PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo y sus componentes, planeación, organización, dirección y control,

resultan de la mayor importancia para la empresa dentro del sistema de toma de decisiones.
 La planeación es la primera ficha de este rompecabezas, dentro de ella se siguen los
siguientes pasos: investigación del entorno e interna, planteamiento de estrategias,
políticas y propósitos, así como de acciones a ejecutar en el corto, medio y largo plazo.
 La organización, la segunda ficha, es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos
que han de respetar todas las personas que se encuentran dentro de la empresa, la
función principal de la organización es disponer y coordinar todos los recursos
disponibles como son humanos, materiales y financieros.
 La dirección es la tercera ficha del rompecabezas, dentro de ella se encuentra la
ejecución de los planes, la motivación, la comunicación y la supervisión para alcanzar
las metas de la organización.
 El control, la ficha de cierre, es la función que se encarga de evaluar el desarrollo
general de una empresa.
Es un conjunto de fases o pasos a seguir para darle solución a un problema administrativo, en él
encontraremos asuntos de organización, dirección y control, para resolverlos se debe contar
con una buena planeación, un estudio previo y tener los objetivos bien claros para poder hacer
del proceso lo más fluido posible.
Para que el proceso administrativo llevado a cabo sea el más indicado se deben tomar en cuenta
una serie de pasos que no por ser una parte del todo son menos importantes, por mencionar
algunos están, las metas, estrategias, políticas, etc.
Henri Fayol afirmó que la toma de decisiones también hace parte de las funciones de la
organización, señaló cómo las funciones del administrador la prevención, organización,
coordinación y control, que expresado en términos más actuales no es otra cosa que la
planeación, organización, dirección y control.
La técnica de planeación y la organización son partes fundamentales en el proceso ya que ahí
radica la complejidad del método que se utilice pues al ser los pasos con más cantidad de
deberes se vuelve un poco más complicado tener el control, pero en estos pasos existen más
sub-categorías que no deben permitir que el procedimiento se salga de control, según lo que
dice la lectura podemos decir que el procedimiento se basa en un programa centralizado que
delega funciones conforme va bajando el nivel de autoridad, esto quiere decir que cada parte
tiene una función específica y que si hubiera alguna falla en cualquiera de estos pasos sería
difícil lograr un procedimiento limpio y eficiente.
PLANEACIÓN
Planear implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que
basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.
La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una
estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes para
coordinar las actividades. Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?).
La planeación es el primer paso del proceso administrativo donde se determina los
resultados que pretende alcanzar el grupo social.
Determina planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la
empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos.
La necesidad de planear se derivan del hecho de que todo organismo social en un medio que
constantemente está experimentando, cambios tecnológicos, económicos, políticos, sociales,
culturales.
Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que
habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos.
ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
 Propósitos – Investigación- Estrategias – Políticas
 Procedimientos – Programas – Presupuestos – Cursos de acción
Conceptos de planeación de varios autores
Desde años atrás en la historia siempre ha existido la noción de administración y con ella de
planeación. Pero es una noción inconsciente, pues una vez comienza a plasmarse el pensamiento
administrativo, se empieza a percibir la importancia de la planeación.
Muchos autores se han preocupado por la función de planeación y han desarrollado sus propias
definiciones, aunque lo expresan diferente, guardan elementos comunes; todos ellos coinciden
en considerar que la planeación se convierte en la función fundamental del proceso
administrativo para la supervivencia de la empresa:
Koontz y O’donnell
Junto a Terry apoya a Fayol al decir que la previsión es la base de la planeación. Considera la
planeación como: “una función administrativa que consiste en seleccionar entre diversas
alternativas los objetivos, las políticas, los procedimientos y los programas de una empresa”.
Agustín Reyes Ponce
Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que
habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y
números necesarios para su realización.
Josseph L. Massie
Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre las alternativas, cursos de
acción a partir de los cuales establece los objetivos.
Burt K. Scanlan
Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta
con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las
circunstancias.
George R. Terry
Es la selección y relación de hechos así como la información y el uso de suposiciones respecto
al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se creen son
necesarias para alcanzar los resultados deseados.
EXISTEN 3 TIPOS DE PLANEACIÓN:
Planeación conservadora. Orientada hacia la estabilidad y el mantenimiento de la situación
existente. Las decisiones se toman para obtener buenos resultados, pero no necesariamente son
las mejores, pues difícilmente la planeación buscará cambios radicales en la organización. La
planeación conservadora se preocupa más por identificar y subsanar deficiencias y resolver
problemas internos que por explorar oportunidades ambientales futuras. Su base es
predominantemente retrospectiva, por cuanto aprovecha la experiencia pasada y la proyecta
hacia el futuro.
Planeación optimizante. Orientada hacia la adaptabilidad e innovación en la organización. Las
decisiones se toman para lograr los mejores resultados posibles para la organización, sea
minimizando recursos para lograr determinado desempeño u objetivo, sea maximizando el
desempeño para utilizar mejor los recursos disponibles. Este tipo de planeación generalmente se
basa en la preocupación por mejorar las prácticas vigentes en la organización. Su base es
predominante incremental porque mejora continuamente y convierte las operaciones en alo cada
día mejor.
Planeación adaptable. Orientada hacia las contingencias y el futuro de la organización. Las
decisiones se toman para armonizar los diversos intereses involucrados y lograr un conjunto
capaz de alcanzar resultados para el desarrollo natural de la empresa, ajustándola a las
contingencias que surjan durante el camino. Este tipo de planeación procura reducir la
planeación retrospectiva orientada hacia la eliminación de deficiencias localizadas en el pasado
de la organización. Su base es predominantemente adherente porque se ajusta a las demandas
ambientales y se prepara para las contingencias futuras.
En todos los casos, la planeación es la toma anticipada de decisiones. Se trata de decidir ahora
qué hacer, antes que ocurra la acción necesaria. No se trata simplemente de prever las
decisiones que se deben tomar en el futuro, sino de tomar decisiones que produzcan efectos y
consecuencias futuras.

HERRAMIENTAS DE PLANEACIÓN
Las técnicas o herramientas de planeación, ayudan al administrador o ejecutivo a tomar las
decisiones más adecuadas de acuerdo al proyecto en el que se esté trabajando, aumentando su
desempeño.
 Las herramientas de planeación llamadas también técnicas de planeación, son aquellas
que auxilian al ejecutivo, administrador o empresario para efectuar el proceso de
planeación con bases científicas, lógicas y racionales (Münch Galindo, 1999).
 Son las que permiten al pequeño empresario a tomar las decisiones de una forma más
racional, ayudándolo en lo posible a hacer más efectiva su planeación (Anzola Rojas,
2001).
Las herramientas de planeación evalúan:
Análisis del entorno: Se analizan por medio de la información en detalle una serie de variables,
situaciones o condiciones que afecta o pueden implicar positiva o negativamente el desarrollo
de una empresa en el presente o futuro.
El competidor: Este factor es importante para ver que hace y como sus acciones afectan el
enfoque de la organización por medio de los competidores.
Escenario: emplea una gama de técnicas para investigar, recoger ideas y escribir historias, en su
intento de plasmar en forma narrativa todos aquellos eventos que definan los terrenos
competitivos del futuro.
Pronóstico: Predicciones de resultados positivos que nos pueden ayudar a tener una referencia
del comportamiento de ciertas acciones.
LAS HERRAMIENTAS SON:
2.1 Análisis Foda
Conocida como matriz de FODA o en ingles SWOT, es una metodología que estudia tanto la
situación externa como interna de una empresa, así puede ver como puede ser competitiva en su
mercado y ver las características internas que tiene que tener, con esta metodología se pueden
detectar sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.
2.2 Manuales
Los manuales deben ser de fácil comprensión, pueden venir en diferentes presentaciones como 
folletos, libros, carpetas, entre muchos otros.
Los manuales más usuales son los siguientes:
 Manual de objetivos y políticas: contiene los objetivos que se quieren alcanzar tanto a
corto como largo plazo, las reglas y políticas de la empresa.
 Manuales departamentales: contienen todas las reglas y políticas aplicables en cada
departamento.
 Manual del empleado o de bienvenida: contiene todo lo que le interesa como lo que
tiene que saber un empleado cuando ingresa a una empresa.
 Manuales de organización: contiene una síntesis de la descripción de los puestos y las
reglas.
2.3 Diagrama de flujo
Muestra los procedimientos detallados que se deben de seguir en un proceso o en la planeación
de la empresa, expresa gráficamente las distintas operaciones, estableciendo una secuencia
cronológica.
2.4 Diagramas o grafica de GANTT
Uno de los mayores aportes de Henry L. Gantt, nos sirven para poder mostrar los tiempos que
utilizaremos para diferentes tareas o proyectos en una línea de tiempo. Es  una gráfica de barras
que horizontalmente nos da los tiempos  y verticalmente ponemos las actividades que se
realizaran.
Ventajas de utilizar la gráfica de Gantt
 Requiere un nivel mínimo de planificación
 Son eficaces en la etapa inicial de la planificación
2.5 Análisis de Red Pert
Fue desarrollada por la armada de los Estados Unidos de Norte América en 1957. Es una
herramienta cuantitativa de planeación y control, le permite al administrador contar con un
modelo de optimización con el cual se puede tener la solución óptima de un proceso o tarea,
sirve para programar por adelantado un proyecto y calcular el tiempo que se empleara en dicho
proyecto. Es un instrumento muy valioso para la toma de decisiones, como para la gestión de
proyectos.
Algunas características son:
 Permite identificar las actividades y la duración específica de cada una de ellas
 Determina cual es la mejor secuencia del proceso
 Construir diagramas de red
 Determinar la trayectoria critica
Para poder ilustrar la carta de Gantt y malla de Pert, es importante identificar las distintas
actividades del proceso y sus tiempos
2.6 CPM (Método de ruta crítica)
El CPM es idéntico en metodología y concepto al PERT, la única diferencia entre ellos es el
método por medio del cual se realizan los estimados de tiempo para los procesos, es un proceso
administrativo de planeación, ejecución, programación  y control de cada una de las actividades
de un proyecto que debe desarrollarse con un costo optimo y un dentro de un tiempo crítico.
2.7 Árbol de decisión
Representa en forma secuencial acciones y condiciones, muestra que condiciones son más
importantes y ponerlas en primer lugar y así sucesivamente, muestra la relación que existe entre
cada condición, modela funciones discretas, son construidos atreves de la descripción narrativa
de un problema.
Líneas de espera
Es una técnica en estadística inferencial y conoce el tiempo de permanencia en líneas de espera
así como con el tiempo de servicio y compara el costo de una cola que espera recibir atención
contra el costo de atender esa cola. En cada situación lo que se pretende es minimizar costos
como por ejemplo los bancos, supermercados, autolavados, etc.
Simulación
La simulación de procesos es una de las herramientas cual se utiliza para representar un proceso
mediante otro que lo hace mucho más simple e entendible y que por medio de un software de
computadora permite la construcción de un modelo de un sistema en base a uno de la vida real.
Esta simulación es en algunos casos casi indispensable, se utiliza en la etapa de diseño para
auxiliar en el logro o mejoramiento de un proceso o diseño o bien a un sistema ya existente para
explorar algunas modificaciones.