los textos en Internet sobre los más variados tópicos relacionados con nuestra
profesión, o con Bibliotecología y Ciencias de la Información.

4.6.1. Complejo de inferioridad Los Centros iberoamericanos de investigación

y docencia archivística nos sentimos marginados de la corriente bibliográfica y
nos parece normal recibir y acatar -o desconocer como ajenas- innovaciones
teóricas, experiencias, o pautas de normalización archivística. Los extremos del
dilema son seguir caminando aun cuando la ruta se termina o renunciar por
falta de antecesores y ceñirnos a lo que ya fue dicho en España, Canadá,
Australia, Francia, etc. Venzamos el complejo de inferioridad.
En los Centros de Formación Profesional, a veces, faltan estudios críticos de
las corrientes bibliográficas y se muestra preferencia por trabajos escritos en
inglés y francés. Nosotros tenemos una ventaja sobre muchos autores de
idioma inglés y francés. Somos capaces de leerlos y ellos se pierden toda
nuestra bibliografía. No necesitamos su anuencia.
Entendámonos. Es imprescindible nutrirse de autores de cualquier idioma (yo lo
hice), pero no creer que, por venir en inglés, goza de garantía científica. Todo
debe ser pasado por el discernimiento.

4.6.2. Existen lagunas bibliográficas. A los participantes de este Curso se les

exige que respalden sus hipótesis, sus investigaciones y tesis en una
bibliografía concreta y no únicamente mencionada en libros generales y yo
también lo pido Sucede, no obstante, que, por definición, las hipótesis,
investigaciones y tesis han de ofrecer un punto de vista novedoso o llenar una
laguna bibliográfica.
El planteo, entonces, presenta complejidades. Este es el caso de la materia de
este curso que, precisamente va caminando hacía horizontes característicos
del siglo XXI, por lo tanto, los enfoques y los mismos territorios de estudio no
suelen tener respaldo directo en un texto escrito por otro autor.

39
4.6.3. “Mejor es perderse que nunca embarcar” (Diego Torres). La solución
del dilema se da cuando, por una parte se ha leído e investigado la bibliografía
existente –toda la que hayamos podido obtener- y, habiendo encontrado un
vacío o laguna, abramos nuestra hipótesis y seamos capaces de
fundamentarla.
Cuando se interponga delante de nosotros como autores, un evaluador de
nuestro trabajo con desconfianza por alguna afirmación audaz, debemos
esgrimir la verdad evidente de que “los argentinos no somos menos que ningún
autor de otro punto del planeta”. No estamos obligados a esperar que la
innovación provenga del otro lado del océano.
He ahí el motivo de proponer como dice en p34 recurso nº 8 “La bibliografía
existente o a crear”.
Valga la recomendación –también evidente- de escudriñar, leer y comprender
mucha bibliografía sobre la archivología en general y sobre el tema de estudio
y, después de asimilada, volcar al pie del escrito toda y sola la que nos haya
servido de inspiración o de debate. También es conveniente citar a autores que
mencionan la laguna o que pasaron muy cerca y no la advirtieron.
Alguna bibliografía que vemos en las tesis parece sacada de un catálogo de
librería. A mí me pasó que, debatiendo con un colega sobre mi libro de
Selección Documental, le pregunté cómo entendía él mi planteo de Valor
Predecible. Me contestó que nunca había tenido mi libro en sus manos, lo
había citado en base al listado de la bibliografía de otro autor. Cuando la cita de
un tercer autor se encuentra en el libro que leemos, podemos copiar las
palabras del tercero, pero asentando que han sido tomadas del libro que estoy
leyendo. Para eso se usa el “apud” o el “En”.
El buen o mal uso de las notas bibliográficas o de los listados de autores
consultados denota un flanco de la calidad del escrito. Si lo nuestro no deriva
conceptual o textualmente de nadie no citemos nadie o, mejor, démosle el
nombre de “mi planteo” “mi hipótesis” sin ningún remordimiento.
Hay evaluadores, que hubieran dado una baja clasificación a Aristóteles por
falta de aparato bibliográfico. Eso es ahogar el avance de las ciencias. Es
mucho más lo que ignora la ciencia actual que lo ya escrito e investigado.
Abramos la puerta a la juventud mental. Progresamos con la prueba de acierto
y error. Sepamos orientar a los que se preparan a la Licenciatura con rigor en
el estudio y reflexión, pero con libertad y audacia en las propuestas y planteos
nuevos que tomen.

40
 Conferencia 5
BUROCRACIA CLASICA, NUEVA DEFINICIÓN
ESCENARIOS DE LA BUROCRACIA
5.1.1. Historia del término
Según Sauvy en su obra La Burocracia, la palabra bureaucratia fue inventada
por Vincent Gournay, economista, en 1745 (ver enseguida).
Oszlak en su artículo “Notas críticas...” indica que en el s XVIII en Francia el
término se refería a funcionarios para los cuales la tarea de gobernar era un fin
en sí mismo. “La burocracia tiene capacidad para generar intereses propios”
(p.254-255 de la compilación del mismo Oszlak). (Ver enseguida)
Etimología.
Es una palabra híbrida de francés bureau = escritorio, oficina y del griego
kratos = fuerza, poderío. Su significado, entonces: gobierno de las oficinas o
desde los escritorios (¿desde las computadoras?).
5.1.2. Definición de Max Weber: Max Weber es respetado por los demás
autores como el referente fundamental de la teoría sobre la Burocracia.
La definición de Burocracia que Trelles trae sin comillas. En Internet. Al fin del
punto 2. TRELLES ARAUJO, Gustavo. La Burocracia http www.monografias.com
setiembre 2004.
Para Max Weber, “Burocracia es la organización eficiente por excelencia, la
organización llamada a resolver racional y eficientemente los problemas de la
sociedad y, por extensión, de las empresas. La organización burocrática está
diseñada científicamente para funcionar con exactitud, precisamente para
lograr los fines por los cuales ha sido creada. No más, no menos.”
Max Weber puso como objetivo de la Burocracia, la eficiencia: “resolver los
problemas de la sociedad”, pero algunos pusieron el acento en la organización
del trabajo en las grandes empresas fabriles nacidas del maquinismo, que Max
Weber colocaba como “extensión” del objetivo central.
Otros tomaron la Burocracia como paradigma de la organización vertical de los
Estados comunistas. ¿Qué relación encontraron entre el “poder de los
escritorios” y la fábrica o los gobiernos totalitarios? El consideraba a la
Burocracia como factor de orden y disciplina. Coincido en la base de esta idea,
pero la amplío en distintas direcciones. Ha quedado obsoleta la aplicación a las
grandes fábricas y el régimen estalinista ya no existe.
Observación. No he podido leer directamente a Max Weber. Sus libros no se
hallaban en las bibliotecas consultadas en la Facultad de Ciencias Económicas
de la Universidad Nacional de Córdoba ni en la del Poder Legislativo de la
Provincia de Córdoba. No me preocupé de recurrir al texto original de Weber,
porque no es mi intención comentarlo ni estudiarlo. Para mi objetivo, no es

41
necesario porque todos los autores lo citan, sintetizan y comentan aportando
textos similares. Yo he tomado el texto que ofrece Trelles Araujo, Gustavo. Es
el más completo e impresiona como el más próximo al original. Agradezco a la
Lic. Ana Jáuregui que sistematizó para mí la Bibliografía en Internet existente el
15 de febrero de 2005.

5.1.2.1. Textos de Max Weber, más próximos a mi propuesta

Traigo citas que me permiten vincular mi planteo, con el autor clásico. Lo
común es que los autores que he leído destaquen o deduzcan que la
Burocracia es o la organización de empresas fabriles o los gobiernos con
partido único. Mi propuesta no está basada ni deducida de Max Weber pero es
bueno poder conectarla con él.
Compilación por José Luis Orozco y Consuelo Dávila
OROZCO, José Luis y DÁVILA, Consuelo., coordinadores. Breviario político
de la globalización. México. Facultad de Ciencias Políticas y Sociales. UNAM.
1997. 479 p,
redactado a modo de enciclopedia alfabética o diccionario, la palabra
Burocracia ocupa las páginas 24-29 y están escritas por Giovanni Busino.
“Max Weber (1861-1920) (....) atribuye el desarrollo de la burocracia a:
Florecimiento de la economía monetaria; constitución de los estados;
crecimiento del consumo; técnica superior con respecto a otras instituciones”
“Esto permite concentración de medios en una autoridad central y nivelación de
diferencias económicas y sociales. La burocracia es un elemento fundamental
de la racionalización del mundo moderno, es decir, el proceso social más
importante de nuestra época, aquél por el cual la organización de toda
actividad debe proceder de los principios racionales de eficacia.” (p 25-26).
“La burocratización es, a partir de esto, consubstancial a todas las formas de la
vida moderna. Ella acompaña a la racionalización creciente de nuestra vida,
como una sombra invisible,
“La democracia acelera el proceso de burocratización, al combatir a la
dominación burocrática” (p.26).
“Para Max Weber la burocratización de todas las relaciones sociales se asocia
al crecimiento desmedido del poder de los funcionarios” (p.27).
“Max Weber ve en la racionalidad de la burocracia una solución apropiada para
abordar la complejidad de los problemas modernos” (p.27).
El autor del artículo –Giovanni Busino– presenta la opinión de Wackaw
Makhaiski (1866-1926): “La sociología contemporánea, particularmente la
estructural, funcionalista ha admitido que la burocracia es la forma obligada y
fundamental del poder racional-legal en la sociedad moderna”. Pero añade un
factor que no está en Max Weber: “el peso y la importancia de los elementos
irracionales ocultos en la burocracia”. (p.28).
El verbo ‘burocratizar’ y el sustantivo ‘burocratización’ expresarán (...) “el
desarrollo de una relación social cualquiera según las modalidades
impersonales y formales” (p.24).
5.1.2.2. La Burocracia como partido político dominante.
Diccionario de Política de Norberto Bobbio. A la palabra Burocracia, dedica
un muy interesante trabajo de varias páginas, el autor Paulo Giglioli.
“En la Segunda acepción, aplica el término Burocracia al comunismo
soviético.

42
“Luxemburg acusa a Lenin “de sofocar la espontaneidad revolucionaria de la
clase obrera con la férrea organización burocrática del Partido”.
“Trotski criticó el aparato del Partido Comunista bolchevique afirmando que
amenazaba transformarse en un estrato privilegiado dentro de la sociedad
socialista”
“Los conceptos burocratismo y burocratización (En el mismo Diccionario, sin
nombre de autor) se usan sobre todo para indicar la progresiva rigidez del
aparato del partido y del Estado a expensas de las exigencias de la base”
Esto puede hacerse extensible a todo partido único que pretende la perennidad
y para ello establece estrategias defensivas inexpugnables que cuentan con el
“dominio de los escritorios” contra toda corriente de pensamiento o acción
disidente
En la “Tercera acepción. En el s. XIX. Sentido técnico y no polémico. Se trata
del conjunto de estudios jurídicos y de ciencia de la administración alemana
que versan sobre el bureau system, organizado monocrática y genéricamente
que, a principios del s XIX, sustituye a los viejos cuerpos administrativos
colegiados. El hincapié de estas obras es normativo y se refiere especialmente
a la especificación precisa de las tareas, a la atribución de esferas de
competencia bien delimitadas y a los criterios de admisión de carreras.
“Para esta tradición técnico-jurídica, el concepto de burocracia designa una
teoría y una práctica de la administración pública que se considera la más
eficiente posible”.
BOBBIO, Norberto y otros. Director del Diccionario de Política. Trad. Raúl
Crisafio y otros. México. Siglo XXI Editores SA: de C.V.7ª. edición. 1991, 2
tomos Véanse las palabras Burocracia, autor Paulo Giglioli Burocratización,
Burocratizar.
OSZLAK, Oscar, compilador. Teoría de la burocracia estatal. Buenos Aires,
Editorial
Paidós. 1984. trae el estudio de Lefort llamado “Qué es la burocracia” (p17-53),
allí presenta estos otros puntos de vista sobre Burocracia.
“Es una capa social encargada de los asuntos públicos, frente a las
corporaciones no estatales. Es un sector más o menos amplio situado en la
sociedad”. “El mundo de la producción, las relaciones de clase, el régimen
político pueden ser estudiados sin referencia a un fenómeno que no designa
más que un cierto tipo de organización.” (p.19 en la compilación)
“Es una clase nueva dominante destinada a sustituir el mundo interno de la
burguesía. Tal el caso de la Rusia de Stalin”
En (p17) presenta el siguiente punto de vista sobre burocracia.
“El concepto de burocracia ha pasado a ser bien común de la sociología
política, de la teoría de la historia y de la opinión pública.”
5.1.2.3. Otros conceptos de Burocracia
A continuación una coincidencia con la frase que repito “no existe una profesión
que se haga cargo de la Burocracia” Ver Conferencia 6
Oszlak escribe un artículo en su propia compilación “Notas críticas para una
teoría de la burocracia estatal” (p 251 y 306)
“Puestos en esta tarea [avanzar en la formulación de una teoría de la
burocracia estatal], una dificultad inicial deriva del status teórico dependiente de
este campo de estudios. Ninguna disciplina de las ciencias sociales –ni siquiera
de la administración pública- puede reivindicar ‘jurisdicción’ sobre él, aún

43
cuando conceptual y metodológicamente todas ellas contribuyan a darle
contenido”.
5.1.2.4. Burocracia en la literatura. Kafka, Zamyatin y Orwell muestran
Burocracias de un gobierno que mantiene a los ciudadanos encerrados en una
telaraña de la cual no se pueden despegar. Leyendo El Proceso de Franz
Kafka o el libro 1984 de George Orwell somos trasladados a una pesadilla
causada por una Burocracia que aplasta a la persona hasta hacerla vivir como
gusano. Es un llamado de atención. También existe el libro Nosotros de
Evgenij ZAMYATIN. Se dice que es antecesor del libro de Orwell No he leído
esta novela. Tomé el dato de La Nación 12-09-04.

5.2. Mi propuesta de definición de Burocracia

5.2.1. Desarrollo de la Primera acepción: La Burocracia, servicio social

Primera acepción burocracia como servicio social: Es el sistema de
relaciones formales establecidas por escrito en países, instituciones, grupos
humanos e internacionalmente para permitir un desenvolvimiento justo y
equilibrado de la vida social en democracia.
La definición se completa señalando los conceptos que quien define considera
relacionados u opuestos
5.2.1.1. Antónimo: Tramitación informal de servicios. Es el acto administrati
vo que se desarrolla en un ámbito cuasi familiar o de mesa de café (la conocida
gauchada o la negativa caprichosa) sin reglas establecidas o fuera de ellas,
con improvisación o por motivos de amistad o antipatía. Es el clima apropiado
para negociados espurios (incluso sobornos o intercambio de favores)
En una democracia, reina la igualdad de oportunidades, para ello, las
relaciones administrativas y jurídicas entre autoridades y ciudadanos o entre
instituciones o individuos deben desenvolverse por vías o rutas, precisamente
denominadas rutinas predeterminadas y escritas por encima de las circunstan
cias, en base a normas preexistentes
5.2.1.2. Burocracia en su acepción vulgar podría definirse: Telaraña de
requisitos que se interpone a las gestiones o trámites entre el estado o
instituciones privadas y los ciudadanos. Es asimismo la Burocracia que carga
las exigencias para el solicitante individual y todos los derechos y ventajas para
la sede de la gestión. Si se “cae el sistema” electrónico, el vecino esperará
callado horas, pero si llega dos minutos tarde, la ventanilla está cerrada y el
ciudadano pagará el lunes con recargo.
Burócrata en su acepción vulgar. Es el funcionario que goza el poder de abrir
y cerrar el trámite en nombre de normas y reglas que dice conocer y que el
usuario no tiene a su alcance.
5.2.1.3. Explicación de términos de la definición
Normas escritas 1. Estas dos palabras están tomadas en el sentido totalizador
de documentos dispositivos: todos, desde la Constitución, los Códigos y leyes,
hasta las especificaciones técnicas en la licitación de una obra o las reglas de
protocolo y cortesía y los indicadores de tráfico horizontales, en las rutas.
Normas escritas 2: Las normas escritas que prepara y aplica la Burocracia
son imprescindibles, pero no suficientes. Por debajo de la letra, subyacen
supuestos tácitos preexistentes en la cultura y la ética de la comunidad. Por
ejemplo. En muchos países –China, entre ellos- es tal la cultura de no arrojar
papeles, ni objeto alguno al piso de las aceras y paseos públicos, que supongo

44
que no se estila colgar letreros en los parques con esta indicación. Por lo
contrario, en algunas ciudades de otros países está escrito: “No orinar en esta
esquina”
Relaciones formales es decir, con formas o formalidades que tienen
significado jurídico. Todo gesto o actitud imperada por escrito es formal por
definición. La frase aquí se inscribe algo enfáticamente y porque puede
aparecer alguna obligación surgida de costumbre inveterada y aceptada por
todos, sin haber llegado a prescribirse. Caería fuera de la definición.
Con el fin de conducir las relaciones formales. Conducir incluye actividades.
La idea no es sentarse a la computadora a redactar. Es menester reunir las
normas existentes, procesarlas, adecuarlas a los objetivos. Si no las hay,
escribir proyectos, consensuarlos, darlos a luz, capacitar a quienes deban
aplicar esas normas y velar por su cumplimiento.

5.2.2. Desarrollo de la Segunda Acepción: La Burocracia como ciencia.

Segunda acepción: es la disciplina o ciencia que estudia, en la vida de
sociedad, la conducción de las relaciones humanas formales que se rigen por
normas escritas.
Hay que dotar a la Burocracia de elementos que la constituyan como ciencia.
Estos son:
Una materia de estudio e investigación
Un campo de acción propio y específico.
Objetivos característicos
Recursos que le son propios
Relaciones con los otros campos del saber
5.2.2.1. Campo de acción
La materia de la Burocracia son las relaciones que vinculan, separan y ponen
en movimiento a los actores de la sociedad. En primer lugar, las relaciones
jurídicas y administrativas entre los actores –personas e instituciones- en
cualquier sociedad organizada, sea la sociedad internacional, las naciones,
provincias o municipios y las empresas e instituciones privadas.
La Burocracia pone senderos para que dialoguen mayorías y minorías,
poderosos y débiles, estado y privados, etc., todos dentro de las Constituciones
que rigen en la jurisdicción y de sus respectivos cuerpos legales
Las relaciones se traducen en derechos y obligaciones, responsabilidades y
atribuciones para decidir.
Las relaciones, mediante normas escritas, tratan de distribuir lo más
equitativamente que sea posible las cargas de la sociedad de modo tal que
cada individuo o agente social pueda desempeñar función en la comunidad, sin
interferir a los demás. Más aún la Burocracia debe abrir puertas a la creatividad
y estimular el avance hacia horizontes cada vez más amplios.
La Burocracia previene la violencia, porque tiende puentes al diálogo y
encamina los motivos de roce por vías técnicas, no por explosiones de pasión y
egoísmo ni por improvisación o ignorancia.
5.2.2.2. Materias de estudio teóricas.
La Burocracia debe estudiarse a sí misma y a su ubicación en la sociedad.
El estudio de sí misma. La Burocracia, en el s XXI y en América, se supone
indisolublemente vinculada a la Democracia. No puede haber ni una pequeña
disposición que disminuya el valor del individuo y las instituciones, que frene o
dificulte su desarrollo humano en libertad.

45
Las normas burocráticas cumplidas sin claudicación permiten a cada habitante
seguir su camino sin obstáculos ni interferir en la vida del prójimo o del lejano.
La Burocracia bien estructurada y pareja para todos es garantía de vida
democrática, es decir, la Constitución y el cuerpo de leyes y códigos se han
hecho carne en la comunidad. No es preciso leerlos, se ven y se gozan en el
roce cotidiano. El Estado confía en los ciudadanos y éstos se sienten seguros
en las palabras y actuación del Gobierno. Las normas escritas brindan
previsibilidad.
La vida cotidiana de los ciudadanos en democracia requiere la firmeza de las
autopistas con la libertad que nos dan de ir a todas partes. Qué buena es la
rutina de los días y las noches, cuando se emprenden proyectos. Si no
sentimos firmeza en las disposiciones, porque dependen del amiguismo, del
humor de quien gobierna o de improvisaciones constantes, los proyectos
individuales tropiezan y han de adecuarse a sorpresas. Los emprendedores se
acobardan y dejan de producir, se van a otro país, se suicidan –como el Dr.
Favaloro- o encuentran un camino fuera de la Ley.
La Burocracia no es un peso ni una traba, es una red de autopistas por las que
cada uno va a su destino sin estorbar, porque cumple las indicaciones y
normas establecidas para circular.
5.2.2.3. Materias de estudio operativas: Hay materias de estudio operativas a
las que vamos a dedicar la Conferencia 7 llamada “Actividades y nociones
Archivístico-Burocráticas”. Ellas giran alrededor de la homologación y la
producción y aplicación de normas

5.2.3. Objetivo general de la Burocracia

5.2.3.1. Formulación del Objetivo
¿Para qué puede servir una ciencia y profesión que estudia y sistematiza “las
relaciones humanas formales que se rigen por normas escritas”?.
Para el desarrollo pleno de cada persona y la elevación del nivel de vida
social en democracia.
El objetivo puede formularse así:

Crear normativas orgánicas y sistemáticas sobre cada tipo o problema de

relaciones entre personas o instituciones. Son orgánicas y sistemáticas
en cuanto las normas –una por una o en su conjunto- atiendan y velen
para que sean respetados los valores constitucionales, legales y
administrativos que estén en juego.

5.2.3.2. Desenvolvimiento de la idea del Objetivo

La Burocracia tiende a construir un fino tejido –una urdimbre- que dé cuerpo y
recubra la estructura de las leyes y la Constitución.
Las leyes no nacen como capítulos de un libro escrito por un autor. Llegan
a su promulgación luego de un sendero de vicisitudes, que se parece mucho al
azar. Muchos proyectos mueren en los cajones de la Legislatura, otros
naufragan en las comisiones, algunos son aprobados con cirugías o
mutilaciones o directamente vetados.
Hay, además, temas muy resistidos por algún sector de la sociedad, otros
llegan a su maduración en un momento en que el escenario ha sido ocupado
por un suceso absorbente, casi excluyente y se dejan de lado, etc. Las leyes
que alcanzan a ver la luz en el Boletín Oficial son sobrevivientes, es decir

46
constituyen puntos firmes de la estructura del monumento, no la estatua
terminada.
La burocracia arma sobre esa estructura la red normativa que es la que percibe
el ciudadano, la que lo ahoga o le abre puertas a su desenvolvimiento creativo.
Quien ejerce la Burocracia es la cara del Estado frente al vecino que tramita.
Asomémonos a la siguiente imagen: A los turistas, cuando vuelven a su patria
de origen, no se les oye: “¡Qué buena es la Constitución y el cuerpo legal del
país que visité!”. Lo normal, si hay disgusto: “En la aduana nos hicieron perder
una hora”. O “El sistema informático era del tiempo de Colón, el tráfico en las
calles desordenado, no respetan las normas de tránsito, los piqueteros parecen
dueños de las avenidas”, etc. Si el país les gustó ponderan el servicio en
hoteles y restaurantes, la cortesía de la policía, la puntualidad del transporte,
las señales viales, etc. No vamos a desvalorizar la Constitución, que es el
esqueleto y soporte del ser nacional, pero destacaremos la importancia de la
piel y el aspecto exterior que es precisamente la Burocracia.
Este objetivo pretende tejer una urdimbre que una las líneas de la legislación,
tendiendo puentes entre los vacíos legales del esqueleto, de modo que éste
asuma carnadura, piel y rostro.
No existe en Argentina una profesión que cumpla el cometido de armar la
urdimbre y crear el microclima ni una ciencia que estudie e investigue cómo
hacerlo. Las normas burocráticas nacen como hongos después de la lluvia,
improvisadas, incoherentes, pisando –como un elefante enojado en un bazar-
los derechos ciudadanos y haciendo creer que todos los derechos están del
lado de quien emita la norma. Hace falta una ciencia que dé forma a esta
problemática. Las piedras en el calzado pocas veces matan, pero casi siempre
quitan las ganas de andar… y el país se estanca.
5.2.3.3. Cómo tejer piel y elevar la calidad de las leyes
Ejemplo 1. La inmigración es una política de Estado desde el preámbulo de la
Constitución y su articulo 20, más la legislación actual. He aquí un modo de
entretejer estos puntos firmes para dar un cuerpo a las relaciones de cada día.
Antes los extranjeros eran incorporados mediante la escolaridad primaria y el
servicio militar obligatorio. ¿Qué reglas servirían ahora para integrarlos?
¿Cómo regular la interacción de los inmigrantes con las leyes laborales del s
XX? ¿Cabe imaginar incentivos para disminuir la superpoblación en el
conurbano bonaerense? ¿Qué normas ayudarían a incrementar la ocupación
del interior de Argentina? Cuánto falta para racionalizar la inmigración intra y
extra MERCOSUR. ¿Nos conviene súper poblarnos? ¿Qué directivas
conducirían a este objetivo?, ¿abrir las puertas a los chinos?
Ejemplo 2. Hay leyes sobre el valor de la firma digital y los documentos en
soportes informáticos, pero, en vez de decretos aislados, la Burocracia debe
establecer los objetivos y el contexto de derechos y obligaciones. Según ellos,
proponer y hacer promulgar normas coherentes entre sí. La Burocracia, con
una visión de conjunto, establecerá un cuerpo normativo sobre calidad
documental (Norma ISO 15489), homologación de programas en la administra-
ción pública. ¿Cómo manejar el secreto y difusión de información del Estado?
En estos dos ejemplos se descubre una posición activa frente a las situaciones.
No se espera a que los problemas surjan por causa de una laguna. Se asume
el caso, se coloca en el contexto de la vida en democracia y se planifica todo
un “juego” o conjunto coherente de normas.

47
Este estudio no sólo es más técnico, sino de mejor calidad, porque no
responde a una urgencia o a la presión de tal sector. Permite estudiar
legislación comparada y bibliografía y consultar a cuantos técnicos sea
necesario

5.2.4. Objetivos parciales

Son tan variados como los escenarios que enseguida mostraremos. Allí remito.

5.2.5. Relación con otras ciencias

5.2.5.1. Mutua dependencia entre el Derecho y la Burocracia
El Derecho mira las relaciones interpersonales que incluyen derechos y
obligaciones como la Burocracia, pero desde la perspectiva de litigios y juicios,
en tanto la Burocracia busca el ordenamiento sistemático de las relaciones
interpersonales o interinstitucionales, que cubra todo el espectro o abanico de
relaciones, dentro del contexto de la Constitución y del cuerpo legal de la
sociedad a la que se dirige.
El Derecho es la base de la Burocracia, pero, a su vez, se desenvuelve bajo
muy cuidadas reglas burocráticas.
No basta mencionar la relación del Derecho –los derechos de individuos,
grupos humanos e instituciones- es imperioso reflexionar sobre múltiples nexos
que vinculan a la Burocracia con el ejercicio de la Justicia.
En primer lugar, la Justicia actúa bajo estrictos procedimientos que forman
parte constitutiva del acto judicial.
En segundo lugar, los Códigos Civil, Penal, Comercial, Laboral, etc. son como
manuales de procedimiento incorporados al ejercicio legal, porque tratan de la
conducta humana, marcando el bien y el mal según la ley.
En tercer lugar, las disposiciones y normas de la Burocracia han de ser
obligatorias y punibles, si van a servir de medicina a la anomia. Sanción no
significa cárcel. Arrojar papeles a la vía pública debe tener una sanción.
Esta tercera relación puede enfrentar a los organismos normativos de la
Burocracia a intervenir en la sanción a las contravenciones, y, en ese caso,
deberán tener en cuenta criterios y modalidades del ejercicio de la Justicia.
La Burocracia observa la Jurisprudencia y el Derecho, pero los investiga y
escudriña para encontrar lagunas y territorios nuevos o desatendidos, con el fin
de abrir espacios para autopistas no existentes. Ella es quien convive con las
disonancias y fisuras que amargan el diario deambular.
5.2.5.2. La Sociología.
La Burocracia es una actividad netamente social y se desenvuelve –o debería
desenvolverse- con principios sociológicos. La Sociología estudia todas las
relaciones, aún las no regidas por normas escritas, la Burocracia,
únicamente las que son materia de normativa formal y escrita.
Insistiremos a lo largo de este curso en el carácter conductor de la vida social
que es inherente a la Burocracia, por lo tanto la presencia de la Sociología y su
estudio para los que deban cumplir tareas burocráticas es imprescindible. Los
sociólogos han de ser convocados a la Comisión interciencial en que se
establezcan objetivos y criterios de la normativa en cada escenario de la
Burocracia.
La sociología nos lleva al tema de la Cultura social de cada comunidad.
Aunque no sea una “ciencia”, la incluyo aquí.

48
5.2.5.3. Burocracia y Cultura. La Burocracia se halla inextricablemente
entretejida con la Cultura. Una cosa es la Burocracia en Irán y otra en Finlandia
o Bolivia.
Definición de Cultura es el conjunto de costumbres, tradiciones y modo de vida
con que una comunidad va entretejiendo su hábitat conceptual, de sentimientos
de supuestos mentales y de relación social.
La cultura de un país o comunidad incluye su Constitución, su organización
política, su historia y tradiciones. Asimismo los motivos de orgullo nacional
(Martín Fierro o San Martín, Gardel o el tango Cambalache), características de
los próceres, aporte de los inmigrantes de distintas procedencias y de los
nativos o primeros habitantes.
También son parte de la Cultura las clases sociales con su grado de
alfabetización, estudios secundarios y superiores, los institutos científicos, las
academias de profesionales, el nivel económico de su clase media. La religión
predominante y sus imperativos morales, la ética cívica estricta o laxa.
De manera más dinámica la Cultura se manifiesta según el momento social,
económico y político. Sus olas de crisis presentes o pasadas, cuyos efectos
perduran.
La Burocracia anida en ese entretejido. Es efecto y causa, sendero y horizonte
de supuestos mentales, costumbres, modos de vida, y de contacto inter
personal que, en las sociedades democráticas, es regido por normas escritas,
es decir, por la Burocracia. Quien piensa actuar en la sociedad, ha de imaginar
la Burocracia imbuida en la cultura de los sujetos a los que se destina.
5.2.5.4. La Administración de documentos y archivos o Archivología
La Burocracia estudia las relaciones humanas regidas por documentos escritos
y éstos por definición nacen de gestión, o sea pertenecen a la órbita de la
Archivología. A su vez, la gestión o tramitación de la cual surgen sigue toda su
trayectoria y servicio gobernada por normas burocráticas y es llevada a sus
usuarios sobre autopistas de reglas escritas.
La relación operativa entre esta ciencia y la Burocracia va estudiada en la
Conferencia 6.
5.2.5.5. La disciplina Diplomática.
La Diplomática centra su estudio en los caracteres externos e internos de los
documentos jurídicos y administrativos con el fin de conocer su autenticidad.
La Burocracia tomará de la Diplomática la sensibilidad para los estándares de
autenticidad de los documentos sobre todo los de soportes que no sean papel:
informáticos, fotografías, videos, etc.
Los archiveros hacemos nuestro el estudio teórico de los requisitos que los
Diplomáticos afinaron como pocos, para las disputas, durante las “Guerras
Diplomáticas”.
5.2.5.6. La Semiología o Semiótica.
En la definición de Burocracia se habla de “normas escritas”. Demos una vuelta
de tuerca ¿qué significa “escritas”?. No necesariamente significa expresada
con letras, basta que el mensaje esté fijado al soporte. Las reglas de tránsito se
comunican mediante señales horizontales sobre el pavimento y verticales con
flechas o signos dibujados en paneles. El color y el diseño que enmarca las
letras, el tamaño, la ubicación siempre a igual altura, etc, son aportes
semióticos. Nadie confunde un letrero de tránsito con uno de propaganda o un
aviso de servicio.

49
Más aún hay señales de tránsito cuyas órdenes no están fijas en el soporte y,
por ello, no llegan a ser “documentos”, son los semáforos. Hay señales sonoras
en los semáforos para ciegos, en las alarmas comunes y en las que avisan al
conductor cuando excede la velocidad máxima, y en los aviones –creo- cuando
se va a terminar la pista.
Veamos la semiótica en trances agudos.
Hay relaciones entre sectores de la sociedad que no están siendo regidas por
la Burocracia y deberían serlo. En el juego de fuerza entre agentes sociales,
existen protestas y actitudes del gobierno y la policía que constituyen un
diálogo en el que los actores manifiestan su decisión de obtener algo -o
impedirlo- mostrando poderío. Son relaciones entre mayorías y minorías que
incluyen asonadas populares y huelgas o paros laborales. También hay
discursos de barricada y celebraciones festivas. Cada una con su parafernalia
conocida por la comunidad que rodea el hecho
La Burocracia, apoyada por la Semiología, debe educar a los emitentes del
mensaje, sugiriendo una escala en los signos de clamor popular que permita a
la sociedad percibir tempranamente el contenido de las solicitudes, ansiedades
o decisiones de los emitentes. A su vez, cultivar la sensibilidad del Estado para
que entre en diálogo a la primera señal. Nunca ha de esperarse a que se
encienda la situación.
La violencia es una ruptura con heridas que debe evitarse utilizando recursos
eficaces de comunicación mediante gestos, carteles, vestimentas, espectáculos
simbólicos, etc. En sus protestas, la Sinfónica de Córdoba sale a la calle a
ofrecer un concierto gratuito. He ahí la Semiótica al servicio del diálogo.
Menos cotidiano, pero más noble es el lenguaje visual y sonoro de los símbolos
patrios: la bandera, el escudo y los sones del himno nacional. Estos son
regidos por normas burocráticas cuyo cumplimiento tiene un sentido de respeto
a valores invisibles.
Una materia importante de la ciencia Burocracia ha de ser la Semiótica o
Semiología.
5.2.5.7. Burocracia y Relaciones Públicas
El ejercicio de la Burocracia se desenvuelve en un entretejido de relaciones
humanas así que, por definición, está vinculado a los especialistas en
Relaciones Públicas de ahí que la profesión que tome a cargo la Burocracia
debe poseer conocimientos sólidos de esta especialidad.
Habrá que tener presentes las Relaciones Públicas al redactar requisitos y
normas, y convocar a profesionales de esta especialidad a los equipos y mesas
de trabajo dedicados a la preparación de Manuales de Procedimiento. Véase el
asunto de los usuarios y sus características en la Conferencia 7
5.2.5.8. Informática y Burocracia
Hay quien piensa que la Informática es la solución para todo en el mundo
actual y que puede sustituir totalmente a la comunicación escrita sobre papel.
No es así, pero no negamos que la Informática es un instrumento y herramienta
prodigiosa para cumplir proyectos y deseos de los humanos. Está ligada a la
Burocracia por nexos múltiples. En este subtítulo, van destacados algunos.
- La homologación de la producción y tramitación de documentos
- La circulación de documentos
- La circulación de la información
- La comunicación directa con los usuarios
- Las investigaciones tanto en archivos históricos, como en administrativos.

50
La computadora debe ser una puerta para conocer en su fuente, decisiones y
sucesos de los distintos niveles administrativos del estado y de instituciones no
estatales que presten servicios públicos o estén causando perjuicios a la
comunidad.
- Datos procesados: La informática es capaz de prestar un servicio muy difícil
mediante otros métodos. Es el procesamiento transversal u horizontal de datos,
por ejemplo, para estadísticas sobre ausencias laborales por gripe, en todo el
organismo, sobre nivel escolar o académico de los jefes, etc.
- Tareas internas de la administración de documentos: inventario, registro y
movimiento de trámites y correspondencia, la selección o expurgo anual de los
documentos en soporte papel y en soporte informático, etc.

5.3. Tres grandes escenarios de la Burocracia.

Para saber de qué hablamos al decir Burocracia, es oportuno recorrer algunos

de sus escenarios

5.3.1. La Burocracia en el Poder Ejecutivo

De los Tres Poderes del Estado, éste es el verdaderamente multifacético y
como tal, enfrenta el más amplio y extenso campo de estudio de los distintos
territorios de la Burocracia. Imaginemos: desde el comercio exterior hasta las
normas viales y desde las Fuerzas Armadas, a la promoción de las PYMES
(pequeñas y medianas empresas) Cuánta variedad de “relaciones humanas
regidas por normas escritas” y qué multiplicidad de trámites para funciones tan
dispares.
Con limitada intención de graficar, pongamos en la pantalla algunos escenarios
de gestiones o tramitaciones en la casi universal jurisdicción del Poder
Ejecutivo, sazonadas con detalles frecuentemente olvidados o no estudiados. .
5.3.1.1. La tramitación por un bien físico, jurídico o administrativo.
Su característica es la acumulación de antecedentes que apoyan una solicitud
y sirven para que, quien ha de evaluar y decidir la concesión o negativa,
disponga de todos los elementos de juicio. En la tradición española, se cumple
mediante el expediente, sustituido progresivamente por formularios a llenar en
papel o en pantalla de computadora. El rubro de las solicitudes ocupa el
espacio más grande de la tramitación en el Poder Ejecutivo.
5.3.1.2. La burocracia para emitir documentos dispositivos del Poder
Ejecutivo.
Existen legislación y reglas detalladas sobre la emisión y promulgación de
documentos dispositivos por parte del Presidente y de sus ministros, de modo
semejante, de los Gobernadores y los suyos y, en general, de toda disposición.
Esta Burocracia incluye normas sobre las materias en las que el Ejecutivo no
puede disponer, cuando lo hace, quiebra una columna de la Democracia.
5.3.1.3. Los documentos Regístrales
Registros del Estado y Documentos Testimoniales. Los Registros Civil y de
Propiedad en todas sus facetas “hacen” la verdad. Son libros que asientan
datos cuya veracidad el Estado garantiza La Burocracia mira no sólo a la
pureza de la fuente que aporta el dato que se va a asentar, sino a la exactitud e
inalterabilidad del texto registrado, durante siglos. Por eso, todavía, se exige
que estos documentos consten en libros de papel. La computación no ofrece la

51
perdurabilidad inmodificada del documento durante un mínimo de 100 años. La
Burocracia debe formular esta norma todavía no escrita.
5.3.1.4. Las Relaciones Exteriores de los Estados
Se rigen por múltiples reglamentos burocráticos. No trataré de ellos por su
especificidad y mi pobre conocimiento de ellos.
5.3.1.5. Los Servicios de Información y Seguridad del Estado.
Hay neblina en el secreto que rige en estos organismos –por lo menos para
quienes no somos juristas-. Mirando a la Constitución, la Burocracia debe
plantear este caso dentro de toda la política de circulación de la información
con sus extremos de transparencia democrática y derecho a la confidencialidad
individual. Que yo sepa, hay normas sueltas y arraigadas tradiciones. Es
menester un estudio multiciencial que tome el tema de frente y desde un punto
técnico, que deje de lado intereses políticos de ocultar sucesos. Los
gobernantes – del Ejecutivo y Legislativo- son nuestros representantes tienen
obligación de rendirnos cuentas. Sabemos que, como humanos, incurrirán en
errores. Así que dejarlos ver es la reparación mínima que nos deben.
5.3.1.6. Documentos contractuales.
Dos o más actores de la sociedad cruzan compromisos de mutuo interés y
beneficio. La Burocracia pone especial atención en la materia del contrato, la
identificación y el carácter con que firman los actores, las fechas de principio y
fin de la vigencia, las condiciones de rescisión, etc., son los requisitos.
Especial atención a los requisitos de los seguros, de las garantías, de los
servicios de una mutual de salud, que contienen cláusulas restrictivas llamadas
comúnmente “la letra chica” cuya redacción se aleja muchas veces de los
derechos constitucionales de la parte débil del contrato. Allí, el que otorga se
arroga todos los derechos y carga sin empacho obligaciones, responsabi-
lidades y sanciones al “beneficiario”. Hay mutuales que restringen el número de
dosis que prescribe el médico “porque son muy costosas”
5.3.1.7. Burocracia de Protocolo y Cortesía.
Es la más antigua, ya desde las “cortes” de los Faraones y los Reyes de Asiria
y Babilonia. Uno de sus momentos de apogeo debe haber sido en las cortes de
Francia en los siglos XVII y XVIII. En Democracia sigue siendo necesaria
aunque sobre bases de igualdad ante la Ley. En este punto, la disciplina o
ciencia de la Burocracia se toca con la Semiología o Semiótica. El lenguaje de
gestos y signos: silencios, precedencias, vestimenta, ornamentación (alfombras
rojas), posición (no dar la espalda), etc., nos habla de respeto, firmeza, diálogo
de autoridades de todo nivel entre sí y con los ciudadanos llanos.
Creer que es más democrático desconocer este lenguaje de símbolos es un
error. Los contenidos del diálogo, aún con discrepancias grandes se han de
mover por cauces diplomáticos, es decir, acotados por reglas y legislación que
señale tiempos, etapas, intervención de mediadores y sanciones morales o
políticas.
5.3.1.8. Las especificaciones de estándares técnicos.
En la línea que une a la técnica con la Burocracia, están estas exigencias que
colocan en ruta las actividades de ingeniería, construcción y elaboración mental
o manual, por ejemplo: “la pista de aterrizaje para grandes aviones se
construirá con un metro de profundidad, una camilla enrejada de acero en
varillas....y 5 Km. de longitud”. “Los ensayos para tal concurso tendrán un
mínimo de 180 p. y un máximo de 330 p. Vendrán escritos sobre hojas de
papel A 4.... y serán entregados el 30 de mayo de 2005.”

52
No olvidemos actualmente los estándares ecológicos sobre grados de
contaminación sanitaria, visual, auditiva, etc.
También a este campo tan alejado debe llegar la consideración infaltable de los
derechos de la institución y de los usuarios destinatarios de la obra que son
quienes normalmente aportan el dinero, y de la sociedad que puede ser
afectada. Así los estándares de contaminación por fluidos, o de ruidos o de
iluminación, y los peligros de accidentes mortales en la circulación vehicular.
Estándares técnicos se encuentran en los manuales de uso de
electrodomésticos y, en general, de aparatos mecánicos o electrónicos. (Véase
Conferencia 7 al tratar de Manuales de Procedimiento)
5.3.1.9. Burocracia de la circulación de documentos e información.
El tema se trató en la Conferencia 3, como “Recurso nº 2”. La Información
5.3.1.10. La normativa formulada mediante signos
Se habló al tratar la relación de la Semiología y la Burocracia

5.3.2. La Burocracia en el Poder Legislativo

Las actividades y movimientos de los Legisladores se hallan pautados como los
de actores de una coreografía. La aceptación de sus diplomas de elección, la
constitución de bloques, la determinación de la mayoría y las minorías, la
elección de autoridades que incluye detalladas reglas electorales.
Las comisiones, su número, incumbencias, las relaciones mutuas (dependencia
de unas con respecto a otras o precedencia en el examen de temas). El
desglosamiento de una comisión en dos. Todo está regido por normas escritas.
Las Asambleas de cada Cámara, si el Poder Legislativo es Bicameral, las
Asambleas de ambas Cámaras, el quórum necesario según las disposiciones
reglamentarias, los sistemas de votación y las mayorías requeridas (simple o
especial) en cada caso.
Además de esta Burocracia bien estructurada para la tarea axial del Poder
Legislativo, debe existir la otra, análoga a la de cualquier institución, a saber: la
de los departamentos de personal, presupuesto y economía, mantenimiento,
circulación interna de documentos e información, normas de archivación de
tipos documentales característicos: escritos taquigráficos, documentación de
cada comisión, anteproyectos de leyes que esperan su discusión o quedan
paralizadas por el vencimiento del plazo de tratamiento, etc.
5.3.3. La Burocracia en el Poder Judicial
La Justicia se rige –por lo menos desde el Derecho Romano- mediante
procedimientos que tienden a defender los derechos del acusado y a encontrar
certeza en las pruebas aportadas. Estos procedimientos forman parte del acto
jurídico, hasta el punto de anular las actuaciones si han sido omitidos o mal
cumplidos.
Los Procedimientos constituyen la Burocracia del acto jurídico, o sea, cuando el
Poder Judicial ejerce el Derecho, cuenta a la Burocracia como un elemento
jurídico más.
La teoría de la Burocracia y los requisitos es aplicable a los procedimientos
jurídicos, aunque éstos posean prerrogativas específicas.
Transfiero los aspectos jurídicos de los Procedimientos a un jurista, hago
empero notar que -como toda norma o regla burocrática- son perfectibles y el
adelanto constante de la tecnología, el crecimiento demográfico y la progresiva
sensibilidad por cada vez más derechos de los seres humanos multiplican
exponencialmente los casos judiciales. Toda idolatría es mala, la de los

53
procedimientos, también. Es menester adaptarlos ahora a la primera mitad del
s XXI (y más tarde, a la segunda).

Conferencia 6
BUROCRACIA
PROBLEMA Y REMEDIO

6.1. Tres Problemas de la Burocracia

Primer problema: la Burocracia engendra Burocracia.
Segundo problema: La Burocracia carece de una Profesión que la cultive.
Tercer problema: La llave de la Burocracia. La confianza

6.1.1. La Burocracia engendra Burocracia Si creamos un Ministerio para la

Burocracia, montaremos un organismo con cabeza, cuerpo y miembros que
han de crecer, desarrollarse y procrear hijos y nietos.
Alfred Sauvy, en su libro La Burocracia dedica el capítulo 5 a “El desarrollo
biológico de las fuerzas internas”. El ve a la Burocracia como fuente de poder.
Cita la Ley de Parkinson: “Cuantos más subordinados, más poder” y a
continuación abre un ítem para lo que llama acertadamente “Metabolismo
basal”. La Burocracia exige un cuerpo propio y tiene que hacerlo crecer. Un
subtítulo próximo al recién citado habla de “Bellas agonías”. La oficina como un
ser vivo, una vez creada, tiende a sobrevivir y cuesta suprimirla. Dejemos a
Sauvy. SAUVY. Alfred. La Burocracia. Buenos Aires. EUDEBA. Trad. Marta Laffite
y otros. 1965. 127 p.
Trelles, en su trabajo publicado en Internet, en el punto 9.1. explica: “La burocracia
presenta, por otra parte, tendencias a independizarse y dejar de ser un medio
convirtiéndose en objetivo propio” Renglones más abajo nos tranquiliza: “El
aparato burocrático puede incluso estar dispuesto a colaborar con cualquiera que sepa
llegar a tener poder sobre él”. TRELLES ARAUJO, Gustavo. La Burocracia http
www.monografias.com setiembre 2004
Por mi parte, encuentro una semejanza entre la multiplicación celular sana y la
cancerígena. La sana forma parte de un organismo sano que crece y se
desarrolla en la medida que lo requiere todo el ser vivo. La cancerígena se
constituye en un fin en sí misma, sobrecargando el organismo, en vez de
sostenerlo.
Parece éste un problema inherente a la Burocracia. ¿Se podrá evitar?

6.1.2. La Burocracia carece de una Profesión que la sirva

Con la Burocracia, sucede un curioso fenómeno, veámoslo. La Medicina tiene
profesionales que son los médicos; el Derecho, los abogados; el Turismo, los
Licenciados en esta especialidad, pero la Burocracia no tiene profesionales.
En este Curso exploro la hipótesis de que una profesión se haga cargo de ella.
Alguien puede deducir que los abogados y juristas son los más aptos porque la
Burocracia se rige por normas escritas, incluidas la Constitución, las leyes,
decretos, sentencias, etc.

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El Derecho estudia los aspectos teóricos de su campo científico y tiene sus
áreas de aplicación. Los aspectos prácticos de la ciencia jurídica están referi
dos a litigios, atribución de inocencia y culpabilidad y las sanciones y penas.
La Burocracia observa la Jurisprudencia y el Derecho, pero los investiga y
escudriña para encontrar lagunas y territorios nuevos o desatendidos, con el fin
de abrir espacios no existentes. Ella es quien convive con las disonancias y
fisuras que amargan el diario deambular. La Burocracia estudia la solución de
problemas de convivencia nacidos de lagunas legales o dificultades cotidianas
vinculándolos con los derechos y responsabilidades de personas e
instituciones.
Los Códigos penal, comercial, laboral, etc. son normativas jurídicas orgánicas
próximas a la Burocracia, pero más rígidas y de nivel más alto, que caen en la
órbita del Poder Judicial. La vida cotidiana del ciudadano se mueve a nivel de
manuales de procedimiento, reglamentos y disposiciones, y la sociedad toma
su rostro del cumplimiento de estos documentos dispositivos. Muchos
ciudadanos no conocen la Constitución ni las leyes. Sus vivencias están
referidas a vicisitudes menudas dependientes de la Burocracia.

6.1.3. La llave de la Burocracia. La confianza

Según afirma Hélio Beltrao, si el Estado y el ciudadano confían entre sí y esto
se establece como costumbre, se irá imponiendo la veracidad, y la tramitación
se agilizará increíblemente.
BELTRAO, Hélio. “Desburocratizaçao, a distensao que falta” p 5-8 en Arquivo
& Administraçao. Associaçao dos Arquivistas Brasileiros. Agosto 1979.
Este autor es el ideólogo de la Desburocratización en Brasil, iniciada en
1967
Una de las bases o columnas de la Burocracia es la confianza de quien toma
las decisiones, en la veracidad y honradez de los ciudadanos y la
correspondiente sensación de confianza por parte de quienes cumplen las
normas.
La Burocracia exagerada considera al inocente vecino, un delincuente
dedicado a estafar y responde en consonancia con una telaraña de requisitos
que intentan evitar la voluntad de engaño que la afiebrada mente del
funcionario achaca al solicitante.
La desconfianza de las autoridades supone erradamente que, mediante
controles, evitará las falsificaciones y burlas a la ley. Es un error. Lo que
consigue es que los sobornos sean más elevados y las estrategias de los
delincuentes, más audaces.
En las sociedades en las que la palabra del ciudadano tiene alto valor, la
Burocracia se simplifica al máximo. Aquellas culturas en las que el honesto
debe probar que no es delincuente, piden al inocente vecino. Exigencias sin fin.

El pueblo no ve, a veces, modelos claros de conducta veraz y transparente.

Siente, por ejemplo, que el poder Judicial, automáticamente o zigzagueando
ininteligibles senderos, declarará la inocencia de cualquier miembro de los tres
poderes. El Legislativo jamás sancionará una ley que roce a los partidos
políticos, ni las listas de candidatos desconocidos, ni sus propios privilegios.
Las oficinas del Poder Ejecutivo, sobre todo la policía, son vistas como entes
insensibles y caprichosos que exigen mucho más de lo que brindan.

55
Cuando los ciudadanos ven el poco valor de la palabra de sus líderes y
desconfían de la elevación de sus intenciones, tratan de eludir sus obligaciones
y se instala la convicción de que ellos también tienen derecho a pasar por
encima de las reglas, inmersos como están en un clima en que “vale todo”.
Como vemos, la Burocracia supone una plataforma sólida de veracidad que
mantenga puentes de confianza entre el Estado y la ciudadanía. Muchos
defectos de la Burocracia provienen de la ruptura de la confianza entre los
ciudadanos, las instituciones y el gobierno.
Cuando la ciudadanía descubre y llega a convencerse de que reina una
seguridad jurídica estable, a prueba de cambio de autoridades, y una sana
atribución de cargas y beneficios, sin preferencias ni motivos turbios, renace la
confianza y se percibe que merece la pena cumplir a conciencia las normas. Se
deshace el círculo de la mutua desconfianza y se abre la autopista del
desarrollo del país con una carga mínima de Burocracia.
Una profesión que se encargue de conducir las relaciones humanas mediante
normas orgánicas y coherentes y que se preocupe de elevar la cultura cívica
del cumplimiento de las responsabilidades de cada uno, separará los vaivenes
políticos de una plataforma estable de valores cívicos.
Hay una analogía con el organismo que vela por el valor de la moneda o la
exactitud de los índices de precios, desocupación y pobreza. Este organismo
sustenta la actividad político- partidaria de cada gobierno, sin adherir a sus
intereses del momento.
Así pues, si queremos una burocracia sana y ágil, hay que contar con una
función del Estado que deje al descubierto la cultura de quienes se creen
inteligentes y creativos cada vez que saltan una norma, aunque estén
revestidos de autoridad.
La sociedad aceptará mucho antes de lo que parece, decir la verdad si hay un
organismo que le abre autopistas para el desenvolvimiento de su vida civil, y
apoyará con entusiasmo la ecuanimidad de una sanción severa al que mienta,
sea funcionario o vecino del barrio.

6.2. Propuesta de solución a estos problemas

6.2.1. Aunar la Burocracia con otra Ciencia / Profesión

Tenemos los tres problemas de la Burocracia: tendencia a volverse cáncer;
carencia de una profesión que la atienda y falta de confianza mutua entre
autoridades y ciudadanía. Aquí propongo una manera de hacerla viable, dotarla
de horizontes y buscar la implantación de confianza.
No se trata de algo milagroso. Es una empresa de largo aliento –unos treinta
años-.que incluye esfuerzo de muchos profesionales y creación de la ciencia de
la Burocracia. Veamos.
La Burocracia puede compararse a una enredadera porque cumple servicio en
todos los pliegues y repliegues del Estado y de la vida ciudadana sin tener un
tronco que la sostenga erecta. En estas condiciones, es inteligente producir
una simbiosis con otra profesión que demuestre fuerza para sustentarla y le
permita llegar a todos los “pliegues y repliegues” donde debe actuar.
La Burocracia será una función más de esa otra profesión y trabajará en su
órbita.
Si la Burocracia fuera función de una profesión que la tuviera como
complemento simbiótico para desenvolver su actividad, ya no constituiría un fin

56
en sí misma que es lo que la hace crecer desordenadamente. Queda incluida
en un objetivo superior a sí misma, actúa para el ser viviente del que forma
parte. Debemos encontrar una profesión que ofrezca las condiciones recién
mencionadas y una imagen de confianza y capacidad de trabajo.

6.2.2. Profesión que puede tomarla a su cargo

La investigación de este Curso ha encontrado una profesión y ciencia tan
transversal como la Burocracia, es decir que cumple servicio no sólo “en cada
pliegue y repliegue” de las instituciones estatales y no estatales, sino en la vida
familiar y personal, y goza de gran afinidad con la Burocracia.
La Administración de Documentos y Archivos o Archivología monta sistemas
para conducir todo el procesamiento de los documentos que produce o recibe
cada “pliegue” de la Institución y cada ciudadano, en su desenvolvimiento
diario.
Hay entrecruzamiento de intereses entre la Profesión Archivística y la
Burocracia. Los Archivos producen los documentos dispositivos con los que la
Burocracia conduce las relaciones humanas, los archivos y los archiveros
deben regirse por normas burocráticas.
Si la Archivología y la Burocracia trabajaran como dos actividades separadas,
cada una con su organigrama, se darían roces y superposiciones entre ambas.
Los archiveros ¿tienen títulos para intervenir en la intrincada red de escenarios
de la Burocracia? Sí. Mutuamente se ofrecen aportes. Veamos:
Los Sistemas de Archivos se encuentran en óptimas condiciones para conducir
la Burocracia, en los ámbitos donde opera, porque están pensados para liderar
la Política Documental de cada organismo grande o pequeño del Estado o no
estatal. De hecho, ya a mediados del s XX, los archiveros comenzaron a
intervenir en la producción y servicio de los documentos y opinar sobre
condiciones y requisitos para la utilización de informática en la gestión
documental.
La Profesión Archivística, se ha colocado en un lugar central y se asume como
responsable de una Política que establece una red de organismos
administrativos sistemáticamente entretejidos para regir todo el movimiento de
documentos nacidos de gestión. Por su parte, la Burocracia, necesita coordinar
su actividad con sistemas ya establecidos y en funcionamiento que le permitan
llegar a todos los pliegues de las relaciones formales entre los ciudadanos.
He aquí un listado de otros aspectos complementarios:
La administración de documentos y archivos ofrece:
- su teoría y experiencia en el manejo de los documentos dispositivos.
- su visión totalizadora de la acción de la masa documental sobre la sociedad
y sus ciudadanos.
- su infraestructura administrativa que abarca los diferentes sectores de cada
institución, oficinas de ingreso, tratamiento de los documentos, su guarda
temporal, y la selección / eliminación de sus soportes
- la información administrativa
- la conformación del Patrimonio Documental de los archivos.
La Burocracia aporta:
- la homologación de funciones y tramitación
- la redacción orgánica de normas coherentes entre sí y enmarcadas en la
Constitución, las leyes y los códigos.
- el estudio sistemático –por temas- de la legislación y normativa existente.

57
- la exigencia y los métodos para servir al usuario en general y al tramitante
en particular, apoyándose en la tecnología informática
- la capacidad de dar forma a gestiones que pretendan efectos en la sociedad
- el manejo y aplicación de las relaciones entre los miembros de la sociedad.
- la calidad documental

6.2.3. Archivología y Burocracia para un mismo proyecto

La Burocracia y la Profesión Archivística se potencian mutuamente. A ambas
hay que ampliarles los objetivos. La Archivología sentía, en el s XX, como su
meta, servir a la institución cuyos documentos procesaba y la Burocracia
weberiana, hacer eficiente la empresa o institución en la que se implementaba.
El paso de la política documental del s XX a la del a XXI permite establecer dos
carriles paralelos:
Archivología – s XX, Compromiso de cada sistema con su institución
- s XXI, Compromiso con el movimiento global de documentos
Burocracia - s XX, Compromiso de “eficiencia en la empresa”
- s XXI, Compromiso con todas las relaciones humanas escritas
Así como los tres holandeses fundadores de la Archivística destacaron el valor
que encierra trabajar con el conjunto total (fondo) de cada institución, los
administradores del s XXI ven la necesidad de trabajar también con la masa de
los documentos de gestión de la sociedad, que son los elementos con los que
la Burocracia conduce las relaciones humanas.
Por eso, en el s XXI, los Administradores de Documentos y Archivos, sin
abandonar la atención particular a su institución, persiguen el horizonte de
actuar sobre los efectos de la masa documental en la comunidad humana y
manejar los derechos inherentes a los ciudadanos. La Burocracia, a su vez,
sale de la “eficiencia en la empresa” al esfuerzo de elevar el nivel de las
relaciones humanas en la sociedad democrática.
Llegamos aquí a la propuesta de vinculación simbiótica entre la Archivología y
la Burocracia
La propuesta es:
La Burocracia será un área de trabajo
de la ciencia y profesión llamada
Administración de Documentos y Archivos o Archivología
la cual estudiará, hará crecer y aplicará la
Ciencia llamada Burocracia.

Para los administradores de documentos, hacerse cargo de la Burocracia es

como explicitar lo implícito para que rinda su utilidad, como para Holanda
extender la tierra firme. Para la Burocracia, significará algo así como para los
crustáceos ermitaños llamados paguros ocupar su caracol vacío, para vivir.
Como se ve, ambos campos y profesiones se encuentran íntimamente
implicados entre sí con una complementación vital. Dada esta mutua
conveniencia, es consistente proponer la integración teórica y Profesional de
sus campos del saber.
Explico: Los administradores de documentos y archivos seguirán procesando
los documentos de la jurisdicción en la que se desempeñan, pero además,
deberán percibir que “su” fondo integra la totalidad de los documentos del nivel
al que pertenecen: nacional, provincial, municipal. La Burocracia saliendo de la

58
organización de las fábricas, se comprometerá con la totalidad de las
relaciones humanas regidas por documentos. Ambas Profesiones, desde su
esquina, forman parte de la corriente que alimenta la vida democrática. Si ellas
faltan, la vida languidece. Así se relacionan la Administración de Documentos y
la Burocracia.
Esta profesión con dos carriles –la Administración y la Burocracia- es cada vez
más necesaria porque las relaciones humanas van siendo rápidamente más y
más complejas y multiformes. Imaginemos que, en los dos siglos próximos, los
países del Planeta se unirán en una gran Federación, con áreas de decisión
reservadas a un Gobierno con Tres Poderes común a todas las naciones y
vinculado a ciudades satelitales y colonias en la Luna y Marte. Esto aumentará
la Burocracia inmensamente.

6.2.4. Cómo incorporar la Burocracia a la Profesión Archivística

Los cuatro agentes del cambio –Sistemas de Archivos, Centros de Formación.
Asociaciones Profesionales y Archiveros- han de intervenir, poniendo en juego
los recursos de la Profesión Archivística.
Los más comprometidos son los Sistemas de Administración de Documentos y
Archivos porque ellos son quienes viven entre los “pliegues y repliegues” de la
circulación de documentos e información administrativos. Además poseen
equipos de expertos en planificación y servicio de la gestión de documentos e
información en todas las edades y tienen comunicación con el público en sus
mesas de entradas. La función de preparar, hacer aprobar y aplicar normas
burocráticas puede injertarse perfectamente en esta fecunda vid de los
Sistemas de Administración de Documentos y Archivos. Pasemos a estudiar su
previsible trabajo mancomunado.

6.3. Sistema de Administración de Documentos y Archivos.

Y la Burocracia

6.3.1. Adecuemos la definición ya vista en la Conferencia 4 al paradigma de

simbiosis Archivístico-Burocrática:
Sistema de Administración de documentos y archivos es el organismo que
conduce la política de custodia, procesamiento y circulación de documentos y
de la información en ellos contenida, más el servicio burocrático, mediante
un escalonamiento de archivos.
Estos sistemas interesan a la Burocracia porque, llegan a todos los rincones de
la relación formal entre los miembros de todo nivel, de la sociedad. Exploremos
los servicios que vinculan los Sistemas de Administración de Documentos y
Archivos con la Burocracia.
En el esquema del Sistema biaxial hemos visto que hay dos ejes que se
conectan entre sí y a su vez con los nodos de su jurisdicción. De estos dos
ejes, el Archivo Intermedio es quien lidera la política del movimiento
documental en las fases de utilización administrativa de los documentos, por
eso:

6.3.2. Sistema biaxial de Archivos y Burocracia

6.3.2.1. El Archivo Intermedio. Eje Administrativo. Como sede de la Política

de los documentos administrativos, carga la responsabilidad del 80% de la

59
implementación y aplicación de la Burocracia en el Sistema y entre los
usuarios. Con él cuenta el Sistema de Administración de Documentos, para
homologar, emitir normas sobre circulación de documentos e información y
velar por los derechos de cada uno de los usuarios.
La Dirección del Archivo Intermedio, como tal, será quien ejerza la función
de la Burocracia.

Hay que evitar que sea constituida una comisión “de Burocracia” para la
aplicación y fiscalización de las normas burocráticas, porque
inmediatamente comenzaría a crearse Burocracia. Ha de haber un
Administrador de Documentos que se especialice en ella y participe
en las reuniones en las que se planifiquen las reglas y actividades
generales y comunes del Archivo Intermedio. En ellas, cuidará que
no falten las dosis indispensables de Burocracia.

El Archivo Intermedio actúa como polo neurálgico de comunicaciones e

informes que van y vienen de los Archivos Centrales de cada unidad de su
jurisdicción. A su vez, responde las cuestiones administrativas y burocráticas
que a él se elevan. Es exactamente el corazón del sistema circulatorio que
lleva hasta la última oficina la dosis de Burocracia requerida y corrige las
deformaciones y lagunas. El Archivo Intermedio deja de ser puente entre los
archivos de cada unidad administrativa y el Archivo General o Histórico, por
eso pasaría a llamarse “Archivo Central de la Institución” y los actuales
Archivos centrales, “Archivo Central de tal sección”. De este modo ubicamos el
llamado Archivo Intermedio como centro de la circulación de documentos
administrativos y de su información, y al Archivo General o Permanente como
centro del Patrimonio Documental.
6.3.2.2. Los Archivos centrales y de oficina.
Los Archivos centrales de cada unidad del organigrama del Sistema cumplen
una función análoga a la del Intermedio sobre los Archivos de Oficina de su
jurisdicción. Llegan a ellos desde más cerca de los rincones del organigrama.
Los Archivos de oficina son los que interactúan más con el usuario en las
mesas de entrada y en la búsqueda de datos ya archivados. Ya dijimos en la
Conferencia 4 que representan el rostro de la Burocracia. La bruja que pone
palos en la ruta o el hada que nos lleva volando a destino.
Resumiendo: Los documentos nacidos de gestión son la savia que da vida al
Estado, a cada institución, y hasta al vecino más remoto (aún antes de nacer
mediante ecografías). Toda esa masa documental depende simultáneamente
de la Profesión Archivística y de la Burocracia, más concretamente de los
Archivos aún llamados “Intermedios” y del rostro, el Archivo de Oficina
6.3.2.3. El Archivo Histórico, eje del Patrimonio Documental
Con respecto al otro eje del Sistema de Administración de Documentos y
Archivos, el Archivo Histórico deja de ser cabeza o meta única del sistema, que
ha pasado a ser biaxial ahora únicamente conduce la política del Patrimonio
Documental, no todo el sistema.
Para el Archivo Histórico, los Centros de Estudio –universitarios y terciarios- y
las Asociaciones Profesionales serán los promotores del movimiento hacia su
servicio integral a la sociedad.
Así como la política documental exige que cada administrador de documentos
se especialice en los que son característicos del área que atiende, también

60
exige a la Burocracia que ofrezca conocimientos teóricos que capaciten a emitir
normas distintas para las funciones peculiares de los sectores que le toca como
jurisdicción.

6.3.3. Qué significa “hacerse cargo de la Burocracia”

Asumir el servicio de la Burocracia significa crear la ciencia de la Burocracia,
entenderla, tomar el timón de su servicio a la sociedad y, mediante ello,
colaborar a la elevación de la vida democrática de nuestros países.
En el s XXI, llega el momento de asumir la Política de la Administración de los
documentos como compromiso de la simbiosis constituida por la Administración
de Documentos y la Burocracia.
Hacerse cargo de la Burocracia no debe ser una frase abstracta. He aquí
algunos puntos para concretar lo que significa:
- Lograr la unión simbiótica de los Sistemas de Administración de
Documen tos y Archivos con la Burocracia. (Algo como un injerto vegetal)
- Crear la ciencia/profesión de la Burocracia, promoverla y aplicarla
- Obtener estatus de Ente Responsable de las Relaciones Humanas
regidas por reglas, con incumbencia para constituir el “entretejido” normativo en
cada nivel de la sociedad: nacional, provincial, municipal.
- Custodiar y fiscalizar la Calidad documental. ISO 15489 y el Derecho
Documental.
- Planificar y aplicar homologación de funciones, documentos y trámites.
- Convocar y coordinar reuniones de estudio con las ciencias que
intervienen, principalmente el Derecho, la Sociología, la Semiología, las
ciencias de la comunicación, la Psicología ya que la Burocracia ha de echar
raíces en la cultura de cada comunidad.
- Establecer una teoría de los requisitos que conduzca al crecimiento indivi
dual y social de los que intervienen.
He querido demostrar que por una parte, Burocracia y Administración de
Documentos y Archivos pueden llegar a los repliegues de la vida ciudadana en
democracia y, en segundo lugar, las funciones que podemos asumir mediante
la vinculación Profesional de los Administradores de Documentos y Archivos
con la Burocracia.
Al hacernos cargo de la Burocracia, asomémonos a riesgos que corremos.

6.3.4. Distorsión profesional de los oficinistas burócratas

Cada profesión ve el mundo desde la ventana de su especialización. Los
médicos, mientras nos escuchan van diagnosticando posibles enfermedades;
los abogados descubren posibles litigantes o pruebas de culpa o inocencia; los
campeones de natación nos compadecerán como pobres tipos que no
llegamos a la pared más próxima de la pileta y así sucesivamente.
Esto no es malo, enriquece a la Humanidad, en tanto usemos nuestra fina
sensibilidad focalizada, como el bisturí, para ser usada en el lugar donde
corresponda.
1) Una distorsión central del burócrata ha sido caracterizada por Luciana
Duranti, y Hélio Beltrao Para los burócratas, “el documento es el hecho” y
vale más que él.
DURANTI, Luciana. “Hecho, acto y función del documento en relación a ellos”
Conceptos sobre Burocracia y burócratas p 55-57, en Diplomática. Nuevos usos para
una antigua ciencia. Carmona (Sevilla), S & ediciones. 1996. 170 p. Trad. Manuel
Vázquez.

61
2) Los oficinistas suelen vernos como ignorantes imposibles de educar.
Piensan que no entendemos lo que nos explican. Si ellos se olvidan de
pedirnos algo o comunicarnos, la culpa es de nosotros que debíamos
saber que justamente los viernes no se atendían los asuntos que íbamos
a tramitar. “Vuelva el lunes (¡ignorante!)”.
3) Ellos son mártires que día tras día trabajan presos detrás del mostrador en
la oficina, nosotros los usuarios, estamos libres, vamos y venimos por la
calle (no importa que llueva). Tenemos la obligación de saber cómo es el
trámite, cuánto nos cuesta la gestión, si los días del plazo son hábiles o
corridos o si la resolución es en el acto. Si el encargado de ese tema se
enferma, “disculpe, no tiene reemplazante”. La madre soltera con sus tres
infantes a cuestas debe entender el problema del gerente, la institución
“no tiene ninguna culpa”.
4) Esto incluye el clásico “se ha caído el sistema informático. No sabemos
cuánto tiempo tardará en volver”.Su distorsión profesional no comprende
que, así como nosotros cuando llegamos tarde debemos pagar
sobrecargos, la institución, ha de indemnizar los gastos de ida y vuelta y –
mucho más- nuestro tiempo que no es gratis
5) No sienten la necesidad de calidad en los documentos y de su tramitación o
gestión. La Burocracia, debe perseguir la Calidad Documental, tanto en el
funcionamiento de ejes centrales-la separación de los tres Poderes o los
requisitos para dictar Decretos de necesidad y urgencia- , como en
aspectos que, siendo socialmente mínimos, son la sal o el azúcar de la
vida del ciudadano. El vecino, por ejemplo, necesita anotar los hijos en la
escuela, comprar y vender, depositar dinero, abrir un negocio, viajar al
extranjero, defender sus derechos como consumidor, mantener
actualizado su carné de chofer, etc.
Muchos funcionarios no sienten la necesidad de llevar Calidad a los
Documentos que producen y a su tramitación o gestión.
6) Este movimiento constante de gestiones padece fallas que el oficinista y el
planificador consideran pequeñas pero que significan malos momentos,
inversiones de tiempo y salud.
7) Los oficinistas aplican requisitos que otros han dispuesto y se acostumbran
a que “la gente” tropiece constantemente en tal dificultad. Como ellos están
cumpliendo su horario de ocho horas, nada extraordinario ven en que un
discapacitado, o cualquiera tenga que volverse a casa frustrado para retornar a
reunir más papeles y traerlos a la Mesa de Entradas.
8) Suele faltar una subsecretaría o departamento de Planificación o, si la hay,
no ha dado a conocer una política de movimiento de trámites, por lo tanto,
éstos nacen aislados, en respuesta a urgencias y carencias de la institución,
imaginados por un jefe de sección. No se ha estudiado el componente social,
laboral y personal de los tramitantes, sus derechos y conveniencias ni el uso de
comunicación por pantalla.
Resumiendo: La sociedad ve distorsionadamente en el burócrata, al dechado
del perezoso que se gana la vida colocando piedras en el camino de quien
tiene iniciativas. El Burócrata se siente víctima y no advierte que coloca piedras
en los zapatos de los ciudadanos que concurren a su escritorio. No causan la
muerte, pero qué incómoda es la vida con ellas.

6.4. Los Centros de Formación Archivística y la Burocracia

62
Reflexionaremos en la Conferencia 9 sobre la adecuación de Plan de Estudios
a los planteos de este curso. En este momento enlisto tópicos que ahora
integran programas de asignaturas en la carrera de Archivología. Desde la
década de 1970 estuvieron en el Plan de estudios de la Escuela de
Archivología de la Universidad de la Universidad Nacional de Córdoba, temas
tales como:
- la producción de los documentos de gestión
- el procesamiento de los documentos desde su génesis
- la teoría de las funciones del documento (secial, laboral, cívica, legal y
familiar)
- los sistemas de archivos
- la circulación de la información contenida en los documentos
- los derechos del Estado, las instituciones y los ciudadanos.

Apéndice a la Conferencia 6

Los documentos públicos y privados y la Burocracia

Son tan cotidianos que nadie repara en ellos. He oído oficinistas en un Banco
afirmar: “Nosotros no tenemos documentos”, y ante mi sorprendida pregunta
“¿Y todo lo que dan y reciben los cajeros: cheques, libretas de ahorro, cobro de
impuestos y cuotas, etc.?” “Ah, esos son papeles, papeles contables”.
Este desconocimiento y descuido que también anida en las esferas superiores,
deviene en la carencia sin remordimiento de una Política de circulación de
documentos, de la información que ellos transmiten y de una Burocracia.
Perder el expediente por ejemplo, de la apertura de una cátedra universitaria o
la constancia de un pago de $100.000 no altera a nadie. Parece natural que “un
papel” se pierda en un mar de papeles. “Rehagamos el expediente con
fotocopias” o “Que el Banco pase a pérdida los $100.000. ¡Qué vamos a
hacer”. Ídem si se revela el contenido de un informe secreto o se escamotea un
dato que cambiaría una decisión administrativa. Nadie es culpable: “No
vayamos a castigar a un padre de familia”.
Probablemente no hemos caído en la cuenta de que esos “papeles” y esos
“datos” que cotidianamente facilitan o amargan nuestra vida son al mismo
tiempo sostén y autopista de las instituciones del Estado –incluidos los tres
Poderes- y de nuestros derechos de ciudadanos –incluidos la propiedad
privada y la libertad de expresión. Cada uno desde su ángulo, estos
documentos son las columnas de la sociedad democrática, sin los cuales no
puede existir.
Vale la pena una página para hablar de la que es una relación entre la Política
de servicio de documentos y de su información, con la Burocracia.
El sector Administrativo, fundamental en cualquier comunidad municipal,
provincial / estadual, nacional e internacional nace, crece y presta servicio sin
que la Burocracia haya impuesto un ordenamiento integral predeterminado
sobre su conjunto. Las instituciones producen los documentos respondiendo a
estímulos de los usuarios. Además muy pocas veces son procesados por
administradores de documentos y archivos, por lo menos en Argentina. Se
hallan en manos de oficinistas que los consideran elementos operativos
secundarios. La pérdida de un papel o registro informático es considerada “un
accidente”.

63
Los administradores de documentos vienen exigiendo una política documental
y una herramienta fundamental de cambio es la Burocracia entendida como
viene presentada en la Conferencia 5

Conferencia 7
ACTIVIDADES Y NOCIONES
ARCHIVISTICO-BUROCRACTICAS 1

7.0. Introducción
Esta Conferencia desenvuelve la idea de actividades que corren a la vera de la
Profesión Archivística. Hay Archiveros que han incursionado eventualmente en
ellas. La propuesta de este Curso justamente persigue la elevación de la
consideración social de los Administradores de Documentos mediante la
asunción de más responsabilidades que la sociedad necesita y que no tienen
actualmente profesionales que de ellas se encarguen.
No presento estas actividades como novedades, sino como un herboristero que
toma hierbas del campo, las cultiva técnicamente y puede ofrecer productos
medicinales.
Pretendo que los ahora “Archiveros” tomen y defiendan estos territorios de la
Administración de Documentos. La sociedad –que nos considera “pasivos”- nos
verá cada vez más “activos”.
En mi mente, estas actividades son un escalón para asumir la Burocracia y
ésta, la tarima que nos permite alcanzar la Rama del Derecho que nos
pertenecerá. Con esta combinación, alcanzaremos una posición social basada
en la mayor amplitud del servicio que prestamos. Es mi pretensión ir
convenciendo a aquellos de los archiveros que ven la Burocracia como algo
casi repugnante y alejado de la Profesión Archivística, como algo que debemos
tomar pronto antes que alguna otra profesión se adueñe y nos haga trabajar
para ellos.
El consenso es fundamental. No sirve imponer algo muy beneficioso en nuestro
medio, si no logra ser asimilado y aceptado. Sin ser historiador, pienso que
Moreno y Rivadavia fueron resistidos por querer transplantar desde Francia
innovaciones, sin un cultivo de la idea con mucho riego de persuasión y
diplomacia. Repito aquí que los aportes que propongo serán una labor de
varios decenios. Urge comenzar inmediatamente porque ya alborean quienes
quieren robar funciones a la Profesión Archivística y serán capaces de tomar a
su cargo funciones para las que no están capacitados y nos usarán como
empleados suyos. Éste es el caso de las actividades Archivístico-Burocráticas
del presente capítulo
Observación: Los tópicos de esta Conferencia –ya dije- no son desconocidos
por los Archiveros, pero no conozco bibliografía que los desarrolle frontalmente.
Sobre Requisitos –fuera de la Diplomática- no he encontrado una concepción
global. En Derecho, parece ser una laguna bibliográfica. Muestro los textos que
he encontrado y ofrezco mi síntesis que sirva de semilla o de punta de hilo
conductor para ir convirtiendo estos puntos en asignaturas.

7.1. Homologación

64
7.1.1. Homologar y uniformar
Homologar es hacer semejantes dos realidades. La semejanza que aporta la
analogía se parece a una proporcionalidad matemática: A es a B como alfa es
a beta. Ambas son las primeras letras pero una del abecedario castellano y otra
del alfabeto griego.
En la Burocracia, el formulario de identificación de un solicitante es análoga en
la universidad y en un hospital. Análoga porque ambas exigen datos básicos
iguales, pero la primera pide, además, certificado de estudios secundarios y el
otro, la historia clínica.
La analogía reconoce diferencias pero descubre en ellas semejanzas para
alinearlas detrás del mismo objetivo.
Términos relacionados.
Antónimo:
Uniformar: llevar dos realidades a un parecido gemelar, idéntico. Homologar
no es uniformar.
Cuasi sinónimos son:
Estandarizar: someter dos o más realidades a especificaciones idénticas o
semejantes. Ej. la identificación de personas o el planteo de las solicitudes
Normatizar: emitir normas para homologar o uniformar realidades diferentes
Normalizar: someter realidades diferentes a normas homólogas o uniformes
Racionalizar: encauzar realidades y situaciones ilógicas, injustificadas, redun
dantes, etc., de modo que formen parte de un contexto.
La homologación de tareas en la administración de documentos de gestión y en
la Burocracia nunca llegará a la uniformidad de la bibliotecología. Hemos visto
en la Conferencia 5 la diferencia entre los escenarios en que actúa la
Burocracia y entre las funciones administrativas. No cabe entre nosotros un
asiento normalizado al nivel del que usan los bibliotecarios, ni ahora ni en el
futuro. Esto no es mejor ni peor, son dos ciencias distintas. Insisto en esto
porque mis amigos bibliotecarios añoran cuando se desempeñan en archivos la
“sencillez” de sus esquemas y elaboran rutinas para nuestros documentos que
o fracasan o constituyen corsés y hormas rígidas para realidades de otro
ámbito.

7.1.2. Homologación e informática

No hay que decir que la Informática con la Internet y la Intranet constituyen
nervios fundamentales de la homologación. Con sólo usarlas, homologamos.
La computación en general requiere aparatos normalizados y se desenvuelve
mediante programas básicos producidos por pocas empresas multinacionales.
Lo que falta es utilizar esta característica en lo que tiene de bueno y trasladarla
a las funciones, y éste es el tópico que estudiamos un poco más abajo. .
En la Profesión Archivistica deberá imponerse la especialización en
Homologación Informatizada.
En asuntos de homologación, debemos trabajar con informáticos y oírlos, pero
las normas burocráticas no pueden ser formuladas por ellos solos, ni
principalmente. Sería como llamar a los constructores de automóviles de
carrera a planificar los campeonatos mundiales. Cada uno, lo suyo. La política
subyacente a la Burocracia debe hallarse en manos de Administradores de
Documentos.
La informática nos permite cruzar comparaciones de resultados y sugerencias
para avanzar a otros servicios e instituciones que al principio, no imaginamos.

65
Ej. datos de sociología de una comunidad o caracteres de los usuarios del
trámite
La informática favorece, por lo menos desde tres ángulos, la homologación.
Veamos:
- Mirando desde la planetización de la comunicación, las computadoras hacen
semejantes las funciones de los Estados. Ahora casi todos los países tienen
ministerios de turismo y de deportes, que antes no se habían imaginado.
- A su vez, las comunicaciones exigen una normalización de las formas
Documentales y nos muestran las ventajas de tal equiparación.
- Por último, desde la perspectiva electrónica, los modelos de computadoras,
por necesidad, van haciéndose compatibles entre sí, lo cual favorece
nuestra equiparación de diseños.
La informática impone uniformidad de aparatos y programas básicos de las
computadoras, pero es preciso evitar:
El espejismo de la híper homologación informatizada. Cuando de
problemas burocráticos se trata, la tentación al homologar es soñar con
una medida general salvadora. La primera idea que surge, adquirir un
enorme equipo informático centralizado que resuelva todos los problemas.
En una provincia argentina, se ensayó la siguiente propuesta: Todo el movi
miento de expedientes del Poder Ejecutivo, sin papeles, computadora mediante
Se parece a allanar con una topadora que saca todo lo que sobresale, sea
piedra o sea oro.
Probablemente el ideólogo de este plan conocía los trámites referidos a
personal –licencias, altas y bajas, presentismo, que pueden homologarse algo
más fácilmente. Pero ni siquiera éstos pueden gestionarse todos de igual modo
y sin papeles. Unos trámites sí y otros no, como las designaciones. Ya vimos
en la Conferencia nº 5, la variedad de escenarios burocráticos en el Poder
Ejecutivo: expedientes de obras públicas –la construcción puede ser vial,
canales, diques, barrios y escuelas-; equipamiento de hospitales, medicina
preventiva; expedientes de estudio -modificación de programas para niveles
primarios y secundarios-; preparación de anteproyectos de ley, reglamentación
de las PYMES y mil otros.
Los que trabajan en la producción, tramitación y procesamiento de documentos
no son llamados ni consultados cuando se prepara la informatización en la
Administración de una Institución, no obstante ser expertos natos en su
gestión, en los tres Poderes del Estado. Ellos pueden aportar sugerencias para
la homologación mediante computadoras. En la profesión Archivistica habrá
especialistas en homologación informatizada.

7.1.3. Objetivos de la homologación

Se esperan de la homologación tres tipos de aportes:
- facilitar las actividades,
- abaratar costos
- brindar seguridad jurídica.
Facilitar actividades desde tres puntos: Agilidad, menor tramitación, mejor
capacitación del personal
Abaratar costos: Por simplificación burocrática, por facilidad en la selección
documental, por precios de equipos normalizados
Aportar seguridad por que significa una Política Documental previamente
consensuada.

66
Es bueno que las normas burocráticas perduren en el tiempo, como los
horarios de los servicios de transporte. La homologación y su perdurabilidad
traen a los usuarios externos –también a los oficinistas y funcionarios- la
sensación de seriedad y confiabilidad.
La perdurabilidad no impide prestar atención constante a las normas
homologadas para que respondan en cada momento a la gran cantidad y
variedad de usuarios, de modo que el servicio siempre se halle al tope.
Cuando las normas perduran se acrecienta la seguridad jurídica porque se
extiende la confianza, que es un fundamento de la sana Burocracia, indica que
hay previsión y se impide la emisión de normas para favorecer a un amigo o
pariente.

7.1.4. Teoría Archivística para la Homologación de documentos

7.1.4.1. Funciones y Tipos Documentales
El archivista o Administrador de Documentos y Archivos ha de saber que se da
una relación dialéctica entre Tipos Documentales y Funciones: Los primeros
dependen de las segundas, pero los Tipos Documentales pueden simplificar o
complicar la marcha de las Funciones. Por eso, todo esfuerzo por disminuir el
número de Tipos Documentales o de normalizarlos y homologarlos a lo largo
de muchas instituciones incide en la disminución de complejidad y peso, en el
desenvolvimiento de las funciones y actividades. Esto beneficia increíblemente
a los usuarios. Veamos un poco de teoría.
El Estado sirve a la sociedad, mediante funciones que tienden a ser
permanentes. Las más antiguas nos llegan desde los Incas –como el correo-; o
de la Colonia –como el financiamiento basado en impuestos sobre el comercio-
Otras funciones son nuevas como el turismo y la prevención de la salud. En el
medio quedan la atención a la educación y la sanidad pública, tomados del
ámbito privado eclesiástico, en Europa.
Los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial cumplen estas funciones, en
democracia. Todas ellas más las funciones del ámbito no estatal se clasifican
en dos grandes taxones:
Funciones de apoyo –que son comunes a todas las instituciones– como las
relacionadas con personal, movimiento económico y mantenimiento. Alguna
más, pero no quiero entrar en detalles.
Funciones sustantivas o características que conducen a la finalidad de cada
tipo de institución: los Bancos, la industria, el comercio, la enseñanza, etc.
Esta distinción allana el método de extender la homologación.
Las funciones se ejecutan mediante actividades. La función sustantiva de un
hospital tiene actividades de prevención, clínica, análisis biológicos,
internación, etc. y cada actividad se ejerce por medio de casos individuales.
A su vez, cada actividad se cumple en transacciones equivalentes a
tramitaciones o gestiones concretas compuestas de acciones (que son los
aportes singulares exigidos por cada trámite).
Tenemos pues: funciones, actividades y transacciones o casos individuales. La
Burocracia trabaja básicamente en el nivel de las actividades, planificándolas y
homologándolas
Resumen. La Homologación es una de las principales actividades Archivístico-
Burocráticas de la cual toman sentido los Manuales de Procedimiento, los
Requisitos
7.1.4.2. Actividades de apoyo y actividades sustantivas

67
Entre las actividades, el trabajo de homologación suele elegir, en primer lugar,
las actividades facilitativas o de apoyo, dado que, al ser comunes a todas las
instituciones, cualquier norma para regirlas es aplicable en grandes ámbitos
territoriales, con pocas variantes. Son, asimismo, muy conocidas, ya
estudiadas y rutinarias. Generalmente poseen normas. Lo único que falta es
racionalizarlas, homologándolas.
Luego se busca homologar las actividades sustantivas más comunes en cada
tipo de institución: salud, educación, transporte de pasajeros por tierra, aire y
mar, explotación minera, etc. porque todas instituciones docentes trabajan con
planes de estudio, programas, legajos de alumnos, actos académicos... De
igual modo, cada tipo de entidades. Por último, se emiten normas para cada
institución según sus peculiaridades irreductibles a un denominador común.
7.1.4.3. Cómo ampliar el círculo de la Homologación
La homologación se propaga por etapas parecidas a las siguientes:
Dado un sistema de administración de documentos y archivos, se efectúa un
relevamiento a lo largo y ancho de la institución sobre ciertos tipos
documentales que son muy comunes en los diversos departamentos
-correspondencia, solicitudes más frecuentes, expedientes de licencias y
ausencias, compras de caja chica y otros semejantes- se someten a estudio
inquiriendo si están homologadas y si los requisitos y la gestión están en línea
con la Constitución, los derechos de los involucrados, y actualizados.
Una vez elegida o formulada la normativa, se convoca a los responsables de
estos tipos documentales y se llega a un consenso entre la propuesta de los
técnicos y los oficinistas y las necesidades de los tramitantes.
Queda entonces impuesta la normativa un tiempo, como prueba de campo.
Cuando se ha probado y pulido la aplicación de la norma, queda firme en esa
institución.
Llega entonces el momento de tender puentes a las instituciones del mismo
rubro para dar a conocer los resultados y buscar acuerdos que homologuen la
gestión y aplicación de esos tipos documentales. Los primeros pasos son
lentos y recibidos con dudas.
Alcanzado el éxito en esta área limitada, se puede iniciar un nuevo ciclo de la
espiral homologadora empleando el método y sus etapas a otros tipos
documentales o gestiones.
Al reconocer las ventajas, se piensa en ampliar el círculo a cada vez más
entidades.
Conocidos los beneficios, muchas instituciones vendrán a pedirnos capacita
ción para integrarse a la corriente.
Cabe imaginar la homologación de Sistemas de Administración de Documentos
y Archivos vinculados por sus funciones por ejemplo, los sistemas de todas las
universidades o de los Bancos del Estado, o de Turismo, etc. Cuando haya
avanzado suficientemente ese proceso, habremos llegado a la apertura de esa
rama de la Jurisprudencia, que se llamará Derecho Documental.
7.1.4.4. La Homologación en el “mundo aldea”
Las funciones en la situación actual de “mundo aldea” pasan por un momento
muy favorable, porque los países van homologando las funciones existentes y
añadiendo las que resultan exitosas en otros países, por ejemplo, el ya
mencionado turismo, pero también la atención a la mujer, a la juventud, al
deporte, a las pensiones, retiros o jubilaciones. Es una cara buena de la

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globalización o mundialización porque no son cambios impuestos sino elegidos
por sus buenos efectos.
Nadie puede discutir la homologación (¿internacional?) de la hoja de escribir
tamaño A4, de las especificaciones para el correo electrónico, de la lengua
inglesa para los contactos con las torres de control de los aeropuertos y las ya
seculares del Sistema decimal de pesos y medidas.

7.1.4.5. Homologación y Cultura

El Administrador de Documentos y Archivos estudiará una política para elegir
entre las homologaciones que nos vienen dadas o impuestas desde el
extranjero, a fin de que sean útiles al crecimiento de nuestro país, sin diluir ni
borrar nuestra cultura. La Política Documental, con su acervo teórico y con la
Burocracia, filtrarán para su jurisdicción todo lo que sea beneficioso, tratando
de obtener consensos a su derredor.
La Burocracia nace y vive encarnada en la cultura, se nutre de ella y le imprime
su sello. La homologación se plantea siguiendo los tiempos y niveles con que la
cultura se va difundiendo –como el aceite- en distintas regiones del planeta.
El comercio y la guerra han sido, a todo lo largo de la historia, los grandes
“homologadores” o transmisores de costumbres y modas. También hoy.
Dejemos la guerra al lado, como una peste. Vayamos al comercio.
El comercio no se agota en la compraventa, exporta idioma, estilo de vida, cine,
teatro, literatura, vestimenta, medicina, ciencia, investigación, dominio o
predominio en los medios de comunicación, tradiciones y las infaltables modas
en música, consumo, comida, diversiones, etc.
Cada Estado jurídicamente es soberano. En la práctica, no obstante, existen
cada vez más lazos que muerden la autonomía de estados aún de los muy
grandes –incluso los Estados Unidos-. Las comunicaciones, el comercio, los
vehículos de transporte masivo por tierra, aire y mar, las deudas externas, etc.
nos radican en un mundo profundamente interrelacionado como “una aldea” en
que todos conviven, sufren y piensan al unísono. Estamos saliendo de ser
naciones aisladas y entrando en la mundia o globalización. ¡Qué tentación
crear la Burocracia Universal, unívoca e igualitaria (como una aplanadora)!.
Los extremos, también en el s XXI, son malos. Ni las Burocracias y culturas
aisladas por soberanías monárquicas (cujus regio, eius religio = cada región, su
religión), ni la mundialización sin identidades obtenida a través de la Burocracia
de Kafka, Zamyatin y Orwell pero ahora de dimensión planetaria. En medio de
los extremos, imaginemos la homologación como una autopista de muchos
carriles.

7.1.5. Homologación y Manuales de Procedimiento

La Burocracia tendrá que disponer de Manuales de Procedimiento
homologados para cada tipo de servicio como tal, por encima de la variedad de
organismos del Estado o empresas privadas.
Véase qué cómodo es que las reglas de tránsito sean iguales u homólogas en
varios países o los requisitos para ingresar en cualquier país de Europa, para
los ciudadanos de un país miembro de la Comunidad.

Apéndice a la Homologación
Un artículo sobre “Terminales de autogestión” y “Kioscos digitales”
SCHERER, Fabiana. “Hágalo usted mismo” LNR (La Nación Revista)

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07/10/07 Buenos Aires. p 64-68. (Entrevista a NCR Corporation)
Como muy relacionado con la Homologación, veamos esta síntesis.
Las terminales de autogestión y los kioscos digitales nos aportan:
- “Libertad de hacerlo por sí mismo” nos brinda el autoservicio.
- El consumidor (léase usuario) ha de tener el Poder
- La tecnología ha de atender las necesidades y frustraciones del usuario.
- Cualquier espera no querida es pérdida de tiempo.
- Las terminales de autogestión o kioscos digitales no ocupan el lugar de los
humanos, sino que lo liberan de rutinas. Cada uno de ellos explica los
pasos para tramitar, de modo sencillo.
Sobre el uso de “Terminales de autogestión” y “Kioscos digitales”, Fabiana
Scherer ofrece:
. Primer ejemplo: Los cajeros multiuso que prestan muchos servicios y comu-
nicación bidireccional
- Segundo ejemplo: El servicio de cadenas de comidas rápidas
- Tercer ejemplo: Ventas de boletos y chek in en aerolíneas y aeropuertos.
- Cuarto ejemplo: Ingreso y salida de los hoteles. Cambios de suites
- Quinto ejemplo: Planes de turismo desde los hoteles o agencias de viajes
- Sexto ejemplo: La salud. Historias clínicas consultables desde cualquier lugar
y momento.
Resumen: En Argentina, utilizando la autogestión informatizada, podemos
administrar nuestro tiempo dedicado a trámites, realizándolos sin demoras,
desde el cualquier lugar y en el momento en que el usuario lo requiera.

Manuales de Procedimiento

7.2.1. Qué significa los Manuales de Procedimiento

El Manual de Procedimiento es un Reglamento u Hoja Instructiva que
determina todas las exigencias necesarias para acumular antecedentes
imprescindibles que permitan decidir con conocimiento de causa, a saber:
requisitos de persona habilitada, lugar, tiempo, plazos, soporte y formulario de
tramitación, de modo que queden a salvo los derechos de todos los usuarios.
Observación: Hay una sutil diferencia entre:
Procedimientos: Cada uno de los pasos o actuaciones que se cumplen al
perseguir un bien administrativo o jurídico mediante una tramitación.
Procedimiento en abstracto: Es el orden o secuencia que han de seguir los
pasos o actuaciones para obtener el bien que pretenden.
Puede haber Manuales Generales como el de difusión y confidencialidad, y
Manuales para una gestión determinada, como inscribir a un alumno o
concursar una cátedra.
La imagen del país está ligada a la existencia y cumplimiento de los Manuales
de Procedimiento, los requisitos y el modo de proponerlos y aplicarlos, por eso,
la Profesión Archivistica a de poner mucho empeño en el servicio de la teoría
de estos elementos, que la conectan con el Derecho, la Sociología –
Antropología, las Relaciones Públicas, la Semiología, la defensa de
consumidores, etc.

7.2.2. Variedad de tipos de Manuales de Procedimiento

Puede ser un reglamento sobre conductas; un folleto con instrucciones; una
hoja de especificaciones de calidad y tamaño del papel o de tipo de programa

70
informático; o a la normalización u homologación de la producción de
documentos o su eliminación etc.
Veamos ejemplos de documentos dispositivos directamente enderezados a la
Burocracia.

7.2.3. Normas y reglas técnicas. La palabra “técnicas” se contrapone a

caprichosas o nacidas de conveniencias políticas o provenientes de una
costumbre o rutina acrítica y repetitiva.
Las normas técnicas son estudiadas y decididas dentro de un contexto o
política integral y no como respuestas aisladas a una emergencia.
Hay matices diferenciales en los otros tipos de documentos que componen la
panoplia disponible. No doy definiciones taxativas. Las que pongo a
continuación, tienden a dar cabida más que a excluir. Ejemplos de algunos
posibles.
Reglas. Disposiciones más generales. Ejemplos: sobre el ingreso al depósito
de documentos: a quiénes está vedado y a quiénes permitido.
Normas. Disposiciones más concretas. Ejemplo: “Los administradores de
documentos y archivos iniciarán sus tareas abriendo y leyendo la correspon
dencia recibida”, o “El servidor para el correo electrónico permanecerá
encendido los días feriados”.
Especificaciones técnicas. Condiciones físicas requeridas para un elemento
o aparato, o para una obra. “Los originales de documentos perennes usarán
como soporte papel alcalino, de un gramaje de 80 g”. “Las tabulaciones se
graban en programa Excel”
Estándares. Anglicismo cuasi sinónimo de especificaciones técnicas. Niveles
de calidad o características exigidas a un elemento o aparato. Ejemplo: “La
tinta para impresoras de computadora será...”
Documentos viales. Los carteles que indican la velocidad permitida, las
curvas y las líneas del pavimento que señalan la dirección del tráfico, las
curvas y la separación de carriles son documentos dispositivos, en soportes no
convencionales. Son documentos nacidos de gestión, que no se pueden llamar
“de archivo”, porque no serán depositados en él.

7.2.4. La elección del tipo de documento dispositivo

La Burocracia debe estudiar el tipo documental que conviene en cada caso.
¿Cuándo conviene una ley? Opino que no es conveniente lo que puede
llamarse una Ley Reglamentista, es decir, que contiene disposiciones
detalladas y casuísticas y suele ser muy larga. Lo deseable, en general, es una
ley autopista más bien breve y con posibilidades abiertas a variantes
imprevistas. Esta ley es sustento de una o más reglamentaciones emitidas a
nivel de decretos, disposiciones o instructivos de la administración.
Modificar la ley para adecuarla al flujo constante de novedades técnicas o
planteos de sectores sociales es muy difícil y desgastante. Frecuentemente,
esta rigidez nos obliga a forzar su interpretación o directamente a
desconocerla, si queremos servir a los usuarios.
Apoyados por una Ley marco, si es necesario, cabe elegir un decreto, un
reglamento, un Manual de Procedimiento propiamente dicho, una disposición
administrativa, una norma, un Instructivo, etc.
Pueden considerase criterios para la elección:

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Elegir un nivel con suficiente autoridad para imponer sanciones, como los
decretos. Entre varias alternativas - decretos, reglamentos, manuales, etc.- el
nivel más bajo que sea efectivo, porque requiere menor esfuerzo para ser
actualizado y también aplicado. Si para ser modificado es preciso acudir a una
comisión ad hoc o para sancionar infracciones, recurrir al Poder Judicial, la
tramitación se diluiría eventualmente en vericuetos complicados quizás
innecesarios.
El principio es: norma firme, pero con suficiente flexibilidad.
El rango del tipo documental tiene que ver, entonces, con la categoría de las
infracciones previsibles. Si las penas previstas están a nivel de instituciones
nacionales o empresas extranjeras, la norma requerirá un decreto - o una ley -.
Son casos excepcionales. En la mayoría de los casos las faltas administrativas
involucran a ciudadanos o funcionarios de una escala baja en el organigrama.
Un reglamento o un Manual común son suficientes.
Paréntesis sobre el planteo de una Constitución. Debe contener las
grandes líneas consensuadas entre los partidos políticos y tendencias
principales de los habitantes de la nación. No convertirse leyes reglamentarias.
Homologación de los manuales de procedimiento, véase lo que acabamos
de tratar en el tópico la Homologación.

7.2.5. Proceso de redacción de Manuales de Procedimiento

Pensamiento central: Los Manuales de Procedimiento no se conciben ni se
producen uno por uno, sino como elementos de una red sistemática de normas.
Por eso acabamos de decir que se redactan durante la planificación de una
función o de un Tipo Documental y no como respuesta a una emergencia o
falla. Esto significa
- Recoger todas las normas ya existentes sobre el asunto que se estudia
buscando también disposiciones de distintas jurisdicciones para comparar
la legislación
- Tomar conocimiento de ellas y evaluarlas según los objetivos de la
actividad y los criterios que se estudian para los requisitos
- Analizar coherencia o diferencia entre normas, con el fin de homologarlas.
- Detectar vacíos legales y proponer ideas o bibliografía para llenarlos
orgánicamente.
- Formular líneas de posibles políticas generales relacionadas con el asunto
- Redactar manuales de procedimiento para los trámites más comunes
- Destacar la responsabilidad de cada funcionario vinculado al asunto.
Una vez afianzado el equipo de trabajo, puede perfeccionar su desempeño,
ascendiendo una vuelta en la espiral, para ampliar su visión. Le proponemos
entonces:
- Redactar -en vista de lo anteriormente estudiado y de la experiencia
adquirida- ciertas líneas políticas generales y otras más específicas del
área a la que pertenezca nuestra institución - salud, educación, comercio,
etc.-.
- Tomar decisiones sobre la oportunidad de dar primero a luz un manual que
establezca derechos, obligaciones y responsabilidades y luego uno para
normas operativas.
Si no hay urgencia de normas operativas, puede ser preferible redactar antes
un manual sobre los derechos y obligaciones de las partes involucradas en el
caso que estudiamos - por ejemplo: derechos y obligaciones de los usuarios de

72
empresas de construcción, de bancos, de la Dirección General de Impuestos-
Estos manuales sirven para abrir diálogo y obtener consensos que actuarán
como pavimento para que se deslice suave y eficazmente el instructivo
dedicado a los procedimientos que, a su vez, surgirán más ajustados y
sistemáticos entre sí.

7.2.6. Un equipo para redactar Manuales de Procedimiento

En un Sistema de Administración de Documentos y Archivos de una institución
compleja y grande, como un Ministerio o una Universidad Nacional habrá una
Dirección General de Política Normativa encargada de planificar, homologar y
hacer aprobar -o aprobar, si goza de autoridad- Manuales de Procedimiento
para toda la Institución. En cada gran sección de la Institución una oficina que
tenga entre sus funciones la Política Normativa para el sector, bajo la
supervisión de la Dirección General, para sus documentos y trámites
característicos.
La Dirección General de la Política Normativa, han de contar con juristas
técnicos de administración y cualquier otro experto que sea necesario. Los
Administradores de Documentos serán los convocantes y coordinadores. ¿No
le parece bien invitar a representantes de los usuarios de Organismos de
defensa de consumidor? Cuando sean servicios técnicos, habrá un
especialista. Ej.: médico.
Dijimos en la Conferencia anterior que no se ha de establecer una comisión u
oficina que se encargue de la Burocracia y esto sigue siendo válido. Estamos
hablando de un grupo de trabajo coordinado por Administradores de
Documentos en un Archivo Intermedio o en el seno de un Sistema de Archivos.
Los Manuales se piensan y redactan mirando a la tramitación y circulación de
documentos e información administrativos. Dado que esto representa el cruce
de relaciones regidas por documentos, la Burocracia nos acompaña con un
Profesional Archivero especializado en ella.
Según el nivel de complejidad o la cantidad de Tipos Documentales, los
expertos que participan en el trabajo serán más o menos. Pero en todos los
casos son los archiveros quienes convocan y coordinan la tarea. Quizás cueste
llegar a esta responsabilidad, pero hemos de conquistarla mostrando
capacidad y experiencia. Será una materia claven en el Plan de Estudios.
El equipo se dedicará a emitir normas y homologarlas hacia dentro del Sistema.
Estas a su vez serán coordinadas con las dependencias análogas próximas
para llegar ulteriormente hasta donde se vea oportuno, tal como acabamos de
ver al explicar cómo ampliar el círculo de la Homologación.
7.2.7. Una decisión operativa
El equipo ¿debe tomar a su cargo las sanciones? ¿Será mejor que las
sanciones sean evaluadas e impuestas por él o que actúe como fiscal para
elevarlas a un organismo que lleve el control administrativo general de la
institución? Adhiero a esta segunda posibilidad. El problema de fondo, no
obstante, no es tanto evaluar y sancionar, sino que este organismo introduzca
profundamente la cultura de cumplimiento de lo establecido, en todos los
miembros de la institución y en los usuarios. La elevación de la cultura cívica y
de la responsabilidad es la base de toda convivencia.

73
 Conferencia nº 8:
ACTIVIDADES Y NOCIONES
ARCHIVISTICO-BUROCRACTICAS 2
8.1. Los Requisitos
8.1.1 ¿Hacen falta los requisitos?
Sí. Son la llave que abre la puerta o el contacto que enciende la luz. La llave
entre la voluntad del iniciador y el resultado o beneficio que pretende..Los
requisitos no sólo se usan para el trámite en sí, sino para encauzar otras
actividades. Así se lee en la definición.

8.1.2. Definición.
Requisitos son las condiciones y características que han de exigirse para
cumplir una gestión, para desempeñar una función, desarrollar una actividad
con valor administrativo o jurídico, para clasificar o caratular un caso judicial,
para marcar grados de calidad o de culpabilidad y, en general, para asignar
una autopista y un carril a cualquier ejercicio de los derechos cívicos.
Sinónimos del término requisito son: condiciones y exigencias.
Gestión es el conjunto de acciones administrativas (estudiadas en Conferencia
7 al hablar de funciones, en la homologación) que cumplen los interesados –
emitente y destinatario o solicitante y otorgante, ciudadanos e instituciones
estatales y privadas- cuando se proponen obtener un beneficio administrativo,
jurídico o físico. No hay gestión, si no se dan requisitos.
Tramitación es la acumulación de antecedentes (documentales) necesarios
para decidir cada caso que motive una gestión.

8.1.3. Materia de los Requisitos

Materia de los Requisitos es toda actividad regida por una norma escrita. Los
requisitos se imponen para que se distinga un acto formal del ámbito
administrativo o jurídico, de un acto informal sin validez o sin autorización legal.
Los requisitos relacionados con trámites tienen que brindar certeza y
autenticidad (mención de autor -persona y cargo-, lugar e institución que emite
el documento, y fecha) al contenido que respaldan. Para ello, hay datos que
son comunes a las tramitaciones y que, de uno u otro modo, han de constar.
Tales datos son:
- Persona habilitada para emitir o recibir el documento,
- Tiempos y plazos,
- Lugares,
- Asuntos,
- Antecedentes adjuntos al documento principal,
- Soporte del texto –papel, pantalla de computadora, fotocopia...-.
- Tipo documental
Hay otros requisitos adecuados a la materia sobre la que se emiten, como las
especificaciones técnicas vistas en la Conferencia 5 (5.3.1.8., p 51)

74
8.1.3.1. Personas habilitadas para intervenir (Vease, además 8.2.2.)
Los Requisitos deben establecer un responsable del documento en cada paso
que da el expediente o la gestión.
Es menester llegar al nivel exacto en el organigrama –ni más alto, ni tan bajo
que no esté habilitado) Ej. Que el Ministro no firme la orden para comprar una
silla, ni un jefe la designación de un funcionario.
Los Requisitos tienen que garantizar que todos los que participen en la decisión
del caso hayan emitido su parecer. Todos ellos, pero nadie más. Ej. Para una
licencia por embarazo, el ginecólogo y el jefe de personal.
Personas habilitadas para ser iniciadores
Iniciadores imperativos para documentos dispositivos –decretos, ordenanzas,
etc.- son el Estado o las autoridades de una Entidad.
Iniciadores solicitantes que pueden ser ciudadanos del llano o instituciones
estatales o privadas
En uno u otro caso, hay requisitos referidos a qué iniciador tiene incumbencia
para emitir tal documento dispositivo o para aspirar a tal beneficio
administrativo o jurídico
Personas habilitadas para ser destinatarios.
Son destinatarios coactivos de los documentos dispositivos quienes
obedecen, porque sus requisitos marcan la inclusión o exclusión de personas
e instituciones destinatarias coactivas –quienes obedecen-.
Los destinatarios de las solicitudes son, a su vez, emisores de una merced o
beneficio y han de ser determinados en los requisitos
Los destinatarios de una merced o beneficio no son todos. Es menester
señalarlos en los requisitos.
Destinatarios de los servicios públicos son los que utilizan transporte,
comunicaciones, energía eléctrica, etc.
8.1.3.2. Tiempos y plazos: Hay distintos tiempos para incluir en los Requisitos
Hay tiempos hábiles para trámites específicos, como etapas escolares, o
vacaciones del Poder Judicial.
Hay tiempos etarios -Condiciones de edades máximas y mínimas-
Hay plazos de vigencia de documentos perentorios, al modo de validez de los
análisis clínicos o de los certificados de buena conducta, etc.
Hay plazos para iniciar y resolver tramitaciones.
Plazos de duración de la tramitación: presentación de antecedentes, por una
parte y de toma de decisiones, por la otra, etc.
Plazos que cancelan una transacción por desistimiento o abandono
8.1.3.3. Lugares: Ámbitos territoriales de la jurisdicción que se exigen para el
solicitante, el destinatario y su relación con el emplazamiento de la sede del
trámite.
Sitios físicos o informáticos para gestionar.
8.1.3.4. Asuntos: Imprescindible es distinguir y delimitar el tema mediante la
denominación o término técnico de lo que se solicita o se impone, sea esto un
acto, un beneficio o un bien físico. Ej. “Propiedad horizontal”
Los requisitos para que un delito sea robo son diferentes a los de un arrebato.
Se puede solicitar la “admisión” que no es lo mismo que el “ingreso”. La policía
admite una “denuncia” en ciertos casos, en otros, la “exposición” del hecho.
8.1.3.5. Adjuntos o anexos: que han de acompañar a la solicitud o al inicio de
la gestión. Puede ser necesario adjuntar documentos, elementos físicos, o de

75
otro tipo que ha de reunir la persona habilitada o designada para un cargo. Por
ejemplo la historia clínica, el certificado de estudios o residencia, etc.
8.1.3.6. Tipo documental que debe emplear el iniciador dispositivo u otorgante
según el caso: decreto, resolución, disposición, etc. y el iniciador solicitante
para el respectivo trámite: formulario a llenar, expediente, carta, otro. Asimismo
el tipo documental exigido a los asesores: informe técnico, dictamen, formulario
específico, etc.
8.1.3.7. El ejemplar original: El documento original es quien carga más
condiciones relacionadas con la autenticidad en el momento de concluir el
trámite y su preservación a lo largo del tiempo. También el soporte puede ser
único, doble o múltiple.
8.1.3.8. Las copias, su soporte, el objetivo de cada ejemplar que se emite, su
lugar de guarda (separada del original) la distribución limitada entre interesados
habilitados o libre, al público en general.
Estas dos tediosas páginas demuestran que la preparación de requisitos se
basa en una teoría específica tomada de la Diplomática y aplicables a la
gestión Administrativa y jurídica.

8.1.4. Objetivos a los que sirven los requisitos

Los requisitos pretenden objetivos. No han de ser caprichosos ni subordinarse
a segundas intenciones. Repasemos algunos objetivos:
1er. Objetivo. Dar solidez al acto jurídico o administrativo y a su registro
documental.
2º Objetivo. Poner en manos de los interesados, todos y solos los elementos
de juicio que necesitan para decidir o resolver lo que se está gestionando.
Observación: el adjetivo todos ha de ser delimitado. Lo haré en este aspecto:
Reunir todos los antecedentes es la tendencia. Cuando no sea posible, la
autoridad elegirá los que mejor le permitan evaluar la situación. Por ejemplo:
puede ser imposible exigir documentos de nacimiento a un refugiado o, en el
momento de jubilarse, presentar los certificados del primer trabajo de la
juventud.
3er. Objetivo. Brindar igualdad de condiciones frente a la ley, a los ciudadanos
habilitados. Los requisitos son formulados antes de conocer los futuros
solicitantes o prescindiendo de lo que se sepa de cada uno. Nunca hechos a
medida para un destinatario. Esta igualdad es uno de los grandes aportes de
los requisitos y la Burocracia. Bien dice el refrán: Ley pareja no es rigurosa.
Lo contrario a este objetivo es el amiguismo, el intercambio de favores o el
nepotismo, léase corrupción.
4º. Objetivo. Establecer la seguridad jurídica. Para ello,
- Mantener Las exigencias de la tramitación durante lapsos prolongados. De
este modo, la ciudadanía o los interesados pueden capacitarse y estar
preparados para competir, con reglas de juego conocidas.
- Respetar el derecho adquirido por los beneficiarios de una decisión.
- Prever cuidadosamente las exigencias y requisitos a cumplir por el ganador
de una licitación, de modo que no sea menester agregar o corregir
cláusulas una vez otorgada la concesión. Tengamos muy presente que
responder ulteriormente a problemas surgidos luego del resultado o
durante su desarrollo es abrir una puerta a cualquier clase de actos
corruptos. Es ilegal casi siempre introducir modificaciones luego de adjudi-
cada la licitación. Lo correcto es convocar a otra licitación. La democracia

76
 exige esta inversión
5° objetivo. Facilitar y agilizar la tramitación. Para ello:
- Ofrecer hojas instructivas tan claras y bien explicadas, que el solicitante
esté: seguro de que su gestión marchará sin la sorpresa de: “falta una foto”
- Suprimir o disminuir idas y venidas prescindibles o evitables mediante
formularios y rutina muy bien estudiados.
- Tener a mano el stock de impresos necesarios para repartir a todos los que
vengan, sin obligarlos a volver
- Hacer que la informática trabaje a favor de quien vive lejos y de todos.
Observación: La planificación del equipamiento y del servicio Informático
debe ser hecha por expertos en Usuarios, a fin de que su utilización sea
ubicada en el contexto de una política de servicio a la sociedad, no
únicamente de la institución compradora del equipo.
6° objetivo. Abrir puertas, desatar nudos. Al contrario de lo que vulgarmente
opinamos, los requisitos son –como dijimos al principio del capítulo- llaves de
contacto para encender luces y llaves para abrir puertas.

8.1.5. Defectos más comunes de los Requisitos

Los requisitos no suelen mirar la paridad entre los actores. En toda tramitación,
hay derechos y obligaciones en juego, por parte del iniciador y del destinatario,
del emisor y del receptor. Lo común es que se cargan ventajas para quien
redacta los requisitos. Esto es anticonstitucional. Viola la “igualdad ante la Ley”
(Art.16 de la Constitución Nacional) De ahí que los requisitos deban ser
preparados y redactados por especialistas que miren a todo el contexto legal y
constitucional de la gestión o tramitación.
Carencia de un responsable en cada paso o momento del documento o
cuando el usuario necesita una instancia superior. El valor de un documento
parece ser despreciable. Nunca oí llamar la atención –y menos sancionar- a
alguien por la pérdida de un documento. Las Instituciones parecen no sentir
efecto negativo alguno. Los pobres ciudadanos frecuentemente sufrimos una
catástrofe a veces irreparable, pero es como si cayera un rayo ¿qué vas a
hacer? Si se trata de tramitar un pasaporte para viajar hay que mover
influencias para que sea emitido a tiempo. Nadie tiene la culpa. “Ud sabe, en
febrero están de vacaciones”
Falta perspectiva desde los objetivos generales. Ni la tramitación, ni la
Burocracia constituyen realidades completas en sí mismas, integran la Política
de Gobierno cuyo primer objetivo es elevar el nivel de vida democrática –libre y
creativa- de las personas físicas y jurídicas. . Ningún requisito puede rozar
siquiera a la Constitución y los derechos cívicos y humanos. .
En cada requisito laten la afirmación de derechos y obligaciones de la
institución, de los ciudadanos y de la sociedad afectable. Además, las exigen-
cias no son para frenar, sino para abrir caminos a la iniciativa y creatividad.
Redacción restrictiva o negativa. Los requisitos tienen que ser redactados en
positivo. “Mediante un certificado, Ud puede acceder a...” En vez del clásico
“Son requisitos para acceder a...” o “No puede ingresar si no reúne estas
condiciones”.
La Burocracia y los requisitos se desenvuelven en la pradera de la vida
democrática y creativa, cuya elevación indefinida buscamos a todos los niveles:
internacional, nacional, provincial, municipal y barrial.

77
Requisitos para un problema coyuntural. Los requisitos se piensan y
redactan según exigencias técnicas, no a medida de una excepción. A veces
se impone despreocupadamente una reglamentación a medida de una
emergencia (o para favorecer a alguien), que luego queda permanente, como
una piedra en el camino. Son esos requisitos mantenidos por inercia, como
“Haber cumplido los 21 años” en casos en que ya se están abriendo
posibilidades desde los dieciséis. O: una licitación se condiciona a la posesión
de una máquina que únicamente está en poder del amigo que licita.
Requisitos aislados. Cada organismo del Estado –o aún cada dependencia
menor- planifica su tramitación sin observar y comparar con las demás de su
misma jurisdicción o de otras con similar actividad, sin haber leído anteriores
manuales de procedimiento de esa dependencia, o conocer la política en la que
irán insertos los requisitos. Volvemos a exigir el contexto
Desconocimiento del usuario. La palabra usuario, a veces se ve unívoca
mente, varón, culto, joven, vecino de la oficina, con tiempo disponible, clima
templado, etc. Por el contrario, el que redacta un requisitos para un trámites ha
de prevenir las circunstancias más pesimistas que suele padecer el usuario.
Así causará el mínimo de inconvenientes.
Si el trámite es para pacientes -como pedir turno- no se puede aceptar que
deban hacer cola desde las 4 hs de la madrugada, Si es para jubilados o
personas mayores, ídem. Si la gestión involucra a personas que trabajan, es
menester atender a las horas de trabajo y así los demás requisitos.
La no exigencia de información. De qué sirve la pureza o falsedad del carné
de conducir, si no se exige en los controles rutinarios de la Policía o si quien lo
ejerce considera los requisitos elásticos o de goma.
Está mandado presentar el documento de identidad original, el policía lo ha
detenido por una infracción, sin embargo, el sospechoso presenta una
fotocopia gastada por el uso, de su identidad, o se excusa “me lo robaron,
tengo mucho apuro, por favor, déjeme ir”. Y el policía piensa que la norma no
rige en este caso (o acepta un regalito) y lo deja ir. Luego se descubre que era
narcotraficante. Un caso análogo: se designó, para trabajar en un hospital, a un
falso médico que no presentó su diploma original, “mañana lo traigo”-alegó-
Baja calidad del Servicio de Oficina. No es tolerable que se paralice una ven
tanilla (o 10 ventanillas) porque “se ha caído el sistema” informático. Como ese,
cualquier descuido que no se perdona al usuario, tampoco ha de disculparse a
la Institución que produce una molestia a quien se acerca a buscar servicio.
Lugar de la Tramitación. Se mira el interés de la Institución, en el centro de la
ciudad sin espacio para estacionamiento o sobre una avenida de tránsito
peligroso, lejos de los barrios populosos, sin posibilidad de tramitación por
pantalla. Todo lo contrario de la facilidad para el usuario. Lugar cercano al
usuario externo y, utilización del recurso informático o telefónico.

8.1.6. El arte de aplicar los Requisitos

Hay casos como éste: Boris Becker, tenista conocido, llega para jugar a la
cancha de Wimbledon. Es su partido programado, pero se presenta sin su
documento de identidad. El encargado del ingreso le dice: “Yo te conozco y sé
que tienes que jugar, pero es obligatorio presentar el documento. Debes ir a
traerlo”.

78
La Burocracia, como profesión que es, exige al profesional que actúe según su
juicio, del mismo modo que el ejercicio del Derecho, la Medicina y la
conducción de vehículos requieren prudencia, justicia y oportunidad en la
solución del asunto. Para ello, lo ubican en el contexto dado.
Ya se dijo también que los que día por día aplican la normativa en cualquier
campo de la administración descubren defasajes u obsolescencias de las
reglas o requisitos. Esto ha de combatirse como la mala hierba en un cultivo.
Los modos de combatirlos son:
- Estableciendo las normas al nivel jurídico más accesible a actualizaciones
que se pueda, sin restarle jerarquía y fuerza de aplicación. Ver en la Confe
rencia anterior (7.2.4.) al hablar de la elección del tipo de Manual de
Procedimiento
- Adelantándose o siguiendo muy de cerca las variables en la tramitación o las
advertencias de quienes tratan directamente a los ciudadanos que acuden a
sus ventanillas o a los déficit y delitos denunciados por los medios de
comunicación masivos o especializados
- En el lapso más breve posible hay que sentarse a consensuar una nueva
regla o la corrección del punto que se ha convertido en trampa para los que
gestionan.
Valga repetir ahora que Burocracia no es la reacción a una inesperada
novedad administrativa ni un capricho, es la red de autopistas y vías férreas
que permite el movimiento expedito de todos los habitantes en el ancho mundo
del s XXI. Necesita profesionales formados en las especialidades de la
Archivología y la Burocracia que conduzcan un organismo del Estado cuyos
Directores sean elegidos por concurso, lejos del interés político-partidario.
Cierro aquí el tema pero me placería que quedáramos convencidos de que es
necesaria una teoría orgánica y completa de los requisitos.

8.1.7. Problemas de los Requisitos. Seguridad jurídica lenta, agilidad.

8.1.7.1. Seguridad Jurídica. Los Procedimientos existen para garantizar la
autenticidad de los documentos, el acierto en las decisiones, su legalidad y el
mejor servicio del iniciador del trámite o de su destinatario. Los Procedimientos
se desenvuelven entre dos extremos: la seguridad jurídica y la agilidad de la
gestión.
El Burócrata persigue la seguridad propia y de su institución y el iniciador o el
destinatario necesitan agilidad. Desde detrás del mostrador es muy fácil pedir
(¿ordenar?) “Vuelva Ud mañana”. Desde el lado de la calle, hay una madre con
hijos pequeños, un empleado trabajador que pierde su jornal, un enfermo,
alguien que viajó dos horas para llegar y volverá con dos horas de vuelta,
etc,etc.
Esta tensión entre agilidad y seguridad merece constante estudio de
actualización para compatibilizarlos con el menor costo para el usuario de a
pie. Para eso está la informática. El Administrador de Documentos y Archivos,
en el s XXI, toma la iniciativa de participar y promover Manuales de
Procedimiento replanteados multiciencialmente y no bajo la óptica exclusiva de
los abogados o de los jefes de la institución. Nos acompañarán los juristas, los
informáticos, los sociólogos y otros, según el tipo documental de que se trate
-historias clínicas, planos, actas de elecciones, etc.-.
Luciana Duranti explica que la búsqueda de seguridad y certeza es la raíz de la
burocracia, a saber. Dice así:

79
“Con el aumento de la burocracia, el mundo real (...) comenzó a ser visto como
una serie de hechos verificables y extractables que, transportados dentro del
documento, se convirtieron en idénticos con él. Esta evolución fue determinada
por la circunstancia de que un burócrata (...) deseaba alcanzar del usuario, la
realidad del hecho, sin haber participado en él. Por lo tanto, la burocracia
primero divide el mundo en hechos, luego exige su registro y finalmente
transforma cada documento en un hecho (…)”
“El segundo método para comparar el documento con el hecho es directo. Más
que preocuparse por la veracidad del documento, la burocracia se concentra en
que su registro esté completo. Los documentos pueden ser evaluados (...) por
sus formalidades. Esta evaluación importa para redefinir el documento como un
hecho visible en que el usuario está presente. Si un documento posee todas las
variadas formas burocráticamente necesarias y estas formas están completas,
el burócrata logra la tranquilidad completa y trata al documento como una cosa
que muestra lo que es. El que esté completo es el estándar principal, válido
para evaluar verdaderamente los documentos.”
“Cualquier manual, directiva o circular referido al redactor de documentos
enfatiza no que los documentos deban ser verdaderos, sino que deben
estar completos. La calidad de completo es el camino del burócrata hacia
lo real. ¿Cómo?.”
“Permítame tomar como ejemplos dos elementos comunes a distintas formas
de documento: la firma y la fecha. Exigiendo la firma, la burocracia pide al
redactor que declare, mediante su acto de firmar, que su documento refleja los
hechos. La declaración de que un documento es adecuado lo convierte en el
hecho para el burócrata”.
“La firma pasa al redactor la responsabilidad, sobre sus palabras, por lo tanto,
el burócrata no necesita controlar el documento para ver si coincide con el
hecho, porque la firma muestra y establece legalmente dónde reside la
responsabilidad”. (…) “La firma es el hecho. Requiriendo la indicación de lugar
y fecha en los que fue escrito un documento, la burocracia transforma el
documento en el hecho, porque la mención de los datos tópico y cronológico
captura la relación entre el escritor y el hecho, y esta relación se vuelve una de
las cosas que el documento trata de decir: un hecho que pertenece al pasado
puede ser conocido por el usuario del documento, si la relación entre la
persona que escribe y el hecho en sí mismo queda localizada en el espacio y
en el tiempo”. DURANTI, Luciana. “Hecho, acto y función del documento en relación
a ellos” Conceptos sobre Burocracia y burócratas p 55-57, en Diplomática. Nuevos
usos para una antigua ciencia. Carmona (Sevilla), S & C ediciones. 1996. 170 p.
Trad. Manuel Vázquez.
Esta cuidadosa descripción nos muestra el extremo más antiguo de la
Burocracia, la búsqueda de la seguridad de una realidad.
Hélio Beltrao la estigmatiza vívidamente:”La presencia del difunto merece
menos fe que el certificado de defunción” BELTRAO, Hélio.
“Desburocratizaçao, a distensao que falta” p 5-8 en Arquivo & Administraçao.
Associaçao dos Arquivistas Brasileiros. Agosto 1979. Este autor es el ideólogo
de la Desburocratización en Brasil, iniciada en 1967
Este es el extremo de la seguridad o firmeza que se espera del registro
documental para servir jurídica o administrativamente. Es básico. Si hay dudas
sobre la legitimidad del registro documental o documento, todo lo que siga
estará viciado. No existirá tramitación ni gestión.

80
Si miramos únicamente a este extremo, toda prudencia es poca, los plazos son
un precio siempre barato. Esto es lo que piensa el burócrata, cuya
responsabilidad está en juego. También le interesa la seguridad al iniciador,
pero él paga el precio.
8.1.7.2. Extremo de la Agilidad en la tramitación. De los procedimientos
judiciales se dice: Justicia lenta no es Justicia. También, en la tramitación Admi.
nistrativa.
Cuentan que a Napoleón Bonaparte recurrió su secretario Bourrienne
diciéndole: No doy abasto con la cantidad de solicitudes que le envían a Ud.
Napoleón lo miró con suficiencia burlona y dictaminó: Abra Ud. la correspon
dencia con un retraso de tres meses y la mayoría de las peticiones ya no
tendrá sentido..... Si la gestión da vueltas y vueltas, cuando se resuelve, suele
ser inútil.
Gran parte de la lentitud de la Burocracia nace de que hay una desconfianza
arraigada en los gobernantes. Suponen que todo solicitante pretende estafar al
Estado. Por eso lo carga de requisitos. Los ciudadanos honrados quedan
atrapados en la maraña. Quien está decidido a delinquir sabe encontrar los
atajos. El gobernante no consigue su objetivo y el ciudadano se siente muy mal
atendido.
El tiempo es el precio que paga principalmente el interesado en el resultado,
pero también significa erogaciones en personal y gastos para la sede de la
tramitación
La racionalización es quien pone en los platillos de la balanza, los intereses
del consumidor, los derechos del ciudadano y, en general los objetivos de una
sociedad organizada.
La agilidad, además de tiempo, supone la supresión de movimientos y
traslados de personas y papeles. En el s XXI, hay megalópolis, con
urbanizaciones y barrios marginales –esto significa distancias considerables-,
los discapacitados se integran a la vida ciudadana activa –antes no tramitaban-
el nivel bajo de lecto-escritura en la población es todavía frecuente, también las
madres solteras adolescentes y jóvenes, a las que desplazarse fuera de casa
es muy difícil
Venimos diciendo que el solicitante únicamente debe ser convocado personal
mente una sola vez cuando sea imprescindible. La comunicación es lo que
sobra hoy. Por ejemplo en una pantalla de la computadora en la oficina
municipal o bancaria del barrio del tramitante.
La informática, justamente es la herramienta de elección para la agilidad.
Padece problemas en la autenticidad y permanencia del texto a lo largo del
tiempo, pero no son insolubles. Hay que distinguir los casos. Aquellas
iniciativas para las que resulte inconveniente el soporte informático pueden
utilizar recursos convencionales. Son la excepción.
La Informática permite enviar simultáneamente –o con una secuencia rápida- la
solicitud del iniciador a cada uno de quienes deben emitir su opinión o
dictamen, acelerando increíblemente los tiempos. Si los Requisitos son
acertados, no peligrará la garantía de autenticidad ni el sigilo de la tramitación,
cuando se requiere..

8.2. Los Usuarios de las actividades

Archivístico-Burocráticas

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8.2.1. Quiénes son usuarios de las actividades Archivístico-Burocráticas
Usuario de la actividad Archivístico-Burocrática es la persona o institución que
participa activa o pasivamente en la gestión o aplicación de las normas. Los
que emiten las normas son usuarios, no dueños de la actividad. Al mismo nivel
que los que han de cumplirlas, los solicitantes, los afectados directa o
indirectamente por una gestión o por el funcionamiento de la Administración.
La reforma cultural que supone la propuesta de este Curso vincula y reata la
redacción de pautas de conducta, requisitos y especificaciones a las bases
esenciales de la democracia. Queda desterrada la formulación cuasi aleatoria
de normas que miopemente miran a resolver cada problema por separado

8.2.2. Clasificación de los Usuarios actores (Véase, además 8.1.3.1)

No es trivial señalar los distintos roles que desempeñan las personas:
habitantes, ciudadanos y funcionarios, o las Instituciones –incluidos los tres
Poderes del Estado-. Uno de los objetivos es señalar a cada actor o paciente
de la Administración, su dependencia de la Constitución y los derechos cívicos
y humanos.
Roles de los Usuarios actores
Siempre hay dos extremos en una gestión. Un iniciador y un destinatario, pero
estos extremos desempeñan distintos roles.
Iniciador es quien toma la iniciativa de abrir una tramitación. Puede ser el que
impone una norma dispositiva por propia iniciativa y puede ser también un
solicitante que pide un bien a obtener.
Destinatario puede ser el que ha de obedecer el documento dispositivo,
también es quien recibe la solicitud, la tramita y luego resuelve el caso. Por
último destinatario es el beneficiario que recibe el bien gestionado o la
negativa.
Emitente y destinatario En los documentos dispositivos, como los decretos y las
leyes, los iniciadores cumplen el rol de emitentes que imperan para destina
tarios cuyo rol es obedecer.
Solicitante y otorgante es el caso más común. El iniciador pide o requiere una
merced o beneficio y el destinatario es quien la concede o
deniega.
Ciudadanos -personas físicas- e instituciones –personas jurídicas- pueden
actuar en cualquiera de los dos extremos. Lo más común es que los
ciudadanos sean los solicitantes. Un organismo estatal –una escuela- solicita
refacciones, o el Gobernador solicita al Presidente que traspase a su
jurisdicción los documentos que un organismo nacional tramitó en su territorio.
Estos son los involucrados directa y voluntariamente en la actividad
burocrática.
En el s XXI hay que trabajar sobre un nuevo perfil de los usuarios individuales.
Veamos:

8.2.3. Estudio de los Usuarios

8.2.3.1. Usuarios individuales
Repasemos los usuarios individuales desde la esquina de su carácter de
ciudadanos: Quienes redactan actualmente manuales de procedimiento
acumulan requisitos y formularios como si el interesado fuera en todos los
casos varón, culto, con facilidad de transporte, tiempo disponible y solvencia
para llenar formularios incomprensibles. La realidad es que a las oficinas

82
concurren analfabetos funcionales que desfallecen ante un formulario para
llenar y madres solteras que cargan tres hijos pequeños, discapacitados
motores, indocumentados, etc.
Introduzcamos el concepto de usuario débil e indefenso: Carecientes, discapaci
tados, analfabetos, madres solas con hijos menores y otros. Que la informática
se use para incluirlos entre todos, como sedes de derechos cívicos que son,
igual que los demás.
Los documentos, a su vez, tienen usuarios característicos, según las funciones
a las que sirven. No es suficiente hablar de usuarios. En los servicios de salud,
usuarios son ciudadanos que están en proceso de curación de manera
ambulatoria o como internados, o previenen su salud, Todavía hay enfermos
infantiles, ancianos, terminales, etc. Los requisitos tomarán en cuenta estas
diferencias para adaptarse a cada categoría.
En los servicios educativos hay jardines maternales, preescolares, escuelas
primarias, secundarias o terciarias. Escuelas técnicas, academias privadas,
universidades y cursos de postgrado. Los usuarios son docentes, alumnos y no
docentes, cada uno de los cuales presenta características muy diferentes.
Las muy variadas tareas de los Bancos atienden a clientes de perfil definido: el
depositante, el que paga impuestos, el que cobra subsidios, el empresario.
Quienes se hagan cargo de redactar Manuales de Procedimiento han de
reclamar la incumbencia de presidir los equipos que formulan requisitos con el
fin de llevar a cabo la tarea con estas especificaciones.
8.2.3.2. La institución sede de la producción de documental
Este es el primer usuario clásico. Aparte de lo escrito y previsible, en el s XXI
se colocan los siguientes acentos:
- La Burocracia tiene a su cargo la existencia y aplicación de documentos que
sustentan los derechos y atribuciones de la institución.
- Dicha institución, a su vez, funda y sustenta derechos o bienes tanto de los
que obedecen sus documentos dispositivos como de los que en ella
tramitan o solicitan algo. Si prestan servicios, como el transporte, son
responsables de los derechos de los beneficiarios.
- La institución, en cuanto usuaria y no dueña del trámite, no puede exigir
todo a los ciudadanos y sentirse con derecho a incumplir sus obligaciones.
Por ejemplo cuando la institución se disculpa: “Vuelva de aquí a dos horas.
Se ha caído el sistema (informático)”, está quebrantando el principio de
equidad, a no ser que permita a los que vienen a pagar o entregar lo que le
fue solicitado, una tolerancia igual a la que exige para sí misma No podrá
objetar al interesado, cuando llegue tarde dos minutos: “Debe pagar
intereses” o “El trámite ya está cerrado”. Otra alternativa será exigir a la
institución que indemnice el tiempo perdido, el costo del viaje y el daño
eventual -incluido el disgusto.
8.2.3.3. La comunidad afectada
Cuando un miembro de la comunidad causa un perjuicio que afecta a los
vecinos próximos o remotos, como el derrame de efluentes contaminantes por
aire, agua o suelo, el vecindario –que puede incluir naciones, como en el caso
de Chernobyl- quedan involucrados como usuarios de los documentos
relacionados con el perjuicio recibido.
Este usuario no había sido incluido en los textos que enumeraban los que se
consideraban usuarios. En el s XXI no sólo hay que incluirlos, sino que ha de
establecerse por ley que tiene derecho al acceso a los documentos del

83
individuo o institución relacionados con el daño, sea este miembro privado o
estatal de cualquiera de los tres poderes o de nivel internacional, nacional,
provincial o municipal.
Hay un caso interesante relacionado con Usuarios afectados. Después de los
atentados a las Torres Gemelas, se indemnizó por igual a ciudadanos y
habitantes indocumentados.
Quizás debiera incluirse como perjuicio a la comunidad circundante, el cierre de
una industria que es fuente de trabajo para una comunidad que probablemente
ha nacido y se ha desarrollado alrededor de ella.
También convierte en usuarios a los damnificados de una institución que
otorga, deniega, o comete un error o delito que perjudica a terceros. Por
ejemplo el caso de las transfusiones de sangre contaminada. En estos casos
ha de concederse derecho al acceso a los documentos de la institución a los
infectados para que puedan fundamentar un juicio o sanción contra sus
agresores. Correlativamente, una ley debe castigar en todos los casos la
desaparición o destrucción indebida de documentos.
8.2.3.4. La sociedad en general
La costumbre y tradición ha inculcado que cada institución desarrolle la
Burocracia que le corresponde. En la Conferencia 6 (subtítulo Archivología y
Burocracia en un mismo proyecto) hemos acordado que, tanto la Burocracia
como la Administración de Documentos, además de cumplir con su jurisdicción,
han de dedicarse a la red total de circulación de normas y documentos en
relación a la totalidad de la sociedad, en cuanto conjunto de personas e
instituciones organizadas en comunidades de nivel internacional, nacional,
provincial y municipal.
8.2.3.5. Burocracia Internacional
En este mundo del s XXI vivimos tan interdependientes mental, administrativa y
jurídicamente que documentos y actividades de un país producen efectos en
otros muchos aunque sean antípodas. Entre los Administradores de Documen
tos se necesitarán especialistas en Burocracia Internacional que estudie
lagunas en normas internacionales o en nuestra legislación, que nos coloque
en posición de inferioridad jurídica. Nos ha pasado con los requisitos que nos
imponían para el pago de la deuda externa.
8.2.3.6. Usuarios investigadores
En el s XX, “investigador de documentos” sonaba a sinónimo de historiador o
investigador retrospectivo. En el s XXI, el planteo de circulación de los
documentos y la información administrativa asume compromisos con los
derechos inherentes a la Democracia -separación de los Tres Poderes, libertad
de información, transparencia, participación ciudadana, hábeas data, etc- ha de
adecuarse la legislación para que sean admitidos como consultantes los que
estudian o quieren conocer la realidad presente en base a los documentos
nacidos de gestión.
Debemos imaginar una Política de circulación de documentos e información
abierta a sociólogos, periodistas, juristas, afectados, interesados –que analizan
el presente- además de los clásicos historiadores y curiosos de temas
retrospectivos.

8.3. La compilación de digestos de leyes y normas

Digestos son colecciones temáticas de leyes, decretos y reglamentos. Por
ejemplo: Obligaciones y derechos de los Partidos Políticos; de los electores;

84
Leyes laborales o sobre alquileres etc.
Quienes se encarguen de actividades Archivístico-Burocráticas prestarán un
servicio a la comunidad si toman la costumbre de reunir y editar conjuntos o
digestos de leyes o documentos dispositivos alrededor de temas de interés, por
ejemplo sobre: derechos de la mujer, de la juventud; normas de turismo o de
comercio exterior. Si se quiere una colección más inquisitiva, reuniríamos las
normas que otorgan ventajas económicas y administrativas (léase privilegios)
que la Burocracia dispone para los legisladores; o los reglamentos que rigen
las elecciones en los sindicatos y partidos políticos.
Para esta tarea, mejor todavía si asociamos a juristas o sociólogos que
comenten cada corpus documental que vea la luz.
Entiendo que esta actividad que ninguna Profesión ha tomado como propia
puede brindar a los Administradores de Documentos y Archivos, beneficios
tales como:
- Servicio a todo tipo de organismos estatales o privados que claman por un
librito que les indique si están repitiendo algo ya reglamentado o si existe
una norma ya promulgada para tal problema.
- Descubrimiento de lagunas legales o de leyes inapropiadas u obsoletas o
hasta decretos leyes de la época militar.
- Base de Estudio para formular Manuales de Procedimiento o sugerir Leyes
o normas técnicas que prevengan delitos, desgracias o “accidentes” de
puentes o construcciones.
- Fuente de ingresos económicos por la venta de estos digestos o por el
servicio que se ofrece en Municipalidades y Ministerios.
Actualmente se venden en librerías, digestos sobre legislación laboral.

Índices temáticos de leyes y normas.

85
 Conferencia 9
EL DERECHO DOCUMENTAL Y EL PERFIL DEL
ADMINISTRADOR DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
9.1. El Derecho Documental

9.1.1. Planteo de un déficit

Existen un Derecho Comercial que canaliza el aluvión o torrente potencial
mente asesino del mercado y un Derecho Laboral que pone a salvo la
integridad de los que trabajan en relación de dependencia, o el Derecho
Impositivo que encauza una Política de recaudación. Estas Ramas son
conducidas no por abogados, sino por especialistas de las correspondientes
profesiones. De idéntico modo debe existir un Derecho Documental para todo
el servicio de los documentos de gestión o de archivo que sea llevado por
Administradores de Documentos y Archivos y no por abogados.
En este curso y desde la Archivología y la Burocracia, detectamos una laguna
legal: Falta una rama del Derecho, el Derecho Documental que conduzca a las
instituciones y a los ciudadanos por el océano de Documentos –en papel e
informáticos en el que se desenvuelve la sociedad democrática para que no
naufrague.

9.1.2. Fundamentación de la propuesta

¿Una nueva rama o campo del Derecho? Sí. Es muy necesaria.
Hemos visto que la progresiva de dependencia de los hombres a los
documentos no cesa de crecer. No estamos en la situación del s XVII cuando la
cantidad de los documentos que motivaron las “Guerras Diplomáticas” no
alcanzaba, en toda Europa, el número que cualquiera de nosotros ha producido
en los primeros 40 años de su existencia.
En un mundo, entonces, en que la vida es inconcebible fuera del torrente de
documentos de los que dependemos tanto los documentados como los
indocumentados, es lógica una rama de la Jurisprudencia que se especialice
en el Derecho Documental
Otra razón concurrente: El entramado y cruzamiento de derechos regidos por
“papeles” pueden permitir un desenvolvimiento creativo y pleno de nuestra vida
personal y social, como en muchos países –pienso principalmente en los del
Norte de Europa, y Canadá- o aplastarla –como en las novelas de Kafka,
Zamyatin y Orwell,.
La mayoría de los países de Iberoamérica ha sufrido el derrumbe inesperado
de su vida republicana, durante el s XX. Intentemos que el Derecho Documen
tal sea cauce de ese torrente y defensa para no tropezar en la misma piedra.
En la Conferencia 6, en el punto 6.2.2. Se explicó que los Administradores de
Documentos y Archivos llegan a todos los “pliegues y repliegues” del
organigrama desde su Profesión que los vincula a todas las vicisitudes de los
documentos de gestión. Ellos son, por lo tanto, los ministros naturales de esta
incumbencia.
Supongo entonces que se justifica la existencia de una nueva Rama del
Derecho y que sean los Administradores de Documentos y Archivos los
ministros excluyentes de este servicio.

86
9.1.3. Las tres secciones del derecho documental
El Derecho Documental prestará servicio en 3 territorios de la Administración:
1. Documentos de gestión, portadores de derechos y obligaciones.
2. Circulación de la información administrativa, savia de la sociedad.
3. La burocracia, rectora de la vida ciudadana en Democracia.
9.1.3.1. 1ª. Sección del Código Documental: Los documentos de gestión,
portadores de derechos y obligaciones.
Constará de capítulos tales como:
Documentos como fuente de derechos, responsabilidades y obligaciones
Responsables de su custodia para cada edad de su ciclo vital
Normas técnicas para la eliminación o borrado de documentos
Necesidad de que exista un original inmodificable durante toda su vigencia
Cuidado de los originales en soportes informáticos y otros
La falsificación o pérdida de documentos actualizada al s XXI.
Teoría y aplicación de la prescripción legal, a problemas actuales.
Cultivo y servicio del Patrimonio Documental
Expliquemos brevemente los puntos no contemplados en otras Conferencias.
Normas técnicas para la eliminación o borrado de documentos
La Selección Documental debe ocupar un lugar en el Código. No quiero que
sea un reglamento. Lo que se necesita es sentar bases legales de algunos
puntos:
- Ningún documento de gestión se puede destruir, borrar de un soporte
informático o alterar sin una norma que lo permita
- Las Tablas de Selección (bajo cualquier denominación), promulgadas por
autoridad competente, obligan a su cumplimiento, atendiendo las normas
correspondientes.
- Quienes certifican las listas de documentos que han de eliminarse cada año
deben firmar los certificados o la denegación de algún lote que objeten.
- Los Profesionales Archiveros o Administradores de Documentos y Archivos
son quienes tienen incumbencia para redactarlas y elevarlas a la autoridad
administrativa competente
- Los documentos descartados deben ser efectivamente destruidos o
borrados. Tarea que se cumplirá bajo control del Archivo que los seleccionó.
- Las autoridades –incluidos presidentes, gobernadores y ministros- no
podrán sustraer del archivo documentos. Cuando cesan en su cargo,
pueden llevar consigo sólo copias de los que deseen.
La falsificación o pérdida de documentos actualizada al s XXI.
La falsificación clásica de documentos era sobre papel y se detectaba mediante
grafología o búsqueda de la máquina de escribir, los sellos, etc. Ahora hay que
legislar sobre delitos en documentos magnéticos –incluidos audiovisuales y
mensajes electrónicos- copias ópticas y documentos de tránsito sobre carpeta
asfáltica o en letreros imperativos.
La pérdida simple o ficta de un documento debe conducir a la persona o
institución causante o responsable. No cabe la carátula de “accidente” salvo
pocas excepciones
La destrucción de un documentos o de una serie completa ya está
contemplada (supongo), en el Código Penal y nuestro Código completará y
actualizará la regulación existente. Si hemos afirmado que los documentos de

87
gestión son fuente de derechos, la gravedad del delito se medirá por el valor
del derecho perdido, no únicamente por el perjuicio económico.
Teoría y aplicación de la prescripción a problemas actuales.
La prescripción propiamente dicha de la vigencia de un documento hace
caducar el derecho de alguien u otorga el derecho a otro. Actualmente hay
problemas característicos. El reclamo de indígenas a territorios atávicos, a
veces fundados en documentos de la época colonial.
Una novedad reside en los plazos asentados en las Tablas de Selección
Documental. Al determinar la eliminación o borrado de un documento, de hecho
se convierte en prescripción. Cabe, en estos casos, estudiar ambos extremos:
el de la decisión de la Tabla –que tiende a ser breve- o el de quien reclama
más tiempo para un pretendido derecho. Este segundo puede defenderse
diciendo que desconocía el lapso de la Tabla o ser acusado de morosidad y
descuido en presentar su protesta. Son temas dignos de tratamiento en el
Código Documental
En este momento se han considerado prescriptos por falta de documentos,
derechos a pequeñas propiedades inmuebles habitadas durante decenios por
nietos de peones de grandes estancias. En este caso la prescripción corría a
favor de esos pobladores, por posesión interrumpida y pacífica, pero la
extensión de los campos para la soja hizo valer documentos escritos recién
producidos, por encima del derecho objetivo. Hay que tener en cuenta estos
nuevos planteos en nuestro Código.
9.1.3.2. 2ª. Sección del Código Documental: la información contenida en
los documentos:
Circulación obligatoria de los documentos dispositivos
Privacidad de los documentos individuales y familiares
Secreto transitorio de ciertos documentos del Estado.
La filtración de información o la denegación indebida de ella
Producción y utilización de Informes periódicos en la Administración estatal
Cauces y límites de la transparencia democrática
La filtración de información ya está contemplada, aunque no recuerdo haber
oído que se castigue a nadie por ella. Algo parecido sucede con la utilización
de información confidencial de personas, fuera del objetivo por el cual había
sido requerida. Es un delito generalmente impune. En ambos casos, el
Profesional Archivero puede quedar involucrado, si no actúa. Con el respaldo
de un Código, tendrá el camino abierto para intervenir.
La denegación indebida. Cuando tengamos una normativa orgánica sobre
Circulación de Documentos –mejor, una sección del Código- quedará nítido lo
que es indebido. Por ahora, consigamos Manuales de Procedimiento
homologados y ajustémonos a ellos. Es lamentable ver que se impide a
investigadores o periodistas el acceso, por ejemplo a informes periódicos de los
organismos del Estado.
El anonimato de la autoridad. Tema relacionado con la circulación de la
información (Párrafo extraído de mi libro inédito La Burocracia autopista de la
Democracia Cap 11)
Max Weber da importancia a la impersonalidad: “Interesa el cargo, no el
individuo que lo desempeña”. Con esto pretende la equidad porque cree evitar
el amiguismo, pero abre la puerta a los demonios que luego nos mostraron
Kafka, Zamyatin y Orwell. En las obras de estos autores, la Burocracia es el
paradigma de un poder omnipresente, pero invisible, escondido en los miles de

88
pliegues de un organigrama laberíntico. Los habitantes (no ciudadanos) son
individuos sumergidos en una neblina desde la que el líder o Gran Hermano
habla, amenaza y ordena.
La imagen lúgubre de la Burocracia en las obras de estos tres autores proviene
de la insensibilidad impersonal. Los protagonistas se sienten ante una pesada
reja que los contiene en una celda y les impide el paso. Buscan la salida y no
logran encontrar a quien tiene la llave. Hay un poder difuso, lejano, inalcanza
ble, pero capaz de jugar con su destino sin razón aparente o lógica. Se dan con
una escala jerárquica en que ningún empleado o funcionario de escalafón es
quien ha decidido su prisión, sin embargo todos están encargados de
mantenerlo en ella.
La Burocracia que pretendemos en el Código Documental es la antítesis. No se
toleran pliegues. El autor de la ley y cada uno de los que la imponen son
responsables personalmente, para bien o para mal. Si se hace preciso algún
momento de secreto, se determina la confidencialidad de los documentos
relacionados que, en el plazo más breve posible, serán abiertos a la difusión,
no existen documentos del Estado perennemente secretos.
La Burocracia, por otra parte defiende la intimidad de las personas en su
carácter de individuos, y de las familias, pero no en cuanto a funcionarios o
actores de servicios a la comunidad.
En nuestra vida iberoamericana hemos padecido algo análogo a la opresión
anónima durante las dictaduras militares.
Cultura de la transparencia y la veracidad
La Profesión Archivístico-Burocrática debe imponer en la sociedad la cultura y
la ética de la transparencia comenzando por asuntos comprobables y sencillos
como la declaración de bienes y de ausencia de antecedentes policiales de los
candidatos. Los electores debemos establecer el no voto motivado en la
desconfianza para candidatos renuentes a abrir información sobre sí mismos y
ser inexorables para quienes sean sorprendidos en mentiras o falsedades.
Dejemos de ver al astuto o “vivo” como promesa de buen gobierno.
Un gobierno –los Tres Poderes- que trabaja pensando en los ciudadanos, más
que en su partido o en sus amigos, no debería tener nada que ocultar. Los
errores o los delitos de algún funcionario –incluidos el presidente, legisladores y
jueces- conocidos desde una fuente oficial antes que por pesquisas de
periodistas refuerza la mutua confianza entre pueblo y gobierno, introduce
bocanadas de oxigeno que, a mediano plazo, representan más que millones de
pesos gastados en propaganda televisiva. Es lo que esperamos los ciudadanos
La transparencia se aplica mediante la Burocracia que ha mirar no sólo a las
elecciones, sino a tantas maniobras viciosas que pueden rodearla.
Los otros dos Poderes, Legislativo y Judicial han de enrolarse en este
movimiento. La cultura de la transparencia no se alcanza a ver en ellos, desde
el llano. Todos –incluso legisladores y jueces- saldremos ganando en una
sociedad que ha desterrado los caminos cortos, los beneficios propios a costa
de los demás. Nos miraremos las caras limpias caminando con la frente alta,
todos iguales ante una Ley que nos eleva y abre todas las puertas legítimas
para nunca perjudicar a los conciudadanos de nuestro país y del mundo.
(Tomado de mí libro La Burocracia...cap 16)
Manejo antidemocrático de la información
Son variados lo pellizcos o sangrías que se hacen a la circulación de la
información para mejorar la imagen del Poder Ejecutivo. Pocas veces se ataca

89
directamente a la difusión periodística. Se busca acallarla restando publicidad a
los medios de comunicación que escudriñan asuntos desagradables.
Probablemente se hace correr dinero para recompensar “fidelidades”, se
niegan conferencias de prensa. Las comunicaciones del gobernante se hacen
en un entorno de partidarios. Mediante un mensaje unidireccional, sin más
comentarios que los aplausos. La búsqueda constante de un “malo” a quien
dirigir improperios porque no se puede defender se une a cierto clima de
intimidación que produce temor de disentir o emitir opiniones libremente.
No sé hasta qué punto un Código puede impedir o corregir este deslizamiento
hacia el totalitarismo, pero ha de tenerlo presente para intentar prevenirlo.
3.1.3.3. 3ª Sección del Código Documental: La Burocracia, rectora de la
vida ciudadana.
Normas de reconocimiento de la Burocracia como servicio indispensable
Establecimiento de unión entre las Profesiones archivística y burocrática
Política sobre los requisitos
Homologación de actividades y trámites, aprovechando la mundialización, sin
perder la identidad administrativa
Definición de los usuarios y su tratamiento diferencial.
9.2. El perfil del Nuevo Profesional Archivero

9.2.1. Definición de Administrador de documentos y archivos o Archivero.

Es el Profesional que ha cursado una carrera universitaria o superior terciaria
que lo capacita para:
-Conducir las Políticas sobre documentos de gestión, sobre circulación de la
información en ellos contenida y sobre el Patrimonio de Documentos de
gestión. No sólo en la institución a la que sirve, sino en toda la sociedad
-Asumir el ejercicio de la Burocracia como parte de su competencia Profesional
-Planificar y llevar a cabo actividades Archivístico-Burocráticas, a saber:
*formular reglamentos, normas y Manuales de Procedimiento;
*homologar la tramitación de documentos;
*servir a los usuarios de todo acto administrativo;
*compilar Digestos de Leyes y normas;
-Proponer y asesorar en la redacción de Legislación relacionada con la
Administración de documentos y Archivos
-Dirigir los archivos y los Sistemas y subsistemas de Administración de
Documentos y Archivos.
-Ejercer la docencia de la Ciencia de la Administración de Documentos y
Archivos o Archivología, en cualquier carrera en que haya una cátedra.
-Formular las especificaciones para la construcción de archivos y locales de
archivo.
-Asesorar a los Arquitectos o Ingenieros en la Planificación y construcción de
edificios y locales para Archivos
-Acompañar al Ingeniero de Sistemas Informáticos para la adquisición de los
equipos y programas destinados a la Administración de Documentos y
Archivos.
Hasta aquí la definición.
Cada Profesional Archivero ha de sentir, a partir de ahora, que cumple una
función social. Buen archivero era el que servía plenamente a la Institución de
la que dependía y a los usuarios de esa Institución. A partir de esta
Conferencia (si consigo convencerlos), deberán preocuparse para que el

90
conjunto de todos los documentos nacidos de gestión eleve el nivel de vida
democrática y creativa de la sociedad.

9.2.2. Funciones de la Profesión Archivística

Tomemos, en esta Conferencia las que son características del nuevo planteo:
- Prestar el servicio social que consiste en promover la vida democrática
mediante los recursos propios.
- Avanzar sobre dos carriles: la Administración de Documentos
y Archivos y la Burocracia.
- Asumir la responsabilidad de todas las relaciones humanas regidas por docu
mentos nacidos de gestión, contando con los Agentes de su Profesión:
*Los Sistemas de Administración de Documentos y Archivos
*Los Centros de Formación Archivística
*Las Asociaciones y Colegios Profesionales
*El genio de los Administradores o Archiveros individuales
- Ofrecer los servicios operativos de su profesión, integrados en una Política de
Administración de la Circulación de Documentos y de Información en ellos
contenida
- Hacer docencia del cambio de cultura necesario para elevar el nivel de vida
democrática, mejorando las relaciones interpersonales.
- Imponer normas y reglas basadas en su doble especialidad, a las actividades
Archivístico-Burocráticas.
- Plantear la elevación de su Profesión en la consideración de la sociedad, de
manera proporcional al incremento del servicio que presta.
- Utilizar la herramienta informática a favor de la institución poseedora y de los
usuarios externos, sobre todo los más desfavorecidos.

9.2.3. Incumbencias profesionales de los Administradores de Documentos

o Archiveros
Definamos primero la palabra incumbencia: Es la obligación -y por lo tanto el
derecho- de ejercer funciones, desarrollar actividades y cumplir tareas deriva
das de una profesión o de un cargo.
Describir las incumbencias de un Administrador de Documentos y archivos, de
manera taxativa y completa no es posible, ni necesario. Ello se debe a que los
archivos son muy diversos como se pudo ver en la Conferencia 5 (el punto 5.3.
“Tres grandes escenarios de la Burocracia”). No es lo mismo desempeñarse en
un archivo del Poder Judicial, que en el Ministerio de Educación o en Vialidad,
en un hospital, en los ferrocarriles o en un Banco.
Con esta salvedad, el estudio de las incumbencias puede abordarse desde los
recursos de la Ciencia de la Administración de Documentos y Archivos o
Archivología que hemos visto en las Conferencias 2 a 4.
Los recursos ocupan ocho áreas y el archivero tiene incumbencias en cada una
de ellas. El desarrollo de cada tópico ha quedado explicado en distintos puntos
de este Curso. Aquí un esquema con un punto destacado:
1. Incumbencias para con los documentos de gestión
2. Incumbencias sobre el Patrimonio Documental
- Proponer y aplicar la Política para determinar los Archivos estatales y no
estatales que han de integrar el Patrimonio Documental y ponerlos al
alcance de los usuarios investigadores o buscadores de la identidad
comunitaria o individual
- Difundir el contenido cultural de los Documentos Permanentes

91
 - La implementación de un entorno cultural alrededor del Patrimonio como
sede de identidad comunitaria y memoria de sucesos de interés especial
3. Incumbencias para con la Circulación de la Información contenida en los
Documentos de Gestión y en los del Patrimonio Documental.
4. Incumbencias sobre Archivos y Sistemas de Administración de
Documentos y Archivos
5. Incumbencias sobre el servicio a los usuarios
6. Incumbencias para con los Sistemas de Archivos como agentes de la
profesión.
7. Incumbencias para con los Centros de Formación Profesional
8. Incumbencias para con las asociaciones de archiveros
El archivero está habilitado para crear, dirigir y participar en colegios
profesionales, asociaciones o gremios de archiveros, a nivel nacional,
provincial o municipal. También con relación a asociaciones de archiveros
especializados, como una asociación de archiveros del Poder Judicial (52).
9. Incumbencias del Archivero para con la docencia de su profesión

9.3. El perfil a largo plazo

Ampliemos lo visto en la Conferencia 4 (punto 4.3). La Profesión Archivística
debe ser y será seis veces mayor que en la actualidad. Esto producirá un
abanico de especializaciones, cada una de las cuales requerirá un perfil
distinto.
Veamos otras Profesiones: Los Odontólogos en general atienden sus
consultorios, pero hay cirujanos, Administradores de clínicas, experimentadores
de laboratorios médicos o farmacológicos, radiólogos profesores de
Universidad, autores de textos, Directores del Colegio Profesional. asesores de
pastas dentífricas, organizadores de Congresos, editores de Revistas, etc.
Pensemos en Administradores de Documentos y Archivos con perfiles como:
Planificador de Sistemas de Administración de Documentos y Archivos
Organizador de estudios, cursos y actualización Profesional permanente
Dirección de Colegios o Asociaciones de Archiveros
Especialista en *Producción Documental y Programas Informáticos
*Selección Documental
*Preservación y Conservación
*Restauración de documentos en papel
*Equipamiento de mobiliario
*Equipamiento Informático
*Edificios y locales para Archivos de distintas edades
*Traslados, emergencias y catástrofes
*Asuntos Jurídicos y Legislación
*Compilador de Digestos
*Estadísticas, Encuestas y Censos diversos
*Archivos especializados de Medicina, Policía, Catastro, etc.
*Archivos permanentes o series históricas de funciones sustanti
vas
*Centros de Documentación o de Información
*Organizadores de eventos científicos, culturales o festivos
Equipos o individuos especializados en:
- Manuales de Procedimiento
- Teoría de los requisitos

92
- Burocracia
- Bibliografía y corrientes de teorías archivísticas
- Derecho Administrativo aplicado a circulación de documentos e información
- Investigadores y autores de escritos sobre teoría o experiencias
- Comentaristas de bibliografía extranjera, etc.

93
 Conferencia 10
APORTES PARA EL PLAN DE ESTUDIOS
10.0. Todas las ciencias están en efervescencia.
Están como hirviendo y no dan impresión de fijeza. Observemos por ejemplo la
física ¿cuáles son las entidades subatómicas que existen? ¿Y para qué sirven?
Y, más profundamente, el problema de los agujeros negros, ¿es verdad que
“se tragan”la información? En astronomía, hemos perdido el noveno planeta,
Plutón. La medicina tiene enormes avances pero cada vez más interrogantes.
El idioma se estudiará de otra manera muy diferente después del cuarto
Congreso de la Lengua Española, en Colombia. Y, si recorremos todas las
demás, descubrimos que cada día avanzan sobre nuevos territorios y crecen
en especialidades.
Entonces no extrañemos sino al revés sintamos que nuestra archivología
nuestra ciencia archivológica está en esa efervescencia, en ese tránsito del
siglo XX al XXI.
Si la sociedad como acabamos de ver ha cambiado y tiene tantas diferencias
entre lo anterior y lo actual, y además camina de innovación a innovación sin
detener la dinámica de cambios, la archivística tiene que seguir su ritmo y
adecuarse al mundo como usuario de sus servicios.
Esta Conferencia pretende responder a la aprensión que produce iniciar un
camino “desconocido” y que a muchos les parece el ingreso a un túnel del que
no saben cuándo y cómo van a salir.
<<<<<>>>>>
Los asuntos señalados en lo que resta de esta Conferencia representan una
síntesis de puntos vistos en las anteriores, ubicados como el cuadro ya armado
de un rompecabezas.
10.1. El cambio debe ser progresivo y consensuado Observemos niveles de
acceso a un Plan de Estudios, desde lo que puede ser aceptado por casi todos,
hasta pasos que se sienten como inaceptables en una primera instancia. El
paso de apertura consiste en informar al Cuerpo Docente y a cada Estamento
de la Escuela de Archivología, las ideas matrices a fin de debatirlas con ellos. A
partir de allí cabe esperar:
1. Una aceptación inicial o global por parte de los docentes
2. Toma de compromisos que ahora resuelven otros profesionales.
3. Inclusión de Incumbencias propias de Archiveros, no previstas en este Plan.
4. La definición del Perfil del Profesional Archivero con lo ya acordado
Hasta aquí probablemente no sea necesario aprobar nuevo Plan de Estudios
5. El establecimiento de nuevas asignaturas
5.1. Política de la Administración de Documentos y Archivos.
5.2. El Derecho Documental.
5.3. La Burocracia del s XXI.
6. El cambio de nombre a la profesión, la carrera o los profesionales
7. El Perfil del Administrador de Documentos y Archivos con las 3 asignaturas
nuevas
8. La aprobación del Nuevo Plan en el Ministerio de Educación

94
9. La obtención de “puntos” o presupuesto para requerir nuevos docentes
A continuación desarrollo algunos de estos tópicos
10.2. Una aceptación inicial o global de los docentes
Hay pasos muy importantes que no deberían ofrecer dificultad:
- Considerar a la Archivología como ciencia social, porque trabaja con
documentos que constituyen la estructura de la sociedad (dispositivos y
regístrales) y con la masa de gestiones y trámites de la vida cotidiana
(documentos meramente probatorios). La vida democrática reposa en los
derechos, obligaciones y responsabilidades que emanan de tales
documentos.
Desde el primer día de clase, los estudiantes oyen hablar de que la
Archivología o Archivística no es una técnica sino una ciencia social, porque
maneja los hilos que abren o cierran puertas en el desenvolvimiento de la vida
cotidiana.
- Mostrar que cada técnica forma parte de una Política general de
servicio a la sociedad
Presentar las técnicas típicas de ordenación, descripción, selección, etc., no
como destrezas, sino como partes de una Política creativa y democrática. Es
decir, el movimiento documental y la circulación de la información contenida en
ellos debe elegir siempre caminos que coincidan con los derechos cívicos, la
Constitución y las leyes.
La Profesión Archivística en cuanto ciencia no se agota en técnicas y destrezas
Tiene un campo de estudio e investigación, un punto de vista exclusivo, objeti-
vos y relaciones con todos los demás campos del saber.
Desde otra perspectiva, es imperativo integrar los textos archivísticos clásicos
con la administración informatizada y el servicio computarizado a la sociedad
- Hablar de que “nuestros” documentos sostienen la Democracia y de
que los defectos de su tramitación hacen incómoda nuestra vida cotidiana.
Nueva visión de esta “Ciencia Social” Cada asignatura o materia del Plan de
Estudios debe ser observada desde el compromiso con la Institución para la
cual trabajamos y con la sociedad en la cual se halla inserta. La Profesión
Archivística y cada Administrador de Documentos y Archivos tienen un
compromiso con su país, su provincia o municipio, como el médico lo tiene
con la salud en general, no únicamente con sus pacientes.

10.3. Toma de compromisos que ahora resuelven otros.

- Redacción de Reglamentos sobre materias de la Administración de Docu-
mentos y Archivos, Manuales de Procedimiento, Instructivos, especificaciones y
normas
Las normas que rigen la circulación de documentos de gestión y de la Informa-
ción que contienen deben ser formuladas por nosotros. Por qué los Manuales
de Procedimiento y hasta los reglamentos de Archivo han de ser pensados y
redactados por funcionarios que carecen de la visión de conjunto y la teoría
documental que poseemos los archiveros.
Debemos reformular los programas que nos llegan de los informáticos de modo
que ofrezcan ventajas no sólo a la institución y sus oficinistas, sino a todos los
usuarios, sobre todo los más desamparados de salud y dinero
Las normas ISO y de otro origen están pensadas para documentos del
Patrimonio Documental. Busquemos la adecuación mutua con ellas,
destacando defasajes entre la propuesta europea y tradición de Ibero América.

95
- Teoría y aplicación de los Requisitos para la distribución democrática de
cargas en la sociedad.
Los Archiveros frecuentamos el territorio de los Requisitos en el campo de la
Diplomática. La Constitución Nacional y el Cuerpo Legal –incluidos los
Códigos- son el mapa que marca derroteros. Con estas bases, podemos
deducir una teoría más general de los Requisitos que nos permita navegar en
el mar de los Manuales de Procedimiento y la normativa que de nosotros
dependa
- Proponer la necesidad de homologar la producción de documentos en
papel o en soporte informático y de ser nosotros los homologadores.
Homologación de tipos documentales, tramitación, reglas de circulación de
información, nomenclatura de formularios y signaturas, etc
Homologación sucesiva en círculos siempre crecientes. Hasta ahora muchos
Planes de Estudio cargan el acento sobre los derechos de la Institución a la
que sirve el archivo y de sus usuarios. Esto es correcto en tanto el archivero
entienda que la circulación de documentos e información de "su" archivo está
incorporado a su provincia, al Mercosur, a Ibero América, a los de idioma
español, etc.
- Promover y establecer la homologación de servicios informáticos a
distancia
10.4. Inclusión de Incumbencias propias de Archiveros, no previstas en el
actual plan de estudio.
Hay funciones o actividades que desde siempre se consideraron –o que ahora
podemos otear- como propias de los Archiveros. Representan servicios a la
comunidad que carecen de profesionales específicos y que, además, pueden
tomarse como actividades liberales para quienes prefieren trabajar indepen
dientes.
El nuevo Plan de Estudios puede incluirlas, enriqueciendo a la sociedad y a los
Archiveros
- Los Centros de Documentación o los de Información. Este territorio se halla
a medio camino entre los Administradores de Documentos y Archivos y los
Bibliotecarios. En la actual carrera, no se capacita para este servicio hoy
muy solicitado por organismos interesados en la “memoria” de crímenes
contra la Humanidad.
- Compilación de Digestos o colecciones temáticas de leyes y normas sobre
un tema, como “Normativa sobre igualdad laboral de la mujer”. En el planteo
de estas Conferencias, esta actividad se relaciona con la producción de
reglas y normas.
- La Historia oral o Audiovisual. Testimonios y Documentales. A medio
camino entre Historiadores y Archiveros
- Nociones de estadísticas, censos y encuestas. Tratamiento archivístico en
los Archivos de la Administración estatal. Su uso, valor legal y su apertura a
la consulta pública. Lo vimos al hablar de Malversación de Información
administrativa en la Conferencia 3
- Capacitación para dictar asignaturas archivísticas en otras carreras
universitarias y aún en estudios secundarios y terciarios.
- Preparación del Administrador de Documentos y Archivos para ser autor de
sus propios libros, informes o artículos técnicos de su profesión.

96
Espero que los docentes admitan que estos temas caen en el territorio de la
Profesión Archivística e introduzcan en sus programas, lo que encuentren más
próximos a su asignatura

10.5. Perfil Profesional Archivero con lo acordado hasta aquí. Hasta este
punto, las propuestas de este Curso convocan a cambios de acento o
modificaciones que no exceden el marco tradicional. Los siguientes pasos
avanzan más allá de esa plataforma. Por este motivo es menester definir el
Perfil del Profesional Archivero. Es prudente ir aplicando durante un quinquenio
o algo más, lo expuesto en 10.1. , números 1,2 y 3 mientras tanto mantener el
Perfil con esos cambios de acento solamente.
Si se deciden los pasos siguientes, deberán introducirse cambios sustantivos
en el Perfil.
Una vez instalado un creciente consenso, queda abierto el camino a los pasos
siguientes que, a su vez, nos exigirán un perfil más amplio del Profesional
Archivero o Administrador de Documentos y Archivos.

10.6. El establecimiento de nuevas asignaturas

Quienes tengan ya en sus labios la negativa indiscutible a nuevas asignaturas
(sobre todo a la Burocracia) escuchen dos reflexiones: 1) Para elevar la
consideración de nuestra Profesión, es menester prestar más servicios. 2) Los
3 tópicos difíciles son totalmente pertinentes a nuestra Profesión y, si no los
asumimos pronto, habrá quien invente una profesión y nos los arrebate.
Las asignaturas nuevas son:
- Política de la Administración de Documentos y Archivos
- El Derecho Documental (y los contenidos que ha de tener esa Rama)
- La Burocracia del s XXI
Cada una de éstas requiere una cátedra que puede esperar algunos pocos
años, pero que pondrá a esta Escuela a la cabeza de un avance necesario. No
nos pase como con la Licenciatura que hubo que esperar a que los
Bibliotecarios la obtuvieran para que se decidieran a aceptarla los Archiveros
que la resistían.
Sumemos a estas asignaturas un tópico que puede ser discutible para algunos:
10.6.1. Política de la Administración de Documentos y Archivos. Esta
materia requerirá uno o dos cuatrimestres. La base de su Programa puede ser
lo expuesto en mi libro Administración de Documentos y Archivos, (cap 8 y
9). Debe asumir un lugar central en el Plan de Estudios.
10.6.2. El Derecho Documental. Asignatura para el ciclo de la Licenciatura.
Mientras no exista tal Rama del Derecho, la materia explorará temas parecidos
a los expuestos en la Conferencia 9.
Después de que sea promulgado, desarrollará profundamente su contenido. Es
posible que necesite dos cuatrimestres.
10.6.3. La Burocracia del s XXI. Asignatura para el ciclo de la Licenciatura. He
aquí un esquema posible de esta materia.
Introducción. Antecedentes de la unión de la Archivología con la Burocracia
en la ex Escuela de Archiveros de la Universidad Nacional de Córdoba. Desde
la década de 1970, estuvieron en los sucesivos Planes de Estudio temas tales
como:
- La producción de los documentos de gestión
- El procesamiento de los documentos desde su génesis

97
- La teoría de las funciones y actividades de las Administraciones
- Los sistemas de Archivos
- Los usuarios de los documentos y sus derechos
- La circulación de la información contenida en los documentos
- Las normas para preservación, conservación y restauración de documentos
El Programa de la asignatura Burocracia se divide en dos partes:
1) Estudio de la Burocracia
- Definiciones y conceptos del s XX. Max Weber
- Nueva definición para la realidad del s XXI
- La Burocracia ciencia:
* Campo de estudio e investigación
* Puntos de vista propios
* Objetos característicos
* Relaciones con los otros campos del saber
- Problemas centrales de la Burocracia:
* La Burocracia engendra Burocracia
* La Burocracia no tiene una profesión que la cultive
* La llave de la Burocracia es la confianza
2) Relación entre la Administración de Documentos y la Burocracia
- Cómo incorporar la Burocracia en la Administración de Documentos y
Archivos
- El Sistema biaxial de Archivos
- El Archivo Intermedio y la Burocracia
- Las actividades Archivístico-Burocráticas
- Ambas Profesiones:
* pertenecen a sendas Ciencias sociales
* se vinculan con la Democracia
* tienen como recurso documentos nacidos de gestión, Cada una desde
su perspectiva
*ambas gozan de relación dialéctica con la cultura y ética ciudadanas
- Distorsiones de la Burocracia que ha de evitar la Administración de
Documentos y Archivos

10.7. El cambio de nombre a la profesión, la carrera o los profesionales.

Ventajas e inconvenientes de las denominaciones Archivero – Archivología y
Administrador de Documentos y Archivos – Administración de Documentos y
Archivos.
- Los términos Archivo Archivero, a los vecinos y ciudadanos les suena a
papeles viejos. Con suerte nos relacionan con los Archivos Históricos.
- Nos confunden con los Bibliotecarios
- Cuando solicitamos trabajo en instituciones privadas o en Municipalidades,
nos cierran la puerta con la frase “No tenemos Archivo” y no escuchan
explicaciones. No hay dinero para una función que no es de este siglo
- Los que creen saber nos dicen “Ahora con la computadora ya no hay más
Archivos”
- A partir de mediados del s XX, los “Archiveros” atendemos los documentos
desde su planificación y tramitación, no únicamente cuando ingresan a un
Archivo Histórico, por eso somos “Administradores de Documentos y
Archivos”

98
- La ventaja principal es que, cuando oyen el nombre nuevo, nos permiten
explicarles qué hacemos en vez de cerrarnos la puerta.
- Cuando aparezca un aviso de que van a iniciarse las clases “En la Carrera
de Administración de Documentos y Archivos” despertará mucho más
interés que ahora en que se anuncia la “Escuela de Archivología”
El cambio de nombre puede relacionarse con un aumento exponencial del
número de Profesionales Archiveros si es un elemento de difusión de los
servicios clásicos y actuales de la Profesión.

10.8. El Perfil del Administrador de Documentos y Archivos con las 3

asignaturas nuevas. Se decidirá cuando comience a implementarse el Plan de
Estudios con las 3 materias o con algunas de ellas.

10.9. La aprobación del Nuevo Plan en el Ministerio de Educación

La fundamentación podría inspirarse en la Conferencia 6

10.10. La obtención de “puntos” o presupuesto para requerir nuevos

docentes. Si el cuerpo docente y una mayoría de los egresados de la Escuela
no están convencidos de este desarrollo de la Ciencia Archivística, no se
conseguirán puntos.
Como argumentos para conseguirlos, yo:
- arguiría que la Facultad aumentará su prestigio, si la Escuela crece.
- presentaría un número cada vez mayor de estudiantes
- trataría de difundir mediante propaganda lo obtenido en los primeros pasos
del cambio de Plan de Estudios y los que se esperan cuando esté completo

Apéndice 1 de la Conferencia 10

Archivología crítica o Archivología científica

La asignatura central de la
Licenciatura y el Doctorado

Cuyos tópicos principales pueden ser:

8. Las corrientes científicas de la Archivística en el mundo.
La inglesa, todavía influenciada por Jenkinson,
la canadiense del área francófona –seguidora de Francia- y la anglófona –de
los Estados Unidos-.
La estadounidense de las décadas de 1970-1980 y la actual nutrida en la
bibliotecología.
La corriente australiana
Entre nosotros, la española, la brasileña, la de Córdoba, Argentina, la
bibliografía recopilada en Perú, las publicaciones periódicas, etc.

2. Cada año se elegirá un autor para estudiarlo analíticamente o ubicarlo en el

concierto de los demás. También tomar un tema y explorarlo a través de varios
autores.
3. La definición de Archivo Los autores, sobre todo los europeos, pero un
poco los de todo el mundo siguen definiendo archivos como “conjuntos de
documentos”. Esta fórmula de los fundadores de la Archivística se oponía a la
extracción de documentos que era el defecto a corregir, en 1898. Era muy

99
oportuna en su tiempo. Los que seguimos a Tanodi definimos al Archivo como
“la institución” “la entidad”. Los “conjuntos documentales” son el contenido y el
término Archivo y no podemos pensar ni escribir frases como: “el archivo es
responsable”, “El archivo debe recibir a los usuarios”. Ellos, para estos
conceptos usan la perífrasis “institución archivística” o “servicios de archivos”
Desde nuestro punto de vista, se produce una laguna, porque falta el capítulo
sobre “los Archivos” como instituciones, que es esencial en esta carrera. En el
libro clásico Archivística General. Teoría y Práctica, Antonia Heredia
Herrera, comienza su definición con la clásica fórmula “Archivo es uno o mas
conjuntos de documentos” (p 89), pero en p 95 leemos “Son tres las funciones
de un archivo: recoger, conservar, servir” ¿Puede un “conjunto de documentos”
recoger, conservar y servir? Pasa lo mismo en p 201 cuando define “El sistema
de archivos” en p 420 donde habla del “archivo como servicio de gestión”. Y
otros.
5ª. Edición. Sevilla. Diputación Provincial. 1991. 512 p
Opino entonces que, aunque estamos en minoría, son ellos quienes se han
quedado en el tiempo.
Un comentario a la Definición de Aurelio Tanodi
Las definiciones europeas hablan de tramitación o gestión de documentos,
eludiendo intencionalmente la mención de una entidad o institución. ¿Puede un
documento de archivo existir sin vinculación con una entidad, sólo producido o
recibido entre personas físicas? En general la bibliografía actual dice que sí.
Aurelio Tanodi, tanto en la definición de 100rchivaría, de 1961 (obra citada en
bibliografía) como en su Introducción a la Ordenación y Clasificación
-1981, p.5- únicamente habla de “entidad” como genérico que incluye
instituciones, organismos, empresas privadas, agencias etc. Interesante asunto
para estudiar si un individuo, en su condición de tal –no en relación con su
cargo o función puede producir un documento de archivo o de gestión.
4. La adecuación a nuestra realidad o a la experiencia de los participantes,
de las definiciones y los textos.
- Las normas internacionales ISO desde la perspectiva de la corriente de
documentos e información en uso administrativo.
8. Relación de Archivología con otras ciencias Derecho, Historia,
Informática,
Administración de Empresas, Documentología, Bibliotecología, Museología,
Estadística, Comunicación Social, etc
5. La definición de Archivología
La ciencia de la administración de documentos y archivos o Archivología
es un campo del saber cuyos objetos de estudio son:
1. Los documentos de gestión o de archivo y los conjuntos documentales
2. La información contenida en esos documentos
3. La Política de Administración de Documentos de gestión y de Patrimonio
Documental
4. Los archivos y los sistemas de Administración de Documentos y Archivos.
5. Los Centros de Docencia e Investigación.
6. Las Asociaciones Profesionales de Archiveros
7. Los Archiveros individuales
8. La bibliografía existente o a crear.
Y cuyo fin es: Conducir la Política relacionada con esos seis objetos y,
mediante ello, elevar el nivel de vida democrática de la sociedad.

100
En cuanto ciencia “social” conduce una Política que, por etimología, tiende
necesariamente a elevar el nivel de vida de los ciudadanos. La Política supone
Objetivos y Recursos frente a usuarios.

Apéndice 2 de la Conferencia 10
La Archivología ciencia

Teoría de las Ciencias

La Archivología es una Ciencia. Pero qué significa “ser una ciencia” Ciencia es
un campo del saber. Es un país en el mapa del Planeta Ciencia.
Ciencia Positivista
En las décadas de 1820 y 1830, Compte, en Francia, emite una clarinada de
ruptura. Está buscando las fuentes del conocimiento y proclama que hay una
Jerarquía entre las ciencias.
La base de la clasificación reside en el tipo de conocimiento que nos dan. La
que nos aporte el conocimiento con más firmeza es la matemática que es
apodíctica y comprobable. Luego la Física y la Química que son capaces de
repetir sus avances en un laboratorio, tantas veces como se quiera. La última,
que ya ni siquiera es ciencia es la metafísica o estudio del concepto filosófico
del ser
La pobre Historia no podía repetirse en un laboratorio, ni la Sicología. La
Archivología no podía aspirar al excelso lugar de una ciencia, era una técnica,
una disciplina “ancilar” o sea “sirvienta”.
El Positivismo trajo al mundo un aporte fundamental en su momento. Cortó de
una tajo la convicción de la superioridad de la Filosofía y la Teología en el
campo del conocimiento. Fue un clásico movimiento hegeliano de antítesis del
extremo anterior. Mediante él, se desarro llaron las Ciencias de Laboratorio y la
tecnología que hoy es un tercio de la vida humana.
Como antítesis, el Positivismo se situaba en el extremo contrario a todo
conocimiento sin laboratorio. Debía venir la síntesis, que tardó más de un siglo,
porque el Positivismo y el Neopositivismo arraigaron
profundamente aún en la Filosofía.

El camino a la síntesis
La ventana del saber abierta por el Positivismo era demasiado angosta. A
principios del s XX advino –por ejemplo- Freud y con él la Sicología y los
grandes filósofos Hegel, Heideger, Wittgenstein, etc. El Derecho no sólo no
desapareció sino que creó ramas, como la Laboral, la Comercial, etc y se
amplió con los derechos humanos
Además la Astronomía necesitaba moverse a saltos entre hipótesis, del mismo
modo que el estudio de los átomos. Es decir, el Positivismo se fue quedando
chico.

La síntesis
Tanto la tesis Escolástica como la antítesis Positivista partían de la convicción
de que la certeza era el objetivo o meta de la ciencia. Una certeza estable y
definitiva.

101
La síntesis en la que estamos, plantea a la ciencia como búsqueda de una
certeza suficiente para continuar puliéndola y cultivándola a ver si permite
avanzar. Puede ser aceptada, mejorada o desechada. La Ciencia no es un
Reino de límites perpetuos y amurallados.
El saber o conocimiento es un planeta habitable abierto a todo aquel que llegue
a él en busca de una verdad, sea ésta la Verdad o su verdad. No hay
jerarquías entre las ciencias, como no sea la del mayor o menor servicio a la
sociedad. No poseen un territorio inamovible, se interpenetran, crecen, se
subdividen, nacen otras. Son como países en el mundo del s XXI,
interdependientes y comunicados entre sí a todo nivel. La Semiótica se
autocaracteriza como “ciencia relacionada con todas las demás” y tiene razón,
lo que hay que añadir es que las demás ciencias pueden afirmar lo mismo.

La Archivología es una ciencia, cuyo territorio, en el continente de la

Administración, se ocupa de todo los relacionado con los documentos nacidos
de gestión y la información que portan. Para ello cuenta con su propio método:
La Política Documental y su objetivo: Servir a la sociedad democrática. A su
derredor hay países vecinos: el Derecho, la Administración, la Historia, las
Ciencias de la Información, la Bibliotecología y la Museología, Comunicación
social, etc. Práctica mente se relaciona con todas las demás ciencias, por
ejemplo, con la Arquitectura, la Química y la Semiótica.

Conclusión
Hemos dado un paseo por el campo de la Archivología, como parte de la
sociedad en que se halla radicada.
Desde arriba, descubrimos que los espacios que llenaba la Archivistica en los
siglos anteriores se han diversificado y ampliado, dejando lagunas y vacíos.
“La naturaleza aborrece el vacío”, dice un antiguo aforismo y alguien debe
llenar esos hiatos.
Si las deficiencias se hallan en nuestro campo y las llena otra profesión,
competirá con nosotros y nos arrinconará.
Si las tomamos a nuestro cargo, se acrecentará nuestro servicio, trabajaremos
de manera claramente activa en los problemas, deberemos actuar en público y
ello producirá un benéfico resultado: Elevaremos el nivel de consideración de
nuestra profesión en la sociedad.
Comprendamos que es una empresa de largo plazo que hay que comenzar ya
mismo.
El primer paso consiste en convencernos de que las nuevas incumbencias
nos corresponden y que hay que asumirlas.
El tiempo que nos llevará llegar a la cima dependerá de esa convicción nuestra
y del trabajo compartido por una gran mayoría de nuestros profesionales.
No tomen estas Conferencias como una propuesta cerrada, completa e
intangible. Mi deseo es haber sembrado una semilla fecunda para que la
generación joven la cultive y le dé forma.

Manuel Vázquez.

102
 BIBLIOGRAFIA

Observación: La bibliografía que ofrezco aquí principalmente esta

tomada de mis libros Administración de Documentos y Archivos. Planteos
para el s XXI. Buenos Aires Alfagrama ediciones 2004 y reedición 2006.
Política de la Administración de Documentos y Archivos. Córdoba Instituto
Superior Bancario. 2003. 62 p. y Burocracia. Autopista para la democracia.
Editada en Internet en la página www vazquezmanuel.com.
Las siglas de estos libros serán (ADA) para el primero, (POL) para el segundo.
y (BUR) para el tercero.

Conferencia 2. Política documental y Recurso nº 1

1. Política documental
46. Política archivística. VAZQUEZ, Manuel. Política de la Administración
de Documentos y Archivos.
COUTURE-ROUSSEAU. Los archivos en el s.XX. Hay una definición en p.15.
dentro del Cap. 3 “Política de tratamiento de documentos”, p. 13-25. “El marco
constitucional de la protección del patrimonio documental”, p. 17-19. “La
profesión archivística y la política sobre el patrimonio documental”, p. 19-22.
MOREIRA FRANCO, Celina do Amaral Peixoto, “Los archivos públicos y el
Archivo Nacional del Brasil: Propuestas para definir una política nacional”, p.
52-59 y GUTIERREZ MUÑOZ, César. “Propuestas archivísticas para América
Latina”, p. 71-84, ambos trabajos en De archivos y archivistas. Homenaje a
Aurelio Tanodi. Washington. Organización de los Estados Americanos, 1987.
196 p. HEREDIA HERRERA, Archivística General. En el Cap.7
“Administración de archivos”, p. 197-233, plantea una política archivística
totalizadora. AREVALO JORDAN, Víctor Hugo. El acto proyectual de los
archivos. Ensayo. Santa Fe.(Argentina). Asociación de Archiveros de Santa
Fe. 1996, 126. (El acto proyectual viene definido en p 239 y está relacionado
conla Política Archvística. JAEN GARCIA, Luis Fernando.”Las Políticas
culturales a la luz de la legislación archivística en América Latina y el Caribe”
p.73-88, en Revista del Archivo General de la Nación. Lima Ministerio de
Justicia. Nº 22. Año 2001. MATA CASTILLON, José Manuel. “Las
administraciones autónomas y la unidad de la profesión del archivero”, p. 13-
24. En Archivística. Estudios Básicos. Sevilla. Diputación Provincial. 1981.

103
256 p. DELMAS, Bruno. “L´administration et ses archives”, p. 13-19. En
International Journal of Archives. París. CIA. Vol.I, Nº 2. 1980.
Esta nota bibliografíca esta tomada de (ADA) Nota 46 p.102
2 Documentos de Gestión
Vázquez Murillo, Manuel Administración de Documentos y Archivos.
Planteos para el s XXI. Ver el cap 2 p 23-34
Para la definición de documento de archivo. BAUTIER, Robert Henri, en
Manuel d`Archivistique, p. 26. TANODI, Aurelio. “Documentos de archivo”,
p.5. En Introducción a la Ordenación y Clasificación. Capacitación a
Distancia. Santiago (Chile). Programa de las Naciones Unidas para el
desarrollo. 1981. 42 p. HEREDIA HERRERA, Archivística General.
“Documentos de archivo”, p. 123-126. “Documentos de archivo, libros y
documentos científicos”, p.161-164. LODOLINI, Archivística. “El archivo,
primeros conceptos”, p.24-25. ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Archivística y
Archivos. “El documento de archivo” y “Definición legal de documento de
archivo”, p. 106-108. CRUZ MUNDET, Manual de Archivística. “Concepto de
documento”, p.99-100. DAT. “Record” (primera acepción); “Document”
(segunda acepción). DURANTI, Luciana. Diplomática. Nuevos usos para
una antigua ciencia. Trad. Manuel Vázquez. Carmona (Sevilla). 1996. 170 p.
Esta cita en p.26-27.
Esta nota esta tomada Administración de Documentos y Archivos (ADA)
Nota 9. p 34
3. Conjuntos documentales como recursos
Vazquez, Manuel Administración de Documentos y Archivos p 62-65
36. Archivalía, recurso para el desarrollo. DURAND FLOREZ, Guillermo.
“Los archivos y los países en desarrollo”, p. 37-41. En De Archivos y
Archivistas. Homenaje a Aurelio Tanodi. Washington. Organización de los
Estados Americanos 1987. 196 p. ROMERO TALLAFIGO, Archivística y
Archivos. “El archivo y su función social”, p. 15-17. LIBERALLI BELLOTTO,
Heloísa. “Difusâo editorial, educativa em arquivos”, p. 147-163. En Arquivos
permanentes. Tratamento documental. Sâo Paulo. T.A. Queiroz Editor.1991.
198 p. GUERRERO, Omar. “La descolonización y los efectos archivísticos en el
subdesarrollo administrativo y democrático. (El caso Argelia)”. Boletín del
Archivo General de la Nación. México. Cuarta serie. Otoño 1995.
37. Sobre expedientes científicos. WIMALARATNE, K.D.G. Scientific and
Technological Information in Transactional Files in Government Records and
archives. A RAMP Study. París. General Information Programme and UNISIST.
UNESCO. 1984. 84.p. (PGI-84/WS/7). CORTES ALONSO, “La documentación
de nuestros días y los estudios antropológicos”, p. 296-305. En Archivos de
España y América. LODOLINI, Archivística. “El fin jurídico-administrativo que
ha presidido el nacimiento de los documentos constituye la más válida
característica científica del archivo” (Archivalía), p. 148-149.
Estas notas están tomadas de (ADA) Nos 36-37 p 67.
Conferencia 3: Segundo recurso la información
1. Información. COUTURE DE TROISMONTS, Roberto. “La documentación
como producto intelectual, la teoría de la información y la comunicación”,
p. 4-5-, en Transferencia de Tecnología y transferencia de Información.
Serie monográfica del Instituto de Investigación Bibliotecológica del Uruguay.
Montevideo. IIBU. 1983.22 p. DAT (Dictionary of Archival Terminology)
“Information”; “Information Retrieval”; “Data”; “Data archives”. HEREDIA

104
HERRERA. Archivística General. “La información en general”, p.126-127.
Esta nota esta tomada (ADA) Nota 1.p21
45 Circulación de la información externa al sistema. Estas citas se
relacionan con las de la nota 47 donde se habla de la Política Archivística sobre
información. HEREDIA HERRERA, Archivística General. “La informática y su
aplicación en los archivos administrativos e históricos”, p. 461-488. RHOADS,
James B. The Role of Archives and Records Management in National
Information Systems. A RAMP Study. París. General Information
Programme and UNISIST.UNESCO, 1983, 56 p. (PGI-83/WS/21). CRUZ
MUNDET, Manual de Archivística. Intercambio electrónico de datos”, “Los
sistemas integrados”, “La Conexión a redes internacionales”, p. 307-312.
Esta nota esta tomada (ADA) nota 45 p.90
47. La información en la política archivística. De GROLIER, Erik.
Organización de los sistemas de información de los poderes públicos.
Serie Documentación, Bibliotecas y Archivos. Estudios e Investigaciones.
París, UNESCO, 1980. 184 p.
Esta nota esta tomada (ADA) Nota 47. p102
Para circulación de Información interna en un Sistema de Archivos
Administración de documentos y Archivos p 82-83
Para normas de apertura, confidencialidad y secreto.
Circulación de la Información y datos administrativos. Confidencialidad,
secreto y apertura informativa. Córdoba 2006 49 p. En la página de Internet
www manuelvazquez.com
17. Documentos comunicables y secretos. DUCHEIN, Michel. Obstáculos
al acceso, la utilización y transferencia de la información contenida en
los archivos. Un estudio RAMP. París. Programa General de Información y
UNISIST. UNESCO.1983,89 p. ( PGI/83/WS/20). HEREDIA HERRERA,
Archivística General. “Derecho y restricciones a la comunicación
documental”, p. 491-494. LODOLINI. Archivística. “La consultabilidad de los
documentos” p. 245-256. ROMERO TALLAFIGO. Archivística y archivos. “El
servicio, difusión y acceso a los archivos”. p.355-368. Véase sobre todo “Las
necesarias fronteras del acceso democrático a los archivos”, p. 356-359. CRUZ
MUNDET. Manual de Archivística. “El derecho de acceso a los documentos
públicos”.p. 315-335. COUTURE- ROUSSEAU. Los Archivos en el s XX.
“Comunicabilidad y Confidencialidad de ls documentos activos”. p. 126-130.
DAT (Dictionary of Archival Terminology) “Confidentiality”,
“Communication”. INOJOSA, Rose Marie. “A informaçao no setor público.
Sigilo e Transparéncia”. Ponencia al Xº Congresso dos Arquivistas Brasileiros.
18-23 de octubre l992. 18 hojas mecanografiadas. REY DE LAS PEÑAS,
Remedios. “El tratamiento que, en un contexto democrático, ha de darse a la
información contenida en los archivos” p. 184-186. En Archivística. Estudios
Básicos, ya citado. El Instituto de Geografia e Historia (IPGH) ha editado
Accesibilidad a los Documentos Archivísticos. Opiniones y Lineamientos.
Compilador, César Gutiérrez Muñoz. Lima. IPGH, Comité de Archivos., 1994,
91 p.
Esta nota está tomada de (ADA) Nota 17, p 35
Conferencia 4: Los archivos y los sistemas de archivos
1. Los Archivos
Administración de Documentos y Archivos capítulo 6. p 69-75 y capitulo 7
p77-89.

105
39. Archivo como Institución. En nota 30, se ofreció bibliografía que conduce
al término archivo con acepción de archivalía. En esta nota, van títulos en los
que el término archivo se toma en sentido de institución archivística o próximo
a él. TANODI, Manual de Archivología, “Archivo”, p. 1-14. LODOLINI,
Archivística, “Los cinco significados principales de (más dos significados
accesorios) de la palabra archivo en italiano”, p. 65-67. TANODI DE
CHIAPERO, Branka María. “Sobre el concepto de archivo”, p. 165-172. En De
Archivos y Archivistas. Homenaje a Aurelio Tanodi. Washington. OEA,
1987. 196 p. AREVALO JORDAN, Teoría Archivológica, “Archivo”, p. 40-43.
CORTES ALONSO, Vicenta. “Planeamiento del programa de desarrollo de
archivos”, p. 99-113. En Archivos de España y América. Materiales para un
manual. Madrid. Universidad Complutense. 1979. 382 p. En p.100-101 da tres
perspectivas del concepto de archivo, concebido como “oficina”, “institución”,
“responsable del patrimonio documental”. Este mismo trabajo puede leerse en
Boletín (Anuario) Interamericano de Archivos, Córdoba. CIDA. Vol.IV, 1979,
p.9-19. DELMAS, Bruno. “Los archivos en el mundo actual”, p. 75-79. En X
Congreso de Estudios Vascos. Donostia (San Sebastian), España, 21-25 de
abril de 1987. IRUÑEA. Separata. Editorial Eusko. Ikaskuntza S.A. En la
segunda acepción del término archivo dice: “los archivos son unos organismos
encargados de la conservación, la selección, la clasificación, el inventario y la
comunicación de los documentos de archivos”. HEREDIA HERRERA,
Archivística General, “Esquema de un programa archivístico a partir de las
funciones del archivo”, p.202-207
Esta nota esta tomada de (ADA) nota 39 p35
43. Archivos activos e inactivos. ROUSSEAU, Jean-Yves, COUTURE, Carol
et collaborateurs. Les fundaments de la discipline archivistique. Sainte Foy.
Québec. Université de Québec, 1993. 348 p. Véase “La période d´activité:
archives de gestion; la période de semi-activité: archives intermédiaires; la
période d´inactivité: elimination o conservation comme archives définitives”, p.
98-100.
Archivos especiales y especializados. TANODI, “Documentos especiales”, p.
5. En Introducción a la Ordenación y Clasificación
Esta nota esta tomada de (ADA) nota 43 p 89
2. Los Sistemas de Archivos
44. Sistemas de archivos. DELMAS, Bruno. La planificación de las
infraestructuras nacionales de documentación, bibliotecas y archivos,
esbozo de una política general. París. Consejo Internacional de Archivos.
UNESCO. 1974. P. 241-340. Esta obra constituye la segunda parte de un libro
del cual la primera es de D´OLIER, J.H. a quien tocó escribir sobre sistemas de
documentación y bibliotecas p.7-240. El escrito de Delmas fue editado
posteriormente por separado por el Archivo General de la Nación de México en
1986. VAZQUEZ, Manuel. “Los sistemas de Administración de Documentos y
archivos del Poder Ejecutivo Nacional “. p.97-109, en Nuestra palabra. Textos
Archivísticos Panamericanos. Lima. Instituto Panamericano de Geografía e
Historia (IPGH). 1996.
De GROLIER, Erik. Organización de los sistemas de información de los
poderes públicos. Serie Documentación, Bibliotecas y Archivos. Estudios e
Investigaciones. París, UNESCO, 1980. 184 p.. HEREDIA HERRERA,
Archivística General. En el Cap.7 “Administración de archivos”, p. 197-234,
está el subtítulo “Sistemas de archivos”, p. 207-210. En p.207 hay como una

106
definición: “Un sistema de archivos se configura como un conjunto de
actividades articuladas a través de una red de centros y de servicios técnicos,
para estructurar la recogida, transferencia, depósito, organización, descripción
y servicio de los documentos”. CRUZ MUNDET, Manual de Archivística, Cap.
5 “Los sistemas archivísticos”, p. 105-142. Explica al lector muchos de los
sistemas ya existentes. En general, la bibliografía que puede ofrecerse explica
sistemas que actualmente rigen. Sobre el sistema estadounidense, algo nuevo
puede verse en NEWTON, Virginia. “Administración de documentos”, p.24-33,
en ALA. Organo de comunicación de la Asociación Latinoamericana de
Archivos. México. Oct-dic. 1987. LODOLINI, Archivística. “La organización
archivística nacional”, p. 303-318. ROMERO TALLAFIGO, Archivística y
Archivos. Cuando habla de transferencias ofrece un esquema de sistema de
archivos en p. 311. SCHELLENBERG, Theodore. “Naturaleza de la
organización” (de la administración de documentos). En Archivos Modernos.
p. 69-73.
Esta nota está tomada del capítulo 7 de (ADA). Es la nota 44, en p 89
3. Los Centros de Estudio e Investigación
53. Estudios profesionales de los archiveros. COOK, Michael. Guidelines
for Currriculum Development in Records Management and the
Administration of Modern Archives. A RAMP Study. París. General
Information Programme and UNISIST.UNESCO, 1982, 72 p. (PGI-82/WS/16).
TANODI, “Capacitación archivística por medio de cursos”, p.83-112. En
Anuario Interamericano de Archivos. Córdoba (Argentina). CIDA. Vol. XIII,
1989. En este mismo volumen LODOLINI, Elio. “Formación profesional de los
archiveros y escuelas de archivística”, p. 57-82. Este trabajo puede también
leerse en Archivística, p. 273-392. HEREDIA HERRERA, Archivística
General, “Centros de formación y enseñanza” y “Titulación, formación y
enseñanza en España”, p. 220-228.
Esta nota esta tomada de (ADA) nota 53 p116
4. Las Asociaciones Profesionales
52. Asociaciones archivísticas. TANODI, Aurelio. Manual de Archivología.
“Organización profesional”, p. 257-269. Trata tópicos como: organizaciones
gremiales, asociaciones, Consejo Internacional de Archivos (CIA), Instituto
Panamericano de Geografía e Historia (IPGH) y su Comité de archivos. Véase
también TANODI, Aurelio. “Algo sobre las asociaciones archivísticas”, p. 9-20.
En Boletín (Anuario) Interamericano de Archivos. Córdoba, (Argentina).
CIDA. Volumen doble V-VI. 1978-79. En este volumen se reúnen, además, los
estatutos de trece asociaciones incluyendo el CIDA, ALBERCH i FUGUERAS,
Ramón. Las asociaciones profesionales de archiveros, motor de cambio.
5º Congresso Nacional de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas.
Barcelona, octubre 1993, 17 p. mecanografiadas.
Esta nota esta tomada de (ADA) nota 52 p116
5. Los individuos Archiveros
49. Definición y clasificación del término archivero. TANODI, Aurelio.
“Categorías de personal”, p. 10-12. En Boletín (Anuario) Interamericano de
Archivos. Córdoba. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. Vol. II,
1975. Más explicado en “Curso para la capacitación de archiveros auxiliares”,
p. 85-87. En Anuario Interamericano de Archivos. Vol. XIV, 1989. En su
Manual de Archivología tiene el capítulo “Cuestiones del personal”. De este
capítulo lo más pertinente se halla entre p. 213-228. HEREDIA HERRERA,

107
Archivística General, p. 217. “Existe hoy y para algunos países una doble
dimensión... que contempla no uno sino dos profesionales: el records manager
(gestor de documentos) y el archivero”. COUTURE-ROSSEAU. Los archivos
en el s XX. El término archivista. DAT, “Archivist”: A person professionally
occupied in the administration of archives (primera acepción) and/or the
management of archives (segunda acepción). See also “records manager”
“manuscript curator”. (Archivista: Persona ocupada profesionalmente en la
administración de archivalía y/o la dirección de las instituciones archivísticas.
Véase también administrador de documentos, conservador de manuscritos).
CORTES ALONSO, Vicenta. “Personal”, p. 88-91. En Archivos de España y
América. BRICEÑO PEROZO, Mario. “Legitimidad de la voz archivero”, p.
86-89. En Vademecum de Archivología. Caracas. Archivo General de la
Nación. 1979. 450 p.
Esta nota esta tomada de (ADA) nota 49 p115
Conferencia 5 Burocracia Clásica y Nueva Definición
1. Burocracia Clásica
BELTRAO, Hélio. “Desburocratizaçao, a distensao que falta” p 5-8 en Arquivo
& Administraçao. Associaçao dos Arquivistas Brasileiros. Agosto 1979.
Este autor es el ideólogo de la Desburocratización en Brasil, iniciada en
1967
BIELSA, Rafael. Significado de la Burocracia. Buenos Aires. Editorial El
Gráfico 1965. y Significación de la Burocracia. Buenos Aires. Abeledo
Peerot. Sin fecha. 245 p
BLAU, P. La Burocracia en la sociedad moderna. Buenos Aires. Piados.1962
127 p.
BOBBIO, Norberto y otros. Director del Diccionario de Política. Trad. Raúl
Crisafio y otros. México. Siglo XXI Editores SA: de C.V.7ª. edición. 1991, 2
tomos Véanse las palabras “Burocracia”, autor Paulo Giglioli “Burocratización”,
“Burocratizar”.
CALAN, Pierre de. Estatismo y Burocracia. Buenos Aires. Ediciones Atlántico
1959. 55 p.
CROZIER, Michel. El fenómeno burocrático. Ensayo sobre las tendencias
burocráticas de los sistemas de organización modernos y sus relaciones con el
sistema social y cultural. Trad. Eugenio Abril. Buenos Aires. Amorrortu 1969. 2
vol.
DURANTI, Luciana. “Hecho, acto y función del documento en relación a ellos”
Conceptos sobre Burocracia y burócratas p 55-57, Definición de Procedimiento
y otros temas, p 96 en “El momento de acción y el momento de documenta
ción”, cap. 4 p 93-116, en Diplomática . Nuevos usos para una antigua
ciencia. Carmona (Sevilla), S & ediciones. 1996. 170 p. Trad. Manuel
Vázquez.
GERTH H.H., & MILLS, Wright. From Max Weber: Essays in Sociology. New
York. Oxford University Press. 1964 (cita tomada de Oszlak, compilador,
p.214).
GIBSON, James L. Y otros. Las organizaciones, comportamiento,
estructura, proceso. 8° Edición. Trad. Richard Irwin D. Santiago, Chile.
Salesianos SA 1999.
GIVAUDAN, Antonio. Le petit manuel du burocrate amenagueur” Paris.
Revue politique et parlamentarie. 1983. 90 p.

108
Instituto Elvaldo Lodi. Desburocratizaçao Eletrónica nos estados brasileiros
Assesoria de infra – estrutura e novos investimentos. Novembro 2002.
34 p. Tomado de Internet
KLIKSBERG, Bernardo. “Más Ética, más desarrollo”. Anticipo de este libro
publicado en el diario La Nación (Argentina) el 13 06 04
LAPALOMBRARA, Joseph, compilador. Burocracia y desarrollo político
Trad. Alberto Rafael Jiménez. Buenos Aires. Piados. 1970. 435 p.
LEAVES, Peter y otros. “Los sistemas políticos y las ciencias administrativas”.p.
409-458, en Oszlak, compilador.
LEFORT, Claude. “Qué es la Burocracia” p.17-53, en Oszlak, compilador.
Ley de Procedimiento Administrativo (de la provincia de Córdoba) n° 5350,
de 1972
OROZCO, José Luis y DÁVILA, Consuelo., coordinadores. Breviario político
de la globalización. México. Facultad de Ciencias Políticas y Sociales. UNAM.
1997. 479 p, a modo de diccionario. Véase Burocracia, escrito por Giovanni
Busino.
OSZLAK, Oscar, compilador. Teoría de la burocracia estatal. Buenos Aires.
Editorial Paidós. 1984.
“Notas críticas para una teoría de la Burocracia estatal”, p.251-
306 en Oszlak, compilador.
PAGE, Charles H. La Burocracia en la sociedad moderna. Buenos Aires.
Editorial Paidós. 1965
SACCOMANI, Edda. “Burocrazia”, p 651 – 653. Enciclopedia Europea. Vol. II.
3° Edizione. 1976. Compilador Garzanti (Roma, Italia).
SAUVY. Alfred. La Burocracia. Buenos Aires. EUDEBA. Trad. Marta Laffite y
otros. 1965. 127 p.
TRELLES ARAUJO, Gustavo. La Burocracia http www.monografias.com
setiembre 2004
VEDIA, Bartolomé de.”Donde falta gobierno, falta libertad” La Nación 13 06 04
WEBER, Max. “Parlamento y gobierno en el nuevo ordenamiento alemán”.
1918, en Escritos políticos. México. Folios. 1982. (cita tomada del
Diccionario de Bobbio).
The Protestant Ethic and the Spirit of Capitalism. Traducida al
inglés por Parsons Talcom, New York. Scribner Library.. 1958. (cita tomada de
Oszlak, compilador, p 154).
The Theory of Social and Economic Organization. Trad al inglés
por A.M.Henderson y otro. Free press. 1964. (cita tomada de Oszlak,
compilador, p 154)
“Esencia y supuestos del desarrollo de la dominación
burocrática”, en Economía y Sociedad. Fondo de Cultura Económica. México
1964, 2 volúmenes. (Cita Tomada de Oszlak, compilador, p 25 y Diccionario de
Bobbio.
Agradezco a Ana Jáuregui que sistematizó para mí la Bibliografía en Internet
existente el 15 de febrero de 2005.
Esta nota esta tomada de mi libro Burocracia. Autopista parta la democracia
(en Internet) (BUR) nota 1 p159-160)
2. Nueva definición
Burocracia. Autopista para la Democracia (BUR) Capítulo 4 p 22-29
Conferencia 6 la Burocracia engendra Burocracia
Bibliografía igual que la conferencia 5.

109
Conferencia 7 Actividades y nociones ArchivísticoBurocráticas
1. Homologación
www manuelvazquez.com Burocracia (Bur) p 43-48
TANODI, Aurelio. “Hacia un Universalismo Archivístico” p 6-10, en Arquivo &
Administraçao nº 4 (1) 1976
16. Documentos sustantivos y facilitativos. SCHELLENBERG, Theodore R.
“Documentos sustantivos y facilitativos”, p. 84-85. En Archivos modernos.
Principios y técnicas. Trad. Manuel Carrera Stampa. La Habana. 1958. 358
p. TANODI, Aurelio. “Clasificación de las funciones y documentos comunes y
específicos”. p.13. Introducción a la Ordenación y Clasificación. DAT.
“Programme Records” (documentos sustantivos) y “Housekeeping Records
(documentos facilitativos)
Esta nota está tomada de (ADA) . Nota 16, p 35
2. Manuales de Procedimiento
Política de la Administración de Documentos y Archivos (POL) Capítulo 10, p 44-
48 y la bibliografía de este libro: Archives Nationales du Québec. Normes et
Procédures Archivistiques. Québec. Archives Nationales, 1992. 184 p.
Comissió Nacional d’avaluació i Tria de Documentació. Normes i
procediments de valoració documental per a arxius públics. Taules
d’avaluació documental. Codis 1 a 154.Barcelona, Servei d’Arxius.
Generalitat de Catalunya. 1997. 217 p
Conferencia 8 Actividades y nociones ArchivísticoBurocráticas
1. Los Requisitos
DURANTI, Luciana. cap. 5 “Los elementos externos e internos de la forma
documental” p 117-142 en Diplomática . Nuevos usos para una antigua
ciencia. Carmona (Sevilla), S & ediciones. 1996. 170 p. Trad. Manuel
Vázquez.
Burocracia (BUR) capítulo 9. p 55-59
CASSAGNE, Juan Carlos. Derecho Administrativo. Buenos Aires. Editorial
Abeledo Perrot. 5° Edición actualizada con la Constitución Nacional de 1994. 2
volúmenes, 1996. A continuación las citas pertinentes de esta amplísima obra:
- “El acto administrativo” Vol. II, p. 41-53.
- “Elementos del acto administrativo” Vol. II, p. 127-164.
- “Procedimientos y recursos administrativos” Vol. II, p.305-382 (son 5
capítulos).
- “La Ley Nacional de Procedimientos administrativos” No 19.549!. El
Derecho. Tomo 42, p. 865.
- “Las funciones juridiccionales de la administración”. El Derecho. Tomo 54,
p. 759.
- “Los plazos en el Procedimiento Administrativo”. El Derecho. Tomo 83, p.
897.
- “En torno a la naturaleza del Procedimiento administrativo y sus
clasificaciones fundamentales”. El Derecho. Tomo 97, p. 889.
2. Usuarios de las actividades Archivístico Burocráticas
Administración de Documentos y Archivos (ADA) capítulo 9 “Políticas sobre
los Usuarios” p 103-107
71. Usuarios. TAYLOR, Hugh A. El servicio de archivo y el concepto de
usuario. Un estudio RAMP. París. Programa General de Información y
UNISIST. UNESCO. 1984. 98 p. (PGI-84/WS/5). TANODI. “El uso de la

110
archivalía”, p. 27-28 .En Manual de Archivología y “El porqué de las guías”,
p.205-213. En Boletín Interamericano de archivos. Córdoba. Centro
Interamericano de Desarrollo de Archivos. Vol VIII. 1981. Muestra el corrimiento
de los intereses de los investigadores de los archivos históricos, hacia campos
nuevos. HEREDIA HERRERA. “Transmitir / difundir / servir” p 161. “La
formación de los usuarios” p 501-503. En Archivística General. CRUZ
MUNDET. “Los nuevos usuarios y el marketing de los archivos”, p. 358-364.
Manual de Archivística. CORTES ALONSO, Vicenta. “Los investigadores”, p.
271-277- En Archivos de España y América. Materiales para un Manual.
Madrid. Universidad Complutense. 1979. 382 p. DAT. “User”. Sólo se refiere al
lector y los investigadores. Manuel d’ Archivistique. “Les chercheurs”, p. 316-
317. En realidad aprovechará leer todo el capítulo donde va este subtítulo: “Les
recherches, communications et délivrances de copies”, p. 295-336. MARTINEZ
DE SANCHEZ, Ana María. “El archivero y el investigador”, p. 4-6. Archiveros e
investigadores. Reflexiones sobre metodología de la investigación. Córdo
ba. Argentina. CIDA, 1993. 52 p. LIBERALLI BELLOTTO, Heloísa. Arquivos
Permanentes. Toca el tema en p.9.
Esta nota está tomada de (ADA), Nota 71, p 129
GONZÁLEZ ECHENIQUE, Javier. “La inflación de los usuarios y algunos de
sus problemas.” P y 67-70 y WEILBRENNER, Bernard. “Los Archivos y los
Usuarios” p186-196, ambos en De Archivos y Archivistas. Homenaje a
Aurelio Tanodi. Washington. Organización de los Estados Americanos,
1987,196 p. SILVA, Raquel Miranda da. “Os diferentes tipos de usuarios de
Arquivos” p 66-86.y CASAS DE BARRAN, Alicia. “La nueva Historia y los
Documentos Privados en Países del Mercosur” p 183-197, ambos en Caderno
de Arquivologia. Santa María (Brasil) Universidade .Federal de Santa Maria.
2002. 230 p.
Esta nota ha sido tomada de (ADA) p 107.
3. Compilación de Digestos y Normas
No tengo bibliografía
Conferencia 9 El Derecho Documental y
Perfil del Administrador de Documentos y Archivos
1.El Derecho Documental
No tengo bibliografía
2. El Perfil del Administrador de Documentos y Archivos
Administración de Documentos y Archivos (ADA) capítulo 10. “El Adminis
trador de Documentos y Archivos” p109-117´
49. Definición y clasificación del término archivero. TANODI, Aurelio.
“Categorías de personal”, p. 10-12. En Boletín (Anuario) Interamericano de
Archivos. Córdoba. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. Vol. II,
1975. Más explicado en “Curso para la capacitación de archiveros auxiliares”,
p. 85-87. En Anuario Interamericano de Archivos. Vol. XIV, 1989. En su
Manual de Archivología tiene el capítulo “Cuestiones del personal”. De este
capítulo lo más pertinente se halla entre p. 213-228. HEREDIA HERRERA,
Archivística General, p. 217. “Existe hoy y para algunos países una doble
dimensión... que contempla no uno sino dos profesionales: el records manager
(gestor de documentos) y el archivero”. COUTURE-ROSSEAU. Los archivos
en el s XX. El término archivista. DAT, “Archivist”: A person professionally
occupied in the administration of archives (primera acepción) and/or the

111
management of archives (segunda acepción). See also “records manager”
“manuscript curator”. (Archivista: Persona ocupada profesionalmente en la
administración de archivalía y/o la dirección de las instituciones archivísticas.
Véase también administrador de documentos, conservador de manuscritos).
CORTES ALONSO, Vicenta. “Personal”, p. 88-91. En Archivos de España y
América. BRICEÑO PEROZO, Mario. “Legitimidad de la voz archivero”, p.
86-89. En Vademecum de Archivología. Caracas. Archivo General de la
Nación. 1979. 450 p.
50. Funciones e incumbencias de los archiveros. TANODI, Aurelio. La
situación (status) de archiveros en relación con otros profesionales de
información en la administración pública de América Latina. Un estudio
RAMP. París. Programa General de Información y UNISIST. UNESCO, 1985.
74 p. (PGI-85/WS/13). TANODI, Manual de Archivología. “Deberes de los
archiveros”, “Personal directivo”, p. 219-222. HEREDIA HERRERA,
Archivística General. “Personal”, p. 217-228 y “Funciones del archivero”, p.
170-171. En Archivística. Estudios básicos. Sevilla. Diputación Provincial.
1981. 255 p. LODOLINI, Archivística. “La función del archivero”, p. 27-28.
CRUZ MUNDET, Manual de Archivística. “La función cultural”, p. 357-376.
COUTURE-ROUSSEAU, Los archivos en el s XX., “La profesión archivística”,
p. 9-12. CORTES ALONSO, Vicenta. “Función de los archivos”, p. 11-46,
Archivos de España y América. Materiales para un manual. Madrid.
Universidad Complutense, 1979. 382 p. MYKLAND, Liv. De ocupación a
profesión: El sentido de identidad del Archivista. XII Congreso Internacional
de Archivos. Montreal. 1992.
51. Incumbencias de los archiveros en las primeras edades del ciclo vital.
Estas notas han sido tomadas de las notas 49 y 50 de (ADA)
35. La primera edad incumbencia del archivero. TANODI, Aurelio. “... los
archiveros auxiliares que se desempeñan tanto en archivos administrativos
como en los históricos”, p.85. En Anuario Interamericano de Archivos.
Córdoba. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. Vol. XIII. 1989.
HEREDIA HERRERA, Archivística General. “Gestión de documentos”, p. 178-
182. (especialmente la p. 180) (organización en la) “Etapa prearchivística”, p.
420-421. ROMERO TALLAFIGO, Archivística y Archivos. “El archivo de
oficinas”, “Su inclusión en la archivística”, “Metodología archivística en las
oficinas”, p. 281-284. CRUZ MUNDET, Manual de Archivística. “El archivo de
oficina: papel del archivero”, p. 149-151. “Le respect des fonds à tous les
stades de vie des documents » Actes du XIX Congrès de L´Asociation des
Archivistes du Québec. Junio 1990. Cita tomada de p. 154 del libro El fondo
de archivo. De la teoría a la práctica. Editor. Terry Eastwood. Asociación de
Archivistas Canadienses. Trad. Manuel Vázquez. Córdoba, 1996. 201 p. Esta
traducción está inédita.
Esta nota está tomada de la nota 35 de (ADA), p 67
Conferencia 10 Aportes para el Plan de Estudios
1. Administración de Documentos y Archivos (ADA) capítulo 11 “Ciencia de
la Administración de Documentos y Archivos o Archivología” p119-129.
60. Definición de Archivología. TANODI, Manual de Archivología,
“Archivología”, p.38-58. Definición en p.42. HEREDIA HERRERA, Archivística
General. “Concepto y definición”, “Campo de acción de la archivística”,
“Objeto, fin y método”, p. 29-32. ROMERO TALLAFIGO, Archivística y
Archivos. Una cierta definición en p.26. CRUZ MUNDET, Manual de

112
Archivística. Aporta definiciones de otros autores, pero su estudio tiende a
dilucidar si la archivística es ciencia o técnica. Véase “La definición de la
archivística: ¿disciplina o ciencia?” y “Conclusión: la archivística como ciencia
emergente”, p. 58-64. DAT. Véanse los términos “Archive Administration” y
“Records Management”. DURANTI, Luciana. “ The Archival Body of
Knowledge: Archival Theory, Methodology and Practice, and Graduate and
Continuing Education”, Archivaria, Vol.24 Nº 1, p.8-24. 1993. Un estudio del
desarrollo de la ciencia archivística desde sus orígenes a la actualidad se
encuentra en DURANTI, Luciana. Archival Science, 41 p. mecanografiada en
español 48 p. trad. Manuel Vázquez.
2. La Archivología ¿es ciencia? 61 TANODI, Manual de Archivología. “La
Archivología como disciplina”, p. 38-39; “Ciencia o disciplina”, p. 42-44.
HEREDIA HERRERA, Archivística General. “Ciencia o técnica”, p. 45-46.
ROMERO TALLAFIGO, Archivística y Archivos. “Archivística. Teoría
científica sobre los archivos”, p. 25-28. CRUZ MUNDET, véase la cita en la
nota anterior. BRICEÑO PEROZO, Mario. “La ciencia” (archivística), p.122-124.
En Vademecum de Archivología. Caracas. Archivo General de la Nación,
1979. 450 p. y “La Archivología como ciencia”, p. 33-44. En La Archivología
como ciencia y otros apuntes..Caracas.Biblioteca Venezolana de Historia.
1985. 117 p.
3. El territorio de la Archivología. 62. HEREDIA HERRERA, Archivística
General. Campo de acción de la archivística”, “Objeto, fin y método”,
“Principios y normas”, p.30-38. TANODI, Manual de Archivología, habla de
campo y objetos de la Archivología en p. 43-44.
4. Relación de la Administración de Documentos y Archivos con otras
ciencias y disciplinas. 63. TANODI, Manual de Archivología. “Instituciones y
disciplinas afines”, p. 59-128. HEREDIA HERRERA, Archivística General,
“Ciencias y técnicas auxiliares de la Archivística”, p. 57-82; “Ciencias de la
documentación e información: analogías y diferencias”, p. 155-170. Estudia la
relación con administración, historia, bibliotecas, documentación, museos,
paleografía, diplomática y cronología. ROMERO TALLAFIGO, Archivística y
Archivos. “Las ciencias auxiliares de la archivística”, p. 69-102. Menciona
paleografía, diplomática, sigilografía, heráldica, genealogía, cronología,
toponomástica, ciencias de la administración, informática y ciencias de la
información. LODOLINI, Archivística. “Archivos, bibliotecas y museos:
presuntas afinidades y efectivas diferencias”, p. 257-272.: CRUZ MUNDET,
Manual de Archivística. “Las ciencias auxiliares de la archivística”, p. 79-90.
Estas notas están tomadas de (ADA) notas 60 a 63, p 127-128

113
 LISTADO DE TITULOS
Conferencia 1: Por qué cambiar.
1.0. Introducción al curso
1.1. Primera razón para cambiar
1.2. La coyuntura histórica del nacimiento de la Archivistica
1.3. Como nace la Archivística en 1898
1.4. El camino del cambio
1.5. Aportes del s XX
1.6. Situación en el s XXI
1.7. Una falsa manera de modernizar la Archivología
Apéndice de la Conferencia 1. Cuadro sinóptico de la Producción Documental a
lo largo de los siglos.
Conferencia 2: Política Documental, Definiciones, Objetivos y
recursos
2.1. Política y destrezas
2.2. Qué es Política y Política Documental
2.3. Objetivos de la Política Documental
2.3.1. Teoría de los objetivos
2.3.2. Objetivos generales
2.3.3. Objetivos para la vertiente administrativa
2.3.4. Objetivos para el Patrimonio Documental
2.4. Recursos de la Política Documental
2.4.1. Primer Recurso de la Política Documental
Documentos de Gestión y Conjuntos Documentales
2.4.1.1. Documentos de Gestión
2.4.1.2. Conjuntos Documentales como recursos de la Política Documental
1. Recursos Jurídicos
2. Recursos Regístrales
3. Recursos Científico-técnicos
4. Recursos sobre obras públicas
5. Recursos Onomásticos. Listas de personas
Conferencia 3: Recursos de la Política Documental.
3.1. Segundo recurso: La información contenida en los documentos de gestión
3.1.0. Introducción
3.1.1. Relación entre Documentos de Gestión, e Información
3.1.2. Circulación de la información
3.1.2.1. Factores en juego para la Política de Circulación de la Información
3.1.2.2. La apertura a la consulta en catástrofes o delitos contra la sociedad
3.1.3. Modos Prácticos de usufructuar la Información
3.1.3.1. Los centros de información especializada
3.1.3.2. Educación de quienes deben ser usuarios de la información

114
3.1.3.3. Difusión entre los profesionales, investigadores y planificadores
3.1.4. El derecho de Habeas Data
3.1.5. Malversación de la Información Administrativa
3.1.6. Circulación de la Información en sistemas de Administración de
Documentos y Archivos
3.2. Tercer Recurso: La Política de Administración de Documentos y Archivos
Conferencia nº 4: Agentes de la Política Documental en el s XXI.
4.0. Quiénes son Agentes de la Política Documental
Agente uno, que es Cuarto Recurso de la Política Documental: Los Archivos y
los Sistemas de Administración de Documentos y Archivos
4.1. Los Archivos Singulares. Definición de Archivo
4.2. Los sistemas de archivo
4.2.1. Definición de Sistemas de Administración de Documentos y Archivos
4.2.1.1. Elementos que constituyen el Sistema de Administración de
Documentos y Archivos
4.2.1.2. Ejes y líneas en el Sistema de Administración de Documentos y
Archivos
4.2.1.3. Archivo Intermedio. Eje del Sector Administrativo del Sistema
4.2.1.4. Archivos Centrales de cada Unidad del Organigrama.
Archivo de oficina.
4.2.1.5. Archivo Histórico o permanente. Eje del Patrimonio Documental
4.2.2. Sistemas de Archivos como Agentes y Recursos de la Política
Documental
4.2.3. Cooperación entre sistemas de Administración de Documentos y
Archivos
4.2.3.1 Redacción de normas
4.2.3.2. Homologación
4.2.3.3. Enlaces con el Poder Legislativo para proponer Leyes
4.3. Agente numero dos que es Quinto Recurso de la Política Documental:
Los centros de estudio e investigación Archivistica
4.3.1. Los Centros de Formación Profesional
4.3.2. Relación de los Centros de Información con los demás Agentes
4.3.2.1. Relación de los Centros de Formación con los Sistemas de Archivos
4.3.2.2. Relación de los Centros de Formación con las asociaciones y colegios
4.3.2.3. Compromiso de los centros de Formación con el número de Archiveros
4.4. Agente numero tres que es Sexto Recurso de la Política Documental:
Las Asociaciones y Colegios Profesionales
4.4.1. Características de las Asociaciones
4.4.2. Ubicación de las Asociaciones
4.4.3. Compromisos de las Asociaciones Archivísticas
4.4.3.1. Los eventos archivísticos
4.4.3.2. La Revista trimestral
4.4.3.3. Difusión y propaganda de su Profesión
4.5. Agente número cuatro que es Séptimo Recurso de la Política Documental:
Los Administradores de Documentos y Archivos o archiveros singulares.
4.5.1. Compromiso de los Archiveros individuales
4.5.2. Enumeración de compromisos destacados en el s XXI
4.6. Recurso numero ocho: la Bibliografía existente o a crear
4.6.0. Introducción
4.6.1. Complejo de Inferioridad

115
4.6.2. Existen lagunas bibliografícas
4.6.3. “Mejor es perderse que nunca embarcar”
Conferencia 5: Burocracia Clásica, nueva definición y sus escenarios.
5.1. Burocracia Clásica
5.1.1. Historia del término
5.1.2. Definición de Max Weber
5.1.2.1. Los textos de Max Weber más próximos a mi propuesta
5.1.2.2. La Burocracia como partido político dominante
5.1.2.3. Compilación de José Luis Orozco y Consuelo Dávila
5.1.2.4. Burocracia en la literatura
5.2. Mi propuesta definición de burocracia
5.2.1. Definición primera acepción: Burocracia como servicio social
5.2.1.1. Antónimo
5.2.1.2. Burocracia y Burócrata en su acepción vulgar
5.2.1.3. Explicación del términos “Normas escritas”;”Relaciones formales”
”Conducir relaciones formales”
5.2.2. Definición segunda acepción: la Burocracia como ciencia
5.2.2.1. Campo de acción
5.2.2.2. Materias de estudio teóricas. El estudio de sí misma
5.2.2.3. Materias de estudio operativas: Actividades Archivístico-Burocráticos
5.2.3. Objetivo general de la Burocracia
5.2.3.1. Formulación del objetivo
5.2.3.2. Desenvolvimiento de la idea del objetivo
5.2.3.3. Cómo tejer piel entre las leyes. Ejemplos 1 y 2
5.2.4. Objetivos parciales
5.2.5. Relación con otras Ciencias
5.2.5.1. Mutua dependencia entre el derecho y la Burocracia
5.2.5.2. Relación con la Sociología
5.2.5.3. Burocracia y Cultura
5.2.5.4. La administración de documentos y archivos o Archivología
5.2.5.5. La disciplina diplomática
5.2.5.6. La Semiología o Semiótica
5.2.5.7. Burocracia y Relaciones Públicas
5.2.5.8. Informática y Burocracia
5.3. Tres Grandes Escenarios de la Burocracia
5.3.1. La Burocracia en el Poder Ejecutivo
5.3.1.1. La tramitación por un bien físico, jurídico o administrativo
5.3.1.2. Burocracia para emitir documentos dispositivos del poder ejecutivo
5.3.1.3. Los Documentos Regístrales
5.3.1.4. Las relaciones Exteriores de los Estados
5.3.1.5. Servicios de Información y Seguridad del Estado
5.3.1.6. Documentos contractuales
5.3.1.7. Burocracia de Protocolo y Cortesía
5.3.1.8. Especificaciones de estándares técnicos
5.3.1.9. Burocracia de la circulación de documentos e información
5.3.1.10. La normativa formulada mediante signos
5.3.2. La Burocracia en el Poder Legislativo
5.3.3. La Burocracia en el Poder Judicial
Conferencia 6: La Burocracia engendra Burocracia. Problemas y
remedios

116
6.1. Problemas de la Burocracia
6.1.1 La Burocracia engendra burocracia
6.1.2. La burocracia carece de una profesión que la sirva
6.1.3. La llave de burocracia. La confianza
6.2. Propuesta de solución a estos problemas
6.2.1. Aunar la burocracia con otra ciencia / profesión
6.2.2. Profesión que puede tomarla a su cargo
6.2.3. Archivología y Burocracia para un mismo proyecto
6.2.4. Cómo incorporar la Burocracia a la Profesión Archivistica
6.3. Sistema de administración de documentos y archivos y burocracia
6.3.1. Adecuación de la definición
6.3.2. Sistema biaxial de Archivo y Burocracia
6.3.2.1. El Archivo Intermedio, eje Administrativo
6.3.2.2. Los Archivos Centrales y de Oficina
6.3.2.3. El Archivo Histórico, eje del Patrimonio Documental
6.3.3. Qué significa “hacerse cargo de la Burocracia”
6.3.4. Distorsión profesional de los oficinistas burócratas
6.4. Los Centros de Formación Archivística y la Burocracia
Apéndice: los documentos públicos y privados y la Burocracia
Conferencia 7: Actividades y nociones Archivístico-Burocráticas 1
7.0. Introducción
7.1. Homologación
7.1.1. Homologar y uniformar
7.1.2. Homologación e informática
7.1.3. Objetivos de la homologación
7.1.4. Teoría Archivistica para la homologación de documentos
7.1.4.1. Funciones y tipos documentales
7.1.4.2. Actividades de apoyo y actividades sustantivas
7.1.4.3. Cómo ampliar el círculo de la homologación
7.1.4.4. La homologación en el “mundo aldea”
7.1.5. Homologación y Manuales de Procedimiento
7.2. Manuales de Procedimiento
7.2.1. Qué significan los Manuales de Procedimiento
7.2.2. Variedad de tipos de Manuales de Procedimiento
7.2.3. Normas y reglas técnicas
7.2.4. La elección del tipo de Documento Dispositivo a emplear
7.2.5. Proceso de redacción de los Manuales de Procedimiento
7.2.6. Un equipo para redactar Manuales de Procedimiento
Conferencia 8: Actividades y nociones Archivistico-Burocráticas 2
8.1. Los Requisitos
8.1.1. ¿Hacen falta Requisitos?
8.1.2. Definición de Requisitos
8.1.3. Materia de Requisitos
8.1.3.1. Personas habilitadas para ser iniciadores
8.1.3.2. Personas habilitadas para ser destinatarios
8.1.4. Objetivos a los que sirven Requisitos
8.1.5. Defectos más comunes de los Requisitos
8.1.5.1 Calidad del Servicio de Oficina
8.1.5.2. Lugar de la tramitación
8.1.6. Aspectos teóricos de los Requisitos

117
8.1.7. El arte de aplicar los Requisitos
8.1.8. Problema Central de los Requisitos: Seguridad jurídica y agilidad
8.2. Los usuarios de las actividades Archivistica Burocráticas
8.2.1 Quienes son usuarios de las actividades Archivistica Burocráticas
8.2.2. Clasificación de los usuarios, roles de los usuarios actores
8.2.3. Estudio de los usuarios
8.2.3.1. Usuarios individuales
8.2.3.2. La institución sede de la producción documental
8.2.3.3. La comunidad afectada
8.2.3.4. La sociedad en general
8.3. La compilación de digestos de leyes y normas
Conferencia 9: El Derecho Documental y el Perfil del Administrador
de Documentos y Archivos.
9.1. El Derecho Documental.
9.1.1 Planteo de un déficit
9.1.2. Fundamentación de la propuesta
9.1.3. Las tres secciones del Derecho Documental
9.1.3.1. 1ª Sección del Código Documental: los documentos de gestión,
portadores de derechos y obligaciones.
9.1.3.2. 2ª Sección del Código Documental: la Información contenida en los
documentos.
9.1.3.3. 3ª Sección: la Burocracia, rectora de la vida ciudadana.
9.2. El perfil del Nuevo Profesional Archivero
9.2.1. Definición del Administrador de Documentos y Archivos o Archivero
9.2.2. Funciones de la profesión archivística
9.2.3. Incumbencias profesionales de los administradores de documentos y
archivos o archiveros.
9.3 El perfil a largo plazo
Conferencia 10: Aportes para el plan de estudios.
10 .0.Todas las ciencias están en efervescencia
10.1 El cambio debe ser progresivo y consensuado
10.2 Aceptación inicial o global de los docentes
10.3 Toma de compromisos que ahora resuelven otros.
10.4 Inclusión de incumbencias propias de archiveros, no previstas en el actual
plan de estudios.
10.5 Perfil del Profesional Archivero, con lo acordado hasta aquí
10.6 El establecimiento de nuevas asignaturas
10.6.1 Política de la Administración de Documentos y Archivos,
10.6.2 El Derecho Documental
10.6.3 La burocracia del s XXI
10.7 El cambio de nombre a la profesión, la carrera o los profesionales.
10.8 El perfil del Administrador de Documentos y Archivos con las tres
asignaturas nuevas.
10.9 La aprobación del nuevo Plan en el Ministerio de Educación.
10.10 La obtención de “puntos” o presupuesto para nuevos docentes.
Apéndice de la conferencia 10. La asignatura central de la Licenciatura y el
Doctorado: Archivología crítica o Archivología Científica.
1. Las corrientes científicas de la Archivística.
2. Estudio de un autor distinto, cada curso
3. La definición de archivo

118
 4. La adecuación de normas internacionales a nuestra realidad.
5. La definición de Archivología
Conclusión.
Bibliografía de cada Conferencia
Listado de Títulos

Mendiolaza, 2 de Mayo de 2007 Manuel Vázquez

119
120
121