PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo y sus componentes, planeacin, organizacin, direccin y control,

resultan de la mayor importancia para la empresa dentro del sistema de toma de decisiones.

La planeacin es la primera ficha de este rompecabezas, dentro de ella se siguen los

siguientes pasos: investigacin del entorno e interna, planteamiento de estrategias,
polticas y propsitos, as como de acciones a ejecutar en el corto, medio y largo plazo.

La organizacin, la segunda ficha, es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos

que han de respetar todas las personas que se encuentran dentro de la empresa, la
funcin principal de la organizacin es disponer y coordinar todos los recursos
disponibles como son humanos, materiales y financieros.

La direccin es la tercera ficha del rompecabezas, dentro de ella se encuentra la

ejecucin de los planes, la motivacin, la comunicacin y la supervisin para alcanzar
las metas de la organizacin.

El control, la ficha de cierre, es la funcin que se encarga de evaluar el desarrollo

general de una empresa.

Es un conjunto de fases o pasos a seguir para darle solucin a un problema administrativo, en l

encontraremos asuntos de organizacin, direccin y control, para resolverlos se debe contar
con una buena planeacin, un estudio previo y tener los objetivos bien claros para poder hacer
del proceso lo ms fluido posible.
Para que el proceso administrativo llevado a cabo sea el ms indicado se deben tomar en cuenta
una serie de pasos que no por ser una parte del todo son menos importantes, por mencionar
algunos estn, las metas, estrategias, polticas, etc.
Henri Fayol afirm que la toma de decisiones tambin hace parte de las funciones de la
organizacin, seal cmo las funciones del administrador la prevencin, organizacin,
coordinacin y control, que expresado en trminos ms actuales no es otra cosa que la
planeacin, organizacin, direccin y control.
La tcnica de planeacin y la organizacin son partes fundamentales en el proceso ya que ah
radica la complejidad del mtodo que se utilice pues al ser los pasos con ms cantidad de
deberes se vuelve un poco ms complicado tener el control, pero en estos pasos existen ms
sub-categoras que no deben permitir que el procedimiento se salga de control, segn lo que
dice la lectura podemos decir que el procedimiento se basa en un programa centralizado que
delega funciones conforme va bajando el nivel de autoridad, esto quiere decir que cada parte
tiene una funcin especfica y que si hubiera alguna falla en cualquiera de estos pasos sera
difcil lograr un procedimiento limpio y eficiente.
PLANEACIN
Planear implica que los administradores piensen con antelacin en sus metas y acciones, y que
basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en corazonadas.
La planificacin requiere definir los objetivos o metas de la organizacin, estableciendo una
estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarqua completa de Planes para
coordinar las actividades. Se ocupa tanto de los fines (qu hay que hacer?).
La planeacin es el primer paso del proceso administrativo donde se determina los
resultados que pretende alcanzar el grupo social.

Determina planes ms especficos que se refieren a cada uno de los departamentos de la

empresa y se subordinan a los Planes Estratgicos.
La necesidad de planear se derivan del hecho de que todo organismo social en un medio que
constantemente est experimentando, cambios tecnolgicos, econmicos, polticos, sociales,
culturales.
Consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que
habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacin de tiempos.
ELEMENTOS DE LA PLANEACIN

Propsitos Investigacin- Estrategias Polticas

Procedimientos Programas Presupuestos Cursos de accin

Conceptos de planeacin de varios autores

Desde aos atrs en la historia siempre ha existido la nocin de administracin y con ella de
planeacin. Pero es una nocin inconsciente, pues una vez comienza a plasmarse el pensamiento
administrativo, se empieza a percibir la importancia de la planeacin.
Muchos autores se han preocupado por la funcin de planeacin y han desarrollado sus propias
definiciones, aunque lo expresan diferente, guardan elementos comunes; todos ellos coinciden
en considerar que la planeacin se convierte en la funcin fundamental del proceso
administrativo para la supervivencia de la empresa:
Koontz y Odonnell
Junto a Terry apoya a Fayol al decir que la previsin es la base de la planeacin. Considera la
planeacin como: una funcin administrativa que consiste en seleccionar entre diversas
alternativas los objetivos, las polticas, los procedimientos y los programas de una empresa.
Agustn Reyes Ponce
Consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que
habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempo y
nmeros necesarios para su realizacin.
Josseph L. Massie
Mtodo por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre las alternativas, cursos de
accin a partir de los cuales establece los objetivos.
Burt K. Scanlan
Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla polticas, planes, procedimientos y cuenta
con un mtodo de retroalimentacin de informacin para adaptarse a cualquier cambio en las
circunstancias.
George R. Terry
Es la seleccin y relacin de hechos as como la informacin y el uso de suposiciones respecto
al futuro en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas que se creen son
necesarias para alcanzar los resultados deseados.

EXISTEN 3 TIPOS DE PLANEACIN:

Planeacin conservadora. Orientada hacia la estabilidad y el mantenimiento de la situacin
existente. Las decisiones se toman para obtener buenos resultados, pero no necesariamente son
las mejores, pues difcilmente la planeacin buscar cambios radicales en la organizacin. La
planeacin conservadora se preocupa ms por identificar y subsanar deficiencias y resolver
problemas internos que por explorar oportunidades ambientales futuras. Su base es
predominantemente retrospectiva, por cuanto aprovecha la experiencia pasada y la proyecta
hacia el futuro.
Planeacin optimizante. Orientada hacia la adaptabilidad e innovacin en la organizacin. Las
decisiones se toman para lograr los mejores resultados posibles para la organizacin, sea
minimizando recursos para lograr determinado desempeo u objetivo, sea maximizando el
desempeo para utilizar mejor los recursos disponibles. Este tipo de planeacin generalmente se
basa en la preocupacin por mejorar las prcticas vigentes en la organizacin. Su base es
predominante incremental porque mejora continuamente y convierte las operaciones en alo cada
da mejor.
Planeacin adaptable. Orientada hacia las contingencias y el futuro de la organizacin. Las
decisiones se toman para armonizar los diversos intereses involucrados y lograr un conjunto
capaz de alcanzar resultados para el desarrollo natural de la empresa, ajustndola a las
contingencias que surjan durante el camino. Este tipo de planeacin procura reducir la
planeacin retrospectiva orientada hacia la eliminacin de deficiencias localizadas en el pasado
de la organizacin. Su base es predominantemente adherente porque se ajusta a las demandas
ambientales y se prepara para las contingencias futuras.
En todos los casos, la planeacin es la toma anticipada de decisiones. Se trata de decidir ahora
qu hacer, antes que ocurra la accin necesaria. No se trata simplemente de prever las decisiones
que se deben tomar en el futuro, sino de tomar decisiones que produzcan efectos y
consecuencias futuras.

HERRAMIENTAS DE PLANEACIN
Las tcnicas o herramientas de planeacin, ayudan al administrador o ejecutivo a tomar las
decisiones ms adecuadas de acuerdo al proyecto en el que se est trabajando, aumentando su
desempeo.

Las herramientas de planeacin llamadas tambin tcnicas de planeacin, son aquellas

que auxilian al ejecutivo, administrador o empresario para efectuar el proceso de
planeacin con bases cientficas, lgicas y racionales (Mnch Galindo, 1999).

Son las que permiten al pequeo empresario a tomar las decisiones de una forma ms
racional, ayudndolo en lo posible a hacer ms efectiva su planeacin (Anzola Rojas,
2001).

Las herramientas de planeacin evalan:

Anlisis del entorno: Se analizan por medio de la informacin en detalle una serie de variables,
situaciones o condiciones que afecta o pueden implicar positiva o negativamente el desarrollo
de una empresa en el presente o futuro.
El competidor: Este factor es importante para ver que hace y como sus acciones afectan el
enfoque de la organizacin por medio de los competidores.

Escenario: emplea una gama de tcnicas para investigar, recoger ideas y escribir historias, en su
intento de plasmar en forma narrativa todos aquellos eventos que definan los terrenos
competitivos del futuro.
Pronstico: Predicciones de resultados positivos que nos pueden ayudar a tener una referencia
del comportamiento de ciertas acciones.
LAS HERRAMIENTAS SON:
2.1 Anlisis Foda
Conocida como matriz de FODA o en ingles SWOT, es una metodologa que estudia tanto la
situacin externa como interna de una empresa, as puede ver como puede ser competitiva en su
mercado y ver las caractersticas internas que tiene que tener, con esta metodologa se pueden
detectar sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.
2.2 Manuales
Los manuales deben ser de fcil comprensin, pueden venir en diferentes presentaciones como
folletos, libros, carpetas, entre muchos otros.
Los manuales ms usuales son los siguientes:

Manual de objetivos y polticas: contiene los objetivos que se quieren alcanzar tanto a
corto como largo plazo, las reglas y polticas de la empresa.

Manuales departamentales: contienen todas las reglas y polticas aplicables en cada

departamento.

Manual del empleado o de bienvenida: contiene todo lo que le interesa como lo que
tiene que saber un empleado cuando ingresa a una empresa.

Manuales de organizacin: contiene una sntesis de la descripcin de los puestos y las

reglas.

2.3 Diagrama de flujo

Muestra los procedimientos detallados que se deben de seguir en un proceso o en la planeacin
de la empresa, expresa grficamente las distintas operaciones, estableciendo una secuencia
cronolgica.
2.4 Diagramas o grafica de GANTT
Uno de los mayores aportes de Henry L. Gantt, nos sirven para poder mostrar los tiempos que
utilizaremos para diferentes tareas o proyectos en una lnea de tiempo. Es una grfica de barras
que horizontalmente nos da los tiempos y verticalmente ponemos las actividades que se
realizaran.
Ventajas de utilizar la grfica de Gantt

Requiere un nivel mnimo de planificacin

Son eficaces en la etapa inicial de la planificacin

2.5 Anlisis de Red Pert

Fue desarrollada por la armada de los Estados Unidos de Norte Amrica en 1957. Es una
herramienta cuantitativa de planeacin y control, le permite al administrador contar con un
modelo de optimizacin con el cual se puede tener la solucin ptima de un proceso o tarea,

sirve para programar por adelantado un proyecto y calcular el tiempo que se empleara en dicho
proyecto. Es un instrumento muy valioso para la toma de decisiones, como para la gestin de
proyectos.
Algunas caractersticas son:

Permite identificar las actividades y la duracin especfica de cada una de ellas

Determina cual es la mejor secuencia del proceso

Construir diagramas de red

Determinar la trayectoria critica

Para poder ilustrar la carta de Gantt y malla de Pert, es importante identificar las distintas
actividades del proceso y sus tiempos
2.6 CPM (Mtodo de ruta crtica)
El CPM es idntico en metodologa y concepto al PERT, la nica diferencia entre ellos es el
mtodo por medio del cual se realizan los estimados de tiempo para los procesos, es un proceso
administrativo de planeacin, ejecucin, programacin y control de cada una de las actividades
de un proyecto que debe desarrollarse con un costo optimo y un dentro de un tiempo crtico.
2.7 rbol de decisin
Representa en forma secuencial acciones y condiciones, muestra que condiciones son ms
importantes y ponerlas en primer lugar y as sucesivamente, muestra la relacin que existe entre
cada condicin, modela funciones discretas, son construidos atreves de la descripcin narrativa
de un problema.
Lneas de espera
Es una tcnica en estadstica inferencial y conoce el tiempo de permanencia en lneas de espera
as como con el tiempo de servicio y compara el costo de una cola que espera recibir atencin
contra el costo de atender esa cola. En cada situacin lo que se pretende es minimizar costos
como por ejemplo los bancos, supermercados, autolavados, etc.
Simulacin
La simulacin de procesos es una de las herramientas cual se utiliza para representar un proceso
mediante otro que lo hace mucho ms simple e entendible y que por medio de un software de
computadora permite la construccin de un modelo de un sistema en base a uno de la vida real.
Esta simulacin es en algunos casos casi indispensable, se utiliza en la etapa de diseo para
auxiliar en el logro o mejoramiento de un proceso o diseo o bien a un sistema ya existente para
explorar algunas modificaciones.