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UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

FACULTAD DE INGENIERA
ESCUELA DE INGENIERA QUMICA

Proyecto Final:
Control de Inventarios:
Pyme Ferretera San Martn

IQ-0452
CONTROL DE LA PRODUCCIN

PROFESOR: Gloriana Smith

INTEGRANTES:
Sebastin lvarez Mndez, B00364
Priscilla Chacn Villalobos, A81670
Esteban Padilla Huete,
A94607
Kevin Zamora Soto,
B17362
San Jos, 2014

Introduccin
Este trabajo es un anlisis administrativo de la empresa Depsito y Ferretera San Martin.
Este proyecto se realiza con el fin de estudiar distintos aspectos del control y el manejo de
inventarios y su importancia en el desarrollo de un negocio. Se recurri a la empresa
Depsito y Ferretera San Martin y de ellos se obtuvo informacin general administrativa y
financiera para el anlisis pertinente.
Actualmente no se cuenta con un sistema especfico para el control de pedidos, por tanto
surge la iniciativa de iniciar el estudio de ste. Se desea estudiar una gama de productos
para aplicar tres tipos de control de inventarios que seran el sistema de mximos y
mnimos, el sistema ABC y el sistema de Kanban. A partir de la aplicacin de estos
mtodos se pretende observar si hay uno que tenga ms efectividad en el manejo y control
de ciertos productos en la ferretera. La razn por la que slo se decidi utilizar ciertos
productos clave es a la variedad excesiva de productos diferentes que se manejan en este
negocio. Se cuentan con 4 bodegas de almacenamiento e inventario pero no se cuenta con
un sistema general que administre todos los productos que se ofrecen por lo que se pretende
hacer recomendaciones para la implementacin de un sistema.

NDICE GENERAL

Contenido
Introduccin........................................................................................................... iii
Misin, visin, objetivos............................................................................................ 9
Visin:............................................................................................................... 9
Misin:............................................................................................................... 9
Objetivos:........................................................................................................... 9
Ventajas competitivas....................................................................................... 11

NDICE DE CUADROS

NDICE DE FIGURAS

MARCO TERICO
SISTEMA ABC
El sistema de control A B C se fundamenta en determinar por orden de necesidad o
urgencia en el proceso. ste anlisis puede realizarse de tres diferentes formas; de acuerdo
al costo de unitario, de acuerdo al costo total de existencia y de acuerdo al orden de
requerimientos sin tener presente el costo. (Chaves, 2005)
Este sistema pretende que el costo y el manejo del inventario disminuyan. Adems puede
proporcionar una rotacin de inventario ms frecuente incremento en las ventas y reduccin
de sistemas de trabajo que disminuirn costos. (Jimenez, 2014)
"La filosofa del sistema dice: Muchas veces cuesta ms el control que lo que vale lo
controlado."Por esta razn sugiere clasificar segn la importancia y consumo, as:
(Jimenez, 2014)
A: Son aquellos que requieren mayor control por su costo de adquisicin y por el costo de
tenerlo en inventario, por su aporte directo a las utilidades y por ser material importante
dentro del trabajo fundamental. Generalmente un pequeo nmero de elementos pertenece
a este grupo y los pedidos se realizan por cantidades exactas o con base en las solicitudes
hechas por los clientes.
B: Los que no son tan necesarios como los anteriores por costos, por utilidad y por el
control que se ejerce sobre ellos. Para la realizacin de pedidos debe calcularse la cantidad
ptima de pedido.
C: Artculos que requieren poca inversin por ser de poca importancia en la elaboracin del
producto final, requiriendo revisin sencilla sobre las existencias, pero que sern suficientes
para lo requerido finalmente. Puede mantenerse una cantidad considerable en bodega, se
procura no sobrepasar ni estar por debajo de los que debe mantener de existencia.
Para la clasificacin de los artculos dentro del anlisis ABC pueden observarse varios
aspectos: (Jimenez, 2014)

Costo unitario.

Escasez del material utilizado para la fabricacin de ese artculo.

Disponibilidad de recursos, fuerza de trabajo e instalaciones para producir el

artculo.

Tiempo necesario de obtencin.

Requerimientos de almacenamiento para un artculo.

Costo de escasez del artculo.

Volatilidad del diseo de ingeniera.

El diagrama ABC sigue el principio de Paretto. Es una distribucin estadstica de

frecuencias de consumo o necesidad, que refleja el hecho de que la parte principal de la
actividad (60-90 %) es realizada por una minora de artculos o materiales (5-15 %).
(Chaves, 2005)
Con este mtodo pueden identificarse los artculos de mayor impacto en el costo total de
inventarios. Para observar el costo de inventario es conveniente hacerlo de acuerdo a los
artculos del grupo A, determinando un anlisis cuidadoso de decisiones de cantidades a
solicitar, en qu momento pedirlas y poder as realizar pronsticos. Por lo tanto, es normal
hacer una clasificacin porcentual de los segmentos utilizados (A, B y C); no son nmeros
estrictos, sino que de acuerdo con la empresa se pueden tener sus propias separaciones.
Normalmente, los artculos tipo A en costos rondan de un 60 % 90 %, los B con 15 % a 25
% y los C de un 5 % a 15 %. De igual forma, los porcentajes de tems por tipo de artculos
con 5-15 %, 15-25 % y de un 65-85 % respectivamente. (Cotter, 2011)
Se tendr mayor atencin en los artculos de ms importancia pero nmero menor (A) y
menor en los menos significativos, aunque puede llegar a pasarse muchas cosas por alto.
Debe tenerse una administracin concreta de lo que se hace, para ello se requiere: verificar
los registros, ya que en muchas ocasiones no coincide el conteo fsico con lo registrado, por
lo que debe realizarse una revisin fsica con ms frecuencia especialmente para los
artculos A. El inventario de seguridad y la cantidad de pedido se determinan segn el
dinero y la urgencia con que se requiera. (Jimenez, 2014)
Adems, puede ocurrir que dentro de la multiplicidad de artculos tipo C, se encuentren

materiales o materia prima de muy alto valor unitario pero pequeo consumo, as como
perecederos o de bajas densidades que ocupen un volumen elevado en bodega.
Para realizar el anlisis, se sigue el siguiente procedimiento: (Cotter, 2011)

Obtener informacin del listado de tems, costo unitario por tem y el consumo
anual para cada material.

Calcular el consumo para cada tem.

Calcular el costo unitario por consumo anual y ordenar los valores.

Determinar el porcentaje relativo de cada tem.

Determinar el porcentaje acumulativo para el listado en anlisis

Graficar % acumulativo contra una unidad para cada uno de los tems.

Realizar el corte de las secciones.

Por lo tanto, de acuerdo con este anlisis es posible mantener un control de la produccin
en los que respecta a los inventarios para asegurar que no existan problemas con una
sobreproduccin o desabastecimiento para el mercado.

KANBAN
Kanban hace referencia a una palabra japonesa que significa etiqueta de instruccin o
tarjeta, la cual contiene informacin que sirve como orden de trabajo, esta es su funcin
principal, en otras palabras,, es un dispositivo de direccin automtico que da informacin
acerca de lo que se va a producir, en qu cantidad, mediante qu medios y cmo
transportarlo. Es un sistema implementado en muchas plantas japonesas, conocido como
sistema de pull, y tiene sus propias caractersticas a la hora de funcionar, pues las
mquinas no producen hasta que se les solicita que lo hagan, de manera que no se generan
inventarios innecesarios que quiz al final queden varados y no se vendan, ya que seran

excedentes de produccin. (Angeles, 2005)

El sistema de Kanban permite un inventario controlado de contenedores relativamente
pequeo, existe una gran posibilidad de usarlo para promover la mejora continua de
procesos. As, siempre que el proceso trabaje de manera sin problemas en un tiempo
amplio, existe la posibilidad de acumulacin de inventario. Por lo tanto, lo que se realiza es
ir disminuyendo el inventario hasta que quede en evidencia algn obstculo de produccin
y establecer la prioridad para trabajar con l. Est claro que todo el inventario no puede
eliminarse y por ende debe establecerse un tamao de lote y es donde entra el sistema
expuesto. (Angeles, 2005)
El tamao del Kanban viene expuesto en la siguiente ecuacin: (Cotter, 2011)
K=

Pnt R
(1)
JH

Donde,
P: Producto a fabricarse, unidades por turno.
n: Nmero de piezas que lleva cada artculo, piezas por unidad.
J: Tiempo total de la jornada laboral, min.
tR: Tiempo de reposicin, min.
H: Cantidad de empaque, piezas por caja.
Con todo lo anterior, se puede observar que el Kanban posee los principios de eliminacin
de desperdicios, mejora continua, participacin plena del personal, flexibilidad con la mano
de obra, organizacin y visibilidad. Y en general cumple con las siguientes funciones:
(Angeles, 2005)

Poder empezar cualquier operacin estndar en cualquier momento.

Prevenir el exceso de papeleo innecesario.
Prevenir el trabajo innecesario
Eliminacin de la sobreproduccin, en lo que respecta al movimiento de material.
Se facilita el control de la produccin.

Por ltimo, antes de implementar el Kanban, es necesario tomar las siguientes

consideraciones: (Angeles, 2005)

Determinar un sistema de calendarizacin de produccin.

Establecer una ruta para el Kanban que refleje el flujo de materiales.
El sistema est ligado a lotes pequeos.

Buena comunicacin con el departamento de ventas.

El sistema debe actualizarse continuamente y mejorado.

SISTEMA DE MXIMOS Y MNIMOS (SMM)

El sistema de mximos y mnimos se basa principalmente en un sistema de magnitud fija en
tiempo variable, por lo que para que funcione de la manera correcta y eficiente, los
consumos probables deben ser revisados con frecuencia, preferiblemente cada tres meses y
no ms de un semestre. Esto para controlar los niveles mximos y mnimos de inventarios.
(Cotter, 2011)
Se adapta, adems a materiales de carcter comparativamente estndar cuyos precios no
varan mucho y que se usan en cantidades sustanciables. Dicho sistema y el establecimiento
de los puntos de reorden comprenden varias consideraciones, una de ellas es que el SMM
presume que cada orden de compra representar la cantidad ms econmica, por lo que una
vez fijada la cantidad, se realiza un balance de tiempo necesario para recibir la mercanca,
el costo de ordenar, gastos, obsolescencia, entre otros. (Mercado, 2004)
Las ecuaciones para obtener el mximo y mnimo en inventarios se representan a
continuacin: (Cotter, 2011)
MAX=N +C max ,t Cmin ,t

(2)

MIN =C min, tC prom ,t (3)

Donde,
MAX: Mximo.
MIN: Mnimo.
N: Tamao lite reposicin.
Cmax,t: Consumo mximo en el tiempo de reposicin.
Cmin,t: Consumo mnimo en el tiempo de reposicin.
Cprom,t: Consumo promedio en el tiempo de reposicin.
Por ltimo, para implementar este sistema, es necesario contar con la siguiente
informacin: (Cotter, 2011)
Consumo promedio diario, semanal, etc.
Tiempo de reposicin.
Consumo mximo probable en un tiempo de reposicin
Consumo mnimo probable durante el tiempo de reposicin.

ANTECEDENTES
En 1994 se abri la ferretera y depsito el Labrador, este negocio fue creciendo con los
aos, hasta aduearse del mercado de San Isidro de Heredia, y era altamente reconocido en
cantones cercanos como San Rafael, Santo Domingo y San Pablo. Esta empresa contaba
con un personal aproximado de 20 empleados, contaba con 3 vagonetas y 5 camiones. Por
razones de salud de los propietarios, y por insistencia de personas interesadas en comprar el
negocio, se vendi. Esto ocurri en el ao 2003, la empresa que adquiri el depsito fue El
Lagar.
Los dueos no tuvieron ningn negocio sino hasta el ao 2012, cuando se present una
oportunidad de comprar una ferretera cerca del hogar de los propietarios. Con el pasar del
tiempo el negocio ha ido creciendo. Actualmente se cuenta con 9 trabajadores. El lugar se
divide en el rea de ferretera, donde se puede adquirir cualquier producto para trabajaos
menores y deposito donde se encuentra el material para trabajos ms grandes, dgase
cemento, varilla entre otros y el rea de despacho que se encarga de entregar pedidos a las
personas. El tamao actual del lugar son 254 m 2, siendo este insuficiente para albergar
todas las materias primas, por esto ha sido necesario alquilar dos inmuebles adicionales
para poder almacenar los bienes.

Misin, visin, objetivos

Visin:
Ser una empresa lder en el sector ferretero y materiales de construccin, mejorando
continuamente los procesos, la excelencia del servicio y calidad de los productos;
superando las expectativas de los clientes.

Misin:
La Ferretera San Martn est comprometida en comercializar productos de alta calidad en
ferretera y materiales de construccin para llenar las necesidades de los clientes de acuerdo
con el mercado, por medio de servicio, calidad y precio; motivando al personal con
entrenamiento y capacitacin para obtener eficiencia en la atencin del cliente y as lograr
sus preferencias, generando beneficios a la empresa, para mantener y mejorar la calidad del
servicio prestado.

Objetivos:

Incrementar las ventas en un 10% anual.

Adquirir un local nuevo, ms amplio y de fcil acceso para los clientes, y con
cmoda zona de entrega de materiales en un plazo de 2 aos.
Disminuir los costos en compra de materiales, adquiriendo los mismos con
distribuidores directos y en grandes cantidades a partir del mes del 1 de julio del
2014.
Disminuir el nmero de horas extra de los empleados a travs de diversificacin de
horarios a partir del mes de junio del 2014.

Ventajas competitivas

Los productos disponibles en la Ferretera y Depsito corresponden a marcas con

renombre en el pas debido a su calidad y demanda.

La mano de obra est capacitada para atender al cliente de manera apropiada, se les
brinda una induccin en el lugar de trabajo para su capacitacin en cuanto a los
productos ofrecidos y tienen como requerimiento primordial la aplicacin de buenos
valores tanto al lugar de trabajo como a las personas en l.

La Ferretera y Depsito San Martn est ubicada en una zona cntrica en la zona de San
Isidro de Heredia y tambin cuenta con la capacidad de entrega de los materiales
disponibles a todo el pas. Adems tiene acceso a una de las carreteras principales de
transporte de productos como la ruta 32.

El clima es favorable para el almacenamiento de productos sensibles a la humedad, a la

corrosin, a la alteracin de propiedades qumicas y fsicas de los productos, entre
otros. (ya que en los ltimos aos el clima de San Isidro ha cambiado drsticamente y la
cantidad de la lluvia no es tan intensa).

El negocio cuenta con energa elctrica y adems con una planta propia de energa a
base de gasolina en caso de que haya un corte de electricidad. Y enfrente del negocio
para el bus de la ruta de San Isidro-Heredia.

Los alrededores del negocio son bastante seguros para los compradores que se acercan.

Se cuenta con medios de transporte de carga propios que permiten la entrega del
material requerido por el cliente.

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3. ANLISIS DE RESULTADOS
Como es sabido los niveles de inventarios adecuados para distintas materias primas y
11

productos terminados, son de gran importancia en el campo del control de la produccin. El

control que se debe llevar a cabo se puede basar propiamente en el control fsico de las
existencias de artculos, controlado mediante mtodos caractersticos que conllevan la
recoleccin de informacin respecto al producto, ya sea informacin del proveedor, fecha
de entrega y otros tipos de aadidos que se consideren pertinentes a la hora de manejar un
nivel de inventarios adecuado.
Parte de la idea de manejar estos mtodos de control, surge por la idea de conocer la
disponibilidad que existe para el cliente, a la hora que este realiza un pedido. Adems de
lograr tener disponible informacin sobre la calidad y estado de la mercadera, para lograr
manejar un rango de tiempos de pedido adecuado.
El balance que debe de existir con respecto a la administracin adecuada para los
inventarios de cualquier empresa, requiere de la colaboracin entre el planeamiento,
programacin y logstica del centro de trabajo y el rea de ventas en general. Ya que en
general siempre se busca un nivel bajo de inventarios, ya que genera menos costos de
almacenaje entre otros factores, pero esto conlleva a la falta de disponibilidad de producto
al que el cliente puede acceder.
Vemos como en general cualquier industria que tenga una relacin de ventas directa con el
mercado enfrenta una confrontacin de intereses, debido al ahorro que se desea generar
para el capital estancado por inventario en bodega entra en conflicto con la parte de ventas
que desea tener infinito inventarios para nunca dejar de atender lo que el cliente quiera de
volumen de producto.
Como ya fue mencionado el control y nivel de inventarios debe estar basado en el balance
entre altos niveles y la demanda satisfecha del cliente, existen varios sistemas disponibles
para controlar los niveles de inventarios, el utilizado para esta empresa corresponde al
ABC. Debido al tipo de artculos trabajado, podemos observar que la curva no se aleja tanto
de la lnea de 45 , esto debido a que los artculos que componen este anlisis no son
influenciados por el aspecto tecnolgico.
Estos datos fueron realizados para 8 artculos claves de la ferretera, ya que 4 de ellos
corresponden a los productos ms vendidos y los sobrantes a los menos vendidos. Para cada
12

artculo se solicit al establecimiento los datos de costo unitario promedio a lo largo del ao
2013 y el consumo que tuvo cada artculo durante el ao mencionado. Se proceden a
multiplicar dichos valores para obtener el consumo neto durante el ao de operacin.
Posterior a esto se deben de agrupar los valores de mayor a menor, estos clculos pueden
ser observados en el Cuadro A.1 para los datos brindados por la ferretera y en el Cuadro
B.1. se pueden observar el consumo para el ao trabajado por pieza. Con esta secuencia
realizada se puede calcular el consumo relativo y luego el consumo acumulado de artculos
mediante los totales de consumo anuales. Se debe graficar en el eje horizontal el porcentaje
acumulativo de artculos, esto se logra en nuestro caso sumando 1/8 por cada artculo
presente en este sistema y en el eje vertical el porcentaje acumulativo de valores. Dicho
grfico se presenta en la Figura 3.1, la decisin para realizar los cortes por tipo de producto
pueden estar basados en el Cuadro 3.1, que indica cuanto porcentaje de costos debe
representar cada artculo, as mismo cuanto debe representar cada producto del total de
inventario.
100%
95%
90%

Costo Acumulativo
85%
80%
75%
0%

20%

40%

60%

80%

100%

Artculos Acumulados

Figura 3.1 Diagrama de costo acumulativo en funcin de los artculos acumulados.

Cuadro 3.1. Intervalos de valores sugeridos para la clasificacin ABC.
Segmento
A
B

Porcentaje de Costos
60-90
15-25
13

Porcentaje de tems
5-15
15-25

5-15

65-85

Basados en el Cuadro B.1. se puede ver como el porcentaje de costos de la varilla

representa el 83% del total del valor neto del inventario y tan solo el 13 % del total del
inventario. Por tanto este producto se adecua perfectamente a un artculo tipo A. Con
respecto a la formaleta, el thinner y el tubo conduit estos ya conforman el 96 % del costo
del inventario pero solo el 50 % de la cantidad total del artculo, por lo tanto podramos
considerar estos artculos como de tipo B.
En el caso de los artculos tipo C, encontramos el codo liso, tornillo, cemento y los
conectores, los cuales ya logran representar la totalidad restante de costos, en este caso ellos
solo representan el 4 % de los costos del inventario, pero el 50 % de la totalidad de
inventario. Los cortes realizados se adecuan a los valores citados en el Cuadro 3.1. En la
Figura 3.2 se puede apreciar la distribucin ABC planteada para los artculos brindados.
100%

95%
90%

Costo Acumulativo
85%
80%

75%
0%

20%

40%

60%

80%

100%

Artculos Acumulados

Figura 3.2 Distribucin ABC para los artculos de estudio de la ferretera San Martn.
Los datos recolectados y analizados concuerdan con los requerimiento para los diferentes
tipos de artculos, sea el caso del tipo A representa casi la totalidad de los costos de
inventario pero realmente la cantidad de este producto en bodega es muy baja y as mismo
para los artculos tipo C se nota el alto volumen de material que representa en la totalidad
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de inventarios, pero se puede apreciar que estos productos representan un bajo valor en el
valor monetario. Y por ltimo los artculos tipo B representan un grado intermedio entre las
situaciones mencionadas.
Se consult con los dueos los meses de existencia que tiene cada producto y nos indicaron
que realmente las varillas solo tenan un mes, los otros 3 productos 3 meses y los restantes
asociados a los artculo tipo C cada 6 meses, por lo que la escogencia de tipo de artculo se
puede justificar tambin con estos valores, ya que entre ms alto sea este valor, podemos
asociarlo a un artculo tipo C y por el contrario entre ms bajo sea este valor se puede
asociar a un artculo tipo A.
Generalmente, la composicin del inventario est muy alejada a veces de los valores de
residencia que menciona la literatura, aunque en este caso se ajusta muy bien a lo que se
dice. Los ahorros que puede presentar una compaa que aplique de manera sistemtica este
mtodo pueden ser altamente altos si la demanda de mercado se mantiene constante en un
lapso de tiempo.
A manera comparativa se le consult a la ferretera, las cantidades de inventario que
manejaron para el ao 2013, segn cada artculo para conocer si existi alguna diferencia
con el mtodo propuesto. Como se puede observar en el Cuadro B.3., Columna 3 se
encuentran los valores de inventario manejados por el establecimiento, estos se
multiplicaron por el precio unitario de cada artculo y se calcul de existencia monetaria
ideal, dichos valores se observan en el mismo cuadro pero en la Columna 4. Los meses
ideales se trabajaron con los datos de tiempo de existencia histricos que manejaban los
dueos. Para calcular la cantidad de producto ideal se dividi la cantidad de producto
consumido entre 12, para obtener las cantidades ideales de producto por mes y por ultimo
para determinar la ganancia por existencia ideal por producto se toman los valores de meses
ideales, cantidad de producto ideal y el costo unitario y se multiplican. Dicho valor se
encuentra en el mismo cuadro pero en la Columna 7.
Se puede observar en el Cuadro B.4 los valores de existencia de artculo para los 2
mtodos, en el mtodo de existencia ideales que es el mtodo actual de la empresa, se ve
como los costos por existencia de inventarios son mucho menores en comparacin con el
sistema ABC propuesto. Esto debido a que realmente la residencia de artculos no fue
15

directamente estudiada para realizar el corte por tipo de artculo. Las existencias con el
mtodo actual se reducen en un 60% en comparacin con el mtodo ABC y los costos se
disminuyen en un 80%. Se tendra que realizar un estudio con ms detenimiento de la
demanda del mercado para poder verificar que las existencias actuales responden bien a lo
que desea el mercado.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Se considera a la varilla como nico artculo tipo A, ya que el solo representa el

83 % de los costos totales del valor del inventario

De la misma forma el thinner, formaleta y tubo conduit se consideran artculo
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tipo B ya que solo representan el 12 % de los costos de inventario.

Para los artculos restantes que se clasifican como tipo C, son considerados de
este tipo ya que solo representan el 5% del valor de inventario pero representan

ms del 50 % de las unidades totales disponibles.

La poca importancia en el factor tecnolgico se logra apreciar claramente ya

que el diagrama ABC est muy cerca de la lnea de 45 trazada.

Los tiempos de residencia en inventarios son adecuados para el tipo de

producto que se asign segn el diagrama ABC propuesto.

El mtodo propuesto genera ms gastos por cantidad de unidades en inventario,

a diferencia del mtodo utilizado actual.

Se recomienda realizar un estudio de mercado ms exhaustivo para conocer si

el mtodo actual da abasto con la demanda de cada producto estudiado.

Se podran incluir ms productos de interes para la Ferretera a ver si estos
influyen en la seleccin realizada para el sistema propuesto.

Bibliografa
Angeles, J. (2005). Sistema Kanban como una ventaja competitiva en la micro, pequea y
mediana empresa. Hidalgo: UAEH.
Chaves, E. (2005). Administracin de materiales. San Jos: EUNED.
Cotter, G. (2011). Administracin de la Produccin. San Jos: UCR.
Jimenez, G. (16 de Noviembre de 2014). Facultad de Administracin. Obtenido de
http://books.google.co.cr/books?
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Mercado, S. (2004). Compras: Principios y aplicaciones. DF: Limusa.

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